Organiseren & Communiceren

Transcriptie

1 Canon Sporttechnisch Kader Organiseren & Communiceren niveau 3 Uitgeverij Angerenstein

2 Colofon Titel: Organiseren & Communiceren; niveau 3 Isbn: Uitgever: Uitgeverij Angerenstein Postbus CB Arnhem Telefoon: Fax: Dit boek is tot stand gekomen in opdracht van de Academie voor Sportkader. De Academie voor Sportkader is een samenwerkingsverband van sportbonden en NOC*NSF, op het gebied van de deskundigheidsbevordering van technisch en arbitraal kader. We bedanken Ben de Boer, Martin Booiman, Frank van Fraayenhoven, Bert Geenen, Hans Mackaaij, Jan Minkhorst, Paul Peters, Janine Pleizier, Nathalie Verdult, Nelly Voogt én CIOS Nederland voor hun bijdragen. uitgeverij Angerenstein 2009 Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt worden door middel van druk, fotokopie, microfilm of op welke andere wijze dan ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. No part of this book may be reproduced in any form, by print, photoprint, microfilm or any other means without written permission from the publisher. 2 Canon Sporttechnisch Kader

3 Inleiding Canon Sporttechnisch Kader is een serie leermiddelen voor deelnemers aan opleidingen bij sportbonden. Het Canon Sporttechnisch Kader is ontwikkeld in opdracht van de Academie voor Sportkader. (De Academie voor Sportkader is een samenwerkingsverband van sportbonden en NOC*NSF op het gebied van de deskundigheidsbevordering van technisch en arbitraal kader.) Inhoud Deze serie bestaat uit vier boeken. De inhoud is tot stand gekomen i.s.m. een aantal sportbonden op basis van de Kwalificatiestructuur Sport. Niveau 3 Lesgeven; niveau 3 Trainen & Coachen; niveau 3 Organiseren & Communiceren; niveau 3 Niveau 2 Sportleider; niveau 2 Dit boek bevat die thema s die de cursist gedurende zijn/haar opleiding op niveau 3 als achtergrondinformatie nodig heeft over organiseren en communiceren. 1 Organisatievormen en wedstrijdschema s 2 Organiseren van een evenement 3 Public relations 4 Vrijwilligers 5 De sportvereniging 6 Werken in teamverband 7 Vergaderen 8 Informeren en adviseren 9 Deskundigheidsbevordering 10 Observeren van gedrag 11 Zelfbeeld 12 Gedrag van mensen in groepen 13 Groepsnormen en groepsrollen 14 Fair play 15 Communiceren 16 Algemene gespreksvaardigheden 17 Feedback en besluitvorming 18 Leiderschapsstijlen Inleiding Inhoud 3

4 De formule van de thema s De boeken hebben de volgende formule. Theorie met voorbeelden De thema s uit dit boek bevatten die naslag die de sportleider-in-opleiding als achtergrondinformatie nodig heeft. De theorie wordt verlevendigd met voorbeelden uit de sport. Mini-samenvattingen De theorie is opgehangen aan mini-samenvattingen. Deze zijn als powerpointpresentatie verkrijgbaar bij de uitgever. Bijvoorbeeld: Voorwaarden voor samenwerken: duidelijke doelen en taken deskundige teamleden duidelijke functiebeschrijving scheiden van werk en privé bereidheid tot samenwerken 6-5 Tips voor de praktijk Ieder thema wordt afgesloten met tips voor de praktijk: handvatten voor de sportleider in het dagelijks werk. 4 Canon Sporttechnisch Kader

5 Inhoud Thema 1 Organisatievormen en wedstrijdschema s 1.1 Inleiding Organisatievormen Niet wedstrijdgerichte vormen Wedstrijdgerichte vormen of wedstrijdschema s Uitdaagsystemen Afvalsystemen Poulesystemen Roulatiesystemen Competitiesystemen Tips voor de praktijk...29 Thema 2 Organiseren van een evenement 2.1 Inleiding Wat is een evenement? Het organiseren van een evenement De initiatieffase De voorbereidingsfase De uitvoeringsfase De nazorg Tips voor de praktijk...54 Thema 3 Public relations 3.1 Inleiding Wat is public relations? Het Pr-plan Pr-middelen Tips voor de praktijk...71 Thema 4 Vrijwilligers 4.1 Inleiding Werven en plaatsen van vrijwilligers Begeleiden en ondersteunen van vrijwilligers Tips voor de praktijk...81 Thema 5 De sportvereniging 5.1 Inleiding De sportvereniging Vereniging als rechtsvorm Statuten en huishoudelijk reglement Verenigingsstructuur De financiën van de vereniging Het kader van de vereniging Sportbonden Sportkoepels Beleidsmakers Tips voor de praktijk Thema 6 Werken in teamverband 6.1 Inleiding Wat is samenwerken? Voor- en nadelen van samenwerken Voorwaarden voor samenwerken Teambuilding Teamsamenstelling Tips voor de praktijk Thema 7 Vergaderen 7.1 Inleiding De vergadering De raamagenda Vergaderdoelen Argumenteren De onderbouwing Het betoog Foute betogen voorkomen Notuleren Nut van notulen Manieren van notuleren Tips voor de praktijk Thema 8 Informeren en adviseren 8.1 Inleiding Begrippen Gesprekstechniek Gespreksdoelen De opbouw van een gesprek Het voorlichtingsgesprek Het adviesgesprek Doorverwijzen Tips voor de praktijk Inhoud 5

6 Thema 9 Deskundigheidsbevordering 9.1 Inleiding Middelen voor deskundigheidsbevordering Vaardigheden bij deskundigheidsbevordering Tips voor de praktijk Thema 10 Observeren van gedrag 10.1 Inleiding Wat is observeren? Eisen aan goede observatie Waarnemen en waarnemingsfouten Observatiemethoden Het stappenplan Tips voor de praktijk Thema 11 Zelfbeeld 11.1 Inleiding Het begrip zelfbeeld De bouwstenen van het zelfbeeld De verschillende zelfbeelden Faalangst Het gewenste zelfbeeld Tips voor de praktijk Thema 12 Gedrag van mensen in groepen 12.1 Inleiding Wat is een groep? Het gemeenschappelijk doel De groepsstructuur De groepscultuur Soorten groepen Het groepsproces Tips voor de praktijk Thema 14 Fair play 14.1 Inleiding Fair play in brede en enge zin Elementen van fair play Fair play en de bedoeling van het spel Fair play en de spelregels Fair play en gelijke start- en winstkansen Fair play en respectvolle omgang Twee dimensies van fair play Fair play en mini-sport Fair play en doping De vertaling naar basisregels Tips voor de praktijk Thema 15 Communiceren 15.1 Inleiding Het communicatieproces Crommuniceren Verbale en non-verbale communicatie Communicatieniveaus Communicatiedoelen Tips voor de praktijk Thema 16 Algemene gespreksvaardigheden 16.1 Inleiding Luisteren Actief luisteren Vragen stellen De functie van het stellen van vragen Soorten vragen Dóórvragen Samenvatten Tips voor de praktijk Thema 13 Groepsnormen en groepsrollen 13.1 Inleiding Groepsnormen De functie van groepsnormen Het aanpassen aan groepsnormen Redenen voor aanpassing Factoren bij aanpassing aan groepsnormen Groepsrollen Soorten groepsrollen Rolconflicten Tips voor de praktijk Thema 17 Feedback en besluitvorming 17.1 Inleiding Feedback Besluitvorming Stappen van besluitvorming Besluitvormingsmethoden Besluitvormingsregels Tips voor de praktijk Canon Sporttechnisch Kader

7 Thema 18 Leiderschapsstijlen 18.1 Inleiding Wat is leidinggeven? De kwaliteiten van een leider Persoonlijke kenmerken Sociaal-communicatieve vaardigheden De zeven eigenschappen van effectief leiderschap Theorieën over leidinggeven Situatief leiderschap Stijlen van leidinggeven Traditionele indeling Model van Hersey en Blanchard Tips voor de praktijk Inhoud 7

8 8 Canon Sporttechnisch Kader

9 THEMA 1Organisatievormen en wedstrijdschema s 1.1 Inleiding Als sport- en bewegingsleider moet je in staat zijn tot het organiseren van wedstrijden, toernooien en evenementen. Bij het organiseren van dergelijke sportieve activiteiten moet je bewust een keuze maken voor een bepaalde organisatievorm of voor bepaalde wedstrijdschema s. Zo kun je een judotoernooi organiseren waarbij je de deelnemers verdeelt over een aantal poules of waarbij je gebruikmaakt van een afvalsysteem. In dit thema bespreken we de inhoud en de voor- en nadelen van dergelijke organisatievormen en wedstrijdschema s. De inhoud van dit thema: 1.2 Organisatievormen en wedstrijdschema s 1.3 Niet-wedstrijdgerichte vormen 1.4 Wedstrijdgerichte vormen of wedstrijdschema s 1.5 Tips voor de praktijk 1-1 Thema 1 Organisatievormen en wedstrijdschema s 9

10 1.2 Organisatievormen Toernooien, wedstrijden en evenementen kun je op verschillende manieren organiseren. We maken onderscheid tussen organisatievormen die uiteindelijk tot een winnaar leiden (wedstrijdgerichte vormen) en organisatievormen waarbij winnen of tegen elkaar strijden helemaal geen rol speelt (niet-wedstrijdgerichte vormen). Organisatievormen: wedstrijdgerichte vormen niet-wedstrijdgerichte vormen (wedstrijdschema s) 1-2 Soms is de keuze voor de hand liggend, zoals bij het jaarlijkse handbaltoernooi van Hellas. Daar doen 16 teams aan mee en aan het einde van de dag moet het toernooi een winnaar opleveren. De 16 teams zijn verdeeld over vier poules en de vier winnaars vormen de zogenaamde winnaarpoule. Deze vier teams spelen opnieuw een halve competitie en dat levert uiteindelijk de winnaar van het toernooi op. Het is duidelijk dat het hier om een wedstrijdgerichte vorm gaat. De wedstrijdgerichte vormen noemen we ook wel wedstrijdschema s. Bij andere toernooien of evenementen ligt de organisatievorm minder voor de hand. Zo wil de buurtvereniging de Zuidhoek op koninginnedag een sportief evenement organiseren en schakelt hierbij de hulp in van een sb-opleiding. De sb-leerlingen mogen zelf weten hoe ze het evenement organiseren. Wat gaan ze kiezen? Moet het evenement een winnaar op leveren of is meedoen winnen? In de twee volgende paragrafen werken we deze twee vormen uit. 10 Canon Sporttechnisch Kader

11 1.3 Niet wedstrijdgerichte vormen Bij veel evenementen gaat het helemaal niet om een winnaar. Daar geldt meer dat meedoen op zich al winnen is. Bij dergelijke evenementen maak je keuzes. Neem je individueel deel of neem je met een team deel aan het evenement? Mogen de deelnemers of teams kiezen wat ze willen of moeten de onderdelen in een bepaalde volgorde afgewerkt worden? Niet wedstrijdgerichte vormen: 1 keuze tussen individuele deelname of deelname met teams 2 keuze tussen wel of geen vaste volgorde geen vaste volgorde: open instuif of spelenkermis vaste volgorde: roulatiesystemen 1-3 Individueel of team De keuze tussen individueel of in teamverband spreekt voor zich. Deze keuze is wel sterk bepalend voor de inhoud van het evenement. Daarbij maakt het natuurlijk nog wel uit hoe groot de teams moeten zijn. In sommige gevallen werk je met een minimaal en maximaal aantal deelnemers per team. Een dergelijke invulling vergroot wel de flexibiliteit en is handig wanneer je niet precies weet hoeveel deelnemers zullen komen. Individuele deelname Thema 1 Organisatievormen en wedstrijdschema s 11

12 Open instuif of spelenkermis Wanneer deelnemers mogen doen wat ze willen, spreken we meestal over een open instuif of een spelenkermis. De spelenkermis bestaat uit activiteiten waarbij de deelnemers zelf kunnen bepalen waaraan zij deelnemen. Het lijkt dus op een kermis. Wat je doet en in welke volgorde kun je zelf bepalen. Als een deelnemer de hele dag op het springkussen wil springen of wil klimmen in de klimwand dan is dat in principe geen probleem. Hooguit moeten de deelnemers af en toe even wachten, omdat het te druk is. In die zin kan er in de praktijk toch wel sprake zijn van enige sturing. Als je ziet dat het bij jouw onderdeel erg druk is, dan kun je deelnemers er op wijzen even iets anders te doen. De activiteiten zijn meestal afwisselend, kort en eenvoudig. Iedereen moet kunnen deelnemen, maar kan ook toeschouwer zijn. De spelenkermis wordt vaak gebruikt voor kinderen. De onderdelen moeten aangepast zijn aan het niveau en er moeten voldoende spelen zijn, zodat er geen lange wachttijden ontstaan. Door punten toe te kennen aan de diverse onderdelen kun je de spelenkermis ook gebruiken als wedstrijdgerichte vorm. Roulatiesystemen We hebben het nadeel van een open instuif al even aangehaald. Het kan erg druk worden bij bepaalde populaire onderdelen. Vandaar dat je in veel gevallen zult kiezen om deelnemers te laten rouleren. Deze organisatievormen noemen we dan ook roulatiesystemen. Deze systemen kun je ook toepassen bij wedstrijdgerichte organisatievormen. Enkele roulatiesystemen zijn: Voorbeelden van roulatiesystemen: klokopschuifsysteem levend ganzenbord Zweeds loopspel spinnenwebloop Canon Sporttechnisch Kader

13 Klokopschuifsysteem Bij dit systeem zijn er meestal evenveel activiteiten als deelnemers of teams. Dit hoeft echter niet altijd zo te zijn. Het kan ook zijn dat er meer activiteiten zijn dan deelnemers of teams. In een dergelijk geval worden één of meerdere activiteiten op tourbeurt niet gedaan. Ook kun je er voor kiezen om meer deelnemers of teams te hebben dan activiteiten. De deelnemers hebben dan op toerbeurt pauze. Na elke ronde schuiven de deelnemers door naar het volgende onderdeel. De spelactiviteiten zijn genummerd en de deelnemers van spel 1 gaan naar spel 2 en de deelnemers van spel 2 gaan naar spel 3. spel 1 spel 2 spel 3 spel 4 spel 5 spel 10 spel 9 spel 8 spel 7 spel 6 Meestal staan de spelen logisch gerangschikt en wordt er met de klok meegedraaid. De speeltijd en de duur van de onderdelen staan vast. Iedereen doet elk onderdeel even lang. Dit gaat door totdat alle deelnemers elke activiteit hebben gedaan. Levend ganzenbord Het levend ganzenbordspel berust op het principe van het echte ganzenbordspel. Het officiële ganzenbordspel kent 63 nummers. Natuurlijk kun je van dit aantal afwijken. Door het gooien van een dobbelsteen leggen de deelnemers een route af en voeren zij opdrachten uit. Die route kun je binnen of buiten uitzetten. Ook een combinatie is mogelijk. Dit maakt de organisatie heel flexibel. Het is belangrijk om de richting waarin gewerkt wordt helder aan te geven en de stations duidelijk te nummeren. Een plattegrond van de hele route kan hierbij helpen. De deelnemers kunnen de route individueel of in groepjes afleggen. Als deelnemers verplaats je je met behulp van een dobbelsteen. Net zoals bij het bordspel, bepaalt het aantal ogen van de dobbelsteen het aantal plaatsen dat je vooruit mag. Bij bepaalde nummers moet je een opdracht vervullen. Bij de finish moet je precies het aantal ogen gooien. Lukt dit niet, dan moet je vooruit en weer terug. Na de finish kun je eventueel weer opnieuw starten en sla je de nummers die je al hebt gehad over. Thema 1 Organisatievormen en wedstrijdschema s 13

14 Zweeds loopspel Het Zweeds loopspel bestaat uit een zelf te bepalen aantal opdrachten. De opdrachten zijn op een of andere manier genummerd met een cijfer of letter. Elk individu of groepje start bij een bepaalde opdracht. Is de opdracht uitgevoerd dan gaan de deelnemers naar de volgende opdracht totdat alle opdrachten gemaakt zijn. De opdrachten kunnen een heel verschillend karakter hebben, variërend van sportieve opdrachten tot denkopdrachten. Het Zweeds loopspel kun je ook prestatief toepassen. Hierbij gaat het meestal om zo snel mogelijk alle opdrachten goed uit te voeren. De deelnemers rennen dan van opdracht naar opdracht. Als je dit rennen belangrijk vindt, kun je de afstand tussen de opdrachten groot maken. Een andere mogelijkheid is dat de deelnemers bij elke goed uitgevoerde opdracht een of meerdere letters verdienen. Wie uiteindelijk met de letters het langste woord weet te maken heeft gewonnen. Spinnenwebloop Een spinnenwebloop lijkt enigszins op het Zweeds loopspel. Ook een spinnenwebloop bestaat uit een zelf te bepalen aantal opdrachten van verschillende aard. Het kan individueel en in groepjes gedaan worden. Bij een spinnenwebloop keren de deelnemers echter steeds terug naar een bepaald vast punt, van waaruit de volgende opdracht gegeven wordt. Op deze manier ontstaat er een soort van web. Stel dat we dit punt X noemen, dan krijgt de groep vanuit dit punt de eerste opdracht. De groep gaat op zoek naar de betreffende opdracht en keert met het goede antwoord terug bij punt X. Daar ontvangt de groep de volgende opdracht. Dit doet de groep net zo lang tot dat alle opdrachten voltooid zijn. Ook de spinnenwebloop kun je prestatief toepassen. O O O X O X = terugkompunt O = opdracht O O 14 Canon Sporttechnisch Kader

15 1.4 Wedstrijdgerichte vormen of wedstrijdschema s Bij veel evenementen en toernooien speelt het zich meten met elkaar een belangrijke rol. Uiteindelijk gaat het om een winnaar. Het zich met elkaar meten kan op verschillende manieren georganiseerd worden. Deze verschillende manieren noemen we wedstrijdvormen of wedstrijdschema s. Wedstrijdschema s: uitdaagsystemen afvalsystemen poulesystemen roulatiesystemen competitiesystemen 1-5 We lichten de bovenstaande wedstrijdschema s in deze paragraaf toe. Spelen in een poulesysteem Thema 1 Organisatievormen en wedstrijdschema s 15