Meerjarenplanning Stralingsbeschermingseenheid Radboud Universiteit Nijmegen Radboudumc M.M. Wiegman, stralingsdeskundige

Transcriptie

1 Meerjarenplanning Stralingsbeschermingseenheid Radboud Universiteit Nijmegen Radboudumc M.M. Wiegman, stralingsdeskundige

2 1 Documentbeheer 1.1 Beheerinformatie Titel Meerjarenplanning Stralingsbeschermingseenheid Documentgebied (plaats in KWINT) Radboudumc _ Afdelingen Arbo en Milieudienst (Straling / GGO) Handboek Stralingshygiëne Groep(en) Autorisator Raad van Bestuur (Radboudumc) en College van Bestuur (Radboud Universiteit), van beide portefeuillehouders straling. Beoordelaar(s) Overleg Commissie Straling (OCS) Verantwoordelijk Stralingsdeskundige (SBE) Documentbeheerder(s) M.M. Wiegman Auteur M.M. Wiegman Openbaar document Ja Controledatum Wel van toepassing, nl. : OCS BOS (Bestuurlijk Overleg Straling) 1.2 Inhoud Meerjarenplanning van de stralingsbeschermingseenheid t.b.v. beleidskaders stralingszorg Stichting Katholieke Universiteit Versiebeheer Versie Datum Auteur Omschrijving M.M. Wiegman Discussienotitie t.b.v. OCS vergadering M.M. Wiegman Concept Meerjarenplanning Stralingsbeschermingseenheid M.M. Wiegman Concept Meerjarenplanning Stralingsbeschermingseenheid M.M. Wiegman Vastgesteld door Raad van Bestuur en College van Bestuur 1.4 Distributielijst Versie Datum Aan Leden OCS Stralingsdeskundigen stralingsbeschermingseenheid Leden OCS/ Stralingsdeskundigen stralingsbeschermingseenheid/ Manager BSM/ Directeur AMD Leden BOS/ OCS Openbaar document Pagina 2 van 11

3 Inhoudsopgave 1 Documentbeheer Beheerinformatie Inhoud Versiebeheer Distributielijst Samenvatting Meerjarenplan Inleiding Stralingszorg Stichting Katholieke Universiteit Leeswijzer Meerjarenplanning Beleid Wetgeving en toezicht Vergunningen Lijnorganisatie Reguliere taken Doelmatiger werken Rapportages Kernenergiewet dossier Educatie, training, voorlichting en deskundigheid Overleg en samenwerking Projecten Cyclotron Aanvraag geheel nieuwe complexvergunning Herschrijven Basisdocument en Handboek Risicoanalysemethoden...10 Bijlage I Doelen, producten en acties Meerjarenplanning SBE Pagina 3 van 11

4 2 Samenvatting Meerjarenplan Het meerjarenprogramma stralingsbeschermingseenheid biedt voor de komende vier jaren het kader voor het stralingsbeschermingsbeleid. Het programma is opgesteld door de verantwoordelijk stralingsdeskundige en is na instemming door de overlegcommissie straling bestuurlijk vastgesteld door Raad van Bestuur en College van Bestuur. Vanuit het meerjarenprogramma wordt via een SMART geformuleerd activiteitenplan invulling gegeven aan jaarplannen. In het meerjarenprogramma ligt een belangrijke focus op het actualiseren van het stralingszorgbeleid. Het basisdocument en handboek straling worden herschreven en er zal een nieuwe complexvergunning worden aangevraagd. Hierbij wordt gelijktijdig gewijzigde wetgeving geïmplementeerd in de stralingsorganisatie: deskundigheid van stralingsdeskundigen wordt via een landelijk registratiesysteem geborgd en een vermindering van administratieve lasten wordt doorgevoerd. De stralingsorganisatie zal de komende jaren meer decentraal worden georganiseerd met meer uitvoeringsverantwoordelijkheden voor de afdelingsdeskundigen. In dit proces worden taken en verantwoordelijkheden van de betrokken deskundigen eenduidig vastgelegd en wordt de organisatorisch onafhankelijke positie van de SBE ten opzichte van afdelingen met stralingstoepassingen geborgd. Pagina 4 van 11

5 3 Inleiding 3.1 Stralingszorg Stichting Katholieke Universiteit Op de campus en bij aan de Radboud Universiteit en het Radboudumc gelieerde organisaties worden door diverse rechtspersonen handelingen en werkzaamheden verricht met ioniserende straling. Voor de uitvoering van deze handelingen en werkzaamheden is door de overheid aan de SKU een tweetal vergunningen verstrek: - specifieke vergunning voor de operatie van de Free Electron Laser faciliteit - complexvergunning voor alle overige handelingen en werkzaamheden. De overheid heeft in de complexvergunning op basis van artikel 2.1 in de Regeling administratieve en organisatorische maatregelen stralingsbescherming de voorwaarde gesteld dat binnen de organisatie een SBE aanwezig moet zijn. Dit houdt ook in dat een interne regeling stralingshygiëne aanwezig moet zijn. Het voorbereiden en opstellen van het stralingshygiënisch beleid en het adviseren hierover is belegd bij de binnen de SBE opererende coördinerend deskundige (verantwoordelijk stralingsdeskundige). Het meerjarenprogramma stralingsbeschermingseenheid biedt voor een tijdvak van vier jaren het kader voor het stralingsbeschermingsbeleid. Het meerjarenprogramma wordt ter accordering voorgelegd aan de overlegcommissie straling en bestuurlijk vastgesteld. Vanuit het meerjarenplan wordt in samenspraak met de overlegcommissie straling middels een SMART geformuleerd activiteitenplan invulling gegeven aan jaarplannen. Het laatst opgestelde meerjarenprogramma dateert van de periode Voor de periode is geen meerjarenprogramma opgesteld. In afwachting van resultaten van een intern onderzoek naar de stralingszorg welke tussen september 2012 en maart 2013 is uitgevoerd, is besloten het nieuwe meerjarenprogramma mede op basis van deze onderzoeksresultaten vast te stellen. 3.2 Leeswijzer De kern van het meerjarenprogramma is opgenomen in hoofdstuk 5. Hiervan is in hoofdstuk 2 een samenvatting gegeven en in Bijlage 1 een tabel opgenomen waarin de doelen, producten en acties zijn opgenomen. Deze tabel kan worden gebruikt ten behoeve van voortgangsrapportages. In hoofdstuk 4 is een evaluatie opgenomen van het meerjarenplan Pagina 5 van 11

6 4 Meerjarenplanning Beleid Wetgeving en toezicht Waarschijnlijk op 1 januari 2014 wijzigt het Besluit Stralingsbescherming. Deze wijziging heeft tot gevolg dat strengere eisen worden gesteld aan deskundigheidsborging, middels een landelijk register voor registratie van (algemeen) coördinerend deskundigen. Gelijktijdig beoogt het gewijzigde besluit een verlichting op het gebied van administratieve lasten. De komende jaren zullen deze wijzigingen worden doorgevoerd in onze organisatie. Ten eerste wordt de stralingsorganisatie meer decentraal georganiseerd. In 2014 moet dit zijn beslag krijgen in een geactualiseerde beschrijving van onze stralingsorganisatie. Vermindering van administratieve lasten wordt bereikt door het aantal verstrekte interne toestemmingen te reduceren door te gaan werken met toepassingsgroepen en meldingen in plaats van toestemmingwijzigingen. Hierbij zullen kleinere afdelingen met gelijksoortige toepassingen zoveel mogelijk worden geclusterd. Met decentralisering van de stralingsorganisatie komt de controlerende en toezichthoudende rol van de SBE vanuit een onafhankelijke positie ten opzicht van de toepassingen meer naar de voorgrond. Dit is in lijn met wettelijke voorschriften. Het belangrijkste instrument voor de SBE in haar controlerende rol zijn de jaarlijkse audits. In het voorliggende tijdvak wordt hier middels thematische audits vervolg aangegeven. In 2016 of 2017 zal een nul audit (alle onderwerpen) plaatsvinden. DOELEN EN ACTIES Het stralingshygiënisch beleid wordt herzien: o Er komen nieuwe beleidsdocumenten Er wordt een statisch beleidsdocument geschreven (vervangt basisdocument) Er wordt een dynamisch procedure handboek opgesteld (vervangt handboek stralingshygiëne) in zowel de Nederlandse als Engelse taal. o De stralingsorganisatie wordt decentraal georganiseerd Registratie afdelingsdeskundigen sleutelafdelingen Werkinstructies worden decentraal opgesteld en beheerd Risicoanalyses worden decentraal opgesteld De SBE krijgt meer toezichthoudende en controlerende rol Vergunningen De vigerende complexvergunning is verouderd en reeds vele malen gewijzigd. Hierdoor verlangt de overheid dat een geheel nieuwe complexvergunning wordt aangevraagd, waarin de op dit moment apart vergunde FEL onderzoeksfaciliteit wordt opgenomen. Met de overheid is afgesproken dat deze vernieuwde aanvraag in 2015 zal worden gedaan. Dit enerzijds vanwege de tijd die nodig is voor beleidsherziening en schrijven van vernieuwde handboeken en anderzijds vanwege de complicerende factor dat in 2014 een vergunning moet komen voor de te realiseren cyclotron faciliteit. De vergunningaanvraag voor het cyclotron zal in 2014 separaat van de complexvergunning worden aangevraagd analoog aan de vergunning voor de FEL. DOEL EN ACTIES Vergunningen worden aangevraagd, vernieuwd en geïntegreerd o Aanvraag separate vergunning voor cyclotron faciliteit o Er wordt een nieuwe complexvergunning aangevraagd, waarin FEL en cyclotron faciliteit worden geïntegreerd Pagina 6 van 11

7 4.1.3 Lijnorganisatie Waarschijnlijk zal de dienst Arbo en Milieu, waarbinnen de SBE is onder gebracht, in 2014 organisatorisch worden verplaatst van Radboud Universiteit naar Radboudumc. Bij een transitie moet geborgd worden dat de wettelijke voorschriften die aan de stralingsorganisatie zijn gesteld vanuit de nieuwe lijnpositie gedekt zijn. De SBE is onderdeel van de groep straling. De groep straling draagt zorg voor uitvoer van SBE taken en verleent hiernaast tevens diensten op facilitair en scholing gebied. In de lijn is dit één groep die valt onder de directeur van de Arbo en Milieudienst. In de stralingsorganisatie moet de SBE op een onafhankelijke positie, separaat van afdelingen die handelingen verrichten, gepositioneerd zijn. Omdat de facilitaire en scholingstak van de groep straling handelingen verrichten bestaat een spanningsveld. Dit spanningsveld moet opgelost worden door in de organisatie en functiebeschrijvingen duidelijke demarcatie aan te brengen (SBE, AMD facilitair, Radschool) waarin de onafhankelijke positie van de SBE goed geborgd is. In 2013 is gestart met het integreren van secretariële ondersteuning in de SBE bij de uitvoer van de audit. Hierdoor is een betere procesbewaking ontstaan en is communicatie en rapportage verbeterd. In de voorliggende jaren moet dit verder worden doorgevoerd, onder andere op het gebied van interne toestemming verlening. DOELEN EN ACTIES Borging van de onafhankelijke positie van de stralingsbeschermingseenheid. o Er wordt geborgd dat een eventuele nieuwe lijnpositie van de SBE aan wettelijke voorschriften voldoet. o Er komt een duidelijke demarcatie tussen SBE en overige taken binnen de groep straling. o In het te schrijven statisch beleidsdocument komt een duidelijke omschrijving en demarcatie van taken en verantwoordelijkheden binnen de stralingsorganisatie. Kwaliteit en effectiviteit van de SBE wordt vergroot. o De SBE wordt (in routineprocessen) ondersteund door secretariaat. o Activiteiten in jaarplannen worden opgesteld volgens de SMART methodiek. Pagina 7 van 11

8 4.2 Reguliere taken Doelmatiger werken Met name grote afdelingen zoals Radiologie en Nucleaire Geneeskunde beschikken over een zeer groot aantal Interne Toestemmingen. In 2014 wordt een project opgestart waarin onderzocht wordt in hoeverre en op welke manier het huidige systeem kan worden versimpeld. Doel is vermindering van administratieve druk door meer te werken met meldingen. Dit is conform de gedachte achter het gewijzigde besluit stralingsbescherming. De komende periode zal de stap worden gezet naar meer doelmatige inzet van persoonsdosimetrie. Daar waar op basis van een gedegen risicoanalyse kan worden aangetoond dat medewerkers niet behoren tot de groep blootgestelde werknemers, zal de TLD worden afgeschaft. DOEL EN ACTIES Stralingsorganisatie wordt doelmatiger o Kleine afdelingen worden geclusterd. o Interne toestemmingen worden geclusterd. o Risicoanalyses worden gestandaardiseerd. o Onnodige TLD metingen worden afgeschaft (streven reductie 50%) Rapportages Met betrekking tot het wettelijk verplichte jaarverslag wordt de komende jaren gewerkt aan een meer proactieve houding door het verslag ruim voor gestelde deadlines bij overheid en eindverantwoordelijken aan te leveren. Hiernaast zal intensief worden samengewerkt met de lijn om voortgangsrapportages ten behoeve management (middelen) en OCS (taken en producten) inhoudelijke en financieel sluitend op elkaar af te stemmen. DOEL EN ACTIE Tijdige rapportage o Jaarverslag t.b.v. overheid en bestuur wordt voor 1 mei gerealiseerd. o Jaarplan en begroting voor het opvolgende jaar wordt voor 1 mei gerealiseerd Kernenergiewet dossier Het digitale Kernenergiewet dossier (SIRS) voldoet nog niet aan het bij aanschaf gestelde doel: het systeem functioneert effectief en efficiënt en sluit aan bij bestaande kwaliteitssystemen van Radboudumc en Universiteit. In de voorliggende periode zal onderzocht op welke wijze het gestelde doel voor 2015 kan worden gerealiseerd. DOEL EN ACTIES Het digitaal Kernenergiewetdossier wordt volledig operationeel gemaakt. o Jaarverslag wordt gegenereerd met druk op de knop o Alle deskundigen krijgen toegang tot SIRS. o De informatie binnen SIRS wordt afgestemd op de minimaal wettelijk vereisten. Pagina 8 van 11

9 4.2.4 Educatie, training, voorlichting en deskundigheid De scholing poot van de groep straling (Radschool) verhuist organisatorisch naar PAO Heyendaal. Er zal een duidelijke demarcatie komen van taken ten behoeve van onderwijs binnen het primaire proces (SBE taken) en scholing in het algemeen (Radschool). Binnen de organisatie bestaat al geruime tijd vraag naar ondersteuning door een fysisch geschoolde stralingsdeskundige die meer complexe risicoanalyses (kan helpen) uitvoeren. De komende jaren investeert de SBE hierin door o.a. expertise op het gebied van Monte Carlo simulaties in huis te halen. Dit is mede ingegeven door de komst van het cyclotron. Wanneer de huidige pilot een succes blijkt zal de komende jaren vervolg worden gegeven aan de Dag van Stralingsdeskundigen. Met deze dag worden banden aangehaald en wordt gezamenlijk voldaan aan verplichte bij en nascholing. DOELEN EN ACTIES Er komt een duidelijke demarcatie tussen Radschool en SBE scholing taken. Deskundigheid stralingsdeskundigen wordt geborgd en vergroot. o Er komt een jaarlijkse dag van de stralingsdeskundigen t.b.v. borging deskundigheid niet geregistreerd stralingsdeskundigen o Geregistreerd stralingsdeskundigen nemen deel aan (inter)nationale bij en nascholing expertise van stralingsdeskundigen o De SBE kan Monte Carlo simulaties uitvoeren aan stralingstoepassingen Overleg en samenwerking Landelijke afstemming Binnen de Nederlandse Vereniging voor Stralingshygiëne vormt de commissie grote vergunninghouders (NVS GV) een landelijk platform voor deskundigen die verantwoordelijk zijn voor stralingsveiligheid in grote en complexe organisaties. Deze groep is een belangrijk klankbord voor de overheid aangaande nieuwe wetgeving. Ten behoeve van inspraak en landelijke afstemming neemt de Verantwoordelijk stralingsdeskundige of zijn plaatsvervanger deel aan dit minimaal 3x per jaar georganiseerde overleg en wordt actief deelgenomen aan projectgroepen. Naast de NVS GV moet ook op andere vlakken en platformen actief afstemming met collega s gezocht met als doel om van elkaar te leren. Dit kan o.a. zijn binnen andere groepen die actief zijn binnen de NVS of de Nederlandse Commissie voor Stralingsdosimetrie (NCS) Mensgebonden onderzoek Er moet structurele afstemming komen tussen de taken die opgedragen zijn aan de Verantwoordelijk Stralingsdeskundige en de Commissie voor Mensgebonden onderzoek. Uitgangspunt hierbij is dat de VSD zicht krijgt op de in de complexvergunning gestelde eis dat onderzoek waarbij ioniserende straling wordt toegepast voldoet aan de aanbevelingen zoals gesteld in de ICRP 62. In 2014 moet dit vorm krijgen in de vorm van een procedure welke tevens aan het te actualiseren Handboek Stralingshygiëne wordt toegevoegd Incident en ongevalsituaties De voorbereiding op incident en ongevalsituaties met ioniserende straling moet verbeterd en geactualiseerd worden. Tevens moet duidelijk worden hoe deze stralingsvoorschriften aansluiten op instellingsbrede procedures welke in gang gezet worden bij calamiteiten en incidenten. Doel is dat de Pagina 9 van 11

10 SBE snel en accuraat (trainingen) en met de juiste middelen (meetapparatuur) kan optreden en op het juiste moment ingeschakeld wordt (afstemmen met crisisorganisatie). DOEL EN ACTIES De Stralingsbeschermingseenheid zorgt voor collegiale afstemming o De SBE neemt deel aan landelijk intercollegiaal overleg o Er komen procesafspraken tussen SBE en CMO o De SBE maakt procesafspraken met calamiteitenorganisatie m.b.t. een EHBSO 4.3 Projecten Wanneer realisatie van een eerder genoemd product een langere periode beslaat, of wanneer hier meerdere personen of disciplines bij betrokken zijn wordt een projectmatige aanpak gekozen. De belangrijkste producten die een projectmatige aanpak krijgen zijn in deze paragraaf genoemd Cyclotron Ten behoeve van operationalisering van de cyclotronfaciliteit gaat de SBE in eerste instantie een separate vergunning aanvragen bij de overheid. Nadat de verlengde vergunningprocedure bij de overheid is doorlopen zal een interne toestemmingsprocedure worden doorlopen Aanvraag geheel nieuwe complexvergunning Nadat de cyclotronfaciliteit operationeel is geworden, de handboeken herschreven zijn en een campusbrede risicoanalyse is afgerond wordt een nieuwe complexvergunning aangevraagd bij de overheid. Deze nieuwe vergunning vervangt de bestaande gedateerde complexvergunning en de separate vergunningen voor free electron laser faciliteit en de cyclotron faciliteit Herschrijven Basisdocument en Handboek Ten behoeve van de nieuw aan te vragen complexvergunning wordt ons stralingsbeleid herzien en op basis hiervan onze handboeken herschreven Risicoanalysemethoden Ten behoeve van vereenvoudiging en een uniforme werkwijze bij het verstrekken van interne toestemmingen wordt een systeem voor standaard uitvoer van risicoanalyses opgezet. Pagina 10 van 11

11 Bijlage I Doelen, producten en acties Meerjarenplanning SBE Pagina 11 van 11