Handleiding Werking platform

Transcriptie

1 Handleiding Werking platform

2 Inhoud Deel 1: Inloggen Login... 4 Deel 2: Het Company Panel Opbouw en werkwijze T-VoIP platform Gebruikers Voic Hotdesking Hot Identity Switch Call Recording Toestellen Belplan Belplan opties Belregels Voic Fax Wachtrij Tijdcondities Keuzemenu Fax2mail Belplan inrichten Doorverbinden Belgroep Flow Control Meldtekst Prefix Hang op Rapporten Basisfilter gespreksregels Geavanceerd filter gespreksregels Gespreksregels downloaden Overige opties Wachtmuziek instellen Call Pickup Toelichting autoprovisioning Gigaset Pro... 33

3 Hier kunt een algemene naam geven voor deze DECT zender en eventueel een toegestaan ip adres indien u werkt met Whitelists. Ook kunt u ervoor kiezen of gebruikers gebruik kunnen maken van Hot Desking Toekomstige functies Deel 3: Gebruiker Login gebruiker User panel Wijzigen Belplan Voic Wachtrij beheer gebruikers Fax beheer... 43

4 Deel 1: Inloggen 1.1 Login Inloggen op het platform Ga met uw browser naar: Telador.nl Het volgende inlogscherm verschijnt. Om in te loggen gebruikt u de inlog gegevens zoals ontvangen. Deel 2: Het Company Panel U bent nu in het 'Company' panel.. In het dashboard van het Company panel zijn verschillende zaken te zien: Dashboard: Belplan: Toestellen: Gebruikers: Rapporten: Instellingen: met deze button komt u altijd terug op deze overzicht pagina klik en kom op het overzichtsscherm met belroutes van uw tel/faxnummers klik en kom op het overzichtsscherm van alle toestellen klik en kom op het overzichtsscherm met alle gebruikers klik en kom op het overzichtsscherm (Call Detail Records of CDRs) hier kunt u geluidsbestanden voor de wachtrij neerzetten In het company panel kunt u zelf de eigen PBX functionaliteiten beheren en de nummerplannen samenstellen. Via Belplan kunt u bepalen wat er gebeurt met de inkomende nummers en kunt u de gewenste belroutes instellen. 4

5 2.1 Opbouw en werkwijze T-VoIP platform De telefooncentrale is opgebouwd uit de volgende onderdelen: 1. Gebruikers: Medewerkers van het bedrijf en hun rol, die u koppelt aan een toestel 2. Toestellen: De telefoons en hun functies, die gekoppeld worden aan een gebruiker 3. Belplan: Belroutes per nummer waar u aangeeft wat er gebeurt als er gebeld wordt 2.2 Gebruikers Om een gebruiker aan te maken dient u naar gebruikers te gaan. 5

6 In dit scherm kunt u eenvoudig de gebruikers aanmaken, verwijderen of bewerken. Om een gebruiker aan te maken klikt u op: U krijgt vervolgens een formulier waarop u de gegevens van de gebruiker kunt invoeren. Om één en ander verder te personaliseren kan men elke gewenste foto middels Drag en Drop aan de extension toevoegen. Kies hier het nummer waarmee de gebruiker uitbelt Koppelen met toestel zal plaatsvinden op het moment dat u een toestel aanmaakt. Zie Call recording Belangrijk is om te bepalen welke rol de gebruiker heeft, een administratieve of alleen een user rol. Een administratieve rol betekent dat ze kunnen inloggen in company dashboard, een user kan alleen in zijn eigen omgeving komen. (zie ook userpanel) Zie Voic Zie Hotdesking 6

7 2.2.1 Voic De persoonlijke voic staat standaard uit. De meeste organisaties hanteren een bedrijfsvoic box en machtigen de juiste persoon om de box te beheren en de berichten in hun persoonlijke panel en te ontvangen. Voor medewerkers met een eigen nummer kan het echter wel handig zijn om een persoonlijke voic box te gebruiken. Dit kunt u aanzetten door het voic schuifje op (ja) te zetten. Hier geeft u aan hoe groot de persoonlijke voic box moet zijn. Gangbaar is een grootte van 10 MB. Hier kunt u bepalen of de persoonlijke voic berichten ook per worden verstuurd. Als u deze optie inschakelt, dan worden de berichten verstuurd naar het adres van deze gebruiker. Om een persoonlijke welkomstboodschap toe te voegen dient u een mp3 te uploaden, dit kan eenvoudig door op te klikken. Nadat u de gebruiker heeft aangemaakt staat deze netjes in het overzicht bij gebruikers. Klik op de knop om de userpanel te openen; hier kunt u op gebruikersniveau zaken wijzigen. (nadere toelichting zie User Panel) Met de instellingen knop kunt u heel eenvoudig eventuele gebruikers, gegevens die eerder zijn ingevoerd, wijzigen. Wilt u een extension verwijderen? Kies dan de rechter knop: Hotdesking Hotdesking biedt de gebruiker de mogelijkheid om in te loggen op een toestel binnen de klantomgeving. Dit toestel zal zich vervolgens gedragen als het toestel van de betreffende medewerker: het gaat rinkelen als het verkorte nummer van de medewerker wordt gebeld het stuurt het nummer van de medewerker mee naar buiten het omvat alle overige instellingen van het gebruikersprofiel (voic , permissies) Voor het in-/uitloggen op een toestel kunnen 3 codes worden ingetoetst. Voorbeeld: een gebruiker met verkort nummer 001 en pincode 1234 kan als volgt op een toestel in- /uitloggen: - *35: o Indien uitgelogd: u wordt gevraagd het verkorte nummer in te toetsen, en daarna om de pincode in te toetsen om op het toestel in te loggen (-> volg de spraakinstructies) o Indien ingelogd: u wordt nu uitgelogd (u hoort een spraakmelding ter bevestiging) - *35* <verkort nummer 001> o Indien uitgelogd: u wordt gevraagd de pincode in te toetsen om in te loggen (-> volg spraakinstructies) o Indien ingelogd: u wordt nu uitgelogd (u hoort een spraakmelding ter bevestiging) - *35*<verkort nummer 001>*<pincode 1234> o Indien uitgelogd: u wordt ingelogd op het toestel (u hoort een spraakmelding ter bevestiging) 7

8 o Indien ingelogd: u wordt nu uitgelogd (u hoort een spraakmelding ter bevestiging) Welke methode u ook gebruikt; er wordt altijd met een spraakmelding bevestigd of u in- of uitlogt. Let op: een gebruiker kan slechts op één toestel tegelijk ingelogd zijn bij inloggen wordt de gebruiker automatisch uitgelogd op het vorige toestel als er geen gebruiker op een toestel is ingelogd kan het toestel niet bellen Om HotDesking te kunnen gebruiken, dienen de volgende handelingen te worden gepleegd. 1. Schakel HotDesking in bij de desbetreffende gebruiker - Ga naar het gebruikersprofiel - Zet de HotDesking-functie op Ja Hier genereert u een PIN-code (of u kiest er zelf één) waarmee deze gebruiker via HotDesking op een toestel kan inloggen. De hele code: *35*[verkort-nr]*[pincode] 8

9 2. Schakel HotDesking in bij de desbetreffende toestellen - Ga naar toestellen - En schakel bij het toestel de HotDesking-functie in (schuif naar rechts) Hot Identity Switch Deze functionaliteit is speciaal ontwikkeld voor bedrijven die vanuit 1 toestel met verschillende nummers willen uitbellen. Door snelcodes op het toestel te programmeren, kan de beller heel eenvoudig kiezen tussen verschillende uitgaande nummers (lees gekoppelde gebruikers). Voorbeeld: Stel uw klant heeft 2 bedrijven en omwille van de kosten wilt u uw klant maar van slechts één toestelaccount gebruik laten maken. U maakt dan twee gebruikersprofielen aan, bijvoorbeeld 101 en 102. Elk gebruikersprofiel stuurt het juiste nummer mee naar buiten. - Log in als gebruiker 101 met code: *35*101*[pincode] - Log in als gebruiker 102 met code: *35*102*[pincode] Op deze manier kan van 1 toestel gebruik gemaakt worden en kan heel eenvoudig met verschillende nummers worden uitgebeld zonder dat u hiervoor een extra "account" in het toestel hoeft te plaatsen Call Recording Call recording biedt de gebruiker de mogelijkheid om gesprekken op te nemen. U kunt deze functionaliteit op verschillende manieren in stellen. Allereerst bij het aanmaken of bewerken van een gebruiker, hier kunt u de Call Recording optie selecteren. Vervolgens krijgt u drie mogelijkheden: Never, Always, On demand. Indien u On Demand selecteert, kunt u per gesprek aangeven of u deze wilt opnemen of niet. Selecteer één van de opties naar keuze. Deze functionaliteit is verder te beheren onder het kopje 9

10 Instellingen. Hier kunt u aangeven welke personen [1] gebruik (mogen) maken van call recording, hoelang u de opnames wilt bewaren (30, 90 of 180 dagen) [2] en met welke code (indien On demand is geselecteerd) de functionaliteit op het desbetreffende toestel kan worden geactiveerd. [3] 10

11

12 2.3 Toestellen In het scherm toestellen krijgt u de mogelijkheid om een nieuw toestel aan te maken [1], een bestaand toestel te bewerken [2] of te verwijderen [3] Tijdens het aanmaken van een nieuw Device wordt er tevens een SIP account aangemaakt. Dit is het SIP account wat u later in een SIP toestel, soft Phone of mobiele telefoon gaat plaatsen. Inmiddels is voor Yealink, Gigaset pro, Aastra, Mitel en Tiptel autoprovisioning actief, op basis van merk, type en Mac-adres zullen de instellingen automatisch in het toestel gezet worden. ZIE Pagina 39 voor uitleg van autoprovisioning voor de Gigaset Pro toestellen of op: U kiest wederom Toevoegen aan de rechterbovenzijde en er verschijnt een nieuw scherm. U kunt hier op basis van toegekende toestellen, uw type toestel selecteren. Indien uw specifieke toestel niet in de lijst staat, kiest u voor Other en vult u de gewenste gegevens handmatig in. Ook kunt u hier gelijk het toestel koppelen aan de gebruiker. Nadat u alle stappen hebt doorlopen, krijgt u gelijk de SIP logingegevens.! Let op: indien u een SIP apparaat wilt instellen, gebruik deze gegevens in combinatie met de URL van onze SIP server: "sip.t-voip.nl 12

13 2.4 Belplan Wanneer u de toestellen gekoppeld heeft aan de gebruikers kunt u de belplannen instellen. Klik op het icoon links: U komt dan in onderstaande scherm (in uw geval nog zonder belplannen) Belplan opties In bovenstaand scherm ziet u een aantal opties: 1. Belregels 2. Voic boxen 3. Fax 4. Wachtrijen 5. Tijd conditie 6. Keuzemenu Belregels Onder het kopje belregels maakt u het Belplan aan; hier kunt u de verschillende opties aan toevoegen (verdere toelichting zie 2.4.2) Voic Er is een tweetal mogelijkheden om uw voic te beluisteren: Binnen het T-VoIP platform belt u naar uw voic middels *96. U kunt zodoende uw eigen mailbox benaderen door direct achter het *96 uw extensie te toetsen (voorbeeld: bij Extension 101 dient u te toetsen; *96101). 13

14 Indien u uw Company Voic wilt uitluisteren (zie onderstaande stappen) kunt u (indien u hiervoor de juiste machtigingen hebt) kiezen voor *96 (voic box nummer). In de afbeelding hieronder is dit 6012 dus is het nummer voor de voic * Het T-VoIP platform beschikt over een multi level voic systeem. Dit systeem maakt het mogelijk een Company en een Personal voic in te stellen. De personal voic kan in de user panel beheerd en/of geactiveerd worden en zal ook altijd door u kunnen worden afgeluisterd. Binnen uw inlogaccount heeft u de mogelijkheid om uw Company Voic in te stellen. U bepaalt zelf welke gebruiker(s) toegang hebben om de berichten te beheren of om de voic s uit te luisteren. Na het aanmaken van uw voic box en bijbehorende extensienummer (voic box number) kunt u eenvoudig bij Permissies toewijzen aangeven welke gebruiker de Company Voic mag beheren en zodoende kan afluisteren en/of berichten mag verwijderen Fax Bij de fax box instellingen kunt u één of meer fax boxen aanmaken en bepalen wie de faxen online en/of per de faxberichten kan ontvangen. Als u de fax box heeft aangemaakt kunt u deze met de fax-app in uw belroutes en keuzemenu s integreren. 14

15 Wachtrij Een wachtrij maakt het mogelijk om op drukke momenten (= meer bellers dan mensen die kunnen aannemen) te zorgen dat de bellers gedoseerd aan de beschikbare werknemers (= agents ) worden aangeboden. Als u een wachtrij heeft aangemaakt kunt u deze via de wachtrij app in uw belroutes en keuzemenu s integreren. Binnen uw aangemaakte wachtrij kunt u bepalen hoe lang de tussenpauzes zijn tussen het opgehangen gesprek en de nieuwe aangeboden call. Eveneens bepaalt u hoe lang iemand in de wacht staat voordat hij/zij een melding hoort. U voegt als laatste de queue agents (wachtrij agenten) toe, dit zijn de gebruikers die in de groep de gesprekken kunnen aannemen. Hier kunt u de medewerkers selecteren die de bellers te woord moeten staan. Instellen: - de naam van de wachtrij - het aantal bellers dat uw agents te woord kunnen staan (default: oneindig) - hoe de toestellen rinkelen (tegelijk, één voor één, etc.) - als alle toestellen hebben gerinkeld is dit de tijdsduur dat wordt gewacht voordat het gesprek opnieuw wordt aangeboden aan de toestellen, in dezelfde volgorde Instellen: - hoe lang het toestel van een agent rinkelt voordat het gesprek teruggaat naar de wachtrij. - de wachttijd tussen 2 gesprekken van één agent Instellen: Stel hier uw persoonlijke begroetingstekst voor de wachtrij. U kunt uw begrotingstekst uploaden (middelste icoon) en beluisteren (afspeel icoon) 15

16 Door middel van de volgende codes kunnen wachtrij agenten in en uitloggen: *100 of #100: U logt hiermee in of uit de wachtrij, al gelang uw vorige status *101 of #101: Hiermee logt u in de wachtrij *102 of #102: Hiermee zet u uw status in de wachtrij op pauze *103 of #103: Hiermee zet logt u uit de wachtrij Tijdcondities U maakt een nieuwe tijdconditie aan door bovenin tijdsconditie te kiezen en hierna rechtsboven op toevoegen te klikken. U kunt een eigen Tijdsconditie aanmaken zodat er in een opgegeven periode, dag, tijd, etc. een actie uitgevoerd zal worden in de centrale. Bijvoorbeeld een voic na werktijd of in vakanties of het activeren van een keuzemenu, wachtrij of doorschakeling. 16

17 U kiest als eerste op welke dagen u de tijdsconditie actief wilt maken. Dit kan betekenen dat het systeem naar de door u ingestelde tijd kijkt, of naar de tijd om de aangegeven tijden heen. Als u na het instellen van uw Belplan de Tijdsconditie wilt gebruiken, kies dan aan de linkerzijde de Tijdsconditie App en verplaats deze naar rechts in het Bel Plan Indien u het vinkje Keer deze tijdsconditie om op Ja zet, zal T-VoIP buiten de door u ingestelde tijden om, bijvoorbeeld na kantooruren naar de Tijdcondities kijken. Dit betekent dat u maar eenmalig een instelling hoeft te geven zodat de App weet welke tijden van toepassing zijn. 17

18 Keuzemenu Via Belplan > Keuzemenu> Toevoegen, kunt u gemakkelijk een nieuw keuzemenu aanmaken. Nadat u het keuzemenu een naam, context en een time-out duur heeft aangegeven kunt u deze opslaan. Time-out staat voor de tijd die iemand heeft om een keuze te maken in het keuzemenu Instellen keuzemenu: Na het aanmaken kunt u het keuzemenu inrichten door diverse apps vanuit de linkerzijde te slepen naar de rechterzijde. We verklaren hieronder een aantal velden voor de eerste stappen van het keuzemenu: Start > De welkomstboodschap of actie welke het keuzemenu moet plegen. U kunt hier de SOUND app plaatsen (let op, upload hier een Mp3 bestand voor) met uw welkomsttekst. Invalid > De keuze die de gebruiker / beller maakt en niet is ingegeven in het keuzemenu wordt door de INVALID optie afgekeurd (let op, u kunt hier weer een SOUND app toevoegen). Time-out > Indien de gebruiker / beller geen keuze maakt of te laat een keuze maakt, zal de Time-out optreden. U kunt bijv. kiezen voor een terugval naar bijv. Start of kiezen om de verbinding te verbreken. 18

19 U kunt vanuit de linkerzijde de gekozen App naar de rechterzijde slepen om zo voor een keuze (0 t/m 9, *en #) de gewenste optie toe te voegen. U kunt eveneens via de Context zijde aan de rechterkant, in 1 Keuzemenu een multi-level Keuzemenu aanmaken om ook binnen een keuzemenu andere keuzemenu s toe te voegen. Nadat u het keuzemenu heeft gemaakt, heeft opgeslagen en in gebruik wilt stellen, kunt u het keuzemenu in het Belplan plaatsen. Dit kan door een nieuw Belplan te maken, het juiste Belplan te selecteren en van de linkerzijde te slepen naar de rechterzijde U kunt het keuzemenu eventueel nog gebruiken in combinatie met een Tijdconditie of enkel in uw Belplan. Nadat u het keuzemenu heeft geselecteerd kunt u heel eenvoudig het inkomende nummer gebruiken om het keuzemenu aan te koppelen. 19

20 Fax2mail Om een fax2mail account aan te maken dient u eerst een fax gebruiker aan te maken bij gebruikers. Belangrijk hierbij is dat u het mailadres waar de fax heen moet ingeeft en Voic instellingen UIT zet. Vervolgens gaat u naar Belplan en kiest u boven in voor FAX en vervolgens op toevoegen 20

21 Vervolgens maakt u de fax aan en koppelt u deze aan de reeds aangemaakte Fax gebruiker Belangrijk is dat u zowel bewerk als zend notificatie aanvinkt en op klikt! 21

22 Om de fax te activeren voegt u deze toe in uw Belplan. U sleept fax naar het Belplan en selecteert vervolgens fax. Vervolgens klikt u op accept en de fax werkt! De fax wordt verstuurd naar het door u opgegeven adres. 22

23 2.4.2 Belplan inrichten Met behulp van Drag & Drop kunt u uw Belplan invoeren. In het Belplan bepaalt u op welke wijze de gesprekken bij de organisatie binnen komen. Binnen het Belplan heeft u verschillende keuzes, te weten: Hiermee zorgt u ervoor dat de inkomende faxen op het juiste adres worden afgeleverd. Het vooraf ingestelde keuzemenu kunt hier hiermee in het Belplan zetten. Met deze App kunt u doorverbinden naar interne en externe nummers. De vooraf ingestelde tijdsconditie kunt u hiermee in het Belplan zetten. under construction In de Belgroep kunt u gebruikers toevoegen die de gesprekken kunnen opnemen Met Flow Control maakt u omleidingen: één of meer acties die u op afroep met een code in- /uitschakelt! De meldtekst kunt u tussen de apps plaatsen om een geluidsfragment af te spelen De vooraf ingestelde wachtrij kunt u hiermee in het Belplan zetten. De prefix kunt u gebruiken om een naam toe te voegen bij het inkomende nummer De vooraf ingestelde voic kunt u hiermee in het Belplan zetten Hang op kunt u in het Belplan zetten, om zo te eindigen met hang op 23

24 Alvorens u een Belplan kunt instellen dient u een Belplan aan te maken (onder het kopje belregels ), door op toevoegen te klikken krijgt u het volgende scherm: Hier kunt u een naam, kleur, intern nummer en extern nummer toevoegen aan het Belplan. Indien gewenst kunt u ook een afbeelding toevoegen aan het Belplan. Door de eenvoudige Drag en Drop methode, kunt u nu heel eenvoudig en binnen enkele muisklikken uw nummers en telefooncentrale functionaliteiten ook wel Apps beheren. Kies links uit de lijst welke App u in het T-VoIP Belplan wenst te hebben en Drag & Drop het in de gewenste positie. Na het klikken op Save Changes is deze gelijk actief! 24

25 Binnen het Belplan kunt u verschillende apps toevoegen waardoor u de bereikbaarheid van de organisatie optimaal kunt inregelen. In onderstaand voorbeeld hebben wij de volgende opzet gemaakt: Klant werkt met meerdere inkomende nummers en wil dus zien naar welk nummer gebeld wordt. Vervolgens dient het gesprek bij 3 medewerkers over te gaan, indien er na 20 seconden niet wordt overgenomen dan hoort de beller een geluidsbestand; vervolgens gaat er nog een achtervang toestel over, indien geen opname komt, komt het gesprek uit in de algemene voic . 25

26 Doorverbinden De doorverbind-app biedt u de mogelijkheid om een inkomend gesprek naar een in- of extern nummer door te schakelen. Als u in de belroute bent, sleep de app dan naar de juiste plek in de belroute. Als u de app loslaat kunt u de volgende zaken invullen: Doorverbinden naar in- of extern nummer. Klap lijst uit (pijltje) om een intern toestel of belroute te selecteren. Om door te schakelen naar een extern nummer (bijv. mobiel) toetst u het nummer in het bestemmingsveld. Belroute. Hier kunt u aangeven of het gesprek bij geen gehoor de eigen belroute van de gebruiker volgt of de hoofdroute van het nummer. Time-out. Hier kunt de rinkelduur in seconden aangeven. (! alleen mogelijk als het gesprek de hoofd belroute volgt) Nummerweergave. Bij een extern nummer kunt u hier zelf aangeven wat u in het display van het toestel ziet (bijv. eigen nummer of nummer van beller). Bij een intern nummer is het niet mogelijk om dit in te stellen. U ziet dan automatisch het nummer van de beller in de display. Bij Label kunt u een omschrijving van de doorschakeling toevoegen. Deze ziet u terug in de naam van de doorverbind app in de belroute. 26

27 Belgroep Een Belgroep is een groep met daarin meerdere toestellen. De belgroep-app biedt u de mogelijkheid om een inkomend gesprek naar één of meerdere in- of externe nummers door te schakelen. U kunt zowel interne (bedrijfs-)toestellen toevoegen, als externe toestellen (vast of mobiel nummer). Bij Kies gebruiker kiest u de medewerker(s). Dit kan zowel een intern nummer zijn (klik op pijltje in balk) of een extern nummer (zelf intoetsen). Het toevoegen van een extern nummer (vast of mobiel) maakt twinning mogelijk. Klik op + om het nummer c.q. de medewerker toe te voegen aan de lijst. Met de Time-out kunt u aangeven hoeveel seconden ieder toestel rinkelt. Als ze tegelijk rinkelen, geeft u de totale tijd aan. Als de toestellen na elkaar rinkelen, dan moet u het aantal seconden vermenigvuldigen met het aantal toestellen. U kunt een keuze maken uit een Rinkelvolgorde. In de telefonie kunt u een aanroep groep op diverse methodes inrichten. Ring All (alle toestellen worden tegelijkertijd aangeroepen) Memory Hunt (de ingelogde gebruikers worden één voor één bijgeschakeld totdat iemand opneemt, of tot alle gebruikers tegelijkertijd opgeroepen worden) Round Robin (het inkomende gesprek wordt één voor één in aansluitende volgorde van de ingelogde gebruikers aangeboden totdat iemand opneemt) Cascade (één voor één in de volgorde van noteren) Flow Control De flow control app, of ook wel omleidings-app, maakt het mogelijk om een omleiding aan te maken in een belroute. Het is als het ware een alternatieve belroute, die u gemakkelijk in- en uit- kunt schakelen. Deze route kan één of meerdere acties omvatten, daarnaast kunt u zoveel omleidingen maken als u wenst. Elke omleiding krijgt een eigen unieke code die u op al uw IP-toestellen kunt intoetsen om de omleiding in- of uit te schakelen. U hoort dan of u de omleiding in- of uitschakelt. Als u de omleiding op de telefooncentrale heeft voorbereid hoeft u niet meer in te loggen om de omleiding in of uit te schakelen. 27

28 Om een omleiding aan te maken, als u de Flow control app in het Belplan sleept, wordt gevraagd om de volgende zaken in te stellen: Bij enter short code dient u de code van de omleiding in te vullen. Deze code bestaat uit de interne code van uw Belplan (bijv. laatste vier nummers van uw telefoonnummer) hierop volgt een sterretje [*] en een door u zelf te bepalen volgnummer. De omleiding is vervolgens dus te (de-)activeren door te bellen naar (in dit voorbeeld) 404*2. U hoort daarna of de omleiding in- of uitgeschakeld wordt. Bij label, kunt u de omleiding voorzien van een naam; deze naam ziet u terug in de naam van de app belroute. Bij Status of this flow control kan de omleiding door middel van de schakelaar, alvast aan of uit worden gezet Meldtekst De meldtekst-app maakt het mogelijk om meldteksten in uw belroute in te voegen. U kunt zelf meldteksten uploaden en geluidsfragmenten kiezen uit uw eigen geluidsbibliotheek. Het opnemen van geluidsbestanden kunt u eenvoudig doen door voic berichten in te spreken die u op uw eigen laat uitkomen. Deze.mp3 bestanden kunt u in de App uploaden en activeren. Via de dropdown (pijltje) kunt u geluidsfragmenten beluisteren en selecteren Wanneer u op de button klikt, opent u uw bibliotheek met geluidsbestanden. U kunt deze geluidsfragmenten afluisteren, downloaden en verwijderen. Het gewenste fragment kunt u vervolgens selecteren en activeren. Ook is het mogelijk om een nieuw geluidbestand vanaf uw computer te uploaden naar de bibliotheek. Klik hiervoor op de blauw button [uploaden] Om het geüploade bestand te activeren, klikt u op de naam van het geluidsfragment (het wordt blauw) en klik vervolgens op button [opslaan] om het bestand te activeren. 28

29 Prefix Met de Prefix-app heeft u de mogelijkheid om zelf een code, naam of nummer in te geven, die vervolgens in het display van uw telefoon getoond wordt als het gesprek via deze route binnenkomt. Het instellen van deze app is zeer bruikbaar in de volgende situaties: - Als u op meerdere nummers wordt gebeld en deze op hetzelfde toestel wilt ontvangen. - Als u een keuzemenu gebruikt en er keuzes zijn waarbij dezelfde toestellen gaan rinkelen via de prefix is duidelijk via welke keuze een beller binnenkomt - Als u een keuzemenu gebruikt met verschillende taalkeuzes met de prefix kunt u zien welke taal iemand binnenkomt en in de juiste taal aannemen. Een prefix wordt doorgegeven aan alle volgende rinkel-apps (dus niet alleen aan de eerstvolgende): - Keuzemenu - Doorverbinden - Wachtrij - Belgroep Als er een andere prefix wordt toegevoegd op een latere plek, dan zal vanaf dat punt de volgende prefix worden getoond Hang op De hang op app maakt het mogelijk om geforceerd een einde te maken aan een belroute. Deze kunt u bijvoorbeeld in het Belplan plaatsen, na een meldtekst dat u gesloten bent. 2.5 Rapporten Bij het onderdeel rapporten vindt u een geavanceerde rapportage module. Hier kunt u specificaties en gespreksrapportages downloaden. 29

30 Op de rapportenpagina, vindt u allereerst de gespreksdetailregels, aangegeven als CDRs (call detail records). Dit is een overzicht van alle gespreksregels, waarbij het meest recente gesprek bovenaan te vinden is. Als u de muis op een waarde in één van de drie rechter kolommen houdt, krijgt u een relatieve tijdsindicatie te zien, bijv. vandaag, gisteren, afgelopen maandag Basisfilter gespreksregels De gespreksregels kunt u op verschillende onderdelen filteren. Hiervoor zijn er drie dropdown-menu s bovenaan het overzicht. Hier heeft u de mogelijkheid om te filteren op: wel/niet beantwoord, inkomend/uitgaand of u selecteert een bepaalde periode Geavanceerd filter gespreksregels Om geavanceerder te filteren, klikt u op de gele button [advanced filter] rechts bovenin De volgende pagina verschijnt: U heeft nu de mogelijkheid om te filteren op: nummer of intern toestel dat heeft gebeld, nummer of intern toestel dat werd gebeld, tijdsinterval waarin gesprekken hebben plaats gevonden, tijdsinterval waarin gesprekken zijn beantwoord en tijdsinterval waarin gesprekken zijn beëindigd. Deze geavanceerde filtermogelijkheden zijn een aanvulling op de basisfilters. De waarden die zijn geselecteerd bij het basisfilter zullen dus ook gehanteerd blijven. 30

31 2.5.3 Gespreksregels downloaden T-VoIP biedt u de mogelijkheid om de gespreksregels te downloaden. Klik hiervoor op de blauwe button [export] rechts bovenin de pagina. U kunt nu de gespreksregels in Excel openen. Binnen Excel kunt u vervolgens verder filteren en bepaalde zaken berekenen (bijv. totale gespreksduur van afgelopen week) 2.6 Overige opties Bij instellingen heeft u de mogelijkheid om de taal aan te passen, call recording in te stellen (zie 2.2.3) en wachtmuziek te regelen Wachtmuziek instellen Wanneer u bij instellingen omlaag scrollt, heeft u de mogelijkheid om muziek of geluidsbestanden in te laden die de beller hoort op het moment dat hij/zij in de wacht staat of in de wachtrij staat (in de wachtrij krijgt men eerst een welkomstboodschap te horen) Klik rechtsboven op + toevoegen om zelf een muziekfragment uit te kiezen. Hierbij moet u er echter wel rekening mee houden dat u rechten dient af te dragen aan BuMa Stemra (indien het gaat om fragmenten waarop rechten van toepassing zijn) Voor meer informatie over BuMa Stemra, kijk op: Naast het toevoegen van nieuwe geluidsbestanden, is het ook mogelijk om een fragment af te spelen, te downloaden en te verwijderen. 31

32 2.6.2 Call Pickup CallPickup is beschikbaar in 3 soorten, deze kunnen separaat en gecombineerd gebruikt worden. 1. Toestel-Callpickup Gesprekken opnemen die binnenkomen bij een collega, dit kunt u doen door *8 in te toetsen gevolgd door het extensienummer van de desbetreffende collega. 2. Group-Callpickup Door een groep van toestellen te maken kunt u gemakkelijk binnen bijvoorbeeld een afdeling binnenkomende oproepen van elkaar overnemen. U kunt meerdere groepen aanmaken, dit kan via: Extenties Groepen U ziet dan de het volgende scherm: U kunt hier een aantal gegevens invullen: 1. De naam van de groep 2. De shortcode van de groep 3. Gebruikers selecteren die binnen deze groep vallen en waarvan u de gesprekken kunt overnemen door het gebruik van de groep-pickup code. (in dit geval *820) 32

33 Nadat u alle gegevens heeft ingevuld drukt u op toevoegen en de groep is aangemaakt en kan hier gebruik van gemaakt worden. * U kunt meerdere groepen aanmaken!! 3. Universele Call-Pickup Wanneer u alleen *8 intoetst zal u ongeacht waar een gesprek op dat moment binnenkomt naar u toe halen. Wanneer u de shortcode ook in de toestellen programmeert bij bijvoorbeeld de BLF, dan kunt u ook heel gemakkelijk door alleen op deze knop te drukken het gesprek naar u toehalen Toelichting autoprovisioning Gigaset Pro De Gigaset Pro toestellen kunnen heel gemakkelijk door middel van autoprovisioning worden ingesteld, zonder dat ze uit doos gehaald hoeven worden. Ga naar Toestelen -> Toevoegen -> Gigaset Pro; het volgende scherm ziet u: Kies vervolgens wel toestel u wilt autoprovisionen, in dit voorbeeld is gekozen voor de N510 IP Pro 33

34 Kies bij: Ik wil dit toestel automatisch configureren op JA Voer vervolgens het MAC adres en de MAC ID in. Vervolgens gaat u omhoog en drukt u op Volgende, het volgende scherm zie u dan: 34

35 Hier kunt een algemene naam geven voor deze DECT zender en eventueel een toegestaan ip adres indien u werkt met Whitelists. Ook kunt u ervoor kiezen of gebruikers gebruik kunnen maken van Hot Desking. Vervolgens kiest u Volgende Stap U kunt nu de gebruikers per aangesloten toestel aanmaken en koppelen aan gebruikers. 35

36 Nadat u de toestelnamen en gebruikers heeft ingevuld drukt u op toevoegen. De DECT zender is nu aangemaakt. Wanneer u de Dectzender aansluit op het netwerk en de toestellen gekoppeld zullen automatisch alle gegevens worden ingeladen en is de DECT zender incl. gebruikers/toestellen gereed voor gebruik. Kijk voor meer informatie ook op de site van Gigaset Pro: 36

37 2.6.4 Toekomstige functies Binnenkort komen de volgende functies beschikbaar in het platform: 1. Mobiele App en VAMO koppelingen 2. Uitgebreide trace mogelijkheden 3. Realtime API, waardoor koppelingen met oa.crm systemen & klick to dial mogelijk is. Zie hieronder enkele screenshots: 37

38 38

39 39

40 Deel 3: Gebruiker 3.1 Login gebruiker Inloggen op het T-VoIP platform als een gebruiker Om door te gaan naar het gebruikers panel gaat u bij gebruikers naar: 40

41 3.2 User panel U heeft in het 'userpanel' de mogelijkheid tot het wijzigen van uw Voic instellingen en uw Belplan. Dit is beperkt tot het doorschakelen van uw extensie of het aanroepen van uw voic . Ook kunt u binnen dit panel de ontvangen faxen inzien. 3.3 Wijzigen Belplan U kunt middels de button uw Belplan in de Edit Modus plaatsen en vervolgens kunt u zelf door middel van Drag & Drop bepalen welke waarde er boven aan komt en welke opvolging aan een call wordt gegeven. U kunt eveneens zaken toevoegen en/of verwijderen. Als u klikt op Save Changes wordt uw Belplan opgeslagen. 41

42 Indien u een voic bericht heeft ontvangen kunt u dit zowel via de telefoon beluisteren dan wel via het userpanel. 3.4 Voic Er zijn een tweetal mogelijkheden om uw voic te beluisteren. Binnen het T-VoIP platform belt u naar uw voic middels *96. U kunt zodoende uw eigen mailbox benaderen door direct achter het *96 uw extensie te toetsen (voorbeeld: bij Extension 101 dient u te toetsen; *96101). Indien u uw Voic wilt uitluisteren (zie onderstaande stappen) kunt u (indien u hiervoor de juiste machtigingen hebt gehad) kiezen voor *96 (voic box nummer) In de afbeelding hieronder is dit 6012 dus is het nummer voor de voic * Het T-VoIP platform beschikt over een multi level voic systeem. Dit systeem maakt het mogelijk een Company en een Personal voic in te stellen. De personal voic kan in de user panel beheerd en/of geactiveerd worden en zal ook altijd door u kunnen worden afgeluisterd. Binnen uw inlogaccount heeft u de mogelijkheid om uw Company Voic in te stellen. U bepaalt zelf welke gebruiker(s) toegang hebben om de berichten te beheren of om de voic s te beluisteren. Na het aanmaken van uw voic box en bijbehorende extensienummer (voic box nummer) kunt u eenvoudig bij Permissies toewijzen aangeven welke gebruiker er mag beheren, luisteren en/of berichten mag verwijderen. 3.5 Wachtrij beheer gebruikers Indien u binnen het T-VoIP platform deel neemt aan een Wachtrij kunt u in de user login de afwezigheid en aanwezigheid van uzelf bepalen. 42

43 In de user login, kunt u heel eenvoudig via het Dashboard uzelf in de wachtrij registreren, de-registreren of op pauze plaatsen. 3.6 Fax beheer Faxen bekijken en verzenden vanuit de User interface Om de binnengekomen faxen te bekijken gaat u naar: Hier ziet u alle binnengekomen faxen, deze zijn (indien ingesteld) ook per mail binnengekomen. Hier kunnen de faxen bekeken, gedownload en verwijderd worden. Ook heeft u de mogelijkheid om vanuit hier faxen te versturen, ga hiervoor naar stuur fax : 43

44 Het volgende scherm verschijnt: Wanneer u alle gegevens invult en het gewenste PDF bestand upload, ziet de fax voor verzending er zo uit: Wanneer u op send heeft geklikt zal het onderstaande scherm verschijnen, hier kunt u zien welke faxen verzonden zijn, welke gelukt en niet gelukt. Mocht een fax niet verzonden kunnen worden heeft u de mogelijkheid deze opnieuw te verzenden: 44

45 45