Eis Stelling Perceel

Transcriptie

1 Bijlage 5 - Programma van Eisen Eisenpakket Eis Stelling Perceel Artikelen 1. Eis De Opdrachtnemer levert kantoorartikelen, m.u.v.: 2. Eis - Toners en cartridges; - ICT accessoires/randapparatuur, zoals toetsenborden, muizen, headsets, webcams; - Kantoormachines, zoals (multifunctionele) printers, scanners, papiersnijders, inbindmachines; - Papiervernietigers; - Audiovisuele middelen; - Briefpapier en enveloppen; - Print en kopieerpapier; - Facilitaire kantoorartikelen, zoals cateringartikelen, verlichting en meubilair; - Bedrijfskleding; - Veiligheidsartikelen. Voorgaande productgroepen zijn niet zichtbaar in de webshop. Opdrachtnemer levert kantoorartikelen, m.u.v.: - Toners en cartridges ten behoeve van het MFP printerpark; - Briefpapier en enveloppen; - Print en kopieerpapier. Voorgaande productgroepen zijn niet zichtbaar in de webshop. 3. Eis Opdrachtnemer moet ten alle tijden op verzoek van opdrachtgever productgroepen kunnen (de)blokkeren. 4. Eis Opdrachtnemer dient op eigen initiatief en/of verzoek van de opdrachtgever, voor en/of na aflevering de opdrachtgever volledig te (kunnen) adviseren over de te gebruiken artikelen, over het gebruik van de artikelen, de samenstelling van de algemene artikelenlijst, eventuele Perceel 1 Perceel 2 1/10

2 hardlopers en het overige wat hiermee verband houdt. 5. Eis Opdrachtnemer stelt opdrachtgever onmiddellijk in kennis van iedere (voorgenomen) wijziging ten aanzien van artikelen uit het kernassortiment. Indien een artikel uit het kernassortiment vervalt dient opdrachtnemer een kwalitatief vergelijkbaar alternatief artikel op te nemen. De contractmanager van opdrachtgever dient hierover te worden geïnformeerd ter goedkeuring. Indien opdrachtnemer geen kwalitatief vergelijkbaar alternatief artikelen kan aanbieden, is opdrachtgever gerechtigd de artikelen bij derden te bestellen. Servicedesk, communicatie en klachtenprocedure 6. Eis Opdrachtnemer zal als single point of contact optreden richting opdrachtgever, ook al wordt er door opdrachtnemer gebruik gemaakt van onderaannemers. 7. Eis Opdrachtnemer heeft voor de gehele looptijd van het contract, inclusief de implementatie een vaste accountmanager beschikbaar. 8. Eis Er vindt per kwartaal, indien nodig en op verzoek van opdrachtgever, overleg plaatst tussen accountmanager van opdrachtnemer en contractmanager van opdrachtgever. 9. Eis De opdrachtnemer dient van alle overlegmomenten een schriftelijk verslag te maken met actiepunten en datum gereed en binnen vijf werkdagen aan te leveren bij contractmanager van opdrachtgever. 10. Eis Rapportage: De rapportage wordt aangeleverd in een overschrijfbaar Excelbestand met filters op de volgende onderdelen: 2/10

3 - Artikelomschrijving - Artikelnummer - Afname (omzet en aantallen artikelen) per kernassortiment - Afname (omzet en aantallen artikelen) per besteller en afdeling - Afname (omzet en aantallen artikelen) duurzame producten - Status orders incl. inkoopordernummer (geleverd, geretourneerd, openstaand/ niet leverbaar met oorzaak) - Levertijdgraad - Servicegraad - Klachten Indien er een overleg plaatsvindt (zie eis 7) wordt de rapportage vijf werkdagen voorafgaand aan het overleg aangeleverd. 11. Eis Rapportage (klachten): Klachten worden door opdrachtnemer geregistreerd op soort klacht, besteller, oplossing, responstijd en oplostijd. Deze registratie wordt per kwartaal in de rapportage aangeleverd. Algemene eisen webshop 12. Eis De minimale functies van de webshop: Bestelfunctie, zoekfunctie op artikelcategorie, artikelnaam en artikelnummer, (fatale) levertijd, retourneren, informatiefunctie per artikel zoals besteleenheid, verpakkingseenheid, kleurenfoto van artikel, netto prijs opdrachtgever inclusief BTW, een groen logo zichtbaar bij artikelen die duurzaam zijn vervaardigd, alternatieve artikelen bij vervallen artikelen. 13. Eis Opdrachtnemer zorgt ervoor dat de geautoriseerde personen binnen de organisatie een inlognaam en een wachtwoord ontvangen ten behoeve van het plaatsen Perceel 2 3/10

4 van orders/opdrachten via de digitale bestelapplicatie. 14. Eis Besteller is gekoppeld aan een of meerdere kostenplaatsen en budgetcodes. Alle bestellingen worden voorzien van een (specifieke) verplichtingcode, dit noemen wij een B-briefnummer en wordt bij iedere bestelling doorgegeven door OU. 15. Eis Zuyd kent momenteel een bestelsysteem (Proquro). Opdrachtnemer dient zijn webomgeving middels OCI te koppelen aan het inkoopsysteem van Opdrachtgever. 16. Eis Open Universiteit bestelt via webshop leverancier. 17. Eis Opdrachtnemer dient een demo van de webshop ter beschikking te stellen ter verificatie. 18. Eis De webshop dient in de Nederlandse taal te zijn geschreven. 19. Eis Opdrachtnemer zorgt, op verzoek van de Opdrachtgever, kosteloos voor instructiecursussen en een gebruikershandleiding met betrekking tot het digitaal bestellen via de digitale bestelapplicatie voor de (toekomstige) bestellers van het systeem. Deze cursus wordt in de Nederlandse taal gegeven. 20. Eis De webshop dient beveiligd te zijn tegen misbruik door derden, door onbevoegden, calamiteiten en dataverlies. 21. Eis Opdrachtgever ondervindt geen hinder van updates of upgrades van de webshop. Alle eventuele conversiekosten zijn voor rekening van opdrachtnemer. Opdrachtnemer voert zijn geplande onderhoudswerkzaamheden uit binnen de volgende onderhoudsvensters: - Door de weeks tussen en uur. - In de weekenden tussen vrijdag en maandag uur. Logistiek 22. Eis Bestellingen dienen middels het Proqurobestelsysteem afgehandeld te worden. Perceel 2 Perceel 1 Perceel 2 Perceel 1 4/10

5 23. Eis Opdrachtnemer hanteert één artikelcodering: artikelnummers uit de opgegeven catalogus zijn hetzelfde als de contractartikelen voor opdrachtgever. 24. Eis De bestellingen van de diverse locaties dienen per locatie per klantnummer apart verpakt te worden. 25. Eis Opdrachtnemer levert af op de door de contactpersoon aangewezen locatie. Opdrachtgever heeft een afleveradressenlijst toegevoegd met contactpersonen aan per locatie. Opdrachtnemer stemt met deze contactpersonen het afleverprotocol af. 26. Eis Reguliere bestellingen worden 1 x per week afgeleverd tussen en uur. 27. Eis Bestellingen hebben geen minimale ordergrootte en/of kennen geen minimale of maximale frequentie van afname. 28. Eis Bij leveringstijdoverschrijding dient Opdrachtnemer pro-actief de besteller z.s.m. daarvan op de hoogte te stellen. Zodra er een klacht optreedt doordat bovenstaande niet opgevolgd wordt, kan er een boeteclausule van kracht gaan van 100 per leveringsoverschrijding. 29. Eis Indien orders niet volledig zijn, vindt overleg plaats met de besteller. 30. Eis Elk artikel kan binnen 5 werkdagen kosteloos retour. Opdrachtnemer heeft een uniforme, eenvoudige en klantvriendelijke retourprocedure. Artikelen kunnen op 2 manieren retour: middels een antwoordnummer in een gangbare envelop. De overige aangemelde retouren worden kosteloos binnen 5 werkdagen (na melding dat artikel retour kan) bij de goederenontvangst opgehaald. 31. Eis De besteller kan de orderstatus van zijn/ haar eigen geplaatste, geleverde of geannuleerde bestelling inzien in de webshop van Opdrachtnemer. 32. Eis Mondelinge bestellingen en bestellingen per 5/10

6 worden niet door opdrachtnemer geaccepteerd. 33. Eis Verpakking: Elke levering wordt zodanig verpakt dat er tijdens het transport redelijkerwijs geen schade kan ontstaan en de gebruikte verpakkingsmiddelen geen onnodige belasting voor het milieu tot gevolge hebben conform criteria Pianoo in relatie tot kantoorartikelen. De prijzen dienen inclusief deugdelijke verpakking te zijn. 34. Eis Opdrachtnemer draagt zorg voor het retour nemen van eventuele pallets, kooien en/of containers en combineert dit met een leveringsmoment. 35. Eis De aflevering is voorzien van een begeleidende pakbon (bij voorkeur buitenzijde van de verpakking) en hierop wordt minimaal het volgende vermeld: naam van de besteller/ontvanger, afleveradres, datum inkoopopdracht, artikelcodenummer, inkoopordernummer, kostenplaats, factuurreferentie, naam prijs en aantal geleverde artikelen en tot slot aantal colli. Bij Open Universiteit wordt tevens B-briefnummer vermeld. 36. Eis Opdrachtnemer gaat ermee akkoord dat medewerkers bij ontvangst alleen tekenen voor ontvangst van het aantal colli. Controle en acceptatie op artikelniveau vindt binnen maximaal 2 dagen na levering plaats. Duurzaamheid 37. Eis Op het gebied van duurzaamheid dient Opdrachtnemer minimaal te voldoen aan de eisen die gesteld worden door Pianoo in relatie tot kantoorartikelen. 38. Eis In kader van afvalmanagement wil Opdrachtgever grip hebben op het type bekers dat besteld kan worden. Opdrachtgever eist 2 varianten in de webshop: duurzame papieren bekers en een plastic beker. 6/10

7 Afleveradressen Zuyd Hogeschool Locatie Nieuw Eyckcholt Heerlen Academie Verloskunde Maastricht Adres Nieuw Eyckholt DJ Heerlen Universiteitssingel ER Maastricht Postbussen via PostNL 6400 AN 550 Antwoordnummers via PostNL Naam Telefoonnummer 6400 WC Rachel Boesten ; Antw nr VB Veronique ; Antw nr. 46 Stevelmans XR Helma Kroesen Antw nr ; Hoge Hotelschool Maastricht Bethlehemweg NX Ralph Delahaije ralph.delahaije@zuyd.nl 6222 BM Maastricht ; Jeruzalemweg VB Ralph Delahaije ralph.delahaije@zuyd.nl ; 6222 NG Antw nr Brusselseweg Brusselseweg AK 6200 VB Yolanda Remmel yolanda.remmel@zuyd.nl ; Maastricht 6217 HB Maastricht 413 Antw nr Marcia Jacobs (bij marcia.jacobs@zuyd.nl ; afwezigheid van ; Yolanda) Brusselseweg AP 6200 VB 6217 HB Maastricht 634 Antw nr VB Antw nr /10

8 Academie Beeldende Kunsten en Bouwkunst Conservatorium hoofdgebouw Conservatorium dependance Toneelacademie Herdenkingsplein PW Maastricht Jean Monseweije ; Bonnefantenstraat VB Suzanne Has KL Maastricht Antw nr Franciscus Romanusweg 90 Suzanne Has AH Maastricht Lenculenstraat Betty Hover KP Maastricht Ligne 1 (adres hoofdgebouw, Noordblok) Ligne AB 6130 VB Yvette Krekels yvette.krekels@zuyd.nl MT Sittard 69 Antw nr: 1090 Ligne 2 (adres bieb, Zuidblok) Ligne AB 6130 VB Yvette Krekels yvette.krekels@zuyd.nl MT Sittard 69 Antw nr: /10

9 Afleveradressen Open Universiteit Campus Open Universiteit Valkenburgerweg AT Heerlen telefoon: Decentraal 1. Studiecentrum Leeuwarden NHL Hogeschool Tweede etage, lokatie C2009 Rengerslaan DD Leeuwarden Tel : Studiecentrum Groningen Oude Boteringestraat GH Groningen Telefoon: Studiecentrum Emmen Gebouw Stenden Hogeschool Van Schaikweg KL Emmen Telefoon: Studiecentrum Zwolle Gebouw Zwolle Hanzeland Koggelaan 3F (2 e verdieping) 8017JF Zwolle Telefoon: Studiecentrum Enschede Saxion Hogeschool Enschede, gebouw Schierbeek (1 e verdieping) M.H. Tromplaan AB Enschede. Telefoon: Studiecentrum Utrecht Vondellaan 202 (1 e verdieping) 3521 GZ Utrecht Telefoon: Studiecentrum Alkmaar Drechterwaard DX Alkmaar Telefoon: /10

10 8. Studiecentrum Amsterdam Amstelveenseweg CT Amsterdam Telefoon: Studiecentrum Den Haag Lange Houtstraat CV Den Haag Telefoon: Studiecentrum Rotterdam Coolsingel AC Rotterdam tel: Studiecentrum Zeeland Hogeschool Zeeland Edisonweg 4 (begane grond) 4380 AJ Vlissingen Telefoon: Studiecentrum Breda kantoorgebouw 'La Fontana' (1 e verdieping) Stationsweg 3A, 4811AX Breda Telefoon: Studiecentrum Eindhoven Fellenoord 360 (4 e etage) 5611 ZK Eindhoven Telefoon: Studiecentrum Parkstad Limburg Valkenburgerweg 177 gebouw Pretoria (begane grond) 6419AT Heerlen telefoon: Studiecentrum Nijmegen Erasmuslaan GE Nijmegen Telefoon: Studiecentrum in opbouw Almere Studiecentrum Almere Gehuisvest in de Nieuwe Bibliotheek Stadhuisplein 101 (1 e verdieping) 1315 XC Almere Telefoon: /10