zakendoen met Duitsland

Transcriptie

1 zakendoen met Duitsland

2 3 inhoudsopgave Voorwoord 5 Zakenklimaat Handelsgeest 6 Economische situatie 10 Handelsrelatie 16 Kansrijke sectoren 20 Zakencultuur 22 Omgangsvormen 28 Nederlands-Duitse Handelskamer Deze reisgids is geschreven in samenwerking met de DNHK. DNHK is een zelfstandige vereniging met een netwerk van bijna 1000 ledenbedrijven in het Nederlands-Duitse bedrijfsleven. Tot de dienstverlening behoort marktonderzoek, fiscale vertegenwoordiging, salarisadministratie in Duitsland, personeels bemiddeling en juridisch advies - vooral gericht op het Duitse arbeids- en vennootschapsrecht. DNHK onderhoudt nauwe contacten met ministeries en autoriteiten in Duitsland en Nederland en organiseert jaarlijks bijeenkomsten over actuele thema s op het gebied van taal en cultuur, recht, belastingen en marketing. Daarnaast zoekt de DNHK regelmatig de dialoog met media, politiek en overheden in beide landen. Jaarlijks presenteert de DNHK haar 7 standpunten aan het Nederlandse ministerie van EL&I en voert zij veelvoudig gesprekken met Duitse overheden in de diverse deelstaten. Vanuit vestigingen in Den Haag, Berlijn en Düsseldorf begeleidt de DNHK ondernemers bij het zakendoen in het buurland. De contactgegevens van DNHK in Nederland zijn: Nederlands-Duitse Handelskamer Nassauplein EC Den Haag T (070) E info@dnhk.org Bedrijfsprofielen 34 Zakendoen in de praktijk Een bedrijf opzetten 36 Wet- en regelgeving 46 Douanezaken 52 Vergunningen 56 Productaansprakelijkheid 60 Personeel 64 Belastingen 68 Betalingsverkeer 78 Dit kan ABN AMRO voor u betekenen 82 Nuttige adressen 89

3 voorwoord Ziet u toekomstige expansie in het buitenland voor uw onderneming? Zakendoen over de grens en daarmee succesvol zijn, blijkt in de praktijk veelal een uitdaging. Daarom introduceert ABN AMRO de zakenreisgids, onmisbaar voor uw zakelijke, internationale avontuur! ABN AMRO Bank N.V. ABN AMRO is gevestigd aan de Gustav Mahlerlaan 10, Amsterdam (Postbus 283, 1000 EA). KvK nummer BTW-identificatienummer: NL B01. In deze brochure staat algemene informatie en is niet speciaal geschreven voor uw persoonlijke situatie. De brochure is daarom geen advies om iets te doen of niet te doen. Beslissingen die u alleen neemt op grond van de informatie in de brochure komen voor uw eigen risico. Wij proberen alleen betrouwbare bronnen te gebruiken voor de informatie in de brochure. We kunnen niet garanderen dat alle informatie altijd juist, volledig of niet al verouderd is. Als u meer informatie wilt over het onderwerp van de brochure, kunt u altijd contact met ons opnemen, bijvoorbeeld via internet ( of via een bankshop bij u in de buurt. De informatie in deze brochure is bedoeld voor onze klanten in Nederland. We kunnen er niet voor in staan dat de informatie in de brochure ook bruikbaar is in andere landen. Een gids vol informatie van insiders; met handige weetjes over het betreffende land, het zakenklimaat en ondernemerstips. Uiteraard staan wij u daarnaast ook graag bij met netwerken in binnen- en buitenland, advies, producten en diensten op maat. ABN AMRO wenst u veel succes op uw zakelijke reis! Edzard Enschedé Managing Director International Network Commercial and Merchant Banking

4 6 zakendoen met Duitsland 7 handelsgeest Industriële spil van Europa Duitsland is met 82 miljoen inwoners de grootste consumentenmarkt van Europa. De industrie vormt samen met de dienstensector de ruggen graat van de Duitse economie. De beroepsbevolking (42 miljoen) is relatief hoogopgeleid. Door de gunstige ligging en goede infrastructuur biedt het land gemakkelijk toegang tot aangrenzende groeimarkten. Prettig ondernemersklimaat Het land herbergt een groot aantal innovatieve, hoogproductieve multinationals en mkb-bedrijven. De Duitse overheid verwelkomt buitenlandse ondernemingen met open armen. Dankzij de sociale, economische en politieke stabiliteit heeft Duitsland volgens gerenommeerde instituten als de Economist Intelligence Unit (EIU), IMD Business School en het World Economic Forum een aantrekkelijk ondernemingsklimaat. Een kantoor in Duitsland is voor ons erg belangrijk, want de bedrijven daar doen het liefst zaken met een Duitse onderneming. Ze zijn wel blij met de Nederlandse expertise die erachter zit, want Nederlanders worden wereldwijd toch wel gezien als pioniers op het gebied van glastuinbouw. Codema - Maarten de Jager

5 8 zakendoen met Duitsland 9 De Duitse handelsmentaliteit is meer gedisciplineerd. Levertijden en betalingscondities worden in het algemeen beter nageleefd. Henisol - Arie Bouma Bureaucratie en regeldruk Als u een bedrijf wilt opstarten, belasting moet betalen of vastgoed wilt registreren, kan de Duitse bureaucratie een last zijn. Daarnaast kent Duitsland een relatief hoge administratieve lastendruk. Aantrekkelijk investeringsklimaat De Duitse vrijemarkteconomie scoort goed op de European Attractiveness Survey van Ernst & Young (2011). Deze index rangschikt Europese landen op basis van aantrekkelijkheid om er te investeren. Daarnaast is Berlijn uitgeroepen tot de derde aantrekkelijkste Europese stad om een bedrijf op te zetten. Onze oosterburen vertrouwen op hun sterke economie, hebben een duidelijke ondernemerscultuur en voeren een gedegen fiscaal beleid. Voor de wet is er over het algemeen geen verschil tussen binnen- en buitenlandse organisaties. Voor ons is Noord-Duitsland het interessantste gebied, vooral vanwege de geografische ligging en de minimale cultuurverschillen. Henisol - Arie Bouma

6 10 zakendoen met Duitsland 11 economische situatie Sterke reus van de eurozone Duitsland is de grootste lidstaat van de eurozone, zowel wat de omvang van de economie betreft als die van de bevolking. Het land is een echte uitvoergigant, maar de relatief gezonde binnenlandse economie zal de komende jaren ook de nodige vraag naar invoer genereren. De Duitse economie is de afgelopen jaren veel harder gegroeid dan in de rest van de eurozone en het land speelt een sleutelrol bij de onderhandelingen over de oplossing van de staatschuldencrisis. Kortom: Duitsland is de sterke reus van de eurozone en biedt veel mogelijkheden tot zakendoen. Snelste groeier binnen Europa De Duitse economie is de afgelopen jaren gemiddeld ruim 2% harder gegroeid dan de economieën van overige lidstaten binnen de eurozone. Vooral de uitvoer en de bedrijfsinvesteringen stegen fors, maar ook de consumptie nam toe. Deze relatief sterke prestatie is grotendeels te danken aan een zeer gematigde stijging van de loonkosten per eenheid product sinds het begin van deze eeuw. Dit is het resultaat van een combinatie van loonmatiging en drastische arbeidsmarkthervormingen: de zogeheten Hartz-Reformen, geïnitieerd door Bondskanselier Gerhard Schröder in Deze maatregelen waren nodig omdat Duitsland in de jaren na de hereniging van het oostelijke en het westelijke deel in 1990 veel concurrentiekracht had verloren en in een recessie dreigde weg te glijden. Als gevolg van deze hervormingen en de matige stijging van de loonkosten per eenheid product, heeft Duitsland veel concurrentiekracht herwonnen.

7 12 zakendoen met Duitsland economische situatie 13 Rechte rug tegen China Duitsland heeft de opmars van China als belangrijke speler in de wereldhandel goed kunnen weerstaan. Het aandeel van Duitsland in de totale wereldexport is met slechts 1% gedaald sinds 2001, het jaar waarin China toetrad tot de Wereldhandelsorganisatie. Het aandeel van de gehele Europese Unie nam sindsdien met 7% af, en dat van de Verenigde Staten met 4%. De belangrijkste uitvoer van Duitsland bestaat uit: auto s en transportmiddelen; machines; computers en elektronica; chemische producten; metaalproducten. Uit- en invoer De Duitse uitvoer blijft voor het overgrote deel binnen Europa (71% van het totaal), waarbij de eurozone met 40% het grootste deel voor zijn rekening neemt. Het aandeel van China is op zich vrij beperkt (6%), maar het is wel in drie jaar tijd verdubbeld. Ongeveer 7% van de Duitse uitvoer gaat naar Nederland en het aandeel van Nederland in de invoer van Duitsland bedraagt zo n 9%. Groei bbp versus eurozone (Bron: EIU) In % jaar-op-jaar Duitsland Eurozone exclusief Duitsland Duitsland voert vanuit Nederland hoofdzakelijk de volgende goederen in: machines; transportmiddelen; chemische producten; gas en brandstoffen; voedingsmiddelen. Sterke binnenlandse economie Met circa 82 miljoen mensen heeft Duitsland verreweg de grootste bevolking van de eurozone: bijna 25% van het totaal. De werkloosheid lag begin 2012 op een historisch dieptepunt en de arbeidsmarkt was krap. De ratio van het aantal vacatures ten opzichte van het aantal banen lag op 1,22. Dat is het hoogste niveau sinds De krapte op de arbeidsmarkt heeft ervoor gezorgd dat de loonstijging is opgelopen en de koopkracht van huishoudens is toegenomen. Dit stimuleert de consumptieve bestedingen. Daarnaast zijn de bedrijfswinsten de afgelopen jaren sterk gestegen, wat de investeringsgroei bevordert. Goede economische structuur Duitsland beschikt over een goede economische structuur, wat gunstig is voor het economisch groeipotentieel. Op een totaal van 183 landen staat het op de 22e plaats in de ranglijst Ease of Doing Business van de Wereldbank. In de Global Competitiveness Index van het World Economic Forum staat Duitsland zesde van in totaal 142 landen.

8 14 zakendoen met Duitsland 15 Het land scoort daarbij zeer goed in vergelijking met andere lidstaten van de eurozone. Kortom: het ondernemersklimaat is gunstig en er zijn relatief weinig hindernissen die de economische groei belemmeren. Huishoudboekje op orde Ook op het gebied van de overheidsfinanciën doet Duitsland het verhoudingsgewijs goed. Het financieringstekort is in 2011 gedaald naar slechts 1% van het bbp. Dit is substantieel lager dan het gemiddelde in de eurozone van ongeveer 4,5%. De staatsschuld bedroeg in % van het bbp. Ter vergelijking: in de eurozone lag dit op 88%. Doordat de overheidsfinanciën relatief gezond zijn, hoeft Duitsland de komende jaren aanzienlijk minder bezuinigingsmaatregelen door te voeren dan de andere landen van de eurozone. Vooruitzichten De Duitse economie is in de tweede helft van 2011 geraakt door de escalerende staatsschuldencrisis in de eurozone. De economie kromp in de laatste maanden van dat jaar. Doordat begin 2012 nog niet alle benodigde stappen waren genomen om de crisis te bezweren, is de kans groot dat de economie in de eerste helft van 2012 zal blijven kwakkelen. Ervan uitgaande dat de Europese leiders in de loop van 2012 de laatste stappen zetten om de crisis te beteugelen, zal de Duitse economie in de tweede helft van dit jaar waarschijnlijk weer groeien. Dankzij de gezonde binnenlandse economie en goede economische structuur zal de Duitse economie beter blijven presteren dan het gemiddelde binnen de eurozone.

9 16 zakendoen met Duitsland 17 handelsrelatie Duitsland - Nederland Vergelijkbare landen Het ondernemersklimaat en groeipotentieel van Nederland en Duitsland hebben veel overeenkomsten. Beide landen horen bij de sterke kern van de eurozone en volgens het Organisation for Economic Co-operation and Development (OECD) is de flexibiliteit van de arbeidsmarkt er ongeveer hetzelfde. Begrotingstekorten en staatschulden liggen ruim onder het gemiddelde en beide staten hebben een triple A credit rating, de hoogste score die de belangrijkste kredietbeoordelaars toekennen. Ook volgens de Global Competitiveness Index van het World Economic Forum en de Doing Business Indicator van de Wereldbank liggen Nederland en Duitsland dicht bij elkaar. Monetaire geschiedenis Ver voordat de euro werd geïntroduceerd, had Nederland al een eenzijdige muntunie met Duitsland. Vanaf het begin van de jaren 80 in de vorige eeuw hield De Nederlandsche Bank (DNB) de gulden in een heel nauwe marge ten opzichte van de Duitse mark. Daarnaast volgde Nederland het monetaire beleid van de Deutsche Bundesbank. Hechte handelspartners Voor Nederland is Duitsland de belangrijkste handelspartner. Het land is goed voor ongeveer 18% van de Nederlandse invoer en 24% van onze uitvoer. Omgekeerd heeft Nederland een aandeel van 6,5% in de export en 9% in de import van Duitsland.

10 18 zakendoen met Duitsland handelsrelatie Duitsland - Nederland 19 In 2011 was Nederland voor de Duitsers het belangrijkste importland, vóór China en Frankrijk: Aandeel aan de totale import Land Aandeel Nederland 9,10 Volkrepubliek China 8,77 Frankrijk 7,36 Italië 5,36 Verenigde Staten 5,34 Overige 64,07 Import 2011: Geheel: 901,95 mld. Euro Land Import 2011 in mld. Euro Nederland 82,1 Volkrepubliek China 79,1 Frankrijk 66,4 Italië 48,3 Verenigde Staten 48,2 2. Belangrijke grondstof- en energieleverancier Onze export naar Duitsland wordt aanzienlijk vergroot doordat we in de relatief hoge Duitse energie- en grondstofbehoefte helpen voorzien. Vanwege de industriële structuur en de geringe zelfvoorzieningsgraad moet Duitsland op deze gebieden veel importeren. Nederland speelt daarin een hoofdrol. In 2010 was het voor Duitsland bestemde aandeel van ons aardgas (ongeveer 7%) goed voor 4,8 miljard euro. 3. Voedselvoorziening Traditioneel heeft Nederland een sterke positie op het gebied van voedselvoorziening. Bijna 30% van onze totale export naar Duitsland bestaat uit primaire producten. In 2010 lag het bedrag dat hiermee was gemoeid rond de 22 miljard euro. Daarvan kwam 17,2 miljard euro uit de export van levensmiddelen, land- en tuinbouwproducten. Dominante sectoren In 2010 investeerde Nederland voor 58 miljard euro in Duitsland. Dat is ruim 8% van onze totale directe buitenlandse investeringen. Nederlandse ondernemingen richtten zich daarbij relatief veel op het Duitse bank- en verzekeringswezen, de chemische sector en bedrijven in de sector transport en logistiek. Bron: Statistisches Bundesamt Deutschland (stand: januari 2012) Dit heeft drie oorzaken: 1. Gunstige geografische ligging en infrastructuur Nederland heeft een gunstige ligging aan zee en een uitstekende infrastructuur: havens met goede op- en overslagfaciliteiten, een fijnmazig wegennet en binnenvaartverbindingen tot in Zuid-Duitsland. Als het om zakendoen gaat, zijn de verschillen tussen Nederland en Duitsland niet meer zo groot. 25 jaar geleden zat je nog met grenscontroles en taal- en cultuurverschillen, maar dat is tegenwoordig aanzienlijk minder. Henisol - Arie Bouma

11 20 zakendoen met Duitsland 21 kansrijke sectoren Goederen vs. diensten Nederland voert aanzienlijk meer goederen dan diensten uit naar Duitsland. In 2010 bedroeg de goederenexport richting onze oosterburen 90 miljard euro. Ter vergelijking: de dienstenexport bedroeg in datzelfde jaar 10 miljard euro. We exporteren onder andere: voedings- en genotmiddelen (16%); aardolie en brandstoffen (16%); chemische producten, inclusief farma (16%). Onze dienstenexport bestaat vooral uit: Vanuit Duitsland importeert Nederland hoofdzakelijk: transport (35%); reisverkeer (35%); zakelijke dienstverlening (23%). machines en transportmiddelen (28%); chemische producten (23%); halffabricaten (14%). Duitsland stimuleert innovatie, R&D en kansrijke sectoren als duurzame energie, ICT, milieutechnologie en medische technologie.

12 22 zakendoen met Duitsland 23 zakencultuur Dichtbij en toch anders Duitsland is de grootste consumentenmarkt van Europa, grenst aan ons land en de Duitse taal lijkt op het Nederlands. Dat maakt het land interessant voor veel Nederlandse ondernemers. Over het algemeen zijn Duitsers aangename en zeer betrouwbare handelspartners. Maar er is een aantal belangrijke verschillen als het gaat om het zakelijke klimaat. Zo is het Duitse zakenleven erg formeel, verschillen mentaliteit en gewoonten per deelstaat en zijn Duitsers eerder probleem- dan oplossingsgericht. Denken en handelen als een Duitser is volgens veel Nederlandse ondernemers de beste strategie om in Duitsland succesvol zaken te doen. Formele besluitvorming Duitsers houden graag vast aan wat ze hebben en kiezen bij voorkeur voor zekerheid. De chef is de baas, van hem worden beslissingen verwacht. Deze maakt hij gewoonlijk door zich uitgebreid op de hoogte stellen van de mening van zijn medewerkers. Veranderingen vergen daarom vaak nogal wat tijd en geduld. Een groot voordeel is dat alle betrokkenen zich uiteindelijk neerleggen bij een genomen beslissing en in de uitvoering daarvan loyaal zijn aan hun leidinggevende. Kwaliteit boven alles Ondanks hun behoedzame en formele aanpak, zijn Duitsers wel degelijk resultaatgericht. Dat zie je terug in de samenwerking. Nederlanders hechten waarde aan persoonlijk contact tijdens het zakelijk verkeer, terwijl voor een Duitser de zaak voorop staat. Het sociale gedeelte komt na het werk, niet ervoor. Duitsers willen een feilloos werkend product en een onberispelijk uitgevoerde opdracht. Kwaliteit is in Duitsland belangrijker dan de prijs.

13 24 zakendoen met Duitsland zakencultuur 25 Het gaat er soms stevig aan toe, maar wel altijd fair. Duitsers proberen een prijs vaak naar beneden af te ronden. Omdat ze veel tijd steken in het regelen van financiën en vergunningen, onderhandelen ze met ons over de levertijd. Ze willen alles zo snel mogelijk hebben. Zorg dat je geen afspraken maakt die je niet na kunt komen, daar houden Duitsers niet van. Codema - Maarten de Jager Duits spreken is geld waard Veel Duitsers spreken tegenwoordig goed Engels, toch doen ze het liefst zaken in hun eigen taal. Overschat uw eigen taalniveau niet. Huur een gekwalificeerde tolk in als u niet volledig begrijpt wat er wordt besproken of geschreven. Nederlandse ondernemingen lopen veel projecten mis door gebrekkige kennis van de taal en zakelijke cultuur. Presentaties en onderhandelingen Een Duitser neemt beslissingen op basis van harde feiten. Zorg daarom voor presentaties en brochures met cijfermateriaal, productanalyses, uitkomsten van marktonderzoek en andere vormen van research. Houd rekening met Duitse wetten en voorwaarden en laat merken dat u daarover goed bent geïnformeerd. Probleemgericht denken Duitsers staan bekend om hun probleemgerichte denken. Uw toekomstige samenwerkingspartner ziet waarschijnlijk veel beren op de weg en dekt alle risico s graag bij voorbaat af. Voor potentiële problemen bedenkt hij alvast oplossingen. Dit staat haaks op de Nederlandse manier van denken. Zodra de hoofdlijnen van een project op papier staan, gaan wij aan de slag. De details vullen we gaandeweg wel in. We denken doelgericht en pakken problemen aan wanneer ze zich voordoen. Dit is tegenovergesteld aan het risicomijdende karakter van onze oosterburen. Hierdoor vinden Nederlanders al snel dat Duitsers zich onnodig zorgen maken over zaken die (nog) helemaal niet aan de orde zijn. Als je in Duitsland gaat ondernemen, zijn de drie belangrijkste valkuilen: 1. te weinig kennis van de Duitse taal; 2. te informeel met mensen omgaan; 3. te weinig weten van lokale regelgeving, vooral over de inzet van personeel. Henisol - Arie Bouma Bepaald geen Franse slag Over het algemeen zijn Duitsers bijzonder goed voorbereid en leggen ze afspraken tot in het kleinste detail vast. Even snel iets regelen kennen de Duitsers niet en improviseren is voor hen een gruwel. Volgens een van tevoren opgesteld plan doordenken ze elk detail en leggen dit vast. Daarom duren onderhandelingen vaak lang.

14 26 zakendoen met Duitsland Duitsers zijn gewend om Duits te praten; met alleen Engels kom je er niet. Zeker niet bij de kleine zakenman. Henisol - Arie Bouma 27

15 28 zakendoen met Duitsland 29 omgangsvormen Aanspreekvormen en titels In het Duitse zakenleven spreekt men elkaar aan met de achternaam, voorafgegaan door Herr of Frau. Als uw zakenpartner een titel heeft, zet deze dan tussen de voor- en achternaam: Herr Doktor Schultz of Frau Professor Müller. Vermijd du In Nederland tasten we af of en wanneer we een gesprekspartner kunnen tutoyeren. Dit heeft te maken met onze normen van beleefdheid. We willen de ander zo snel mogelijk op zijn gemak stellen en jij is daarvoor geschikter dan u. In Duitsland gaat deze redenering beslist niet op. Er wordt in de regel niet getutoyeerd. Het du blijft in principe gereserveerd voor vriendschappen en familiaire relaties. Voor du en Sie zeggen bestaan zelfs werkwoorden: duzen en siezen. Volhardend u blijven zeggen vinden wij nogal ouderwets, maar het schept wel duidelijkheid in de zakelijke omgangsvormen. Op grond van hiërarchie gedragen Duitsers zich nu eenmaal formeler en bewaren ze meer afstand tot de ander. Zakenpartners kunnen duzen als respectloos opvatten, wat een goede samenwerking in de weg kan staan. Spreek Duitse relaties daarom altijd aan met Sie, en blijf dit doen. Afspraken maken Leg het eerste zakelijke contact bij voorkeur schriftelijk in plaats van telefonisch. Daarna is persoonlijk contact juist de sleutel tot succes. Kom op tijd of liever iets te vroeg op een afspraak, want Duitsers zijn stipt en nauwgezet. Is de persoon die u wilt spreken niet aanwezig? Laat altijd uw visitekaartje achter.

16 30 zakendoen met Duitsland 31 Discussieer op inhoud Schrik niet wanneer een zakenrelatie u ongezouten de waarheid zegt tijdens een discussie. Duitsers sluiten niet snel een compromis. Het kan er fel aan toe gaan tijdens een gesprek en er wordt niet geschroomd om op de man te spelen. Een Duitser discussieert op inhoud en gaat alleen de strijd aan als hij werkelijk verstand van zaken heeft. Daarom zal hij u niet snel gelijk geven, ook niet als het om bijzaken gaat. Pas uw manier van argumenteren aan als u serieus genomen wilt worden tijdens een discussie. Nederlanders willen zakenpartners liever niet beledigen. Bij een meningsverschil mag iedereen zijn zegje doen en je wordt niet snel voor het blok gezet. In de ogen van Duitsers is dit een bewijs van onvermogen en gebrek aan kennis. Want wie niet kritisch is, weet waarschijnlijk niet waar hij het over heeft. Je kunt de directe manier van zakendoen in Nederland niet zomaar kopiëren naar Duitsland. Daar moet je echt mee oppassen. Duitsers hebben grote moeite met de Nederlandse manier van communiceren. Geef Duitse klanten het gevoel dat je er samen uit gaat komen en probeer hun vertrouwen te winnen. Daarna is het een kwestie van je afspraken nakomen, dan komt het goed. Codema - Maarten de Jager

17 32 zakendoen met Duitsland omgangsvormen 33 Gouden regels Wees punctueel Dit is voor Duitsers een teken dat u serieus en betrouwbaar bent. Denk aan details Vermijd tijdens zakelijke besprekingen zinnen als: Hier kunnen we later nog wel naar kijken., Dit komt wel goed. of Dat zien we vanzelf wel. Daarmee wekt u snel wantrouwen. Ken uw plaats Laat duidelijk merken welke formele plaats u binnen uw organisatie inneemt en welke verantwoordelijkheden daarbij horen. Vermeld uw titels en positie op uw visitekaartje. Zorg dat u de organisatie en functie van uw contactpersoon kent. Scoor met status Duitsers hechten veel waarde aan persoonlijke verzorging en statussymbolen, zoals auto s en kleding. Besteed hier aandacht aan. Bevestig afspraken Schriftelijk en in detail; dit wordt gewaardeerd. Breek met het beeld Ga ervan uit dat u wordt ingeschat als zakelijk kundig en flexibel, maar houd in uw achterhoofd dat Duitse zakenlieden ons onbetrouwbaar vinden als het om details gaat. Door hier juist extra aandacht aan te schenken, creëert u kansen. Blijf respectvol Ook als u uw zakenpartner al langer kent, behandel hem met evenveel egards en respect als in het begin. Scheid zakelijk en privé Duitsers praten met zakenrelaties niet snel over hun privéleven. Houd in dit opzicht wat afstand. Een lunchafspraak wordt niet zo snel gemaakt, al verschilt dit per bedrijfstak en zijn jongeren hierin al zeker wat losser. De omgangsvormen in Duitsland verschillen wel met die in Nederland. Ten eerste denken Duitsers vaak overdreven hiërarchisch. Verder zijn ze doorgaans wat formeler. Blijf daarom altijd U zeggen. Tutoyeren doe je alleen bij echte vriendschap. Henisol - Arie Bouma

18 34 zakendoen met Duitsland 35 bedrijfsprofielen Henisol Henisol Insulation BV heeft een compleet aanbod aan industriële isolatie, steigerbouw, tracing en brandwering. Het bedrijf werd in 2007 opgericht door eigenaar Arie Bouma en is inmiddels met ruim honderd medewerkers actief in o.a. België, Denemarken, Rusland en Zuid-Europa. In deze landen werkt Henisol vooral aan speciale projecten waarbij ze haar bijzondere expertise inzet, bijvoorbeeld in akoestische industriële isolatie (onder andere voor de luxe jachtbouw). Henisol Insulation BV heeft een zusterbedrijf in Duitsland: Henisol GmbH. Henisol GmbH wordt vanuit Nederland aangestuurd. Codema Codema Systems Group is de holdingmaatschappij van HAWE, WEVAB, SDF en B-E de Lier. De groep is wereldwijd marktleider in innovatieve logistieke systemen, management- en besturingssoftware en (op maat gemaakte) producten voor de (glas)tuinbouw. De dagelijkse leiding is in handen van algemeen directeur Maarten de Jager, die tevens eindverantwoordelijk is voor de holding als geheel. Codema is actief in verschillende Europese landen, heeft dealers in Amerika, Canada en Japan en levert in heel Azië en het Midden-Oosten. Op zichzelf is Duitsland een belangrijk zakenland voor Codema, maar het vormt ook een goede uitvalsbasis voor de omringende Duitstalige landen Oostenrijk en Zwitserland.

19 36 zakendoen met Duitsland 37 een bedrijf opzetten Kansen en keuzes Duitsland biedt veel kansen voor ondernemers. Het is de grootste consumentenmarkt in Europa, ligt centraal en grenst aan negen landen. Bovendien heeft het een bloeiende en innovatieve hightechindustrie, met veel aandacht voor duurzaamheid en research en development. Toch is ondernemen in Duitsland niet eenvoudig. Duitsers hechten veel waarde aan kwaliteit en punctualiteit. Ze doen vooral zaken op basis van vertrouwen en werken het liefst met landgenoten. In de meeste gevallen heeft u als Nederlandse ondernemer wel een streepje voor op bedrijven uit andere landen. Uw bedrijf aanmelden Als u in Duitsland een bedrijf opricht, moet u dit binnen een maand melden bij het Gewerbeamt of Ordnungsamt van de gemeente waar het bedrijf is gevestigd. Deze meldingsplicht geldt ook bij verlegging of beëindigen van een zelfstandige bedrijfsinrichting of een filiaal, en als u de activiteiten van een bestaande onderneming wijzigt of uitbreidt. Richt u een vennootschap op, dan moet u deze ook laten inschrijven in het handelsregister. Dit doet een Duitse notaris voor u bij het Amtsgericht (kantongerecht). In beginsel moet u Nederlandse of andere niet-duitse documenten laten vertalen door een vertaler die door de rechtbank is beëdigd. Handtekeningen moeten door een notaris of de Kamer van Koophandel worden gewaarmerkt en worden voorzien van een apostille. Hiermee wordt de echtheid van een handtekening op een document bevestigd.

20 38 zakendoen met Duitsland een bedrijf opzetten 39 Rechtspersonen en bedrijfsvormen U kunt verschillende rechtsvormen kiezen wanneer u een onderneming opricht in Duitsland: Einzelfirma Als een particulier persoon een bedrijf opricht, ontstaat er een Einzelfirma (eenmanszaak). De eigenaar hiervan is met zijn gehele (persoonlijke) vermogen onbeperkt aansprakelijk voor de verbin tenissen die hij aangaat en de eventuele schade die hij veroorzaakt. Winst of verlies van het bedrijf komen voor rekening van de ondernemer. Het jaarresultaat valt verplicht onder de inkomensbelasting. OHG (Offene Handelsgesellschaft) De OHG is vergelijkbaar met de Nederlandse vof (vennootschap onder firma). Alle vennoten zijn onbeperkt aansprakelijk tegenover de crediteuren van de vennootschap. In principe kan elke persoon vennoot van een OHG zijn. Dat geldt ook voor rechtspersonen zoals een GmbH. Voor de oprichting van een OHG moeten vennoten ten eerste een vennootschapscontract afsluiten. In dit contract staat onder andere de doelomschrijving van de vennootschap, de firmanaam en de vertegenwoordigingsbevoegdheid. Vervolgens dient de OHG door een Duitse notaris bij het Duitse handelsregister te worden aangemeld en door de vennoten worden ingeschreven in het plaatselijke Gewerberegister. KG (Kommanditgesellschaft) De KG is vergelijkbaar met de Nederlandse cv (commanditaire vennootschap). Deze rechtspersoon is gebaseerd op hetzelfde principe als de OHG, maar kent twee soorten vennoten: de beherende vennoot, die onbeperkt aansprakelijk is; de commanditaire vennoot met een beperkte aansprakelijkheid. Een commanditaire vennoot mag de vennootschap niet besturen, maar slechts controleren. We hebben in Duitsland een nieuwe GmbH opgericht, dat ging erg gemakkelijk. De samenwerking met de Duitse Kamer van Koophandel, notarissen en andere partijen verliep ongelooflijk soepel. Als je de juiste papieren hebt, kun je snel een bedrijf oprichten en de overheid werkt hier erg goed aan mee. KgaA (Kommanditgesellschaft auf Aktien) Een bedrijfsvorm die afwijkt van het Nederlandse systeem is de KgaA. In deze kapitaalvennootschap zijn de beherende vennoten volledig aansprakelijk, zoals bij een KG. Voor het overige zijn de regels voor een Aktiengesellschaft (AG) van toepassing, vergelijkbaar met de Nederlandse nv (naamloze vennootschap). GmbH (Gesellschaft mit beschränkter Haftung) De GmbH is vergelijkbaar met de Nederlandse B.V. (besloten vennootschap) en wordt opgericht met behulp van een notariële akte. Er is een minimum startkapitaal vereist van euro. Codema - Maarten de Jager

21 40 zakendoen met Duitsland een bedrijf opzetten 41 De GmbH als orgaan heeft tenminste één Geschäftsführer (bestuurder). Dit moet een natuurlijke persoon zijn. De bestuurders zijn de wettelijke vertegenwoordigers van de GmbH. De Gesellschafterversammlung (algemene vergadering van aandeelhouders) houdt toezicht op het functioneren van de bestuurder(s). Er kan een raad van commissarissen worden ingesteld. Voor bedrijven met meer dan 500 werknemers is dit in principe zelfs verplicht. De GmbH kan worden ontbonden na een gerechtelijke uitspraak, bij een faillissement of als gevolg van onwettige besluiten. GmbH & Co. KG Een GmbH & Co. KG is een Kommanditgesellschaft (cv) waarin een GmbH (bv) als persoonlijk aansprakelijke (complementaire) vennoot deelneemt. De andere personen zijn commanditaire vennoten. Meestal zijn dit de vennoten van de GmbH. Hoewel het om een personenvennootschap gaat, wordt hierdoor de aansprakelijkheid beperkt tot het kapitaal van de GmbH. Deze bedrijfsvorm levert in bepaalde situaties een belastingvoordeel op, doordat commanditaire winsten alleen onder de inkomstenbelasting vallen en niet onder de vennootschapsbelasting. UG (Unternehmergesellschaft mit beschränkter Haftung) U kunt in Duitsland een vennootschap met beperkte aansprakelijkheid oprichten met slechts 1 euro startkapitaal. Als tegenprestatie moet u elk jaar 25% van de winst reserveren om kapitaal op te bouwen. Zodra u een bedrag van euro heeft gespaard, verandert de UG automatisch in een gewone GmbH. Voor de UG gelden alle regels die voor een GmbH gelden, tenzij daarvan wordt afgeweken in het GmbH-Gesetz. De UG is dus net zoveel rechtspersoon als de klassieke GmbH. Marktbenadering Middelmatige prestaties van Nederlandse bedrijven in Duitsland zijn vrij zeldzaam. Exporteurs zijn vaak óf erg succesvol of helemaal niet, en in dat laatste geval dus ook niet lang aanwezig. Marktbewerking vanuit Nederland met Nederlandse verkopers heeft veruit de kleinste kans van slagen, blijkt uit onderzoek van Gateway to Germany. U kunt beter Duits personeel in dienst nemen, met Duitse handelsagenten werken of met een Duitse distributeur in zee gaan. Overige tips: opereer dicht bij uw klant; zorg voor voldoende informatie; hanteer een langetermijnvisie; toon doorzettingsvermogen. Als u het vertrouwen van een klant eenmaal heeft gewonnen, blijft hij u vaak tientallen jaren trouw. Zie de Duitse marktbenadering als een marathon, die het zeker waard is om uit te lopen. Ondernemen met Duitse partners Handelsagent Een Handelsvertreter (handelsagent) is een zelfstandig werkende ondernemer die op basis van een contract voor u met klanten bemiddelt. De juridische positie van Duitse handelsagenten lijkt op die van de Nederlandse. Bedenk wel dat de belangen van een handelsagent niet altijd met die van u als opdrachtgever (principaal) overeenkomen, bijvoorbeeld als het om exclusiviteit gaat. Een op maat gemaakt contract vergroot de kans op succesvolle samenwerking. Formuleer de individuele regelingen in het contract duidelijk en ondubbelzinnig.