2016/HFB/OO/32104 Bureaustoelen, vergaderstoelen & diverse stoelen. Opening 24/03/2016 9u45. Informatievergadering

Transcriptie

1 2016/HFB/OO/32104 Bureaustoelen, vergaderstoelen & diverse stoelen Opening 24/03/2016 9u45

2 Disclaimer : de huidige slides zijn enkel een samenvatting van de voornaamste clausules van het bestek met referentie 2015/HFB/OO/32104 en zijn dus onvolledig deze slides zijn dus geen contractueel document deze slides hebben enkel tot doel de kandidaatinschrijver te wijzen op de voornaamste elementen om te komen tot een regelmatige inschrijving 2

3 Algemene gegevens: 1. Voorwerp van de opdracht 2. Aanbestedende overheid mandaterende overheid 3. Gunningswijze 4. Selectiecriteria 5. Gunningscriteria 6. Aandachtspunten bij inschrijving 7. Aandachtspunten na toewijzing 8. Vragen en antwoorden 3

4 1. Voorwerp van de opdracht Titel: Leveren van bureaustoelen, vergaderstoelen en diverse stoelen CPV codes: Zitmeubelen Plaats van uitvoering: bepaald per bestelbon Raamcontract: ja Duur van de overeenkomst: 3 jaar + de mogelijkheid tot éénmalige verlenging van maximaal 12 maanden 4

5 2. Aanbestedende en mandaterende overheid Aanbestedende overheid : Vlaamse Overheid Mandaterende overheid : Vlaamse Overheid Leidend ambtenaar: opgegeven per bestelbon Bevoegdheid van de leidend ambtenaar : de technische en administratieve opvolging van de leveringen tot en met de oplevering; de keuring van de prestaties, zowel de a priori als de a posteriori keuring; het nazicht van de facturen en schuldvorderingen; het opstellen van de processen-verbaal; de opleveringen; cfr. 47 en 124 KB uitvoering. 5

6 3. Gunningswijze Open offerteaanvraag de opdracht wordt gegund aan de inschrijver die de economisch voordeligste regelmatige offerte indient. 6

7 4. Selectiecriteria* (1) Financiële en economische eisen ten aanzien van de persoon van de inschrijver: Beschikken over een gemiddelde jaarlijkse omzet van minstens Euro over de laatste 3 beschikbare boekjaren; Eigen vermogen: minimaal Euro, de inschrijver toont die aan door het voorleggen van: Een verklaring betreffende de gemiddelde jaarlijkse omzet van de onderneming over de laatste 3 boekjaren; De jaarrekeningen, * Selectiecriteria zijn minima waaraan de inschrijver (en het voorwerp van de inschrijving) dient te voldoen 7

8 4. Selectiecriteria (2) technische eisen ten aanzien van de persoon van de inschrijver: Referenties Perceel 1: min. 15 ref. waarvan min. 5 ref. elk een levering van min. 200 bureaustoelen omvat Perceel 2: min. 15 ref. waarvan min. 5 ref. elk een levering van min. 80 vergaderstoelen omvat Perceel 3: min 15 ref. waarvan min 5 ref. elk een levering van min. 100 restaurantstoelen, bistrostoelen en/of barkrukken omvat Perceel 4: min. 15 ref. waarvan min 5 ref. elk een levering van min. 30 stasteunenomvat.! Elke aangebrachte ref. moet vallen binnen de afgelopen 36 maanden Voldoen aan de eisen van de norm(en) ISO 9001 inzake kwaliteitsmanagement of gelijkwaardig. de inschrijver toont die aan door het voorleggen van: een lijst van de voornaamste leveringen die hij gedurende de afgelopen 36 maanden heeft verricht, hun bedrag, de geleverde aantallen, data en de publiek-of privaatrechtelijke instanties waarvoor zij bestemd waren Certificaat ISO 9001 (1) Selectiecriteria zijn minima waaraan de inschrijver (en het voorwerp van de inschrijving) dient te voldoen 8

9 5. Gunningscriteria ERGONOMIE Ergonomie basisvoorstel (en wat betreft perceel 1 ook de verplichte opties) Perceel 1 Perceel 2 Perceel 3 Perceel 4 Punten op Ergonomie niet-verplichte opties (n.v.t. bij perceel 4) 3 3 nvt nvt TECHNISCHE KWALITEIT Technische kwaliteit basisvoorstel (en wat betreft perceel 1 ook de verplichte opties) Technische kwaliteit niet-verplichte opties (n.v.t. bij perceel 4) nvt DUURZAAMHEID GARANTIE PRIJS basisvoorstel (en wat betreft perceel 1 ook de verplichte opties)* Eenheidsprijzen bij bestelling 6 st 6 1,35 1,1 40 Eenheidsprijzen bij bestelling 7 st en < 40 st 18 14,4 23,1 nvt Eenheidsprijzen bij bestelling 40 st en < 100 st ,3 nvt Eenheidsprijzen bij bestelling 100 st 4 20,25 16,5 nvt Het Bestuur is niet verplicht een opdracht te gunnen. 9

10 6. Aandachtspunten voor een formeel regelmatige inschrijving Meest voorkomende fouten die leiden tot onregelmatigheid: Digitale handtekening Volledigheid: Alle documenten! Vooral offerte EN inventaris/meetstaat Volledigheid van documenten RSZ status 10

11 Indienen van de offerte: Elektronisch Slechts 1 inschrijving per kandidaat Tijdig indienen! elektronisch: elk document krijgt een timestamp snelheid van opladen: uw eigen netwerk, het internet, de omvang van de documenten, Laad eerst de essentiële documenten op: offerteformulier inventaris documenten voor gunningscriteria & selectiecriteria andere documenten 11

12 Demo eid de website inloggen door een gemachtigde: persoon of bedrijf opladen van documenten PV van opening op e-procurement 12

13 Volledigheid: alle stukken dienen bij de inschrijving aanwezig te zijn om de offerte te kunnen beoordelen: offertes moeten administratief en technisch conform zijn de overheid beschikt over beperkte mogelijkheden om ontbrekende stukken op te vragen RSZ: de inschrijver dient in orde te zijn met de RSZ-verplichtingen 13

14 7. Aandachtspunten na toewijzing borgstelling: dient tijdig te gebeuren startvergadering/opvolgingsvergaderingen clausules m.b.t. straffen en boetes prijsherziening door VO wijze van facturatie 14

15 8. Vragen en antwoorden (1) - Algemeen Indiening offertes Uiterste indiening vóór 24/03/2016 9u45 om 9u45 is het opening van de offertes. In principe kan er tot net voor 9u45 ingediend worden. maar er wordt toch aangeraden om dit wat vroeger in orde te brengen, indien er problemen zouden ontstaan met opladen van documenten, elektronisch ondertekenen, Referenties Minimaal 15 ref gevraagd, minimaal 5 ervan met minimaal 200 stoelen binnen 36 maanden. Is in totaal 5 referenties waarvan 3 voldoen aan de specifieke eis ok? Neen, er moeten voldaan worden aan deze technische kwalitatieve selectiecriteria. Hoe moeten leveringen (referenties) aangetoond worden? Een verklaring van de leverancier is hierbij voldoende, maar bevestiging door de klanten is zeker welkom. Mogen de referenties van perceel 1 ook voor perceel 2 gebruikt worden indien ze aan de criteria van beide percelen voldoen? indien 1 referentie zowel de gevraagde hoeveelheden bureaustoelen als de gevraagde hoeveelheden vergaderstoelen omvat, is dit toegestaan. Dienen de referenties van de inschrijver te zijn of zijn referenties van de fabrikant ook toegestaan? Deze mogen enkel van de inschrijver zijn, zodanig dat de aanbestedende overheid een idee heeft van wat de inschrijver aan kan. Nieuw model stasteunwaarvoor nog geen referenties zijn, hoe dient dit vermeld te worden om toch in orde te zijn? de referenties hoeven niet per se van het model te zijn dat aangeboden wordt in de offerte, zolang het maar stasteunen betreft. 15

16 8. Vragen en antwoorden (2) - Algemeen Garantie Onder 2.5 Gunningscriteria -Garantie wordt er verwezen naar (leveringstermijnen) moet Deel III 4. Algemene bepalingen zijn Hoe worden de punten voor de garantie bepaald? de leverancier met de langste zal wat betreft de garantieperiode de hoogste score ontvangen. De andere worden in verhouding beoordeeld. Maar de punten van garantie hangen ook af van wat er allemaal onder garantie/nalevering valt, hoe de service zal zijn, Leveringstermijnen Worden kortere leveringstermijnen positief beoordeeld? Deze werden niet opgenomen in de gunningscriteria. Indien een kortere leveringstermijn mogelijk is, mag dit zeker worden meegegeven in de offerte, hier kan achteraf beroep op gedaan worden door de VO, indien dit de gekozen offerte betreft. 16

17 8. Vragen en antwoorden (3) - Algemeen Proefmodellen Dient het proefmodel te voldoen aan ALLE bepalingen, en dient de stof ook conform de bepalingen zijn? Hoe dienen deze er uit te zien? De proefmodellen dienen te voldoen aan alle algemene en technische eisen die voorop werden gesteld in DEEL III: Technische bepalingen, aldus ook aan de bepalingen omtrent de stof. Is het aannemelijk dat een zwarte stof is toegestaan? het kleur van de stof van de proefmodellen (wat betreft de bureaustoelen en vergaderstoelen) hoeft niet per se zwart te zijn, zolang de gebruikte kleur bij de standaardkleuren hoort die de leverancier wenst aan te bieden aan de VO. Wanneer dient een mockup te worden geplaatst? Hoelang op voorhand wordt de leverancier hiervan verwittigd? de leverancier dient ten laatste 10 werkdagen na eenvoudig verzoek van de aanbestedende overheid de proefmodellen te kunnen leveren. Het verzoek hiertoe zal volgen na de opening en na het administratieve nazicht van de offertes. 17

18 8. Vragen en antwoorden (4) - Algemeen Proefmodellen Van welke modellen wordt een mock up gevraagd? Perceel 1 post 1:» 1 basismodel: voldoet aan alle gevraagde eisen» 1 aangepast basismodel met: De hogere gasveer (verplichte optie) Een rugleuning in een andere hoogte Lumbale steun die in de diepte verstelbaar is Aluminium kruisvoet Neksteun» 1 aangepast basismodel met: Rugleuning in netspanning De afmetingen vermeld in de niet-verplichte opties Perceel 1 post 2:» 1 basismodel: voldoet aan alle gevraagde eisen» 1 basismodel met een neksteun & een hogere gasveer (verplichte opties) 18

19 8. Vragen en antwoorden (5) - Algemeen Proefmodellen Van welke modellen wordt een mock up gevraagd? Perceel 2 post 1:» 1 basismodel: voldoet aan alle gevraagde eisen» 1 aangepast basismodel met een verend achterpootloos slede-onderstel en een lederen afwerking» 1 aangepast basismodel met stervoet zonder wieltjes (lederen afwerking niet nodig)» 1 aangepast basismodel met stervoet met wieltjes (lederen afwerking niet nodig) Perceel 2 post 2:» 1 basismodel: voldoet aan alle gevraagde eisen» 1 aangepast basismodel dat voorziet in de niet-verplichte opties (verstelbare rug en zitting). Indien deze opties reeds voorzien zijn in het basismodel, hoeft er slechts 1 model voorzien te worden Perceel 3 post 1:» 1 basismodel: voldoet aan alle gevraagde eisen» 1 aangepast basismodel met een kunststof zitschaal en voorzien van stoelnummering (= niet-verplichte opties) Perceel 3 post 2:» 1 basismodel: voldoet aan alle gevraagde eisen» 1 aangepast basismodel dat afgewerkt is met poeder-coating» 1 aangepast basismodel dat een afwerking heeft geschikt voor buitengebruik. 19

20 8. Vragen en antwoorden (6) - Algemeen Proefmodellen Van welke modellen wordt een mock up gevraagd? Perceel 3 post 3:» 1 basismodel: voldoet aan alle gevraagde eisen» 1 aangepast basismodel met houten onderstel en andere hoogte Perceel 4:» 1 basismodel dat voldoet aan alle gevraagde eisen Bij de aangepaste modellen dienen enkel de niet-verplichte opties te worden voorzien die de inschrijver aanbiedt in zijn ingestuurde offerte. Indien bepaalde niet-verplichte opties reeds voorzien zijn in het basismodel, hoeven deze niet herhaald te worden op een aangepast model. De vrije opties hoeven niet voorzien te worden op een proefmodel. 20

21 8. Vragen en antwoorden (7) - Algemeen Proefmodellen Gedurende welke periode blijft de mock up staan? de proefmodellen blijven ter beschikking van de aanbestedende overheid tot na de sluiting van de overeenkomst. Hierna wordt de leverancier nog eens expliciet op de hoogte gesteld dat de proefmodellen opgehaald mogen worden. Voorstel voor als onderdeel van de proefplaatsing een presentatie te verzorgen voor de jury, om een inzicht te verschaffen in de innovatieve verschillen tussen de aangeboden concepten op het gebied van gebruiksvriendelijkheid, bewegingsconcept, een korte toelichting van het product bij levering van de proefmodellen wordt toegestaan. De toelichting wordt gegeven in maximaal 10 minuten. Dit betreft de instelmogelijkheden. Afnames Er worden geen aantallen genoemd die in het contract afgenomen zullen worden. kunt u aangeven hoeveel stoelen er onder het huidige contract werden afgenomen? op de inventaris worden de vermoedelijke hoeveelheden meegegeven. Dit zijn de verwachte afnames voor tijdens deze overeenkomst. Dit is geen zekerheid maar deze aantallen werden bepaald op basis van afnames op het vorige contract alsook specifieke vragen voor de toekomst. 21

22 8. Vragen en antwoorden (8) - Algemeen Gunningscriteria duurzaamheid (i) De bereidheid van de leverancier om al dan niet door het sluiten van de raamovereenkomst een aankoopbelofte aan te gaan om op het einde van de langste garantieperiode (met inbegrip van alle toepasselijke verlengingen) de onder dit contract verkochte stoelen terug te kopen van de besteller op diens verzoek. In hoofde van de besteller gaat het om een optie en geenszins om een verkoopverplichting. Wat wordt er bedoeld met terugkoping. dit is geen verplichting, maar de leverancier die bereidt is om eventueel de stoelen terug te nemen na de langste garantieperiode wanneer de besteller dit zou wensen, bekomt hiervoor extra punten. Dit al dan niet tegen een bepaalde prijs. Het idee hier achter is dat de teruggenomen stoelen hierna door de leverancier opnieuw als tweedehands op de markt komen, of de materialen herbruiktworden in nieuwe producten. 22

23 8. Vragen en antwoorden (9) Perceel 1 Zitting Zitdiepte > 4cm verstelbaar, worden stoelen met 5cm zitdiepte gelijk gewaardeerd als stoelen met 10cm zitdiepte? de stoel die verder verstelbaar is in de diepte zal (in principe) beter gewaardeerd worden. Uiteraard is in de beoordeling niet enkel de verstelbaarheid van belang maar ook het zitcomfort en stevigheid naargelang de zitting meer zitdiepte heeft. Onderstel Onderstel uit kunststof (polyamide) en is verkrijgbaar in het zwart. Is zwart aluminium ook toegestaan? Voor de modale bureaustoel is enkel het kunststof onderstel toegestaan. Een aluminium kruisvoet mag opgegeven worden als niet-verplichte optie. De beschikbare kleuren zijn vrijblijvend toeren Martindale voor lederen directiestoel, voor leder is er geen Martindaletest, mag dit gewoon gekwalificeerd leder zijn conform geldende prijslijsten? Er hoeft geen rekening gehouden te worden met de eis van Martindale-toeren voor de lederen stoelen. Uiteraard dient het gebruikte leder van een degelijke kwaliteit te zijn deze technische specificaties van het leder dienen meegegeven te worden in de technische fiches. 23

24 8. Vragen en antwoorden (10) Perceel 1 Rugleuning (modale stoel en directiestoel) Hoogteverstelling dient te gebeuren door de hele rugleuning omhoog en omlaag te schuiven. Is het ook toegestaan om een stoel te leveren met een vaste rugleuning met een in hoogte verstelbare lendensteun? Neen, dit is niet toegestaan. Directiestoel heeft hoge rugleuning die in hoogte verstelbaar is. Zal deze rugleuning niet instabiel worden? Mag dit een stoel worden met vaste rugleuning maar in hoogte verstelbare lendensteun? Aangeboden rug van de directiestoel is van het hoge type (660 en 825 mm). Is een hoogte van 590 mm ook acceptabel? Bovenstaande hoge rug wordt geschrapt uit het bestek en vervangen door een rug van het middelhoge type met een afmeting tussen 540 mm en 700 mm. Hierdoor wordt ook de instabiliteit vermeden. 24

25 8. Vragen en antwoorden (11) Perceel 1 Directiestoel Gewenste zithoogte is onduidelijk: verplichte optie: en niet verplichte optie: tot 55 cm. Maar voor de modale bureaustoel is dit de standaardhoogte. Dit dienen dezelfde eisen te zijn als bij de modale bureaustoel: De stoel moet sowieso tot op 55cm hoogte verstelbaar zijn Als verplichte optie: een gasveer die minimaal tot 64 cm hoogte kan. Verplichte opties Modale bureaustoel: Gasveer dit minimaal 64 cm kan bereiken. Is een gasveer van 60cm tot 85cm toegestaan? Ja, er wordt bedoeld dat een hoogte van 64 cm zeker bereikt kan worden. 25

26 8. Vragen en antwoorden (12) Perceel 1 Niet-verplichte opties Modale bureaustoel: Rugleuning in kunststof. Gaat het echt op kunststof of is kunstleder ook toegestaan? Hier betreft het effectief kunststof. Kunstleder wordt toegestaan als niet-verplichte optie Neksteun (zowel modaal als directie): welke stof moet deze hebben? In Inventaris geen onderscheid gemaakt tussen basisstof en eventuele andere bekleding De stoffering van de neksteun dient steeds gelijkaardig te zijn aan de stoffering van de rugleuning en zitting voor de directiestoel wordt dit als verplichte optie gevraagd (leder) voor de modale stoel wordt dit als niet-verplichte optie gevraagd (gestoffeerd) deze prijzen kunnen dus voor beide posten gebruikt worden. Directiestoel: zitting en rugleuning kunnen gestoffeerd aangeboden worden. Is een stoel met stretched stoffering of netweave mogelijk? met gestoffeerd wordt er effectief geduid op een schuim dat overtrokken is met stof. een directiestoel met stretched stoffering/netweave kan als vrije optie aangeboden worden. Budget Is er een totaal budget gekend? Neen, een budget is er niet, wel zijn de vermoedelijke hoeveelheden die tijdens de duur van de raamovereenkomst afgenomen zouden (kunnen) worden, vermeld in de inventaris. 26

27 8. Vragen en antwoorden (13) Perceel 2 Perceel 2 modale vergaderstoel Wat is een draadframe: valt een sleemodel onder deze noemer? Het sledemodel wordt gevraagd als niet-verplichte optie. Draadframe Sledemodel Is een stoel met rug in stretched stoffering mogelijk? Neen, enkel een gestoffeerde rug en zitting. Niet verplichte optie: lederen afwerking. Is de stoel met stretchedstoffering en zitting in leder voldoende? Neen, zowel rug als zitting dienen in leder te zijn. Wat wordt er bedoeld met een comfortlaag op de armleggers? Een comfortabele opdeklaag(zachter en warmer) bovenop de armlegger. 27

28 8. Vragen en antwoorden (14) Perceel 2 Perceel 2 directie-uitvoering De stoel heeft een middelhoge tot hoge rugleuning (tussen 600 en 825 mm). Is een hoogte van 540 mm acceptabel? Zijn de afmetingen van de rug, die tussen haakjes vermeld staan, verplicht? Zijn deze wel correct? Bovenstaande hoge rug wordt geschrapt uit het bestek en vervangen door een rug van het middelhoge type met een afmeting tussen 540 mm en 700 mm. Een hoogte van 540 mm is dus toegestaan. Rugleuning en zitting sluiten tegen elkaar aan. Dit is onverenigbaar met de niet-verplichte optie: rugleuning is verstelbaar in hoogte. Graag verduidelijking. Hierbij wordt bedoeld dat wanneer de rugleuning (wanneer deze in hoogte verstelbaar is) in de laagste stand staat, deze aansluit tegen de zitting. Voor de armleggers wordt aluminium of kunststof gevraagd, is lederen afwerking ook toegestaan? Comfortlaagwordt niet vermeld voor perceel 2 -post 2 maar moet wel aanwezig zijn (= post 1) De comfortlaag/opdeklaag mag leder zijn gezien de lederen afwerking van de zitting en rugleuning. 28

29 8. Vragen en antwoorden (15) de aanpassingen die werden doorgevoerd en vermeld in voorgaande vragen gelden als definitief Deze zullen via rectificaties gepubliceerd worden Deze presentatie zal ook gepubliceerd worden Opgelet: het gepubliceerde bestek zal niet aangepast worden, maar de bovenvermelde aanpassingen blijven wel gelden 29