UITNODIGING OCMW-RAAD

Transcriptie

1 Zottegem, UITNODIGING OCMW-RAAD Mevrouw Mijnheer Wij nodigen u uit op de vergadering van de O.C.M.W.- Raad op woensdag 25 februari 2015 om uur in de zetel van het O.C.M.W. DAGORDE: OPENBARE ZITTING BESTUURSAANGELEGENHEDEN 1. Goedkeuren verslag openbare zitting OCMW-raad van 22 januari SOCIALE DIENSTVERLENING 2. Wijziging huishoudelijk reglement ZIBO. 3. Wijziging huishoudelijk reglement dienst onthaalouders. 4. Wijziging kwaliteitshandboek dienst onthaalouders. INSTELLINGEN 5. Goedkeuren wijziging aan optie conceptnota 2008 over maaltijdgebeuren nieuw woonzorgcentrum. OVERHEIDSOPDRACHTEN 6. Woonzorgcentrum "Ter Deinsbeke" - aankoop alternatingmatrassen : toewijzing. PATRIMONIUM 7. Verkoop van een perceel grond gelegen te Strijpen, Sie A, nr. 659a - defintieve goedkeuring. 8. Verkoop van een perceel grond gelegen te Sint-Maria-Oudenhove, Sie D, nr. 544A/02 - definitieve goedkeuring.

2 GEHEIME ZITTING BESTUURSAANGELEGENHEDEN 9. Goedkeuren verslag geheime zitting OCMW-raad van 22 januari Kennisname verslag vast bureau van 14 januari Kennisname verslag van het bijzonder comité sociale dienst van 14 januari PERSONEEL 12. Ambtshalve in disponibiliteitstelling wegens ziekte van een keukenhulp in voltijds statutair verband. 13. Ambtshalve in disponibiliteitstelling wegens ziekte van een verzorgende bejaardenhelpster in voltijds statutair verband. 14. Ambtshalve in disponibiliteitstelling wegens ziekte van een administratief assistent in halftijds statutair verband. 15. Ontslag om oppensioenstelling vanaf van een voltijdse thuishulp in contractueel verband. Luc Bernagie Secretaris Kurt De Loor Voorzitter

3 ZITTING VAN 22 JANUARI 2015 Aanwezig: Kurt De Loor, voorzitter. Karel Busschop, Jan Cosijn, John De Clercq, Liliane De Lange, Marie-Thérèse Devalck, Lieven Sonck, Rik Vandeputte, Dirk Van Herzeele, Dirk Minnaert, Nancy Geyskens, leden. Luc Bernagie, secretaris. De voorzitter opent de vergadering om uur en verwelkomt de aanwezigen. OPENBARE ZITTING AGENDA BESTUURSAANGELEGENHEDEN 1. Goedkeuren verslag openbare zitting OCMW-raad van 8 en 15 december FINANCIËN 2. Overheidsopdrachten - goedkeuren van de te betalen bedragen. 3. Aanpassen huishoudelijk reglement OCMW. OVERHEIDSOPDRACHTEN 4. Woonzorgcentrum "Ter Deinsbeke" - vervangingsnieuwbouw : goedkeuring aanbestedingsdossier, gunningswijze en raming voor perceel 8 : omgevingsaanleg fase 1. BESTUURSAANGELEGENHEDEN 1. Goedkeuren verslag openbare zitting OCMW-raad van 8 en 15 december Het verslag van de openbare zitting van 8 december en van 15 december 2014 wordt na lezing goedgekeurd. FINANCIËN 2. Overheidsopdrachten - goedkeuren van de te betalen bedragen. De raad in openbare zitting vergaderd, Gelet op het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn inzonderheid artikelen 162 4; Gelet op het huishoudelijk reglement goedgekeurd in zitting van 23 juni 2011; Overwegende dat het om vertragingen bij betalingen en nalatigheidsintresten te vermijden, aangewezen is om de secretaris te belasten met het goedkeuren van de te betalen bedragen in verband met de respectieve bevoegdheden als budgethouder van de OCMW-raad, het vast bureau en het bijzonder comité;

4 Beslist met algemene stemmen, Art.1 De secretaris keurt de te betalen bedragen goed in verband met de respectieve bevoegdheden als budgethouder van de OCMW-raad, het vast bureau en het bijzonder comité voor de sociale dienst. Art.2 Afschrift van deze beslissing wordt bezorgd aan de financieel beheerder en kennisgeving aan de hogere overheid, conform het decreet van 14 juli Aanpassen huishoudelijk reglement OCMW. De raad in openbare zitting vergaderd, Gelet op het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn; Gelet op het huishoudelijk reglement goedgekeurd in zitting van 23 juni 2011; Overwegende dat het KB van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten, waarnaar in ons huishoudelijk reglement verwezen wordt, inmiddels opgeheven is; Gelet op de beslissing van de OCMW-raad van 22 januari 2015 met betrekking tot het goedkeuren van de te betalen bedragen; Overwegende dat de secretaris bevoegd is voor het goedkeuren van de te betalen bedragen in verband met de respectieve bevoegdheden als budgethouder van de OCMW-raad, het vast bureau en het bijzonder comité; Gelet op de digitalisering van de agenda s van raden en vast bureau s; Met algemene stemmen, BESLUIT: Art. 1 Artikel 38 2 van het huishoudelijk reglement wordt vervangen door volgende tekst: Het vast bureau is belast met het afhandelen van de zaken van dagelijks bestuur, behoudens de bevoegdheden die aan de budgethouders werden toevertrouwd. Onder dagelijks bestuur wordt verstaan : beheersdaden die geboekt worden op het exploitatiebudget en die in normale omstandigheden het bestuur niet voor meer dan een jaar binden. Het omvat eveneens investeringen voor zover deze binnen hetzelfde financiële boekjaar gerealiseerd of geleverd worden en zich beperken tot een bedrag van EUR exclusief BTW.

5 Deze beheersdaden omvatten het vaststellen van de wijze van gunnen van de opdrachten van aanneming van werken, leveringen en diensten, het vaststellen van de voorwaarden ervan, het voeren van de gunningsprocedure, de gunning, de uitvoering ervan en het toezicht erop en het aangaan van verbintenissen. Het vast bureau kan in een apart besluit de OCMW-secretaris machtigen tot het voeren van bepaalde bevoegdheden als budgethouder binnen deze als dagelijks bestuur omschreven beheersdaden. Art. 2 Art. 1 2 van het huishoudelijk reglement te vervangen door : De raad voor maatschappelijk welzijn wordt bijeengeroepen door de voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn. De oproeping wordt in principe verzonden via de post of digitaal. Het dossier ligt ter inzage op de zetel van het OCMW; Art. 3 Artikel 39 2 van het huishoudelijk reglement te vervangen door : Het vast bureau wordt bijeengeroepen door de voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn. De oproeping wordt in principe verzonden via de post of digitaal. Het dossier ligt ter inzage van de leden van het vast bureau op de zetel van het OCMW. Art. 4 De hogere overheid ontvangt kennisgave ervan conform het decreet van 14 juli Raadslid Dirk Minnaert wijst op een bijkomende anomalie in het huishoudelijk reglement aangaande de digitalisering. Alle aanwezige leden gaan akkoord om dit eveneens aan de beslissing toe te voegen en aan te passen OVERHEIDSOPDRACHTEN 4. Woonzorgcentrum "Ter Deinsbeke" - vervangingsnieuwbouw : goedkeuring aanbestedingsdossier, gunningswijze en raming voor perceel 8 : omgevingsaanleg fase 1. De raad in openbare zitting vergaderd, Gelet op het raadsbesluit van 20 november 2002 houdende goedkeuring van de financiering met projectbijstand door Dexia Bank NV voor de oprichting van een vervangingsnieuwbouw woonzorgcentrum (WZC) en oprichting dagverzorgingscentrum (DVC) en lokaal dienstencentrum (LDC); Gelet dat via het overnamecontract van 12 maart 2004 met Dexia Bank NV waarbij zij vanaf die datum optreden als opdrachtgever voor het architectenbureau Boeckx. (ontwerpers WZC); Gelet op het raadsbesluit van 25 maart 2010 houdende goedkeuring van het financieeltechnisch plan voor het WZC, DVC en LDC;

6 Gelet op de stedenbouwkundige vergunning van 25 oktober 2011 voor het WZC, DVC en LDC; Overwegende dat de Belfius Bank NV (voorheen Dexia Bank NV) optreedt als bouwheer voor ons OCMW; Overwegende dat het perceel 8, omgevingsaanleg, moet opgesplitst worden in 2 fasen; Overwegende dat fase 1 is gebaseerd op de uitvoering van de binnentuinen en buitentuin, terras cafetaria, ingang kant Arthur Gevaertlaan, afvalpark kant Kleine Deinsbekestraat, leveranciershelling kant Deinsbekestraat en tijdelijke aanleg naar de hoofdingang vanuit de Deinsbekestraat; Overwegende dat fase 2 is gebaseerd op de definitieve aanleg naar de hoofdingang vanuit de Deinsbekestraat met verdere aanleg van ontsluiting terug naar de Deinsbekestraat, en aanleg van parking kant Deinsbekestraat; Overwegende dat fase 2 pas kan uitgevoerd worden na afbraak van de huidige blokken A en deel C; Gelet op de ons door Belfius Bank NV bezorgde raming opgemaakt door de ontwerper van ,11 euro voor P 8.1; Overwegende dat de beschreven uitvoering het ramingbedrag van ,11 euro in het technisch- financieel- plan niet overschrijdt; Overwegende dat zij voorstellen perceel 8.1 via een open aanbesteding te gunnen; Gelet op de wet van 15 juni 2006 en wijzigingen betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten; Gelet op het KB van 2 juni 2013 tot bepaling van de datum van inwerkingtreding van de wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006 en van de koninklijke uitvoeringsbesluiten ervan; Met algemene stemmen, BESLUIT: Artikel 1. Goedkeuring te verlenen aan het door Belfius Bank NV voorgelegde bestek voor de realisatie van perceel 8 omgevingsaanleg Fase 1 (P 8.1). Artikel 2. Akkoord te gaan om perceel 8.1 te gunnen bij wijze van een open aanbesteding. Artikel 3. De raming voor perceel 8.1 vast te leggen op ,11 euro.

7 Artikel 4. Belfius Bank NV, Architectenbureau Boeckx en de financieel beheerder ontvangen een afschrift van deze beslissing. De hogere overheid ontvangt kennisgeving conform het decreet van De voorzitter schorst de vergadering om de openbare zitting af te sluiten. Hij heropent de vergadering voor het aanvatten van de geheime zitting GEHEIME ZITTING AGENDA BESTUURSAANGELEGENHEDEN 5. Goedkeuren verslag geheime zitting OCMW-raad van 15 december Kennisname verslag vast bureau van 10 december Kennisname verslag bijzonder comité sociale dienst van 10 december PERSONEEL 8. Ontslag om oppensioenstelling van een halftijdse interieurverzorgster in contractueel verband. 9. Ontslag om oppensioenstelling van een voltijdse thuishulp in contractueel verband. 10. Ontslag om oppensioenstelling van een verzorgende bejaardenhelpster in voltijds statutair verband. BESTUURSAANGELEGENHEDEN 5. Goedkeuren verslag geheime zitting OCMW-raad van 15 december Het verslag van de geheime zitting van 15 december 2014 wordt na lezing goedgekeurd. 6. Kennisname verslag vast bureau van 10 december De raad neemt kennis van het verslag van het vast bureau van 10 december Kennisname verslag BCSD van 10 december Conform art. 2 van het OCMW-raadsbesluit van neemt de raad kennis van het verslag van het bijzonder comité voor de sociale dienst van 10 december 2014.

8 PERSONEEL 8. Ontslag om oppensioenstelling van een halftijdse interieurverzorgster in contractueel verband. De raad in geheime zitting vergaderd, Gelet op het schrijven van vanwege Van Der Stichelen Chantal, interieurverzorgster in halftijds contractueel verband, houdende verzoek om ontslag op teneinde m.i.v haar rechten op pensioen te laten gelden; Overwegende dat voornoemde, geboren op en wonende te 9620 Zottegem - Godveerdegemstraat 19 bus 9, vanaf aangesteld werd als interieurverzorgster in contractueel verband ; Gelet op de bepalingen van de organieke wet van betreffende de O.C.M.W.; Gelet op de raadsbeslissing van 23 juni 2011, houdende goedkeuring RPR-OCMW, gewijzigd op 6 september 2011; Met algemene stemmen; Besluit : Art. 1 Met éénparigheid van stemmen wordt aan Van Der Stichelen Chantal, interieurverzorgster in halftijds contractueel verband, ontslag verleend m.i.v teneinde vanaf deze dagtekening haar rechten op pensioen te kunnen laten gelden. Art. 2 Afschrift van deze beslissing zal gezonden worden aan betrokkene, de personeelsdienst, de financieel beheerder, het diensthoofd en kennisgeving ervan aan de hogere overheid, conform het decreet dd Ontslag om oppensioenstelling van een voltijdse thuishulp in contractueel verband. De raad in geheime zitting vergaderd, Gelet op het schrijven van vanwege De Vuyst Claudine, thuishulp in voltijds contractueel verband, houdende verzoek om ontslag op teneinde m.i.v haar rechten op pensioen te laten gelden; Overwegende dat voornoemde, geboren op en wonende te 9620 Zottegem, Musselystraat 13 bus 4, vanaf aangesteld werd als thuishulp in contractueel verband; Gelet op de bepalingen van de organieke wet van betreffende de O.C.M.W.; Gelet op de raadsbeslissing van 23 juni 2011, houdende goedkeuring RPR-OCMW, gewijzigd op 6 september 2011;

9 Met algemene stemmen; Besluit : Art. 1 Met éénparigheid van stemmen wordt aan De Vuyst Claudine, thuishulp in voltijds contractueel verband, ontslag verleend m.i.v teneinde vanaf deze dagtekening haar rechten op pensioen te kunnen laten gelden. Art. 2 Afschrift van deze beslissing zal gezonden worden aan betrokkene, de personeelsdienst, de financieel beheerder, het diensthoofd en kennisgeving ervan aan de hogere overheid, conform het decreet dd Ontslag om oppensioenstelling van een verzorgende bejaardenhelpster in voltijds statutair verband. De raad vergaderd en geheime zitting, Gelet op het schrijven van vanwege De Meyer Marleen, verzorgende bejaardenhelpster in voltijds statutair verband, houdende verzoek om ontslag op teneinde m.i.v haar rechten op pensioen te laten gelden; Overwegende dat voornoemde, geboren te Zottegem op en er wonende Bronstraat 2, vanaf aangesteld werd als bejaardenhelpster in voltijds statutair verband; Gelet op de bepalingen van de organieke wet van betreffende de O.C.M.W.; Gelet op het OCMW decreet van 19 december 2008; Gelet op de raadsbeslissing van 23 juni 2011, houdende goedkeuring RPR-OCMW, gewijzigd op 6 september 2011; Met algemene stemmen; Besluit : Art. 1 Met éénparigheid van stemmen wordt aan De Meyer Marleen, geboren te 9620 Zottegem op en er wonende Bronstraat 2 - verzorgende bejaardenhelpster in voltijds statutair verband, ontslag verleend op om met ingang van haar rechten op pensioen te kunnen laten gelden. Art. 2 Afschrift van deze beslissing zal gezonden worden aan betrokkene, de personeelsdienst, de financieel beheerder, het diensthoofd, de PDOS en kennisgeving ervan aan de hogere overheid, conform het decreet dd

10 Aldus beslist in zitting van 22 januari 2015: Namens het O.C.M.W.: Luc Bernagie Secretaris Kurt De Loor Voorzitter

11 Nagezien secretaris RAADSBESLISSING 25 FEBRUARI 2015 WIJZIGING HUISHOUDELIJK REGLEMENT ZOTTEGEMS INITIATIEF BUITENSCHOOLSE OPVANG De raad in openbare zitting vergaderd, Gelet op de raadsbeslissing van 15 oktober 2009, 27 januari 2011, 24 november 2011 en 27 februari 2014, artikel 1, waarbij de wijzigingen van het huishoudelijk reglement van het ZIBO wordt goedgekeurd; Overwegende dat het huishoudelijk reglement opnieuw dient aangepast te worden aan de nieuwe regelgeving van Kind en Gezin en uiterlijk 1 april 2015 van kracht dient te zijn; Gelet op de organieke wet van 8 juli 1976 en wijzigingen betreffende de OCMW; Gelet op het OCMW-decreet van 19 december 2008; Met algemene stemmen, Besluit: Art. 1. Het huishoudelijk reglement, zoals goedgekeurd in de raadsbeslissing van 27 februari 2014 in te trekken vanaf 01 april 2015 en te vervangen door een nieuw huishoudelijk reglement zoals geviseerd in bijlage. Art2. De schriftelijke overeenkomst, zoals geviseerd in bijlage, goed te keuren. Art. 3. Het reglement aan de ouders te bezorgen bij de inschrijving van hun kinderen in het initiatief buitenschoolse opvang Art. 4 Afschrift van deze beslissing te sturen aan de ontvanger, de secretaris, coördinator Huis van het Kind en de coördinatoren ZIBO en kennisgave aan de hogere overheid conform het decreet van 19 december 2008.

12 Huishoudelijk reglement Inhoud 1 ALGEMENE INFORMATIE Organisator Kinderopvanglocatie(s) en coördinatoren Telefoon in geval van nood Kind en Gezin HET BELEID De aangeboden kinderopvang Het pedagogisch beleid Afspraken over eten Afspraken over opvolging van de kinderen Inschrijving en opname Inschrijving Voorrangsregels (verplicht te vermelden, indien je deze hebt) Wanneer breng en haal je jouw kind Ziekte of ongeval van een kind Medicatie De veiligheid PRIJSBELEID Hoeveel betaal je? Sociaal tarief Verwittigen als je kind afwezig is en sanctie indien dit niet gebeurt Extra kosten Kosten die te maken hebben met de opvang Volgende zaken zijn niet inbegrepen in de kostprijs en breng je zelf mee Hoe betaal je? Fiscaal attest RECHT VAN HET GEZIN Ouders mogen altijd binnen Je mag een klacht uiten Respect voor de privacy en bescherming van de persoonlijke levenssfeer ANDERE DOCUMENTEN Verzekeringen Inlichtingenfiche en het aanwezigheidsregister Kwaliteitshandboek WIJZIGINGEN IN HET HUISHOUDELIJK REGLEMENT Werkwijze bij wijziging van het huishoudelijk reglement Gelijkwaardige opzegmodaliteiten voor de schriftelijke overeenkomst Opzegmodaliteiten voor het gezin Opzegmodaliteiten voor de organisator TOT SLOT Ouderbijdrage Administratieve kosten HHR ZIBO goedkeuring OCMW-raad februari 2015

13 1 ALGEMENE INFORMATIE 1.1 Organisator OCMW Zottegem is de organisator van de hieronder opgesomde kinderopvanglocatie(s). Rechtsvorm: OCMW-bestuur Ondernemingsnummer: : Adres: Deinsbekestraat 23 Telefoon: ocmw@zottegem.be Website: Kinderopvanglocatie(s) en coördinatoren Coördinatoren De Mol Nathalie en Beernaert Lotte Telefoon: zibo@zottegem.be Je kan de coördinatoren bereiken op onderstaande momenten of na afspraak: Maandag van 9u tot 12u en van 13u tot 19u Dinsdag en woensdag van 9u tot 12u en van 13u tot 16u30 Donderdag en vrijdag van 9u tot 12u Kinderopvanglocatie(s) Naam: ZIBO Adres: Kloosterstraat 40B, 9620 Zottegem Telefoon: zibo@zottegem.be Website: Maximum aantal kinderen : 57 Openingsuren Woensdagen Schoolvrije dagen Vakantiedagen vanaf het sluiten van de school tot 18u30 van 7u tot 18u30 van 7u tot 18u30 Dommelklasje Elke maandag-, dinsdag-, donderdag- en vrijdagnamiddag na de maaltijd op school tot 18u30 Sluitingsdagen De opvang is gesloten op Nieuwjaarsdag: 1 januari Paasmaandag Feest van de Arbeid: 1 mei O.L.H. Hemelvaart Pinkstermaandag Nationale feestdag: 21 juli O.L.Vr. Hemelvaart: 15 augustus Allerheiligen: 1 november Wapenstilstand: 11 november Kerstmis: 25 december 24 en 31 december vanaf 12u Een overzicht van de sluitingsdagen van ZIBO vindt u terug op de website ( en in ZIBO zelf aan het prikbord in de inkomhal. Extra sluitingsdagen worden minstens 1 maand vooraf gemeld per en opgehangen in de kinderopvang. 2 HHR ZIBO goedkeuring OCMW-raad februari 2015

14 Samenwerking met externen ZIBO is geen eiland. ZIBO is ingebed in het Huis van het Kind en wordt onder andere vertegenwoordigd binnen het Lokaal Overleg Kinderopvang van de Stad Zottegem. ZIBO werkt ook nauw samen met scholen en gemeentelijke diensten. Ook wordt samengewerkt met revalidatiecentra om de begeleiding van kinderen met specifieke noden zoveel mogelijk op elkaar af te stemmen. 1.3 Telefoon in geval van nood In geval van nood kan je opbellen op het nummer als de opvang gesloten is. Bel dit nummer enkel in uitzonderlijke noodgevallen. 1.4 Kind en Gezin Het Zottegems Initiatief Buitenschoolse Opvang (ZIBO) heeft een erkenning van Kind en Gezin en voldoet aan alle wettelijke voorwaarden. Naam: Kind en Gezin Adres: Hallepoortlaan 27, 1060 Brussel Telefoon: Website: 2 HET BELEID 2.1 De aangeboden kinderopvang Zottegems Initiatief Buitenschoolse Opvang (ZIBO) richt zich tot kinderen van 2,5 tot 12 jaar. Conform art. 2 van het Besluit van de Vlaamse Regering van 23 februari 2001 (BS 27 april 2001) houden de voorwaarden inzake erkenning en subsidiëring van initiatieven voor buitenschoolse opvang, geeft ZIBO tijdens alle schoolvakanties voorrang aan de opvang van kinderen tot en met 6 jaar. We beschikken over een aangepaste locatie en professionele medewerkers die optimale ontplooiingskansen willen bieden aan de kinderen. ZIBO wil alle kinderen opvangen en discrimineert niemand op basis van cultuur, afkomst, nationaliteit, geslacht, geloof of levensovertuiging Het pedagogisch beleid De dienstverlening van ZIBO omvat de opvoeding van en de zorg voor de kinderen die hem zijn toevertrouwd. De dienstverlening wordt aangeboden in een veilige, kindvriendelijke binnen- en buitenruimte. Samen met de ouders maakt een team van professionele werknemers werk van creatief en positief opvoeden. Positief opvoeden heeft aandacht voor het uiten van alle gevoelens, het begrenzen van negatief gedrag, maar vooral met veel respect voor diversiteit en het unieke van elk kind. ZIBO wil optimale ontplooiingskansen bieden aan elk kind in de opvang en houdt daarbij ook rekening met wat het kind aankan. Kinderen met specifieke noden, zoals kinderen met een beperking, krijgen de juiste zorg en aandacht. Opvang in grote groepen wordt vermeden. Kinderen worden opgedeeld in verschillende leeftijdsgroepen - 2,5 tot en met 3 jaar = kabouters - 4 tot en met 5 jaar = clowns - Vanaf 6 jaar = speelvogels Tijdens de opvang worden activiteiten aangeboden. Kinderen worden gestimuleerd er aan deel te nemen. Er is een gevarieerd aanbod van veilig speel-/spelmateriaal. 3 HHR ZIBO goedkeuring OCMW-raad februari 2015

15 Kinderen worden gestimuleerd in hun zelfvertrouwen door ze aan te spreken op wat ze al kennen en kunnen. De kinderbegeleid(st)ers gaan informeel en persoonlijk met de kinderen om. Waar nodig worden duidelijke en consequente grenzen en afspraken gemaakt. De kinderen worden gevraagd om respect te hebben voor alle materiaal en speelgoed van ZIBO. Bij opzettelijk beschadigen van het speelgoed of materiaal wordt aan de ouders een vergoeding gevraagd. Er wordt uitdrukkelijk gevraagd aan de kinderen om geen eigen speelgoed mee te brengen. Doen ze het toch dan is dit volledig op eigen verantwoordelijkheid. De opvang is daarbij niet verantwoordelijk voor verlies of beschadiging Afspraken over eten Ontbijt Je kind eet bij voorkeur thuis. 10-uurtje Om 9u30 gaan kinderen aan tafel voor een tienuurtje. Het 10-uurtje moeten de kinderen van thuis meebrengen. We vragen om geen snoep of chips mee te geven aan je kind. Kinderen mogen doorlopend water drinken. Middageten Op woensdagen, schoolvrije dagen en vakanties brengt je kind boterhammen mee om te eten en eventueel een drankje (we vragen om geen frisdrank mee te brengen). Wij voorzien in ZIBO verse soep die kosteloos wordt aangeboden. De boterhammen zien we het liefst in een brooddoos. Door bewust te kiezen om geen overbodige verpakkingen te gebruiken, dragen we ook vanuit de kinderopvang ons steentje bij aan een beter milieu. Kinderen mogen doorlopend water drinken. Hiervoor wordt geen vergoeding aangerekend. Vieruurtje Om 16u geeft de opvang een tussendoortje aan alle kinderen, dit is een koek, een stuk fruit, yoghurt of een boterham. Het vieruurtje wordt kosteloos aangeboden Afspraken over opvolging van de kinderen De coördinatoren en de kinderbegeleid(st)ers willen nauw met je samenwerken. Zij verstrekken je zo veel mogelijk informatie over de dienstverlening en houden je op de hoogte over het functioneren van je kind in de opvang. Met suggesties over de werking van de opvang kan je steeds terecht bij de coördinatoren. Wanneer je kind aanwezig is in ZIBO kijken we naar jouw kind: Hoe reageert het op andere kinderen? Hoe speelt jouw kind? Zo volgen we de ontwikkeling, en weten we of je kind zich goed voelt. Als we denken dat jouw kind problemen ondervindt in de ontwikkeling, dan spreken we u daarover aan. 2.2 Inschrijving en opname Inschrijving Eerste kennismaking We nodigen je als ouder graag uit voor een informatief gesprek voorafgaandelijk aan de inschrijving van uw kind. Een afspraak maken is zeker een aanrader! De opvang is ook voor uw kind een nieuwe omgeving. Laat ook uw kind op voorhand kennis maken met de opvang. Tijdens deze eerste kennismaking geven we je graag een rondleiding en vertellen wij je over onze manier van werken. Je krijgt info over hoe je kan inschrijven en een plaats kan krijgen in de opvang. Wil je je kind naar onze opvang laten komen? Dan noteren we je vraag naar opvang met een reservatieformulier. Elke reservatie gebeurt enkel schriftelijke en met het reservatieformulier. Het formulier is beschikbaar op de opvanglocatie, het OCMW en te downloaden via de website 4 HHR ZIBO goedkeuring OCMW-raad februari 2015

16 Wachtlijst (enkel tijdens vakanties) Is er geen plaats? Dan komt je naam op een wachtlijst. Wanneer er een plaats vrijkomt, worden de vrije plaatsen verdeeld chronologisch naar datum van indienen van het reservatieformulier. Inschrijving Een inschrijving is pas definitief nadat de schriftelijke overeenkomst werd ondertekend en de inschrijvingsfiche werd ingevuld Voorrangsregels (verplicht te vermelden, indien je deze hebt) Bij meerdere vragen naar opvang op hetzelfde moment verdelen we de plaatsen volgens bepaalde voorrangsregels. Tijdens de schoolvakanties worden volgende objectieve voorrangsregels gehanteerd - 1 kinderen tot en met 6 jaar woonachtig in Zottegem; - 2 kinderen ouder dan 6 jaar woonachtig in Zottegem; - 3 kinderen tot en met 6 jaar niet woonachtig in Zottegem; - 4 kinderen ouder dan 6 jaar niet woonachtig in Zottegem. Tijdens het schooljaar gelden volgende objectieve voorrangsregels, gebaseerd op de drie maatschappelijke functies van de opvang. - Ouders van het kind wonen in Zottegem en hebben werk (economische functie); - Een broer of zus maakt al gebruik van de opvang (sociale functie); - Het kind woont bij een alleenstaande ouder woonachtig in Zottegem (sociale functie); - De kinderen die doorverwezen worden vanuit een sociale dienst waarmee het OCMW samenwerkt (sociale functie); - Het kind dat omwille van pedagogische motieven nood heeft aan opvang (educatieve functie). 2.3 Wanneer breng en haal je jouw kind Vrije breng- en haalmomenten Je mag je kind op elk moment brengen of afhalen op de gereserveerde en toegekende opvangmomenten. Tijdens de breng- en haalmomenten kan je schriftelijk of mondeling informatie uitwisselen met de medewerkers. Vergeet zeker niet om uw kind in- of uit te schrijven bij het brengen en afhalen. Juiste gegeven bezorgen u de juiste factuur. Ophalen na sluitingstijd Kan je je kind niet afhalen voor sluitingstijd? En kan je niemand contacteren om je kind voor jou op te halen? Bel dan de coördinatoren op het nummer We zoeken dan samen een oplossing. Je moet je kind ten laatste 5 minuten voor sluitingstijd afhalen. Bij laattijdig afhalen krijg je een verwittiging. Na 3 schriftelijke verwittigingen wordt een vergoeding van 5,00 euro aangerekend. Indien je niet verwittigt, wordt via de factuur een vergoeding van 10,00 euro aangerekend. Bij regelmatig laattijdig afhalen, zullen we vragen om een andere oplossing te zoeken. Indien je niet meewerkt, kan dit leiden tot een beëindigen van de opvang. Personen die je kind kunnen afhalen Enkel de personen van wie de naam op de inlichtingenfiche staat, mogen je kind in de opvang komen halen. Als er toch een andere persoon je kind komt afhalen, verwittig je met een brief of e- mail wie je kind komt afhalen en wanneer. Verandert het ouderlijk gezag, het verblijfsrecht of het bezoekrecht? Meld dit zo snel mogelijk aan de verantwoordelijke. De verantwoordelijke past dan de inlichtingenfiche aan. Eventueel wordt ook de schriftelijke overeenkomst aangepast. 5 HHR ZIBO goedkeuring OCMW-raad februari 2015

17 Zelfstandig de opvang verlaten of aankomen op de opvang Kinderen kunnen niet zelfstandig naar ZIBO komen of het ZIBO verlaten om naar huis te gaan of deel te nemen aan activiteiten buitenshuis. Zij moeten steeds begeleid worden door een volwassen persoon. 2.4 Ziekte of ongeval van een kind Je kind is ziek en kan niet naar de opvang komen Is je kind ziek? Dan kan je kind niet in de opvang terecht. Zoek best vooraf een oplossing voor als je kind onverwacht ziek wordt. Een ziek kind heeft extra zorgen nodig die het niet kan krijgen in de opvang. Een ziek kind kan ook andere kinderen ziek maken. Kinderen die volgende ziektetekens vertonen, worden niet opgenomen in de opvang - Diarree: lopende of waterige ontlasting met koorts of bloederige ontlasting. In dit geval kan het kind pas weer in de opvang als het volledig klachtenvrij is; - Braken in combinatie met algemeen ziek zijn; gevaar voor uitdroging; - Zeer zware hoest in combinatie met algemeen ziek zijn, koorts en ademhalingsmoeilijkheden; - Meer dan 38 koorts gepaard met keelpijn, braken, diarree, oorpijn, rode uitslag, prikkelbaarheid, verwardheid; - Een gele huid of geel oogwit. In dit geval moet het kind eerst onderzocht worden voordat het weer naar de opvang kan; - Elk kind dat niet kan deelnemen aan de normale activiteiten van de kinderopvang wegens ziektetoestand; Zieke kinderen worden niet toegelaten in de opvang als andere kinderen gevaar lopen (bijv. besmettelijke ziekte). De infectieklapper van Kind en Gezin wordt gehanteerd om te bepalen of een kind dat aan een bepaalde ziekte lijdt al dan niet in de opvang wordt toegelaten. De lijst met ziektes uit de infectieklapper kan je verkrijgen bij de coördinatoren. Komt je kind na een besmettelijke ziekte opnieuw naar de opvang? Dan vragen we een doktersattest waarin bevestigd wordt dat je kind genezen is. Zonder dit attest wordt de toegang tot de opvang geweigerd. De infectieklapper van Kind en Gezin wordt gehanteerd om te bepalen of een kind al dan niet aan een besmettelijke ziekte lijdt. De lijst met ziektes uit de infectieklapper kan je verkrijgen bij de coördinatoren. Meld alle medische problemen van je kind die we niet kunnen zien. Zeker als we extra moeten opletten of er een gevaar kan zijn voor anderen. Is er een besmettelijke ziekte in de opvang? Dan verwittigt de opvang jou. Om de privacy van de ouders en het kind te beschermen, zijn deze waarschuwingen anoniem. Je kind wordt ziek in de opvang Wordt je kind tijdens de dag ziek? Dan belt de coördinator of één van de kinderbegeleiders je op. Samen maken jullie dan afspraken over de zorg van je kind. Soms moet je je kind zo snel mogelijk ophalen. Ben je niet bereikbaar? Dan bellen we één van de personen op die vermeld staan op de inlichtingenfiche of je huisarts (inlichtingenfiche). Deze dag wordt aangerekend als een aanwezigheidsdag voor de uren waarop het kind effectief in de opvang aanwezig was. In geval van nood bellen we onmiddellijk een arts of de hulpdiensten. In ernstige gevallen wordt je kind naar het ziekenhuis gebracht. In de meeste gevallen is dat AZ St-Elizabeth, Godveerdegemstraat 69 in Zottegem. We brengen je zo snel mogelijk op de hoogte. Bij een ongeval volgen we dezelfde procedure. Je betaalt voor alle kosten voor medische hulp die de kinderopvang maakt, behalve bij een ongeval. 6 HHR ZIBO goedkeuring OCMW-raad februari 2015

18 2.5 Medicatie Dien medicatie zoveel mogelijk thuis toe. Vraag je arts om medicatie voor te schrijven die je zelf s morgens en s avonds kan toedienen. De opvang geeft enkel medicatie als het echt nodig en haalbaar is en enkel op doktersvoorschrift. Meld altijd wanneer je kind medicatie krijgt. Moet de opvang toch medicatie geven? Dat kan enkel op voorschrift van een arts of apotheker. Vraag een attest aan de arts/apotheker en geef dit aan de kinderbegeleidster. Op dat attest staat: naam van de medicatie naam van de arts naam van de apotheker (als het een attest is van de apotheker) naam van het kind datum van aflevering en vervaldatum dosering en wijze van toediening wijze van bewaren einddatum en duur van de behandeling 2.6 De veiligheid ZIBO zorgt voor een veilige opvang. Met een risico-analyse schat de kinderopvang risico s in en tracht deze te voorkomen en weg te werken. De kinderopvang volgt de regels over brandveiligheid, voedselveiligheid, veilige speeltoestellen en speelterreinen, enz. De opvang is voorbereid op gevaar. Een procedure legt de stappen en de manier van communiceren vast in geval van crisis. De crisis wordt zo snel mogelijk aan Kind en Gezin gemeld. Grensoverschrijdend gedrag wordt niet getolereerd. Hiervoor voeren wij een preventief beleid en wordt een plan van aanpak door alle medewerkers onderschreven. Definitie grensoverschrijdend gedrag (Kwaliteitsbesluit Buitenschoolse Opvang van 16 mei 2014art. 17:: een situatie waarin een kind in relatie tot een persoon die aanwezig is tijdens de kinderopvang, slachtoffer is of dreigt te worden van bedreigingen of geweld.) Veilige toegang We zorgen voor een veilige toegang. Niemand kan de lokalen en buitenruimte ongemerkt binnenkomen. Aan de parlofoon dien je jou aan te melden. Sluit altijd de deur als je binnenkomt en weggaat en laat zelf ook geen andere mensen binnen, bij het binnen of buitengaan van de opvang. Afspraken over verplaatsing De verplaatsingen tijdens de opvang gebeuren op een veilige manier en onder gepaste begeleiding (cfr. busvervoer op woensdagnamiddag). Met de scholen worden onderlinge afspraken gemaakt tijdens de schoolperiode in verband met het ophalen van kinderen. 3 PRIJSBELEID 3.1 Hoeveel betaal je? De prijs die je betaalt voor buitenschoolse opvang is gekoppeld aan de verblijfsduur van je kind in de opvanglocatie en conform de bepalingen in het Besluit van de Vlaamse Regering voor IBO s (d.d. 23 februari 2001, gewijzigd op 1 januari 2002). Dit bedrag wordt jaarlijks aangepast aan de index. Als ouder wordt je hiervan verwittigd via een jaarlijkse mail. Op schoolvrije dagen, vakanties en woensdagnamiddag gelden volgende regels 1/3 de dag minder dan 3u 1/2 de dag 3u-6u Volledige dag meer dan 6u 7 HHR ZIBO goedkeuring OCMW-raad februari 2015

19 In deze prijs zijn volgende items inbegrepen: 1. soep s middags 2. koekje/drankje 16u 3. busvervoer op woensdagnamiddag Sommige dingen zijn niet inbegrepen in de prijs, zoals reservekleren. Die breng je zelf mee. Voor andere dingen betaal je extra [zie 3.5.]. Indien 2 of meer kinderen uit hetzelfde gezin gelijktijdig gebruik maken van de opvang, wordt op de factuur 25% korting op het te betalen bedrag toegekend. De korting is cumulatief met het sociaal tarief. 3.2 Sociaal tarief Aan sommige gezinnen kan een sociaal tarief (door Kind&Gezin vastgesteld op maximaal 50% van de hierboven beschreven prijs) toegekend worden. In zeer uitzonderlijke gevallen is er gratis opvang mogelijk. Het sociaal tarief kan aangevraagd worden bij de coördinatoren. Je bezorgt hiervoor volgende documenten: - bewijs van alle inkomsten; - bewijs van alle uitgaven (zowel maandelijkse uitgaven, 3-maandelijkse als jaarlijkse) en schulden; - laatste aanslagbiljet; - eventueel bewijs collectieve schuldenregeling; - rekening uittreksels van spaar- en zichtrekening van de laatste 3 maanden; - bewijs gezinssamenstelling (te verkrijgen op stadhuis). Elke aanvraag leidt tot de samenstelling van een administratief dossier dat door Kind en Gezin ingekeken en beoordeeld kan worden. De verantwoordelijke zal je van de beslissing op de hoogte brengen. De toekenning van het sociaal tarief wordt jaarlijks in de maand juni herzien. Als ouder ontvang je hiervoor een schrijven met de vraag om bovenstaande documenten binnen te brengen. Je dient elke wijziging te melden aan de verantwoordelijke. Dat kan een wijziging zijn van: je financiële situatie; je gezinssituatie (een veranderde uittreksel uit het bevolkingsregister); je sociaal statuut; je adres. 3.3 Verwittigen als je kind afwezig is en sanctie indien dit niet gebeurt Als je kind afwezig is op gereserveerde momenten [of aanwezig is op niet gereserveerde momenten], wordt per afwijking in de opvangregeling een bedrag aangerekend. Voor elke afwezigheid waarvoor niet schriftelijk of telefonisch verwittigd werd of geen attest kan voorgelegd worden, wordt een bedrag aangerekend (zie 3.5 Bijkomende kosten). Bij gereserveerde opvang is er een mogelijkheid tot kosteloze annulatie in volgende situaties: Je kind is ziek en je kan dit staven met een doktersattest dat binnen de 48u aan de opvang wordt aangetoond; Je annuleert de gereserveerde opvang uiterlijk 14 kalenderdagen voor de opvangdag; Als ouder ben je economisch of technisch werkloos of heb je onverwacht verlof en je kan dit staven met een attest van de werkgever dat binnen de 3 werkdagen bezorgd wordt. 3.4 Extra kosten Er wordt een bijkomend tarief gevraagd voor bepaalde kosten. Daarnaast vragen we je een aantal zaken mee te brengen die niet zijn inbegrepen in de kostprijs. 8 HHR ZIBO goedkeuring OCMW-raad februari 2015

20 3.4.1 Kosten die te maken hebben met de opvang Als ouder betaal je in onze opvang : 5,00 euro/per dag/per kind voor een niet-verwittigde afwezigheid van je kind [zie 3.4]; 5,00 euro/per dag/per kind voor een laattijdig annulatie (minder dan 14 kalenderdagen vooraf); 5,00 euro voor niet teruggebrachte reservekledij; 10,00 euro bij laattijdig afhalen zonder verwittigen; 5,00 euro bij 3 keer laattijdig afhalen met verwittigen Volgende zaken zijn niet inbegrepen in de kostprijs en breng je zelf mee Volgende zaken vragen we dat je als ouder zelf meebrengt naar de opvang: dieetvoeding of andere voeding met een etiket; reservekledij: boven en onderkledij. Geef genoeg onderbroekjes, hemdjes en extra reservekledij mee als je kind leert het potje te gebruiken; zonnebescherming (vb. een hoedje) en zwemkledij in de zomer; sjaal, muts en handschoenen in de winter. Zet duidelijk de naam van je kind in alle persoonlijke spullen (zwemkledij, zonnehoedjes, jassen, brooddozen, knuffels, mutsen, sjaals en andere waardevolle voorwerpen). Zo vermijd je dat we spullen verliezen of verwisselen. 3.5 Hoe betaal je? Je ontvangt maandelijks, telkens voor de 12 de dag van de volgende maand een factuur van ZIBO met deze info: het aantal dagen en uren waarop het kind aanwezig was. (De geregistreerde aanwezigheden worden bevestigd door de ouder) de gedetailleerde weergave van alle bijkomende tarieven met vermelding van aard, aantal en het bedrag Betaal de factuur voor de vervaldatum die vermeld staat op elke factuur. binnen de 30 kalenderdagen. Hoe je betaalt, kies je zelf. Dit kan door overschrijving op het rekeningnummer BE van OCMW Zottegem. Het is belangrijk dat je op tijd betaalt. Daarom raden we je aan te betalen met domiciliëring. Voor de mogelijkheid tot betaling via domiciliëring, vraag info bij de coördinatoren. Betaal je te laat? Dan krijg je daarover maximaal twee gewone schriftelijke aanmaningen. Een derde en laatste aanmaning gebeurt met een aangetekende brief. Voor het versturen van deze aanmaningen kunnen kosten en nalatigheidintresten aangerekend worden. Betaal je niet, dan kunnen we je schorsen of de overeenkomst stopzetten. Het beëindigen van de opvang zal plaatsvinden wanneer de verschuldigde ouderbijdrage van meer dan 3 opvangperiodes niet werd betaald. De invordering van de gefactureerde bedragen zal desnoods overeenkomstig de wetsbepalingen van de burgerlijke rechtsvordering geschieden of overeenkomstig art. 92 van het OCMW-decreet door middel van een dwangbevel. Als je blijft weigeren te betalen, vragen we dus hulp van de rechtbank en / of de gerechtsdeurwaarder. De regels over wanneer de prijs van de opvang verandert, staan in de schriftelijke overeenkomst. Wijzigingen in het prijsbeleid worden 2 maanden vooraf bekend gemaakt aan de ouders met een brief. 3.6 Fiscaal attest De kosten voor kinderopvang tot 12 jaar zijn fiscaal aftrekbaar. ZIBO geeft je na het verlopen jaar een fiscaal attest. Je ontvangt dat in het tweede trimester van het volgende jaar. Het bedrag op het fiscaal attest kan je fiscaal aftrekken, extra kosten niet. 9 HHR ZIBO goedkeuring OCMW-raad februari 2015

21 4 RECHT VAN HET GEZIN Als ouder ben je de eerste opvoeder. We respecteren je waarden, wensen en verwachtingen. Kinderopvang helpt in de opvoeding van jonge kinderen. ZIBO is open en wil met je praten. Daarom geven we: info over hoe we werken (huishoudelijk reglement, brochure, website, enz.); info over de erkenningsbeslissing. Met elke ouder maken wij een: schriftelijke overeenkomst over de opvang van je kind; inlichtingenfiche met alles over de gezondheid van je kind. Wij informeren je graag over de opvang van jouw kind, door: dagelijkse korte gesprekken bij het brengen en halen; de kans om te praten met kinderbegeleiders en coördinatoren. We willen weten of je tevreden bent over onze opvang. Daarom vragen we je op verschillende momenten een vragenlijst in te vullen. Als we jouw verwachtingen, opmerkingen en voorstellen kennen, kunnen wij onze werking verbeteren. 4.1 Ouders mogen altijd binnen Tijdens de openingsuren heb je als ouder toegang tot alle lokalen waar de kinderen worden opgevangen. 4.2 Je mag een klacht uiten Heb je bedenkingen, opmerkingen of klachten? Bespreek ze met de kinderbegeleiders of de coördinatoren. Samen zoeken we naar een oplossing. Ben je niet tevreden met de oplossing? Je kan een klacht indienen. Je kan je klacht in een brief bezorgen aan de coördinatoren van ZIBO, coördinator van het Huis van het Kind (Kloosterstraat 40B, 9620 Zottegem) of aan een lid van het organiserend bestuur. Elke klacht wordt discreet en efficiënt geregistreerd, behandeld en beantwoord. Ben je niet tevreden over hoe we je vraag of klacht behandelden? Meld het aan de Klachtendienst van Kind en Gezin, Hallepoortlaan 27, 1060 Brussel. Je kan dit doen via Respect voor de privacy en bescherming van de persoonlijke levenssfeer Bij de inschrijving en tijdens de opvang heeft de opvang info nodig over jou en jouw kind. Het gaat om administratieve gegevens van je kind, jezelf en je gezin. Deze gegevens zijn nodig voor de toewijzing van een plaats en relevante sociale of medische gegevens. Deze gegevens worden vernietigd zodra ze niet meer noodzakelijk zijn. Overeenkomstig de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer heb je als ouder recht op toegang tot deze info van je kind, jezelf of je gezin en je kan vragen er iets aan de verbeteren. De organisator van de kinderopvang waarborgt de veiligheid en het vertrouwelijk karakter van deze info. In ZIBO kunnen foto s of video s worden genomen van de kinderen. Deze foto s kunnen we uithangen, publiceren of op de website plaatsen. Wij vragen jouw toestemming voor gebruik van deze beelden. Je mag dat weigeren. De foto s die worden genomen in ZIBO zullen beschikbaar worden gesteld via internet. U dient zich eerst aan te melden alvorens de foto s te kunnen bekijken omwille van privacy. 10 HHR ZIBO goedkeuring OCMW-raad februari 2015

22 5 ANDERE DOCUMENTEN 5.1 Verzekeringen ZIBO is verzekerd voor de burgerlijke aansprakelijkheid voor de medewerkers en de kinderen, voor lichamelijke ongevallen van de kinderen op de momenten dat het kind onder het toezicht van de kinderopvang staat (verplaatsingen vallen onder de verzekering, stoffelijke schade niet). Aangifte van schade of ongeval moet binnen de 24 uur na het ongeval bij de coördinatoren of aan de kinderbegeleid(st)er. Hij of zij brengt de verzekeringsmaatschappij op de hoogte. (Ethias verzekering, Prins-Bisschopssingel 73 te 3500 Hasselt, polisnummer ). Op de aangifte van de schadegevallen wordt volgende ingevuld: - de ouders vullen de verzekeringsdocumenten volledig in; - de dokter vult het desbetreffende medische luik in; - de ouders bezorgen het formulier binnen de 24u aan de kinderbegeleid(st)er of coördinator(en) of bussen het formulier in de brievenbus van het OCMW; - ZIBO maakt het dossier over aan de verzekeringsinstelling; - De ouders bezorgen de betalingsbewijzen van de medische kosten, na tussenkomt van de mutualiteit aan de begeleid(st)er of coördinatoren, of deponeren ze in de brievenbus van het OCMW; - deels ingevuld door de ouders, deels door de kinderopvang. Laat waardevolle dingen thuis. Zo kan je beschadiging of verlies voorkomen. 5.2 Inlichtingenfiche en het aanwezigheidsregister Voor elk ingeschreven gezin wordt een inlichtingenfiche ingevuld. Dat is belangrijk voor de veiligheid van elk kind. De inhoud van de inlichtingenfiche omvat: de identificatiegegevens van het kind en de ouders; de bereikbaarheidsgegevens van de ouders en de behandelende arts; de specifieke aandachtspunten over de gezondheid en de manier van omgaan met het kind; de personen die het kind mogen ophalen. Zorg ervoor dat de inschrijvingsfiche en gegevens over jouw kind altijd juist is. Geef veranderingen in de gegevens over de gezondheid van je kind, jouw telefoonnummers of de huisarts onmiddellijk door. Wij vragen je toestemming om deze persoonlijke gegevens te verwerken in het kader van het naleven van de erkenningsvoorwaarden. Wij garanderen een zorgvuldige omgang met de inlichtingenfiche. De inlichtingenfiche kan alleen en op elk moment geraadpleegd worden door: de organisator als het echt noodzakelijk is; de verantwoordelijke; de kinderbegeleider die het kind begeleidt; de toezichthouders voor controle op de naleving van de vergunningsvoorwaarden (Zorginspectie); Kind en Gezin; jou, voor de gegevens over jezelf en je kind. De organisator voorziet een aanwezigheidsregister. Daarin staat voor elk kind het uur van aankomst en vertrek per dag. De registratie gebeurt tot op de minuut nauwkeurig. Je bevestigt dagelijks schriftelijk elke aanwezigheid van je kind. Ga je niet akkoord met de opgeschreven aanwezigheden. Dan kan je dat melden aan de coördinator(en). 11 HHR ZIBO goedkeuring OCMW-raad februari 2015

23 5.3 Kwaliteitshandboek ZIBO heeft een kwaliteitshandboek. Het kwaliteitshandboek beschrijft hoe we werken. Je vindt er onze doelstellingen voor het pedagogisch beleid, de betrokkenheid van ouders, klachtenprocedure, onze werkwijze, onze organisatiestructuur, onze verbeterplannen, enz. Je kan het kwaliteitshandboek inkijken, vraag ernaar bij de coördinatoren. 6 WIJZIGINGEN IN HET HUISHOUDELIJK REGLEMENT 6.1. Werkwijze bij wijziging van het huishoudelijk reglement Elke verandering in je nadeel aan het huishoudelijk reglement melden we schriftelijk minstens 2 maanden vóór de aanpassing. Andere wijzigingen melden we tot een maand op voorhand. Elke verandering moet je als ouders ondertekenen voor ontvangst en kennisname. Je hebt het recht om 2 maanden na kennisname van een aanpassing in je nadeel, de schriftelijke overeenkomst op te zeggen zonder enige schade- of opzegvergoeding, mits het respecteren van een opzegtermijn van 1 maand Gelijkwaardige opzegmodaliteiten voor de schriftelijke overeenkomst Opzegmodaliteiten voor het gezin Elke wijziging aan het huishoudelijk reglement in het nadeel van de ouders (vb. wijziging in het prijsbeleid) wordt minstens 2 maanden voor de wijziging ingaat schriftelijk meegedeeld. Je ondertekent deze mededeling voor ontvangst en kennisname. Je hebt het recht om binnen de 2 maanden na kennisname van deze mededeling de schriftelijke overeenkomst op te zeggen zonder schade- of opzegvergoeding Opzegmodaliteiten voor de organisator ZIBO kan deze overeenkomst opzeggen en de opvang stopzetten als: - ouders het huishoudelijk reglement en/of andere contractuele bepalingen niet naleven; - wanneer facturen niet (tijdig) betaald worden; - wanneer geen gevolg gegeven wordt aan de mondelinge en schriftelijke verwittigingen van de verantwoordelijke van de opvang ; - wanneer de ouders de noodzakelijke documenten (vb. attest inkomenstarief) niet bezorgen aan de opvang; - je kind gedrag vertoont die de fysieke en/of psychische veiligheid van de andere kinderen in de opvang in het gedrang brengt en u als ouder geen medewerking verleent tot het verbeteren van het gedrag. Als de opvang overweegt om de schriftelijke overeenkomst op te zeggen omwille van bovenstaande redenen, krijg je een schriftelijke verwittiging. Als de opvang beslist om de schriftelijke overeenkomst op te zeggen, krijg je een aangetekende brief met vermelding van de reden van de opzeg. De opzegtermijn bedraagt 1 maand en gaat in op de datum van verzending van de aangetekende brief. De bepaling inzake opzegtermijn kan niet gerespecteerd worden indien er een beslissing is van Kind en Gezin tot opheffing van de vergunning. De bepalingen inzake opzegtermijn dient niet gerespecteerd te worden indien de ouder een zware fout heeft begaan en de organisator deze kan aantonen. Wanneer je kind langer dan twee jaar geen gebruik maakt van opvang, wordt het dossier op nonactief gezet. 12 HHR ZIBO goedkeuring OCMW-raad februari 2015

24 7 TOT SLOT Dit huishoudelijk reglement is opgesteld op 22 januari 2015 volgens de op dat moment geldende regelgeving en richtlijnen van Kind en Gezin. Alle regels over kinderopvang vind je op Heb je vragen of opmerkingen bij dit reglement of bij de werking van ZIBO, neem dan contact op met de coördinatoren. 13 HHR ZIBO goedkeuring OCMW-raad februari 2015

25 8 BIJLAGE 8.1. Ouderbijdrage 2015 Ouderbijdrage op schoolvrije dagen, vakanties en woensdagnamiddag 1/3 de dag (minder dan 3u) 4,00 euro 1/2 de dag (3u-6u) 6,00 euro Volle dag (meer dan 6u) 12,00 euro Dommelklasje 3,5 euro 8.2. administratieve kosten 5,00 euro/per dag/per kind voor een niet-verwittigde afwezigheid van je kind; 5,00 euro/per dag/per kind voor een laattijdig annulatie (minder dan 14 kalenderdagen vooraf); 5,00 euro voor reservekledij; 10,00 euro bij laattijdig afhalen zonder verwittigen; 5,00 euro bij 3 keer laattijdig afhalen met verwittigen. 14 HHR ZIBO goedkeuring OCMW-raad februari 2015

26 ONTVANGST EN KENNISNAME HUISHOUDELIJK REGLEMENT De ouders verklaren dat ze het huishoudelijk reglement hebben ontvangen en er kennis van hebben genomen en bevestigen dit met hun handtekening en de vermelding van de datum. Handtekening van beide ouders.. Datum. 15 HHR ZIBO goedkeuring OCMW-raad februari 2015

27 SCHRIFTELIJKE OVEREENKOMST - ZIBO INFO KINDEROPVANG Naam: Adres: OCMW Zottegem Deinsbekestraat 23, 9620 Zottegem Naam: Zottegems Initiatief Buitenschoolse Opvang (ZIBO) Adres: Kloosterstraat 40B, 9620 Zottegem Telefoon: zibo@zottegem.be INFO KIND Naam kind(eren) + geboortedatum: INFO OUDER(S) Naam ouder: Naam ouder: VOLMACHT OUDER(S) Ondergetekenden.. en.. geven hierbij elkaar uitdrukkelijk wederzijds volmacht tot het ondertekenen voor ontvangst en kennisname van alle documenten die betrekking hebben op dit contract. Handtekening van de ouder(s).. KENNISNAME EN ONTVANGST HUISHOUDELIJK REGLEMENT De ouder verklaart dat hij / zij het huishoudelijk reglement heeft ontvangen en er kennis van heeft genomen en bevestigt dit met zijn / haar handtekening en de vermelding van de datum. Handtekening van de ouder(s). Datum. 1 SCHRIFTELIJKE OVEREENKOMST ZIBO februari 2015

28 TOESTEMMING VOOR HET GEBRUIK VAN BEELDMATERIAAL Ik, ouder van (naam van kind(eren)). verklaar dat de opvang WEL/NIET beelden van mijn kind(eren) mag maken in de opvang; de opvang WEL/NIET beelden mag plaatsen op een gesloten (toegang beperkt tot ouders en kinderbegeleiders)/openbare website of via facebook; de opvang WEL/NIET beelden van mijn kind mag plaatsen in gedrukte publicaties (vb. Stedelijk infoblad, programmaboekje vakanties). Naam en handtekening van de ouder(s).. GELIJKWAARDIGE OPZEGMODALITEITEN 1. OPZEGMODALITEITEN VOOR HET GEZIN Je kind is ingeschreven in de opvang tot en met de leeftijd van 12 jaar. Wil je de opvang vroeger stoppen dan afgesproken? Meld dat dan aan de verantwoordelijke. Elke wijziging aan het huishoudelijk reglement in het nadeel van de ouders (vb. wijziging in het prijsbeleid) wordt minstens 2 maanden voor de wijziging ingaat schriftelijk meegedeeld. De ouders hebben het recht om binnen de 2 maanden na kennisname van deze mededeling de schriftelijke overeenkomst op te zeggen zonder schade- of opzegvergoeding. 2. OPZEGMODALITEITEN VOOR DE ORGANISATOR ZIBO kan deze overeenkomst opzeggen en de opvang stopzetten als: - ouders het huishoudelijk reglement en/of andere contractuele bepalingen niet naleven; - wanneer facturen niet (tijdig) betaald worden; - wanneer geen gevolg gegeven wordt aan de mondelinge en schriftelijke verwittigingen van de verantwoordelijke van de opvang ; - wanneer de ouders de noodzakelijke documenten niet bezorgen aan de opvang. Als de opvang overweegt om de schriftelijke overeenkomst op te zeggen omwille van bovenstaande redenen, krijg je een schriftelijke verwittiging. Als de opvang beslist om de schriftelijke overeenkomst op te zeggen, krijg je een aangetekende brief met vermelding van de reden van de opzeg. De opzegtermijn bedraagt 1 maand en gaat in op de datum van verzending van de aangetekende brief. Het verzenden van de aangetekende brief kan worden vervangen door het overhandigen van een opzegbrief mits een kopie voor ontvangst wordt ondertekend door één van beide ouders (indien zij op het zelfde adres zijn gedomicilieerd) of de beide ouders (indien ze afzonderlijk zijn gedomicilieerd). De bepaling inzake opzegtermijn kan niet gerespecteerd worden indien er een beslissing is van Kind en Gezin tot opheffing van de erkenning. De bepalingen inzake opzegtermijn dient niet gerespecteerd te worden indien de ouder en / of kind een zware fout heeft begaan en de organisator deze kan aantonen. Wanneer je kind langer dan twee jaar geen gebruik maakt van opvang, wordt het dossier op non-actief gezet. 2 SCHRIFTELIJKE OVEREENKOMST ZIBO februari 2015

29 PRIJSBEPALING EN MODALITEITEN VAN DE PRIJSWIJZIGING De prijs die u betaalt, is gekoppeld aan de verblijfsduur van je kind. Voor de volgende opvangmomenten geldt de volgende prijsregeling: 1 voor opvang op schoolvrije dagen en vakanties bedraagt de prijs: a) per verblijfsduur vanaf zes uur: 12,00 euro b) per verblijfsduur van drie tot zes uur: 6,00 euro c) per verblijfsduur van minder dan drie uur: 4,00 euro 2 voor opvang op woensdagnamiddag bepaalt de organisator de prijs volgens tarief op schoolvrije dagen en vakanties. Het bedrag wordt jaarlijks aangepast aan de index. De opvang vraagt een som voor extra kosten. Een overzicht van deze bijkomende kosten vindt je in de bijlage van het huishoudelijk reglement [zie 3.5]. Verandert de prijs niet volgens de afgesproken regeling (bv. via de index)? Dan krijgt u daarover een schriftelijke mededeling 2 maanden vóór de aanpassing. Je hebt het recht om 2 maanden na kennisname van een prijswijziging in je nadeel, de schriftelijke overeenkomst op te zeggen zonder enige schade- of opzegvergoeding. Je krijgt elke maand een factuur van de opvang. Betaal het bedrag op het rekeningnummer vermeld op de factuur. Let op de vervaldatum. Wilt u met een domiciliëring betalen? Vraag het aan de verantwoordelijke. Betaal je te laat? Dan krijg je daarover maximaal twee gewone schriftelijke aanmaningen. Een derde en laatste aanmaning gebeurt met een aangetekende brief. Voor het versturen van deze aanmaningen kunnen kosten en nalatigheidintresten aangerekend worden. Betaal je niet, dan kunnen we je schorsen of de overeenkomst stopzetten. Het beëindigen van de opvang zal plaatsvinden wanneer de verschuldigde ouderbijdrage van meer dan 3 opvangperiodes niet werd betaald. De invordering van de gefactureerde bedragen zal desnoods overeenkomstig de wetsbepalingen van de burgerlijke rechtsvordering geschieden of overeenkomstig art. 92 van het OCMW-decreet door middel van een dwangbevel. Als je blijft weigeren te betalen, vragen we dus hulp van de rechtbank en / of de gerechtsdeurwaarder. ONDERTEKENING VOOR AKKOORD MET DEZE SCHRIFTELIJKE OVEREENKOMST Handtekening van de ouders vermeld gelezen en goedgekeurd en datum Handtekening verantwoordelijke 3 SCHRIFTELIJKE OVEREENKOMST ZIBO februari 2015

30 Nagezien secr RAADSBESLISSING 25 FEBRUARI 2015 WIJZIGING HUISHOUDELIJK REGLEMENT DIENST VOOR ONTHAALOUDERS De raad in openbare zitting vergaderd, Gelet op de raadsbeslissing van 22 oktober 2009 en 28 januari 2010, artikel 1, waarbij de wijzigingen van het huishoudelijk reglement van de Dienst voor Onthaalouders werden goedgekeurd; Gelet dat op 22 november 2013 de Vlaamse Regering een aantal wijzigingen goedkeurde die het nieuwe kwaliteits- en subsidiesysteem voor de opvang van jonge kinderen te regelen; Overwegende dat belangrijke punten in het huishoudelijk reglement aangepast zijn aan de normen van het nieuwe decreet van Kind en Gezin, in voege gegaan van 1 april 2014, onder meer de bijdrage van de ouders, het nieuwe concept opvang reserveren is opvang betalen, de personeelswissel op de dienst, de permanentie-uren van de verantwoordelijken, voorrangsregels; Gelet dat het nieuwe concept opvang reserveren is opvang betalen in voege dient te gaan voor april 2015; Gelet op de organieke wet van 8 juli 1976 en wijzigingen betreffende de OCMW; Gelet op het OCMW-decreet van 19 december 2008; Overwegende dat de vereiste wettelijke en reglementaire voorwaarden werden nageleefd; Met algemene stemmen, Besluit: Art. 1. Het huishoudelijk reglement, zoals goedgekeurd in de raadsbeslissing van 28 november 2010, in te trekken vanaf 01 april 2015 en te vervangen door een nieuw huishoudelijk reglement zoals geviseerd in bijlage. Art. 2. Het reglement aan de ouders te bezorgen, ook aan de onthaalouders. Art. 3 Afschrift van deze beslissing te sturen aan de ontvanger, de secretaris, coördinator Huis van het Kind, de dienstverantwoordelijken en kennisgave aan de hogere overheid conform het decreet van 19 december 2008.

31 HUISHOUDELIJK REGLEMENT DIENST VOOR ONTHAALOUDERS Gecoördineerde versie van 30 juni 2010 I. Algemeen De dienst voor onthaalouders is erkend en gesubsidieerd door Kind en Gezin. De dienst voldoet aan de eisen die de overheid stelt. Kind en Gezin Hallepoortstraat 27, 1060 Brussel 0478/ a. Organiserend bestuur De dienst voor onthaalouders is een organisatie van het OCMW bestuur. Contactpersoon: DE LOOR Kurt, voorzitter Raad voor Maatschappelijk Welzijn Deinsbekestraat Zottegem 09/ b. Contactpersoon van de dienst voor onthaalouders De dagelijkse leiding is in handen van Kristel Van Immerzeele en Katleen Leus, nu vervangen door Femke Vandecasteele. Als leidinggevenden coördineren zij de activiteiten, begeleiden zij de onthaalouders en onderhouden zij het contact met de ouders, de externe instanties en derden. Openingsuren van de dienst voor onthaalouders: Maandag van 14u00 tot 19u00 Dinsdag van 14u00 tot 16u30 Donderdag van 9u00 tot 12u00 Postadres dienst voor onthaalouders: Locatiegegevens Huis van het Kind: Huis van het Kind - Dienst Onthaalouders Kloosterstraat 40 a Deinsbekestraat Zottegem 9620 Zottegem 09/ dienstonthaalouders@ocmw.zottegem.be

32 c. Doelgroepomschrijving De dienst voor onthaalouders richt zich hoofdzakelijk op gezinnen met kinderen die nog niet naar de (basis)school gaan. Ook kinderen met een specifieke zorgbehoefte kunnen beroep doen op onze dienstverlening. Wij beschikken hiervoor over een team onthaalouders en professionele medewerkers die de onthaalouders begeleiden met oog op het aanbieden van optimale ontplooiingskansen aan de kinderen. d. Verzekering De dienst voor onthaalouders heeft een verzekering voor de burgerlijke aansprakelijkheid voor de onthaalouders en de kinderen, alsook een verzekering tegen lichamelijke ongevallen voor de opgevangen kinderen afgesloten. Aangifte van schade of ongevallen moet binnen de 24 uur na de feiten gebeuren aan de dienstverantwoordelijke of zijn/haar vervanger. De dienstverantwoordelijke brengt de verzekeringsinstelling op de hoogte. De documenten moeten ingevuld terug bezorgd worden aan de dienst binnen de vijf werkdagen, voorzien van een kleefvignet van de mutualiteit. Het is de verantwoordelijkheid van de ouders om tijdig het kleefvignet en de nodige documenten te bezorgen aan de dienst. e. Klachtenbehandeling Wij nodigen je uit om bedenkingen en klachten onmiddellijk te bespreken met de onthaalouder of de dienstverantwoordelijke. Samen zullen we trachten tot een oplossing te komen. Je kan je klacht ook schriftelijk bezorgen aan de dienstverantwoordelijke of aan een lid van het organiserend bestuur. We garanderen je dat elke klacht op een efficiënte en doeltreffende manier geregistreerd, behandeld en beantwoord wordt. Indien je van mening bent dat je klacht ontoereikend beantwoord werd, kan je je wenden tot de klachtendienst van Kind en Gezin, Hallepoortlaan 27, 1060 Brussel. Je kan dit doen via of 02/ f. Grensoverschrijdend gedrag Ouders kunnen met signalen en of vermoedens steeds terecht bij de dienstverantwoordelijke die nodige stappen zullen ondernemen zoals de procedure beschreven staat in het kwaliteitshandboek. Grensoverschrijdend gedrag is elk bedreigend of gewelddadig gedrag met zowel actieve of passieve betrokkenheid van het kind; van lichamelijke, emotionele en/of seksuele aard; van een volwassene die in een vertrouwens- en /of gezagsrelatie staat; waardoor schade wordt berokkend of dreigt te worden berokkend aan het kind. 2

33 We kunnen verschillende vormen onderscheiden: lichamelijke en emotionele mishandeling en/of verwaarlozing, seksueel misbruik. Voorbeelden kunnen zijn: geweld tussen onthaalouder en partner waarvan het kind getuige is, seksuele intimiteiten t.a.v. het kind, schudden van het kind, een bepaald kind negeren in de groep, onthouden van voedsel of verzorging. Onder grensoverschrijdend gedrag valt ook elke vorm van onaanvaardbaar gedrag uitgevoerd voorgenoemde partijen waardoor de opvang steeds eenzijdig kan worden beëindigd. Bijvoorbeeld: agressie (zowel verbaal als fysiek) g. Opnamebeleid Wanneer u zich komt aanmelden op de dienst voor het aanvragen van opvang zal u ontvangen worden door de verantwoordelijke(n). Zij zullen met u een opvangaanvraag invullen en u verder informatie geven over de werking van de dienst. Wanneer een plaats beschikbaar is zal de verantwoordelijke samen met u de verdere stappen ondernemen tot het aansluiten bij een onthaalmoeder. Als er geen vrije plaats is bij onze onthaalouders, wordt je opvangvraag op een wachtlijst genoteerd. Op de wachtlijst noteren wij volgende gegevens: naam, adres, telefoonnummer, vermoedelijke opvangdatum, geboortedatum of vermoedelijke bevallingsdatum, enkele specifieke gegevens die toelaten een voorrangsbeleid te voeren. Wanneer een plaats vrijkomt, wordt door de dienstverantwoordelijke op basis van een aantal objectieve criteria beslist aan wie de plaats wordt toegekend. Zijn er meer aanvragen dan beschikbare plaatsen, dan gelden bepaalde voorrangsregels. Concreet betekent dit dat de beschikbare plaatsen dan eerst aangeboden worden aan die ouders die behoren tot de voorrangsgroepen, zoals hieronder beschreven (a tot en met d). De dienst is wettelijk verplicht voorrang te geven aan deze kinderen, tot de kinderen die behorend tot deze voorrangsgroepen vertegenwoordigd zijn voor minstens 20% van de opvangcapaciteit. Voorrang wordt door de dienst, zoals beschreven in de regelgeving, gegeven aan kinderen: a) van alleenstaande ouders die door werkomstandigheden of het volgen van een opleiding hun kinderen tijdens de dag niet zelf kunnen opvangen; b) van wie de ouders een arbeidsinkomen hebben dat lager is dan een inkomensgrens die elk jaar op 1 juli door de Vlaamse Regering wordt berekend volgens de bepalingen die zijn opgenomen in het Besluit van de Vlaamse regering van 23 februari 2001, en die door werkomstandigheden of het volgen van een opleiding hun kinderen tijdens de dag niet zelf kunnen opvangen; c) van wie ouders een inkomen hebben dat lager is dan een inkomensgrens die elk jaar op 1 juli door de Vlaamse Regering wordt berekend volgens de bepalingen die zijn opgenomen in het Besluit van de Vlaamse regering van 23 februari 2001, en voor wie kinderopvang belangrijk is met het oog op hun economische en maatschappelijke participatie; d) voor wie het vanwege sociale en/of pedagogische motieven wenselijk is dat zij gedurende de dag opvang en begeleiding krijgen buiten het eigen gezin. Daarnaast spelen ook volgende criteria een rol: 3

34 - reeds een broer of zus in opvang hebben bij een bepaalde onthaalouder (ook in deze situatie dienen de dienstverantwoordelijke zo snel mogelijk op de hoogte worden gebracht); - inwoner van Zottegem zijn. Indien er een beschikbare plaats is gevonden dan zal de dienstverantwoordelijke de ouders contacteren. Binnen de twee weken dienen de ouders hun mening kenbaar te maken over de voorgestelde plaats. Wanneer dit niet gebeurt zal de opvangaanvraag weer op de wachtlijst terechtkomen. Wanneer we je bij je opvangvraag geen zekerheid kunnen geven over een plaats, zullen we je uiterlijk 1 maand voor de gewenste startdatum definitief uitsluitsel geven. h. Openingsdagen en openingsuren De dienst voor onthaalouders is open op maandagnamiddag van 14u tot 19u, op dinsdagnamiddag van 14u tot 16u30 en op donderdagvoormiddag van 9u tot 12u of op afspraak. De uren waarop een onthaalouder opvang aanbiedt, worden individueel per onthaalouder vastgelegd. De afspraken met betrekking tot deze opvangmomenten maken deel uit van de schriftelijke overeenkomst (zie verder onder Opvangplan). II. Intern werkingskader a. Principes met betrekking tot het gevoerde pedagogisch beleid De dienstverlening omvat de opvoeding en de verzorging van de kinderen. De dienst voor onthaalouders wil een veilig, kindvriendelijk klimaat scheppen dat de ontwikkeling van de kinderen bevordert en hun alle kansen biedt om hun talenten en vaardigheden te ontplooien. Om dit te verwezenlijken baseert de dienst zich op de visietekst over de pedagogische kwaliteit bij onthaalouders in het opvanggezin die door Kind en Gezin werd ontwikkeld, in overleg met de sector. In deze visietekst worden verschillende aspecten inzake de woning en de omgeving, het spel, spelen en speelgoed, de relatie tussen de onthaalouder en het kind, de basisbehoeften van het kind, de omgang tussen de kinderen, vorming en opleiding, alsook de relatie tussen de onthaalouder en de ouders toegelicht. Meer informatie hierover kan je verkrijgen bij de dienstverantwoordelijke. b. Principes met betrekking tot de samenwerking met ouders en kinderen De dienstverantwoordelijke en de onthaalouders willen nauw met je samenwerken. Zij verstrekken je zo veel mogelijk informatie over de dienstverlening en houden je op de hoogte van de vorderingen van je kind. Er is regelmatig overleg. De dienst voor onthaalouders staat in voor de organisatie van een ouderbijeenkomst. 4

35 Ook vragen we je de dienstverantwoordelijke alle inlichtingen te geven die nodig zijn om de opvang af te stemmen op de individuele noden van je kind. Om ons pedagogisch aanbod zo goed mogelijk af te stemmen op de ontwikkelingsnoden van je kind zullen wij regelmatig de motorische, sociale, emotionele, verstandelijke en taalontwikkeling van je kind observeren. Je kan met je vragen over de gezondheid, de ontwikkeling en de activiteiten van je kind terecht bij de onthaalouder of bij de dienstverantwoordelijke. De dienst voor onthaalouders beschikt over deskundige dienstverantwoordelijken, die beantwoorden aan de diplomavereisten van Kind en Gezin en de verwachtingen van het organiserend bestuur. De dienstverantwoordelijken volgen regelmatig bijscholing. Meer informatie hierover kan je bij de leidinggevende krijgen. c. Principes met betrekking tot de samenwerking met de onthaalouders De dienst verwacht dat de onthaalouders tijdens de opvangmomenten effectief beschikbaar zijn om kwalitatieve opvang aan te bieden. De dienstverantwoordelijke staat in voor de professionele begeleiding van de aangesloten onthaalouders en brengt in dit kader regelmatig huisbezoeken. Niet alle onthaalouders worden met dezelfde frequentie bezocht. Startende onthaalouders krijgen bv. vaker een huisbezoek, dan onthaalouders met een jarenlange ervaring binnen de dienst. De huisbezoeken worden gepland volgens individuele noodwendigheid en zijn steeds onaangekondigd. We streven daarbij wel een zekere regelmaat na. Tijdens deze begeleidingsmomenten kan de onthaalouder zijn of haar vragen en ideeën bespreken met de dienstverantwoordelijke. Alle begeleidingsaspecten, waaronder aandacht voor de ontwikkeling van een kind een belangrijk aspect is, worden tijdens deze huisbezoeken systematisch opgevolgd. De dienst voert een vormingsbeleid, waarbij een jaarlijks vormingspakket aangeboden wordt aan de onthaalouders. De onthaalouders blijven zo op de hoogte van nieuwe ontwikkelingen op vlak van kinderopvang. De dienst garandeert dat de vergoedingen voor geleverde prestaties waarop de onthaalouders recht hebben correct en stipt worden uitbetaald. Tevens geeft de dienst hen waar mogelijk ondersteuning van materiële en immateriële aard. Ook verdedigt de dienst de belangen van de onthaalouders bij de verschillende overheden. Meer informatie over dit alles kan je bekomen bij de dienstverantwoordelijke. d. Principes met betrekking tot de samenwerking met externen 5

36 De dienst voor onthaalouders is geen eiland dat op zichzelf staat. Daarom leggen wij contacten met andere opvangpartners binnen onze stad/regio. We denken hierbij onder meer aan het lokaal overleg, buitenschoolse kinderopvang, kinderdagverblijven, scholen, gemeentelijke diensten en regioverpleegkundigen van Kind en Gezin. III. Wederzijdse afspraken tussen ouders en de dienst voor onthaalouders a. Opvangplan De startdatum van de opvang en de individuele dag- en uurregeling worden in een schriftelijke overeenkomst vastgelegd. Deze is zowel bindend voor de ouders, de onthaalouder, als voor de dienst voor onthaalouders. Nieuw sinds 1 januari 2015: opvang reserveren = opvang betalen 1. Gerechtvaardigde afwezigheid (respijtdagen), bij een kind die aangesloten is vanaf 1 januari Dit zijn dagen waar u als ouder recht op hebt, volledig losstaande van uw recht op de jaarlijkse gezinsvakantie (20 dagen per jaar). Als ouder moet je niet betalen voor deze gerechtvaardigde afwezigheden. Indien je kind 5 dagen per week naar de opvang gaat: 25 dagen per jaar Indien je kind 4 dagen per week naar de opvang gaat: 20 dagen per jaar Indien je kind 3 dagen per week naar de opvang gaat: 15 dagen per jaar Indien je kind 2 dagen per week naar de opvang gaat: 10 dagen per jaar Bij kinderen die later aansluiten worden de dagen verhoudingsgewijs aangepast. Bijvoorbeeld: de ouders van een kindje dat start op 1 juli 2015 voor 5 dagen in de week zullen nog recht hebben op 12,5 dagen gerechtvaardigde afwezigheid. Tevens vallen alle afwezigheden, gestaafd door een doktersattest, ook onder de noemer gerechtvaardigde afwezigheid. Deze dagen worden niet meegerekend in het saldo van de overige dagen gerechtvaardigde afwezigheid. Uw saldo zal dus niet dalen wanneer uw kindje afwezig is door ziekte wanneer dit kan aangetoond worden door een attest. Voor ouders tewerkgesteld in het onderwijs werken wij met een uitzondering. Deze ouders hebben een vrijstelling voor de maanden juli en augustus. 2. Verlof Voor vakanties tijdens de zomermaanden, vanaf 1 juni tot en met 30 september, dient u uw vakantiedagen door te geven voor 1 mei aan de dienst en aan de onthaalouder (dienstonthaalouders@ocmw.zottegem.be). Indien het verlof niet tijdig is ingediend zullen 6

37 alle gereserveerde dagen aangerekend worden, de afwezige dagen zullen bijgevolg niet tellen als respijtdagen. Vakanties van 1 week (of langer) tijdens de andere maanden van het jaar dienen minstens 14 dagen op voorhand kenbaar gemaakt te worden aan de dienst en aan de onthaalouder. Voor ouders tewerkgesteld in het onderwijs vragen wij tevens om de aanpassingen door te geven voor de zomermaanden voor 1 mei. U heeft nog steeds de mogelijkheid om uw kindje deeltijds naar de opvang te laten gaan maar u dient dit ook tijdig kenbaar te maken. 3. Te vroeg / te laat Wanneer u de onthaalouder op de hoogte wil brengen kan dit enkel via telefonisch contact. Een versturen naar de onthaalouder of naar de dienstverantwoordelijke geldt niet. Bij het vroeger brengen van je kindje dien je minstens de dag voordien (voor sluitingstijd!) de onthaalmoeder hiervan op de hoogte te brengen. Indien u uw kindje later komt afhalen dient u de onthaalmoeder te verwittigen tenminste één uur voor het normale uur van afhalen. Bij het niet of niet tijdig verwittigen van de opvang voor of na de afgesproken uren op uw overeenkomst, betaalt u een extra kost van 2,5 voor het eerste halfuur en nadien 1,25 per begonnen kwartier. Hou er tevens rekening mee dat het herhaaldelijk niet nakomen van gemaakte afspraken kan leiden tot het stopzetten van uw overeenkomst. 4. Verwittigen bij plotse afwezigheid Wanneer u de onthaalouder op de hoogte wil brengen kan dit enkel via telefonisch contact. Een versturen naar de onthaalouder of naar de dienstverantwoordelijke geldt niet. Wanneer uw kindje door een dwingende reden niet aanwezig kan zijn in de opvang dient u ook de onthaalmoeder hiervan op de hoogte te brengen ten laatste op het uur dat uw kindje zou zijn toegekomen. (bv. als uw kindje normaal zou afgezet worden bij de onthaalmoeder om 8 uur dan dient u ten laatste om 8 uur de onthaalmoeder te verwittigen). Je betaalt dan je inkomenstarief en een extra kost van 50% van de vergoeding van de onthaalouder indien je te laat of niet verwittigde. Dit geldt niet voor afwezigheden gestaafd door een doktersattest! 5. Ongeplande aanwezigheid van uw kindje in de opvang Wanneer u uw kindje onverwachts brengt dan wordt hiervoor een bijkomende bijdrage aangerekend. U betaalt dan uw inkomenstarief en een extra kost van 50% van de vergoeding van de onthaalouder. 7

38 6. Aanpassing van het opvangplan Jaarlijks in de maand januari kan uw overeenkomst aangepast worden, dit in samenspraak met de opvangplaats en de dienst voor onthaalouders. De vraag kan geweigerd worden indien er op dat moment niet genoeg plaats is. De verantwoordelijke kan ten allen tijde een gesprek vragen met jou om een nieuw opvangplan te maken of om een andere oplossing te zoeken bij (te) vaak afwezig en / of extra opvangdagen. Voor ouders, tewerkgesteld in een ploegensysteem, is het voldoende om een maand op voorhand de wijzigingen in het opvangplan door te geven. Dit geldt ook voor periodes van moederschapsrust, onverwachtse verandering in het werkregime (bv werkloosheid) en ziekte van de ouder (langer dan 1 maand). Na het inschrijven kan uw opvangplan nog gewijzigd worden. Voor ouders die werken in een regulier arbeidssysteem is dit één keer per jaar mogelijk tijdens de maand januari. Ouders die werken in een ploegensysteem kunnen maandelijks hun opvangplan wijzigen. De onthaalouder of de dienstverantwoordelijke kan uw vraag steeds weigeren in functie van de bezetting. De dienstverantwoordelijke kan elk moment een gesprek aanvragen met de ouders om een nieuw opvangplan te maken bij (te) vaak afwezig en / of extra opvangdagen. Elke wijziging in deze dag- en uurregeling wordt schriftelijk vastgelegd tussen de ouders en de dienstverantwoordelijke. De dienst vraagt met aandrang dat de afgesproken openingstijden bij de onthaalouder gerespecteerd worden. Het feit dat zij thuis opvang garandeert en dus in principe flexibel kan zijn, mag dit niet beïnvloeden. De onthaalouder deelt jaarlijks, uiterlijk op 31 december, schriftelijk de vakantiedata van het volgende jaar mee aan de ouders en de dienst voor onthaalouders. Bijkomende sluitingsdagen kunnen worden vastgelegd. Deze sluitingsdagen worden, behoudens overmacht, minstens één maand vooraf, schriftelijk meegedeeld aan de ouders. b. Breng- en haalmomenten Als ouder heb je toegang tot alle ruimtes in het huis van de onthaalouder waar je kind verblijft. Binnen de afgesproken dag- en uurregeling mag je je kind op elk moment brengen of afhalen. Tijdens de breng- en haalmomenten kan je (schriftelijk of mondeling) informatie uitwisselen met de onthaalouder. Je moet je kind ten laatste 5 minuten voor sluitingstijd afhalen. Bij laattijdig afhalen krijg je een verwittiging. Na 3 verwittigingen wordt een vergoeding van 2,50 aangerekend. Bij herhaaldelijk laattijdig afhalen zullen wij je vragen om een andere oplossing te zoeken. Indien je niet meewerkt, kan dit leiden tot een beëindigen van de opvang. 8

39 De onthaalouder vertrouwt de kinderen alleen toe aan de personen die uitdrukkelijk worden vermeld in de overeenkomst. Je verwittigt liefst vooraf en schriftelijk de onthaalouder wanneer derden je kind afhalen. Treedt er in de loop van de opvang een wijziging op in het ouderlijk gezag of het verblijfs- of bezoekrecht, dan moet je dit onmiddellijk melden aan de onthaalouder en de dienstverantwoordelijke. De dienstverantwoordelijke zal een aanpassing doen in de overeenkomst. Het is bij wet verplicht om een schriftelijk en rechtsgeldig document in te dienen om deze wijziging te verantwoorden. Dit kan gaan om een document getekend door beide ouders of een document komende van juridische instanties (politie, gerecht of advocaat). Wanneer dit document niet in het bezit is van de dienstverantwoordelijken of de onthaalouder op het moment van de wijziging zijn onze onthaalouders verplicht om de oude regeling te respecteren. c. Invulformulieren met kindgegevens Wij vragen je om 2 formulieren (inlichtingenblad en vragenlijstje) in te vullen waarop meer informatie staat over de gewoontes en eigenheden van je kind, belangrijke medische gegevens, de telefoonnummers waarop de ouders bereikbaar zijn, hun wensen, enz. d. Voeding Behoudens onvoorziene omstandigheden ontbijten de kinderen in familiekring. Afhankelijk van het tijdstip en de duur van de aanwezigheid van je kind in de opvang verstrekt de onthaalouder de gepaste maaltijd. De maaltijden zijn vers bereid. De samenstelling van het menu wordt regelmatig besproken met de dienstverantwoordelijke. Het menu kan ter inzage hangen in het huis van de onthaalouder of wordt op een andere manier aan de ouders meegedeeld. Op doktersvoorschrift kan de onthaalouder instaan voor dieetbereidingen. Voor afspraken hieromtrent moet je je tot de dienstverantwoordelijke richten, die dit verder bespreekt met de onthaalouder. Flesvoeding voor baby s en/of bijzondere dieetproducten worden meegebracht door de ouders. Je bezorgt de onthaalouder informatie over het product, de bereidingswijze en voor dieetproducten de nodige medische achtergrondinformatie. Indien de ouders opteren voor andere voeding dan de voeding aangeboden door de onthaalmoeder (bv. potjesvoeding) dan zal dit geen verandering brengen in de dagprijs. Deze voeding wordt dan ook voorzien door de ouders. e. Kleding en verzorging Het ochtendtoilet gebeurt thuis. Je kind wordt gewassen en gekleed naar de onthaalouder gebracht. 9

40 Ook wordt gevraagd dat je voldoende reservekleding voor je kind voorziet. Breng ook kleren mee om buiten te spelen. Als ouder zorg je er voor dat er steeds een voldoende aantal luiers, vochtige doekjes en verzorgingsproducten bij de onthaalouder in voorraad zijn. In de loop van de dag krijgen de kinderen alle nodige verzorging. f. Vaccinaties In België is alleen het vaccineren van jonge kinderen tegen polio verplicht. Het is echter sterk aanbevolen om je kind te vaccineren volgens het vaccinatieschema van de Hoge Gezondheidsraad, dat Kind en Gezin toepast. Een onvoldoende immuniteit voor difterie, kinkhoest, klem, hersenvliesontsteking door Haemophilus influenza B, hersenvliesontsteking of bloedvergiftiging door meningokokken C, mazelen, bof, rode hond en hepatitis B kan immers ernstige verwikkelingen voor je kind tot gevolg hebben. Bovendien lopen andere kinderen en onthaalouders in de opvang het risico om besmet te worden (bv. jonge baby's die nog niet gevaccineerd werden, zwangere vrouwen). g. Opvang van een ziek kind Licht zieke kinderen kunnen bij de onthaalouder terecht. De onthaalouder houdt eventueel in samenspraak met de dienstverantwoordelijke - toezicht op het verdere verloop van het ziekteproces en de voorgeschreven medicatie (attest van een arts is verplicht!) wordt toegediend. Te zieke kinderen kunnen niet bij de onthaalouder terecht. Daarom verzoeken wij je reeds op voorhand een oplossing te zoeken voor het geval je kind 's ochtends ziek zou zijn en er dringend alternatieve opvang nodig is. Hierbij willen we onderstrepen dat enerzijds het belang van het kind vooropstaat en dat anderzijds ook rekening gehouden wordt met het belang van de andere opgevangen kinderen en de extra werkbelasting die de zorg van het ziek geworden kind met zich meebrengt. Kinderen die volgende ziektetekens vertonen worden niet toegelaten in de opvang: diarree: lopende of waterige ontlasting met koorts of bloederige ontlasting. In dit geval kan het kind pas weer in de opvang als het klachtenvrij is; braken in combinatie met algemeen ziek zijn; oppassen voor uitdroging; zeer zware hoest in combinatie met algemeen ziek zijn, koorts of ademhalingsmoeilijkheden; meer dan 38 koorts gepaard met keelpijn, braken, diarree, oorpijn, prikkelbaarheid, verwardheid of rode uitslag; een gele huid of geel oogwit. In dit geval moet het kind eerst onderzocht worden voordat het kan terugkomen naar de opvang; elk kind dat niet kan deelnemen aan de normale activiteiten van de kinderopvang wegens ziektetoestand. Zieke kinderen worden ook niet toegelaten in de opvang als de andere kinderen gevaar lopen, bv. bij een besmettelijke ziekte. 10

41 Ook de infectieklapper van Kind en Gezin wordt gehanteerd om te bepalen of een kind dat aan een bepaalde ziekte lijdt al dan niet in de kinderopvang wordt toegelaten (de lijst met ziektes uit deze infectieklapper kan je verkrijgen bij de dienstverantwoordelijke). Na herstel kan de onthaalouder vragen om een doktersattest mee te brengen, waarin bevestigd wordt dat je kind genezen is. Wij vragen je met aandrang om eventuele, niet onmiddellijk zichtbare medische problemen van je kind te signaleren; wanneer deze bijzondere waakzaamheid vergen of een gevaar kunnen betekenen voor anderen. Dit met het oog op het preventief beschermen van je eigen kind, de onthaalouder en zijn of haar gezinsleden en andere kinderen in de kinderopvang en om onnodige risico's zoveel mogelijk uit te sluiten. h. Regeling in geval een kind ziek wordt of een ongeval krijgt tijdens de opvang Als je kind in de loop van de dag ziek wordt, neemt de onthaalouder contact op met jou. Samen wordt dan naar een passende oplossing gezocht. In de meeste gevallen zal het voor je kind het best zijn dat het zo snel mogelijk wordt opgehaald. De onthaalouder kan, na overleg met jou, je kind ouder dan 3 maand maximaal één dosis paracetamol geven in de vorm van siroop, zonder het advies van een arts wanneer een kind koorts heeft, maar zonder dat er alarmsignalen zijn. Eventuele medische kosten vallen ten laste van de ouders. Indien je niet bereikbaar bent doet de onthaalouder een beroep op de dokter die je vermeldde op je inlichtingenblad. Indien deze niet bereikbaar is, kan de onthaalouder zijn/haar eigen huisarts verwittigen. In noodgevallen dient de onthaalouder de eerste zorgen toe. In ernstige gevallen wordt de hulpdienst verwittigd of wordt je kind naar het ziekenhuis gebracht. In de meeste gevallen is dit het A.Z. St.-Elisabeth te Zottegem. Als ouder word je nadien zo snel mogelijk verwittigd. De kosten verbonden aan deze medische tussenkomsten zijn ten laste van de verzekering van de dienst voor onthaalouders. i. Medicatie Wij gaan er van uit dat voorgeschreven medicatie zo veel mogelijk thuis toegediend wordt, voor en na de opvanguren. Indien het kind medicatie nodig heeft, ook al wordt dit enkel thuis toegediend, breng je de onthaalouder hiervan op de hoogte. Als er toch medicatie moet toegediend worden in de opvang, dan kan dit enkel wanneer er een voorschrift is van een arts of apotheker. Het attest van de behandelende arts of apotheker wordt overhandigd aan de onthaalouder. Op dit attest staat duidelijk het volgende vermeld : - naam van de medicatie - naam van de arts - naam van de apotheker (indien attest van de apotheker) - naam van het kind - datum van aflevering en vervaldatum - dosering en wijze van toediening - wijze van bewaren - einddatum en duur van de behandeling 11

42 Deze informatie kan eveneens door de arts genoteerd worden in het volgboekje of in het gezondheidsboekje van je kind. j. Naleving van de wet op bescherming van de persoonlijke levenssfeer Overeenkomstig het Besluit van de Vlaamse Regering van 23 februari 2001 betreffende de erkennings- en subsidiëringsvoorwaarden kan de dienst voor onthaalouders bij de inschrijving en tijdens het hele verblijf van je kind bij de onthaalouder persoonsgegevens opvragen. Het betreft administratieve gegevens van het kind, de ouders en het gezin, financiële gegevens over de ouders en medische gegevens over het kind. Voor zover relevant voor de opvang kan de dienst ook sociale gegevens of medische inlichtingen van andere gezinsleden registreren. Medische gegevens kunnen enkel opgevraagd worden onder de verantwoordelijkheid van een arts. Administratieve en sociale gegevens worden opgevraagd en verwerkt onder de verantwoordelijkheid van de dienstverantwoordelijke. Overeenkomstig de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer heb je als ouder recht op toegang tot de administratieve gegevens die je kind, jezelf of je gezin betreffen en kan je aanpassing ervan vragen. De dienstverantwoordelijke en de onthaalouder delen geen informatie over je kind of zijn verblijf bij de onthaalouder mee aan derden. Zij nemen hieromtrent de nodige discretie in acht. IV. Financiële bepalingen Sinds 1 januari 2014 wordt de financiële bijdrage berekend op de site van Kind en Gezin. Bij elke wijziging (gezinssituatie, loon daling van minimum 20%) dienen de ouders contact op te nemen met Kind en Gezin via de Kind en Gezin-lijn (078/ ) of via attestikt@kindengezin.be of met de dienstverantwoordelijken. a. Bijdrage van het gezin De bijdrage wordt vastgesteld op basis van het inkomen van het gezin, overeenkomstig het ministerieel besluit van 17 maart Wanneer je gehuwd of samenwonend bent, wordt het inkomen van jullie beiden als basis genomen voor de berekening van de bijdrage. De effectief te betalen bijdrage staat in verhouding tot de verblijfsduur van het kind in de opvang. b. Bijdrage bij de start van de opvang Vanaf de dag dat uw kindje geboren is kan u via de site van Kind en Gezin uw bijdrage laten bereken. Dit kan zowel via een token (registratie en aanvragen op de site van de overheid via Online diensten ) als met de elektronische identiteitskaart. 12

43 1) Surf naar de site 2) Klik door naar het item Kinderopvang 3) Klik door naar het item Prijs 4) Klik door naar het item Inkomenstarief 5) Klik op de link Het attest inkomenstarief aanvragen U zal na het invullen van uw gegevens een bevestigingsmail ontvangen met daarin de verdere instructies die u moet volgen. Indien u niet in het bezit bent van de mogelijkheden om dit attest aan te vragen kan u steeds onze dienst contacteren en wij helpen u graag verder. c. Jaarlijkse herberekening van de bijdrage Jaarlijks wordt het inkomenstarief op 1 januari geïndexeerd. De ouders krijgen vanaf midden december ter informatie een van Kind en Gezin met hun nieuw attest en aangepast tarief. d. Vermindering voor meerdere kinderen ten laste en voor een meerling Je krijgt een vermindering toegekend wanneer je meer dan één kind ten laste hebt. Enkel kinderen die ten minste een derde van de tijd deel uitmaken van het gezin op het ogenblik van de berekening komen in aanmerking. Je krijgt eveneens een vermindering toegekend wanneer je een of meer meerlingen ten laste hebt. Ook hier geldt dat deze meerling gedurende minstens een derde deel van de tijd deel moet uitmaken van het gezin. Indien het aantal kinderen ten laste wijzigt brengt u de dienstverantwoordelijke en Kind en Gezin op de hoogte zodat uw inkomenstarief kan gewijzigd worden. e. Sociaal tarief of gratis opvang Voor gezinnen in een moeilijke financiële situatie, kan een sociaal tarief aangerekend worden. Dit is een vermindering in de ouderbijdrage. In zeer uitzonderlijke gevallen kan gratis opvang toegestaan worden. Je kan bij de dienstverantwoordelijke vertrouwelijk informeren naar deze mogelijkheden. f. Herberekening van de bijdrage bij daling van het inkomen van het gezin Wanneer het huidige inkomen van je gezin minstens 20% lager ligt dan het inkomen van het gezin dat als basis werd genomen, wordt je bijdrage herberekend. Het is belangrijk dat je dit meldt aan de dienstverantwoordelijke en aan Kind en Gezin. U dient deze loon daling aan te tonen op basis van loonfiches en / of bewijzen van officiële instanties. Wanneer u dit niet kan voorleggen wordt de bijdrage niet aangepast. g. Herberekening van de bijdrage bij wijziging van gezinssamenstelling 13

44 Wanneer je gezinssamenstelling officieel wijzigt (bv. Je gaat samenwonen of bij echtscheiding), wordt je bijdrage herberekend. Het is belangrijk dat je dit zo snel mogelijk meldt aan de dienstverantwoordelijke. Er wordt enkel rekening gehouden met officiële wijzigingen, dit zijn wijzigingen in het domicilieadres. De bijdrage wordt aangepast vanaf de eerste dag van de maand die volgt op de wijziging van de gezinssamenstelling. h. Bijkomende bijdragen Voor onderstaande zaken wordt een bijkomende bijdrage aangerekend: - het gebruik en de afvalverwerking van de luiers. De bijdrage hiervoor bedraagt 0,10/dag. - een warme maaltijd bij een verblijf van minder dan 3 uur. De bijdrage hiervoor bedraagt 2,00. - een warme maaltijd voor kinderen die naar de basisschool gaan. De bijdrage hiervoor bedraagt 2,00. i. Sanctionerende vergoeding Voor onderstaande zaken wordt een sanctionerende vergoeding aangerekend: - Bij het vroeger brengen van uw kindje dien je minstens de dag voordien (voor sluitingstijd) de onthaalouder te verwittigen. Dit kan enkel via telefoon of sms, meldingen via gelden niet. Wanneer u dit niet doet wordt er bij het eerste (extra) halfuur een bijdrage geleverd van 2,5 en daarna wordt er bij elk begonnen bijkomend kwartier een bijdrage van 1,25 aangerekend. - Indien u uw kindje later komt ophalen dient u minstens één uur voor uw geplande afhaalmoment de onthaalouder te verwittigen via sms of telefoon. Wanneer u dit niet doet wordt er bij het eerste (extra) halfuur een bijdrage geleverd van 2,5 en daarna wordt er bij elk begonnen bijkomend kwartier een bijdrage van 1,25 aangerekend. - Bij het onverwachts brengen van uw kindje zal u uw inkomenstarief aangerekend worden verhoogd met 50% van de dagvergoeding van onze onthaalouder. - Bij het niet brengen van uw kindje zonder verwittigen zal u uw inkomenstarief verhoogd met 50% van de dagvergoeding worden aangerekend. j. Regeling bij valse verklaringen Indien je moedwillig foute gegevens verstrekt of bepaalde informatie die een invloed heeft op de berekening van de bijdrage achterhoudt, dan wordt de maximale bijdrage aangerekend. Deze maximale bijdrage wordt aangerekend met volledige terugwerking tot het moment dat de valse verklaring werd afgelegd. k. Facturatie en betalingsregeling Je ontvangt maandelijks, telkens voor de 12 e dag van de volgende maand, een gedetailleerde rekening. Je moet deze betalen voor de vervaldatum die vermeld staat op elke factuur. Je kan de wijze van betalen vrij kiezen. 14

45 Bij laattijdige betaling krijg je een schriftelijke herhaling. Bij herhaalde laattijdige betaling of bij niet betaling zonder voldoende reden, kan de dienst voor onthaalouders de opvang beëindigen. Het beëindigen van de opvang zal plaatsvinden wanneer de verschuldigde ouderbijdrage van meer dan 3 maanden niet werd betaald. l. Fiscaal attest De dienst voor onthaalouders verbindt zich ertoe je jaarlijks tijdig een correct ingevuld fiscaal attest te bezorgen. De FOD Financiën verbiedt het vermelden van de bijkomende bijdragen op het fiscaal attest. m. Opzegmodaliteiten voor de ouders Je kan de opvang beëindigen door dit ten minste één maand op voorhand te melden aan de dienstverantwoordelijke. Wanneer je dit niet doet zal een toeslag van 50,00 aangerekend worden. Enkel bij gerechtvaardigde redenen, bijvoorbeeld plotse werkloosheid van één van de ouders, zal deze toeslag niet aangerekend worden. De ouders dienen de opzeg bekend te maken aan de dienstverantwoordelijke en aan de onthaalouder. Ook bij de start van schoolgaande kinderen dienen de ouders de dienst hiervan op de hoogte te brengen. Wanneer de dienst en de onthaalouder geen schriftelijke bevestiging heeft gekregen van de stopzetting zal de bovenstaande toeslag tevens aangerekend worden. n. Opzegmodaliteiten voor de voorziening De dienst voor onthaalouders kan de opvang eenzijdig schorsen of beëindigen wanneer je het huishoudelijk reglement of de individuele overeenkomst niet naleeft of wanneer je geen gevolg geeft aan de mondelinge en schriftelijke verwittigingen van de dienst. De opzegging of schorsing worden per aangetekende brief meegedeeld met vermelding van de reden en de ingangsdatum. Bij de inschrijving van het kind ontvang je een exemplaar van het huishoudelijk reglement. Het ministerieel besluit van 17 maart 2008 vind je als bijlage bij dit huishoudelijk reglement. Het concrete bedrag dat je als ouder moet betalen, wordt vermeld in de overeenkomst. De dienstverantwoordelijke verstrekt je alle informatie over de manier waarop je bijdrage berekend wordt. Je kan ook zelf je bijdrage berekenen op of via bijgevoegde bijlage. 15

46 Nagezien secr RAADSBESLISSING 25 FEBRUARI 2015 WIJZIGING KWALITEITSHANDBOEK DIENST VOOR ONTHAALOUDERS De raad in openbare zitting vergaderd, Gelet op de beslissing van het vast bureau, die op 1 juni 2011 de wijzigingen van het kwaliteitshandboek goedkeurde; Gelet op het ministerieel besluit van 12 juni 2001 dat de verdere invulling bepaalt van wat het decreet op het vlak van kwaliteitszorg aan de welzijnsvoorzieningen oplegt; Gelet op het nieuwe decreet van Kind en Gezin dat in voege is gegaan op 1 april 2014; Overwegende dat meerdere aanpassingen aan dit kwaliteitshandboek noodzakelijk zijn op basis van nieuwe regelgeving, opmerkingen van Kind en Gezin; Met algemene stemmen, Besluit: Art. 1. Het kwaliteitshandboek voor de dienst voor onthaalouders zoals goedgekeurd op 1 juni 2011 in te trekken en vanaf 1 april 2015 te vervangen door het kwaliteitshandboek geviseerd in de bijlage. Art. 2 Afschrift van deze beslissing te sturen aan de ontvanger, de secretaris, coördinator Huis van het Kind en de dienstverantwoordelijken.

47 Kwaliteitshandboek Dienst onthaalouders 3. Kwaliteitsmanagementsysteem 3.3 Procedures en processen Beschrijving hoe de nieuwe medewerkers ingezet worden en hoe aan het vormingsbeleid en de ondersteuning van alle medewerkers gestalte wordt gegeven Opgesteld door: Femke Vandecasteele Kristel Van Immerzeele Goedgekeurd Paraaf Datum goedkeuring Datum toepassing In het erkennings- en subsidiëringsbesluit staat géén regelgeving vermeld omtrent het inwerken van nieuwe medewerkers. Minimale vereisten Art.7.10 hoe de opvanggezinnen worden geselecteerd en hoe zij daarover worden geïnformeerd Art.7.11 hoe hij/zij de startopleiding en de vorming organiseert Art.7.12 hoe hij/zij de begeleiding van de opvanggezinnen organiseert Art.7.13 hoe hij/zij de individuele werking alsook het pedagogisch functioneren periodiek evalueert Toepassingsgebied De procedure is van toepassing op : - Alle kandidaat-onthaalouders die woonachtig zijn op het grondgebied Zottegem - dienstverantwoordelijken Doelstellingen de dienst verder uitbouwen zodat er nog beter op de vraag van de bevolking kan worden ingespeeld; elke nieuwe onthaalouder dient een correct zicht te hebben op de verwachtingen die de dienst van hem/haar heeft; elke nieuwe onthaalouder moet over de nodige informatie beschikken zodat hij/zij zijn of haar taak kan uitvoeren zoals de dienst het vooropstelt; elke nieuwe onthaalouder weet bij wie hij/zij terecht kan met vragen of onduidelijkheden; de dienst dient bij aanvang van de tewerkstelling te beschikken over alle nodige gegevens van de nieuwe onthaalouder; iedereen betrokken bij het onthaal van een nieuwe medewerker dient te weten wat zijn/haar verantwoordelijkheid is.

48 Beschrijving werkwijze 1.1. werving nieuwe onthaalouders Men wordt als kandidaat-onthaalouder beschouwd van het ogenblik dat men zich een eerste keer persoonlijk op de Dienst voor Onthaalouders aangeboden heeft, met de bedoeling zich als onthaalouder aan te sluiten bij de Dienst voor Onthaalouders. De dienstverantwoordelijke is verantwoordelijk voor het hele verloop van de ganse procedure. Tijdens de selectieprocedure kan zowel vanuit de dienst als vanuit de kandidaat-onthaalouder vroegtijdig stopgezet worden. Wanneer dergelijke beslissing genomen wordt vanuit de dienst wordt de kandidaat-onthaalouder hiervan op de hoogte gebracht en de stopzetting van de procedure wordt gemotiveerd. Aan de hand van een infotekst waarom onthaalouder worden krijgt iedere kandidaat-onthaalouder de nodige basisinformatie over de job. WAT? WIE? HOE Een persoon meldt zich aan als kandidaatonthaalouder Uitnodiging tot een eerste verkennend gesprek op het bureel. Indien er meerdere kandidaten tegelijkertijd zijn kan er eerst een algemene vergadering georganiseerd waar de werking van de dienst en het sociaal statuut van de onthaalouder toegelicht wordt DV Persoonlijk, schriftelijk, telefonisch, via , Persoonlijk bij persoonlijke aanmelding, telefonisch bij telefonische of schriftelijke aanmelding. Eerste verkennend gesprek DV Een eerste peilen naar de motivatie; Toelichten van de werkvoorwaarden en het sociaal statuut; Informeren omtrent de startcursus en de volledige selectieprocedure; Aan de kandida(a)t(e) wordt een infotekst meegegeven rond onthaalouder worden ; de kandida(a)t(e) wordt gestimuleerd tot het bespreken van de voor- en nadelen van het beroep met het ganse gezin; Meedelen hoe de selectieprocedure verder zal verlopen; Maken van volgende afspraak: indien de kandida(a)t(e) gemotiveerd blijft dient hij/zij zelf terug contact op te nemen met als doel een huisbezoek te plannen. De kandida(a)t(e) neemt opnieuw contact en wil de selectieprocedure verder zetten afspraak voor een tweede kennismakingsgesprek DV Persoonlijk of telefonisch

49 Tweede kennismakingsgesprek DV Huisbezoek * eerste kennismaking met overige gezinsleden en peilen naar hun beleving omtrent de plannen rond onthaalouder worden; * eerste check-up rond veiligheid en beschikbare ruimtes; * het medisch document (bijlage 8) wordt bezorgd om te laten invullen door de huisarts; * een uittreksel uit het strafregister (model 2) van alle inwonenden boven de 18 jaar wordt opgevraagd. de afspraak wordt gemaakt dat de documenten, indien nodig ingevuld, binnengebracht worden op het bureel en dat dan een huisbezoek zal bepaald worden. De kandida(a)t(e) brengt de documenten binnen. Indien blijkt dat hij/zij nog aan de voorwaarden voldoet wordt een volgend huisbezoek gepland. Tweede bezoek bij de kandida(a)t(e) thuis DV DV Het huisbezoek wordt in samenspraak met de kandida(a)t(e) voorzien op een moment dat bij voorkeur opnieuw het hele gezin thuis is. Kennismaking met het gezin Staat het volledige gezin achter de beslissing? Zijn de kinderen bereid hun speelgoed / hun kamer te delen? Hoe verloopt de organisatie van het gezin (vervoer naar en van school, waar en wanneer huiswerk maken, )? Welke opvoedingsprincipes worden gehanteerd? Verwachtingen naar de ouders? Bepaalde verwachtingen naar samenwerking met de dienst? Verkenning van de woning Is voldaan aan de veiligheidsvoorwaarden? Afspraken worden gemaakt ivm eventuele verbeterpunten. Beschikbare ruimte? Aanwezig materiaal? Speelgoed? Hygiëne? Tuin? Huisdieren? Roken? Taalgebruik? Afspraken ivm de startcursus Er worden 2 x halve dag stage gevolgd bij 2 onthaalouders waarvan een verslag opgemaakt wordt door de kandida(a)t(e). De onthaalouders die instaan voor de stagebegeleiding worden aangeduid door de dienst. Bespreking startcursus en verloop stage DV Met de onthaalouders die werden aangeduid als stagebegeleid(st)er wordt samen met de dienstverantwoordelijke het verloop van de stage van de kandida(a)t(e) besproken. Afrondend gesprek van de kandida(a)t(e) DV Samen de sterke en zwakke punten inventariseren, bespreking van de evaluatie van VCOK: Aandacht vestigen op het feit dat open houding een fundamentele vereiste blijft voor de verdere samenwerking; evt. verbeterpunten bepaald in vorig huisbezoek worden opnieuw

50 Bestuur tekent mee het samenwerkingscontract Kandida(a)t(e) op de hoogte brengen van de beslissing Voorzit ter en secret aris besproken. Het samenwerkingsovereenkomst laten ondertekenen. DV Schriftelijk. Er wordt een exemplaar van het ondertekende samenwerkingscontract bezorgd aan de nieuw aangesloten onthaalouder. Berichtgeving naar Kind en Gezin DV Elektronische melding van de aansluiting + aanvraag installatievergoeding bij de eerst volgende kwartaalaangifte. Administratief dossier nieuwe onthaalouder Het administratief dossier (opmaak van sociaal verslag en formuleren van het advies) van nieuwe onthaalouders wordt samengesteld op basis van de verslagen van de hierboven genoemde gesprekken en huisbezoeken door de dienstverantwoordelijke. Alvorens de nieuwe onthaalouder aan de slag gaat dient de dienst zeker te beschikken over een uittreksel uit het strafregister van de onthaalouder zelf, alsook van alle personen van het gezin die ouder zijn dan 18 jaar en van alle personen die regelmatig in contact komen met de kinderen uit de opvang. Tevens een kopie van de identiteitskaart, een medische verklaring van geschiktheid van de dokter en een kopie van het hoogst behaalde diploma. Verder wordt een checklist gehanteerd waar opmerkingen/aandachtspunten kunnen worden vermeld. Van alle gesprekken en huisbezoek die aan de start van nieuwe onthaalouders vooraf gaan wordt een verslag gemaakt dat wordt toegevoegd aan het administratief dossier. Startcursus, voortgezette vorming nieuwe onthaalouder Deze beschrijving heeft tot doel weer te geven hoe de kennis, de vaardigheden en de attitudes die nodig zijn voor een kwaliteitsvolle opvang, worden aangeleerd en onderhouden. Tijdens de startcursus wordt nuttige informatie verstrekt rond werken in een thuissituatie, de noodzakelijke basisvorming wordt meegegeven. De startcursus kan tevens gehanteerd worden door de dienstverantwoordelijke als bijkomend evaluatie-instrument tijdens de selectieprocedure. Dit is van toepassing op alle nieuwe onthaalouders, dienstverantwoordelijken en de organisatie. De startcursus wordt extern georganiseerd, nl. bij het VCOK. Alle kandidaat-onthaalouders worden hierover geïnformeerd tijdens de selectieprocedure. Iedere kandidaat is verplicht aan de startcursus deel te nemen. Wij opteren ervoor de cursus te laten volgen vóór de kandidaat start als onthaalouder. Inhoud van de startcursus

51 De cursus loopt over 5 werkdagen, en behandelt volgende onderwerpen: Kennismaking met het beroep van onthaalouder; Sociale vaardigheden in de omgang met kinderen; De ontwikkeling van jonge kinderen (taalstimulering); Werken met ouders; Spel en spelen; Organisatie van de job; Voedingsleer; EHBO-opleiding. Via de stuurgroep van het VVSG is het mogelijk de inhoud regelmatig te evalueren en eventueel bij te sturen in functie van de reële behoeften in het werkveld. Om de theorie te toetsen aan de praktijk is een stage voorzien van een halve dag bij 2 verschillende onthaalouders, die worden aangewezen door de dienst. Van de cursist(e) wordt verwacht dat hij/zij een verslag maakt voor het VCOK. Evaluatie Op het einde van de cursus neemt de dienstverantwoordelijke contact op met de cursusbegeleider en de stagebegeleidsters. Er wordt nagegaan of de kandidaat in aanmerking komt om te starten als onthaalouder. Van deze gesprekken wordt een verslag opgemaakt dat besproken wordt met de kandidaat-onthaalouder. Dit verslag met duidelijk omschreven sterkten en zwakten, vormt meteen ook een basis voor verdere begeleiding. Voortgezette vorming Er zijn meerdere kanalen om de deskundigheid van de onthaalouders op peil te houden: de collectieve vormingsmomenten Planning Jaarlijks worden minimum 4 vormingsmomenten georganiseerd (2 in het voorjaar, 2 in het najaar). De vormingen kunnen aangevuld worden door de vormingen georganiseerd door het Steunpunt Opvoedingsondersteuning. De inhoud wordt, aansluitend op de visie van de dienst en kaderend binnen de zorg voor kwaliteit, bepaald vanuit: problemen die zich voordoen; behoeften gedetecteerd tijdens de huisbezoeken; nieuwe ontwikkelingen in het werkveld; het aanbod van vormingsinstellingen; voorstellen aangebracht door de onthaalouders; De onthaalouders krijgen in januari telkens een vormingskalender met het volledige overzicht. Een 2tal weken voor iedere vorming krijgen ze daarnaast nog een schriftelijke uitnodiging.

52 Tijdens de huisbezoeken worden de onthaalouders ertoe aangemoedigd om aanwezig te zijn op de vormingen. Verslaggeving Van de vormingsmomenten wordt een syllabus bezorgd aan elke onthaalouder alsook aan de afwezige onthaalouders. Per jaar wordt ook een overzicht bijgehouden van het aantal gevolgde vormingsactiviteiten per onthaalouder. Een diploma (bijlage 17) wordt op het einde van het vormingsjaar opgemaakt en overgemaakt aan de onthaalouders. Inspraak en ondersteuning van het personeel Na de vorming is er steeds gelegenheid tot vraagstelling. Er wordt rekening gehouden met nuttige onderwerpen, suggesties aangebracht door de onthaalouders. Tijdens huisbezoeken wordt oa ook gevraagd naar de mening van de onthaalouders. Vormingsbeleid De vormingsmap wordt bijgehouden per jaar. Van elke gevolgde vorming worden de formulieren achteraf bijgehouden zodat er nog terug naar kan gekeken worden. Daarnaast wordt informatie over mogelijke interessante vormingen hier ook in bijgehouden. Er wordt een overzicht bijgehouden van de reeds gevolgde vormingen per personeelslid zodat iedereen voldoende vorming volgt per jaar. Verder begeleiding van de onthaalouder Toepassingsgebied alle onthaalouders; de dienstverantwoordelijken; de organisatie. Verantwoordelijkheden en bevoegdheden De dienstverantwoordelijke is verantwoordelijk voor de begeleiding en de evaluatie van de aangesloten onthaalouders. Werkwijze 1. Begeleiding De onthaalouders begeleiden omvat niet alleen samenwerken met hen op basis van wederzijds vertrouwen en openheid; het omvat ook controle en toezicht. Bijgevolg wordt van de dienstverantwoordelijke verwacht dat zij naar de onthaalouders haar eigen rol en verwachtingen duidelijk omschrijft. Zij schept een duidelijk beeld van haar controle- en toezichtfunctie (inspraak in bezettingsgraad, onaangekondigde huisbezoeken, veiligheidsonderzoek, inbouw van evaluatiemomenten, ) en zij doet het nodige om zich zo bereikbaar mogelijk op te stellen. Wat de ondersteuning en begeleidingsaspecten betreft: zij heeft aandacht voor de beleving en de leefwereld van de onthaalouder. Zij houdt steeds het begeleidingsdoel voor ogen. Zij verstrekt duidelijke informatie. Zij betrekt de opvangouders bij de kwaliteitszorg door toelichting te geven bij procedures en hun aandeel te verduidelijken. Bij klachten,

53 conflictsituaties, treedt zij bemiddelend op. In functie van het welzijn van het opgevangen kind bevordert zij een goede samenwerking met de ouders. De begeleiding start bij de aanvaarding van de onthaalouders. De afspraken en aandachtspunten die tijdens de selectieprocedure werden geformuleerd, vormen het uitgangspunt van de begeleiding. De begeleiding gebeurt in hoofdzaak door persoonlijke contacten en gesprekken met de onthaalouders. Dit kan tijdens: de huisbezoeken Er wordt op toegezien dat de tijdsduur tussen 2 opeenvolgende individuele huisbezoeken niet groter is dan 2 maanden. Deze regel geldt voor die onthaalouders die gedurende die 2 maanden minstens 1 dag gewerkt hebben. Dit betekent dat er jaarlijks per onthaalouder minimaal 4 individuele begeleidingsbezoeken worden gebracht, streven naar 6. Voor nieuw aangesloten onthaalouders wordt er maandelijks een huisbezoek gepland gedurende een periode van 6 maand. Na die 6 maand wordt er 6-wekelijks op huisbezoek gegaan om dan geleidelijk aan over te stappen op de standaardprocedure. Indien de dienstverantwoordelijke het nodig acht wordt de periode van 6 maand uitgebreid voor een onbeperkte duur, dwz. hetzij maandelijks of een huisbezoek om de 6 weken. Voor het overige kunnen de begeleidingsbezoeken aangewend worden volgens individuele noodwendigheid. Extra ondersteuning en opvolging is bijvoorbeeld nodig bij startende onthaalouders, bij onthaalouders waar zich een probleemsituatie voordoet of in geval van klachten. Er wordt in elk geval een zekere regelmaat nagestreefd zodat de continuïteit van de begeleiding voor iedere onthaalouder gewaarborgd is. De mogelijkheid bestaat eveneens dat een onthaalouder zelf een huisbezoek aanvraagt. De dienstverantwoordelijke zal hier telkens gevolg aan geven. Er wordt schematisch een jaaroverzicht bijgehouden van het totaal aantal aangesloten onthaalouders en het aantal huisbezoeken, met per onthaalouder een weergave van de data van de huisbezoeken. Tijdens het huisbezoek wordt aandacht besteed aan de aanwezige kinderen; de bezetting; de veiligheid, gezonde voeding en hygiëne; de organisatie van de werkdag; het omgaan met de kinderen (geven van bewegingsvrijheid, bevorderen van zelfstandigheid, aanbieden van structuur, stimuleren, individualiseren, ); het omgaan met de ouders; het samenwerken met de dienst; de persoon van de onthaalouder (draagkracht, flexibiliteit, ); mogelijke aandachtspunten uit vorige huisbezoeken.

54 De verslaggeving gebeurt op basis van het formulier Verslag huisbezoek en wordt bewaard in het begeleidingsdossier (per onthaalouder). telefonische contacten De vraag of de aanzet tot ondersteuning, het gegeven advies en eventueel andere relevante informatie worden genoteerd in het begeleidingsdossier. bureelbezoeken De vraag of de aanzet tot ondersteuning, het gegeven advies en eventueel andere relevante informatie worden genoteerd in het begeleidingsdossier. Aanverwante documenten Tekst waarom onthaalouder worden Verslagen nav installatie nieuwe onthaalouder Evaluatieverslag nav bevraging bij cursusmentor Vormingsdiploma onthaalouder Vormingsmap Verslag huisbezoek

55 Kwaliteitshandboek Dienst onthaalouders 4. Aanpak concrete zelfevaluatie Opgesteld door: Femke Vandecasteele Kristel Van Immerzeele Goedgekeurd Paraaf Datum goedkeuring Datum toepassing Toelichting Decreet, art. 5 3: In de zelfevaluatie toont de voorziening minimaal aan: 1 Hoe ze op systematische wijze gegevens verzamelt en registreert over de kwaliteit van zorg; 2 hoe ze de gegevens, bedoeld in 1, aanwendt om kwaliteitsdoelstellingen te formuleren; 3 welk stappenplan met tijdspad ze opstelt om de doelstellingen, bedoeld in 2, te bereiken; 4 hoe en met welke frequentie ze evalueert of de doelstellingen bereikt zijn; 5 welke stappen ze onderneemt indien een doelstelling niet bereikt is. 1.1 Systematisch evalueren van de structuren Wat wordt hiermee bedoeld? Onder de structuur van een voorziening verstaan wij het organogram. Dus naast de procedures en resultaten is het ook van belang dat je systematisch je organogram evalueert en onder de loep neemt. Klopt de beschrijving nog? Is er een hiërarchische opdeling zichtbaar? Staan de bevoegdheden/functies duidelijk beschreven? 1.2 Systematisch evalueren van de procedures Wat wordt hiermee bedoeld? Het systematisch evalueren van de procedures gebeurt binnen onze kinderopvangvoorziening via deelname aan de Werkgroep kwaliteit. De Werkgroep kwaliteit wordt inhoudelijk uitgewerkt en begeleid door een medewerker van VVSG. Vier keer per jaar komen we samen met de groep collega-verantwoordelijken en wordt in een sessie één of meerdere procedures geëvalueerd. De planning van de data van de werkgroepen kwaliteit wordt genoteerd op de evaluatiekalender. De evaluatiekalender is een handige planning, opgemaakt over een periode van vijf jaar (zie BVR, art. 3). De evaluatiekalender bevat alle in de regelgeving verplichte procedures (zie BVR, art. 6). Dit maakt dat elke procedure minimaal één keer aan bod komt in de periode van vijf jaar (zie Decreet art. 3). De planning van de kalender is zodanig opgebouwd dat bij de procedures elke doelgroep (kinderen, ouders, medewerkers) minimaal

56 één keer aan bod komt tijdens één kalenderjaar, bv. een procedure m.b.t. kinderen afgewisseld met een procedure m.b.t. ouders. De geagendeerde procedure wordt nagelezen (relevante regelgeving, toepassingsgebied, doelstellingen enz.) en grondig geëvalueerd. Nadien wordt een evaluatieverslag opgemaakt. Het evaluatieverslag bestaat uit 2 grote delen: - enerzijds gaan we de formulering van de doelstellingen evalueren (Hebben we de doelstelling SMART geformuleerd? Is de doelstelling aantoonbaar?...). - anderzijds gaan we onze werkwijze evalueren (Doen we in de praktijk wat geschreven staat in het handboek? Voldoet de werkwijze aan de minimale kwaliteitseisen? Zorgt deze werkwijze er voor dat we doelstellingen kunnen bereiken?... ) Wanneer bij het nalezen en kritisch bekijken van de procedure (doelstellingen en beschrijving werkwijze) blijkt dat er kleine aanpassingen moeten gebeuren (vb. beschrijving werkwijze sluit niet helemaal meer aan bij realiteit, in de geformuleerde doelstelling ontbreekt een tijdsgebonden aspect), wordt het handboek onmiddellijk aangepast zonder het uitschrijven van een projectfiche. Wanneer de procedure niet meer voldoet of misschien zelfs volledig verouderd is, wordt hieromtrent een verbeterproject uitgeschreven dat vorm krijgt in de projectfiche. Wat vermelden we hier: 1 Waarom we een verbeterproject plannen. Voorbeelden kunnen zijn: - Omdat de doelstellingen bij de procedure klachtenrecht kenbaar maken onvoldoende SMART geformuleerd zijn. - Omdat de IVA Zorginspectie een opmerking heeft geformuleerd bij de crisisprocedure, nl. Hoe wij die onvoldoende individualiseren naar de diverse locaties van de kinderopvangvoorziening/onthaalouders. - Omdat wij een opmerking hebben gekregen van Kind en Gezin omdat een gevaarsituatie niet werd gemeld aan Kind en Gezin. 2 Formuleren van een haalbare doelstelling (streven naar het SMART-principe). Wat wil je met dit verbeterproject bereiken? Voorbeelden kunnen zijn: - Tegen het einde van het eerste kwartaal 2014 zijn de doelstelling(en) bij de procedure klachtenrecht kenbaar maken SMART geformuleerd.

57 - Tegen eind 2015 hebben wij een werkwijze beschreven in het kwaliteitshandboek crisisprocedure die er voor zorgt dat de crisisprocedure geïndividualiseerd is naar de diverse locaties van de kinderopvangvoorziening/onthaalouder. - Tegen eind 2013 hebben wij de werkwijze gevaarsituatie melden aangepast en kennen de medewerkers/onthaalouders deze werkwijze en kunnen zij ze in de praktijk ook toepassen. 3 Werkwijze ( zgn. stappenplan) met tijdspad om de doelstelling te bereiken 4 Evalueren of de doelstelling bereikt is (na één jaar, na twee jaar afhankelijk van hoe groot het project is) Voorbeelden kunnen zijn: - Hebben we eind kwartaal 2014 een SMART - geformuleerde doelstelling bij de procedure klachtenrecht kenbaar maken? - Hebben we eind 2015 een werkwijze waarmee we garanderen dat de crisisprocedure aangepast is aan de individuele onthaalouder/locatie? - Hebben we eind 2013 een aangepaste werkwijze? Kennen de medewerkers/onthaalouders die werkwijze? Passen ze deze werkwijze in de praktijk ook toe? 5 Bijsturen: Wat doen we indien we onze nieuwe doelstelling toch niet bereikt hebben? 1.3 Systematisch evalueren van de resultaten Wat wordt hiermee bedoeld? De regelgeving vraagt dat we naast onze structuren en procedures ook systematisch onze resultaten evalueren. Daarom nemen we jaarlijks op een vast moment een foto van onze werking om onze resultaten kritisch te bekijken. Bovendien gaan we na of we de beschreven doelstellingen in het kwaliteitshandboek gerealiseerd hebben? Het decreet vraagt dat dit systematisch gebeurd. Het is daarom belangrijk dat je dit ook plant en niet overlaat aan het toeval. Hoe gaan we te werk? Systematisch aanpak: - Wat is realistisch voor jou om de resultaten te evalueren? > Jaarlijks - Welk moment is ideaal om dit te plannen? > In de vakantieperiode. Vooraf: Datum en periode bepalen waarop foto van toepassing is. Van groot belang is zowel tijdsperiode als resultaten goed af te bakenen. Noteer de datum waarop je de foto maakt en de periode waarop de foto betrekking heeft.

58 Opgelet: Zorg ervoor dat je periode van evaluatie goed afgebakend is. Het duidelijk afbakenen van een evaluatieperiode zorgt er voor dat je geen overlap doet (vb. tevredenheidsmeting ouders: Op welke periode hebben je verzamelde antwoorden betrekking?). Vb. In foto van de werking 2014 heb je de klachten, geformuleerd vanaf 1 januari 2013 tot 31 december 2014, geanalyseerd en meegenomen als bron voor de evaluatie. 1 Opsomming gebruikte bronnen Als je het moment van opmaak van de foto en de periode van evaluatie hebt bepaald, verzamel je vervolgens, voor opmaak van de foto, alle bronnen die je kunnen helpen om de resultaten te evalueren. Wat kunnen bronnen zijn voor de evaluatie van de resultaten: Rapport tevredenheidsmetingen (ouders, kinderen, medewerkers / onthaalouders) Opmerkingen uit functioneringsgesprekken medewerkers / onthaalouders Opmerkingen vorige inspectieverslagen Analyse (herhaalde) klachten in de klachtenmap Nota s observaties kinderen Cijfergegevens over je kinderopvangvoorziening: aantal plaatsen, bezetting, bereik voorrangsgroepen, aantal ouders opwachtlijst enz.. Op het moment dat je de foto maakt, leg je alle bronnen naast elkaar. Noteer de verschillende bronnen op de foto. Je analyseert de verschillende bronnen, bv. het rapport met resultaten van de tevredenheidsmeting, de opmerkingen uit functioneringsgesprekken, de opmerkingen uit teamverslagen enz. 2 Beschrijving sterktes / zwaktes werking kinderopvangvoorziening Bedoeling is dat je aan de hand van de bronnen een antwoord krijgt op de simpele vraag: Ben ik goed bezig?, te vertalen naar: Wat zijn sterke punten, wat zijn zwakke punten, welke bedreigingen en kansen zie ik voor de kinderopvangvoorziening? Schrijf vervolgens kort je vaststelling neer. Wat loopt goed? Wat kan beter? Zijn er opmerkingen die in verschillende bronnen terugkeren of mekaar net tegenspreken? Betreft het een opmerking/ opmerkingen die te maken heeft/hebben met de kwaliteit van de opvang of gaat het eerder over een element dat verwijst naar de praktische werking? Vb. Als verantwoordelijke stel je een groot personeelsverloop vast. Bovendien blijkt ook uit de tevredenheidsmeting ouders dat zij weinig tevreden zijn over de hechting van hun kind met de begeleiding. Ook uit de functioneringsgesprekken blijkt dat er geen goede teamspirit is in de begeleidersgroep of groep van

59 onthaalouders. M.a.w. 3 bronnen (je eigen evaluatie, TVM ouders, functioneringsgesprekken) bevestigen dat dit een zwakte is en het dus een uitdaging zal worden om het personeelsverloop te doen krimpen. Vb. uit de tevredenheidsmeting ouders blijkt dat zij vaak opmerkingen maken over kinderen die vuil afgehaald worden. Uit observaties op de werkvloer en functioneringsgesprekken blijkt dat sommige begeleiders de kinderen weinig uitdagen om buiten te spelen. Nochtans is dat een cruciaal element in de pedagogische visie en blijkt uit de bevraging van de kinderen dat zij meest tevreden zijn over de buitenruimte en de mogelijkheid tot buitenspel. Een geschikt werkpunt waarbij je moet afwegen wat je het meest belangrijk vind (je pedagogische visie of de klachten van ouders) om een bepaalde richting uit te gaan. Opgelet: Ga bij het noteren van je vaststelling ook na of je de vooropgestelde doelstellingen/resultaten bereikt hebt die in je kwaliteitshandboek opgenomen zijn? 3 Werkpunten filteren Wanneer je vaststelling op papier staat, kan je tot slot de werkpunten filteren waar structureel iets moet mee gebeuren: waar willen we (via een verbeterproject) werk van maken als kinderopvangvoorziening? 4 Graad van hoogdringendheid bepalen Na selectie van de werkpunten bepalen we per werkpunt de graad van (hoog)dringendheid. We stellen prioriteiten en bepalen de termijn waarbinnen een werkpunt zal behandeld worden. Tot slot: Sommige werkpunten kunnen/zullen resulteren in een verbeterproject. In deze situatie maak je een projectfiche op waarin je de verschillende stappen beschrijft die je onderneemt om het verbeterproject uit te voeren. Beschrijving werkwijze 1 Systematisch evalueren van de structuren Wat gebeurt er? Door wie? Wanneer / waar? Hoe verloopt dit? Organogram evalueren DV Jaarlijks Het organogram wordt onder de loep genomen. De nodige aanpassingen worden gemaakt. 2 Systematisch evalueren van de procedures Wat gebeurt er? Door wie? Wanneer / waar? Hoe verloopt dit? op basis van Medewerker VVSG over een periode van 5 Vanuit VVSG wordt de evaluatiekalender met 5- jaar kalender opgemaakt. Via jaarlijkse planning deelname aan de werkgroep evalueren procedures kwaliteit komen kwaliteitshandboek systematisch alle procedures aan bod. Actieve deelname aan DV 4 keer per jaar Via een vast stramien werkgroep kwaliteit bijeenkomst (zie worden de verschillende

60 kalender) procedures besproken en geëvalueerd. Per procedure: DV Zie evaluatiekalender Enerzijds wordt de - bestaande procedure: formulering van de evaluatieverslag opmaken doelstellingen geëvalueerd, - nieuwe procedure: Zijn ze SMART genoeg? uitwerken Anderzijds wordt de beschrijving van de werkwijze geëvalueerd. De conclusies worden ingevuld op het evaluatieverslag. Voor meer informatie verwijzen we naar de map met evaluatieverslagen. Ev. invullen projectfiche DV Op het einde van het De verschillende stappen op evaluatieverslag wordt de projectfiche worden mogelijks geconstateerd dat er moet overgegaan ingevuld. Voor een volledig overzicht verwijzen we naar worden naar een het document projectfiche verbeterproject 3 Systematisch evalueren van de resultaten Wat gebeurt er? Door wie? Wanneer / waar? Hoe verloopt dit? Bronnen verzamelen DV Jaarlijks op een vast De rapporten of moment bv. op het documenten worden einde van het jaar verzameld. Werking analyseren DV Na het verzamelen van De rapporten of alle bronnen documenten worden gelezen en op basis daarvan worden sterktes, zwaktes geformuleerd. De verschillende evaluatiebronnen worden naast elkaar gelegd en vergeleken. Sterktes en zwaktes DV worden geformuleerd Nadat de verschillende bronnen naast elkaar werden gelegd en afgewogen Er worden sterktes en zwaktes geformuleerd en genoteerd op basis van de verschillende evaluatiebronnen. Deze sterktes en zwaktes kunnen ook blijken uit vergelijk doelstellingen en behaalde resultaten.

61 Werkpunten filteren DV Nadat sterktes/zwaktes werden geformuleerd Prioriteit bepalen DV Nadat de werkpunten werkpunten werden opgelijst Ev. opmaken projectfiche DV Na het filteren van de werkpunten Eventuele werkpunten worden opgelijst De graad van hoogdringendheid wordt bepaald. Sommige werkpunten zullen/kunnen resulteren in een (groter) verbeterproject. Evaluatie instrumenten Om te evalueren kunnen we terugvallen op volgende meetinstrumenten: interne audit; externe audit; bespreking in vergadering met alle betrokkenen; nalezen evalueren door verantwoordelijke/medewerker; inspectieverslag; tevredenheidsmeting ouders; tevredenheidsmeting onthaalouders; tevredenheidsmeting kinderen; functionerings- en evaluatiegesprekken; klachten. Naar aanleiding van de Inspectie 2 jaar geleden werden heel recent alle wijzigingen aangebracht en herschreven rekening houdend met de destijds gemaakte opmerkingen. Sinds 28/04/2011 zijn we als Dienst voor Onthaalouders ingestapt in het project Kwaliteitsbeleid ingericht door het VVSG. Over een periode van 5 jaar zal het volledige kwaliteitshandboek herbekeken en herwerkt worden. Stap voor stap zullen alle vernieuwde procedures worden toegelicht en worden richtlijnen gegeven met betrekking tot de praktische toepassing. Het is dan ook de bedoeling dat in die zin ons handboek op termijn volledig zal herwerkt worden.

62 Nagezien secretaris De raad in openbare zitting vergaderd, Gelet op het wensenprogramma zoals opgemaakt en goedgekeurd onder coördinatie van Probis nv in februari 2008 en tot stand gekomen na diverse workshops met vertegenwoordigers vast bureau en OCMW-diensten; Gelet dat deze conceptnota voor wat betreft het maaltijdgebeuren uitgaat van verdeling in bulk en decentrale portionering van de maaltijden op de diverse afdelingen; Overwegende dat de dagzalen op deze afdelingen in die zin zijn opgebouwd met een eigen kookeiland; Overwegende dat in de periode 2008 tot heden zich gewijzigde visies aandienen en Probis nv hierover een nieuw rapport heeft geschreven; Gelet dat uit dit rapport blijkt dat bijkomende personeelsinzet zou nodig zijn bij bulkverdeling; Gelet op het voorstel van de heer voorzitter om de keuze voor individuele portionering (zoals nu bestaand) te behouden om deze personeelsuitgaven te beperken; Gelet op het OCMW-decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van het OCMW; Met algemene stemmen, BESLUIT : Artikel 1. In afwijking van de conceptnota van februari 2008 de maaltijdbedeling voor de bewoners van het woonzorgcentrum te behouden op de huidige individuele portionering. Artikel 2. De rusthuisdirecteur, de coörtinator nieuwbouw, de bouwwerkgroep, Belfius, Boeckx en partners ontvangen een afschrift van deze beslissing.

63 tîle t{r I a WENSENPROGRAMMA CONCEPTBEGELEIDING NIEUWBOUW OCMW Zotte em - februari 2008 O Probis Corporate nv 1

64 1. 2. HET ZORGSTRATEGTSCH PLAN t. OvrRzcnr B 2.2. Hr-r nurorcr AANBoD van ouderenvoorzieningen 10 2,3, PLANNING VAN DE PRoJECTEN 3. VISIE OP WONEN EN ZORG ALGEMEEN 3.2. THru 's BTNNEN DE ToEKoMsrrGE visie... T4 4,T. Hil WooN- EN ZoRGCENTRUM,', Algemeen De woning... 4.t.2.I De leefruimte van de woning L7 4.L2.2 De sanitaire cel,,,,. 1B Geclusterd wonen Leefgroep... 4.L.4.t Algemeen 4.L4.2 Leefruimte 4.t.4.3 Propere utility 21..2t..2t...2t 4.L4.4 Gangen Cluster Badkamer Probis Corporate nv 2

65 Relaxatieruimte Toiletten bewoners.. 4.t.5.4 Toilettenpersoneel 4.1.5,5 Toilettenbezoekers Kiné-, animatie- en ergolokaal 4.L5.7 De verpleegpost 4.1.5,8 Keuken 4.1,5,9 Opslagruimtes., Onderhoud 4.] Dranken Vuileutility 4.L Rolstoelen Verpleegkundig materiaal/rollend materiaal: Centrale voorzieningen. 4.L.6.1 Algemeen 4,L6.2 Onthaal - en administratieve functies t Onthaal/receptie. 4.L Bureaus (administratie, directie, sociale dienst, polyvalent). 4.1'6.2.3 Vergader- en ontvangstruimten Publieke ruimten 4.L6.3.L Polyvalente ruimte 4.L Restaurant/cafetaria/bar ,3 Probis Corporate nv 3

66 Toiletten Neerhof 30 4, Zorgondersteunende ruimten Personeelsruimten 31 4.L.7.L Personeelsrefter (en werking pauzeregeling).,31 4.L7.2 Kleedruimtes & aanhorende sanitaire faciliteiten (toiletten & douches) Roken LocrsrrrrrDrENsrEN Algemeen...,, Keuken Vooraad & dístributíe Schoonmaak Linnenkamer & wasserij 4,2.6. Atua Technisch I e v o r HET GEBouw Lifren Toegangen ORGANISATIEONTWIKKELING INLEIDING 5.2, ACTUELE GEGEVENS l Het levensritme van de bewoners en het dagprofrel, Probis Corporate nv 4

67 Personeelsgegevens Probis Corporate nv 5

68 1. INLEIDING Het OCMW-bestuur van Zottegem heeft gekozen om de ontwikkeling van het concept van de nieuwbouw van het woon- en zorgcentrum te laten begeleiden door Probis. De doelstelling van de begeleiding situeeft zich op een vijftal gebieden: Kostprijsbewaking: de kostprijs ligt regelmatig hoger dan het vooropgestelde. Meer aandacht aan het ontwerp is kostprijsbesparend. Bewaking normering: het ontwerp wordt uitgewerkt aan de hand van de bestaande wetgeving en nieuwe tendensen. Bewaking functionaliteit: alle ruimtes moeten hun functionaliteit hebben waarvoor ze ontworpen zijn, Aandacht gaat uit naar de functionaliteit in de toekomst: kunnen de bestaande ruimtes een andere inhoud krijgen zonder grote infrastructuurwerken? Verhogen van de betrokkenheid van de opdrachtgever. Inkoften van de schets- en ontwerpfase. Het traject van de conceptbegeleiding is onderverdeeld in 4 stappen: 1. Er werden inleidende workshops voorzien om de volledige methodiek en doelstellingen toe te lichten. Hier werd ook een voorstelling gedaan van de rusthuizen die bezocht werden. Vooraleer het bezoek aan te vatten kregen de leden van de stuurgroep een informatiekaaft over de te bezoeken rusthuizen. De thema's waaraan tijdens de werkbezoeken aandacht besteed werd, zijn: grootte van het rusthuis en van de woongelegenheden, visie op leven, wonen en zorg, doelgroepen, dagprijs, structuur en inrichting, organisatie van het rusthuis, inrichting van de kamer, homogene versus heterogene groepen, grootte van de leefgroepen, architectonische eigenschappen en werking en beleid. 2. Er werden drie rusthuizen bezocht die recent gebouwd zijn of die van een architectonische waarde zijn, zodanig dat deze vernieuwde inzichten zouden kunnen verschaffen aan de leden van de stuurgroep. Deze rusthuizen zijn: Libefteyt (OCMW) te Gent, Kouterhof (OCMW) te Destelbergen en rusthuis Wissekerke (OCMW) te Kruibeke. De bedoeling van de werkbezoeken was om een input voor de workshops over de kern (core) en niet-kern (non-core) taken van het rusthuis te ondersteunen. 3. De volgende fase bestond uit workshops die gericht zijn op architectonische en organisatorische aspecten. Deze workshops zijn:. Visie op wonen en zorg. Afual en schoonmaak. Wasserij en linnen. Voeding en keuken. Private ruimtes. Collectieve ruimtes. Bergruimtes, distributie en Probis Corporate nv 6

69 . Bewonerszorg en organ satiemodel. HRM. Dagverzorgingscentrum. Ter gelegenheid van de Expo 60+beurs werd een dag uitgetrokken om een bezoek aan de beurs te brengen. Er werd vooral uitgekeken naar nieuwe tendensen in de gezondheidszorg. 4. De laatste fase bestaat uit het schrijven van het wensenprogramma dat aan de architect wordt overhandigd. In onderstaande tekst wordt het wensenprogramma per item grondig beschreven. In deel 2 van de nota wordt de aanloop naar de ontwikkeling van het nieuwe woon- en zorgcentrum beschreven. Hierin staat het zorgstrategisch plan centraal. Vervolgens wordt in het derde deel de visie op wonen en zorg grondig beschreven, De visie op wonen en zorg is immers het uitgangspunt van de toekomstige werking van het woon- en zorgcentrum. In deel 4 komt het wensenprogramma aan bod, Daarin worden alle reeds vernoemde items besproken die t'rjdens de workshops werden behandeld. De nota bevat ook adviezen om een optimale bewonersgerichte structuur uit te werken. Deze adviezen staan genoteerd in deel 5. Het wensenprogramma wordt afgesloten met een kristallogram. Het kristallogram is een grafische voorstelling én ruimtelijke vertaling van het wensenprogramma. Het geeft een indicatie weer welke ruimten er zijn, hoe die met elkaar verbonden zijn en hoe groot de oppervlakten mogelijks moeten zijn. Dit kristallogram is echter indicatief en dient als uitgangspunt voor het eigenlijke teken- en ontwerpwerk van de architect. In wat volgt wordt er soms verwezen naar het Probis Corporate nv 7

70 2. HET ZORGSTRATEGISCH PLAN 2.L. Overzicht Korte historiek De verre oorsprong van het huidige rustoord is terug te vinden in het testament van de Zottegemse grondbezitter en herenboer, Adriaen Francis Decolfmacker. Een drietal weken voor zijn overlijden, op 2 april 1841, had deze rijke vrijgezel, die uitgestrekte landerijen bezat in Zottegem en omstreken, het overgrote deel van zijn aanzienlijke fotuin overgemaakt aan de gemeente Zottegem. De pachthoeve annex woning van Adriaen Decolfmacker op het einde van de Neerstraat (thans Heldenlaan) werd op 4 september 1845 ingericht als hospitaal. In 1846 werd het hospitaal overgebracht naar een andere locatie. Uit d t initiatief groeide stapsgewijze een dienswerlening voor zieken en bejaarden. Bij de viering van het honderdjarig bestaan van het burgerlijk hospitaal op 9 september 1945 beschikte deze instelling over de volgende diensten: een gasthuis voor ouderen, een afdeling bestendige zieken en gebrekkigen, een afdeling voor zieke kinderen, een kraaminrichting, een kliniek met raadplegingdienst, een radioscopische en radiografische dienst, een bloedtransfusiedienst en een dispensarium. Op 17 september 1954 werd een voorontwerp van rustoord goedgekeurd door de toenmalige COO. Het nieuw rustoord dat de naam "Rusthuis Ter Deinsbeke" meekreeg werd in i960 ingehuldigd en telde toen 61 woongelegenheden. Door de sluiting in 1989 van het ziekenhuis ontstond een intramuraal zorgaanbod voor ouderen van 187 woongelegenheden waaryan 132 met een RVT statuut, Bestaa nde i nfrastructu u r Het RVT Ter Deinsbeke bestaat uit drie grote eenheden (4, B en C), Iedere eenheid veftoont specifieke gebreken. Blok C Blok C is totaal verouderd. Hier dient een volledige vervangingsnieuwbouw voorzien te worden. Het O.C.M.W. opteeft ervoor om binnen deze vervangingsnieuwbouw aangepaste opvang voor ouderen met dementie te voorzien. In een RW-inspectie-verslag van wordt de dringende noodzaak om in een nieuwbouw of grondige renovatie van afdeling C te voorzien weergegeven in volgende tekst: "Deze instelling met een relatief groot aantal RW-bedden t.o.v. de rusthuisbedden is dringend aan nieuwbouw of renovatie toe. O Probis Corporate nv 8

71 Het masterplan dient dan ook vooruitgang te kennen, enkel in deze visie kan een verdere erkenning verleend worden, Ruime aandacht dient hierbij besteed te worden aan woon- en leefklimaat zoals gemeenschappelijke eet- en zitlokalen, restaurant,... zaken die momenteel soms moeilijk om vinden of añruezig zijn. Op functioneel vlak zijn een aantal zaken zoals de coördinatietaak van de aangewezen geneesheer, informatica, medisch dossier, aanwezigheid van tilliften,.,. aan te raden. Het organogram, de personeelsformatie en het zorgniveau voldoet. De termijn van 1 jaar wordt verleend in het kader van de opvolging van de vnl. architectonische problematiek. Voor het einde van de erkenningsperiode dient een masterplan bij de betreffende administratie ingediend te worden. Bij añruezigheid van deze stukken op uiterlijk 30/06/1998 wordt de RW-erkenning geheel of gedeeltelijk geschorst." Blok A Een recente studie (december 2001) van het architecten- en ingenieursbureau Boeckx NV heeft uitgewezen dat de bouwfysische toestand van dit gebouw uit 1982, dermate slecht is, dat het niet meer voor renovatie in aanmerking komt, Bijgevolg zal de huidige capaciteit van blok A samen met blok C door een vervangingsnieuwbouw moeten worden opgevangen. Blok B Blok B werd pas in 1995 vernieuwd maar veftoont een aantal ernstige tekoftkomingen: Er zijn een aantal ramen niet vervangen b'tj de vorige verbouwing. De traphal van blok B heeft ijzeren ramen, het regent binnen en er is geen behoorlijke verluchting. De deuren van de acht kamers in het gedeelte dat bij de vorige verbouwing niet werd gerenoveerd, zijn niet breed genoeg. In dezelfde kamers haken de deuren van de toiletten en de kamers in elkaar. Vijf kamers zijn zeer klein, De toegankelijkheid van deze kamers is ontoereikend voor rolstoelgebruikers. Er is op het gelijkvloers geen dagverblijf voorzien. Er is slechts 1 kleine ruimte waar slechts de helft van de bewoners kunnen opgevangen worden. Er bestaat een duidelijke optie om in de toekomst voor alle afdelingen bij de inrichting van een nieuwe leefruimte het dagverblijf en de eetruimte afzonderlijk te voorzien. Er zijn te weinig bergruimtes: er is bijvoorbeeld nood aan afzonderlijke berging van zuurstof op de afdeling. Verbouwingswerken zijn hier zeker Probis Corporate nv 9

72 Brandveiligheid De instelling voldoet globaal aan de toepasselijke normen van brandveiligheid (MB 1974). Om de brandveiligheid te optimaliseren, zijn er wel een aantal functionele aanpassingen wenselij k (detectie, zonedetectoren,... ) Het huidige aanbod van ouderenvoorz eningen Het OCMW van Zottegem beschikt over een ruim aanbod van ouderenvoorzieningen zowel intramuraal als extramuraal. Rust- en Verzorgingstehuis Ter Deinsbeke: 187 woongelegenheden ROB: 55 woongelegenheden RW: 132 woongelegenheden - Eenpersoonskamers: Tweepersoonskamers: 24 - Driepersoonskamers: 0 - Vierpersoonskamers: I KorWerblijf Het rusthuis Ter Deinsbeke beschikt over 4 woongelegenheden die voorbehouden worden voor korwerblijf en z'ljn voor onbeperkte duur erkend onder het nummer KCE 129 met ingang op In het kader van dit zorgstrategisch plan wordt er nog een aanvraag ingediend voor 2 bijkomende woongelegenheden, wat het totaal op 6 woongelegenheden zou brengen. Dagopvang Het rusthuis Ter Deinsbeke voorziet in dagopvang. Deze vorm van dienswerlening is niet echt gestructureerd en komt slechts occasioneel voor. In de toekomst is de realisatie van een centrum voor dagverzorging voorzien. Poetsdienst Deze thuiszorgdienst waarborgt op dit ogenblik hulp bij het wekelijks onderhoud van de woning, aan ouderen, zieken, alleenstaanden en mindervaliden die hiervoor niet zelf of onvoldoende kunnen instaan. Tussenkomsten voor en samenwerking met thuiszorgdiensten Het OCMW van Zottegem voorziet in een flnanciële ondersteuning van de thuiszorgdiensten, De ondersteuning van de thuiszorg en de mantelzorgers is voor het OCMW van Zottegem een belangrijke uitdaging voor de toekomst. Dienst warme maaltijden. De warme maaltijden worden bereid in de keuken van het OCMW. Sociale Probis Corporate nv 10

73 De sociale dienst vervult een centrale functie in de coördinatie van de verschillende vormen van zorgaanbod voor ouderen in ZotLegem. Eén full- time maatschappelijk werkster is toegewezen aan het woon- en zorgcentrum voor de coördinatie van het opnamebeleid. Minder Mobielen Centrale Er is de afgelopen jaren een duidelijke stijging in de evolutie van het aantal oproepen per maand Planning van de proiecten Hierna volgt een overzicht van de geplande acliviteiten: - Fase 1: bouw van een woon- en zorgcentrum van 127 woongelegenheden en 6 woongelegenheden voor kotverblijf en de bouw van een dagverzorgingscentrum voor 15 personen ter vervanging van blok C en blok A. - Fase 2: bouw van 54 bejaardenwoningen en de afbraak van de rusthuisvleugel, - Fase 3: bouw van een lokaal dienstencentrum en een bouw van een inkom met verbindingsgangen. - Fase 4: verbouwing van het rusthuis van 60 naar 40 woongelegenheden in blok B als uitgangspunt (er is echter nog geen definitieve beslissing hierover). - Fase 5: afbraak rusthuisvleugel blok C. - Blok 6: uitbreiding OCMW-administratie met sociaal huis. Het Vlaams Infrastructuurfonds voor Persoonsgebonden Aangelegenheden besliste uiteindelijk dat er voor project 1 en project 2 een technisch-financieel plan mag worden opgemaakt. Proiect 1 (blok C): vervangingsnieuwbouw 67 wgl + 2 korwerblijf + realisatie dagverzorging Project 2 (blok A): vervangingsnieuwbouw 60 wgl + 2 korwerblijf Proiect 3 (blok B): niet prioritair Project 4 lokaal dienstencentrum: niet prioritair Kristallogram VIPA voorziet subsidie binnen een nog op te maken technischfinancieel plan voor 133 woongelegenheden x 65mz = 8.645m2 maximaal te subsidiëren oppervtakte. Dit betekent dat iedere m2 boven deze maximale oppervlakte niet gesubsidieerd wordt. Het OCMW bestuur vindt de financiële haalbaarheid van een nieuwbouwproject belangrijk. Daarom dient er gestreefd te worden naar een haalbaar en betaalbaar project. Daarom opteren we voor een te realiseren oppervlakte die zo dicht mogelijk aansluit bij de 65 m2 grens / Probis Corporate nv 11

74 Naast de 133 nieuw te realiseren zal in afrruachting van een nieuwe strategische oefening blok B met 60 woongelegenheden blijven bestaan. De denkpiste bestaat om deze 60 woongelegenheden om te vormen tot 40 woongelegenheden, Hiervoor is echter nog geen goedkeuring van VIPA, maar het architectenbureau dient wel rekening te houden met deze bestaande capaciteit op dezelfde campus, O Probis Corporate nv L2

75 3. VISIE OP WONEN EN ZORG Een aantal positieve elementen uit de bezoeken werden meegenomen naar de workshops: een goed communicatiesysteem (videokanaal, signalisatie...), het creëren van een scheiding tussen het woongedeelte en het slaapgedeelte in een woning, voorzien van rustpunten in de gangen, een huiselijke sfeer... Volgende zaken werden als negatief ervaren: donkere en lange gangen, een ziekenhuis- "look" in de gangen en de badkamers, een open verpleegpost (privacy en veiligheid), een kitchenette op elke kamer (voorbeeld Liberteyt). De intensiteit van het gebruik van de kitchenette en daarmee verbonden de kostprijs worden in vraag gesteld. Aangezien het bestuur zal kiezen voor een therapiekeuken op elke cluster ziet men geen toegevoegde waarde voor het plaatsen van een kitchenette in iedere woongelegenheid. In een rusthuis werd vastgesteld dat er gepoetst werd in de leefruimte op het moment dat de bewoners aan het rusten waren. Dit wordt ook best vermeden. Het bestuur opteert voor een nieuwbouw van 127 woongelegenheden met daarbovenop 6 plaatsen voor korwerblijf Algemeen De missie en de visie van het rusthuis werden grondig getoetst op hun actuele waarde. De nog steeds geldende missie legt de nadruk op valide en niet-valide bejaarden, op aangepaste en betaalbare zorgr op de huishoudelijke sfeer en op hoteldiensten die het woon- en leefklimaat ondersteunen. De werkgroep kwam tot het besluit dat deze niet meer actueel was. Een aantal mensen van de werkgroep hebben dan samen overlegd om een nieuwe missie en visie uit te werken. De nadruk ligt meer op vraaggerichte zorg, ouderen en niet bejaarden, zorgtrajecten en klimaat zonder onderscheid naar zorgbehoefte. De nieuwste opdrachtverklaring voor het woon- en zorgcentrum Ter Deinsbeke luidt: Visie: Het WZC Ter Deinsbeke wil een centrum zijn waar ouderen welkom zijn om te wonen of tijdelijk te verblijven, en dit ongeacht hun zorgbehoevendheid, hun godsdienstige, politieke of filosofische oveftuiging.... het goed is te wonen en te leven, te werken of op bezoek te komen.... de financiële middelen zo optimaal mogelijk aangewend worden om een betaalbare zorg en huisvesting te kunnen aanbieden binnen de sfeer van een aangenaam woon- en leefklimaat.... elke medewerker de mogelijkheid krijgt om bewonersgerichte zorg aan te bieden, vertrekkend vanuit een deskundige zorg- en dienstverlening. Hij/zij is gesteund door bestuur, collega's en gebruikers om daarin zijn/haar verantwoordelijkheid op te nemen.... huiselijkheid primeeft, de animatieve gedachte alomtegenwoordig is en iedereen de rol van huismoeder opneemt.... openheid en interactie met de buitenwereld een voorname plaats Probis Corporate nv 13

76 Missie: Wij zien het dan ook als onze opdracht om een zorgverlenino aan te bieden waarbii er aandacht is voor de bestaande zorg en de nieuwe noden, wensen en verwachtingen van de gebruikers (continuiteit van zorg). Belangrijk hierbij zijn de samenwerkingsverbanden met externe voorzieningen en de aandacht voor speciale problematieken (palliati eve zorg I dementieproblematiek,...)...het zorgen en begeleiden vanuit de leefwereld en de behoeften van de oudere veftrekt. Het wil een zorg op maat zijn, waarbij de autonomie van de oudere zo lang mogelijk bewaard blijft. We opteren voor een vraaggerichte zorg binnen een afdelingsgerichte werking.... er aandacht geschonken wordt aan een multidisciplinaire en optimale invulling van het gekozen zorg- en leeftraject, een traject dat gestuurd wordt door alle betrokken paftijen,... een plaats gecreëerd wordt waar de oudere zich veilig en geborgen voelt, waar respect heerst voor zijn privacy en waar hij steeds inspraak heeft (o.a. klachtenrecht).... studenten en stagiairs binnen hun opdracht zo optimaal mogelijk begeleid worden. 3.2, Thema's binnen de toekomstige visie Het nieuwe woon- en zorgcentrum dient uit drie bouwlagen te bestaan van elk 44 à 45 woongelegenheden (in totaal 133) die opsplitsbaar z'rjn naar telkens drie leefgroepen van 15 bewoners. Dit is een ideale situatie voor het bestuur. Op dit ogenblik zijn er vier hoofdverpleegkundigen. Eén hoofdverpleegkundige zal nog een tijd in het huidige rusthuis moeten blijven, terwijl drie andere hoofdverpleegkundigen het nieuwe woon- en zorgcentrum zullen bemannen. Door elke cluster (of afdeling) onder te verdelen in drie leefgroepen kan de kleinschaligheid voorzien worden. Dit moet zich ook uiten in het architectonische ontwerp, Er wordt veftrokken van heterogene groepen (geen opsplitsing van de bewoners volgens zorgprofiel), maar voor de specifieke groep van personen met dementie wordt een uitzondering gemaakt, Voor deze groep van bewoners wordt gekozen voor een leefgroep van 15 bewoners zodat een individuele benadering mogelijk bl jft. Momenteel zijn er + 30 personen met dementie, zodat twee leefgroepen één cluster voor personen met dementie kan worden. Er is een discussie gevoerd over welke bewoners er naar een apafte leefgroep dienen te verhuizen, met name wat is de definitie van "bewoner met dementie". De werkgroep vindt tenslotte dat die ouderen met dementie kunnen samengebracht worden die vooral een storend gedrag vormen. De tendens is om deze groep bewoners op de benedenverdieping te plaatsen. Dit is een tendens die ook door Dexia Bank N.V. wordt vastgesteld. Kristallogram: Er werden enkele architectonische wensen geuit: - Per leefgroep van 15 bewoners moet er een kleine eetzaal zijn en voor de 45 bewoners een grotere centrale leefruimte. Dit zou moeten kunnen geïntegreerd worden tot één ruimte, met flexibele wanden. Dit kan anders ook door bijvoorbeeld één centraal punt met aansluitend de leefgroepen. Het achterliggende idee is dat "de bewoners apaft moet kunnen zitten, maar toch ook Probis Corporate nv L4

77 Voldoende licht en ruimte door bijvoorbeeld grote glaspartijen Het vermijden van een "ziekenhuislook" - De grootte van de kamers moet bij voorkeur maximaal 30mz zijn en minimaal 25m2 bedragen, Maar 25m2 lijkt voor de werkgroep toch te klein. Zo wordt er teruggekeken naar Wissekerke, met dezelfde oppervlakte, waar de oppervlakte van de sanitaire cel te klein was, Anderzijds merken we hier op dat het de wens is van het bestuur om een betaalbaar project te realiseren, waarbij de bruto maximale opperulakte per woongelegenheid de 65m2 benaderen zal. Dit betekent dat er een compromis zal moeten gevonden worden tussen grote kamers en niet te kleine gemeenschappelijke ruimtes, - Drie bouwlagen. - Twee tweepersoonskamers, een afzonderingskamer en een familiekamer. Volgens het bestuur zal elke medewerker een'thuismoeder" moeten zijn. Er wordt hier dus niet gekozen voor het model van de introductie van een specifieke medewerker-huismoeder per cluster. De verhouding RWROB bewoners zal in de toekomst 70% bedragen, Hieronder wordt het toekomstige woon- en zorgcentrum schematisch voorgesteld op drie niveaus: het niveau van het woon- en zorgcentrum, het niveau van clusters en het niveau van Probis Corporate nv 15

78 I 4. WENSENPROGRAMMA 4.L. Het woon- en zorgcentrum 4.I'f. Alqemeen Het woon- en zorgcentrum moet een instelling worden voor grotendeels zorgbehoevenden, een verhouding van 70o/o zwããrzorgbehoevenden en 30olo lichte tot matig zorgbehoevenden. Enkel de bewoners met dementie worden samengebracht op een aparte afdeling. Het zijn vooral de bewoners met wegloopgedrag en die bewoners met storend gedrag die een bedreiging vormen voor zichzelf en anderen die op die afdeling zullen gehuisvest worden. Kristallogram: Alle kamers in het toekomstige woon- en zorgcentrum hebben dezelfde grootte. Er wordt dus geen onderscheid gemaakt naar mogelijke, al dan niet afhankelijke, zorgcategorieën. Extra aandacht moet uitgaan naar het huishoudelijke karakter van het interieur van het gebouw. Er moet vermeden worden dat er een "instellingslook" ontstaat. Zo moeten gangen, collectieve ruimtes, sanitaire cellen warmte en gezelligheid uitstralen, Bijzonder veel aandacht moet uitgaan naar verlichting onder de toepassing van domotica. Doorheen het woon- en zorgcentrum moet er aandacht besteed worden aan een zeer degelijke verluchting, Onaangename geuren moeten door middel van een goed doordachte ventilatie kunnen verwijderd worden. In het volledige woon- en zorgcentrum moeten er kaderrails voorzien worden. Deze rails laten toe om, zonder de muren te beschadigen, allerlei voorwerpen op te hangen. Kristallogram: Tijdens de workshop is de idee gegroeid om te spreken over een centrale "marktplaats". Dit betekent dat dit een ontmoetingscentrum zou moeten zijn voor de bewoner, familieleden en derden. Op deze centrale marktplaats zouden een aantal ruimten/functies moeten uitkomen zoals bijvoorbeeld het onthaal, de kapper, de welnessruimte, een winkeltje, het onthaal en de receptie... om de sociale functie te benadrukken. Dit is uiteraard een filosofie en moet niet letterlijk opgevat worden. Het marktplein kan ook nog omschreven worden als het sociale middelpunt van het woon- en zorgcentrum of "het haft van het woon- en zorgcentrum", Kristallogram: De instelling moet beschikken over een afzonderingskamer en een familiekamer. 4,L.2, De wonino Alle kamers in het woon- en zorgcentrum moeten van gelijke grootte zijn. Er wordt dus geen onderscheid gemaakt tussen bewoners met één of ander specifiek zorgprofiel, Alle kamers hebben een maximale grootte. De kamer zou op die manier kunnen ontworpen worden dat er een optimale benutting is van de oppervlakte: functioneel voor activiteiten rond het bed en ruimte voor een zithoek op de kamer. De zithoek kan zich situeren in een uitsprong van de kamer. De sanitaire cel heeft een minimale oppervlakte van 6m2. Deze minimale oppervlakte heeft reeds zijn nut bewezen door een proefopstelling van een kamer op de campus van het rusthuis. O Probis Corporate nv 16

79 De woning van de bewoner moet voor een aantal functies instaan. De inrichting moet zo gerealiseerd worden dat wonen, slapen, verzorging, bezoek onwangen, communicatie,... mogelijk moet zijn. Bij de inkom van de flat moet er geen deurbel of brievenbus geplaatst worden. Het verdelen van de post zal toch centraal geschieden. In het nieuwe woon- en zorgcentrum zal er wel per leefgroep een gemeenschappelijke brievenbus voorzien worden zoals dit bijvoorbeeld in een appaftementsgebouw terug te vinden is. Hieronder volgen de wensen van de werkgroep over de woning en de sanitaire cel. 4,1.2,1 De leefruimte van de woning Binnen het woongedeelte worden een aantal wensen opgenomen die het bestuur gerealiseerd wil zien: Muurbescherming. In elke kamer moeten kaderrails voorzien worden. Die dienen om de muren te beschermen. Bewoners moeten op die manier de muren niet beschadigen als zij portretten of kaders omhoog willen hangen. Om beschadiging van de muren te voorkomen door rolstoelen, door zetels of andere voorwerpen opteeft het bestuur ervoor om muurbescherming te voorzien. Het zou een zonde zijn om vast te stellen dat veel muren in kamers, collectieve ruimtes, gangen al na kofte tijd beschadigd zijn. De werkgroep vraagt aan de architect om hierover een voorstel te maken. Een voorstel dat past binnen het budget en het ontwerp van de woning en de collectieve ruimten. Op elke kamer moet een plaats voorzien worden om een koelkast te plaatsen met daarbij horende stopcontacten. De koelkast moet ingewerkt zijn in een kast en dus niet voorzien worden in het nachtkastje. Om bewoners de kans te geven over waardevolle persoonlijke spullen te kunnen beschikken en die zelf in bewaring te houden is het nodig om een kluis te voorzien. Die kluis moet in de kast geïntegreerd worden. De kleerkast in het woongedeelte tot aan het plafond voorzien is een optie. Hier kan het voorstel van de architect afgewacht worden. Nachtverlichting is uiteraard noodzakelijk. Hier moet aandacht besteed worden aan de zelfstandigheid van de bewoner, Domotica kunnen in bepaalde mate hieraan tegemoetkomen door bijvoorbeeld fasering. Hier wordt ook gedacht aan nachwerlichting. Nachtverlichting kan automatisch ingeschakeld worden bij een beweging van de bewoner (bijvoorbeeld uit bed komen om naar het toilet te gaan en waarbij de verlichting de weg aanduidt naar het sanitair) of bij het betreden van de kamer van de bewoner door een verzorgende. Het bestuur heeft nagedacht over het plaatsen van een kitchenette (zie eerder) en werd de discussie gevoerd in functie van de kostprijs. Indien het budgettair mogelijk is kan er één geplaatst worden. Maar als er moet gekozen worden voor andere belangrijke uitgaven mag deze wegvallen. Ook de discussie over het voorzien van een microgolfoven en een spoelbak, past in dezelfde discussie en is dus enkel een optie als het betaalbaar Probis Corporate nv L7

80 Sinds 1 september 2007 is er een nieuwe wetgeving lopende, over de aanschaf van rolstoelen in een ROB/RW. Bewoners moeten dan rolstoelen huren en er zullen geen rolstoelen meer aangekocht worden. Zo zal elke bewoner, wanneer die voldoet aan een aantal voorwaarden, over een gepersonaliseerde rolstoel beschikken, Omwille van voornoemde reden kan er een berging voor een rolstoel voorzien worden. Een berging kan ook een nis zijn of een verloren hoekje in de leefruimte of in de sanitaire cel van de bewoner, al dan niet zichtbaar, Dit geldt ook voor de looprekjes. In de kamer moet er geen loopbegeleiding voorzien worden maar moet er aandacht geschonken worden aan de functionaliteit en mobiliteit van het gebouw voor de bewoner. Een balkon aan elke woning voorzien is niet wenselijk. Er moet geen zoneringselement voorzien worden in de woning. Het televisietoestel moet aan de muur bevestigd worden: niet te hoog, draaibaar en zichtbaar vanuit het bed of de zithoek. In de woning moet geen raillift voorzien worden voor het verplaatsen van de bewoners. Per woning moet een softeringsvuilbak voorzien worden. De familie en de bewoner moeten gestimuleerd worden om te softeren. Omwille van het gegeven dat er tweepersoonskamers in het programma opgenomen worden, moet een afzonderingskamer voorzien worden. Een familiekamer moet in het programma opgenomen worden. In deze kamer kunnen familieleden/kennissen overnachten wanneer zij bij de bewoner'waken'. Voor een aantal zaken wil het bestuur in overleg treden met de architect en een voorstel afwachten. De voorstellen moeten uiteraard passen binnen de geldende normen en trends van het VIPA, de regelgeving én binnen de missie en de visie van het toekomstige woon- en zorgcentrum zoals gesteld in het begin van dit wensenprogramma. Die punten zijn: o Grootte van de ramen en het aantal ervan o Bescherming van de muren van de woning 4.1,2,2 De sanitaire cel De sanitaire cel moet in die mate ontworpen worden dat zij ruimte biedt voor rolstoelgebruikers om zowel het toilet, de douche als de lavabo te gebruiken, Uiteraard moet rekening gehouden worden met minimale afstanden en draaibewegingen om de toegankelijkheid te waarborgen. Volgens de werkgroep, die de proefopstelling heeft uitgevoerd, is het noodzakelijk om de sanitaire ruimte minimaal + 6m2 groot te maken (2,2m x 2,7m). De sanitaire cel laat vlotte toegang en gebruik van een douchestoel toe. De resterende ruimte biedt voldoende comfoft voor bewoner en bezoek. Het concept om met een schuiñruand te werken verdient de voorkeur van de werkgroep, Deze schuifwand biedt een aantal mogelijkheden. Voor de bewoner, meer bepaald de zwaarzorgbehoevende, betekent dit vooral een betere bereikbaarheid van het toilet en de lavabo aangezien het bed dichterbij kan geschoven worden. Ook voor het personeelslid heeft het een aantal voordelen. Vooral de mogelijkheden om met aangepaste Probis Corporate nv 18

81 te kunnen werken in de sanitaire cel zijn van groot belang. Daarnaast zijn de kofte loopafstanden heel interessant. Het gebruik van de schuiñruand creëert ook een privacygevoel tijdens de verzorging van de bewoner. Iemand die de kamer binnenkomt kijkt niet onmiddellijk op de bewoner, als die verzorgd wordt, maar op de schuiñntand, Het bestuur heeft beslist om in elke private kamer een douche te voorzien in de sanitaire cel. De toekomstige generaties die in het nieuwe woon- en zorgcentrum zullen verblijven zijn nu de actieve 65+ers die nu gewoon zijn een douche te gebruiken. Er moet een hangtoilet zijn. Dit toilet is voor het poetspersoneel eenvoudig te onderhouden alsook de vloerbekleding onder het toilet, Voor de minder valide bewoner zijn handgrepen van groot belang. Zo moet er in de sanitaire cel de noodzakelijke voorzieningen genomen worden. Handgrepen dus ter hoogte van de lavabo, het toilet en de douche zijn noodzakelijk. - In elke kamer moet er een wandspiegel geplaatst worden. De spiegels moeten zo geplaatst worden dat ze voor rolstoelbewoners bruikbaar zijn. Dit geldt trouwens voor het volledige gebouw. - Het plaatsen van een ruimtebesparende sifon behoort tot de mogelijkheden maar is niet noodzakelijk. Nochtans is een dergelijk sifon ruimtebesparend en kan dit in het voordeel zijn van de rolstoelgebruikers. - Een kastruimte in de sanitaire cel is noodzakelijk voor het opbergen van allerlei persoonlijke spullen en eventueel voor verzorgingsmateriaal. - in de sanitaire cel moet veel aandacht geschonken worden aan de verluchting van de ruimte, Onaangename geuren, te warm, te vochtig... moeten vermeden worden. Op volgende pagina wordt een schematische voorstelling van een woongelegenheid weergegeven. Deze schets is louter indicatief. Zo is bijvoorbeeld geen uitsprong opgenomen in de Probis Corporate nv 19

82 kast schulfr and bed 2,5m 2m 1'5 2m 50 stoel tafel 60 Probis Corporate nv 20

83 4.L.3. Geclusterd wonen De privatieve ruimten van de bewoners, zoals die hiervoor werden beschreven, zouden idealiter in een geclusterde vorm van 3 x 15 woongelegenheden samengevoegd moeten worden en zich iets buiten de collectieve ruimtes bevinden. De koppeling tussen de geclusterde woongelegenheden en de collectieve ruimtes moet via een kofte en functionele gang gerealiseerd worden voorzien van rustpunten. De woongelegenheden per cluster komen telkens uit op de collectieve ruimtes waar zich onder andere de verpleegpost en de collectieve leefruimtes bevinden Leefqroep 4,1.4,1 Algemeen De leefgroep is het niveau waarop het collectief wonen, leven en zorgen een eerste vorm aanneemt. In combinatie met de cluster waarbij drie leefgroepen aan elkaar gekoppeld worden, moeten de drie niveaus het kleinschalige karakter van voornamelijk "leven" en "zorgen" benadrukken, waardoor er als het ware van een negental afzonderlijke entiteiten sprake is, elk met hun eigenheid en herkenbaarheid. Om op leefgroepniveau "wonen", "leven" en "zorgen" te realiseren moeten volgende faciliteiten voorzien worden die per onderdeel verderop gedetailleerd zullen worden:. Leefruimte. Propere utility. Gangen 4,1,4,2 Leefruimte De leefruimte vervult in principe de "living" en "eetkamer" van thuis en moet als zodanig ook een herkenbaar karakter krijgen. Per leefgroep moet er 1 leefruimte voorzien worden die hoofdzakelijk dient voor de bewoners. De drie leefruimtes moeten met elkaar in verbinding staan. De idee is hier dat dit op een flexibele manier gerealiseerd kan worden. Het personeel kan zo meer bewoners bereiken en aandacht geven. Er wordt hierbij gedacht aan mindere loopafstanden voor het personeel, het maaltijdgebeuren/ animatieactiviteiten... Voor grotere activiteiten moet er bijvoorbeeld van twee leefruimtes één grotere gemaakt kunnen worden. Hoe dit gerealiseerd kan worden moet met de architect besproken worden. De leefruimtes moeten gekoppeld worden met de verpleegpost (zie verder). Tenslotte moet er een koppeling voorzien worden met de toiletten voor de bewoners. 4,1,4,3 Propere utility Dit is de opslagruimte voor proper linnen, incontinentiemateriaal, verpleegkundig materiaal en klein medisch materiaal. Deze ruimte wordt ook gebruikt voor het bergen van 1 Probis Corporate nv 2I

84 Het is een ruimte die per leefgroep moet worden gerealiseerd. Dus drie utility's per afdeling. Kristallogram: Een oppervlakte van minstens 8m2 is noodzakelijk, 4,1,4.4 Gangen De gangen van de leefgroep en cluster moeten vooral functioneel te zijn. Voor het bestuur moet dit functionele karakter zich als volgt vetalen: De gangen moeten kort ztjn, hetgeen een clustering van de woonruimten (bewonerskamers) impliceeft. De gangen moeten voorzien worden van rustpunten, los van de leefruimtes. Veel aandacht moet uitgaan naar de lichtinval en ruimte. De gangen moeten bekleed worden met muurbescherming om beschadiging te voorkomen van rolstoelen en andere karren. De gangen moeten een egaal oppervlak hebben, zowel voor de veiligheid van de bewoners als voor het voorkomen van lawaai (verzorgingskarren, maaltijdkarren...), Cluster De cluster wordt gevormd door de aaneenschakeling van drie leefgroepen en is het niveau waarop vooral de collectieve zorg en de organisatie van zorg wordt gestructureerd, Dit niveau wordt dan ook gekenmerkt door de inplanting van dienstruimten en collectieve leefruimten. Voor de bewoners biedt dit niveau evenwel ook "uitdagingen", De leef- en woonomgeving wordt door dit niveau vergroot waardoor contacten en ontmoetingen verruimd worden evenals de fysische verruiming door als het ware een bijkomende straat of buutt te kunnen bezoeken/verken nen. Naar ondersteunende zorgverlening biedt het niveau "cluster" ruimte aan animatie en ergo die, door de grotere groep van bewoners, meer rekening kan houden met de individuele mogelijkheden. Om op clusterniveau voornoemde elementen van met name "zorgen" en "leven" te realiseren moeten volgende faciliteiten voorzien worden die per onderdeel verderop gedetailleerd zullen worden: Badkamer Relaxatieruimte Toiletten personeel, bezoekers en bewoners Kiné-, ergo- en animatielokaal Verpleegpost. Keuken ' OPslagruimtes Onderhoud Dranken Propere utility o Vuile Probis Corporate nv 22

85 4,1,5,7 Badkamer o Rolstoelen o Verpleegkundig materiaal/rollend materiaal Bij de opstelling van het wensenprogramma voor de sanitaire cel, werd geopteerd voor een sanitaire cel waarin een douche opgenomen is. Vandaar dat het niet noodzakelijk is om een douche in de collectieve badkamer te voorzien. Het kan uiteraard een optie zijn indien er nog voldoende financiële middelen zijn. Op elke cluster moet 1 badkamer voorzien worden. De badkamer die binnen het nieuwe woon- en zorgcentrum voorzien wordt, zal tegemoet moeten komen aan volgende doelgroep: o Bewoners die niet meer actief kunnen zitten o Die bewoners die een bad verkiezen boven een douche o Als relaxatie element naar de bewoners In de badkamers moet er minstens bergruimte zijn voor onder andere badlinnen (handdoeken en washandjes), incontinentiemateriaal, verzorgingsproducten Relaxatieruimte De relaxatieruimte is bedoeld om mensen met dementie na het baden nog een moment van ontspanning te geven, af te drogen en aan te kleden, Dit hoeft geen grote ruimte zijn, maar moet wel de nodige bewegingsruimte toe laten. Deze plaats moet gezellig kunnen aangekleed worden. Deze ruimte moet enkel voorzien worden op de afdeling waar de storende dementerende bewoners worden gegroepeerd, 4,7.5,3 Toiletten bewoners Voor de bewoners moeten er naast de toiletten die individueel in de privatieve ruimte voorzien worden, op niveau van de leefgroep eveneens toiletten beschikbaar zijn. Deze bewonerstoiletten zouden - rekening houdend met de normering - in de omgeving van de leefruimtes voorzien moeten worden. Een koppeling tussen beide ruimtes is noodzakelijk. Voor de drie leefruimtes moeten er minstens twee toiletten voorzien worden die voldoende ruim en rolstoel/tillifttoegankelijk zijn, 4,7,5,4 Toiletten personeel Op clusterniveau wordt een inplanting voorzien van toiletten voor het personeel 4.7,5,5 Toiletten bezoekers Op clusterniveau wordt een inplanting voorzien van toiletten voor de bezoekers. Deze moeten niet rolstoeltoegankelijk zijn. Indien mogelijk ingeplant in de nabijheid van de Probis Corporate nv 23

86 4,7,5.6 Kiné-, animatie- en ergolokaal Per afdeling moet er een "ruimte/functie" voorzien worden voor de kiné, de animatie en de ergo. Deze ruimte moet geïntegreerd worden in één van de leefruimtes van de bewoners. Dit bevordeft de afdelingsgerichtheid, waardoor er ook minder transport is van de bewoners, Het plaatsen van een loopbar, een fiets, therapeutische toestellen,.. kan deze functie gestalte geven. Toch vraagt het bestuur of het mogelijk is om een ruimte te voorzien per cluster waar het mogelijk is om op een discrete manier intiemere handelingen toe te staan zoals massage. 4,1.5,7 De verpleegpost Omwille van organisatorische en exploitatietechnische redenen overkoepelt de verpleegpost drie leefgroepen en wordt als zodanig gesitueerd op het niveau "cluster". De verpleegpost ligt centraal bij de leefgroepen. Dit impliceeft een werking voor 45 bewoners. Volgende functies moeten in de verpleegpost gerealiseerd worden: Zorg-, medische- en multidisciplinaire dossiers: beheer van zotg-t medische- en multidisciplinaire dossiers voor 45 bewoners. Medicatiebeheer: beheer van medicatie voor 45 bewoners en de voorbereiding van de individuele medicatie. Briefing/overdracht: briefing van bewonersdossiers en overdracht van shifts van het verzorgend personeel en tussen huisafts en verzorgend personeel. Toezichtfunctie: vanuit de verpleegpost moet toezicht mogelijk zijn op de drie leefruimtes en op de gangen. Details van de verpleegpost: - Per afdeling moet er een verpleegpost zijn. - De verpleegpost moet over een bureau voor de hoofdverpleegkundigen beschikken (zie ook verder). - Er is een voorkeur voor een verpleegpost die afsluitbaar is, maar met doorkijkbaar glas naar de leefruimtes toe. Er dient aandacht te zijn voor privacy (bijvoorbeeld telefoongesprekken), maar anderzijds dient het toch een open gevoel te geven. Het personeel moet zo weinig mogelijk in de verpleegpost veftoeven en het mag er niet uitnodigend zijn om te blijven zitten (dit moet architeclonisch ontraden worden). Het personeel moet meer bij de bewoners zijn. - Bij de verpleegpost moet annex een kleine ruimte voor medicatie voorzien worden. Deze ruimte moet zeker kunnen afgesloten worden, - De verpleegpost moet plaats kunnen voorzien voor het opbergen van verzorgings- en medische dossiers. - Er moet een beperkte stockagemogelijkheid zijn voor de meest noodzakelijke producten zoals klein medisch materiaal (spuiten, naalden, ijskast...). - In één verpleegpost moet er ruimte zijn voor een noodapotheek. Een noodapotheek is een kleine ruimte (kast) waarin een aantal geneesmiddelen kunnen bewaard worden die in "dringende" gevallen aan de bewoners kunnen worden toegediend, - Er moet voldoende ruimte voorzien worden voor het onwangen van de dokter en het organiseren van briefings/vergaderingen. Ook het personeel van de ergo, kiné en de O Probis Corporate nv 24

87 animatie moeten hier over wat ruimte kunnen beschikken om hun administratief werk uit te voeren. Teamvergaderingen kunnen plaatsvinden in de leefruimte maar dit kan ook in de gespreksruimte ter hoogte van de administratie. 4,1,5,8 Keuken Er wordt geopteerd voor bulkverdeling van de maaltijden naar de leefgroepen. Bulkverdeling is meer bewonersgericht dan gepoftioneerd, Dit geldt ook voor het ochtendmaal en het avondmaal. De koffiebereiding en -verdeling zullen eveneens decentraal op de afdelingen gebeuren. Het bereiden van koffie is een huishoudelijke taak en de geur van koffie maakt alles nog eens huiselijker en gezelliger. Per cluster moet één therapeutisch kookeiland voorzien worden. Dit heeft de bedoeling om de bewoners de kans te geven aan huishoudelijke taken deel te nemen zoals de afrnras, koffie maken, cake bakken, soep maken... Noodzakelijke voorzieningen om het kookeiland operationeel te maken: - Elektrisch kookfornuis met 2 of 4 platen - Dampkap - Gecombineerde oven (microgolf + warme lucht) - Koelkast met vriesvak (of kleine diepvriezer apaft) - Spoelbak met thermostatische mengkraan - Handwasbakje met zeep- en papierverdeler - Koffiezetapparaat (tenzij de koffie centraal bereid wordt) - Werkblad met kastjes in onderbouw - Vuilnisbak(ken), bij voorkeur volgens soort (rest, pmd, gft,...) - Voldoende berplaats voor dranken en leeggoed - Naast een aantal "gewone" stopcontacten voor keukentoebehoren heb je voor het warmhouden van de bain-mariekarrren een extra stopcontact nodig van 220 Volt, Per kar moet je rekenen op een vermogen van minstens 3 kw. Het añruasgebeuren vindt plaats in de centrale keuken van het rusthuis, 4,1,5,9 Opslagruimtes 4.1.5,9.1 Onderhoud Aangezien het onderhoud centraal wordt georganiseerd moet er op de op de afdeling geen bergruimte voorzien worden. Wel moet het mogelijk zijn om de onderhoudskarren van de afdeling tudelijk op te bergen (tijdens de pauze). Dit kan in een verloren ruimte op de afdeling. Per afdeling zijn er 2 Probis Corporate nv 25

88 Dranken De opslagruimte voor dranken moet liefst in de onmiddellijke nabijheid liggen van de leefruimtes die op clusterniveau voorzien worden en vanuit de leefgroepen evenals vanuit de keuken snel en eenvoudig bereikbaar zijn, De dranken worden centraal gestockeerd en van daaruit naar de afdelingen gebracht' De opslagruimte ter hoogte van elke cluster hoeft dus maar een omvang te hebben voor tijdelijke opslag Vuile utility De vuile utility is een ruimte waarin de opslag van vuile bedpannen, vuil linnen... etc' voorzien zal worden. Hier wordt ook het afual en het glas verzameld en gesorleerd. Er moet een spoelbak en een uitgietbak voorzien ztjn. Deze ruimte wordt gerealiseerd per clusterniveau Rolstoelen Momenteel zijn er nog een aantal rolstoelen in gebruik omwille van de infrastructuur (lange afstanden) en het ontbreken van comfortzetels (op wielen). Die rolstoelen staan nu op een zolder en worden slechts jaarlijks een tiental keer gebruikt b j grote activiteiten. In de toekomst zullen een aantal rolstoelen op afdelingsniveau gestockeerd worden (3 à 4 tal)' Dit hoeft geen grote ruimte te zijn maar de ruimte moet flexibel te gebruiken zijn, samen met het hef- en tilmateriaal bijvoorbeeld ,9.5 Verpleegkundigmateriaal/rollendmateriaal: - Op elke afdeling moet er een bergruimte zijn voor 3 tilliften. - Eveneens moet er in dezelfde bergruimte plaats zijn voor het opbergen van enkele alternatingmatrassen en kussens. - Deze ruimte wordt het liefst centraal voorzien op de afdeling, rekening houdend met de loopafstanden. 4.L.6. Centrale voorzieninqen 4,7,6,1 Algemeen De centrale voorzieningen die in het woon- en zorgcentrum voorzien worden zijn oñruel het gevolg van functies die door hun bundeling schaalvoordelen opleveren (m.n. logistieke functies en ruimten) oñ vel een gevolg van de schaalgrootte als zodanig (m.n. onthaal- en administratieve functies en ruimten en zorgondersteunende functies of ruimten) ofwel voorzien om de interactie met de (ruime)omgeving (ontspannings- en restauratieve functies en ruimten). Voor het OCMW is de interactie met de omgeving van groot belang en dit zowel voor de bewoners van het woon- en zorgcentrum als voor de omgeving. Daarom is ook het gedachtegoed of de filosofie van een centrale marktplaats zeer Probis Corporate nv 26

89 Om op centraal niveau voornoemde elementen van met name "(publiek) leven" en "werken" te realiseren dienen volgende faciliteiten voorzien te worden die per onderdeel verderop gedetailleerd zullen worden:. Onthaal - en administratieve ruimten o Onthaal/receptie o Bureaus (administratie, directie, sociale dienst, polyvalent) o Vergader- en onwangstruimten. Publieke ruimten o Polyvalente ruimte (cafetaria, bar, restaurant, feestzaal) o KapeUbezinningsruimte o ToiletLen o Neerhof. Zorgondersteunende ruimten o Kapsalon o Welnessruimten o dokterslokaal. Personeelsruimten. Logistieke ruimten 4.7,6.2 Onthaal - en administratieve functies Onthaal/receptie Voor het bestuur is een onthaalfunctie/infopunt (gekoppeld aan administratie - zie hierna) een belangrijke voorwaarde om de bufferfunctie naar de meer private collectieve ruimten en privatieve ruimten te waarborgen. De onthaalfunctie vormt hét infopunt van het woon- en zorgcentrum en een centraal punt van de administratieve/publieke zone. Het moet binnen het gebouw een volwaardige entiteit vormen. De combinatie (koppeling) van onthaal en administratie biedt, wat het onthaal betreft, de mogelijkheid om voldoende waarborgen te bieden naar de permanentie van de bestaffing gedurende de dag, zonder hiervoor een afzonderlijke personeelsbestaffing te voorzien. Binnen de onthaalfunctie wordt een telefooncentrale voorzien voor het OCMW, De functies die moeten gerealiseerd worden zijn receptie, onthaal en administratie. Zoals reeds werd aangehaald bij de onthaalfunctie wenst het bestuur een koppeling te voorzien van de receptiefunctie en de aanleunende administratie. Voor de administratie wordt een landschapsbureau voorzien. Er dienen 3 volwaardige werkposten te worden voorzien die moeten toelaten dat de administratieve taken en de onthaalfunctie kunnen worden uitgevoerd. Daarnaast kan er bekeken worden of er 1 werkpost kan voorzien worden voor stagiairs, vrijwilligers, etc. In de nabijheid van het onthaal of de receptie moeten een drietal rolstoelen en looprekken ter beschikking gehouden worden, liefst onder toezicht. Dit moet geen aparte ruimte zijn, maar dit kan in een verloren hoek of nis ter hoogte van het onthaal/ de receptie of de marktplaats. Deze toestellen worden ook ter beschikking gesteld van minder mobiele bezoekers. Tenslotte moet er de mogelijkheid zijn om in de administratieve ruimte geneesmiddelen op te slaan. Vandaar uit worden ze dan verder verdeeld naar de Probis Corporate nv 27

90 Bureaus(administratie,directie,socialedienst,polyvalent) Voor het OCMW is het van belang dat de administratieve ruimten (receptie, bureaus en vergaderruimten) maximaal geclusterd worden zodat: o de permanentie van het onthaal maximaal kan gewaarborgd worden. o bepaalde ruimten (gesprekslokalen) door verschillende personen of functies gebruikt kunnen worden. o door het gebruik van flexibele ruimtes uit een minimale oppervlakte een maximaal rendement kan gehaald worden. Het bestuur kiest niet voor landschapsburelen, met uitzondering van de administratie, aangezien het bijna allemaal om éénmansfuncties gaat. Ruimtelijk gezien betekent dit dat volgende bureauruimten moeten voorzien wordenl o Bureau sociale dienst, gekoppeld aan de gespreksruimte (zie veder). o Een bureau voor de directeur van het rusthuis, eveneens gekoppeld aan een gespreksruimte, o Bureau voor de hoofdverpleegkundigen. Per cluster van 45 bewoners moet er een apaft bureau voor de hoofdverpleegkundigen voorzien worden. Dit bureau moet gekoppeld zijn met de verpleegpost. Dit hoeft geen grote ruimte te zijn maar moet toch plaats bieden om enkele mensen uit te nodigen voor gesprek. o De functie "kiné, ergo en animatie" moet over een kleine plaats kunnen beschikken voor administratief werk. Dit kan getntegreerd worden in de verpleegpost. o Een bureau voor het hoofd van de logistieke dienst. Dit bureau moet echter in de omgeving zijn van de technische ruimten én met toezicht op loskade (zie verder). Het bestuur heeft nog geen definitieve beslissing genomen hoe de functie van het hoofd van de logistiek in de toekomst zal ingevuld worden. o Er moeten nog2 extra bureaui voorzien worden. Één ervan kan centraal op de afdelingen voorzien worden. Dit bureau kan, in de toekomst, ingenomen worden door een kwaliteitscoördinator of een diensthoofd bewonerszorg. Het andere bureau kan dan terug centraal bij de administratie voorzien worden. Dit kan dienst doen voor een mogelijke nieuwe functie zoals bijvoorbeeld een psycholoog of voor de coördinerend-raadgevend afts. Dit zijn dus bureaus om bestaande of nieuwe functies in de toekomst op te vangen. 4, Ve rga den e n o n tva n gstru im ten Er moet een gespreksruimte voorzien worden om in bepaalde gevallen familie te kunnen onwangen of om discrete gesprekken te kunnen houden. Die ruimte wordt gekoppeld aan het bureau van de directeur en met het bureau van de maatschappelijk werker. Daarnaast kan de directie de ruimte gebruiken als vergaderruimte. De vergader/gespreksruimte moet plaats kunnen bieden aan 15 Probis Corporate nv 2A

91 4,7,6.3 Publieke ruimten In het nieuwe woon- en zorgcentrum wordt er geen kapel/bezinningsruimte voorzien. Er is een bestaande kapel. Mogelijks kan er een integratie voorzien worden in de polyvalente ruimte Polyvalente ruìmte Voor het OCMW is het belangrijk dat de publieke ruimtes "uitnodigend" zijn naar de totaliteit van haar bewoners, bezoekers, familieleden en externen, De naam feestzaal is niet goed gekozen binnen de context van de nieuwbouw. Een polyvalente ruimte/activiteitenruimte (zoals nu gebruikt in blok C) moet hiervoor gebruikt worden Restaurant/cafetaria/bar Op organisatieniveau moet er een restaurant/cafetarialbar zijn. Een voorbeeld van de werking kan genomen worden aan de huidige cafetaria. Er moet een koppeling zijn naar de keuken en naar de centrale marktplaats. Het restaurant wordt het liefst niet voorzien aan de inkom van het gebouw. Het restaurant en cafetaria moeten dienen voor personeel en bezoekers. De bewoners eten in de leefgroep op hun afdeling, Aanpalend aan de restaurant/cafetaria/bar is een polyvalente ruimte een optie. In ieder geval moet er een ruimte zijn waar plaats is voor minstens 70 personen en dat mogelijkheid kan bieden voor verjaardagen, feestmaaltijden, toneel, schoolbezoeken, vormingen... Zowel de polyvalente ruimte als het restaurant/cafetaria/bar moet een flexibele opstelling kennen. Op die manier is het mogelijk dezelfde ruimte te gebruiken voor andere doeleinden. Zo zou het mogelijk zijn om tijdelijk een extra vergaderruimte te creëren voor vergaderingen, bijscholingen, kleinere evenementen. Het toepassen van flexibele wanden (verschuifbare wanden) wordt door de werkgroep positief onthaald. Het geven van privé-feesten is geen optie Winkel Op organisatieniveau wil het bestuur een winkeltje voorzien dat net zoals het restaurant in de nabijheid ligt van het marktplein en de keuken. Het bestuur wil hier de bewoners de kans geven eens "te gaan winkelen". Het aanbieden van lekkernijen, een krant, snoepgoed... kan voor de bewoners aanleiding zijn om te bewegen, geld te beheren, zelf te beslissen over aankopen, enz. Voor het bemannen van het winkeltje moet er samengewerkt worden met het restaurant, de keuken of de administratie, Het is zeker niet de bedoeling om hier een extra personeelslid in te zetten. De winkel mag binnen het geheel van het marktplein niet te groot voorzien worden. Er moet ook rekening gehouden worden om geen grote stock aan te leggen. O Probis Corporate nv 29

92 Toiletten Op centraal niveau (in de publieke zone) is de inplanting vereist van sanitaire voorzieningen. Er moet een toilet voor de vrouwen zijn en één voor de mannen. De toiletten moeten rolstoeltoegankelijk zijn.ze moeten aansluiten bij het marktplein en restaurant. Over het aantal toiletten wil het bestuur het advies van de architect afwachten Neerhof Dieren, die in een neerhof thuishoren, sporen de bewoners aan om zich buitenhuis te begeven en prikkelen de nieuwsgierigheid. Het voederen en verzorgen van dieren (kippen, schapen, duiven, eenden..,) kan, binnen het concept van de activiteiten van het dagelijks leven, een belangrijke plaats innemen. Zowel de ergotherapeuten als de animatoren kunnen van dit gegeven gebruik maken. Het organiseren van een neerhof geniet de voorkeur van het bestuur. Het neerhof moet dus in de buitenomgeving van het woon- en zorgcentrum een centrale plaats innemen. Er moet wel nog nagedacht worden over de praktische organisatie van het onderhoud, het voederen en het verzorgen van de dieren Zorgondersteunenderuimten a) Dokterslokaal Volgens de wetgeving moet dit lokaal voorzien worden omdat er in het rusthuis meerdere tweepersoonskamers zijn. Dit lokaal zou echter ook nog kunnen dienen als vergaderruimte voor kleine groepen. Het signalisatiebord moet wel dokterslokaal zijn. Er moet één lokaal zijn op organisatieniveau. Dit lokaal is het best gelegen op een centrale plaats tussen de afdelingen of in de buurt van het marktplein. b) Kapsalon Er wordt binnen het nieuwe woon- en zorgcentrum een kapsalon voorzien. Het bestuur moet nog een beslissing nemen of er zal gewerkt worden met loontrekkend of zelfstandig personeel, Een centrale inplanting van het kapsalon is vereist in de nabijheid van het marktplein. c) Pedicure/manicure/welness/massage De nieuwe generatie bewoners die binnen enkele jaren in het woon- en zorgcentrum zullen verblijven, zullen vetrouwd zijn met begrippen zoals zonnebank, fitness, welness, maquillage.,. De ruimte zal dus een nieuwe functie herbergen dat gebaseerd is op de "welnessgedachte". Deze ruimte moet niet noodzakelijk een centrale plaats krijgen in het woon- en zorgcentrum. Het mag ook op een andere plaats (afzonderlijke hoek of vleugel van het gebouw) maar het liefst gekoppeld met het Probis Corporate nv 30

93 4.1,.7. Personeelsruimten 4,7,7,1 Personeelsrefter (en werking pauzeregeling) Het personeel van het woon- en zorgcentrum zal zijn pauze nemen, zoals nu, in de restaurant/cafetaria/bar. Het nemen van de middagpauze kan tot 13.30u. Daarna gaat de restaurant/cafetaria/bar open voor de bewoners en de familie. Er wordt dus niet geopteerd voor een apafte personeelsrefter. 4.1,7,2 Kleedruimtes & aanhorende sanitaire faciliteiten (toiletten & douches) Voor de kleedkamers, toiletten en douches wordt uitgegaan van de normeringen zoals die in het ARAB/Codex zijn opgenomen, Om een nog meer precieze ruimtebepaling te kunnen vaststellen zal het OCMW, naast het aantal personeelsleden (let op interims, stagiairs, art. 60,...), nog informatie verstrekken met betrekking tot de gelijktijdige aanwezigheid van het personeel. De centrale kleedruimtes moeten sanitair hebben. In ieder geval moeten er voldoende douches zijn voor de mannen en de vrouwen, Momenteel zijn er maximum 20 mannen, vooral actief in keuken en technische dienst. De centrale kleedruimtes moeten ook een functie hebben als informatiepunt voor het personeel. Deze site moet eventueel door het personeel kunnen geopend worden met een badgesysteem. Dit geldt ook voor de rest van het gebouw. Er wordt geopteerd voor vaste kleerkastjes, eventueel aangevuld met lopende (flexibele) kasten voor studenten, vrijwilligers... Het bestuur bezorgt aan de architect de nodige informatie over het aantal te plaatsen kleerkastjes, rekening houdend met alle personeelsleden, aantal mannen en vrouwen, stagiairs, vrijwilligers... 4,7.7,3 Roken Personeelsleden die wensen te roken tijdens hun pauze moeten dit doen op een overdekte buitenplaats, beschut tegen regen en wind. Er wordt niet gerookt in het rusthuis. Dit item is echter tot op heden nog een Probis Corporate nv 31

94 4.2. Logistieke diensten 4.2,L, Alqemeen De logistieke diensten die centraal georganiseerd en hierna besproken worden zijn: - Keuken - Voorraad en distributie - Schoonmaak - Linnenkamer & wasserij - Afualbeheer - Technisch onderhoud Het OCMW heeft ervoor geopteerd deze diensten centraal te organiseren omwille van verschillende redenen zoals bijvoorbeeld: - de schaalvoordelen - de efficiëntere organisatievorm - de scheiding werken en wonen Keuken Momenteel heeft de keuken een centrale functie voor de bewoners van het rusthuis én voor de maaltijden aan huis. Er wordt in een warme lijn gewerkt (717) en individueel gepoftioneerd. De leiding van de keuken werd uitbesteed aan een externe cateraar, nl. Aramark. De eerste keuze die hier genomen werd, is het systeem van bulkverdeling voor alle maaltijden, In de praktijk betekent dit dat het concept van de keuken volgende uitgangspunten heeft: Productie Portionering Vaatwas Koffieproductie & bedeling warme lijn 7 op 7 dagen op de afdeling in de centrale keuken decentraa I = afdelingskeu ken(cl uster) Er moet rekening gehouden worden met het feit dat de keuken niet enkel zal gebruikt worden voor de bewoners van het rusthuis maar ook voor de maaltijden aan huis, de scholen, het personeel en op termijn voor de bewoners van de Tramstatie, 55 woongelegenheden op de campus etc, Voor het "nieuwe" keukencomplex is er behoefte aan een goed uitgeruste keuken met (volgende) verschillende zones: - Productiezone (koude keuken; warme keuken; verdeelkeuken; broodkeuken; vaatwas; afual en een bureau voor de chef). - (Afzonderlijke) Goederenontvangst (toeleveringszone en uiwoerzone). - Opslagruimten (koelcellen en diepvries, droge voeding, dranken,...). O Probis Corporate nv 32

95 Voor de personeelsruimten (kleedkamers, sanitair, douches) wordt verwezen naar het hoofdstuk met betrekking tot de personeelsruimten. Aan de keuken moet er een ruimte voorzien worden voor het stockeren van de dranken. Van daaruit wordt alles verdeeld naar de ruimte in de nabijheid van de afdelingkeukens Voorraad & distributie Ruimtelijk gezien heeft het nieuwe woon- en zorgcentrum nood aan één loskade. De loskade situeeft zich in de nabijheid van de technische dienst en de keuken en is gemeenschappelijk (gekoppeld) voor beide diensten. Indien mogelijk moet er een bureau voorzien worden voor het hoofd van de logistieke dienst. Vanuit de loskade moet er toegang zijn tot de keuken, de technische dienst en het woon- en zorgcentrum. Ten aanzien van de goederenonwangst van niet-keuken-goederen wordt in de toekomst via de technische dienst (of administratie) gesignaleerd dat er goederen in onwangst genomen moeten worden. De technische dienst zal daarom een toezichtfunctie op de loskade moeten hebben die -ingevolge de fysieke scheiding - ondersteund zal moeten worden door een video/telefonie systeem om in verbinding te kunnen treden met de leveranciers. De externe leveranciers leveren aan de loskade of aan de receptie. De interne distributie gebeurt door de eigen medewerkers. Apotheek kan wel per afdeling worden geleverd. De leveranciers komen dus niet in de woon- en werkfuncties. Laden en lossen dient via de Kleine Deinsbekestraat te worden voorzien. De hoofdingang zal aan de Afthur Gevaertlaan worden voorzien. Voor het al of niet overkappen van de loskade en de afualsoftering (containers...) wordt gewacht op een voorstel van de architect. Op centraal niveau moet er opslagmogelijkheid zijn om gedurende 1 maand het klein medisch materiaal (verzorgingssets, verbanden, incontinentiemateriaal) te stockeren. Van daaruit wordt het wekelijks gedistribueerd naar de afdeling. Zoals al eerder vermeld worden de rolstoelen en de looprekken van de bewoners op de kamer opgeborgen én worden er van elk een drietal voorbehouden voor een plaats ter hoogte van het marktplein, Indien zich occasionele gelegenheden voordoen waarbij extra rolstoelen moeten gebruikt worden, dan kunnen die gehuurd worden. Er moet dus geen centrale opbergruimte voor rolstoelen voorzien worden. Indien er nog bergruimte moet gezocht worden, kan dit via de centrale opslag in de bestaande gebouwen of eventueel in de kelder/zolderverdieping van het nieuwe gebouw. De aanwezigheid van rolstoelen en looprekken zal er in de toekomst anders uitzien. Vanaf heden worden rolstoelen trouwens gehuurd via de mutualiteiten. Gebruikte rolstoelen gaan dus terug naar de mutualiteiten. Reserve matrassen en meubelen worden in een ruimte op kelder/zolderniveau van het nieuwe gebouw gestockeerd. Het archief wordt centraal opgeslagen in de bestaande gebouwen of eventueel in de kelderverdieping van het nieuwe woon- en Probis Corporate nv 33

96 Schoonmaak Ruimtelijk gezien is er voor de werking en organisatie van de schoonmaakdienst behoefte aan één centrale opslagruimte voor schoonmaakmateriaal en producten. De opgeslagen materialen en producten zullen voornamelijk bestaan uit:. Werkwagens - 10 stuks. Schoonmaakmiddelen - doekjes, moppen, pads,.... Schoonmaakmachines - (in functie van de vloerafi erkingsmaterialen): schrobzu igmachine, high-speed, stofzuiger.... Sanitaire benodigdheden - toiletpapier, zeep... De externe leveringen voor het onderhoud worden in een ruimte annex opgeslagen en beheerd. Van daaruit worden een aantal artikelen verdeeld naar de afdelingen. Een uitgietbak en wateftoevoer moeten voorzien worden. De taken van het onderhoudspersoneel zullen zich niet enkel beperken tot het poetsen op zich. Distributie van linnen en van voedingskarren behoort nu reeds tot hun taak. De maaltijdbegeleiding behoort in de toekomst tot de mogelijkheden van het personeel van de schoonmaak. Indien mogelijk wordt er geopteerd voor een ondergrondse verbinding tussen het nieuwe gebouw en de oudbouw Linnenkamer & wasserii Momenteel wordt de bewonerswas evenals het bed- en badlinnen door een externe wasserij onderhouden. De diversen worden intern gewassen. De bewonerswas is inbegrepen in de dagprijs. Uitgaande van het nieuwe woon- en zorgcentrum heeft het OCMW beslist om dezelfde situatie te behouden. Plat linnen en beroepskledij worden gehuurd en uitbesteed. De was van de bewoners wordt eveneens uitbesteed. Het badlinnen wordt gehuurd. Frequentie van leveren en ophalen van proper en vuil linnen zal niet wijzigen. Hieronder volgt een schematisch overzicht voor het al dan niet uitbesteden, voor de leveringen en leverplaatsen. Aankopen/huren Zelf doen/uitbesteden Eigendom Huren - kopen Onderhoud Uitbesteden -zelf Bed-, bad- en tafellinnen dekbedden en sponsqoed Huren Uitbesteden Beroepskledij (wet Glinne) Huren Uitbesteden Persoonlijke was (oa. badlinnen) Diversen: onderhoudsmateria len, qordiinen, tapiiten... Huren Eigendom Uitbesteden Zelf Distributie Probis Corporate nv 34

97 Frequentie afleveren proper linnen - ophaling vuil linnen Persoonsgebonden was Bed, bad en tafellinnen Bedrijfskledij Diversen Proper Vuil Opmerking 3xlweek op afdelinqsniveau 3xlweek op afdelingsniveau 3xlweek op orqanisatieniveau Dagelijks per afdelinq Dagelijks op afdelinqsniveau Dagelijks op afdelingsniveau Dagelijks op orqanisatieniveau Dagelijks per afdelinq Centrale opslag vuil linnen Centrale opslag vuil linnen Centrale opslag vuil linnen Aflever/ophaalplaats Droper - vuil linnen Persoonsgebonden was Proper Vuil Opmerking Kamer bewoner, aanlevering per afdelinq Afdeling of bewonerskamer Bed, bad en tafellinnen Afdeling Afdeling Bedrijfskledij Kleedkamer Kleedkamer Diversen Afdeling Afdeling Familie pafticipeerl in het wasqebeuren De ruimte op de afdeling voor het vuil linnen zal kleiner moeten zijn dan de ruimte voor het proper linnen. De centrale stockeerruimte integendeel moet dan groter zijn. Ruimtelijk gezien heeft de beperkte wasserij nood aan een wasplaats, een linnenkamer en een naaikamer. In de wasplaats moeten er één of meerdere wasmachines en een droger geplaatst kunnen worden. Deze ruimte moet voorzien z'rjn van de nodige technieken (water, aardgas, elektriciteit), afuoerkanalen en van voldoende verluchting, Voor de linnenkamer moet rekening gehouden worden met een ruimte waarin een reserve voorraad van linnen van de externe wasserij kan worden Probis Corporate nv 35

98 4.2,6, Afval Het afual van het verpleegkundig materiaal, het incontinentiemateriaal en het restafual worden tijdel jk gescheiden en gestockeerd op de afdeling. Het wordt daarna dagelijks gedistribueerd naar de eindstockage op een centrale plaats in de nabijheid van de loskade, De naaldcontainers die op de verpleegposten tijdelijk gestockeerd worden, worden tweemaandelijks verzameld. Papier, restafual en verpleegkundig afualmateriaal wordt dagelijks door het onderhoudspersoneel naar de centrale stockage gebracht. Voor het verwijderen van het glas en het plastic wordt de onderhoudsdienst ingeschakeld Technisch onderhoud De technische dienst moet een ruimte hebben in het nieuwe woon- en zorgcentrum. De technische ruimte moet toezicht hebben op de loskade. Er zou plaats moeten kunnen zijn voor opslag (magazijn), draaibanken en schrijnwerkerij. Via een beloproepsysteem moeten de administratief/technische medewerkers oproepen kunnen beantwoorden van Probis Corporate nv 36

99 4.3. In en om het gebouw Liften Voor het nieuwe woon- en zorgcentrum is het noodzakelijk dat er drie liften voorzien worden. Het bestuur is voorstander van een scheiding van goederen en personen. De sturing van de liften moet gebeuren met een badgesysteem. Er moet minimaal 1 goederenlift zijn. Het bestuur kiest daarnaast voor 2 personenliften. De goederenlift moet toegankelijk voor het transport in het rusthuis, inclusief voor begrafenisondernemers. De personenliften zijn toegankelijk voor bedden en brancards. Aan de architect wordt gevraagd of het mogelijk is om eventueel naar twee liften te gaan rekening houdende met het personen/goederenverkeer. De twee liften moeten in ieder geval twee motoren hebben Toeqanqen De hoofdingang en de loskade ztjn de twee toegangswegen tot het rusthuis. De restaurant/cafetaria/bar moet te bereiken te zijn via de hoofdingang. Het personeel kan toegang krijgen tot de loskade om het woon- en zorgcentrum binnen te komen. Dit geldt ook voor de ziekenwagens en de begrafenisondernemers. Maar voor de keuken moet er een afzonderlijke ingang zijn. Anders kunnen er conflicten ontstaan tussen leveranciers van voeding en ziekenwagens/ceremoniewagens. Aan de loskade/kelder moet er parkeerplaats voorzien worden voor de auto's van de warme maaltijden, De ingang voor het dagverzorgingscentrum kan gekoppeld worden met de toegang tot het Probis Corporate nv 37

100 4.4. Het dagverzorgingscentrum Het bestuur heeft een bezoek gebracht aan het dagverzorgingscentrum in Merelbeke en aan het dagverzorgingscentrum van het OCMW van Gent, campus Het Heiveld, Enkele observaties: - Het personeel heeft te weinig bergruimten. - Er is een tekoft aan verschillende ruimten: een zitruimte voor personen met dementie, een zitruimte om te rusten... Deze zitruimten waren oñruel voorzien van een bed oñ vel van een relaxzetel. - In Merelbeke had het dagverzorgingscentrum een ruimte om te koken. Dit wordt zeer veel gebruikt: alle dagen wordt er bijvoorbeeld soep gemaakt. - Het terras is zeer functioneel en veel in gebruik. Hierna volgen enkele wensen omtrent de infrastructuur van het gebouw: De leefruimte moet opgesplitst zijn in twee delen. De oppervlakte ervan komt overeen met 5m2 per persoon. Mogelijks in combinatie met de leefruimtes moeten er twee plaatsen zijn waar de bezoekers van het dag- en verzorgingscentrum kunnen rusten. 1 ruimte is noodzakelijk voor zieke of demente bewoners. Met de rustruimte moet er een koppeling zijn met een bureau. Er moet een eetruimte zijn met een kookeiland. In het centrum moet er minstens een douche voorzien worden. Aangezien er een aansluiting met het woon- en zorgcentrum is, vraagt het bestuur om na te gaan of het mogelijk is om een badkamer van de afdeling op het gelijkvloers te voorzien in de nabijheid van het dagverzorgingscentrum, uiteraard indien dit mogelijk zou zijn met de structuur van het rusthuis. Er moet 1 bureau voor het personeel voorzien worden. Geen onthaalfunctie. Er moet een vestiaire zijn voor bezoekers en vrijwilligers (liefst voorzien van individuele kastjes). Een bergruimte is noodzakelijk voor een veilige opberging van de rolstoelen. Er moet voldoende opbergruimte zijn voor het animatiemateriaal. Het sanitair voor de bezoekers moet rolstoeltoegankelijk zijn. Voor het personeel moet er ook een sanitaire ruimte zijn die gekoppeld is met het bureau. Er moet aan het dagverzorgingscentrum een terras voorzien worden dat groot genoeg is en dat over een luifel beschikt. Voor het al dan niet voorzien van een parking voor een bus moet er gewacht worden op de beslissing van het bestuur om het vervoer van en naar het dagverzorgingscentrum zelf te realiseren of dit samen te doen met een paftner. Besluit: - Het DVC moet een zeer flexibele/functionele architectonische opstelling hebben. - Toegang: zie voorstel architect. Ingang in de buurt van de hoofdingang is een optie. Er moet mogelijkheid zijn om met een busje tot aan de ingang te Probis Corporate nv 38

101 Over de organisatie van het vervoer moet nog een debat gevoerd worden. Overleg met een partner is gewenst. Afhankelijk van het feit of het veruoer door het OCMW zal georganiseerd worden moet er een parkeerplaats voorzien worden voor de Probis Corporate nv 39

102 5. ORGANISATIEONTWIKKELING 5.1. Inleiding In dit deel wordt de structuur en de werking van het huidige en toekomstige woon- en zorgcentrum besproken en geëvalueerd. Bij deze besprekingen gaat vooral aandacht naar de functionaliteit en de beheersbaarheid van de organisatie. Daarnaast worden informatie en een aantal inzichten verstrekt om de verhuis naar de nieuwbouw optimaal voor te bereiden. Een goede afstemming van de visie, de structuur, de cultuur en de externe omgeving op elkaar geeft als resultaat orqanisatie-effectiviteit zowel op organisatieniveau als op individueel niveau, Een mogelijke voorbereiding op deze effectiviteit bestaat eruit volgende stappen te volgen: - De bewoner - dagindeling knelpunten: wie zijn de bewoners, hoe leven ze, wat is hun dagritme...? Wat is de dagindeling van de het verzorgend departement, de keuken, het onderhoud...? Moet dit nog in de toekomst zo verder? - Zorgbehoefte - werkvolumemeter: op basis van het aantal verzorgenden, de indirecte en directe zorg, het zorgprofiel van de bewoners en het beschikbare aantal uren van het aanwezige personeel, wordt een berekening gemaakt van het aantal verzorgenden die actueel en in de toekomst noodzakelijk zijn om aan de zorgvraag te voldoen. - Taakomschrijving personeelr Wie doet wat? Wie doet wanneer wat? - Dagindeling kwantificeren: Dagindeling zorguren uitschrijven volgens werkvolumemeter - Samenstelling equipe: op jaarbasis, aantal voltijdsen, aantal deeltijdsen... - Planning op jaarbasis - Financieel In de structuur van het nieuwe rusthuis zal het mogelijk zijn om, meer dan nu het geval is, bewonersgericht te werken, Hierdoor bestaat eveneens de mogelijkheid om een grote groep personeelsleden aan een afdeling toe te wijzen. Er wordt dan gepraat over genormaliseerd wonen en personeelstoewijzing (zie Probis Corporate nv 40

103 5.2. Actuele gegevens 5.2,1. Het levensritme van de bewoners en het dasprofiel In dit item staan 2 elementen centraal: het levensritme van de bewoner in het woon- en zorgcentrum en dat van het personeel, nl. het dagprofiel. Dit werd aan een kritische blik onderworpen aan de hand van een aantal vragen zoals: Wat gebeuft er in een dag? Wat is nu het ritme? Waarom? Moet dit in de toekomst verder gebeuren? Bij het overlopen van het dagprofiel stellen we een aantal feiten vast: - Er zijn verschillende momenten van briefing: is dit efficiënt? - De ochtendverzorging loopt tot 11 uur? - Kiné start om 13u30? - Bewoners kunnen lang opblijven 's avonds. Er is aandacht voor mictietraining. - Dagindeling is zeer verzorgingsgericht en te weinig bewonersgericht. Knelpunten: - niet beheerde pauzes - informatieoverdracht (3 momenten van overdracht) - Andere knelpunten: overuren 234,5 dagen en geen verlofspreiding 5.2.2, Personeelsoeoevens Actueel is er ongeveer 70o/o zorgbehoefte en zijn er 187 woongelegenheden in gebruik (+ 4 kortverblijf). Daarvan zijn er 175 gemiddeld in gebruik. Er zijn 73,43 FTE verzorgende personeelsleden, waarvan 47 FTE bejaardenhelpsters (exclusief de hoofdverpleegkundigen). 1 FTE werkt in het rusthuis L.349,54 uren/jaar. De 4 hoofdverpleegkundigen werken niet mee in de directe verzorging. Als resultaat kunnen we stellen dat er in Ter Deinsbeke een teveel is van II,7 FIE (bij 25 minuten indirecte zorg) of -0,1 FTE (bij 40 minuten indirecte zorg) in vergelijking met andere rusthuizen. Dit is in beiden gevallen exclusief de hoofdverpleegkundigen. De oefening is ook per afdeling gemaakt. Afdeling A en B hebben teveel personeel in verhouding met de afdeling C. Er dient ook vanuit afdeling A en B bijbestaft te worden vanuit de dagdienst naar de nachtdienst. Dit klopt met de bevindingen van de werkvloer. De huidige shiften zijn niet altijd aangepast aan de werklast. Er zijn'dode uren', Het is opvallend dat er teveel volk is en dat er toch teveel overuren Probis Corporate nv 4L

104 5.3. Toekomstigesituatie De toekomstige situatie wordt vooral berekend op basis van het noodzakelijke aantal WE verzorgend personeel omdat die de grootste groep van het personeel uitmaken. Om de personeelsequipe van het verzorgend personeel samen te stellen, wordt uitgegaan van volgende aannamesl - Aantal bedden t27 + 6KV - Zorgbehoefte: + 70o/o - Volledige bewonersbezetting - 49,2 FTE verzorgend personeel - Aantalverzorgenden (600/o) nodig: 29,52frl - Aantal verpleegkundigen (40olo) nodig: 19,68 FTE - 3voltijdshoofdverpleegkundigen - Aanname: indirecte zorg van 25 minuten/dag/bewoner In de tabel is weergegeven hoeveel personeelsleden in voltijds equivalenten moeten voorzien worden tegenover de geldende regelgeving en de RIZIV-normen. Het aantal voltijds equivalenten in de nieuwbouw is bepaald op basis van de werkdrukvolumemeter van Probis en de geldende normen van de wetgeving en het RIZIV, In de nieuwbouw wordt met het aangeduide personeel dus voldaan aan de wetgeving. ROB/RVT Norm Nieuwbouw OK? Hoofdverpleging 3 3 OK Verpleging en verzorqinq 37,83 49,2 OK Verpleqinq 18,26 19,68 OK Verzorqinq '19,56 29,52 OK Animatie 2.25 Onderhoud en keuken 8.86 KEL 3,31 Kiné 1,04 Erqo 1,04 Aantal nachtdiensten 3 RIZIV Norm Nieuwbouw OK? Verpleging (inclusief hvk) 9,46 22,68 OK Verzorqino 10,968 29,52 OK KEL Reactivatie Hieronder wordt een schematische voorstelling weergegeven over de huidige en mogelijke vorm van het organogram zoals er in het toekomstige woon- en zorgcentrum zou kunnen gewerkt worden, a) Huidig organogram: dit is een voorstelling van de huidige organisatiestructuur van het rusthuis. Omwille van de architectonische structuur van het rusthuis en cultuuroverdracht wordt er nu met een klassiek organogram gewerkt met vefticale Probis Corporate nv 42

105 Rusthuisbeheerder b) In het toekomstig nieuw woon- en zorgcentrum kan er met een vernieuwd organogram gewerkt worden. Het betreft een organogram op basis van een horizontale structuur met vermenging van bevoegdheden en hiërarchie. De nadruk van deze organisatie ligt, zoals eerder vermeld op genormaliseerd wonen en vraaggestuurde zorg. Daarnaast is een optimale personeelstoewijzing noodzakelijk op basis van verantwoordelijkheden, functieomschrijvingen en communicatie. Na de studie van de huidige werking van het rusthuis (dagindeling, samenstelling equipe, manier van werken...) zijn er een aantal knelpunten die in de toekomst eventueel verder uitgewerkt of aangepast kunnen worden: - Dagindeling - knelpunten: o Niet beheerde pauzes (aantal betaalde en niet betaalde pauzes) o Informatieoverdrachttussen shiften en interdisciplinair - Andere knelpunten: o Overuren 234,5 dagen o Geen verlofspreiding o Probis Corporate nv 43

106 Bijlage: Probis Corporate nv 44

107 Advies maaltijdproductie en maaltijddistributie in functie van het nieuw woonzorgcentrum OCMW Zottegem februari 2015 in opdracht van OCMW Zottegem

108 Inhoudstafel 1 Inleiding Algemeen Aantallen maaltijden Portionering Maaltijdaanbod en menucyclus Concept voor het nieuw WZC Test Vraagstelling Aanbevelingen Maaltijdproductie Vaatwas Portionering (centraal decentraal) Maaltijdaanbod Kennis van portionering en diëten Personele en conceptuele impact Personele impact Conceptuele impact Conclusie Maaltijdproductie Maaltijdportionering Portionering Vaatwassen Maaltijdaanbod en dieetafleidingen Kennis portionering en diëten...11

109 1 Inleiding 1.1 Algemeen Het OCMW Zottegem is gestart met het nieuwbouwproject ter vervanging van het huidige woonzorgcentrum. In het nieuwbouwproject van het OCMW (187 woongelegenheden), is een centrale keuken voorzien die in kan en zal staan voor de maaltijdbereiding van het woonzorgcentrum evenals voor de maaltijden die geproduceerd worden in het kader van de thuiszorgdiensten van het OCMW (maaltijden aan huis (warm), maaltijden voor het toekomstig lokaal dienstencentrum en maaltijden voor diverse scholen in Zottegem. Het nieuwbouwproject zal begin oktober geopend worden en de wijze waarop de maaltijdproductie en distributie georganiseerd wordt zal op korte termijn definitief beslist dienen te worden teneinde de nodige investeringen te kunnen doen evenals de (overige) materiële en personele organisatie van de verschillende diensten die erbij betrokken zijn. 1.2 Aantallen maaltijden Korte situering van het huidige (en toekomstige) aantallen maaltijden: 187 maaltijden voor het woonzorgcentrum 180 dienst Maaltijden aan - Huis 120 maaltijden voor een viertal scholen (kleuter- en lager onderwijs) circa 30 maaltijden voor het personeel Dagverzorgingscentrum wordt geopend najaar 2016 (15 plaatsen) Lokaal dienstencentrum wordt geopend najaar 2016 Cafetaria (met toekomstig mogelijk een aanbod aan kleine snacks zoals een spaghetti) er dient rekening gehouden te worden met circa 550 maaltijden op dagbasis. Naast deze (huidige) capaciteit is er nog een vraag vanuit een 3 à 4-tal scholen om ook hiervoor te koken. De huidige keukeninfrastructuur en capaciteit laat zulks niet toe. 1.3 Portionering Momenteel wordt circa 65% van de maaltijden individueel geportioneerd (zijnde de maaltijden voor de bewoners van het WZC en de dienst Maaltijden - aan - Huis). Het transport van de maaltijden geschiedt door keuken, schoonmaak of zorgpersoneel voor wat de maaltijden van de bewoners van het WZC betreft en door personeel van het OCMW voor wat de Maaltijden aan Huis betreft. De maaltijden voor de scholen worden in bulk verdeeld en opgehaald door de scholen zelf.

110 1.4 Maaltijdaanbod en menucyclus Het maaltijdaanbod is zeer divers en er zijn component- en dieetafleiding op de menucyclus. Concreet betekent dit dat er voor elke maaltijdcomponent (vlees/vis; aardappelen, groente of toespijs bij de broodmaaltijd) er steeds twee afleidingen zijn. Voor elk van de basiscomponenten (het menu van die dag) en de componentafleidingen zijn er dan weer verschillende dieetafleidingen en/of consistenties (vast/gesneden/gemalen/gemixt/ ). Binnen het WZC loopt een menucyclus van 6 weken en die éénmaal herhaald wordt (dus looptijd van 12 weken (2 x 6)) en nadien aangepast wordt aan de seizoenen voor een nieuwe periode van (2x) 6 weken. 1.5 Concept voor het nieuw WZC Het concept voor het nieuwe woonzorgcentrum ging uit van een afdelingskeuken en volgend uitgangspunt voor de afdelingskeukens: Er wordt geopteerd voor bulkverdeling van de maaltijden naar de leefgroepen. Bulkverdeling is meer bewonersgericht dan geportioneerd. Dit geldt ook voor het ochtendmaal en het avondmaal. De koffiebereiding en -verdeling zullen eveneens decentraal op de afdelingen gebeuren. Het bereiden van koffie is een huishoudelijke taak en de geur van koffie maakt alles nog eens huiselijker en gezelliger. Per cluster moet één therapeutisch kookeiland voorzien worden. Dit heeft de bedoeling om de bewoners de kans te geven aan huishoudelijke taken deel te nemen zoals de afwas, koffie maken, cake bakken, soep maken... Het afwasgebeuren vindt plaats in de centrale keuken van het rusthuis. Voor de centrale keuken werd volgende geopteerd: De eerste keuze die hier genomen werd, is het systeem van bulkverdeling voor alle maaltijden. In de praktijk betekent dit dat het concept van de keuken volgende uitgangspunten heeft: Er moet rekening gehouden worden met het feit dat de keuken niet enkel zal gebruikt worden voor de bewoners van het rusthuis maar ook voor de maaltijden aan huis, de scholen, het personeel en op termijn voor de bewoners van de Tramstatie, 55 woongelegenheden op de campus etc. Voor het "nieuwe" keukencomplex is er behoefte aan een goed uitgeruste keuken met (volgende) verschillende zones: - Productiezone (koude keuken; warme keuken; verdeelkeuken; broodkeuken; vaatwas; afval en een bureau voor de chef). - (Afzonderlijke) Goederenontvangst (toeleveringszone en uitvoerzone). - Opslagruimten (koelcellen en diepvries, droge voeding, dranken,...). Advies maaltijddistributie en maaltijdproductie OCMW Zottegem 4

111 Productie Vaatwas Portionering warme lijn 7 op 7 dagen in de centrale keuken op de afdeling Koffieproductie & bedeling decentraal = afdelingskeuken (cluster 32) Rekening houdende met voorgaande dient meegegeven te worden dat momenteel slechts circa één derde van de bewoners gemeenschappelijk de maaltijd (in de dagzalen) gebruikt. De rest kiest ervoor om op de kamer te eten of is fysiek niet in staat naar de dagzaal te komen. 1.6 Test In het perspectief van de aankomende verhuis naar het nieuwe woonzorgcentrum werd er een test gedaan met bulk distributie-wagens. Deze test verliep niet zoals gehoopt. Naast de voorbereiding was er in hoofdzaak een probleem met de grote diversiteit aan maaltijdcomponenten versus de beschikbare capaciteit met de distributiewagen. 1.7 Vraagstelling Voor welk productie en portioneringssysteem wordt er geopteerd. Advies maaltijddistributie en maaltijdproductie OCMW Zottegem 5

112 2 Aanbevelingen 2.1 Maaltijdproductie Met betrekking tot de productie van maaltijden is het momenteel (en toekomstig) zonder probleem mogelijk om in een warme lijn te (blijven) produceren. Gezien het gegeven dat de Maaltijden aan Huis in een systeem van warme toelevering zitten (en dit 7 op 7 dagen) is er sowieso een noodzaak om circa 33% van de productie gedurende de weekdagen en circa 50% van de maaltijdproductie gedurende het weekend warm te portioneren en transporteren. Om deze reden(en) is de koppeling van warme lijn productie en portionering logisch en verantwoord. De nieuwe centrale keuken die voldoende ruim bemeten is en capacitair voldoende potentieel biedt, kan eventueel wel evolueren naar meer voorbereide porties/portionering (vacuüm voorbereide componenten) waarmee de inzet van koks of uren die gepresteerd dienen te woerden door koks gedurende het weekend beperkt kan worden. De wijze van maaltijdproductie sluit aan bij het concept zoals voorzien in het initieel opgemaakte programma van eisen. 2.2 Vaatwas Met betrekking tot vaatwas, werd er in het programma van eisen voorzien in het centraal vaatwassen. De centrale keuken zoals die momenteel ingetekend is op de plannen voor het nieuwe woonzorgcentrum en haar realisatie nadert, voorzien in een ruime vaatwaszone waarin de bestaande (nog relatief recente) vaatwasser in opgenomen zou worden. Aangezien de capaciteit van de centrale keuken momenteel niet aanmerkelijk vergroot stelt zich hier geen probleem. Zelfs indien de productie van maaltijden door de centrale keuken naar de toekomst zou toenemen, dan stelt zich evenmin een probleem, met dien verstande dat er meer tijd naar het vaatwassen zal gaan. Evenwel bij een gedecentraliseerde portionering is het mogelijk (en zelfs logisch) om de borden en het bestek op de afdelingen (clusters) te houden en daar af te wassen vermits die niet langer nodig zijn in de centrale keuken (de portionering geschiedt immers op de afdelingen (clusters). De vaatwasser die in de centrale keuken nodig is kan beperkter draaien en zelfs (niet van toepassing) een aangepaster model worden/zijn dan momenteel voorzien. Een belangrijk aandachtspunt hierbij is wel dat voor een goed vaatwasresultaat er ofwel gewerkt moet worden met huishoudelijke machines ofwel bij het gebruik van semi professionele vaatwassers er een voorspoelzone (of voorspoeling) voorzien moet worden voor het verwijderen van eiwitten en zetmeel. In de keukens van de afdelingen (clusters) zijn momenteel semi professionele vaatwassers voorzien waarbij (indien er hier gekozen zou worden voor de vaatwas van borden, bestek en glazen) er wel nood is aan een voorspoeling/voorspoelzone. Indien er niet gekozen zou worden voor een decentraliseerde portionering is het logisch dat de borden mee retour gaan naar de centrale keuken en daar (tezamen met de andere vaat) afgewassen worden. Advies maaltijddistributie en maaltijdproductie OCMW Zottegem 6

113 2.3 Portionering (centraal decentraal) Er zijn drie belangrijke aandachtspunten met betrekking tot het formuleren van een genuanceerd antwoord op de vraagstelling over een gecentraliseerde of gedecentraliseerde portionering. Het vertrekpunt is hetgeen er conceptueel werd opgenomen in het programma van eisen. De belangrijkste aandachtspunten zijn: 1. Maaltijdaanbod 2. Kennis van portionering en diëten 3. Personele en conceptuele impact Afsluitend worden kort de voordelen en de nadelen naast elkaar gezet Maaltijdaanbod Het maaltijdaanbod staat in die zin onder druk dat bij een gedecentraliseerde portionering er mogelijk minder afleidingen componenten en/of diëten mogelijk zijn. De test wees immers uit dat de capaciteit van de distributiewagens onder druk staat omwille van het huidige brede en diverse aanbod. Indien de capaciteit van de distributiewagens bereikt wordt/zou worden betekent dit in mensentaal dat er een minder breed en divers maaltijdaanbod kan gegeven worden. Ingeval een vermindering van het maaltijdaanbod noodzakelijk is, zal zich dit in eerste instantie in de componenten manifesteren (lees: in de alternatieve keuzes voor vlees/vis, aardappelen of groenten). Immers dieetafleidingen hebben meestal een medische indicatie en dienen maximaal gehandhaafd te blijven voor de gezondheid en het welzijn van de bewoner(s) Kennis van portionering en diëten De plaats waar er geportioneerd wordt is tevens de plaats waar de kennis over degene waarvoor er geportioneerd wordt (bewoner, inwoner (Maaltijd-aan-Huis), kinderen,.) aanwezig moet zijn. Deze kennis per groep (indien er in bulk wordt geportioneerd of per persoon (bewoner WZC /inwoner Zottegem) bestaat (minimaal) uit: de goesting (wat eet iemand wel of niet graag), de grammages ( hoeveel wil/mag iemand eten (aardappelen, vlees, groenten of beleg)) en de diëten (wat mag iemand eten). Daarnaast zijn er nog andere algemene aandachtspunten, zoals: - kennis van HACCP regelgeving - algemene principes van hygiëne - uitwisselbaarheid van diëten - presentatie van het bord (het oog wil ook wat). Gegeven het feit dat deze portioneringsactiviteiten momenteel door de centrale keuken georganiseerd worden, zou dit, ingeval van een gedecentraliseerde portionering opgenomen moeten worden door de afdelingen (clusters). Het spreekt bijgevolg voor zich dat een gedecentraliseerde portionering een belangrijke impact naar de (noodzakelijke) overdracht van de kennis vraagt zoals die hiervoor werd aangehaald. Advies maaltijddistributie en maaltijdproductie OCMW Zottegem 7

114 Tenslotte zal de communicatie tussen keuken en afdelingen (clusters) aangepast dienen te worden. De afdelingen zijn immers degenen die aan zullen moeten geven welke de te produceren hoeveelheden zijn én, bij voorkeur, eveneens in functie van component- of dieetafleiding. Tenslotte de afdelingen (clusters) ook in dienen te staan voor de opvolging van de voedselinname per bewoner. Momenteel is er in de centrale keuken een opvolgingssyteem voorzien dat evenwel gekoppeld is aan de fiche bij de individuele portionering vanuit deze centrale keuken Personele en conceptuele impact Personele impact Centraal portioneren geschiedt momenteel via een lopende band die vijf maal per dag draait (ontbijt, middagmaal 3x (WZC, MAH) en avondmaal) en dit circa 45 minuten per band. De eindcontrole voor de maaltijden ligt bij één van de dietistes die aan het eind van deze band de controle van elke plateau voor haar rekening neemt (controle op goesting, hoeveelheid, dieet). De huidige koppeling tussen de maaltijdproductie en de portionering is naadloos op elkaar afgestemd en genereert een zekere routine en efficiency. Bij het gedecentraliseerd portioneren stopt de verantwoordelijkheid van de centrale keuken bij de portionering in bulk (in feite zoals het nu voor de scholen geschiedt) en ligt de verantwoordelijkheid voor het vervolg bij de afdelingen (clusters) en degene die daar aangeduid/aangesteld is/zijn voor de portionering. Vanzelfsprekend kan hier keukenpersoneel bij betrokken worden, maar hierbij dient er rekening gehouden te worden met het gegeven dat er voor een gedecentraliseerde portionering, pro rata, meer personeel betrokken en opgeleid dient te worden er is immers sprake van een 9-tal afdelingen (clusters), dan dat er momenteel nodig is voor de organisatie van het centraal portioneren. In de centrale keuken is er dan weer een personeelsverschuiving of reductie mogelijk die evenwel te nuanceren is vermits de portionering van de Maaltijden aan Huis nog steeds centraal dient te gebeuren Conceptuele impact De afdelingskeukens van het nieuwbouwdeel van het woonzorgcentrum maken allen onderdeel uit van een eet-leefruimte voor circa 30 bewoners. Deze afdelingskeukens zitten in de hoek van de eet-leefruimte en zijn open en relatief ruim opgevat. Van hieruit kan de portionering geschieden doch de afstand tot de individuele bewoners is relatief groot, tenzij er met de distributiewagens rondgereden zou worden (aandacht voor de temperatuur!). De afdelingskeukens zijn ruim maar mogelijk niet ruim genoeg om efficiënt te kunnen vaatwassen, zie hiervoor. Indien deze keukens hiertoe onvoldoende groot zijn, zal de vaatwas centraal dienen te gebeuren (quid transport). Een belangrijk aandachtspunt blijft evenwel dat in het te behouden bestaande deel van het woonzorgcentrum, waar er 60 bewoners gehuisvest zullen worden, er geen afdelingskeuken voorzien is en waarbij de vraag zich stelt hoe er hier gedecentraliseerd geportioneerd zal (kunnen) worden? Advies maaltijddistributie en maaltijdproductie OCMW Zottegem 8

115 Vanuit een ruimer conceptueel perspectief is de keuken, uitgaande van een gedecentraliseerde portionering, overgedimensioneerd. De activiteiten voor portionering, (tussen)opslag en voorbereiding worden immers verplaatst naar de afdelingskeukens. Ongeacht de keuze voor een gecentraliseerde of gedecentraliseerde portionering blijven de transporten een aandachtspunt. Deze vragen tijd (door de fysieke afstand tussen centrale keuken en de afdelingen) en gaan op sommige afdelingen door deze afdeling heen om tot in de eetleefruimte te komen. Advies maaltijddistributie en maaltijdproductie OCMW Zottegem 9

116 3 Conclusie 3.1 Maaltijdproductie Conceptueel gezien is de centrale keuken op dit ogenblik vooral uitgerust als een keuken in warme lijn en vanuit dit perspectief in staat om de bestaande gevraagde capaciteit van warme maaltijden te produceren. Om in koude lijn of ontkoppeld te (kunne) koken zijn er te weinig voorzieningen om zowel snel te kunnen koelen als te bewaren ( koude bibliotheek ). Vanuit dit perspectief is de productie in warme lijn te overwegen. Capacitar gezien is de centrale keuken in staat om meer maaltijden te produceren dan de huidige centrale keuken toelaat. Hiermee kan een latente vraag van scholen ingevuld worden. Daarnaast laat deze capaciteit ook toe om eventueel te voorzien in een aanvullend maaltijdaanbod voor de bewoners (bijv. warme bereiding bij de avondmaaltijd) of in het voorzien van een zogenaamde kleine kaart (spaghetti, lasagne, croque,.) voor de cafetaria. Met andere woorden de maaltijdproductie (in warme lijn, conform het initiële programma van eisen) kan probleemloos gerealiseerd worden. 3.2 Maaltijdportionering Portionering Conceptueel gezien is de toekomstige centrale keuken in staat om zowel centraal geportioneerde maaltijden af te leveren als maaltijden in bulk die decentraal op de afdelingen geportioneerd zullen worden. De afdelingskeukens kunnen op hun beurt eveneens instaan voor een gedecentraliseerde portionering, waarbij zich de vraag stelt naar het toekomstig aantal gebruikers van de eetleefruimte. Indien deze immers beperkt blijft, zoals nu (circa 1/3 van de bewoners eet gemeenschappelijk in de dagzaal), dan zal er vanuit de afdelingskeuken (met plateau s) naar de bewonerskamers gegaan moeten worden om de maaltijden bij de bewoners te bezorgen Vaatwassen Een bijkomend voordeel van het decentraal portioneren dat overigens conceptueel niet werd opgenomen in het programma van eisen - zou kunnen liggen in het (kunnen) decentraal vaatwassen opdat er hiermee transporten tussen afdelingen en centrale keuken (en vice versa) uitgespaard kunnen worden. Gezien de huidige inrichting van de afdelingskeuken is het de vraag of het effectief zou kunnen. De vaatwasmachine is wel voorzien maar een gedegen voorspoelzone is vooralsnog niet voorzien, waarbij nogmaals benadrukt dient te worden dat er conceptueel voorzien werd om centraal te vaatwassen. Advies maaltijddistributie en maaltijdproductie OCMW Zottegem 10

117 3.2.3 Maaltijdaanbod en dieetafleidingen Een gedecentraliseerde portionering via de voorgestelde distributiewagens kan een impact hebben op het maaltijdaanbod (en eventueel op de dieetafleidingen). Omdat het tweede, de dieetafleidingen) primeert op het aanbod is het waarschijnlijk dat vooral het maaltijdaanbod onder druk komt te staan hetgeen in de praktijk neerkomt op een beperking van de keuzemogelijkheden voor de bewoner(s). De dieetafleidingen kunnen blijven bestaan maar worden in voorkomend geval toegepast op een beperkter aanbod Kennis portionering en diëten De kennis van portionering en diëten zit momenteel enkel in de centrale keuken en zal in het geval er voor een decentrale portionering wordt gekozen, dringend overgedragen moeten worden. Het is een illusie om te veronderstellen dat dit enkel met personeel vanuit de centrale keuken kan. Allereerst is de kennis binnen de centrale keuken ook geconcentreerd en wordt deze door de eindcontrole aan de portioneringsband gegarandeerd. Ten tweede vraagt de gelijktijdigheid van het portioneren van de maaltijden (omstreeks 12 uur wordt de warme maaltijd geserveerd en hier kan niet al voorafgaandelijk uitgeschept/voorbereid worden) ook om een gelijktijdige inzet van circa 9 personeelsleden mét kennis van portionering en diëten. De centrale keuken is niet in staat deze personeelsleden (met kennis en autonomie) te leveren. Tenslotte is er sowieso een behoefte, bij gedecentraliseerde portionering, aan een globale insteek naar hygiëne en HACCP. ook hiertoe dienen personeelsleden gevormd en opgeleid te worden en zal het regelmatig opfrissen en aanvullen van de kennis noodzakelijk zijn. Advies maaltijddistributie en maaltijdproductie OCMW Zottegem 11

118 Probis Consulting Probis Consulting Acaciastraat 8 Legeweg 157 H Geel 8020 Oostkamp Probis Kennisplatform T +32 (0) T +32 (0) F +32 (0) F +32 (0) consulting@probis.be consulting@probis.be Probis Consulting is een onderdeel van Advies maaltijddistributie en maaltijdproductie OCMW Zottegem 12