Bijlage 2 - Programma van Eisen (d.d. 28 juni 2017)

Transcriptie

1 Bijlage 2 - Programma van Eisen (d.d. 28 juni 2017) Bijlage bij het aanbestedingsdocument voor de Europese aanbesteding Food en (horecagerelateerde) Non-food van het SSC-ZL. Dit document betreft een overzicht van de door het SSC-ZL gestelde eisen ten aanzien van de dienstverlening. Door in te schrijven verklaart de inschrijver te voldoen aan alle gestelde eisen in dit PVE en de aanbestedingsleidraad. ALGEMEEN 1.1 Contracten, correspondentie en besprekingen dien plaats te vinden in de Nederlandse taal. 1.2 Opdrachtnemer dient te allen tijde te voldoen aan vigerende wet- en regeling (Europees en nationaal). 1.3 Opdrachtnemer heeft voor alle geleverde producten per kalendermaand per bestelling een uitleveringsgraag van 98% (uitleveringsgraad: het aantal orderregels volledig, correct en op tijd geleverd gedeeld door het aantal orderregels). 1.4 Opdrachtnemer neemt bij constatering van onregelmatigheden in bestellingen onverwijld contact op met Opdrachtgever. 1.5 Het door u in te zetten personeel meldt zich voor levering bij de receptiebalie, beheerder of bode. 1.6 Opdrachtnemer accepteert dat het nuttigen en/of in bezit hebben van alcoholische dranken en/of drugs binnen het gebouw en op het terrein van de opdrachtgever verboden is. 1.7 Opdrachtnemer accepteert dat het niet is toegestaan in de gebouwen van Opdrachtgever te roken, tenzij daarvoor speciale rookruimtes zijn aangewezen. 1.8 Het door u in te zetten personeel houdt zich aan de huisregels van de betreffende locatie. De huisregels worden u medegedeeld na gunning. 1.9 Opdrachtnemer is ermee bekend dat het hem, noch het door hem in te zetten personeel, is toegestaan zonder uitdrukkelijke goedkeuring van opdrachtgever, gebruik te maken van de bij opdrachtgever aanwezige faciliteiten zoals: telefoon, kopieermachines, etc Het gebruik van muziekspelers is niet toegestaan en het gebruik van mobiele telefoons enkel voor zakelijk gebruik. 2. MATERIE EISEN 2.1 Alle producten dienen op de juiste wijze te zijn verpakt, voorzien te zijn van Nederlandse taal en voldoen aan de vigerende wetgeving etikettering en allergenen. 2.2 Alle verpakkingen dienen schadevrij te zijn. pagina 1

2 2.3 Alle producten dienen te voldoen aan de met Opdrachtgever overeengekomen kwaliteits- en prijsafspraken. 2.4 Alle producten dienen te worden geleverd in de eenheden zoals deze met Opdrachtgever zijn overeengekomen. 2.5 De etikettering moet duidelijke benaming van het product bevatten, alsook de volledige samenstelling, de hoeveelheid en de uiterste houdbaarheidsdatum. 2.6 Alle producten moeten beschikken over een aanvaardbare periode tot verstrijken de houdbaarheidsdatum (THT en TGT) om producten te kunnen verkopen aan medewerkers. 3. LOGISTIEK 3.1 De levering van bestelde producten vindt plaats gedurende openingstijden van afleveradressen. Opdrachtnemer maakt met de contactpersonen van Opdrachtgever separate afspraken inzake het logistieke model (levertijden etc.). Betreffende afspraken zullen mogelijk in een addendum bij de Overeenkomst worden vastgelegd. Opdrachtnemer gaat ermee akkoord dat Opdrachtgever gedurende de looptijd van de Overeenkomst mutaties kan aanbrengen in de gemaakte keuze van het logistieke model. 3.2 Opdrachtnemer is in staat bestellingen te noteren en te facturen op minimaal 25 (klant)subnummers van Opdrachtgever. 3.3 Gedurende de overeenkomst kunnen afleveradressen wijzigen, vervallen of worden toegevoegd. Ook voor deze nieuwe afleveradressen gelden dezelfde uitgangspunten als vermeld in deze aanbesteding. 3.4 Gewenste wijzigingen van afleveradressen, -dagen, -tijden dienen binnen 7 werkdagen te zijn verwerkt in uw systemen en in de dienstverlening te zijn doorgevoerd. 3.5 Opdrachtnemer kan bestelde producten afleveren op een door opdrachtgever, bij bestelling, doorgegeven locatie in gemeente van de opdrachtgever. 3.6 Opdrachtnemer zal Opdrachtgever tijdens de looptijd van de Overeenkomst bestellingen op werkdagen (maandag t/m vrijdag), met uitzondering van nationale feestdagen, kunnen leveren binnen de tijden zoals deze met Opdrachtgever zijn overeengekomen. 3.7 Opdrachtnemer zal bestellingen of wijzigingen daarvan tot uiterlijk 20:00 uur accepteren voor uitlevering op de volgende kalenderdag, als deze laatste een maandag t/m zaterdag is. Hiervan kan alleen dan worden afgeweken na toestemming van Opdrachtgever. 3.8 Leveringen worden de Opdrachtnemer deugdelijk, in overeenstemming met de voor de branche van toepassing zijnde wettelijke voorschiften verpakt en per levering en afleveradres voorzien van een pakbon. 3.9 Per klant(sub)nummer wordt per levering een afzonderlijke pakbon opgesteld. Op elke pakbon staan minimaal de onderstaande gegevens duidelijk vermeld: - leverdatum; - inkoopordernummer/verplichtingsnummer(vp) - afleveradres; - debiteurennummer; - artikelnummer; - per artikel het artikelnummer, omschrijving, eenheid en aantal. - emballage; - naam besteller. pagina 2

3 3.10 Bij eventuele afwijkingen in de levering neemt opdrachtgever contact op met de opdrachtnemer. Opdrachtgever heeft het recht onjuist geleverde en/of producten die niet aan de gestelde kwaliteitseisen voldoen, te retourneren Opdrachtnemer zal retourzendingen direct dan wel bij eerstvolgende levering na melding van Opdrachtgever retour nemen en zorgt binnen één dag voor een nieuwe levering conform bestelling. Eventuele kosten in verband met de retourneming, inname van onjuist geleverde / afgekeurde producten en nalevering zijn voor rekening van de Opdrachtnemer Indien op dag van levering blijkt dat de order niet in een keer kan worden geleverd dient Opdrachtnemer de contactpersoon van Opdrachtgever uiterlijk voor 09:00u van de leveringsdag per mail te informeren wanneer de ontbrekende producten worden nageleverd Indien producten die worden nageleverd, volgens wens van opdrachtgever, niet tijdig kunnen worden nageleverd behoud de opdrachtgever het recht deze producten, zonder bijkomende kosten, te annuleren In geval van nalevering wordt op de pakbon aangegeven of er wel of niet wordt nageleverd en zo ja, wanneer deze nalevering plaatsvindt Indien bij levering blijkt dat producten die op de paklijst staan vermeld bij de levering ontbreken dient Opdrachtnemer deze artikelen binnen één werkdag na te leveren. Eventuele kosten voor nalevering zijn voor rekening van Opdrachtnemer Opdrachtgever heeft het recht niet geleverde artikelen die wel op de paklijst staan vermeld op de dag van de beoogde levering zonder extra kosten te annuleren Wanneer Opdrachtnemer producten niet- of niet tijdig kan leveren is de Opdrachtgever toegestaan voor dit product- of producten een andere leverancier te benaderen De bestelde producten dienen in rolcontainers te worden geleverd. De rolcontainer wordt direct leeggemaakt en teruggenomen of bij de eerstvolgende levering retour genomen. Levering op (wegwerp)pallets zijn niet toegestaan Opdrachtnemer is verantwoordelijk voor de afvoer van verpakkingsmateriaal ten aanzien van de levering van de producten De kratten waarin de verse goederen worden geleverd, dienen altijd voorzien te zijn van een plastic binnenzak die boven de producten gesloten dient te zijn (uitgezonderd onbewerkt AGF) De kratten waarin de diverse goederen worden geleverd, zijn schoon en worden regelmatig gereinigd Alle emballage van elke levering van de opdrachtnemer dient door de opdrachtnemer ofwel direct ofwel bij de eerstvolgende levering retour te worden genomen Opdrachtnemer zal bij levering alle door Opdrachtgever aangeboden (lege) emballage en rolcontainers retour nemen. Het statiegeld voor geleverde en retourgenomen emballage en rolcontainers wordt via reguliere factuur verrekend. 4. BESTELLEN 4.1 Opdrachtnemer beschikt op het moment van gunning over een beproefd digitaal web-based bestelsysteem (webshop) waarmee bestellingen op dagelijkse basis kunnen plaatsvinden en stelt dat kosteloos ter beschikking van Opdrachtgever. Inschrijver dient bij Inschrijving een link pagina 3

4 mee te sturen naar (een demo-omgeving van) het bestelsysteem, zodat Opdrachtgever deze kan inzien. 4.2 De webshop is via meerdere (minimaal 25) inlogaccounts benaderbaar waar in de (geleverde) bestellingen en hun status gedurende de contractperiode raadpleegbaar blijven. 4.3 De webshop is 99,9 % beschikbaar tussen 09:00 en 17:00 uur, geschikt voor gebruik via alle gangbare webbrowsers, heeft een beveiligde HTTPS verbinding en maakt geen gebruik van plugins van browsers. 4.4 Opdrachtgever streeft ernaar alle bestellingen via de webshop te laten verlopen. Echter in voorkomen gevallen wenst de Opdrachtgever producten in te kopen in een fysieke vestiging/winkel van Opdrachtnemer. 4.5 De fysieke vestiging/winkel van Opdrachtnemer is gelegen op een maximale reisafstand van 30 minuten (per auto, conform snelste route ANWB routeplanner) vanaf de volgende adressen: - Gemeente Sittard-Geleen: Hub Dassenplein 1, 6131 LB Sittard - Gemeente Maastricht: Mosae Forum 10, 6211 DW Maastricht - Gemeente Heerlen: Geleenstraat 25-27, 6411 HP Heerlen - Gemeente Meerssen: Markt 50, 6231 LS Meerssen - Gemeente Stein: Stadhouderslaan 200, 6171 KP Stein - Gemeente Eijsden-Margraten: Amerikaplein 1, 6269 DA Margraten - Shared Service Center Zuid-Limburg: CBS-weg 2, 6412 EZ Heerlen 4.6 De fysieke winkel van opdrachtnemer is geopend op maandag tot en met vrijdag minimaal van 09.00u tot 17.00u en zaterdag minimaal van 09:00u tot 13:00u. 4.7 Voor de afname van producten in de fysieke winkel verstrekt Opdrachtnemer per inlogaccount op de webshop een pasjes. Op vertoon van dit pasje kunnen medewerkers uitsluitend in naam van Opdrachtgever producten op rekening kopen. 4.8 Opdrachtnemer verstrekt uitsluitend pasjes aan de contactpersoon van Opdrachtgever. 4.9 Opdrachtgever heeft altijd de mogelijkheid om pasjes bij te bestellen. 5. HYGIËNE EN DUURZAAMHEID 5.1 De opslag- en transportmiddelen van de opdrachtnemer moeten voldoen aan de HACCP richtlijnen (93/43/EEG). Opdrachtgever kan onafhankelijk een hygiënebeoordeling laten uitvoeren door een deskundige. Bij het niet voldoen aan de gestelde HACCP-richtlijnen (93/43/EEG) heeft opdrachtgever het recht de overeenkomst zonder ingebrekestelling van rechtswege te ontbinden. 5.2 Alle producten in het assortiment van de opdrachtnemer zijn vervaardigd volgens de HACCP richtlijnen (93/43/EEG). De Warenwet is van toepassing tijdens de bereiding, behandeling, verpakking en vervoer van levensmiddelen. 5.3 Alle producten en diensten dienen te voldoen aan de gestelde eisen voor duurzaam inkopen van catering zoals ontwikkeld door Agentschap NL in opdracht van het Ministerie van VROM, versie 26 januari 2016 (zie: Alle producten en diensten dienen te voldoen aan de gestelde eisen voor duurzaam inkopen van transportdiensten zoals ontwikkeld door Agentschap NL in opdracht van het Ministerie pagina 4

5 van VROM, versie 26 januari 2016 (zie: sten-jan2016.pdf). 6. PRIJZEN EN FACTURATIE 6.1 De korting waarmee inschrijver heeft ingeschreven wordt op iedere factuur direct verrekend middels een totaal kortingsbedrag per factuur. 6.2 De korting waarmee inschrijver heeft ingeschreven op deze aanbesteding geldt zowel bij aankopen in de fysieke winkel als bij bestellingen in de webshop. 6.3 Opdrachtgever brengt geen order- en-/of administratiekosten in rekening. Inschrijver dient deze te verdisconteren in de korting waarmee wordt ingeschreven. 6.4 Bij afhalen/inkopen in de fysieke winkel wordt er niet contant afgerekend maar betaalt opdrachtgever altijd op rekening. 6.5 Facturatie geschiedt per klant(sub)nummer. 6.6 Facturatie geschiedt minimaal 30 dagen na levering of afhalen op basis van werkelijke afname. 6.7 Facturen zijn overzichtelijk te herleiden naar pakbonnen. 6.8 De factuur is gericht aan betreffende opdrachtgever en onderverdeeld per afleveradres en besteller. 6.9 De factuur bevat minimaal de volgende onderdelen: - factuuradres; - Inkoopordernummer/VP nummer - afleveradres; - intern afleveradres c.q. kostenplaats; - debiteurennummer; - per artikel het artikelnummer, omschrijving, eenheid, aantal, prijs per stuk en totaalprijs, BTW tarief; - indien van toepassing: actieprijs, aanbieding - totaal kortingsbedrag - retour emballage 6.10 Facturen voor de gemeente Maastricht dienen per bestelling digitaal in PDF formaat o.v.v. inkoopordernummer te worden gezonden naar: Gemeente Maastricht: crediteurenscfat@maastricht.nl Facturen voor de gemeente Sittard-Geleen dienen per bestelling digitaal in PDF formaat o.v.v. de opdrachtgever, naam van cluster/team die de opdracht heeft verstrekt of een ander kenmerk dat u heeft ontvangen ter vermelding op de factuur, te worden gezonden naar: Gemeente Sittard-Geleen facturen@sittard-geleen.nl Facturen voor de gemeente Heerlen dienen per bestelling digitaal in PDF formaat o.v.v. inkoopordernummer te worden verzonden naar: Gemeente Heerlen inkoopfacturen@heerlen.nl 6.13 Facturen voor de gemeente Eijsden-Margraten dienen per bestelling digitaal in PDF-formaat o.v.v. inkoopordernummer te worden verzonden naar: Gemeente Eijsden-Margraten, facturen@eijsden-margraten.nl 6.14 Facturen voor de gemeente Meerssen dienen per bestelling digitaal in PDF formaat o.v.v. inkoopordernummer te worden verzonden naar: Gemeente Meerssen: info@meerssen.nl pagina 5

6 6.15 Facturen voor de gemeente Stein dienen per bestelling digitaal in PDF formaat o.v.v. inkoopordernummer te worden gezonden naar: Gemeente Stein, afdeling Crediteurenadministratie: 6.16 Facturen voor het Shared Service Center Zuid-Limburg nog nader te bepalen Alle prijzen zijn vermeld in euro s, exclusief btw Gedurende de overeenkomst kunnen factuuradressen wijzigen of worden toegevoegd Gewenste wijzigingen van factuuradressen dienen binnen 7 werkdagen te zijn verwerkt in uw systemen en in de dienstverlening te zijn doorgevoerd. 7. COMMUNICATIE 7.1 Opdrachtnemer zet één vaste contactpersoon en één vervanger in die beslissingsbevoegdheid heeft en die verantwoordelijk is voor de coördinatie/uitvoering van de opdracht in het kader van de raamovereenkomst. Deze contactpersoon is tijdens kantooruren in hoge mate bereikbaar, hetgeen wil zeggen dat een eerste reactie op een verzoek van opdrachtgever binnen maximaal twee werkdagen gegeven moet zijn. Bij afwezigheid (door ziekte, verlof e.d.) van deze contactpersoon dient opdrachtnemer zorg te dragen voor gelijkwaardige vervanging. 7.2 Minimaal eenmaal per jaar vindt een gesprek plaats tussen opdrachtgever en opdrachtnemer over zaken betreffende de uitvoering van de overeenkomst. Opdrachtnemer neemt het initiatief voor het maken van deze afspraak. Opdrachtnemer maakt een gespreksverslag welke uiterlijk één weer na het overleg per wordt aangeleverd. 7.3 Opdrachtnemer is voor opdrachtgevers dagelijks, behoudens zaterdagen, zondagen en in Nederland erkende feestdagen, bereikbaar in ieder geval tussen 09:00 en 17:00u. 7.4 Per kwartaal levert opdrachtnemer kosteloos per een digitale rapportage waarin relevante overzichten met betrekking tot de leveringen zijn opgenomen. Daarin is minimaal opgenomen de afname van producten per afleveradres: Artikelomschrijving EAN code Aantal stuks/verpakkingseenheid BTW-percentage Totaalprijs per product Totale omzet 7.5 De managementinformatie wordt aanboden in MS-Excel formaat. De exacte vorm en inhoud wordt in overleg met Opdrachtgever vastgesteld. 8. ASSORTIMENT 8.1 Opdrachtnemer voert een diep en breed assortiment food en food gerelateerde non-food artikelen van minimaal de volgende productgroepen: - Koekjes en banket - Koffie en thee - Suiker en melk(poeder) - Chocolade & bonbons - Chips, snacks en nootjes - Seizoensgebonden zoetwaren - Soep (droog) - Zuivelproducten (lang houdbaar) - Sauzen - Vleeswaren en kazen pagina 6

7 9. PERSONEEL - Seizoensdecoraties - Kassabenodigdheden - Glaswerk - Handdoeken en tafellinnen - Kaarsen & theelichten - Statafels - Tussendoortjes (bijvoorbeeld Sultana s etc.) - Diepvriesproducten - Semi-versproducten - Droge kruidenierswaren (DKW) en houdbaar - Licht en sterke alcoholische dranken - Frisdranken - Keukenuitrusting - Huishoudelijke (schoonmaak-)artikelen - Cateringbenodigdheden - Disposables 9.1 Het personeel van opdrachtnemer draagt uniforme bedrijfskleding met een badge en kan zich legitimeren met een identificatiebewijs. 9.2 Het personeel dient de Nederlandse taal in woord en geschrift te beheersen. 9.3 Het personeel is representatief, klantgericht en professioneel. 10. IMPLEMENTATIE 10.1 Inschrijver voegt bij haar inschrijving -op max. 2 A4- een gedetailleerd plan toe waaruit duidelijk blijkt welke activiteiten, actoren, afhankelijkheden en doorlooptijden gemoeid zijn met een correcte implementatie van de Overeenkomst bij Opdrachtgever. pagina 7