Notulen Halfjaarlijkse Algemene Ledenvergadering

Transcriptie

1 Notulen Halfjaarlijkse Algemene Ledenvergadering 3 april Aanwezig: Willemijn Bouchier, Sjeng van Heemst, Marijke Hennink, René Kock, Bart Vroom (bestuur), Marloes Hoobroeckx, Diederik Ingen Housz, Stan Loontjens, Roselies Piersma, Carlijn Poelstra (Beleids Advies Commissie), René den Uijl, Daan de Vries, Timo van Workum (Kascommissie), Sophie van den Akker, Cynthia Anderson, Claudia Balhuizen, Fleur Gommers, Jan-Jaap Loos, Tessa Mooijman, Thomas Ovaa, Annet Vliegenthart Veel Voorkomende Afkortingen ALV Never Less Leonidas KasCo BAC MOL Algemene Ledenvergadering Erasmus Hockey Vereniging Never Less Rotterdamse Hockey Vereniging Leonidas Kascommissie Beleids Advies Commissie Mol Onder Leden Opening Dhr. Vroom opent de Halfjaarlijkse Algemene Ledenvergadering om uur Mededelingen Door geluidsoverlast mag het Never Less lied niet meer na de ALV worden gezongen. Er mag ook niet meer op de gang worden gepraat na uur. Het Never Less lied wordt gezongen. Eten en drinken staat achterin de koelkasten. Alleen tijdens schorsingen mag er eten en drinken worden gepakt. Dhr. Loos wordt aangesteld als frituur meester. Dhr. Ingen Housz vraagt waar de bieropener is. De bierkrat moet als bieropener gebruikt worden. Dhr. vroom vraagt of iedereen zich heeft ingetekend op de lijst. Dhr. Vroom deelt mee dat tot zijn spijt de voorzitters hamer kwijt is. Hij vraagt aan de ALV of iemand hem heeft. Niemand heeft de hamer gevonden. Mej. Poelstra vraagt of er geen bericht is gehad van de vervreemder. Normaal als de hamer door iemand wordt gestolen wordt dat binnen 24 uur bekend gemaakt en een tegeneis gesteld. Dhr. Vroom antwoordt dat dit niet is gebeurd. Er wordt gevraagd of het bestuur de hamer niet zelf is kwijtgeraakt. Dhr. Vroom antwoordt dat hij zich daar niet bewust van is. Mej. Piersma vraagt of het bestuur weet dat het een cadeau van de RvC van is. Dhr. Vroom antwoordt dat het bestuur dat niet weet. Als de hamer niet te vinden is, wordt er een nieuwe aangeboden. Dhr. de Vries is aan de slag geweest om namens de Vrienden van Never Less wat zaken te regelen. Voor de Wisselings ALV had hij 2 taken. De eerste taak was om een beamer te kopen, dat was toen niet gelukt, maar nu heeft hij wel een beamer kunnen kopen. De beamer is mogelijk gemaakt door de inkomsten van Vrienden van Never Less. De tweede taak was het verzorgen van de oud bestuursdassen. Het proces loopt gestaag, maar Dhr. de Vries heeft nu een aantal proefdrukken. De

2 dassen kunnen nu worden bekeken en daarna zullen ze worden gedrukt. Dhr. Ingen Housz vraagt of er nog geld over is van de Vrienden van Never Less. Dhr. de Vries antwoordt van wel en dat er dit jaar weer geld bij komt van Vrienden van Never Less. 3. Vaststellen van de agenda De agenda is gewijzigd ten opzichte van de agenda die was doorgegeven. Het verslag van de penningmeester komt voor het verslag van de secretaris. Het KasCo verslag komt na het verslag van de penningmeester. Mej. Piersma wil graag het agendapunt over de ingekomen stukken voor het vaststellen van de agenda. Zij merkt ook op dat het Beleids Advies Commissie is en niet Beleid Advies Commissie. Dhr. Ovaa wil een punt aan de agenda toevoegen, het afronden van de statuten. Hij wil dit na punt 5, er komt een nieuw punt 7: Verslag afronden statuten. De agenda wordt vastgesteld. 4. Ingekomen stukken Er is een ingekomen stuk van het bestuur , deze wordt behandeld tijdens de presentatie van de bestuursopdracht. 5. Goedkeuren notulen Wisselings ALV Dhr. Ovaa vraagt hoe hij met de notulen moet meelezen. Dhr. Vroom antwoordt dat de inkt van de printer leeg was. Het is spijtig, maar er is niks meer aan te doen. De notulen staan op de site. Dhr. Ovaa zegt dat hij hier geen internet heeft. Mej. Piersma zegt dat de notulen op de computer van Mej. Bouchier staan. De vergadering wordt om geschorst en om20.33 heropend Dhr. Vroom wil graag dat er binnen niet gerookt wordt. Mej. Poelstra zegt dat de afkorting MBO bij de afkortingen moet worden uitgelegd, ook moet MBO met hoofdletters. HBO moet ook met hoofdletters. Dhr. Ovaa vraagt wat een veelvoorkomende afkorting is. Mej. Piersma wil dat de ingekomen stukken bij punt 5 worden gespecificeerd en ze wil weten waar ze in de notulen staan. Dhr. Workum moet worden Dhr. van Workum, Dhr. de Kock moet worden Dhr. Kock. Mej. Piersma heeft een vraag over regel 273, ze wil weten welke mogelijkheden Dhr. Ingen Housz heeft gehad. Mej. Poelstra zegt dat geopend heropend moet worden. De notulen moeten meer beschrijvend worden geschreven en niet sprekend. Er moet beschreven worden wat er gevraagd wordt. Dhr. den Uijl vindt de notulen een weergave van hoe het gezegd is. Mej. Piersma vraagt of de notulen door de rest van het bestuur zijn gelezen. Mej. Vliegenthart vraagt dit ook, ze zegt dat er zo fouten uit gehaald kunnen worden. Dhr. Vroom heeft de notulen gescand. Hij heeft ze niet doorgelezen. Mej. Vliegenthart geeft een tip dat de rest van het bestuur de notulen ook moet lezen. Dhr. Loos stelt voor om de notulen naar de volgende ALV door te schuiven, omdat er nu te veel fouten in zitten en ze niet worden goed gekeurd. Dhr. Ingen Housz vraagt of de rest van het bestuur wel andere dingen lezen, zoals de MOL. Dhr. Vroom zegt dat hij de rest wel leest, de notulen heeft hij gescand. Hij vindt het een beetje saai. Dhr. den Uijl vindt het apart dat Dhr. Vroom het saai vindt en gek dat hij zijn functie niet uitvoert als iets saai is.

3 Mej. Poelstra adviseert om uit de slordige versie na de ALV punten te halen waar op gelet moet worden. Dhr. Loos zegt dat er weinig wit regels zijn en daarom is het lastig en saai om te lezen. Het is niet handig om ze nu goed te keuren. Hij weet niet of de ALV deze notulen goedkeurt. Dhr. van Heemst snapt niet helemaal waar het over gaat, het is in grote lijnen wel mogelijk om ze goed te keuren. Mej. Piersma is het hier niet mee eens, leden die niet aanwezig zijn zouden uit de notulen moet kunnen opmaken wat er is besproken en dat is nu niet het geval. Dhr. van Heemst zegt dat de grote lijnen wel duidelijk zijn. Dhr. Loontjens zegt dat de notulen door iedereen begrepen moet worden en dat is nu niet het geval. Dhr. Ingen Housz zegt dat het duidelijk is dat Mej. Bouchier er veel tijd in heeft gestoken en dat is mooi, maar de notulen zijn soms niet duidelijk. Er wordt gestemd over de goedkeuring van de notulen van de Wisselings ALV. Er zijn 3 opties: voor, tegen (de notulen worden naar de volgende ALV verschoven) en onthouden van stem. Dhr. van Workum zegt dat de notulen nu goedgekeurd kunnen worden, maar dat er dan een verbeterde versie online moet komen, inclusief vormfouten. Anders moet er tegen worden gestemd en dan worden ze goedgekeurd bij de volgende ALV. Er zijn 4 stemmen voor, 8 stemmen tegen en 3 leden onthouden zich van stem. De notulen worden nu niet goed gekeurd en worden doorgeschoven naar de Wisselings ALV. Mej. Piersma wil helpen met de notulen en ze wil dat de goede notulen voor de Wisselings ALV ook in handen zijn bij het nieuwe bestuur. Dhr. Ovaa geeft een tip om het lezen van de notulen te splitsen tussen de bestuursleden. 6. Goedkeuren notulen Bijzondere ALV Dhr. Ingen Housz denkt dat bij deze goedkeuring dezelfde uitkomst is als bij de goedkeuring van de notulen van de Wisselings ALV, hij stelt voor om te stemmen. Mej. Piersma wil hier ook haar hulp aan bieden. Dhr. Vroom belooft beter de notulen te lezen en ook te helpen. Er zijn 3 opties voor het stemmen: voor, tegen of het onthouden van de stem. Er zijn 2 stemmen voor, 5 stemmen tegen en 7 leden onthouden zich van stem. De notulen van de Bijzondere ALV worden niet goedgekeurd. Dhr. Ingen Housz stelt een bier break voor, voor punt Verslag afronding statuten Dhr. van Heemst krijgt het woord. Het bestuur heeft de opdracht gekregen om de statuten te wijzigen, het huidig bestuur is daarna naar de notaris gegaan. Helaas viel de wijziging in het jaar , dus moest er een Bijzondere ALV worden gehouden. Mej. Bouchier, Mej. Hennink, Mej. Piersma en Dhr. van Heemst zijn naar de notaris geweest, het was een helse toch. Ze moesten naar het eindstation van de metro en daarna nog een halfuur lopen door natte sneeuw. Ze zijn goed ontvangen en hebben alles doorgenomen met de notaris. Daarna hebben zij de handtekeningen gezet. Mej. Hennink vertelt dat de echte statuten achter slot en grendel liggen, maar er is een kopie verkregen voor op de site. Dhr. Loos vraagt of de notaris alle wijzigingen heeft goedgekeurd. Mej. Piersma antwoordt dat er een aantal vragen naar voren zijn gekomen, zoals welke geldstromen moeten worden opgenomen in de statuten, of per ook schriftelijk was. Er stond in bet en het, dat is allemaal het geworden. Dhr. Ovaa vraagt over welke meeting dit gaat. Mej. Piersma antwoordt dat zij contact heeft gehad met de notaris na de Wisselings ALV en de

4 Bijzondere ALV. Daarna is zij met het bestuur naar de notaris geweest om de handtekeningen te zetten. Dhr. Loos vraagt zich af waar de statuten en het huishoudelijk reglement zijn. Hij wil weten of ze ter inzage zijn. Hij vraagt of het niet verplicht is om ze bij een ALV te hebben. Als er een discussie ontstaat waar de statuten voor nodig zijn om te raadplegen dan zijn ze er niet, hij vraagt of er geen schriftelijk document is. Dhr. Vroom antwoordt van niet, het is nu te laat. Dhr. Loos vraagt hoe het bestuur dat gaat oplossen. Dhr. Vroom zegt dat de statuten op de beamer kunnen worden laten zien als er een discussie ontstaat. Dhr. Loos zegt dat het voor zover hij weet een verplichting is om de statuten te hebben, hij is het er niet mee eens en kan het niet accepteren. Dhr. Vroom begrijpt dit en vindt het spijtig, maar er is nu geen alternatief. Mej. Poelstra zegt dat Dhr. Loos moet leren leven met deze teleurstelling. Dhr. Vroom belooft bij de volgende ALV de statuten en het huishoudelijk reglement te hebben. Dhr. Ovaa zegt dat als bestuur zijnde ze extra trots op de notulen moeten zijn en ze daarom ook bij de ALV liggen. Dhr. Vroom antwoordt dat ze zeker trots zijn, maar het heeft meer betrekking op het 22 ste bestuur. Het zou Dhr. Ovaa mooi hebben geleken als ze hier zouden liggen. Dhr. van Heemst lijkt het hem een mooi idee om een map te maken met daarin de statuten en het huishoudelijk reglement om door te geven. Mej. Piersma zegt dat het dan wel in meervoud moet, bijvoorbeeld 3. Dhr. Vroom belooft dat ze vanaf nu tijdens de ALV s aanwezig zullen zijn. Dhr. Loos kan zich herinneren dat er tijdens de Bijzondere ALV een lange discussie is geweest na de wijziging omtrent Dhr. de Ruiter. Tijdens de discussie kwam ter sprake wat er gewijzigd moet worden in het huishoudelijk reglement. Dhr. Vroom zegt dat de statuten en het huishoudelijk reglement goedgekeurd waren. Dhr. Loos zegt dat het er om ging of Dhr. de Ruiter als KasCo lid moest worden geïnstalleerd. Volgens de oude en nieuwe statuten en het huishoudelijk reglement had hij geïnstalleerd kunnen worden, ondanks dat hij niet lid was. Dat is eigenlijk raar en had niet moeten kunnen. Dhr. Loos vraagt of daar verder nog wat mee is gebeurd. Dhr. Vroom antwoordt van niet. Dhr. Loos vraagt of het nu nog steeds kan. Dhr. Vroom antwoordt van wel. Dhr. Ovaa zegt dat er met het bestuur is afgesproken om aan Dhr. de Ruiter te vragen of hij alsnog in de KasCo wil komen. Dhr. Vroom zegt dat hij Dhr. de Ruiter heeft gebeld en Dhr. de Ruiter zei dat hij het meer voor de vereniging deed dan voor zichzelf, hij had niet veel behoefte om in de KasCo te komen en met de huidige KasCo kan het goed. Voor adviezen stond hij open, maar hij had geen behoefte om in de KasCo te komen. Dhr. Loos komt terug op zijn punt, hij vraagt of we de statuten en het huishoudelijk reglement incompleet laten. Dhr. Vroom antwoordt van wel. Mej. Piersma ziet een nieuwe bestuursopdracht aankomen. Dhr. van Heemst zegt dat iemand niet lid hoeft te zijn om in een commissie te komen. Dhr. Loos stelt voor om het huishoudelijk reglement op dit punt te wijzigen. Dhr. Vroom zegt dat Dhr. Loos op dit punt kwam door de situatie die er nu speelt. Dhr. Loos zegt dat het geval weer voor kan komen. Dhr. Vroom zegt dat er nu geen reden zou zijn om diegene niet te installeren. Dhr. Loontjens zegt dat het uiteindelijk de ALV is die de installering goedkeurt. Dhr. Loos vraagt of het bestuur een stemming voorstelt. Dhr. den Uijl zegt dat op het moment dat het bestuur geen nieuwe ALV wil, dat ze daar niet toe verplicht zijn. leden kunnen een ALV aanvragen mits ze aan de voorwaarden voldoen. Dhr. Loos wil aan de ALV vragen of ze het nodig vinden om dit punt te wijzigen in het huishoudelijk reglement. Mej. Piersma vraagt of het voorstel dan wordt of het bestuur het huishoudelijk reglement wil wijzigen dan wel aanvullen. Dit is het geval. Mej. Piersma zegt dat er meer fouten in het huishoudelijk reglement staan. Dhr. van Workum zegt dat er steeds meer fouten komen als je het

5 huishoudelijk reglement blijft lezen. Dhr. van Heemst is het met Dhr. van Workum eens, het is nog geen jaar geleden gewijzigd. Hij vindt het niet nodig om het huishoudelijk reglement te wijzigen. Dhr. Loontjens wil graag een specificatie van de overige fouten van Mej. Piersma weten. Mej. Piersma zegt dat er ergens verkeerd wordt verwezen naar foute artikelen en er zijn andere belangrijke punten die gewijzigd kunnen worden. Er wordt overgegaan tot stemming. Voor stemmen betekent dat het huishoudelijk reglement moet worde gewijzigd, daarnaast kunnen de leden tegen stemmen of hun stem onthouden. Mej. Vliegenthart vraagt als het reglement moet worden gewijzigd, of dat voor een bepaalde tijd moet. Mej. Piersma antwoordt dat er dan binnen 30 dagen een nieuwe ALV uitgeschreven moet worden. De vergadering wordt om geschorst en om heropend Dhr. van Heemst vraagt of er nog leden zijn die wat willen zeggen. Dhr. van Workum vraagt of er een minimum is voor stemmen. Mej. Piersma zegt dat er later wordt gesproken over de contributie, de contributie wordt vastgesteld op het bedrag wat Erasmus Sport als heffing wil hebben voor mensen die niet lid zijn. De contributie is nu alleen voor Never Less, maar wordt samengevoegd met de sportpas. Het is nu nog niet bekend hoe hoog de sportpas wordt, maar als dat binnen 30 dagen bekend is kan dat ook tijdens de Bijzondere ALV besproken worden. Dhr. van Heemst wil reageren op Mej. Piersma, de contributie kan nu wel worden vastgesteld. Een deel wordt afgedragen aan de hand van het nieuwe aantal leden, dat is ook niet bekend binnen 30 dagen. Hij vindt het raar om nu al te zeggen dat dit punt niet vandaag wordt vastgesteld. Hij stelt voor om de wijzigingen van het huishoudelijk reglement naar een andere ALV mee te nemen en niet al om 30 dagen. Dhr. Vroom wil over gaan tot stemming. Dhr. Ovaa heeft een vraag over de opties voor het stemmen, hij wil weten of het wel of niet wijzigen of goed bijhouden is. Dhr. van Heemst zegt dat er gestemd wordt over wel of niet wijzigen en als er niet wordt gewijzigd dan worden de fouten goed bijgehouden. Dhr. Loontjens wil een optie toevoegen, als er nu niet gewijzigd wordt, maar later komt er wel een Bijzondere ALV dan moet tijdens die ALV het huishoudelijk reglement worden gewijzigd. Deze optie is goed gekeurd. Er wordt overgegaan tot stemmen. Er zijn 5 stemmen voor, 10 stemmen tegen. Er wordt geen Bijzondere ALV uitgeroepen en er wordt bijgehouden welke fouten er in het reglement staan. 8. Verslag bestuur a. Verslag Voorzitter Dhr. Vroom leest zijn verslag voor. In de afgelopen maanden heb ik geprobeerd zo goed mogelijk leiding te geven aan de vereniging en het bestuur. Dit ging niet zonder moeite. Vooral in het begin van het collegejaar heb ik binnen het bestuur het verwijt gekregen dat ik te weinig initiatief nam. Ik ben hier in de wintermaanden op gaan letten en heb geprobeerd mijn gedrag te verbeteren. Tot verbetering heft dit zeker geleidt alleen ook ik verlang van mezelf nog meer. Betere aansturing in het bestuur om miscommunicatie te voorkomen. In mijn beleidsrede van de wisseling ALV sprak ik mijn ambities uit. Ik moet hierin echter wat gas terugnemen. Ik ben er de afgelopen maanden achter gekomen dat verandering brengen in deze

6 vereniging lastig is. Tradities en traditionele activiteiten zitten in de vereniging ingebakken en dat maakt het lastig verandering door te voeren. Zo stelde ik dat ik vond dat er meer eenheid moet komen in de vereniging, meer teams die met elkaar mengen. Hierover hebben wij het ook veelvuldig gehad binnen het bestuur. Het probleem blijft dat je team je vrienden zijn. En als je vrienden niet gaan, ga jezelf ook niet. Naar feestjes, naar borrels overal werkt dit zo. Daarnaast zijn het altijd de vaste personen die activiteiten bezoeken, deze mengen wel. Anderen hebben minder behoeften aan alle activiteiten en integreren hierdoor minder. Daarnaast sprak ik over het feit dat teamcaptains een belangrijkere rol kunnen spelen in het aansporen van activiteiten. We hebben meerdere malen aan teamcaptains gevraagd wie er op borrels zijn, wie er mee gaan op activiteiten. Niet alle teamcaptains zitten echter te wachten op verantwoordelijkheidsgevoel en dit kunnen we ook niet van hen vragen ben ik achter gekomen. Ze bekleden tenslotte geen functie binnen een orgaan van de vereniging en misschien ook wel niet voor niets. Ten slotte sprak ik in mijn beleidsrede over Erasmus Sport. Ik vond dat wij meer erkenning moesten krijgen van Erasmus Sport. Ik kan met zekerheid zeggen dat deze is toegenomen. Erasmus Sport weet beter wie wij zijn, wat wij doen en hoe we dingen doen. Regelmatig loopt mijn bestuur over de vloer bij Erasmus Sport en kennen wij de hogere personen van Erasmus Sport en belangrijker: zij kennen ons ook. De samenwerking en het contact is gedurende het jaar dan ook beter en leuker geworden. Ik zie dit als gevolg van inspanningen van Erasmus Sport, maar zeker ook van ons als bestuur. Mej. Piersma zegt dat Dhr. Vroom aangeeft om de vereniging meer als geheel te laten worden en minder losse teams, maar dat dit niet gelukt is. Ze vraagt waarom er geen activiteit is georganiseerd om dit te proberen. Dhr. Vroom antwoordt dat de activiteit hockeyclinic wat verlaat is, maar dat het vorig ook is geprobeerd en dat het niet altijd lukt. Mej. Vliegenthart is het daar niet mee eens, vorig jaar heeft zij tijdens de gemixte avonden nieuwe leden gesproken en die daarna ook gesproken op borrels en hockeyavonden. Dhr. Vroom zegt dat er een mix avond is geweest in de zaal, maar dat de opkomst toen laag was. Mej. Vliegenthart zegt dat dat kan gebeuren, maar daar moet het bestuur zich niet van weerhouden. Mej. Piersma zegt dat Dhr. Vroom zich het er erg makkelijk van af maakt met zeggen dat ze het niet hebben gedaan. Er kan van leden niet verwacht worden dat ze uit zichzelf op andere mensen afstappen, zo zitten mensen niet in elkaar. Dhr. Vroom zegt dat ze daarin van mening verschillen, hij ziet dat mensen meer geneigd zijn om met vrienden op te trekken. Mej. Hennink zegt dat niet moet worden vergeten dat er al activiteiten zijn geweest, zoals het ledenweekend en daar kan ook gemengd worden. Dhr. Ingen Housz zegt dat de afgelopen jaren de integraties avonden wel goed zijn gebleken. Als leden elkaar niet spreken dan is dat zo, maar as ze elkaar leren kennen dan krijgen ze meer eren die ze kennen. Hij wil vaker dat soort dingen zien. Dhr. van Workum zegt dat hij Dhr. Vroom in grote lijnen kan volgen, maar als er wordt gekeken naar de trainingen dan worden die niet zo goed bezocht. Kleine activiteiten zoals speeddaten of een bingo is een lage drempel voor leden om naartoe te gaan. Dhr. Ovaa zegt dat het een aanzet moet zijn tot ledenbinding, maar dat het niet gelijk die avond hoeft te gebeuren. Mej. Piersma vindt dat de activiteiten waar nu op wordt gedoeld in het derde deel van het jaar zijn geweest. Mej. Piersma zegt dat ze verhalen heeft gehoord van de teamcaptain van Banga. Ze vraagt wat de teamcaptain van Banga van de opkomt van het team vindt. Dhr. Vroom zegt dat Dhr. Blanksma over komt als een nonchalant persoon. Andere leden van het team spreekt hij wel en die hebben het naar hun zin. Mej. Piersma zegt dat er binnen dat team leden zijn die zich ergeren aan hoe andere leden zich makkelijk

7 afmelden en dat er geen leiding is. Dhr. Vroom zegt dat het bestuur een paar leden heeft gesproken, maar daar niets over heeft gehoord Mej. Vliegenthart is benieuwd naar de mening van de andere bestuursleden over de onderlinge functies. Mej. Hennink zegt dat in het begin van het jaar de communicatie niet goed ging en ze individueel bezig was, de afgelopen maanden wordt er elke week tijdens de vergadering besproken wat iedereen doet. Het bestuur helpt elkaar nu meer. Mej. Vliegenthart wil het van iedereen horen. Mej. Bouchier zegt dat het in het begin niet lekker liep. Dhr. van Heemst had nog geen smartphone en veel ging over . Later kreeg Dhr. van Heemst wel een smartphone en toen was de Whatsapp groep compleet, de communicatie werd toen beter. Ook is er veel persoonlijke communicatie via bellen en dan worden dingen gelijk geregeld. Dhr. Vroom zegt dat hij te weinig initiatief nam, maar nu zijn ze binnen het bestuur eerlij tegen elkaar. De communicatie gaat steeds beter en er wordt op elkaar feedback gegeven. Het contact tussen hem en Mej. Bouchier is erg goed, bijvoorbeeld over de MOL. In de winter is er wat minder vergaderd, het was toen rustiger. Sinds het weer wat drukker is, wordt er elke week vergaderd. Dhr. Ovaa vraagt of het bestuur in het begin toen het nog niet lekker liep niet met elkaar ging eten en vergaderen. Dhr. Vroom antwoordt dat het er op neer kwam dat niet iedereen in z n ritme zat, er was een bestuursfunctie en ze moesten nog kijken wanneer ze daarmee aan de slag gingen. Dhr. Vroom kon daar nog niet zo goed mee omgaan. Nu zijn er regels, zoals het controleren van de MOL voor een bepaalde tijd. Dhr. Ovaa zegt dat het gedwongen klinkt, in zijn jaar zijn ze in het bestuursjaar gerollen, hij vraagt of dat bij het bestuur niet zo is. Mej. Hennink zegt dat ze in eerste instantie hun eigen taak het belangrijkst vonden en er niet zo als team werd gewerkt. Dhr. van Workum vraagt zich af hoe Dhr. Vroom als voorzitter de andere bestuursleden controleert. Bij de Eurekaweek ging het wel gemakkelijk, maar bijvoorbeeld de rectificatie getuigd van gemakzucht. Dhr. van Workum merkt ook door contact met Dhr. van Heemst dat Dhr. van Heemst veel behoefte heeft aan sturing. Hij vraagt in welke mate Dhr. Vroom dat als voorzitter in deze periode heeft gedaan en hoe hij dat verder wil doen. Dhr. Vroom antwoordt dat hij dit in het begin niet goed heeft gedaan, hij heeft wel geprobeerd op de hoogte te zijn bij wat er speelt bij andere bestuursleden. Vanaf december is het naar zijn gevoel veel beter gedaan, hij heeft vaker gecontroleerd. Hij heeft ook vaker met bestuursleden overlegd als hen iets opviel van Dhr. van Heemst moest doen en daarna Dhr. van Heemst daarover aangesproken. Het lijkt Dhr. Vroom verstandig om dit de komende tijd voort te zetten. Dhr. van Heemst krijgt het woord. Hij vertelt dat het binnen het bestuur in het begin met minder liep, maar naar buiten gebeurde alles wel. Hij miste wel de leiding van Dhr. Vroom maar hij controleert nu meer. Dhr. van Heemst vertelt dat ze van plan zijn deze lijn voort te zetten en er nog een knallend jaar van te maken. Hij heeft het gevoel dat het nu beter loopt. Dhr. Kock vertelt dat het intern eerst vooral ging om hun eigen functie en de communicatie verliep niet goed. Maar in de loop van de maanden werden ze er beter in. Dhr. Vroom ging meer sturen en de communicatie binnen het bestuur is beter geworden, ze hebben elkaar meer geholpen. Dhr. Ingen Housz vraagt zich af of Dhr. Vroom actief naar de bestuursleden toe gaat of hij kan helpen. Dhr. Vroom antwoordt dat hij naar de dingen waar de bestuursleden mee bezig zijn vraagt, bijvoorbeeld of het goed gaat. Op het moment dat er vragen zijn laat hij ze naar hem toe komen. Hij herinnert zijn bestuursleden wel aan wat ze nog moeten doen, daarin is hij pro actief. Dhr. Ingen Housz vraagt of Dhr. Vroom zijn bestuursleden echt helpt. Dhr. Vroom antwoordt van wel als ze dat nodig hebben. Mej. Vliegenthart vraagt hoe het zit met de functie van controleren. Dhr.

8 Vroom antwoordt dat hij daarover net ook had gesproken, het ging niet zo goed tot en met december, maar het is nu wel verbeterd. Hij zegt dat er altijd wel ergens fouten zijn, maar hij probeert zo goed mogelijk te controleren, de notulen heeft hij nagelaten en dat was een fout van hem. Mej. Vliegenthart zegt dat ze soms vroeg hoeveel een activiteit kostte en dat ze dan werd doorgestuurd naar een ander bestuurslid. Ze vindt dat dit moet worden besproken tijdens vergaderingen en dat elk bestuurslid dat hoort te weten. Ze zegt dat de bestuursleden niet elk ding over de subsidies hoeven te weten, maar wel alles waar leden naar kunnen vragen. Ze is blij dat het verbeterd is en dat het komende halfjaar nog steeds zo blijft. Dhr. Loos vraagt zich af waardoor het beter is gegaan. Dhr. Vroom antwoordt dat ze daar vergaderingen over hebben gehad en tegenover elkaar hebben gezeten en elkaar geëvalueerd hebben over de eerste periode. Ook heeft de input van de BAC geholpen en hun voorgelegde punten waar we wat mee konden doen. Dhr. den Uijl vraagt zich af hoe vaak Dhr. Vroom een begroting van Dhr. van Heemst heeft gezien en ontvangen. Dhr. Vroom antwoordt dat hij de laatste tijd wel de begroting heeft gezien, maar vaak sproken ze over punten uit de begroting en niet de hele begroting. Mej. Piersma vraagt hoe vaak Dhr. Vroom de hele begroting van Dhr. van Heemst heeft gezien het afgelopen halfjaar. Dhr. Vroom antwoordt 3 of 4 keer, sinds februari. Mej. Poelstra heeft een andere vraag. Tijdens de Wisselings ALV had Dhr. Vroom nog geen succesvolle openingszin. Hij heeft nu wel een vrouw aan de haak geslagen, ze wil weten of hij nu wel een openingszin heeft. Dhr. Vroom zegt dat er niets is veranderd. Dhr. Ovaa vraagt of hij nog tips heeft. Dhr. Vroom antwoordt dat hij erg gelukkig is en niet van plan Mej. Bruggeling te dumpen. Mej. Goosen komt binnen. De vergadering wordt om geschorst en om heropend 8b. Verslag Penningmeester Dhr. de Vries heeft de proefdrukken van de bestuursdassen neergelegd, in de schorsing mag daar naar worden gekeken. Dhr. van Heemst vertelt dat hij de nieuwe penningmeester werd en dat vind hij heel mooi. Samen met Dhr. de Vries heeft hij gekeken hoe alles moet worden geboekt in Davilex. Toen het nieuwe boekjaar begon kwam alles met grote druk achter elkaar. Dhr. de Vries moest zelf zijn jaar nog afsluiten, dus Dhr. van Heemst kreeg later pas Davilex. Daarna moest hij nog een afspraak maken met Dhr. de Vries om te kijken of hij alles goed deed, dit duurde erg lang en daardoor heeft hij ook laat wat aan de KasCo laten weten. Dhr. van Heemst heeft ook niet zelf verteld hoe het ging en pas in december vertelt dat het niet goed ging met zijn vader. In januari had hij een afspraak om alles weer op de rails te krijgen en hij vindt het fijn dat de KasCo hem steunt. Hij had eerder met de KasCo moeten afspreken, maar is heel bij dat het nu gebeurd is. Hij doet nu beter zijn best, maar ze hebben pech gehad dat de Rabobank de rekening heeft geblokkeerd, omdat maar 1 bestuurslid zich had geïdentificeerd. Door Pasen kon pas na Pasen de rekening weer open worden gezet en daardoor is de incasso niet gelukt. Mej. Piersma zegt dat Dhr. van Heemst vertelt dat er afspraken zijn gemaakt tussen hem en de KasCo, heeft hij zich daar ook aan gehouden. Dhr. den Uijl stelt voor om vragen over de penningmeester na het verslag van de KasCo te stellen. Mej. Vliegenthart vraagt waarom de Rabobank er pas zo laat mee kwam dat maar 1 bestuurslid zich had geïdentificeerd. Dhr. van Heemst

9 weet het ook niet, hij had een voic maar luistert die nooit af. Later heeft hij contact opgenomen en toen hoorde hij het van de Rabobank. Dhr. Vroom zegt dat er een mail was van de Rabobank maar dat die op een gegeven moment onderaan de lijst was gekomen, hij had nooit meer van Dhr. van Heemst gehoord dat het nog moest gebeuren. Dhr. van Heemst heeft wel goed gehandeld toen hij het hoorde en toen gelijk Dhr. Vroom gebeld. Daarna heeft hij Mej. Bouchier gebeld en die is toen naar de bank gegaan. Mej. Vliegenthart vraagt hoeveel mensen en nu zijn ingeschreven bij de bank. Het antwoord is 2. Dhr. Ingen Housz vraagt zich al hoeveel mensen bij de KvK zijn ingeschreven. Het antwoord is 3, Mej. Bouchier, Dhr. Vroom en Dhr. van Heemst. Er wordt verder gegaan met het financieel verslag. Dhr. van Heemst begin met de activiteiten in de Eurekaweek, daar wordt subsidie voor aangevraagd maar pas aan het eind van het jaar gekregen. Er zijn kosten gemaakt voor benzine, flyers, de snelheidsmeter etc. Dhr. Loos vraagt of de subsidies nog zijn aangevraagd. Dhr. van Heemst antwoordt dat ze voorlopig zijn aangevraagd en eind juli worden ze definitief aangevraagd. De totale kosten van de Eurekaweek zijn 605,34, de totale opbrengsten van het ledenweekend zijn 2370,-. Er is hier niet gespecificeerd hoeveel leden er waren, want er waren ook leden die maar een dag of avond kwamen. Het verblijf was redelijk duur, daarnaast waren er kosten voor boodschappen, activiteiten en het busje. Bij het hockeyfeest waren 99 leden, dit was meer dan verwacht. De kosten waren 2 keer 10,- voor 2 meter bier. Dhr. van Heemst gaat verder met de overige activiteiten. De opbrengst van de verhuur van het pak is 30.- en niet 35,-. Tijdens het gala was het aantal deelnemers aan het feest 102 en voor het diner 96. De getallen 102 en 103 bij feest slaat op dat een zakje muntjes kwijt is geraakt, er is daar 15, extra op bij gelegd. Mej. Piersma zegt dat de activiteit Sinterklaas meer heeft opgebracht dan gekocht, ze vraagt of daar specifiek voor is gekozen. Dhr. van Heemst antwoordt dat er niet voor is gekozen, er is weinig geconsumeerd. Dhr. Ovaa zegt dat het gala resultaat - 500,- is en het feest + 500,-, hij vraagt of dat met elkaar wordt verwerkt. Dhr. van Heemst zegt dat die niets met elkaar te maken hebben. Dhr. van Heemst zegt dat bij hockeyfeesten het geld van de entree wordt gehouden, er wordt op zo n feest verdiend. Daar staat tegenover dat de mensen goedkoop bier krijgen en een welkomstdrankje. Dit jaar waren er geen flyers, die zouden geen extra gasten opleveren, maar de kosten zouden voor de vereniging zelf zijn. Dhr. Ingen Housz zegt dat er nog een feest aankomt, hij stelt voor om nog iets meer prijzen te geven. Dhr. van Heemst is van mening dat die opbrengsten niet zo erg zijn, die 5,- betalen mensen graag. Het bestuur heeft er wel over nagedacht om waarschijnlijk het komende feest nog een extra drankje aan te bieden. Mej. Piersma zegt dat bij sfeerhoreca over het algemeen een biertje 2,50 kost, tijdens het feest is het voor 2,-. Dan moeten we minimaal 11 biertjes worden gedronken om het eruit te krijgen. Mej. Hennink zegt dat sfeerhoreca geen lagere prijzen meer aanbiedt dan 2,-, we hebben als bestuur er voor gekozen om wat extra te geven. Dhr. Ovaa vraagt of dat vanaf aankomend hockeyfeest is. Mej. Hennink antwoordt van wel, het blijft 5,-, maar er komt een drankje voor terug. Waarschijnlijk een muntje waar een drankje voor gekocht kan worden. Dhr. Ovaa vraagt wat als de kaartjes 2,50 worden. Dhr. van Heemst zegt dat het niets uitmaakt. Dhr. Vroom zegt dat als er een muntje bij komt het 2,- bespaart en is het kaartje 3,- waard. Dhr. Ingen Housz zegt dat het moeilijk is om het bedrag nu te veranderen, het feest is volgende week al. Mej. Hennink vraagt of ze niet komen als het kaartje 5,- kost. Mej. Poelstra zegt dat er extra moet worden gepromoot dat er een drankje bij komt.

10 Er wordt verder gegaan met het verslag. Bij het oud besturen diner waren 17 mensen. De subsidies worden toegelicht, er waren een flink aantal nieuwe leden dus de eerstejaarssubsidie is omhoog gegaan. Meer dan in begroot. Er is slecht nieuws van Erasmus Sport, de vrijwilligersvergoeding is vervallen. Die moet nu zelf worden betaald, daar is ruimte voor gemaakt. Dhr. Ovaa vraagt of de eerstejaars subsidie vanuit de Erasmus Universiteit is. Dhr. van Heemst antwoordt dat dit klopt, het is niet vanuit de gemeente. Dhr. Loos zegt dat er altijd 2 trainers zijn aan het eind van het jaar, hij vraagt of dat ook geld voor het nieuwe bestuur. Dhr. van Heemst zegt dat er volgend jaar in het begin 4 trainers komen. Mej. Piersma heeft vernomen dat niet goed is gekeken hoe vaak de trainers training hebben gegeven. Dhr. van Heemst zegt dat dit klopt, eerst was er een lijst zonder de open avonden, nu is er een lijst met de open avonden en dat staat nog op zijn to do lijst. Vandaag was er een storing bij de Rabobank dus was het niet gelukt. Mej. Piersma heeft een vraag over de incasso s, vorig jaar zijn de hockeyfeesten meteen contant betaald zodat er geen incasso nodig was. Dit is het afgelopen hockeyfeest niet gedaan, er was toen geen reden waarom dat niet zo is gegaan. Ze vraagt of er voor aankomend hockeyfeest wel een reden is om niet contant te betalen. Dhr. van Heemst antwoordt van wel, er is een nieuwe incasso contract afgesloten. Mej. Piersma vraagt hoe het komt dat er zo laat is geïncasseerd voor bijvoorbeeld het teamcaptainsetentje. Dhr. van Heemst zegt dat het zijn fout was, in het begin heeft hij het laten liggen. Daarna kwamen er veel incasso s en niet alles kon in een maand. Hij heeft besloten eerst de grote bedragen te innen en daarna de andere bedragen. Mej. Piersma zegt dat in de MOL staat dat deze vrijdag wordt geïncasseerd, maar dan eigenlijk pas 2 weken later. Dhr. van Heemst zegt dat hij het is vergeten, het is zijn fout en hij wil zijn excuses aanbieden. Mej. Piersma wil dan in de MOL zien dat het niet gelukt is en de datum waarop het wel wordt geïncasseerd. Mej. Vliegenthart vraagt of aan het begin het trainen met 4 trainers op 2 velden was. Dhr. van Heemst antwoordt dat dat op 1 veld was. Dhr. Ingen Housz vraagt of er nog genoeg incasso's over zijn om alle bedragen te incasseren. Dhr. van Heemst zegt dat het wel gaat lukken, er zijn nog een paar kleine bedragen en hij gaat die mensen zelf benaderen om het zelf over te maken. De begroting wordt doorgelopen op pagina 4. De contributie is iets lager, er moet nog van 3 leden 43,50 worden geïncasseerd. Mej. Piersma vraagt of tussen de begroting en de aanpassing de 3 leden er niet in voorkomen. Dhr. van Heemst zegt dat dit klopt. De begroting is op 5 halve leden begroot en niet op 3. Dhr. Ingen Housz vraagt zich af of er een paar zure leden zijn die niet betalen. Dhr. van Heemst zegt van niet, er zijn een paar leden waarvan het terug gevorderd is die niet genoeg geld op hen rekening hadden staan. De veldhuur is 1/3 gerealiseerd, want er zijn 2 facturen binnen gekregen en een derde is gestuurd naar Erasmus Sport. Het teamvormingsetentje staat nog open bij een paar leden, de incasso is bij die personen niet gelukt. Het ledenweekend en gala zijn helemaal binnen. Het ledenweekend lijkt op de begroting, het gala is enorm gestegen. De bijdragen voor het toernooi van de deelnemers is nog niet binnen, de verwachting is om 30,- per persoon te innen en geen tent vanuit Never Less te nemen. Mej. Piersma zegt dat er veel kosten is gemaakt voor de notaris, volgend jaar valt er 3000,- of meer vrij. Ze vraagt waarom en niet veel meer afgesnoept kan worden van de 3000,-. Dhr. van Heemst zegt dat het nu nog niet is vrijgevallen dus het kan nog niet besteed worden. Het is niet de bedoeling om verlies te draaien. Mej. Piersma zegt dat er de komende 4 jaren verlies moet worden gedraaid. Dhr. van Heemst zegt dat er nog kan worden gekeken naar een tent, voorlopig heeft HC Breda nog geen kosten g d. Dhr. Loos zegt dat voor zover hij weet dat van de mensen die in de tent slapen

11 ook een bijdrage wordt gevraagd. Dhr. de Vries zegt dat de kosten voor de 400,- waren en die werden niet gedekt. Dhr. de Vries oppert om bij de inschrijving voor het toernooi te vragen of de leden in een Never Less tent willen slapen. Het bezoek naar Antwerpen is uit de begroting, dit jaar is er geen plan meer om te gaan, maar komt er een hockeyclinic. Er was wel contact vanuit Utrecht, maar de clinic staat al vast dus dat is niet meer mogelijk. Voor de clinic krijgt de vereniging subsidie van Erasmus Sport van 500,-. De vereniging legt evenveel bij als bij Antwerpen. Dhr. Loos vraagt waar de opbrengsten van de hockeyclinic vandaan komen. Dhr. van Heemst antwoordt dat dat de subsidie van Erasmus Sport is. Sommige teamcaptains hadden problemen met het innen van teampolo s, Dhr. van Heemst neemt het nu op zichzelf. Het is het plan om dit probleem voor volgend jaar te voorkomen, er staat nergens geschreven dat ze hiervoor moeten betalen. Nieuwe leden weten het niet en ineens moeten ze ervoor betalen. Mej. Piersma vraagt in welke termijn het zo snel mogelijk opgelost kan zijn. Dhr. van Heemst antwoordt dat het voor 1 mei geregeld zou moeten zijn. Dhr. Ingen Housz vraagt wanneer deze begroting is goedgekeurd. Dhr. van Heemst antwoordt dat deze van 2 april is. Dhr. den Uijl zegt dat de KasCo de begrotingen vanaf eind maart heeft bekeken maar ze hebben niets goedgekeurd. Dat doen ze niet voor de Halfjaarlijkse ALV maar voor de Wisselings ALV, ze kijken alleen of alles volgens de regels gaat. Dhr. Ingen Housz wil wel dat de KasCo het eens is met de bedragen die op de begroting staan. Dhr. den Uijl zegt dat ze als KasCo zo een mooi verslag hebben. Voor de Never Less trui is het idee om volgende week te kijken hoeveel mensen een trui willen. Mej. Piersma vraagt om welke trui het gaat. Dhr. van Heemst antwoordt om dezelfde als vorig jaar, ook dezelfde drukker. Zijn weten al hoe ze eruit gaan zien, dat is makkelijker. Mej. Poelstra wil alvast een berichtje op Facebook en in de MOL dat de leden al weten dat ze die kunnen kopen. Mej. Vliegenthart vraagt wanneer het bestuur die trui uitgeeft. Het streven is voor het hockeytoernooi, maar het ligt ook aan de drukker. Van de Fysio is 300,- gekregen en van Villa Kakelbont 300/ 400,-, dit zijn sponsor inkomsten. Er is nog 70,- van Husk en Interim Resources, dit deel van de begroting zal wel gaan lukken. Mej. Piersma vraagt naar een concreet sponsorplan, want het contact is niet goed, dit was bij de beleidsreden van de Wisselings ALV gezegd. Mej. Hennink zegt dat er met de Fysio is gepraat over hoe het gaat, dat willen we in het sponsorplan zetten. Dit plan is er nog niet. Dhr. van Heemst gaat verder. De Vrienden van Never Less inkomsten zijn nog niet gerealiseerd, deze worden eind deze maand geïncasseerd. De Vrienden van Never Less hebben daar een over gehad. Alleen Dhr. de Ruiter is bij Vrienden van Never Less gekomen dit jaar. De sportpassen zijn nog niet geïnd maar al wel betaald. De bedoeling was om in januari te innen, maar dat was toen blijven liggen. Het idee was om afgelopen vrijdag te innen, maar toen was de rekening dicht. Dhr. van Heemst heeft zijn best gedaan om het voor de ALV te regelen maar het is niet gelukt. Dhr. Ovaa vraagt of dit over 15 leden á 100,- gaat. Dhr. Loos vraagt of het zonder problemen geïnd gaat worden. Dhr. van Heemst zegt dat de leden op de hoogte zijn gebracht en dat het na de studiefinanciering wordt afgeschreven. Dhr. Ingen Housz vraagt of het wat handiger is om na de studiefinanciering af te schrijven, want hij heeft geen studiefinanciering meer. Hij vraagt of het actieve leden zijn. Dhr. van Heemst antwoordt grotendeels wel. Mej. Piersma zegt dat er een aantal leden uitgeschreven zijn na 31 oktober, maar voor bericht dat ze een sportpas moeten hebben. Ze vraagt hoe het bestuur daar mee om is gegaan. Dhr. van Heemst zegt dat Mej. van de Ven tegen ons

12 zei dat ze ging stoppen. Mej. Piersma zegt dat het misschien een idee is dat het bestuur tegen de teamcaptain zegt dat iemand gaat stoppen. Dat is een idee. Mej. Goosen vraagt zich af of de sportpas voor een heel jaar geld. Dhr. Vroom zegt dat het in principe de bedoeling is dat een lid de sportpas voor een jaar koopt. Het is voor ons niet te controleren dat het ergens staat. Dhr. van Heemst zegt dat er wel een pas voor een halfjaar mag worden gekocht, als er daarna weer een halfjaar pas wordt gekocht. Mej. Hennink zegt dat het wordt aangeraden dat een lid in ieder geval iets koopt, het mag ook een halfjaar pas zijn. Mej. Vliegenthart wil weten wanneer Erasmus Sport gaat controleren. Mej. Hennink antwoordt dat ze in november een keer hebben gecontroleerd, daarna zal het waarschijnlijk niet meer gebeuren. Als er nu nog een controle komt dan zijn de leden zelf verantwoordelijk. Het bestuur zal het doorspelen als er opnieuw een controle komt. Er wordt verder gegaan met de begroting, nu de kosten. Er is een nieuwe Kliko aangeschaft en nieuwe sloten. Dhr. Ingen Housz vraagt waarom Dhr. van Heemst volgend jaar wil stoppen met de website van The Hockey Factory. Hij antwoordt dat er niet veel mensen op de site kijken en de trainingen kunnen van de site worden gehaald en op dropbox worden gezet. Dhr. Ingen Housz vraagt of het contract al is opgezegd. Dhr. van Heemst antwoordt nog niet. Hij gaat verder naar de veldhuur, daarvan is 2/3 betaald, de laatste derde factuur komt binnenkort. Dit jaar was er een extra veld, de helft daarvan is betaald, de andere helft komt deze periode. In de competitiekosten zitten de prijzen en het aanvullen van de verbanddoos en koelspray s. Voor de teampolo s was er een goede deal bij This Way en ze waren relatief goedkoop. Om de kosten te drukken is de enige mogelijkheid om alleen de teamnaam erop te zetten zonder logo en persoonlijke bijnamen. De bestuursonkosten zijn redelijk, dat is een toner voor de printer. De kosten van de internetsite zijn nu lager, want er is nu geen nieuwe. De Never Less trui moet nog worden gespecificeerd aan de hand van hoeveel leden het willen. Dhr. Ingen Housz vraagt of de boete van Dhr. den Uijl in de kosten van de ALV zit. Dat moet apart vermeld worden. De boete moet los ervan, dat mag wettelijk niet erbij. Voor het toernooi zijn er kosten voor de aanbetaling gemaakt. Mej. Piersma vraagt of in het vervolg de inkomsten en uitgaven naast elkaar gelegd kan worden. Dhr. van Heemst vindt dit goed. De kosten van de hockeyfeesten zijn voor het bier. In de overige activiteiten zitten Sinterklaas en het teamcaptainsetentje. Volgende week moet bij de borrel een pilsje minder worden gedronken, anders komt het bedrag boven de begroting. Voor de hockeyclinic zijn flyers besteld om nieuwe leden te werven, dat is de 100,- van de overige kosten. De voorzieningen moeten nog worden ingeboekt. Over het eindejaarspresentje wordt nog nagedacht. Voor de bestuursopdracht zijn er kaarten en postzegels gekocht, het overige geld is voor de sportiviteitsprijs, daar is 94,50 voor vrijgemaakt. De betaalde sportpassen moet nog geïnd worden. Mej. Piersma zegt dat dotatie lustrumvoorziening eerst 500,- was en daarna is daar 750,- van gemaakt. In het lustrumjaar is er veel overgebleven op de begroting, ze vraagt waarom het nog steeds 750,- is. Dhr. van Heemst zegt dat er nu 2000,- in totaal voor staat, het wordt dan 3750,- en dat is wel nodig. Het is aan de lustrumcommissie om te bepalen wat ze ermee gaan doen. Tot nu toe is er geen reden om de 750,- naar beneden te boeken. Er wordt gediscussieerd over de 750,- om die naar beneden te doen. Op het vorige lustrum is er winst gemaakt, toen waren er veel kleine activiteiten. Nu kan het worden gebruikt voor grote dingen. Mej. Piersma vraagt of het bestuur al heeft nagedacht over een lustrumcommissie. Dhr. Vroom antwoordt dat ze daar nog niet over hebben nagedacht, maar dat is wel de planning voor het komende halfjaar.

13 Er wordt verder gegaan naar de toelichting. De hele veldhuur zal in de komende jaren wel door Erasmus Sport vergoedt worden. Mej. Piersma zegt dat er een winst is van 28,18 maar dat er is afgesproken om verlies te maken. Dit is een vraag aan de penningmeester en de KasCo. Dhr. den Uijl zegt dat de penningmeester beslissingen maakt en dat de KasCo controleert, ze geven wel adviezen en ze vinden een winst van 1% van de begroting heel mooi. Er kan nu wat meer worden gegeven aan de leden. Mej. Piersma vraagt waarom de penningmeester nu heeft gekozen voor winst terwijl een verlies is afgesproken. Dhr. van Heemst wist dit niet, hij neemt het in zijn achterhoofd mee. Mej. Piersma zegt dat een verlies van honderd tot een paar honderd euro is afgesproken. Dhr. Ingen Housz denkt dat verlies draaien wel mooi is, maar er moet wel effectief met het geld omgegaan worden. Dhr. van Heemst ziet nog genoeg opties, zoals het bijleggen op de Never Less trui. Dhr. Loos vraagt waarom het extra veld nu niet door Erasmus Sport wordt betaald maar wel in de volgende jaren. Dhr. Vroom heeft tijdens een eerder gesprek puur om geld gepraat, toen heeft Erasmus Sport gezegd dat ze wel genoeg betaalden. Onlangs is er weer een gesprek geweest en toen hebben ze gezegd dat ze de verhouding willen rechttrekken. Never Less levert Erasmus Sport geld op door middel van de sportpassen, zij betalen faciliteiten voor de vereniging zoals de veldhuur en die verhouding willen ze rechttrekken. Voorwaarde is wel dat iedereen een sportpas moet hebben. Dhr. van Heemst gaat verder met de teampolo s, begin dit jaar heeft hij samen met Dhr. de Vries overlegd om het teamvormingsetentje goedkoper te maken, maar uiteindelijk is dat verkeerd uitgepakt want er was geld nodig voor een extra veld. Hierdoor is er 5,- per teampolo bijgekomen. Het innen verliep moeizaam bij sommige teamcaptains en daarom staat het nog open. Het debiteurensaldo is te hoog, het is een speerpunt om dit op orde te krijgen. Dhr. Ingen Housz vraagt hoe hoog de debiteuren en crediteuren stand is. De debiteuren staan op iets van 1900,-, waarvan 1500,- sportpassen. De crediteuren staan op 0,-. De debiteuren gaan over 20/30 leden. Mej. Piersma vraagt waarom er bij credit staat. Dat is een typefout. Te ontvangen posten zijn de subsidies van Erasmus Sport. Het eigen vermogen is ,- en daar komt 3300,- bij vanwege wat we definitief niet meer hoeven te betalen. Dat gaat om het veld bij HC Rotterdam. Dhr. Ingen Housz zegt dat bij de voorziening oninbaar Dhr. van Heemst zegt dat het wettelijk verplicht is om zo n voorziening te hebben, er is niks aan toegevoegd. Mej. Piersma vraagt waarom het lustrum niet is verhoogd. Dhr. van Heemst zegt dat je dat als laatste doet. Dhr. den Uijl zegt dat het nu na uur is en het stil moet zijn. De vergadering wordt om geschorst en om 0.07 heropend 560 Mej. Mooijman, Mej. Gommers en Mej. Balhuizen verlaten de ALV. Dhr. Ingen Housz vraagt of Dhr. van Heemst bereid is om het kuikenpak wellicht een keer aan te doen. Dhr. van Heemst antwoordt dat hij verwacht dat het een keer aangetrokken wordt Verslag Kascommissie De KasCo komt naar voren. Dhr. de Vries en Dhr. van Workum sluiten zich aan bij Dhr. den Uijl en als aanvulling nodig is zullen zij bij springen.

14 Waarde bestuur en leden van Never Less, Hierbij presenteert de Kascommissie haar verslag voor de HALV. Het verslag is opgedeeld in 3 delen, te weten: Voortgang van afgelopen half jaar tot aan de fysieke controle voor de ALV, Fysieke controle voor de ALV en verwachte voortgang in het komende half jaar. o Voorgang van afgelopen half jaar. In het afgelopen half jaar heeft de communicatie en samenwerking met de penningmeester zijn pieken en dalen gekend. Tot aan januari heeft de Kascommissie weinig tot geen feedback gekregen van de penningmeester, er zijn geen bestanden opgestuurd of vooruitgang gemeld. Hierdoor wist de Kascommissie niet wat er aan de hand was, en werd de Kascommissie (wel, dan niet opzettelijk) buiten spel gezet. Om het tij te keren hebben wij een vergadering verzocht met de penningmeester, dit is gebeurd in januari. In deze vergadering zijn we achter de redenen gekomen van het gebrek aan communicatie. Deze waren onder andere persoonlijk alswel een verkeerde interpretatie van de invulling van de Kascommissie. De heer van Heemst had ten onrechte de indruk dat de Kascommissie voornamelijk de intentie had om hem te bekritiseren op mogelijke fouten, terwijl wij de heer van Heemst juist wilde helpen bij het invullen van zijn functie. In het gesprek wat wij toen hadden is dit verschil duidelijk gemaakt en was er zeker een opluchting merkbaar bij zowel de Kascommissie als de penningmeester. Verder bleek dat de heer van Heemst niet erg ver was met de boekhouding, onder andere door bankproblemen. Hier is advies op gegeven en dit zou worden opgepakt door de penningmeester. In deze vergadering is ook besloten dat de bestanden de eerste vrijdag van de maand gestuurd moeten worden en er een extra mail 2 weken daarna moet komen met de vooruitgang van de maand. Verder zijn de communicatie kanalen vergroot. Na deze vergadering ging het contact merkbaar sneller en soepeler, wij waren hier ook zeer blij mee. Ook wordt de boekhouding veel beter bijgehouden en lijkt de penningmeester langzaamaan weer bovenop Maar de deadlines worden nog te vaak gemist en de 2 de mail wordt maar weinig tot niet gestuurd. Dhr. Ingen Housz vraagt of Dhr. van Heemst dacht dat de KasCo er was om hem te bekritiseren. Dhr. van Heemst antwoordt dat het een beetje een verkeerd idee was, maar hij was niet bang voor ze en hij is blij dat ze helpen. Dhr. Ingen Housz vroeg zich af of hij een andere indruk heeft van de BAC. Dhr. van Heemst antwoordt van niet, de BAC is er om adviezen te geven. Dhr. Ingen Housz vraagt waarom er niet eerder een Whatsapp groep is aangemaakt. Dhr. den Uijl zegt dat er geen communicatie was tussen de penningmeester en de KasCo, er waren alleen sporadisch gesprekken op het veld over hoe het gaat. Het is nu verbeterd. Dhr. Ingen Housz vindt dit positief. Mej. Vliegenthart wil graag weten hoe het kan dat de KasCo voor een half jaar niet wist hoe het er voor stond. Dhr. van Heemst vertelt dat er na de Wisselings ALV wel contact is geweest met Dhr. de Vries, maar hij heeft dit niet altijd gedeeld met de KasCo. Dhr. van Heemst vroeg veel aan Dhr. de Vries en niet aan de KasCo in het algemeen en Davilex werkte pas laat in november. In december ging het niet zo goed, hij had wel contact op moeten nemen, maar dat schoof hij steeds verder voor zich uit. Mej. Vliegenthart is blij dat het nu wel goed gaat. Ze vindt wel dat daarvoor alles op tijd moet worden ingeleverd en dat de KasCo verantwoordelijkheid heeft over hoe het ervoor staat. Dhr. de Vries zegt dat tijdens de aller

15 eerste maanden door omstandigheden niet alles lukte. Er was tijd nodig tot alles draaide en op orde was en daarna werd er gekeken naar hoe het gaat. In de eerste paar maanden zijn er zoveel activiteiten, dat het nog moet lopen en daarna worden verdere zaken opgepakt. Het klopt dat het overeenkomt dat het een paar maanden duurt. Dhr. den Uijl zegt dat het bestuur in oktober is gewisseld dus het is niet raar, in november hebben ze het wat laten gaan en in december is er wel contact gezocht. toen kwamen de persoonlijke problemen naar boven. In januari was er weer niets en toen is er een vergadering ingelast. Mej. Vliegenthart is nieuwsgierig naar de doorspeling van Dhr. de Vries van informatie naar de KasCo en hoe het binnen de KasCo ging. Dhr. de Vries antwoordt dat hij met Dhr. van Heemst contact heeft gehad over hoe alles werkt, over Davilex en het inboeken. Hij heeft niet inhoudelijk naar de cijfers gekeken. Hij heeft met de KasCo niet inhoudelijk over de cijfers gesproken Dhr. den Uijl zegt dat hij en Dhr. van Workum in november er achter zijn gekomen dat dit was gebeurd en daarna hebben ze het opgepakt en een Whatsapp groep aangemaakt. Deze groep en de mail worden nu goed gebruikt. Sinds november is er volledig open communicatie. Mej. Piersma wil van Dhr. Vroom een knikje zien als hij iemand heeft gezien die een hand heeft opgestoken. Ze vindt dat de penningmeester het zelf moet laten weten aan de KasCo als Davilex niet werkt en niet via de oude penningmeester. Dhr. den Uijl zegt dat er sinds half januari een zeer actieve Whatsapp groep is en een goede mailinglijst en er is niet meer 1 op 1 contact geweest zonder dat de rest er niks van wist. De problemen zijn opgelost. Dhr. van Heemst zegt dat de miscommunicatie zijn fout was en niet die van de KasCo. Mej. Piersma vraagt of Dhr. van Heemst als hij zijn functie zal overgeven dit duidelijk maakt aan de nieuwe penningmeester. Dat gaat hij doen. Er wordt verder gegaan met het halfjaarlijks verslag van de KasCo. o Fysieke controle voor de ALV Wij hebben de fysieke controle gehouden op 27 maart Bij de controle hebben we het financiële beleid van het afgelopen half jaar besproken, de planning voor het komende half jaar en natuurlijk de boeken gecontroleerd. Wij hebben het gevoel dat er in het afgelopen half jaar een prima financieel beleid is gevoerd, wel is het erg belangrijk dat er ook daadwerkelijk wordt geint. Er staan op het moment van schrijven nog veel debiteuren open, dit baart ons enige zorgen. Dit moet in de komende maand worden opgelost. In de planning voor het komende half jaar staan nog een paar grote evenementen gepland, maar de meeste grote uitgaven zijn op het moment al gedaan Er is naar ons idee goed nagedacht over de inkomsten en uitgaven voor deze evenementen, dus daar maken we ons geen zorgen over. Bij het controleren van de boeken hebben we nog wel enige discrepanties gevonden tussen wat er is geboekt in Davilex en wat de bonnetjes zeggen. We zijn erachter gekomen waar de foutjes in zaten en deze zullen zijn opgelost binnenkort, toch zijn dit slordigheden die wij erg jammer vinden. De penningmeester moet wat nauwkeuriger gaan werken en zijn werk dubbel checken. Aangezien het kleine foutjes waren, maken we ons er niet heel veel zorgen over. Toch is het iets wat in het achterhoofd moet worden gehouden.

16 Het eten was lekker, Het voorgerecht was een lekkere soep met stokbrood. Het hoofdgerecht bestond uit een mix van sperziebonen, vlees en andere groentes. Het nagerecht was vla met slagroom, al was de slagroom een beetje dood. We kijken met smart uit naar de WALV. o Verwachte vooruitgang komende half jaar Wij verwachten een prima komend half jaar, waar we niet veel obstakels zien. We willen wel graag zien dat de deadlines strakker worden aangehouden en we nog iets beter op de hoogte worden gehouden over de vooruitgang. Wel zien wij een grote uitdaging omtrent de nieuwe manier van contributie innen, waar de prijs van de sportkaart al in zit. Voornamelijk de communicatie naar leden wordt van groot belang, het wijzen op de voordelen is van cruciaal belang. Verder is het een overgangsjaar qua de contributie en dat zorgt altijd voor probleempjes die niet voorzien waren. Anders dan dat wensen wij de penningmeester, het bestuur en natuurlijk alle leden een mooi en sportief komend half jaar toe Met vriendelijke groet, Kascommissie René den Uijl Daan de Vries Timo van Workum Dhr. ingen houzs vraagt wat Dhr. van Heemst vindt van de KasCo. Dhr. van Heemst antwoordt dat hij de KasCo geweldige jongens vindt. Hij vindt ze steeds leuker, ze zijn goed bezig en doen goed hun werk. Soms krijgt hij van alle 3 een reactie en ze zijn het onderling met elkaar eens. Ze bespreken het echt en voeren de controle goed uit. Dhr. Ingen Housz vraagt hoe het verschil met de bonnetjes precies kwam. Dhr. van Heemst zegt dat er een paar bonnetjes zijn ingeleverd waar naast Never Less spullen ook privé is gekocht en hij heeft het totale bedrag overgemaakt. Mej. Bouchier en Mej. Hennink hebben die teruggestort. Dhr. Ingen Housz zegt dat een bezit van de vereniging, het KasCo drankspel, in het bezit is van Dhr. Ruiter. Hij vraagt hoe de KasCo dat terug gaat krijgen. Dhr. den Uijl wist niet dat het van de vereniging was, hij gaat contact opnemen met Dhr. de Ruiter om het spel terug te krijgen. Dhr. Vroom bedankt de KasCo voor het verslag. 10. Verslag bestuur a. Verslag Secretaris Mej. Bouchier leest haar halfjaarlijks verslag op. Het percentage van de leden dat de MOL leest blijft nog steeds rond de 60% hangen. Soms wat meer en soms wat minder. Ik denk dat er niet veel aan te veranderen is om dit percentage hoger te krijgen. Dhr. Vroom heeft een aantal keer in zijn praatje voor de hockey gezegd om voor verdere informatie de MOL te lezen. Om het percentage wellicht nog wat hoger te krijgen kan Dhr. Vroom de MOL vaker in zijn praatje de MOL vermelden. Dat de leden in de MOL altijd kunnen lezen wat er op het moment speelt en wat er op de agenda staat.

17 We hebben in dit jaar tot nu toe 96 aanmeldingen gehad en 72 afmeldingen. De totale ledenlijst staat nu op 175 leden. Ten opzichte van het aantal leden van vorig jaar zijn we dus een stuk gegroeid als vereniging. Dhr. Ingen Housz vraagt of er nog steeds veel spam is. Mej. Bouchier antwoordt dat er niet heel veel spam binnen komt, een paar week- of maandbrieven van websites waar de vereniging wat besteld heeft. Mej. Piersma zegt dat de doelen van Mej. Bouchier tijdens de Wisselings ALV waren om de MOL luchtig en leuk te houden en niet te gestructureerd. Zij vindt het te gestructureerd en dat het nette los gelaten kan worden, bijvoorbeeld door een wist je datje, een mop of een wekelijks feitje erin te plaatsen. De roddels komen aan het eind van het jaar in de voosboom dus dat moet een verrassing blijven. Maar bijvoorbeeld dat de hamer van de voorzitter kwijt is. Mej. Bouchier vraagt zich af of dat toegevoegde waarde heeft. Dhr. Vroom controleert de mail en maakt het wat formeler. Dhr. Ovaa vraagt zich af hoe kan worden gezien hoeveel leden de MOL openen. Mej. Vliegenthart zegt dat er binnen een bepaalde tijd kan worden gezien wie het gelezen heeft, dat kan uitgezet worden, dan kan alleen het percentage worden gezien. Dhr. Ovaa zegt dat dat bij de MOL is maar niet bij een naar allemaal. Mej. Vliegenthart zegt dat Mail Chimp het bijhoudt. Mej. Bouchier zegt dat Mail Chimp is toegespitst op bedrijven. Mej. Vliegenthart vraagt of het allemaal lukt. Mej. Bouchier zegt dat ze het onderwerp van de mail als standaard heeft ingeschreven en bij editen staat er standaard niets. Het programma werkt top, Dhr. Bogaerts werkt er ook mee en dat is fijn als ze vragen heeft. Het was wel lastig om Mej. Verkerk terug te krijgen in de lijst, maar door Dhr. Bogaerst is het gelukt. Mej. Vliegenthart vraagt hoe het gaat met de Engelstalige MOL. Daar gaat het ook goed mee. Mej. Vliegenthart zegt dat ze vaak wat informatie mist van bijvoorbeeld hockeyfeesten hoeveel het kost, wat de inschrijf- en uitschrijfdatum is en of het contant moet of met een incasso wordt afgeschreven. Mej. Bouchier zal er in het vervolg op letten en de informatie verwerken. Dhr. Ingen Housz zegt dat hij alleen de Nederlands talige MOL krijgt, hij vraagt hoe het zit met de Engelstalige. Mej. Bouchier antwoordt dat die ook wordt verstuurd. Mej. Piersma vraagt hoe het gaat met de 4 keer per jaar mailing naar Vrienden van Never Less. Mej. Bouchier zegt dat ze laatst de tweede van het jaar heeft verstuurd, ze was het even vergeten. Ze zal er nog 2 versturen dit jaar. Dhr. den Uijl heeft een aanvulling op Mej. Vliegenthart, al 2 maanden stond er in de MOL BHF en hij had geen idee wat dat was. Hij dacht dat het een afkorting voor een raar feest was, het moet even worden uitgeschreven, bijvoorbeeld tussen haakjes toernooi. 10b. Verslag Commissaris PR & Activiteiten Mej. Hennink krijgt het woord. Om te beginnen het ledenweekend. Wij als bestuur vonden het een heel geslaagd weekend! Mooie locatie, prima activiteit en leuke feestjes! Het gala vonden wij ook heel leuk ondanks het hoofdgerecht in apart. Voor het eerst ooit de 100 man gehaald. Gezellig gegeten in Apartt en daarna hard meegezongen in Vrienden Live. Het eerste hockeyfeest met als thema under the sea in Get Back was ook erg geslaagd! 745 Bij sinterklaas viel de opkomst tegen. Ondanks de opkomst toch allemaal met leuke cadeautjes zoals een roze telefoon, drankspelletjes en een puzzel naar huis gegaan.

18 Over het algemeen zijn wij ook heel tevreden met de nieuwe borrellocatie: de villa. Het is een gezellig kroeg, er kan lang geborreld worden en de opkomst is vaak ook goed In het begin van het seizoen was er weinig tijd om op zoek te gaan naar sponsoren. Afgelopen weken hebben dhr. Van Heemst en ik tijd besteedt naar het zoeken van sponsors. Dit hebben we gedaan door s naar bedrijven te sturen. Dhr. den Uijl zegt dat een bedrijf mailen geen zin heeft, hij vraagt of ze ook heeft geprobeerd te bellen. Mej. Hennink heeft dit nog niet gedaan. Dhr. den Uijl vraagt wat ze van het eten vond in Apartt. Mej. Hennink antwoordt dat het hoofdgerecht tegen viel, er was iets anders beloofd. Het toetje was erg leuk en lekker, het voorgerecht was ook prima. Dhr. Loos zegt dat hij met Dhr. Vroom en Dhr. van Heemst heeft gepraat om de eigenaar erop aan te spreken dat iets ander beloofd was. Maar ze hebben dat niet gedaan omdat de eigenaar veel heeft geregeld, onder andere met de beamer. Mej. Hennink zegt dat het geen goede promo voor de zaak zelf is geweest. Dhr. Vroom vond het wel een leuke locatie. Dhr. Ovaa vraagt of er qua bier prijzen niet veel mogelijk was. Mej. Hennink zegt dat dit klopt, maar dat er niet veel kan worden geregeld qua prijzen in deze tijd. Dhr. Vroom zegt dat de afspraak duidelijk moet worden gemaakt, dat moet worden doorgegeven aan het nieuwe bestuur, de details beter vastleggen. Mej. Vliegenthart zegt dat zij als bestuur vorig jaar zijn gaan eten bij de locatie van het gala, dit was een leuk uitje. Daarnaast wil ze het bestuur complimenteren over het goed bezocht worden van de activiteiten en borrels. Het bestuur dankt haar daarvoor. Mej. Poelstra vraagt hoe het met de voosboom gaat en hoe het bestuur die gaat presenteren. Mej. Hennink zegt dat de voosboom in het eindejaarspresentje wordt verwerkt en Mej. Bouchier houdt de voosboom bij. Ze krijgen regelmatig mooie foto s van Mej. Poelstra. Dhr. Loontjens wil zijn complimenten maken over de geslaagde activiteiten, maar hij wil wel graag een reflectie over de Sinterklaasavond. Mej. Hennink antwoordt dat ze te weinig aan de promo hebben gedaan, het was op 15 december. Dat is 11 dagen na Sinterklaas dus het leeft dan wat minder. De opkomst was te laag, maar wel van verschillende teams. Dhr. Vroom zegt dat er nieuwe leden bij waren en dat dit leuk was. Zeker omdat het kleinschaliger was, was de integratie met die leden goed. Dhr. Loontjens vindt het spijtig dat Dhr. Vroom de Sint heeft misgelopen. Hij vond het ook opvallend dat er veel dames waren. Mej. Piersma vraagt wat het advies is over het Sinterklaasfeest voor volgend jaar. Dhr. Vroom antwoordt om het meer rond 5 december te plannen. Mej. Piersma vraagt of het wel gevierd moet worden. Dhr. Vroom antwoordt dat het bestuur daar vrij in is. Hij zou het apart vieren. Mej. Hennink heeft het 2 jaar geleden meegemaakt, dat was een hele leuke avond en de opkomst was 2 keer zoveel. Vorig jaar was het op een hockeyavond, maar volgend jaar is het beter om het op een aparte avond te doen. Dhr. Ovaa is benieuwd of Dhr. Ingen Housz zijn voordeel heeft gedaan van de hoeveelheid vrouwen. Mej. Piersma is benieuwd of De zak van Sinterklaas is gezongen en of er iets bij is gebeurd. Het is een tip voor volgend bestuur om daar iets mee te doen. Dhr. Vroom zegt dat ze het volgend bestuur tips gaan geven om het Sinterklaasfeest beter te maken. De vergadering wordt om 1.02 geschorst en om 1.13 heropend Mej. Goosen, Mej. Vliegenthart, Dhr. de Vries, Dhr. van Workum en Dhr. den Uijl verlaten de ALV. 10c. Verslag Commissaris Hockey Technische Zaken

19 Dhr. Kock krijgt het woord. Op pagina 3 is te zien dat de ballenstand is gestegen, waarschijnlijk is er bij de vorige ballentelling een ballentas gemist. De stijging van november tot december is dankzij oplettende leden en mensen van Leonidas die de ballen vergeten. In de winter was de zaalcompetitie en toen is de ballenstand gelijk gebleven. Er zijn 2 ballen gesneuveld, dus de stand is 2 lager. Een bal ging kapot en een ander is kwijt. Op pagina 4 is de bovenste lijn van de grafiek het aantal bezoekers van de site en de onderste lijn het aantal unieke bezoekers. Er is een daling in december, want dan is de kerstvakantie en dan is er geen hockey. Dhr. Ovaa verwacht dan een stijging, omdat het vakantie is. Dhr. Kock zegt dat dit Dhr. Ovaa s redenatie is. Dhr. Ingen Housz wil weten of er tijdens de zomermaanden een hoger aantal bezoekers was. Mej. Piersma zegt dat er in juli een dieptepunt is en in augustus is het weer goed. Dhr. Kock gaat verder, er zijn verschillende besturingssystemen. Dhr. Ingen Housz wil weten in welke maand dit is. Dhr. Kock antwoordt dat dit over het hele jaar is. Dhr. Ovaa vraagt of iedereen die een iphone heeft gebruikt maakt van Safari. Dhr. Kock antwoordt dat het onbekend is. Safari kan onder onbekend vallen. Er wordt verder gegaan met de trefzinnen. Dhr. Loos vraagt of Dhr. Kock vaak zichzelf heeft gezocht. Dhr. Kock antwoordt dat hij zichzelf niet zoekt. Dhr. Loontjens vraagt of er iemand is die Dhr. Kock gericht wil zoeken. Mej. Hoobroeckx zegt dat het een specifieke zoekzin is. Mej. Poelstra vraagt met hoeveel dames Dhr. Kock in de voosboom staat die hem kunnen zoeken. Dhr. Kock zegt dat dat privé informatie is. Dhr. loos zegt dat de meest voor de hand liggende term Never Less is, maar E.H.V. Never Less en Never Less staan onder René Kock. Hij vraagt waarom die percentages aan elkaar gelijk staan. Dhr. Kock antwoordt dat het niet heel veel was. Dhr. Loontjens vraagt of Dhr. Kock de unieke zoekers kan achterhalen. Dhr. Kock denkt dat dit wel mogelijk is. Dhr. Loontjens vraagt of er tussen de andere zoekzinnen ook opvallende dingen tussen zaten. Dhr. Kock antwoordt van niet. Mej. Poelstra wil graag een absoluut getal zien bij René Kock Never Less. Dit komt als weet je in de MOL. Dhr. Ovaa zegt dat er net werd verklaard dat de getallen in absolute zin laag zijn, hij vraagt of de percentages een veelvoud zijn van elkaar. Dhr. Kock heeft het letterlijk van de statistieken afgehaald. Dhr. Ingen Housz vraagt wat de zoektermijn zijn van de website voor Google. Dhr. Kock weet het niet. Dhr. Ingen Housz zegt dat Dhr. Kock hier naar moet kijken. Dhr. Kock heeft het verslag gebaseerd op het verslag van Dhr. Franken. Mej. Piersma wil dat er in het verslag bij de Wisselings ALV iets in zit wat er nog nooit in stond. Dhr. Kock zal dit doen. Dhr. Ovaa vindt dat het verslag krom begon, hij verwachte meer opbouw. Dingen zoals hoe Dhr. Kock vond dat de competitie verliep en hoe het contact was met Leonidas. Dhr. Kock vertelt dat er in het begin een probleem was met 8 teams, daar moest een oplossing voor worden gezocht met het veld. Er is toen contact opgenomen met Mevr. Wilmink en zij kwam met een goede oplossing, veld 4 kon gebruikt worden en dat vond het bestuur een goede oplossing. Daarna kwam de zaalcompetitie, achteraf waren er klachten over het wedstrijdschema, sommige teams speelde vroeg en moesten laat nog fluiten. Hij heeft geprobeerd hier rekening mee te houden met het schema voor de voorjaarscompetitie. Het contact met Dhr. de Jager verliep soms stroef, persoonlijk vind hij dat het goed gaat. Hij probeert de website up to date te houden. Dhr. Ovaa hoorde positieve dingen over de website. Dhr. Loos vraagt of het toeval is zo voor de Halfjaarlijkse ALV. Dhr. Vroom zegt dat ze toevallig vrijdag een vergadering hadden met de BAC en KasCo en daarin werden een paar dingen vermeld wat niet klopte aan de site. Eer gister hebben ze vergaderd en toen zijn de fouten doorgegeven aan Dhr. Kock en hij heeft het aangepast. Dhr. Loos zegt dat bij de foto s het archief begint bij 2003 maar bij 2006 weer stopt. Dhr. Kock zegt dat daar helaas geen foto s van zijn. Dhr.

20 Ingen Housz zegt dat hij foto s en filmpjes kan opsturen. Dhr. Loos zegt dat hij in de notulen van de Wisselings ALV heeft gelezen dat een filmpje op de site zal komen. Dhr. Kock zal dit erop zetten Dhr. Loos vraagt hoe het met de hockeysticks staat. Dhr. Kock antwoordt dat hij subsidie heeft aangevraagd bij Erasmus Sport, maar daar was geen ruimte voor. Hij vindt het niet nodig om nieuwe sticks te kopen. Dhr. Loos vraagt of als het nu niet mogelijk is of het dan volgend jaar kan. Dhr. Kock antwoordt dat sommige kunnen worden vervangen. Dhr. Vroom zegt dat ze het daar met het nieuwe bestuur over hebben gehad, ze willen liever goede sticks dan 100 slechte. Erasmus Sport heeft er dit jaar geen ruimte voor, maar elk jaar kan dat weer worden aangevraagd. Dhr. Loos vraagt hoe het met de zaalsticks zit. Dhr. Kock zegt dat die ook door de Hogeschool Rotterdam worden gebruikt. Dhr. Loos zegt dat ze fors achteruit gaan. Dhr. Vroom heeft het hierover gehad met Erasmus Sport, zij hadden gezegd dat het wel kon kloppen maar de sticks worden mee gebruikt door de Hogeschool Rotterdam. Zolang zij er niets over zeggen wordt er niets aan gedaan. Dhr. Ovaa vraagt hoe het met de kwantiteit staat van de groene en gele Masq sticks. Dhr. Kock weet niet hoeveel sticks er zijn. Dhr. Ovaa zegt dat het goed is om bij te houden hoeveel sticks en hesjes er zijn. Dhr. Vroom kan dan aantonen naar Erasmus Sport dat de goede sticks dalen in kwaliteit. Dhr. Ingen Housz vindt het handig om dan ook aan te tonen hoeveel er kwijt zijn en hoeveel er naar de klote zijn. 11. Verslag Beleids Advies Commissie De BAC krijgt het woord. Ze geven het bestuur gevraagd en ongevraagd advies. Mej. Poelstra is aangewezen als voorzitter. Ze willen allereerst het bestuur bedanken voor het afgelopen half jaar, ze vinden dat er erg leuke teams zijn gecreëerd, leuke activiteiten zijn georganiseerd en veel gehockeyd. Binnen het bestuur weten ze goed wat hun taken zijn, de uitvoering kan wel beter. Met samenwerken wordt er meer resultaat bereikt, dit kan door mee communicatie en openheid van zaken met elkaar. De tips zijn aangenomen en daar wordt aan gewerkt. Dhr. Vroom moet hier nog een leidende rol in nemen en controleren of het ook daadwerkelijk gebeurd, bijvoorbeeld door de notulen na te lezen. Er moet meer gemengd worden onder de leden om te weten wat er speelt en enthousiast zijn over bestuur zijn, zodat leden ook wat enthousiaster worden. Meer leiding geven aan de leden maar ook benaderbaar zijn. Het bestuur moet open staan voor feedback, de BAC is er om te helpen en niet om te bekritiseren. De tip rond de aanmelding voor het gala is goed opgepakt. Het bestuur heeft daar als een team gewerkt. De BAC is blij met het idee van de clinic, dan moet er verplicht gemengd worden. De sportiviteitscompetitie als uitvoering voor de bestuursopdracht vinden ze leuk, leden worden er meer bewust van. De leden die Mej. Poelstra heeft gesproken zijn er erg enthousiast over. Met de verjaardagskaarten is niet veel gebeurd, Mej. Poelstra is verheugd dat een vriendin van haar een kaart kreeg van het dertiende bestuur. De kaart was een maand te vroeg. Dhr. van Heemst vindt dit erg. Mej. Poelstra zegt dat het bestuur ervoor moet zorgen dan er intern goed gecommuniceerd wordt. Ze moeten meer vragen aan de BAC stellen, naast alleen de vergaderingen. De BAC kan echt meedenken, ze geven niet alleen kritiek. Dhr. Ovaa vraagt of er ergens is gemeld dat de BAC uit hun midden een voorzitter kan aanstellen. Mej. Poelstra zegt dat dit niet vast staat. Mej. Piersma zegt dat er wel een voorzitter moet zijn. Dhr. Ovaa vraagt of Mej. Poelstra er bewust van was dat er achter de rug om foto s werden gemaakt. Mej. Poelstra was zich hier niet bewust van. Dhr. Ovaa stond daar wel van te kijken. Hij zegt dat de manier van communiceren van deze BAC en het bestuur, de BAC met 5 man erg stil is. Hij wil weten hoe het

21 gaat. Hij vraagt of het aan te raden is om volgend jaar zo n grote BAC te hebben. Mej. Poelstra antwoordt dat ze hebben gekozen voor veel mensen voor veel verschillende input. Mej. Hoobroeckx en Dhr. Loontjens zijn actieve leden zonder bestuurservaring. Ze communiceren via mail, Facebookgroep en Whatsapp. Zij kunnen goed met elkaar communiceren, ze spreken elkaar op de hockey, activiteiten,whatsapp en Facebookgroep. Dhr. Ovaa zegt dat ze met 5 man wel 1 advies moeten geven. Mej. Poelstra antwoordt dat dit wel lukt. Dhr. Ovaa zegt dat ze op een evenwicht moeten komen. Mej. Poelstra zegt dat ze zorgen dat 1 mening wordt overgebracht naar het bestuur. Tijdens de interne vergaderingen wordt wel wat anders gezegd, maar onderling hebben ze dezelfde mening naar het bestuur toe. Tijdens vergaderingen met het bestuur zitten ze met 10 man, Dhr. Vroom is voorzitter en Mej. Poelstra is voorzitter en dat gaat best soepel samen. Dhr. Vroom reageert op de communicatie tussen de BAC en het bestuur. Hij sluit zich aan bij Mej. Poelstra, als er een vergadering komt wordt vaak de input van te voren besproken of hebben ze het op papier staan. Vaak heeft het bestuur de punten ook al besproken. Ze weten van elkaars mening af. De communicatie verloopt soepel. Dhr. Ovaa zegt dat er wel veel mensen zijn, hij vraagt of de meningsverschillen zo groot zijn dat 3 mensen te weinig zou zijn. Mej. Piersma denkt dat 5 niet per se iets te veel is, het is wel goed dat het een maximum is. Een kritiek punt over de BAC vindt zij dat er maar 2 van de 8 teams vertegenwoordigd zijn in de BAC. Dhr. Vroom vraagt wat Dhr. Ovaa zou aanraden voor volgend jaar. Dhr. van Heemst antwoordt hierop, 5 kan maar 3 is ook genoeg. Dhr. Ovaa is hier ook van overtuigd. Dhr. Vroom zegt dat het niet hinderlijk is. Dhr. Ovaa zegt dat het wel raar is dat 5 mensen dezelfde mening overdragen naar het bestuur. Dhr. Loontjens zegt dat ze na een discussie onderling tot een standpunt komen en daar staan ze allemaal achter. Mej. Anderson vraagt aan Dhr. Ovaa wat het bezwaar is om 5 mensen te hebben. Dhr. Ovaa zegt dat het om de inefficiëntie gaat. Mej. Anderson vraagt of 5 mensen erger is dan 3. Dhr. Ovaa vindt van wel. Dhr. Vroom zegt als de BAC besluit te vergaderen dat het erbij hoort dat het wat langer duurt. Hij merkt qua lengte van de vergaderingen niet echt dat het uitmaakt of het 5 of 3 mensen zijn. Als de BAC het zo graag wil, is er niet echt een argument tegen. Het is hun goed recht. Dhr. Ovaa zegt dat het er ook vanaf hangt hoeveel mensen er beschikbaar zijn. Dhr. Loos wil van de BAC weten of ze hebben gemerkt dat er in het begin problemen bij het bestuur waren en wat hun rol daarin was. Mej. Poelstra merkte dat het bestuur erg individueel bezig was, naar buiten toe denkt ze dat de leden weinig tot niets hebben gemerkt dat er onderling weinig communicatie was. De BAC heeft het wel gemerkt, ze denkt dat het bestuur er nog steeds aan aan het werken is. Dhr. Loontjens zegt dat ze om de 2 maanden hebben vergaderd met het bestuur en dat er het nodige mailcontact was. Mej. Piersma zegt dat zij de verandering van Dhr. van Heemst pas in februari zagen. Dhr. Ovaa vraagt zich af of er op de hockeyavonden informeel contact is tussen de BAC en het bestuur. Dhr. Vroom vindt dat het zeker zo is, hij spreekt Dhr. Loontjens wel eens op de universiteit. Dan praten ze soms ook over de hockey. Soms hebben overige bestuursleden wat gehoord van de BAC en dan wordt dit besproken tijdens de vergadering. Dhr. Ovaa vindt dat het los moet worden gelaten, niet te veel formeel contact steeds. Niet steeds zo geregisseerd. Dhr. Vroom zegt dat er zeker wel informeel contact is. Mej. Anderson vraagt of de BAC zich nog bekend gaat maken bij de leden van Never Less. Mej. Poelstra antwoordt van wel, tijdens de bierestafette. 12. Invoering activiteitencommissie Mej. Hennink krijgt het woord. Door de ledengroei worden de activiteiten steeds drukker bezocht en worden ze steeds groter. Het bestuur dacht om wellicht een activiteitencommissie op te richten. De

22 voordelen van een activiteitencommissie zijn dat er meer leden betrokken raken bij de vereniging, meer mensen actief zijn en er taken van het bestuur afgenomen worden, meer overleg is en meer ideeën naar boven komen. Ook kan het zorgen voor meer ledenbinding. Eerste en tweedejaars leden hebben dan ook een kans om actief te zijn. De voorzitter van de activiteitencommissie kan dan de commissaris activiteiten&pr uit het bestuur worden. Ook kan er dan meer aandacht aan de acquisitie worden besteed. De ALV wil weten hoe het bestuur dat voor zich ziet. Mej. Hennink antwoordt dat er 3 leden en de commissaris PR & Activiteiten in de commissie komen. De commissaris PR & Activiteiten neemt de leiding, de leden helpen mee met de activiteiten en brengen input. Zo kunnen eerste- en tweedejaars leden meer bij de vereniging worden betrokken. Mej. Piersma vraagt waarom er voor een commissie voor activiteiten is gekozen en niet voor acquisitie. Mej. Hennink denk dat acquisitie een beetje saai is en meer gericht op oudere leden. Dhr. Vroom vertelt dat Dhr. Kock bij B&R Beurs de acquisitie doet en dat er veel tegenvallers zijn, het is ontmoedigend werk. Dat maakt een commissie niet aantrekkelijk. Mej. Hennink denkt dat een activiteitencommissie aantrekkelijker is. Mej. Piersma is het hier mee eens, ze vraagt of het dan ook een idee is om de aandacht van de Commissaris PR & Activiteiten in het begin van het jaar meer te focussen op sponsors. Mej. Hennink denkt van wel, maar dan zou de functie wat minder in trek kunnen komen. Het bestuur blijft wel verantwoordelijk. Dhr. Loos vraagt hoe Mej. Hennink dat voor zich ziet, hij vraagt of het om alle activiteiten gaat of alleen het ledenweekend en het gala. Mej. Hennink zegt dat het bij de Eurekaweek al begint, de eindejaarsbarbecue is in handen van het bestuur. In principe geldt het voor alle activiteiten. Het lijkt Dhr. Loos redelijk veel en deels een invulling van het bestuur. Dhr. Vroom zegt dat de eindverantwoordelijkheid bij het bestuur ligt, vanuit het bestuur stuurt de commissaris PR & Activiteiten de commissie aan maar het bestuur bepaalt. Dhr. Loos vraagt of het handjes zijn die helpen. Dhr. Vroom zegt inderdaad. Mej. Hennink zegt dat het een extra commissie is die kan helpen bij het bestuur. Dhr. Vroom zegt dat er de afgelopen jaren al over is gesproken, zij hebben bekeken wat voordelen en nadelen zijn. Het bestuur is er niet unaniem over eens, ze willen het ook als voorstel aan de ALV leggen. Mej. Anderson vraagt of ze al een concreet plan hebben. Mej. Hennink zegt dat het niet alleen om nieuwe leden gaat, ook 2 leden die dit jaar eerstejaars zijn. En een lid dat met de open avonden gelijk al heel actief is. Dhr. Vroom zegt dat ze ook naar andere sportverenigingen hebben gekeken. Iedereen is heel positief over zo n commissie. Dhr. Ingen Housz vraagt zich af of de activiteiten en PR niet een taak is van het bestuur als geheel. Mej. Hennink heeft ervaren dat er in het begin veel activiteiten zijn en dat de bestuursleden met hun eigen ding bezig waren en dat het handig is als er meer hulp is. Dhr. Ingen Housz zegt dat eerstejaarsleden niet bij alle activiteiten zijn geweest en dat ze het dan niet goed weten. Mej. Hennink denkt dat er wel genoeg mensen kunnen worden geraagd. Dhr. Ovaa denkt dat activiteiten officieel onder PR valt en tijdens de activiteiten wordt er veel verdeeld onder het bestuur en dat is juist het leukst. Mej. Hennink zegt dat het per bestuur verschilt hoe dat zit. Dhr. Ovaa vraagt of het idee is dat de commissie zich bezig houdt met het ledenweekend en research doen op locaties, zij de locaties zoeken en het bestuur dan de doorslag geeft welke locatie het wordt. Mej. Hennink antwoordt dat de commissaris PR & Activiteiten en de commissie naar locaties zoeken en dat wordt voorgelegd aan de rest van het bestuur. Dhr. Loos vraagt hoe andere sportverenigingen het hebben ingericht. Mej. Hennink antwoordt dat rugby en tennis al lang activiteitencommissies hebben en ze er heel positief over zijn. Dhr. Loos vraagt of die commissie

23 volledig verantwoordelijk zijn. Mej. Hennink zegt dat dit klopt. Dhr. Loos zegt dat ze veel overlap hebben en geen verantwoordelijkheden. Mej. Hennink zegt dat de Commissaris PR & Activiteiten uiteindelijk de beslissing neemt. Dhr. Loos stelt voor om een commissie voor de Eurekaweek in te stellen en de hoofdactiviteiten. En dat zij er volledig verantwoordelijk voor zijn. Dan vindt hij het echt iets. Mej. Hennink vraagt aan welke activiteiten hij denkt. Dhr. Ovaa zegt dat het juist leuk is voor het bestuur om de activiteiten te organiseren. Dhr. Vroom zegt dat het het doel is voor dit punt om de voordelen en nadelen tegen elkaar te spelen en kijken wat de ALV ervan vindt. Er moet een stemming komen of er een activiteitencommissie moet komen. De vergadering wordt om 2.14 geschorst en om 2.28 heropend Dhr. Vroom zegt dat er net is gediscussieerd over een commissie, hoe het eruit moet zien. Er kan nog niet over op een stemming worden gegaan als het niet concreter wordt gemaakt. Het eerste concrete punt moet zijn wie er in komen en wat voor activiteiten er worden meegegeven. Bijvoorbeeld de grootste tot en met het gala en daarna wat minder activiteiten, in het begin is de Commissaris PR & Activiteiten ook heel druk en daarna wat minder. Daarnaast moet bekeken worden bij wie de beslissing ligt. Is dat onafhankelijk of bij het bestuur. Mej. Poelstra vindt het überhaupt lastig om daar nu over te oordelen met zo weinig mensen. Ze geeft een voorbeeld om het tijdens een maandagavond te bespreken. Dhr. Vroom vindt dat niet zo handig. Dhr. Loos stelt voor dat dit voorstel aangehouden wordt en dat daar eventueel met het bestuur en de BAC nog een keer over wordt gesproken. Het idee spreekt hem aan maar het moet concreet gemaakt worden. Mej. Poelstra vraagt om een uitgeschreven voorstel te maken. Mej. Hennink zegt dat als het komt, het wel bij de Wisselings ALV ingesteld moet worden anders wordt het pas een jaar later. Dhr. Vroom zegt dat het moeilijk is om nu in te voeren, het moet wel een actueel punt blijven. Dhr. Loos antwoordt inderdaad, dat er iets concreets van moet worden gemaakt en bijvoorbeeld bij de Wisselings ALV het plan aannemen. Tijdens de Halfjaarlijkse ALV kan iemand aangesteld worden. Dhr. Vroom zegt dat het ook met het nieuwe bestuur moet worden kortgesloten. Mej. Piersma is het hier niet helemaal mee eens, als het beoogd bestuur wil dat er een commissie komt dan kunnen de mensen al worden gevraagd en kunnen ze al mee helpen met het ledenweekend. Mej. Poelstra vindt dat niet, het beoogd bestuur kan hier niet over oordelen. Mej. Hennink vraagt of dat niet volgend jaar hetzelfde probleem is. Mej. Poelstra denkt van niet als er een concreet plan komt. Dhr. Vroom zegt dat ze zich er tot de volgende ALV mee bezig gaan houden en met een plan komen voor de Wisselings ALV. Er komt voorlopig geen activiteitencommissie. 13. Vaststellen contributie Dhr. Vroom zegt dat eerder deze vergadering is besproken dat er vaak een goed gesodemieter met de sportpassen is, het is een hoop stress en moeite om bij iedereen de sportpas te innen. Het bestuur heeft bij A.R.S.R. Skadi gekeken en daar zit de sportpas bij de contributie in. Ze hebben gekeken of dit ook haalbaar is voor de vereniging. Ze zijn daarmee om de tafel gaan zitten met Erasmus Sport en een plan in elkaar gezet. Dhr. van Heemst begint met het voorstel. Nu moet iedereen 43,50 betalen en is verplicht een sportpas te bezitten, ter waarde van 100,- en nu 109,-. Dhr. Vroom gaat verder. Er is contact geweest met Erasmus Sport over de overgangperiode augustus en september. Dan moet twee keer een ledenlijst worden ingeleverd en als een lid zegt dat hij op de lijst staat dan kan hij gewoon

24 sporten. Het bestuur denkt aan 1 september en 1 oktober. De leden kunnen dan tot ze zich uitschrijven nog sporten. Dhr. van Heemst zegt dat er veel voordelen zijn. Dhr. Vroom zegt dat er veel minder betaald wordt voor de sportpas en het is een goede promo voor de vereniging. Dhr. Loos vraagt of dit een voorstel voor de vereniging is of ook voor andere sportverenigingen. Dhr. van Heemst zegt dat dit op maat gemaakt is voor de vereniging. Dhr. Vroom zegt dat het wel het streven is dat anders sportverenigingen dit ook zo doen. Dhr. Loos vraagt of de subsidies samen met dit blijven bestaan. Het antwoord is van wel. Mej. Poelstra vraagt of er gedacht is over halfjaarlijkse leden. Dhr. Vroom zegt dat daar ook contact over is geweest met Erasmus Sport, zij hebben gezegd dat het mogelijk is om voor een seizoen lid te zijn en dan krijgen ze voor die tijd een sportpas. Ze betalen wel 47,- voor de pas, maar krijgen korting vanuit de vereniging. Mej. Poelstra zegt dat de korting super chill is maar dat het wel goed gecommuniceerd moet worden. Mej. Poelstra vraagt hoe het bestuur gaat voorkomen dan mensen bij Never Less lid worden voor de goedkope sportpas maar niet komen hockeyen. Dhr. Vroom zegt als er wordt gekeken naar de prijs is het 90,-, ze denken dat het verschil te groot is met de gewone sportpas en dat daarom mensen lid worden. Dat is het probleem, ze zijn er dan ook voor om het bedrag wat te verhogen. Ze stellen voor om het bedrag op 99,- te zetten. Dhr. van Heemst zegt dat het een mooi bedrag is en niet veel lager dan de sportpas, hij denkt niet dat mensen voor 10,- dat doen. Dhr. Vroom zegt dat het nieuwe bestuur niet moet promoten dat ze lid moeten worden voor de sportpas. Dhr. van Heemst denkt dat het probleem niet heel groot zal zijn en dat het risico moet worden aangegaan. Als het wel zo blijkt dan moet het bedrag een jaar later omhoog gegooid worden. Maar hij denkt dat het niet een groot probleem is. Dhr. Ingen Housz wil ingaan op de 47,-, het wordt gebaseerd op een ledenaantal van 160 en er zijn nu 175 leden, die 47,- kan lager zijn. Met de 99,- voor de buffer kan hij leven. En daardoor is er nog meer winst, als dat wordt aangehouden dan kunnen de teampolo s gratis worden gemaakt. Dhr. van Heemst zegt dat als er meer leden zijn er ook meer kosten komen. Als de buffer genoeg is dan kan inderdaad de teampolo gratis worden gemaakt, dan is het probleem van leden die niet weten dat ze voor een polo moeten betalen ook gelijk weg. De buffer zal tegemoet komen aan de leden als hij niet wordt gebruikt. Dhr. Vroom zegt dat moet worden gekeken hoe het zich gaat ontwikkelen. Dhr. Ingen Housz wil dat het tegemoet komt aan de leden. Mej. Hoobroeckx zegt dat het bestuur een buffer wil zodat het risico kleiner wordt. Dhr. Ingen Housz is het hier niet mee eens, er wordt gesteld op 160 leden en er zijn nu 175 leden, maar een minder aantal leden kan de vereniging wel lijden. Dhr. Vroom zegt dat de vereniging prima bij kas zit, maar het werkt ook psychologisch. Als het 90,- wordt dan worden mensen puur lid voor de sportpas. Als de buffer niet gebruikt wordt dan komt het tegemoet aan de leden. Dhr. Ingen Housz zegt dat een penningmeester vaak niet veel geld wil uitgeven, de teampolo s moeten dan wel extra worden gesponsord. Dhr. Vroom zegt dat het zwart op wit staat dat het de leden tegemoet komt. Dhr. Ingen Housz zegt dat het volgende bestuur dit gewoon kan weggooien. Mej. Poelstra zegt dat het al aan het begin van het jaar te weten is en dan kan gelijk worden beslist of het naar de leden vloeit. Dhr. Loos vraagt zich af of het bedrag voor Erasmus Sport wordt vastgesteld op 31 oktober of dat het standaard 47,- is. Dhr. Vroom zegt dat de 47,- de faciliteiten zijn. Dhr. van Heemst zegt dat zij het bedrag per lid berekenen. Ze hebben een bedrag voor de veldhuur, zaalhuur en een extra veld. Dat moeten ze overmaken en dat wordt gedeeld door de leden. Dhr. Loos zegt dat als ze het goed begrijpen dat alle subsidies worden

25 weggegooid en dan geen sportpas wordt betaald. Dhr. van Heemst zegt dat dit klopt. Dhr. Vroom zegt dat ze dit voorstellen. Mej. Piersma wil voorstellen om de totale contributie 109,- te maken. Dhr. van Heemst stelt voor om eerst te stemmen voor de sportpas en dan voor het bedrag. Eerst wordt er gestemd of het wordt aangenomen. De opties zijn voorstemmen, voor een constructie van 1 bedrag per lid, bestaand uit de sportpas en contributie. Of tegenstemmen en dan komt dit niet. Er wordt unaniem vóór gestemd. Er is een discussie over de hoogte van het bedrag. Het bestuur stelt voor 99,-. Het klinkt als een mooi bedrag, net onder de 100,-. En daarnaast is het wat hoger dan 43, ,- en het ligt ver genoeg onder de sportpas. Mej. Piersma is voor 109,-, omdat dat hoogstwaarschijnlijk bij de sportpas ligt, zodat het minder aantrekkelijk wordt dat mensen lid worden van Never Less puur vanwege de sportpas en dat de teampolo s dan wel gratis worden. Dhr. van Heemst zegt dat er dan wordt uitgegaan van het voorzichtigheidsbeginsel als mensen alleen maar daarom lid worden. Hij denkt dat het mee valt met de 99,-. Zo kan ook al de polo voor elk lid vergoed worden. Hij is voor 99,-, het is psychologisch laag en het ligt niet heel laag onder de sportpas en mocht het zo blijven kan leden daarvoor lid worden dan kan de contributie het jaar daarna weer verhoogd worden. Mej. Hennink zegt dat A.R.S.R. Skadi als een test kan worden gezien, daar was de contributie met sportpas 80,- en die hebben er geen last van gehad en als het goed is gaan alle sportverenigingen van deze regeling gebruik maken. Dhr. Ingen Housz zegt dat het verschil 80 cent per maand is en dat het karig is als iemand daar lid voor wordt. Maar hij vraagt hoe het gaat bij de Rabobank als het 109,- wordt, want er kan maar voor maximaal 50,- worden geïncasseerd. Dhr. van Heemst zegt dat er een nieuwe contract kan worden ingesteld, dat is geen probleem. Dhr. Loos vraagt of er al een voorbeeld is bij A.R.S.R. Skadi. Mej. Hennink antwoordt van wel, zij hebben het al een jaar. Ze weet niet de precieze contributie. Dhr. Vroom zegt dat A.R.S.R. Skadi niet helemaal representatief is, zij zijn behoorlijk groot en hebben een andere identiteit dan de andere sportverenigingen. Mej. Poelstra stelt voor om de prijzen van 99,- en 109,- in de stemming te gooien. Het bedrag van 99,- krijgt 7 stemmen en het bedrag van 109,- krijgt 2 stemmen. De contributie wordt verhoogd tot 99,- inclusief sportpas. De vergadering wordt om 3.02 geschorst en om 3.12 heropend Mej. Hoobroeckx verlaat de ALV Verslag voorlopige bestuursopdracht Er is een ingekomen stuk van het vorige bestuur. Mej. Piersma leest de brief voor. Het spijt haar dat ze als enige er is van haar bestuur, maar ze vonden dit wel allemaal dus vandaar een ingezonden brief. Beste bestuur, 1100 Tijdens de Wisselings ALV hebben wij een tweetal opdrachten aan jullie gegeven om de ledenbinding beter te maken en de sportiviteit te verhogen tijdens de vereniging.

26 De eerste opdracht waar we het graag over willen hebben is van de verhoging van de sportiviteit. De opdracht was ruim opgesteld, wij als bestuur hebben er alleen wel tips bij gegeven. Bij de najaars- en zaalcompetitie is hier vorm aan gegeven door een extra prijs uit te reiken. Dit was echter naar onze mening wel erg summier. Twee derde van het jaar is er eigenlijk niets met deze opdracht gedaan, ook bij herhaald aansporen van het bestuur voor iets concreets. De vereniging wist niet eens dat er een prijs werd uitgegeven voor sportiviteit, en is tweemaal bij een praatje er iets over aan het bod gekomen, maar is verder niet in de MOL geweest of op facebook geplaatst. Leden wisten in ieder geval niet dat er een prijs aan vast zou zitten. Het leek er meer op dat als je laatste werd, je een extra prijs erbij kreeg. Wij hebben daarom ook contact met jullie gezocht en het een en ander hen en weer g d. Jullie kwamen daarbij op het idee om een fairplay competitie in te voeren. Hier zou elke scheidsrechter een rapportcijfer moeten geven over de sportiviteit. Wij zijn erg enthousiast over dit idee en zijn benieuwd naar de verdere uitvoering van het fairplay klassement. Zoals we dhr. Vroom vorige keer hebben laten weten vinden we dat jullie er goed aan hebben gedaan om het fairplay klassement al tijdens de prijs uitreiking van de zaalcompetitie uit te leggen. Veel leden waren aanwezig tijdens dit praatje en er werd daarna over gesproken. Blijf dit vooral onder de leden brengen, zodat zij net zo enthousiast zijn en blijven als jullie, dit kan door in de MOL of het praatje het klassement te benoemen! Ook vinden wij het een goed idee dat de vereniging het team-uitje betaalt, zodat het team gezellig met iets met elkaar kan doen. Wellicht dat het wel meer concrete invulling kan krijgen aan wat voor soort uitje of welk bedrag jullie denken. Geef het idee in ieder geval meer 'vorm' zodat leden beter weten wat ze zich erbij kunnen voorstellen. We zouden jullie als tip willen geven dat jullie zelf ook een oogje in het zeil houden qua puntentelling, zodat er niet opeens een 'verrassende' uitkomst komt, m.a.w. geef geloofwaardigheid aan het fairplay klassement. Dit zijn alleen maar tips van ons, het is aan jullie om te beslissen wat jullie ermee doen. We zijn erg benieuwd hoe het verder zal lopen. Dan is er de opdracht voor het maken van een verjaardagskaart met het hele bestuur erop inclusief de mascotte. In de binnenkant van de kaart zal dan iets persoonlijks staan, en alle namen van het bestuur. Dit hebben wij erbij bedacht omdat het bestuur de leden dan goed moet leren kennen en de leden weten wie er in het bestuur zit. Een jaar lang zullen jullie dit moeten doen, en in de week dat iemand jarig is deze verjaardagskaart overhandigen of opsturen. Het vereiste is dan alleen wel dat de verjaardagen goed in de administratie zijn opgenomen. De foto is genomen, de kaarten zijn gemaakt en gedrukt en de postzegels waren gekocht. Het leek zo goed te gaan. We waren als bestuur ook erg blij toen mej. Piersma in januari de eerste verjaardagskaart heeft gekregen. We zijn er dan ook als oud bestuur vanuit gegaan dat jullie dit ook bij de overige leden vanaf dat moment zouden doen. Helaas is dit niet het geval geweest, mej. Piersma heeft haar kaart ontvangen maar de jarigen daarna konden zich niet op deze mooie kaart verheugen. We hebben vernomen dat er afgelopen weekend wel weer kaarten zijn verstuurd, maar het is niet de opdracht om een maand van te voren de kaart al te sturen, zoals bij mej. Hoobroeckx. Een kaart kan een week van te voren worden, maar daar houdt het dan ook bij op. Verder was de opdracht duidelijk dat er een persoonlijke boodschap van het bestuur aan het lid op zou staan, dit is meer dan alleen zeggen dat het leuk is als iemand actief is. Belangrijk is dat vanaf nu wel weer aan de bestuursopdracht wordt voldaan, dat de kaarten op tijd worden afgegeven of verstuurd en er iets persoonlijks opstaat. De opdracht was dat er in november al begonnen zou worden, dat dit januari is geworden is niet heel erg. Maar dat het nu april is, is wel erg teleurstellend! Omdat het er nu naar uit ziet dat er tot volgend jaar wordt doorgegaan met de opdracht, willen we iets anders voor erbij voorstellen. Er is nog een half jaar te gaan voordat de jullie gewisseld zullen worden. Er zullen in deze tijd dat twee maal zoveel kaarten verstuurd moeten

27 worden. Het idee is dan ook om uit te rekenen wanneer de leden die in het afgelopen halfjaar jarig waren, hun leeftijd plus precies een halfjaar oud zijn. Stel iemand was op 28 oktober jarig en is toen 22 geworden, deze is dan op 28 april 22,5 jaar, en zal in deze week de kaart ontvangen. Op deze manier zal de opdracht niet nog veel langer doorlopen dan dat jullie bestuur zijn. Verder zouden wij het op prijs stellen als er in de komende MOL iets gezegd kan worden over de verjaardagskaart, dat deze bestaat en het van belang is dat het bestuur het juiste postadres heeft. Maar natuurlijk willen we jullie als oud bestuur nog heel veel succes wensen met het laatste halfjaar! Vergeet daarbij niet vooral te genieten van al het moois. Met vriendelijke groet, Het XXII ste bestuur, Roselies Piersma, Annet Vliegenthart, Daan de Vries, Else-Mieke van der Linden en Timothy Franken Dhr. Vroom bedankt haar voor de brief en vertelt dat het bestuur het eens is met de vernieuwde bestuursopdracht. Ze wilden er zelf ook wat over vertellen. Dhr. Vroom begint met de verjaardagskaarten, er is een foto genomen tijdens het ledenweekend. Dhr. Loos wist er niets van dat hij op al die kaarten zou komen. Hij vond het prima om als mascotte op de foto te gaan maar hij had een berichtje wel op prijs gesteld dat hij op de kaart zou komen. Dhr. Ovaa zegt dat Dhr. Loos hiervoor gecompenseerd moet worden. Dhr. Vroom zegt dat hij een extra kaart krijgt, met een extra persoonlijke boodschap. Hij vertelt dat de kaarten klaar lagen en er was achter de geboortedata van de leden gegaan. Er lag een verdeling klaar wanneer welk bestuurslid de kaarten zou versturen. Ze zijn er te laks mee geweest, het hield daar namelijk mee op. Mej. Piersma vraagt of er een nieuw idee is. Dhr. Vroom zegt dat dat een strak plan is, Mej. Hennink en Dhr. Kock zijn na de zomervakantie op exchange in het buitenland. Ze gaan de nieuwe bestuursopdracht doen. Dhr. Loos vraagt wat er gebeurd als er een verjaardag gemist wordt. Dhr. van Heemst zegt dat een lid dan naar hen toe mag komen en dan zingen ze een liedje voor hem op een hockeyavond. Mej. Piersma vraagt hoe het kan dat Mej. Hoobroeckx een kaart een maand te vroeg heeft gehad. Dhr. van Heemst heeft bij de verkeerde maand gekeken. Mej. Poelstra zegt dat hij zijn best moet doen om netjes te schrijven. Dhr. Loos vraagt of Mej. Hoobroeckx nog wel een nieuwe kaart krijgt. Dhr. van Heemst zegt van wel. Mej. Anderson zegt dat er dan wel een leuke boodschap op moet staan. Dhr. van Heemst zal beter zijn best doen. Dhr. Vroom gaat verder met de andere bestuursopdracht, de sportiviteit. Het is in de MOL gekomen, maar daar stond nog niet dat er een prijs aan de sportiviteit zat. Ze zijn later beter gaan nadenken en hebben rondgekeken bij andere sporten. Bij voetbal hebben ze daar fairplay klassement en dat werkte daar goed. Hij denkt dat het een prima invulling is van de opdracht. Er was een opmerking over rare cijfers, dat is de reden waarom Dhr. Kock de gemiddelde cijfers van de scheidsrechters pakt. Mej. Piersma vindt het goed dat de puntenverschillen van de site zijn gehaald en dat nu alleen de stand er op staat. Dhr. Vroom zegt dat ze daar bewust voor hebben gekozen. Mej. Anderson vroeg zich af of bij de volgende uitreiking meer uitleg komt waarom een team heeft gewonnen. Dhr. Vroom zegt dat hij de toelichting wel kan geven, maar het klassement geeft nu aan wie er het meest sportief is. Mej. Anderson vraagt of er meer richtlijnen gegeven kunnen worden over wat sportief is. Dhr. Vroom is het hier mee eens. Ze denken aan of er geduwd wordt, bewust shoot gemaakt en dan doorgaan met de bal of de bal bewust uit het doel houden met het voetje. Daar doelen ze op, niet op

28 de felheid waarmee iemand speelt. Mej. Poelstra vindt dat in de MOL moet komen waar mensen op moeten letten, dan blijft de focus op het klassement. Dhr. Vroom is het hier mee eens, ze zijn er nu een tijdje uit geweest en dan kunnen de leden er zich weer op focussen. En ook aan het begin in het praatje er wat over zeggen. Dhr. Loos wil dat er richtlijnen komen waar de scheidsrechters zich op kunnen baseren. Doordat er 2 scheidsrechters zijn en er een gemiddeld uitkomt is het wel eerlijker, maar het blijven wel scheidsrechters van hetzelfde team. Dhr. Vroom zegt dat de reden is dat het puntenaantal niet wordt getoond, zodat scheidsrechters van de tweede plek niet de eerste plek een slecht cijfer geven. Het is een goed idee om richtlijnen aan te geven. Het bestuur heeft er voor gekozen om het klassement op de site te zetten zodat het actief blijft. Dhr. Loos zegt dat het ook af en toe in de MOL moet. Dhr. Vroom is het hier mee eens. Mej. Piersma zegt dat er afgelopen tijd niet veel onderwerpen in de MOL staan en dan kan het hiermee opgevuld worden. 15. W.V.T.T.K. Dhr. Loontjens vindt de vlag heen smerig. Dhr. Loos zegt dit erbij hoort. Dhr. Loontjens vraagt of het niet schoongemaakt kan worden. Dhr. Loos zegt dat dit niet mag. De tekst moet de volgende keer wel zichtbaar zijn. Mej. Poelstra vraagt hoe het met de inschrijvingen voor het toernooi gaat. Dhr. Vroom zegt dat alle teams eerlijk de kans moeten krijgen om zich in te schrijven, daar wordt één vast punt voor afgesproken. Er is al gevraagd of mensen zich kunnen inschrijven. Mej. Piersma zegt dat er een gerucht is dat er aan maximaal aantal mensen mee kunnen. Vorig jaar is er voor 2 teams ingeschreven, waardoor er 45 mensen mee konden. Mej. Hennink antwoordt dat er maximaal 38 mensen mee kunnen. Dhr. van Heemst zegt dat het niet de bedoeling is dat we met teams van 25 mensen komen. Dhr. Vroom zegt dat ze het met de BAC hebben overlegd en zij hebben geadviseerd om 2 teams in te schrijven. Dhr. van Heemst zegt dat voor 3 teams de aanbetaling 2000,- is en dat is erg veel. Dhr. Vroom zegt dat leden die 2 dagen komen sowieso voorrang hebben. Mej. Piersma zegt dat mensen vorig jaar zich niet voor 1 dag konden inschrijven. Dhr. Vroom en Dhr. van Heemst zijn 1 dag geweest. Dhr. Ovaa vraagt wat er dit jaar is veranderd. Mej. Hennink zegt dat ze eerst 2 teams heeft ingeschreven en toen is er g d over hoeveel mensen er mee kunnen. Dhr. Vroom zegt dat ze een inschattingsfout hebben gemaakt en deze beslissing is het geworden, maar er valt nu niks meer aan te doen. Mej. Poelstra vraagt of er uiterlijk 15 april betaald moet worden. Mej. Hennink antwoordt dat er al betaald is. Mej. Anderson vraagt hoe het bestuur het zit met de inschrijvingen, of dat goed gecommuniceerd gaat worden. Dhr. Vroom zegt dat er tijdens een hockeyavond ingeschreven kan worden en leden mogen alleen zichzelf inschrijven. Als er iemand niet is dan heeft diegene pech. Er is ook nog een mogelijkheid voor loten. Mej. Anderson zegt dat er in haar team best veel mensen mee willen, dan is er door de loting misschien maar één iemand die mee kan. Mej. Hennink zegt dat dit vervelend is maar ze weet niet hoe het anders moet. Mej. Piersma zegt dat er voor het toernooi ook polo s moeten worden besteld. Mej. Hennink zegt dat het raar is om een ander team naar een ander toernooi in Tilburg te sturen. Dhr. Ovaa vraagt of er niks meer met HC Breda te regelen valt dat er meer leden mee kunnen komen. Mej. Hennink zegt dat ze nog kunnen mailen, maar HC Breda deed er wel moeilijk over. Dhr. van Heemst zegt dat er nog gebeld kan worden. Dhr. Vroom zegt dat ze er nog achteraan gaan wat er geregeld kan worden. Dhr. Ovaa vraagt hoe het wordt gecommuniceerd. Mej. Hennink zegt dat ze eerst het hockeyfeest gaan promoten en de maandag daarna kan waarschijnlijk worden ingeschreven. Dhr. Loos zegt dat het tijdens de clinic kan. Mej. Hennink antwoordt dat veel leden dan tentamens hebben, ze weet niet of ze dat kunnen maken. Mej. Poelstra zegt dat er tijdens die hockeyavond kan worden ingeschreven en dat er een beperkt aantal plekken zijn, maar niet een tijd melden in de MOL. Mej. Piersma zegt dat er

29 aan andere teams die meegaan kan worden gevraagd of er nog plekken zin. Dhr. Vroom zegt dat ze erachteraan gaan om zoveel mogelijk plekken voor Never Less te krijgen, maar hier geldt vol is vol. Een tip aan het volgende bestuur om een andere schatting te maken. Dhr. Ovaa zegt dat het toernooi nu ook anders is en het bestuur kan daar niets aan doen. Mej. Anderson zegt dat het bestuur het van te voren duidelijk moet maken hoe het met de inschrijvingen gaat verlopen. Het bestuur gaat dat doen. Mej. Poelstra stelt voor om de inschrijvingslijst langer te maken dan het aantal dat mee kan, zodat duidelijk wordt wie er mee willen. Dhr. Vroom vraagt of er voor de rest nog input is voor de W.V.T.T.K. Dhr. Loos zegt dat frituren als traditie moet worden ingesteld en dat de vereniging een eigen frituurpan koopt. Hij denkt niet dat het een grote investering is. Dhr. van Heemst zal kijken wat er mogelijk is. Dhr. Loos zou daar ook graag een schort bij hebben, want zijn pak zat onder de vet spetters de vorige keer. Mej. Piersma vraagt zich af hoe het met de openingszinnen gaat, het is jammer dat alleen Dhr. Kock vrijgezel is. Dhr. Vroom heeft dit al toegelicht. Mej. Bouchier en Mej. Hennink hebben geen openingszin gebruikt tegen de vriendjes. Dhr. van Heemst is ingekakt sinds hij een vriendin heeft. Het is niet Facebook official. Dhr. Kock heeft niet aan zijn openingszinnen gewerkt. Dhr. Loos doet een suggestie, als Dhr. Kock in een bar staat moet hij zeggen: weet je wat het meest gezochte woord is in Google, René Kock en dat ben ik! Mej. Poelstra vraagt hoe de Vrienden van Never Less nog worden gepromoot. Het bestuur heeft het daar nog niet over gehad antwoordt Dhr. Vroom. Een aantal ALV s geleden is besloten dat het KARLmodel terug op de agenda moet. K: de kaarsen staan te branden. A: de activiteiten zijn georganiseerd en mooi. R: het ronselen van gelden is in the works. L: ledenbinding is ook in the works. 16. Rondvraag Dhr. Ovaa vraagt of er nog naar de skihut wordt gegaan. De skihut gaat om 4 uur dicht, dus dat gaat helaas niet. Dhr. Loos vraagt of Mej. Hennink veel pils heeft gedronken of dat de lege flesjes toevallig op haar hoek staan. Mej. Hennink antwoordt dat het toevallig is. Mej. Poelstra vraagt waarom Dhr. Vroom Feyenoord bezoekt terwijl hij een voorstander voor Ajax is. Dhr. Vroom antwoordt dat hij het belangrijk vindt om met het bestuur leuke dingen te doen, soms moet er worden geïncasseerd en soms uitgedeeld. Nu moest er worden geïncasseerd. Het clubje uit Amsterdam blijft bovenaan. Mej. Anderson en Dhr. Ingen Housz hebben geen vraag. Mej. Piersma zegt tegen Dhr. van Heemst dat hij een mooi jasje en een mooie broek aan heeft, maar dat ze strak zitten. Ze vraag of hij daarvan op de hoogte is. Dat is hij. Mej. van den Akker vraagt of er ook een kacheltje kan worden aangeschaft. Dhr. Loontjens vraagt of de duur van de ALV is meegevallen of tegenviel. Dhr. Vroom zegt dat het mee viel. Het bestuur heeft geen vragen. 17. Sluiting Dhr. Vroom sluit de ALV van 3 en 4 april om 3.55 uur.