INSCHRIJFDOCUMENT VOORSELECTIE HORECA-EXPLOITATIE LANDGOED HACKFORT

Transcriptie

1 INSCHRIJFDOCUMENT VOORSELECTIE HORECA-EXPLOITATIE LANDGOED HACKFORT HTC Advies Horeca Recreatie Catering Almere, 22 juni PW.yv P. Wilbers Y. Vlaar 2016 Horeca Adviescentrum HTC B.V. De resultaten van toepassing en gebruik van de door HTC B.V. verrichte studies en verstrekte adviezen zijn afhankelijk van velerlei factoren, die buiten de invloed van HTC B.V. vallen. Ofschoon de opdracht door HTC B.V. naar beste inzicht en vermogen en overeenkomstig de eisen van goed vakmanschap wordt uitgevoerd, is er sprake van een inspanningsverplichting zodat het bereiken van het beoogde resultaat niet kan worden gegarandeerd. Behoudens uitzondering door de wet gesteld mag, zonder uitdrukkelijke toestemming van Horeca Adviescentrum HTC BV te Almere, niets uit deze uitgave worden vermenigvuldigd en/of openbaar worden gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm of anderszins, hetgeen ook van toepassing is op de gehele of gedeeltelijke bewerking.

2 INLEIDING Vereniging Natuurmonumenten (hierna: Natuurmonumenten) is eigenaar van Landgoed Hackfort in Vorden. Voor de exploitatie van de horeca in het koetshuis en een aantal ruimten in het kasteel zoekt Natuurmonumenten per 1 februari 2017 een horecaondernemer. Natuurmonumenten Natuurmonumenten is dé beweging van mensen met hart voor de natuur. Natuurmonumenten wil mensen, van jong tot oud, in het hart raken en de fascinatie voor de natuur delen met en via de achterban. Mensen activeren om buiten in de natuur iets geweldigs te beleven, omdat de natuur een bron van inspiratie en verwondering is. Natuurmonumenten beschermt 355 natuurgebieden, bij elkaar is dat meer dan hectare prachtige natuur en waardevolle landschappen. Van uitgestrekte, robuuste natuur tot zeer kleine, maar vaak zeer waardevolle gebieden. Meer dan bouwwerken staan er in deze natuurgebieden: kastelen, landhuizen, forten, woonhuizen, molens, boerderijen, uitkijktorens, etc. Veel van deze bouwwerken hebben een monumentenstatus. Natuurmonumenten is zich bewust van haar verantwoordelijkheid voor het cultuurhistorisch erfgoed in haar natuurgebieden. We zetten ons in om deze waarden veilig te stellen en mensen er van te laten genieten. Landgoed Hackfort Het landgoed Hackfort ligt ten westen van Vorden. Het landgoed bestaat uit een uniek agrarisch cultuurlandschap met daarin centraal het kasteel met koetshuis en watermolen. Verspreid over het landgoed liggen zo n 42 authentieke Achterhoekse boerderijen, waarvan een klein aantal nog in bedrijf is. Steeds meer gebouwen en landerijen op het landgoed verliezen hun oorspronkelijke functie. Om het behoud van het unieke karakter van het landgoed in de toekomst mogelijk te maken is Natuurmonumenten op zoek gegaan naar nieuwe functies en passende economische pijlers voor het landgoed. Ondernemer voor Koetshuis, Tuinmanswoning en ruimten in het kasteel Natuurmonumenten wil bezoekers een onvergetelijke totaal ervaring bieden op landgoed Hackfort, een ervaring afgestemd op de essentie van het landgoed: horen, zien, voelen en proeven wat Hackfort is. Horeca speelt een belangrijke rol in de beleving van het landgoed. De horeca is een aantrekkelijke plek voor de start, een tussenstop of de afsluiting van een bezoek aan het landgoed. Daarnaast wil Natuurmonumenten ook het kasteel meer toegankelijk maken voor publiek. Het kasteel biedt een goede potentie voor bijzondere bijeenkomsten en feesten & partijen. Natuurmonumenten is op zoek naar een exploitant die een langdurig samenwerkingsverband wil aan gaan. Een ervaren, enthousiaste horecaondernemer die zich proactief en creatief opstelt, die kwaliteit levert zowel op het gebied van horeca als op het vlak van gastheerschap. Het gezamenlijk optrekken tussen Natuurmonumenten en de horecaondernemer is een belangrijke succesfactor. Inschrijfdocument In dit document wordt informatie verstrekt over de procedure die Natuurmonumenten heeft opgesteld om de best passende ondernemer te werven en selecteren. Daarnaast wordt er in dit inschrijfdocument informatie opgevraagd. Een ondernemer die deel wil nemen aan de procedure, kan deze informatie online invullen om zodoende kans te maken op een uitnodiging voor de voorselectie. De informatie die benodigd is om een goede voorselectie te doorlopen en eventueel daarna een ondernemersplan te schrijven, is te vinden in bijbehorend Programma van Eisen. 2

3 1. PROCEDURE De procedure betreft een zorgvuldige werving- en selectieprocedure om de meest geschikte partij te selecteren voor de horeca-exploitatie op landgoed Hackfort bestaande uit de horeca in het Koetshuis, de Tuinmanswoning en de exploitatie van ruimten in het kasteel. Natuurmonumenten heeft ervoor gekozen de procedure te laten begeleiden door een onafhankelijk en ter zake kundig bureau. HTC Advies (verder te noemen als HTC) zal Natuurmonumenten derhalve adviseren en ondersteunen met betrekking tot de bovengenoemde werving- en selectieprocedure. De voorselectie en latere inschrijvingen worden door zowel Natuurmonumenten als door HTC Advies op kritische wijze beoordeeld en alle facetten van de voorselectie en in de volgende fase de ondernemersplannen worden tot in detail geanalyseerd. In het Programma van Eisen staan de wensen en eisen van Natuurmonumenten ten behoeve van de exploitatie van het koetshuis, de Tuinmanswoning en enkele ruimten in kasteel Hackfort. Deze werving- en selectieprocedure bestaat uit 2 fasen. Fase 1: In de eerste fase worden de geïnteresseerden verzocht om online in te schrijven voor de voorselectie van de werving- en selectieprocedure. Uitgangspunt is dat uw inschrijving voldoet aan de voorwaarden zoals beschreven in hoofdstuk 2. Van alle inschrijvingen worden maximaal de 24 best scorende ondernemers uitgenodigd voor het geven van een Projectpitch. Fase 2: Op basis van de beoordeling van de projectpitch in fase 1 worden maximaal de top 8 ondernemers uitgenodigd tot het schrijven van een ondernemersplan. Hiertoe zal t.z.t. een inschrijfdocument ondernemersplan verstrekt worden. Na een kritische beoordeling van de plannen, worden maximaal 4 ondernemers geselecteerd die de plannen mogen komen presenteren. In de volgende paragrafen zijn de stappen in fase 1 en fase 2 nader toegelicht. Fase 1: inschrijven deelname Pitch Hieronder staat beschreven welke stappen genomen dienen te worden om in aanmerking te komen voor het geven van een Projectpitch in de voorselectie Excursie Kasteel Natuurmonumenten organiseert op donderdagochtend 8 september om 10:00 uur een excursie door het kasteel voor geïnteresseerde ondernemers. Het doel van deze excursie is om een goed beeld te krijgen van de mogelijkheden van het kasteel. Het is tijdens deze excursie nadrukkelijk niet de bedoeling om vragen te stellen over de procedure, deze zullen dan ook niet beantwoord worden. Als u geïnteresseerd bent in de excursie vragen wij u om u uiterlijk 4 september aan te melden via [email protected]. U ontvangt in het begin van de daaropvolgende week praktische informatie over de excursie. 3

4 1.1.2 Selectie van aanvragen tot deelneming Pitch Geïnteresseerden wordt verzorgd de gevraagde informatie zoals beschreven in hoofdstuk 3 tot en met 5 binnen het format aan te leveren. Hiernaast wordt gevraagd in maximaal 3 pagina s ideeën voor de exploitatie te verwoorden en hiernaast in 1 pagina te verbeelden (vrije vorm van aanlevering, wel digitaal). De aanvragen tot deelneming aan de Pitch worden beoordeeld op basis van vooraf gestelde selectiecriteria. Kandidaten dienen te voldoen aan de volgende eisen: Passend bij het gewenste profiel horecaondernemer Ideeën voor de exploitatie verwoord in een presentatie van 3 pagina s Inschrijving c.q. aanlevering Pitch Om in aanmerking te komen voor de Pitch verzoeken wij u vriendelijk de informatie op de volgende pagina te uploaden: Voor een volledige inschrijving uploadt u het volgende: - Het inschrijfformulier - Een moodboard - CV Uw inschrijving voor de Projectpitch dient uiterlijk donderdag 15 september voor 24:00 uur in het bezit te zijn van de contactpersoon bij HTC Kennisgeving deelname Projectpitch De partijen worden uiterlijk woensdag 22 september 2016 voor 17:00 uur schriftelijk op de hoogte gesteld van deelname aan de Projectpitch Projectpitch Indien u op basis van de selectie in aanmerking komt voor een Projectpitch, wordt u daartoe uitgenodigd. De Projectpitches vinden plaats in kasteel Hackfort op maandag 26 en dinsdag 27 september Kennisgeving deelname vervolgtraject De partijen worden uiterlijk vrijdag 30 september 2016 schriftelijk op de hoogte gesteld van deelname aan het vervolgtraject. Fase 2: deelname vervolgtraject Indien u fase 1 heeft doorlopen en wordt uitgenodigd voor deelname aan het vervolgtraject ziet dit traject er in hoofdlijnen als volgt uit (indien u wordt uitgenodigd ontvangt u een uitgebreider inschrijfdocument ondernemersplan): Informatiebijeenkomst en bezichtiging Na de selectie van de Projectpitch worden de partijen uitgenodigd voor een gezamenlijke informatiebijeenkomst. Voorafgaand aan de informatiebijeenkomst is er de mogelijkheid tot het bezichtigen van de locatie. Op maandag 17 oktober 2016 om van 13:30 17:00 uur wordt u in de gelegenheid gesteld om een informatiebijeenkomst bij te wonen Inschrijving c.q. aanlevering inschrijfformulier en bedrijfsplan Wanneer u geselecteerd wordt voor deelname aan het vervolgtraject dient uw complete bedrijfsplan uiterlijk maandag 14 november 2016 om 23:59 uur in het bezit te zijn van de contactpersoon bij HTC. 4

5 1.2.3 Presentatie Indien u op basis van de selectie van de bedrijfsplannen in aanmerking komt om uw bedrijfsplan in een presentatie toe te lichten en vragen te beantwoorden, wordt u daartoe uitgenodigd. De presentaties vinden plaats in kasteel Hackfort op dinsdag 29 november De ondernemers die worden uitgenodigd, ontvangen tevens aanvullende informatie over de huurovereenkomst. Dit om het contracteren na de gunning efficiënt te laten verlopen Kennisgeving gunning De partijen worden uiterlijk vrijdag 2 december 2016 schriftelijk op de hoogte gesteld van gunning/afwijzing. De gunning is onder voorbehoud van goedkeuring van de directie van Natuurmonumenten Huurovereenkomst Na de gunning wordt een huurovereenkomst aangegaan. In deze overeenkomst zijn de huisregels voor de huur van de ruimten in het kasteel nader uitgewerkt. Binnen 10 werkdagen na gunning dient de huurovereenkomst ondertekend te worden Partij operationeel Natuurmonumenten streeft ernaar dat de exploitant die de aanbesteding gegund krijgt, december 2016 de huurovereenkomst heeft getekend en 1 februari 2017 het gehuurde tot zijn beschikking krijgt Voorwaarden bij de procedure Het is Natuurmonumenten toegestaan wijzigingen aan te brengen in de planning. Wijzigingen zullen met geïnteresseerden worden gecommuniceerd. Natuurmonumenten behoudt zich het recht voor te allen tijde het selectietraject geheel of gedeeltelijk te stoppen of op te schorten, zonder dat daartoe een verplichting ontstaat jegens inschrijvers tot vergoeding van de kosten die zij gemaakt hebben om deel te nemen aan dit selectietraject. Middels het doen van een inschrijving verklaren inschrijvers zich onvoorwaardelijk akkoord met het bepaalde in de selectiedocumenten, voor zover deze op het moment van respectievelijk aanmelding en inschrijving door de Vereniging Natuurmonumenten aan de deelnemers van het selectietraject beschikbaar gesteld waren. Natuurmonumenten behoudt zich het recht voor om inschrijvers in staat te stellen kleine gebreken hun inschrijving te repareren binnen een termijn van 3 werkdagen nadat Natuurmonumenten een daartoe strekkend verzoek gedaan heeft. Het betreft nadrukkelijk een bevoegdheid, niet een verplichting van Natuurmonumenten. Inschrijvers kunnen dan ook geen rechten ontlenen aan deze bepaling. Zowel HTC, de Vereniging Natuurmonumenten als inschrijvers worden geacht om op passende wijze met vertrouwelijke gegevens om te gaan. 5

6 2. SELECTIECRITERIA Op basis van de volgende selectiecriteria wordt de inschrijving op de Projectpitch beoordeeld en deelnemers geselecteerd. Om in aanmerking te komen om aan de Projectpitch deel te nemen dient u minimaal op onderdeel A een voldoende te scoren (27 punten). Onderdeel B wordt tijdens de Projectpitch beoordeeld. Onder de tabel is de motivatie voor de te behalen punten uitgelegd. De beoordeling geschiedt volgens onderstaande verdeling: Informatie exploitant (Onderdeel A) 30% Projectpitch (Onderdeel B) 70% Criteria voor de beoordeling van de voorselectie zijn: Naam exploitant: SELECTIECRITERIA Punten A. Exploitant Uitstekend Goed Voldoende Matig Slecht Punten 1. Ervaring horeca Affiniteit evenementen Flexibel, gastvrij, sociaal vaardig Visie Natuurmonumenten B. Concept 1. Moodboard horecaconcept Type evenementen en onderbouwing kwaliteit en organisatie Onderbouwing aantal en omzet evenementen Samenwerking Natuurmonumenten Totaal A 0 Totaal B 0 Totaal 0 Maximum 100 Procent 0% Cijfer 0,0 Ondernemer scoort op Onderdeel A: 1. Horecaervaring: 10 punten bij aantoonbaar ruime ervaring en een zelfstandige exploitatie, 6 punten bij aantoonbaar horecaervaring en 2 punt bij geen horecaervaring 2. Affiniteit evenementen: 5 punten bij affiniteit en ervaring organiseren evenementen, 3 punten bij veel affiniteit met evenementen, 1 punt bij weinig affiniteit en geen ervaring organiseren van evenementen. 3. Flexibel, gastvrij en sociaalvaardig: 10 punten bij goede onderbouwing, 6 punten bij gemiddelde onderbouwing en 2 punt bij slechte onderbouwing 4. Visie Natuurmonumenten: 20 punten bij goede vertaling van de visie naar eigen inzicht, 12 punten bij gemiddelde vertaling en 4 punten bij slechte vertaling van de visie naar eigen inzicht. 6

7 Ondernemer scoort op onderdeel B: 1. Moodboard horecaconcept: 10 punten bij visuele weergave en steekwoorden van het horecaconcept die aansluit bij de sfeer en uitstraling van het landgoed, 6 punten bij voldoende visuele weergave en 2 punten bij visuele weergave en steekwoorden van het horecaconcept die niet aansluit bij de sfeer en uitstraling van het landgoed. 2. Type evenementen en onderbouwing kwaliteit en organisatie: 10 punten wanneer type, kwaliteit en organisatie evenementen uitstekend aansluit bij het landgoed en het kasteel (rijksmonument), 6 punten wanneer het type, kwaliteit en organisatie evenementen voldoende aansluit en 2 punten wanneer het type, kwaliteit en organisatie evenementen niet aansluit bij het landgoed en het kasteel. 3. Onderbouwing aantal en omzet evenementen: 15 punten bij realistische inschatting van aantal evenementen en omzet, 9 punten bij voldoende inschatting en 3 punt bij onrealistische inschatting van aantal evenementen en omzet. 4. Samenwerking Natuurmonumenten: 20 punten bij uitstekende plannen samenwerking Natuurmonumenten, 12 punten bij voldoende plannen samenwerking en 4 punten bij onvoldoende plannen samenwerking Natuurmonumenten en exploitatie. 7