Exposeren opwekking17

Transcriptie

1 Exposeren opwekking17

2 1 INHOUD 2 inleiding en visie introductie karakter Coördinatie en opzet Algemene informatie locatie organisatie praktische info Data & openingstijden Slapen Eten Parkeren Wifi terreinindeling en expositiemogelijkheden MissionExpo MissionPlaza MissionBoulevard Voorwaarden deelname Criteria voor deelname (Nieuwe exposanten) Beurstehiek Flyeren veiligheid Aansprakelijkheid Brandpreventie Technische constructies Ballonnen activiteiten op de stand Openingstijden (standbezetting) Algemene voorschriften Verkoop aan de stand Verkoop en verstrekking van etenswaren Op en afbouw Route tijdens op- en afbouw Tijden Opbouw... 12

3 4.5.3 Afbraak Informatieblad MissionExpo Standbouw en prijzen (incl. btw) Standaard stands Shared Space Kortingen aanmeldingsprocedure Online registratie Volgorde Belangrijke data Annuleringen aanvullende informatie Informatieblad MissionPlaza Standbouw en prijzen (incl. btw) aanmeldingsprocedure Online registratie Annuleringen aanvullende informatie Openingstijden Afbouw Informatieblad MissionBoulevard Standbouw en prijzen (incl. btw) aanmeldingsprocedure Online registratie Annuleringen aanvullende informatie Openingstijden Afbouw aanvullende diensten & service promotiemogelijkheden Adverteren Banners (alleen geldend voor exposanten op het buitenterrein) Video Wall family Meubilair Mogelijkheden Geselecteerde leveranciers... 21

4 8.3 maaltijden parkeren Bijlagen Brandpreventie materialen Brandpreventie testen brandbaarheid... 23

5 2 INLEIDING EN VISIE MissionBoulevard, MissionPlaza, MissionExpo (Mission-BPE) 2.1 INTRODUCTIE In haar 55-jarige bestaan heeft Opwekking zich ontwikkeld tot een interkerkelijke stichting die zich actief bezighoudt met het verkondigen van het evangelie en het toerusten van christenen uit alle denominaties en kerkelijke stromingen. Daarbij baseert zij zich op onderstaande tekst uit de Bijbel, het onfeilbaar Woord van God, die tevens de missie van de organisatie is: Maakt al de volken tot mijn discipelen en leert hen onderhouden al wat Ik u bevolen heb (Matteüs 28:19) Door middel van het uitgeven van lectuur, liederen, het organiseren van conferenties en het ondersteunen van projecten wordt aan deze doelstelling handen en voeten gegeven. De jaarlijkse pinksterconferentie wordt door zo'n mensen bezocht. In de loop der jaren is deze gezinsconferentie uitgegroeid tot een ontmoetingsplaats waar duizenden christenen uit verschillende kerken en gemeenten met elkaar het pinksterfeest vieren. Tijdens deze conferentie werken we met meer dan 120 missionaire organisaties intensief samen aan dat éne doel: Samen Nederland en de wereld bereiken met het evangelie van Jezus Christus! 2.2 KARAKTER Als uw organisatie zich herkent in dit doel en zich bezighoudt met zending, evangelisatie (pastorale) hulpverlening, (bijbel)onderwijs, of christelijke dienstverlening, dan bestaat de mogelijkheid om uw organisatie te presenteren op MissionBoulevard, MissionPlaza, of MissionExpo (Mission-BPE). Uw organisatie is niet primair gericht op het behalen van winst. Voor de Pinksterconferentie is de doelstelling belangrijker dan doelgroep. We verlangen er naar gezamenlijk eenheid uit te stralen: Eén om te dienen Wereldwijd. Wereldwijd (dus in onze eigen omgeving maar ook aan de andere kant van de wereld) mogen we Eén HEER, in eenheid, als één Lichaam van Christus dienen! Met een breed scala aan bedieningen, verscheidenheid in achtergrond en verschillen in werkwijze, mogen we elkaar, de beursbezoekers, maar bovenal onze Heer dienen. God kan oneindig veel meer doen dan wij ooit kunnen bidden of beseffen (Ef3:20). We dienen één Heer, een God van overvloed. Zo willen we ons ook presenteren op de beurs, niet als elkaars concurrenten. 2.3 COÖRDINATIE EN OPZET De organisatie van MISSION-BPE is een intensieve samenwerking tussen Opwekking, MissieNederland, en de exposanten. MISSION-BPE bestaat uit drie onderdelen. MissionBoulevard, dit is de toegangslaan vanaf de parkeerterreinen naar het hoofdterrein. (zie informatieblad MissionBoulevard.) MissionPlaza, een buitenplein op het hoofdterrein voor de MissionExpo. (zie Informatieblad MissionPlaza) MissionExpo, voorheen de wereldexpo, een expositie, waar ca 100 exposanten zich presenteren (zie Informatieblad MissionExpo) Naast de hierboven genoemde specifieke informatie, is de algemene informatie beschreven in het volgende hoofdstuk

6 3 ALGEMENE INFORMATIE 3.1 LOCATIE MissionPlaza wordt gehouden tijdens de pinksterconferentie van Stichting Opwekking in de zendingstent op het evenemententerrein van: Walibi World Spijkweg RJ Biddinghuizen Googlemaps: 3.2 ORGANISATIE Mission-BPE wordt georganiseerd door MissieNederland i.s.m. St. Opwekking. Het correspondentieadres is: MissieNederland Hoofdstraat KB Driebergen Egbert Bramer 3.3 PRAKTISCHE INFO Data & openingstijden Vrijdag 2 juni tot en met maandag 5 juni 2017 MissionExpo MissionBoulevard MissionPlaza 1 Vrijdag uur uur Zaterdag uur uur Zondag uur uur Maandag uur uur Slapen Voor overnachtingen kunt u gebruik maken van de kampeerfaciliteiten die het terrein biedt. Voor registratie van kampeerplaatsen geldt de standaardprocedure die Opwekking hanteert. Zie voor het boeken van kampeerplaatsen de website van Opwekking: Eten Op het terrein zijn naast de Snacktent diverse verkooppunten: een snackpunt bij de brug en op het jongerenterrein, er zijn kramen waar je vis, Surinaams eten, ijs, poffertjes, pannenkoeken, pizza, belegde broodjes of kebab kunt kopen. Ook zijn er aparte tenten, zoals het Compassion Café, Jacobs 1 ten aanzien van openingstijden zijn speciale voorwaarden beschreven in het informatieblad van MissionBoulevard en MissionPlaza.

7 Apple Pie, het koffietentje naast het snackpunt bij de brug, Moving Coffee op de MissionPlaza, de tent van TEAR aan de MissionBoulevard en de Keet op het jongerenterrein Medewerkers die niet in aanmerking komen om mee te eten in het medewerkersrestaurant (dit geldt ook voor exposanten), kunnen tijdens het weekend terecht in de snacktent (met restaurantgedeelte) op het hoofdterrein. s Morgens tussen 7.00 en uur kun je hier (onbelegde) broodjes kopen om mee te nemen naar je eigen tent, maar je kunt ook ontbijten in het restaurant (tussen 7.30 uur en uur). Later op de dag kun je in het restaurant terecht voor eenvoudige warme maaltijden die je vooraf bestelt. Op zaterdag en zondag vóór uur bestellen voor de avondmaaltijd (tussen uur en uur) en op maandag vóór uur bestellen voor de middagmaaltijd (tussen uur en uur) Parkeren Elke exposant ontvangt minimaal één parkeerkaart die recht geeft op parkeren op Parking C aan het begin van het conferentieterrein. (en versnelde toegang tot het terrein) Deze kaart is gekoppeld aan de organisatie en overdraagbaar. De exposant is zelf verantwoordelijk dat deze kaart beschikbaar blijft voor stand bemanning. Let op: buiten opbouwtijden en beurstijden is het niet toegestaan een voertuig op Parking C te parkeren (afsleepregeling). s Nachts dient uw auto aan de overzijde van de weg te staan (dit geldt dus voor kampeerders). Verder is het mogelijk om parkeerstickers te kopen voor reguliere parkeerplaatsen Wifi Er is draadloos internet beschikbaar op het conferentieterrein gedurende het hele weekend. Hiervoor zijn speciale Wifi-hotspots ingericht op het hoofd-, jongeren- en tienerterrein. Over de ontvangst kunnen we helaas geen garanties geven. Dat is uiteraard afhankelijk van het aantal gebruikers, de afstand en eventuele verstoringen. Voor zover bekend is er geen toegangscode. 3.4 TERREININDELING EN EXPOSITIEMOGELIJKHEDEN Op het conferentieterrein zijn meerdere mogelijkheden voor het exposeren van uw organisatie. Of het nu om een stand gaat van 5m 2 of een op maat gesneden oplossing langs de drukbezochte MissionBoulevard. Zelfs voor organisaties met een klein budget is er een mogelijkheid om kennis te maken met de conferentie. (voor hen is er speciaal een shared space te huur, waar eenmalig gebruik van gemaakt kan worden om kennis te maken) MissionExpo Op de MissionExpo kunt u gebruik maken van de faciliteiten die we te bieden hebben op de beursvloer. Van een standaardpresentatie tot vrije ruimte. We hebben plek voor organisaties. Gegroepeerd in de volgende themazones: Wereld in nood Evangelisatie Training en onderwijs Zorg en hulpverlening Dienstverlening MissionPlaza Op MissionPlaza is buiten de MissionExpo vrije ruimte te huren en zijn pagodetenten van 25 m 2 beschikbaar. Hiervoor gelden geen kortingsregelingen. Wilt u vrije ruimte op het MissionPlaza huren, neem dan contact op met ons op. Voor deze bijzondere plaatsen gelden dezelfde voorwaarden als voor de MissionBoulevard.

8 3.4.3 MissionBoulevard Wil u, creatief, interactief en op een eigen manier invulling geven aan de ontmoedigingen met uw doelgroep, dan is de MissionBoulevard misschien wat. Langs de MissionBoulevard gaan we samen onderzoeken hoe uw deelname het best tot zijn recht komt. Er zijn wel een aantal randvoorwaarden voor samenwerking: Is er een speciale reden waarom jullie juist dit jaar wat bijzonders wilt doen: te denken valt aan een jubileum of een andere bijzondere gebeurtenis? Hoe kan uw deelname aansluiten en het jaarthema van de Pinksterconferentie ondersteunen? Is hetgeen men wil presenteren van meerwaarde voor de bezoekers van de Pinksterconferentie? Heeft u een goed idee hoe uw organisatie waarde toe kan voegen aan de conferentie? Neem gerust contact op voor een vrijblijvend gesprek. De presentatie op MissionBoulevard is volledig op maat gemaakt. Samen stemmen we onze mogelijkheden en jullie wensen op elkaar af!

9 4 VOORWAARDEN DEELNAME 4.1 CRITERIA VOOR DEELNAME (NIEUWE EXPOSANTEN) Wilt u voor het eerst deelnemen, dan kunt u worden toegelaten als exposant als uw organisatie aan de een van de volgende voorwaarden voldoet: 1. Uw organisatie is gericht op evangelisatie en hulpverlening in het buitenland (anders dan Nederland en Vlaanderen) in een cross culturele setting. 2. Uw organisatie is gericht op evangelisatie en hulpverlening in Nederland en Vlaanderen. (zowel in een cross culturele setting als in de eigen cultuur). 3. Uw organisatie is een (Bijbel)school die trainingen of opleidingen verzorgt, voor een functie in één van de hierboven vermelde werkvelden. 4. Uw Non-Profit organisatie richt zich op het ondersteunen van bovenstaande organisaties. Om discussies te voorkomen, ligt het uiteindelijke besluit tot acceptatie bij de organisatie van de pinksterconferentie. De organisatie behoudt zich het recht voor om zonder opgaaf van redenen een aanvraag te weigeren. Er is slechts een beperkt aantal stands beschikbaar en de organisatie kan nieuwe exposanten niet garanderen dat de inschrijving geaccepteerd kan worden, noch dat eventuele wensen gehonoreerd kunnen worden. 4.2 BEURSTEHIEK Tijdens een eerder gehouden consultatie, bleek dat een groot aantal exposanten moeite had met de houding van een aantal mede exposanten. Bezoekers geven aan dat ze een ongemakkelijk gevoel krijgen o.a. vanwege opdringerig flyeren. Daarom willen we graag met nadruk uw aandacht vragen voor het geestelijk klimaat tijdens de conferentie. We willen voorkomen dat we een verplichte gedragscode voor exposanten moeten opstellen. Wilt u daarom onderstaande vragen beantwoorden en in overweging nemen voor dat u tot registratie overgaat. Wat gebeurt er met de folders, die door de bezoekers onder dwang aangenomen worden? Als missionaire organisaties hebben we enorm veel te bieden. Hoe komt het dan dat het lijkt alsof we alleen maar vragen? (Zoveel mogelijk adressen = geld en mensen vragen) Als Exposant bent u direct verantwoordelijk voor (het gedrag van) personen die namens jullie organisatie als stand personeel zijn aangesteld. We dienen allen dezelfde Heer. Hoe kunnen we voorkomen, dat we uitstralen dat we elkaars concurrent zijn? God is een God van overvloed. (Efeze 3:14-21) Flyeren Flyeren en sampling mag alleen geschieden vanuit de eigen standruimte. (voor MissionPlaza en MissionBoulevard is dat tot één meter buiten het paviljoen. Daar kunnen evt. ook vlaggen en dergelijke geplaatst worden, mits voldoende verankerd.) Ongevraagd folders meegeven heeft geen zin. In principe is degene die de flyers uitdeelt is verantwoordelijk voor het opruimen van de flyers die door het publiek worden weggegooid. 4.3 VEILIGHEID Elk jaar worden de voorschriften en eisen die gesteld worden aan brandpreventie en veiligheid strenger. St. Opwekking is verantwoordelijk voor een veilige conferentie. Jullie constructieve medewerking is daarbij van het grootste belang. Met het oog op de veiligheid van onszelf en de bezoekers hebben we de volgende spelregels afgesproken: Als exposant bent u zelf verantwoordelijk voor de brandpreventie in de stand! (zie hiervoor Brandpreventie materialen) Houd nooduitgangen en gangpaden vrij!

10 Verplaats brandblussers niet. Deze worden door de veiligheidsdiensten geplaats en duidelijk gemarkeerd. Het is niet toegestaan blusmiddelen (uit het zicht) te verplaatsen Volg aanwijzingen op van de ordediensten (verkeer, brandweer & security). Wacht met lossen tot het terrein daarvoor is vrijgegeven! Open, stromend, sproeiend en/of verneveld water is niet toegestaan in de stand. Hiervan kan bijvoorbeeld sprake zijn bij losse aircosystemen, fonteinen of luchtbevochtigers. Het is niet toegestaan het voorradig hebben en/of gebruiken van flessen gas Elektra: Het is niet toegestaan het maximale vastgestelde Wattage te overschrijden. (zie hiervoor de informatiebladen) Zorg ervoor dat uw medewerkers van de spelregels op de hoogte zijn gebracht. Meldt u zich pas aan als we juist, met het oog op veiligheid, op uw constructieve medewerking kunnen rekenen! (Zie hiervoor ook 4.3.2, in het bijzonder art 12a) Aansprakelijkheid Als exposant dient u zelf een WA-verzekering af te sluiten en de materialen en eigendommen te verzekeren tegen brand/diefstal. De organisator accepteert geen enkele vorm van aansprakelijkheid die betrekking heeft op schade aan derden en of brand/diefstal van eigendommen en materialen Brandpreventie Gebruikte materialen voor standbouw of aankleding, mogen geen licht brandbare stoffen en materialen worden gebruikt. Onder deze stoffen wordt verstaan: hout, alle bestaande soorten jute, papier, karton, riet en kunststoffen. Bij de toepassing van brandbare weefsels ten behoeve van de (aan)kleding van stand wanden en plafonds dienen deze brandwerend te zijn geïmpregneerd. Een certificaat van de geïmpregneerde materialen dient te allen tijde op de stand aanwezig te zijn. Het is niet toegestaan om met open vuur te demonstreren op stands. Onder open vuur wordt verstaan: kaarsen, waxinelichtjes, kachels, haarden. Zie voor uitgebreide voorwaarden en testmethoden bijlagen 9.1 en Technische constructies Dragende constructiedelen van een stand moeten stabiel zijn uitgevoerd, het te gebruiken materiaal dient te voldoen aan de brandvoortplantingsklasse 1 of 2 overeenkomstig NEN Bij bepaalde stand uitvoeringen of constructiewijzen (etagebouw) moet van overheidswege (bouwbesluit bouwverordening), goedkeuring zijn verleend aan de sterkteberekening. Constructies mogen niet beklimbaar zijn Ballonnen Hoewel ballonnen erg feestelijk zijn, willen we vragen het gebruik ervan te beperken. Opgeblazen ballonen die knallen geven altijd een schrik paniekreactie. Dus hoewel het materiaal op zich niet onveilig is, kan het effect van een harde knal wel voor onveilige situaties zorgen. (paniek). Probeer het gebruik van ballonnen te beperken en bied ze het liefst niet opgeblazen aan. Het is niet toegestaan om ballonnen met perslucht of helium aan te bieden. Cilinders staan onder grote druk en zijn vanuit veiligheidsoverwegingen niet toegestaan.

11 ACTIVITEITEN OP DE STAND Promotieactiviteiten en gesprekken mogen alleen plaatsvinden in de standruimte. Standmateriaal en displays worden geplaatst binnen de toegewezen standruimte. Dit bevordert de algemene veiligheid en doorstroming van bezoekers. Gangpad overschrijdende standbouw is voor zover van toepassing niet toegestaan Openingstijden (standbezetting) Algemene richtlijnen voor de openingstijden: Als u deelneemt aan de Mission-BPE verwachten we ook dat de stand bemenst is tijdens de openingstijden. (3.3.1) Zonder toestemming is het niet toegestaan de stand onbeheerd achter te laten. Als we constateren, dat dit tóch gebeurt, zal dit bij de beoordeling van een volgende aanvraag worden meegewogen. Het hoofdterrein is tot maandag middag uur gesloten voor alle verkeer (auto s), Hoewel Mission-BPE eerder sluit, is het hoofdterrein niet meteen na sluiting toegankelijk om te laden en lossen Algemene voorschriften Uit oogpunt van milieu en grote schoonmaakkosten is het met nadruk verboden om op het hele conferentieterrein foldermateriaal buiten uw toegewezen ruimte uit te delen. Het is alleen toegestaan folders aan geïnteresseerden mee te geven, vanuit uw stand. Extra schoonmaakkosten zullen wij doorberekenen aan de exposant. We behouden ons het recht voor om materiaal (dat u wilt verspreiden) te weigeren, als we menen dat de inhoud niet in overeenstemming is met het karakter van de conferentie. Een belangrijk doel van de conferentie is dat christenen uit allerlei kerken en gemeenten samenkomen om hun eenheid in Christus te vieren. Wanneer wij denken dat bepaalde boeken of video s eerder verdeeldheid dan eenheid tot gevolgd hebben, zullen wij u verzoeken deze niet tijdens de conferentie te verspreiden. Wij verwachten dat u hier begrip voor hebt Verkoop aan de stand Het is de niet toegestaan goederen te verkopen, zonder schriftelijke toestemming vooraf. Voor verkoop aan de stand gelden de volgende voorwaarden: Het betreft materiaal (boeken, brochures, enz.) dat informatie geeft over of betrekking heeft op uw Eigen organisatie. Het betreft materiaal dat geproduceerd is of tot stand gekomen is op een zendingsproject. De verkoopopbrengst komt ten goede aan het project. Er worden geen commerciële producten verkocht; ook niet als dit voor evangelisatiedoeleinden bestemd is, of als de achterliggende gedachte is dat de opbrengst voor de zending is. De verkoopactiviteiten zijn niet concurrerend ten opzichte van de lectuurtent van Opwekking. Voor een verkoopstand geldt een toeslag van 10% op de bruto standprijs. Als u bij de registratie aangeeft gebruik te willen maken van een verkoopstand, ontvangt u te zijner tijd een verzoek om de verkoopitems, ter goedkeuring, aan ons door te geven Verkoop en verstrekking van etenswaren In verband met voedselveiligheid en hygiëne is het niet toegestaan om voedsel of dranken te verkopen, dan wel uit te delen aan de stand, zonder schriftelijke toestemming vooraf van de organisatie. De afdeling veiligheid en milieu zal hierop toezien en handhaven.

12 4.4 OP EN AFBOUW Het is niet toegestaan om uw stand op te bouwen of te demonteren buiten de tijden zoals hier vermeld. Als de op- en afbouwtijden verruimd worden, zullen we u daarvan op de hoogte brengen Route tijdens op- en afbouw Exposanten kunnen de borden backstage/medewerkers volgen. Zodra u op het terrein aankomt, wordt u door de verkeersstewards verwezen naar een mobiele kantoorunit Ontvangst Backstage (portacabin) waar u verder wordt geholpen Tijden Opbouw Standbouwmaterialen kunt u (laten) leveren bij uw stand op de volgende momenten: Donderdag 1 juni: tot uiterlijk uur Vrijdag 2 juni: van tot uur Na uur worden er géén auto s meer op het hoofdterrein bij de MissionPlaza en MissionExpo toegelaten en is lossen alleen nog toegestaan vanaf de parkeerplaatsen. Er zal strenge controle zijn op de toegang. Vooraf ontvangt u een toegangsbewijs. Zonder een geldig bewijs wordt u niet op het terrein toegelaten! Zorg dus dat uw medewerkers in het bezit zijn van dit bewijs Afbraak Maandag 5 juni: MissionExpo vanaf uur, MissionPlaza en MissionBoulevard vanaf uur. Er kan pas begonnen worden met laden, als het hoofd verkeerszaken het terrein heeft vrijgegeven. (18.00 uur) Eerder is uw vervoersmiddel niet toegestaan op het terrein. Houd er dus rekening mee dat het laat kan worden. In principe dienen de standmaterialen meteen op maandag 5 juni te worden afgevoerd. Wilt u de op- en afbouwtijden respecteren en de instructies van de medewerkers van St. Opwekking opvolgen?

13 5 INFORMATIEBLAD MISSIONEXPO 5.1 STANDBOUW EN PRIJZEN (INCL. BTW) Standaard stands Deelname aan de MissionPlaza kan alleen in een eigen stand. Als exposant huurt u een door scheidingswanden (gedeeltelijk) afgebakende ruimte. We onderscheiden de volgende type stands: stand A-stand B-stand C-stand 2 D-stand E-stand afmeting 5m 2 inclusief Optioneel tussenstand 2 stoelen 1 tafel (120cm *75cm) 1 stroompunt 1 parkeerkaart 1 P-sticker Verkoopstand Extra P-stickers adverteren 7.5m 2 tussenstand 2 stoelen 1 tafel (120cm *75cm) 1 stroompunt 1 parkeerkaart 2 P-sticker Verkoopstand Extra P-stickers adverteren 10m 2 Kop-tussen 2 stoelen 1 tafel (180cm * 80cm)) 1 stroompunt 1 parkeerkaart 2 P-sticker Verkoopstand Extra P-stickers adverteren 16m 2 Hoek-kop 4 stoelen 2 tafel (180cm * 80cm) 1 stroompunt 2 parkeerkaart Verkoopstand Extra P-stickers adverteren 20-25m 2 In overleg 4 stoelen 4 tafel (180cm * 80cm) 1 stroompunt 2 parkeerkaart Verkoopstand Extra P-stickers adverteren MISSIENEDERLANDdeeln. met vroegboek 507,50 761, , ,00 101,50\m 2 MISSIENEDERLAND deeln. geen. vroegboek Geen deeln. met vroegboek Geen deeln. geen vroegboek 580,00 870, , ,00 116,00\m 2 634,38 951, , ,00 126,88\m 2 725, , , ,00 145,00\m 2 2 Let op: een C-stand van 250 diep is beperkt beschikbaar.

14 5.1.2 Shared Space In principe mag de prijs niet een belemmerende factor zijn om deel te kunnen nemen aan MissionExpo. De shared space, is speciaal bedoeld voor organisaties die beperkt budget of tijd hebben. Deelname aan Shared Space kan in principe slechts eenmalig plaatsvinden. Deelnemers krijgen de mogelijkheid om eigen banner in een shared space te plaatsen. De prijzen zijn als volgt: Vrijdag 80,00 Zaterdag (+ vrijdag gratis) 160,00 Zondag (+ maandag gratis) 160,00 Maandag 80,00 Alle dagen 320,00 Voorwaarden: maximaal twee personen gelijktijdig aanwezig. Uw banner heeft maximaal een breedte van 100 cm. Tot het standpack behoort een statafel met één kruk. (eigen meubilair meebrengen is niet toegestaan) Gebruikers van shared space kunnen géén aanspraak maken op kortingen, extra voorzieningen (zoals kamperen) en worden ook niet vermeld op de plattegrond Kortingen Vroegboekkorting Organisaties die zich vóór 17 maart aanmelden, ontvangen 12,5% vroegboekkorting over de bruto standprijs. Korting voor MISSIENEDERLAND-deelnemers Als uw organisatie bij MissieNederland is aangesloten, ontvangt u een korting van 20% op genoemde standprijzen. Als u ook nog vóór 17 maart registreert, ontvangt u tevens de vroegboekkorting over de standprijs (na aftrek korting i.v.m. deelnemerschap). 5.2 AANMELDINGSPROCEDURE Online registratie De registratie verloopt digitaal via de website van MissieNederland. Als u de registratie hebt afgerond ontvangt u automatisch een bevestiging. Let op dat u deze bevestiging ook daadwerkelijk ontvangt want Zonder de bevestiging is uw aanmelding niet geregistreerd! Volgorde Als de ruimte het toelaat, hanteren we de volgende volgorde bij het toewijzen van de stands. 1. Uw organisatie krijgt een voorrangsbehandeling, als u de afgelopen twee jaar aaneengesloten hebt deelgenomen aan de beurs. Tot 17 maart mag u er van uitgaan dat u automatisch een plek krijgt toegewezen. (daarna is de beschikbare ruimte doorslaggevend) 2. na 17 maart, wordt uw aanmelding automatisch goedgekeurd, mits er voldoende ruimte is, én u in de afgelopen twee jaar minimaal één keer hebt deelgenomen. 3. Als u voor het eerst wilt meedoen en aan de criteria voldoet (zie spelregels), wordt u toegelaten vanaf 7 april, indien er voldoende ruimte beschikbaar is. Tot 17 maart Tot 7 april Na 7 april 2 keer deelname acceptatie verzekerd mits voldoende ruimte mits voldoende ruimte 1 keer deelname wachtlijst mits voldoende ruimte mits voldoende ruimte nieuw wachtlijst wachtlijst mits voldoende ruimte

15 5.2.3 Belangrijke data. Registratie voor 17 maart geeft recht op vroegboekkorting. Deadline registratie 7 april (tenzij er door annulering ruimte vrij komt) Enkele dagen nadat het standnummer door ons gecommuniceerd wordt (uiterlijk 26 april) ontvangt u een factuur van ons. Vanaf dat moment is sprake van een definitieve boeking Annuleringen Tot 17 maart kunt is kosteloos annuleren mogelijk, daarna zal 200,00 aan reserverings- en administratiekosten in rekening worden gebracht. U bent 100% verschuldigd van het totale factuurbedrag indien u na 3 mei annuleert of verstek laat gaan. 5.3 AANVULLENDE INFORMATIE Per organisatie kan in principe slechts één stand worden besteld. Als uw organisatie meerdere stands wenst, neem dan even contact op met MissieNederland. Onderverhuur of het beschikbaar stellen van standruimte is niet toegestaan. Bent u beperkt in tijd of geld, overweeg dan gebruik te maken van de shared space Zie 0. (vaker dan één keer deelnemen aan de shared space is niet toegestaan) Bouwhoogte: Alle stands hebben een maximale hoogte van 265 cm. Is uw stand hoger, neem dan contact met ons op, om de mogelijkheden te bekijken. De achterwanden hebben een hoogte van 210 cm (schotten) of 265 cm (achterwand van kunststof tentpanelen met een gebogen profiel!) een kopstand en een stand in de vrije ruimte beschikken niet over een volledige achterwand. Meubilair. In principe wordt elke stand geleverd mat standaard meubilair. Uiteraard is het mogelijk om eigen meubels mee te nemen. Wilt meubels huren dan kan dat via een van onze partners (aanvullende diensten en service 8.2.2) Om geluidsoverlast te voorkomen, is het niet toegestaan spraak of muziek te versterken in de MissionExpo. Als overlast wordt gemeld, zullen we in overleg de juiste maatregelen nemen! Elektra: Het is niet toegestaan het maximale vastgestelde Wattage van 750 W te overschrijden. Wist u dat een SENSEO-apparaat al gauw tussen de 1400 en 1600W verbruikt? We adviseren u om een haspel mee te nemen, omdat de stroomvoorziening niet altijd in de stand zal liggen. Elektra: We adviseren u om een haspel mee te nemen, omdat de stroomvoorziening niet altijd in de stand zal liggen.

16 6 INFORMATIEBLAD MISSIONPLAZA MissionPlaza het buitenplein grenzend aan de MissionExpo. Hier is vrije ruimte te huren en zijn pagodetenten van 25 m 2 beschikbaar. 6.1 STANDBOUW EN PRIJZEN (INCL. BTW) MissionPlaza kent geen uniforme standbouw. Organisaties worden in staat gesteld een vrije ruimte in te richten met een minimum oppervlakte van 25m 2. De kosten bedragen 47,50 per vierkante meter. (dit is exclusief additionele kosten zoals elektra). Daarnaast zijn er op MissionPlaza pagodetenten te huur voor 2425,00. Hiervoor gelden geen kortingsregelingen. Voor MissionPlaza gelden geen vroegboek- of andere kortingsregelingen. 6.2 AANMELDINGSPROCEDURE Indien u belangstelling heeft voor een plek op de MissionPlaza kunt is dat kenbaar te maken door een voorstel aan te leveren met de volgende informatie: Wat wilt u presenteren? Wat is uw idee voor deelname en hoe ziet dat eruit. Beschrijf wat de bezoeker gaat zien en ervaren. Het liefst ontvangen we een impressie in de vorm van foto s, schetsen een plattegrond of ander beeldmateriaal. Wat wilt u inhoudelijk neerzetten? Wat is uw verhaal? Waarom wilt u met de organisatie komen? Wat is jullie doelstelling? Hoe sluit deze stand aan bij het jaarthema van de Pinksterconferentie? Wat voegt u toe aan de conferentie? (Gods Geest geeft Lev!) Geef een indicatief budget wat u te besteden hebt. (dit kan in een paar budget regels: terreinhuur Opwekking, tenthuur, inrichting, personeel (incl. reis verblijf), promotie. Op basis van het voorstel wordt bepaald of er voldoende raakvlakken en mogelijkheden zijn voor een plek op het buitenterrein. Als dit het geval is, zal op basis van de benodigde ruimte en aanvullende diensten een conceptovereenkomst\offerte worden aangeboden. Na akkoord, volgt de definitieve registratie, door een online aanmelding. Optionele, aanvullende diensten en service worden afzonderlijk besteld en in rekening gebracht Online registratie De registratie verloopt digitaal via de website van MissieNederland. Als u de registratie hebt afgerond ontvangt u automatisch een bevestiging Annuleringen Zodra de offerte bekrachtigd is, door een getekende overeenkomst, is annuleren niet meer mogelijk. Bij annulering zal 50% van de kosten in rekening gebracht worden.

17 6.3 AANVULLENDE INFORMATIE Meubilair. In principe wordt elke stand geleverd mat standaard meubilair. (een tafel en twee stoelen) Uiteraard is het mogelijk om eigen meubels mee te nemen. Wilt meubels huren dan kan dat via een van onze partners (aanvullende diensten en service 8.2.2) Om geluidsoverlast te voorkomen, is het niet toegestaan spraak of muziek te versterken op MissionPlaza. Als overlast wordt gemeld, zullen we in overleg de juiste maatregelen nemen! Elektra: in principe wordt elke stand geleverd met een aansluitpunt voor elektra in de nabije omgeving. Het maximale vermogen bedraagt, 750 Watt mag niet overschreden worden. Indien dit niet toereikend is, kunt u additioneel vermogen aanschaffen. Hiervoor zullen extra kosten in rekening gebracht worden Openingstijden De openingstijden gelden zoals in vermeld. Alleen binnen deze tijden mag gebruik gemaakt worden van versterkt spraak en muziek. Tot maximaal 0.00 uur is programma toegestaan, mits er geen geluidsoverlast optreedt. Indien u een programma draait is het gewenst om het programma zichtbaar te maken op uw expositieruimte Afbouw Het hoofdterrein is tot maandag middag uur gesloten voor alle verkeer (auto s), Hoewel Mission-BPE eerder sluit, is het hoofdterrein niet meteen na sluiting toegankelijk om te laden en lossen. Afbouw is toegestaan vanaf uur. Er kan pas begonnen worden met laden, als het hoofd verkeerszaken het terrein heeft vrijgegeven. (18.00 uur) Eerder is uw vervoersmiddel niet toegestaan op het terrein. Houd er dus rekening mee dat het laat kan worden. In principe dienen de standmaterialen meteen op maandag 5 juni te worden afgevoerd.

18 7 INFORMATIEBLAD MISSIONBOULEVARD De MissionBoulevard is in 2016 voor het eerst opgezet langs de weg waar bezoekers de Pinksterconferentie binnenlopen onderaan de loopbrug. De opzet is dusdanig dat de bezoeker de gevoel krijgt om daar al de pinsterconferentie binnen te wandelen, en niet pas op het hoofdterrein. MissionBoulevard biedt mogelijkheid aan organisaties die met grotere stands/tenten een andere expositievorm willen gebruiken. Op MissionBoulevard staan organisaties die op creatieve manier inspelen op het thema van de Pinksterconferentie. De creatieve wijze exposeren en de grote diversiteit van organisaties, in combinatie met cateringgelegenheden maakt dat MissionBoulevard een aantrekkelijke plek is om rond te wandelen en waar iet te beleven is Opwekking wil naast het behouden van een conferentiestatus, meer ruimte scheppen voor een festivalelement. Een voordeel van deze opzet is dat er een grotere spreiding plaatsvindt van bezoekers, voornamelijk tijdens de pauzes van de hoofdprogramma s. 7.1 STANDBOUW EN PRIJZEN (INCL. BTW) MissionBoulevard kent geen uniforme Standbouw. Derhalve kunnen er ook geen standaardprijzen afgegeven worden. Op basis van de behoefte zal een offerte worden gemaakt waarbij de volgende kosten bepalen zijn voor de totaalprijs: Benodigde (bruto)oppervlakte. De vierkante meterprijs wordt bepaald, door de locatie en een opslag bestaande uit kosten zoals logistiek, vergunningen etc.) De kosten voor terrein huur variëren van 37,50 tot 42,50 per vierkante meter. Kosten die gemaakt worden voor het toegankelijk maken van de locatie: o Evt. tent o Vlonders o Benodigde elektra Voor MissionBoulevard gelden geen vroegboek- of andere kortingsregelingen. Daarnaast zijn er op MissionPlaza pagodetenten te huur (van 1825,00 tot 2125,00). Hiervoor gelden geen kortingsregelingen. 7.2 AANMELDINGSPROCEDURE Indien u belangstelling heeft voor een plek op de MissionBoulevard is dat kenbaar te maken door een voorstel aan te leveren met de volgende informatie: Wat wilt u presenteren? Wat is uw idee voor deelname en hoe ziet dat eruit. Beschrijf wat de bezoeker gaat zien en ervaren. Het liefst ontvangen we een impressie in de vorm van foto s, schetsen een plattegrond of ander beeldmateriaal. Wat wilt u inhoudelijk neerzetten? Wat is uw verhaal? Waarom wilt u met de organisatie komen? Wat is jullie doelstelling? Hoe sluit deze stand aan bij het jaarthema van de Pinksterconferentie? Wat voegt u toe aan de conferentie? (Gods Geest geeft Lev!) Geef een indicatief budget wat u te besteden hebt. (dit kan in een paar budget regels: terreinhuur Opwekking, tenthuur, inrichting, personeel (incl. reis verblijf), promotie. Op basis van het voorstel wordt bepaald of er voldoende raakvlakken en mogelijkheden zijn voor een plek op het buitenterrein. Als dit het geval is, zal op basis van de benodigde ruimte en aanvullende diensten een conceptovereenkomst\offerte worden aangeboden. Na akkoord, volgt de definitieve registratie, door een online aanmelding.

19 Optionele, aanvullende diensten en service worden afzonderlijk besteld en in rekening gebracht Online registratie De registratie verloopt digitaal via de website van MissieNederland. Als u de registratie hebt afgerond ontvangt u automatisch een bevestiging Annuleringen Zodra de offerte bekrachtigd is, door een getekende overeenkomst, is annuleren niet meer mogelijk. Bij annulering zal 50% van de kosten in rekening gebracht worden. 7.3 AANVULLENDE INFORMATIE Geluid: Op MissionBoulevard is het versterken van spraak of muziek beperkt toegestaan, zolang dit geen overlast tot gevolg heeft. Er zal op worden toegezien, en u dient tijdens de conferentie de aanwijzingen en instructies op te volgen. Neem bij eventuele vragen vooraf contact met ons op. Meubilair: In principe wordt elke stand geleverd mat standaard meubilair. (een tafel en twee stoelen) Uiteraard is het mogelijk om eigen meubels mee te nemen. Wilt meubels huren dan kan dat via een van onze partners (aanvullende diensten en service 8.2.2) Elektra: in principe wordt elke stand geleverd met een aansluitpunt voor elektra in de nabije omgeving. Het maximale vermogen bedraagt, 750 Watt mag niet overschreden worden. Indien dit niet toereikend is, kunt u additioneel vermogen aanschaffen. Hiervoor zullen extra kosten in rekening gebracht worden Openingstijden De openingstijden gelden zoals in vermeld. Alleen binnen deze tijden mag gebruik gemaakt worden van versterkt spraak en muziek. Tot maximaal 0.00 uur is programma toegestaan, mits er geen geluidsoverlast optreedt. Indien u een programma draait is het gewenst om het programma zichtbaar te maken op uw expositieruimte Afbouw Afbouw is toegestaan vanaf uur. Er kan pas begonnen worden met laden, als het hoofd verkeerszaken het terrein heeft vrijgegeven. (18.00 uur) Eerder is uw vervoersmiddel niet toegestaan op het terrein. Houd er dus rekening mee dat het laat kan worden. In principe dienen de standmaterialen meteen op maandag 5 juni te worden afgevoerd.

20 8 AANVULLENDE DIENSTEN & SERVICE 8.1 PROMOTIEMOGELIJKHEDEN Adverteren Uw boodschap op een uniek evenement, bij een unieke doelgroep! Voor en tijdens de conferentie zijn de volgende advertentiemogelijkheden beschikbaar Opwekking magazine juni editie In deze editie staan de achtergronden over het thema en diepte-interviews met de diverse sprekers van de conferentie. De uitgave verschijnt in een oplage exemplaren (9.500 abonnees) waarvan er ruimt op de conferentie zullen worden uitgedeeld Opwekking programmaboek Het programmaboek is dè informatiebron tijdens de conferentie, De oplage exemplaren wordt in papieren zakken uitgedeeld aan de bezoekers bij aankomst op het terrein. Voor het inzetten van zowel het magazine als het programmaboek wordt een uniek Combinatietarief aangeboden Opwekking App Ook bij de speciaal ontwikkelde Opwekking App zijn beperkte advertentiemogelijkheden. Geïnteresseerd? vraag naar de mogelijkheden. Op het moment van schrijven zijn de tarieven, formaten en aanleverdata nog niet bekend. Neem voor meer informatie contact op met BDU-media: Banners (alleen geldend voor exposanten op het buitenterrein) Exposanten op het buitenterrein kunnen gebruik maken de mogelijkheid om een banner te plaatsen bij hun locatie. Hiervoor gelden een aantal voorwaarden en richtlijnen. De banner wordt door Opwekking zelf (in verband met veiligheid) bevestigd in een frame. Kosten voor een banner (450cm * 61 cm) bedragen 50,00 Een banner dient vooraf besteld te worden. [email protected] Video Wall family7 Als exposant krijgt u de mogelijkheid zich te profileren d.m.v. 3 slides (diaschermen) die 5 seconden in beeld staan. De slides van verschillende adverteerders worden achter elkaar geplaatst als een soort TekstTV. Family7 zorgt hierbij voor achtergrondmuziek. Indien u hiervan gebruik wilt maken, gelden de volgende voorwaarden: Elke slide mag 8 woorden bevatten en 1 plaatje. (Zie tekstvoorbeeld onderaan dit document) Een afbeelding moet voldoen aan de volgende standaard: o Aanleveren als JPEG/JPG-bestand. o Ca 1200 x 800 pixels met een resolutie van 150 dpi. o Adverteerder kan geen muziek of voice-over aanleveren. Daarnaast bestaat de mogelijkheid, om een commercial te tonen op de videowall. Neem voor informatie en prijzen contact op met Marco van Eijk van Family7 via [email protected].

21 8.2 MEUBILAIR Mogelijkheden Exposanten kunnen bij hun bestelling aangeven of ze gebruik willen maken van het standaard meubilair. Indien u geen gebruik wilt maken van standaard meubilair, zijn er twee mogelijkheden. 1 U neemt uw eigen inrichting en meubels mee. 2 U huurt meubilair bij één van onze geselecteerde leveranciers. (alleen zij hebben toestemming om meubilair af te leveren aan uw stand. (het is om logistieke redenen niet toegestaan om andere externe leveranciers te betrekken bij de huur van meubilair) Geselecteerde leveranciers Partyverhuur Jos en Diana Dekker Edisonweg 2a 8071 RC Nunspeet Tel: Fax: [email protected] Te Leuk Hout ontwerp en inrichting Tel: [email protected] 8.3 MAALTIJDEN Op het terrein zijn naast de Snacktent diverse verkooppunten. Medewerkers die niet in aanmerking komen om mee te eten in het medewerkersrestaurant (dit geldt ook voor exposanten), kunnen tijdens het weekend terecht in de snacktent (met restaurantgedeelte) op het hoofdterrein. s Morgens tussen 7.30 en uur kunt u ontbijten in het restaurant. Later op de dag kun u in het restaurant terecht voor eenvoudige warme maaltijden die u vooraf bestelt. Op zaterdag en zondag vóór uur bestellen voor de avondmaaltijd (tussen uur en uur) en op maandag vóór uur bestellen voor de middagmaaltijd (tussen uur en uur). 8.4 PARKEREN Bij de prijs zijn een aantal parkeerstickers per stand inbegrepen. Extra parkeertickers voor het hele weekend kunt u à 12,50 kunt u vóóraf bestellen bij uw registratie of ter plekke kopen bij de informatietent van Opwekking tijdens de conferentie (op het moment van schrijven is nog niet bekend waar de parkeerterreinen zich bevinden, hierover krijg u t.z.t. bericht).

22 9 Bijlagen 9.1 BRANDPREVENTIE MATERIALEN Gordijnen en andere stoffen dienen van een niet makkelijk ontvlambaar materiaal te zijn vervaardigd of door behandeling met impregneermiddel brandvertragend te zijn gemaakt. 2. Gordijnen of andere stoffen dienen op maximaal 10 cm afstand de vloer te worden gehouden. 3. Alle stofbekleding in de stand dient van een niet makkelijk ontvlambaar materiaal te zijn vervaardigd, of door behandeling niet makkelijk ontvlambaar te zijn gemaakt door een impregneermiddel. Hiervoor is schriftelijk bewijs nodig. Indien dit niet voorhanden is, zullen de brandpreventiemedewerkers van Opwekking een proefstukje van het materiaal moeten kunnen testen. 4. Indien gebruik wordt gemaakt van zachtboard, hout, hardboard, triplex, multiplex of spaanplaat, dient dit een dikte te hebben van tenminste 3,5 mm en te kunnen worden ingedeeld in klasse I, II of III van de brandvoortplanting volgens NEN Het gebruik van strobalen, papier, karton, riet of stromatten als decoratie is verboden in verband met de hoge ontvlambaarheid van dit materiaal. 6. Indien gebruik wordt gemaakt van kunststoffen, dient met de volgende eisen rekening te worden gehouden: a. Foliematerialen (al dan niet voorzien van een textielrug): dit materiaal dient gelijmd te zijn op een niet makkelijk ontvlambare ondergrond. b. Plaatmaterialen: het materiaal moet niet makkelijk ontvlambaar zijn. c. Schuimplastic, rubber: het materiaal moet niet gemakkelijk ontvlambaar zijn. Tevens mag er niet meer dan 2 dm. per m2 vloeroppervlak van de stand aanwezig zijn. d. Door middel van een brandproef moet kunnen worden aangetoond dat aan de eisen gesteld in bovenstaande punten is voldaan. 7. Indien gebruik wordt gemaakt van papier, dient dit materiaal over de gehele oppervlakte te zijn gelijmd op een niet gemakkelijk ontvlambare ondergrond. 8. Verlichting: Ornamenten met gloeilampen zijn toegestaan mits ze zijn vervaardigd van onbrandbaar materiaal of van moeilijk brandbaar kunststof. De opstelling dient stabiel te zijn en de lichtbron is opgesteld tenminste 15 cm van enig materiaal en 30 cm bij gespiegelde straling, gemeten vanuit de reflector; 9. In de stands mag onder geen beding gebruik gemaakt worden van rook producerende apparaten of apparaten die met koud-ijs rookeffecten geven. 10. Het is niet toegestaan verpakkingsmateriaal zoals dozen en plastic tijdens de beurs in of nabij de stand op te slaan. 11. Het is verboden om kaasdoek te gebruiken als plafond in de stand. 12. Handhaving en controle: de procedure a. Voorafgaand aan de conferentie dienen exposanten schriftelijk te verklaren dat de toegepaste standmaterialen voldoen aan bovenstaande eisen. (Indien mogelijk met certificaat). Deze verklaring zal ondertekend moeten worden en vooraf digitaal in PDF format bij ons aangeleverd moeten worden. b. Brandpreventiemedewerkers van Opwekking controleren steekproefsgewijs. Bij twijfel wordt de exposant gevraagd mee te werken aan een brandproef. c. Indien de stand niet in orde wordt bevonden, krijgt de exposant gelegenheid om de stand aan te passen. d. Is het niet mogelijk om de stand aan te passen, dan zullen de desbetreffende materialen verwijderd moeten worden.

23 e. Het niet mee kunnen of willen werken aan bovenstaande preventieve maatregelen zal uitsluiting tot gevolg hebben, zonder dat er restitutie van gemaakte kosten plaats zal vinden. 9.2 BRANDPREVENTIE TESTEN BRANDBAARHEID Om te kunnen bepalen of uw standbouwmateriaal geschikt is, is een eenvoudige maar doeltreffende test voorhanden. Bij controle zal de brandweer dezelfde brandproef uitvoeren. In geval van twijfel, zullen resultaten van de onderstaande brandproef doorslaggevend zijn: Neem een monster (5 x 25 cm) van het materiaal. U gaat naar buiten en houdt een uiteinde van het monster gedurende minimaal 5 seconden in een vlam zoals bijvoorbeeld van een aansteker of lucifer. Wanneer het proefstuk heeft vlam gevat of nadat 5 seconden zijn verstreken neemt u de ontstekingsbron weg. Het materiaal voldoet als aan alle van de volgende voorwaarden is voldaan: o Tijdens de verhitting zijn geen druppels vrijgekomen (al of niet brandend of druipend). o Tijdens de verhitting zijn geen roetvlokken vrijgekomen. o Het materiaal heeft geen vlam gevat of de vlammen zijn gedoofd onmiddellijk nadat de aansteker of lucifer is weggenomen.