TEN MINSTE HOUDBAAR TOT... DIGITALE DUURZAAMHEID IN KAART

Transcriptie

1 Jan van der Starre Veel informatie wordt tegenwoordig digitaal geproduceerd, en steeds meer analoge informatie wordt digitaal opgeslagen. De technologie zorgt voor een toename van de mogelijkheden, maar ook van de problemen: verschillende niet compatibele TEN MINSTE HOUDBAAR TOT... DIGITALE DUURZAAMHEID IN KAART versies van applicatiesoftware en dragers die niet langer gebruikt kunnen worden. Het gevolg is dat informatie die een aantal jaren geleden is geproduceerd nu al niet meer goed en volledig leesbaar is. In de zeer nabije toekomst wordt dat probleem alleen maar groter. Veel organisaties in de profit en non-profit sector vertrouwen al jaren op digitale informatie ter ondersteuning of als resultaat van hun primaire processen. Databases, spreadsheets, tekstdocumenten, kortom, allerlei vormen worden ingezet. Veel informatie ontstaat in digitale vorm, en verlaat die vorm in feite niet meer. Om die informatie veilig te stellen worden regelmatig reservekopieën gemaakt, hetzij op tape, hetzij op CD. Daarmee wordt de houdbaarheid van die informatie gegarandeerd, althans zo lijkt het. Want houdbaarheid is een rekbaar begrip. Voor melk is het slechts een paar dagen. Voor een wasmachine of een televisie hooguit tien jaar. Maar digitale duurzaamheid kan betrekking hebben op een veel langere tijdsspanne. Het archiefbesluit bijvoorbeeld spreekt in dit verband van een termijn van honderd jaar leesbaarheid en toegankelijkheid. 1 Maar zelfs als de termijn een periode betreft van zeven jaar kan een organisatie al problemen krijgen. Wat is daar de oorzaak van? HARD- EN SOFTWARE Leveranciers van software hebben de gewoonte om regelmatig nieuwe versies uit te brengen van hun programmatuur. Daarmee 8 MANAGEMENT & INFORMATIE 2002/1

2 DIGITALE DUURZAAMHEID bieden ze meer functionaliteit, makkelijker gebruik en betere integratie met andere applicaties. Wat echter slecht in de gaten wordt gehouden is mogelijkheid om oude informatie, geproduceerd onder een oudere versie, beschikbaar te houden onder de nieuwe versie. Het probleem bestaat nauwelijks tussen twee opeenvolgende versies, maar begint ernstig te worden op het moment dat er twee of meer versies liggen tussen die waarmee het oorspronkelijke document geproduceerd is, en de versie die nu operationeel is. De informatie die verloren gaat, heeft vaak betrekking op opmaakgegevens. Men kan zich op het standpunt stellen dat opmaak niet van wezenlijk belang is. Maar wanneer het gaat om documenten die als bewijsmateriaal kunnen fungeren, dan kunnen die opmaakgegevens wel degelijk van grote importantie zijn. Wegens het ontbreken van de drives kunnen de allereerste 8 inch floppy disks niet meer gelezen worden Het begint echter een serieus probleem te worden wanneer een organisatie op enig moment besluit om over te stappen naar een compleet nieuwe applicatie. Degene die ooit met Wordstar documenten heeft gemaakt, daarna is overgestapt op WordPerfect, en nu Word gebruikt, moet maar eens proberen om de oude documenten weer leesbaar te krijgen. Gedeeltes zullen waarschijnlijk goed overgezet worden, maar andere zullen er op zijn minst wat vreemd uitzien. Het vervelende is dat je in een dergelijk geval wel kunt constateren dat er informatie verloren is gegaan, maar dat je niet weet welke informatie precies is verdwenen. Nu zijn tekstdocumenten nog relatief simpel, maar een ieder zal in zijn eigen praktijk al eens meegemaakt hebben dat er van het ene naar het andere databaseplatform geconverteerd moest worden. Ondanks een zorgvuldige aanpak kan daar veel mee mis gaan. De hardwarekant zorgt ook voor problemen. Als voorbeeld: de allereerste 8 inch floppy disks kunnen nergens meer gelezen worden, want de drives ontbreken. En als ze al gelezen zouden kunnen worden, dan is de kans groot dat er magnetisch verval heeft plaats gevonden, en delen van de informatie niet bereikbaar zijn. Hetzelfde geldt voor inch floppy disks, en zal naar alle waarschijnlijkheid ook gaan gelden voor de huidige inch floppies. De CD-ROM lijkt in dit verband veel betere papieren te hebben, maar niemand kan garanderen dat die over twintig jaar nog gelezen kan worden. Voor de DVD geldt hetzelfde. Kortom: de combinatie van verouderde software en verouderde hardware zorgt voor beperkte houdbaarheid van informatie. BEWUSTWORDING Wat zijn nu de effecten van dat gebrek aan houdbaarheid? De overheid, lokaal, provinciaal of centraal, bestaat bij de gratie van documenten. Documenten die een neerslag zijn van overheidshandelen, en die gebruikt moeten kunnen worden bij de verantwoording van het gevoerde beleid. Denk maar eens aan de parlementaire onderzoeken, de mkz-crisis, de vuurwerkramp in Enschede, de cafébrand in Volendam. In alle gevallen moet de overheid duidelijk kunnen maken hoe regelgeving tot stand is gekomen, en hoe daar in de praktijk mee is omgegaan. Als de onderliggende documenten niet meer (volledig) leesbaar zijn, dan kan de overheid niet meer voldoen aan één van haar plichten: verantwoording afleggen. Maar ook voor de particuliere sector is de beperkte houdbaarheid van digitale informatie een probleem. Niet zozeer vanwege de verantwoordingsplicht, maar vanwege de bewijsplicht. Laat het farmaceutische bedrijf maar bewijzen dat vóór de introductie van een nieuw medicijn voldoende en afdoende onderzoek is gedaan naar bijwerkingen en effecten. Als de onderzoeksrapporten en de onderliggende statistische gegevensverzamelingen niet meer of onvolledig leesbaar zijn, dan wordt het heel lastig om je tegen een schadeclaim te verdedigen. Er speelt nog iets, zowel voor de overheid als voor de particuliere sector. Verlies van digitaal geheugen betekent verlies van organisatie- MANAGEMENT & INFORMATIE 2002/1 9

3 geheugen. In een tijd waarin kennismanagement centraal moet staan bij veel organisaties, staat het onleesbaar worden van digitale documenten gelijk aan het wegrotten van heipalen onder een huis: het zakt weg, en stort uiteindelijk in. Tenslotte, gebrek aan duurzaamheid tast ook onze cultuur- en wetenschapsgeschiedenis aan: er ontstaan gaten in ons collectieve geheugen. Tijd kopen in een computermuseum Bij individuen en organisaties is het bewustzijn van het probleem niet groot, maar wel groeiend. De rijksoverheid heeft er een speciale taskforce voor ingesteld 2, en gebruikers en aanbieders van systemen voor het beheer van digitale documentverzamelingen kennen een gezamenlijk platform voor de bespreking van dit soort problemen en de uitwisseling van ervaringen. Deze Records Management Conventie (RMC) 3 wil organisaties van dienst zijn op het gebied van het verantwoord vormen en inrichten van het bedrijfsgeheugen, ook digitaal. De RMC kent daarvoor een aantal themagroepen, waarvan de themagroep Digitale Duurzaamheid er een is. Ook uit publicaties en conferenties blijkt dat het bewustzijn groter wordt. 4 Daarmee zijn de eerste stappen in de goede richting gezet. Desniettemin blijkt uit gesprekken met zowel de private als openbare sector, dat het begrip duurzaamheid veelal geassocieerd wordt met fysieke producten en productiewijzen, en niet met digitale informatie. OPLOSSINGEN Bewustwording alleen helpt uiteraard niet, concrete oplossingen wel. Er is echter geen enkele oplossing die een 100% garantie biedt op houdbaarheid. Wel is het mogelijk door een combinatie van oplossingen de kans te vergroten dat de informatie houdbaar blijft. TECHNISCHE OPLOSSINGEN. Afdrukken/instantiëren. Bij afdrukken of instantiëren wordt digitale informatie vastgelegd op papier of microfilm (bijvoorbeeld afdrukken van een bericht, en dat verder als archiefstuk behandelen). Het is echter geen echte oplossing voor het totale probleem, wellicht wel (voorlopig) voor onderdelen of in bepaalde situaties. Immers, digitale documenten verliezen hun eigenschappen en functionaliteit (bijvoorbeeld hypermedia), ze zijn niet langer machineleesbaar (en dus niet herbruikbaar), en documenten zijn niet langer terugzoekbaar op inhoudelijke kenmerken, tenzij die kenmerken opgenomen zijn in de beschrijving van een stuk. Instantiëren zal vooral gebruikt worden voor kleine verzamelingen eenvoudige, lineaire documenten. Standaarden. Het gebruik van standaarden lijkt een oplossing te zijn voor digitale duurzaamheid. Immers, op het moment dat men weet dat een bepaald document gemaakt is volgens een bestaande standaard, is bekend hoe het is opgebouwd, en waar de relevante informatie staat. Echter, hoewel het helpt, is het geen complete oplossing, maar hooguit voor de korte termijn of als tussenoplossing: standaarden zijn niet permanent, zijn soms slechts de facto, leveranciers houden zich niet aan standaarden, de overgang van de ene naar de andere standaard levert functioneel verlies en informatieverlies op. Een van de meer recente standaarden heeft wel goede papieren in het kader van digitale duurzaamheid. En dat is XML. 5 Met behulp van XML-coderingen kan tekst gescheiden worden van opmaak, en ingedeeld naar functie. De nieuwe office suite van Microsoft (XP) is voor een deel gebaseerd op XML-codering. 6 Ook op XML gebaseerde database engines komen op de markt. 7 XML kan vooral een functie hebben bij dynamische, niet lineaire (database)informatie, niet alleen bij de eerste productie en opslag van die informatie, maar ook in het kader van migratie/conversie. Computermusea. In computermusea worden machines bewaard op een zo n manier, dat ze nog steeds gebruikt kunnen worden. Maar ook computermusea zijn op de langere termijn geen 10 MANAGEMENT & INFORMATIE 2002/1

4 DIGITALE DUURZAAMHEID oplossing. De machines gaan immers mechanische problemen krijgen, onderhoud is specialistisch en dus duur, de chips desintegreren op den duur, en de beschikbaarheid is beperkt tot één plaats. Computermusea kunnen derhalve alleen een tijdelijke functie hebben. Men kan er tijd mee kopen om bijvoorbeeld een migratie/conversie uit te voeren. Migratie/conversie. Migratie wordt al jarenlang gebruikt als een vorm van preservering. Migratie (het overzetten van het ene naar het andere softwareplatform, van de ene versie van software naar de andere, en meestal in één adem genoemd met het verversen van de drager, conversie) zou een mogelijke oplossing kunnen zijn. Maar het kost veel tijd (en dus geld), informatie gaat verloren 8, en het moet op regelmatige basis uitgevoerd worden (weerkerende kosten). Desondanks lijkt dit voorlopig nog steeds de beste duurzaamheidspapieren te hebben voor een veelheid aan documentsoorten en dynamische gegevensbestanden. Viewers. Met een viewer is het mogelijk oudere documenten te bekijken. Het is derhalve een programma dat in staat moet zijn alle functionaliteiten van een document te laten zien. Hoewel het een aantrekkelijke optie lijkt, zijn er toch een paar nadelen. Er is immers sprake van afhankelijkheid van één programma en niemand kan garanderen dat alle functies van een document tot in lengte van jaren getoond kunnen worden. Daarbij werken viewers naar alle waarschijnlijkheid alleen goed bij statische, lineaire documenten. Digitale archeologie. Bij het toepassen van digitale archeologie wordt er vanuit gegaan dat pas iets aan leesbaar maken wordt gedaan op het moment dat dat nodig is. Het is daarmee de goedkoopste oplossing. Slechts de oorspronkelijke bytes (de bitstream) worden bewaard. Indien er voldoende metadata worden bewaard die betrekking hebben op de structuur en inhoud van de bitstream is de kans van slagen wellicht groot. Aan de andere kant, er is geen bewijs voor dat het zal lukken. Gezien de kosten zou dit een optie kunnen zijn voor materiaal dat slechts tien tot twintig jaar bewaard moet blijven en dat een gering (bedrijfs)risico kent. Bitstreams. Een broertje van digitale archeologie is het bewaren van bitstreams en tegelijkertijd het creëren van metadata die het decoderen mogelijk maken. Echter, het coderen van het gedrag van complexe software en documenten is bepaald geen sinecure en zal veel geld kosten. Bovendien is ook de validiteit nog niet bewezen. Emulatie. Emulatie bestaat uit een techniek waarbij documenten en de bijbehorende programmatuur worden opgeslagen, tezamen met een specificatie van het platform waarop het gedraaid heeft. 9 Er zijn daarvoor drie sets van informatie nodig: Het document zelf, met de toepassingsprogrammatuur en het besturingssysteem (alle als bitstream); een specificatie van de emulator voor de oorspronkelijke hardware-omgeving (nb: een specificatie, geen programma); en metadata over zaken als het document, uitleg en labelinformatie. Een deel hiervan zal voor het menselijk oog leesbaar moeten zijn. Uiteraard kan er gewerkt worden met centrale depots (bijvoorbeeld voor de emulatorspecificatie, besturingssysteem, toepassingssoftware). Deze techniek heeft zich in de praktijk nog niet echt bewezen, zij het wel op onderdelen (Apple Power PC die een processor kan emuleren). De vraag is dan ook of het een valide aanpak is. Bij de Koninklijke Bibliotheek in Den Haag worden enige tests uitgevoerd om dit vast te stellen. 10 Verlies van digitaal geheugen betekent verlies van organisatiegeheugen In de praktijk zullen meestal de verschillende oplossingen naast elkaar gebruikt worden, al naar gelang het belang of risico van de informatie, de kosten die gemoeid zijn met verduurzaming en de wettelijke eisen. ORGANISATORISCHE MAATREGELEN Naast de technische oplossingen is er sprake van organisatorische maatregelen om de levensduur te verlengen of zeker te stellen dat wat in MANAGEMENT & INFORMATIE 2002/1 11

5 Inzet van de oplossingen Om de in het artikel aangedragen oplossingen op adequate wijze in te zetten is er door leden van de themagroep Digitale Duurzaamheid van de RMC een zogenaamde Digitale Duurzaamheidsscan ontwikkeld. De DDscan kan door Cap Gemini Ernst & Young uitgevoerd worden. Deze scan berust op vijf pijlers: Bewustzijn van het probleem. De organisatie zal het probleem van digitale duurzaamheid in voldoende mate moeten herkennen, en niet alleen op de werkvloer. Juist het management zal een duidelijk commitment moeten tonen, want duurzaamheid vereist een voortdurende inspanning van de organisatie. Weten wat je hebt. Een organisatie zal een inventaris moeten opmaken van alle typen documenten (teksten, databases, spreadsheets, papier, microfilms etc.) die van belang zijn gezien de bedrijfsdoelstellingen en - functies. Echter, niet alle documenten zijn even belangrijk. Sommige dienen slechts twee jaar bewaard te worden, anderen wellicht tien jaar. Weer andere documenten zullen voor altijd bewaard moeten blijven. De waardering van de documenten kan gebaseerd zijn op wetgeving, zoals de Comptabiliteitswet of de Archiefwet, maar ook op wat de organisatie zelf belangrijk vindt: onderzoeksrapporten in verband met mogelijke claims, documenten met betrekking tot door de organisatie gesponsorde evenementen, etc. Kortom, een waardering gebaseerd op een economisch oordeel, maar wellicht ook op PR- en cultuuroverwegingen. Van belang is daarbij ook te weten hoe de organisatie ermee omgaat, oftewel de procedures die gehanteerd worden om de documenten op te slaan, de authenticiteit te waarborgen etc. Beoordelen van de gebruikte techniek (hardware en software). Hoe is de opslag en retrieval zowel op hardware- als softwaregebied geregeld; in hoeverre is aanwezige hardware en software een risicofactor ten aanzien van de houdbaarheid? Risicoanalyse. Op basis van de bedrijfsdoelstellingen en de inventarisatie van de situatie rondom de digitale duurzaamheid kan een risicoanalyse uitgevoerd worden. Oplossingsrichtingen. De risicoanalyse wordt vervolgens gebruikt voor het opstellen van een aanbeveling voor oplossingsrichtingen. In de praktijk zal het er vaak op neer komen dat gezien de huidige stand van de techniek een combinatie van oplossingen gekozen moet worden. Een zeer belangrijk aspect hierbij is dat zodanige maatregelen bij de ontstaansbron van documenten genomen worden, dat het probleem zo niet voorkomen dan wel verkleind wordt. een digitaal archief zit ook echt het originele document is, dat bewaard moet blijven. Men kan in dit verband denken aan beveiliging van bepaalde schijven tegen ongeautoriseerd gebruik, checksum operaties om de authenticiteit van documenten te garanderen, het regelmatig maken van backups (uiteraard alleen valide voor bewaring op de korte termijn), en het opstellen en handhaven van richtlijnen ten aanzien van migratie en conversie. Ook het vastleggen en bewaren van metadata is in dit verband van groot belang. Een proactieve houding ten aanzien van te verwerven en te bewaren informatie is hierbij eveneens van grote waarde. Immers, men kan beter niet verrast worden door het aanbod van een SPSS-bestand uit de jaren tachtig, maar al van tevoren weten dat het eraan zal gaan komen en wat de specificaties zijn. Voor het inventariseren van die specificaties en eigenschappen komen ook gereedschappen beschikbaar. 11 Een goed uitgedacht beheermechanisme kan problemen op de korte termijn voorkomen Een organisatie doet er goed aan om het principe van voorkomen is beter dan genezen toe te passen, en er reeds bij het ontstaan van documenten zorg voor te dragen dat de noodzakelijke gegevens (welke software, welke versie, door wie gemaakt, noodzakelijke bewaartermijn etc.) vastgelegd worden. Een deel kan automatisch vastgelegd worden door de toepassingssoftware in bijvoorbeeld een records management applicatie, een deel van de gegevens zal toegevoegd moeten worden. Kortom, een goed uitgedacht beheermechanisme kan problemen op de korte termijn voorkomen. Het moet wel gedragen worden door de organisatie, en de organisatie moet zich ook realiseren dat het geld kost. Op de langere termijn echter is een dergelijk beheermechanisme weliswaar een zeer belangrijke randvoorwaarde, maar niet op zichzelf een oplossing. Het komt altijd neer op het maken van een afweging tussen wat haalbaar en wat noodzakelijk is, gebaseerd op kennis van wat er is, wat bewaard moet worden, wat bewaard kan worden, en de relatieve waarde van het materiaal. Niemand kan een garantie geven voor een oneindige houdbaarheidtermijn, maar we kunnen wel maatregelen nemen om de kansen zo groot mogelijk te maken. 12 MANAGEMENT & INFORMATIE 2002/1

6 DIGITALE DUURZAAMHEID Over de auteur Jan van der Starre is consultant bij Cap Gemini Ernst & Young, practice Documentaire Informatiesystemen en Workflow Management. Hij is lid van de themagroep Digitale Duurzaamheid van de Records Management Conventie, en heeft een langjarige ervaring op het terrein van digitale informatiesystemen. Noten 1. De zorgdrager treft zodanige voorzieningen ten aanzien van de door hem opgemaakte archiefbescheiden die ingevolge een voor hem geldende selectielijst voor bewaring in aanmerking komen, dat bij het raadplegen van die archiefbescheiden na ten minste honderd jaar geen noemenswaardige achteruitgang zal zijn te constateren. (Archiefbesluit 1995, artikel 11, lid 1) Zie bijvoorbeeld: Duurzame definities/ewout Vermeulen en Wim Vis, in: VIP, no. 3 (maart 2001), p ; Elektronisch archiveren: record keeping system/johan Krijgsman, in: Archos, no. 6 (juni 2000), p. 10; Elektronische tekstarchieven/m. Koomen, in: Archos, no. 4 (april 2001); xmloffice.htm. 7. Zie bijvoorbeeld 8. Digital preservation: data accessibility over the long term/d. Logan. Gartner Research Note SPA , 15 June Avoiding technological quicksand: finding a viable technical foundation for digital preservation/jeff Rothenberg. Amsterdam: European Commission on Preservation and Access, 1999; Using emulation to preserve digital documents/jeff Rothenberg. Den Haag: Koninklijke Bibliotheek, zie Vgl. het pakket EDDA van Decos Software ( Verdere literatuur en verwijzingen Advies Digitale Duurzaamheid/Uitgebracht door: Landsadvocaat. Den Haag, 28 oktober ref. BJH/RS/ Archiefbesluit: Besluit van 15 december 1995, houdende regelen ter uitvoering van een aantal bepalingen van de Archiefwet 1995 (Archiefbesluit 1995 [Versie geldig vanaf: ]). Staatsblad , 671. Archiefwet: Wet van 28 april 1995, houdende vervanging van de Archiefwet 1962 (Stb. 313) en in verband daarmede wijziging van enige andere wetten. Staatsblad , 276 (Archiefwet 1995 [Versie geldig vanaf: ]) Carrying Authentic, Understandable and Usable Digital Records Through Time: Report To the Dutch National Archives And Ministry of the Interior/Jeff Rothenberg and Tora Bikson. RAND-Europe, August 6, 1999 De Digitale Overheid en de wet: de juridische kaders voor het gebruik van digitale documenten bij overheden/prof. mr. J.E.J. Prins, dr. L.J. Matthijssen (Centrum voor Recht, Bestuur en Informatisering, Katholieke Universiteit Brabant). Programma Digitale Duurzaamheid: Den Haag, 2000 Electronic Recordkeeping: The Recordkeeping System as Framework for the Management of Electronic Records/Peter Horsman. Amsterdam, 2001 MoReq specification: Model Requirements For The Management Of Electronic Records/prepared for the IDA Programme of the European Commission by Cornwell Affiliates plc ( Regeling van de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen, dr. F. van der Ploeg, 2001, houdende nadere regels omtrent de geordende en toegankelijke staat van te bewaren archiefbescheiden (Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden). Richtlijnen voor het gebruik van elektronische informatie: hoe om te gaan met machineleesbare gegevens en elektronische documenten. vert. door A. van Heijst. DLM-Forum on Electronic Records, 1998 Standaard voor informatie- en archiefmanagement (ISO 15489), 2001 MANAGEMENT & INFORMATIE 2002/1 13