Bijlage 5. Communicatieplan

Transcriptie

1 Bijlage 5 Communicatieplan

2 COMMUNICATIEPLAN AGRARISCH NATUUR- EN LANDSCHAPSBEHEER BRABANTSE DELTA E.O. PLAN VAN AANPAK NB: Dit plan van aanpak is het plan van aanpak dat is opgesteld voor het Agrarisch Landschapsbeheer in de Brabantse Delta e.o. Dit plan van aanpak is daarmee een aanzet voor een communicatieplan dat nog moet worden toegespitst op de specifieke situatie van De Peel.

3 Inhoud 1 Inleiding 2 Boodschap en middelen 2.1 De boodschap 2.2 De middelen 3 Plan van Aanpak 3.1 Overzicht van interne en externe communicatie 3.2 Kennisverbreding middels cursuswijzer 3.3 Huisstijl 4 Organisatie 5 Begroting

4 1 Inleiding Dit Plan van aanpak geeft gemeenten en andere betrokken partijen een algemene leidraad voor de communicatie tijdens de opbouw en implementatie van de subsidieverordening. De communicatie gaat zich afspelen op overkoepelend en gemeentelijk niveau. Op overkoepelend niveau worden activiteiten ontplooid die betrekking hebben op de communicatie vanuit het project met de gemeenten, andere regionaal betrokken partijen en vergelijkbare projecten. De communicatie op gemeentelijk niveau richt zich meer op de potentiële doelgroepen van de regeling. Per gemeente zal, afhankelijk van de ontwikkelingen, een detaillering nodig zijn. 2 Boodschap en middelen 2.1 De boodschap De centrale boodschap van het project is: (agrarisch) landschapsbeheer zoals mogelijk gemaakt door de subsidieverordening van de gemeenten Bergen op Zoom, Breda, Etten-Leur, Halderberge, Moerdijk, Steenbergen, Roosendaal en Woensdrecht biedt kansen voor een duurzame versterking van de natuurlijke, landschappelijke en ecologische kwaliteiten van West Brabant. Door middel van het project Agrarisch Landschapsbeheer Brabantse Delta e.o. willen de betrokken gemeenten, in samenwerking met de provincie, het Brabants Landschap, de waterschappen en ZLTO, de bijdragen vanuit de (agrarisch) grondgebruikers aan natuur en landschap versterken en stimuleren, op basis van een gedragen, duurzame vergoedingsystematiek. Dit platform van samenwerkende partijen fungeert als zender naar de doelgroepen toe. Belangrijke aandachtspunten bij en elementen in de centrale boodschap zijn: - het uitleggen van de redenen waarom het project wordt opgestart, daarbij refererend aan de natuur- en landschapsplannen van gemeenten, provincie en het Rijk en de initiërende rol van het Brabants Landschap en ZLTO; - het toelichten van de actieve rollen van de betrokken gemeenten, ZLTO, Brabants Landschap, Provincie, Waterschap Brabantse Delta en de gebiedscommissie De Brabantse Delta hierin; - het toelichten van het belang van draagvlak onder de betrokkenen; - het benadrukken van het belang van een duurzame en aantrekkelijke vergoedingsystematiek;

5 - het verbinden van de doelen van natuur en landschapsbeheer met de kansen voor natuur, landbouw en recreatie; - het bespreken van de effecten van het project voor de betrokken grondeigenaren en gebruikers; - het toelichten van de verhouding van de nieuwe regeling met andere instrumenten zoals Programma Beheer en de in ontwikkeling zijnde groene diensten en Agenda Vitaal Platteland; - het versterken van het groene imago binnen de samenleving, en, uiteraard: - het informeren over de voortgang en besluitvorming in het project. De boodschap dient helder en praktisch te worden verwoord en zal met name voor de potentiële gebruikers specifiek worden toegelicht. 2.2 De middelen De communicatie is steeds informerend en stimulerend van karakter maar wel ontvangergericht. Dat wil zeggen herkenbaar vanuit het standpunt van de ontvanger. De differentiatie van de doelgroep is hierbij een hulpmiddel om herkenbare en klare taal te kunnen spreken. We gebruiken zoveel mogelijk de bestaande kanalen. Dit vergroot de kans dat men de boodschap en de informatie ook daadwerkelijk opneemt. De bestaande kanalen in het projectgebied zijn: De lokale huis-aan-huis weekbladen; BN De Stem; De website en tekst-tv van de diverse gemeenten en de provincie Noord-Brabant; Lokale omroep (radio en TV); Omroep Brabant (radio en TV); Openbare gebouwen, zoals gemeentehuizen, bibliotheken, gemeenschapshuizen etc., alwaar informatie ter inzage kan worden gelegd; Contacten via bestaande communicatiekanalen tussen gemeenten, waterschappen en andere overheden/overheidsinstanties onderling; Bestaande bladen zoals het Infoblad Revitalisering, bladen van intermediairs als Landschapsbeheer Nederland, Brabants Particulier

6 Grondbezit, en bladen van lokale natuurverenigingen (IVN, KNNV) en agrarische natuurverenigingen; Agrarische vakbladen en nieuwsbrieven zoals Zuidland, Boerderij, Oogst, Agrarisch Dagblad en nieuwsbrieven van lokale ZLTO-afdelingen. De mogelijk nieuwe kanalen zijn; Folder (brochure) die naast een directe algemene verspreiding per post ter inzage ligt bij de gemeentehuizen, de bibliotheken etc.; Voorlichtingsbijeenkomsten per gemeente; Een vast vraagpunt via de landschapscoördinator(en), bij gemeentehuizen, waar geïnteresseerden in het project terecht kunnen voor informatie; Keukentafel- en andere gesprekken met direct geïnteresseerden (door de landschapscoördinator(en)); De Cursuswijzer (zie 3.2).

7 3 Plan van Aanpak 3.1 Overzicht van interne en externe communicatie In het project kan een drietal fases worden onderscheiden die van belang zijn voor de communicatiestrategie: Fase A: tijdens de ontwikkeling van de subsidieregeling Agrarisch landschapsbeheer Brabantse Delta e.o. Fase B: tijdens de bestuurlijke besluitvorming hieromtrent Fase C: ná de bestuurlijke besluitvorming: de uitvoering Fase A: tijdens de ontwikkeling van de subsidieverordening Tijdens deze fase is het geven van ruchtbaarheid aan het project een belangrijk punt. De doelgroepen zijn zowel de interne als de externe doelgroepen. Nr. Activiteit Wie is verantwoordelijk Voor welke doelgroep Wie voert het hoe uit? Met welke frequentie en wanneer? A.1 Informeren over voortgang van het project Projectteam - Bestuurders gemeenten (B&W en gemeenteraden) - Kleine tentoonstelling tijdens streekcentraal bijeenkomst(en) - Bestuurders provincie (GS en provinciale staten) - Nieuwsbrief Revitaliseringgebied Brabantse Delta (inclusief themanummer) - Bestuur natuurverenigingen - Bestuurders ZLTO A.2 Informeren gebiedscommissie over Projectteam - Leden gebiedscommissie De leden van het projectteam zorgen voor de voortgang project informatieoverdracht A.3 Presenteren projectplan aan Projectteam - Leden gebiedscommissie Het projectteam zorgt voor de presentatie aan de gebiedscommissie gebiedscommissie Gedurende ontwikkelingsfase: - 1 kleine tentoonstelling - Minimaal 2x in nieuwsbrief Gedurende ontwikkelingsfase Aan het eind van het ontwikkelingstraject

8 Fase B: tijdens de bestuurlijke besluitvorming Voor de politieke besluitvorming zijn de interne doelgroepen van belang. De activiteiten in deze fase zijn gericht op het agenderen en stimuleren van de besluitvorming. Nr. Activiteit B.1 Centrale presentatie projectplan aan bestuurders en beleidsmedewerkers Wie is verantwoordelijk Projectteam 1 B.2 Presentatie per gemeente Projectteam (zie voetnoot 1) Voor welke doelgroep Wie voert het hoe uit? Met welke Alle interne doelgroepen: - Bestuurders gemeenten (B&W en gemeenteraad) - Bestuur provincie (GS en PS) - Bestuur ZLTO afdelingen - Bestuur WS Brabantse Delta - Bestuur Brabants Landschap - Partijen die het project financieel moeten ondersteunen Centrale presentatie projectplan in de vorm van een symposium voor alle participanten in het project. De pers wordt actief benaderd door het opstellen van een persbericht en uitnodigen van de pers voor het symposium. Voor de uitstraling van het project is het uitnodigen van een vooraanstaande spreker (bijvoorbeeld minister Veerman of een gedeputeerde) ook van belang Specifieke toelichting per gemeente. Deze toelichting zal gegeven worden aan de betrokken raadscommissies frequentie en wanneer? voorjaar 2005 voorjaar Na de ontwikkeling van de regeling, zal het projectteam naar alle waarschijnlijk blijven bestaan, maar naar verwachting in een andere bezetting en met een andere rol.

9 Fase C: na de bestuurlijke besluitvorming: de uitvoering Tijdens deze fase zijn de externe doelgroepen van belang. Potentiële gebruikers van de regeling moeten worden geënthousiasmeerd om deel te nemen aan het project. Nr. Activiteit Wie is verantwoordelijk Voor welke doelgroep Wie voert het hoe uit? Met welke frequentie en wanneer? C.1 Opstellen informatiefolder Projectteam (zie (Potentiële) deelnemers regeling Het projectteam zorgt voor het opstellen en Bij start uitvoering regeling. voetnoot 1 hierboven) drukken van een informatiefolder. Oplage minimaal exemplaren in kleur. Vooraf aan de verspreiding ervan (zie hieronder) verzorgt het projectteam een persbericht. C.2 Verspreiden informatiefolder Gemeenten (Potentiële) deelnemers regeling De gemeenten zorgen voor het versturen van Bij start uitvoering regeling informatiefolders. Dit kan gecombineerd worden met het versturen van de uitnodiging voor de presentatie van de regeling (C.4). De folder kan ook ingezet worden bij bijeenkomsten en ter informatie worden gelegd bij gemeentehuizen en bibliotheken etc.. C.3 Ontwikkelen (gemeenschappelijke) website Gemeenten Alle doelgroepen Per gemeente wordt een website ontwikkeld. Deze zal 2x per jaar worden geactualiseerd. Zo spoedig mogelijk na start uitvoering regeling Naast de gemeentelijke website kan ook een gemeenschappelijke site worden ontwikkeld. Van alle andere communicatie uitingen wordt naar deze website(s) verwezen. C.4 Presentatie projectplan Gemeenten Alle inwoners van het projectgebied Per gemeente worden informatieavond(en) georganiseerd. Voorafgaand aan de informatieavonden zal een aankondiging via de gemeentelijke weekbladen plaatsvinden. Eventueel kunnen potentiële deelnemers ook persoonlijk worden uitgenodigd. Bij start uitvoering project

10 C.5 Persbericht voor regionale dag- en weekbladen Gemeenten Alle inwoners van het projectgebied Per gemeente worden persberichten de deur uitgedaan. De persberichten kunnen gaan over start regeling (C.4) en daarna over de stand van zaken van het project. De volgende media kunnen worden aangeschreven: - Regionaal dagblad (BN De Stem) - Agrarisch Dagblad - Zuidland - Huis-aan-huis weekbladen - Omroep Brabant - Lokale omroep C.6 Individuele advisering Gemeenten Deelnemers regeling Middels keukentafelgesprekken door een landschapscoördinator C.7 Verspreiden cursuswijzer Landschapscoördinator Alle (potentiële) deelnemers regeling Tijdens de keukentafelgesprekken kan de (zie ook 3.2) cursuswijzer worden aangeboden C.8 Interview op de lokale radio en/of Gemeenten, Brabants Alle inwoners van het projectgebied Deze media wordt actief benaderd door de Omroep Brabant Landschap gemeenten en Brabants Landschap. Geïnterviewden kunnen bestuurders (wethouders) en uitvoerders van de regeling zijn. Bij het begin van het project (gelijktijdig met C.4), daarna periodiek gedurende regeling Gedurende de gehele uitvoering van de regeling Gedurende de gehele uitvoering van de regeling Bij start uitvoering en daarna periodiek 3.2 Kennisverbreding middels de cursuswijzer Voor kennisverbreding bij de doelgroepen wordt ook een cursuswijzer ontwikkeld. Deze cursuswijzer heeft als doel om de (potentiële) gebruikers van de subsidieregeling te stimuleren tot deelname door het aanbieden van een praktijkgericht cursusaanbod. De cursuswijzer verwijst de geïnteresseerde naar bestaande cursussen en beschrijft inhoud, voorwaarden en contactadressen daarvan.

11 3.3 Huisstijl Alle communicatie met de doelgroepen vindt plaats in de huisstijl van de zendende partij, dat wil zeggen de plaatselijke gemeente. Daarnaast wordt elk product óók voorzien van een standaard tekstblok over het project in de kop- of voettekst van de producten. Hiermee wordt de gewenste eenheid in communicatie-uitingen gewaarborgd. De handelswijze garandeert het behoud van duidelijkheid in de communicatie. Als voorbeeld voor het standaard tekstblok geldt de volgende suggestie: slogan (moet nog worden ontwikkeld) Agrarisch landschapsbeheer Brabantse Delta e.o.; Project voor het behoud en de versterking van de landschappelijke en ecologische kwaliteiten van het landelijk gebied in de Brabantse Delta e.o. door samenwerking en samenspel van overheden en particuliere grondeigenaren.

12 4 Organisatie Om de kwaliteit en continuïteit te waarborgen zal tijdens fase A worden gewerkt met een vaste subwerkgroep communicatie welke binnen de werkgroep Regeling & Organisatie opereert, en wordt aangestuurd door de algeheel projectleider. In fase B en C zijn de gemeenten, de gebiedscommissie en het nieuwe projectteam (zie voetnoot 1) de belangrijkste aanstuurders van de communicatie. Tot die tijd bepaalt de genoemde subwerkgroep de aard, wijze en timing van de communicatieactiviteiten.

13 5 Indicatieve begroting Indicatieve begroting (euro) Mogelijke Nr. Activiteit Arbeidsloon Materialen Totaal financiers* B.1 Symposium Gemeenten / provincie / Waterschap C.1 Opstellen en drukken informatiefolder, full colour, oplage exemplaren Gemeenten / provincie / Waterschap C.2 Verspreiding informatiefolder per post (8.000 stuks) Gemeenten / provincie / Waterschap C.3 Ontwikkelen website (gezamenlijk) Gemeenten / provincie / Waterschap C.4 Informatiebijeenkomsten per gemeente Gemeenten / provincie / Waterschap * andere financieringsmogelijkheden op lokaal, provinciaal, landelijk of europees niveau zijn hierin niet opgenomen.