Notulen Halfjaarlijkse Algemene Ledenvergadering

Transcriptie

1 Notulen Halfjaarlijkse Algemene Ledenvergadering 3 april Aanwezig: Willemijn Bouchier, Sjeng van Heemst, Marijke Hennink, René Kock, Bart Vroom (bestuur), Marloes Hoobroeckx, Diederik Ingen Housz, Stan Loontjens, Roselies Piersma, Carlijn Poelstra (Beleids Advies Commissie), René den Uijl, Daan de Vries, Timo van Workum (Kascommissie), Sophie van den Akker, Cynthia Anderson, Claudia Balhuizen, Fleur Gommers, Jan-Jaap Loos, Tessa Mooijman, Thomas Ovaa, Annet Vliegenthart Veel Voorkomende Afkortingen ALV Never Less Leonidas KasCo BAC MOL Algemene Ledenvergadering Erasmus Hockey Vereniging Never Less Rotterdamse Hockey Vereniging Leonidas Kascommissie Beleids Advies Commissie Mol Onder Leden Opening Dhr. Vroom opent de Halfjaarlijkse Algemene Ledenvergadering om uur Mededelingen Door geluidsoverlast mag het Never Less lied niet meer na de ALV worden gezongen. Er mag ook niet meer op de gang worden gepraat na uur. Het Never Less lied wordt gezongen. Eten en drinken staat achterin de koelkasten. Alleen tijdens schorsingen mag er eten en drinken worden gepakt. Dhr. Loos wordt aangesteld als frituur meester. Dhr. Ingen Housz vraagt waar de bieropener is. De bierkrat moet als bieropener gebruikt worden. Dhr. vroom vraagt of iedereen zich heeft ingetekend op de lijst. Dhr. Vroom deelt mee dat tot zijn spijt de voorzitters hamer kwijt is. Hij vraagt aan de ALV of iemand hem heeft. Niemand heeft de hamer gevonden. Mej. Poelstra vraagt of er geen bericht is gehad van de vervreemder. Normaal als de hamer door iemand wordt gestolen wordt dat binnen 24 uur bekend gemaakt en een tegeneis gesteld. Dhr. Vroom antwoordt dat dit niet is gebeurd. Er wordt gevraagd of het bestuur de hamer niet zelf is kwijtgeraakt. Dhr. Vroom antwoordt dat hij zich daar niet bewust van is. Mej. Piersma vraagt of het bestuur weet dat het een cadeau van de RvC van is. Dhr. Vroom antwoordt dat het bestuur dat niet weet. Als de hamer niet te vinden is, wordt er een nieuwe aangeboden. Dhr. de Vries is aan de slag geweest om namens de Vrienden van Never Less wat zaken te regelen. Voor de Wisselings ALV had hij 2 taken. De eerste taak was om een beamer te kopen, dat was toen niet gelukt, maar nu heeft hij wel een beamer kunnen kopen. De beamer is mogelijk gemaakt door de inkomsten van Vrienden van Never Less. De tweede taak was het verzorgen van de oud bestuursdassen. Het proces loopt gestaag, maar Dhr. de Vries heeft nu een aantal proefdrukken. De

2 dassen kunnen nu worden bekeken en daarna zullen ze worden gedrukt. Dhr. Ingen Housz vraagt of er nog geld over is van de Vrienden van Never Less. Dhr. de Vries antwoordt van wel en dat er dit jaar weer geld bij komt van Vrienden van Never Less. 3. Vaststellen van de agenda De agenda is gewijzigd ten opzichte van de agenda die was doorgegeven. Het verslag van de penningmeester komt voor het verslag van de secretaris. Het KasCo verslag komt na het verslag van de penningmeester. Mej. Piersma wil graag het agendapunt over de ingekomen stukken voor het vaststellen van de agenda. Zij merkt ook op dat het Beleids Advies Commissie is en niet Beleid Advies Commissie. Dhr. Ovaa wil een punt aan de agenda toevoegen, het afronden van de statuten. Hij wil dit na punt 5, er komt een nieuw punt 7: Verslag afronden statuten. De agenda wordt vastgesteld. 4. Ingekomen stukken Er is een ingekomen stuk van het bestuur , deze wordt behandeld tijdens de presentatie van de bestuursopdracht. 5. Goedkeuren notulen Wisselings ALV Dhr. Ovaa vraagt hoe hij met de notulen moet meelezen. Dhr. Vroom antwoordt dat de inkt van de printer leeg was. Het is spijtig, maar er is niks meer aan te doen. De notulen staan op de site. Dhr. Ovaa zegt dat hij hier geen internet heeft. Mej. Piersma zegt dat de notulen op de computer van Mej. Bouchier staan. De vergadering wordt om geschorst en om20.33 heropend Dhr. Vroom wil graag dat er binnen niet gerookt wordt. Mej. Poelstra zegt dat de afkorting MBO bij de afkortingen moet worden uitgelegd, ook moet MBO met hoofdletters. HBO moet ook met hoofdletters. Dhr. Ovaa vraagt wat een veelvoorkomende afkorting is. Mej. Piersma wil dat de ingekomen stukken bij punt 5 worden gespecificeerd en ze wil weten waar ze in de notulen staan. Dhr. Workum moet worden Dhr. van Workum, Dhr. de Kock moet worden Dhr. Kock. Mej. Piersma heeft een vraag over regel 273, ze wil weten welke mogelijkheden Dhr. Ingen Housz heeft gehad. Mej. Poelstra zegt dat geopend heropend moet worden. De notulen moeten meer beschrijvend worden geschreven en niet sprekend. Er moet beschreven worden wat er gevraagd wordt. Dhr. den Uijl vindt de notulen een weergave van hoe het gezegd is. Mej. Piersma vraagt of de notulen door de rest van het bestuur zijn gelezen. Mej. Vliegenthart vraagt dit ook, ze zegt dat er zo fouten uit gehaald kunnen worden. Dhr. Vroom heeft de notulen gescand. Hij heeft ze niet doorgelezen. Mej. Vliegenthart geeft een tip dat de rest van het bestuur de notulen ook moet lezen. Dhr. Loos stelt voor om de notulen naar de volgende ALV door te schuiven, omdat er nu te veel fouten in zitten en ze niet worden goed gekeurd. Dhr. Ingen Housz vraagt of de rest van het bestuur wel andere dingen lezen, zoals de MOL. Dhr. Vroom zegt dat hij de rest wel leest, de notulen heeft hij gescand. Hij vindt het een beetje saai. Dhr. den Uijl vindt het apart dat Dhr. Vroom het saai vindt en gek dat hij zijn functie niet uitvoert als iets saai is.

3 Mej. Poelstra adviseert om uit de slordige versie na de ALV punten te halen waar op gelet moet worden. Dhr. Loos zegt dat er weinig wit regels zijn en daarom is het lastig en saai om te lezen. Het is niet handig om ze nu goed te keuren. Hij weet niet of de ALV deze notulen goedkeurt. Dhr. van Heemst snapt niet helemaal waar het over gaat, het is in grote lijnen wel mogelijk om ze goed te keuren. Mej. Piersma is het hier niet mee eens, leden die niet aanwezig zijn zouden uit de notulen moet kunnen opmaken wat er is besproken en dat is nu niet het geval. Dhr. van Heemst zegt dat de grote lijnen wel duidelijk zijn. Dhr. Loontjens zegt dat de notulen door iedereen begrepen moet worden en dat is nu niet het geval. Dhr. Ingen Housz zegt dat het duidelijk is dat Mej. Bouchier er veel tijd in heeft gestoken en dat is mooi, maar de notulen zijn soms niet duidelijk. Er wordt gestemd over de goedkeuring van de notulen van de Wisselings ALV. Er zijn 3 opties: voor, tegen (de notulen worden naar de volgende ALV verschoven) en onthouden van stem. Dhr. van Workum zegt dat de notulen nu goedgekeurd kunnen worden, maar dat er dan een verbeterde versie online moet komen, inclusief vormfouten. Anders moet er tegen worden gestemd en dan worden ze goedgekeurd bij de volgende ALV. Er zijn 4 stemmen voor, 8 stemmen tegen en 3 leden onthouden zich van stem. De notulen worden nu niet goed gekeurd en worden doorgeschoven naar de Wisselings ALV. Mej. Piersma wil helpen met de notulen en ze wil dat de goede notulen voor de Wisselings ALV ook in handen zijn bij het nieuwe bestuur. Dhr. Ovaa geeft een tip om het lezen van de notulen te splitsen tussen de bestuursleden. 6. Goedkeuren notulen Bijzondere ALV Dhr. Ingen Housz denkt dat bij deze goedkeuring dezelfde uitkomst is als bij de goedkeuring van de notulen van de Wisselings ALV, hij stelt voor om te stemmen. Mej. Piersma wil hier ook haar hulp aan bieden. Dhr. Vroom belooft beter de notulen te lezen en ook te helpen. Er zijn 3 opties voor het stemmen: voor, tegen of het onthouden van de stem. Er zijn 2 stemmen voor, 5 stemmen tegen en 7 leden onthouden zich van stem. De notulen van de Bijzondere ALV worden niet goedgekeurd. Dhr. Ingen Housz stelt een bier break voor, voor punt Verslag afronding statuten Dhr. van Heemst krijgt het woord. Het bestuur heeft de opdracht gekregen om de statuten te wijzigen, het huidig bestuur is daarna naar de notaris gegaan. Helaas viel de wijziging in het jaar , dus moest er een Bijzondere ALV worden gehouden. Mej. Bouchier, Mej. Hennink, Mej. Piersma en Dhr. van Heemst zijn naar de notaris geweest, het was een helse toch. Ze moesten naar het eindstation van de metro en daarna nog een halfuur lopen door natte sneeuw. Ze zijn goed ontvangen en hebben alles doorgenomen met de notaris. Daarna hebben zij de handtekeningen gezet. Mej. Hennink vertelt dat de echte statuten achter slot en grendel liggen, maar er is een kopie verkregen voor op de site. Dhr. Loos vraagt of de notaris alle wijzigingen heeft goedgekeurd. Mej. Piersma antwoordt dat er een aantal vragen naar voren zijn gekomen, zoals welke geldstromen moeten worden opgenomen in de statuten, of per ook schriftelijk was. Er stond in bet en het, dat is allemaal het geworden. Dhr. Ovaa vraagt over welke meeting dit gaat. Mej. Piersma antwoordt dat zij contact heeft gehad met de notaris na de Wisselings ALV en de

4 Bijzondere ALV. Daarna is zij met het bestuur naar de notaris geweest om de handtekeningen te zetten. Dhr. Loos vraagt zich af waar de statuten en het huishoudelijk reglement zijn. Hij wil weten of ze ter inzage zijn. Hij vraagt of het niet verplicht is om ze bij een ALV te hebben. Als er een discussie ontstaat waar de statuten voor nodig zijn om te raadplegen dan zijn ze er niet, hij vraagt of er geen schriftelijk document is. Dhr. Vroom antwoordt van niet, het is nu te laat. Dhr. Loos vraagt hoe het bestuur dat gaat oplossen. Dhr. Vroom zegt dat de statuten op de beamer kunnen worden laten zien als er een discussie ontstaat. Dhr. Loos zegt dat het voor zover hij weet een verplichting is om de statuten te hebben, hij is het er niet mee eens en kan het niet accepteren. Dhr. Vroom begrijpt dit en vindt het spijtig, maar er is nu geen alternatief. Mej. Poelstra zegt dat Dhr. Loos moet leren leven met deze teleurstelling. Dhr. Vroom belooft bij de volgende ALV de statuten en het huishoudelijk reglement te hebben. Dhr. Ovaa zegt dat als bestuur zijnde ze extra trots op de notulen moeten zijn en ze daarom ook bij de ALV liggen. Dhr. Vroom antwoordt dat ze zeker trots zijn, maar het heeft meer betrekking op het 22 ste bestuur. Het zou Dhr. Ovaa mooi hebben geleken als ze hier zouden liggen. Dhr. van Heemst lijkt het hem een mooi idee om een map te maken met daarin de statuten en het huishoudelijk reglement om door te geven. Mej. Piersma zegt dat het dan wel in meervoud moet, bijvoorbeeld 3. Dhr. Vroom belooft dat ze vanaf nu tijdens de ALV s aanwezig zullen zijn. Dhr. Loos kan zich herinneren dat er tijdens de Bijzondere ALV een lange discussie is geweest na de wijziging omtrent Dhr. de Ruiter. Tijdens de discussie kwam ter sprake wat er gewijzigd moet worden in het huishoudelijk reglement. Dhr. Vroom zegt dat de statuten en het huishoudelijk reglement goedgekeurd waren. Dhr. Loos zegt dat het er om ging of Dhr. de Ruiter als KasCo lid moest worden geïnstalleerd. Volgens de oude en nieuwe statuten en het huishoudelijk reglement had hij geïnstalleerd kunnen worden, ondanks dat hij niet lid was. Dat is eigenlijk raar en had niet moeten kunnen. Dhr. Loos vraagt of daar verder nog wat mee is gebeurd. Dhr. Vroom antwoordt van niet. Dhr. Loos vraagt of het nu nog steeds kan. Dhr. Vroom antwoordt van wel. Dhr. Ovaa zegt dat er met het bestuur is afgesproken om aan Dhr. de Ruiter te vragen of hij alsnog in de KasCo wil komen. Dhr. Vroom zegt dat hij Dhr. de Ruiter heeft gebeld en Dhr. de Ruiter zei dat hij het meer voor de vereniging deed dan voor zichzelf, hij had niet veel behoefte om in de KasCo te komen en met de huidige KasCo kan het goed. Voor adviezen stond hij open, maar hij had geen behoefte om in de KasCo te komen. Dhr. Loos komt terug op zijn punt, hij vraagt of we de statuten en het huishoudelijk reglement incompleet laten. Dhr. Vroom antwoordt van wel. Mej. Piersma ziet een nieuwe bestuursopdracht aankomen. Dhr. van Heemst zegt dat iemand niet lid hoeft te zijn om in een commissie te komen. Dhr. Loos stelt voor om het huishoudelijk reglement op dit punt te wijzigen. Dhr. Vroom zegt dat Dhr. Loos op dit punt kwam door de situatie die er nu speelt. Dhr. Loos zegt dat het geval weer voor kan komen. Dhr. Vroom zegt dat er nu geen reden zou zijn om diegene niet te installeren. Dhr. Loontjens zegt dat het uiteindelijk de ALV is die de installering goedkeurt. Dhr. Loos vraagt of het bestuur een stemming voorstelt. Dhr. den Uijl zegt dat op het moment dat het bestuur geen nieuwe ALV wil, dat ze daar niet toe verplicht zijn. leden kunnen een ALV aanvragen mits ze aan de voorwaarden voldoen. Dhr. Loos wil aan de ALV vragen of ze het nodig vinden om dit punt te wijzigen in het huishoudelijk reglement. Mej. Piersma vraagt of het voorstel dan wordt of het bestuur het huishoudelijk reglement wil wijzigen dan wel aanvullen. Dit is het geval. Mej. Piersma zegt dat er meer fouten in het huishoudelijk reglement staan. Dhr. van Workum zegt dat er steeds meer fouten komen als je het

5 huishoudelijk reglement blijft lezen. Dhr. van Heemst is het met Dhr. van Workum eens, het is nog geen jaar geleden gewijzigd. Hij vindt het niet nodig om het huishoudelijk reglement te wijzigen. Dhr. Loontjens wil graag een specificatie van de overige fouten van Mej. Piersma weten. Mej. Piersma zegt dat er ergens verkeerd wordt verwezen naar foute artikelen en er zijn andere belangrijke punten die gewijzigd kunnen worden. Er wordt overgegaan tot stemming. Voor stemmen betekent dat het huishoudelijk reglement moet worde gewijzigd, daarnaast kunnen de leden tegen stemmen of hun stem onthouden. Mej. Vliegenthart vraagt als het reglement moet worden gewijzigd, of dat voor een bepaalde tijd moet. Mej. Piersma antwoordt dat er dan binnen 30 dagen een nieuwe ALV uitgeschreven moet worden. De vergadering wordt om geschorst en om heropend Dhr. van Heemst vraagt of er nog leden zijn die wat willen zeggen. Dhr. van Workum vraagt of er een minimum is voor stemmen. Mej. Piersma zegt dat er later wordt gesproken over de contributie, de contributie wordt vastgesteld op het bedrag wat Erasmus Sport als heffing wil hebben voor mensen die niet lid zijn. De contributie is nu alleen voor Never Less, maar wordt samengevoegd met de sportpas. Het is nu nog niet bekend hoe hoog de sportpas wordt, maar als dat binnen 30 dagen bekend is kan dat ook tijdens de Bijzondere ALV besproken worden. Dhr. van Heemst wil reageren op Mej. Piersma, de contributie kan nu wel worden vastgesteld. Een deel wordt afgedragen aan de hand van het nieuwe aantal leden, dat is ook niet bekend binnen 30 dagen. Hij vindt het raar om nu al te zeggen dat dit punt niet vandaag wordt vastgesteld. Hij stelt voor om de wijzigingen van het huishoudelijk reglement naar een andere ALV mee te nemen en niet al om 30 dagen. Dhr. Vroom wil over gaan tot stemming. Dhr. Ovaa heeft een vraag over de opties voor het stemmen, hij wil weten of het wel of niet wijzigen of goed bijhouden is. Dhr. van Heemst zegt dat er gestemd wordt over wel of niet wijzigen en als er niet wordt gewijzigd dan worden de fouten goed bijgehouden. Dhr. Loontjens wil een optie toevoegen, als er nu niet gewijzigd wordt, maar later komt er wel een Bijzondere ALV dan moet tijdens die ALV het huishoudelijk reglement worden gewijzigd. Deze optie is goed gekeurd. Er wordt overgegaan tot stemmen. Er zijn 5 stemmen voor, 10 stemmen tegen. Er wordt geen Bijzondere ALV uitgeroepen en er wordt bijgehouden welke fouten er in het reglement staan. 8. Verslag bestuur a. Verslag Voorzitter Dhr. Vroom leest zijn verslag voor. In de afgelopen maanden heb ik geprobeerd zo goed mogelijk leiding te geven aan de vereniging en het bestuur. Dit ging niet zonder moeite. Vooral in het begin van het collegejaar heb ik binnen het bestuur het verwijt gekregen dat ik te weinig initiatief nam. Ik ben hier in de wintermaanden op gaan letten en heb geprobeerd mijn gedrag te verbeteren. Tot verbetering heft dit zeker geleidt alleen ook ik verlang van mezelf nog meer. Betere aansturing in het bestuur om miscommunicatie te voorkomen. In mijn beleidsrede van de wisseling ALV sprak ik mijn ambities uit. Ik moet hierin echter wat gas terugnemen. Ik ben er de afgelopen maanden achter gekomen dat verandering brengen in deze

6 vereniging lastig is. Tradities en traditionele activiteiten zitten in de vereniging ingebakken en dat maakt het lastig verandering door te voeren. Zo stelde ik dat ik vond dat er meer eenheid moet komen in de vereniging, meer teams die met elkaar mengen. Hierover hebben wij het ook veelvuldig gehad binnen het bestuur. Het probleem blijft dat je team je vrienden zijn. En als je vrienden niet gaan, ga jezelf ook niet. Naar feestjes, naar borrels overal werkt dit zo. Daarnaast zijn het altijd de vaste personen die activiteiten bezoeken, deze mengen wel. Anderen hebben minder behoeften aan alle activiteiten en integreren hierdoor minder. Daarnaast sprak ik over het feit dat teamcaptains een belangrijkere rol kunnen spelen in het aansporen van activiteiten. We hebben meerdere malen aan teamcaptains gevraagd wie er op borrels zijn, wie er mee gaan op activiteiten. Niet alle teamcaptains zitten echter te wachten op verantwoordelijkheidsgevoel en dit kunnen we ook niet van hen vragen ben ik achter gekomen. Ze bekleden tenslotte geen functie binnen een orgaan van de vereniging en misschien ook wel niet voor niets. Ten slotte sprak ik in mijn beleidsrede over Erasmus Sport. Ik vond dat wij meer erkenning moesten krijgen van Erasmus Sport. Ik kan met zekerheid zeggen dat deze is toegenomen. Erasmus Sport weet beter wie wij zijn, wat wij doen en hoe we dingen doen. Regelmatig loopt mijn bestuur over de vloer bij Erasmus Sport en kennen wij de hogere personen van Erasmus Sport en belangrijker: zij kennen ons ook. De samenwerking en het contact is gedurende het jaar dan ook beter en leuker geworden. Ik zie dit als gevolg van inspanningen van Erasmus Sport, maar zeker ook van ons als bestuur. Mej. Piersma zegt dat Dhr. Vroom aangeeft om de vereniging meer als geheel te laten worden en minder losse teams, maar dat dit niet gelukt is. Ze vraagt waarom er geen activiteit is georganiseerd om dit te proberen. Dhr. Vroom antwoordt dat de activiteit hockeyclinic wat verlaat is, maar dat het vorig ook is geprobeerd en dat het niet altijd lukt. Mej. Vliegenthart is het daar niet mee eens, vorig jaar heeft zij tijdens de gemixte avonden nieuwe leden gesproken en die daarna ook gesproken op borrels en hockeyavonden. Dhr. Vroom zegt dat er een mix avond is geweest in de zaal, maar dat de opkomst toen laag was. Mej. Vliegenthart zegt dat dat kan gebeuren, maar daar moet het bestuur zich niet van weerhouden. Mej. Piersma zegt dat Dhr. Vroom zich het er erg makkelijk van af maakt met zeggen dat ze het niet hebben gedaan. Er kan van leden niet verwacht worden dat ze uit zichzelf op andere mensen afstappen, zo zitten mensen niet in elkaar. Dhr. Vroom zegt dat ze daarin van mening verschillen, hij ziet dat mensen meer geneigd zijn om met vrienden op te trekken. Mej. Hennink zegt dat niet moet worden vergeten dat er al activiteiten zijn geweest, zoals het ledenweekend en daar kan ook gemengd worden. Dhr. Ingen Housz zegt dat de afgelopen jaren de integraties avonden wel goed zijn gebleken. Als leden elkaar niet spreken dan is dat zo, maar as ze elkaar leren kennen dan krijgen ze meer eren die ze kennen. Hij wil vaker dat soort dingen zien. Dhr. van Workum zegt dat hij Dhr. Vroom in grote lijnen kan volgen, maar als er wordt gekeken naar de trainingen dan worden die niet zo goed bezocht. Kleine activiteiten zoals speeddaten of een bingo is een lage drempel voor leden om naartoe te gaan. Dhr. Ovaa zegt dat het een aanzet moet zijn tot ledenbinding, maar dat het niet gelijk die avond hoeft te gebeuren. Mej. Piersma vindt dat de activiteiten waar nu op wordt gedoeld in het derde deel van het jaar zijn geweest. Mej. Piersma zegt dat ze verhalen heeft gehoord van de teamcaptain van Banga. Ze vraagt wat de teamcaptain van Banga van de opkomt van het team vindt. Dhr. Vroom zegt dat Dhr. Blanksma over komt als een nonchalant persoon. Andere leden van het team spreekt hij wel en die hebben het naar hun zin. Mej. Piersma zegt dat er binnen dat team leden zijn die zich ergeren aan hoe andere leden zich makkelijk

7 afmelden en dat er geen leiding is. Dhr. Vroom zegt dat het bestuur een paar leden heeft gesproken, maar daar niets over heeft gehoord Mej. Vliegenthart is benieuwd naar de mening van de andere bestuursleden over de onderlinge functies. Mej. Hennink zegt dat in het begin van het jaar de communicatie niet goed ging en ze individueel bezig was, de afgelopen maanden wordt er elke week tijdens de vergadering besproken wat iedereen doet. Het bestuur helpt elkaar nu meer. Mej. Vliegenthart wil het van iedereen horen. Mej. Bouchier zegt dat het in het begin niet lekker liep. Dhr. van Heemst had nog geen smartphone en veel ging over . Later kreeg Dhr. van Heemst wel een smartphone en toen was de Whatsapp groep compleet, de communicatie werd toen beter. Ook is er veel persoonlijke communicatie via bellen en dan worden dingen gelijk geregeld. Dhr. Vroom zegt dat hij te weinig initiatief nam, maar nu zijn ze binnen het bestuur eerlij tegen elkaar. De communicatie gaat steeds beter en er wordt op elkaar feedback gegeven. Het contact tussen hem en Mej. Bouchier is erg goed, bijvoorbeeld over de MOL. In de winter is er wat minder vergaderd, het was toen rustiger. Sinds het weer wat drukker is, wordt er elke week vergaderd. Dhr. Ovaa vraagt of het bestuur in het begin toen het nog niet lekker liep niet met elkaar ging eten en vergaderen. Dhr. Vroom antwoordt dat het er op neer kwam dat niet iedereen in z n ritme zat, er was een bestuursfunctie en ze moesten nog kijken wanneer ze daarmee aan de slag gingen. Dhr. Vroom kon daar nog niet zo goed mee omgaan. Nu zijn er regels, zoals het controleren van de MOL voor een bepaalde tijd. Dhr. Ovaa zegt dat het gedwongen klinkt, in zijn jaar zijn ze in het bestuursjaar gerollen, hij vraagt of dat bij het bestuur niet zo is. Mej. Hennink zegt dat ze in eerste instantie hun eigen taak het belangrijkst vonden en er niet zo als team werd gewerkt. Dhr. van Workum vraagt zich af hoe Dhr. Vroom als voorzitter de andere bestuursleden controleert. Bij de Eurekaweek ging het wel gemakkelijk, maar bijvoorbeeld de rectificatie getuigd van gemakzucht. Dhr. van Workum merkt ook door contact met Dhr. van Heemst dat Dhr. van Heemst veel behoefte heeft aan sturing. Hij vraagt in welke mate Dhr. Vroom dat als voorzitter in deze periode heeft gedaan en hoe hij dat verder wil doen. Dhr. Vroom antwoordt dat hij dit in het begin niet goed heeft gedaan, hij heeft wel geprobeerd op de hoogte te zijn bij wat er speelt bij andere bestuursleden. Vanaf december is het naar zijn gevoel veel beter gedaan, hij heeft vaker gecontroleerd. Hij heeft ook vaker met bestuursleden overlegd als hen iets opviel van Dhr. van Heemst moest doen en daarna Dhr. van Heemst daarover aangesproken. Het lijkt Dhr. Vroom verstandig om dit de komende tijd voort te zetten. Dhr. van Heemst krijgt het woord. Hij vertelt dat het binnen het bestuur in het begin met minder liep, maar naar buiten gebeurde alles wel. Hij miste wel de leiding van Dhr. Vroom maar hij controleert nu meer. Dhr. van Heemst vertelt dat ze van plan zijn deze lijn voort te zetten en er nog een knallend jaar van te maken. Hij heeft het gevoel dat het nu beter loopt. Dhr. Kock vertelt dat het intern eerst vooral ging om hun eigen functie en de communicatie verliep niet goed. Maar in de loop van de maanden werden ze er beter in. Dhr. Vroom ging meer sturen en de communicatie binnen het bestuur is beter geworden, ze hebben elkaar meer geholpen. Dhr. Ingen Housz vraagt zich af of Dhr. Vroom actief naar de bestuursleden toe gaat of hij kan helpen. Dhr. Vroom antwoordt dat hij naar de dingen waar de bestuursleden mee bezig zijn vraagt, bijvoorbeeld of het goed gaat. Op het moment dat er vragen zijn laat hij ze naar hem toe komen. Hij herinnert zijn bestuursleden wel aan wat ze nog moeten doen, daarin is hij pro actief. Dhr. Ingen Housz vraagt of Dhr. Vroom zijn bestuursleden echt helpt. Dhr. Vroom antwoordt van wel als ze dat nodig hebben. Mej. Vliegenthart vraagt hoe het zit met de functie van controleren. Dhr.

8 Vroom antwoordt dat hij daarover net ook had gesproken, het ging niet zo goed tot en met december, maar het is nu wel verbeterd. Hij zegt dat er altijd wel ergens fouten zijn, maar hij probeert zo goed mogelijk te controleren, de notulen heeft hij nagelaten en dat was een fout van hem. Mej. Vliegenthart zegt dat ze soms vroeg hoeveel een activiteit kostte en dat ze dan werd doorgestuurd naar een ander bestuurslid. Ze vindt dat dit moet worden besproken tijdens vergaderingen en dat elk bestuurslid dat hoort te weten. Ze zegt dat de bestuursleden niet elk ding over de subsidies hoeven te weten, maar wel alles waar leden naar kunnen vragen. Ze is blij dat het verbeterd is en dat het komende halfjaar nog steeds zo blijft. Dhr. Loos vraagt zich af waardoor het beter is gegaan. Dhr. Vroom antwoordt dat ze daar vergaderingen over hebben gehad en tegenover elkaar hebben gezeten en elkaar geëvalueerd hebben over de eerste periode. Ook heeft de input van de BAC geholpen en hun voorgelegde punten waar we wat mee konden doen. Dhr. den Uijl vraagt zich af hoe vaak Dhr. Vroom een begroting van Dhr. van Heemst heeft gezien en ontvangen. Dhr. Vroom antwoordt dat hij de laatste tijd wel de begroting heeft gezien, maar vaak sproken ze over punten uit de begroting en niet de hele begroting. Mej. Piersma vraagt hoe vaak Dhr. Vroom de hele begroting van Dhr. van Heemst heeft gezien het afgelopen halfjaar. Dhr. Vroom antwoordt 3 of 4 keer, sinds februari. Mej. Poelstra heeft een andere vraag. Tijdens de Wisselings ALV had Dhr. Vroom nog geen succesvolle openingszin. Hij heeft nu wel een vrouw aan de haak geslagen, ze wil weten of hij nu wel een openingszin heeft. Dhr. Vroom zegt dat er niets is veranderd. Dhr. Ovaa vraagt of hij nog tips heeft. Dhr. Vroom antwoordt dat hij erg gelukkig is en niet van plan Mej. Bruggeling te dumpen. Mej. Goosen komt binnen. De vergadering wordt om geschorst en om heropend 8b. Verslag Penningmeester Dhr. de Vries heeft de proefdrukken van de bestuursdassen neergelegd, in de schorsing mag daar naar worden gekeken. Dhr. van Heemst vertelt dat hij de nieuwe penningmeester werd en dat vind hij heel mooi. Samen met Dhr. de Vries heeft hij gekeken hoe alles moet worden geboekt in Davilex. Toen het nieuwe boekjaar begon kwam alles met grote druk achter elkaar. Dhr. de Vries moest zelf zijn jaar nog afsluiten, dus Dhr. van Heemst kreeg later pas Davilex. Daarna moest hij nog een afspraak maken met Dhr. de Vries om te kijken of hij alles goed deed, dit duurde erg lang en daardoor heeft hij ook laat wat aan de KasCo laten weten. Dhr. van Heemst heeft ook niet zelf verteld hoe het ging en pas in december vertelt dat het niet goed ging met zijn vader. In januari had hij een afspraak om alles weer op de rails te krijgen en hij vindt het fijn dat de KasCo hem steunt. Hij had eerder met de KasCo moeten afspreken, maar is heel bij dat het nu gebeurd is. Hij doet nu beter zijn best, maar ze hebben pech gehad dat de Rabobank de rekening heeft geblokkeerd, omdat maar 1 bestuurslid zich had geïdentificeerd. Door Pasen kon pas na Pasen de rekening weer open worden gezet en daardoor is de incasso niet gelukt. Mej. Piersma zegt dat Dhr. van Heemst vertelt dat er afspraken zijn gemaakt tussen hem en de KasCo, heeft hij zich daar ook aan gehouden. Dhr. den Uijl stelt voor om vragen over de penningmeester na het verslag van de KasCo te stellen. Mej. Vliegenthart vraagt waarom de Rabobank er pas zo laat mee kwam dat maar 1 bestuurslid zich had geïdentificeerd. Dhr. van Heemst

9 weet het ook niet, hij had een voic maar luistert die nooit af. Later heeft hij contact opgenomen en toen hoorde hij het van de Rabobank. Dhr. Vroom zegt dat er een mail was van de Rabobank maar dat die op een gegeven moment onderaan de lijst was gekomen, hij had nooit meer van Dhr. van Heemst gehoord dat het nog moest gebeuren. Dhr. van Heemst heeft wel goed gehandeld toen hij het hoorde en toen gelijk Dhr. Vroom gebeld. Daarna heeft hij Mej. Bouchier gebeld en die is toen naar de bank gegaan. Mej. Vliegenthart vraagt hoeveel mensen en nu zijn ingeschreven bij de bank. Het antwoord is 2. Dhr. Ingen Housz vraagt zich al hoeveel mensen bij de KvK zijn ingeschreven. Het antwoord is 3, Mej. Bouchier, Dhr. Vroom en Dhr. van Heemst. Er wordt verder gegaan met het financieel verslag. Dhr. van Heemst begin met de activiteiten in de Eurekaweek, daar wordt subsidie voor aangevraagd maar pas aan het eind van het jaar gekregen. Er zijn kosten gemaakt voor benzine, flyers, de snelheidsmeter etc. Dhr. Loos vraagt of de subsidies nog zijn aangevraagd. Dhr. van Heemst antwoordt dat ze voorlopig zijn aangevraagd en eind juli worden ze definitief aangevraagd. De totale kosten van de Eurekaweek zijn 605,34, de totale opbrengsten van het ledenweekend zijn 2370,-. Er is hier niet gespecificeerd hoeveel leden er waren, want er waren ook leden die maar een dag of avond kwamen. Het verblijf was redelijk duur, daarnaast waren er kosten voor boodschappen, activiteiten en het busje. Bij het hockeyfeest waren 99 leden, dit was meer dan verwacht. De kosten waren 2 keer 10,- voor 2 meter bier. Dhr. van Heemst gaat verder met de overige activiteiten. De opbrengst van de verhuur van het pak is 30.- en niet 35,-. Tijdens het gala was het aantal deelnemers aan het feest 102 en voor het diner 96. De getallen 102 en 103 bij feest slaat op dat een zakje muntjes kwijt is geraakt, er is daar 15, extra op bij gelegd. Mej. Piersma zegt dat de activiteit Sinterklaas meer heeft opgebracht dan gekocht, ze vraagt of daar specifiek voor is gekozen. Dhr. van Heemst antwoordt dat er niet voor is gekozen, er is weinig geconsumeerd. Dhr. Ovaa zegt dat het gala resultaat - 500,- is en het feest + 500,-, hij vraagt of dat met elkaar wordt verwerkt. Dhr. van Heemst zegt dat die niets met elkaar te maken hebben. Dhr. van Heemst zegt dat bij hockeyfeesten het geld van de entree wordt gehouden, er wordt op zo n feest verdiend. Daar staat tegenover dat de mensen goedkoop bier krijgen en een welkomstdrankje. Dit jaar waren er geen flyers, die zouden geen extra gasten opleveren, maar de kosten zouden voor de vereniging zelf zijn. Dhr. Ingen Housz zegt dat er nog een feest aankomt, hij stelt voor om nog iets meer prijzen te geven. Dhr. van Heemst is van mening dat die opbrengsten niet zo erg zijn, die 5,- betalen mensen graag. Het bestuur heeft er wel over nagedacht om waarschijnlijk het komende feest nog een extra drankje aan te bieden. Mej. Piersma zegt dat bij sfeerhoreca over het algemeen een biertje 2,50 kost, tijdens het feest is het voor 2,-. Dan moeten we minimaal 11 biertjes worden gedronken om het eruit te krijgen. Mej. Hennink zegt dat sfeerhoreca geen lagere prijzen meer aanbiedt dan 2,-, we hebben als bestuur er voor gekozen om wat extra te geven. Dhr. Ovaa vraagt of dat vanaf aankomend hockeyfeest is. Mej. Hennink antwoordt van wel, het blijft 5,-, maar er komt een drankje voor terug. Waarschijnlijk een muntje waar een drankje voor gekocht kan worden. Dhr. Ovaa vraagt wat als de kaartjes 2,50 worden. Dhr. van Heemst zegt dat het niets uitmaakt. Dhr. Vroom zegt dat als er een muntje bij komt het 2,- bespaart en is het kaartje 3,- waard. Dhr. Ingen Housz zegt dat het moeilijk is om het bedrag nu te veranderen, het feest is volgende week al. Mej. Hennink vraagt of ze niet komen als het kaartje 5,- kost. Mej. Poelstra zegt dat er extra moet worden gepromoot dat er een drankje bij komt.

10 Er wordt verder gegaan met het verslag. Bij het oud besturen diner waren 17 mensen. De subsidies worden toegelicht, er waren een flink aantal nieuwe leden dus de eerstejaarssubsidie is omhoog gegaan. Meer dan in begroot. Er is slecht nieuws van Erasmus Sport, de vrijwilligersvergoeding is vervallen. Die moet nu zelf worden betaald, daar is ruimte voor gemaakt. Dhr. Ovaa vraagt of de eerstejaars subsidie vanuit de Erasmus Universiteit is. Dhr. van Heemst antwoordt dat dit klopt, het is niet vanuit de gemeente. Dhr. Loos zegt dat er altijd 2 trainers zijn aan het eind van het jaar, hij vraagt of dat ook geld voor het nieuwe bestuur. Dhr. van Heemst zegt dat er volgend jaar in het begin 4 trainers komen. Mej. Piersma heeft vernomen dat niet goed is gekeken hoe vaak de trainers training hebben gegeven. Dhr. van Heemst zegt dat dit klopt, eerst was er een lijst zonder de open avonden, nu is er een lijst met de open avonden en dat staat nog op zijn to do lijst. Vandaag was er een storing bij de Rabobank dus was het niet gelukt. Mej. Piersma heeft een vraag over de incasso s, vorig jaar zijn de hockeyfeesten meteen contant betaald zodat er geen incasso nodig was. Dit is het afgelopen hockeyfeest niet gedaan, er was toen geen reden waarom dat niet zo is gegaan. Ze vraagt of er voor aankomend hockeyfeest wel een reden is om niet contant te betalen. Dhr. van Heemst antwoordt van wel, er is een nieuwe incasso contract afgesloten. Mej. Piersma vraagt hoe het komt dat er zo laat is geïncasseerd voor bijvoorbeeld het teamcaptainsetentje. Dhr. van Heemst zegt dat het zijn fout was, in het begin heeft hij het laten liggen. Daarna kwamen er veel incasso s en niet alles kon in een maand. Hij heeft besloten eerst de grote bedragen te innen en daarna de andere bedragen. Mej. Piersma zegt dat in de MOL staat dat deze vrijdag wordt geïncasseerd, maar dan eigenlijk pas 2 weken later. Dhr. van Heemst zegt dat hij het is vergeten, het is zijn fout en hij wil zijn excuses aanbieden. Mej. Piersma wil dan in de MOL zien dat het niet gelukt is en de datum waarop het wel wordt geïncasseerd. Mej. Vliegenthart vraagt of aan het begin het trainen met 4 trainers op 2 velden was. Dhr. van Heemst antwoordt dat dat op 1 veld was. Dhr. Ingen Housz vraagt of er nog genoeg incasso's over zijn om alle bedragen te incasseren. Dhr. van Heemst zegt dat het wel gaat lukken, er zijn nog een paar kleine bedragen en hij gaat die mensen zelf benaderen om het zelf over te maken. De begroting wordt doorgelopen op pagina 4. De contributie is iets lager, er moet nog van 3 leden 43,50 worden geïncasseerd. Mej. Piersma vraagt of tussen de begroting en de aanpassing de 3 leden er niet in voorkomen. Dhr. van Heemst zegt dat dit klopt. De begroting is op 5 halve leden begroot en niet op 3. Dhr. Ingen Housz vraagt zich af of er een paar zure leden zijn die niet betalen. Dhr. van Heemst zegt van niet, er zijn een paar leden waarvan het terug gevorderd is die niet genoeg geld op hen rekening hadden staan. De veldhuur is 1/3 gerealiseerd, want er zijn 2 facturen binnen gekregen en een derde is gestuurd naar Erasmus Sport. Het teamvormingsetentje staat nog open bij een paar leden, de incasso is bij die personen niet gelukt. Het ledenweekend en gala zijn helemaal binnen. Het ledenweekend lijkt op de begroting, het gala is enorm gestegen. De bijdragen voor het toernooi van de deelnemers is nog niet binnen, de verwachting is om 30,- per persoon te innen en geen tent vanuit Never Less te nemen. Mej. Piersma zegt dat er veel kosten is gemaakt voor de notaris, volgend jaar valt er 3000,- of meer vrij. Ze vraagt waarom en niet veel meer afgesnoept kan worden van de 3000,-. Dhr. van Heemst zegt dat het nu nog niet is vrijgevallen dus het kan nog niet besteed worden. Het is niet de bedoeling om verlies te draaien. Mej. Piersma zegt dat er de komende 4 jaren verlies moet worden gedraaid. Dhr. van Heemst zegt dat er nog kan worden gekeken naar een tent, voorlopig heeft HC Breda nog geen kosten g d. Dhr. Loos zegt dat voor zover hij weet dat van de mensen die in de tent slapen

11 ook een bijdrage wordt gevraagd. Dhr. de Vries zegt dat de kosten voor de 400,- waren en die werden niet gedekt. Dhr. de Vries oppert om bij de inschrijving voor het toernooi te vragen of de leden in een Never Less tent willen slapen. Het bezoek naar Antwerpen is uit de begroting, dit jaar is er geen plan meer om te gaan, maar komt er een hockeyclinic. Er was wel contact vanuit Utrecht, maar de clinic staat al vast dus dat is niet meer mogelijk. Voor de clinic krijgt de vereniging subsidie van Erasmus Sport van 500,-. De vereniging legt evenveel bij als bij Antwerpen. Dhr. Loos vraagt waar de opbrengsten van de hockeyclinic vandaan komen. Dhr. van Heemst antwoordt dat dat de subsidie van Erasmus Sport is. Sommige teamcaptains hadden problemen met het innen van teampolo s, Dhr. van Heemst neemt het nu op zichzelf. Het is het plan om dit probleem voor volgend jaar te voorkomen, er staat nergens geschreven dat ze hiervoor moeten betalen. Nieuwe leden weten het niet en ineens moeten ze ervoor betalen. Mej. Piersma vraagt in welke termijn het zo snel mogelijk opgelost kan zijn. Dhr. van Heemst antwoordt dat het voor 1 mei geregeld zou moeten zijn. Dhr. Ingen Housz vraagt wanneer deze begroting is goedgekeurd. Dhr. van Heemst antwoordt dat deze van 2 april is. Dhr. den Uijl zegt dat de KasCo de begrotingen vanaf eind maart heeft bekeken maar ze hebben niets goedgekeurd. Dat doen ze niet voor de Halfjaarlijkse ALV maar voor de Wisselings ALV, ze kijken alleen of alles volgens de regels gaat. Dhr. Ingen Housz wil wel dat de KasCo het eens is met de bedragen die op de begroting staan. Dhr. den Uijl zegt dat ze als KasCo zo een mooi verslag hebben. Voor de Never Less trui is het idee om volgende week te kijken hoeveel mensen een trui willen. Mej. Piersma vraagt om welke trui het gaat. Dhr. van Heemst antwoordt om dezelfde als vorig jaar, ook dezelfde drukker. Zijn weten al hoe ze eruit gaan zien, dat is makkelijker. Mej. Poelstra wil alvast een berichtje op Facebook en in de MOL dat de leden al weten dat ze die kunnen kopen. Mej. Vliegenthart vraagt wanneer het bestuur die trui uitgeeft. Het streven is voor het hockeytoernooi, maar het ligt ook aan de drukker. Van de Fysio is 300,- gekregen en van Villa Kakelbont 300/ 400,-, dit zijn sponsor inkomsten. Er is nog 70,- van Husk en Interim Resources, dit deel van de begroting zal wel gaan lukken. Mej. Piersma vraagt naar een concreet sponsorplan, want het contact is niet goed, dit was bij de beleidsreden van de Wisselings ALV gezegd. Mej. Hennink zegt dat er met de Fysio is gepraat over hoe het gaat, dat willen we in het sponsorplan zetten. Dit plan is er nog niet. Dhr. van Heemst gaat verder. De Vrienden van Never Less inkomsten zijn nog niet gerealiseerd, deze worden eind deze maand geïncasseerd. De Vrienden van Never Less hebben daar een over gehad. Alleen Dhr. de Ruiter is bij Vrienden van Never Less gekomen dit jaar. De sportpassen zijn nog niet geïnd maar al wel betaald. De bedoeling was om in januari te innen, maar dat was toen blijven liggen. Het idee was om afgelopen vrijdag te innen, maar toen was de rekening dicht. Dhr. van Heemst heeft zijn best gedaan om het voor de ALV te regelen maar het is niet gelukt. Dhr. Ovaa vraagt of dit over 15 leden á 100,- gaat. Dhr. Loos vraagt of het zonder problemen geïnd gaat worden. Dhr. van Heemst zegt dat de leden op de hoogte zijn gebracht en dat het na de studiefinanciering wordt afgeschreven. Dhr. Ingen Housz vraagt of het wat handiger is om na de studiefinanciering af te schrijven, want hij heeft geen studiefinanciering meer. Hij vraagt of het actieve leden zijn. Dhr. van Heemst antwoordt grotendeels wel. Mej. Piersma zegt dat er een aantal leden uitgeschreven zijn na 31 oktober, maar voor bericht dat ze een sportpas moeten hebben. Ze vraagt hoe het bestuur daar mee om is gegaan. Dhr. van Heemst zegt dat Mej. van de Ven tegen ons

12 zei dat ze ging stoppen. Mej. Piersma zegt dat het misschien een idee is dat het bestuur tegen de teamcaptain zegt dat iemand gaat stoppen. Dat is een idee. Mej. Goosen vraagt zich af of de sportpas voor een heel jaar geld. Dhr. Vroom zegt dat het in principe de bedoeling is dat een lid de sportpas voor een jaar koopt. Het is voor ons niet te controleren dat het ergens staat. Dhr. van Heemst zegt dat er wel een pas voor een halfjaar mag worden gekocht, als er daarna weer een halfjaar pas wordt gekocht. Mej. Hennink zegt dat het wordt aangeraden dat een lid in ieder geval iets koopt, het mag ook een halfjaar pas zijn. Mej. Vliegenthart wil weten wanneer Erasmus Sport gaat controleren. Mej. Hennink antwoordt dat ze in november een keer hebben gecontroleerd, daarna zal het waarschijnlijk niet meer gebeuren. Als er nu nog een controle komt dan zijn de leden zelf verantwoordelijk. Het bestuur zal het doorspelen als er opnieuw een controle komt. Er wordt verder gegaan met de begroting, nu de kosten. Er is een nieuwe Kliko aangeschaft en nieuwe sloten. Dhr. Ingen Housz vraagt waarom Dhr. van Heemst volgend jaar wil stoppen met de website van The Hockey Factory. Hij antwoordt dat er niet veel mensen op de site kijken en de trainingen kunnen van de site worden gehaald en op dropbox worden gezet. Dhr. Ingen Housz vraagt of het contract al is opgezegd. Dhr. van Heemst antwoordt nog niet. Hij gaat verder naar de veldhuur, daarvan is 2/3 betaald, de laatste derde factuur komt binnenkort. Dit jaar was er een extra veld, de helft daarvan is betaald, de andere helft komt deze periode. In de competitiekosten zitten de prijzen en het aanvullen van de verbanddoos en koelspray s. Voor de teampolo s was er een goede deal bij This Way en ze waren relatief goedkoop. Om de kosten te drukken is de enige mogelijkheid om alleen de teamnaam erop te zetten zonder logo en persoonlijke bijnamen. De bestuursonkosten zijn redelijk, dat is een toner voor de printer. De kosten van de internetsite zijn nu lager, want er is nu geen nieuwe. De Never Less trui moet nog worden gespecificeerd aan de hand van hoeveel leden het willen. Dhr. Ingen Housz vraagt of de boete van Dhr. den Uijl in de kosten van de ALV zit. Dat moet apart vermeld worden. De boete moet los ervan, dat mag wettelijk niet erbij. Voor het toernooi zijn er kosten voor de aanbetaling gemaakt. Mej. Piersma vraagt of in het vervolg de inkomsten en uitgaven naast elkaar gelegd kan worden. Dhr. van Heemst vindt dit goed. De kosten van de hockeyfeesten zijn voor het bier. In de overige activiteiten zitten Sinterklaas en het teamcaptainsetentje. Volgende week moet bij de borrel een pilsje minder worden gedronken, anders komt het bedrag boven de begroting. Voor de hockeyclinic zijn flyers besteld om nieuwe leden te werven, dat is de 100,- van de overige kosten. De voorzieningen moeten nog worden ingeboekt. Over het eindejaarspresentje wordt nog nagedacht. Voor de bestuursopdracht zijn er kaarten en postzegels gekocht, het overige geld is voor de sportiviteitsprijs, daar is 94,50 voor vrijgemaakt. De betaalde sportpassen moet nog geïnd worden. Mej. Piersma zegt dat dotatie lustrumvoorziening eerst 500,- was en daarna is daar 750,- van gemaakt. In het lustrumjaar is er veel overgebleven op de begroting, ze vraagt waarom het nog steeds 750,- is. Dhr. van Heemst zegt dat er nu 2000,- in totaal voor staat, het wordt dan 3750,- en dat is wel nodig. Het is aan de lustrumcommissie om te bepalen wat ze ermee gaan doen. Tot nu toe is er geen reden om de 750,- naar beneden te boeken. Er wordt gediscussieerd over de 750,- om die naar beneden te doen. Op het vorige lustrum is er winst gemaakt, toen waren er veel kleine activiteiten. Nu kan het worden gebruikt voor grote dingen. Mej. Piersma vraagt of het bestuur al heeft nagedacht over een lustrumcommissie. Dhr. Vroom antwoordt dat ze daar nog niet over hebben nagedacht, maar dat is wel de planning voor het komende halfjaar.

13 Er wordt verder gegaan naar de toelichting. De hele veldhuur zal in de komende jaren wel door Erasmus Sport vergoedt worden. Mej. Piersma zegt dat er een winst is van 28,18 maar dat er is afgesproken om verlies te maken. Dit is een vraag aan de penningmeester en de KasCo. Dhr. den Uijl zegt dat de penningmeester beslissingen maakt en dat de KasCo controleert, ze geven wel adviezen en ze vinden een winst van 1% van de begroting heel mooi. Er kan nu wat meer worden gegeven aan de leden. Mej. Piersma vraagt waarom de penningmeester nu heeft gekozen voor winst terwijl een verlies is afgesproken. Dhr. van Heemst wist dit niet, hij neemt het in zijn achterhoofd mee. Mej. Piersma zegt dat een verlies van honderd tot een paar honderd euro is afgesproken. Dhr. Ingen Housz denkt dat verlies draaien wel mooi is, maar er moet wel effectief met het geld omgegaan worden. Dhr. van Heemst ziet nog genoeg opties, zoals het bijleggen op de Never Less trui. Dhr. Loos vraagt waarom het extra veld nu niet door Erasmus Sport wordt betaald maar wel in de volgende jaren. Dhr. Vroom heeft tijdens een eerder gesprek puur om geld gepraat, toen heeft Erasmus Sport gezegd dat ze wel genoeg betaalden. Onlangs is er weer een gesprek geweest en toen hebben ze gezegd dat ze de verhouding willen rechttrekken. Never Less levert Erasmus Sport geld op door middel van de sportpassen, zij betalen faciliteiten voor de vereniging zoals de veldhuur en die verhouding willen ze rechttrekken. Voorwaarde is wel dat iedereen een sportpas moet hebben. Dhr. van Heemst gaat verder met de teampolo s, begin dit jaar heeft hij samen met Dhr. de Vries overlegd om het teamvormingsetentje goedkoper te maken, maar uiteindelijk is dat verkeerd uitgepakt want er was geld nodig voor een extra veld. Hierdoor is er 5,- per teampolo bijgekomen. Het innen verliep moeizaam bij sommige teamcaptains en daarom staat het nog open. Het debiteurensaldo is te hoog, het is een speerpunt om dit op orde te krijgen. Dhr. Ingen Housz vraagt hoe hoog de debiteuren en crediteuren stand is. De debiteuren staan op iets van 1900,-, waarvan 1500,- sportpassen. De crediteuren staan op 0,-. De debiteuren gaan over 20/30 leden. Mej. Piersma vraagt waarom er bij credit staat. Dat is een typefout. Te ontvangen posten zijn de subsidies van Erasmus Sport. Het eigen vermogen is ,- en daar komt 3300,- bij vanwege wat we definitief niet meer hoeven te betalen. Dat gaat om het veld bij HC Rotterdam. Dhr. Ingen Housz zegt dat bij de voorziening oninbaar Dhr. van Heemst zegt dat het wettelijk verplicht is om zo n voorziening te hebben, er is niks aan toegevoegd. Mej. Piersma vraagt waarom het lustrum niet is verhoogd. Dhr. van Heemst zegt dat je dat als laatste doet. Dhr. den Uijl zegt dat het nu na uur is en het stil moet zijn. De vergadering wordt om geschorst en om 0.07 heropend 560 Mej. Mooijman, Mej. Gommers en Mej. Balhuizen verlaten de ALV. Dhr. Ingen Housz vraagt of Dhr. van Heemst bereid is om het kuikenpak wellicht een keer aan te doen. Dhr. van Heemst antwoordt dat hij verwacht dat het een keer aangetrokken wordt Verslag Kascommissie De KasCo komt naar voren. Dhr. de Vries en Dhr. van Workum sluiten zich aan bij Dhr. den Uijl en als aanvulling nodig is zullen zij bij springen.

14 Waarde bestuur en leden van Never Less, Hierbij presenteert de Kascommissie haar verslag voor de HALV. Het verslag is opgedeeld in 3 delen, te weten: Voortgang van afgelopen half jaar tot aan de fysieke controle voor de ALV, Fysieke controle voor de ALV en verwachte voortgang in het komende half jaar. o Voorgang van afgelopen half jaar. In het afgelopen half jaar heeft de communicatie en samenwerking met de penningmeester zijn pieken en dalen gekend. Tot aan januari heeft de Kascommissie weinig tot geen feedback gekregen van de penningmeester, er zijn geen bestanden opgestuurd of vooruitgang gemeld. Hierdoor wist de Kascommissie niet wat er aan de hand was, en werd de Kascommissie (wel, dan niet opzettelijk) buiten spel gezet. Om het tij te keren hebben wij een vergadering verzocht met de penningmeester, dit is gebeurd in januari. In deze vergadering zijn we achter de redenen gekomen van het gebrek aan communicatie. Deze waren onder andere persoonlijk alswel een verkeerde interpretatie van de invulling van de Kascommissie. De heer van Heemst had ten onrechte de indruk dat de Kascommissie voornamelijk de intentie had om hem te bekritiseren op mogelijke fouten, terwijl wij de heer van Heemst juist wilde helpen bij het invullen van zijn functie. In het gesprek wat wij toen hadden is dit verschil duidelijk gemaakt en was er zeker een opluchting merkbaar bij zowel de Kascommissie als de penningmeester. Verder bleek dat de heer van Heemst niet erg ver was met de boekhouding, onder andere door bankproblemen. Hier is advies op gegeven en dit zou worden opgepakt door de penningmeester. In deze vergadering is ook besloten dat de bestanden de eerste vrijdag van de maand gestuurd moeten worden en er een extra mail 2 weken daarna moet komen met de vooruitgang van de maand. Verder zijn de communicatie kanalen vergroot. Na deze vergadering ging het contact merkbaar sneller en soepeler, wij waren hier ook zeer blij mee. Ook wordt de boekhouding veel beter bijgehouden en lijkt de penningmeester langzaamaan weer bovenop Maar de deadlines worden nog te vaak gemist en de 2 de mail wordt maar weinig tot niet gestuurd. Dhr. Ingen Housz vraagt of Dhr. van Heemst dacht dat de KasCo er was om hem te bekritiseren. Dhr. van Heemst antwoordt dat het een beetje een verkeerd idee was, maar hij was niet bang voor ze en hij is blij dat ze helpen. Dhr. Ingen Housz vroeg zich af of hij een andere indruk heeft van de BAC. Dhr. van Heemst antwoordt van niet, de BAC is er om adviezen te geven. Dhr. Ingen Housz vraagt waarom er niet eerder een Whatsapp groep is aangemaakt. Dhr. den Uijl zegt dat er geen communicatie was tussen de penningmeester en de KasCo, er waren alleen sporadisch gesprekken op het veld over hoe het gaat. Het is nu verbeterd. Dhr. Ingen Housz vindt dit positief. Mej. Vliegenthart wil graag weten hoe het kan dat de KasCo voor een half jaar niet wist hoe het er voor stond. Dhr. van Heemst vertelt dat er na de Wisselings ALV wel contact is geweest met Dhr. de Vries, maar hij heeft dit niet altijd gedeeld met de KasCo. Dhr. van Heemst vroeg veel aan Dhr. de Vries en niet aan de KasCo in het algemeen en Davilex werkte pas laat in november. In december ging het niet zo goed, hij had wel contact op moeten nemen, maar dat schoof hij steeds verder voor zich uit. Mej. Vliegenthart is blij dat het nu wel goed gaat. Ze vindt wel dat daarvoor alles op tijd moet worden ingeleverd en dat de KasCo verantwoordelijkheid heeft over hoe het ervoor staat. Dhr. de Vries zegt dat tijdens de aller