Gebruikershandleiding

Transcriptie

1 Gebruikershandleiding

2 Table Of Contents Over PrintShop Mail... 5 Contactgegevens... 7 PrintShop Mail Help gebruiken... 9 Aan de slag met PrintShop Mail... 9 PrintShop Mail installeren Wat is er nieuw in PrintShop Mail? PrintShop Mail upgraden PDF-bestanden gebruiken Printerstuurprogramma installeren Dongle installeren Nieuw document maken Standaardinstellingen Layoutgrootte instellen Database openen Verbinding maken met een SQL-Server Variabele tekst toevoegen Notatie van variabelen instellen Serienummers maken Statische en variabele afbeeldingen toevoegen Layoutcondities gebruiken Layout herhalen Papierlade selecteren Aantal exemplaren Document controleren Document opslaan Basishandelingen voor afdrukken Afdruktechnologieën Standaard PostScript Geoptimaliseerd PostScript AHT (alleen Windows) Creo VPS Fiery FreeForm Fiery FreeForm PPML PPML/VDX 7 (alleen Windows) PrintStreamer (alleen Mac OS) VIPP Afdrukinstellingen Een document afdrukken Subsetafwerking Geautomatiseerd afdrukken Extended Scripting gebruiken met DDE De HotFolder gebruiken Document Fundamentals Item Properties Eigenschappen van een PDF-pagina Eigenschappen van statische en variabele afbeeldingen Eigenschappen van tekst Formatting Text Tekenstijl Alinea-opmaakprofiel Layoutelementen Hulplijnen Vouwlijnen Bleedmarge Uitsnijdmarkeringen Items selecteren Items verplaatsen en de grootte wijzigen Items kopiëren Items uitlijnen Items rangschikken Objecten vergrendelen

3 2 Tekstobjecten koppelen Overzicht werkbalken Werkbalk Database Werkbalk Items Werkbalk Standaard Werkbalk Tekstopmaak Tekstlink Werkbalk Extra Werkbalk Beeld Ondersteunde databaseformaten Ondersteunde afbeeldingsformaten Programma-instellingen Instellingen afdruktaak Herhaling Impositie-instellingen Expressiehandleiding PrintShop Mail Favoriete expressies - Overzicht Favoriete expressies - Beginhoofdletters Favoriete expressies - Aanhef Favoriete expressies - Aangepaste serienummers Functies - Overzicht Expressie-operators - Overzicht Barcode Functions Expressies - Overzicht barcodes Codabar Code Code EAN EAN ITF (Interleaved 2 van 5) JAN JAN KIX MSI Plessy NW POSTNET UPC-A UPC-E Rolan Barcode Functions Expressiehandleiding PrintShop Mail Expressies - Overzicht Rolan-barcodes YuBar Expressies - Overzicht Layoutfuncties Blank PRINT Skip Expressies - Overzicht logische functies AND (Boolean operator) FALSE (Boolean constante) FILE_EXIST IF (Boolean operator) NOT (Boolean operator) OBJECT_EMPTY OR (Boolean operator) True (Boolean constante) Expressies - Overzicht getalfuncties ABS (Absoluut) CHR COUNTER DIV INT (Integer) MOD PAGE_NR RECORDNUMBER() ROUND SGN STR

4 VAL Expressies - Overzicht stringfuncties ASC CONTAINS DATE LEFT LEN LOWER LTRIM MID POS PROPER REPLACE RIGHT RTRIM TEXT_FILE TODAY TRIM UPPER Sneltoetsen Macintosh Overzicht sneltoetsen Mac OS Sneltoetsen - Windows Overzicht sneltoetsen Windows Licentieovereenkomst Glossary Index

5

6 Over PrintShop Mail Gebruikershandleiding PrintShop Mail Welkom PrintShop Mail is een product van Atlas Software B.V., een toonaangevende softwareontwikkelaar die ernaar streeft informatiestromen te optimaliseren. Met PrintShop Mail kunt u snel en gemakkelijk gepersonaliseerd afdrukken. De gegevens uit uw database worden geïntegreerd met de layout van een document. U kunt dit document in elk layout- of ontwerpprogramma maken en elk databaseformaat gebruiken. Voor het maken van een koppeling tussen een databaseveld en het document hoeft u het databaseveld alleen maar op de documentindeling te slepen. In PrintShop Mail wordt een voorbeeld van het resultaat weergegeven en u beschikt over krachtige controleopties voor de brongegevens. Tijdens het afdrukproces worden de variabele gegevens uit de database direct naar de printer gestuurd. Het statische gedeelte van de afdruktaak hoeft niet opnieuw te worden verzonden. Op deze manier wordt het afdrukproces drastisch verkort en voorkomt u onnodige belasting van het netwerk. Met PrintShop Mail kunt u dan uw met uw PostScript -printer afdrukken op of nabij de optimale snelheid, afhankelijk van de RIP-capaciteit. Hierdoor wordt het afdrukken van variabele gegevens een efficiënt proces. Over Atlas Software Atlas Software streeft ernaar de beste afdrukcommunicatie te bereiken via personalisatie. Atlas Software werd in 1989 opgericht in Nederland, waar ook de onderzoeks- en ontwikkelfaciliteiten zijn gevestigd. Hieronder volgt een gedeeltelijke lijst van bedrijven die met Atlas Software samenwerken om hun digitale printcapaciteiten te verbeteren: AHT Canon Creo Danka EFI Heidelberg Konica Nexpress Océ Xeikon Xerox Neem contact met ons op als u hulp nodig hebt. 5

7

8 Contactgegevens Gebruikershandleiding PrintShop Mail Hoofdkantoor Atlas Software B.V. Daltonstraat BX Harderwijk Nederland Verenigde Staten, Canada en Zuid-Amerika Bel (gratis): Verkoop Technische ondersteuning Europa en Azië Atlas Software B.V. Daltonstraat BX Harderwijk Nederland Tel. +31 (341) Fax: +31 (341) Verkoop Technische ondersteuning 7

9

10 PrintShop Mail Help gebruiken Aan de slag met PrintShop Mail Hieronder vindt u enkele tips voor het gebruik van deze on line Help voor PrintShop Mail. Over het Help-venster U kunt in dit Help-systeem op verschillende manieren navigeren. De Help is verdeeld in een linker- en rechterframe. Het rechterframe bevat de eigenlijke Help-teksten en enkele navigatiehulpmiddelen. Het linkerframe is speciaal voor navigatie. Boven het linkerframe staan de volgende vier knoppen: Verbergen/Weergeven: voor het weergeven of verbergen van de inhoudsopgave. Terug: voor het weergeven van het vorige onderwerp dat werd getoond. Volgende: voor het weergeven van het volgende onderwerp dat werd getoond. Afdrukken: voor het afdrukken van een of meerdere onderwerpen. Tabbladen Inhoud, Index, Zoeken en Verklarende woordenlijst In het linkerframe staan de volgende tabbladen, waarmee u toegang krijgt tot de navigatiemiddelen: Inhoud Index Zoeken Verklarende woordenlijst Hyperlinks en Verwante onderwerpen In het rechterframe zijn de volgende navigatiemiddelen beschikbaar: Hyperlinks Verwante onderwerpen De navigatiemiddelen in de Help gebruiken Inhoud Opmerking: de Inhoud wordt standaard weergegeven als de Help wordt geopend. Klik op de andere tabbladen voor de overige navigatiemiddelen. 1. Als de inhoudsopgave niet wordt weergegeven, klik dan op het tabblad Inhoud. De inhoudsopgave verschijnt in het linkerframe. Het wordt weergegeven als een boomstructuur met pictogrammen in de vorm van een boek. Deze boeken zijn hiërarchisch gestructureerd. 2. Klik op een boekpictogram. 3. Klik op een paginapictogram. De overeenkomende Help-tekst verschijnt in het rechterframe. Index 1. Klik op het tabblad Index. 2. Voer in het tekstvak de eerste letter van het trefwoord in waarover u informatie zoekt of voer het hele trefwoord in. De lijst onder het tekstvak springt naar het eerste woord in de lijst dat begint met de letters die u hebt ingevoerd. Het geselecteerde trefwoord is gemarkeerd. 3. Ga verder met invoeren van meer letters om de selectie verder te beperken of klik op het juiste trefwoord in de lijst, indien dit wordt weergegeven. 4. Klik op Weergeven. De overeenkomende Help-tekst wordt in het rechterframe weergegeven. Zoeken 1. Klik op het tabblad Zoeken. Boven in het tabblad Zoeken staat een tekstvak waarin u een trefwoord kunt invoeren. 2. Klik op Onderwerpen. Er verschijnt een lijst met onderwerpen waarin het trefwoord voorkomt. 3. Klik op het gewenste onderwerp. 4. Klik op Weergeven. De Help-tekst wordt in het rechterframe weergegeven. Het geselecteerde trefwoord is gemarkeerd. Verklarende woordenlijst 9

11 1. Klik op het tabblad Verklarende woordenlijst om termen uit PrintShop Mail te tonen. 2. Klik op een term in de lijst om de definitie weer te geven. Hyperlinks De Help-teksten bevatten hyperlinks. Deze zijn onderstreept. Klik op de onderstreepte tekst om het Help-onderwerp te bekijken. Verwante onderwerpen Met de knoppen Verwante onderwerpen kunt u Help-teksten openen over gerelateerde onderwerpen. Klik op de knop Verwante onderwerpen. Als er slechts 1 verwant onderwerp is, wordt het onderwerp meteen geopend. Als er meerdere verwante onderwerpen zijn, verschijnt er een lijst waaruit u een onderwerp kunt kiezen. 10

12 Getting Started with PrintShop Mail PrintShop Mail installeren Aan de slag met PrintShop Mail Voordat u begint Als u PrintShop Mail wilt installeren op een computer met Windows 2000, XP of 2003, zorg er dan voor dat u inlogt met de volledige beheerderrechten voordat u het installatieprogramma start. PrintShop Mail installeren Windows 1. Zoek op de cd-rom het bestand Setup.exe. 2. Dubbelklik op dit bestand om de installatiewizard te starten. 3. Selecteer de taal die u tijdens installatie wilt gebruiken. 4. Klik op OK. 5. Klik op Volgende. 6. Lees de licentieovereenkomst en selecteer de optie Ik ga akkoord met de voorwaarden van de licentieovereenkomst. (Als u de optie Ik ga niet akkoord met de voorwaarden van de licentieovereenkomst selecteert, wordt de installatie gestopt.) 7. Klik op Volgende. 8. Geef op of PrintShop Mail voor alle gebruikers van de computer beschikbaar moet zijn of alleen voor de huidige gebruiker. 9. Klik op Volgende. 10. Kies tussen Volledige of Aangepaste installatie. Als u op Volledig klikt, worden alle benodigde programmafuncties geïnstalleerd. Alle andere talen worden automatisch geïnstalleerd. Als u Aangepast selecteert, kunt u het volgende scherm gebruiken om programmafuncties te selecteren of te deselecteren. Een aangepaste installatie uitvoeren 1. Klik op het pictogram voor de vaste schijf om voor de geselecteerde functie vier opties te bekijken: Deze functie wordt geïnstalleerd op de lokale vaste schijf. Deze functie en de subfuncties worden geïnstalleerd op de lokale vaste schijf. Deze functie wordt alleen geïnstalleerd indien dit nodig is. Deze functie is niet beschikbaar. 2. Selecteer de gewenste opties. 3. Als u de standaardmap wilt wijzigen, klikt u op Wijzigen en selecteert u de map waar u PrintShop Mail wilt installeren. Bij beide opties kunt u de instellingen controleren. 11. Nadat u de gewenste optie hebt ingesteld, klikt u op Volgende. 12. Klik op Installeren om verder te gaan met de installatiewizard. 13. Klik op Voltooien. Mac OS 1. Zoek op de cd-rom het installatieprogramma van PrintShop Mail. 2. Dubbelklik op dit bestand om de installatiewizard te starten. Het startscherm van PrintShop Mail verschijnt. 3. Klik op Doorgaan. 4. Lees de licentieovereenkomst en selecteer de optie Ik ga akkoord met de voorwaarden van de licentieovereenkomst. (Als u de optie Ik ga niet akkoord met de voorwaarden van de licentieovereenkomst selecteert, wordt de installatie gestopt.) 5. Klik op Doorgaan. 6. PrintShop Mail wordt automatisch geïnstalleerd in de programmamap. U kunt desgewenst een andere locatie kiezen om PrintShop Mail te installeren. 7. Klik op Doorgaan. 8. Kies het Installation Type: Easy Install: alle benodigde programmafuncties worden geïnstalleerd. 11

13 Aangepast: u kunt zelf specifieke programmafuncties kiezen. 9. Klik op Installeren om verder te gaan met de installatiewizard. 10. Er verschijnt een dialoogvenster met de melding "Installation was successful." Als u klaar bent, klikt u op Sluiten om het installatieprogramma te sluiten. Als u meer installaties wilt uitvoeren, klikt u op Doorgaan. U kunt de dongle vanuit dit venster installeren of deze later installeren. Zie Dongle installeren. 11. Alles is geïnstalleerd in een map met de naam "PrintShop Mail". 12

14 Wat is er nieuw in PrintShop Mail? Aan de slag met PrintShop Mail Klik op een kop voor meer informatie: Windows Gebruikersinterface De gebruikersinterface is geoptimaliseerd voor meer gebruiksgemak. Wanneer u de dongle bijwerkt, wordt de upgradepagina weergegeven in de taal van uw PrintShop Mail-versie. Het venster Eigenschappen is aangepast en geoptimaliseerd, zodat u alle elementen (tekst, afbeeldingen, layouts en variabelen) in een PrintShop Mail-document in een oogopslag kunt bekijken en bewerken door het object te selecteren. In het venster Eigenschappen heeft de optie Paginagrootte een nieuwe eigenschap voor de afdrukstand van de pagina. De online HELP is vanuit de hele applicatie op te roepen. Informatie over de databasebestandsnaam is toegevoegd aan het databasevenster. Bij het openen van grote databases wordt er een voortgangsvenster weergegeven. Bij het openen van een document wordt een lijst met waarschuwingen gegenereerd en weergegeven. Deze lijst bevat een opsomming van de instellingen die zijn teruggezet op de standaardinstelling en de reden hiervoor. Objecten U kunt elk object een naam geven, zodat u het document eenvoudig kunt beheren. In PrintShop Mail kunt u nu ook opmaakmarkeringen in tekstobjecten weergeven en verbergen. Opmaakmarkeringen zijn markeringen ter aanduiding van een nieuwe regel, tabs en spaties. Bij het opstarten van PrintShop Mail zijn alle opmaakmarkeringen standaard verborgen. Wanneer u een datumnotatie instelt voor een variabele, wordt in het venster Eigenschappen nu een voorbeeld weergegeven. Wanneer u een PrintShop Mail-document opent dat naar een andere locatie op de computer of het netwerk is verplaatst, vraagt PrintShop Mail naar ontbrekende bestanden en toont de naam van de gezochte bestanden. Variabelen Expressies kunnen worden vereenvoudigd door resultaten van andere expressies te hergebruiken. Dit is mogelijk toe te voegen in de expressie Ondersteuning voor JAN- en NW7-barcodes met PrintShop Mail-licentie. Afdrukken Extended Scripting: er is een nieuw commando toegevoegd voor gebruik in scriptbestanden. Met "SetPrintTech <tech>" kunt u de huidige afdruktechnologie wijzigen. Printerinstellingen worden opgeslagen in het PrintShop Mail-document. Mac OS Gebruikersinterface Wanneer u de dongle bijwerkt, wordt de upgradepagina weergegeven in de taal van uw PrintShop Mail-versie. Objecten Ondersteuning voor verticale tekst is toegevoegd. Documenten 13

15 Het is nu mogelijk om een document te controleren voordat u het afdrukt om zo te controleren op eventuele opmaakproblemen. PrintShop Mail-documenten die zijn gemaakt in de eerdere PrintShop Mail-versie 4.3.x (op Mac OS 9.0 of eerder) kunnen worden geopend, opgeslagen en afgedrukt. Het is nu mogelijk om de herhalingsinstellingen te bekijken in Voorkeuren> Herhaling. Variabelen Ondersteuning voor JAN- en NW7-barcodes met PrintShop Mail-licentie. Ondersteuning voor KIX-barcodes is toegevoegd. Het is nu mogelijk om een paginanummer in te voegen. Deze functie kan ook worden opgeroepen via het menupad (Invoegen > Paginanummers). Afdrukken Printerinstellingen worden opgeslagen in het PrintShop Mail-document. 14

16 PrintShop Mail upgraden Aan de slag met PrintShop Mail Voor bepaalde functies van PrintShop Mail, bijvoorbeeld voor specifieke afdruktechnologieën of geautomatiseerd afdrukken, moet u uw dongle upgraden voordat u deze functies kunt gebruiken. Tijdens het upgraden ziet het programma welke upgrade-opties er beschikbaar zijn en kunt u hieruit een keuze maken. Atlas Software BV biedt licenties voor 1 gebruiker, voor meerdere gebruikers en netwerklicenties. Voor informatie over officiële prijzen, raadpleegt u de website van PrintShop Mail en klikt u op Order Now/Price List. Licenties voor 1 gebruiker: Atlas biedt licenties voor 1 gebruiker die zijn geprogrammeerd voor een onbeperkt of specifiek aantal records: 1. Met de versies Unlimited en Professional kunt u onbeperkt records afdrukken. 2. Met de versies Limited en Standard kunt u records afdrukken. Licenties voor meerdere gebruikers (alleen Windows) Met een licentie voor meerdere gebruikers kunnen meerdere gebruikers een PrintShop Mail-taak gelijktijdig afdrukken op een printer op het lokale netwerk (LAN). Met alle licenties voor meerdere gebruikers kunt u een onbeperkt aantal databaserecords samenvoegen. Upgrade-opties voor PrintShop Mail Upgrade-opties Upgrades voor PrintShop Mail 5 Upgrade PrintShop Mailversie Macintosh Windows PrintShop Mail 98 Ja Niet beschikbaar PrintShop Mail 4.X Ja Ja Upgrades voor PrintShop Mail-producten Van Standard naar Professional Windows Ja Macintosh Ja Technologie-upgrades Windows Macintosh VIPP Geautomatiseerd afdrukken De dongle upgraden Standard Production Standard Production Niet beschikbaar Niet beschikbaar In het menu Help kunt u drie verschillende upgrade-opties kiezen: Bon Aanvraag upgraden Dongle activeren Ja Ja Niet beschikbaar Niet beschikbaar Ja Niet beschikbaar Bon Als u van Atlas Software, een distributeur of een partner een PrintShop Mail-bonnummer hebt gekregen, klikt u op Bon. Er wordt een webpagina geopend waarin u PrintShop Mail kunt upgraden met een bon. Hier vult u het bonnummer en enkele aanvullende gegevens in om de aanvraag te bevestigen. 15

17 Upgraden Als u tegoeden wilt toevoegen, de versie wilt upgraden, SMA (Service Maintenance) of een andere optie aan uw dongle wilt toevoegen, klikt u op "Upgrade". De upgradepagina voor PrintShop Mail wordt geopend. Hier selecteert u de gewenste opties en vult u aanvullende informatie in om de aanvraag te bevestigen. Dongle activeren Als u een autorisatiecode terugkrijgt van uw bon- of upgradeaanvraag (per ), moet u deze code invoeren in het venster voor activering van de dongle. Selecteer dan "Dongle activeren" en klik op "Activeren". Om de dongle-informatie te bekijken,, selecteert u Help > Tegoeden. De upgrade-opties zijn alleen beschikbaar als er een PrintShop Mail-dongle op uw systeem is bevestigd. Oudere PrintShop Mail-documenten De nieuwe versies van PrintShop Mail kunnen uw bestaande PrintShop Mail-documenten lezen. Oudere versies van PrintShop Mail kunnen echter geen documenten lezen die zijn opgeslagen in het nieuwere PrintShop Mail-formaat. Zie voor meer informatie Document opslaan. Nieuwe versies van PrintShop Mail worden pas herkend nadat de dongle-upgrade is uitgevoerd. 16

18 Aan de slag Gebruikershandleiding PrintShop Mail Hieronder vindt u de basisstappen voor het installeren van PrintShop Mail en voor het maken van PrintShop Maildocumenten. Klik op een onderwerp om door de stapsgewijze handleiding te bladeren. PrintShop Mail installeren Adobe PDF-bestanden gebruiken in PrintShop Mail Installatieprocedure Gids met stapsgewijze instructies Nieuw document openen Database openen Statische en variabele afbeeldingen invoegen Variabele tekst maken Layoutcondities (wordt ook "pagina kiezen" genoemd) Papierlade selecteren Layout herhalen Layout controleren Document opslaan Nadat u een PrintShop Mail-document hebt gemaakt en gecontroleerd, is het klaar om te worden afgedrukt. Afdruktechnologie kiezen Afdrukopties instellen 17

19 PDF-bestanden gebruiken Aan de slag met PrintShop Mail Voordat u in PrintShop Mail een PDF-bestand (Portable Document Format) kunt gebruiken, moet u eerst Adobe Acrobat installeren (alleen Windows). PrintShop Mail is compatibel met Adobe Acrobat versie 5.x of hoger. Neem contact op met uw softwareleverancier voor meer informatie over prijzen. Zie de website van Adobe op Opmerking voor Mac OS: Acrobat hoeft niet op de computer geïnstalleerd te zijn. Het weergeven en afdrukken van PDF-bestanden wordt uitgevoerd door het besturingssysteem Mac OS X. 18

20 Printerstuurprogramma installeren Aan de slag met PrintShop Mail Om PostScript-output te maken, moet PrintShop Mail communiceren met een PostScript-printerstuurprogramma. Wij raden u aan het PostScript-printerstuurprogramma van Adobe of Microsoft te gebruiken. Adobe PostScript-printerstuurprogramma Voor het installeren van de printer met het Adobe PostScript-printerstuurprogramma zijn het installatieprogramma van AdobePS en een PPD-bestand nodig (PostScript Printer Description). De cd-rom van PrintShop Mail bevat zowel het installatieprogramma van AdobePS als een aantal gangbare PPDbestanden. Voor meer informatie over het Adobe PostScript-stuurprogramma kunt u terecht op Microsoft PostScript-stuurprogramma (alleen Windows) U kunt een printer installeren met het Microsoft PostScript-stuurprogramma via de wizard Printer toevoegen in het Configuratiescherm. De wizard vraagt om een INF-bestand, dat specifieke informatie over de printer bevat. De cd-rom van PrintShop Mail bevat geen INF-bestanden maar de leverancier van uw printer moet u de juiste bestanden kunnen leveren. 19

21 Dongle installeren Aan de slag met PrintShop Mail Over de dongle Zonder de dongle kan PrintShop Mail alleen in de Designer mode worden gebruikt. In deze modus zijn alle functies beschikbaar, maar er kunnen per sessie slechts 25 records worden afgedrukt. Ook wordt er over elke layout PrintShop Mail afgedrukt. Als u een dongle hebt van een oudere versie van PrintShop Mail, moet u deze upgraden. Anders is PrintShop Mail alleen te gebruiken in de Designer mode. Zie voor meer informatie PrintShop Mail upgraden. Zie de afbeelding van de USB-dongle (dongles kunnen afwijken): Met elke tegoed kunt u 1 record afdrukken. De dongle installeren (Windows) Sluit de dongle aan op de parallelpoort of USB-poort van de computer. Opmerking: als de parallelpoort niet vrij is, ontkoppel dan eerst het apparaat dat op deze poort is aangesloten. Nadat de dongle is geplaatst, plaatst u de andere aansluiting op de achterkant van de dongle. Het resterende tegoed van de dongle bekijken: 1. Start PrintShop Mail. 2. Kies in het menu Help de optie Tegoeden. Mac OS 1. Sluit de dongle aan op een USB-poort. 2. Blader naar de map "Hardware Key". 3. Dubbelklik op het bestand "aksusb installer". 4. Klik op "Installeren" om het stuurprogramma van de dongle te installeren. 5. Er verschijnt een dialoogvenster met de melding "Installation was successful." Als u klaar bent, klikt u op Sluiten om het installatieprogramma te sluiten. Als u meer installaties wilt uitvoeren, klikt u op Doorgaan. 6. Klik op Sluiten om de installatie te voltooien. 7. Om te controleren of het stuurprogramma correct is geïnstalleerd, start u PrintShop Mail en selecteert u in het menu Help de optie Tegoeden. Opmerkingen: 1. Om het stuurprogramma van de dongle te installeren, dient u in te loggen als "root". 2. Voordat u de dongle installeert voor Mac OS X, dient u ervoor te zorgen dat de dongle-stuurprogramma's voor Mac OS 9x van het systeem zijn verwijderd. De stuurprogramma's van OS 9x zijn niet compatibel met OS X. Als deze stuurprogramma's op het systeem aanwezig blijven, zal de dongle voor OS X niet werken. Procedure: druk op Command + F en zoek op de lokale schijven naar MacHasp (normaalgesproken staat dit in de systeemmap van de OS9-uitbreidingsmap). Wanneer er een lijst verschijnt met daarin MacHasp4Shim en MacHaspUsbDD, verwijdert u deze bestanden en leegt u vervolgens de prullenbak. Het resterende tegoed van de dongle bekijken: 20

22 1. Start PrintShop Mail. 2. Kies in het menu Help de optie Tegoeden. 21

23

24 How to... Nieuw document maken Hoe kan ik... Windows Er zijn twee manieren om een nieuw PrintShop Mail-document te maken: Een nieuw document met een lege layout Een document waarvan de inhoud en afmetingen van de layout zijn gebaseerd op een bestaand PDF- of afbeeldingsbestand. Beginnen met een leeg document Wanneer PrintShop Mail wordt gestart, wordt er altijd een lege layout weergegeven. U kunt PrintShop Mail ook een nieuw leeg document laten maken door in het menu Bestand de optie Nieuw leeg document te kiezen of de sneltoets CTRL+N te gebruiken. De grootte van deze lege layout is ingesteld op Automatisch. Zie voor meer informatie over layoutafmetingen De layoutgrootte instellen. Nu kunt u met de ontwerphulpmiddelen van PrintShop Mail statische en variabele objecten aan de layout toevoegen. De inhoud van een layout baseren op een PDF-of afbeeldingbestand Kies in het menu Bestand de optie Nieuw document, gebaseerd op PDF (CTRL+SHIFT+N). Met deze optie kunt u ook een Microsoft Word-document importeren, dat automatisch wordt omgezet in een PDF-bestand. Zo maakt u layouts die overeenkomen met die van de pagina's in het PDF-bestand. Opmerking: Nadat u een nieuw document hebt gemaakt dat is gebaseerd op een PDF-bestand, worden de PDF-pagina's behandeld als afzonderlijke objecten. Het is mogelijk de schaal van de PDF-pagina te wijzigen en de pagina's in de layout te verplaatsen. U kunt ook een PDF-bestand plaatsen door in het menu Invoegen de optie PDF te kiezen of door op de werkbalk Extra op de knop PDF plaatsen te klikken. Als u op deze manier een PDF-bestand importeert, kunt u het bestand proportioneel schalen en de PDF op elke willekeurige plaats van een layout zetten. Mac OS Wanneer PrintShop Mail wordt gestart, wordt er altijd een lege layout weergegeven. De grootte van de lege layout is ingesteld op Automatisch. Voor het wijzigen van het layoutformaat raadpleegt u De layout instellen 23

25 Standaardinstellingen Hoe kan ik... De standaardinstellingen in PrintShop Mail besparen u tijd. Als de standaardinstellingen niet passen bij uw manier van werken, zult u elk document elke keer moeten aanpassen voordat u kunt beginnen. U kunt de standaardinstellingen van PrintShop Mail resetten in de Voorkeuren. Hiertoe voert u de volgende stappen uit: 1. Open PrintShop Mail. 2. Kies in het menu Bestand de optie Sluiten. Wanneer PrintShop Mail wordt gestart, wordt er altijd een lege layout weergegeven. 3. (Windows): kies in het menu Bewerken de optie Voorkeuren. (Mac OS): selecteer in het menu PrintShop Mail de optie Voorkeuren. 4. Maak de gewenste wijzigingen. Opmerking: Als u de instellingen aanpast terwijl er geen documenten geopend zijn, worden deze instellingen de standaardinstellingen voor alle nieuwe documenten. Wijzigingen die u aanbrengt terwijl er een document geopend is, zijn alleen van toepassing op dat document. De standaardinstellingen die voor alle documenten kunnen worden aangepast, zijn: -Programma-instellingen -Afdruktaak -Herhaling -Impositie 24

26 Layoutgrootte instellen Hoe kan ik... Windows Een PrintShop Mail-document kan bestaan uit 1 of meerdere layouts die mogelijk allemaal een andere grootte hebben. PrintShop Mail ondersteunt meerdere layoutgrootten binnen een document. De grootte en afdrukstand (staand of liggend) kunnen per layout worden ingesteld door in het menu Bestand de optie Grootte te kiezen. Het dialoogvenster zoeken Layout > Grootte U kunt de instellingen ook aanpassen aan uw wensen door het layoutformaat te wijzigen in het venster Eigenschappen. Hiertoe selecteert u de layout op het tabblad Layouts, klikt u op Layoutformaat en kiest u in het menu de optie Aangepast formaat. In onderstaande tabel staat meer informatie over de opties in het dialoogvenster Layoutformaat. Instelling Omschrijving Grootte Selecteer een standaardformaat voor het PrintShop Mail-document: A3, A4, A5, Be, US Letter of US Legal. Selecteer Aangepast formaat om aangepaste instellingen in te voeren. Breedte Voer de aangepaste breedte in. Deze instelling is beschikbaar wanneer u "Aangepast formaat" selecteert. Hoogte Voer de aangepaste hoogte in. Deze instelling is beschikbaar wanneer u "Aangepast formaat" selecteert. Vorm Selecteer Staand of Liggend. Toepassen op Huidige layout Dit punt naar voren Hele document Mac OS Een PrintShop Mail-document kan bestaan uit 1 of meerdere layouts die allemaal dezelfde grootte hebben. Er zijn twee manieren om het formaat en de afdrukstand in te stellen. Automatische Layoutgrootte 25

27 U kunt de layoutgrootte baseren op het papierformaat dat is geselecteerd in het dialoogvenster Afdrukinstellingen. Hiertoe selecteert u in het menu Layout de optie Automatische Layoutgrootte. PrintShop Mail zal de grootte van de layouts aanpassen zodat deze op het papier passen, ook als u layoutherhaling gebruikt. Vaste layoutgrootte U kunt een vaste layoutgrootte instellen in het dialoogvenster Layoutgrootte. Hierdoor blijft de layoutgrootte gelijk, ongeacht welke printer en welk papierformaat geselecteerd zijn. Het dialoogvenster zoeken Layout > Grootte > Vast In onderstaande tabel staat meer informatie over de opties in het dialoogvenster Layout opzetten. Instelling Grootte Breedte Hoogte Afdrukstand Omschrijving Selecteer een standaardformaat voor het PrintShop Mail-document: A4, A5, Be, US Letter of US Legal. Selecteer Aangepast formaat om aangepaste instellingen in te voeren. Voer de aangepaste breedte in. Deze instelling is beschikbaar wanneer u "Aangepast formaat" selecteert. Voer de aangepaste hoogte in. Deze instelling is beschikbaar wanneer u "Aangepast formaat" selecteert. Selecteer Staand of Liggend. 26

28 Link a Database to a Document Database openen Hoe kan ik... Zie voor een lijst van ondersteunde databaseformaten Ondersteunde databaseformaten. Traditionele databases zijn geordend op veld, record en bestand. Een veld is een enkelvoudig stuk informatie, een record is een complete set velden en een bestand is een verzameling velden. Voorbeeld van database: Postcode AUTO TYPE AUTO Mustang A Explorer B Windstar C Explorer B ZIP, AUTO en TYPE AUTO zijn velden, de rest zijn records. Opmerking: In PrintShop Mail is het niet mogelijk om meerdere tabellen gelijktijdig te activeren. Als een database meerdere tabellen bevat, verschijnt er een dialoogvenster waarin u wordt gevraagd een van de tabellen te selecteren. Een database openen Windows 1. Kies in het menu Database de optie Openen. 2. Zoek een databasebestand. 3. U kunt ook verbinding maken met een gegevensbron op een server door in het linkerdeelvenster op het pictogram ODBC-gegevensbronnen te klikken. 4. Dubbelklik op een naam van een gegevensbron. Opmerking: u kunt nieuwe gegevensbronnen opgeven of bestaande gegevensbronnen aanpassen in het dialoogvenster ODBC-gegevensbronbeheer. Dit dialoogvenster opent u via het Configuratiescherm. In Windows 2000, XP en 2003 staat dit onder Systeembeheer. Beperkingen: In PrintShop Mail is het niet mogelijk meerdere tabellen gelijktijdig te activeren. Als de database meerdere tabellen bevat, verschijnt er een dialoogvenster waarin u wordt gevraagd een van de tabellen te selecteren. PrintShop Mail ondersteunt geen relationele databases. Door de inhoud van de database bladeren Nadat u de database hebt geopend, wordt de inhoud weergegeven in het venster Eigenschappen, op het tabblad Database. U kunt door de records van de database bladeren door op de werkbalk Database op de bladerknoppen te klikken. Als alternatief kunt u ook in het menu Database de volgende opties gebruiken: Eerste record (ALT+pijltje omhoog) Vorige record (ALT+pijltje naar links) Volgende record (ALT+pijltje naar rechts) Laatste record (ALT+pijltje omlaag) 27

29 De database sorteren 1. Selecteer in het menu Database: Sorteren > Bewerken. 2. Geef de sorteervoorwaarden op. 3. Klik op OK. De database filteren U kunt in de database een filter instellen door in het menu Database de opties Filter > Bewerken te kiezen, bijvoorbeeld als u alleen een bepaald bereik aan postcodes wilt afdrukken (1000 t/m 2100). U kunt kiezen uit: Is gelijk aan Is niet gelijk aan Is kleiner dan Is kleiner dan of gelijk aan Is groter dan Is groter dan of gelijk aan Is leeg Is niet leeg Als u meer dan 1 filtervoorwaarde hebt en deze ALLEMAAL moeten worden toegepast, selecteert u AND om deze te combineren. Als u slechts een van de voorwaarden wilt toepassen, selecteert u OR. U kunt ook Extended Scripting gebruiken om de database te filteren. Zie Extended Scripting voor meer informatie. Mac OS PrintShop Mail ondersteunt de volgende databaseformaten: DBF, TXT en XLS 28

30 1. Selecteer in het menu Database de optie Openen. Opmerking: er verschijnt een dialoogvenster met de melding "Wanneer het databasebestand geen DBF-bestand is, slaat PrintShop Mail een kopie op in DBF-formaat". 2. Selecteer het databasebestand. Een originele database gebruiken (DBF) De volgende regels gelden voor koppelen van een bestand in het originele databaseformaat (bijvoorbeeld.dbf) aan een PrintShop Mail-document: De eerste regel in de database moet de veldnamen bevatten. Veldnamen mogen alleen alfanumerieke tekens en underscores bevatten en uit maximaal 10 tekens bestaan. De variabele gegevens moeten onder de eerste regel staan. Variabele gegevens mogen geen aanhalingstekens bevatten. Hoewel PrintShop Mail het dbf3- en dbf4-formaat ondersteunt, moet de bestandsnaam eindigen op.dbf (en niet op dbf3 of dbf4). Een tekstbestand als database gebruiken De volgende regels gelden voor het gebruik van een tekstbestand als database: De eerste regel in het tekstbestand moet de veldnamen bevatten. De veldnamen mogen alleen alfanumerieke tekens en underscores bevatten. De records moeten op de volgende regels staan. Het veldscheidingsteken is een tab, komma, spatie, puntkomma of een teken dat is gespecificeerd door de gebruiker (geen alfanumeriek teken of underscore). Dit scheidingsteken mag niet worden gebruikt in de veldinhoud. Als een veld een scheidingsteken bevat, moet dit tussen dubbele aanhalingstekens staan, zodat het als een string wordt behandeld. Als er twee veldscheidingstekens achter elkaar staan, betekent dit dat er een leeg veld staat. Het veldscheidingsteken is een teken ter aanduiding van een nieuwe regel. Eventuele ontbrekende velden aan het eind van een regel worden leeggelaten. Een tekstbestand als database openen 1. Kies in het menu Database de optie Openen. 2. Blader naar de map waar het databasebestand is opgeslagen. 3. Selecteer het tekstdatabasebestand en klik op Openen. 4. Selecteer in het dialoogvenster de Scheidingsmarkering die u wilt gebruiken. Een XLS-bestand als database openen Opmerking: Voor deze optie is Microsoft Excel vereist. Wanneer u een a XLS-databasebestand selecteert, past PrintShop Mail Excel toe en kopieert het Excel-bestand als een platte-tekstbestand. Vervolgens zet PrintShop Mail dit plattetekstbestand om in een DBF-bestand. Het DBF-bestand wordt gebruikt. 1. Kies in het menu Database de optie Openen. 2. Blader naar de map waar het databasebestand is opgeslagen. 3. Selecteer het XLS-databasebestand en klik op Openen. De database sorteren U kunt een groot aantal sorteersleutels definiëren om toe te passen op de geopende database. Het definiëren van sorteersleutels en hun prioriteit gebeurt onafhankelijk van het in- of uitschakelen, zoals hieronder is uitgelegd. 1. Open de floater Database en klik op Bewerken, naast het selectievak Sorteren. 29

31 2. Selecteer een databaseveld in de lijst aan de linkerzijde en klik op Toevoegen om het veld te kopiëren naar de lijst Sort order aan de rechterzijde. U bereikt hetzelfde effect als u op de veldnaam dubbelklikt. Herhaal de stappen met alle velden die u wilt gebruiken als verdere sorteersleutels. 3. Het is mogelijk om de sorteervolgorde te specificeren per geselecteerd veld. Deze volgorde is Ascending of Descending. Hiertoe selecteert u een sorteersleutel in de lijst aan de rechterzijde en sleept u deze omhoog of omlaag, of verwijdert u een sorteersleutel door deze te selecteren en op Wissen te klikken of op de sorteersleutel te dubbelklikken. 4. Klik op Sorteren om de database te sorteren en op Ready om het dialoogvenster te sluiten. De database filteren Met PrintShop Mail kunt u de database filteren waaraan u een document wilt koppelen. Dit betekent dat slechts een selectie van de database zal worden gebruikt. 1. Open het venster Database en klik op de knop Bewerken, naast het selectievak Filteren. 30

32 2. Voer een expressie in waarvan het resultaat alleen True of False kan zijn. 3. Selecteer in het menu Database de optie Filteren of schakel in het venster Database het selectievak Filteren in om uw filterinstellingen toe te passen. Door de filterfunctie in- of uit te schakelen, schakelt u tussen het gebruik van de hele database of alleen de gefilterde records. De filterfunctie is alleen beschikbaar wanneer de database geopend is. 31

33 Verbinding maken met een SQL-Server (alleen Windows) Hoe kan ik... Voordat u verbinding kunt maken met een SQL-server, moet u als volgt een ODBC-gegevensbron opzetten. 1. Kies in het Configuratiescherm de optie Gegevensbronnen (ODBC). (In Windows 2000, XP en 2003 vindt u dit onder Systeembeheer.) Het venster ODBC-gegevensbronbeheer verschijnt. 2. Klik op het tabblad Gebruikers-DSN op de knop Toevoegen. Het venster Nieuwe gegevensbron maken verschijnt. 32

34 Geef op welk stuurprogramma u wilt gebruiken voor de gegevensbron. 3. Dubbelklik op SQL Server. 4. Voer een naam en beschrijving in voor de gegevensbron. 5. Geef de naam of het IP-adres van de SQL-server op. 6. Klik op Volgende. 33

35 7. Selecteer SQL Server-verificatie met aanmeldings-id en door de gebruiker ingevoerd wachtwoord. 8. Geef een aanmeldings-id en een wachtwoord op. 9. Klik op Clientconfiguratie. 10. Selecteer in het venster Netwerkbibliotheekconfiguratie toevoegen onder Netwerkbibliotheken de optie TCP/IP. Opmerking: u mag de servernaam en het poortnummer niet wijzigen, tenzij uw systeembeheerder hiertoe opdracht geeft. 11. Klik op OK. 34

36 12. Selecteer De standaarddatabase wijzigen in: en kies Atlas SQL Test (of de naam die u aan de gegevensbron hebt gegeven). 13. Klik op Volgende. 14. Klik op Voltooien. 35

37 Controleer de instellingen in het venster Instellingen Microsoft SQL Server en klik op Gegevensbron testen om de verbinding te testen. 16. Klik op OK als u klaar bent en de gegevensbron in PrintShop Mail wilt gaan gebruiken.

38 Add Text Variabele tekst toevoegen Hoe kan ik... Over variabele tekst In PrintShop Mail kunnen tekstobjecten zowel statische als variabele tekst bevatten, die is gescheiden door scheidingstekens. (apenstaartje) is het standaard scheidingsteken voor variabelen. Elke variabele is gekoppeld aan een expressie. Een expressie is een berekening die normaalgesproken is gebaseerd op de inhoud van uw database. Variabele tekst invoegen Opmerking: als alternatief voor onderstaande stappen, kunt u gegevens ook direct uit uw database slepen en op de layout neerzetten. Zo maakt u automatisch een tekstvak en een naam voor de variabele. 1. Klik op de werkbalk Extra op de knop Variabele tekst plaatsen of kies in het menu Invoegen de optie Variabele tekst. 2. (Windows): selecteer in het menu Venster de optie Database (Ctrl+3) of klik in het venster Eigenschappen op het tabblad Database. (Mac OS): kies in het menu Venster de optie Variabelen weergeven. 1. Voer de tekst in. Op de positie waar u variabele gegevens wilt plaatsen, typt u een herkenbare naam tussen twee scheidingstekens. (apenstaartje) is het standaard scheidingsteken voor variabelen. U kunt de scheidingstekens wijzigen in de Voorkeuren. 2. Klik buiten het tekstvak als u klaar bent. De variabelen die u hebt gedefinieerd, verschijnen automatisch in het venster Eigenschappen op het tabblad Variabelen (Windows) of in de floater Variabelen (Mac OS). Databasevelden aan de variabelen koppelen De volgende stap is de variabelen te koppelen aan velden in de database. Voer hiertoe de volgende stappen uit: 1. (Windows): dubbelklik op een variabele in het tabblad Variabele van het venster Eigenschappen om de Expressie-editor te openen, of klik met de rechtermuisknop op het tekstobject en selecteer de variabele in het submenu Expressie bewerken. (Mac OS): dubbelklik op een variabele in de floater Variabelen. (Gebruik de Expressie-editor om een expressie toe te wijzen aan de variabele.) 37

39 2. Dubbelklik op het databaseveld waaraan u de variabele wilt koppelen. 3. Klik op OK om het venster te sluiten. Opmerking: U kunt de resultaten van deze expressie controleren op het tabblad Variabelen van het venster Eigenschappen (Windows), of in de floater Variabelen (Mac OS). Mac OS De functie Lege regels verwijderen kan worden ingeschakeld met een selectievak in het venster Expressie-editor. Een voorbeeld van de variabelen weergeven In de modus Voorbeeld kunt u het resultaat in het tekstvak zelf bekijken. Om te schakelen tussen de modus Voorbeeld en de Designer mode, klikt u op de werkbalk Beeld op deze knop of kiest u in het menu Beeld de optie Voorbeeld (Windows). Selecteer in het menu Beeld de optie Voorbeeld of gebruik de sneltoets Command + Y (Mac OS). 38

40 U kunt de tekenstijl wijzigen (bijvoorbeeld, lettertype, grootte, kleur, stijl) van elk tekstonderdeel in een tekstobject met de werkbalk Tekstopmaak (Windows) of door in het menu Tekst de optie Lettertypen weergeven te selecteren. 39

41 Notatie van variabelen instellen (alleen Windows) Basiselementen van documenten Over de notatie van variabelen. Met de notatie van variabelen kunt u instellen hoe getallen, valuta, en datums worden weergegeven en afgedrukt. Dit kunt u voor elk variabel tekstobject in het document instellen, volgens de landinstellingen. De notatie van variabelen instellen Klik in in het venster Eigenschappen op het tabblad Variabelen en selecteer de variabele waarvan u de notatie wilt definiëren. U kunt de notatie van de volgende categorieën instellen: Getal Valuta Datum Tekst Over getalinstellingen Optie Decimaalsymbool Aantal decimalen Groeperingsteken cijfers Cijfergroepering Minteken Negatieve notatie Voorloopnullen Toelichting Selecteer het symbool dat als decimaal scheidingsteken wordt gebruikt. Selecteer het aantal cijfers dat achter het decimaalteken wordt weergegeven. Selecteer het symbool waarmee cijfers worden gegroepeerd in grote getallen (bijvoorbeeld 1,000,000). Selecteer het aantal cijfers in de groep. Selecteer het symbool waarmee een negatief getal wordt aangegeven. Selecteer de notatie waarin negatieve getallen worden weergegeven. Kies of u breuken wilt weergeven met of zonder voorloopnullen (bijvoorbeeld 0,7 of,7). Over valuta-instellingen Optie Locatie Valutasymbool Positieve notatie Negatieve notatie Decimaalsymbool Decimale plaatsen Groeperingsteken cijfers Cijfergroepering Toelichting Selecteer een land. Selecteer het valutateken. Selecteer de notatie voor positieve valutawaarden. Selecteer de notatie voor negatieve valutawaarden. Selecteer het symbool dat als decimaal scheidingsteken wordt gebruikt. Selecteer het aantal cijfers dat achter het decimaalteken wordt weergegeven. Selecteer het symbool waarmee grote valutagetallen worden gegroepeerd. Selecteer het aantal cijfers in de groep. Over datuminstellingen Optie Locatie Datumnotatie Voorbeeld Toelichting. Selecteer een land. Datumnotatie selecteren MM/dd/jjjj Over tekstcategorieën Als u de notatie op deze categorie instelt, behandelt PrintShop Mail variabele numerieke inhoud als een tekststring. 40

42 Serienummers maken Hoe kan ik... Over serienummers Serienummers zijn gekoppeld aan de COUNTER-functie. Een serienummer maken 1. Voeg een variabele in in de tekst waar het nummer moet verschijnen. 2. (Windows): dubbelklik op het tabblad Variabele van het venster Eigenschappen op de variabele die u net heeft gemaakt of klik met de rechtermuisknop op het vak met variabele tekst en selecteer Expressie bewerken om de Expressie-editor te openen. (Mac OS): kies in het menu Venster de optie Variabelen weergeven. 3. Vervang de woorden begin en eind door de waarden die u door de teller wilt laten genereren. Bijvoorbeeld: COUNTER(1, 100) genereert een teller die begint met 1 en eindigt met

43 Opmerking: Om een onbeperkte teller te maken, dubbelklikt u op COUNTER. De operator COUNTER() maakt dan een teller die begint met 1 en eindigt met het getal dat is ingesteld als het maximale getal bij Items zonder database, zoals ingesteld in de Programma-instellingen. Om de resultaten te bekijken, klikt u op OK en bladert u door de records met de knoppen op de werkbalk Database. Om de modus Voorbeeld te activeren, kiest u in het menu Beeld de optie Voorbeeld. De teller geeft 1, 2, 3, enz. weer als u door de records bladert. Opmerking: om deze functie te gebruiken, hoeft u geen database te openen. Wanneer er geen database geopend is, kunt u het totaal aantal records wijzigen op de werkbalk Database of in het dialoogvenster Voorkeuren. Zie voor een voorbeeld met aangepaste serienummers Aangepaste serienummers. 42

44 Add Images Statische en variabele afbeeldingen toevoegen Hoe kan ik... In PrintShop Mail kunnen afbeeldingobjecten statische of variabele afbeeldingen bevatten. Wanneer u in PrintShop Mail variabele afbeeldingen gebruikt kunt u uw documenten personaliseren met foto's. Zie voor een lijst van ondersteunde afbeeldingformaten Ondersteunde afbeeldingsformaten. Over statische afbeeldingen Statische afbeeldingen zijn niet gekoppeld aan een variabele. Dit betekent dat altijd hetzelfde afbeeldingsbestand wordt opgeroepen. Afdruktechnologieën gebruiken dit gegeven om de afdruktijd te optimaliseren door per opdracht slechts 1 maal statische afbeeldingen te versturen. Een statische afbeelding invoegen 1. Klik op de werkbalk Extra op de knop Statische afbeelding plaatsen of kies in het menu Invoegen de optie Afbeeldingsbestand. 2. Selecteer in het dialoogvenster de afbeelding die u wilt invoegen. 3. Voeg de afbeelding in. Over begrensde vakken Het begrensde vak van een statische afbeelding geeft de grootte van de afbeelding weer. Als u de grootte van het object aanpast, blijft de hoogte-/breedteverhouding behouden. De initiële grootte van een afbeelding is afhankelijk van de resolutie. PrintShop Mail gebruikt standaard een resolutie van 96 dpi (Dots Per Inch: punten per inch), met uitzondering van EPS- (72 dpi) en TIFF-bestanden. De resolutie van een TIFF-bestand is in het bestand zelf bepaald. Over variabele afbeeldingen Variabele afbeeldingen worden op dezelfde manier gekoppeld als variabele tekst. Het resultaat van een expressie die wordt gebruikt bij een variabele afbeelding moet de bestandsnaam van een afbeelding zijn. Afdruktechnologieën optimaliseren de afdruktijd door per opdracht slechts eenmaal een herhalende variabele afbeelding te versturen. Windows Een variabele afbeelding invoegen 1. Klik op de werkbalk Extra op de knop Afbeelding invoegen of kies in het menu Invoegen de optie Afbeeldingsvak. 2. Dubbelklik op het tabblad Variabelen van het venster Eigenschappen op de naam van de variabele afbeelding om de Expressie-editor weer te geven. (Als alternatief kunt u ook met de rechtermuisknop op de variabele afbeelding klikken en Expressie bewerken kiezen.) 3. Definieer in de Expressie-editor een expressie of selecteer een databaseveld dat een afbeeldingsbestandsnaam bevat. 43

45 PrintShop Mail kan veldinformatie uit de database gebruiken om variabele afbeeldingen te maken. Deze informatie wordt op twee manieren gebruikt: Met "As is" wordt aan de hand van de veldgegevens aan het afbeeldingvak verteld wat de bestandsnaam is. Met "Trigger" worden veldgegevens gecombineerd met een logische formule om het resultaat van het afbeeldingbestand te maken. Beide worden regelmatig gebruikt voor het genereren van variabele gegevens. Variabele gegevens "As is" invoegen Database-instellingen Postcode AUTO AUTOFOTO Mustang Mustang.jpg Explorer Explorer.jpg Windstar Windstar.jpg Explorer Explorer.jpg Expressieformule Het veld "AUTOFOTO" wordt gebruikt om het afbeeldingvak te vertellen wat de bestandsnaam is: 44

46 Variabele gegevens "Trigger" invoegen Gegevenstriggers kunnen letters, cijfers of symbooltekens zijn. De eenvoudigste manier om een Trigger-veld in te stellen, is door korte tekenstrings te gebruiken van 1 tot 3 tekens. Database-instellingen Postcode AUTO TYPE AUTO Mustang A Explorer B Windstar C Explorer B Expressieformule IF([TYPE AUTO] = "A", "Mustang.jpg", IF([TYPE AUTO ] = "B", "Explorer.jpg', 45

47 IF([TYPE AUTO] = "C", "Windstar.jpg",""))) Het veld "TYPE AUTO" wordt gebruikt met een voorwaardelijke logische formule om de naam van het afbeeldingbestand te genereren. Controleren en het resultaat weergeven U kunt het resultaat bekijken in het venster Eigenschappen op het tabblad Variabelen. De afbeelding wordt weergegeven in de modus Voorbeeld. Om te schakelen tussen de modus Voorbeeld en de Designer mode, klikt u op de werkbalk Beeld op deze knop, of kiest u in het menu Beeld de optie Voorbeeld. Opmerking: EPS-afbeeldingen worden alleen in de modus Voorbeeld weergegeven wanneer deze een TIFF-voorbeeld bevatten. De kwaliteit van deze TIFF-afbeelding kan afwijken van de afdruk. Om de eigenschappen van afbeeldingobjecten te bekijken, raadpleegt u Eigenschappen van statische en variabele afbeeldingen. Mac OS 1. Klik op de werkbalk Extra op de knop Variabele afbeelding plaatsen en sleep een rechthoek van de gewenste grootte op de layout, of selecteer in het menu Invoegen de optie Variabele afbeelding. 2. Dubbelklik in het venster Variabelen op de naam van de variabele afbeelding om de Expressie-editor weer te geven. 3. Definieer in de Expressie-editor een expressie of selecteer een databaseveld dat de afbeeldingsbestandsnaam bevat. 46

48 Layoutcondities gebruiken Hoe kan ik... Over layoutcondities Gebruik layoutcondities om tijdens het afdrukken bepaalde pagina's over te slaan of leeg te laten. Bijvoorbeeld: Uw document bestaat uit twee layouts: Een layout voor een mannelijke doelgroep Een layout voor een vrouwelijke doelgroep U wilt een nieuwsbrief maken van 1 pagina. PrintShop Mail kan met gegevens uit uw database bepalen of een pagina moet worden afgedrukt, overgeslagen of leeggelaten. Layoutcondities opgeven Ga op een van de volgende manieren naar de layout waarvoor u een voorwaarde wilt instellen: Selecteer de layout met de bladerknoppen op de werkbalk Beeld en (Windows:) selecteer in het menu Layout de optie Conditie bewerken of klik met de rechtermuisknop op de layout en selecteer Layoutconditie bewerken. U kunt ook in het venster Eigenschappen de optie Layouts selecteren en op Actie klikken om de conditie te bewerken. (Mac OS:) selecteer in het menu Venster de optie Layoutcondities weergeven. Dubbelklik op de layout en bewerk de conditie. 47

49 De gebruikte expressie is: IF( [GENDER] = "M", Print, Skip) In andere woorden: Als de inhoud van het veld GENDER "M" is, druk dan de pagina af. Zoniet, sla dan de pagina over. Daarentegen is de expressie voor de layout voor vrouwelijke lezers: IF( [GENDER] = "F", Print, Skip) Opmerking: Als u layoutherhaling gebruikt om meerdere documenten per pagina af te drukken, kan door het gebruik van de expressie SKIP de volgorde van de records op de pagina gewijzigd worden. In sommige gevallen behandelt PrintShop Mail SKIP als BLANK om problemen met automatisch snijden en sorteren te voorkomen. Vergelijkbare problemen kunnen optreden met layouts die een hele pagina beslaan wanneer de invoer voor een printer op een specifieke manier is geordend (bijvoorbeeld een pagina met voorgedrukt briefhoofd van het bedrijf, gevolgd door twee lege pagina's). Wanneer een layout bij het afdrukken wordt overgeslagen, wordt er voor die layout geen papier gebruikt en wordt de volgorde beïnvloed. Als u de volgorde van afgedrukte records wilt behouden, maar wilt voorkomen dat layouts met ongeldige gegevens worden afgedrukt, gebruikt u BLANK in plaats van SKIP. Hiermee wordt dezelfde ruimte gebruikt als met PRINT zonder dat er iets op de pagina wordt afgedrukt. Wanneer moeten layoutcondities worden toegepast? Uitvoer van documenten met meerdere versies in 1 PrintShop Mail-bestand. 48

50 Layoutconditie is een alternatief voor teksten met meerdere variabelen (alinea's met meerdere variabelen). Het maken van een expressieformule in het vak voor variabele tekst waarbij de formule meer dan 100 tekens bevat, kan een vervelende klus zijn. Het is eenvoudiger om meerdere statische pagina's te maken in een DTPprogramma of tekstverwerkingsprogramma, de documenten vervolgens om te zetten in een bruikbaar PrintShop Mail-bestandsformaat (EPS of PDF) en in PrintShop Mail de condities voor de uitvoer in te stellen. Lege pagina's invoegen Zie voor meer informatie over expressies Overzicht expressies. 49

51 Layout herhalen Hoe kan ik... Over het herhalen van layouts Met PrintShop Mail kunt u meerdere afbeeldingen afdrukken op media die groter zijn dan de layout. Een ansichtkaart van 13,97 x 10,795 cm kan 2 x 2 worden afgedrukt op een A4-pagina (27,94 x 21,59 cm). Hiertoe kunt u een layout maken die de grootte heeft van 1 gepersonaliseerd document: in dit geval een ansichtkaart van 13,97 x 10,795 cm. Van een document met meerdere layouts kunt u verschillende layouts op dezelfde pagina afdrukken. De layoutherhaling opgeven 1. (Windows:) selecteer in het menu Bewerken de optie Voorkeuren. (Mac OS:) selecteer in het menu PrintShop Mail de optie Voorkeuren. 2. Klik in het linkerdeelvenster op Herhaling. 3. Geef het aantal herhalingen van de layout op, evenals de horizontale en verticale tussenruimte tussen elke layout. 50

52 Opmerking: het maximum aantal herhalingen staat tussen haakjes weergegeven. Over prioriteiten Met prioriteiten bepaalt u de volgorde waarin de layouts worden afgedrukt. U kunt de prioriteiten wijzigen voor elk van de drie dimensies: Van voor naar achter Van links naar rechts Van boven naar beneden Om in de juiste volgorde af te drukken, stelt u de hoogste prioriteit in op Van voor naar achter, gevolgd door (bijvoorbeeld) Van boven naar beneden en Van links naar rechts. Zo wordt de eerste record afgedrukt in de linkerbovenhoek van de eerste pagina, de tweede record wordt afgedrukt in de linkerbovenhoek van de tweede pagina, enz. Hierdoor hoeft u na het afdrukken de pagina's niet meer te sorteren. 51

53 Papierlade selecteren Hoe kan ik... Over papierladen selecteren Als uw printer verschillende papierladen ondersteunt en uw document uit meerdere layouts bestaat, kunt u verschillende layouts naar afzonderlijke laden versturen. Een papierlade aan een layout toewijzen Windows 1. Selecteer in het menu Bestand de optie Pagina-instellingen of klik met de rechtermuisknop op de layout en kies Pagina-instellingen. 2. Selecteer in het vak Tray de gewenste papierlade. 3. Selecteer in het vak Toepassen op de optie: Huidige layout: layout of layouts geselecteerd in het venster Eigenschappen. Dit punt naar voren: huidige layout en alle onderliggende layouts. Hele document: alle layouts in het document. 4. Klik op OK. Als uw printer meerdere laden ondersteunt, maar deze niet beschikbaar zijn in het venster Pagina-instellingen, voert u de volgende stappen uit om een lade te selecteren in de geavanceerde eigenschappen van het stuurprogramma: 1. Kies in het menu Bestand de optie Pagina-instellingen. 2. Klik op het tabblad Geavanceerd. 3. Selecteer in de documenteigenschappen Geavanceerd. 4. Selecteer in de Geavanceerde opties de optie Printerfuncties. 52

54 Opmerking: De hierboven beschreven stappen moeten voor elke layout worden herhaald als voor elke layout een verschillende lade gespecificeerd moet worden. Een andere manier om een papierlade te specificeren voor een layout is door het tabblad Layouts in het venster Eigenschappen te openen, vervolgens de layout te selecteren en de gewenste lade te kiezen onder Papierlade. Mac OS 1. Selecteer in het menu Venster de optie Documentlayouts weergeven. 2. Selecteer de gewenste layout. 3. Selecteer in het menu Layout de optie Papierlade. Er verschijnt een lijst met beschikbare papierladen, welke afhankelijk is van de geselecteerde PPD. 53

55 54

56 Aantal exemplaren (alleen Windows) Hoe kan ik... In PrintShop Mail kunt u een aantal exemplaren per pagina afdrukken. Met de Expressie-editor kunt u meerdere exemplaren van elke pagina in de taak genereren. Het aantal exemplaren instellen 1. Klik in het venster Eigenschappen op het tabblad Layouts. 2. Selecteer de layout een klik op Aantal exemplaren om de Expressie-editor te openen. Met gegevens van databasevelden kunt u het aantal exemplaren per pagina opgeven. Veldgegevens die geen numerieke strings bevatten, kunnen worden gebruikt met logische functies, zoals de IF-voorwaarde. Numerieke tekststring Wanneer de Expressie-editor geopend is: 1. Selecteer de functie VAL in de sectie Functies. 2. Selecteer in Veldnamen van database het databaseveld waarin het aantal exemplaren staat vermeld. 55

57 Niet-numerieke tekststring In dit geval bevat het databaseveld geen numerieke string, maar heeft het een veld dat als "Trigger" moeten worden gebruikt. 56

58 In de expressie "IF([TRIGGER]="A",VAL("12"),IF([TRIGGER]="B",VAL("8"),VAL("1"))) " bevat de veldnaam "TRIGGER" een "A" of een "B". Het aantal exemplaren voor "A" is 12 en het aantal exemplaren voor "B" is 8. Aan het einde van de expressie moet u VAL("1") toevoegen omdat de functie en numerieke waarde als resultaat moet geven. Beperkingen Het resultaat is 1 exemplaar indien in een deel van de expressie een enkelvoudige nul ("0") wordt gebruikt. Voor documenten met meerdere pagina's moet u het aantal exemplaren per pagina apart instellen. Aantal exemplaren kan niet worden gebruikt in combinatie met Layoutherhaling. Aantal exemplaren kan niet worden gebruikt wanneer FreeForm als afdruktechnologie is geselecteerd. Gebruik in plaats hiervan FreeForm 2. 57

59 Document controleren Hoe kan ik... Over documenten controleren Voordat u de layout afdrukt, kunt u controleren of het document klaar is om te worden afgedrukt. PrintShop Mail voert de volgende controles uit: Zijn er ontbrekende afbeeldingen of PDF-bestanden? Staan alle items binnen het afdrukgebied? Bevat een tekstobject meer tekst dan het tekstvak kan weergeven? (De geretourneerde recordpositie bevat het veld dat de langste string genereert. U kunt voorkomen dat deze fout nogmaals voorkomt door de grootte van het tekstvak aan te passen of door de record aan een ander tekstvak te koppelen.) Zie Tekstobjecten koppelen voor meer informatie over deze functie. Zijn er syntaxisfouten in de expressies? (Als u bijvoorbeeld een niet-bestaande naam van een variabele hebt opgegeven, verschijnt er een waarschuwing.) Documentcontrole uitvoeren Kies in het menu Layout de optie Document controleren. Zie onderstaand voorbeeld van het resultaat van een layoutcontrole: Zie de lijst met mogelijke meldingen: Het object staat buiten het afdrukgebied. Het object is niet volledig op de layout geplaatst. Variabele X is niet aan een expressie gekoppeld. Tekst past niet in het begrensde vak. Afbeelding X is niet gevonden. Fout bij het laden van de afbeelding. Paginanummer X is ongeldig. Dit PDF-bestand heeft slechts Y pagina's. Variabele X: argument Y is ongeldig. Variabele X: invoertekenreeks barcode Y is ongeldig. Variabele X: datumnotatie Y is ongeldig. X bevat ten minste één TrueType-lettertype dat niet aan de PDF is toegevoegd. Variabele X: databaseveld Y niet gevonden. 58

60 Document opslaan Hoe kan ik... Over documenten opslaan Het is raadzaam om bij het opslaan van een document het documentbestand en de ondersteunende bestanden in dezelfde map op te slaan. (Ondersteunende bestanden zijn de afbeeldingsbestanden en de database.) De ondersteunende bestanden van een PrintShop Mail-document worden namelijk niet in het document zelf opgenomen. Het bestand bevat alleen verwijzingen, die worden opgeslagen als relatief pad naar de documentmap. Bijvoorbeeld: Als u het document opslaat in... "C:\Mijn Documenten" en het een afbeelding bevat... "C:\Mijn Documenten\Afbeeldingen\Auto.tif", wordt de verwijzing naar de afbeelding opgeslagen als... "Afbeeldingen\Auto.tif" Als u de map Documenten samen met de submappen verplaatst naar een andere schijf, kan PrintShop Mail de afbeelding nog steeds vinden. Opmerking (Windows): PrintShop Mail 98- en 4.x-documenten kunnen worden geïmporteerd in nieuwe versies van PrintShop Mail, maar PrintShop Mail 98 en 4.x kunnen geen documenten verwerken die zijn opgeslagen in de nieuwe versie van PrintShop Mail. Als u probeert een bestaand PrintShop Mail 98- of 4.x-document op te slaan in het nieuwe PrintShop Mail-formaat, verschijnt er een waarschuwing. Opmerking (Mac OS): PrintShop Mail-documenten die zijn gemaakt in PrintShop Mail 4.3.X of eerder kunnen wel worden geopend, maar PrintShop Mail 4.3.x kan geen documenten verwerken die zijn opgeslagen in een nieuwere versie van PrintShop Mail. Als u een bestaand PrintShop Mail 4.3.x-document opent in de nieuwe versie van PrintShop Mail, zal er een waarschuwing worden getoond, ook als u niks hebt gewijzigd. In de waarschuwing wordt u gevraagd of u het document daadwerkelijk wilt opslaan bij het sluiten van het document. Documenten opslaan Gebruik in het menu Bestand de optie Opslaan of Opslaan als om documenten op te slaan. Om terug te gaan naar de laatst opgeslagen versie van het document, kiest u in het menu Bestand de optie Alles ongedaan maken. 59

61 Print a Document Basishandelingen voor afdrukken Document afdrukken Over afdrukken Nadat u het document hebt gecontroleerd, is het gereed om af te drukken. PrintShop Mail biedt verschillende manieren om de output te optimaliseren. Dit worden afdruktechnologieën genoemd. Aangezien elke afdruktechnologie gebruik maakt van PostScript Level 2, moeten er in PrintShop Mail een PostScriptprinterstuurprogramma en een RIP worden gebruikt die compatibel zijn met PostScript Level 2. Sommige technologieën zijn gebaseerd op de PostScript-standaard, wat betekent dat deze worden ondersteund door elk type beschikbare RIP. Andere technologieën zijn gebaseerd op extensies van PostScript, die alleen worden ondersteund door specifieke RIP-typen. Afdruktechnologieën: Standaard PostScript Geoptimaliseerd PostScript RIP-type en leverancierafhankelijke technologieën: AHT Creo VPS EVIPP Fiery FreeForm Fiery FreeForm 2 PPML PPML/VDX 7 PrintStreamer (alleen Windows) (alleen Windows) (alleen Mac OS) De printer instellen Opmerking: Afdrukinstellingen blijven alleen behouden tijdens de huidige sessie van PrintShop Mail. PrintShop Mail geeft blauwe lijnen weer in de layout als aanduiding van de grenzen van het afdrukgebied. Windows 1. Kies in het menu Bestand de optie Pagina-instellingen. 2. Klik op de knop Wijzigen. Selecteer een printer in het dialoogvenster dat verschijnt. 3. Selecteer de media waarop u wilt afdrukken, de afdrukstand en andere printerspecifieke taakinstellingen. Nadat u op OK hebt geklikt, worden de wijzigingen bewaard voor de huidige sessie. Mac OS 1. Kies in het menu Bestand de optie Pagina-instellingen. 2. Selecteer een printer in het dialoogvenster dat verschijnt. Klik vervolgens op de knop Instellingen voor het specificeren van het medium waarop u wilt afdrukken, de afdrukstand en andere printerspecifieke taakinstellingen. Nadat u op OK hebt geklikt, worden de wijzigingen bewaard voor de huidige sessie. Een afdruktechnologie selecteren 1. (Windows:) Kies in het menu Bewerken de optie Voorkeuren (CTRL+K). (Mac OS:) Kies in het menu PrintShop Mail de optie Voorkeuren. 2. Klik in het linkerdeelvenster op het pictogram Afdruktaak. Het dialoogvenster Instellingen Afdruktaak verschijnt. 3. Controleer of uw RIP ondersteuning biedt voor een van de RIP-typen en leverancierafhankelijke technologieën. Zo ja, gebruik die dan. 4. Zo niet, probeer dan Geoptimaliseerd PostScript. 5. Druk het standaardvoorbeeld af dat is geïnstalleerd in de map PrintShop Mail. 60

62 Technologiespecifieke opties selecteren 1. Kies in het menu Bestand de optie Afdrukken. 2. (Windows:) Specificeer in het dialoogvenster Afdrukken de technologiespecifeke opties. (Mac OS:) Selecteer in het dialoogvenster Afdrukken de optie PrintShop Mail om de technologiespecifieke opties beschikbaar te maken. Instellingen in het dialoogvenster Afdrukken Gebruik OPI, afbeeldingen niet versturen. De meeste afdruktechnologieën ondersteunen OPI (Open Prepress Interface), waardoor u een server voor vervanging van afbeeldingen kunt gebruiken om het afdrukproces te versnellen. OPI ondersteunt alleen de afbeeldingsformaten EPS en TIFF. Forms opslaan op de vaste schijf van de printer. Door PostScript-vormen op te slaan (afbeeldingen in de cache) op de vaste schijf, wordt voorkomen dat er onvoldoende geheugen is als het document afbeeldingen met een hoge resolutie bevat. Gebruik deze optie alleen wanneer uw RIP toegang heeft tot een vaste schijf. Aangepaste grootte van cache Door de PostScript-cachegrootte voor forms te vergroten, kunnen de prestaties toenemen. Het is aan te raden hiermee te experimenteren om de optimale waarde te bepalen. U kunt de cachegrootte alleen aanpassen als de systeeminstellingen van de RIP niet met een wachtwoord beveiligd zijn. Opmerking: Als u de optie "Forms opslaan op vaste schijf van printer" of "Aangepaste grootte van cache" gebruikt en het RIP-wachtwoord beveiligd is, kan er een printerfout optreden. Raadpleeg de RIP-handleiding of neem contact op met uw systeembeheerder om de RIP-instellingen te wijzigen. 61

63 Print Technologies Afdruktechnologieën Standaard PostScript Standaard PostScript gebruikt geen speciaal optimalisatiemechanisme, behalve dat u OPI kunt gebruiken om om de verwerkingstijd te verkorten. Gebruik deze technologie als uw systeem geen van de andere technologieën ondersteunt. Instellingen in het dialoogvenster Afdrukken: 1- Gebruik OPI, afbeeldingen niet versturen 62

64 Afdruktechnologieën Geoptimaliseerd PostScript Geoptimaliseerd PostScript slaat afbeeldingsgegevens in de cache op in herbruikbare PostScript-vormen. Hierdoor wordt het afdrukproces versneld, doordat elke unieke afbeelding slechts 1 keer wordt verzonden. Tips: sommige printerstuurprogramma's bieden de mogelijkheid om de opties voor PostScript-uitvoer te wijzigen: " Optimaliseren voor snelheid" of " Optimaliseren voor portabiliteit" Voor een maximale afdruksnelheid wijzigt u de optie PostScript-uitvoer in "Optimaliseren voor snelheid". U kunt dit instellen in de Geavanceerde opties van het Printerstuurprogramma. Instellingen in het dialoogvenster Afdrukken: 1. Forms opslaan op vaste schijf van printer 2. Aangepaste grootte van cache 3. Gebruik OPI, afbeeldingen niet versturen 63

65 Afdruktechnologieën AHT (alleen Windows) Selecteer deze technologie als u een AHT RIP hebt. AHT gebruikt een optimalisatiemechanisme dat vergelijkbaar is met Geoptimaliseerd PostScript. Instellingen in het dialoogvenster Afdrukken: 1. Forms opslaan op vaste schijf van printer 2. Aangepaste grootte van cache 3. Gebruik OPI, afbeeldingen niet versturen 64

66 Afdruktechnologieën Creo VPS VPS (Variable Print Specifications) is een PostScript-taalextensie die is ontwikkeld en wordt onderhouden door Creo. Hiermee kan PrintShop Mail elk element op een pagina classificeren als herbruikbaar (komt meerdere malen voor) of inline (komt slechts 1 keer voor). Op basis van deze onderverdeling kan VPS RIP bepalen of een afbeelding opnieuw gebruikt kan worden. Zo wordt onnodige herhaling voorkomen en wordt het afdrukproces versneld. Een van de belangrijkste verschillen tussen Geoptimaliseerd PostScript en VPS is dat VPS gerasteriseerde gegevens gebruikt in plaats van PostScript. Instellingen in het dialoogvenster Afdrukken: 1. Booklets genereren. Met booklets kan de printer op elke subset een afwerking toepassen (bijvoorbeeld stapelen of binden). Een subset is een set pagina's die tot dezelfde record behoren. Als een document drie layouts bevat, bestaat elke subset uit drie pagina's, ervan uitgaande dat er geen layoutcondities of layoutherhaling wordt gebruikt. 2. Automatische aanduidingen voor afbeeldingen gebruiken. Met APR (automatische aanduidingen voor afbeeldingen) kunt u het afdrukproces versnellen door de capaciteiten voor afbeeldingsvervanging van de VPS RIP te gebruiken. APR ondersteunt alleen het afbeeldingformaat EPS, maar sommige RIP-versies ondersteunen ook andere formaten, zoals TIFF en JPEG. 65

67 Afdruktechnologieën Fiery FreeForm FreeForm maakt gebruik van het feit dat de gegevens in uw document in lagen zijn verdeeld. Deze lagen bevatten de tekst- en afbeeldingobjecten van het document. De hoofdlaag (master) van een FreeForm-taak bestaat uit alleen 'statische' objecten, maar de variabele laag kan een mix van zowel variabele als statische gegevens bevatten, afhankelijk van de volgorde van de objecten in de layout. Dit komt doordat met FreeForm de gegevens in de hoofdlaag niet kunnen worden afgedrukt bovenop gegevens in de variabele laag. Deze lagen worden in twee gescheiden taken naar de FreeForm RIP gestuurd. Dit hoeft niet noodzakelijk op hetzelfde moment te gebeuren. De mastertaak wordt eerst gerasteriseerd en vervolgens opgeslagen onder een numerieke ID, die is gedefinieerd door de gebruiker. De RIP overlapt de gerasteriseerde mastergegevens met de gerasteriseerde gegevens uit de variabele taak die dezelfde ID heeft. Op deze manier kunt u dezelfde mastergegevens gebruiken voor verschillende taken met variabele gegevens. Scheiding van de objecten. Statische objecten hebben inhoud die in de hele recordset constant blijft. Een afbeeldingobject is statisch wanneer het een expressie heeft met een constant resultaat. Een tekstobject is statisch wanneer het geen variabele markeringen bevat. Een PDF-object is altijd statisch. Alle andere objecten worden beschouwd als variabel. Een variabel object is herbruikbaar wanneer de inhoud in minimaal twee verschillende records van de recordset hetzelfde is. Tijdens het afdrukken probeert PrintShop Mail zoveel mogelijk statische objecten toe te wijzen aan de hoofdlaag. Het begint met het object achteraan in de layout en werkt zo naar voren. Alle statische objecten tot (niet tot en met) het eerste variabele object worden in de hoofdlaag geplaatst. Alle andere objecten vormen de variabele laag. De eventuele herbruikbare gegevens in de variabele laag worden opgeslagen in PostScript-forms. Opmerking: Wanneer u Freeform gebruikt, probeer er dan voor te zorgen dat in de objectvolgorde van de layout statische objecten niet bovenop variabele projecten worden geplaatst. FreeForm beidt geen volledige ondersteuning voor het kiezen van pagina's. Het is namelijk niet mogelijk om onder voorwaarden layouts over te slaan. Instelling van Voorkeuren: 1. Formnummer. Een numerieke ID voor identificatie van de taak met mastergegevens. Instellingen in het dialoogvenster Afdrukken: 1. Forms opslaan op vaste schijf van printer 2. Aangepaste grootte van cache 3. Gebruik OPI, afbeeldingen niet versturen Specifieke instellingen voor afdruktechnologieën: 1. Stamgegevens verzenden 2. Variabele gegevens verzenden 3. Stamgegevens en variabele gegeven verzenden 66

68 Afdruktechnologieën Fiery FreeForm 2 FreeForm maakt gebruik van het feit dat de gegevens in uw document in lagen zijn verdeeld. Deze lagen bevatten de tekst- en afbeeldingobjecten van het document. De hoofdlaag (master) van een FreeForm-taak bestaat uit alleen 'statische' objecten, maar de variabele laag kan een mix van zowel variabele als statische gegevens bevatten, afhankelijk van de volgorde van de objecten in de layout. Dit komt doordat met FreeForm de gegevens in de hoofdlaag niet kunnen worden afgedrukt bovenop gegevens in de variabele laag. Deze lagen worden in twee gescheiden taken naar de FreeForm RIP gestuurd. Dit hoeft niet noodzakelijk op hetzelfde moment te gebeuren. De mastertaak wordt eerst gerasteriseerd en vervolgens opgeslagen onder een numerieke ID, die is gedefinieerd door de gebruiker. De RIP overlapt de gerasteriseerde mastergegevens met de gerasteriseerde gegevens uit de variabele taak die dezelfde ID heeft. Op deze manier kunt u dezelfde mastergegevens gebruiken voor verschillende taken met variabele gegevens. Scheiding van de objecten. Statische objecten hebben inhoud die in de hele recordset constant blijft. Een afbeeldingobject is statisch wanneer het een expressie heeft met een constant resultaat. Een tekstobject is statisch wanneer het geen variabele markeringen bevat. Een PDF-object is altijd statisch. Alle andere objecten worden beschouwd als variabel. Een variabel object is herbruikbaar wanneer de inhoud in minimaal twee verschillende records van de recordset hetzelfde is. Tijdens het afdrukken probeert PrintShop Mail zoveel mogelijk statische objecten toe te wijzen aan de hoofdlaag. Het begint met het object achteraan in de layout en werkt zo naar voren. Alle statische objecten tot (niet tot en met) het eerste variabele object worden in de hoofdlaag geplaatst. Alle andere objecten vormen de variabele laag. De eventuele herbruikbare gegevens in de variabele laag worden opgeslagen in PostScript-forms. Opmerking: Wanneer u Freeform gebruikt, probeer er dan voor te zorgen dat in de objectvolgorde van de layout statische objecten niet bovenop variabele projecten worden geplaatst. FreeForm 2 is een extensie van FreeForm. De verschillen zijn: 1. FreeForm 2 biedt volledige ondersteuning voor het kiezen van pagina's. 2. Het FreeForm 2-master-ID is een naam in plaats van een getal. Instelling van Voorkeuren: 1. Master-ID. Een naam voor identificatie van de taak met mastergegevens. Opties: 1. Forms opslaan op vaste schijf van printer 2. Aangepaste grootte van cache 3. Gebruik OPI, afbeeldingen niet versturen Specifieke instellingen voor afdruktechnologieën: 1. Stamgegevens verzenden 2. Variabele gegevens verzenden 3. Stamgegevens en variabele gegeven verzenden 67

69 Afdruktechnologieën PPML PPML is een afkorting van Personalized Printing Markup Language (opmaaktaal voor gepersonaliseerd afdrukken). Een PPML-bestand beschrijft de hele gepersonaliseerde afdruktaak en bevat alle benodigde elementen om de inhoud af te drukken (layout en variabele gegevens). De technologie PPML in PrintShop Mail heeft veel overeenkomsten met PPML/VDX. Het verschil is dat de inhoud (PDF) en beschrijving van de paginalayout (PPML) individueel worden verzonden. Windows Bij de instellingen in het dialoogvenster Afdrukken kunt u de volgende optie selecteren: 1. Zip-bestand maken. Wanneer deze optie is geselecteerd, worden de PDF- en PPML-bestanden gezipt voordat ze naar de printer worden gestuurd. Deze optie wordt gebruikt voor specifieke printers, die een PPML-ZIP-bestand verwachten. Het ZIP-bestand bevat het PPML- en PDF-bestand. 2. Afbeeldingen toevoegen in PDF Wanneer deze optie is ingeschakeld, worden alleen de volgende afbeeldingformaten ondersteund: pdf, eps, tiff, jpeg, gif 3. Omgeving Het pad dat wordt ingevuld bij "Omgeving" plaatst de afbeeldingen met een vaste grootte in de omgeving. De gebruiker (RIP) slaat de afbeeldingen op in het (cache)geheugen voor later gebruik. 4. Verzenden 4.1- Alle afbeeldingen verzenden Er wordt een PDF-bestand gemaakt met de afbeeldingen die een vaste grootte of een variabele grootte hebben. Met deze optie wordt er ook een PPML-taak gemaakt met instructies om de lokale en globale afbeeldingen te gebruiken. Afbeeldingen met een vaste grootte worden in de specifieke omgeving opgeslagen. Na deze taak kunnen de globale afbeeldingen worden gebruikt voor herhalende afdruktaken, bijvoorbeeld met de optie "Lokale afbeeldingen verzenden" Globale afbeeldingen verzenden Er wordt een PDF-bestand gemaakt met de afbeeldingen die een vaste grootte hebben. Met deze optie wordt er ook een PPML-taak gemaakt met instructies om deze afbeeldingen op te slaan in de specifieke omgeving Lokale afbeeldingen verzenden Er wordt een PDF-bestand gemaakt met de afbeeldingen die een variabele grootte hebben. Met deze optie wordt er ook een PPML-taak gemaakt, met gebruik van deze PDF. De PPML-taak bevat instructies om de lokale en globale afbeeldingen te gebruiken die in de specifieke omgeving zijn opgeslagen. Daarom moeten afbeeldingen met een vaste grootte aanwezig zijn in de specifieke omgeving. Naar afbeeldingen met een vaste grootte wordt slechts verwezen in de PPMLtaak. Opmerking: Laat de instellingen "Omgeving" en "Verzenden" ongewijzigd indien u niet bekend bent met PPML. Zie voor meer informatie over PPML de PODI-website (Print On Demand Initiative) op PrintShop Mail heeft een optie waarmee u kunt bepalen of een afbeelding een "Vaste grootte" heeft. Als de vaste grootte van de afbeelding in het venster Eigenschappen is ingesteld op "Ja", heeft de afbeelding een vaste grootte. Voor printprojecten die vaker worden uitgevoerd, heeft PPML als voordeel dat naar herbruikbare objecten kan worden verwezen met de vaste grootte. Met deze functie worden kleinere gegevenspakketten verzonden en wordt herbruikbare inhoud slechts 1 maal verzonden. 68

70 Mac OS Voor Macintosh is er een optie "PPML.zip" in het dialoogvenster Afdrukken (Bestand > Afdrukken > PrintShop Mail). Met deze optie worden alle afbeeldingen afgedrukt. Er wordt een kopie gemaakt van alle afbeeldingen die zijn gebruikt in de PrintShop Mail-taak. Als de optie "PPM.zip" niet is ingeschakeld, is de output een PPML-bestand met verwijzingen naar de afbeeldingen die in de taak zijn gebruikt. 69

71 Afdruktechnologieën PPML/VDX 7 (alleen Windows) PPML/VDX is de afkorting van Personalized Print Markup Language/Variable Data Exchange (gepersonaliseerde afdrukopmaaktaal/variabele gegevensuitwisseling). De output bestaat uit een geoptimaliseerd PDF-bestand waarin herbruikbare elementen slechts 1 keer voorkomen. Het PDF-bestand bevat ook een blok PPML-gegevens waarin de paginalayout staat beschreven. Opmerking: Voor PPML/VDX 7 moet zowel Adobe Acrobat als Distiller op het systeem geïnstalleerd zijn. Om te zorgen voor een correcte uitvoer, bevat de installatiemap van PrintShop Mail "PSMail joboptions"-bestanden voor Acrobat Distiller, versie 5, 6, en 7. Met de instellingen in deze bestanden kan Acrobat Distiller zien hoe lettertypen, kleuren, afbeeldingen, enz. moeten worden verwerkt om een optimaal PDF-bestand te maken. U kunt deze uitvoeropties desgewenst wijzigen voor PPML en VDX door de "joboptions"-bestanden voor Distiller te wijzigen. Dubbelklik op het "joboptions"-bestand dat u wilt wijzigen, maak de gewenste wijzigingen en sla het bestand op. De bestanden "PSMailx.joboptions" moeten worden opgeslagen in de installatiemap van PrintShop Mail, in dezelfde map als het uitvoerbare bestand (.exe). De "x" staat voor de versie van Acrobat Distiller waarvoor het bestand is gemaakt. Zie de online Help van Acrobat Distiller voor meer informatie over Acrobat Distiller-taakopties. Specifieke instellingen voor afdruktechnologieën: 1. Omgeving Het pad dat wordt ingevuld bij "Omgeving" plaatst de afbeeldingen met een vaste grootte in de omgeving. De gebruiker (RIP) slaat de afbeeldingen op in het (cache)geheugen voor later gebruik. 2. Verzenden 2.1- Alle afbeeldingen verzenden Er wordt een PDF-bestand gemaakt met de afbeeldingen die een vaste grootte of een variabele grootte hebben. Met deze optie wordt er ook een PPML-taak gemaakt met instructies om de lokale en globale afbeeldingen te gebruiken. Afbeeldingen met een vaste grootte worden in de specifieke omgeving opgeslagen. Na deze taak kunnen de globale afbeeldingen worden gebruikt voor herhalende afdruktaken, bijvoorbeeld met de optie "Lokale afbeeldingen verzenden". 2,2 - Globale afbeeldingen verzenden Er wordt een PDF-bestand gemaakt met de afbeeldingen die een vaste grootte hebben. Met deze optie wordt er ook een PPML-taak gemaakt met instructies om deze afbeeldingen op te slaan in de specifieke omgeving Lokale afbeeldingen verzenden Er wordt een PDF-bestand gemaakt met de afbeeldingen die een variabele grootte hebben. Met deze optie wordt er ook een PPML-taak gemaakt, met gebruik van deze PDF. De PPML-taak bevat instructies om de lokale en globale afbeeldingen te gebruiken die in de specifieke omgeving zijn opgeslagen. Daarom moeten afbeeldingen met een vaste grootte aanwezig zijn in de specifieke omgeving. Naar afbeeldingen met een vaste grootte wordt slechts verwezen in de PPMLtaak. 70

72 Afdruktechnologieën PrintStreamer (alleen Mac OS) Met deze afdruktechnologie worden er twee aparte bestanden naar de RIP gestuurd; een masterbestand en een bestand met variabele gegevens. Instellingen in het dialoogvenster Afdrukken: 1. Gebruik OPI, afbeeldingen niet versturen Specifieke instellingen voor afdruktechnologieën: 1. Stamgegevens en variabele gegevens verzenden 2. Stamgegevens verzenden 3. Variabele gegevens verzenden 71

73 Afdruktechnologieën VIPP VIPP is een acroniem voor Variable Data Intelligent PostScript Printware. De output van deze technologie is een PostScript-stream waarin herbruikbare afbeeldingen slechts 1 keer voorkomen. Het belangrijkste verschil ten opzichte van Geoptmaliseerd PostScript is dat afbeeldingen in het cache worden gezet met een eigen, VIPP-specifiek mechanisme en niet met PostScript-forms. De gecachte abeeldingen worden opgeslagen in een afdrukklaar formaat. Specifieke instellingen voor afdruktechnologieën: 1. Don't spool images (EPS, TIFF, JPEG): Met deze optie voorkomt u dat herhaalde afbeeldingen twee maal naar de RIP worden verstuurd. De uitvoer bevat alleen verwijzingen (via de bestandsnaam) naar afbeeldingen die zijn opgeslagen in de projectmap. 2. Project Folder: Met deze optie kunt u herhaalde afbeeldingen vóór het afdrukken van de taak direct opslaan in een "projectmap" op de RIP (die geschikt is voor VIPP). In het dialoogvenster Afdrukken kunt u de mapnaam opgeven. Encapsulated VIPP ondersteunt de volgende afbeeldingsformaten: JPEG, TIFF, EPS en PDF. Opmerking: voor deze technologie is een RIP nodig die geschikt is voor Encapsulated VIPP en een dongle met een upgrade voor VIPP. Voor meer informatie over het upgraden van de dongle, zie PrintShop Mail upgraden. 72

74 Afdrukinstellingen Een document afdrukken Met de Pagina-instellingen van uw document kunt u bepalen op welke printer wordt afgedrukt en kunt u het papierformaat, de bron en andere eigenschappen van de afdrukmedia instellen. De instellingen in het dialoogvenster Afdrukken worden alleen toegepast op de huidige afdruktaak, maar de instellingen in het dialoogvenster Pagina-instellingen worden opgeslagen in het documentbestand. U kunt voor elke layout andere Pagina-instellingen kiezen, maar u kunt de layouts maar naar 1 printer sturen. Hierdoor kunt u in het hele document verschillende papierformaten (alleen Windows), afdrukstanden, mediatypes en afwerkopties gebruiken, mits deze worden ondersteund door uw printer. Windows Er zijn twee manieren om de Pagina-instellingen te wijzigen: 1. Kies Bestand > Pagina-instellingen en selecteer vervolgens "Huidige layout", "Dit punt naar voren" of "Hele document". 2. Klik in het venster Eigenschappen op het tabblad Layouts, selecteer een of meerdere layouts, selecteer vervolgens Paginagrootte en klik op de knop [...]. 3. Klik met de rechtermuisknop op de layout en selecteer Pagina-instellingen om het dialoogvenster te openen. Gebruik het dialoogvenster Pagina-instellingen om printerinstellingen op te geven en de afdrukmedia te selecteren. Mac OS De Pagina-instellingen wijzigen: 1. Kies in het menu Bestand de optie Pagina-instellingen. 2. In het dialoogvenster kunt u de volgende items wijzigen: Instellingen Formaat Afdrukstand Schaal Gebruik dit dialoogvenster om de printerinstellingen op te geven en de afdrukmedia te selecteren. 73

75 Subsetafwerking Een document afdrukken Over subsetafwerking In PrintShop wordt onder een subset verstaan: een set pagina's die tot dezelfde record behoren. Als u geen layoutherhaling of layoutcondities gebruikt, is het aantal pagina's in elke subset gelijk aan het aantal layouts in het document. Subsetafwerking is het proces waarbij een afwerkoptie wordt toegepast (zoals stapelen of binden) op elke subset van een afdruktaak. Subsetafwerking gebruiken U kunt een afwerkoptie opgeven in het printerstuurprogramma. Hiertoe klikt u in het dialoogvenster Afdrukken op Eigenschappen of klikt u in het dialoogvenster Afdrukinstellingen op de knop Geavanceerd. PrintShop Mail kan in de output PostScript-instructies toevoegen om aan te geven dat de afwerkoptie moet worden toegepast. In het dialoogvenster "PostScript toevoegen" kunt u opgeven welke instructies moeten worden toegevoegd. Het is mogelijk om uw eigen PostScript-set te schrijven en op te slaan. Als u Nieuw selecteert, kunt u de PostScript-set een naam geven. De instructies bij "Begin van pagina", "Begin van taak" en "Tussen sets" worden opgeslagen. U kunt ook de standaardinstelling instellen door op de knop "Standaardinstellingen instellen" te klikken. Het dialoogvenster zoeken Het dialoogvenster zoeken Bestand > PostScript toevoegen Er zijn 4 opties: 1. Algemeen: met deze optie kunt u de PostScript-set een naam en omschrijving geven. 2. Begin van pagina: de instructies worden aan het begin van elke pagina ingevoegd. 3. Begin van taak: de instructies worden in de kop van de taak ingevoegd. 4. Tussen sets: de instructies worden tussen de sets ingevoegd. Voor stapelen en binden moet de standaardinstelling (Generieke subsetafwerking) voldoende zijn. 74

76 Automated Printing Geautomatiseerd afdrukken Overzicht Over geautomatiseerd afdrukken In PrintShop Mail kunt u bepaalde taken automatiseren, zoals het openen en afdrukken van documenten. Windows Wanneer u in de Windows-verkenner met de rechtermuisknop op een PrintShop Mail-bestand klikt, ziet u in het snelmenu de optie Afdrukken. U kunt hiermee een document afdrukken zonder het document zelf te openen en u kunt een document afdrukken op een specifieke printer. Met de volgende functies kunt u het afdrukken op geavanceerde wijze automatiseren: Geautomatiseerd afdrukken met opdrachtregelargumenten Geautomatiseerd afdrukken met Extended Scripting Geautomatiseerd afdrukken met DDE Mac OS Om deze functie te kunnen gebruiken, moet u de opties voor automatisch afdrukken activeren. Zie PrintShop Mail upgraden voor meer informatie over het toevoegen van deze functie aan uw licentie. Met PrintShop Mail kunt u het afdrukproces aanzienlijk automatiseren. In plaats van een document te openen in PrintShop Mail en vervolgens het commando Afdrukken te kiezen, kunt u het programma ook een HotFolder laten controleren en afdruktaken laten uitvoeren zodra de benodigde bestanden (PrintShop Mail-document en/of databasebestand) in deze map worden aangetroffen. Geautomatiseerd afdrukken met HotFolder 75

77 Geautomatiseerd afdrukken (alleen Windows) Opdrachtregelargumenten gebruiken U kunt PrintShop Mail bepaalde acties laten uitvoeren door deze te specificeren in de opdrachtregel. De volgende opdrachtregelargumenten worden ondersteund: Argument Omschrijving <documentnaam> Bestandsnaam van een PrintShop Mail-document, bijvoorbeeld: Mailing November.psm5 -p Het opgegeven document wordt afgedrukt op de standaardprinter. Voorbeeld: Document.psm5 -p -pt Het opgegeven document wordt afgedrukt op een specifieke printer, die tussen dubbele aanhalingstekens wordt genoemd. Voorbeeld: Document.psm5 -pt "Laserwriter 16/600" -db <database> Het opgegeven document wordt gekoppeld aan een specifieke database. Voorbeeld: Document.psm5 -db "Database.mdb" Opdrachtregelargumenten gebruiken Met de volgende stappen kunt u eenvoudig een opdrachtregelargument maken: 1. Maak een PrintShop Mail-document, bijvoorbeeld "Voorbeeld.psm5". 2. Maak een database die u met dit document wilt gebruiken of kopieer een bestaande database naar de map waarin u het PrintShop Mail-document hebt opgeslagen. 3. Maak een snelkoppeling naar het uitvoerbare bestand (.exe bestand) van PrintShop Mail. Dit bestand is normaalgesproken C:\Program Files\PrintShop Mail \PSMail51.exe. Kopieer deze snelkoppeling naar dezelfde map als de map waarin u het document hebt opgeslagen dat u hebt gemaakt in stap Klik met de rechtermuisknop op de snelkoppeling en kies "Eigenschappen". Specificeer in het veld "Doel" de documentnaam door deze aan het doel toe te voegen. Hier staat nu zoiets als "C:\Program Files\PrintShop Mail\PSMail51.exe" Voorbeeld.psm5. Als u nu dubbelklikt op de zojuist aangemaakte snelkoppeling, wordt PrintShop gestart en wordt het gespecificeerde document geopend. U bent nu klaar om de andere ondersteunde opdrachtregelargumenten te gebruiken door deze aan het doel toe te voegen. Enkele voorbeelden: "C:\Program Files\PrintShop Mail\PSMail51.exe" Voorbeeld.psm5 -db "Database.mdb" "C:\Program Files\PrintShop Mail\PSMail51.exe" Voorbeeld.psm5 -p Een database op een snelkoppeling slepen U kunt een snelkoppeling maken waarmee PrintShop Mail elke ondersteunde database opent die u erop sleept. Hiertoe voert u in de eigenschappen van de snelkoppeling in het veld Doel de volgende tekst in: "C:\Program Files\PrintShop Mail\PSMail51.exe" Voorbeeld.psm5 -db Wanneer u een database op de snelkoppeling sleept en loslaat, wordt PrintShop Mail gestart en het document "Voorbeeld.psm5" geopend met de database die u zojuist op de snelkoppeling hebt gesleept. 76

78 Geautomatiseerd afdrukken (alleen Windows) Extended Scripting gebruiken Extended Scripting is een snelle en flexibele manier om afdruktaken te automatiseren. Met deze functie kunt u elk PrintShop Mail-document afdrukken, in combinatie met elke database en op elke printer. U kunt zelfs een Extended Scripting-taak plannen voor een bepaalde dag en/of tijd waarop uw printer normaalgesproken minder druk bezet is. U specificeert in een platte-tekstbestand een bepaalde actie of een reeks acties en geeft PrintShop Mail de opdracht dat bestand te gebruiken door het aan een snelkoppeling toe te voegen. 1. Maak een snelkoppeling naar het uitvoerbare bestand (.exe bestand) van PrintShop Mail. Dit bestand is normaalgesproken C:\Program Files\PrintShop Mail \PSMail51.exe. 2. Voeg in de snelkoppeling in het veld "Doel" de tekst "-script "scriptfile.txt" toe. In het script kunt u een set voorgedefinieerde opdrachten gebruiken om bepaalde acties uit te voeren. De ondersteunde opdrachten zijn: Opdracht FileOpen naam FileClose FilePrint FilePrintTo naam printer SetPrintTech technologie FilePrintRange begin eind FileExit DatabaseOpen bestand DatabaseOpenODBC bron DatabaseFilter filter Omschrijving Het gespecificeerde document wordt geopend. Als er een ander document geopend is, wordt dit door PrintShop Mail gesloten. Voorbeeld: FileOpen C:\Documents\MassMailing.psm5 Het PrintShop Mail-document Mailing.psm5 wordt geopend vanuit de map C:\Documents. Het geopende document wordt gesloten. Voorbeeld: FileClose Het geopende document wordt afgedrukt op de standaardprinter. Voorbeeld: FilePrint Het geopende document wordt afgedrukt op de gespecificeerde printer. De naam van de printer moet gelijk zijn aan de naam die is gespecificeerd in de Eigenschappen van de printer. Voorbeeld: FilePrint Distiller Het geopende document wordt afgedrukt op de Distiller-printer. Hiermee wijzigt u de huidige afdruktechnologie. Voorbeeld: SetPrintTech Standard Als het document is opgeslagen met Geoptimaliseerd PostScript als afdruktechnologie, wordt met "SetPrintTech Standard" het document afgedrukt met Standaard PostScript als afdruktechnologie. Het opgegeven recordbereik wordt afgedrukt op de standaardprinter. Opmerking: het is niet mogelijk een recordbereik af te drukken op een andere printer dan de standaardprinter. Voorbeeld: FilePrintRange 5 10 Drukt van het geopende document record 5 t/m 10 af. PrintShop Mail wordt afgesloten. Scriptopdrachten die na deze opdracht komen, worden niet uitgevoerd. Voorbeeld: FileExit Hiermee opent u de gespecificeerde database. Als er een andere database geopend is, wordt deze door PrintShop Mail gesloten. Voorbeeld: DatabaseOpen C:\Documents\Voorbeeld.mdb De Microsoft Access-database "Voorbeeld" in C:\Documents wordt geopend. De opgegeven gegevensbron wordt geopend. Als er een andere database geopend is, wordt deze door PrintShop Mail gesloten. Voorbeeld: DatabaseOpenODBC MyDSN De gegevensbron met de naam "MyDSN" wordt geopend. De database wordt gefilterd volgens de opgegeven filter. Voorbeeld: DatabaseFilter [WOONPLAATS] = 'Den Haag' Filtert de database, alleen records waarbij de waarde van het veld 77

79 DatabaseClose "Woonplaats" gelijk is aan "Den Haag" worden gebruikt. De geopende database wordt gesloten. Voorbeeld: DatabaseClose Een Extended Scripting-taak maken Voer de volgende stappen uit om een Extended Scripting-taak te maken: 1. Maak een PrintShop Mail-document en sla het op (bijvoorbeeld "ScriptTest.psm5") 2. Maak een tekstbestand met alle opdrachten die u wilt uitvoeren. 3. Maak een snelkoppeling naar PrintShop Mail. 4. Voeg het argument "-script scriptfile.txt" toe aan de opdrachtregel (hierbij is 'scriptfile.txt' het tekstbestand dat de opdrachten bevat). Specificeer in het scriptbestand alle opdrachten die u wilt uitvoeren: FileOpen ScriptTest.psm5 FilePrint FileExit Dit eenvoudige scriptbestand opent het document "ScriptTest.psm5", drukt het af op de standaardprinter en sluit PrintShop Mail af. U kunt een batchproces maken door PrintPrintShop Mail opdracht te geven een ander document te gebruiken: FileOpen ScriptTest.psm5 FilePrint FileOpen AnderDocument.psm5 FilePrint FileExit PrintShop Mail opent eerst het document "ScriptTest.psm5" en drukt het af op de standaardprinter. Wanneer dit klaar is, opent PrintShop Mail het tweede document, "AnderDocument.psm5" en drukt het af op dezelfde standaardprinter. U kunt natuurlijk een andere printer kiezen door de opdracht "FilePrintTo" te gebruiken. Ten slotte wordt PrintShop Mail afgesloten. Het is mogelijk om hetzelfde document te gebruiken met verschillende databases: FileOpen ScriptTest.psm5 FilePrint DatabaseOpen AndereDatabase.MDB FilePrintTo Printer2 FileExit PrintShop Mail opent eerst het document "ScriptTest.psm5" en drukt het af op de standaardprinter. Wanneer dit klaar is, opent PrintShop Mail de database "AndereDatabase.MDB" en drukt het af op een andere printer, genaamd "Printer2". Ten slotte wordt PrintShop Mail afgesloten. Een combinatie van de opdrachten is ook mogelijk: FileOpen ScriptTest.psm5 FilePrintRange 5 10 DatabaseOpen AndereDatabase.MDB FilePrintRange DatabaseOpen DerdeDatabase.XLS FilePrintTo Printer2 FileOpen Document2.psm5 FilePrint FileExit PrintShop Mail opent het document "ScriptTest.psm5" en drukt record 5 t/m 10 af op de standaardprinter. Wanneer dit klaar is, wordt de database "AndereDatabase.MDB" geopend en worden de records 10 t/m 15 afgedrukt op de standaardprinter. Vervolgens wordt de database "DerdeDatabase.XLS" geopend en worden alle records afgedrukt op "Printer2". Ten slotte wordt het PrintShop Mail-document "Document2.psm5" geopend en afgedrukt op de standaardprinter, waarna PrintShop Mail wordt afgesloten. 78

80 Het is mogelijk om de afdruktechnologie te wijzigen die is ingesteld toen het document werd gemaakt, en om het document af te drukken met een andere afdruktechnologie. FileOpen Script Test.psm5 SetPrintTech Optimized FilePrint FileOpen Script Test.psm5 SetPrintTech Standard FilePrint Het argument <technologie> moet een van de volgende waarden zijn. Afdruktechnologie Standaard PostScript Optimized PostScript AHT Creo VPS FreeForm FreeForm2 PPML PPML/VDX VIPP Scriptwaarde SetPrintTech Standard SetPrintTech Optimized SetPrintTech AHT SetPrintTech VPS SetPrintTech FreeForm SetPrintTech FreeForm2 SetPrintTech PPML SetPrintTech PPMLVDX SetPrintTech VIPP Databasefilters Een databasefilter bestaat uit een veldnaam, een operator en een voorwaarde. Stel voor dat u de volgende database hebt: NAAM WOONPLAATS GESLACHT Ed Den Haag M Pamela Arnhem V Tim Amsterdam M Robert Utrecht M De beschikbare veldnamen in deze database zijn "Naam", "Woonplaats" en "Geslacht" De database heeft 4 records. Een operator moet een van de ANSI SQL-operatoren zijn uit onderstaande tabel. = Gelijk aan <> Niet gelijk aan < Minder dan > Groter dan <= Minder dan of gelijk aan >= Groter dan of gelijk aan Een filter wordt gebruikt om het WHERE-component van een SQL-instructie te maken. Het bevat niet het gereserveerde woord WHERE om de recordset te filteren. Met uitzondering van "Distinct", "Like" en "Between" worden alle SQL-commando's ondersteund. Zie voor meer informatie over de SQL-instructie Als u de records wilt selecteren en afdrukken waarbij het veld "Woonplaats" gelijk is aan "Den Haag", moet u het volgende toevoegen aan het scriptbestand: DatabaseFilter [WOONPLAATS] = 'Den Haag' Resultaat: Er wordt 1 record afgedrukt. Opmerking: De voorwaarde 'Den Haag' staat tussen enkele aanhalingstekens. SQL gebruikt enkele aanhalingstekens rond tekstwaarden. Numerieke waarden worden niet tussen aanhalingstekens gezet. 79

81 Stel dat u een mailing wilt versturen naar alle personen in de database waarbij het veld [GESLACHT] niet gelijk is aan 'V'. Dit filter ziet er als volgt uit: DatabaseFilter [GESLACHT] <> 'V' Resultaat: Er worden 3 records afgedrukt. Of stel dat u alle records wilt afdrukken waarbij het veld [GESLACHT] gelijk is aan 'V' of [WOONPLAATS] niet gelijk is aan 'Amsterdam': DatabaseFilter [GESLACHT] = 'V' OR [WOONPLAATS] <> 'Amsterdam' Resultaat: Er worden 3 records afgedrukt. Dit zijn slechts drie voorbeelden van een databasefilter. Het is mogelijk zeer geavanceerde en krachtige databasefilters te maken. Raadpleeg uw SQL-handleiding of een online bron voor geavanceerde voorbeelden. Als u gegevens nodig hebt uit meer dan 1 tabel van de database, kunt u in SQL of MS Access een query maken en het resultaat van deze query exporteren naar Excel, Access of een tekstbestand. Dit bestand kan in PrintShop Mail als database gebruikt worden. Een taak inplannen Het is mogelijk een taak op een bepaalde dag en tijdstip in te plannen. Hiertoe gebruikt u Windows Scheduler. Raadpleeg voor meer informatie over Windows Scheduler en over het inplannen van taken de Microsoft Windows -handleiding. 80

82 Geautomatiseerd afdrukken (alleen Windows) met DDE DDE Dynamic Data Exchange is een flexibelere manier om afdrukken te automatiseren dan het gebruik van opdrachtregelargumenten. Hiervoor is echter wel kennis vereist van programmeertalen die DDE ondersteunen, zoals Visual Basic of C++. Raadpleeg documentatie over Win32 API om te lezen hoe u een DDE-verbinding maakt. Om verbinding te maken met de PrintShop Mail DDE-server, zorgt u ervoor dat PrintShop Mail geopend is en opent u een DDE-verbinding naar de server "PrintShopMail5". Visual C // include "ddeml.h" UINT ireturn = DdeInitialize(&idInst, (PFNCALLBACK)DdeCallback, APPCLASS_STANDARD APPCMD_CLIENTONLY, 0 ); HSZ hszapp = ::DdeCreateStringHandle(idInst, "PrintShopMail5", 0); HSZ hsztopic = ::DdeCreateStringHandle(idInst, "C:\\untitled.psm5", 0); HCONV hconv = ::DdeConnect(idInst, hszapp, hsztopic, NULL); ::DDEExecute(idInst, hconv, "[FileExit]"); Visual Basic 6.0 TextBox.LinkTopic = "PrintShopMail5 Connect" ' Set link topic. TextBox.LinkMode = vblinkmanual ' Set link mode. On Error Resume Next 'TextBox thinks DDE is not executed, 'when actually it is. TextBox.LinkExecute "[FileExit]" On Error GoTo 0 PrintShop Mail ondersteunt de volgende DDE-opdrachten: Opdracht [FileNew] [FileOpen "bestandsnaam"] [FileClose] [FilePrint] [FilePrintRange "begin", "eind"] [FileExit] [DatabaseOpen "bestandsnaam"] [DatabaseClose] [DatabaseOpenODBC "bron"] Omschrijving Het actieve document wordt gesloten en er wordt een nieuw document gemaakt. Het gespecificeerde document wordt geopend. Het actieve document wordt gesloten. Het actieve document wordt afgedrukt op de standaardprinter. Er wordt een reeks records afgedrukt op de standaardprinter. PrintShop Mail wordt afgesloten. De gespecificeerde database wordt geopend. De actieve database wordt gesloten. De opgegeven ODBC-gegevensbron wordt geopend. Opmerking: Deze correctie is alleen van toepassing op PrintShop Mail 5.1 of later. PrintShop Mail 4.x en 5.x wijken licht van elkaar af. 81

83 Geautomatiseerd afdrukken (Alleen Mac OS) De HotFolder gebruiken Met deze functie kunnen meerdere gebruikers databasebestanden en/of documenten in de map HotFolder plaatsen, waardoor er direct een afdruktaak wordt gestart, zonder verdere interactie (gebruikers hebben vanaf hun computer niet eens toegang tot PrintShop Mail nodig). De HotFolder instellen 1- Kies in het menu PrintShop Mail de optie Voorkeuren en vervolgens de optiegroep "HotFolder". 2- Klik op de knop Bewerken om de map HotFolder te specificeren die de gewenste documenten bevat. 3- Zorg ervoor dat alle PrintShop Mail-documenten gesloten zijn en kies in het menu Bestand de optie HotFolder controleren. 4- Om het controleren en automatisch afdrukken te stoppen, klikt u op Annuleren. De HotFolder gebruiken 1-Maak een PrintShop Mail-document en sla dit op in de HotFolder. Aangezien er bij het automatisch afdrukken geen interactie is tussen de gebruiker en het programma, moet u het document goed controleren voordat u het opslaat. 2- Plaats het document- en /of databasebestand in de map HotFolder. Binnen 30 seconden koppelt PrintShop Mail de database aan het beschikbare PrintShop Mail-document en wordt de afdruktaak gestart. Verder kunnen in de map HotFolder zelf drie niveaus aan submappen worden gemaakt waarin databasebestanden kunnen worden geplaatst. Dit is handig wanneer meerdere gebruikers mailings willen maken met verschillende databasebestanden. 3- Nadat het bestand door PrintShop Mail is afgedrukt, wordt het databasebestand verplaatst naar de map PSMAIL_PRINTED, die in dezelfde map staat als de map HotFolder. Het PrintShop Mail-document blijft op dezelfde locatie staan en kan opnieuw worden gebruikt. 4- PrintShop Mail maakt een logbestand van de uitgevoerde acties. Aangezien het mutatietijdstip van het logbestand automatisch wordt aangepast bij elke keer dat PrintShop Mail wordt geactiveerd, kunt u hieraan zien of PrintShop Mail nog bezig is of niet. Als er geen PrintShop Mail-document en/of databasebestand wordt gevonden, wordt het logbestand toch bijgewerkt. Het logbestand bevindt zich in dezelfde map als de HotFolder. 82

84 Document Fundamentals Item Properties Het venster Eigenschappen Basiselementen van documenten Het venster eigenschappen Het venster Eigenschappen is het gedeelte van het PrintShop Mail-venster waarin de eigenschappen van het geselecteerde item worden getoond. U kunt het venster Eigenschappen verbergen, zodat u meer van de layout ziet. Klik hiertoe op "Eigenschappen", "Layouts", "Variabelen", "Database" of "Waarschuwingen". Deze eigenschappen zijn als volgt in het venster Eigenschappen gegroepeerd: Frame-eigenschappen Deze items zijn van toepassing op het begrensde vak. Dit is de grens rond het item. Optie Naam object Positie vergrendelen Begrensd vak Frame uitlijnen op inhoud (alleen Windows) Randdikte Randkleur Randstijl (alleen Windows) Vulkleur Rotatie Omschrijving De unieke naam waarmee een object wordt aangeduid. Hiermee vergrendelt u de positie-, grootte- en rotatiekenmerken van dit object. Hier staan de afmetingen van het begrensde vak. Hiervoor worden de locatie van de linkerbovenhoek en de hoogte en breedte gebruikt. Deze waarden kunt u ook handmatig invoeren. Wanneer deze optie is ingesteld op "Ja" wordt de grootte van het begrensde vak (frame) van het object aangepast aan de afmetingen van de afbeelding of wordt de grootte van het vak verticaal aangepast, zodat er meer variabele tekst in past. Wanneer hier "Nee" is ingesteld, wordt er bij het afdrukken een waarschuwing getoond indien variabelen niet in het vak passen. Hiermee kunt u de randdikte wijzigen. U kunt een haarlijndikte kiezen of een dikte in pixels (1-12 pixels). U kunt ook een aangepaste dikte maken. U kunt een van de standaardkleuren kiezen of een aangepaste randkleur maken met uw eigen RGB of CMYK. Kies de randstijl. De volgende opties zijn beschikbaar: Effen Vierkant punt Streep Streep punt Lange streep Lange streep punt Lange streep punt punt Definieer een aangepaste ondoorzichtige kleur om het vak mee te vullen of selecteer Transparant (geen vulling). Toont de huidige rotatie die op het item is toegepast. Inhoud Deze items beschrijven de eigenschappen van het object. Optie Omschrijving 83

85 Uitlijning Specificeer de horizontale en verticale uitlijning: -Afbeeldingen Horizontaal: Links, Centreren, Rechts Verticaal: Boven, Centreren, Onder -Tekst Horizontaal: Links, Centreren, Rechts, Uitvullen Verticaal: Boven, Centreren, Onder Afbeeldingsschaal (alleen afbeeldingen)(alleen Windows) Afkapping (Mac OS) Passend maken (alleen tekstvak) Lege regels verwijderen (alleen tekstvak) Verticale layout (alleen tekstvak) (alleen Windows) Bestandsnaam van afbeelding (alleen afbeeldingen) Afbeeldingenmap (alleen afbeeldingen) Submappen zoeken (alleen afbeeldingen) Hier kunt u specificeren hoe de grootte van de afbeelding wordt aangepast ten opzichte van het begrensd vak. Originele grootte: De afbeelding wordt altijd getoond op de originele grootte, ongeacht de grootte van het frame. Als het frame kleiner is, wordt de afbeelding bijgesneden. De afbeeldingen worden niet geschaald. Passend maken in frame: De grootte van de afbeelding wordt aangepast zodat deze het frame vult. De hoogte-/breedteverhouding blijft behouden. Afbeeldingen worden niet afgekapt. Uitsnijden op frame: Hiermee schaalt u de afbeelding proportioneel, zodat deze het frame volledig vult. Afbeeldingen worden mogelijk afgekapt Met de functie "Passend maken" wordt tekst automatisch verkleind door de tekengrootte te verkleinen wanneer de tekst groter is dan het tekstvak. De tekengrootte wordt aangepast op basis van de grootte die nodig is om de tekst in het tekstvak te laten passen. De tekst wordt echter niet kleiner gemaakt dan de opgegeven minimumgrootte. Wanneer dit is ingesteld op "Nee" worden lege regels in het tekstvak weergegeven. Als u deze instelling op "Ja" zet, worden alle lege regels verwijderd. Met de optie "Alleen in variabelen" worden de lege regels verwijderd die in variabelen voorkomen, maar niet de lege regels tussen variabelen. Deze instelling is speciaal ontworpen voor verticale tekst met Aziatische karakters (andere karakters worden 90 gedraaid). Deze functie wordt ondersteund onder Windows XP en Windows 2003 De bestandsnaam van de afbeelding wordt getoond, inclusief het volledige pad. De inhoud kan alleen worden gewijzigd met de expressie-editor. Dit verwijst naar de locatie waar de afbeeldingen zijn opgeslagen. Als u op het pictogram klikt, kunt u naar een andere map bladeren. Specificeer of PrintShop Mail alleen in de huidige map moet zoeken ("Nee" geselecteerd) of dat het programma ook in de submappen moet zoeken ("Ja" geselecteerd). Op "Naam object" zijn de volgende beperkingen van toepassing: Geen tussenruimten vóór en na. Maximaal 255 tekens. Bewerken is niet mogelijk wanneer er meerdere objecten geselecteerd zijn. Mac OS De functie "Lege regels verwijderen" kan worden ingeschakeld met een selectievak in het venster Expressie-editor. 84

86 Eigenschappen van een PDF-pagina Basiselementen van documenten De eigenschappen van een PDF-pagina instellen Windows 1. Klik op het object waarmee het PDF-bestand wordt aangeduid. 2. Specificeer de eigenschappen in het venster Eigenschappen. Mac OS 1. Dubbelklik op het object waarmee het PDF-bestand wordt voorgesteld of kies in het menu Item de optie Objecteigenschappen weergeven. 2. Definieer de Eigenschappen. 3. Klik op OK. 85

87 De positie-instellingen in een begrensd vak instellen Optie Naam object Positie vergrendelen Links (Windows) Positie op de X-as (Mac OS) Boven (Windows) Positie op de Y-as (Mac OS) Breedte Hoogte Beschrijving Unieke naam waarmee dit object wordt geïdentificeerd. Hiermee vergrendelt u de positie-, grootte- en rotatiekenmerken van dit object. De horizontale verplaatsing van de linkerbovenhoek van de layout naar de linkerbovenhoek van het object. De verticale verplaatsing van de linkerbovenhoek van de layout naar de linkerbovenhoek van het object. De breedte van het object. De hoogte van het object. Opmerking: Bewerkingsvakken zijn alleen-lezen als het object is vergrendeld. Als het PDF-bestand op de layout is geplaatst via Bestand > Nieuw document, gebaseerd op PDF, is de positie in de linkerbovenhoek vergrendeld. Het PDF-bestand kan proportioneel worden geschaald. U kunt de breedte en hoogte wijzigen. De weergave-instellingen in het begrensde vak bepalen Optie Randdikte Beschrijving De breedte van de rand in punten. 86

88 Randkleur Randstijl (alleen Windows) Vulkleur De kleur van de rand rond het object. De stijl van de rand rond het object. De vulkleur kan transparant zijn of worden ingesteld op een effen vulkeur. Het standaard Windows-palet is beschikbaar, maar u kunt ook een eigen kleur maken met de schuifregelaars RGB en CMYK. De instellingen van de PDF-afbeeldingattributen in het inhoudsvak specificeren Optie Bestandsnaam van afbeelding PDF-paginanummer Beschrijving De bestandsnaam van en het pad naar de PDF waartoe de pagina behoort. Het paginanummer van de PDF, variërend van 1 tot het aantal pagina's in de PDF. 87

89 Eigenschappen van statische en variabele afbeeldingen Basiselementen van documenten De eigenschappen van een afbeelding instellen Windows 1. Klik op het object waarmee de statische afbeelding wordt aangeduid. 2. Specificeer de eigenschappen in het venster Eigenschappen. Mac OS 1. Dubbelklik op het afbeeldingobject of kies in het menu Item de optie Objecteigenschappen weergeven. 2. Stel de eigenschappen in. 3. Klik op OK. De positie-instellingen in een begrensd vak instellen Optie Naam object Positie vergrendelen Links (Windows) Positie op de X-as (Mac OS) Boven (Windows) Positie op de Y-as (Mac OS) Breedte Hoogte Frame uitlijnen op inhoud Beschrijving Unieke naam waarmee dit object wordt geïdentificeerd. Hiermee vergrendelt u de positie-, grootte- en rotatiekenmerken van dit object. De horizontale verplaatsing van de linkerbovenhoek van de layout naar de linkerbovenhoek van het object. De verticale verplaatsing van de linkerbovenhoek van de layout naar de linkerbovenhoek van het object. De breedte van het object. De hoogte van het object. Wanneer deze optie is ingesteld op "Ja" wordt de grootte van het begrensde vak (frame) van het object aangepast aan de afmetingen van de afbeelding of wordt de 88

90 (alleen Windows) grootte van het vak verticaal aangepast, zodat er meer variabele tekst in past. Wanneer hier "Nee" is ingesteld, wordt er bij het afdrukken een waarschuwing getoond indien variabelen niet in het vak passen. Opmerking: Bewerkingsvakken zijn alleen-lezen als het object is vergrendeld. De weergave-instellingen in het begrensde vak bepalen Optie Randdikte Randkleur Randstijl (alleen Windows) Vulkleur Rotatie Beschrijving Hiermee kunt u de randdikte wijzigen. U kunt een haarlijndikte kiezen of een dikte in pixels (1-12 pixels). U kunt ook een aangepaste dikte maken. U kunt een van de standaardkleuren kiezen of een aangepaste randkleur maken met uw eigen RGB of CMYK. Kies de randstijl. De volgende opties zijn beschikbaar: Effen Vierkant punt Streep Streep punt Lange streep Lange streep punt Lange streep punt punt De vulkleur kan transparant zijn of worden ingesteld op een effen vulkeur. Het standaard Windows-palet is beschikbaar, maar u kunt ook een eigen kleur maken met de schuifregelaars RGB en CMYK. Rotatie met de klok mee, in graden. De attributen van de statische afbeelding in het inhoudsvak specificeren Optie Horizontale uitlijning Verticale uitlijning Afbeeldingsschaal (Windows) Afkapping (Mac OS) Bestandsnaam van afbeelding Afbeeldingenmap Submappen zoeken Beschrijving Horizontale uitlijning van de afbeeldingen (Links, Centreren, Rechts) Verticale uitlijning van de afbeeldingen (Boven, Centreren, Onder) Originele grootte: De afbeelding wordt altijd getoond op de originele grootte, ongeacht de grootte van het frame. Als het frame kleiner is, wordt de afbeelding bijgesneden. De afbeeldingen worden niet geschaald. Passend maken in frame: De grootte van de afbeelding wordt aangepast zodat deze het frame vult. De hoogte-/breedteverhouding blijft behouden. Afbeeldingen worden niet afgekapt. Uitsnijden op frame: Hiermee schaalt u de afbeelding proportioneel, zodat deze het frame volledig vult. Afbeeldingen worden mogelijk afgekapt De bestandsnaam en het pad van de afbeelding. Dit verwijst naar de locatie waar de afbeeldingen zijn opgeslagen. Specificeer of PrintShop Mail alleen in de huidige map moet zoeken ("Nee" geselecteerd) of dat het programma ook in de submappen moet zoeken ("Ja" geselecteerd). 89

91 Eigenschappen van tekst Basiselementen van documenten Eigenschappen van tekst wijzigen Windows 1. Klik op het tekstobject. 2. Specificeer de eigenschappen in het venster Eigenschappen. Mac OS 1. Dubbelklik op het tekstobject of kies in het menu Item de optie Objecteigenschappen weergeven. 2. Stel de eigenschappen in. 3. Klik op OK. 90

92 De positie-instellingen in een begrensd vak instellen Optie Naam object Positie vergrendelen Links (Windows) Positie op de X-as (Mac OS) Boven (Windows) Positie op de Y-as (Mac OS) Breedte Hoogte Frame uitlijnen op inhoud (alleen Windows) Beschrijving Unieke naam waarmee dit object wordt geïdentificeerd. Hiermee vergrendelt u de positie-, grootte- en rotatiekenmerken van dit object. Horizontale verplaatsing van de linkerbovenhoek van de layout naar de linkerbovenhoek van het object. Verticale verplaatsing van de linkerbovenhoek van de layout naar de linkerbovenhoek van het object. De breedte van het object. De hoogte van het object. Wanneer deze optie is ingesteld op "Ja" wordt de grootte van het begrensde vak (frame) van het object aangepast aan de afmetingen van de afbeelding of wordt de grootte van het vak verticaal aangepast, zodat er meer variabele tekst in past. Wanneer hier "Nee" is ingesteld, wordt er bij het afdrukken een waarschuwing getoond indien variabelen niet in het vak passen. Opmerking: De bewerkingsvakken Links, Boven, Breedte en Hoogte zijn alleen-lezen als het object is vergrendeld. De weergave-instellingen in het begrensde vak bepalen Optie Randdikte Randkleur Randstijl (alleen Windows) Beschrijving De breedte van de rand in punten. De kleur van de rand rond het object. Het standaard Windows-palet is beschikbaar, maar u kunt ook een eigen kleur maken met de schuifregelaars RGB en CMYK. Kies de randstijl. De volgende opties zijn beschikbaar: Effen Vierkant punt Streep Streep punt Lange streep Lange streep punt 91

93 Vulkleur Rotatie Lange streep punt punt De vulkleur van het tekstvak kan transparant zijn of worden ingesteld op een effen vulkeur. Het standaard Windows-palet is beschikbaar, maar u kunt ook een eigen kleur maken met de schuifregelaars RGB en CMYK. Rotatie met de klok mee, in graden. De tekstattributen in het inhoudsvak specificeren Optie Horizontale uitlijning Verticale uitlijning Passend maken Lege regels verwijderen Verticale layout Beschrijving Horizontale tekstuitlijning (Links, Centreren, Rechts, Uitvullen) Verticale tekstuitlijning (Boven, Centreren, Onder) Met de functie "Passend maken" wordt tekst automatisch verkleind door de tekengrootte te verkleinen wanneer de tekst groter is dan het tekstvak. De tekengrootte wordt aangepast op basis van de grootte die nodig is om de tekst in het tekstvak te laten passen. De tekst wordt echter niet kleiner gemaakt dan de opgegeven minimumgrootte. Wanneer dit is ingesteld op "Nee" worden lege regels in het tekstvak weergegeven. Dit is handig als de variabele bijvoorbeeld een adres is en een aantal records in de database lege velden bevat. Wanneer u deze functie selecteert, blijven de lege regels gehandhaafd die worden veroorzaakt door de lege velden. Wanneer dit is ingesteld op "Ja" worden de lege regels verwijderd (zowel de lege regels veroorzaakt door lege velden als handmatig ingevoerde witregels). Wanneer "Alleen in variabelen" is ingesteld, worden alleen de lege regels in variabelen verwijderd. Statische lege regels blijven gehandhaafd. Deze instelling is speciaal bedoeld voor Aziatische karakters die verticaal moeten worden afgedrukt. Andere karakters worden 90 gedraaid. De functie wordt alleen ondersteund onder Windows XP en Windows Tekstkleurinstellingen opgeven in het afdrukvak Optie Colorspace Beschrijving Voor CMYK is het vereist dat de tekstkleur in het hele object hetzelfde is. Hierbij geldt dat elk tekstobject aan slechts één kleur kan worden gekoppeld. 92

94 Formatting Text Over tekenstijlen Windows Tekenstijl Basiselementen van documenten U kunt de tekenstijl (bijvoorbeeld, lettertype, grootte, kleur, stijlkenmerken) van elk tekstonderdeel in een tekstobject wijzigen. De tekenstijl van een variabele is afhankelijk van de stijl van het eerste scheidingsteken: het teken waarmee het begin van een variabele wordt aangeduid. PrintShop Mail bevat de volgende stijlen: Normaal Vet (CTRL+B) Cursief (CTRL+I) Onderstreept (CTRL+U) Superscript Subscript Doorhalen Opmerking: Om Superscript, Subscript of Doorhalen te selecteren, kiest u in het menu Tekst de optie Lettertype. Deze stijlen kunnen worden gecombineerd. Beperkingen aan het lettertype: Als u in een document PostScript-lettertypen wilt gebruiken, hebt u Adobe Type Manager nodig. U kunt OpenType-lettertypen alleen gebruiken onder Windows 2000, XP of Een tekenstijl toepassen op alle alinea's in een of meer tekstobjecten 1. Selecteer de objecten. 2. Pas de stijl toe. Een tekenstijl toepassen op een reeks tekens 1. Activeer de modus Bewerken door in een tekstobject te dubbelklikken. 2. Maak een selectie. 3. Klik op de gewenste knop op de werkbalk Tekstopmaak. (Als alternatief kunt u ook in het menu Tekst de optie Lettertype, Grootte, Stijl of Kleur kiezen.) De tekengrootte aanpassen Kies in het menu Lettertype het submenu Grootte/Overige. Bewerk de selectie in het dialoogvenster Tekengrootte van de werkbalk Tekstopmaak. Opmerking: Een grootte van bijvoorbeeld 10,5 punten is toegestaan, maar 10,3 wordt afgerond op de dichtstbijzijnde halve waarde (10,5). Een tekstkleur instellen Klik op de werkbalk Tekstopmaak en klik vervolgens bij de vervolgkeuzepijl op de knop Tekstkleur. Er verschijnt nu een palet met kant-en-klare kleuren. U kunt uw eigen kleuren aan dit palet toevoegen. Klik hiertoe onder het palet op de knop Aangepast. Het standaard dialoogvenster Kleur verschijnt. U kunt dit dialoogvenster ook openen door: Tekst > Kleur te kiezen. U kunt ook het hulpmiddel Kleurpipet gebruiken op de werkbalk Extra om een kleur te kiezen van een pixel op het scherm en deze toepassen als tekstkleur. 93

95 Mac OS Met het menu Stijl kunt u tekst- en alineaopmaak toepassen. Stijl kan een lettertype (zoals Courier), stijl (zoals Cursief), kleur en grootte omvatten, evenals alinea- en regelafstand. Het venster Lettertype heeft opties waarmee u onderstrepen, doorhalen of schaduw op tekst kunt toepassen. U kunt ook de achtergrondkleur van tekstdocumenten instellen. Een tekenstijl toepassen op alle alinea's in een of meer tekstobjecten 1. Selecteer de objecten een voor een. 2. Pas de stijl toe. Een tekenstijl en tekengrootte toepassen op een reeks tekens 1. Activeer de modus Bewerken door in een tekstobject te dubbelklikken. 2. Maak een selectie. 3. Kies in het menu Tekst de opties Lettertype > Lettertypen weergeven om het venster Lettertype te openen. Selecteer het Lettertype en de Stijl in de kolommen Familie en Lettertype. Selecteer een lettergrootte in de kolom Grootte of wijzig de grootte met de schuifregelaar. Een tekstkleur instellen Kies in het menu Tekst de opties Lettertype > Kleuren weergeven. Tekenafstand Met Tekenafstand wordt de ruimte tussen tekens aangepast, met name door twee tekens dichter bij elkaar te plaatsen dan normaal. Met Tekenafstand wordt de weergave van bepaalde lettercombinaties verbeterd. Wijzig de tekenafstand om de individuele tekens dichter bij elkaar of verder uit elkaar te zetten. Kies in het menu Tekst de opties Lettertype > Tekenafstand. U kunt de volgende items kiezen: Standaard Geen Smaller Breder Kies Smaller om de tekens dichter bij elkaar te zetten. Kies Breder om de tekens verder uit elkaar te zetten. U kunt meerdere malen Smaller en Breder gebruiken om de gewenste ruimte te krijgen. Spelling U kunt de spelling controleren voor het hele document of voor 1 woord. Kies in het menu Bewerken de optie Spelling. Kies: Spelling: om de spelling van een heel document te controleren. Spelling controleren: om de spelling van 1 woord te controleren. Spelling controleren tijdens typen: om de spelling te controleren tijdens het typen. Als er een verkeerd gespeld woord wordt gevonden, selecteert u een alternatief woord in de lijst Suggesties en klikt u vervolgens op Corrigeren om de spelling te wijzigen. Als geen van de voorgestelde woorden het bedoelde woord is, kunt u het woord nogmaals typen in het venster Spelling en vervolgens klikt u op Corrigeren. Klik op Negeren als u de spelling van een woord niet wilt wijzigen. Klik op Volgende zoeken om verder gaan met de spellingcontrole. Als u de spelling in een andere taal wilt controleren, kiest u de gewenste taal in het menu Woordenlijst van het venster Spelling. Als u een woord wilt toevoegen aan de Woordenlijst spellingcontrole, klikt u op Toevoegen wanneer het woord in het venster Spelling verschijnt. Om een woord uit de woordenlijst te verwijderen, klikt u op Verwijderen. 94

96 Alinea-opmaakprofiel Basiselementen van documenten Over alinea-opmaakprofielen Een alinea is een aaneengesloten reeks tekens met dezelfde opmaakeigenschappen zoals: Uitlijning Marges Inspringing Tabstops Opmaakmarkeringen Passend maken Alinea's worden gescheiden met een Enter-teken. Om een nieuwe alinea te beginnen, drukt u op de ENTER-toets en voert u tekst in. Windows Tekst uitlijnen Uitlijning toepassen op alle alinea's in een of meer tekstobjecten: 1. Selecteer de objecten. 2. Klik op een uitlijnknop op de werkbalk Tekstopmaak of selecteer in het venster Eigenschappen de optie Uitlijning. De tekstuitlijning van een specifieke alinea instellen: 1. Dubbelklik in een tekstobject om de modus Bewerken te activeren. 2. Selecteer een alinea. 3. Klik op een uitlijnknop op de werkbalk Tekstopmaak. Als alternatief kunt u in het menu Tekst de optie Alinea kiezen. In dit dialoogvenster kunt u de waarden instellen voor uitlijning, marges en inspringing van de eerste regel. In het voorbeeld kunt u de huidige instellingen bekijken. 95

97 Over tabstops Met tabstops kunt u tekst links, rechts of gecentreerd uitlijnen. U kunt de volgende tabstops gebruiken: Links uitlijnende tab Centrerende tab Rechts uitlijnende tab Tekst loopt vanaf de tabstop naar rechts. Tekst wordt gecentreerd op de tabstop. Tekst loopt vanaf de tabstop naar links totdat de ruimte van de tabstop vol is. Daarna loopt de tekst door naar rechts. Tabstopposities instellen en wijzigen De standaardtabstopposities wijzigen: 1. Kies in het menu Tekst de optie Standaardtabstops. 2. Kies een intervalwaarde. Er zijn twee manieren om aangepaste tabstopposities in te stellen en te verwijderen. Methoden: Met het dialoogvenster Tabstops Met de horizontale liniaal Het dialoogvenster Tabstops gebruiken: 1. Dubbelklik in een tekstobject om de modus Bewerken te activeren. 2. Selecteer een alinea. 3. Kies in het menu Tekst de optie Tabstops. Tabstopposities worden relatief ingesteld aan de linkerkant van het object. 4. Voeg een positie toe door in het bewerkingsvak een waarde in te vullen en vervolgens op Instellen te klikken. 5. Om uit te lijnen, kunt u een van de volgende opties kiezen: Links: Tekst loopt vanaf de tabstop naar rechts. Midden: Tekst wordt gecentreerd op de tabstop. Rechts: Tekst loopt vanaf de tabstop naar links totdat de ruimte van de tabstop vol is. Daarna loopt de tekst door naar rechts. 6. Verwijder een positie en uitlijning door deze in de lijst selecteren en vervolgens op Wissen te klikken. Opmaakmarkeringen Met PrintShop Mail kunt u bepalen of opmaakmarkeringen in tekstobjecten worden verborgen of zichtbaar zijn. Opmaakmarkeringen zijn markeringen ter aanduiding van een nieuwe regel, tabs en spaties. Bij het opstarten van PrintShop Mail zijn alle opmaakmarkeringen standaard verborgen. 96

98 U kunt opmaakmarkeringen in PrintShop Mail laten weergeven door Beeld > Opmaakmarkeringen te selecteren of door op de knop Weergeven of Verbergen te klikken op de werkbalk Beeld. Dit werkt als een overschakeling voor alle tekstobjecten. Opmaakmarkeringen zijn alleen een visueel hulpmiddel en worden niet afgedrukt. De markeringen worden geschaald op basis van de zoomfactor van het document en de tekengrootte van de tekst eromheen. De markeringen zijn ook zichtbaar tijdens het bewerken van tekst. Symbool voor nieuwe regel: Spatiesymbool:. Tabsymbool: (pijltje-rechts) Passend maken Met de optie "Passend maken" kunt u de grootte van het gebruikte lettertype in een tekstobject automatisch aanpassen, afhankelijk van de hoeveelheid tekst in het tekstobject en de grootte van het begrensde vak. Deze optie wijzigen: 1. Selecteer het tekstvak. Als er meerdere tekstvakken zijn, kunt u ze allemaal selecteren. 2. Selecteer in het venster Eigenschappen/ Inhoud de optie Passend maken. 3. Stel Reduce Font Size in op Ja. 4. Geef bij Minimale grootte lettertype de gewenste waarde op. Mac OS Tekst uitlijnen 1. Plaats de cursor in het tekstobject. 2. Klik op de juiste knop op de werkbalk van het document of selecteer een opdracht in het menu Tekst, submenu Uitlijning. Werkbalk Menu Uitlijnen Omschrijving Links Tekst in tekstobject links uitlijnen Centreren Rechts Uitvullen Tekst in tekstobject centreren Tekst in tekstobject rechts uitlijnen Tekst in tekstobject uitvullen De alinea-instellingen wijzigen: Wanneer een tekstvak is geopend in de bewerkingsmodus, kunt u de ruimte tussen tekstregels instellen via het menu Spacing op de liniaal. Om de tussenruimte tussen de regels in te stellen, dubbelklikt u op het tekstobject en selecteert u de tekst waarvan u de ruimte wilt wijzigen. Kies vervolgens Enkel, Dubbel of Overige in het menu Spacing. 97

99 Als u Overige kiest, kiest u opties voor de regelhoogte (afstand van de bovenzijde van een regel tot de bovenzijde van de regel eronder), ruimte tussen regels (afstand van de onderzijde van een regel tot de bovenzijde van de regel eronder) en alinea-afstand (afstand van de onderzijde van een alinea tot de bovenzijde van de alinea eronder). Een itemlijst maken U kunt opsommingstekens en nummers gebruiken om onderscheid te maken tussen de items in een lijst. 1. Plaats de cursor in het tekstobject. 2. Kies uit het menu Lijsten een opsommingsteken of -nummer. Om een opsommingsteken of -nummer aan te passen, kiest u Overige. De standaardtabstopposities wijzigen: In de bewerkingsmodus kunt u met de liniaal van het tekstvak marges, alinea-inspringing, en tabstops instellen. Er zijn vier soorten tabstops en twee soorten marges, die elk worden aangeduid met een ander gevormd pictogram: Een driehoek met de punt naar rechts geeft een tabstop aan waarbij de tekst links wordt uitgevuld. Een diamant geeft een tabstop aan waarbij de tekst wordt gecentreerd. Een driehoek met de punt naar links geeft een tabstop aan waarbij de tekst naar rechts wordt uitgevuld. Een cirkel geeft een decimale tabstop aan waarbij de cijfers worden gecentreerd rond een decimaalteken. Een driehoek met de punt omlaag geeft een paginamarge aan. Een horizontale rechthoek geeft de alinea-inspringing van de eerste regel aan. De horizontale liniaal gebruiken: 1. Klik op de horizontale liniaal om een alineamarkering toe te voegen. Het type markering is afhankelijk van de status van de alineamarkeringsknop, die zich op de kruising van de twee linialen bevindt (in de linkerbovenhoek). 98

100 2. Klik op de alineamarkeringsknop om alle mogelijke typen alineamarkeringen te doorlopen, waaronder inspringing eerste regel. U kunt ook met de rechtermuisknop op deze knop klikken en een type markering uit het pop-up menu kiezen. Opmerking: u kunt ook de horizontale liniaal gebruiken om linker- en rechtermarges in te stellen. Hiertoe klikt u op de linker- of rechterpositie van het tekstvak en sleept u de marge naar de gewenste positie. Passend maken Deze optie wijzigen: 1. Selecteer het tekstvak. 2. Selecteer in het menu Item de optie Objecteigenschappen weergeven. 3. Wijzig in de objecteigenschappen Passend maken in Ja. 4. Geef bij Minimale grootte lettertype de gewenste waarde op. 99

101 Layout Basics Over layouts Layoutelementen Basiselementen van documenten Een PrintShop Mail-document kan uit meerdere layouts bestaan. Een layout invoegen Kies in het menu Layout de optie Invoegen. U kunt nu layouts invoegen, verwijderen, verplaatsen en dupliceren. De layouts in een document bijhouden Windows Klik op het tabblad Layouts in het venster Eigenschappen of blader met de Werkbalk Beeld door de layouts. Mac OS Selecteer in het menu Venster de optie Documentlayouts weergeven of blader door de layouts met de werkbalk documentlayouts. 100

102 Een layout dupliceren Windows 1. Klik in het tabblad Layouts van het venster Eigenschappen met de rechtermuisknop op de layout die u wilt dupliceren. 2. Selecteer Dupliceren. U kunt ook naar de layout bladeren die u wilt dupliceren. Gebruik hiervoor de Werkbalk Beeld om de layout te selecteren en kies in het menu Layout de optie Dupliceren. Mac OS 1. Ga naar de layout die u wilt dupliceren. 2. Kies in het menu Layout de optie Dupliceren. Een layout verwijderen Windows 1. Klik in het tabblad Layouts van het venster Eigenschappen met de rechtermuisknop op de layout die u wilt verwijderen. 2. Selecteer Verwijderen. U kunt ook naar de layout bladeren die u wilt verwijderen. Gebruik hiervoor de Werkbalk Beeld om de layout te selecteren en kies in het menu Layout de optie Verwijderen. Mac OS 1. Ga naar de layout die u wilt verwijderen. 2. Selecteer in het menu Layout de optie Verwijderen. Het formaat en de afdrukstand van een actieve pagina wijzigen 1. Selecteer in het menu Layout de optie Grootte. 2. Maak de gewenste wijzigingen. In Windows kunt u de wijzigingen toepassen op: Huidige layout Dit punt naar voren Hele document 101

103 Opmerking: Onder Mac OS ondersteunt PrintShop Mail geen meerdere layoutformaten binnen een document. 102

104 Over hulplijnen Hulplijnen Basiselementen van documenten Hulplijnen zijn rasters die niet worden afgedrukt en waarmee u objecten kunt rangschikken en positioneren. Als u objecten verplaatst of de grootte aanpast binnen een bepaalde afstand van een rasterlijn, wordt de selectie op die lijn uitgelijnd. Een hulplijn toevoegen 1. (Windows): kies in het menu Invoegen de optie Hulplijn of klik op een liniaal. Gebruik de horizontale liniaal om een verticale hulplijn toe te voegen en de verticale liniaal om een horizontale hulplijn toe te voegen. Door op een liniaal te klikken, wordt er een hulplijn of een vouwlijn toegevoegd, afhankelijk van het pictogram dat wordt weergegeven in de linkerbovenhoek van het werkgebied. Klik op het pictogram om het te wijzigen in het hulplijnpictogram. (Mac OS): selecteer in het menu Beeld de optie Layoutlinialen. 2. Kies een horizontale of verticale hulplijn. Opmerking: wanneer u een hulplijn versleept, is het geneigd uit te lijnen op eventuele bestaande objecten. U kunt dit gedrag wijzigen door de optie Objecten uitlijnen langs hulplijnen in het menu Beeld (Windows) of Snap to Guides in het menu Beeld (Mac OS) in- of uit te schakelen. De afstand instellen voor "Uitlijnen langs" Stel de benodigde afstand in om objecten uit te lijnen langs hulplijnen in Programma-instellingen Voorkeuren onder Magnetische kracht. Het aangegeven aantal punten is de afstand vanaf de hulplijn waarbinnen een object wordt getekend ten opzichte van de positie van de hulplijn. Een hulplijn verwijderen Verwijder een hulplijn door het naar een ongeldige positie te slepen, buiten de layout. De sleepaanwijzer verandert en geeft aan of bij het loslaten van de muisknop de lijn wordt verplaatst of verwijderd. 103

105 Over vouwlijnen Vouwlijnen Basiselementen van documenten U kunt vouwlijnen gebruiken om te bepalen waar documenten moeten worden gevouwen. Vouwlijnen worden op het zichtbare deel van het document afgedrukt (het deel dat overblijft wanneer het document in het juiste formaat wordt afgesneden, bijvoorbeeld het deel dat wordt afgedrukt wanneer er geen bleedmarge is). In tegenstelling tot hulplijnen zijn vouwlijnen een deel van de afdruk. Vouwlijnen worden aan beide zijden van het document en op alle pagina's afgedrukt. Een vouwlijn toevoegen 1. (Windows): kies in het menu Invoegen de optie Vouwlijn of klik op een liniaal. Gebruik de horizontale liniaal om een verticale vouwlijn toe te voegen en de verticale liniaal om een horizontale vouwlijn toe te voegen. Door op een liniaal te klikken, wordt er een vouwlijn of een hulplijn toegevoegd, afhankelijk van het pictogram dat wordt weergegeven in de linkerbovenhoek van het werkgebied. (Mac OS): kies in het menu Beeld de optie Layoutlinialen. 2. Selecteer een horizontale of een verticale vouwlijn. De vouwlijn wijzigen: Lengte - gebruik de Impositie-instellingen in het dialoogvenster Voorkeuren. Met de overlappende lengte van een vouwlijn wordt de lengte aangegeven op het zichtbare deel van een document (bijvoorbeeld met uitzondering van een eventuele bleedmarge). Kleur - Gebruik de Programma-instellingen in het dialoogvenster Voorkeuren. Een vouwlijn verwijderen Verwijder een vouwlijn door de lijn naar een ongeldige locatie te slepen, buiten de layout. De sleepaanwijzer verandert en geeft aan of bij het loslaten van de muisknop de lijn wordt verplaatst of verwijderd. 104

106 Over bleedmarges Bleedmarge Basiselementen van documenten Een bleedmarge is een deel van de layout dat wordt afgedrukt aan de rand van een voltooide pagina. Wanneer een pagina wordt gereproduceerd met een printer of pers, wordt de bleedmarge verwijderd. In PrintShop Mail is de grootte van de layout (zoals weergegeven in het menu Layout, optie Grootte) inclusief de bleedmarge. Een bleedmarge toevoegen voor elke layout 1. (Windows): selecteer in het menu Bewerken de optie Voorkeuren of gebruik de sneltoets CTRL+K. (Mac OS): selecteer in het menu PrintShop Mail de optie Voorkeuren of druk op (Command,). 2. Klik in het linkerdeelvenster op het pictogram Impositie-instellingen. 3. Selecteer een van de volgende opties: Geen: geen bleedmarge. 105

107 Toevoegen aan taak: de bleedmarge toevoegen aan de layout en dus het formaat van de layout vergroten. Opnemen in taak: de bleedmarge aan de layout onttrekken, en dus de oorspronkelijke layoutgrootte behouden. Nadat u de bleedmarge hebt opgegeven, controleert u de uitsnijdmarkeringen en geeft u de tussenruimte op. De tussenruimte is de afstand tussen de uitsnijdmarkeringen en de rand van het document. 106

108 Over uitsnijdmarkeringen Uitsnijdmarkeringen Basiselementen van documenten Uitsnijdmarkeringen zijn lijnen die worden afgedrukt en waarmee een document makkelijker kan worden ingesteld op de grootte van het voltooide document na verwijdering van de bleedmarge. Uitsnijdmarkeringen worden alleen afgedrukt als de layout een bleedmarge heeft. Uitsnijdmarkeringen toevoegen of verwijderen 1. (Windows): kies in het menu Bewerken de optie Voorkeuren. (Mac OS): selecteer in het menu PrintShop Mail de optie Voorkeuren. 2. Klik in het linkerdeelvenster op het pictogram Impositie-instellingen. U kunt drie soorten uitsnijdmarkeringen selecteren: Geen Standard Japans Opmerking: Tussenruimte is de afstand tussen de uitsnijdmarkering en de rand van de layout. 107

109 Manipulating Items Items selecteren Basiselementen van documenten Items selecteren Er zijn verschillende manieren om items te selecteren. Methoden: Windows Klik op een item om eventuele actieve selecties op te heffen en het nieuwe item te selecteren. Druk op de SHIFT- of CTRL-toets en klik op meerdere items op de layout of sleep er met de muis een selectievak (lasso) omheen. Kies in het menu Bewerken de optie Alles selecteren (CTRL+A). Mac OS Druk op de SHIFT-toets en klik op de items op de layout. Sleep er met de muis een selectievak (lasso) omheen. Kies in het menu Bewerken de optie Alles selecteren (Command + A). Onderliggende objecten selecteren Als het niet mogelijk is een bepaald item te selecteren met een muisklik omdat het onder een ander item staat, druk dan op de TAB-toets om de objecten in de zichtbare layout te doorlopen totdat het item zichtbaar wordt. Druk op SHIFT+TAB om het vorige object te selecteren. Een selectie uitbreiden Er zijn verschillende manieren om een selectie uit te breiden. Methoden: Windows Druk op de SHIFT- of CTRL-toets en houd deze ingedrukt, zodat een actieve selectie niet wordt opgeheven. Om de huidige selectie uit te breiden, drukt u op de SHIFT-toets en houdt u deze ingedrukt terwijl u meerdere items selecteert. Om de selectiestatus van een item te wijzigen, drukt u op de CTRL-toets en houd u deze ingedrukt terwijl u op het item klikt. Mac OS Druk op de SHIFT-toets en klik op de items op de layout. Sleep er met de muis een selectievak (lasso) omheen. Kies in het menu Bewerken de optie Alles selecteren(command + A). 108

110 Items verplaatsen en de grootte wijzigen Basiselementen van documenten Items verplaatsen met de muis Windows 1. Selecteer een of meer items. 2. Klik op de selectie en sleep deze naar een andere locatie. Opmerking: tijdens het slepen worden items uitgelijnd op de dichtstbijzijnde hulplijn. Mac OS 1. Selecteer een of meer items. (SHIFT + klik) 2. Klik op de selectie, houd de muisknop ingedrukt en sleep het item/de items naar de nieuwe locatie. Items verplaatsen met het toetsenbord Windows 1. Selecteer een of meer items. 2. Gebruik de pijltjestoetsen om de selectie naar een nieuwe locatie op de layout te verplaatsen. (Met elke druk op een pijltjestoets wordt het object met 1 pixel verplaatst.) Items verplaatsen door nieuwe coördinaten in te voeren (een item op een specifieke locatie plaatsen) Windows 1. Selecteer het item. 2. Voer in het venster Eigenschappen onder "Begrensd vak" de gewenste linker- en bovenpositie in. Mac OS 1. Selecteer het item. 2. Kies in het menu Item de optie Objecteigenschappen weergeven of houd de SHIFT-toets ingedrukt en dubbelklik met de muis. 3. Voer in het vak Positie de x- en y-coördinaten in. 4. Klik op OK. De grootte van een item wijzigen met de muis 1. Selecteer het item. 2. (Windows): klik op een van de handgrepen. (Mac OS): klik op een van de handgrepen en houd de muisknop ingedrukt. 3. Versleep de handgreep om de grootte te wijzigen. Opmerking: bij statische afbeeldingen blijft bij het aanpassen van de grootte de oorspronkelijke hoogte-/breedteverhouding altijd behouden. Bij alle andere objecten kunt u de hoogte- /breedteverhouding behouden door tijdens het slepen de CTRL-toets ingedrukt te houden. Tijdens het slepen worden de randen van items uitgelijnd op de dichtstbijzijnde hulplijn. De grootte van een item wijzigen door nieuwe afmetingen in te voeren Windows 1. Selecteer het item. 2. Voer in het venster Eigenschappen onder "Begrensd vak" de gewenste breedte en hoogte in. Mac OS 1. Selecteer het item. 2. Kies in het menu Item de optie Objecteigenschappen weergeven of houd de SHIFT-toets ingedrukt en dubbelklik met de muis. 109

111 Voer in het veld Positie de nieuwe breedte en hoogte in. 4. Klik op OK.

112 Items kopiëren Basiselementen van documenten Windows Objecten kopiëren met de muis 1. Klik met de rechtermuisknop en sleep een of meerdere geselecteerde objecten naar een andere locatie. 2. Laat de muisknop los. 3. Kies in het menu de optie Hierheen kopiëren om de geselecteerde objecten te dupliceren. Objecten kopiëren met het klembord 1. Selecteer een of meerdere objecten. 2. Kies in het menu Bewerken de optie Kopiëren (CTRL+C). Opmerking: de inhoud van het klembord kan naar elke layout worden gekopieerd, ook naar een andere sessie van PrintShop Mail. Kies hiertoe in het menu Bewerken de optie Plakken (CTRL+V). Objecten naar meerdere layouts plakken Als een document uit meerdere layouts bestaat, kunt u meerdere kopieën maken op verschillende plaatsen in het document. Kies: Plakken speciaal en vervolgens Hele document om de inhoud van het klembord naar elke layout van het document te plakken. Plakken speciaal en vervolgens Rest van document om de inhoud van het klembord naar de rest van het document te plakken (bijvoorbeeld naar elke layout, beginnend met de volgende layout). Opmerking: als de volgende layout de actieve layout is, is de optie Rest van document niet beschikbaar. Opmerking: als de actieve layout de laatste layout in het document is, is de optie "Plakken naar Rest van Document" niet beschikbaar. Mac OS 1. Selecteer het object. Om meerdere objecten te selecteren, houdt u de Shift-toets ingedrukt terwijl u op elk object klikt dat u wilt selecteren. U kunt ook een vak tekenen waarin de objecten worden ingesloten. Om alle objecten op de huidige pagina te selecteren, kiest u in het menu Bewerken de optie Alles selecteren. 2. Kies in het menu Bewerken de optie Kopiëren. 3. Selecteer in het menu Bewerken de optie Plakken om de objecten in de huidige layout of een andere layout van het document te plakken. 111

113 Items uitlijnen Basiselementen van documenten Items uitlijnen Windows Opmerking: de randen van de items in de selectie worden uitgelijnd op het LAATST geselecteerde object. U kunt uitlijnen op de linker- rechter-, boven- of onderranden van het object. 1. Selecteer de items die u wilt uitlijnen. 2. Kies een van de uitlijnknoppen op de Werkbalk Items. U kunt ook met de rechtermuisknop op de selectie klikken en een optie kiezen in het submenu onder Randen uitlijnen of kies in het menu Items de optie Randen uitlijnen. Voorbeeld: Vóór uitlijning van de linkerranden. Voorbeeld: Na uitlijning van de linkerranden U ziet dat afbeelding in de linkerbovenhoek als laatste was geselecteerd. Tip: als u niet weet welk object u als laatst hebt geselecteerd, bijvoorbeeld als u alles hebt geselecteerd met de functie Alles selecteren (CTRL+A), selecteer de objecten dan opnieuw terwijl u de SHIFT-toets ingedrukt houdt. Mac OS 112

114 1. Houd de SHIFT-toets ingedrukt terwijl u de objecten selecteert die u wilt uitlijnen, of sleep met de muis een selectievak (lasso) om de alle objecten die moeten worden uitgelijnd. 2. Kies in het menu Item de optie Uitlijnen. 3. Selecteer een van de beschikbare opties uit het submenu. Uitlijnoptie Linkerranden Rechterranden Bovenranden Onderranden Horizontale centreringstekens Verticale centreringstekens Omschrijving Om de geselecteerde objecten uit te lijnen langs hun linkerranden. Om de geselecteerde objecten uit te lijnen langs hun rechterranden. Om de geselecteerde objecten uit te lijnen langs hun bovenranden. Om de geselecteerde objecten uit te lijnen langs hun onderranden. Om de geselecteerde objecten uit te lijnen langs hun horizontale randen. Om de geselecteerde objecten uit te lijnen langs hun verticale randen. 113

115 Items rangschikken Basiselementen van documenten Items opnieuw rangschikken Items (tekst- of afbeeldingsobjecten) kunnen vóór of achter andere items worden geplaatst. 1. Selecteer de items. 2. Kies in het menu Item de optie Rangschikken. (Als alternatief kunt u ook met de rechtermuisknop op de selectie klikken en Rangschikken kiezen.) 3. Kies de gewenste optie: Naar voorgrond verplaatsen: het object vóór alle andere objecten plaatsen. Naar voren verplaatsen: het object 1 positie naar voren verplaatsen. Naar achteren verplaatsen: het object 1 positie naar achteren verplaatsen. Naar achtergrond verplaatsen: het object achter alle andere objecten plaatsen. 114

116 Objecten vergrendelen Basiselementen van documenten Over het vergrendelen van objecten Met het vergrendelen van objecten voorkomt u dat de grootte of positie per ongeluk wordt gewijzigd. De tekst in een tekstvak kan echter nog wel gewijzigd worden. Windows Een object vergrendelen 1. Selecteer het object. 2. Kies in het menu Item de optie Positie vergrendelen. U kunt ook met de rechtermuisknop op het object klikken en Vergrendelen kiezen of in het venster Eigenschappen de waarde van Positie vergrendelen instellen op Ja. Een object ontgrendelen 1. Selecteer het vergrendelde object. 2. Kies in het menu Item de optie Positie ontgrendelen. U kunt ook met de rechtermuisknop op het object klikken en Ontgrendelen kiezen of in het venster Eigenschappen de waarde van Positie vergrendelen instellen op Nee. Mac OS Een object vergrendelen 1. Selecteer het object. 2. Selecteer in het menu Item de optie Objecteigenschappen weergeven en klik op Ontgrendeld. U kunt ook in het menu Item de optie Positie vergrendelen selecteren. Een object ontgrendelen 1. Selecteer het object. 2. Selecteer in het menu Item de optie Objecteigenschappen weergeven en klik op Vergrendeld. U kunt ook in het menu Item de optie Positie ontgrendelen selecteren. 115

117 Tekstobjecten koppelen (alleen Windows) Basiselementen van documenten Over het koppelen van tekstobjecten Meerdere tekstobjecten kunnen worden samengekoppeld om tekstoverloop tussen de objecten tot stand te brengen. Tekstobjecten kunnen worden gekoppeld binnen een pagina, maar ook tussen verschillende pagina's (pagina-overloop). Tekstobjecten koppelen: 1. Zorg ervoor dat de doeltekstobjecten waarnaar de tekst moet overlopen, reeds bestaan. 2. Selecteer het eerste tekstobject. 3. Selecteer in het menu Tekst de optie Voorwaartse link maken, of klik op de werkbalk Tekstlink op de knop Tekstlink maken. 4. Plaats de muisaanwijzer op het tekstobject waarnaar de tekst moet overlopen (het doelobject). Opmerking: wanneer u de muis over een tekstobject beweegt waarnaar kan worden gekoppeld, wordt de rand van dit object groen als koppeling naar dit object mogelijk is en rood als koppeling naar dit object niet mogelijk is. 116

118 Toolbar Reference Overzicht werkbalken Naslaggids werkbalken Werkbalk Database Werkbalk Items Werkbalk Standaard Werkbalk Tekstopmaak Werkbalk Tekstlink Werkbalk Extra Werkbalk Beeld 117

119 Werkbalk Database (alleen Windows) Basiselementen van documenten Over de werkbalk Database Knop Toelichting Naar de eerste record gaan. Naar de vorige record gaan. Naar de volgende record gaan. Naar de laatste record gaan. Naar de actieve record gaan. Het totaal aantal records in de database weergeven. Opmerking: het vak Totaal aantal records is alleen-lezen wanneer er een database geopend is. Als er geen database geopend is, kunt u de inhoud bewerken middels het wijzigen van het aantal Items zonder database. 118

120 Werkbalk Items (alleen Windows) Basiselementen van documenten Over de werkbalk Items Knop Toelichting Linkerranden uitlijnen op de linkerrand van het laatst geselecteerde item. Rechterranden uitlijnen op de rechterrand van het laatst geselecteerde item. Bovenranden uitlijnen op de bovenrand van het laatst geselecteerde item. Onderranden uitlijnen op de onderrand van het laatst geselecteerde item. Het item 90 graden tegen de klok in draaien. Het item 90 graden met de klok mee draaien. De vulkleur selecteren. De randbreedte instellen (of geen rand). De randstijl specificeren. De randkleur selecteren. 119

121 Werkbalk Standaard (alleen Windows) Basiselementen van documenten Over de werkbalk Standaard Knop Toelichting Een nieuw document maken, gebaseerd op een lege layout. Een bestaand document openen. Het actieve document opslaan. De huidige taak afdrukken. De geselecteerde items knippen. De geselecteerde items kopiëren. De geselecteerde items plakken. De laatste actie ongedaan maken. De laatste actie opnieuw uitvoeren. Opmerking: om meerdere acties in 1 keer ongedaan te maken of op nieuw uit te voeren, klikt u op de vervolgkeuzeknop naast de pijl. 120

122 Werkbalk Tekstopmaak (alleen Windows) Basiselementen van documenten Over de werkbalk Tekstopmaak Knop Toelichting Het lettertype selecteren. De tekengrootte selecteren. De selectie vet maken. De selectie cursief maken. De selectie onderstrepen. De tekstkleur selecteren. Tekst links uitlijnen. Tekst centreren. Tekst rechts uitlijnen. Tekst uitvullen. 121

123 Tekstlink (alleen Windows) Over de werkbalk Tekstlink Basiselementen van documenten Knop Toelichting Voorwaartse tekstlink maken. Voorwaartse tekstlink breken. Vorig tekstvak selecteren. Volgend tekstvak selecteren. Opmerking: meerdere tekstobjecten kunnen worden samengekoppeld om tekstoverloop tussen de objecten tot stand te brengen. Tekstvakken kunnen worden gekoppeld binnen een pagina, maar ook tussen verschillende pagina's. 122

124 Werkbalk Extra Basiselementen van documenten Over de werkbalk Extra Windows Knop Toelichting Het hulpmiddel selecteren. Het hulpmiddel voor tekst bewerken selecteren. Het hulpmiddel voor in- en uitzoomen selecteren. Klik om in te zoomen en klik met de rechtermuisknop of klik terwijl u de CTRL-toets ingedrukt houdt om uit te zoomen. Een vul-, tekst- of randkleur selecteren gebaseerd op de RGB-waarden van een pixel op het scherm. Een PDF-bestand plaatsen. Een statische afbeelding plaatsen. Het hulpmiddel voor tekst plaatsen selecteren. Het hulpmiddel selecteren voor het plaatsen van een variabele afbeelding. Het geselecteerde object draaien onder de gewenste hoek door met de muis te slepen. Mac OS Knop Toelichting Het hulpmiddel selecteren. Het hulpmiddel voor tekst bewerken selecteren. Het hulpmiddel selecteren voor het plaatsen van een variabele afbeelding. Een statische afbeelding plaatsen. Het hulpmiddel voor in- en uitzoomen selecteren. 123

125 124

126 Werkbalk Beeld (alleen Windows) Basiselementen van documenten Over de werkbalk Beeld Knop Toelichting Naar de eerste layout gaan. Naar de vorige layout gaan. Naar de volgende layout gaan. Naar de laatste layout gaan. Het zoompercentage instellen Opmaakmarkeringen Voorbeeld weergeven. Linialen weergeven of verbergen. Een specifieke werkbalk weergeven of verbergen. 125

127 Supported File Formats Ondersteunde databaseformaten Ondersteunde bestandsformaten De volgende databaseformaten worden ondersteund: Databaseformaat Extensie bestandsnaam dbase DBF Microsoft FoxPro DBF Microsoft Access MDB (alleen Windows) Microsoft Excel XLS Paradox DB (alleen Windows) Tekst TXT of CSV Oracle / SQL Via ODBC-verbinding (alleen Windows) Opmerking: Onder Mac OS ondersteunt PrintShop Mail het XLS-, DBF- en TXT-formaat. 126

128 Ondersteunde afbeeldingsformaten Ondersteunde bestandsformaten Windows De volgende afbeeldingsformaten worden ondersteund: Formaat afbeelding Encapsulated PostScript Icon GIF JPEG File Interchange Format Tagged Image File Format Windows Bitmap Extensie bestandsnaam EPS ICO GIF JPG, JPE of JPEG TIF of TIFF BMP Opmerking: PrintShop Mail ondersteunt LZW-gecomprimeerde bestanden, waaronder LZW-gecomprimeerde TIFFvoorbeelden in EPS-bestanden. Mac OS PrintShop Mail gebruikt QuickTime voor afbeeldingbestanden. De ondersteuning van afbeeldingbestanden is daarom afhankelijk van de versie van QuickTime die op uw Macintosh is geïnstalleerd. Voor een lijst van afbeeldingbestanden raadpleegt u 127

129

130 Preference Settings Programma-instellingen Voorkeuren De programmavoorkeuren instellen 1. (Windows:) kies in het menu Bewerken de optie Voorkeuren (CTRL+K). (Mac OS:) selecteer in het menu PrintShop Mail de optie Voorkeuren. 2.Klik in het linkerdeelvenster op het pictogram Programma-instellingen. Over algemene voorkeuren Optie Variabele markeringen Meting in Items zonder database Toelichting Hiermee specificeert u de tekens waarmee de variabelen in tekstobjecten worden gescheiden (ingesloten). Hier kunt u voor PrintShop Mail een meeteenheid instellen. Hier kunt u het aantal records opgeven wanneer er geen 129

131 Programmataal (alleen Windows) database geopend is. Geef aan welke taal u wilt gebruiken. Over de voorkeuren van de layoutweergave Optie Bleed Vouwlijnen Uitsnijdmarkeringen (Mac OS) Afdrukgebied Hulplijnen Magnetische kracht Toelichting Selecteer een kleur. Selecteer een kleur. Selecteer een kleur. Geef op in welke volgorde de afdrukgebieden worden getekend, relatief tot de objecten. Als u Boven selecteert, zijn de gebieden altijd zichtbaar. Als u Onder selecteert, staan deze achter objecten. Specificeer in welke volgorde de hulplijnen worden getekend, relatief tot de objecten. Als u Boven selecteert, zijn de lijnen altijd zichtbaar. Als u Onder selecteert, staan deze achter objecten. Bepaal de gevoeligheid van de hulplijnen bij het verplaatsen en vergroten/verkleinen van objecten. Wanneer de cursor binnen het opgegeven pixelbereik van een van de zijden van een hulplijn komt, wordt het object hierop uitgelijnd. 130

132 Instellingen afdruktaak Voorkeuren De voorkeuren voor afdruktaken instellen 1. (Windows:) kies in het menu Bewerken de optie Voorkeuren (CTRL+K). (Mac OS:) kies in het menu Bestand de optie Voorkeuren. 2. Klik in het linkerdeelvenster op Instellingen afdruktaak. Over de voorkeuren van afdruktaken Optie Afdrukmarges Toelichting Geef de verplaatsing op waarmee de output moet worden verplaatst, relatief vanaf de linkerbovenhoek van de pagina. In de layoutweergave wordt bij de weergave van de lijnen van het afdrukgebied rekening gehouden met de afdrukverplaatsing. Als u een positieve verplaatsing op de X-as opgeeft, verschuift het afdrukgebied naar links. 131

133 Technologie Rapportpagina afdrukken Aangepaste foutverwerker versturen (alleen Windows) Selecteer een afdruktechnologie voor optimalisatie van de PostScript-output. Zie Ondersteunde afdruktechnologieën voor meer informatie. Stel deze optie in om na elke taak een rapportpagina af te drukken. Hiermee stelt u in of er bij een PostScript-fout een foutenpagina wordt gegenereerd met tips over de oplossing van het probleem. Selecteer deze optie niet als u wilt dat de printer eventuele fouten verwerkt. 132

134 Herhaling Voorkeuren Opmerking: gebruik onderstaande instellingen voor het afdrukken van meerdere pagina's op 1 vel. Zie Layoutherhaling gebruiken voor meer informatie. De herhalingsvoorkeuren instellen 1. (Windows:) kies in het menu Bewerken de optie Voorkeuren (CTRL+K). (Mac OS:) kies in het menu Bestand de optie Voorkeuren. 2. Klik in het linkerdeelvenster op Herhalingsinstellingen. Over herhalingsinstellingen Optie Layoutherhaling Toelichting Stel in hoe meerdere pagina's op 1 vel moeten worden afgedrukt. Het getal tussen haakjes is het maximum aantal malen dat een layout kan worden herhaald met de huidige layout- en afdrukinstellingen. 133

135 Ruimte tussen layouts Prioriteiten Spiegelen Specificeer de horizontale en verticale afstand tussen elke layout. Hier kunt u de afdrukvolgorde van de database instellen. Mogelijke instellingen: Van links naar rechts, Van boven naar beneden en Van voor naar achter. Bijvoorbeeld: om in de juiste volgorde af te drukken, stelt u de eerste prioriteit in op Van voor naar achter, prioriteit 2 op Van boven naar beneden en prioriteit 3 op Van links naar rechts. Zo wordt de eerste record afgedrukt in de linkerbovenhoek van de eerste pagina, de tweede record wordt afgedrukt in de linkerbovenhoek van de tweede pagina, enz. Hierdoor hoeft u na het afdrukken de pagina's niet meer te sorteren. Geef aan dat de positie van de layouts op de achterkant van iedere pagina overeenkomt met de positie van de layouts op de voorkant van iedere pagina. De layouts op de achterkant worden horizontaal gespiegeld. Mogelijke instellingen: Simplex, Gebaseerd op de instellingen van het stuurprogramma, Draaien over de lange zijde (niet rollen) Opmerking: Sommige printerstuurporgramma's geven de instelling duplex niet goed aan. U kunt ervoor zorgen dat PrintShop Mail de layoutposities op de achterkant spiegelt door "Draaien over de lange zijde (niet rollen)" op te geven. 134

136 Impositie-instellingen Voorkeuren De voorkeuren van de impositie-instellingen instellen 1. (Windows:) kies in het menu Bewerken de optie Voorkeuren (CTRL+K). (Mac OS:) kies in het menu Bestand de optie Voorkeuren. 2.Klik in het linkerdeelvenster op het pictogram Impositie-instellingen. Over impositievoorkeuren Optie Bleedmarge Toelichting Stel de bleedmarge als volgt in: Geen: er wordt geen bleedmarge ingesteld. Toevoegen aan taak: de bleedmarge toevoegen aan de layout, en dus de grootte van de layout vergroten. Opnemen in taak: de bleedmarge aan de layout onttrekken, en dus de oorspronkelijke layoutgrootte behouden. Breedte: de afstand instellen van de rand van het papier tot de rand van de layout. 135

137 Uitsnijdmarkeringen Vouwlijnen Opmerking: het is alleen mogelijk uitsnijdmarkeringen toe te voegen als er een bleedmarge is ingesteld. Uitsnijdmarkeringen: u kunt kiezen uit Geen,Standaard of Japans Dubbelzijdig: wanneer u deze optie selecteert, worden de uitsnijdmarkeringen op beide zijden van het papier afgedrukt. Tussenruimte: specificeer de tussenruimte als de afstand tussen de huidige uitsnijdmarkering en de rand van de layout. Kleur (Windows): u kunt een kleur selecteren voor de uitsnijdmarkeringen. Geef de lengte van de vouwlijnen op. 136

138 Using Expressions Expressiehandleiding PrintShop Mail Overzicht expressiehandleiding Over expressies in PrintShop Mail Met expressies kunt u gegevens uit een database manipuleren. U kunt expressies ook gebruiken om voorwaarden toe te voegen aan databasevelden, bijvoorbeeld om een aanhef te maken op basis van het veld "Geslacht". De expressie is de combinatie van functies waaruit de berekening is opgebouwd. Een voorbeeld van een expressie die is opgebouwd uit functies: IF(UPPER([GESLACHT])="M", "Geachte mijnheer" & PROPER([ACHTERNAAM]), "Geachte mevrouw" & PROPER([ACHTERNAAM])) De gebruikte functies in het voorbeeld zijn: 1. IF(logische_test, waarde_if_true, waarde_if_false) 2. PROPER(string_waarde)) 3. UPPER(string_waarde) Er zijn verschillende soorten functies beschikbaar, afhankelijk van het soort expressie dat u wilt maken. Barcodefuncties Layoutfuncties Logische functies Getalfuncties Stringfuncties U kunt ook een functie kiezen uit de lijst met alle functies. Zie: Overzicht functies Afhankelijkheid van variabele PrintShop Mail introduceert het concept "Afhankelijkheid van variabelen". Het resultaat van een expressie kan nu afhangen van het resultaat van een andere expressie. Hierdoor is een expressie flexibeler en kunnen gebruikers: 1. Expressies hergebruiken. 2. Complexe expressies opsplitsen in kleinere en beter beheerbare expressies. 3. Algemene variabelen maken, bijvoorbeeld: variabelen die niet aan specifieke objecten zijn gekoppeld. U kunt een expressie recyclen of hergebruiken door een verwijzing naar de variabele op te nemen in een andere expressie. Net zoals bij variabele verwijzingen in tekstobjecten, bestaan variabele verwijzingen in expressies uit het gevolgd door de naam van de variabele (hoofdlettergevoelig), gevolgd door een Variabele verwijzingen worden behandeld als strings en kunnen worden gebruikt in functies waarin stringargumenten worden verwacht. Voorbeelden van variabele verwijzingen in berekeningen: & " " & " " 2.- TRIM(LEFT(@Adres@, 5)) De eerste expressie van deze twee voorbeelden lijkt compact een eenvoudig te begrijpen, zelfs ondanks dat de expressie van de variabele "Aanhef" erg complex kan zijn en mogelijk is ingesloten in IF-voorwaarden. Het gebruik van variabele verwijzingen in expressies kan de leesbaarheid verhogen. 137

139 Als een variabele waarnaar wordt verwezen niet bestaat, maakt PrintShop Mail automatisch een nieuwe variabele met de juiste naam en een lege expressie. Deze nieuwe variabele is nog niet aan een object gekoppeld. In sommige gevallen kan PrintShop Mail het resultaat van een expressie niet berekenen. Cirkelverwijzingen (bijvoorbeeld een variabele die naar zichzelf verwijst) leiden tot een impasse. De expressie van een variabele in een impasse geeft als resultaat "[deadlock]" (impasse). Voorbeeld van een impasse: Naam Expressie Resultaat [deadlock] [deadlock] Variabelen in de expressie-editor worden beschouwd als strings, ook als de variabele en getal is. Indien nodig kunt u de functie VAL gebruiken om een string om te zetten in een getal. Zie voor een overzicht van de meest gebruikte functies Overzicht favoriete expressies. 138

140 Favorite Expressions Expressiehandleiding PrintShop Mail Favoriete expressies - Overzicht De meest gebruikte expressies zijn: Beginhoofdletters instellen Aanhef invoegen Een aangepast serienummer maken 139

141 Expressiehandleiding PrintShop Mail Favoriete expressies - Beginhoofdletters Als u een database ziet waarin de gegevens fout zijn ingevoerd, zien de velden er mogelijk als volgt uit: Voornaam jan thea Willem Achternaam arends Jansen franken U wilt dat in elk document de eerste letter van elke naam met een hoofdletter wordt afgedrukt. Gebruik de functie PROPER om dit te bereiken. Met deze functie wordt de eerste letter van elk woord met een hoofdletter afgedrukt en worden de overige letters van een woord met kleine letters afgedrukt. De expressie ziet er als volgt uit: PROPER ([Voornaam]) & " " & PROPER ([Achternaam]) Het gecorrigeerde resultaat van de expressie is: Jan Arends Thea Jansen Willem Franken 140

142 Expressiehandleiding PrintShop Mail Favoriete expressies - Aanhef U kunt aanheffen genereren met een conditionele IF-voorwaarde. Als een database een veld bevat waarin het geslacht van een persoon wordt gespecificeerd, kunt u dit gebruiken om bijvoorbeeld Mijnheer of Mevrouw vóór de naam te plaatsen. Voorbeeld Database Voornaam Achternaam Geslacht Jan Arends M Thea Jansen V Willem Franken M In dit voorbeeld wordt de IF-functie gecombineerd met de '&'-operator, waarmee u tekststrings kunt combineren. IF([Geslacht]="M", "Geachte mijnheer " & [Voornaam] & " " & [Achternaam], "Geachte mevrouw " & [Voornaam] & " " & [Achternaam]) IF( Begin van de IF-functie [Geslacht]="M", Controleert of de waarde "M" in het veld [Geslacht] staat. "Geachte mijnheer " & [Voornaam] & " Als het veld 'Geslacht' de waarde 'M' bevat, wordt "Geachte mijnheer " " & [Achternaam] gecombineerd met de voornaam, een spatie en de achternaam. "Geachte mevrouw " & [Voornaam] & Als de waarde niet gelijk is aan "M", wordt ervan uitgegaan dat de brief is " " & [Achternaam] gericht aan een vrouw en wordt er een combinatie gemaakt van "Geachte mevrouw ", de voornaam, een spatie en de achternaam. ) Einde van de IF-functie De resultaten in bovenstaande database zijn: Voornaam Achternaam Geslacht Resultaat Jan Arends M Geachte mijnheer Jan Arends Thea Jansen V Geachte mevrouw Thea Jansen Willem Franken M Geachte mijnheer Willem Franken 141

143 Expressiehandleiding PrintShop Mail Favoriete expressies - Aangepaste serienummers Over aangepaste serienummers Met PrintShop Mail kunt u aangepaste serienummers maken. Met deze nummers kunt u items nummeren, zoals loten van een loterij, bonnen of mailings. In combinatie met de barcodefuncties kunt u gemakkelijk serieel genummerde barcodes maken. Er is geen database nodig voor het maken van serienummers. U kunt het aantal Records zonder database wijzigen in het dialoogvenster Voorkeuren (kies hiertoe in het menu Bewerken de optie Voorkeuren (Windows). Voor Mac OS kiest u in het menu PrintShop Mail de optie Voorkeuren. Voorbeeld In dit voorbeeld wordt een Code 39-barcode gemaakt. Het aangepaste serienummer begint met 'SWA', en eindigt met een nummer. Er wordt geteld van 1 tot De gebruikte functies zijn: CODE39 COUNTER Nadat er een tekstvak met een variabele voor de barcode is gemaakt, wordt de barcodefunctie aan de variabele gekoppeld. CODE39("SWA" & COUNTER(1, 1000, 1, 4, True)) Het resultaat is: *SWA0001*, *SWA0002*, *SWA0003*, etc. Na selectie van het juiste lettertype voor de barcode is het resultaat: 142

144 Functions and Operators Expressiehandleiding PrintShop Mail Functies - Overzicht In PrintShop Mail zijn de volgende functies beschikbaar: Operator ABS AND ASC BLANK CHR CODABAR CODE128 CODE39 CONTAINS COUNTER DATE DIV EAN13 EAN8 FALSE FILE_EXISTS IF INT ITF JAN13 JAN8 KIX LEFT LEN LOWER LTRIM MID MOD MSI NOT NW7 OR OBJECT_EMPTY PAGE_NR POS POSTNET PRINT PROPER RECORDNUMBER REPLACE Functie Geeft als resultaat de absolute waarde van een numerieke waarde. Logische operator Zet het eerste teken in een string om in zijn numerieke ASCII-waarde. Geeft als resultaat een lege pagina. Zet een ASCII-indexnummer om in het overeenkomende getal. Berekent een CODABAR-barcode. Berekent een CODE128-barcode. Berekent een CODE39-barcode. Geeft als resultaat TRUE als een stringwaarde een bepaalde te vinden string bevat, anders wordt FALSE als resultaat gegeven. Geeft als resultaat de positie van een teller. Zet de datumvariabele in de notatie "JJJJMMDD" om in een aangepaste notatie. Geeft als resultaat het gehele getal (zonder decimalen) van het resultaat van een deling. Berekent een EAN13-barcode. Berekent een EAN8-barcode. Logische operator Geeft als resultaat TRUE als het bestand op de schijf aanwezig is. Logische operator Geeft als resultaat het gehele getal van een decimaalgetal. Berekent een ITF-barcode. Berekent een JAN13-barcode. Berekent een JAN8-barcode. berekent een KIX-streepjescode. Geeft als resultaat een substring van een gespecificeerd aantal tekens, gerekend vanaf de linkerkant van de tekststring. Geeft als resultaat de lengte van een tekststring (numerieke waarde). Zet alle tekens in een tekststring om in kleine letters. Verwijdert spaties en tabs vóór tekst, en tekens ter aanduiding van een nieuwe regel uit een tekststring. Geeft als resultaat een substring van een gespecificeerd aantal tekens van een tekststring. Geeft als resultaat het restant na het delen van twee waarden. Berekent een MSI-barcode. Logische operator Berekent een NW7-barcode. Logische operator Geeft als resultaat True als het object met de opgegeven naam leeg is. Geeft als resultaat het paginanummer tijdens afdrukken. In het documentvoorbeeld wordt de waarde van PAGE_NR altijd weergegeven als "1"; het daadwerkelijke paginanummer is alleen zichtbaar op de afdruk. Geeft als resultaat de positie van een substring in een tekststring (numerieke waarde). Berekent een POSTNET-barcode. Drukt een pagina af. Zet de eerste letter van elk woord om in een hoofdletter en de overige letters in kleine letters. Geeft als resultaat de index van de record. Vervangt een gedeelte van een string door een nieuwe string en geeft het resultaat. 143

145 RIGHT ROUND RTRIM SGN SKIP STR TEXT_FILE TODAY TRIM TRUE UPCA UPCE UPPER VAL YuBar Geeft als resultaat een substring van een gespecificeerd aantal tekens, gerekend vanaf de rechterkant van de tekststring. Rond een decimaalgetal af op het gespecificeerd aantal decimalen. Verwijdert spaties en tabs na tekst, en tekens ter aanduiding van een nieuwe regel uit een tekststring. Geeft als resultaat het teken (positief of negatief) van een waarde. Slaat een pagina over - geen output. Zet een getal om in een string. Geeft als resultaat de inhoud van het txt- of rtf-bestand <string_waarde>. Geeft als resultaat de huidige datum in de notatie die is gespecificeerd in de datumvoorkeuren. Verwijdert spaties en tabs vóór en na tekst, en tekens ter aanduiding van een nieuwe regel uit een string. Logische operator Berekent een UPCA-barcode. Berekent een UPCE-barcode. Zet alle tekens in een tekststring om in hoofdletters. Geeft als resultaat de numerieke waarde van een tekststring. Berekent een YuBar-barcode. 144

146 Expressiehandleiding PrintShop Mail Expressie-operators - Overzicht In PrintShop Mail zijn de volgende expressie-operators beschikbaar: + Toevoegen - Aftrekken * Vermenigvuldigen / Delen ( Haakjes openen ) Haakjes sluiten < Minder dan <= Minder dan of gelijk aan <> Niet gelijk aan > Groter dan >= Groter dan of gelijk aan = Gelijk aan " " Verwijst naar een tekststring, Scheidingsteken voor het scheiden van parameters in een expressie. Decimaalteken & En-teken; combineert tekststrings Regelinvoer; Enter-teken 145

147 Barcode Functions Expressiehandleiding PrintShop Mail Expressies - Overzicht barcodes Over barcodes Een barcode kan worden beschreven als een "optische morsecode". Het is een serie zwarte lijnen met witte tussenruimten van variërende breedte die op labels worden gedrukt om unieke items te kunnen herkennen. De barcodes worden gelezen met een scanner die reflecterend licht meet en de code omzet in cijfers en letters die vervolgens worden doorgegeven aan een computer. Voor het inlezen van de barcodes in een computer is een lezer nodig. De lezer bevat: Een invoerapparaat om de barcode te scannen Een decoder om de symbolen om te zetten in ASCII-tekst Een kabel om het apparaat op de computer aan te sluiten Dichtheid Elke symbologie kan een verschillend aantal karakters binnen eenzelfde ruimte bevatten terwijl alle overige factoren gelijk zijn. Met barcodes die alleen numerieke tekens bevatten, zoals Interleaved 2 van 5, kunnen veel meer cijfers in een ruimte worden gecodeerd dan met een flexibelere symbologie zoals Code 128. Dit is in veel gevallen essentieel. Zelfs als met een symbologie een barcode van de gewenste grootte kan worden gemaakt, is het mogelijk dat er met een andere symbologie een beter resultaat bij eerste lezing wordt bereikt. Controlesommen Controlesommen zijn aanvullende tekens die aan barcodes worden toegevoegd om een goede leesbaarheid te garanderen. Controlesommen zijn nodig bij sommige barcodes die gevoelig zijn voor fouten. Interleaved 2 van 5 is bijvoorbeeld een erg compacte barcode van alleen numerieke tekens, maar is gevoelig voor vervangingsfouten. U dient bij deze code altijd een controlesom te gebruiken. Andere codes, zoals Code 128 en Code 39, zijn zelfcontrolerend en vereisen zelden een controlesom. Systemen voor het verzamelen van barcodegegevens bieden enorme voordelen voor bijna elk bedrijf. Met een oplossing voor het verzamelen van barcodegegevens kunnen gegevens sneller en nauwkeuriger worden vastgelegd, zijn de kosten lager, is het aantal fouten minimaal en is voorraadbeheer veel eenvoudiger. In PrintShop Mail zijn de volgende barcodefuncties beschikbaar: Codabar CODE128 CODE39 EAN13 EAN8 ITF JAN13 JAN8 KIX MSI NW7 POSTNET UPCA UPCE Barcodes worden gebruikt voor de volgende doeleinden: Codabar Codabar (ook bekend als NW7) wordt over het algemeen gebruikt door de gezondheidszorg, chemische industrie, koeriersdiensten en de overheid. 146

148 Code 128 Code 128 wordt het meest gebruikt op transportlabels. Code 39 Code 39 wordt veel gebruikt als industriële barcode en is verplicht voor sommige labels in de automobielindustrie en defensie omdat het alfanumerieke gegevens kan weergeven. Code 39 is een bidirectionele, zelfcontrolerende en afzonderlijke code met een variabele lengte. EAN/UPC EAN (European Article Numbering) en UPC (Universal Product Code) worden wereldwijd gebruikt voor het merken van fysieke goederen in winkels. ITF (Interleaved 2 van 5) ITF is een van de meestgebruikte barcodes in transport en magazijnen en wordt gebruikt voor identificatie. Het wordt ook gebruik in de medische sector en automobielindustrie. JAN JAN (Japanese Article Numbering) is vergelijkbaar met EAN, maar wordt gebruikt in Japan. KIX KIX-barcodes worden gebruikt door het Nederlandse postkantoor voor het adresseren van post. MSI/Plessy MSI/Plessy (Modify Plessy Code) wordt meestal gebruikt voor het markeren van schappen in winkels voor voorraadbeheer. MSI is een symbologie van variabele lengte, hoewel in verschillende toepassingen codes van een vaste lengte worden gebruikt. NW7 Deze barcode wordt gebruikt door bibliotheken, pakketdiensten en voor verschillende andere doeleinden. POSTNET De POSTNET-symbologie (Postal Numeric Encoding Technique) is ontwikkeld in de Verenigde Staten voor automatische postsortering. POSTNET wordt alleen gebruikt voor het markeren van postadressen. Barcodelettertypen In onderstaande tabel staan voorbeelden van welke lettertypen kunnen worden gebruikt met welke barcode. Barcode Lettertypenaam in PrintShop Voorbeeld Mail CODABAR PSMCbar PSMCbarHrP24DhTt CODE128 PSMC128 PSMC128Bwr3P36DhTt CODE39 PSMC39 PSMC39HrP24DhTt EAN13/EAN8 PSMEan PSMEanBwrP36Tt ITF PSMInt PSMIntHrP72DmTt JAN8/JAN13 PSMJan PSMJanBwrP36Tt MSI PSMMsi PSMMsiHr72DhTt NW7 PSMNW7 PSMNW7HrP48DmTt POSTNET PSMPostNet PSMPostNetHrTt UPCA/UPCE PSMUpc PSMUpcP72Tt Lettertypebeschrijving PrintShop Mail P = Grootte. De grootte heeft alleen betrekking op de hoogte van het lettertype. In C39HrP24DmTt heeft de P bijvoorbeeld betrekking op grootte 24. Dh, Dm en Dl = Dichtheid (hoog, middel en laag). De dichtheid van een barcode is het aantal tekens per inch (cpi) van de afgedrukte barcode. Deze is zeer belangrijk aangezien hiermee de minimale barcodelengte wordt bepaald die vereist is om de gewenste informatie af te drukken. Hoe hoger de dichtheid, hoe korter de barcode. Hr = Door de mens leesbare tekens (Human Readable characters). Deze tekens worden onder de barcode afgedrukt. Bwr = Vermindering streepbreedte (Bar Width Reduction). Het lettertype bevat technologie om de breedte van de individuele streepjes gelijkmatig in de hele barcode te verkleinen zonder de middenlijn van de barcodes te wijzigen. 147

149 U kunt de bibliotheek van barcodelettertypen installeren vanuit de map PrintShop Mail Installers op de cd-rom. Het lettertype PSMFimCodesTt, dat wordt gebruikt om een POSTNET-barcode te genereren, is een speciaal lettertype dat het Amerikaanse postbedrijf gebruikt om zakelijke, voorgefrankeerde post te scheiden van overige post. Het lettertype FIM bestaat uit vier unieke barcodes, waarbij elke barcode staat voor een unieke classificatie voor voorfrankering. Informatie over lettertypen Elke lettertypenaam begint met de letters "PSM". Sommige lettertypen hebben versies die voor de mens leesbaar zijn. Elk lettertype heeft verschillende dichtheden (dikten), afhankelijk van de printercapaciteit. U wordt aangeraden om voorbeelden van elke dichtheid af te drukken, zodat u de kwaliteit en leesbaarheid kunt controleren. Tekenstijl: moet altijd Normaal zijn. Opbouw van barcodes Onderstaand ziet u de stappen voor het opbouwen van een barcode. In dit voorbeeld wordt een Postnet-barcode gebruikt. 1. Klik op het teksthulpmiddel op de werkbalk Extra om een tekstvak te tekenen of selecteer in het menu Invoegen de optie Variabele tekst. 2. Voer een variabele naam in, 3. Dubbelklik op het veld Barcode in het tabblad Variabelen om de Expressie-editor te openen. 4. Selecteer de optie "Barcode" om alle barcodegenerators weer te geven en kies de gewenste functie uit de lijst. Een barcodefunctie vertaalt de numerieke code in een tekststring, die de gewenste barcode oplevert wanneer deze wordt afgedrukt met een speciaal barcodelettertype. Selecteer POSTNET door erop te dubbelklikken. 5. Voer als argument voor de barcodefunctie het databaseveld in waarin de code staat die moet worden omgezet in een barcode. Voor sommige barcodefuncties is een ander argument nodig. 6. Klik op OK. Opmerking: In PrintShop Mail werken de Postnet-functie en het Postnet-lettertype alleen met numerieke strings van 5, 9 of 11 cijfers. De string mag geen koppeltekens bevatten. 148

150 7. Selecteer de variabele en kies het barcodelettertype dat is gespecificeerd voor gebruik met de geselecteerde barcodegenerator. 8. Selecteer op de werkbalk Tekstopmaak of in het menu Tekst het gewenste PSM-lettertype. Pas de grootte van het lettertype aan, zodat de barcode wordt weergegeven in de opgegeven of gewenste grootte. 149

151 Codabar Syntaxis Omschrijving Voorbeeld CODABAR(string_waarde, begin_tek, eind_tek, controlegetal) Berekent een CODABAR-barcode. CODABAR("123456", "A", "B", True) Beschrijving parameter string_waarde begin_tek eind_tek controlegetal De waarde die wordt voorgesteld met de barcode. Het beginteken Het eindteken Optioneel, kan "True" (waar) of "False" (onwaar) zijn. Een Codabar-barcode kan numerieke tekens, zes interpunctietekens (-$:/.+) en spaties bevatten. Er zijn ook vier speciale begin-/eindtekens: A, B, C en D. Codabar is handig voor het coderen van bedragen in dollars en wiskundige getallen. Deze barcodes zijn iets langer dan Interleaved 2 van 5. Codabar eist begin- en eindtekens. Het controlecijfer is optioneel. 150

152 Code 128 Syntaxis Omschrijving Voorbeeld CODE128(string_waarde) Berekent een Code 128-barcode. CODE128("123456") Beschrijving parameter string_waarde De waarde die wordt voorgesteld met de barcode. Deze symbologie is een zeer compacte barcode voor alle alfanumerieke toepassingen. De volledige ASCII-tekenset (128 tekens) kan met deze symbologie worden gecodeerd zonder de dubbele tekens uit de uitgebreide Code 39. Als in de barcode vier of meer cijfers (0 9) achter elkaar staan, worden de cijfers gecodeerd met een dubbele dichtheid (twee tekens worden gecodeerd tot één tekenpositie). Code 128 heeft eigenlijk drie verschillende subsets aan tekencodes. De code heeft twee vormen van foutcontrole, waardoor het een erg stabiele barcode is. Controlesommen zijn niet nodig. Als u de keuze hebt; Code 128 is over het algemeen de beste allround barcode. 151

153 Code 39 Syntaxis Omschrijving Voorbeeld CODE39(string_waarde[, controlegetal]) Berekent een Code 39-barcode. Controlegetal is optioneel en de standaard is "False". CODE39("ATLAS2002", True) Beschrijving parameter string_waarde De waarde die wordt voorgesteld met de barcode. [, controlegetal] Optioneel, standaard is "False". Voer "True" in om de controlesom te berekenen. Code 39 (of Code 3 van 9) is de meest gangbare barcode voor aangepaste toepassingen. Het heeft zijn populariteit te danken aan de volgende factoren: Het ondersteunt zowel tekst als cijfers (A Z, 0 9, +, -,., en <spatie>). De code is te lezen door bijna elke barcodelezer in de standaardconfiguratie. Het is een van de oudste moderne barcodes. Code 39 is een barcode met een variabele breedte en ondersteunt elk aantal tekens dat de lezer kan scannen. Het wordt veel gebruikt bij specificaties van het leger en de overheid. Code 39-barcodes zijn zelfcontrolerend en niet gevoelig voor vervangingsfouten. In het algemeen zijn er geen controlesommen nodig. 152

154 EAN-13 Syntaxis Omschrijving Voorbeeld EAN13(string_waarde) Berekent een EAN-13-barcode. EAN13(" ") Beschrijving parameter string_waarde De waarde die wordt voorgesteld met de barcode. Deze functie drukt de variabele barcode af voor de string_waarde. Bij het afdrukken wordt de EAN 13-standaard gebruikt, die bestaat uit een numerieke code van 13 cijfers. Voor het afdrukken van de barcodes is een speciaal barcodelettertype nodig. De EAN-13-code wordt gebruikt voor buitenlandse toepassingen waarbij een landcode vereist is. De UPC-A-symbologie is eigenlijk een subset van de EAN-13-symbologie. Deze barcode bestaat uit twee cijfers als landcode, 10 cijfers voor de gegevenstekens en een controlesom. De controlesom wordt automatisch gegenereerd. 153

155 EAN-8 Syntaxis Omschrijving Voorbeeld EAN8(string_waarde) Berekent een EAN-8-barcode. EAN8(" ") Beschrijving parameter string_waarde De waarde die wordt voorgesteld met de barcode. Deze functie drukt de variabele barcode af voor de string_waarde. Bij het afdrukken wordt de EAN 8-standaard gebruikt, die bestaat uit een numerieke code van 8 cijfers. Voor het afdrukken van de barcodes is een speciaal barcodelettertype nodig. De EAN-8-barcode is vergelijkbaar met de EAN-13-barcode en wordt ook gebruikt voor toepassingen waarbij een landcode vereist is. De EAN-8-code heeft slechts 5 cijfers. 154

156 ITF (Interleaved 2 van 5) Syntaxis Omschrijving Voorbeeld ITF(string_waarde, controlegetal) Berekent een Interleaved 2- van 5-barcode. ITF(" ", True) Beschrijving parameter string_waarde controlegetal De waarde die wordt voorgesteld met de barcode. Optioneel, voer "True" in als u een controlegetal wilt toevoegen Deze code is ook bekend als I2van5. Dit is een barcode die uitsluitend uit cijfers bestaat en bij een codering van 10 cijfers is de afdruk iets groter dan een UPC-A-barcode. Deze symbologie heeft de flexibiliteit om elk even aantal cijfers te coderen. Bij een oneven aantal wordt er een voorloopnul toegevoegd. Deze barcode is zeer geschikt voor toepassingen met alleen numerieke tekens. Het is de beste symbologie voor vaste leesapparatuur. Aangezien Interleaved 2 van 5 gevoelig is voor vervangingsfouten, dient u altijd een controlesom te gebruiken. 155

157 JAN13 Syntaxis Omschrijving Voorbeeld JAN13(string_waarde) Berekent een JAN13-barcode. EAN13(" ") Beschrijving parameter string_waarde De waarde die wordt voorgesteld met de barcode. De JAN-code is de meestgebruikte barcode voor producten in de winkel. JAN13 wordt een standaardcode genoemd. JAN13 is een nummer met een vaste lengte van 13 tekens. Als input is een getal met een vaste lengte van 12 cijfers vereist. Controlegetal MOD10 wordt automatisch berekend en toegevoegd. De JAN-code is gelijk aan de EAN-code. 156

158 JAN8 Syntaxis Omschrijving JAN8(string_waarde) Berekent een JAN8-barcode. Voorbeeld JAN8 (" ") Beschrijving parameter string_waarde De waarde die wordt voorgesteld met de barcode. De JAN-code is de meestgebruikte barcode. JAN8 wordt vereenvoudigde code genoemd. JAN8 is een nummer met een vaste lengte van 8 cijfers. Als input is een getal met een vaste lengte van 7 cijfers vereist. Controlegetal MOD10 wordt automatisch berekend en toegevoegd. De JAN-code is gelijk aan de EAN-code. 157

159 KIX Syntaxis Omschrijving Voorbeeld KIX(postcode, straat_en_huisnummer, [land]) berekent een KIX-streepjescode. KIX("3842BX", "Daltonstraat 42-44", NL) Resultaat: NL3842BX KIX-streepjescodes worden gebruikt door het postkantoor voor het adresseren van bulkmail. Let er op dat de grootte van het lettertype van de KIX-code 10 punten is. 158

160 MSI Plessy Syntaxis Omschrijving Voorbeeld MSI(string_waarde) Berekent een MSI Plessy-barcode. MSI(" ") Beschrijving parameter string_waarde De waarde die wordt voorgesteld met de barcode. De MSI Plessy-barcode is ontwikkeld in de jaren zeventig door Plessy Company in Engeland. De code wordt voornamelijk gebruikt in bibliotheken en de detailhandel. Het is een code die uitsluitend uit numerieke tekens bestaat en geschikt is voor frequent gebruik. Deze code is niet zelfcontrolerend en een controlesom wordt dus sterk aangeraden. De symbologie van de MSI Plessy-tekenset bestaat uit barcodesymbolen die de cijfers 0-9, het beginteken en het eindteken voorstellen. 159

161 NW7 Syntaxis Omschrijving Voorbeeld NW7 (string_waarde, begin_tek, eind_tek, controlegetal) Berekent een NW7-barcode. NW7 ("123456", "A", "B", True) Beschrijving parameter String_waarde Begin_tek Stop_tek Controlegetal De waarde die wordt voorgesteld met de barcode. Het beginteken Het eindteken Optioneel, kan "True" (waar) of "False" (onwaar) zijn. NW7 wordt gebruikt door bibliotheken, pakketdiensten en voor verschillende andere doeleinden. NW7 ondersteunt getallen met een variabele lengte van maximaal 100 cijfers. Wanneer DR7 / DSR7 / DR9 / DSR9 wordt gebruikt en de originele strings meer dan 16 cijfers bevatten, is het resultaat een foutmelding. 160

162 POSTNET Syntaxis Omschrijving Voorbeeld POSTNET(string_waarde) Berekent een Postnet-barcode. POSTNET(" ") Beschrijving parameter string_waarde De waarde die wordt voorgesteld met de barcode. Deze barcode is de speciale code die in de rechterbenedenhoek van een enveloppe wordt geplaatst. Het wordt gebruikt om de post sneller te laten verwerken door het postbedrijf en (door automatische sortering) en om kortingen te krijgen. Begin- en eindtekens worden automatisch toegevoegd door PrintShop Mail. U wordt aangeraden een ontwerpanalist van het Amerikaanse postbedrijf (U.S Postal Service Mailpiece Design Analyst) alle POSTNET-barcodes te laten bekijken en goedkeuren die worden gegenereerd door PrintShop Mail. Deze ontwerpanalist is getraind in het analyseren van POSTNET-barcodes en bepaalt of deze voldoen aan de technische eisen van U.S. Postal. U kunt de analist output versturen via (digitaal bestand), fax of post. Zie: om de naam en contactgegevens te vinden van de ontwerpanalist voor uw gebied. 161

163 UPC-A Syntaxis UPCA(string_waarde, sys_nr) Omschrijving Berekent een UPC-A-barcode. Voorbeeld UPCA(" ", 9) Beschrijving parameter string_waarde sys_nr De waarde die wordt voorgesteld met de barcode. Het vereiste systeemnummer (alleen numerieke tekens) UPC is de standaardbarcode voor producten die aan de consument worden verkocht. Deze code staat op de producten in de supermarkt. UPC-A is een barcode met een vaste lengte die alleen uit numerieke tekens bestaat. Het bevat: 1 cijfer voor een systeemnummer 5 cijfers voor het fabrikantnummer 5 cijfers voor het productnummer 1 cijfer als controlesom Voor de plaats en waarde van de cijfers is een standaard ontwikkeld door een comité uit de levensmiddelenindustrie. Met UPC-A en UPC-E kan ook een toegevoegd getal van twee of vijf cijfers worden gebruikt. UPC-A- en UPC-E-codes hebben een automatische controlesom. UPC-E is ideaal voor kleine verpakkingen want het is de kleinst mogelijke barcode. Deze symbologie bevat dezelfde informatie als UPC-A, met als enige verschil dat minimaal vier nullen worden onderdrukt. Alleen tags met systeemteken 0 kunnen met deze symbologie worden gecodeerd. UPC-A- en UPC-E-codes hebben een automatische controlesom. 162

164 UPC-E Syntaxis Omschrijving Voorbeeld UPCE(string_waarde) Berekent een UPC-E-barcode. UPCE("123456") Beschrijving parameter string_waarde De waarde die wordt voorgesteld met de barcode. UPC-A is een barcode met een vaste lengte die alleen uit numerieke tekens bestaat. Het bevat: 1 cijfer voor een systeemnummer 5 cijfers voor het fabrikantnummer 5 cijfers voor het productnummer 1 cijfer als controlesom Voor de plaats en waarde van de cijfers is een standaard ontwikkeld door een comité uit de levensmiddelenindustrie. Met UPC-A en UPC-E kan ook een toegevoegd getal van twee of vijf cijfers worden gebruikt. UPC-A- en UPC-E-codes hebben een automatische controlesom. UPC-E is ideaal voor kleine verpakkingen want het is de kleinst mogelijke barcode. Deze symbologie bevat dezelfde informatie als UPC-A, met als enige verschil dat minimaal vier nullen worden onderdrukt. Alleen tags met systeemteken 0 kunnen met deze symbologie worden gecodeerd. UPC-A- en UPC-E-codes hebben een automatische controlesom. 163

165 Rolan Barcode Functions Expressiehandleiding PrintShop Mail Expressies - Overzicht Rolan-barcodes De Rolan-barcode bestaat uit YuBar. YuBar is een barcode voor Japanse post, gedefinieerd door het Japanse postbedrijf. In PrintShop Mail is de volgende functie voor Rolan-barcodes beschikbaar: YuBar 164

166 YuBar Syntaxis Omschrijving Voorbeeld YuBar(string_waarde1, string_waarde2) Berekent de barcode voor Japanse post. YuBar("Postcode", "Adresstring") YuBar(" ","1-1-11") Beschrijving parameter String_waarde1 String_waarde2 Postcode van 7 cijfers Adresstrings waarmee een kleiner gebied wordt voorgesteld dan met CHO. YuBar is een barcode voor Japanse post, genaamd Yusei Customer Bar Code. De postcode voor stringwaarde1 moet alle zeven cijfers beslaan, anders geeft YuBar als resultaat NULL. 165

167 Layout Functions Expressiehandleiding PrintShop Mail Expressies - Overzicht Layoutfuncties Over layoutfuncties In PrintShop Mail zijn de volgende layoutfuncties beschikbaar: Blank Print Skip Gebruik deze functies om te specificeren welke layout moet worden afgedrukt, leeggelaten of overgeslagen. Layoutcondities bewerken 1. Ga naar de layout waarvan u de expressie wilt bewerken. 2. Kies in het menu Layout de optie Conditie bewerken. 3. Selecteer een van de layoutfuncties. Voorbeeld Een specifieke pagina verwijst naar klanten van een specifieke verkoper ("Jan"). Dit veld heet in de database 'VERKOPER'. De gebruikte expressie is: IF([VERKOPER] = "Jan", Print, Skip) Wanneer het veld "VERKOPER" de naam "Jan" bevat, wordt de pagina afgedrukt. In alle andere gevallen wordt de pagina overgeslagen. Fiery FreeForm ondersteunt de SKIP-functie niet. In plaats daarvan wordt BLANK gebruikt. Fiery FreeForm 2 gebruikt BLANK in plaats van SKIP wanneer layoutcondities worden gebruikt in combinatie met layoutherhaling. 166

168 Blank Syntaxis Omschrijving Voorbeeld Blank Constante voor layoutactie. Als het resultaat van de layoutconditie Blank is, blijft de layout leeg. IF([VERKOPER] = "Jan", Print, Blank) In dit voorbeeld is de output een lege pagina wanneer PrintShop Mail in het databaseveld "VERKOPER" een andere inhoud ziet dan "Jan". 167

169 PRINT Syntaxis Omschrijving Voorbeeld Afdrukken Constante voor layoutactie. Als het resultaat van de layoutconditie Print is, wordt de layout afgedrukt. IF([VERKOPER] = "Jan", Print, Blank) In dit voorbeeld wordt de layout afgedrukt wanneer PrintShop Mail in het databaseveld "VERKOPER" de inhoud "Jan" vindt. 168

170 Skip Syntaxis Omschrijving Voorbeeld Skip Constante voor layoutactie. Als het resultaat van de layoutconditie Skip is, wordt de layout overgeslagen. IF([VERKOPER] = "Jan", Print, Skip) In dit voorbeeld wordt de layout overgeslagen wanneer PrintShop Mail in het databaseveld "VERKOPER" een andere inhoud ziet dan "Jan". 169

171 Logical Functions Expressiehandleiding PrintShop Mail Expressies - Overzicht logische functies In PrintShop Mail zijn de volgende logische operatoren beschikbaar voor het definiëren van voorwaarden: AND FALSE FILE_EXIST IF NOT OBJECT_EMPTY OR TRUE 170

172 AND (Boolean operator) Syntaxis Omschrijving Voorbeeld (logische_waarde1) AND (logische_waarde2) Geeft als resultaat "True" als zowel logische_waarde1 als logische_waarde2 "True" zijn. (1<10) AND (5<10) => True (1<10) AND (5>10) => False In het eerste voorbeeld zijn beide argumenten "True" (waar), dus geeft de functie als resultaat "True". In het tweede voorbeeld is een van de argumenten "False" (onwaar), dus is het resultaat "False". 171

173 FALSE (Boolean constante) Syntaxis Omschrijving Voorbeeld False Het resultaat van een Boolean berekening kan alleen "True" of "False" zijn. (1<10) = False => False Het resultaat van het voorbeeld is "False". "1<10" is True en dus niet gelijk aan "False". 172

174 FILE_EXIST Syntaxis Omschrijving Voorbeeld FILE_EXISTS(string_waarde) Geeft als resultaat True als de stringwaarde op de schijf aanwezig is FILE_EXIST([Afbeelding]) Controleert of een bron, bijvoorbeeld een afbeeldingbestand, op de computer staat. Deze functie geeft als resultaat "True" als de afbeelding op de schijf aanwezig is. 173

175 IF (Boolean operator) Met deze functie manipuleert u de output van de database zonder de inhoud te wijzigen. Het doel is een voorwaardelijke selectie te maken binnen de database. Syntaxis Omschrijving Voorbeeld IF(logische_test, waarde_if_true, waarde_if_false) Geeft als resultaat "waarde_if_true" als "logische_test" True is. Geeft als resultaat "waarde_if_false" als "logische_test" False is. IF([Land]="NL", "Nederland", "Ander land") In dit voorbeeld controleert de IF-functie of het databaseveld [Land] de inhoud "NL" bevat. Als dit het geval is, geeft het als resultaat de string "Nederland". Als het databaseveld een andere inhoud heeft, is het resultaat "Ander land". U kunt de IF-functie bijvoorbeeld gebruiken om een aanhef te maken. Zie "Aanhef invoegen". 174

176 NOT (Boolean operator) Syntaxis Omschrijving Voorbeeld NOT Sluit een argument uit van een logische test NOT(True) => False 175

177 OBJECT_EMPTY (alleen Windows) Syntaxis Omschrijving Voorbeeld OBJECT_EMPTY(object_naam) Geeft als resultaat True als het object met de opgegeven naam leeg is. OBJECT_EMPTY("Tekst1") Controleert of de naam van een object bestaat, ook wanneer u objecten naar voren of naar achteren verplaatst binnen dezelfde layout of naar een andere layout. Deze functie kan ook worden opgeroepen via het menupad Layout > Skip als object leeg is. 176

178 OR (Boolean operator) Syntaxis Omschrijving Voorbeeld <logische_waarde1> OR <logische_waarde2> Combineert twee logische argumenten, geeft als resultaat "True" als beide logische waarden True zijn. True OR False => True False OR True => True True OR True => True False OR False => False 177

179 True (Boolean constante) Syntaxis Omschrijving Voorbeeld True Het resultaat van een Boolean berekening kan alleen "True" of "False" zijn. (1<10) = True => True In dit voorbeeld is het resultaat "True" omdat de logische test (1<10) true is. 178

180 Number Functions Expressiehandleiding PrintShop Mail Expressies - Overzicht getalfuncties In PrintShop Mail zijn de volgende functies beschikbaar om getallen en waarden te manipuleren: ABS CHR COUNTER DIV INT MOD PAGE_NR ROUND SGN STR VAL 179

181 ABS (Absoluut) Syntaxis Omschrijving ABS(numerieke_waarde) Geeft als resultaat de absolute waarde van een numerieke waarde. Voorbeeld ABS(-2.3) =>

182 CHR Syntaxis Omschrijving Voorbeeld CHR(numerieke_waarde) Geeft als resultaat het teken dat wordt weergegeven met ASCII-index <numerieke_waarde> CHR (72) => "H" CHR (64) => Deze functie geeft als resultaat het ASCII-teken voor de numerieke_waarde. 181

183 COUNTER Syntaxis Omschrijving Voorbeelden COUNTER(begin, eind [, stap] [, posities] [, voorloopnullen]) Geeft als resultaat de positie van een teller die telt van <begin> tot <eind>. Argumenten tussen haakjes zijn optioneel. COUNTER(1,100) COUNTER (1,100, 5, 3, True) COUNTER (1, 100, 0.5, 3, False) COUNTER() Beschrijving parameter begin eind stap posities voorloopnullen De beginwaarde van de teller De eindwaarde van de teller De 'grootte' van de stap tot het volgende getal Het aantal tekens dat de teller zal maken Kan 'True' zijn als u voorloopnullen wilt, of 'False' als u dat niet wilt. U kunt een teller gebruiken als u tickets afdrukt of een mailing wilt nummeren. Als dit de enige variabele is, hoeft u in PrintShop Mail geen database te openen met COUNTER. Met het eerste voorbeeld worden nummers gegenereerd van 1 tot 100. Als u door de velden van de database bladert, is de serie als volgt: 1, 2, 3, 4,..., 99, 100, 1, 2, 3,... De teller begint opnieuw met tellen als de 100 wordt bereikt. De series die worden gegenereerd met het tweede voorbeeld zien er als volgt uit: 001, 005, 010,..., 090, 100, 005, 010,... (De parameters stap, posities en voorloopnullen zijn toegevoegd.) Het derde voorbeeld heeft een breuk voor de stapwaarde. Dit betekent dat de teller toeneemt met 0,5. 1, 1.5, 2, 2.5, 3,..., 99.5, 100, 100.5,... Het laatste voorbeeld, COUNTER() begint met 1 en eindigt met het getal dat is ingesteld bij "Items zonder database" (Programma-instellingen onder Voorkeuren). 182

184 DIV Syntaxis Omschrijving DIV(numerieke_waarde1, numerieke_waarde2) Geeft als resultaat het hele getal dat de uitkomst is van <getal1> gedeeld door <getal2>. Beide kunnen een zwevend puntgetal zijn en het resultaat is een geheel getal. Voorbeelden DIV (15, 3) => 5 DIV (16, 3) => 5 DIV (17, 3) => 5 DIV (18, 3) => 6 183

185 INT (Integer) Syntaxis INT(numerieke_waarde) Omschrijving Geeft als resultaat het integrale deel van het decimale getal <numerieke_waarde> Voorbeeld INT(2.78) => 2 184

186 MOD Syntaxis MOD(numerieke_waarde1, numerieke_waarde2) Omschrijving Geeft als resultaat het restant van <numerieke_waarde1> gedeeld door <numerieke_waarde2> Voorbeelden MOD (15, 3) => 0 MOD (16, 3) => 1 MOD (15,5, 3) => 0,5 MOD (15, 4,5) => 1,5 185

187 PAGE_NR Syntaxis PAGE_NR ([opnieuw_instellen_na_elke_record]) Omschrijving Geeft als resultaat het paginanummer tijdens afdrukken. In het documentvoorbeeld wordt de waarde van PAGE_NR altijd weergegeven als "1"; het daadwerkelijke paginanummer is alleen zichtbaar op de afdruk. Als <opnieuw_instellen_na_elke_record> gelijk is aan TRUE, wordt het paginanummer na elke recordset (set layouts behorend bij een record) opnieuw ingesteld op "1". Voorbeeld PAGE_NR() => 10 De functie PAGE_NR is uitgebreid met de optie om voor elke record in de database een specifieke set layouts te nummeren. In vorige versies van PrintShop Mail telde de functie PAGE_NR alle afdrukken na elkaar. Nu hebt u de mogelijkheid om de teller na elke record opnieuw in te stellen, zodat u een set layouts per record kunt nummeren. Deze functie kan ook worden opgeroepen via het menupad: Invoegen > Paginanummers Hele taak: Hiermee drukt u het paginanummer voor de hele taak af. Opnieuw instellen na elke record: Hiermee drukt u het layoutnummer binnen een recordset af. 186

188 RECORDNUMBER() (Alleen Mac OS) De functie recordnumber() geeft als resultaat het nummer van de huidige record. De functie heeft geen argumenten en voert geen berekeningen uit. Wanneer er geen records worden uitgefilterd en BLANK niet wordt gebruikt als layoutexpressie, wordt de waarde elke keer met 1 verhoogd. Syntaxis Omschrijving Voorbeeld RECORDNUMBER() Geeft als resultaat de index van de record. RECORDNUMBER()>10 187

189 ROUND Syntaxis ROUND(numerieke_waarde, aantal_cijfers_achter_komma) Omschrijving Rond een decimaal getal af met de precisie die is opgegeven in <aantal_cijfers_achter_komma> Voorbeeld ROUND (2, , 2) => 2,33 ROUND ( , 2) => 12,47 188

190 SGN Syntaxis Omschrijving SGN(numerieke_waarde) Geeft als resultaat een geheel getal waarmee het teken van het getal wordt aangegeven. Als het getal is: Groter dan nul => 1 Gelijk aan nul => 0 Kleiner dan nul => -1 Voorbeeld SGN (43534) => 1 SGN (0) => 0 SGN (-123,342) =>

191 STR Syntaxis STR(numerieke_waarde) Omschrijving Zet een getal om in een tekenreeks Voorbeeld STR (42312) => "42312" 190

192 VAL Syntaxis VAL(string_waarde) Omschrijving Geeft als resultaat de numerieke waarde van <string_waarde> Voorbeeld VAL ("2122") => 2122 Deze functie zet de string_waarde om in een numerieke waarde. U kunt met deze functie tekstvelden omzetten in tekstvelden die een waarde bevatten. Als u een tekstveld hebt dat numerieke tekens bevat, kunt u het veld zo omzetten dat u er berekeningen mee kunt uitvoeren. Voorbeeld: Het veld [BON] bevat een tekststring, (bijvoorbeeld "7") VAL([BON])/365 => 0,02 191

193 String Functions Expressiehandleiding PrintShop Mail Expressies - Overzicht stringfuncties In PrintShop Mail zijn de volgende functies beschikbaar om strings te manipuleren: ASC CONTAINS DATE LEFT LEN LOWER LTRIM MID POS PROPER REPLACE RIGHT RTRIM TEXT_FILE TODAY TRIM UPPER 192

194 ASC Syntaxis ASC(string_waarde) Omschrijving Zet het beginteken in <string_value> om in zijn numerieke ASCII-waarde Voorbeeld ASC ("Hallo") => 72 ASC ("H") => 72 ASC => 64 Deze functie geeft als resultaat de ASCII-waarde voor het eerste teken in string_waarde. 193

195 CONTAINS Syntaxis Omschrijving Voorbeeld CONTAINS(string_waarde, te_vinden_string) Geeft als resultaat TRUE als <te_vinden_string> voorkomt in <string_waarde> CONTAINS("PrintShop", "Mail"=>False Zoekt naar een string in een andere string. In dit voorbeeld wordt "False" als resultaat gegeven omdat de te vinden string niet voorkomt in de stringwaarde. 194

196 DATE Windows Syntaxis DATE(string_datum, string_notatie) Omschrijving De variabele die de datum bevat, moet in de notatie "JJJJMMDD" staan. Als 'string_notatie' "" is, wordt de notatie gebruikt die is ingesteld bij de voorkeuren. Voorbeeld DATE(" ", "dddd d mmmm jjjj") => vrijdag 1 juni 2001 De volgende parameters zijn beschikbaar voor 'string_notatie': d Nummer van de dag, zonder voorloopnul 1 dd Nummer van de dag, met voorloopnul 01 ddd Korte naam voor de dag van de week ma dddd Lange naam voor de dag van de week maandag m Nummer van de maand, zonder voorloopnul 6 mm Nummer van de maand, met voorloopnul 06 mmm Korte naam voor de maand jun mmmm Lange naam voor de maand juni jj Korte notatie voor het jaartal 01 jjj Lange notatie voor het jaartal 2001 Mac OS U kunt de notatie specificeren met notatiespecificaties, zoals hieronder weergegeven. Deze kunt u gebruiken met de functies DATE en TODAY. NOTATIESPECIFICATIE Resultaat %% Een "%" %a Afgekorte naam van de dag %A Volledige naam van de dag %b Afgekorte naam van de maand %B Volledige naam van de maand %c Korte uitdrukking voor "%X %x", de lokale notatie voor de datum en tijd %d Dag van de maand als een decimaalgetal (01-31) %e Dit is hetzelfde als %d maar de voorloopnullen voor dag 1 t/m 9 worden niet afgedrukt. (In tegenstelling tot strftime() worden voorloopnullen niet afgedrukt.) %F Milliseconden als een decimaalgetal ( ) %H Uur gebaseerd op de 24-uurs notatie, uitgedrukt in een decimaalgetal (00-23) %I Uur gebaseerd op de 12-uurs notatie, uitgedrukt in een decimaalgetal (00-12) %j Dag van het jaar als een decimaalgetal ( ) %m Maand als een decimaalgetal (01-12) %M Minuut als een decimaalgetal (00-59) %p AM/PM-indicatie voor de locatie %S Seconde als een decimaalgetal (00-59) %w Dag van de week als een decimaalgetal (0-6), waarbij zondag 0 is %x Datum met de lokale datumnotatie, inclusief de tijdzone (strftime() levert verschillende resultaten op) %X Tijd in de lokale tijdsnotatie 195

197 (strftime() levert verschillende resultaten op) %y Jaar zonder aanduiding voor de eeuw (00-99) %Y Jaar inclusief aanduiding voor de eeuw (bijvoorbeeld 1990) %Z Tijdzone, zoals bijvoorbeeld Pacific (zomertijd); strftime() levert verschillende resultaten op %z Tijdzone met verschil ten opzichte van GMT in uren en minuten (UUMM) Voorbeelden: U kunt de notatiespecificatie gebruiken om verschillende resultaten te genereren. DATE() - Genereert een datum op basis van de opgegeven notatie of volgens de datumvoorkeuren (notatie opgeven:"") DATE(" ", "") => :00: DATE(" ","%m-%d-%y") => DATE(" ","%m-%d-%y") geeft als resultaat DATE(" ","%b-%A-%Y") geeft als resultaat jul-maandag-2002 DATE(" ","%B-%w-%Y") geeft als resultaat juli TODAY() - Genereert de huidige datum op basis van de opgegeven notatie of volgens de datumvoorkeuren (if notatie="") TODAY("") => " :40: " TODAY("%A %d-%m-%y %H:%M:%S") => Donderdag :40:10 196

198 LEFT LEFT geeft als resultaat een string met de "aantal_tekens" meest linkse tekens uit de string. Als de waarde van "aantal_tekens" hoger is dan de lengte van "string_waarde", wordt de hele string als resultaat gegeven. Als "aantal_tekens" kleiner of gelijk is aan nul, wordt er een lege string als resultaat gegeven. Opmerking: De tekst in een expressie moet tussen dubbele aanhalingstekens staan, anders wordt de tekst geïnterpreteerd als een databaseveld. Syntaxis Omschrijving Voorbeeld LEFT(string_waarde, aantal_karakters) Geeft als resultaat de tekens links van <string_waarde>. Het aantal tekens is afhankelijk van het aantal dat is gedefinieerd in <aantal_tekens>. LEFT ("Jan Arends", 3) => Jan LEFT ("Jan Arends", 7) => Jan Are Met deze functie kunt u een aantal tekens afdrukken, waarbij wordt geteld vanaf de linkerkant van de waarde in het gedefinieerde databaseveld. Met deze functie kunt u veldinhoud scheiden of een unieke code maken met delen van iemand's naam. 197

199 LEN Syntaxis LEN(string_waarde) Omschrijving Geeft als resultaat het aantal tekens in <string_waarde> Voorbeeld LEN ("Jaap") => 4 LEN ("Jaap Achterberg") => 15 Met deze functie kunt u de lengte van (aantal_tekens) van het databaseveld berekenen. Bepaalde postcodes of barcodes moeten wellicht een specifiek aantal tekens hebben om goed te worden afgedrukt. LEN wordt vaak in combinatie met andere functies gebruikt, zoals LEFT, RIGHT, MID en IF om exact te bepalen hoeveel tekens er van de geselecteerde (variabele) databasevelden worden afgedrukt. In het volgende voorbeeld worden IF en LEN gecombineerd om de lengte van het databaseveld "geslacht" te berekenen. Het zorgt er ook voor dat velden zonder tekst maar met spaties worden herkend en de correcte output wordt gegenereerd. Database Voornaam Achternaam Geslacht Jan Arends M Thea Jansen V Willem Franken M Tom Claasen IF(LEN([GESLACHT]) = 0, "Geachte mevrouw/mijnheer", IF([GESLACHT] = "m", "Geachte mijnheer" & [Naam], "Geachte mevrouw" & [Naam] ) ) Het resultaat is: Geachte mijnheer Jan Arends Geachte mevrouw Thea Jansen Geachte mijnheer Willem Franken Geachte mevrouw/mijnheer 198

200 LOWER Syntaxis Omschrijving Voorbeeld LOWER(string_waarde) Zet alle tekens in <string_waarde> om in kleine letters. LOWER ("JaN AreNdS") => jan arends Met deze functie kunt u de inhoud van het geselecteerde databaseveld in kleine letters afdrukken. Als u bijvoorbeeld een database hebt waarin alle informatie is opgenomen in hoofdletters, kunt u deze expressie gebruiken om dit aan te passen. 199

201 LTRIM Syntaxis LTRIM(string_waarde) Omschrijving Verwijdert spaties en tabs vóór tekst, en tekens ter aanduiding van een nieuwe regel uit <string_waarde> Voorbeeld LTRIM (" Jan Arends") => "Jan Arends" Met deze functie verwijdert u extra ruimte (aan de linkerkant van het woord) in een combinatie van variabelen. Bijvoorbeeld wanneer de database een vast aantal tekens voor elk databaseveld heeft of wanneer een veld is leeggelaten. 200

202 MID Syntaxis Omschrijving Voorbeeld MID(string_waarde, start, aantal_karakters) Geeft als resultaat een substring die bestaat uit <aantal_tekens> tekens, beginnend bij index <begin> in <string_waarde>. MID ("Jan Arends", 5, 2) => Ar MID ("Jan Arends", 6, 4) => rend Met deze functie kunt u een aantal tekens afdrukken van de inhoud in het gedefinieerde databaseveld. Met MID kunt u bepalen met welk teken u wilt beginnen met afdrukken en hoeveel volgende tekens na dit teken u wilt afdrukken. 201

203 POS Syntaxis Omschrijving POS(te_doorzoeken_string, te_vinden_string, start) Geeft als resultaat de positie van substring <te_vinden_string> in <te_doorzoeken_string>, of nul als niks wordt gevonden. Voorbeeld POS("Jan Arends", "Arends", 1) => 5 POS("Jan Arends", "Arends", 7)=> 0 POS("Jan Arends", "Dessert", 1) => 0 Met deze functie kunt u een bepaald teken zoeken in de inhoud van een databaseveld. Het resultaat is de positie van het teken dat u zoekt. In het eerste voorbeeld is het resultaat 5 omdat het woord Arends begint op de 5e positie, geteld vanaf het eerste teken. Het resultaat in het tweede voorbeeld is 0. De functie begint vanaf de 7e positie in de string "Jan Arends" te zoeken naar "Arends" maar kan dit niet vinden. In het derde voorbeeld is het resultaat ook 0 omdat de string "Dessert" niet kan worden gevonden in de string "Jan Arends". 202

204 PROPER Syntaxis Omschrijving Voorbeeld PROPER(string_waarde) Zet de eerste letter van elk woord om in een hoofdletter en de overige letters in kleine letters. PROPER ("JaN ArenDs") => Jan Arends Met deze functie kunt u verkeerd gevulde databases corrigeren of alle informatie met kleine letters of hoofdletters aanpassen. 203

205 REPLACE Syntaxis Omschrijving Voorbeeld REPLACE(string_waarde, te_vinden_string, vervangende_string) Zoekt naar <te_vinden_string> in <string_waarde> en vervangt deze op alle plaatsen door <vervangende_string>. REPLACE("Afdrukken is leuk", "Afdrukken", "PrintShop Mail") Het resultaat is: "PrintShop Mail is fun" De functie REPLACE vervangt een gedeelte van een string door een nieuwe string en geeft het resultaat. 204

206 RIGHT RIGHT geeft als resultaat een string met de "aantal_tekens" meest rechtse tekens uit de string. Als de waarde van "aantal_tekens" hoger is dan de lengte van "string_waarde", wordt de hele string als resultaat gegeven. Als "aantal_tekens" kleiner of gelijk is aan nul, wordt er een lege string als resultaat gegeven. Opmerking: De tekst in een expressie moet tussen dubbele aanhalingstekens staan, anders wordt de tekst geïnterpreteerd als een databaseveld. Syntaxis Omschrijving Voorbeeld RIGHT(string_waarde, aantal_tekens) Geeft als resultaat de rechtertekens in <aantal_tekens> in <string_waarde> RIGHT ("Jan Arends", 4) => ends Met deze functie kunt u veldinhoud scheiden of unieke code maken met delen van iemand's naam. 205

207 RTRIM Syntaxis RTRIM(string_waarde) Omschrijving Verwijdert spaties en tabs na tekst, en tekens ter aanduiding van een nieuwe regel uit <string_waarde>. Voorbeeld RTRIM ("Jan ") => Jan Met deze functie verwijdert u extra ruimte (rechts van het woord) in een combinatie van variabelen. U kunt deze functie bijvoorbeeld gebruiken als de database een bepaald aantal tekens voor elk databaseveld zet of als een databaseveld wordt leeggelaten. 206

208 TEXT_FILE (alleen Windows) Met de functie TEXT_FILE kunt u makkelijker blokken met variabele tekst maken, zoals alinea s en lettergroepen. Omdat de functie RTF- (Rich Text Format) en TXT-bestanden kan lezen, is het niet meer nodig om strings in logische expressieformules te plakken en kopiëren. Syntaxis Omschrijving Voorbeeld TEXT_FILE(string_waarde) Geeft als resultaat de inhoud van het TXT- of RTF-bestand <string_waarde> TEXT_FILE("TEST.TXT") Hiermee kunt u variabele (externe) tekstbestanden in RTF- of TXT-formaat koppelen aan uw PrintShop Mail- document. 207

209 TODAY Syntaxis TODAY() Omschrijving Geeft als resultaat de huidige datum in de datumnotatie die is gespecificeerd in Categorie/Datum van het venster Eigenschappen. Voorbeeld TODAY() => 10/01/2001 Deze functie kent geen argumenten. Het geeft als resultaat de huidige datum van het systeem (op het moment dat de actieve record wordt afgedrukt). De datumnotatie is afhankelijk van de voorkeuren die zijn ingesteld onder de landinstellingen. 208

210 TRIM Syntaxis TRIM(string_waarde) Omschrijving Verwijdert spaties en tabs vóór en na tekst, en tekens ter aanduiding van een nieuwe regel uit <string_waarde>. Voorbeeld TRIM (" Jan Arends ") => Jan Arends Met deze functie verwijdert u extra ruimte in een combinatie van variabelen. (Bijvoorbeeld wanneer de database een vast aantal tekens voor elk databaseveld heeft of wanneer een veld is leeggelaten.) Met TRIM verwijdert u alle extra ruimte aan de linker- en rechterkant van het woord in het geselecteerde databaseveld. 209

211 UPPER Syntaxis Omschrijving Voorbeeld UPPER(string_waarde) Zet alle tekens in <string_waarde> om in hoofdletters. UPPER ("Jan Arends") => JAN ARENDS Met deze functie kunt u de inhoud van het geselecteerde databaseveld in hoofdletters afdrukken. Als u een mailing maakt en de namen in hoofdletters wilt afdrukken terwijl deze in de database in kleine letters staan, gebruik dan UPPER om de letters om te zetten. 210

212 Sneltoetsen Macintosh Overzicht sneltoetsen Mac OS Sneltoetsen Mac OS: Menu PrintShop Mail Menu Voorkeuren PrintShop Mail verbergen Overige verbergen PrintShop Mail afsluiten Actie Command, Command + H Alt + Command + H Command + Q Menu Bestand Menu Nieuw Openen Sluiten Opslaan Opslaan als... Pagina-instellingen Afdrukken... Record afdrukken Rapportpagina afdrukken Actie Command + N Command + O Command + W Command + S Shift + Command + S Shift + Command + P Command + P Alt + Shift + Command + P Alt + Command + P Menu Bewerken Menu Ongedaan maken Opnieuw Knippen Kopiëren Plakken Alles selecteren Actie Command + Z Shift + Command + Z Command + X Command + C Command + V Command + A Menu Invoegen Menu Afbeeldingsbestand Variabele tekst Variabele afbeelding Actie Shift + Command + E Shift + Command + T Shift + Command + G Menu Item Menu Positie vergrendelen Positie ontgrendelen Objecteigenschappen weergeven Actie Command + Return Shift + Command + L Command + Return Menu Tekst Menu Actie 211

213 Lettertypen weergeven Command + T Lettertype kopiëren Alt + Command + C Lettertype plakken Alt + Command + V Vet Command + B Cursief Command + I Onderstrepen Command + U Tabliniaal kopiëren Command +8 Tabliniaal plakken Command +9 Menu Layout Menu Ga naar... Actie Command + J Menu Database Menu Openen Sluiten Eerste record Volgende record Vorige record Laatste record Actie Alt + Command + O Alt + Command + C Alt + pijltje omhoog Command + pijltje-rechts Command + pijltje-links Alt + pijltje omlaag Menu Beeld Menu Actie Werkbalk Alt + Command + T Voorbeeld Command + Y Layoutlinialen Alt + Command + R Inzoomen Command + + Uitzoomen Command + - Menu Venster Menu Actie Minimaliseren Command + M Database weergeven Command + 1 Variabelen weergeven Command +2 Layoutcondities weergeven Command +3 Lettertypen weergeven Command +4 Documentlayouts weergeven Command +5 Waarschuwingen weergeven Command +6 Menu Help Menu Actie PrintShop Mail-help Command +? 212

214 Sneltoetsen - Windows Overzicht sneltoetsen Windows Windows-sneltoetsen: Menu Bestand Menu Nieuw leeg document Nieuw document, gebaseerd op PDF Openen Sluiten Opslaan Opslaan als Afdrukken Record afdrukken Afsluiten Actie Ctrl + N Ctrl + Shift + N Ctrl + O Ctrl + F4 Ctrl + S Shift+Ctrl+P Ctrl + P Alt+Shift+Ctrl+P Ctrl + Q Menu Bewerken Menu Ongedaan maken Opnieuw Knippen Kopiëren Plakken Verwijderen Alles selecteren Voorkeuren Actie Ctrl + Z Ctrl + Y Ctrl + X Ctrl + C Ctrl + V Del Ctrl + A Ctrl + K Menu Beeld Menu Actie Voorbeeld F2 Inzoomen Ctrl + + Uitzoomen Ctrl + - Huidige grootte Ctrl + Alt + 0 Hele layout Ctrl +0 Linialen Ctrl + R Objectranden Ctrl + H Menu Invoegen Menu PDF Afbeeldingsbestand Variabele tekst Afbeeldingsvak Actie Ctrl + Alt+ W Ctrl + Alt + E Ctrl + Alt + T Ctrl + Alt + G Menu Tekst Menu Cursief Actie Ctrl + I 213

215 Vet Onderstrepen Ctrl + B Ctrl + U Menu Database Menu Openen Sluiten Eerste record Vorige record Volgende record Laatste record Actie Ctrl + D Ctrl + Shift + D Alt + pijltje omhoog Alt + pijltje naar links Alt + pijltje naar rechts Alt + pijltje omlaag Menu Venster Menu Actie Layouts Ctrl + 1 Variabelen Ctrl +2 Database Ctrl +3 Waarschuwingen Ctrl +4 Menu Help Menu Help-onderwerpen Actie F1 214

216 Licentieovereenkomst Gebruikershandleiding PrintShop Mail ELEKTRONISCHE LICENTIEOVEREENKOMST VOOR EINDGEBRUIKERS VAN PRINTSHOP MAIL: DIT IS EEN CONTRACT. DOOR DE SOFTWARE TE INSTALLEREN, GEEFT U TE KENNEN DAT U AKKOORD GAAT MET ALLE VOORWAARDEN IN DEZE OVEREENKOMST. Deze licentieovereenkomst van Atlas Software BV ("Atlas") is van toepassing op het product Atlas PrintShop Mail en de bijbehorende instructiematerialen ("Software"). Onder "Software" wordt ook verstaan enige upgrade, aangepaste versies, of software-updates die u van Atlas in licentie hebt gekregen. Lees deze Overeenkomst aandachtig door. Indien u akkoord gaat met de bepalingen in deze overeenkomst, verleent Atlas u het nietexclusieve recht om de Software te gebruiken. Hiertoe moet u akkoord gaan met de volgende voorwaarden: 1. Gebruik van de Software. * U mag de Software installeren op een vaste schijf of een ander opslagapparaat; u mag de Software installeren en gebruiken op een bestandsserver voor gebruik via een netwerk met als doel (i) permanente installatie op vaste schijven of andere opslagapparaten, of (ii) gebruik van de Software via zo'n netwerk en back-ups van de Software maken. * U mag onbeperkt kopieën maken van de Software en deze distribueren, waaronder kopieën voor commerciële distributie, zolang als elke kopie die u maakt en distribueert deze Overeenkomst bevat, evenals het installatieprogramma van PrintShop Mail en dezelfde copyright- en andere eigendomsvermeldingen die bij deze Software horen en in deze Software zijn opgenomen. Indien u de Software downloadt van het internet of een gelijke online bron, dient u bij enige online distributie van de Software of distributie van media die de Software bevat, de Atlas-copyrightvermeldingen voor de Software mee te leveren. 2. Copyright en Handelsmerken. De Software is eigendom van Atlas en zijn leveranciers en de structuur, organisatie en code zijn waardevolle handelsgeheimen van Atlas en zijn leveranciers. De Software is ook auteursrechterlijk beschermd via het Nederlands Auteursrecht. U mag de handelsmerken gebruiken indien u hierbij de bepalingen in Sectie 1 van deze Overeenkomst in acht neemt en u zich houdt aan de algemeen geaccepteerde regels inzake handelsmerken, waaronder vermelding van de eigenaar van een handelsmerk. Zulk gebruik van het handelsmerk geeft u geen eigendomsrechten van dat handelsmerk. Met uitzondering van het bovenstaande, kunnen aan deze Overeenkomst geen intellectuele eigendomsrechten worden ontleend. 3. Beperkingen. U gaat ermee akkoord de Software niet aan te passen, te wijzigen, te vertalen, na te bouwen, te decompileren, uit elkaar te halen of op andere wijze te proberen de code van de Software te achterhalen. U mag op geen enkele wijze het installatieprogramma wijzigen of aanpassen of een nieuw installatieprogramma voor de Software maken. Verstrekking van licenties en distributie van de Software wordt gedaan door Atlas met als doel het maken van geoptimaliseerde afdruktaken. 4. Uitsluiting van garantie. De Software wordt geleverd zoals die bestaat ("AS IS") en Atlas geeft geen garantie op het gebruik en de prestaties. ATLAS EN ZIJN LEVERANCIERS GEVEN GEEN GARANTIE OP DE PRESTATIES EN RESULTATEN DIE U VERKRIJGT MET HET GEBRUIK VAN DE SOFTWARE OF DE DOCUMENTATIE. ATLAS EN ZIJN LEVERANCIERS GEVEN GEEN DIRECTE OF INDIRECTE GARANTIE MET BETREKKING TOT DE RECHTEN VAN DERDEN, VERHANDELBAARHEID, OF GESCHIKTHEID VOOR ENIG DOEL. ATLAS EN ZIJN LEVERANCIERS ZULLEN IN GEEN GEVAL AANSPRAKELIJK ZIJN VOOR GEVOLGSCHADE, BIJKOMENDE OF SPECIALE SCHADE, WAARONDER WINSTDERVING OF VERLOREN BESPARINGEN, OOK NIET ALS EEN VERTEGENWOORDIGER VAN ATLAS OP DE MOGELIJKHEID VAN ZULKE SCHADES IS GEWEZEN, NOCH ZIJN ATLAS EN ZIJN LEVERANCIERS AANSPRAKELIJK VOOR CLAIMS DOOR EEN DERDE PARTIJ. In sommige landen of rechtspraken is uitsluiting of beperking van bijkomende, resulterende of speciale schade niet toegestaan, of is uitsluiting van indirecte garantie of beperking van de periode van geldigheid van een indirecte garantie niet toegestaan. In die gevallen zijn bovenstaande beperkingen niet van toepassing. 5. Geldige wet en algemene bepalingen. Deze Overeenkomst is onderhavig aan het Nederlands recht, met uitzondering van de toepassing van conflicterende juridische regels. Deze Overeenkomst is niet onderhavig aan het Verdrag der Verenigde Naties inzake Internationale Koopovereenkomsten betreffende Roerende Zaken. De toepassing van dit verdrag wordt nadrukkelijk uitgesloten. Indien enig deel van deze Overeenkomst ongeldig en ontoepasbaar mocht zijn, zal dit geen invloed hebben op de rest van de overeenkomst, welke geldig en toepasbaar blijft overeenkomstig de bepalingen. U gaat ermee akkoord deze Software niet te vervoeren, over te dragen, te exporteren of op enigerlei wijze te gebruiken als gevolg waarvan exportwetten, -beperkingen, of -reguleringen worden 215

217 overtreden. Deze Overeenkomst zal automatisch eindigen op het moment dat u handelt in strijd met de bepalingen. Deze Overeenkomst kan alleen schriftelijk worden gewijzigd en dient in dat geval te worden ondertekend door een bevoegde medewerker van Atlas. Atlas Software B.V. Daltonstraat BX Harderwijk Nederland PrintShop Mail is een handelsmerk van Atlas Software BV. TIJDENS INSTALLATIE HEBT U AANGEGEVEN AKKOORD TE GAAN MET DE BEPALINGEN IN BOVENSTAANDE OVEREENKOMST. 216

218 Glossary Afdrukgebeid: Het gebied op het medium waarop de printer kan afdrukken. A Afdrukken op bestelling: Print van professionele kwaliteit die wordt gemaakt op bestelling en een paar uur sneller kan worden gerealiseerd. Wordt vaak uitgevoerd in korte runs van honderd stuks of minder. Bij het afdrukken op bestelling wordt vaak een nieuwer type apparaat, het digitale printsysteem gebruikt. Afdruktechnologie: De 'taal' die wordt gebruikt om gegevens naar de printer of de RIP te sturen. APR: Automatic Picture Replacement. Een mechanisme waarbij afbeeldingen met een lage resolutie automatisch worden vervangen door afbeeldingen met een hoge resolutie. C CMS: Color Management System. Software waarmee applicaties en printerstuurprogramma's informatie kunnen lezen over de kleurkenmerken van beeldschermen, printers en scanners. CMS gebruikt deze informatie om ervoor te zorgen dat de kleuren die naar het uitvoerapparaat worden gestuurd precies en consistent zijn. Database: Een bestand dat informatie bevat die is gegroepeerd in records. De records bestaan uit velden die de informatie bevatten. D DDE: Met DDE (Dynamic Data Exchange) is interactie tussen twee applicaties mogelijk. PrintShop Mail fungeert als een DDE-server door opdrachten van een clientapplicatie te accepteren. Direct Digital Printing: Afdrukken van professionele kwaliteit, waarbij elektronische bronbestanden direct worden verwerkt op de drukmachine of het printsysteem. Er zijn geen analoge stappen, zoals het zetten van afbeeldingen op films of het maken van platen. Directe digitale printsystemen kunnen gebaseerd zijn op lithografische offsettechnologie of laser-/tonertechnologie. Front-end RIP's en servers zijn geïntegreerde onderdelen van deze systemen. Distributed Printing: Er wordt rechtstreeks afgedrukt op printers (beeldzetters of digitale drukmachines) die ver van het werkstation van de gebruiker verwijderd zijn. Een taak kan op verschillende printers worden uitgevoerd. Wordt vaak geassocieerd met afdrukken op bestelling en met een korte doorlooptijd. DPI: Dots Per Inch (aantal punten per inch). Een meeteenheid van de resolutie van een apparaat. Hoe hoger de waarde, hoe scherper de tekst en afbeeldingen. EPS: Encapsulated PostScript. Een standaard bestandsformaat voor het importeren en exporteren van PostScript(r)- bestanden tussen applicaties in verschillende heterogene omgevingen. Impositie: Het rangschikken van individuele pagina's op een vorm als voorbereiding voor het afdrukproces, zodat de pagina's na het afdrukken, vouwen en binden in de goede volgorde liggen. E I Interlinie: De regelafstand is de ruimte die een lijn in beslag neemt, gemeten van een basislijn tot de volgende basislijn. De waarde van de regelafstand bevat de tekengrootte plus de regelafstand. Interpreter: De Adobe PostScript Raster Image Processor (RIP) die de instructies in een PostScript-bestand omzet, dat vanaf het printerstuurprogramma wordt verzonden. Items: De objecten die de layout vormen, zoals afbeeldingsvakken en tekstvakken. 217

219 Layoutcondities: Specificatie welke pagina moet worden afgedrukt volgens de gegevens in de database. L O Offset Printing: De meest gangbare commerciële afdruktechnologie die tegenwoordig wordt gebruikt. Bij offset Printing worden inktlagen op de pagina toegepast. Voor elke laag wordt er een gespiegelde afbeelding van de pagina op een roller van de pers geplaatst. Op de plaatsen waar geen afbeelding staat, wordt inkt toegepast. Wanneer der roller tegen het papier drukt en door de pers wordt gevoerd, wordt de juiste afbeelding op het papier gedrukt. OPI: Open Prepress Interface. Een set PostScript-opmerkingen voor het definiëren en specificeren van de plaatsing van afbeeldingen op een elektronische paginalayout. Papierladen: Een fysieke lade in de printer met daarin media van verschillende afmetingen en kleuren. PDF: Portable Document Format. Pixel: De kleinste punt die kan worden weergegeven op een beeldscherm. PostScript: Adobe PostScript is een wereldwijde standaard voor afdrukken en afbeeldingen. OEM-partners gebruiken deze technologie in licentie voor integratie en aanpassing met hun uitvoerapparatuur en werkstromen. P Prepress: De stappen die nodig zijn om een ontwerp om te zetten in een definitieve vorm, gereed voor het afdrukken op een drukpers. Kan 'preflight', kleurcorrectie, kleuroverlapping, impositie, kleurscheiding, proofing, en positionering van afbeeldingen omvatten. Printerstuurprogramma: Software die fungeert als de communicatiekoppeling tussen applicaties en de taal voor paginabeschrijving die door printers wordt gebruikt. Punt: Een meeteenheid voor typografische meting. Een punt is gelijk aan 1/72 deel van een inch (0,035 cm.) RIP: Raster Image Processor. De hardware en/of software die gegevens in een printer omzet van PostScript-taal en andere hoogwaardige talen in dots of pixels. Statische tekst: Tekst zonder variabele gegevens. De tekst zal bij het bladeren door de database niet veranderen. R S Subsetafwerking: Het toepassen van een afwerkoptie (zoals stapelen of binden) op alle pagina's van dezelfde record. T Tekenafstand: Dit betekent het aanpassen van de ruimte tussen tekens, met name door twee tekens dichter bij elkaar te plaatsen dan normaal. TrueType-lettertypen: Schaalbare lettertypen voor Windows- en Macintosh-software. Type 1 (PostScript)-lettertypen: Adobe's industriestandaard contourlettertypetechnolgie waarmee tekens kunnen worden geschaald tot elke grootte en scherp en helder blijven. Er zijn wereldwijd meer dan 20,000 Type 1- letterbeelden beschikbaar van verschillende aanbieders. U Uitsnijdmarkeringen: Gedrukte of getekende lijnen waarmee wordt aangegeven waar het papier moet worden afgesneden om het correcte paginaformaat te krijgen. Uitsnijdmarkeringen zijn nodig voor offset printing omdat het originele papier dat door de pers gaat normaalgesproken langer is dan het uiteindelijke papierformaat. 218

220 Index A Aanhef toevoegen Aanhef ABS Afbeeldingen formaten Afbeeldingen...43 Afbeeldingen Afbeeldingen Afbeeldingen Afbeeldingsbestand... 43, 88 Afbeeldingsvak...43 Afdrukken Opdracht Afdruktechnologieën. 13, 62, 63, 64, 65, 66, 67, 68, 70, 71, 72 Alles selecteren...111, 211, 213 Alt + Command Alt + F Alt + pijltje naar links Alt + pijltje naar rechts Alt + pijltje omhoog Alt + pijltje omlaag AND , 171 ASC , 193 Atlas Software contact opnemen... 7 Atlas Software... 5 B Barcodefuncties CODABAR CODE CODE EAN EAN ITF JAN JAN KIX MSI NW POSTNET UPCA UPCE Barcodefuncties BLANK , 167 Bleedmarges toevoegen verwijderen Bleedmarges Bleedmarges Bleedmarges C CHR , 181 Command + B Command + C Command + D Command + M Command + Q Command + Return Command + S Command + U Command + W Command + Y Command + Z COUNTER Crtl Cursief D Database formaten openen... 27, 32 Database Database Database DATE...192, 195 Del DIV...179, 183 Documenten afdrukken koppelen aan database nieuw opslaan Documenten Documenten Documenten Documenten afdrukken afdruktechnologieën...62, 64, 65, 66, 67, 72 automatiseren overzicht Documenten afdrukken Documenten afdrukken Documenten afdrukken Documenten afdrukken Dongle... 15, 20 E Eerste record...211, 213 Eigenschappen van object...83, 85, 88 Expressies favoriet operators overzicht Expressies Expressies Expressies Expressies - Overzicht Rolan-barcodes...164, 165 F F F Functies G Geautomatiseerd afdrukken... 76, 77, 81, 82 Generieke subsetbewerking Geoptimaliseerd PostScript Getal Exemplaren Getal Getal Getalfuncties ABS COUNTER DIV INT MOD ROUND SGN STR VAL Getalfuncties

221 Getalfuncties H Help-onderwerpen Herhaling...50 Het venster Eigenschappen... 40, 43 Hulplijnen toevoegen verwijderen Hulplijnen I IF 141, 170, 174 Installeren dongle...20 PrintShop Mail...11 Installeren...11 Installeren...19 Installeren...20 INT , 184 Invoegen tekst...37 Invoegen...37 Invoegen...43 Inzoomen L Laatste record...27, 211, 213 Layoutfuncties BLANK PRINT SKIP Layoutfuncties Layoutlinialen Layouts condities voor afdrukken...47 controleren...58 dupliceren herhalen... 50, 133 invoegen Opmaakformaat en afdrukstand verwijderen Layouts...47 Layouts LEFT , 197 Lege regels verwijderen...83 LEN , 198 Lettertypen weergeven Logische functies AND , 171 FALSE , 172 IF 170, 174 NOT , 175 OR , 177 TRUE , 178 Logische functies Logische functies Logische functies LOWER , 199 LTRIM , 200 M Maken nieuwe documenten...23, 25 serienummers...41 Maken...23 Maken...41 MID , 201 MOD , 185 N Namen beginhoofdletters Namen NOT...170, 175 O OBJECT_EMPTY Objecten kopiëren rangschikken selecteren uitlijnen vergrendelen verplaatsen en de grootte wijzigen Objecten Objecten Objecten Objecten Objecten ODBC... 27, 32, 76, 77, 81 Ondersteunde afbeeldingsformaten Onderstrepen Opdracht Opdrachtregelargumenten gebruiken Opslaan documenten Opslaan Opslaan als OR...170, 177 Overige verbergen Overzicht stringfuncties ASC CHR DATE LEFT LEN LOWER LTRIM MID POS PROPER RIGHT RTRIM STR TODAY TRIM UPPER Overzicht stringfuncties Overzicht stringfuncties Overzicht stringfuncties Overzicht stringfuncties P Pagina-instellingen...73, 211 Papierlade PDF-bestanden eigenschappen van pagina met Adobe Acrobat PDF-bestanden POS...192, 202 PRINT...166, 168 Printerstuurprogramma PrintShop Mail Dongle installeren installeren Licentieovereenkomst nieuwe functies overzicht... 5 Printerstuurprogramma installeren PrintShop Mail

222 PROPER , 203 R Rapportpagina afdrukken , 211 REPLACE , 204 RIGHT , 205 ROUND , 188 RTRIM , 206 S Selecteren Papierladen...52 tekst Selecteren...52 Selecteren Serienummers aanpassen maken...41 Serienummers...41 Serienummers SGN , 189 Shift , 213 Shift + Command SKIP...47, 166, 169 Sneltoetsen - Windows Sneltoetsen Macintosh standaardinstellingen , 131, 133, 135 Statische afbeeldingen eigenschappen... 83, 88 Statische afbeeldingen...43 Subsetafwerking...74 T Tabs...95 Tekst opmaken... 83, 90, 93 uitlijnen... 83, 90, 95 variabele...37 Tekst...37 Tekst opmaken... 83, 93 Tekstlink maken TEXT_FILE , 207 Toevoegen variabele tekst...37, 90 Toevoegen...37 Toevoegen...43 U Uitsnijdmarkeringen toevoegen verwijderen Uitsnijdmarkeringen Uitsnijdmarkeringen Uitzoomen...211, 213 Upgraden Upgrade-opties V VAL...55, 191 Variabele afbeeldingen eigenschappen Variabele afbeeldingen Variabele afbeeldingen Variabele tekst... 37, 40, 211, 213 Variabelen Variabelen weergeven Vet Volgende record... 27, 211, 213 Voorkeuren Afdruktaak Herhaling Impositie Programma Voorkeuren... 24, 50 Voorkeuren Voorkeuren Voorkeuren Voorkeuren Voorkeuren Voorkeuren Vorige record...211, 213 Vouwlijnen toevoegen verwijderen Vouwlijnen W Werkbalk Werkbalk Tekstlink Werkbalken Beeld...117, 125 Database...117, 118 Extra...117, 123 Items...117, 119 Standard...117, 120 Tekstopmaak...117, 121 Werkbalken Werkbalken Werkbalken Werkbalken Werkbalken Werkbalken