UITNODIGING JAARVERGADERING

Transcriptie

1 UITNODIGING JAARVERGADERING 21 november 2016 om uur in kantine SV Mariënheem 1. Opening door vice- voorzitter 2. Vaststellen van de agenda en mededelingen 3. Notulen jaarvergadering november 2015, zie bijlage 4. Jaarverslag door secretaris 5. Jaarverslag penningmeester en verslag kascommissie 6. Lopende zaken en toekomstplannen - O.a. toelichting op nieuwe spelregels jeugd seizoen 2016/ Pauze 8. Afscheid Gerard Kruiper (25 jaar bestuurslid) 9. Bestuursverkiezing, zie bijlage, en bezetting bestuur. 10. Rondvraag en afsluiting

2 Bijlage bij Jaarvergadering 21 november 2016 Punt 3. Notulen jaarvergadering 23 november Zie volgend blad. Punt 9. Bestuursverkiezing Aftredend en niet herkiesbaar: Gerard Kruiper Marco Hagen Verkiesbaar: Tom Schutte Robbert Alferink Rick Holtmaat Michel Verwoolde Procedure; bij geen tegenkandidaten worden bovenstaande voordrachten bevestigd.

3 Notulen jaarvergadering SV Mariënheem Datum: Maandag 23 november Opening door vicevoorzitter Gerard Nijbijvank. Gerard heet iedereen van harte welkom. Afwezig met kennisgeving: Gerard Kruiper, Niek Rijsemus, Roy van Egmond, Roy Groote Schaarsberg, Mark v.d. Vegt, Wim Alferink, Rita Klein Lugtenbeld, Laurens Koggel, Gerard Hagen, Larissa Timmer, Wouter Kloosterboer, Martin Schutte, Jurry Hekking, Kevin Reimert, Wilfried Akkersdijk, Jos Plezier, Gerard Plezier, Jorn Klein Koerkamp, Rob Hoogeslag Enkele belangrijke datums: Kerstbakkenactie zaterdag 12 december Open Darttoernooi zondag 27 december Playbackshow dinsdag 29 december Nieuwjaarsduik (PB) vrijdag 1 januari 2016 Fifa toernooi zaterdag 23 januari 2016 Mixtoernooi/afsluiting seizoen zaterdag 28 mei 2016 Kaderavond vrijdag 3 juni 2016 Gerard vraagt nog speciaal aandacht voor schoonmaak kleedkamers, dit moet echt beter, regelmatig komen er klachten. Heren leiders/jeugdleiders willen jullie extra aandacht aan schenken. 2. Notulen jaarvergadering 24 november 2014 De notulen van de jaarvergadering dd. 24 november 2014 worden goedgekeurd. Vergadering gaat akkoord met manier van uitnodigen via mail, mailadres doorgeven aan secretariaat@svmarienheem.nl 3. Jaarverslag door Gerard Nijbijvank Sportieve resultaten: 1 e behaalde nacompetitie, goede nacompetitie gespeeld. B1 kampioen najaar competitie, D1 kampioen zaal, E2 halve finale bekercompetitie. Seizoen 2015/2016 damesteams van 3 naar 2, aantal iets minder geworden. Samen SV Mariënheem: Diverse workshops samen met KNVB, jaarplanning gemaakt alle activiteiten van alle commissies. Overige zaken: aanschaf van nieuwe PC in bestuurskamer voor Digitaal wedstrijd formulier, aanvraag nieuwe drank- en horeca vergunning, nieuwe sponsoring kleine arena BAJO en Vloedgraven Zonnewering, Club van 100 doeltjes voor de jeugd Waar zijn de commissies mee bezig: oprichten nieuwe commissie voor vrijwilligers, samenwerking tussen de verschillende commissies stimuleren, jeugdcommissie heeft afscheid genomen van Joost Schrijver, Gerben Dekker en Monique Schrijver, nieuw in jeugdcommissie Paul Reimert.

4 Kantine commissie bezig met nieuwe koffiemokken en op 2 tv s verschillende wedstrijden kijken, nieuwe Wie Woont Waar, nieuw scherm voor digitale sponsoring, PR& website Gé Reimert gestopt, Angela Veltmaat is nieuw lid. 4. Jaarverslag van de penningmeester, door Marco Hagen Resultaten van de verschillende onderdelen: Afdeling voetbal: Baten: Contributie gedaald, reden minder en m.n. oninbare vorderingen van voorgaande jaren. Contributie is verhoogt per seizoen 2015/2016, besluit jaarvergadering Sponsoring is behoorlijk gedaald, dit komt doordat contracten afliepen van sponsoren kleine arena in 2013/2014. Jaar 2015/2016 nieuwe sponsoren. Lasten: redelijk gelijk gebleven dan voorgaande jaren. Trainerskosten pakken seizoen 2015/2016 gunstig uit. Opbrengsten acties: Omzet acties is wat lager dan voorgaande jaren, belangrijkste reden; playbackshow, minder bezoekers. Opvallende stijging Kerstbakkenactie dankzij de verkoop balkenbrij. Kantine Goede omzet, nette inkoop, resultaat goed. Kosten gelijk gebleven. Conclusie van financieel verhaal, de vereniging staat er financieel gezond voor. Contributie en kantine prijzen blijven gelijk. Kascommissie gaat akkoord: Rudi Ellenbroek ( aftredend) Gé Reimert (2 e ) Chris Heetkamp ( 1e) Niels Hutten (nieuw lid) 6. Toekomstplannen deel 1 Monique Schrijver legt toekomstplan, inzet, jeugd en ouders meer bij kader betrekken uit. Binnen de SV Mariënheem zetten zich vele vrijwillig in voor alle taken die voorkomen in de vereniging. Om voorbereid te zijn op de toekomst is het nodig om goed te kijken naar de huidige belasting en verdeling van alle taken onder de en vrijwilligers om de SV Mariënheem op in de toekomst goed te laten draaien. Een werkgroepje heeft zich hierover gebogen (Joost Fikken, Jantien Holsappel, Heleen Schrijver, Thijs Lozeman en Monique Schrijver) en heeft hiervoor een voorstel gemaakt die vandaag gepresenteerd wordt aan de. Bij goedkeuring zal dit plan seizoen 2016/2017 ingaan. Er is hulp nodig van /ouders jeugd bij de volgende taken: kantine bezetting, scheidsrechters, leiders/jeugdleiders, trainers, vervoer wedstrijden jeugd, shirtjes wassen, klussen dag, schoonmaak, mixtoernooi, begeleiding speler van de week, kaart- en lotenverkoop thuiswedstrijden 1 e, hulp bij acties, darttoernooi, playbackshow, oud papier en kerstbakken actie. Het voorstel is om de hulp en belasting voor elk lid zoveel mogelijk te verdelen onder alle. Op de volgende pagina wordt het in tabelvorm uiteen gezet.

5 Belangrijkste veranderingen zijn: - Ouders jeugd helpen dagdeel in de kantine (gem. 1 x per jaar) - Verandering bezetting kantine extra krachten zaterdag Bezetting zaterdagochtend uur ouder en 1 extra kracht Bezetting zaterdagmiddag uur 2 extra krachten Bezetting kantine zondagmiddag extra 2 extra krachten naast vaste vrijwilligers groepjes en teams ( hoeven wellicht 1 keer minder per seizoen) A elftal B elftal C elftal D elftal E elftal F elftal Scheidsrechters Jeugdleiders vrijwillig vrijwillig Jeugdtrainer vrijwillig Begeleiding speler v.d. week Kantine zondagmorgen Kantine zaterdagmorgen ouders ouders ouders ouders ouders Vervoer uit wedstrijden ouders ouders ouders ouders ouders ouders Shirtjes wassen ouders ouders ouders ouders ouders ouders 1e 2e 3e 4e 5e 6e 7e Da1 Da3 Schoonmaak Mixtoernooi Kaartverkoop 1 e Oud Papier Klussen dag Acties Kantine Leden zondagmorgen Kantine zondagmiddag Kantine woensdagavond Kantine donderdagavond 1 x per 4 weken De inzet hulp voor al deze taken zal centraal gecoördineerd worden aan het begin van het seizoen. Er komen dus geen hulpvragen meer per commissie, maar centraal voor bovenstaande taken. Vragen: - Komen de twee extra krachten naast de zondagmiddagploeg en de 2 a 3 spelers? Nee, de hulp van spelers zal dan met minder personen kunnen. - Zijn de twee extra krachten vast op zondagmiddag? Dat moeten we nog afstemmen met de groep die er nu ziet. - Kun je wel 2 extra krachten krijgen op de zondagmiddag? Er staat een vrijwilligersvergoeding tegenover, de mening is dat dit wel moet lukken.

6 - Wat doe je als een ouder niet wil helpen op zaterdagmorgen? Individueel wordt besproken hoe dit op te lossen is, in principe gaan we uit dat iedereen hierin zijn verantwoording kent. Elke ouder zal gem. 1 x per seizoen ingezet worden. Als er meerdere jeugd in 1 gezin zijn, betekent dit niet dat je vaker ingezet wordt, tenzij ouder dit wil. - C opleiden tot scheidsrechters, is dit begroot? Is niet begroot, maar daar steekt de vereniging graag geld in. Andre Holtmaat doet tevens oproep, voor hulp bij begeleiding van de C elftal als scheidsrechter, evenals bij nieuwe scheidsrechter bij senioren. Wie wil helpen graag melden bij Andre? Gerard doet een oproep om zuinig te zijn op onze scheidsrechters op en rond het veld. - Inzet van pupillen wordt gemist in de taken, dit zie je wel meer bij andere verenigingen? Hier heeft vereniging nog niet over nagedacht, is een mogelijkheid om te bekijken? - Zondagmiddag bij uitwedstrijden is het dan nodig om met twee betaalde krachten te werken? De inzet van zal dan minder zijn, zodat daar de belasting afneemt (nu dames 2 is weggevallen, moeten de vaker kantine dienst draaien, naast de andere taken. We nemen dit mee in de evaluatie. De vergadering stemt over het voorstel en gaat akkoord. Dit voorstel wordt gecommuniceerd naar alle en ouders. Het voorstel gaat in, in seizoen 2016/ Toekomstplannen deel 2 Gerard legt uit dat het onderhoud van de accommodatie, m.n. het groen dat de vereniging dit zelf gaat onderhouden. Het groot onderhoud doet de gemeente, de rest is voor de vereniging, dit gaat de accommodatie-commissie verzorgen. Hiervoor ontvangt de vereniging een vergoeding van de gemeente. Han Neimeijer legt het terrasvoorstel uit namens accommodatie commissie. Terrasvoorstel Han legt het voorstel uit en toont hierbij de tekening, het terras zal komen waar de huidige tuinbanken staan, er komt een scheiding met hekwerk en een heg. Vragen: - Gaat er asfalt uit? Nee, het asfalt en bestaande afvoerputten blijft zitten. - Kan er een boom groeien op de infiltratiekratten? Volgens de aanwezigen zitten de kratten onder het asfalt, dus ja dit kan. - Glaswerk, mag niet binnen de hekken van de voetbal, wel op terras maar glas mag absoluut niet richting de velden. - Komt er ook een buitentap? Nee, wellicht heeft de kantine commissie hier een voorstel in. - Kunnen er vaste punten komen voor evt. parasols? Je bent dan minder flexibel, zal over nagedacht worden. - Hoe hoog wordt hekwerk? 80 cm. De vergadering stemt en gaat akkoord met het terrasvoorstel.

7 Han legt tevens het werk van de accommodatie-commissie uit. Bezetting: Gerard Kruiper, Harrie Klein Koerkamp, Henk Klein Koerkamp, Bennie Lorkeers, Bennie Schutte, Wim Kemper, Wijnand Kogelman, Han Neimeijer. Taken: Onderhoud gebouwen, onderhoud materieel/materialen in en rondom de velden, nieuwe bouwactiviteiten (i.o.m. bestuur), kleding beheer (i.o.m sponsorcommissie), materiaal beheer (ballen, pionnen etc.), sleutelbeheer (i.s.m. Martin Schutte), organisatie klussen dag, belijning velden, schoonmaak en onderhoud accommodatie (vutters). De taken worden uitgevoerd samen met vele vrijwilligers. Welke activiteiten heeft de accommodatie-commissie het afgelopen jaar gedaan: Vloerplaat darters vervangen door vloerbussen, kleding container verplaatst incl. straatwerk, diverse werkzaamheden in kantine, nieuw type kalk- en container voor belijning, treetjes voor bierglazen, houtrot kaartverkoopruimte, invoegen rolluik cirkels, vervangen trespa beplating kleine arena. Sleutelplan, hier wordt over nagedacht, maar er is nog geen concreet voorstel. Alle voorstellen hierover zijn welkom, graag communiceren naar Han. Han beschrijft de huidige situatie en enkele opties. De vraag is of de huidige situatie wenselijk? Het zou goed zijn om hierover door te praten en met een goed voorstel te komen. Wie wil meedenken? Geef dit aan bij Han. Vragen - Hoe gaat voetbal met andere gebruikers om, betreffende gebruik kantine? Op dit moment gebruiken alleen aanverwante verenigingen de kantine, zoals volleybal, - Kan je geen code afgeven via app? Steeds wisselende code, qua veiligheid wellicht een oplossing. Wordt meegenomen. - Asspel heeft ook hetzelfde probleem, Asspel wil graag meedenken over oplossingen. Bestuursverkiezing: Aftredend en niet herkiesbaar. Gerard Nijbijvank, Heleen Schrijver en Niek Rijsemus. Gerard en Heleen worden bedankt voor de inzet voor de club. Niek wordt bedankt, i.v.m. afwezigheid worden de bloemen thuis overhandigd. Alle drie hebben zich op hun eigen bijzondere wijze ingezet voor de vereniging, hiervoor wil de vereniging haar dank uitspreken. Nieuwe bestuurs: Monique Schrijver treedt toe tot het bestuur als secretariaat. Barry Hulsman treedt toe tot het bestuur. Wij wensen hen veel succes. Bezetting en taken in het bestuur. Aantal bestuurs is minimaal. Hierdoor moet bestuur het anders organiseren. Ideeën zijn commissies worden door bestuur uitgenodigd om verslag te doen van hun activiteiten en besluiten. Commissies samenvoegen in overleg. Prioriteit is nieuwe bestuurs te krijgen.

8 Rondvraag - Oude tribune zou weg gaan, besluit is een aantal jaren ge genomen. Gaat dit nog gebeuren? Dit. De verlichtingspalen waren eigendom SV Mariënheem, worden nu beheerd door de gemeente. De kosten voor de verlichtingspalen heeft de SV Mariënheem betaald. Het wisselgeld voor deze constructie was, dat de gemeente de oude tribune zou afbreken, deze afspraak is gemaakt met een medewerker die nu niet meer werkzaam is bij de vereniging. Bestuur kan dit opnieuw aanhangig maken bij gemeente. - Playbackshow loopt terug, zijn er nog ideeën om evt. meer publiek en optredens te trekken. Geef dit door aan actiecomité. Opm./suggestie om elk seniorenteam te laten optreden. Gerard wil graag iedereen bedanken voor de tijd dat hij in het bestuur heeft gezeten. Beeld van de vereniging is voor Gerard een echte eye opener geweest, er wordt heel veel georganiseerd door de vereniging. De vereniging mag hier trots op zijn. Hij bedankt iedereen. De vice voorzitter sluit de vergadering en bedankt een ieder voor zijn of haar inbreng.