1 Inhoudsopgave gebruikershandleiding KBOLEDEN

Transcriptie

1 Gebruikershandleiding KBOLEDEN Inhoudsopgave gebruikershandleiding KBOLEDEN 1 INHOUDSOPGAVE GEBRUIKERSHANDLEIDING KBOLEDEN INLEIDING BEELDSCHERM KBOLEDEN BENODIGDHEDEN BROWSERINSTELLINGEN INLOGGEN WACHTWOORD WIJZIGEN WACHTWOORD VERGETEN? OPSTARTSCHERM Menubalk MENU ITEMS LEDENLIJST Inleiding Ledenlijst Leden zoeken uit ledenlijst Sorteren van de ledenlijst Nieuwe leden invoeren Ledengegevens wijzigen Lidgegevens wijzigen TABBLAD ALGEMEEN TABBLAD EXTRA: Extra bezorgadres adres in Extra adres Machtiging van gastleden bij gastafdeling TABBLAD DESKUNDIGHEDEN TABBLAD MACHTIGINGEN MACHTIGINGEN BIJ (ECHT)PAREN BERICHT VOOR (ALLE) LEDEN Gastleden koppelen Gastlidmaatschap beëindigen Handleiding Ledenadministratiesysteem KBOLEDEN 1

2 berichten verzenden vanuit KBOLEDEN bericht voor deelnemers aan een activiteit bericht verzenden aan leden van een (werk)groep Andere informatie Toevoegen, Wijzigen of Verwijderen Blad toevoegen Activiteiten toevoegen aan een lid Werkgroepen toevoegen aan het lid Financiën (tabblad) Informatie wijzigen/verwijderen Relaties tussen de leden Invoeren van een nieuw lid en toekennen van een relatie aan een bestaand lid Relaties verwijderen FINANCIËN (MENU) Inleiding Financiële gegevens in Stamgegevens Contributie Contributiejaar verwijderen Contributieberekening Afwijkende contributie invoeren Contributiebetaling collectief op Nee zetten Contributiebetaling individueel op Nee zetten Innen van de contributiebedragen Automatische incasso Incassocontract Gegevens bij de leden Automatische incasso s of handmatige betalingen voor gastleden Contributie incasseren? Activiteiten incasseren? Verwerkingsdatum Aanmaken incassolijst Het aanmaken van incassoberichten Aanmaken incassobestand Handmatige betalingen Contributienota Kaskwitanties, Brief met een acceptgiro of 3 Acceptgiro s op één vel Overzicht Financiën Bewerken van de financiële gegevens ACTIVITEITEN Inleiding Activiteitensoort invoeren Beheer activiteiten Activiteit toevoegen Betalingstermijnen instellen Leden koppelen aan een activiteit Vul de koppelgegevens in Afwijkende bijdragen en termijnen beheren Activiteiten met 0,00 aan bijdrage worden op Voldaan gezet Deelnemers overschrijven naar een andere activiteit Deelnemers aan de activiteiten verwijderen Deelnemers aan de activiteiten een bericht sturen Doorlopende activiteiten bewerken een doorstarten (WERK)GROEPEN Inleiding Beheer werkgroepen Werkgroep toevoegen Handleiding Ledenadministratiesysteem KBOLEDEN

3 Lid koppelen aan werkgroep berichten voor werkgroepleden Leden zoeken in Werkgroepen Einde lidmaatschap werkgroep STAMGEGEVENS Inleiding Instellingen Stamgegevens Keuzelijsten [Geslachten] [Betalingswijzen] [Relatiesoorten] [Landen] [Bladen] [Rayons] [Aanhef] [Relatievormen] [Beëindigingsredenen] [Werkgroepfuncties] [Locaties [Deskundigheden, Vaardigheden en Aangesloten bij] [Activiteitensoorten] GEBRUIKERSBEHEER Inleiding Toekennen van gebruikersrechten Authenticatie Iemand toevoegen aan de gebruikers Een rol wijzigen Een rol verwijderen Inhoud autorisatie Rechten OVERZICHTEN Inleiding Rapporten Soorten lijsten Bericht lay-out Filteren Sorteren en weergeven INSTELLEN VAN INTERNET BROWSERS Blokkeren en deblokkeren van Pop-ups Voor Internet Explorer gaat dat als volgt: Internet Explorer herstellen Browser: Firefox Browser: Firefox herstellen Browser: Google Crome DE HELP-FUNCTIE; GEBRUIKERSHANDLEIDING Aanvullende wensen en opmerkingen CONVENTIES Symbolen en begrippen Handelingen en conventies Handleiding Ledenadministratiesysteem KBOLEDEN 3

4 2 Inleiding Dit is de gebruikershandleiding voor het ledenadministratieprogramma KBO- LEDEN van de Unie KBO. Het beschrijft de bediening en het gebruik van dit programma door ledenadministrateurs en andere gebruikers van alle afdelingen binnen de Unie KBO die daartoe gerechtigd zijn. KBOLEDEN is een web applicatie, dat wil zeggen dat via de standaard internetverbinding van uw PC, laptop, notebook, IPad of Tablet met dit programma kan worden gewerkt. KBOLEDEN is geïnstalleerd op een beveiligde site. U kunt dat controleren aan de groene adresbalk in uw browser en het (gesloten) slotje in die adresbalk. De functionaliteit van KBOLEDEN is grotendeels gebaseerd op die van het vroegere ledenadministratieprogramma Lea-Senior, maar is op een aantal punten aanzienlijk uitgebreid en verbeterd. Het programma is onlangs nog aangepast in verband met de invoering van IBAN en de S PA-incasso. KBOLEDEN is nog meer toegesneden op het functioneren van grotere KBO-afdelingen met een grote diversiteit aan activiteiten, maar ook de kleinere afdelingen kunnen het programma in een beperktere vorm goed gebruiken. Het programma werkt van onderop. Dat wil zeggen dat de afdelingen bevoegd en verantwoordelijk zijn voor het invoeren en onderhouden van de ingevoerde ledengegevens. De zgn. bovenliggende organisatie-eenheden zoals Kringen, Clusters, Regio s en ook de provinciale bond en de Unie KBO kunnen op een bepaalde manier van die gegevens gebruik maken, maar daarin niets wijzigen. De Unie KBO Werkgroep KBOLEDEN 4 Handleiding Ledenadministratiesysteem KBOLEDEN

5 2.1 Beeldscherm KBOLEDEN Hieronder ziet u het beeldscherm dat u krijgt als u de website van het ledenadministratieprogramma KBOLEDEN van de Unie KBO opent. Hieronder ziet u het beeldscherm van KBOLEDEN nadat u hebt ingelogd. 2.2 Benodigdheden Om met KBOLEDEN te kunnen werken heeft u nodig: Computer (Desk- of Laptop) met - OS-Systeem: Windows XP, Vista, Windows7 of Windows 8 - Browser: IE9 of hoger, Firefox of Chrome Een Internetverbinding met LAN of Wireless Printer om de overzichten te printen Handleiding Ledenadministratiesysteem KBOLEDEN 5

6 2.3 Browserinstellingen Om de website goed te laten werken moeten er enkele veiligheidsinstellingen van de browser worden aangepast. Deze veiligheidsinstellingen zijn afhankelijk van het type browser en kunnen gedaan worden als de browser actief is (u heeft KBOLEDEN gestart). Zie voor de instellingen in hoofdstuk: 3.14 Instellen van Internetbrowsers. 2.4 Inloggen Wanneer u het adres van KBOLEDEN in de adresbalk ingeeft en op [Enter] drukt op het toetsenbord dan krijgt u het inlogscherm van KBOLEDEN te zien. Geef in het invoerveld achter de [Gebruikersnaam] uw lidnummer b.v. : Dit is altijd uw lidnummer van uw eigen afdeling. Geef in het invoerveld achter het [Wachtwoord] uw wachtwoord in: Wachtwoord. Het wachtwoord heeft u toegekend gekregen door de ledenadministrateur van uw afdeling. 6 Handleiding Ledenadministratiesysteem KBOLEDEN

7 Het eerste wachtwoord voor de eerste ledenadministrateur van een afdeling wordt toegekend door de systeembeheerder van KBOLEDEN. Dat is iemand, van de Unie KBO, die op basis van een speciale toegangscode is gemachtigd iemand een toegangscode, bestaande uit een gebruikersnaam en een wachtwoord, toe te kennen. Het wachtwoord moet aan de volgende eisen voldoen: o minimaal uit 5 en maximaal uit 8 karakters bestaan o Minimaal één cijfer en minimaal één letter bevatten o Speciale tekens zijn toegestaan o Het wachtwoord is niet hoofdletter gevoelig Zet de Cursor op de knop [Inloggen] en geef Muisklik. Het opstartscherm van KBOLEDEN verschijnt nu. 2.5 Wachtwoord wijzigen Het heeft sterk de voorkeur dat u van tijd tot tijd uw wachtwoord wijzigt. De ledenadministrateur van de afdeling kan dat voor iedere gebruiker regelen. Het programma schrijft het niet dwingend voor, maar voor de veiligheid van de gegevens is het met enige regelmaat veranderen van het wachtwoord wel van belang. 2.6 Wachtwoord vergeten? Indien u het wachtwoord bent vergeten dan klikt u op het woordje hier in de desbetreffende regel op het inlogscherm. U ontvangt dan uw gebruikersnaam (= uw lidnummer) en uw bestaande wachtwoord toegestuurd op uw eigen adres. Dus geen nieuw wachtwoord. Het toekennen van een wachtwoord voor de toegang tot KBOLEDEN is alleen mogelijk als u een adres hebt en dat adres ook is opgenomen in de ledenadministratie van KBOLEDEN. Zonder adres kunt u geen toegangsrechten krijgen tot het programma KBOLEDEN. 2.7 Opstartscherm Na het inloggen, verschijnt het opstartscherm KBOLEDEN met de menubalk. In de menubalk kan een selectie gemaakt worden uit de beschikbare menu-items. Boven de menubalk ziet u de naam van degene die is ingelogd en de afdeling waarvoor iemand is ingelogd. Handleiding Ledenadministratiesysteem KBOLEDEN 7

8 2.7.1 Menubalk De zwarte Menubalk geeft een overzicht van de beschikbare Menu-Items inclusief de Menu-Items in het uitvalmenu. Sommige Menu-Items hebben een uitvalmenu waarin opnieuw menu-items aanwezig zijn. Voor de degenen die bevoegd zijn het beheer van de activiteiten en de zgn. gebruikers zullen niet alle menu-items te zien krijgen. Home o Met deze knop keert u terug naar het welkomst scherm. Leden o Ledenlijst Financiën o Overzicht o Contributieberekening o Automatische incasso o Handmatige betalingen o Contributies Activiteiten o Beheer activiteiten Werkgroepen o Beheer werkgroepen Stamgegevens o Instellingen o Keuzelijsten Gebruikersbeheer o Authenticatie o Autorisatie Overzichten o Rapporten? =Help De handleiding zoals die voor u ligt is geïntegreerd in het systeem. 8 Handleiding Ledenadministratiesysteem KBOLEDEN

9 3 Menu Items 3.1 Ledenlijst Inleiding De ledenlijst is eigenlijk alleen maar een overzicht van alle actuele leden en eventueel ook oud-leden van uw afdeling. Het is dus geen ledenlijst voor het afdrukken van een ledenlijst. Het is de toegang tot de individuele ledengegevens. De oud-leden zijn alleen zichtbaar als ze binnen de termijn, die u hebt opgegeven bij Stamgegevens>Instellingen, een einddatum hebben gekregen Ledenlijst Zet de Cursor op [Leden] in de menulijst en vervolgens op [Ledenlijst] in het uitvalmenu en Muisklik Het beeldscherm [Leden>Ledenlijst] verschijnt Zet de Cursor op de actieknop: [Zoeken] en Muisklik. In het deelscherm: [Overzicht] ziet u alle leden van uw afdeling. Dat zijn alle actuele leden en eventueel de oud-leden, afhankelijk van het aantal dagen dat u oud-leden nog zichtbaar wilt hebben. Dat aantal dagen hebt u ingevuld bij de Stamgegevens>Instellingen. Handleiding Ledenadministratiesysteem KBOLEDEN 9

10 Leden zoeken uit ledenlijst In het deelvenster: [Filter ledengegevens] geeft u in de invoervelden de Tekst in waarop in de ledenlijst gezocht moet worden: [Lidnr., Achternaam of een gedeelte daarvan, Geboortedatum, Maand/Jaar, Straat, Postcode, Woonplaats] Zet de Cursor op de actieknop [Zoeken] en Muisklik. Vult u niets in het filterscherm dan krijgt u alle leden te zien Sorteren van de ledenlijst Als u klikt op de naam van een kolom bovenaan in de ledenlijst dan wordt de kolom gesorteerd van laag naar hoog. Als u daarna weer klikt op die naam dan wordt de kolom gesorteerd van hoog naar laag. Dat geldt voor alle kolommen. Onderaan in het ledenscherm kunt u het aantal, dat per pagina wordt getoond, zelf aanpassen tot maximaal 250 regels. 10 Handleiding Ledenadministratiesysteem KBOLEDEN

11 3.1.3 Nieuwe leden invoeren U kiest in het eerste scherm van de Ledenlijst voor de knop [Nieuw lid]. U krijgt dan een leeg scherm waarin u de gegevens per lid kunt invoeren. In het deelscherm [Lidgegevens] ziet u in eerste instantie 3 tabbladen: Tabblad 1 [Algemeen] en Tabblad 2 [Extra]. Tabblad 3 [Deskundigheden] Op tabblad 1 vindt u de volgende algemene gegevens: [De organisatie-eenheid]: Dit is de afdeling (Kring of Cluster) waarvoor u bent ingelogd. Er staat wel een pijltje voor het openen van een lijst, maar de mogelijkheden blijven voor de gewone gebruiker beperkt tot de eenheid waarvoor u bevoegd bent. In het programma KBOLEDEN zijn naast de afdelingen de Kringen, de Clusters, de Regio s en ook de Unie KBO zelf, organisatorische eenheden (OE s). [Lidnummer]: Het lidnummer wordt automatisch toegekend door het programma. U kunt dat nummer zelf niet aanpassen. Het lidnummer telt 9 posities en bestaat uit het afdelingsnummer (maximaal 4 cijfers) gevolgd door een 5-cijferig volgnummer. Zgn. voorloopnullen voor het afdelingsnummer worden niet getoond. [Soort lid]: Standaard is daar [Gewoon lid] ingevuld, maar als u op het pijltje klikt dan opent zich de lijst met de beschikbare lidsoorten. Het invoeren van een lidsoort is verplicht. KBOLEDEN kent alleen onderstaande Handleiding Ledenadministratiesysteem KBOLEDEN 11

12 lidsoorten. Telkens is ook een definitie gegeven van de betreffende lidsoort. Gewoon lid: Iemand, die lid is van een Afdeling en - onverbrekelijk daarmee verbonden- van de provinciale KBO met alle rechten en plichten volgens de statuten. Een Gewoon lid betaalt de contributie aan de Afdeling. Het Afdelingsbestuur is verplicht het door de Algemene Vergadering vastgestelde deel van de contributie per lid af te dragen aan de provinciale KBO. Gastlid: Een Gastlid is iemand die Gewoon lid is bij een andere KBO- Afdeling (de primaire Afdeling), maar zich bij een of meerdere andere Afdelingen (secundaire Afdeling) aanmeldt om daar deel te nemen aan één of meer activiteiten. Een Gastlid heeft alleen bij de primaire Afdeling de rechten en plichten van gewone leden. De afdracht aan de provinciale KBO wordt door de primaire Afdeling voldaan. Een gastlid kunt u via dit scherm niet invoeren. Erelid: Is iemand die vanwege bijzondere verdiensten is benoemd tot Erelid van de Afdeling en om die reden geen contributie verschuldigd is, maar alle rechten en plichten van een gewoon lid heeft. De afdracht aan de provinciale KBO is wel verschuldigd en wordt veelal door de Afdeling voldaan. Donateur: Een Donateur is iemand die uit vrijgevigheid een financiële bijdrage doet aan de KBO-Afdeling. Een donateur heeft geen rechten als lid van de vereniging. Een donateur heeft geen recht op de producten van de provinciale KBO. Er is geen afdracht aan de provinciale KBO verschuldigd. Deelnemer: Een Deelnemer is iemand die geen lid is van de KBO, maar wel deelneemt aan één of meer activiteiten en daartoe een door het Afdelingsbestuur vastgestelde financiële bijdrage betaalt. Een deelnemer heeft geen rechten als lid van de vereniging. Er is geen afdracht aan de provinciale KBO verschuldigd. Abonnee: Een Abonnee is iemand die geen lid is van de KBO, maar zich wel heeft geabonneerd op een blad of periodiek van de KBO. Een abonnee heeft geen rechten als lid van de KBO en er is geen afdracht aan de provinciale KBO verschuldigd. Overige relaties: Onder Overige relaties worden alle personen en instellingen begrepen die niet kunnen worden gerubriceerd in een van de hiervoor genoemde categorieën. Een relatie heeft geen rechten als lid van de KBO en er is geen afdracht verschuldigd aan de provinciale KBO. [Natuurlijk persoon]: Dit veld vraagt om aan te geven of het een natuurlijk persoon betreft of een niet-natuurlijk persoon. Een niet-natuurlijk persoon is bijvoorbeeld een Instelling, een Stichting, een College, een Bestuur enz.. 12 Handleiding Ledenadministratiesysteem KBOLEDEN

13 [Voornaam]: Het invoeren van een Voornaam of Roepnaam is niet verplicht. [Voorletters]: Het invoeren van Voorletter(s) is niet verplicht. Het is wel aan te bevelen om goed onderscheid te kunnen maken tussen leden met dezelfde achternaam. Het invoeren van voorletters dient te gebeuren in hoofdletters gescheiden door een punt. [Tussenvoegsel]: Een tussenvoegsel dient voluit te worden geschreven. Dus van de en niet v.d. of v/d. [Achternaam]: Het invoeren van een achternaam is verplicht. Indien een gehuwde vrouw ook haar meisjesnaam toevoegt aan de mansnaam dan worden die namen door een koppelstreepje zonder spaties met elkaar verbonden. [Titel]: Het invoeren van een titel(drs, Ir. Of Mr) is niet verplicht. [Geslacht]: Bij een natuurlijk persoon dient u de keuze te maken tussen Man of Vrouw. U kunt daarvoor de letter M of V intoetsen of de lijst open klikken. [Aanhef]: Als u het geslacht hebt ingevoerd geeft het programma de aanhef De heer, Mevrouw aan. U kunt zelf ook Zr kiezen. [Geboortedatum]: U voert hier de geboortedatum in van het betreffende lid. Het formaat is dd-mm-jjjj. Het gebruiken van de beschikbare kalender is hier wat onhandig omdat u een groot aantal jaren terug moet. Dus gewoon de datum handmatig invoeren is eenvoudiger. [Lid Vanaf]: Dit is de begindatum van het lidmaatschap en is een verplicht veld. Het formaat is dd-mm-jjjj. Hierbij is het gebruik van de kalender aan te bevelen. [Machtiging]: U dient dit veldje aan te vinken als een machtiging voor automatische incasso is afgegeven of zal worden afgegeven. Als u straks de ledengegevens opslaat dan krijgt u een melding dat er een machtigingsregel is aangemaakt. Na het Opslaan krijgt u ook een 4 e tabblad met de gegevens voor de machtiging. Zie verderop bij Machtiging. [Rekeningnummer]: Als u bij Betaalwijze Machtiging hebt ingevoerd dan bent u verplicht een geldig IBAN (International Bank Account Number) in te voeren. Dat is een rekeningnummer van 18 posities. Daarop wordt door het programma gecontroleerd. [BIC] Dit is het Bank Identificatie Code. Voor een Nederlands rekeningnummer is de BIC niet verplicht. Handleiding Ledenadministratiesysteem KBOLEDEN 13

14 [Land]: Standaard is het land Nederland ingevoerd. Voor buitenlandse leden kan een ander land uit de lijst worden gekozen. In dat geval geldt het Nederlandse formaat van de postcode niet. [Postcode]: De postcode is verplicht. De combinatie van postcode, huisnummer en toevoeging maakt het mogelijk om het juiste adres, straatnaam en woonplaats op te zoeken. [Huisnummer]: Het huisnummer is verplicht [Huisnummer toevoeging]: De toevoeging van een letter of een andere toevoeging dient u hier in te voeren. [Zoeken]: Als u op [Zoeken] klikt dan wordt uit een centraal bestand het juiste adres opgehaald en ingevoegd. [Straat]: De straatnaam is verplicht, maar als u op basis van de postcode en het huisnummer laat zoeken wordt de straatnaam automatisch ingevuld. [Woonplaats]: Het invoeren van de woonplaats is verplicht, maar als u op basis van de postcode en het huisnummer het adres laat zoeken wordt de juiste straat en de woonplaats automatisch ingevuld. [Locatie]: Als dat van toepassing is, dan kunt u hier een locatie invullen door een selectie te maken uit de beschikbare locaties die onder [Stamgegevens] zijn ingevoerd. [Kamer]: Indien dat van toepassing is kan hier het kamernummer worden ingevoerd. [Huwelijksdatum]: Indien uw afdeling daar gebruik van maakt kunt u hier de huwelijksdatum van een echtpaar invoeren. [Telefoonnummer]: Hier kunt u het telefoonnummer invoeren. Dat kan met of zonder kengetal en dat kan met of zonder koppelstreepje tussen het kengetal en het abonneenummer. [Mobiele telefoon]: Hier kan het nummer van de mobiele telefoon worden ingevoerd. [ ]: Hier kan het adres van het lid worden ingevoerd. [Lid t/m]: Hier kunt u de datum van het beëindigen van het lidmaatschap invoeren. [Reden einde lidmaatschap]: U kunt de lijst met redenen voor het beëindigen van het lidmaatschap openen en daaruit een keuze maken. Als u een einddatum hebt ingevoerd dan moet u ook een reden vermelden. 14 Handleiding Ledenadministratiesysteem KBOLEDEN

15 [Ledenpas]: Dit veld is standaard leeg. Als een ledenpas gewenst is dan laat u dit veld leeg. Het lege veld ledenpas is voor de systeembeheerder van de Unie KBO een signaal dat er een ledenpas moet worden aangemaakt. Als de ledenpas is aangemaakt wordt in dit veld een vinkje geplaatst. Deze werkwijze is omgekeerd t.o.v. de werkwijze bij Lea-Senior. Als er een vinkje aanwezig is dan is er ook een ledenpas afgegeven. Dat betekent ook dat u voor een lid dat opnieuw een ledenpas aanvraagt (bv. wegens verlies) het vinkje moet worden weggehaald uit dit veld. [Extra ledenpas]: Er zijn afdelingen die naast de KBO-pas een eigen pas uitgeven. Daarvan kan hier een aantekening worden gemaakt. [Opslaan]: Met deze knop worden de gegevens van het nieuwe lid vastgelegd in het programma. Zet de Cursor op de actieknop [Opslaan] en Muisklik. De knop Opslaan wordt na het klikken gedeactiveerd(wordt grijs) om te voorkomen dat u een nieuwe relatie dubbel invoert. [Annuleren]: Als u kiest voor annuleren dan worden alle nieuw ingevoerde gegevens gewist en zijn de gewijzigde gegevens van het betreffende lid niet in het systeem opgenomen. Zet de Cursor op de actieknop [Annuleren] en Muisklik Ledengegevens wijzigen In het beeldscherm [Leden > Ledenlijst > Lid] bevinden zich: 4 deelschermen/tabbladen: [Algemeen, Extra en Deskundigheden en Machtiging] waar alle gegevens van het geselecteerde lid zijn vermeldt 1 deelscherm met de tabbladen: [Bladen, Activiteiten, Werkgroepen en Financieel] Lid gegevens wijzigen Selecteer in de ledenlijst de regel van het lid waarvan u de gegevens wilt wijzigen. De ledengegevens komen te voorschijn door te [Dubbelklikken] of door na het selecteren te klikken op [Wijzig]. Handleiding Ledenadministratiesysteem KBOLEDEN 15

16 U krijgt dan het volgende scherm. 3.2 Tabblad Algemeen Ga met de Cursor naar het invoerveld dat veranderd moet worden en geef de Tekst met het toetsenbord in Zet de Cursor op [Opslaan] of [Annuleer] Muisklik Dat geldt ook voor de gegevens op de tabbladen. 16 Handleiding Ledenadministratiesysteem KBOLEDEN

17 3.3 Tabblad Extra: Als u tabblad Extra opent dan ziet u bovenstaand scherm. [Opmerkingen]: In deze velden kunnen aantekeningen worden ingevoerd naar eigen inzicht Extra bezorgadres Voor gastleden en voor gewone leden die buiten het verspreidingsgebied van de eigen afdeling wonen, kan hier een extra bezorgadres worden ingevoerd. Dit adres wordt gebruikt voor het samenstellen van de bezorglijsten van de bladen, het bezorgen van de handmatige contributie-documenten en de bevestiging van deelname aan een activiteit. In de ledenadministratie behoudt een gastlid zijn/haar standaard woonadres adres in Extra adres Hier kunt u in afwijking van de gegevens van de primaire afdeling een adres invoeren dat alleen wordt gebruikt voor de gastafdeling. De primaire afdeling ziet dat adres niet en kan het ook niet gebruiken Machtiging van gastleden bij gastafdeling Deze optie biedt de mogelijkheid om voor de gastleden waarvan bij de primaire afdeling geen automatische incasso van toepassing is speciaal voor de gastafdeling een machtiging te registreren. Die machtiging is dan alleen voor de gastafdeling. Voor de primaire afdeling is die machtiging dan ook niet zichtbaar. U opent in het scherm van de lid gegevens het tabblad Machtigingen. U ziet daar een lege regel voor de machtigingen. U kiest hier voor Toevoegen. U krijgt dan het volgende scherm: Handleiding Ledenadministratiesysteem KBOLEDEN 17

18 U vult hier de gegevens in die van belang zijn. Als u kiest voor doorlopende machtiging dan wordt automatische de incasso-code aangepast. Die wijzigt van OOFF(OneOff = eenmalig) in FRST(First= eerste) incasso. U kiest daarna voor Opslaan. In het tabblad Extra wordt nu het vinkje aangezet voor een machtiging ten teken dat er een machtiging aanwezig is. 3.4 Tabblad Deskundigheden In het tabblad kunt u als uw afdeling daarvan gebruik maakt, in de kolommen Deskundigheden, Vaardigheden en Aangesloten bij een aantal zaken aanvinken. Als onderwerpen ontbreken die u graag zou willen aangeven dan kunt u contact opnemen met de helpdesk van uw provinciale bond. U kunt dan het onderwerp laten toevoegen aan de betreffende lijst. 18 Handleiding Ledenadministratiesysteem KBOLEDEN

19 3.5 Tabblad Machtigingen Als u het tabblad Machtigingen opent dan krijgt u voor iemand die (nog) geen machtiging heeft afgegeven het volgende scherm. Als hier kiest voor [Toevoegen] dan krijgt u het volgende scherm. Bij contributie vinkt u aan dat de machtiging geldt voor het innen van de contributie. Handleiding Ledenadministratiesysteem KBOLEDEN 19

20 Bij activiteiten kunt u aangeven of de machtiging voor alle activiteiten van toepassing is of voor enkele te selecteren activiteiten. Als u dat schermpje opent dan krijgt u de volledige lijst van alle ingevoerde activiteiten. Als u Geen laat staan dan geldt voor de activiteiten geen machtiging. Bij Soort machtiging geeft u aan of het een eenmalige of een doorlopende machtiging is. Als u kiest voor een doorlopende machtiging dan wijzigt de machtigings-code van OOFF in FRST. Bij Machtiging geldt ook voor partner plaatst u een vinkje als de machtiging inderdaad ook voor de partner geldt. Bij Datum afgifte vult u de datum van afgifte van de machtiging in. Voor de machtigingen, die aanwezig waren bij de conversie naar de nieuwe rekeningnummers, geldt een algemeen vastgestelde afgiftedatum van Bij Actief staat standaard een vinkje. Als u een machtiging gaat toevoegen dan is het vanzelfsprekend dat de machtiging actief moet zijn. Als een machtiging wordt ingetrokken dan zet u hier het vinkje uit. Bij IBAN en BIC staan de gegevens ingevoerd zoals ze bij de Lidgegevens zijn ingevoerd. Bij leden en gastleden waarvan u het IBAN en de BIC niet hebt ingevoerd bij de persoonsgegevens (bij gastleden kunt u dat niet) dan vult u hier zelf de IBAN in. De BIC is alleen verplicht bij buitenlandse rekeningnummers. Na het opslaan wordt bij uw eigen leden het IBAN en de BIC ook vermeld bij de persoonsgegevens. De overige gegevens worden door het programma ingevuld en kunnen door de gebruiker niet worden aangepast. Als het een lid is waar al wel een machtiging aanwezig is, maar die moet worden gewijzigd dan krijgt u het volgende scherm. 20 Handleiding Ledenadministratiesysteem KBOLEDEN

21 Als u de machtigingenregel selecteert dan kiest u voor [Wijzigen] en dan krijgt u het volgende scherm. U kunt deze gegevens Wijzigen. Dus aanpassen voor Activiteiten, wel of niet voor de partner, of Inactief zetten. Daarna kiest u voor [Opslaan] 3.6 Machtigingen bij (echt)paren U kunt bij één van de partners van een (echt)paar een machtiging aanmaken die ook voor de partner geldt. Het moet dan natuurlijk wel een machtiging zijn voor dezelfde IBAN. Bij beide partners komt dan een machtigingsregel staan. U kunt zien bij wie van de partners de machtiging is aangemaakt en bij wie de machtiging werd toegevoegd. Waar u de machtiging hebt aangemaakt staat de aanmaakdatum normaal weergegeven. Bij het lid waar de machtiging is toegevoegd staat de aanmaakdatum cursief. U kunt de machtiging alleen wijzigen of verwijderen bij de partner waarbij u de machtiging hebt aangemaakt. Als u de machtiging wilt wijzigen of verwijderen bij de partner bij wie de machtiging werd toegevoegd dan krijgt u een melding dat de machtiging bij de partner behoord en dat u die niet kunt wijzigen of verwijderen. Als de partner waarbij de machtiging werd aangemaakt zijn/haar lidmaatschap beëindigt dan wordt de machtiging bij de overblijvende partner gewijzigd in een aangemaakt machtiging. De aanmaakdatum wordt dan normaal weergegeven. Handleiding Ledenadministratiesysteem KBOLEDEN 21

22 3.7 bericht voor (alle) leden Via de menuoptie Leden roep je de ledenlijst op. Je kunt daarbij in het schermfilter wel selecties toepassen. Je kiest nu de knop Mail. Je krijgt nu onderstaand scherm: Hierin staan alle adressen van alle geselecteerde leden. Dat wil niet zeggen dat alle adressen goed zijn. Zet de cursor in het scherm met de adressen en kies nu voor de combinatietoets Ctrl+A om alles te selecteren. Alle gegevens in het scherm worden nu geselecteerd. Kies nu voor de combinatietoets Ctrl+C (= alles kopiëren). Open nu jouw standaard programma. Met de combinatietoets Ctrl+V kun je de gegevens plakken in een van de adresregels. Als de geadresseerden niet hoeven of mogen zien aan wie het bericht is verzonden dan moeten de adressen worden geplakt in de adresregel BCC (=Blind Carbon Copy). Voer je eigen adres in, in de adresregel: Aan:. Als de geadresseerden wel mogen zien aan wie het bericht is verzonden dan plak u de gegevens in de adresregels Aan: of CC. U hebt nu ook de regel Selecteer de adressen en plak die in uw programma in het adresveld geplakt. Die moet nog worden verwijderd. Ga daarvoor naar de bovenkant van alle geadresseerden door de combinatietoets Ctrl+Home te gebruiken. Door een aantal keren op de Deleteknop te drukken verdwijnt de tekst boven in het scherm en ook de lege regels. Het eerste adres komt nu boven en vooraan in de adresregel te staan. 22 Handleiding Ledenadministratiesysteem KBOLEDEN

23 U kunt nu het bericht maken en eventueel een bijlage bijvoegen. Bij het verzenden kunt u een melding krijgen dat een bepaald adres fout is dus niet kan bestaan. Bijvoorbeeld 2 of de toevoeging.nll of andere niet te gebruiken tekens. U zult dan die adressen moeten corrigeren of verwijderen. Als de berichten zijn verzonden kun u berichten terugontvangen omdat een e- mailadres niet meer in gebruik is, of omdat de postbus vol is of dat het bericht om een andere reden niet kan worden bezorgd Gastleden koppelen Gastleden zijn leden die bij een andere afdeling van de KBO als Gewoon lid zijn ingeschreven, maar die bij uw afdeling willen meedoen aan activiteiten of willen deelnemen aan een werkgroep. Als het betreffende lid zijn/haar lidnummer beschikbaar stelt dan kunt u het betreffende lid koppelen aan uw ledenadministratie als gastlid. De ledengegevens blijven volledig in beheer bij de primaire afdeling. Dus als daar iets aan moet worden gewijzigd dan moet dat via de ledenadministrateur van de primaire afdeling. Voor het beheer van de gegevens op het tabblad Extra bent u zelf bevoegd. Selecteer daarvoor de ledenlijst zoals in onderstaand scherm is te zien en Muisklik op de actieknop [Koppel gastlid]. U vult in het betreffende veld het lidnummer in van uw gastlid en selecteer de actieknop [Opslaan]. en Muisklik Als de gegevens niet beschikbaar zijn dan krijgt u de mededeling dat het lid niet bestaat. Dat betekent dat de persoon in de totale database van de Unie KBO niet bekend is. Dat kan worden veroorzaakt door het feit dat de gegevens van de betreffende afdeling nog niet zijn geconverteerd naar het programma KBOLEDEN of dat de betreffende persoon nog niet ergens anders is geregistreerd als Gewoon lid Gastlidmaatschap beëindigen Voor het gastlidmaatschap kan in KBOLEDEN geen einddatum worden ingevoerd. U dient dan het gastlidmaatschap zelf uit het systeem te verwijderen. Handleiding Ledenadministratiesysteem KBOLEDEN 23

24 Iemand kan alleen maar gastlid zijn als hij/zij Gewoon lid is bij een andere afdeling. Zodra dat gewoon lidmaatschap wordt beëindigd ontvangt de ledenadministrateur van de gastafdeling daarvan een bericht ook het gastlidmaatschap te beëindigen berichten verzenden vanuit KBOLEDEN Het verzenden van een bericht naar leden/deelnemers vanuit het ledenadministratieprogramma KBOLEDEN kan vanuit KBOLEDEN voor: 1. Alle leden vanuit de Leden/ledenlijst (zie hiervoor) 2. Deelnemers aan één bepaalde activiteit 3. Leden van één (werk)groep bericht voor deelnemers aan een activiteit Ga naar Activiteiten in de menubalk en kies via Activiteiten/Beheer Activiteiten voor een van de activiteiten en open die activiteit zodat u de deelnemers in het scherm krijgt. Als u de deelnemers op het scherm hebt staan dan is ook de knop Mail beschikbaar. U ziet op het scherm welke deelnemers een adres hebben. Door op de knop Mail te klikken krijgt u weer het scherm met de adressen van de deelnemers. Het vervolg is dan gelijk aan de handelingen zoals bij het verzenden van een naar alle leden bericht verzenden aan leden van een (werk)groep Ga naar Werkgroepen en Beheer Werkgroepen en zoek de (werk)groep waarvoor je een bericht wilt maken. Open de (werk)groep zodat je alle leden van de (werk)groep op het scherm hebt. Je kunt dan zien welke leden van de groep een adres hebben. Klik nu op de knop Mail en je krijgt weer het scherm met alle adressen van de leden van de groep. Het vervolg is dan gelijk aan de handelingen zoals beschreven bij het verzenden van een bericht naar alle leden Andere informatie Toevoegen, Wijzigen of Verwijderen In het onderste deelscherm kan voor het geselecteerde lid andere informatie via de tabbladen: [Bladen, Activiteiten, Werkgroepen en Financiën], Toegevoegd, Gewijzigd of Verwijderd worden. Om een keuze te kunnen maken voor verwijderen of wijzigen moet eerst de inhoud vastgelegd worden: 24 Handleiding Ledenadministratiesysteem KBOLEDEN

25 [Bladen]; Deze geeft u in: [Stamgegevens > Keuzelijsten] zie hoofdstuk Keuzelijsten [Aktiviteiten] Deze geeft u in: [Activiteiten > Beheer activiteiten] zie hoofdstuk Activiteiten [Werkgroepen] Deze geeft u in: [Werkgroepen > Beheer Werkgroepen] zie hoofdstuk Werkgroepen Om informatie van een bepaald lid toe te voegen, te wijzigen of te verwijderen, moet het betreffende lid eerst geselecteerd worden: Selecteer met de Cursor een lid uit de ledenlijst waarvan de gegevens moeten worden veranderd Geef Muisklik (Dubbel) om het gegevensscherm [Leden > Ledenlijst > Lid] te openen Blad toevoegen Zet de Cursor op de tab: [Bladen] in het onderste deelscherm en Muisklik Zet de Cursor op de knop: [Toevoegen] en Muisklik. Het pop-up venster: [Voeg een abonnement toe voor lid] verschijnt. Geef in het deelvenster: [Lid abonnement]de gegevens in U kiest hier het blad dat u wilt toevoegen door het betreffende veld te openen door op het pijltje te klikken. Daarna kiest u het betreffende rayon door de lijst te openen van de bezorgers. Handleiding Ledenadministratiesysteem KBOLEDEN 25

26 Zet de Cursor op de knop: [Opslaan] en Muisklik. Het pop-up venster verdwijnt en het betreffende lid krijgt het blad en de bezorger toegewezen. Indien u leden hebt welke hun Nestor centraal van de Unie KBO ontvangen dient u rayon NESTOR postbezorging toe te kennen. Rayon Nestor postbezorging staat als laatste in de lijst op het scrol menu rayons Activiteiten toevoegen aan een lid KBOLEDEN biedt 2 mogelijkheden om activiteiten en leden aan elkaar te koppelen. Via dit scherm voegt u een of meerdere activiteiten toe aan een lid. Deze methode is het meest geschikt voor het verwerken van een lijst van activiteiten van één deelnemer. Als u via het scherm activiteiten de koppeling tussen een lid en een activiteit wilt realiseren dan gaat u naar Activiteiten en koppelt daar de afzonderlijke leden aan één activiteit. Deze methode werkt het beste in de situatie dat u een lijst met deelnemers krijgt om in te voeren bij één activiteit in KBOLEDEN. Hieronder beschrijven we de methode om een of meer activiteit(en) toe te voegen aan één lid. Zet de Cursor op de tab: [Activiteiten] in het onderste deelscherm en Muisklik Zet de Cursor op de knop: [Toevoegen] en Muisklik. Het pop-up venster: [Toevoegen activiteit deelname] verschijnt. 26 Handleiding Ledenadministratiesysteem KBOLEDEN

27 Geef in het deelvenster: [Toevoegen activiteit deelname]de gegevens in In het sub-scherm ziet u de naam van het betreffende lid. Als u het veld Activiteit opent door op het pijltje te klikken dan opent zich de lijst van ingevoerde activiteiten. U kiest de gewenste activiteit. Vervolgens vult u de Lid-Activiteit gegevens in. De aanmelddatum en het groepsnummer vult u in als dat voor de betreffende activiteit van belang is. Als dat bij de activiteit van toepassing is dan geeft u ook aan of iemand Contactpersoon, en/of Chauffeur wil zijn en of die op eigen gelegenheid gaat. Verder geeft u aan of de deelnemer een machtiging heeft afgegeven voor het innen van de bijdrage. Als het betreffende lid een machtiging heeft afgegeven voor het innen van de contributie dan wordt het rekeningnummer dat bij de ledengegevens is ingevoerd getoond in het veld Rekeningnummer. Als voor het innen van de bijdrage voor deze activiteit een ander rekeningnummer moet worden gebruikt dan kunt u hier dat rekeningnummer wijzigen. Als voor het betreffende lid niet de standaard bijdrage voor de activiteit geldt, maar een afwijkend bedrag dan kan dat ook op deze pagina worden aangegeven. In het veld opmerkingen kunt u een aantekening maken die voor het betreffende lid voor deze activiteit van belang is. Zet de Cursor op de knop: [Opslaan] en Muisklik. Het pop-up venster verdwijnt Werkgroepen toevoegen aan het lid Zet de Cursor op de tab: [Werkgroepen] in het onderste deelscherm en Muisklik Zet de Cursor op de knop: [Toevoegen] en Muisklik. Het pop-up venster: [Toevoegen werkgroep lidmaatschap] verschijnt Handleiding Ledenadministratiesysteem KBOLEDEN 27

28 Ook hier hebt u een 2e ingang om leden en werkgroepen aan elkaar te koppelen. In dit geval koppelt u de werkgroep aan het betreffende lid. Als u werkt via Werkgroepen dan koppelt u leden aan de werkgroep Geef in het deelvenster: [Lidmaatschap gegevens]de gegevens in In het sub-scherm staat de naam van het betreffende lid. Als u het veld Werkgroep opent door op het pijltje te klikken dan kunt u een werkgroep kiezen. In het veld Functie kunt u een van de beschikbare functies selecteren. In het veld Datum van: vult u de begindatum van de betreffende functie in. In het veld Datum tot vult u bij het begin van de functie niets in. Maar zodra de functie wordt beëindigd vult u hier de einddatum in. Zet de Cursor op de knop: [Opslaan] en Muisklik. Het pop-up venster verdwijnt Financiën (tabblad) Als u het tabblad Financiën selecteert en dan krijgt u onderstaand scherm. U krijgt hier alleen maar informatie te zien als de contributie is berekend of als er bijdragen voor deelname aan activiteiten bekend zijn. In het bovenstaande voorbeeld is alleen de contributie te zien Informatie wijzigen/verwijderen De procedure om de inhoud van een geselecteerd lid te wijzigen of te verwijderen is gelijk aan Informatie toevoegen met uitzondering van: Zet de Cursor op een van de tabs: [Bladen, Activiteiten, Werkgroepen] of [Financiën] en Muisklik. Zet de Cursor op de regel waarvan de inhoud gewijzigd of verwijderd moet worden en Muisklik. Afhankelijk van de tabkeuze komen de pop-up vensters op zoals hiervoor beschreven te voorschijn. Wijzig of verwijder de inhoud en daarna weer [Opslaan]. 28 Handleiding Ledenadministratiesysteem KBOLEDEN

29 3.7.7 Relaties tussen de leden Bij het invoeren van nieuwe leden weet u of het om een (echt)paar gaat of om een enkelvoudige situatie. Bij een echtpaar wilt u de leden in KBOLEDEN aan elkaar koppelen zodat zij één contributienota kunnen krijgen en dat er ook maar één keer het blad wordt bezorgd. U voert een van beide leden het eerste in. Zodra u het tweede lid van een echtpaar hebt ingevoerd kiest u met de Cursor voor [Relaties] en Muisklik. U krijgt dan het volgende popup venster:. Hier kiest u met Cursor voor [Koppelen aan] en Muisklik. U krijgt dan de volledige ledenlijst te zien. Door de eerste en volgende letters van de achternaam in te toetsen komen de namen achtereenvolgens tevoorschijn. U selecteert het lid waaraan het lid (op het achterliggende scherm) moet worden gekoppeld. U krijgt dan het volgende scherm: Handleiding Ledenadministratiesysteem KBOLEDEN 29

30 U maakt een keuze voor de relatievorm. Als er maar één blad hoeft te worden bezorgd dan zet u een vinkje bij Bladen bij huidig lid verwijderen? Als ook het factuur en bezorgadres gelijk is aan het eerste lid dan zet u ook een vinkje achter de vraag: Bezorg-/factuuradres bij eerste lid? U kiest vervolgens voor [Opslaan] Invoeren van een nieuw lid en toekennen van een relatie aan een bestaand lid. U selecteert uit de ledenlijst het betreffende bestaande lid en opent het ledenscherm. Hierin kiest u met Cursor voor [Relaties] en u selecteert het lid waaraan het nieuw ingevoerde lid moet worden gekoppeld. U maakt ook de keuze voor de Relatievorm, het wel of niet bezorgen van het blad en voor het bezorg-/factuuradres. Dit hoeft niet te worden verwijderd. Als bij bezorgadres/factuuradres een vinkje is gezet komt er toch maar één blad op de bezorglijst. Het is zelfs handiger het te laten staan. Bij het verbreken van de relatie hoef je dan niet opnieuw een blad toe te voegen. En u kiest tenslotte voor [Opslaan] Relaties verwijderen Als u een relatie (koppeling van 2 leden) wilt verwijderen dan selecteert u het betreffende lid. In het ledenscherm kiest u met Cursor dan voor [Relaties] en u kiest dan in het pop-up venster [Relaties tussen leden] de knop [Relatie on- 30 Handleiding Ledenadministratiesysteem KBOLEDEN

31 gedaan maken]. U krijgt dan de vraag of u werkelijk de relatie wilt verwijderen en dan kiest u voor OK. U dient dan nog wel het Blad toe te voegen aan de medebewoner als dat in de relatie was verwijderd Handleiding Ledenadministratiesysteem KBOLEDEN 31

32 3.8 Financiën (Menu) Inleiding De functies die betrekking hebben op de financiële module maken ook gebruik van de stamgegevens van KBOLEDEN Financiële gegevens in Stamgegevens. Als u gebruik gaat maken van automatische incasso dan moeten de gegevens van de afdeling worden aangepast. Er moeten meer basisgegevens worden vastgelegd, dan in de oude situatie werd verlangd. Kies in de menubalk Stamgegevens en daarna Instellingen u krijgt dan het volgende scherm: Deze gegevens hoeft u slechts één keer in te voeren. Achtereenvolgens hebt u de volgende velden: Naam is de naam van de afdeling zonder daar KBO voor te zetten. In alle documenten wordt KBO toegevoegd aan de naam van de afdeling. Vestigingsplaats is de woonplaats. Veel afdelingen hebben een naam die geen verwijzing is naar de woonplaats. De woonplaats is soms nodig voor het adresseren van documenten. Bovenliggende organisatie-eenheid is de provinciale bond. Dit gegeven is door het programma ingevuld. 32 Handleiding Ledenadministratiesysteem KBOLEDEN

33 Organisatie-eenheid type geeft de aard van de vereniging aan binnen de structuur van de KBO aan. Incassant ID overnemen van de Bond betekent dat de afdeling gebruik maakt van het incassant-id van de Provinciale Bond omdat de afdeling zelf geen incassant-id heeft. Dat zal heel weinig voorkomen want bijna alle banken verlangen een inschrijving bij de Kamer van Koophandel en dan heeft de afdeling in principe ook een eigen incassant-id. Incassant ID is het nummer dat u hebt ontvangen van uw bank. Dat nummer heeft een vast formaat met daarin opgenomen het nummer van de K.v.K. Zie het voorbeeld in het hierboven afgedrukte scherm. IBAN is het International Bank Account Number. Het nieuwe internationale bankrekeningnummer dat vanaf 1 februari 2014 moet worden gebruikt. BIC is het Bank Identificatie nummer. Dit nummer is alleen een verplicht gegeven voor niet-nederlandse incasso s. KvK-nummer is het nummer van de inschrijving bij de Kamer van Koophandel. De adresgegevens van de afdeling moet het adres zijn van het formele secretariaat van de afdeling. Dus het adres dat staat op de inschrijving bij de Kamer van Koophandel. Datum na einddatum is het aantal dagen dat oud-leden nog zichtbaar zijn in het programma KBOLEDEN na de ingegeven einddatum van het lidmaatschap. Aantal dagen lidmaatschap voor herinneringsnota is het minimum aantal dagen dat iemand lid moet zijn om in aanmerking te komen voor een herinneringsnota. Afdelingsnummer is het unieke nummer van de afdeling dat in combinatie met een volgnummer (van 5 cijfers) de identificatie van ieder lid mogelijk maakt. Laatste volgnummer dit is het laatst gebruikte volgnummer als onderdeel van het lidnummer. Het volgnummer wordt automatisch toegekend door het programma, bij het invoeren van nieuwe leden. Dit volgnummer kan door de gebruiker niet worden aangepast. Sla deze gegevens op en ga dan naar het onderdeel Financiën op de menubalk. Het onderdeel Financiën omvat 5 verschillende hoofdfuncties zoals die in de onderstaande schermafdruk zichtbaar zijn onder het Menu-Item [Financiën] in de menubalk. Handleiding Ledenadministratiesysteem KBOLEDEN 33

34 Die hoofdfuncties worden hierna afzonderlijk toegelicht. Overzicht Contributieberekening Automatische incasso Handmatige betalingen Contributie Het onderdeel Financiën heeft betrekking op het berekenen en innen van de contributie en de bijdragen voor deelname aan activiteiten Contributie Als kiest voor contributie dan krijgt u het volgende scherm: U vult hier het contributiejaar in waarvoor de u de contributiegegevens wilt gaan invoeren of wijzigen. U klikt op [Zoek] en u krijgt het volgende scherm: 34 Handleiding Ledenadministratiesysteem KBOLEDEN

35 Hier kunt u de betreffende bedragen invullen. U kunt een specificatie geven van de bedragen of in één bedrag de te betalen contributie invullen bij Uw afdeling. Als u onderscheid maakt in de contributie voor een eerste en een tweede lid op hetzelfde adres, dan kunt u de korting voor een tweede lid op de betreffende regel invoeren. Hetzelfde geldt voor het toepassen van een korting als de leden een machtiging afgeven voor het innen van de contributie. Als dat niet van toepassing is dan laat u daar overal 0,00 in staan. De velden mogen niet blanco(leeg) zijn Contributiejaar verwijderen U kunt een contributiejaar volledig verwijderen. Hiermee worden alle contributieregels voor het betreffende jaar bij alle leden verwijderd. U kunt daarna weer opnieuw de contributie voor het betreffende jaar toevoegen. Na een contributieberekening staan dan de contributiebedragen ook weer bij alle actuele leden. De optie kan handig zijn als u vroegtijdig een contributieberekening hebt uitgevoerd voor het volgende jaar en een aantal leden hun lidmaatschap alsnog beëindigen. Bij alle leden die lid waren op het moment van berekenen is een contributieregel aangemaakt, die u voor dat contributiejaar moet afhandelen. Als u het contributiejaar verwijdert, opnieuw toevoegt en opnieuw berekent dan hebt u alleen bij de actuele leden een contributieregel staan.. Denk erom dat u deze handeling niet uitvoert als u al een aantal betalingen van het betreffende contributiejaar hebt verwerkt, want u moet dan weer opnieuw beginnen Contributieberekening U gaat nu naar het menu Zet de Cursor op: [Financiën > Contributieberekening] en Muisklik. Het scherm [Financiën > Contributieberekening] krijgt u te zien. Handleiding Ledenadministratiesysteem KBOLEDEN 35

36 Open het keuzemenu in het invoerveld [Contributiejaar] waarna u de daar de ingevoerde contributiejaren ziet. Kies het contributiejaar waarvoor u de berekening wilt gaan uitvoeren en Muisklik. Het invoerveld voor de [Uiterste betaaldatum] is de uiterste betaaldatum die alleen van toepassing is voor de handmatige betalingen. Alleen op de contributienota wordt de uiterste betaaldatum afgedrukt. U kunt de contributieberekening op elk moment herhalen en daarbij eventueel een andere [Uiterste betaaldatum] invoeren. U hebt bijvoorbeeld het contributiejaar 2014 ingevuld en als uiterste betaaldatum Zet de Cursor op [Bereken] en Muisklik. U krijgt het volgende popup venster: [Bericht van webpagina] te zien 36 Handleiding Ledenadministratiesysteem KBOLEDEN

37 Sluit af door Muisklik op [OK] Vervolgens duurt het even voordat de berekening van de contributie is uitgevoerd. De tijd is afhankelijk van de hoeveelheid leden waarvoor de berekening moet worden uitgevoerd(20 tot 50 seconden). Tijdens die berekening draait er een zwart cirkeltje op uw scherm. Zodra de berekening is uitgevoerd verschijnt het volgende beeldscherm. Hierin staat in rood vermeld hoeveel contributieregels en zijn berekend en toegevoegd of vervangen. Alle actuele leden, ongeacht het lidsoort hebben nu allemaal dezelfde contributie toegewezen gekregen Afwijkende contributie invoeren. Voor een (meestal beperkt) aantal leden kan eventueel een afwijkende contributie gelden. Dat zijn bijvoorbeeld de ereleden en de gastleden. Bij sommige afdelingen geldt voor leden die in de loop van het jaar toetreden een gereduceerd contributiebedrag. De afwijkende contributie moet per individueel lid voor elk jaar worden aangepast. Als het om een bepaald lidsoort bv. Gastleden, gaat dan kunt u dat op een min of meer collectieve manier doen. Kies in het scherm [Financiën > Overzicht] voor Gastlid en klik dan op [Zoek]. U krijgt dan de gastleden op het scherm. Vervolgens klikt u op [Wijzig alles] en u krijgt het volgende scherm. Handleiding Ledenadministratiesysteem KBOLEDEN 37

38 In dit scherm kunt u het bedrag wijzigen. Daarna kiest u voor [Opslaan]. Deze actie kunt u uiteraard ook toepassen voor andere lidsoorten en voor individuele leden Contributiebetaling collectief op Nee zetten. U kunt op elk moment na de keuze van het betreffende contributiejaar alle betalingen van contributie steeds op Niet voldaan zetten. Met deze actie moet u zorgvuldig omgaan, want anders moet u alle betalingen, via automatische incasso en ook de handmatige betalingen opnieuw gaan invoeren. Voor een nieuw contributiejaar worden eerst de contributiebedragen ingevoerd onder de menu-optie Contributie en de contributieberekening voor het nieuwe contributiejaar uitgevoerd. Alle actuele leden krijgen dan een nieuwe contributieregel voor dat contributiejaar. U hebt dan het volgende scherm. Als u Muisklik op [Zet betaald op Nee] dan krijgt u de vraag of u wilt doorgaan. Als u Muisklik op [OK] dan wordt voor de contributie betaald op Nee gezet. U krijgt dan de melding dat de contributieregels op Niet voldaan zijn gezet. 38 Handleiding Ledenadministratiesysteem KBOLEDEN