Wanneer je het loonberekeningsprogramma opent, dien je eerst inhoud inschakelen aan te klikken:

Transcriptie

1 Handleiding Deze handleiding bij het loonberekeningsprogramma bestaat uit twee delen: algemene informatie over het programma en een stappenplan, waarbij per stap het loonberekeningsprogramma wordt uitgelegd. Wanneer je het loonberekeningsprogramma opent, dien je eerst inhoud inschakelen aan te klikken: Algemene informatie In deze handleiding gaan we ervan uit dat je de Toelichting hebt gelezen. De theoretische uitleg van de begrippen die worden genoemd in deze handleiding, wordt met voorbeelden geïllustreerd in de Toelichting. Het programma is gemaakt in Excel en bestaat uit het werkblad weekberekening, het werkblad verblijfskosten en het werkblad totaalberekening. De drie werkbladen zijn met elkaar verbonden en vormen samen het loonprogramma. Onder aan elk werkblad kun je van het ene naar het andere werkblad gaan via de knoppen: Werkblad weekberekening Op het werkblad weekberekening kun je voor maximaal 5 weken per berekening een loonberekening maken. Je kunt hiermee de volgende bruto toeslagen/vergoedingen berekenen: overwerk, toeslag zaterdag- zondaguren, toeslag feestdaguren en je (meer)uren: alle uren boven je overeengekomen garantie-uren per week. Het programma gaat er standaard van uit dat de ingevoerde garantie-uren per week via je basis-/ garantieloon worden betaald. Daarom neemt de berekening alleen de (meer)uren mee. Daarnaast kun je nog de toeslag voor eendaagse nachtritten op het werkblad weekberekening berekenen. Werkblad verblijfskosten Op het werkblad verblijfskosten kun je voor maximaal 5 weken per berekening de netto verblijfskostenvergoeding berekenen. 1

2 Werkblad totaalberekening Het werkblad totaalberekening bestaat uit een kolom basis(invul) gegevens (bovenin) en daaronder de kolom totaalberekening, waarin de totalen van de berekende bruto bedragen en de netto verblijfskostenvergoeding zichtbaar zijn. In combinatie met de invoer in de kolom basis(invul) gegevens, kun je daar ook je basis-/ garantieloon en ploegentoeslag mee laten berekenen. Je kunt het programma ook alleen gebruiken om even na te gaan of over een bepaalde week het loon goed is betaald (juiste aantal overuren, etc.). Je kunt op het werkblad totaalberekening verder ook de betaalde bedragen van de werkgever invullen om tot een vergelijking te komen. Verder kun je nog eventuele correcties of overige posten vermelden. De werkbladen weekberekening en verblijfskosten zijn op zichzelf ook zelfstandige programma s die je los van elkaar kunt gebruiken. Maar ze werken wel samen met het werkblad totaalberekening waar ook je basis(invul) gegevens worden vermeld. Tekens/symbolen Bij elk vakje (cel) met een rode rand verschijnt een korte toelichting als je er met je muis langsgaat. Lees eerst die korte toelichting, voordat je iets invoert. Dit noemen wij uitklapbare vensters. Hier kan/moet je een keuze maken door op het pijltje te klikken. 2

3 In/uitklappen van weken (Afbeelding op het werkblad weekberekening. Dit geldt ook voor het werkblad verblijfskosten.) Aan de linkerkant zie je bij bovenstaande afbeelding naast de weeknummers een minteken (-) en een plusteken (+) in geel gearceerd. Door op het minteken te klikken kun je een week die bijvoorbeeld niet van toepassing is, inklappen. In dit voorbeeld zijn week 3 en week 5 ingeklapt. Door weer op het plusteken te klikken wordt de week opnieuw uitgeklapt. Bij een 4-wekenloon is de 5 e week meestal niet van belang. Die kun je dan direct inklappen. 3

4 Stappenplan Hieronder wordt per stap de werking van het loonprogramma beschreven. Er worden afbeeldingen getoond die van toepassing zijn op een specifieke stap. Daaronder wordt een toelichting gegeven. Wanneer iets niet meteen wordt uitgelegd, dan wordt dat bij een andere stap toegelicht. Klik in de inhoudsopgave op een stap als je direct naar een bepaald onderwerp wilt springen. Inhoud Stap 1. Invullen basisgegevens... 4 Stap 2. Kiezen van jaar en aanvangsweek... 6 Stap 3. Kiezen van soort dag... 6 Stap 4. Wel/geen recht op toeslag eendaagse nachtritten... 8 Stap 5. Invullen diensturen... 8 Stap 6. Invoeren/berekenen pauze...10 Stap 7. Uitleg Berekening uren per week...12 Stap 8. Verblijfskostenvergoeding berekenen...13 Stap 9. Uitleg totaalberekening (bruto en netto)...14 Stap 1. Invullen (Voorbeeld op werkblad totaalberekening) (Je kunt bovenin je naam en de naam van je werkgever invullen. Je naam verschijnt dan automatisch ook boven de werkbladen weekberekening en verblijfskosten) 4

5 A. Wat je vooraf moet invullen voor het berekenen van weken Om te beginnen moet je eerst bij uren per week invullen wat je overeengekomen uren per week zijn. Bij een fulltimer is dat 40 uur per week. Heb je geen vaste uren per week, dan moet je 0 uur per week invoeren. Het programma rekent nu alle gewerkte uren mee onder de noemer (meer)uren. Zie voor meer uitleg stap 7. Vervolgens kun je bij dagen per week invullen hoeveel dagen per week je bent overeengekomen. Heb je hierover niets afgesproken, dan moet hier 5 dagen per week staan. Bij uren per dag kun je nu zien met hoeveel uren per dag het programma rekent bij afwezigheid met behoud van loon, zoals bijvoorbeeld een vakantiedag. Als je bijvoorbeeld een contract hebt van 32 uur per week, dan rekent het programma 6,4 uur voor een vakantiedag (32 delen door 5 dagen). Kies nu bij loonschaal de van toepassing zijnde loonschaal en trede. In het voorbeeld hierboven is dat loonschaal D trede 5. Het uurloon van 13,54 euro wordt vervolgens getoond. Je zou nu in principe al met stap 2 kunnen beginnen, omdat het programma nu alle relevante informatie heeft om de weekberekening(en) te kunnen maken. B. Het basis-/garantieloon mee berekenen? Vul bij basis-/garantieloon JA in. Geef bij betalingsperiode aan of je per week, maand of periode betaald wordt. In dit voorbeeld wordt het periodeloon van loonschaal D trede 5 getoond en ook weergegeven in de kolom (zie verderop). C. Ploegentoeslag Als je hier recht op hebt, dan kun je bij de cel ploegentoeslag voor JA kiezen en vervolgens het percentage selecteren dat voor jou van toepassing is. Wanneer het basis-/garantieloon op JA staat, wordt in de kolom weergegeven welk bedrag als ploegentoeslag geldt. D. Totaalberekening over (welke betalingsperiode en welke weken) Heb je ervoor gekozen om het basis-/garantieloon mee te berekenen, vul dan in welke betalingsperiode van toepassing is. Bij berekende weken vul je de weken in die je hebt berekend. In bovenstaand voorbeeld hebben we gekozen voor een berekening over week 1, 2, 3 en 4 van 2015 en het basis-/garantieloon van periode 2 van

6 Stap 2. Kiezen van jaar en aanvangsweek (Voorbeeld op werkblad weekberekening) Door te klikken op het pijltje kun je het jaar en de week selecteren waarmee je wilt beginnen. Het programma zal dan automatisch 5 achtereenvolgende weken tonen waarmee je kunt rekenen. Het is aan jou om te bepalen welke weken je wilt gebruiken/invullen. Stap 3. Kiezen van soort dag (Voorbeeld op werkblad weekberekening) Nu kun je de weken gaan invullen. Als eerste moet je een keuze maken uit het soort dag. Bij het lezen van de Toelichting zal duidelijk worden in welk geval je welke keuze dient in te voeren en welk gevolg dat heeft op de uitkomsten van een weekberekening. Voor een normale gewerkte dag kies je voor GD (gewerkte dag). Extra uitleg keuzes soort dag: (lees eerst de Toelichting!) (We gaan hier uit van een fulltimer: daarvoor wordt gerekend met 8 uur voor een vrije dag met behoud van loon) W = wachtdag Voor de 1 e ziektedag mag de werkgever een wachtdag inhouden. Dit betekent feitelijk dat het programma voor zo n dag geen uren meetelt. 6

7 Ook als je ziek naar huis bent gegaan, kies je bij soort dag voor wachtdag en voer je de uren in die je hebt gewerkt. Het programma berekent dan zelf hoeveel uren per week er moet worden doorbetaald (zijn gegarandeerd). OV = onbetaald verlof Hiervoor geldt hetzelfde als voor een wachtdag. Z = ziektedag I TVT = tijd-voor-tijd uren I ATV= arbeidstijdverkorting I V = vakantiedag I BV = bijzonder verlof I F = Feestdag niet gewerkt (wanneer je normaal gesproken zou werken). voor deze dagen telt het programma 8 uur mee. FT = Feestdag gewerkt met toeslag* (lees eerst stap 5 en 6 over het invullen van je diensturen) Het programma berekent minimaal 8 uur voor het werken op een feestdag. Daarnaast wordt voor de gewerkte uren op een feestdag nog een toeslag van 100% berekend. Deze uren vind je terug in de kolom berekening uren per week onder de noemer feest 100% op het werkblad weekberekening. FV = Feestdag gewerkt met vervangende vrije dag Als je kiest voor een vrije dag, dan rekent het programma alleen met de gewerkte uren. Je hebt dan geen recht op een aanvulling tot 8 uur. Daarnaast heb je wel nog recht op een vervangende vrije dag. FW = Feestdag gewerkt in weekend ( zaterdag/zondag)* Voor de diensturen op een feestdag in het weekend wordt 100% toeslag toegekend. Deze uren vind je terug in de kolom berekening uren per week onder de noemer feest 100% op het werkblad weekberekening. * Een dienst die eindigt op een feestdag: Als een dienst niet op een op een feestdag begint, maar wel op een feestdag eindigt, vul je voor de eerste dag bij soort dag GD in en moet je bij de volgende dag de keuze FT of FW bij soort dag invullen. Voor de keuze FV geldt dit niet, omdat er dan geen toeslag en/of aanvulling van toepassing is. Zie hieronder de volgende twee voorbeelden: Voorbeeld 1: keuze FT Je werkt van maandag 20:00 tot dinsdag 6:00 uur. Feestdag op dinsdag. Voorbeeld 2: keuze FW Je werkt van vrijdag 20:00 uur tot zaterdag 6:00 uur. Feestdag op zaterdag. Uitwerking voorbeeld 1 en 2 (dient op deze wijze te worden ingevoerd): 7

8 Stap 4. Wel/geen recht op toeslag eendaagse nachtritten (Voorbeeld op werkblad weekberekening) Bij de kolom eendaagse nachtrit selecteer je JA als er sprake is van een eendaagse nachtrit. Zie voor de definitie de Toelichting. Wanneer je JA hebt geselecteerd, worden in de kolom toeslag eendaagse nachtritten alle uren tussen 20:00 uur en 4:00 uur meegeteld die in aanmerking komen voor de toeslag. In dit voorbeeld is dat 8 uur. Bij het werkblad totaalberekening onder de kolom bruto berekening wordt het bedrag van de toeslag weergegeven van het totaal aantal uren van alle berekende weken. Stap 5. Invullen diensturen (voorbeeld op werkblad weekberekening/zonder pauze) Voor het invullen van de diensturen moet je een dubbele punt (:) tussen de cijfers plaatsen. De begintijd en eindtijd van een dienst voer je altijd in op de dag dat de dienst aanvangt. Ook als een dienst nog voortduurt na middernacht (0:00). Bij doordeweekse diensten tot vrijdagnacht wordt het totaal van de diensturen weggeschreven bij de dag waarop de dienst aanvangt. Bij een dienst van vrijdag op zaterdag, zaterdag op zondag of zondag op maandag worden de uren door het programma automatisch verdeeld over beide dagen. Bij de subkolom correcties onder diensturen heb je de mogelijkheid om een correctie (+/-) op de diensturen te maken. Voor een correctie omlaag zet je een minteken direct voor het aantal uren. Een correctie kan verschillende redenen hebben. Je moet het in elk geval zelf motiveren. 8

9 Deze mogelijkheid hebben we met name ingebouwd voor het kunnen invoeren van losse verlofuren: het programma rekent bij een fulltimer automatisch 8 diensturen voor een doorbetaalde verlofdag (zie het voorbeeld hierboven op woensdag 7 januari). Als je bijvoorbeeld maar 4 verlofuren hebt opgenomen, kun je bij de correcties -4,00 invoeren. Het programma rekent dan 4 uur bij de diensturen (8 uur minus 4 uur). Zie hiervoor het bovenstaande voorbeeld op donderdag 8 januari. Je kunt in dit programma op 1 dag maar 1 dienst noteren: wanneer je bijvoorbeeld van maandag 1:00 uur tot 10:00 uur werkt, kan er op die dag geen nieuwe dienst meer worden ingevoerd die bijvoorbeeld weer om 20:00 aanvangt. We werken eraan om dit in een volgende versie wel mogelijk te maken. Voorbeeld doordeweekse diensten Bij de dienst van maandag 20:00 uur tot dinsdag 6:00 uur registreert het programma 10 diensturen bij de maandag (zie hierboven). In dit voorbeeld vangt er op dinsdag weer een dienst aan op 17:00 uur. Deze dienst moet worden ingevoerd bij de dinsdag. Weekenddiensten (automatische splitsing diensturen in verband met toeslagen) Indien je zoals in bovenstaand voorbeeld van vrijdag op zaterdag van 20:00 tot 6:00 uur werkt, dan worden alle diensturen vanaf 0:00 uur automatisch als diensturen bij de zaterdag weggeschreven. In dit voorbeeld wordt er 6 uur weggeschreven bij de zaterdag. Dit heeft te maken met de toeslagen die gelden voor werken op zaterdag en zondag: Het programma werkt op dezelfde manier met diensten van zaterdag op zondag en van zondag op maandag. Zie daarvoor het onderstaande voorbeeld: Extra voorbeeld stap 5 In dit voorbeeld (zonder pauze) werk je van vrijdag tot en met maandagochtend steeds van 20:00 tot 6:00 uur. Dat is 10 uur per dienst. Het programma berekent het als volgt: Vrijdag op zaterdag: 4 diensturen bij vrijdag/6 uur bij zaterdag Zaterdag op zondag: 4 diensturen bij zaterdag/6 uur bij zondag Zondag op maandag: 4 diensturen bij zondag/6 uur bij maandag Bij de diensturen worden alle gewerkte uren van de zaterdag, zondag en maandag bij elkaar opgeteld: vrijdag 4 uur, zaterdag 10 uur, zondag 10 uur en maandag 6 uur.

10 Stap 6. Invoeren/berekenen pauze (voorbeeld op werkblad weekberekening) Allereerst hieronder een uitleg van de drie subkolommen bij de kolom Pauze: Genoten pauze In de kolom genoten pauze moet de werkelijk genoten pauze ingevoerd worden. Cao pauze Ja/nee De cao pauze (pauze staffel) staat standaard op JA:. Dit betekent dat de cao pauze dan automatisch wordt toegepast. Je kunt de cao pauze ook uitzetten door NEE te selecteren. Nog even voor de duidelijkheid: de cel (keuze ja/nee) staat weliswaar boven de kolom genoten pauze, maar geldt alleen voor de cao pauze. Pauze berekend (waarmee wordt gerekend) Wanneer de cao pauze op JA staat, wordt de genoten pauze of cao pauze die het hoogst is, bij de berekende pauze weergegeven. Staat de cao pauze op NEE, dan wordt alleen met de genoten pauze gerekend. Let op! De cao pauze wordt door het programma automatisch weggeschreven bij de diensturen van de dag waarop de dienst begint. Op diensten die op doordeweekse dagen vallen, heeft dit geen invloed. Voor diensten van vrijdag op zaterdag, zaterdag op zondag of zondag op maandag is het wel van belang dat de pauze op de betreffende dag wordt weggeschreven. Dit in verband met de toeslagen die gelden voor het werken op zaterdag of zondag. Het is daarom mogelijk om de kolom met de berekende pauze te overschrijven, zodat je de cao pauze naar juistheid kunt verdelen over 2 dagen. Als je de berekende pauze voor de eerste keer overschrijft, dan is de enige uitkomst in die cel wat je daar zelf invoert: normaal wordt in de betreffende cel de uitkomst getoond van de hoogste pauze (cao pauze of genoten pauze). 10

11 Voorbeeld cao pauze/berekende pauze (dienst van vrijdag 20:00 uur tot zaterdag 6:00 uur) In dit voorbeeld staat de cao pauze op JA. De totale duur van de dienst is 10 uur. Voor zo n dienst geldt een cao pauze van 1 uur. De dienst is over 2 dagen. Het programma kan de cao pauze alleen op 1 dag weggeschrijven. In dit voorbeeld is dat op de vrijdag. Het programma rekent nu voor de vrijdag 3 uur (4 uur - 1 uur cao pauze) en voor de zaterdag 6 uur (geen pauze). Als je een andere verdeling van de pauze uren wilt, dan kun je dit alleen doen door dit te veranderen in de cel van de kolom berekende pauze, zoals getoond in de afbeelding hieronder. We gaan er in dit voorbeeld van uit dat je de pauze van een 1 uur gelijk wilt verdelen over de vrijdag en de zaterdag. In de kolom berekende pauze is daarom op beide dagen 0:30 uur aan pauze ingevoerd (overschreven). Bij de diensturen kun je zien dat er nu 3,5 uur voor de vrijdag en 5,5 uur voor de zaterdag is gerekend. 11

12 Stap 7. Uitleg Berekening uren per week (voorbeeld fulltimer op werkblad weekberekening) In deze kolom kun je zien hoe de te betalen uren en toeslagen per week zijn berekend. Bij de basisuren wordt het aantal overeengekomen uren per week getoond. Het programma gaat ervan uit dat deze basisuren (garantie-uren per week) worden betaald in de betreffende betalingsperiode; ook als je ervoor kiest om het basis-/garantieloon niet mee te laten berekenen.(zie stap 2 voor het mee berekenen van je basis-/garantieloon). Als je 0 uur hebt ingevoerd bij uren per week bij de, staat er ook 0 uur bij de basisuren. De mogelijkheid om zonder garantie-uren per week te kunnen rekenen is bedoeld voor werknemers met een 0-uren contract. Bij wachtdag/ov worden de uren getoond die in verband met een wachtdag of onbetaald verlof in mindering mogen worden gebracht op je basis-/garantieloon. Het programma brengt de uren alleen in mindering als je ervoor hebt gekozen om het basis-/garantieloon mee te laten berekenen. (meer)uren zijn alle uren boven je overeengekomen basisuren per week. Als je 0 uur hebt ingevoerd bij uren per week, dan zijn alle uren (meer)uren. Het programma neemt dan alle uren mee in de berekening en rekent dan niet met het basisloon. Ma-vr: Hier worden de uren van maandag tot en met vrijdag getoond. Overwerk 30%: Hier worden de overuren weggeschreven tegen een toeslag van 30%. Als je 0 uur hebt ingevoerd bij uren per week, dan geldt ook dat je pas recht hebt op een toeslag voor de uren boven de 40 uur van maandag tot en met vrijdag. Voor een oproepkracht in de zin van de cao geldt een andere wijze van berekenen voor overuren: dit kan niet worden berekend met het loonprogramma. Za 50%: Hier worden de zaterdaguren tegen 50% weggeschreven. Zo 100%: Hier worden de zondaguren tegen 100% weggeschreven. Feest 100%: Hier worden de uren weggeschreven die in aanmerking komen voor een toeslag in verband met het werken op een feestdag. 12

13 Stap 8. Verblijfskostenvergoeding berekenen (Voorbeeld op werkblad verblijfskosten) Dit programma is een zelfstandig programma waarmee je de verblijfskostenvergoeding over maximaal 5 weken kunt berekenen. Het totaal van alle berekende weken wordt automatisch in de kolom Netto berekening verblijfskostenvergoeding op het werkblad totaalberekening weergegeven. 1. Selecteer eerst weer het jaar en de weken die je wilt berekenen (zie daarvoor ook stap 2). 2. Maak een keuze bij soort rit (er kunnen drie ritten per dag worden ingevoerd). Let op het volgende bij het invullen van een soort rit: Voor het invullen van de uren van vertrek en aankomst moet je een dubbele punt (:) tussen de cijfers plaatsen. Bijvoorbeeld: vertrek standplaats om 9:50 uur. De begintijd en eindtijd van een rit voer je altijd in op de dag dat de rit aanvangt. Ook als een rit nog voortduurt na middernacht (0:00). De verblijfkostenvergoeding voor een rit die een week overschrijdt (bijvoorbeeld een dienst van zondag 20:00 uur tot maandag 6:00 uur) wordt toegekend aan de dag waarop de rit aanvangt. Voorbeeld (zie hierboven) invoeren van 3 ritten op 1 dag: Rit 1: LM (laatste dag meerdaagse rit): Aankomst 2:00 uur Rit 2: ER (eendaagse rit): Vertrek 11:00 uur / aankomst 19:00 uur Rit 3: ER (eendaagse rit): Vertrek 22:00 uur / aankomst 6:00 uur. 13

14 Stap 9. Uitleg totaalberekening (bruto en netto) (Voorbeeld op werkblad totaalberekening) Hier worden de totalen van de bruto berekende weken (werkblad weekberekening) en de netto berekening van de verblijfskostenvergoeding (werkblad verblijfskosten) weergegeven in de kolommen en. Daarnaast kun je in de kolom werkgever invoeren wat de werkgever heeft betaald. Bij overwerk 30%, zaterdag 50% en zondaguren 100% kun je het totaal door de werkgever betaalde bruto bedrag voor overuren, zaterdaguren en zondaguren invoeren. In de kolom verschil wordt getoond of je nog loon tegoed hebt of dat je wellicht teveel loon hebt ontvangen. Let op! Het basisloon, eventueel ingevoerde ploegentoeslag of van toepassing zijnde wachtdag/ovuren worden pas meegerekend bij de bruto berekening als je het basis-/garantieloon laat mee berekenen bij de basis(invul)gegevens. Let op de bovenstaande opmerking bij het invullen van de kolom werkgever: voer geen tijdsnotatie in (bijvoorbeeld 10:00 uur). Het programma maakt hier dan een niet kloppend bedrag van. Dit geldt ook voor de kolom werkgever bij de netto berekening verblijfskostenvergoeding. 14

15 Bij Te ontvangen loon/te betalen loon (bruto) wordt het bruto totaalbedrag weergegeven dat is berekend en eventueel gecorrigeerd is met de door de werkgever betaalde bedragen. Bij Te ontvangen verblijfskosten/te betalen verblijfskosten (netto) wordt het totaal van de netto verblijfskostenvergoeding weergegeven dat is berekend en eventueel gecorrigeerd is met de door de werkgever betaalde bedragen. Bij correcties/overige posten kun je zowel extra netto - of bruto posten als correcties vermelden. 15