Administratieve interacties tussen de Vlaamse overheid en gemeentebesturen vanop de werkvloer bekeken

Transcriptie

1 Administratieve interacties tussen de Vlaamse overheid en gemeentebesturen vanop de werkvloer bekeken Staten-Generaal lokale besturen Oost-Vlaanderen

2 1. Toelichting project 1. Situering 2. Focus 3. Doelstellingen 2. Aanpak 1. Nieuwe methodologie 2. Pilootgemeente Inhoud 3. Eerste analyse: pilootgemeente Aalter 1. Analyse postregistratie 2. Analyse administratieve interacties 4. Vervolgtraject 13 maart

3 1. Toelichting project Opdrachtgever van project: Vlaamse overheid departement Bestuurszaken In samenwerking met Universiteit Gent Duur van project: oktober 2013 tot en met eind september maart

4 1. Toelichting project Focus: administratieve interacties 1. Lokale ambtenaren leveren administratieve data aan Vlaamse overheidsdienst(en) aan a. Data die zich aan operationele kant bevinden in beleidscyclus b. Verschillende types data 2. Interbestuurlijke relatie tussen Vlaamse overheid en gemeentebestuur a. Vlaamse overheid in haar totaliteit b. Over de breedte van de gemeentelijke organisatie 13 maart

5 1. Toelichting project Focus: administratieve interacties 3. Administratieve interacties met een recurrent karakter: minstens op jaarlijkse basis 4. Geen administratieve interacties rechtstreeks voortvloeiend uit Planlastendecreet: dit maakt deel uit van evaluatiestudie van het Planlastendecreet 13 maart

6 1. Project in een notendop 3 doelstellingen 1. Beschrijven van administratieve interacties 2. Evalueren van administratieve interacties 3. Formuleren van aanbevelingen met oog op efficiëntiewinsten 21 maart

7 1. Project in een notendop Doelstelling 1: Beschrijven van administratieve interacties - Hoe omvangrijk is de tussenkomst van centrale overheden in lokale besturen? - Welke types interacties vloeien voort uit de interbestuurlijke relatie tussen de Vlaamse overheid en gemeentebesturen? - Welke lokale diensten treden in interactie met de Vlaamse overheid? - Welke Vlaamse beleidsdomeinen / agentschappen / entiteiten zijn betrokken in de interbestuurlijke relatie met lokale besturen? - Hoe frequent treden lokale besturen in interactie met de Vlaamse overheid? - Hoe organiseert de gemeente zich intern in het kader van haar interbestuurlijke relaties met de Vlaamse overheid? - Hoe behandelen Vlaamse ambtenaren de data / dossiers die ze van lokale ambtenaren ontvangen? 21 maart

8 1. Project in een notendop Doelstelling 2: Evalueren van administratieve interacties Ervaren lokale ambtenaren administratieve interacties als een last? Is er een evenwicht tussen de tijdsinvestering en het resultaat dat voortvloeit uit de administratieve interactie? Koppelen Vlaamse ambtenaren terug naar lokale besturen? Kunnen lokale ambtenaren hetgene wat ze aanleveren aan de Vlaamse overheid ook intern gebruiken? Vinden lokale ambtenaren de administratieve interactie nuttig? Ervaren Vlaamse ambtenaren administratieve interacties als een last? Welke zijn de verbeterpunten binnen de interbestuurlijke relatie? Welke zijn de pluspunten binnen de interbestuurlijke relatie? 21 maart

9 1. Project in een notendop Doelstelling 3: Formuleren van aanbevelingen (prescriptief) - Welke ingrepen kunnen tot efficiëntiewinsten leiden voor de betrokken actoren binnen de administratieve interacties? Lokaal niveau Vlaams niveau Interbestuurlijk niveau 21 maart

10 2. Aanpak Nieuwe methodologie - vanuit de ervaringen van lokale ambtenaren zelf - volledige breedte van gemeentelijke organisatie - ketenreconstructies vanuit lokale besturen (verschillende schaalgrootte) - volledige breedte van Vlaamse overheid (over beleidsdomeinen / agentschappen / entiteiten heen) 13 maart

11 2. Aanpak Iteratieve cycli in lokale besturen met verschillende schaalgrootte (Aalter Leuven gemeente X) Doelstellingen: nagaan hoe lokale besturen zich intern organiseren in het kader van administratieve interacties nagaan hoe verschillende lokale ambtenaren het begrip last percipiëren nagaan wat lokale ambtenaren (niet) doen met de data die ze aan de Vlaamse overheid aanleveren conclusies formuleren vanuit meerdere lokale besturen 13 maart

12 2. Aanpak Pilootgemeente 1. Analyse postregistratie 1. Kwantitatieve analyse 2. Kwalitatieve analyse 2. Analyse administratieve interacties 1. Inventarisatie interacties (per gemeentelijke cel) 2. Evaluatie interacties (lokaal + Vlaams) 13 maart

13 3. Eerste analyse pilootgemeente Postregistratie - Analyse uitgaande brieven 2013 vanuit gemeente Aalter naar Vlaamse overheidsdiensten Geen volledig zicht op informatieuitwisseling tussen gemeente en centrale overheden (bv. via webloketten) - Beperkte (kwantitatieve) analyse van verkeer - In kader van project V-ICT-OR verbeteren van datauitwisseling tussen lokale en centrale overheden 21 maart

14 3. Eerste analyse pilootgemeente Uitgaande brieven VO Niet VO januari februari maart april mei juni juli augustus september oktober november december 21 maart

15 3. Eerste analyse pilootgemeente Postregistratie - 88% van uitgaande brieven zijn vergunningen Opletten met veralgemeende conclusies - Interacties met Vlaamse beleidsdomeinen: in hoofdzaak RWO, LNE, MOW en LV - De helft van de brieven verstuurt de gemeente aangetekend Beperkte last vanuit Vlaamse overheid voor wat betreft uitgaande brieven 21 maart

16 3. Eerste analyse pilootgemeente Administratieve interacties - 15 cases geselecteerd over de breedte van de gemeentelijke organisatie: ketenreconstructies Beschrijvend luik Evaluerend luik - Ter illustratie: 3 voorbeelden 21 maart

17 3. Eerste analyse pilootgemeente Cel Burgerzaken Omschrijving administratieve interactie Type handeling Frequentie Dienst / entiteit VO Aanlevering sterftecertificaten Datatoelevering Maandelijks Agentschap Zorg en Gezondheid (WVG) Aanlevering geboortecertificaten Datatoelevering Maandelijks Agentschap Zorg en Gezondheid (WVG) Registratie poliomyelitis Datatoelevering Naar noodzaak Interne registratie 21 maart

18 3. Eerste pilootgemeente Aalter Cel Sport Omschrijving administratieve interactie Type handeling Frequentie Dienst / entiteit VO Jaarverslag Bloso Rapportering Jaarlijks Bloso (CJSM) Controle waterkwaliteit zwembad (LMI = erkend laboratorium in opdracht van externe onderhoudsfirma) Inspectie / verificatie Dagelijks logboek Maandelijks resultaten laboratorium 2x per jaar inspectie 3-jaarlijkse grote inspectie Vlaams Agentschap Zorg & Gezondheid afdeling toezicht Volksgezondheid (WVG) Controle legionella alle sportlocaties Inspectie / verificatie Jaarlijks Biobeheer Milieuvergunning zwembad Vergunningen Om de 20 jaar Vlaams Agentschap Zorg & Gezondheid afdeling toezicht Volksgezondheid (WVG) 13 maart

19 3. Eerste analyse pilootgemeente Cel Buitenschoolse Kinderopvang Omschrijving administratieve interactie Type handeling Frequentie Dienst / entiteit VO Aangiftedossiers K&G / FCUD Datatoelevering Jaarlijks Kind & Gezin (WVG) Kwartaal FCUD (federaal) Registratie aantal kinderen (K&G) Datatoelevering Jaarlijks Kind & Gezin Personeelsgegevens BKO Datatoelevering in kader van subsidieaanvraag Jaarlijks (WVG) Kind & Gezin (WVG) Personeelsgegevens BKO Datatoelevering Maandelijks Vlaams Subsidieagentschap voor Werk en Sociale Economie (WSE) Personeelsgegevens BKO Datatoelevering Bij elke nieuwe aanwerving Vlaamse Dienst voor Arbeidsbemiddeling (VDAB) Kwaliteitshandboek Rapportering 5-jaarlijks Agentschap Inspectie Zorg & Gezondheid Inspectie Inspectie / verificatie 5-jaarlijks Agentschap Inspectie Zorg & Gezondheid 13 maart

20 3. Eerste analyse pilootgemeente Databestand geboorte- en sterftecertificaten - Frequentie: maandelijks - Vlaams Agentschap voor Zorg en Gezondheid - Wijze van aanlevering: digitaal / per post - Tijdsbesteding lokaal niveau: +/- 1 uur per maand - Standaardformulier 21 maart

21 13 maart

22 2. Eerste analyse pilootgemeente Ervaringen lokaal niveau Zelf hebben wij geen enkele baat bij het invullen van deze gegevens (medewerker cel Burgerzaken) 13 maart

23 2. Eerste analyse pilootgemeente Ervaringen lokaal niveau Het elektronisch opsturen of per post blijft hetzelfde, want de formulieren moeten toch ingevuld worden (medewerker cel Burgerzaken) 13 maart

24 2. Eerste analyse pilootgemeente Ervaringen Vlaams niveau In principe is het handig als het elektronisch aangeleverd wordt, maar als je dat ooit zo ver zal krijgen, daar stel ik me vragen bij Bijvoorbeeld Aalter heeft heel weinig sterftegevallen in vergelijking met een stad zoals Gent. Dus voor hen zal dat heel veel werk zijn om die certificaten elektronisch aan te leveren. Het is ook allemaal vrij kostelijk in aankoop, dat is dan mijn persoonlijke mening daaromtrent. Ik kan me wel voorstellen dat gemeenten daar bij stilstaan dat dat allemaal zoveel geld kost. En is het de moeite om dat elektronisch te doen? Ik denk dat er altijd wel een deel via post zal blijven komen, nu zijn dat nog grote hoeveelheden. Digitalisering is dus zo eenvoudig nog niet. (medewerker Agentschap Zorg en Gezondheid) 13 maart

25 2. Eerste analyse pilootgemeente Personeelsgegevens BKO - 3 verschillende instanties (2 Vlaamse, 1 federaal) - Vlaams Subsidieagentschap voor Werk en Sociale Economie - Kind & Gezin - FCUD - verschillende tijdstippen waarop lokale ambtenaren data moeten aanleveren - verschillende formaten (webloket, standaardformulieren, bijkomende s, ) 13 maart

26 13 maart

27 2. Eerste analyse pilootgemeente Ervaringen lokaal niveau Zoals gezegd, BKO, onze kinderopvang, dat is zo n beetje onze grootste frustratie (celcoach personeel) 13 maart

28 2. Eerste analyse pilootgemeente Ervaringen lokaal niveau Daarnaast is er dan het FOX-beleid, het zou logisch zijn mochten de aanvragen voor de subsidies voortvloeien uit dat FOX-beleid voortvloeiend uit het BBC-verhaal. Ook vanuit dat FOX-beleid: er is een kwartaalrapportering, maar dan moeten we jaarlijks naar Kind & Gezin gaan rapporteren bijvoorbeeld, dat is toch niet logisch? Dat is dus eigenlijk niet echt op elkaar afgestemd (celcoach BKO) 13 maart

29 2. Eerste analyse pilootgemeente Ervaringen Vlaams niveau Elk subsidiekanaal wil zijn gegevens op een eigen gestandaardiseerde manier opvragen. In de toekomst moeten we zoeken naar uniformisering van de bevraging van de personeelsgegevens (K&G, FCUD, Werk en Sociale Economie). De overdracht van FCUD naar K&G (voorzien 1/1/2012): op termijn zal er logischerwijs automatisch nagedacht worden over een gestroomlijnde gegevensuitwisseling. De volgende jaren moet/zal er vanuit K&G ingezet worden op digitale gegevensuitwisseling: bijvoorbeeld bij aangiftedossiers, aanwezige kinderen en personeel (Kind & Gezin) 13 maart

30 2. Eerste analyse pilootgemeente Ervaringen Vlaams niveau Ik zie eigenlijk ook niet wat er daar aan te integreren is, want wij moeten van e besturen te weten komen hoeveel bijkomende gesco s ze willen aanwerven. Ik weet niet waar ik dat uit die BBC zou moeten halen (Vlaams Subsidieagentschap Werk en Sociale Economie) 13 maart

31 2. Eerste analyse pilootgemeente Kwaliteitscontrole zwembaden - Verschillende betrokken partijen: - Redders zwembad - Extern laboratorium - Afdeling toezicht Volksgezondheid (WVG) - Verschillende frequenties - Documenten ter inzage voor inspectie 13 maart

32 13 maart

33 2. Eerste analyse pilootgemeente Ervaringen lokaal niveau Wij moeten kunnen aantonen dat er een keuring is geweest. Dat moeten we wel hebben, maar omdat dat een wettelijke bepaling is en een routine die dagelijks / wekelijks / maandelijks gebeurt, is dat voor mij geen last (celcoach Sport) 13 maart

34 2. Eerste analyse pilootgemeente Ervaringen Vlaams niveau In de wetgeving staat dat er van alles ter inzage moet liggen bij controles: mag dat ook digitaal of moet dat per se allemaal op papier? In het EHBO-lokaal moet er een telefoon zijn met een rechtstreekse buitenlijn. In dit tijdperk neemt een redder zijn gsm en draait hij 112 (afdeling Toezicht Volksgezondheid) 13 maart

35 3. Vervolgtraject Iteratieve cycli: opstart stad Leuven (half maart) Vergelijking tussen lokale besturen Geen herhaling van analyse postregistratie Hoe ervaren verschillende lokale ambtenaren de administratieve interacties? Wat wordt als last ervaren? Interne organisatie van administratieve interacties? Opstart gemeente X (begin mei) Eindrapport: eind september maart