Plan van Aanpak Herindeling Littenseradiel

Transcriptie

1 Plan van Aanpak Herindeling Littenseradiel Fase I Voorbereidingsfase, periode tot 1 december 2015 Datum: 20 februari 2015 Status: Definitief, vastgesteld door de stuurgroep Herindeling Littenseradiel Versie: 1.0 Steller: Projectgroep Herindeling Littenseradiel

2 Voorwoord Voor u ligt het plan van aanpak voor het project Herindeling Littenseradiel voor de periode tot 1 december Het project wordt uitgevoerd in opdracht van de zeven betrokken gemeenten: Franekeradeel, het Bildt, Leeuwarden, Leeuwarderadeel, Littenseradiel, Menameradiel en Súdwest- Fryslân. In het project komt het herindelingsontwerp tot stand dat eensluidend en gelijktijdig door de zeven gemeenteraden moet worden vastgesteld. Het herindelingsontwerp is ondergebracht in het project Herindeling Littenseradiel omdat de splitsing van de gemeente Littenseradiel de drie herindelingsoperaties met elkaar verbindt. In dit project wordt daarnaast de ontvlechting en invlechting van de gemeente Littenseradiel voorbereid. De samenvoegingen tot de nieuwe gemeenten Leeuwarden, Súdwest-Fryslân en Westergo zijn ondergebracht in vier andere projecten. Plan van aanpak Herindeling Littenseradiel 1

3 Inhoudsopgave Voorwoord Inleiding Scope van de opdracht: wettelijk traject Doel Beoogde resultaten Afbakening Scope van de opdracht: operationeel traject Doel Beoogde resultaten Afbakening Aanpak Een projectmatige aanpak Leidende principes voor het proces Besluitvorming Projectorganisatie Planning, kosten, kwaliteit en informatie Planning Kosten Kwaliteit Informatievoorziening Communicatie Plan van aanpak Herindeling Littenseradiel 2

4 1. Inleiding De raden van de gemeenten het Bildt, Franekeradeel, Leeuwarden, Leeuwarderadeel, Littenseradiel, Menameradiel en Súdwest-Fryslân hebben principebesluiten genomen die gezamenlijk leiden tot de vorming van drie nieuwe gemeenten per 1 januari 2018: Leeuwarden, Súdwest-Fryslân en Westergo (werknaam) 1. Deze drie nieuwe gemeenten worden gevormd door het samengaan van: 1. de gemeenten Leeuwarden en Leeuwarderadeel met de dorpen Baard, Bears, Easterlittens, Hilaard, Húns, Jellum, Jorwert, Leons, Mantgum en Weidum van de gemeente Littenseradiel 2. de gemeente Súdwest-Fryslân met de dorpen Boazum, Britswert, Easterein, Easterwierrum, Hidaard, Hinnaard, Iens, Itens, Kûbaard, Lytsewierrum, Reahûs, Rien, Waaksens, Wiuwert en Wommels van de gemeente Littenseradiel 3. de gemeenten Franekeradeel, Menameradiel en het Bildt met de dorpen Baaium, Spannum, Winsum en Welsryp van de gemeente Littenseradiel. Westergo Franeke- radeel Het Bildt Mename- radiel Súdwest- Fryslân Littense- radiel Leeuwar- deradeel Súdwest- Fryslân Leeuwar- den Leeuwarden Figuur 1.1 Samenhang van herindelingen in Noordwest-Friesland Om deze nieuwe gemeenten te realiseren op 1 januari 2018: - zal op 1 januari 2018 een herindelingswet in werking moeten treden, waarmee de nieuwe gemeenten Leeuwarden, Súdwest-Fryslân en Westergo (werknaam) worden ingesteld en de oude gemeenten worden opgeheven. Hiertoe dient een wetgevingstraject te worden voorbereid en doorlopen (hierna genoemd: wettelijk traject). - zullen op 1 januari 2018 de beoogde nieuwe of gewijzigde gemeentelijke organisaties operationeel moeten zijn (hierna genoemd: operationeel traject). 1 Het ministerie van BZK heeft laten weten de herindelingsoperatie van de zeven gemeenten aan te merken als een samenvoeging, derhalve de term nieuwe gemeenten. Mocht in de loop van het wetgevingstraject blijken dat de samenvoeging met Leeuwarden/Leeuwarderadeel en Súdwest-Fryslân als een toevoeging wordt aangemerkt, dan is hiervoor de term gewijzigd van toepassing. Plan van aanpak Herindeling Littenseradiel 3

5 De realisatie van deze herindelingsopgaven krijgt vorm in een aantal projecten dat met elkaar samenhangt en waarvan een aantal nog in oprichting is. 1. project Herindeling Littenseradiel 2. project Herindeling Westergo 3. project Herindeling Leeuwarden-Leeuwarderadeel 4. project Herindeling Leeuwarden-Littenseradiel (i.o.) 5. project Herindeling Súdwest-Fryslân-Littenseradiel (i.o.). Deze projecten kennen elk een eigen aanpak en fasering. Zie figuur 1.2 voor de verschillende fases van een herindelingsproces. Kaders en procedure Wet arhi FASE I Voorbereiding en Kaderstelling FASE II Ontwerp en Inrichting FASE III Implementatie WAT HOE UITVOEREN START en doorontwikkeling Figuur 1.2 Fasering project Herindeling Littenseradiel Dit plan van aanpak beschrijft de resultaten en de werkwijze van het project Herindeling Littenseradiel en richt zich op de eerste fase: Voorbereiding en Kaderstelling. Deze eerste fase betreft de periode tot en met de vaststelling van het herindelingsontwerp door de raden van de zeven betrokken gemeenten. Hierbij wordt uitgegaan van een periode tot 1 december Voor de tweede fase wordt te zijner tijd een nieuw plan van aanpak opgesteld. Gezien de samenhang tussen de genoemde projecten, is het van belang om duidelijk af te bakenen wat door de individuele gemeenten, wat binnen de afzonderlijke projecten en wat in gezamenlijkheid wordt uitgevoerd. Dit plan van aanpak beschrijft de scope van het project Herindeling Littenseradiel: - welke resultaten worden opgeleverd in het project Herindeling Littenseradiel? - welke resultaten worden niet opgeleverd in het project Herindeling Littenseradiel? - welke samenhang bestaat er tussen de onderscheiden projecten? Op basis daarvan worden de aanpak, de projectorganisatie, de planning, de projectbegroting, de informatievoorziening en de communicatie in het project Herindeling Littenseradiel uitgewerkt. Door dit plan van aanpak vast te stellen geeft de stuurgroep de opdracht aan de projectleiding en de projectgroep om het plan, conform de beschreven aanpak, uit te voeren. Eventuele wijzigingen van de opdracht of de uitgangspunten van de aanpak (zoals bijvoorbeeld fusiedatum of beschikbare middelen), hebben directe invloed op de uitvoering van de opdracht. Wanneer blijkt dat de beschreven resultaten en werkwijze moeten worden aangepast, zullen hierover afspraken worden gemaakt tussen de stuurgroep en de projectleider/de projectgroep. Plan van aanpak Herindeling Littenseradiel 4

6 2. Scope van de opdracht: wettelijk traject 2.1 Doel Voor de periode tot 1 december 2015 staat voor het wettelijke traject het volgende doel centraal. Het doel van de op te leveren resultaten in fase I van het project Herindeling Littenseradiel is het voorbereiden van de wetgevingsprocedure, conform de Wet arhi, door het in zeven gemeenteraden gelijktijdig en gelijkluidend laten vaststellen van het herindelingsontwerp voor de vorming van de nieuwe gemeenten Leeuwarden, Súdwest-Fryslân en Westergo (werknaam). 2.2 Beoogde resultaten In het project Herindeling Littenseradiel moeten de volgende beoogde resultaten worden opgeleverd: 1. een herindelingsontwerp conform het vigerende beleidskader 2. een onderzoeksrapport over de financiële positie van de gemeente Littenseradiel 3. een onderzoeksrapport over de technische staat van kapitaalgoederen van de gemeente Littenseradiel 4. een detailkaart met de nieuwe begrenzing, inclusief de onderliggende argumentatie 5. een conceptraadsvoorstel en een tekst voor een raadsbesluit voor eensluidende besluitvorming over het herindelingsontwerp. Daarnaast vallen enkele regisserende werkzaamheden binnen het project. 1. Herindelingsontwerp Om het doel te realiseren moet in dit project voor fase I een herindelingsontwerp worden opgeleverd dat voldoet aan de volgende eisen: - het betreft één document waarin de herindeling van zeven naar drie gemeenten wordt beschreven en onderbouwd - de inhoud van het herindelingsontwerp maakt duidelijk hoe de nieuwe gemeenten eruit komen te zien en motiveert de voorgestelde wijzigingen - het ontwerp moet voldoen aan de daarvoor geldende beleidskaders van het ministerie van Binnenlandse Zaken - de toon en de kleur van het herindelingsontwerp moeten zo worden vormgegeven dat recht wordt gedaan aan de belangen en de beleving van alle betrokken partners - het herindelingsontwerp wordt aan de zeven gemeenteraden tegelijkertijd en voor eensluidende besluitvorming voorgelegd - het herindelingsontwerp ligt in elke gemeente in dezelfde periode ter inzage en vormt de basis voor het herindelingsadvies. 2. Onderzoeksrapport financiële positie gemeente Littenseradiel Alvorens de gemeenteraden een besluit nemen over het herindelingsontwerp, dient in dit project een rapport te worden opgeleverd over de financiële robuustheid van de gemeente Littenseradiel 2. Deze rapportage moet vóór de zomervakantie (startdatum: 4 juli 2015) aan de gemeenteraden beschikbaar kunnen worden gesteld. Het rapport dient in elk geval te voldoen aan de volgende eisen: - het geeft inzicht in de financiële positie, ontleend uit balans, rekening en begroting - de financiële positie wordt afgezet tegen die van de fusiepartners. Wanneer dit niet mogelijk is: referentiegemeenten. - het verschaft inzicht in de kapitaalgoederen en grondposities. - het is door een onafhankelijk bureau opgesteld en gebaseerd op feiten en cijfers. 2 De gemeenteraad van Leeuwarden heeft een principebesluit genomen over de herindeling met Littenseradiel onder voorbehoud van de uitkomsten van het financieel onderzoek. Plan van aanpak Herindeling Littenseradiel 5

7 3. Onderzoeksrapport kapitaalgoederen gemeente Littenseradiel Aanvullend op het financiële onderzoek wordt een onderzoeksrapport opgeleverd dat inzicht verschaft in het onderhoud en de technische staat van de kapitaalgoederen van de gemeente Littenseradiel. De centrale onderwerpen van dit onderzoek zijn: 1. In hoeverre de werkelijke technische staat van de kapitaalgoederen correspondeert met de norm in de beheerplannen van de gemeente Littenseradiel 2. In hoeverre die norm overeenkomst met de normen van de gemeenten Súdwest-Fryslân en Leeuwarden. 3. De onderhoudsopgave en -kosten voor de korte en middenlange termijn voor de ontvangende gemeenten. 4. Detailkaart nieuwe begrenzing In het herindelingsontwerp moet een detailkaart worden opgenomen met de nieuwe begrenzing van de nieuw te vormen gemeenten. De onderliggende argumentatie dient duidelijk te maken: - dat de nieuwe begrenzing de dorpsgrenzen volgt en welke deze zijn - wat de motivering is ingeval van afwijking van deze dorpsgrenzen. 5. Conceptraadsvoorstel en tekst voor raadsbesluit De Wet arhi schrijft voor dat de raden van de betrokken gemeenten gelijktijdig een eensluidend besluit nemen over het herindelingsontwerp, alvorens de wetgevingsprocedure te starten. Het project levert daarom een conceptraadsvoorstel en een tekst voor een raadsbesluit, zodat er in elke gemeenteraad een eensluidend besluit over het herindelingsontwerp kan worden genomen. Het raadsvoorstel betreft een basistekst met een inleiding en een onderbouwing waarin elke gemeente wijzigingen kan aanbrengen en aanvullingen op kan doen. De tekst van het raadsbesluit dient in elke gemeente eensluidend en derhalve ongewijzigd te zijn. Regisserende werkzaamheden Binnen de scope van de projectopdracht vallen de volgende werkzaamheden: - het regisseren van het besluitvormingsproces van het herindelingsontwerp door middel van: o het - in overleg met de griffiers - opstellen van een voor alle zeven gemeenten geldende planning o het organiseren en faciliteren van gezamenlijke klankbordgroepbijeenkomsten voor vertegenwoordigers van de zeven gemeenteraden, ter voorbereiding op het besluitvormingstraject - het regisseren en afstemmen van de interne en externe communicatie over het herindelingsontwerp en het besluitvormingsproces door middel van: o het opstellen van een communicatieplan, waarin de boodschap, de communicatiemiddelen en de timing van de communicatiemomenten binnen de zeven gemeenten zijn opgenomen alsmede principeafspraken over het woordvoerderschap o het faciliteren van overleg tussen de communicatiemedewerkers die voor de uitvoering van dit plan verantwoordelijk zijn. Plan van aanpak Herindeling Littenseradiel 6

8 2.3 Afbakening Buiten de scope van het project Herindeling Littenseradiel vallen de volgende zaken: - het verzorgen van de toets van lokaal draagvlak, één van de toetsingscriteria uit het Beleidskader herindeling. Elke gemeente bepaalt individueel hoe dit wordt aangepakt. De regie en de afstemming over timing en aanpak vindt wel plaats in dit project. De rapportage per gemeente over de toetsing dient voor medio augustus 2015 gereed te zijn, zodat deze tijdig kan worden opgenomen in het herindelingsontwerp. Hier draagt elke gemeente individueel zorg voor - het in behandeling nemen van en ter eventuele besluitvorming voorleggen van het rapport over de financiële robuustheid van de gemeente Littenseradiel in de zeven gemeenteraden. Elke gemeente dient zelf zorg te dragen voor het behandelen van en besluiten over deze rapportage. Afstemming over timing en aanpak vindt wel plaats in dit project - het informeren van de zeven gemeenteraden over de voorgenomen werkwijze rond de totstandkoming van het herindelingsontwerp. Dit verzorgt elke gemeente zelf. Het plan van aanpak kan daarvoor, na vaststelling in de stuurgroep, als onderlegger dienen. Afstemming over timing en aanpak vindt wel plaats in dit project - het regelen van een afvaardiging van de gemeenteraden in de klankbordgroep. Dit verzorgt elke gemeente zelf - het in behandeling nemen en ter besluitvorming voorleggen van het herindelingsontwerp in de individuele gemeenten. Elke gemeente draagt zelf zorg voor het behandelen en besluiten over het herindelingsontwerp - het voeren van overleg met medeoverheden en andere belanghebbenden, alsmede het voeren van een eventuele bestuurlijke lobby. Hierover informeren projectgroepleden en bestuurders elkaar in de stuurgroep - het onderhouden van contacten met de media. Hier volgen voor de betrokken gemeenten de leidende principes uit het in dit project op te stellen communicatieplan. Tevens informeren projectgroepleden en bestuurders elkaar in de stuurgroep. Plan van aanpak Herindeling Littenseradiel 7

9 3. Scope van de opdracht: operationeel traject Op 1 januari 2018 moeten de volgende nieuwe gemeenten (werknamen) operationeel zijn: - de nieuwe gemeente Leeuwarden - de nieuwe gemeente Súdwest-Fryslân - de nieuwe gemeente Westergo. Op de weg naar drie nieuwe gemeenten en het verwezenlijken van de gewenste doelstellingen, moeten de volgende (tussen)resultaten behaald worden: - de directe dienstverlening aan burgers en bedrijven verloopt vanaf 1 januari 2018 zonder problemen - alle medewerkers hebben een plek gekregen in een van de drie nieuwe organisaties - regelgeving, beleid en werkprocessen zijn geharmoniseerd voor zover nuttig of noodzakelijk - er zijn ontwerpbegrotingen voorbereid die direct na de fusie door de (nieuwe) raden kunnen worden vastgesteld - alle gemeentelijke gegevens (data) zijn geconverteerd naar de nieuwe gemeenten Leeuwarden, Súdwest-Fryslân en Westergo. Hiervoor worden de ICT-systemen van Leeuwarden en Súdwest- Fryslân aangehouden - er hebben verkiezingen plaatsgevonden in de nieuwe gemeenten. De financiële verantwoording over het boekjaar 2017 en de effectuering van de splitsing, vragen erom dat de financiële administratie van Littenseradiel nog operationeel is na 1 januari Doel Voor de periode tot 1 december 2015 staat voor het operationele traject het volgende doel centraal. De zeven betrokken gemeenten hebben met het project Herindeling Littenseradiel tot doel de organisatie van de gemeente Littenseradiel dusdanig te ontvlechten en de invlechting in de nieuwe gemeenten dusdanig voor te bereiden dat de uiteindelijke samenvoeging zorgvuldig, volledig en efficiënt verloopt. 3.2 Beoogde resultaten De beoogde resultaten in het project Herindeling Littenseradiel zien uitsluitend toe op het ontvlechten van de organisatie van de gemeente Littenseradiel en het voorbereiden van de invlechting in de nieuwe gemeenten. In de periode tot 1 december 2015 gaat het om het opleveren van de volgende resultaten: 1. conceptconvenant P&O 2. personeel: rapport met inventarisatie en advies 3. ICT: rapport met inventarisatie en advies 4. archief: rapport met inventarisatie en advies 5. beleid: rapport met inventarisatie en advies 6. plan van aanpak fase II. Waar wordt gesproken van andere projecten, worden de andere operationele herindelingstrajecten bedoeld: - project Herindeling Westergo - project Herindeling Leeuwarden-Leeuwarderadeel - project Herindeling Leeuwarden-Littenseradiel (i.o.) - project Herindeling Súdwest-Fryslân-Littenseradiel (i.o.). Plan van aanpak Herindeling Littenseradiel 8

10 1. Conceptconvenant P&O Op 1 januari 2018 gaan alle rechten en plichten van het personeel van de zeven gemeenten over naar de drie nieuwe gemeenten. Over de wijze van overgang moeten afspraken worden gemaakt in het georganiseerd overleg. De herindelingen verschillen in aard en omvang maar hangen onlosmakelijk met elkaar samen doordat het personeel van Littenseradiel deel uitmaakt van elk van deze drie herindelingen. Een aantal afspraken over de herindeling van de gemeente Littenseradiel zal daarom door de zeven gemeenten gezamenlijk met het georganiseerd overleg moeten worden overeengekomen, alvorens verdere uitwerking kan plaatsvinden in de sociale statuten binnen de afzonderlijke herindelingstrajecten. Hiervoor wordt een conceptconvenant P&O opgesteld. Het betreft in deze fase een concept dat ambtelijk wordt voorbereid. Het conceptconvenant P&O moet in elk geval voldoen aan de volgende uitgangspunten: - in het conceptconvenant P&O zijn de afspraken opgenomen die de zeven huidige werkgevers willen maken met het georganiseerd overleg over de wijze waarop het personeel uit de huidige organisaties overgaat naar de drie nieuwe gemeenten - de inhoud van het conceptconvenant is afgeleid van de afspraken zoals opgenomen in de Bestuursovereenkomst van de zes gemeenten, de afspraken die gemaakt zijn tussen Leeuwarden en Leeuwarderadeel alsmede hetgeen is beschreven in dit plan van aanpak. Na de vaststelling van het herindelingsontwerp in de zeven gemeenteraden wordt het conceptconvenant P&O, in fase II van dit project, zo spoedig mogelijk ter vaststelling geagendeerd in de stuurgroep Herindeling Littenseradiel. Het conceptconvenant wordt definitief na instemming van het bijzonder georganiseerd overleg (BGO). 2. Personeel Voor het taakveld Personeel wordt een rapport opgesteld met daarin: - een inventarisatie van de vigerende arbeidsvoorwaarden van de gemeente Littenseradiel - de vigerende arbeidsvoorwaarden zijn op dusdanige wijze in kaart gebracht dat het overzicht bruikbaar is voor een vergelijking van beleid in alle drie de herindelingstrajecten. 3. ICT Voor het taakveld ICT wordt een rapport opgesteld met daarin: - een inventarisatie van de ICT-infrastructuur en de applicatieomgeving van de gemeente Littenseradiel - een inventarisatie van de stand van zaken ICT in de andere operationele herindelingsprojecten en de onderlinge relatie in het samenhangende ontvlechtings- en invlechtingstraject - een advies over de wijze waarop de splitsing en de integratie van de infrastructuur, de applicatieomgeving en de databestanden in de drie nieuwe gemeenten gerealiseerd kunnen worden - een indicatie van de hiervoor benodigde personele inzet (kwalitatief en kwantitatief), de financiële middelen en een globale planning. 4. Archief Voor het taakveld Archief wordt een rapport opgesteld met daarin: - een inventarisatie van de te verrichten werkzaamheden voor de overdracht van de fysieke en de digitale archieven van de gemeente Littenseradiel - de uitkomsten van een verkenning naar de mogelijkheden van overdracht naar de rechtsopvolger of anderszins, ten behoeve van de historische archieven (voormalige gemeenten) - tot de fysieke digitale archieven rekenen we hier de fysieke documentaire informatievoorziening, de fysieke werkarchieven van gebruikers, de digitale archieven documentaire informatievoorziening en de digitale werkarchieven van gebruikers - een indicatie van de hiervoor benodigde personele inzet (kwalitatief en kwantitatief), de financiële middelen en een globale planning - waarbij inzichtelijk is gemaakt welke werkzaamheden anders zijn c.q. komen te vervallen, indien de samenvoeging met Súdwest-Fryslân (rechtsopvolger) wordt aangemerkt als een toevoeging. Plan van aanpak Herindeling Littenseradiel 9

11 5. Beleid Voor de beleidstaken wordt een rapport opgesteld met daarin: - een lijst van het vigerend beleid in de gemeente Littenseradiel - het vigerend beleid is op dusdanige wijze in kaart gebracht dat het overzicht bruikbaar is voor een vergelijking van beleid in alle drie de herindelingstrajecten - belangrijke uitgangspunten voor de harmonisatie in de drie herindelingstrajecten: volgen van bestaand beleid van één van de betrokken gemeenten, aanpassen van bestaand beleid of ontwikkelen van nieuw beleid - een overzicht van contracten en verbonden partijen van de gemeente Littenseradiel. 6. Aandachtspunten voorzieningen en relatie burger-bestuur Hiervoor wordt een notitie opgesteld met: - belangrijke aandachtspunten voor de gemeente Littenseradiel ten aanzien van: o voorzieningen in de overgaande gebieden o de relatie tussen burger en bestuur (in de andere gemeenten aangeduid als nabij besturen, kernenbeleid of wijken en dorpen ). Dit wordt op de eerste plaats geadresseerd in het herindelingsontwerp, maar dient daarna een plek te krijgen in de harmonisatie per herindelingstraject - een advies over óf en hoe deze het beste bestuurlijk verankerd kunnen worden 6. Financiën Voor het taakveld Financiën wordt een rapport opgesteld met daarin: - een inventarisatie van de te verrichten werkzaamheden voor de ontvlechting van de financiën van de gemeente Littenseradiel en de overdracht naar de nieuw te vormen gemeenten - een indicatie van de hiervoor benodigde personele inzet (kwalitatief en kwantitatief), de financiële middelen en een globale planning. 7. Plan van aanpak fase II Op het moment dat de colleges van B en W het herindelingsontwerp ter besluitvorming hebben doorgezonden aan de gemeenteraden, wordt in afwachting van de besluitvorming een plan van aanpak voor de volgende fase opgesteld. Dit plan van aanpak is afhankelijk van de uitkomsten van de voorbereidingsfase en ziet toe op de periode tot 1 december De projectleiding draagt zorg voor het opstellen van dit plan van aanpak. 3.3 Afbakening Tot de scope van deze opdracht behoren niet: - het initiëren en voeren van overleg met het georganiseerd overleg (GO) over het conceptconvenant P&O noch over sociale statuten. Dit vindt pas plaats na vaststelling van het herindelingsontwerp door de zeven gemeenten. De aanpak hiervoor wordt opgenomen in het plan van aanpak voor fase II. - het uitvoeren van de onder 3.2 uitgebrachte adviezen. Plan van aanpak Herindeling Littenseradiel 10

12 4. Aanpak 4.1 Een projectmatige aanpak De werkwijze in het project Herindeling Littenseradiel is projectmatig van aard en heeft de volgende kenmerken: - in het project werken de betrokkenen in een opdrachtgever-opdrachtnemerrelatie tussen stuurgroep, projectgroep en werkgroepen. In de stuurgroep zijn de zeven betrokken gemeenten vertegenwoordigd. Een uitwerking in verantwoordelijkheden, taken en bevoegdheden van de gremia in dit project, is opgenomen in hoofdstuk 5 (Projectorganisatie) - opdrachtverlening aan de projectleider en de projectgroep vindt plaats door middel van het vaststellen van het plan van aanpak - opdrachtverlening aan de werkgroepen vindt plaats door middel van werkgroepopdrachten - in het project werken de betrokkenen resultaatgericht. De scope van het project wordt vastgesteld door de stuurgroep, door middel van het vaststellen van het plan van aanpak. Wijzigingen in de doelstelling kunnen wijzigingen in de op te leveren resultaten tot gevolg hebben. Is dit aan de orde dan worden deze wijzigingen en de consequenties daarvan voorgelegd aan de stuurgroep. De projectleiding stuurt op de op te leveren resultaten en bewaakt de procesgang - aan het eind van elke fase en zoveel eerder als wenselijk, evalueren de betrokkenen het project op inhoud, proces en samenwerking. Als dit aanleiding geeft om de werkwijze zo bij te stellen dat dit de door de stuurgroep geaccordeerde kaders te buiten gaat, worden deze voorgenomen wijzigingen ter vaststelling voorgelegd aan de stuurgroep - voor alle betrokkenen is het helder over welke producten welk gremia geïnformeerd worden en over welke producten welke gremia besluiten mogen nemen. Zie de matrix in paragraaf de ontvlechting van Littenseradiel levert input voor de invlechting in de drie afzonderlijke projecten. Dubbel werk moet worden voorkomen. In de aanpak worden per onderwerp/thema afspraken gemaakt over welk invlechtingsproject leidend is voor het opzetten van de inventarisatie en het splitsingsoverzicht. 4.2 Leidende principes voor het proces De complexiteit van dit opsplitsings- en herindelingsproces kenmerkt zich door de volgende zaken: - de onderlinge afhankelijkheid tussen de zeven gemeenten die tegelijkertijd behoefte hebben om in hun eigen tempo en op hun eigen wijze de vorming van de drie nieuwe gemeenten uit te voeren - de verschillen in de aard van de trajecten: het samenvoegen van gemeenten van vergelijkbare grootte en karakter (Westergo) en het samenvoegen van gemeenten die in omvang en aard fors van elkaar verschillen (Leeuwarden-Leeuwarderadeel, Súdwest-Fryslân-Littenseradiel). Hoewel het voor elk cluster een samenvoeging is, wordt deze door alle betrokkenen anders beleefd - verschil in de mate van betrokkenheid en de gepercipieerde relevantie van alle betrokken stakeholders: bestuurlijk, ambtelijk, maatschappelijk - de behoefte om stakeholders op onderdelen op hetzelfde moment van dezelfde informatie te voorzien (voorkomen informatie-asymmetrie) en tegelijkertijd oog te houden voor maatwerk in de informatievoorziening op lokaal niveau. Niet alles is te borgen in een projectmatige aanpak. De betrokkenen spreken daarom met elkaar af om - naast resultaatgerichtheid - aandacht te besteden aan het proces dat de betrokken gemeenten met elkaar doorlopen en de menselijke en relationele dimensie daarin. Daartoe is in dit project een aantal leidende principes geformuleerd: - de projectgroep en de kerngroep zien het als hun opgave om bestuurders mee te nemen in het proces en bij te praten over belangrijke ontwikkelingen - de betrokkenen hebben er oog voor dat de zeven gemeenten in de omvang en de aard van de opgave van elkaar verschillen. Dat laat onverlet dat zij elk als volwaardig partner worden bejegend - het zijn uiteindelijk de mensen die binnen het project en tussen de projecten samenwerken. Daarom committeren de betrokkenen zich eraan dat zij: Plan van aanpak Herindeling Littenseradiel 11

13 - investeren in persoonlijke relaties, op alle niveaus - mochten er spanningen ontstaan, niet wachten tot de volgende vergadering, maar elkaar opzoeken of bellen - inbreng waarderen en elkaar aanspreken als afspraken niet worden nagekomen - toewerken naar mijlpalen en deze vieren als ze bereikt zijn. Dit vergroot de focus, de resultaatgerichtheid en de onderlinge verbinding - de gemeenten Leeuwarden,Súdwest-Fryslân en Westergo (nog te vormen) werken aan het kennismaken en vertrouwd raken van hun medewerkers met het grondgebied, de inwoners en de medewerkers van de gemeente Littenseradiel - bestuurlijk en ambtelijk is er open communicatie over welke relevante ontwikkelingen er binnen de afzonderlijke gemeenten spelen. Hiermee worden verrassingen voorkomen die (later) tot bestuurlijke consequenties kunnen leiden. 4.3 Besluitvorming Over de resultaten van fase I van het project, zowel uit het wettelijke als het operationele traject, dient besluitvorming plaats te vinden. Welk besluitvormend orgaan waarover beslist en op welke wijze, is weergegeven in onderstaande matrix. De bestuurlijke besluitvorming wordt voorbereid door de projectgroep. Resultaat Projectgroep Stuurgroep Colleges van B&W Klankbordgroep Raden Wettelijk traject Herindelingsontwerp V V K V Financieel onderzoeksrapport V K K Technisch onderzoeksrapport V K K Detailkaart nieuwe grenzen V Concept raadsvoorstel V V Operationeel traject Conceptconvenant P&O V V 3 Personeel: rapport V ICT: rapport V Archief: rapport V Beleid: rapport V V 4 Plan van aanpak fase II V K V = Vaststellen K = Kennis nemen en klankborden Tabel 4.1 Besluitvormingsmatrix projectorganisatie Herindeling Littenseradiel. Aandachtspunten bij deze besluitvormingsmatrix: - de stuurgroep wordt in algemene zin geïnformeerd over de voortgang van het project en de afgesproken resultaten - de wijze van besluitvorming in deze matrix geldt als basis voor alle betrokken gemeenten. Het is aan elke gemeente en elk herindelingscluster om de eigen voorbereiding en draagvlak t.b.v de besluitvorming te organiseren. Daarover vindt afstemming plaats in de projectgroep. 3 Dit convenant wordt begin fase II aan de stuurgroep voorgelegd. 4 Dit betreft de onderdelen waarvan in het inventariserend onderzoek Beleid geconstateerd wordt dat deze bestuurlijk vastgesteld moeten worden. Plan van aanpak Herindeling Littenseradiel 12

14 5. Projectorganisatie Om de hiervoor beschreven resultaten te realiseren, wordt een projectorganisatie ingericht waarbinnen wordt gewerkt en besloten op basis van opdrachtgever-opdrachtnemerrelaties. Hierna wordt de projectorganisatie visueel weergegeven, waarna per onderdeel de rollen, taken en verantwoordelijkheden worden toegelicht. Er is daarin een onderscheid gemaakt tussen het wettelijke traject en het operationele traject. Raad Franekeradeel College Franekeradeel Raad Het Bildt College Het Bildt Raad Menameradiel Voorzitter College Menameradiel Raad Littenseradiel Raad Súdwest-Fryslân Raad Leeuwarden Klankbordgroep Griffiers Stuurgroep College Littenseradiel College Súdwest-Fryslân College Leeuwarden Raad Leeuwarderadeel Projectleider College Leeuwarderadeel Projectgroep Kerngroep Projectbureau Projectcoördinator Secretariële ondersteuning Budgetbeheerder Communicatie Werkgroep Financieel onderzoek Werkgroep Herindelingsontwerp Werkgroep Personeel Werkgroep Beleid Werkgroep Financiën Werkgroep Technisch onderzoek Werkgroep Nieuwe grenzen Werkgroep Archief Werkgroep ICT Wettelijk traject Operationeel traject Figuur 5.1 Projectorganisatie voor fase I van het project Herindeling Littenseradiel Klankbordgroep (wettelijk traject) De klankbordgroep heeft als doel om te klankborden over het herindelingsontwerp. Het gaat daarbij om zowel procesmatige aspecten (hoe bereiden we het voor) als inhoudelijke aspecten (wat wordt besloten). Het is aan elke gemeenteraad zelf om de vertegenwoordiging samen te stellen. Idealiter wordt de klankbordgroep gevormd door de fractievoorzitters van alle partijen uit de zeven raden. De klankbordgroep neemt geen besluiten. De onafhankelijke voorzitter van de stuurgroep fungeert ook als voorzitter van de klankbordgroep. Stuurgroep De stuurgroep is namens de colleges van B en W opdrachtgever van de externe projectleider en de projectgroep. Deze opdracht is in dit plan van aanpak vastgelegd. De stuurgroep is opdrachtgever voor zowel het wettelijke als het operationele traject. In de stuurgroep worden de zeven colleges vertegenwoordigd door de burgemeester en een wethouder. De stuurgroep wordt voorgezeten door een onafhankelijke voorzitter die in nauwe samenwerking opereert met de projectleiding. Bij een stuurgroepvergadering zijn in beginsel alle zeven gemeenten hoofdelijk vertegenwoordigd door een burgemeester of een wethouder. Indien er besluitvorming plaatsvindt over een onderwerp dat niet alle gemeenten aangaat, kan een afvaardiging per herindelingscluster volstaan. De gemeente Littenseradiel is elk stuurgroepoverleg hoofdelijk vertegenwoordigd. Waar het besluitvorming over alle zeven gemeenten betreft, zoals het Plan van aanpak Herindeling Littenseradiel 13

15 herindelingsontwerp en de (concept)raadsvoorstellen, dienen alle gemeenten hoofdelijk aanwezig te zijn. De leden van de stuurgroep zorgen er voor dat zij met mandaat van hun college van B en W besluiten kunnen nemen. De externe projectleider is secretaris van de stuurgroep. Het projectbureau verzorgt de ondersteuning van de projectleider en de onafhankelijke voorzitter. De gemeentesecretarissen (of hun vervangers) van de zeven gemeenten zitten als adviseur bij de stuurgroepvergadering, waarbij een afvaardiging per herindelingscluster mogelijk is. Samen met de projectleider verzorgen zij de afstemming tussen de stuurgroep en de projectgroep. De stuurgroep vergadert gemiddeld eenmaal per zes weken. Indien nodig of gewenst, kan deze frequentie worden opgevoerd. Projectleiding De projectleider is opdrachtnemer van de stuurgroep en geeft leiding aan de projectorganisatie. De projectcoördinator assisteert de projectleider in de aansturing van de projectorganisatie. De projectleider is onafhankelijk voorzitter van de projectgroep en van de kerngroep. De projectleider stuurt op consensus in het nemen van besluiten en heeft tevens een adviesrol naar de stuurgroep. De projectleider is gedelegeerd opdrachtgever van de werkgroepen. De projectleider ondersteunt de stuurgroep in de klankbordgroep. De projectleider draagt zorg voor de kwaliteitsbewaking van stukken die ter besluitvorming in de projectgroep- en in de stuurgroepvergadering worden geagendeerd. De projectleider wordt ondersteund door het projectbureau, dat wordt aangestuurd door de projectcoördinator. Projectgroep De projectgroep is opdrachtnemer van de stuurgroep. De projectgroep zorgt voor de voorbereiding van de bestuurlijke besluitvorming en het in de stuurgroepvergadering agenderen van politiekbestuurlijk relevante onderwerpen. De projectgroep bestaat uit de projectleider en de projectcoördinator en de secretarissen van de zeven betrokken gemeenten of hun vervangers. Het is mogelijk om met een afvaardiging te werken waarbij minimaal de drie herindelingsclusters en de gemeente Littenseradiel vertegenwoordigd moeten zijn. Als onderwerpen uit het operationele traject aan de orde zijn, kunnen leden (van de kerngroep) als adviseur deelnemen aan de projectgroepvergadering. De projectgroep keurt de werkgroepopdrachten, de werkplannen en de opgeleverde resultaten goed, toetst of deze gereed zijn voor bestuurlijke besluitvorming en bereidt de agenda van de stuurgroepvergadering voor. De projectgroepleden zijn verantwoordelijk voor het beschikbaar maken van de gewenste informatie, middelen en personele capaciteit, en zorgen er voor dat zij hun bestuurders meenemen in het proces. De projectgroep is opdrachtgever van de werkgroepen. De projectleider treedt op als gedelegeerd opdrachtgever. De projectgroep vergadert gemiddeld eenmaal per drie weken. Indien nodig en gewenst, kan deze frequentie worden opgevoerd. De projectgroep wordt ondersteund door het projectbureau. Kerngroep De kerngroep draagt zorg voor de samenhang en de afstemming tussen de operationele herindelingsprojecten, tussen de werkgroepen in het operationele traject en voor het uitzetten van acties binnen de eigen ambtelijke organisaties. De projectleiding monitort met de kernteamleden de voortgang van de werkgroepen en bereidt met de leden van de kerngroep de stukken voor de projectgroepvergadering voor. De kerngroep bestaat uit de projectleiders en/of projectcoördinatoren van de operationele herindelingsprojecten en de projectleiding van de Herindeling Littenseradiel. De kerngroep wordt ondersteund door het projectbureau. Plan van aanpak Herindeling Littenseradiel 14

16 Werkgroepen Voor de totstandkoming van de benoemde resultaten, worden werkgroepen ingericht. Deze werkgroepen bestaan uit ambtelijke vertegenwoordigers van de betrokken gemeenten. De werkgroepen werken op basis van werkgroepopdrachten, De werkgroepen maken een werkplan waarin zij aangeven hoe zij de opdracht willen uitvoeren en waarin de aanpak, de planning, de kosten, de capaciteit en de wijze van kwaliteitsbewaking staan beschreven. Daarnaast moeten de werkgroepen, wanneer nodig en opportuun, antwoord geven op vragen die uit de stuurgroep en uit de projectgroep naar voren komen. Net als bij de op te leveren resultaten wordt ook in de werkgroepen onderscheid gemaakt tussen het wettelijke en het operationele traject. Werkgroepen voor het wettelijke traject: - werkgroep Herindelingsontwerp: verantwoordelijk voor het opleveren van het herindelingsontwerp, zoals beschreven in paragraaf 2.2 onder 1 - werkgroep Nieuwe grenzen: verantwoordelijk voor het opleveren van een detailkaart met de begrenzing van de nieuwe gemeenten, zoals beschreven in paragraaf 2.2 onder 2 - werkgroep Financieel onderzoek: verantwoordelijk voor het opleveren van een onderzoeksrapport naar de financiële positie van de gemeente Littenseradiel, zoals beschreven in paragraaf 2.2 onder 3. - werkgroep Technisch onderzoek: verantwoordelijk voor het opleveren van een onderzoeksrapport naar de technische staat van de kapitaalgoederen van de gemeente Littenseradiel, zoals beschreven in paragraaf 2.2 onder 4. Werkgroepen voor het operationele traject: - werkgroep Personeel: verantwoordelijk voor de totstandkoming van een conceptconvenant P&O en een rapport over personele zaken van de gemeente Littenseradiel, zoals beschreven in paragraaf 3.2 onder 1 en 2 - werkgroep ICT: verantwoordelijk voor het opleveren van het rapport over de ICT van de gemeente Littenseradiel in relatie tot de andere herindelingsprojecten, zoals beschreven in paragraaf 2.2 onder 3 - werkgroep Archief: verantwoordelijk voor het opleveren van het rapport over het archief van de gemeente Littenseradiel, zoals beschreven in paragraaf 2.2 onder 4 - werkgroep Beleid: verantwoordelijk voor het opleveren van het rapport over het beleid van de gemeente Littenseradiel, zoals beschreven in paragraaf 2.2 onder 5. Het is mogelijk dat er per beleidsveld subwerkgroepen worden ingericht 5 - werkgroep Financiën: verantwoordelijk voor de totstandkoming van het rapport over de ontvlechting en de overdracht van financiën. De werkgroep is tevens beschikbaar voor adhocvragen vanuit de stuurgroep, de projectgroep of de kerngroep. Ook is er een werkgroep Communicatie die verantwoordelijk is voor de interne en externe communicatie aangaande het project, zoals beschreven in paragraaf 6.5. Deze werkgroep wordt aangestuurd door de communicatieadviseur uit het projectbureau. Zij zijn verantwoordelijk voor een (compact) communicatieplan voor het wettelijke traject, inclusief een advies over het bestuurlijk woordvoerderschap en richtlijnen voor contact met de media. Daarnaast stemmen de leden van de werkgroep Communicatie met elkaar de lokale communicatie over het herindelingstraject af en signaleren zij wanneer een issue erom vraagt gezamenlijk naar buiten te treden. Elke werkgroep heeft een werkgroepvoorzitter. Deze is het eerste aanspreekpunt voor de projectleider en de kerngroep. Periodiek vindt er een afstemmingsoverleg plaats tussen de werkgroepvoorzitters en de projectleiding. 5 Voor de inventarisatie van contracten en verbonden partijen kan indien nodig een separate werkgroep worden gevormd. Plan van aanpak Herindeling Littenseradiel 15

17 Projectbureau De stuurgroep, de projectgroep en de projectleider worden voor praktische zaken ondersteund door het projectbureau. Het projectbureau wordt aangestuurd door de projectcoördinator en bestaat verder uit secretariële ondersteuning, een budgetbeheerder en een communicatieadviseur. De secretariële ondersteuning draagt zorg voor het plannen van (bilaterale) afspraken en bijeenkomsten, het maken van verslagen van de stuurgroep-, projectgroep-, kerngroep- en klankbordgroepoverleggen, de distributie van vergaderstukken en de archivering van alle projectdocumenten. Ook draagt het projectbureau zorg voor de operationele ondersteuning van de projectleider en de voorzitter van de stuurgroep. Wat betreft communicatie wordt er rond de communicatieadviseur een overleg-/werkgroep Communicatie gevormd met communicatieadviseurs uit de drie herindelingsclusters. Griffiers (wettelijk traject) De griffiers van de zeven raden hebben periodiek gezamenlijk overleg met de projectleiding en de voorzitter van de werkgroep Herindelingsontwerp. In dit overleg wordt het besluitvormingsproces in de afzonderlijke gemeenteraden afgestemd en voorbereid. Dit betreft onder meer de planning van de klankbordgroepbijeenkomsten en raadsvergaderingen, de voorbereiding van de klankbordgroepbijeenkomsten, de communicatie naar de raden en het uitlijnen van de besluitvorming over het herindelingsontwerp. Tevens dient het overleg met de griffiers om vroegtijdig mogelijke gevoeligheden en knelpunten te signaleren en daar adequaat op te anticiperen. Plan van aanpak Herindeling Littenseradiel 16

18 6. Planning, kosten, kwaliteit en informatie 6.1 Planning De Wet arhi schrijft wettelijke termijnen voor. Deze termijnen zijn leidend voor de datum waarop de zeven gemeenteraden het herindelingsontwerp moeten hebben vastgesteld, teneinde de herindelingsdatum van 1 januari 2018 te kunnen halen. Uiterlijk november 2015 dienen in alle zeven gemeenten gelijktijdig de raadsvergaderingen plaats te vinden waarin het herindelingsontwerp wordt vastgesteld. De planning voor het opleveren van de tussenresultaten, de klankbordgroepbijeenkomsten, besluitvorming in de colleges van B en W en de overige gremia, wordt hiervan afgeleid. Voor het onderzoek naar de financiële positie van de gemeente Littenseradiel is het uitgangspunt dat deze voor de zomer aan de raden ter kennis wordt gebracht. Daar waar het succes van het proces afhankelijk is van zorgvuldige afstemming vraagt dit dat de overlegmomenten prioriteit krijgen in de agenda s van zowel stuur- als projectgroepleden. De tijdsdruk vraagt flexibiliteit. De projectleiding krijgt de opdracht om de vergaderingen en overlegmomenten te plannen, zoveel als mogelijk rekening houdend met staande afspraken. Met het vaststellen van dit plan van aanpak door de stuurgroep wordt het behalen van de planning echter leidend. Stuur- en projectgroepleden zorgen zelf voor vervanging in de overleggen waar zij niet aanwezig kunnen zijn. De planning voor het operationele traject wordt opgesteld in overleg met de kerngroepleden en de werkgroepvoorzitters. Uitgangspunten zijn de ambitie, zoals opgenomen in hoofdstuk 3 en de plannen van aanpak van de andere operationele herindelingsprojecten. De planning wordt opgesteld door de projectleiding. 6.2 Kosten Voor de kosten van het project wordt een separate projectbegroting gemaakt. Hiervoor worden de volgende uitgangspunten gehanteerd: - de gemeente Súdwest-Fryslân treedt op als budgetbeheerder en bevoorschotter van de kosten die samenhangen met het project Herindeling Littenseradiel - de begroting wordt opgesteld door de projectleiding en de projectgroep - de begroting wordt periodiek geactualiseerd, mede op basis van de door de werkgroepen afgegeven ramingen. 6.3 Kwaliteit De projectgroep geeft opdracht voor het leveren van de diverse producten. In de opdrachtverstrekking wordt geëxpliciteerd welke kwaliteitseisen zij aan het resultaat stelt. De werkgroepvoorzitter geeft in het werkplan voor zijn of haar opdracht aan op welke wijze deze kwaliteit in de loop van het proces bewaakt wordt en op welke momenten toetsing plaatsvindt. In de opdrachtverstrekking worden in elk geval de kaders meegegeven zoals deze in dit plan van aanpak zijn vastgelegd. 6.4 Informatievoorziening In deze paragraaf beschrijven wij de wijze waarop de informatievoorziening binnen de projectorganisatie verloopt. Het projectarchief is digitaal en wordt bijgehouden door het projectbureau. Alle documenten worden verspreid via het projectbureau, dat deze ook archiveert. Er zijn de volgende afspraken gemaakt over het versiebeheer van de documenten: - op elk document worden de steller, de datum, het versienummer en de status (concept, definitief) vermeld - na vaststelling van de definitieve versie, worden concepten uit het archief verwijderd - de definitieve versies worden zowel digitaal als op papier gearchiveerd - per 1 januari 2018 wordt het archief overgedragen aan de nieuwe organisatie. Plan van aanpak Herindeling Littenseradiel 17

19 Per op te leveren product is in kaart gebracht welk gremium hierover advies uitbrengt of beslissingsbevoegd is. Dit overzicht is opgenomen in hoofdstuk 4 van dit plan van aanpak. Het projectbureau zorgt voor verspreiding van stukken op basis van distributielijsten die op aangeven van de projectleiding worden opgesteld. 6.5 Communicatie De werkgroep Communicatie stelt een compact communicatieplan op. Vooruitlopend daarop maken betrokkenen in elk geval al de volgende afspraken met elkaar. Interne communicatie In deze eerste fase van het herindelingsproces zijn nog vele zaken onzeker. Zowel intern als extern vraagt dit om zorgvuldige communicatie. Over de interne communicatie worden de volgende afspraken gemaakt: - vooralsnog wordt intern door de betrokken gemeentesecretarissen en/of hun plaatsvervangers afzonderlijk gecommuniceerd. - daar waar afstemming nodig is ligt de coördinatie van deze communicatie bij de projectgroep. Daar wordt afgesproken wie, wat, wanneer richting de organisaties communiceert. In de eerste maanden zal dit vooral procedurele communicatie zijn. Deze wordt zo nodig voorbereid en afgestemd door de werkgroep Communicatie. Externe communicatie Voor de externe communicatie worden door de stuurgroep de volgende afspraken gemaakt: - waar de voortgang van het proces is gebaat bij een rustige omgeving, wordt de publiciteit niet opgezocht zonder dat dit vooraf is afgestemd met de andere stuurgroepleden - er wordt enkel gezamenlijk gecommuniceerd over: o de totstandkoming en de besluitvorming over het herindelingsontwerp o de activiteiten en de besluiten in het project Herindeling Littenseradiel - omwille van praktische afspraken wordt voorgesteld deze afstemming plaats te laten vinden tussen de zeven burgemeesters (of portefeuillehouders) uit de stuurgroep. Ook de externe communicatie kan worden voorbereid door de betrokken communicatieadviseurs, onder verantwoordelijkheid van de centrale projectleiding en in nauwe afstemming met de externe voorzitter van de stuurgroep. Afstemming met provincie en ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties Specifiek punt van aandacht is de communicatie over dit project richting de provincie en het ministerie. Deze afstemming betreft uitsluitend het wettelijke traject. Voor de communicatie met deze actoren gelden als uitgangspunten: - eenduidigheid en gezamenlijkheid - de projectgroep organiseert periodiek een bestuurlijk overleg met de provincie en/of het ministerie met betrekking tot de voortgang en de inhoud van herindelingsontwerp. Over de vertegenwoordiging worden afspraken gemaakt in de projectgroep en de stuurgroep, afhankelijk van de aard en de agenda van het overleg. De overleggen worden ambtelijk voorbereid (inclusief ambtelijk overleg met provincie/ministerie) door de projectgroep - de provincie wordt ambtelijk geïnformeerd over de voortgang van het wettelijke traject door periodiek overleg en door toezending van relevante documenten. Dit ambtelijke overleg wordt voorbereid door de projectgroep. Plan van aanpak Herindeling Littenseradiel 18