Het geheim van de digitale brochure

Transcriptie

1 Deel 2 Digitale communicatie Het geheim van de digitale brochure Martina Huigen* Van papier naar beeldscherm Internet is een prima medium om informatie toegankelijk te maken voor een groot publiek. Het is dan ook begrijpelijk dat steeds meer bedrijven hun doelgroep tegemoet komen door brochures op internet te zetten. De voordelen liggen voor de hand. De sitebezoeker hoeft niet te wachten tot de gevraagde publicatie wordt opgestuurd, maar kan direct beschikken over de benodigde informatie. Bovendien brengen digitale brochures ook een aanzienlijke kostenbesparing met zich mee: geen drukkosten meer, geen porto en vooral géén papier. * Martina Huigen is werkzaam als tekstschrijver bij Hendrikx Van der Spek, Bureau voor bedrijfscommunicatie in Bussum. Voor meer informatie zie Een veelgemaakte fout bij het digitaliseren van papieren brochures is echter dat er geen rekening wordt gehouden met de speciale structuur, schrijfstijl en vormgeving die het beeldscherm vereist. Denk aan smalle tekstkolommen, korte tekstblokjes, veel tussenkopjes en korte zinnen. Organisaties die de papieren versie van hun brochure zonder aanpassingen op het web zetten, kunnen erop rekenen dat ze hun doel missen. Dat komt ten eerste doordat de meeste beeldschermlezers gewend zijn om een webpagina te scannen, net als de voorpagina van een krant. Als een pagina de boodschap niet snel genoeg duidelijk maakt, zappen ze verder naar een volgende pagina. Ten tweede vinden de meeste mensen lezen van een beeldscherm een stuk minder prettig dan lezen vanaf papier. Vooral bij lange teksten is de kans groot dat ze afhaken. In beide gevallen is het gevolg dat uw boodschap niet overkomt. U kunt dit voorkomen door uw brochures geschikt te maken voor het beeldscherm. Hoe u dat doet, leest u in deze dossierbijdrage. Met het aanpassen van de structuur komt u al een heel eind. In deze bijdrage laten we aan de hand van een folder van de Universiteit Leiden over RSI zien hoe u een papieren structuur omzet naar een beeldschermstructuur. Maar met alleen een goed raamwerk bent u er nog niet. De schrijfstijl is minstens zo belangrijk. Daarom vindt u aansluitend de belangrijkste beeldschermschrijftips. In de laatste paragraaf worden de tips uit deze dossierbijdrage in de praktijk toegepast. 15

2 Het geheim van de digitale brochure Stap voor stap naar een nieuwe structuur Informatie op internet komt het beste over als die in hapklare brokken aan de bezoeker wordt aangeboden. Toch kiezen veel organisaties ervoor een brochure zonder aanpassingen op internet te zetten. Deze bestaat dan meestal uit één lange pagina waarin verschillende onderwerpen worden behandeld. De brochure Beeldschermwerk en RSI van de Universiteit Leiden ( is daar een goed voorbeeld van. Deze brochure is op de volgende punten voor verbetering vatbaar: Er wordt nergens aangegeven hoe de structuur van de brochure in elkaar zit en welke informatie de bezoeker kan verwachten. Bij de papieren versie hoort waarschijnlijk een inhoudsopgave, maar die is op het beeldscherm achterwege gelaten. De tekstkolom is veel te breed, waardoor de bezoeker zijn ogen van links naar rechts over het scherm moet bewegen. De tekst bevat te weinig tussenkopjes. Alleen de verschillende paragrafen hebben een kopje. Veel zinnen zijn onnodig lang en ingewikkeld. Er wordt te veel gebruikgemaakt van de lijdende vorm. 16 Management & Communicatie

3 Structuur onder de loep: een stappenplan Om een brochure geschikt te maken voor het beeldscherm, moeten de volgende stappen worden doorlopen. 1. Inventariseer uit welke paragrafen de brochure bestaat. In het geval van de Universiteit Leiden zijn dat: Inleiding (Beeldschermwerk en RSI) Wat is RSI? Oorzaken van RSI Hoe kunt u RSI voorkomen? Inrichting van de werkplek Beeldscherm en toebehoren Veilig muizen Binnenklimaat Thuissituatie Oefeningen ter voorkoming van RSI Meer informatie (adressen en websites) 2. Ga na of de verschillende paragrafen meerdere onderwerpen (subparagrafen) behandelen. Deze worden later weergegeven in een apart scherm Voor de RSI-brochure geldt dit voor het onderdeel Oorzaken van RSI. Daarin worden de drie fasen van RSI beschreven. 3. Geef de verschillende paragrafen en subparagrafen weer in een boomstructuur De complexiteit van de structuur varieert met de lengte en de hoeveelheid paragrafen en subparagrafen. De structuur van de RSI-brochure is vrij eenvoudig en ziet er uit als in het schema op de volgende pagina. 4. Maak voor de verschillende paragrafen en subparagrafen een apart scherm Het is handig om de schermen te nummeren (Inleiding 1; paragrafen 1.1, 1.2, 1.3; subparagrafen 1.1.1, et cetera). 5. Geef in de inleiding via interne links aan welke onderwerpen in de brochure aan bod komen Op die manier ontstaat een soort inhoudsopgave. Voordeel voor de bezoeker is dat hij al op de eerste pagina van de brochure kan bepalen welke informatie voor hem interessant is. 6. Is er sprake van paragrafen en subparagrafen, maak dan in het scherm van de paragraaf een aantal links naar de schermen van de subparagrafen 17

4 Het geheim van de digitale brochure Inleiding Beelschermwerk en RSI Wat is RSI? Oorzaken RSI Inrichiting van de werkplek Hoe kunt u RSI voorkomen? Beeldscherm en toebehoren Veilig muizen Binnenklimaat Thuissituatie Oefeningen ter voorkoming RSI Meer informatie (adressen en websites Fase 1 Fase 2 Fase 3 In het scherm van de paragraaf Oorzaken van RSI kan bijvoorbeeld worden doorgelinkt naar de verschillende fases van RSI. Als u deze zes stappen doorloopt, hebt u een goede basisstructuur. Voor de RSIbrochure zien de inleiding en de paragraaf Oorzaken van RSI er in de nieuwe structuur als volgt uit: Beeldschermwerk en RSI Het werken met beeldschermen is een vanzelfsprekend verschijnsel geworden in onze samenleving. Hoewel beeldschermwerk niet direct schadelijk is voor de gezondheid, bestaat er een samenhang tussen het werken met beeldschermen en het ontstaan van klachten. RSI (Repetitive Strain Injury) is daar de bekendste van. Een belangrijke risicogroep is die van beeldschermwerkers, welke momenteel in het middelpunt van de belangstelling staan. Maar ook beroepsgroepen als kassapersoneel, chirurgen, analisten en vele anderen kunnen met RSI-klachten te maken krijgen. 18 Management & Communicatie

5 In deze folder vindt u algemene informatie over RSI, manieren waarop klachten voorkomen kunnen worden en een lijst met instructies aan de hand waarvan u uw eigen werkplek zo optimaal mogelijk kunt instellen. Ook wordt aangegeven waar u als medewerker of student van LUMC of Universiteit Leiden moet zijn met vragen over RSI. Voorkomen is nu eenmaal beter dan genezen. We behandelen achtereenvolgens de volgende onderwerpen: Wat is RSI? Oorzaken van RSI Hoe kunt u RSI voorkomen? Inrichting van de werkplek Beeldscherm en toebehoren Veilig muizen Binnenklimaat Thuissituatie Oefeningen ter voorkoming van RSI Meer informatie (adressen en websites) Oorzaken van RSI Vaak wordt een verkeerd ingerichte werkplek gezien als de enige oorzaak van RSI. Echter: een goed ingerichte werkplek is nog geen garantie dat RSI wordt voorkomen. Veel RSI klachten ontstaan namelijk door een verkeerde werkhouding. Werken in een voorovergebogen en/of gedraaide houding, langdurig werken in dezelfde houding of lange tijd achter elkaar dezelfde bewegingen maken, kunnen RSI gerelateerde klachten veroorzaken ook al is de werkplek goed ingericht. Er kan gesteld worden dat bij beeldschermwerkers de statische belasting van de spieren door steeds in dezelfde houding te werken één van de boosdoeners is: diverse spieren blijven constant aangespannen. (Een wisselend gebruik van de spieren is van groot belang.) De klachten worden nog eens versterkt door factoren die stress opleveren, zoals een te hoge werkdruk, te weinig afwisseling van taken en onvoldoende zeggenschap of mogelijkheden om hierin verandering te brengen. RSI komt vaak voor bij plichtsgetrouwe perfectionisten die bij hoge werkdruk niet willen zeuren, maar er nog een schepje bovenop doen om hun werk binnen de gestelde termijn af te krijgen. De spanning zorgt ervoor dat de spieren verkrampen, waardoor de schade groter wordt. Gebleken is dat een hoge 19

6 Het geheim van de digitale brochure mentale belasting leidt tot een verhoogde spierspanning in de schouders en nek. De eerste tekenen van RSI zijn, dat iemand zich in de handen wrijft vanwege een geïrriteerd gevoel, de polsen uitschudt of naar de nek grijpt. Dat lijkt nog onschuldig en na een weekend rust zijn de klachten meestal weg. Het is dan wel tijd écht iets te ondernemen en niet te wachten tot de klachten toenemen tot bijvoorbeeld pijn die de nachtrust verstoort. Bij RSI kunnen er globaal drie fases worden onderscheiden: Fase 1: minder erg Fase 2: ernstig Fase 3: zeer ernstig Fase 1: minder ernstig In deze fase is er sprake van pijn en vermoeidheid aan de vingers, handen, polsen, armen, schouders of nek tijdens het werk of na een lange periode van werken. De klachten zijn plaatselijk en kunnen gepaard gaan met kramp of een doof gevoel. Ze worden echter snel minder als u stopt met werken. In uw vrije tijd of s nachts heeft u er geen last van. Er is dus een duidelijke relatie tussen de werkzaamheden en de pijn, maar meestal kunt u uw taken normaal blijven uitoefenen. Bij onderkenning van de symptomen en op tijd ingrijpen kunnen de klachten echter verminderen of zelfs geheel verdwijnen. Fase 2: ernstig In de tweede fase houden de klachten ook na werktijd aan en kunnen zelfs de nachtrust verstoren. Er is geen duidelijke relatie meer te leggen met bepaalde werkzaamheden. De pijn treedt op bij allerlei taken. De klachten breiden zich verder uit tot tintelingen, irritaties en krachtverlies. De pijn straalt uit naar andere delen van het lichaam. Fase 3: zeer ernstig In deze fase is de pijn altijd aanwezig, ook in rust als u niet werkt. Er ontstaan soms zwellingen in de armen of er treden veranderingen op in de huidskleur. Pijnlijke plekken kunnen koud aanvoelen. Er is sprake van een verlamd gevoel met duidelijke tintelingen. In deze fase kunt u zelfs geen licht werk meer verrichten. Ook het verrichten van gewone klusjes in huis is niet meer mogelijk. 20 Management & Communicatie

7 Hebt u de structuur eenmaal op orde, dan bent u toe aan de volgende stap: het herschrijven van de tekst. Algemene schrijftips Ook tijdens het schrijven is de papieren versie van uw brochure een uitstekend uitgangspunt voor een digitale equivalent. U hoeft dus niet helemaal opnieuw te beginnen met schrijven. Wél zult u flink aan de originele tekst moeten schaven, omdat het beeldscherm nu eenmaal bepaalde eisen stelt aan de schrijfstijl. Daarbij kunt u gebruikmaken van de volgende tips: Zorg ervoor dat elke paragraaf van de digitale brochure een korte en informatieve kop heeft. De kop komt altijd als eerste in beeld. Op basis hiervan krijgt uw bezoeker een eerste idee over de inhoud van het bericht en besluit hij wel of niet verder te lezen. Een goede kop vertelt duidelijk en kernachtig waar de pagina (paragraaf) over gaat. Kies altijd voor informatieve koppen; u wilt immers een eerste indicatie geven van de inhoud. Waar u op papier misschien eerder een wervende of een leuke kop hanteert, heeft op internet een zakelijke maar informatieve kop de voorkeur. Voorzie elke paragraaf van een lead. Geef in het kort (een paar regels) weer wat de belangrijkste informatie uit de paragraaf is. Een goede lead beantwoordt de belangrijkste van de vijf w-vragen (wie, wat, waar, wanneer & waarom). Splits uw tekst op in korte blokken. De alinea is de belangrijkste bouwsteen van een (beeldscherm)tekst. Door uw tekst op te delen in korte tekstblokken van zo n vier tot zes regels verhoogt u de leesbaarheid aanzienlijk en geeft u de bezoeker overzicht. Voorzie elk tekstblok van een tussenkopje. Als u elk tekstblok voorziet van een tussenkopje maakt u de tekst scanbaar voor uw bezoekers. Goede tussenkopjes zijn informatief van aard en geven in enkele woorden weer wat het thema is van het onderliggende tekstblok. Zorg altijd voor korte (één of enkele woorden), kernachtige, samenvattende, informatieve kopjes. Anders dan bij papieren teksten hoeven de tussenkopjes bij beeldschermteksten niet per se aantrekkelijk en prikkelend te zijn. Bij digitale teksten hebben tussenkopjes vooral de functie van structuuraanduider. Samen met de hoofdkop en de lead geven ze de bezoeker een eerste indruk van de inhoud van de tekst. 21

8 Het geheim van de digitale brochure Geef opsommingen weer als bulleted lists (puntenlijstjes). Een lijst met bullets valt direct op, is snel en prettig leesbaar en gemakkelijk te onthouden. Zorg er wél voor dat opsommingen worden ingeleid door een kort zinnetje en dat de onderdelen in de opsomming niet te lang worden. Breng structuur aan in de tekst via structuuraanduiders. Om de verbanden tussen de verschillende onderdelen van een tekstblok duidelijk te maken, kunt u structuuraanduiders gebruiken. Dit zijn woorden als enerzijds/anderzijds, maar, hoewel, omdat, doordat, daarom, hieruit blijkt, dus, tijdens, later, eerst, ten eerste, ten tweede. Ook hele zinnen kunnen als structuuraanduider fungeren: er zijn twee mogelijkheden om, dit heeft drie belangrijke voordelen Gebruik korte en kernachtige zinnen. Lange zinnen zijn funest voor de leesbaarheid van een beeldschermtekst. U kunt uw zinnen korter en krachtiger maken door: bijzinnen te vermijden; het aantal werkwoorden te beperken (streef naar maximaal twee werkwoorden per zin); voorzetselconstructies, lijdende vormen (zinnen met worden ) en omslachtige formuleringen achterwege te laten. Hierdoor worden zinnen korter, minder abstract, persoonlijker en makkelijker leesbaar. Schrijf actief en persoonlijk. Hou bij het schrijven zoveel mogelijk de OPA-zinsvolgorde aan: onderwerp, persoonsvorm en andere zinsdelen. Probeer er altijd voor te zorgen dat uw zinnen antwoord geven op de vraag Wie doet wat? Dus: Jan slaat Piet, in plaats van: Piet wordt door Jan geslagen. 22 Management & Communicatie

9 Schrijf- en structuurtips in de praktijk Als bovengenoemde tips op de inleiding en paragraaf 3 van de RSI-brochure worden toegepast, ziet deze er als volgt uit: Beeldschermwerk en RSI Werken met beeldschermen is tegenwoordig vanzelfsprekend in onze samenleving. Hoewel beeldschermwerk niet direct schadelijk is voor de gezondheid, kan het wel tot lichamelijke klachten leiden. Repetitive Strain Injury (RSI) is daar de bekendste van. Risicogroepen Bepaalde beroepsgroepen hebben een verhoogde kans op RSI: mensen die met een beeldscherm werken; kassapersoneel; chirurgen; analisten. Wat voor informatie vindt u hier? <links naar diepergelegen pagina s> Wat is RSI? Oorzaken van RSI Hoe kunt u RSI voorkomen? Inrichting van de werkplek Beeldscherm en toebehoren Veilig muizen Binnenklimaat Thuissituatie Oefeningen ter voorkoming van RSI Meer informatie (adressen en websites) 23

10 Het geheim van de digitale brochure Oorzaken van RSI Vaak wordt een verkeerd ingerichte werkplek gezien als de enige oorzaak van RSI. Dit is slechts ten dele waar. Veel RSI-klachten ontstaan namelijk door een verkeerde werkhouding. Denk hierbij aan: werken in een voorovergebogen en/of gedraaide houding; langdurig werken in dezelfde houding; lange tijd achter elkaar dezelfde bewegingen maken. Belasting van de spieren Beeldschermwerkers hebben vaak last van statische belasting van de spieren omdat ze steeds in dezelfde houding werken. Gevolg is dat diverse spieren constant aangespannen blijven. En dat terwijl een wisselend gebruik van de spieren juist van groot belang is. Stressfactoren De klachten worden vaak nog eens versterkt door factoren die stress opleveren: een te hoge werkdruk; te weinig afwisseling van taken; onvoldoende zeggenschap of mogelijkheden om hierin verandering te brengen. Risicogroepen RSI komt vaak voor bij plichtsgetrouwe perfectionisten. Bij hoge werkdruk willen ze niet zeuren maar doen ze er juist nog een schepje bovenop om hun werk binnen de gestelde termijn af te krijgen. De spanning zorgt ervoor dat de spieren verkrampen, waardoor de schade groter wordt. Bovendien is gebleken dat een hoge mentale belasting tot een verhoogde spierspanning in de schouders en nek leidt. Symptomen van RSI RSI begint met de volgende symptomen: in de handen wrijven vanwege een geïrriteerd gevoel; de polsen uitschudden; naar de nek grijpen. 24 Management & Communicatie

11 Meestal zijn deze klachten na een weekend rust wel over. Het is dan wel zaak écht iets te ondernemen. Wacht in ieder geval niet tot de klachten de nachtrust verstoren. Drie fases Bij RSI kunnen er globaal drie fases worden onderscheiden: Fase 1: minder erg Fase 2: ernstig Fase 3: zeer ernstig Tot slot De schrijf- en structuurtips die in deze bijdrage zijn genoemd, zijn niet alleen geschikt voor het omzetten van papieren teksten naar beeldschermteksten. Ook als u direct een digitale brochure wilt schrijven komen ze goed van pas. En zelfs bij het schrijven van een papieren versie kunt u er profijt van hebben. De structuur en de schrijfstijl van beeldschermteksten komen immers op papier ook heel goed uit de verf. Het is daarom niet ondenkbaar dat in de toekomst alle teksten op de beeldschermmanier worden geschreven. Tips Gebruik zoveel mogelijk een apart scherm per onderwerp. Maak een boomstructuur waaruit blijkt hoe de onderwerpen samenhangen. Geef in de inleiding met interne links aan uit welke onderdelen de digitale brochure bestaat. Doe hetzelfde in elke paragraaf: geef met interne links de subparagrafen aan. Gebruik voor elk scherm een korte, informatieve kop. Hanteer per scherm een lead, waarin u de vijf w-vragen beantwoordt. Deel het scherm in korte tekstblokken in, met een duidelijke subkop per tekstblok. Maak gebruik van opsommingen (bulleted lists). Beperk de zinslengte. Schrijf actief en direct. 25