Itír. fflkj\ opmeer ADVIESNOTA AAN B&W. ucl. Ĺ. Postregistratienummer. Onderwerp en inhoud

Transcriptie

1 ADVIESNOTA AAN B&W gemeente opmeer Onderwerp en inhoud Postregistratienummer VNG Algemene inkoopvoorwaarden Leveringen en Diensten, inclusief addendum regio -Holland Vertrouwelijk Sector Staf Afdeling Inkoop Medewerk(st)er IM.A. Bouhuis-van Egdom Gezien door Datum Paraaf Opmerkingen Afdelingshoofd Sectorhoofd B&W 3 Besluitnummer Paraaf: besluit conform advies Secretaris Burgemeester E. Deutekom H. Stoker R.A.H.P. Heijtink Besproken met: fflkj\ ft Itír \ Commissies/adviesorganen/aanvrager Paraaf: bespreking in vergadering f Raadsvergadering 13 december 2016 Opmerkingen Communicatie Financieel advies ingewonnen Juridisch advies ingewonnen Mediation: Telefonisch advies bij weigering n.v.t. u I J ucl. Ĺ

2 BESLUIT VAN B&W Behoort bij: Paraaf Secretaris B&W besluitnummer : 12- : 13 november 2016 Onderwerp VNG Algemene inkoopvoorwaarden Leveringen en Diensten, inclusief addendum regio -Holland Inleiding Om onze rol als opdrachtgever te verstevigen is enige jaren geleden het Inkoopplatform - Holland opgericht. In dit platform nemen verschillende gemeenten, de GGD en de Veiligheidsregio deel (samen: gemeenten). Het doel van dit platform is het benutten van de mogelijkheden om gezamenlijk aanbestedingen te doen. En ook het uitwisselen van kennis en informatie en professionalisering van de inkoopfunctie. Dit gebeurt op zowel ambtelijk als bestuurlijk niveau. In het portefeuillehouders overleg Inkoop van 21 januari 2015, is de intentie uitgesproken om één set inkoopvoorwaarden te ontwikkelen voor gemeenten uit de regio -Holland en de GGD Hollands en. De uniforme inkoopvoorwaarden voor gemeenten in -Holland, zijn juridisch getoetst en er is bij de opstelling rekening gehouden met de belangen van gemeente en opdrachtnemers. Het college van Burgemeester en wethouders besluit: 1. Akkoord te gaan met het vaststellen van het VNG Model Algemene Inkoopvoorwaarden leveringen en diensten, inclusief het bijbehorende addendum (regio -Holland ). 2. Akkoord te gaan met het intrekken van de Algemene inkoopvoorwaarden met betrekking tot leveringen van de gemeente Opmeer ( ). 3. Akkoord te gaan met het intrekken van de Algemene inkoopvoorwaarden met betrekking tot diensten van de gemeente Opmeer ( ). adviesnota pagina 3

3 Argumenten 1.1 De voordelen van het overnemen van de regionale inkoopvoorwaarden zijn: het creëren van uniformiteit in de regio -Holland door dezelfde inkoopvoorwaarden te hanteren; het creëren van uniformiteit door gebruik te maken van bestaande, algemeen erkende modellen zoals het VNG model als basis voor de regionale inkoopvoorwaarden; het VNG model voldoet aan de regels zoals gesteld in de gewijzigde Aanbestedingswet, waaronder de proportionaliteitseisen. De wijzigingen en aanvullingen op de bestaande modellen zijn juridisch getoetst door een gespecialiseerde juriste van de SED gemeenten; efficiënter, effectiever en slimmer uitvoeren van gezamenlijke aanbestedingen met regio gemeenten omdat er geen discussie meer bestaat over welke voorwaarden van toepassing worden verklaard. Minder vragen en onderhandelingen leiden voor beide partijen tot lastenverlichting. 1.2 Met deze set inkoopvoorwaarden wordt gehoor gegeven aan het verzoek van de REA (Regionaal Economische Agenda West-Friesland) om te komen tot uniformering van regels ter verbetering van het ondernemersklimaat. adviesnota pagina 4

4 ADVIES AAN B&W Onderwerp VNG Algemene inkoopvoorwaarden Leveringen en Diensten, inclusief addendum regio -Holland Beslispunten 1. Akkoord te gaan met het vaststellen van het VNG Model Algemene Inkoopvoorwaarden leveringen en diensten, inclusief het bijbehorende addendum (regio -Holland ). 2. Akkoord te gaan met het intrekken van de Algemene inkoopvoorwaarden met betrekking tot leveringen van de gemeente Opmeer ( ). 3. Akkoord te gaan met het intrekken van de Algemene inkoopvoorwaarden met betrekking tot diensten van de gemeente Opmeer ( ). Inleiding Om onze rol als opdrachtgever te verstevigen is enige jaren geleden het Inkoopplatform - Holland opgericht. In dit platform nemen verschillende gemeenten, de GGD en de Veiligheidsregio deel (samen: gemeenten). Het doel van dit platform is het benutten van de mogelijkheden om gezamenlijk aanbestedingen te doen. En ook het uitwisselen van kennis en informatie en professionalisering van de inkoopfunctie. Dit gebeurt op zowel ambtelijk als bestuurlijk niveau. In het portefeuillehouders overleg Inkoop van 21 januari 2015, is de intentie uitgesproken om één set inkoopvoorwaarden te ontwikkelen voor gemeenten uit de regio -Holland en de GGD Hollands en. De uniforme inkoopvoorwaarden voor gemeenten in -Holland, zijn juridisch getoetst en er is bij de opstelling rekening gehouden met de belangen van gemeente en opdrachtnemers. Beoogd effect Het creëren van uniformiteit in de regio -Holland door dezelfde inkoopvoorwaarden te hanteren. Argumenten 1.1 De voordelen van het overnemen van de regionale inkoopvoorwaarden zijn: het creëren van uniformiteit in de regio -Holland door dezelfde inkoopvoorwaarden te hanteren; het creëren van uniformiteit door gebruik te maken van bestaande, algemeen erkende modellen zoals het VNG model als basis voor de regionale inkoopvoorwaarden; het VNG model voldoet aan de regels zoals gesteld in de gewijzigde Aanbestedingswet, waaronder de proportionaliteitseisen. De wijzigingen en aanvullingen op de bestaande modellen zijn juridisch getoetst door een gespecialiseerde juriste van de SED gemeenten; adviesnota pagina 5

5 efficiënter, effectiever en slimmer uitvoeren van gezamenlijke aanbestedingen met regio gemeenten omdat er geen discussie meer bestaat over welke voorwaarden van toepassing worden verklaard. Minder vragen en onderhandelingen leiden voor beide partijen tot lastenverlichting. 1.2 Met deze set inkoopvoorwaarden wordt gehoor gegeven aan het verzoek van de REA (Regionaal Economische Agenda West-Friesland) om te komen tot uniformering van regels ter verbetering van het ondernemersklimaat. Zijn er kanttekeningen/risicofactoren Door niet in te stemmen met voorgesteld advies, behouden we de huidige inkoopvoorwaarden. Hierdoor missen we aansluiting bij de regio -Holland en bereiken we geen uniformiteit binnen de regio Communicatie Interne communicatie via intranet en afdelingshoofden. Externe communicatie informatie verstrekken via website. Gedacht aan Maatschappelijk draagvlak Voordat de inkoopvoorwaarden bestuurlijk konden worden vastgesteld door de verschillende colleges is op initiatief van de portefeuillehouders Economische Zaken van de gemeenten Medemblik en Hoorn een reactie van het bedrijfsleven gevraagd. Hiervoor is via het Bestuurlijk afstemmingsoverleg NH-N contact gezocht met het Economisch Forum Holland Boven Amsterdam (verder: het Economisch Forum). In haar reactie heeft het Economisch Forum geen inhoudelijke opmerkingen op de inkoopvoorwaarden (zie ook bijlage 2). Wel spreekt ze haar waardering uit voor het regionaal karakter van de inkoopvoorwaarden. Verder is door het Economisch Forum verzocht om een toelichtende samenvatting voor ondernemers en wordt er op aangedrongen om ook andere regionale overheden te motiveren gebruik te maken van de inkoopvoorwaarden. We gaan regionaal na in hoeverre een toelichtende samenvatting mogelijk is voor de ondernemers en zullen we de RUD en WerkSaam informeren over de regionale inkoopvoorwaarden. Uitvoering Bekendmaking op website na vaststelling. De inkoopvoorwaarden worden bij het versturen van een offerteaanvraag of publicatie van een aanbesteding van toepassing verklaard door opname in de standaard offerteaanvraag en/ of standaard opdrachtbrief. Bijlagen Bijlage 1: VNG Algemene inkoopvoorwaarden Leveringen en Diensten, inclusief addendum regio -Holland Bijlage 2: Reactie Economisch forum Holland boven Amsterdam Datum: 07 december 2016 Initialen: SBO adviesnota pagina 6