Voorstelling van het project Vesta

Transcriptie

1 Voorstelling van het project Vesta Erna Scheers Stefaan Marien Team Eerstelijn en Thuiszorg

2 Overzicht Aanleiding Doelstellingen Voordelen voor de diensten Bouwstenen

3 Aanleiding voor het project

4 Aanleiding voor het project vaststelling: subsidiëringsproces voor gezinszorg op dit ogenblik zeer omslachtig geldt zowel voor de diensten als voor het agentschap: veel papieren formulieren over-en-weer audit Rekenhof: opmerkingen en aanbevelingen

5 Doelstellingen van het project

6 Doelstellingen van het project op korte termijn subsidiëringssysteem op langere termijn operationeel systeem

7 Doelstellingen van het project KORTE TERMIJN 1. subsidiëring van de diensten voor gezinszorg verbeteren (zorgen voor een efficiënte en snellere uitbetaling van de subsidies) 2. ervoor zorgen dat gegevens over de door de diensten geholpen cliënten beschikbaar worden in een centrale databank voor verwerking, waaruit dan relevante (beleids)informatie gegenereerd kan worden

8 Doelstellingen van het project KORTE TERMIJN het project Vesta moet het dus mogelijk maken voor het Vlaams Agentschap Zorg en Gezondheid om zijn klanten (de diensten voor gezinszorg) beter aan te sturen doordat: de gegevens die nodig zijn voor de subsidiëring sneller beschikbaar worden de gegevens over de geholpen cliënten beschikbaar en bruikbaar worden

9 Doelstellingen van het project LANGE TERMIJN het project kadert in de langetermijnstrategie van de Vlaamse overheid om mensen in staat te stellen zo lang mogelijk in de thuisomgeving te kunnen blijven wonen (zie eerste deel)

10 Doelstellingen van het project LANGE TERMIJN delen van gegevens over: de cliënten (BEL-profiel, ) de zorg (tijdstip hulp, ) met andere diensten voor gezinszorg andere zorgactoren één up-to-date zorgdossier per cliënt

11 Voordelen van het project voor de diensten voor gezinszorg

12 Voordelen van het project voor de diensten voor gezinszorg voordelen die verband houden met de doelstellingen op korte termijn: subsidiëring van de diensten voor gezinszorg verbeteren (voordeel 1 tot 5) gegevens over de door de diensten geholpen cliënten beschikbaar stellen in centrale databank voor verwerking (voordeel 6) andere voordelen: berekening gebruikersbijdrage gezinszorg (voordeel 7) voordeel dat verband houdt met de doelstelling op lange termijn (voordeel 8)

13 Voordelen van het project voor de diensten voor gezinszorg subsidiëring van de diensten voor gezinszorg verbeteren

14 Voordeel 1: efficiëntere subsidiëring Geen overbodige stappen meer door een kortere keten NU: TOEKOMST: A G E N T S C H A P fluctuatielijst lijst + F75/17 subsidielijst F61B ingevulde F61B (+ F61A) subsidielijsten prestaties en bijscholing controle lijsten en goedkeuring D I E N S T E N D I E N S T E N in- en uitdiensttredingen personeel prestaties personeel A G E N T S C H A P

15 Voordeel 2: snellere uitbetaling van de saldo s nu: doorlooptijd van subsidiedossier is bijna twee jaar bijvoorbeeld: saldo s van de subsidiebedragen voor 2006 werden uitbetaald in december 2007 toekomst: verkorting doorlooptijd, minimaal met zes maanden dat zou bijvoorbeeld betekend hebben: saldo s van de subsidiebedragen voor 2006 zouden ten laatste in juni 2007 uitbetaald zijn

16 Voordeel 3: voorschotten op recentere gegevens gebaseerd nu: voorschotten worden berekend op basis van gegevens die twee jaar oud zijn bijvoorbeeld: voorschotten voor 2008 worden berekend op basis van de gepresteerde uren in 2006 toekomst: voorschotten worden berekend op basis van gegevens van het afgelopen werkjaar dat zou bijvoorbeeld betekenen: voorschotten voor 2008 zouden berekend worden op basis van de gepresteerde uren in 2007

17 Voordeel 3: voorschotten op recentere gegevens gebaseerd (vervolg) Cijfers: nu: diensten ontvangen voorschotten die soms minder dan 70% van hun subsidie-enveloppe bedragen: openbare diensten: gemiddeld 72,27% (90% = 6 miljoen euro bijkomende subsidies in het werkjaar) private diensten: gemiddeld 87,56% (90% = 3 miljoen euro bijkomende subsidies in het werkjaar) toekomst: hogere voorschotten (90%) kunnen worden uitbetaald

18 Voordeel 4: efficiëntere subsidiëring door een verminderde foutenlast geen manuele tussenstappen (gegevens rechtstreeks ingevoerd door de diensten) => minder fouten => minder correcties diensten hebben meer controle op kwaliteit gegevens diensten beheren zelf hun personeel: geen verlies van subsidies => papieren REGULARISATIES

19 Voordeel 5: efficiëntere subsidiëring door een vermindering van de hoeveelheid papier afschaffing van alle formulieren die vandaag gebruikt worden in het kader van de subsidiëring (fluctuatielijsten, F75/17, F61B, F77, F88, F81, F99, ) administratieve lastenverlaging

20 Voordelen van het project voor de diensten voor gezinszorg gegevens over de door de diensten geholpen cliënten beschikbaar stellen in centrale databank voor verwerking

21 Voordeel 6: gegevens over cliënten worden verwerkbaar en beschikbaar NU: TOEKOMST:??? cliënten DATABANK? BEL-profielscores? samenstelling gezin gepresteerde uren verwerking gegevens? gezinszorg verwerkte gegevens beschikbaar voor diensten en voor beleid gebruikersbijdragen

22 Voordeel 6: gegevens over cliënten worden verwerkbaar en beschikbaar (vervolg) nu: gegevens over de geholpen cliënten worden aangeleverd in een formaat ongeschikt voor automatische digitale verwerking toekomst: gegevens over de geholpen cliënten worden beschikbaar voor verwerking door agentschap verwerkte gegevens worden ter beschikking gesteld van de diensten en het beleid

23 Voordelen van het project voor de diensten voor gezinszorg andere voordelen

24 Voordeel 7: berekening gebruikersbijdrage gezinszorg (in onderzoek) het systeem wordt uitgebreid met een berekeningsmodule voor de gebruikersbijdragen gekoppeld aan de FOD Financiën voor het opvragen van financiële gegevens van de cliënten => gebruikersbijdrage wordt automatisch berekend (geen financiële documenten nodig)

25 Voordeel 8: doelstelling op lange termijn Vesta is een strategisch project dat past binnen een groter geheel: kan onderdeel worden van een systeem voor gegevensuitwisseling tussen zorgactoren (huisarts, thuisverpleegkundige, gezinszorg, mantelzorger, ), onder andere in het kader van de opdracht voor de SEL s => wordt een operationeel systeem (zie eerste deel)

26 Bouwstenen van het project Vesta zal bestaan uit verschillende modules

27 Bouwstenen van het project inschrijven nieuw personeelslid beheer personeelsgegevens beheer cliënten doorsturen prestaties verzorgenden consultatie subsidies andere bouwstenen

28 1. Inschrijven nieuw personeelslid alle personeelsleden krijgen een inschrijvingsnummer eerst zelf consulteren of nieuw personeelslid al nummer heeft bij agentschap indien niet: nummer aanvragen zoals vandaag (met kopie diploma, F02/1, ) nummer wordt per bezorgd migratie van gegevens naar nieuw systeem

29 2. Beheer personeelsgegevens vervangt fluctuatielijsten, F75/17, F77 en F88 per personeelslid statuut (regulier, gesco, Sociale Maribel,...) en arbeidsregime doorsturen voor omkadering: ook % dat personeelslid specifiek voor de dienst voor gezinszorg werkt gegevens in eigen systeem permanent actueel houden en wijzigingen doorsturen (statuut, uit dienst, )

30 3. Beheer cliënten vervangt F81 nieuw dossier: mogelijkheid voor consultatie gegevens cliënt en berekening gebruikersbijdrage gegevens zoals woonplaats, BELprofielscore, gezinscode, doorsturen nadien minstens jaarlijks actualiseren

31 4. Doorsturen prestaties verzorgenden vervangt de formulieren F61B en F99, en de verwerkte subsidielijsten voor de prestaties en de bijscholing van kwartaalstaten naar dagprestaties (zie eerste deel) dagprestatie bestaat uit: verzorgende cliënt / bijscholing / gelijkgestelde uren datum, beginuur en einduur

32 4. Doorsturen prestaties verzorgenden (vervolg) tijdelijke mogelijkheid om duur prestaties verzorgenden door te sturen streven naar een up-to-date zorgdossier: gegevens zo snel mogelijk doorsturen 98% correct eerstvolgende maand 99,9% correct nog een maand later agentschap sluit af uitzonderlijk nadien nog correcties op vraag van de dienst

33 5. Consultatie subsidies elke dienst kan nagaan op welke subsidies hij recht heeft zowel totalen als voorschotten en saldo s informatie over de wijze waarop de subsidies berekend werden (gegevens die als basis gebruikt werden)

34 6. Andere bouwstenen gegevens structurele vermindering: enkel voor private diensten (onder voorbehoud) toeslag werkdruk en vervoer: gegevens worden ingevoerd door agentschap a-posterioricontroles door agentschap (aan de hand van gegevens van Dimona en DmfA)

35 Samengevat: Vesta wordt een systeem waarin: de diensten zelf na inschrijving hun personeel beheren (in- en uitdiensttredingen en wijzigingen in statuut en arbeidsritme van elk personeelslid elektronisch versturen naar het agentschap) de diensten de gegevens over de geholpen cliënten elektronisch versturen naar het agentschap de diensten de dagprestaties van de verzorgenden elektronisch versturen naar het agentschap de bovenstaande gegevens opgeslagen worden in een centrale databank en verwerkt worden (onder meer voor de subsidiëring), maar (onder bepaalde voorwaarden) ook consulteerbaar worden

36 Vesta past binnen de langetermijnvisie van het agentschap Vesta kan een van de modules worden: zal werken via de portaalsite BeHealth, die nu al gebruikt wordt in de gezondheidssector (zie verder) gegevens over de cliënt (bijvoorbeeld BEL-profielscore), verzameld tijdens het sociaal onderzoek, worden opgeslagen in Vesta, en kunnen beschikbaar worden voor andere zorgactoren de diensten sturen dagprestaties door (individuele prestaties van verzorgenden, gekoppeld aan een specifieke cliënt) in de toekomst ook gegevens van cliënt uit andere modules daaraan koppelen: één volledig, up-to-date zorgdossier voor elke cliënt, beschikbaar voor alle zorgactoren, dat toelaat kwaliteitsvolle hulp te verlenen op maat van de cliënt