Aan de Raad der gemeente Haarlem

Transcriptie

1 Raadsstuk B&W datum Sector/Afd Reg.nr(s) Onderwerp 159/ mei 2006 MO/sr 06/44 Terbeschikkingstelling krediet t.b.v. de aanschaf van machine(s) voor het groot onderhoud van kunstgrasvelden Aan de Raad der gemeente Haarlem Inleiding Voorgesteld wordt om het groot onderhoud van kunstgrasvelden m.i.v. het jaar 2007 in eigen beheer te laten uitvoeren door de (sub)afdeling Accommodaties van de afdeling Sport en Recreatie onder gelijktijdige beëindiging (deels opzegging, deels afkoop) van de lopende onderhoudsovereenkomsten met externe cultuurtechnische bedrijven. Teneinde de aankoop van de hiertoe benodigde machine(s) mogelijk te maken wordt voorgesteld om het daartoe benodigde krediet in te bouwen op het InvesteringsPlan Aanleiding + fase van besluitvorming Het aantal kunstgrasvelden op de gemeentelijke sportcomplexen vertoont een voortdurende stijging, waaraan voorlopig nog geen eind lijkt te komen. Ten gevolge daarvan wordt continuering van de bestaande situatie, waarbij het groot onderhoud van deze velden op contractbasis door derden wordt verricht, onbetaalbaar en dreigt structurele overschrijding van het voor onderhoud van sportvelden beschikbare budget van de afd. Sport en Recreatie van de Sector MO. De voorgestelde maatregelen kunnen m.i.v. het jaar 2007 ongefaseerd worden doorgevoerd. Het voorstel is kaderstellend in de zin dat het consequenties heeft voor het vigerend IP en wordt daarom ter goedkeuring aan de raad voorgelegd. Het betreft een eenmalig, ongefaseerd voorstel. Inhoud van het voorstel Het aantal kunstgras sportvelden in de gemeente Haarlem is, net als elders in den lande, de afgelopen vijf jaar sterk gestegen en zal naar verwachting in de komende jaren een nog aanzienlijker uitbreiding ondergaan. Factoren die daarbij een rol spelen zijn: - de toenemende druk om de schaarse beschikbare ruimte zo intensief mogelijk te gebruiken, in combinatie met de wens van sporters om frequenter en langer van de sportterreinen gebruik te maken (natuurgras kan maximaal zo n 200 à 400 uur per jaar worden bespeeld, kunstgras vrijwel onbeperkt); - de wens van sporters om bij het beoefenen van de sport minder afhankelijk te zijn van weersomstandigheden e.d. (kunstgrasvelden zijn onder vrijwel alle omstandigheden bespeelbaar en worden dus bijna nooit afgekeurd);

2 - de constante kwaliteit en egaliteit van kunstgrasvelden, die met name een sport als hockey sterk heeft veranderd in zijn technische uitvoering (geen polletjes en kuiltjes meer die de loop van de bal op onvoorspelbare wijze plachten te beïnvloeden). Momenteel beschikt Haarlem over de volgende kunstgras wedstrijdvelden: - 5 rubberingestrooide voetbalvelden; - 3 zand-ingestrooide hockeyvelden; - 5 zand-ingestrooide korfbalvelden (waarvan er één tevens te gebruiken is als handbalveld). Daarnaast zijn er nog enkele kleinere kunstgras trainingsvelden en -stroken in gebruik, met name bij voetbalclubs, en wordt ook het, inmiddels zowel technisch als financieel afgeschreven, oude zand-ingestrooide voetbalveld op het Sportcomplex Boerhaavelaan-Oost nog regelmatig voor trainingsdoeleinden gebruikt. Dit laatste veld zal medio 2007 met de rest van het complex buiten gebruik worden gesteld. Op basis van de momenteel in het Investeringsplan beschikbare kredieten en de in voorbereiding zijnde herindelingsprojecten van sportcomplexen (Van der Aart Sportpark, Sportcomplex Noord-Schalkwijkerweg) zullen in de loop van 2006 en 2007 verder de volgende kunstgrasvelden op de Haarlemse sportcomplexen worden vervangen c.q. aangelegd: - 2 hockeyvelden (één voor H.C. Saxenburg en één voor H.C. Haarlem) ter vervanging van de toplagen van 2 bestaande, technisch afgeschreven velden (beschikbaar krediet: 2 x = ); - 1 voetbalveld voor de vereniging Onze Gezellen op het Van der Aartsportpark, ter vervanging van een natuurgrasveld (beschikbaar krediet: , excl. kosten SO/PMB); - 1 voetbalveld voor de nieuw te vormen fusievereniging Olympia Holland (DSC 74/DCO/TYBB) op het Sportcomplex Noord-Schalkwijkerweg, ter vervanging van een natuurgrasveld (benodigd krediet: , excl. kosten SO/PMB; ten laste van de grondexploitatie 023 ). Onderhoudssituatie Gedurende lange tijd is door leveranciers van kunstgrasvelden een (veel) te rooskleurige voorstelling gegeven van het benodigde onderhoud aan kunstgrasvelden. Naast de twee keer per jaar noodzakelijke grote beurt zou onderhoud nauwelijks of niet nodig zijn. Als gevolg daarvan zouden de onderhoudskosten van een kunstgrasveld neerkomen op ongeveer éénderde van die van een natuurgrasveld. Deze voorstelling van zaken was, in combinatie met de verwachte sterke stijging van het aantal kunstgrasvelden op de gemeentelijke sportcomplexen, in de jaren 90 van de vorige eeuw mede aanleiding voor een ingrijpende bijstelling van de beschikbare onderhoudscapaciteit (personeel en budget) van de afdeling Sport en Recreatie. De inmiddels opgedane ervaring met kunstgrasvelden heeft duidelijk gemaakt dat het onderhoud van kunstgrasvelden uiteraard heel anders van aard is dan dat van natuurgrasvelden, maar dat het verschil in kosten aanzienlijk minder groot is dan oorspronkelijk werd voorgesteld. Met name het frequent bladvrij en schoon maken 159-2

3 (het klein onderhoud) is een noodzakelijke voorwaarde voor het behoud van kwaliteit en bespeelbaarheid op langere termijn en dus voor de levensduur van de velden. Op basis van de in de afgelopen jaren opgedane ervaringen heeft MO/Sport en Recreatie berekend dat de jaarlijkse onderhoudskosten van een kunstgrasveld neerkomen op ongeveer 70 à 75 procent van de onderhoudskosten van een natuurgrasveld. Daarbij moet in aanmerking genomen worden dat de onderhoudskosten van kunstgrasvelden behalve door de arbeidsintensieve schoonmaakwerkzaamheden ook in sterk kostenverhogende zin beïnvloed worden door het feit dat een deel van het onderhoud tot op heden op grond van contractuele verplichtingen uitbesteed moest worden aan derden. Voor het hierboven al genoemde klein onderhoud, maar met name voor het twee maal per jaar plaatsvindende groot onderhoud van kunstgrasvelden is vanzelfsprekend gespecialiseerde apparatuur nodig. De afd. Sport en Recreatie heeft de benodigde apparaten (bladblazers en vegers e.d.) voor het klein onderhoud kunnen aanschaffen via de geëigende begrotingsposten. Voor de aankoop van de machines die nodig zijn voor het uitvoeren van groot onderhoud waarbij, onder meer, diep tussen de vezels terechtgekomen vuil wordt verwijderd en de infill van de velden (zand of rubber) los getrild en omhoog gehaald wordt teneinde de gewenste dempingskwaliteit op peil te houden ontbrak tot op heden echter de benodigde investeringsruimte (i.c. zo n , af te schrijven in 7 jaar). In de situatie waarbij in de gemeente pas één of een paar kunstgrasvelden waren aangelegd, was de aanschaf van deze machinerie ook niet kosteneffectief, in de zin dat uitbesteding van het onderhoud aan derden goedkoper was dan de budgettaire last die de aanschaf van de machines door MO/S&R met zich mee zou brengen. Dus werd het groot onderhoud uitbesteed aan de leveranciers van de velden, ondanks het feit dat de gemeente Haarlem een eigen onderhoudsafdeling voor sportaccommodaties heeft (net als dat in elke andere gemeente gebeurde met de eerste kunstgrasvelden, overigens). De leveranciers van hun kant bevorderen deze, voor hen lucratieve, situatie en de continuering ervan nadrukkelijk door de door hen verstrekte garantie op de velden te koppelen aan het (verplicht) afsluiten van onderhoudsovereenkomsten voor de totale (gegarandeerde) levensduur van de velden (gebruikelijk 10 jaar). Net als veel andere gemeenten zag Haarlem zich hierdoor in de situatie gemanoeuvreerd dat, telkens als weer de aanleg van één of twee nieuwe kunstgrasvelden werd aanbesteed, het weinig zin had om de leveranciers te dwingen de leveringsvoorwaarden zodanig aan te passen dat de koppeling tussen garantie en een met de leverancier af te sluiten onderhoudscontract werd losgelaten. De budgettaire last die de aanschaf van eigen onderhoudsmachinerie met zich mee zou brengen, kon immers op geen enkele wijze (mede) worden gecompenseerd door de machines ook in te zetten op de al eerder aangelegde velden en zo te besparen op de aan derden te betalen onderhoudskosten, aangezien voor die velden langlopende onderhoudsovereenkomsten met de leveranciers waren aangegaan. En bij elke nieuwe aanbesteding ging het steeds weer om een dusdanig klein aantal velden dat de kosten van uitbesteden van het onderhoud van alleen die velden aan derden lager waren dan de budgettaire last van de aanschaf van eigen onderhoudsmachines. Als gevolg van deze gang van zaken is de afdeling Sport en Recreatie van de gemeente Haarlem inmiddels jaarlijks een bedrag van zo n kwijt voor het groot onderhoud van de bovenvermelde kunstgrasvelden (exclusief een van de 159-3

4 hockeyvelden, waarvan het onderhoud om historisch gegroeide redenen nu nog door de betrokken club, Saxenburg, zelf wordt betaald). In het geval geen structurele wijziging in deze situatie komt, zal dit in 2008, wanneer de nieuwe kunstgras voetbalvelden van Onze Gezellen en TYBB zijn aangelegd en het hockeyveld van Saxenburg is vernieuwd 1, oplopen tot zo n per jaar. En gegeven het feit dat niets erop wijst dat daarmee een eind zal zijn gekomen aan de omschakeling van natuurgras naar kunstgras, zal dit bedrag bij ongewijzigd beleid in de jaren daarna ongetwijfeld nog aanzienlijk oplopen. Hierboven is al opgemerkt dat in de jaren 90 de verwachte besparingen op onderhoudskosten als gevolg van de overgang van natuurgras naar kunstgras al in de onderhoudscapaciteit (personeel en budget) van de afdeling Sport en Recratie zijn verwerkt en wel in aanzienlijk sterkere mate dan in de praktijk het geval bleek te zijn. Gevolg is dat de onderhoudsbudgetten van Sport en Recreatie onder druk zijn komen te staan en er sprake is van structurele overbesteding die telkenmale met kunst- en vliegwerk binnen de afdelings- of sectorbegroting moet worden opgevangen. En met elk extra aangelegd kunstgrasveld neemt de druk op met name het onderhoud van de resterende natuurgrasvelden en andere onderdelen van de accommodaties toe: afwegingen over het al dan niet en de mate van uitvoeren van het laatstgenoemde onderhoud kunnen intern gemaakt worden, anders dan die t.a.v. het groot onderhoud van de kunstgrasvelden; de binnenkomende rekeningen daarvan moeten nu eenmaal betaald worden. De afdeling Sport en Recreatie heeft daarom onderzoek gedaan naar de mogelijkheden om de bestaande onderhoudsovereenkomsten te beëindigen en het groot onderhoud van kunstgrasvelden in eigen beheer te gaan uitvoeren en naar de financiéle consequenties daarvan. Mogelijkheid tot ontbinding lopende onderhoudsovereenkomsten De in de inleiding opgesomde 13 kunstgras wedstrijdvelden op de gemeentelijke sportcomplexen in Haarlem zijn aangelegd door vier verschillende leveranciers/aannemingsbedrijven: De fa. Arcadis heeft één voetbalveld op het complex van HFC Haarlem aangelegd. De met Arcadis afgesloten onderhoudsovereenkomst heeft een looptijd van 5 jaar en eindigt per 14 juni 2007; De Grontmij heeft de twee korfbalvelden van HKC Haarlem en CSV Rapid- Kleinhout op het Sportcomplex Kleverlaan aangelegd. De met de Grontmij afgesloten onderhoudsovereenkomst kan jaarlijks per 1 september zonder bijkomende kosten worden beëindigd; De drie hockeyvelden van H.C. Haarlem en Saxenburg en het korfbalveld van Aurora zijn aangelegd door de fa. Nooteboom. Mede omdat twee van deze velden nog dit jaar zullen worden vervangen en de beide ander volgens planning in 2008, is de met de fa. Nootenboom afgesloten 10-jarige onderhoudsovereenkomst inmiddels per de eerstmogelijke datum, 28 november 2007, opgezegd. 1 Saxenburg heeft in 1996 een deel van de aanleg van zijn kunstgrasveld (i.c. de toplaag met het bijbehorende onderhoud ervan) voor eigen rekening genomen, aangezien de gemeente daar destijds onvoldoende middelen voor beschikbaar had. Destijds is afgesproken dat, wanneer de toplaag eenmaal aan het eind van zijn levensduur zou zijn, vervanging en onderhoud verder voor rekening van de gemeente zouden komen, conform de situatie die op alle andere gemeentelijke sportcomplexen van kracht is

5 De andere 6 velden, i.c. de vier voetbalvelden van DIO/Young Boys, DSS/Kennemerland, Geel Wit en TYBB en de korfbalvelden van Nieuw Flora en Oosterkwartier zijn aangelegd door Oranjewoud Sport en Techniek, dat daarmee verreweg het grootste volume aan sportkunstgras in Haarlem heeft geleverd. Het logisch gevolg hiervan is dat het grootste deel van de met de lopende onderhoudsovereenkomsten gemoeide jaarlijkse kosten de per 2005 met Oranjewoud afgesloten 10-jarige onderhoudsovereenkomst betreft, i.c. een jaarlijks bedrag van ruim op een totaal bedrag (per 2006) van bijna Oranjewoud heeft de afd. Sport en Recreatie nu desgevraagd laten weten bereid te zijn de overeenkomst tussentijds per 1 januari 2007 te ontbinden tegen betaling van een eenmalige vergoeding van ,50 incl. btw. Om aanspraak te kunnen blijven maken op de voor de verschillende velden afgegeven garantie zal dan wel een onderhoudsadviescontract moeten worden afgesloten (kosten 1.576,25 incl. btw per jaar). Positionering verzelfstandigde afdeling Beheer en Exploitatie Sportaccommodaties Naast het financiële voordeel dat voor de gemeente ontstaat wanneer het groot onderhoud van kunstgrasvelden door de afdeling Sport en Recreatie zelf kan worden uitgevoerd, is er nog een andere reden om ernaar te streven het onderhoud van kunstgrasvelden geheel in eigen beheer uit te (kunnen) voeren. Het onderdeel van de afdeling Sport en Recreatie dat zich bezighoudt met het beheer en de exploitatie van de gemeentelijke sportaccommodaties verder aan te duiden met afdeling Accommodaties is een van de gemeentelijke afdelingen ten aanzien waarvan overwogen wordt om deze (intern of extern) te verzelfstandigen. In het geval inderdaad wordt besloten om de verzelfstandiging van de afdeling Accommodaties te realiseren, zal worden geopteerd wordt voor een verzelfstandiging in een sport- en recreatiebedrijf voor de regio. Dat betekent dus dat de afdeling ook opdrachten zal trachten te acquireren voor het onderhoud van sportaccommodaties buiten de gemeente Haarlem. In de regiogemeenten zal de positie van de afdeling Accommodaties als aannemer van onderhoudswerkzaamheden aanzienlijk sterker worden, wanneer ook het groot onderhoud van kunstgrasvelden tot het geoffreerde werkpakket behoort. Deze gemeenten zijn zelf veelal te klein - en beschikken daardoor over te weinig kunstgrasvelden - om de aanschaf van onderhoudsmachinerie voor kunstgrasvelden tot een rendabele investering te maken. Ze zijn derhalve min of meer veroordeeld tot de cultuurtechnische bedrijven die de velden leveren en aanleggen, tenzij ze bij een andere aanbieder van onderhoudsdiensten, zoals de Haarlemse afdeling Accommodaties, terecht kunnen. De kans dat de afdeling Accommodaties op enige termijn met succes in de regio kan gaan opereren als aannemer van onderhoud van kunstgrasvelden, lijkt des te groter omdat van enkele (al dan niet voormalige) gemeentelijke onderhoudsdiensten van sportaccommodaties die dit onderhoud sinds kort al in eigen beheer uitvoeren (o.a. Amsterdam), bekend is dat zij onderhoud van kunstgrasvelden kunnen aanbieden tegen (soms aanzienlijk) lagere prijzen dan wat bij de cultuurtechnische bedrijven usance is. Een en ander betekent dat de kansen voor de afdeling Accommodaties om uit te groeien tot een succesvol zelfstandig, regionaal opererend, onderhoudsbedrijf aanzienlijk vergroot worden, wanneer gebruik gemaakt wordt van de zich nu voordoende mogelijkheid om zonder nadelige budgettaire consequenties over te 159-5

6 gaan tot de aanschaf van de voor het (groot) onderhoud van kunstgrasvelden benodigde machines. Conclusie Er doet zich momenteel de mogelijkheid voor om de afdeling Sport en Recreatie in staat te stellen om zelf het (groot) onderhoud van kunstgrasvelden te gaan uitvoeren zonder dat de kosten van aanschaf van de hiervoor benodigde machines tot ongedekte budgettaire lasten zullen leiden. Als gevolg daarvan zal, ook als de aanschaf van de benodigde machines in de beschouwing wordt meegenomen, een niet onaanzienlijk financieel voordeel ontstaan (eigenlijk: het in de afgelopen jaren ontstane financiële nadeel als gevolg van het verplicht afsluiten van onderhoudsontracten voor een aanzienlijk deel ongedaan gemaakt kunnen worden). Er is derhalve alle aanleiding om te besluiten dat de afdeling Sport en Recreatie het groot onderhoud van kunstgrasvelden per 2007 in eigen beheer gaat uitvoeren. De nu lopende onderhoudsovereenkomsten zullen daartoe bij de eerst mogelijke gelegenheid moeten worden opgezegd c.q. worden afgekocht. En op het Investeringsplan moeten middelen ( ) worden gereserveerd voor de aanschaf van de benodigde onderhoudsmachine(s). De daarmee samenhangende budgettaire last kan ten laste worden gebracht van het regulier onderhoudsbudget buitensportaccommodaties van de afdeling Sport en Recreatie. Participatie / communicatie De cultuurtechnische bedrijven die momenteel nog het groot onderhoud van de kunstgrasvelden verzorgen, moeten tijdig worden geïnformeerd inzake de afkoop (Oranjewoud) c.q. beëindiging (overige bedrijven) van de lopende overeenkomsten. Planning - Per januari 2007 moet de afkoop van de onderhoudsovereenkomst met de fa. Oranjewoud zijn afgerond. - Per januari 2007 moet de aankoop van de benodigde onderhoudsmachine(s) zijn afgerond i.v.m. de noodzakelijke continuïteit van het onderhoud en de daarmee samenhangende mogelijkheid om aanspraak te kunnen blijven maken op op de velden afgegeven garantie. Financiële paragraaf Om het groot onderhoud van kunstgrasvelden in eigen beheer te kunnen uitvoeren, is de aanschaf noodzakelijk van (een) speciale onderhoudsmachine(s) met een totale aanschafprijs van , af te schrijven in 7 jaar, budgettaire last ten laste van het reguliere onderhoudsbudget van de afdeling Sport en Recreatie. Zoals geïllustreerd in de onderstaande tabellen, zal het op de hierboven aangegeven wijze beëindigen van de lopende onderhoudsovereenkomsten en het met ingang van 2007 in eigen beheer uitvoeren van het groot onderhoud van kunstgrasvelden in 2007 een afname van het jaarlijks door de afdeling Sport en Recreatie te betalen bedrag aan onderhoudskosten met ruim tot gevolg hebben (de volledige nu aan de verschillende leveranciers met uitzondering van Arcadis - verschuldigde onderhoudskosten plus de onderhoudskosten voor het in 2006 te vervangen hockeyveld van Saxenburg minus de kosten van de afkoop van de onderhoudsovereenkomst met Oranjewoud en de kosten van het met Oranjewoud af te sluiten onderhoudsadviescontract)

7 Zodra besloten wordt dat de afdeling Sport en Recreatie voortaan het groot onderhoud in eigen beheer gaat uitvoeren, kan in het vervolg bij aanbestedingsprocedures voor de aanleg van kunstgrasvelden uiteraard ook bedongen worden dat de garantie op de velden niet gekoppeld wordt aan de verplichting om een onderhoudscontract af te sluiten. Het voordeel voor de gemeente zal per 2008 na de aanleg van de nieuwe kunstgrasvelden van Onze Gezellen en Olympia en de vervanging van het tweede veld van HC Haarlem en het korfbalveld van Aurora dan oplopen tot ruim per jaar, inclusief de kosten van het onderhoudsadviescontract met Oranjewoud en de budgettaire last van de aanschaf van de onderhoudsmachine(s). Een en ander zal er dus in resulteren dat de huidige (over)druk op de onderhoudsbudgetten in sterke mate zal verminderen, zodat deze weer in voldoende mate kunnen worden ingezet voor het voorkomen en, zo mogelijk, zelfs inlopen van achterstallig onderhoud. De met het uitvoeren in eigen beheer van het groot onderhoud samenhangende extra arbeidsuren kunnen binnen de eigen formatie van Sport en Recreatie/Accommodaties worden opgevangen. Dit is enerzijds mogelijk omdat met de werkzaamheden slechts een relatief gering aantal uren gemoeid is (± 2 dagdelen per veld per jaar) en anderzijds omdat de werkzaamheden deels gecombineerd kunnen worden met klein onderhoud dat toch al wordt uitgevoerd, en bij goede planning deels als substitutie van het klein onderhoud kunnen plaatsvinden. Tabel 1 Kosten groot onderhoud kunstgrasvelden (bij continuering uitvoering door derden) Arcadis (HFC Haarlem) Grontmij (Kleverlaan 2 x korfbal) Nootenboom (Aurora, HC Haarlem 2 x) Oranjewoud (4 x voetbal/2 x korfbal) Saxenburg (na vervanging 2006) TYBB + Onze Gezellen (aanleg 2006/2007) Totaal

8 Tabel 2 Kosten groot onderhoud kunstgrasvelden (bij omschakeling naar uitvoering in eigen beheer) Arcadis (HFC Haarlem) Grontmij (Kleverlaan 2 x korfbal) Nootenboom (Aurora, HC Haarlem 2 x) Oranjewoud (4 x voetbal/2 x korfbal) Totaal kosten uitbesteed onderhoud Afkoop onderhoudsovereenkomst Oranjewoud Onderhoudsadviescontract Oranjewoud Budgettaire last aanschaf (per 2007) van onderhoudsmachines ad Totaal Tabel 3 Totaal kosten groot onderhoud kunstgrasvelden Bij continuering uitvoering door derden Bij omschakeling naar uitvoering in eigen beheer Besparing Wij stellen de raad voor: Om in te stemmen met de aanschaf in 2007 van (een) machine(s) voor het groot onderhoud van kunstgrasvelden tot een bedrag van (budgettaire last ten laste van het onderhoudsbudget buitensportaccommodaties van Sport & Recreatie) en om deze investering als rendabele nieuwe investering in het IP in te bouwen. Het college van burgemeester en wethouders, de secretaris, drs. W.J. Sleddering de burgemeester, mr. B.B. Schneiders 159-8

9 De Raad der gemeente Haarlem, Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders; Besluit: om in te stemmen met de aanschaf in 2007 van (een) machine(s) voor het groot onderhoud van kunstgrasvelden tot een bedrag van (budgettaire last ten laste van het onderhoudsbudget buitensportaccommodaties van Sport & Recreatie) en om deze investering als rendabele nieuwe investering in het IP in te bouwen. Gedaan in de vergadering van 21 september De griffier, De voorzitter, 159-9