Praktijk met digitale en interactieve Planning en Control

Transcriptie

1 Praktijk met digitale en interactieve Planning en Control Mark van Dam en Herrie Geuzendam Het speelveld van de overheid, en met name gemeenten, wordt steeds complexer. De vraag hoe in control te blijven leeft als nooit tevoren. Zijn gemeenten in staat hun nieuwe taken met minder middelen waar te maken? Daarbij valt te denken aan taken op het terrein van jeugdzorg, maatschappelijke ondersteuning, participatie en investeringen in de regionale economie die met meerdere partners moeten worden opgepakt. Men eist verantwoording en transparantie van gemeenten op het gebied van resultaten en gezamenlijk te bereiken effecten. Aan de andere kant zien we ook in de interne organisatie bij gemeenten interessante ontwikkelingen. De vraag om verbinding tussen beleid, activiteiten en bedrijfsvoering in brede zin (financiën, informatievoorziening, HR en herontwerp organisatie, bestuur- en werkprocessen) wordt steeds groter. Duurzaamheid van de organisatie speelt ook een belangrijke rol: zijn wij in staat om op de lange termijn een gezonde en doelmatige organisatie te zijn en te blijven? Digitalisering, internet, sociale media, nieuwe technologieën en de eerste oriëntatie op het gebruik van Big Data bieden een versterkende factor om deze vraagstukken het hoofd te bieden. Deze ontwikkelingen van digitalisering vergroten de complexiteit, maar bieden ook een kans om de complexiteit te verminderen door eenvoud, relevantie en verbinding In dit artikel schetsen we de eerste praktijkervaringen met het digitale planning- en controlplatform Evolve 1 bij de gemeenten Eindhoven, Westland en Goeree-Overflakkee aan de hand van onze visie van eenvoud, relevantie en verbinding binnen Planning & Control. Evolve, een digitaal platform voor Planning & Control Evolve biedt een platform voor digitalisering van P&C, met als concreet product de begrotingsapp. Dit is echter nooit een doel op zich. Het is een hulpmiddel, een katalysator, om de planning en control die gemeenten in staat stelt de doelen met haar partners te monitoren verdergaand te vereenvoudigen. De Planning- & Controlcyclus is bij gemeenten door de jaren heen verworden tot een rituele papieren tijger. Uit ons onderzoek naar de financiële functie bij gemeenten en provincies in Nederland is dit nog eens bevestigd 2. Evolve is een digitaal platform waarmee een innovatieve stap gemaakt wordt in de evolutie van de sturing en beheersing van gemeenten. Evolve maakt P&C-informatie weer stuurinformatie voor 1 Zie 2 Evaluatie van de financiële functie van gemeenten en provincies in opdracht van ministerie BZK

2 bestuurders, directie en management samen met hun maatschappelijke partners, zoals bijvoorbeeld zorgaanbieders, onderwijs- en welzijnsinstellingen, bedrijven en medeoverheden. De doorontwikkeling van Evolve bestaat uit drie fasen: 1. Het digitaliseren van de P&C-informatie door middel van het digitale platform van het collegeprogramma, kadernota, meerjarenbegroting, bestuursrapportages en jaarverslag in app-vorm. 2. Het rechtstreeks koppelen van de digitale informatie (basisregistraties) aan de P&C-systemen van de gemeente en haar samenwerkingspartners. 3. Het realtime in beeld brengen van P&C-informatie. Eenvoud: stroomlijnen informatie, digitaliseren, korte teksten, beeld en geluid De stroomlijning van informatie, de presentatie en een handig gebruik ervan is essentieel voor overheden. Informatie moet op een eenvoudige en integrale manier weergegeven worden, zodat de juiste informatie gezien wordt door de juiste personen. Een digitaal platform biedt daarvoor meer mogelijkheden dan papier of digitale PDFformaten. Raadsleden hebben andere behoeften dan managers, burgers willen andere dingen weten dan wethouders. Door de roep om transparantie en de maatschappelijke vraagstukken meer gezamenlijk op te pakken willen gemeenten alle informatie van gemeentelijke doelstellingen en activiteiten zichtbaar maken. Zichtbaar voor de buitenwereld om deze ook gezamenlijk op te kunnen pakken. Evolve maakt processen rond sturing en beheersing eenvoudiger door: Digitalisering om handmatige handelingen geautomatiseerd te vervangen. Digitalisering waarmee papieren boekwerken overbodig worden. Korte en scherpe teksten, ondersteuning met beeld, graphics, film, geluid in plaats van uitvoerige beleidsteksten. Een logische opbouw van informatie in collegewerkprogramma, meerjarenbegroting, bestuurlijke tussenrapportages en jaarverslag, doelenboomsystematiek, KPI s en budgetten, overzicht vastgestelde beleidskaders, risico s, portefeuillehouders en samenwerkende partners op programmaniveau die informatie overzichtelijk en gemakkelijker vindbaar maakt. Vereenvoudiging en digitalisering van het bestuur- en werkproces van Planning & Control wat leidt tot kostenbesparing.

3 Eindhoven eerste gemeente met begrotingsapp Eindhoven heeft als eerste gemeente in Nederland haar begroting gepresenteerd in app-vorm. Deze begrotingsapp bevat alle programma s en paragrafen van de Eindhovense begroting De app is handig voor iedereen die geïnteresseerd is in de financiën en bestuurlijke doelstellingen van de gemeente. Het doel is om inzicht te geven in de begroting. U krijgt antwoord op vragen als: welke doelen streeft de gemeente na en hoeveel mogen die kosten? Wethouder Staf Depla presenteerde de begrotingsapp 2014 in november 2013 aan de gemeenteraad. De app geeft een overzicht van en inzicht in de gemeentelijke financiën en is belangrijk voor bijvoorbeeld raadsleden. De app is ook handig voor mensen die gewoon meer willen weten over de financiën, omdat ze bijvoorbeeld een subsidie willen aanvragen of een beeld willen krijgen van datgene wat de gemeente wil bereiken en wie daaraan wil en kan meewerken. Afbeelding 43: screenshot van de begrotingsapp van Eindhoven Alle begrotingsteksten zijn gemakkelijk per programma te raadplegen, maar ook grafieken en beleidsstukken zijn toegevoegd. Daarnaast bestaat de mogelijkheid om direct met een bestuurder te mailen of via Twitter contact te leggen. De app biedt in deze eerste fase vooral overzicht en gebruiksgemak. De reacties op de begrotingsapp, onder andere via sociale media als Twitter, zijn positief. De

4 doorontwikkeling van de app wordt momenteel door Eindhoven en BMC nader uitgewerkt. Afbeelding 44: screenshot van de begrotingsapp van Eindhoven Relevantie stuurinformatie en realtime verantwoording Digitalisering heeft de functionaliteit van opbouw en presentatie van de stuur- en verantwoordingsinformatie vergroot. Op termijn kunnen we er naar toe dat informatie (inzet middelen, voortgang prestaties en/of fysiek volgen van de realisatie van bijvoorbeeld een groot bouwproject) door directe koppeling met systemen en beeld- en filmopnames direct beschikbaar wordt. Dit betekent wel dat de basis op orde moet zijn. Ook hier geldt garbage in, garbage out. Verder moet de vraag gesteld worden welke mate van detail voor wie belangrijk en wenselijk is. Evolve maakt stuurinformatie relevant voor haar gebruikers door: Gebruik van tekst, beeld en geluid te combineren en tot de kern te beperken; beter een filmpje met een goede pitch van een wethouder dan een heel lange beleidsnota waarbij de aandacht van de kern wordt afgeleid door bijzinnen en onnodige details. Een betere koppeling tussen doelen, activiteiten en middelen en de mogelijkheid om doelen, activiteiten en middelen naar wijken/gebieden in te richten.

5 De heldere opbouw in een gelaagde programmastructuur en de mogelijkheid van het doorklikken (verticaal en horizontaal) zorgt voor een overzichtelijke piramidale opbouw van beleidsinformatie. Door de directe koppelingen met eigen systemen en die van de samenwerkingspartners hebben gebruikers direct alle relevante informatie in een oogopslag. Gemeente Westland start met een digitaal collegewerkprogramma De gemeente Westland heeft op 15 juli 2014 een app gelanceerd met het Collegewerkprogramma : Nieuwe realiteit, Westlandse oplossingen. Hiermee is het mogelijk om de plannen van het college van burgemeester en wethouders voor deze bestuursperiode eenvoudig digitaal te bekijken. Door een combinatie van tekst, foto s en filmpjes wordt de informatie op aantrekkelijke wijze gepresenteerd. De app geeft overzichtelijk weer welke doelen het college nastreeft ten aanzien van de thema s Sterke economie, Sociale kracht, Aantrekkelijk Westland, Eigentijdse dienstverlening en Financiën. Daarnaast is aangegeven welke activiteiten worden uitgevoerd om deze te bereiken en hoeveel dit gaat kosten. Wethouder Mohamed el Mokaddem (Dienstverlening en Communicatie): De app past bij het streven van de gemeente naar eigentijdse dienstverlening en eigentijdse informatievoorziening. De app is bestemd voor leden van de gemeenteraad en inwoners en kan ook goed worden gebruikt voor onderwijsdoeleinden. Hiermee maken wij gemeentelijke informatie transparant en toegankelijk voor een grote groep mensen. Wethouder Peter Ouwendijk (Financiën) voegt hieraan toe: Informatie over gemeentelijke financiën is niet altijd makkelijk te doorgronden. De app dwingt ons om terug te gaan naar de eenvoud en vergroot de transparantie en overzichtelijkheid van de financiële informatie. De app is beschikbaar voor de ipad en kan gratis worden gedownload vanuit de Apple Appstore. Titel van de app is Collegewerkprogramma Verbinding en interactiviteit maakt Planning & Control levend De rol van de lokale overheid verandert en de complexiteit van haar taken en vraagstukken neemt alleen maar toe doordat de verantwoordelijkheid en de taakuitvoering door en samen met meerdere partijen wordt uitgevoerd. Deze ontwikkelingen vragen om een benadering van Planning & Control waarin gezocht wordt naar het creëren van een situatie waarin doelen helder zijn, de wijze waarop deze doelen bereikt worden duidelijk is en wie daarin welke rol speelt en welke

6 bijdrage hij of zij daaraan levert. Van belang is daarbij met elkaar om tafel gaan om de wederzijdse verwachtingen aan te scherpen. Deze echte dialoog (ofwel soft control ) is essentieel om ook daadwerkelijk efficiënt tot prestaties te komen. Digitale P&C (ofwel hard control ) kan deze werkwijze nadrukkelijk ondersteunen. De combinatie biedt het perspectief dat P&C werkelijk bijdraagt aan de sturing en monitoring/verantwoording van maatschappelijke vraagstukken. Naast de echte dialoog/verbinding vraagt dit om een integrale aanpak rond informatiemanagement ten aanzien van het verzamelen en opslaan van informatie en het vervolgens meervoudig gebruik maken van die data ten behoeve van verschillende doelgroepen. Een zogeheten data-warehouse kan hieraan bijdragen. Evolve faciliteert de echte dialoog en de verbinding tussen de verschillende spelers en het data-warehouse: De opbouw van Evolve, met doorklikken naar verschillende niveaus, verbindt informatie voor raadsleden, collegeleden, management en medewerkers op een heldere wijze. Via links wordt de verbinding gelegd met samenwerkingspartners als medeoverheden, instellingen en bedrijven; hier ligt ook de mogelijkheid om budgetten af te zonderen naar bijvoorbeeld wijkniveau en vorm te geven aan open spending. Door de toepassing van persoonlijk te maken memo s, met verwijzing naar vindplaatsen, te verzenden via en contact te leggen via de verschillende sociale mediakanalen. Goeree-Overflakkee heeft nu ook een digitale Voorjaarsnota en werkt aan real time verantwoording In april presenteerde de gemeente Goeree-Overflakkee haar Begrotingsapp via Evolve. Wethouder Marnix Trouwborst gaf toen aan dat de gemeente op een toegankelijke manier inzicht wil geven in de begroting 2014 èn in andere financiële beleidsdocumenten. Nu is ook de Voorjaarsnota 2014 opgenomen in deze app. Bij het openen van de app verschijnt de app-vorm van de Voorjaarsnota 2014 in beeld. Door naar links te swipen is de Programmabegroting in te zien. In de app-versie van de Voorjaarsnota staat per programma de informatie die betrekking heeft op de voortgang van de uitvoering van de beleidsvoornemens voor het jaar Per programma licht het college toe wat ze tot nu toe gedaan heeft. De app is zeer goed ontvangen door raadsleden en inwoners. Inmiddels is de Begrotingsapp meer dan 400 keer gedownload en meer dan 80 procent van de bezoekers maakt actief gebruik van de app en raadpleegt deze meerdere keren.

7 Wethouder Trouwborst ziet vooral de bestuurlijke voordelen van de begrotingsapp Evolve: de app past volledig in de bestuursfilosofie en vernieuwingsgedachte. Het maakt de begroting meer transparant, toegankelijk en leesbaar. Waar het vroeger een dik boekwerk betrof dat door velen toch gezien werd als verplicht leesvoer, is de begroting nu zelfs leuk om te pakken. De begroting komt tot leven en versterkt zodoende de sturende rol van zowel de gemeenteraad als het college. Het omzetten van de programmabegroting 2014 naar de begrotingsapp is de eerste stap. Op de achtergrond wordt nu hard gewerkt om vanaf begrotingsjaar 2015 met realtimeverantwoording te werken. Als portefeuillehouder financiën zal het fijn zijn om op ieder moment van de dag het verloop van de begroting inzichtelijk te hebben, zegt Trouwborst. Binnen de collegeperiode wil ik een scherm op mijn kantoor hebben, waarop ik zowel het financiële verloop kan zien, als de ontwikkeling van de afgesproken beleidsdoelstellingen. Niet alleen voor het bestuur is dit relevant, ook het ambtelijk apparaat gaat het voordeel ervaren. Het dagelijks werk is namelijk beter te zien tegen de achtergrond van de gestelde doelen. Eenvoud, relevantie en verbinding Evolve heeft primair als doel het vergroten van de transparantie van de gemeentelijke nagestreefde doelen en inzet van middelen. De informatie is eenvoudig, toegankelijk voor iedereen. Er wordt bespaard op papier en informatie is gemakkelijker vindbaar. Via Evolve krijgt iedere doelgroep relevante informatie waar hij of zij om vraagt, zonder het gevoel te hebben van bepaalde informatie onthouden te worden. Alle belangrijke beleidsdocumenten zijn opvraagbaar en leesbaar. Er is interactie mogelijk via verschillende mogelijkheden van sociale media en . Hiermee verbinden we de burger met de gemeente, maar ook netwerkpartners met gemeente en burger.

8 Over de auteurs Herrie Geuzendam is partner BMC Advies. Expert op het terrein van public control, effectieve en innovatieve bedrijfsvoering door eenvoud, digitalisering en bestuurlijk- en ambtelijke samenwerking. Centraal in zijn advisering voor bestuur en management van overheden staat de centrale vraag: hoe draagt control en bedrijfsvoering bij aan het oplossen van maatschappelijke Mark van Dam is senior adviseur financiën & bedrijfsvoering bij BMC Advies. Hij is projectleider van BMC Evolve, de dienstverlening van BMC rond verbetering en digitalisering van planning en control bij gemeenten en andere overheidsorganisaties. Vanuit deze rol houdt hij zich bezig met de invloed van (maatschappelijke) ontwikkelingen op de bedrijfsvoering van gemeenten en de mogelijkheid om hierbij innovatieve oplossingen toe te nl.linkedin.com/in/markvdam