Handleiding WOLF. Bestemd voor de systeembeheerder

Transcriptie

1 Handleiding WOLF Bestemd voor de systeembeheerder

2 Handleiding voor de systeembeheerder Algemeen Samenwerking examencoördinator, systeembeheerder en applicatiebeheerder Er zijn voor het programma Wolf vier verschillende handleidingen: voor de examencoördinator, voor de systeembeheerder, voor de examinator die WOLF thuis standalone installeert en voor de applicatiebeheerder. Het is noodzakelijk dat de school keuzes maakt ten aanzien van: - ondersteuning van de examinatoren bij het gebruik van WOLF; - installatie van WOLF op het schoolnetwerk; - schoolbeleid inzake de groepsrapportage. Voor de realisatie van de gemaakte keuzes is het gewenst dat examencoördinator, systeembeheerder en applicatiebeheerder tijdig, in maart bijvoorbeeld, overleggen hoe zij hun werkzaamheden het beste op elkaar kunnen afstemmen. De handleidingen kunnen daarbij behulpzaam zijn. Hieronder wordt nader ingegaan op het aandeel van de systeembeheerder in deze zaken. Inleiding Deze handleiding begint met één en ander uit te leggen zodat u weet welke keuzes u kunt/moet maken. De daadwerkelijke installatie komt op bladzijde 5 aan bod. Periode waarin WOLF gebruikt wordt WOLF wordt gedurende de eindexamencampagne gebruikt. De examencampagne begint eind maart voor een klein aantal vakken en heeft zijn hoogtepunt in de periode van de centrale schriftelijke examens inclusief het tweede tijdvak (herkansingen). Daarna blijft de Cito-server tot ongeveer 1 oktober in de lucht zodat de examinatoren in die periode hun groepsrapportages met WOLF alsnog kunnen downloaden mits WOLF hun bestanden nog kan vinden en die niet inmiddels verwijderd zijn. Belangrijkste functies van WOLF WOLF haalt via internet de school- en examengegevens bij de Cito-server op. Examinatoren voeren in WOLF gegevens in van hun kandidaten en de op de examens behaalde scores/antwoorden, verzenden deze data via internet naar de Cito-server en produceren eventueel papieren/digitale overzichten van deze data voor derden als de tweede corrector en de (cijfer)administratie. Examinatoren kunnen met WOLF na de examencampagne hun groepsrapportages downloaden. Afstemming met de applicatiebeheerder/examensecretaris/examencoördinator Bedoeld is degene die de examinatoren begeleidt bij het werken met WOLF, en dan met name degene die de importbestanden: wkl of woi bestanden, voor de examinatoren klaarzet. Niet op alle scholen worden deze bestanden klaargezet, maar op de scholen waar het wel wordt gedaan kunnen deze functionaris en de systeembeheerder elkaar veel werk besparen door voor de installatie van WOLF te overleggen hoe ze het zullen aanpakken. In de handleiding voor de applicatiebeheerder staan een aantal mogelijkheden beschreven voor het klaarzetten van deze bestanden en wat voor eisen dat stelt aan de gemeenschappelijke datamap(pen) en gebruikersmappen, met name wat betreft de rechten. Afwisselend in het schoolnetwerk en thuis met WOLF werken WOLF kan zowel standalone als in een netwerk gebruikt worden. Voor de standalone installatie is een aparte handleiding gemaakt. De examinator kan zijn WOLF data opslaan als digitaal bestand, deze op een ander systeem, bijvoorbeeld thuis, in WOLF inlezen, er daar verder aan werken en vervolgens weer terug importeren. Aantal werkstations Het aantal examinatoren dat in een netwerk tegelijkertijd met WOLF wil werken, hangt af van hun aantal en het aantal examens. Of u wilt dat er aan alle werkstations op school met WOLF gewerkt moet kunnen worden of aan een beperkt aantal is een keuze waarbij aspecten als serviceverlening aan de examinatoren en het in de hand houden van het onderhoud een rol spelen. 2

3 Dataopslag Bij de dataopslag bepaalt de WOLF gebruikersnaam mede waar de gegevens van de examinatoren worden opgeslagen. Hierna wordt beschreven hoe WOLF aan deze naam komt. WOLF gebruikersnaam in netwerken met en zonder persoonlijke login De WOLF gebruikersnaam is in principe de Windows loginnaam. In netwerken zonder login is er maar een WOLF gebruikersnaam: de standaard Windows gebruikersnaam. Als alle examinatoren dezelfde loginnaam hebben, ziet WOLF hen als één gebruiker. Bij gebruik van een gemeenschappelijke gegevensmap in het netwerk mag een gebruiker maar aan één werkstation tegelijkertijd met WOLF werken. In netwerken zonder persoonlijke loginnaam kan er dus maar één examinator tegelijk met WOLF werken. Het werken zonder loginnaam heeft tot gevolg dat alle examinatoren toegang hebben tot alle kandidaatsgroepen, dus ook die van hun collega's. In een Novell-netwerk kijkt WOLF eerst of er een Novell gebruikersnaam is. Zo ja, dan wordt dat de WOLF gebruikersnaam, zo nee dan gebruikt WOLF de Windows gebruikersnaam. Dataopslag: gemeenschappelijke bestanden WOLF slaat in de zogenoemde gegevensmap de data op die voor alle docenten hetzelfde zijn: de schoolgegevens, de examengegevens, opgehaalde correctievoorschriften, enzovoort. Het pad naar deze map is tijdens de installatie in te stellen met WOLFSetup.ini. In een netwerk zal meestal voor een map op een netwerk server gekozen worden. Na de installatie kan de gebruiker dit pad niet meer wijzigen. De systeembeheerder kan dat wel door in de WOLF.ini die in dezelfde map als de WOLF.exe staat, aan de variabele DataMap een andere map toe te kennen. Dataopslag: gebruikersbestanden De WOLF gebruikersnaam is de naam van de submap in de gegevensmap waarin de gegevens van de examinator worden opgeslagen: aangemaakte groepen, ingevoerde scores. Hierna ziet u een voorbeeld van een standaardinstallatie van WOLF. De basismap is hier WOLF. In deze map bevinden zich de submappen Wolf2007 en Wolf2008 voor twee verschillende versies van WOLF. In het algemeen is de structuur van de bestanden van versie tot versie verschillend en kunnen verschillende versies niet met elkaars databestanden omgaan. Beide versies hebben hun eigen gegevens-, export- en importmap: data, export en import. In de gegevensmappen staan de laatste gedownloade school- en examengegevens in de adb-bestanden. In het bestand Gebruiker.lck wordt bijgehouden wie wanneer de schoolgegevens ververst. Daarmee wordt 3

4 voorkomen dat twee gebruikers dat tegelijkertijd doen. De pdf is een door een docent gedownload correctievoorschrift. Onder deze gegevensmap heeft elke gebruiker weer zijn eigen submap, hier bijvoorbeeld chris. In de map van de gebruiker chris zitten in de adb-bestanden de door hem aangemaakte groepen, ingevoerde kandidaten en ingevoerde scores. Wolf.lck bevat de naam van de gebruiker en het tijdstip waarop hij WOLF heeft opgestart. Hiermee wordt voorkomen dat dezelfde gebruiker vanaf twee werkstations wijzigingen in dezelfde bestanden gaat aanbrengen. Het is dus niet mogelijk dat onder dezelfde loginnaam gelijktijdig vanaf meer dan één werkstation met WOLF gewerkt wordt. Wolf2007.wlf.bck is een verborgen back-upbestand. Dit wordt bij het afsluiten van elke sessie aangemaakt en bevat zowel de gemeenschappelijke bestanden uit de DataMap als de eigen *.adb-bestanden van de gebruiker. Als bij een herstart WOLF constateert dat één of meer bestanden corrupt zijn, probeert WOLF deze vanuit dit bestand te herstellen. N.B. Wolf2007.wlf.bck is dus niet eenzelfde back-upbestand als dat de gebruiker vanuit WOLF kan aanmaken. Als u Wolf2007.wlf.bck als zodanig probeert in te lezen, krijgt u gegarandeerd allerlei foutmeldingen en wat er dan wel/niet vervangen wordt en hoe, is niet met zekerheid te voorspellen. Als laatste redmiddel om verloren gegane bestanden terug te halen kan het geprobeerd worden, maar dan wel eerst alles backuppen! 4

5 Installatie Installatie op de netwerkserver en de werkstations Het programma WOLF bestaat uit een exe-bestand met een aantal DLL s en maakt gebruik van DLL s van het besturingssysteem. Een aantal van die DLL's moeten op elk werkstation waarop met WOLF gewerkt wordt geïnstalleerd en geregistreerd worden door iemand met administrator rechten. Het WOLF.exe-bestand kan gedeeld worden en mag dus op een netwerkserver staan. In verband met onderhoud is dit ook aan te raden. Bij een update van WOLF binnen een examencampagne hoeft meestal alleen het WOLF.exe-bestand vervangen te worden. Het is aan te raden aan het begin van een examencampagne overal waar vorig jaar WOLF geïnstalleerd was deze oude versie eerst te deïnstalleren. Versies van WOLF van verschillende examencampagnes kunnen niet met elkaars databestanden overweg. Of u wijst ze verschillende gegevensmappen toe, of u leegt/verwijdert eerst de oude. Installatie en werking van WOLF beïnvloeden met ini-bestanden Hoe u WOLF installeert, kunt u vastleggen met de WolfSetup.ini in dezelfde map als WOLFSetup.exe, zie hierna. Hoe WOLF werkt, legt u vast met WOLF.ini in dezelfde map als WOLF.exe, zie bladzijde 6. WOLF maakt bij het installeren een WOLF.ini aan waarin een aantal regels uit de WOLFSetup.ini gekopieerd worden. Het is mogelijk in deze WOLF.ini bepaalde aanpassingen per individuele gebruiker aan te brengen, zie verderop het voorbeeld. WOLF installeren met behulp van WOLFSetup.ini Exportmap en Importmap Met WOLFSetup.ini kunt u ook de variabelen ImportLocation en ExportLocation instellen. ImportLocation is bedoeld voor te importeren wkl en woi bestanden en ExportLocation voor door de gebruiker aan te maken export bestanden. Als er geen waarde is ingevuld voor deze variabele of deze mappen niet bestaan, gaat WOLF er vanuit dat deze bestanden in "Mijn documenten" van de gebruiker staan. 1. Plaats Wolf2014Setup.exe in een gedeelde map, bijvoorbeeld in \\Server02\Wolf\Wolf2014. Maak/wijzig het bestand WOLFSetup.INI en plaats dit in dezelfde map als Wolf2014Setup.exe. De toelichting staat in regels die beginnen met een ;: [Wolf] ;Pad naar de gedeelde map waar onder andere WOLF.exe neergezet wordt. NB Er zijn ook bestanden ;die hoe dan ook lokaal op elk werkstation geïnstalleerd/geregistreerd moeten worden. ;netwerkvoorbeeld: ExeMap=\\Server02\Wolf\Wolf2014\. ExeMap=D:\Wolf\Wolf2014 ;Pad naar de gedeelde map waar WOLF de gebruikersbestanden opslaat. ;netwerkvoorbeeld: DataMap=\\Server02\Wolf\Wolf2014\Data. ;Let op: de gebruikers moeten voldoende rechten hebben in de map Wolf2014. ;NB Als u elk jaar dezelfde map gebruikt, zorg er dan wel voor dat er geen bestanden meer in staan ;van het vorige jaar, ook niet in de gebruikersmappen eronder. DataMap=D:\Wolf\ Wolf2014\Data ;Pad naar de gedeelde map waar WOLF de importbestanden (wkl en woi bestanden) met de examengroepen zoekt. ;netwerkvoorbeeld: ImportLocation=\\Server02\Wolf\Wolf2014\Data\Import ImportLocation= D:\Wolf\Wolf2014\Data\Import ;Pad naar de gedeelde map waar WOLF de Exportbestanden opslaat. ;netwerkvoorbeeld: ExportLocation=\\Server02\Wolf\Wolf2014\Data\Export 5

6 ExportLocation= D:\Wolf\Wolf2014\Data\Export ;Manier waarop WOLFSetup.exe WOLF installeert. ;Silent=0 Met installatiedialogen: waar de wolf.exe moet komen en waar de datamap. ;Silent=1 Zonder installatiedialogen, WOLF wordt geïnstalleerd in de map die in de WOLFSetup.ini aan de variabele ExeMap is gekoppeld, anders default in C:\Wolf\Wolf2014. Analoog DataMap. ;Silent=2 Hetzelfde als met Silent=1, daarna wordt WOLF direkt opgestart. Silent=2 ;manier waarop WOLF verbinding maakt met de Cito-server. ;UseStack: 0=Standaard, 1=IPWorks, 2=WinInet, 3=WinHTTP, 4=Legacy UseStack=0 Maak een koppeling naar Wolf2014Setup.exe op de werkstations waarop met WOLF gewerkt moet kunnen worden. NB: Sommige computers moeten na installatie opnieuw opgestart worden, deze boodschap wordt altijd getoond ook al heeft u gekozen voor een stille installatie. Neem Wolf2014Setup.exe op in een (login)script met administratorbevoegdheden. Dit script dient te worden uitgevoerd zodra de gebruiker zich aanmeldt of heeft aangemeld bij een Windows Domein. Hier is een duidelijke voorkeur voor silent=1. Na de installatie treffen de gebruikers op dit werkstation een snelkoppeling naar WOLF.exe op hun bureaublad aan. 6

7 De werking van WOLF.exe beïnvloeden met WOLF.ini. Als u WOLF op de werkstations hebt geïnstalleerd en WOLF werkt naar tevredenheid, dan hoeft u geen WOLF.ini voor de WOLF.exe-map aan te maken of te wijzigen. Inhoud WOLF.ini Tijdens de installatie worden relevante instellingen uit de WolfSetup.ini: datamap, exemap, importlocatie, exportlocatie en usestack, gekopieerd naar de WOLF.ini die in dezelfde map als WOLF.exe komt te staan. Het is mogelijk bepaalde instellingen per gebruiker te regelen. Hieronder ziet u een voorbeeld van een WOLF.ini: [Wolf] DataMap= D:\Wolf\Wolf2014\Data ExeMap= D:\Wolf\Wolf2014 ImportLocation= D:\Wolf\Wolf2014\Data\import ExportLocation= D:\Wolf\Wolf2014\Data\export UseStack=0 [Chris] ImportLocation= D:\Wolf\Wolf2014\Data\Chris\IMPORT ExportLocation= D:\Wolf\Wolf2014\Data\Chris\EXPORT Chris krijgt eigen mappen voor de im- en export van bestanden, bijvoorbeeld voor zijn te importeren woibestanden. AllowCleanUp In de Wolf.ini kan aan de variabele AllowCleanUp de waarde 0 of 1 toegekend worden. Als deze 1 is, verschijnt er na het klikken op de knop met het gereedschap een extra tabblad Opschonen. Hiermee zijn de school- en examengegevens van te selecteren BRIN+locatiecodes van het systeem te verwijderen. Waarschijnlijk onnodig te zeggen dat dit hulpmiddel met bedachtzaamheid gebruikt moet worden. Wij raden u dan ook aan deze variabele alleen tijdelijk in het WOLF.ini-bestand op te nemen als u zich gedwongen voelt het te gebruiken. Als docenten thuis met WOLF werken en hun thuisgegevens op school bijvoorbeeld vanaf een USB-stick importeren, en ze hebben thuis ook de gegevens van een andere school opgehaald, dan kunnen deze gegevens van die andere school ook bij de gemeenschappelijke data op het schoolnetwerk terecht komen. Op zich hoeft dat geen probleem te zijn. Het heeft wel tot gevolg dat bij het aanmaken van nieuwe groepen/klassen elke keer weer gekozen moet worden bij welke school de nieuwe groep ondergebracht moet worden. Het verversen van uw eigen schoolgegevens kan hierdoor ook trager worden. Nadat u op deze manier gegevens verwijderd hebt, zijn de groepen/klassen van de verwijderde scholen/locaties weg: stel de betreffende docenten van te voren op de hoogte. Internet Internetverbinding instellen en controleren WOLF kan op een aantal manieren verbinding maken met de Cito-server. Installeer WOLF eerst met de standaardinstellingen. Zijn er na de installatie problemen met de verbinding, dan vindt u hier handreikingen om deze op te lossen. Met de variabele UseStack in WOLF.ini in de map waarin ook WOLF.exe staat, kunt u de waarde voor deze variabele instellen. Standaard is deze 0, dan probeert WOLF het met achtereenvolgens de waarden 1, 2, 3 en 4 tot er één gevonden is die werkt of geeft een foutmelding als er geen werkt. Lukt het niet met UseStack=0 dan kunt u proberen door 1, 2, 3 of 4 in te vullen de bijbehorende manier van verbinden af te dwingen. Merkwaardig, maar soms lukt het zo wel terwijl het met UseStack=0 niet lukte. Dit kan veroorzaakt worden doordat nadat het met bijvoorbeeld 1 fout is gegaan, er een instelling diep in het besturingssysteem of de hardware fout blijft staan die ervoor zorgt dat het dan met 2, 3 en 4 ook fout gaat. Het kan zelfs zijn dat de fout pas opgeheven wordt met een herstart van het besturingssysteem! Na de installatie kunt u ook variëren met het gebruik van de proxyserver, zie schermafdruk hierna. U bereikt dit scherm via de knop met het gereedschap linksonderaan op het hoofdscherm. Als er een vinkje in het hokje voor "Instellingen automatisch detecteren" staat, neemt WOLF de proxyserver-instellingen over van Internet Explorer. In de meeste gevallen gaat het dan goed. 7

8 Als er geen vinkje in het hokje voor "Instellingen automatisch detecteren" staat en er is wel een proxyserver, dan moeten het goede adres en de juiste poort ingevuld worden. In het algemeen beschikt de systeembeheerder over deze gegevens. Als u "Proxyserver gebruiken" aanvinkt, moet natuurlijk wel het juiste adres ervan ingevuld zijn en de poort. Onder de Helpknop zitten nog meer suggesties. Lukt het dan nog niet, dan moeten er misschien instellingen bij de proxyserver en/of firewall gewijzigd worden. De "Internetverbindingstest" is voor thuisgebruikers met een telefoonmodem bedoeld. Daarmee controleert WOLF of het modem op dat moment verbonden is met het internet, zo niet dan probeert WOLF de dialer te starten. Netwerk-, kabel- en ADSL-gebruikers kunnen deze test overslaan. Vanuit WOLF kunt u ook de internetverbinding met Cito testen met: WOLF test niet alleen of er een verbinding is, maar ook welke. Afhankelijk daarvan kan het zijn dat u een mededeling krijgt dat bij het verzenden alle gegevens niet in één keer worden verstuurd maar in kleinere pakketjes. 8