Medezeggenschap van Vrijwilligers

Transcriptie

1 Terugkoppeling netwerkbijeenkomst 6 oktober 2014 Medezeggenschap van Vrijwilligers In deze tweede netwerkbijeenkomst borduren we voort op de eerste bijeenkomst, waarvan het verslag hier te vinden is. Er zijn ook nieuwe mensen aangehaakt. Was de eerste bijeenkomst meer verkennend, in deze bijeenkomst zijn we nader ingegaan op verschillende mogelijkheden om medezeggenschap van vrijwilligers te organiseren. Drie organisaties hebben een presentatie gegeven. We hebben in drie groepen gekeken naar de context waarin deze verschillende manieren van medezeggenschap toegepast worden en de voorwaarden besproken. Wat is ook in andere organisatie toe te passen en wat niet? En waarom wel, of waarom niet? Presentatie Medezeggenschap van vrijwilligers bij Villa Pardoes Door Bert Akkermans, manager Facilitair & Vrijwilligers en Carla Hooijmaijers, lid Vrijwilligersraad Villa Pardoes is een bijzonder vakantiehuis waar iedere week acht ernstig zieke kinderen kunnen logeren met hun families. Het is gelieerd aan De Efteling, waar het ook naast staat, maar is wel een aparte stichting. Villa Pardoes heeft een kleine staf van 9 mensen. Het verblijf van de gasten wordt mogelijk gemaakt door 135 vrijwilligers. In verschillende ploegen zijn zij dagelijks aanwezig om de kinderen en hun families te verzorgen en begeleiden. Zie hier de PowerPoint presentatie van Villa Pardoes De vrijwilligersraad van Villa Pardoes is al ontstaan in de pioniersperiode van de stichting. Een aantal vrijwilligers ondersteunde toen de vaste staf onder de noemer mentorgroep. Dit is later de vrijwilligersraad geworden. De raad heeft een adviserende rol. Elke 6 weken is er een overleg van de vrijwilligersraad, de vrijwilligerscoördinatoren en de directeur. Daarnaast treden de leden van de raad op als mentor van nieuwe vrijwilligers. Ook doet ieder lid van de raad zelf ook nog uitvoerend vrijwilligerswerk. Elk jaar zijn er verkiezingen voor een nieuw lid. Het draait om het behartigen van de belangen van alle vrijwilligers. Er komt een opmerking uit de zaal dat volgens Lucas Meijs [hoogleraar Vrijwilligerswerk, civil society en ondernemingen] een vrijwilligersraad onzin is en teveel tijd kost. De vrijwilliger heeft al genoeg macht. Bert reageert hierop dat dát onzin is. De staf heeft de vrijwilligersraad echt nodig om te weten wat er op de werkvloer speelt en leeft. Er wordt goed naar geluisterd naar wat de opvattingen en ideeën van de raad. Daarnaast is de vrijwilligersraad zeer kritisch en houdt hen een spiegel voor als groep CG Utrecht algemeen@nov.nl LinkedIn: Vrijwilligerswerk Rabobank Maliebaan 71g T IBAN: NL16 RABO EUR KvK Utrecht

2 Verkenning en discussie Vorm Villa Pardoes Kenmerken organisatie Kleine organisatie op 1 locatie: iedereen kent elkaar ( familiecultuur ) Jonge organisatie, heel overzichtelijk Sympathiek doel -> 1 gezamenlijk doel Stichting Gestructureerde organisatie, goed geoliede machine Kenmerken vorm medezeggenschap Gekozen vertegenwoordiging Meepraten, adviserende rol, geen beslissingsbevoegdheid 3 jaar zittingsperiode Mentor-rol raadsleden Voorwaarden om deze vorm te organiseren Reglementeren Goede interne communicatie Voorwaarden om deze tot succes te maken Behoefte onder vrijwilligers moet er zijn Bestuur moet er open voor staan Moet serieus genomen worden Input van achterban is nodig Presentatie project Een Levendige Vereniging bij FNV Bondgenoten Door Peter de Boer, bestuurssecretaris FNV Bondgenoten FNV Bondgenoten, een grote vakbond, is een vereniging. Bij een vereniging hebben alle leden in principe inspraak via de Algemene Leden Vergadering (ALV). Formeel heeft de ALV van een vereniging de hoogste beslisbevoegdheid. Maar hoe doen verenigingen dat wanneer zij een grote, professionele organisatie zijn? Er is een werkorganisatie en er is een verschil tussen gewone leden en actieve leden, kaderleden genaamd. Kaderleden zetten zich vrijwillig in voor vakbondsactiviteiten (bv. bestuursfuncties, campagnes, advies aan en ondersteuning van leden). Peter de Boer vertelt hoe FNV Bondgenoten zich als organisatie buigt over de kwestie medezeggenschap van vrijwilligers met het project Levendige Vereniging. Peter inventariseert het aantal verenigingen en stichtingen in de zaal. Dat blijkt ongeveer te zijn. Ook is er een aantal organisaties aanwezig met meer dan 1000 vrijwilligers. Bij FNV Bondgenoten is de verenigingsvorm leidend, de leden hebben zeggenschap in plaats van medezeggenschap ten aanzien van het beleid. Bij FNV Bondgenoten fungeren de congressen als Algemene Leden Vergadering (ALV). 2

3 Een keer in de vier jaar is er een congres waarop het meerjarenbeleid wordt vastgesteld. De leden gaan over het wat; de werkorganisatie gaat over het hoe. Bij FNV Bondgenoten zijn ook veel activiteiten waar geen beroepskracht aan te pas komt. De vrijwilligers kunnen daarin een relatief grote stempel drukken op de koers van de FNV. Er is een bondsraad met vertegenwoordigers uit alle hoeken van de bond. Deze raad bestaat uit 100 mensen die 6 tot 7 keer per jaar bijeen komen. In de praktijk zitten deze Bondsraadsleden er vaak vooral voor hun eigen sector, terwijl de Bondsraad er eigenlijk voor het algemeen belang zou moeten zijn. Daarnaast zijn er allerlei vormen van medezeggenschap. Vrijwilligers worden op allerlei manieren bevraagd, onder andere in Vrijwilligers tevredenheidsonderzoeken. Verschillende negatieve ontwikkelingen, zoals een dalende organisatiegraad en een dalend ledental, hebben ertoe geleid dat de werkorganisatie van FNV Bondgenoten het project Een Levendige Vereniging is gestart. Doel was om te horen hoe de leden de vereniging ervaren. De werkorganisatie wilde het met de leden over structuren hebben en ging daarvoor het land in. Dat viel niet mee: het thema verenigings-democratie is lastig. Praten over structuur is voor leden niet erg aantrekkelijk. Daarom hebben beroepskrachten bijeenkomsten op leuke locaties en met inhoudelijke thema s georganiseerd. Op deze manier kwamen ze ook voorbij het gestaalde kader de vereniging in. Was dit avontuur succesvol? Ja en nee! Nee: Geen verbetering ledental Structuur binnen de sectoren nauwelijks veranderd Geen verandering in de investering in kaderleden (vrijwilligers) Geen doorbraak in het machtsdenken (wij-zij) Ja: Empowerment als leidraad: activerend vakbondswerk (van het voor je doen naar je ondersteunen om het zelf te doen ) Meer zichtbare en herkenbare vakbondsactiviteiten Heldere verwachtingen vrijwilliger-bond Een door de leden gekozen FNV voorzitter Vereniging meer in the lead, bijvoorbeeld rond werkplannen Als factoren voor succes van (mede)zeggenschap noemt Peter: Moderne arbeidsverhoudingen Mensenwerk vs structuren Stijl van leidinggeven Open cultuur Visie op vrijwilligers: Vrijwilligers zijn onderdeel van de organisatie Rol van de betaalde krachten: ondersteuner in plaats van regisseur Betrokkenheid zorgt voor excelleren 3

4 Ten slotte: wil medezeggenschap echt werken dan moet je de inbreng krijgen van zowel de praters als de doeners. De praters krijg je wel aan tafel maar de doeners moeten ook een plek krijgen om input te kunnen leveren. Verkenning en discussie Vorm FNV Bondgenoten Kenmerken organisatie Voor ons door ons Vereniging Groot, veel leden en vrijwilligers Landelijk Complex Bestaat al lang, verouderde manier van organisatie Krimpend Bureaucratie Gelaagd/ getrapt Kenmerken vorm medezeggenschap Kaderleden Hiërarchie Tevredenheidsonderzoek, meerdere vormen naast elkaar Van hulp naar empowerment Voorwaarden om deze vorm te organiseren Een groot budget, een grote organisatie & veel leden Grote mate van inzet van de kaderleden Verenigingsvorm Hoe zou deze vorm passen in mijn organisatie? De aanwezigen vinden het lastig om deze vorm toe te passen op hun eigen organisatie. Vrijwilligers zitten bij FNV Bondgenoten met veel petten tegelijkertijd op. Presentatie Vormen van medezeggenschap bij Cordaan Door Corry Baarsma, beleidsmedewerker Cordaan en bestuurslid van Agora, landelijke beroepsvereniging van coördinatoren vrijwilligerswerk Cordaan is een grote zorginstelling met onder andere thuiszorg, verpleeg- en verzorgingshuizen, geestelijke gezondheidszorg en verstandelijk gehandicaptenzorg. Bij Cordaan zijn, naast ruim 8000 professionals, ook 1700 vrijwilligers actief. Corry Baarsma vertelt over de verschillende vormen van medezeggenschap die bij Cordaan zijn of worden uitgeprobeerd. Zie hier de PowerPoint presentatie van Cordaan. 4

5 Vrijwilligers worden steeds serieuzer genomen binnen Cordaan. Sinds enige tijd is er nu ook een vakgroep coördinatoren vrijwilligerswerk. Het is gezien de transities ook belangrijk dat vrijwilligers serieus worden genomen. Maatwerk is daarbij van groot belang. Benut de talenten van je vrijwilligers. De essentie van medezeggenschap is volgens Corry iemand zien in de organisatie. Daarom is een goede intake ook zo belangrijk! Cordaan heeft 10 coördinatoren vrijwilligerswerk. De relatie met vrijwilligers is belangrijk. Zeker ook omdat er steeds meer vrijwilligerswerk bij mensen thuis wordt gedaan. En er zijn steeds meer verschillende soorten vrijwilligers. Dan zijn bijeenkomsten en andere vaste punten dat men elkaar ontmoet belangrijk. Een beter samenspel met vaste medewerkers ook. Samenwerken betekent niet: ik bepaal, jij voert uit. Hiervoor moet een omslag worden gemaakt op de werkvloer. En verplicht vrijwilligerswerk bestaat niet, dat maken de media ervan. Stel grenzen, je hoeft niet iedereen aan te nemen en er is altijd ruimte voor gemotiveerde geleide vrijwilligers. In 2006 heeft Corry een vrijwilligersraad opgezet. De directeur stond ervoor open. Wat Corry merkte is dat vrijwilligers niet graag investeerden in stukken lezen. Al gauw leek het er op dat Corry de kar alleen trok. Een aantal vrijwilligersraadsleden was bijvoorbeeld alleen gespitst op één onderwerp (declaraties) en liet dit niet los, ook niet toen een definitief besluit over dit onderwerp was genomen. En een aantal kwam alleen gezellig voor de koffie. De conclusie was: deze vorm van medezeggenschap is niet activerend. Veel mensen wilden er de tijd ook niet voor geven. Les: de mooie vorm overheerste, niet de inhoud. De vrijwilligersraad is inmiddels opgeheven. En wat werkt wel: Vrijwilligers zichtbaar maken! Regelmatig bij elkaar komen, 2 of 3 keer per jaar, naast gesprekken met contactpersoon. Vragen om feed back. Evalueren en directe bijstelling! Zelfsturing waar mogelijk. Voorbeeld: vrijwilligers perfectioneerden hun activiteiten, hoefden alleen gecoacht te worden en zo nu en dan wat aandacht. Elke vrijwilliger zien als ambassadeur. En de signalen nu zijn positief, men is blij dat het geen vergadercultuur is. Verkenning en discussie Vormen Cordaan Kenmerken organisatie Dienstverlenend Zorg Groot Veel verschillende locaties Coördinatoren regelen het vrijwilligerswerk. Veel doeners -> dienstverleners 5

6 Kenmerken vorm medezeggenschap Gericht op de inhoud en plaats van het werk Niet formeel gestructureerd: geen statuten, geen vergadercultuur Er wordt namens de vrijwilligers met de directie gesproken (vrijwilligerscoördinatoren geven signalen door) Inzet op talent en maatwerk Individueel geregeld -> niet in groot organisatorisch verband Decentraal geregeld Gemist wordt: de behartiging van de belangen van de vrijwilliger, bijvoorbeeld bij veranderingen Voorwaarden om deze vorm te organiseren Type vrijwilliger vraagt om deze vorm Vrijwilligers moeten wel gezien worden Positie van de vrijwilliger is al serieus genomen Voorwaarden om deze tot succes te maken On the job - geen extra inzet in vergadercultuur Wat verder nog besproken werd in de 3 groepen Groep 1 Oudere generatie versus jongere generatie vrijwilligers: het is belangrijk om ook jongere talenten inzetten. Inhoudelijke trainingen combineren met vaardigheden zorgt ervoor dat vrijwilligers naar een bijeenkomst komen. Persoonlijke aandacht werkt als motivator: gezien worden, dat zorgt voor betrokkenheid. Ruimte geven voor eigen initiatief is ook een vorm van medezeggenschap: het stimuleert eigenaarschap. Groep 2 In deze groep is gesproken over het motiveren van vrijwilligers voor een vrijwilligersraad en over werving en selectie van leden van een vrijwilligersraad. Dat moeten mensen zijn die namens de achterban kunnen spreken, die zicht hebben op het grotere geheel. Daarom moeten er selectiecriteria worden opgesteld voor leden van een vrijwilligersraad. En kijk ook naar de vertegenwoordiging per regio/plaats. Een dilemma bij een raad is hoe je informatie geeft aan anderen. De facilitering van een vrijwilligersraad zou parallel moeten zijn aan die van professionals. De groep ziet daarbij wel een dilemma in de handhaving van de vrijwilligersovereenkomst. Groep 3 Een van de deelnemers uit deze groep doet in haar organisatie hetzelfde als Cordaan, maar had nooit beseft dat dit onder de noemer medezeggenschap kan vallen. 6

7 Overige opmerkingen In veel organisaties leeft de vraag: hoe organiseer je betrokkenheid? Dat gaat verder dan alleen bijeenkomsten organiseren. De rol en houding van de bestuurder blijken erg belangrijk voor het organiseren en het slagen van medezeggenschap van vrijwilligers. Het aantal klassieke organisaties is vele malen groter dan de innovatieve. Wellicht kan een wat ouderwetse manier van medezeggenschap bij veel organisaties gewoon werken? Hoe groter de vrijwilligersorganisatie, hoe meer wij-zij denken. Transparantie (van het bestuur) vind men belangrijk. Als het bestuur transparant is over zijn plannen, zijn vrijwilligers minder wantrouwend. De visie van het management op vrijwilligers is cruciaal. Als de vrijwilligers niet voorkomen in het organogram van een organisatie, heb je als vrijwilligers weinig kans. De vijf treden van medezeggenschap herzien Meekunnen: een eerste vereiste is kijken naar het niveau waarop je mensen kunt aanspreken. 1. Meeweten: informeren. 2. Meepraten: samen aan tafel, iedereen heeft een stukje van de puzzel. 3. Meedenken: bijvoorbeeld via een adviesaanvraag. 4. Meebeslissen: het instemmingsrecht dat een OR op sommige terreinen heeft, is hier een vorm van. 5. Beslissen: bij een vereniging heeft de Algemene Ledenvergadering (ALV) de hoogste bevoegdheid. Terecht wordt vervolgens ook nog opgemerkt dat de term trede een hiërarchie veronderstelt; is dat wel juist? We houden deze opmerking in gedachten. Volgende bijeenkomst maandag 1 december, uur Op maandag 1 december is de derde netwerkbijeenkomst Medezeggenschap van Vrijwilligers. Organisaties die de afgelopen twee bijeenkomsten nog niet vertegenwoordigd waren, nodigen we van harte uit om zich aan te sluiten. De uitnodiging voor de volgende bijeenkomst wordt binnenkort verstuurd aan de deelnemers en wordt ook weer verspreid via de nieuwsbrief van NOV. Om een uitnodiging per te ontvangen, kunnen geïnteresseerden die niet deelnamen aan de eerste of tweede bijeenkomst, hun naam en adres sturen aan gerdien@blombesluitvorming.nl of aan algemeen@nov.nl onder vermelding van Uitnodiging Medezeggenschap van Vrijwilligers. Meer informatie over het netwerk Medezeggenschap van Vrijwilligers is te vinden op 7