PaPyRuS. De nieuwe elektronische reporting

Transcriptie

1 PaPyRuS B a n k De nieuwe elektronische reporting

2

3 Met de dienst PaPyRuS biedt Dexia Bank u vanaf nu een voordelig elektronisch alternatief ter vervanging van de papieren reporting. Steeds meer cliënten spreken ons immers geregeld aan over de papieren reporting die wij hun toesturen: Die is niet nuttig, Te omvangrijk, Te traag... Deze massa van papier moet natuurlijk nog altijd worden beheerd, geklasseerd en gearchiveerd, terwijl er alternatieve oplossingen bestaan waarmee de invoer (CODA) of de raadpleging van de financiële gegevens (onlinebanktoepassing) kan worden geautomatiseerd. Het is een feit dat er enorm veel gedrukte papieren documenten naar de cliënteel worden verstuurd (soms in meer dan één exemplaar). Zo drukt Dexia Bank op jaarbasis meer dan pagina s voor afschriften. Er zijn ondernemingen en besturen die elk jaar tussen en pagina s ontvangen! De milieuen de financiële kostprijs is dus enorm. Toch blijven rekeningafschriften en andere bewijsstukken onontbeerlijk. Al deze documenten zijn immers bewijsstukken voor uw rekeningen en uw boekhouding. Zij moeten voorgelegd kunnen worden aan toezichthoudende instellingen (revisor, Rekenhof, toezichthoudende overheid, fiscus...) of aan betrokken derden. De bank moet u eveneens een volledig overzicht sturen van alle uitgevoerde verrichtingen, alsook alle rekeningstanden. In die context en met de ambitie om een oplossing te bieden die tegemoetkomt aan de wettelijke waarde van de bankreporting en aan de voordelen van de elektronische instrumenten, ontstond de dienst PaPyRuS (Project for Paper Reporting Substitution).

4 Het nieuw alternatief voor de papieren reporting PaPyRuS is een elektronisch alternatief voor de papieren reporting. Dit is: milieuvriendelijker; zuiniger; beveiligd en officieel erkend; vernieuwend; performanter. > Milieuvriendelijker Met PaPyRuS moeten de documenten niet meer worden afgedrukt, noch door Dexia Bank, noch door de geadresseerde. De uitdaging bestaat er immers in elektronische documenten te gebruiken in plaats van papieren documenten. Zodoende opteert u voor een milieuvriendelijkere oplossing. > Zuiniger PaPyRuS is een zuinige oplossing die u in staat stelt de directe kosten voor een papieren reporting te vermijden (zoals verzendingskosten, kosten voor duplicata enz.), maar eveneens om de indirecte kosten te beperken. Het gebruik van papier veroorzaakt kosten voor het verwerken, opzoeken, klasseren en vooral archiveren (klasseermappen, kasten, prijs per m 2 ). Met PaPyRuS kunt u deze kosten beperken, met name door middel van elektronische archivering met een heel beperkte kost. De toetreding tot en het gebruik van het PaPyRuS-systeem zijn volledig gratis. > Beveiligd en officieel erkend Met het oog op de aanvaarding en de erkenning van de elektronische documenten ter vervanging van de papieren documenten, zijn de aflevering en de documenten zelf beveiligd d.m.v. vier elkaar aanvullende systemen: het gebruik van DexiaWeb en van DexiaWeb via Isabel waarborgt de beveiligde aflevering van de documenten; de documenten hebben een PDF-formaat, dat moeilijk kan worden gewijzigd; elk document is ook elektronisch gecertifieerd. Het elektronisch certificaat (of digitale handtekening) garandeert de authenticiteit en de integriteit van de documenten; ten slotte is dankzij een MAC-code een controle mogelijk onafhankelijk van elk informaticasysteem. > Vernieuwend De oplossing die wordt geboden dankzij PaPyRuS is gebaseerd op de meest recente technologische evoluties en mogelijkheden. De functionaliteiten zijn talrijk en performant en vormen een in België uniek systeem. > Performanter Met PaPyRuS heeft u rechtstreeks toegang tot uw documenten in elektronisch formaat, waardoor u ze beter kan aanwenden: zoekinstrumenten, copy-paste, snellere verspreiding van de informatie enz. Wij hebben eveneens toegezien op de totstandkoming van een eenvoudige, gebruiksvriendelijke en krachtige interface om uw administratief werk zo veel mogelijk te vereenvoudigen. 2

5 PaPyRuS, een oplossing voor de meest veeleisende professionals De dienst PaPyRuS is beschikbaar voor alle cliënten van de WholeSale-segmenten (Public Finance, Social Profit en Corporate Banking). Bij wijze van uitzondering is het project eveneens toegankelijk voor elke entiteit van de andere segmenten die gebruik maakt van de toepassing DexiaWeb. Heel wat documenten kunnen worden aangevraagd via PaPyRuS Dankzij PaPyRuS kunt u vanaf nu de volgende documenten in PDF-formaat ontvangen: rekeningafschriften; collectieve debetberichten; lijsten van geglobaliseerde ontvangsten; lijst van de DOM 80 (controlelijst en lijst van de onbetaalden); de detaillijst interestberekening (vanaf november 2006); de voornaamste rapporten inzake Kredieten voor Public Finance: - Controletabel van de schuld; - Vooruitzichten der leningslasten; - Maandelijkse lijst rentevoetherzieningen; - Maandelijkse staat van de kredietopeningen; - Budgettairevooruitzichten; - Opgavestaten. In de toekomst zullen ook nog andere documenten en lijsten worden aangeboden via PaPyRuS. Een snelle, permanente en beveiligde toegang tot de documenten Door te kiezen voor het PDF-formaat hebben wij geopteerd voor een oplossing die compatibel is met alle informaticaplatformen en die leesbaar is via gratis software. Wij bevelen evenwel Acrobat Reader versie 7 aan. U kunt zelf bepalen wie u aanduidt voor de toegang tot, het raadplegen en het downloaden van de elektronische documenten (met een mogelijke beperking van de toegangen per rekening of per type van document). De documenten zijn volledig beveiligd toegankelijk via DexiaWeb, DexiaWeb@Isabel. Als het volume van de documenten dat rechtvaardigt, kunnen zij eveneens worden verstuurd via Dexia Secure EDI. De toegang tot de documenten geldt onmiddellijk. Concreet garanderen wij de beschikbaarstelling van alle documenten die in PDF-formaat werden aangevraagd op de dag na hun aanmaak vanaf 7 uur s morgens. Zo wint u op zijn minst 2 werkdagen in vergelijking met de verzending van de papieren documenten. De documenten blijven gecentraliseerd bij Dexia Bank te uwer beschikking, zelfs na het downloaden, voor een periode die gaat tot 5 jaar. Dankzij deze termijn kunt u onmiddellijk van start gaan zonder het risico dat u elektronische documenten zou verliezen. U kunt derhalve de invoering van nieuwe archiveringsprocedures geleidelijk laten plaatsvinden. Na deze periode van 5 jaar kunt u de documenten die u lokaal heeft opgeslagen of gearchiveerd nog altijd raadplegen en gebruiken.

6 Een vrije keuze De overgang naar PaPyRuS is volledig vrij en parametriseerbaar. De automatische keuze blijft evenwel nog altijd papier. Wij raden u evenwel aan PaPyRuS te gebruiken voor al uw documenten en rekeningen. Daardoor zal onze samenwerking nog vlotter verlopen. Maar indien u dat wenst, kunt u eveneens opteren voor PaPyRuS: voor bepaalde rekeningen; voor bepaalde soorten documenten. De afschriften zijn beschikbaar in PDF-formaat

7 Het gebruik van de elektronische documenten biedt u nieuwe mogelijkheden Automatische zoekopdrachten lanceren in een document of in een reeks documenten die op uw netwerk zijn opgeslagen. Het kopiëren van de gegevens naar andere toepassingen, via de functie copy-paste of via softwares voor het overnemen van gegevens uit het PDF-bestand. Als u beschikt over de toepassing Acrobat Standard of Professional (betaalversie), kunt u direct aan de PDF-documenten opmerkingen toevoegen, valideringsprocessen lanceren enz. Het delen van de informatie tussen diverse personen of diensten is eenvoudig en direct. Het volstaat om diverse toegangen te geven tot DexiaWeb of de gedownloade documenten op te slaan op uw netwerk. U hoeft uw documenten niet meer te fotokopiëren wanneer u ze aan een derde moet bezorgen. Het volstaat een elektronisch document of een deel ervan te versturen of enkel bepaalde elementen van het document af te drukken. Uw elektronische archivering organiseren. U zal vaststellen dat dat veel efficiënter, sneller en goedkoper zal zijn dan archiveren op papier. De PDF-documenten integreren in andere toepassingen (link naar de boekhoudprogramma s, met software voor documentenbeheer enz.). Eenvoudiger en performanter gebruik Met het oog op een eenvoudig en performant gebruik van de nieuwe reporting, hebben wij eenvoudige en performante functionaliteiten uitgewerkt binnen uw DexiaWeb-toepassing. Zodoende: heeft u in een oogopslag een overzicht van alle documenten waartoe u toegang heeft; vindt u gemakkelijk om het even welk document terug op basis van vooraf bepaalde zoekcriteria, en dit met een historiek van 5 jaar; organiseert u beter uw teamwerk, dankzij de GROEP-functie van DexiaWeb; raadpleegt u de historiek van de downloads van uw documenten via DexiaWeb; downloadt u de documenten snel naar de folder van uw keuze op uw harde schijf of op uw netwerk. De documenten worden er rechtstreeks in ondergebracht volgens het soort van document en het eraan gekoppeld rekeningnummer; identificeert u gemakkelijk de aard van de documenten, omdat zij een gestructureerde naamgeving hebben; kunt u via Messaging (en eventueel per ) op de hoogte worden gebracht van de aanwezigheid van niet gedownloade documenten (in de loop van 2007); 5

8 Alle documenten zijn bechikbaar via DexiaWeb > Belangrijke opmerking deze documenten zijn in fine bedoeld als rechtvaardiging voor uw boekhouding waarvoor u verantwoordelijk bent. Het systematisch downloaden, het opslaan en het archiveren op lange termijn zijn dus uw verantwoordelijkheid.

9 De PDF-documenten zijn beveiligd en worden officieel erkend PDF-documenten zowel in hun elektronische versie of eventueel in hun afgedrukte vorm hebben dezelfde juridische, administratieve en wettelijke waarde als papieren documenten. Hoewel u daartoe over de mogelijkheid beschikt, hoeft u deze documenten niet af te drukken. Het PDF-document kan als een origineel worden beschouwd. Om deze erkenning te garanderen hebben wij 4 beschermings- en beveiligingsniveaus ingesteld. Zodoende bestaat er geen enkele twijfel over de waarde van het document, dat zelfs als betrouwbaarder kan worden beschouwd dan een papieren document. 1. De toegang tot het document hangt af van de beveiliging van DexiaWeb of van Secure EDI. Enkel de daartoe aangeduide personen hebben het recht te zoeken naar de documenten die hen aanbelangen. Eenmaal een document is gedownload, moet de cliënt toezien op het vertrouwelijk karakter van de documenten die zijn opgeslagen op zijn systeem. 2. De PDF-documenten kunnen niet worden gewijzigd dankzij de bescherming van Adobe Acrobat. 3. Elk document wordt gecertificeerd door middel van een sterke digitale handtekening. Deze handtekening die bij wet erkend is staat borg voor zowel de authenticiteit als de integriteit van het PDF-document. De documenten zijn voorzien van een elektronische handtekening U bent op elk ogenblik zeker dat het document wel degelijk afkomstig is van Dexia Bank en kunt nagaan of het niet werd gewijzigd sinds de ondertekening ervan. In geval van problemen verschijnt er een duidelijke vermelding op het scherm. Het certificaat dat wordt gebruikt voor de beveiliging van de documenten werd ontwikkeld door de firma CERTIPOST, die borg staat voor de authenticiteit van het document en een wettelijke waarde verleent aan de handtekening. certipost is een belangrijke leverancier van oplossingen om elektronische communicatie mogelijk te maken en te beveiligen. Certipost biedt organisaties oplossingen om kosten te beperken, customer service te verbeteren en efficiëntie te verhogen via elektronische communicatie. Certipost maakt het de organisaties mogelijk om elektronisch te communiceren met gelijk welke klant, burger, leverancier en publieke instelling, door het automatiseren van inkomende en uitgaande documentstromen en door de elektronische communicaties te beveiligen en te certifiëren. Meer info op: 4. Er wordt een MAC (Message Authentication Code) berekend en afgedrukt op elke pagina. Deze alfanumerieke code heeft dezelfde functie als de digitale handtekening (controle op de authenticiteit en de integriteit), maar maakt een controle mogelijk van een eventueel afgedrukt document. Een gratis instrument dat u op internet vindt, biedt iedereen de mogelijkheid na te gaan of deze code exact is.

10 Dankzij deze verschillende beveiligingssystemen kunnen de elektronische documenten als geldig worden beschouwd t.o.v. de toezichthoudende overheden, uw partners of zelfs voor een rechtbank. Bovendien werd het project officieel voorgesteld aan diverse administratieve instanties * die een positief advies hebben gegeven over het gebruik van de PaPyRuS-reporting ter vervanging van de papieren reporting. Doelstelling: nulpapier PaPyRuS is bedoeld om het verbruik en het gebruik van papier drastisch te verminderen. De documenten moeten niet worden afgedrukt. Ideaal is dus dat u rechtstreeks kunt gebruikmaken van de software die u ter beschikking is gesteld (PDF-documenten, CODA-bestanden, onlineraadplegingen enz.). Om deze doelstelling te halen, is er zeker een gedragswijziging nodig en zult u ook anders moeten gaan werken. Dexia Bank kan indien u dat wenst u hierbij begeleiden. * Lijst beschikbaar op verzoek. PaPyRuS is nu al beschikbaar De dienst PaPyRuS werd gedurende verscheidene maanden met succes overigens getest in een reële situatie en in samenwerking met een dertigtal testcliënten. Momenteel is PaPyRuS volledig operationeel en zijn alle voorgestelde functionaliteiten beschikbaar. U kunt zelf beslissen wat voor u het beste moment is om te beginnen met de elektronische reporting. Volg de onderstaande procedure en zeg vaarwel aan de papierberg. De overgang Met het oog op een geslaagde overstap naar PaPyRuS vragen wij u de volgende ad hoc-formulieren in te vullen: 1. als u nog geen abonnement heeft op DexiaWeb: een basiscontract voor DexiaWeb, dat u één keer per entiteit moet invullen; 2. een DexiaWeb-fiche per gebruiker (bestaand of nieuw) die toegang wil hebben tot de PDF-documenten. De eventuele beperkingen voor deze toegang worden daarop vermeld; 3. een aanvaardingsformulier van het reglement PaPyRuS. Dit document moet slechts één keer worden ondertekend; 4. een PaPyRuS-formulier waarmee u kunt aangeven voor welke soorten documenten en rekeningen u de documenten in PDFformaat wenst te ontvangen. Wanneer de PDF-documenten eenmaal beschikbaar zijn, vervangen zij de papieren documenten, die dus niet meer via de post zullen worden verstuurd. 8

11 Wilt u hierover meer weten? Gelieve contact op te nemen met uw Public Banker/relatiebeheerder/Corporate Banker. Alle informatie is eveneens online beschikbaar op de website van de dienst PaPyRuS, die toegankelijk is vanuit PubliLink of vanuit Dexia Zone op (vanaf eind 2006). We zijn ook bereikbaar via op het adres [email protected]. Ons Contact Center Electronic Banking staat uiteraard ook telefonisch te uwer beschikking op het nummer

12 B a n k Verantwoordelijke uitgever: Dirk Smet, Pachecolaan Brussel SPDV /2006