De tips & tricks van Jerre Van data naar informatie en terug!

Transcriptie

1 FACTSHEET De tips & tricks van Jerre Van data naar informatie en terug! Jerre Kamphuis, implementatieconsultant, deelt zijn tips & tricks met planners die werken met Rostar CAS. Soms wil je als planner zelf nieuwe bijzonderheden toevoegen en de ingeroosterde uren daarvan in een rapport of werkblad opnemen. Soms geeft een telling in een werkblad of rapport een andere uitkomst dan verwacht. Je kunt dan natuurlijk direct bellen of mailen met de servicedesk van Paralax maar als applicatiebeheerder ben je ook prima in staat om zelf fouten op te sporen; alleen ben je misschien nog niet op de hoogte hoe dit te doen. Met deze tips & tricks proberen we die oplossing te bieden. Hetzelfde schema, maar met meer details: De centrale vraag is: waar moet je beginnen? De cursusmap van applicatiebeheerders biedt wel ontzettend veel informatie over elk onderdeel van de instellingen maar soms is er gewoon gebrek aan een rode draad. Deze Tips & Tricks beschrijft op hoofdlijnen welke stappen je kunt volgen van een code tot aan een resultaat, je kunt nieuwe codes toevoegen en daar over rapporteren. Als je dezelfde stappen terug volgt, kun je dit omgekeerde proces gebruiken om fouten in bestaande rapporten/tellingen op te sporen. Voor de details van de instellingen wordt er gerefereerd aan de cursusmap applicatiebeheerders van het specifieke onderdeel. Samengevat komt het neer op het volgende: Voorbeeld: Je wilt een code toevoegen waarmee je aangeeft dat een medewerker is gevraagd om te werken en de dienst heeft afgewezen. Dit komt terug in een individueel rapport dat wordt besproken bij de beoordeling. Stap 1: Code De code is nodig om de inroosteringen te kunnen maken zodat deze geteld en gerapporteerd kunnen worden. Soms bestaat de code al en soms moet deze nieuw worden toegevoegd. 1. Open de datalijst (eerst de werkmap, dan het werkblad):

2 2. Kies het segment Bijzonderheid, Attrib of Extracodes (afhankelijk van de inrichting). 3. Hef eventuele filters op. 4. Klik op 5. Zorg dat alle velden zichtbaar zijn (behalve ID en Kleurprioriteit). 5. Tik de groep in, bijv. Naam. 6. Indien deze groep al bestaat, wordt het filter na Toepassen aan deze groep toegevoegd. Zo niet, dan wordt er een nieuwe groep aangemaakt. 7. Vul bij Soort in: Segment, bij Naam in: Naam, bij Operator in: = en vul bij Filter tekst in: GEBELD_NEE. 8. Vink het mogelijke gebruik aan: Formules en Werkbladen. 9. Klik op Toepassen: het filter wordt in de groep geplaatst. 10. Klik op OK of Annuleren om de dialoog te sluiten. 6. Klik op 7. Scroll naar beneden met de scrollbalk. 8. Op de onderste, lege regel, vul het veld Naam in: GEBELD_NEE. 9. Vul eventueel de Omschrijving in: 10. Vul de overige kolommen in, indien nodig voor deze code. 11. De gegevens worden meteen opgeslagen. Stap 3: Teleenheid Een teleenheid is nodig om de tijdlijnen van de inroosteringen te kunnen tellen. Dit is de basis van een telling. De teleenheid kun je alleen in tellingen oproepen, niet direct in een rapport of werkblad. 1. Ga naar [Instellen, Berekeningen...]. 2. Klik op Nieuw. 3. Vul de naam in van de nieuwe teleenheid, GEBELD_ NEE. 4. Kies de Groep, of vul een nieuwe naam in voor een nieuwe Groep. 5. Kies het eerder aangemaakte filter GEBELD_NEE. 6. Vul bij Omschrijving de datum + initialen in zodat is terug te leiden door wie en wanneer de teleenheid is gemaakt. 7. Klik op Toepassen (laat de dialoog open voor de volgende stap). Stap 2: Filter Met een filter wordt het mogelijk om één of meerdere codes te kunnen selecteren om zo de ingeroosterde tijdlijnen met een teleenheid te kunnen bepalen. Zonder een filter zouden alle inroosteringen van het segment worden geteld en dat is vrijwel nooit de bedoeling. 1. Ga naar [Instellen, Filters...]. 2. Kies het segment Extracodes. 3. Kies Nieuw. 4. Tik de naam in van het nieuwe filter, bijv. GEBELD_ NEE.

3 Stap 4: Telling Een telling kan worden opgenomen in een: - andere telling, - controle, - werkblad, - rapport, - export. Het is een vertaalslag tussen de input (data, inroostering) en output (rapportage, export). 1. Ga naar [Instellen, Berekeningen...]. 2. Klik op het tweede tabblad, Tellingen. 3. Klik op Nieuw. 4. Vul de naam in van de nieuwe telling, GEBELD_NEE ED. Gebruik de afkortingen:...ed = Eenheden per Dag,...UD = Uren per Dag,...UKM = Uren per KalenderMaand etc. 5. Kies Tel: Eenheden (dit is de standaard waarde). 6. Klik onder Formule op de knop Bewerken. 7. Kies de Teleenheid, GEBELD_NEE die eerder is aangemaakt. 5. Kies Segment: Medewerkers. 6. Klik op het tabblad Opmaak. We willen een rapport per persoon, met de datums waarop de code is ingeroosterd en daar onder een totaal. We voegen dus eerst de datum toe: 7. Klik met de rechtermuisknop, kies Nieuwe Kolom, Datum. 8. Vul de Groep in, bijv. InfoCodes. 9. Vul de overige velden in, zoals in het voorbeeld. 10. Vul bij Omschrijving de datum + initialen in zodat is terug te leiden door wie en wanneer de telling is gemaakt. 11. Klik op Toepassen. De telling komt dan in de aangegeven groep terecht. 12. Klik op OK of Annuleren om de dialoog te sluiten. Met deze telling kan een rapport worden gemaakt, zie de volgende stap. Stap 5: Rapport. Om de output te leveren van de getelde uren. Werkbladinstellingen zijn te vinden bij [Instellen, Werkbladen...]. Rapportinstellingen bij [Instellen, Rapporten...]. In dit voorbeeld gaan we alleen in op verwerking in een rapport. 1. Ga naar [Instellen, Rapporten...]. 2. Klik op Nieuw. 3. Tik de naam in: GebeldVoorDienst_Afgewezen. 4. Kies Soort: Individueel. 8. Klik een keer op deze Datum-kolom zodat er oplopend wordt gesorteerd. 9. Voeg nog een nieuwe kolom toe, kies nu Telling. 10. Kies de eerder aangemaakte telling GEBELD_NEE ED. 11. Vink aan: Verwijder regel als telling nul oplevert: we willen alleen de datums zien waarop deze code is ingeroosterd. 12. Vink uit: Bereken telling per regel. Deze instelling is niet nodig in deze situatie. 13. Kies bij Voet type: Totaal.

4 15. Klik op Toepassen en OK of Annuleren om de dialoog te sluiten. 16. Rooster een aantal dagen GEBELD_NEE in bij een persoon. 17. Genereer het rapport over de periode, persoon, fase waarin de extracode wel en niet is ingeroosterd. Stap 1a: Controleer het Rapport. Ga naar [Instellen, Rapporten...]. Controleer de instellingen van het rapport, o.a.: - Staat Verwijder regel als telling nul oplevert aan bij een of meerdere tellingen of som kolommen? - Staat Bereken telling per regel aan of uit? - Staan er segmentvelden vanuit segmentdata en/of roosterdata in het rapport? - Staat er een verwijzing naar een specifieke fase voor de kolom ingesteld? - Controleer alle andere rapportinstellingen m.b.v. de cursusmap voor applicatiebeheerders. Stap 1b: Controleer het Werkblad. Als het rapport goed lijkt te staan, voeg de telling toe in een (test) werkblad. Dat kan via [Instellen, Werkbladen...]. Geeft de telling in het werkblad een waarde maar in het rapport niet, dan ligt het vaak aan het rapport of de opgevraagde selectie van rapportage (periode, codes, fase). Ga dan terug naar stap 1a. Gaat het in het werkblad ook verkeerd, ga dan verder naar stap 2. Dit rapport is een voorbeeld en kan met simpele aanpassingen geheel in een huisstijl worden getoond. Deze is te verfijnen met behulp van de informatie vanuit de cursusmap applicatiebeheerder. Stap 2: Controleer de Telling. Ga via de rapport- of werkbladinstellingen direct naar de instellingen van de telling. Foutopsporing Met bovenstaande informatie is een foutopsporing ook in logische stappen op te delen. De foutopsporing gaat in precies de omgekeerde volgorde van de inrichting. Stel dat je een rapport GebeldVoorDienst_Afgewezen hebt, en daarin staan de verkeerde uitkomsten (ontbrekende waarden, extra waarden, dubbele waarden), volg dan de volgende stappen: Controleer de instellingen van de telling, o.a.: - Het gekozen Segment, - Eenheden of Minuten, - Het gekozen filter voor de telling, - De startdatum en periode, - bij Geavanceerd: dag-/feestdagfilter, - Controleer alle andere instellingen van de telling m.b.v. de cursusmap voor applicatiebeheerders.

5 Als de telling goed is ingesteld, controleer dan onderliggende tellingen en/of teleenheden. Dit kan bij complexe situaties betekenen dat er een hiërarchie wordt uitgeschreven in Excel om de fout op te sporen. Bij een ketting aan tellingen, kun je de complete ketting in het werkblad tonen om te kijken bij welke telling het mis gaat. Stap 3: Controleer de teleenheid. Controleer de instellingen van de teleenheden die in de tellingen worden opgeroepen. - Controleer bijv. het gekozen filter, de fase, de starten eindtijd. - Controleer alle instellingen van de teleenheid m.b.v. de cursusmap voor applicatiebeheerders. Stap 4: Controleer het Filter. In tellingen en/of teleenheden kan worden verwezen naar filters. Noteer de namen van de filters en zoek deze filters op. Controleer de instellingen van de filters bij [Instellen, Filters...]. Stap 5: Controleer de Code. Controleer de werking van het filter en de aanwezigheid van de codes door het filter aan te zetten in een werkblad. Dat kan een roosterwerkblad zijn of de datalijst. wordt toegepast in het bezettingsveld of in de gehele roostercel. Conclusie: Wij hopen dat dit artikel enthousiasme opwekt om zelf nieuwe wensen te implementeren en dat het aanzet om zelfstandig de oorzaak van eventuele problemen te achterhalen om ze op te lossen. Op deze manier wordt de zelfstandigheid van applicatiebeheerders vergroot. Mocht u nog vragen hebben naar aanleiding van deze factsheet kunt u contact met ons opnemen via telefoonnummer of stuur een naar [email protected]. Paralax BV Zandpad NA Maarssen The Netherlands [email protected] T +31 (0) Paralax is een vooraanstaande en innovatieve aanbieder van softwareoplossingen en dienstverlening op het gebied van personeelsplanning, roosteren en workforce management. Paralax missie is het optimaliseren van de inzet en efficiëncy van personeel en bedrijfsmiddelen. Een optimale planning resulteert in tevreden en gemotiveerde medewerkers, tevreden en loyale opdrachtgevers en heeft een directe invloed op de bedrijfsresultaten. Sinds 1981 ontwikkelt en implementeert Paralax zijn premium Rostar CAS software voor personeelsplanning, roosters en workforce management. Er zijn meer dan 600 klanten in 20 marktsegmenten, in zowel binnen- als buitenland, waaronder Adecco, Manpower, Trigion, Antoni van Leeuwenhoek Ziekenhuis, GGZ Oost-Brabant, Pathé, SGS Life Sciences, Admiraal de Ruyter Ziekenhuis, Koninklijke Marechaussee, Gemeente Spijkenisse, Koning Willem I College, Brandweer Leidschendam-Voorburg en Stadstoezicht Rotterdam.