Inhuren.com Uitzendbureau

Transcriptie

1 Wat kost payroll? Inhuren.com Uitzendbureau

2 Wat kost payroll? De markt van het inhuren/in dienst nemen van personeel is zeer divers. Wij krijgen veel vragen van opdrachtgevers en werkgevers op ons vakgebied. Dat maakt dat wij onze backoffice hebben ingericht als een kennisbank, zodat Inhuren.com snel en adequaat reageren kan op de vragen die ons vanuit de markt bereiken. Op deze wijze bent u ervan verzekerd dat Inhuren.com dé organisatie is voor u. Eén van die vragen die ons wordt gesteld, is op het gebied van payrolling. Om heel concreet te zijn: Wat kost payroll nu precies?, is een vraag die wij vaker te horen krijgen. Deze vraag is niet eenvoudig te beantwoorden. Er zijn namelijk verschillende onderdelen die invloed hebben op dat antwoord. Dit document geeft inzicht in het geheel van payrolling en helpt u verder in het geven van een reeks deelantwoorden, waardoor gemakkelijker een antwoord op de genoemde hoofdvraag gegeven wordt. Een korte opsomming van de deelvragen: 1. Wat is payroll? 2. Hoe is payrolling ontstaan? 3. Wat betekent payrolling voor mijn organisatie? 4. Wat kost payrolling per maand? 5. Hoe is het tarief opgebouwd? 6. Wat zijn de voor en nadelen van payrolling? Om te beginnen, lichten we eerst kort toe wat 1: payroll nu is. We geven u de definitie: Payrolling is het op papier in dienst nemen van uw personeel, waarmee het payrollbedrijf juridisch werkgever wordt.

3 Het payrollbedrijf neemt hiermee alle arbeidsrechtelijke risico s op zich. De opdrachtgever voert de gesprekken met de beoogde kandidaten en neemt de werknemers aan, stelt zelf de functie /taakomschrijving op en doet de eventuele functionerings en beoordelingsgesprekken ook helemaal zelf. De nieuwe werknemers komen echter in dienst bij het payrollbedrijf en worden te werk gesteld bij de eerder genoemde opdrachtgever. 2: Ontstaangeschiedenis payrolling Payrolling is in de jaren negentig ontstaan vanuit het idee de werkgever te ontlasten op een aantal gebieden, zodat deze zich puur kon focussen op de uitwerking van de te leveren arbeid en alles dat erbij samenkomt. Feitelijk komt het erop neer dat heel goed gekeken is naar het complete proces van aanname, indiensttreding, de te werkstelling en waar telkens juridische aspecten een onderdeel vormen van dit proces. Om een werkgever te ontlasten in die juridische zaken heeft men dit proces opgeknipt en onderzocht welke onderdelen anders en beter georganiseerd konden worden. In onze wereld waarin uitbesteding tegenwoordig een sleutelwoord is, pasten een aantal onderdelen in een systeem dat als een dienst naar de werkgever (opdrachtgever) aangeboden kon worden. Normaliter worden deze onderdelen in één geheel meegenomen door de werkgever bij het aannameproces. Hierdoor bestaat het risico dat net niet de juiste aandacht wordt gegeven aan een soepel en professioneel lopend tewerkstellingsproces (denk bijvoorbeeld aan de nadelige consequenties indien men fouten maakt met proeftijden, te late signalering bij contractafloop, hoeveelheid te geven tijdelijke contracten, etc.). Omdat mensen steeds mondiger zijn t.o.v. vroeger en de wereld in toenemende mate verjuridiseerd is geraakt, is het prettig te weten dat payrolling bestaat om daarmee een werkgever te helpen. Het schept veel meer duidelijkheid wanneer dit proces juridisch is geoptimaliseerd. Op deze manier weten zowel opdrachtgevers en werknemers exact wat hun rechten en plichten op dit gebied zijn.

4 3: Wat betekent payrolling voor mijn organisatie? Allereerst dient u bedacht te hebben of payrolling een oplossing kan zijn voor uw organisatie. Er zijn namelijk twee mogelijkheden in deze situatie: U zet payrolling in voor uw gehele personeelsbestand. U past payrolling toe op delen van het personeelsbestand. Het uitgangspunt is eenvoudig: als u overgaat tot payrolling, kost u dat meer dan wanneer u eigen personeel in dienst heeft. U bent wel van een hoop administratieve rompslomp af. Dat is voor veel opdrachtgevers vaak een doorslaggevende factor. Wat neemt een payrollorganisatie daadwerkelijk voor u uit handen? Een opsomming: Men sluit arbeidsovereenkomsten af met de werknemer; Men voert het verzuimbeleid uit; De loonadministratie wordt voor u gedaan, inclusief uitbetaling salaris en vakantietoeslag; Alle werknemers en werkgeverspremies wordt afgedragen; Eventuele pensioenpremies worden teven afgedragen. Het idee of payrolling voor u een oplossing is, komt neer op het feit of u van het juridische gedoe af wilt. Omdat u mag aannemen dat payrolling als vak is uitgekristalliseerd, kunt u eenvoudig bedenken of de meerkosten van deze dienstverlening uw eigen kosten op dit gebied overstijgen. Indien u ervoor kiest uw totale personeelsbestand in een payrolloplossing te gieten, hoeft u zich niet meer druk te maken om bovenstaande onderdelen die u dan gaat uitbesteden. Alles is dan afgebakend en payrolling wordt dan een onderdeel van uw boekhouding. Er is nog een andere mogelijkheid waarom met payrolling aan de slag te gaan: Het biedt u een effectieve manier de flexibele schil van arbeid rondom uw organisatie vorm te geven.

5 Bedenk het zo: payrolling naast uw reguliere werknemersbestand biedt de mogelijkheid een goede beoordeling te doen van de manier waarop door specifieke payrollwerknemers de factor arbeid wordt ingevuld. Kortgezegd: u merkt snel wat voor vlees u in de kuip heeft en als het u niet bevalt, dan is een verzoek om een andere payrollmedewerker zo gemaakt. Het geeft u de mogelijkheid te testen of men op een gegeven moment bij u in dienst kan treden, zodra u bepaald heeft dat de beoordeling hierin positief is. U kiest voor de laatste oplossing als u het uitgangspunt heeft niet 100% over te willen stappen naar payrolling. De kosten zijn dan wel hoger immers, u behoudt nog steeds de eigen juridische personeelsadministratie. Voordeel is wel dat u optimale flexibiliteit behoudt. Dus wat payrolling voor u betekent, komt neer op uw standpunt dat u vooraf inneemt en in hoeverre u het gemaksprincipe nastreeft. 4: Wat kost payroll per maand? In het licht van voorgaande paragraaf komen natuurlijk ook de daadwerkelijke kosten om de hoek kijken. Payrolling kost u als opdrachtgever een rekenfactor 1,63 tot soms 1,73 meer t.o.v. het normale maandelijkse brutoloon van een medewerker. Voorbeeld: u betaalt een medewerker 1.500,00 bruto per maand. In een payrollconstructie betaalt u dan minimaal 2.445,00 per maand. Nu lijkt het verschil tussen payrolling en werkgeverschap erg groot. Voor de duidelijkheid: als werkgever betaalt u natuurlijk naast het brutoloon gemiddeld zo n 30% extra voor vakantietoeslag, loonbelasting, premies en andere bijdragen. In bovengenoemd voorbeeld betaalt u voor die medewerker in totaal 1.950,00 per maand, indien het een eigen werknemer is. Het werkelijke verschil is dus kleiner dan beoogd. Dit verschil is dus het gemak waarmee u een zeker risico afkoopt als u met payrolling aan de slag gaat, plus: u heeft de vooruitzichten op flexibele inzet van arbeid.

6 5: Wat is de kostenopbouw van payrolling? Wanneer wij uitgaan van een rekenfactor van 1,63 is dit natuurlijk ergens op gebaseerd. Voor het overnemen van de arbeidsrechtelijke/juridische risico s en het uitvoeren van de salaris en personeelsadministratie wordt door het payrollbedrijf een vergoeding berekend. Hoe is deze rekenfactor dan opgebouwd? Er zijn twee hoofdbestanddelen wat betreft de kosten: 1. Het brutoloon van de medewerker (bv. per uur); 2. De omrekenfactor. Een bruto uurloon wordt vastgesteld door bv. een cao. De omrekenfactor bestaat uit een aantal onderdelen welke verrekend zijn naar het uurtarief. Een opsomming: Reservering vakantiegeld; Reservering vakantiedagen; Alle werkgeverslasten, zoals belastingen, pensioen, arbodienst; Verzuimverzekering; Kosten voor salarisadministratie en verloning, risico opslag en contractmanagement. Deze onderdelen tezamen maakt dus het totaal waardoor de eerder genoemde rekenfactor start bij 1,63. Waarom het eventueel richting 1,73 kan stijgen, heeft te maken met het willen afdekken met van meer risico s. De keuze is dus aan u.

7 6: Voor- en nadelen van payrolling Om u te helpen een zo gedegen mogelijke afweging te maken tussen werkgeverschap en payrolling, hebben wij de voor en nadelen op een rijtje gezet. Allereerst de nadelen: De band met het personeel kan anders worden indien u overschakelt naar payrolling. Het gevaar van een glazen kooi is aanwezig: de medewerkers bevinden zich dagelijks op uw werkvloer en voeren de taken naar eer en geweten uit. Men kan ook het idee ontwikkelen dat u op elk gewenst moment van deze medewerkers af kunt zijn. Men kan als het ware de glazen kooi uit de organisatie weghalen. Dit kan een psychologisch effect teweeg brengen bij de medewerkers, dat een nadelig gevolg heeft voor het willen optimaliseren van de betrokkenheid. Als opdrachtgever blijft u altijd aansprakelijk voor de afdracht van loonbelasting en premies. Indien de payroll organisatie failliet gaat, verlegt de Belastingdienst de genoemde plicht naar u. Sommige rechterlijke uitspraken pleitten werkgevers niet vrij van werkgeverschap. De payrollorganisatie kost natuurlijk ook wat. De voordelen van payrolling zijn er uiteraard ook. Deze zijn: U heeft vooraf een overzicht van de personele kosten. Dat is erg gemakkelijk bij budgetteren. De financiële administratie wordt een stuk makkelijker en overzichtelijker. De werkgeversrisico s zijn afgedicht. U weet dat de medewerkers altijd kunnen terugvallen op professionele ondersteuning bij de payrollorganisatie, bijv.: Deskundige begeleiding bij (langdurige) arbeidsongeschiktheid; Vragen over salaris, vakantietoeslag, jaaropgaven, etc. U heeft minder administratieve lastendruk. U verkrijgt een hoop gemak en heeft veel minder rompslomp.

8 Conclusie Het fenomeen payrolling heeft al ruim twintig jaar ervaring kunnen opbouwen op de Nederlandse arbeidsmarkt. Zaken op payrollgebied zijn in verregaande mate georganiseerd en uitgekristalliseerd (middels o.a. cao s, brancheverenigingen en rechterlijke uitspraken). Mensen zijn hierdoor ook gewend geraakt aan deze mogelijkheid en de acceptatiegraad middels payroll ergens aan het werk te gaan, is hoog. Dit komt natuurlijk ook door o.a. het in het algemeen hoge niveau van professionaliteit bij de payrollorganisatie. Indien u de overweging op het gebied van payrolling maakt, zijn voor en nadelen helder en is men het pioniersstadium allang voorbij. Omdat de schil van arbeid rond de werkgever steeds flexibeler wordt, wordt het voor u steeds gemakkelijker te bepalen op welke manier u arbeid wilt inzetten. Daar u professional bent op uw gebied, is de veelheid aan mogelijkheden van inzet van arbeid een groot voordeel voor u waarmee u uw concurrentievoordeel verbetert of zelfs vergroot. Overweegt u payrolling? Weeg alle voor en nadelen goed af en bepaal of de meerkosten van payrolling bij u passen. Hanteer een duidelijk en uitgebalanceerd selectiebeleid richting de keuze van payrollorganisatie. Heeft u eenmaal de beste organisatie geselecteerd? Hou dan goed een vinger aan de pols en hou in de gaten of alles netjes volgens de regels verloopt. Behoefte aan hulp of meer informatie? Wanneer u advies nodig heeft omtrent deze beslissing dan kunnen onze payroll adviseurs u hierbij ondersteunen. U kunt uw vragen stellen via het volgende nummer: , of een e mail sturen naar [email protected].