13 april 2015, v1.1. Inhoud

Transcriptie

1 BEGROTING

2 13 april 2015, v1.1. Inhoud Voorwoord... 3 Programma 1 ICT... 6 Programma 2 GEO-informatie Algemene dekkingsmiddelen Paragraaf bedrijfsvoering Paragraaf weerstandsvermogen Paragraaf financiering Financiële begroting Financiële cijfers Investeringen (Vervangings-)investeringen (Vervangings-)investeringen

3 Voorwoord Voor u ligt de vierde begroting van het Shared Service Center Syntrophos, een gemeenschappelijke regeling van de gemeenten Brielle, Nissewaard en Westvoorne. Het doel van de gemeenschappelijke regeling Syntrophos is het beheren en verder ontwikkelen van de ICT-infrastructuur, informatievoorziening voor de klantcontactcentra, voor de MID office en het coördineren van de basisregistraties, geo-informatie en telefonie. Dit alles wordt gedaan op basis van dienstverleningsovereenkomsten met de deelnemende gemeenten. Conform DVO afspraken maakt Syntrophos de eerste vijf jaar na oprichting, gebruik van ondersteunende taken bij de gemeente Nissewaard op het gebied van personeel, financiën, juridische en facilitaire zaken. Ook is Syntrophos gevestigd in het stadhuis van de gemeente Nissewaard. De administratie wordt gevoerd in het financiële systeem van de gemeente Nissewaard. Voor zover geen eigen beleidsregels zijn geformuleerd worden de financiële beleidsregels van de gemeente Nissewaard gevolgd. Op basis van met de deelnemende gemeenten gemaakte financiële afspraken en de ervaringen over de eerste begrotingsjaren, ziet het saldo van de begroting er de komende jaren als volgt uit: Saldo programma ICT (inclusief Telefonie) Saldo programma Geo Voordelig resultaat voor bestemming Mutatie Algemene Reserve Saldo na bestemming

4 De piek van investeringen van Syntrophos lag in de jaren 2014 en 2015, de komende jaren zal het investeringsvolume op een lager niveau liggen. Naar verwachting zullen vervangingsinvesteringen vanaf 2019 weer tot een hoger investeringsniveau leiden. De wet op de gemeenschappelijke regeling schrijft voor dat begrotingswijzigingen benodigd zijn voor extra opdrachten van klanten die het totaal van de begroting beïnvloeden. Daarvoor is toestemming benodigd van het bestuur. Om te voorkomen dat de uitgebreide benodigde besluitvorming rond aanschaffing voor een deelnemer te veel vertraging oploopt, wordt een jaarlijkse post van in de begroting opgenomen. Deze post wordt uitsluitend gebruikt voor opdrachten die het resultaat niet beïnvloeden. De dekking van de extra opdracht vindt plaats door een extra bijdrage van de desbetreffende deelnemer Investeringen infrastructuur Nader in te delen investering Vervangingsinvesteringen Totale investeringen In deze begroting wordt gewerkt met jaarschijven, waarbij alleen de bedragen in het jaar waarop de begroting betrekking heeft (2016) geïndexeerd zijn. De voorliggende begroting bevat naast de financiële kant zoals in de voorgaande begrotingen, ook meer beleidsmatige aspecten. Deze begroting is onder tijdsdruk tot stand gekomen door onder andere wijzigingen in de wet op de gemeenschappelijke regelingen (WGR). Hierdoor moet de begroting van het volgende jaar bijna een maand eerder worden aangeboden aan de deelnemende gemeenten. Bovendien dient de begroting vergezeld te worden van de jaarrekening van het afgelopen jaar. Syntrophos zal samen met de deelnemende gemeenten de toekomstvisie in 2015 verder invullen. Dit zal via begrotingswijzigingen en/of een nieuw bedrijfsplan aan de deelnemers worden voorgelegd. Opbouw van de programmabegroting Paragrafen De paragrafen bij de begroting en de jaarstukken geven een dwarsdoorsnede van de financiële aspecten van Syntrophos. Het gaat hierbij om onderdelen van de financiële functie die betrekking hebben op de beleidslijnen van beheersmatige aspecten. De volgende paragrafen maken onderdeel uit van de programmabegroting: - Bedrijfsvoering - Weerstandsvermogen - Financiering Financiële begroting In dit hoofdstuk wordt aandacht besteed aan enkele financiële kerngegevens zoals een overzicht van de lasten en baten van de programma s, het investeringsplan voor 2016 en de (vervangings-)investeringen voor de komende jaren. Investeringsplan Via het investeringsplan vindt kredietverlening plaats voor de investeringen uit het investeringsschema. Er komen dus over deze investeringen geen afzonderlijke besluiten in het Dagelijks Bestuur of het 4

5 Algemeen Bestuur, tenzij het Dagelijks Bestuur dit op voorhand wenselijk acht of als het investeringsbedrag boven de ligt. Uiteraard dient dit wel in relatie te worden gezien met een tijdige rapportage bij afwijkingen in de tussentijdse rapportages. Voor nog niet voorziene investeringen wordt sinds de begroting 2015 gewerkt met een post Nader in te delen investering van Dekking van deze investeringen vindt plaats door verhoging (met de kapitaallasten) van (klant-) of deelnemersbijdragen. Voor investeringen die hier onder vallen zal via financiële rapportages goedkeuring gevraagd worden aan Dagelijks Bestuur en Algemeen Bestuur. Strategische ontwikkeling Syntrophos Ook in 2016 zal aandacht worden gegeven aan de verdere opbouw van de eigen organisatie van Syntrophos en de eigen cultuur en identiteit. De dynamische werkomgeving en de opbouw van de eigen organisatie stelt hoge eisen aan de medewerkers om van Syntrophos een succes te maken. Missie, strategie en doelstellingen Syntrophos ontleent bestaansrecht aan de meerwaarde die geleverd wordt aan klanten en de eigen medewerkers. Hiermee staat zij voor een uit te voeren opdracht (missie). De missie van Syntrophos is als volgt verwoord: Syntrophos biedt haar klanten efficiënte en kwalitatief hoogwaardige producten en diensten tegen bedrijfseconomisch aanvaardbare tarieven. Syntrophos faciliteert en ondersteunt daarmee de algemene doelstellingen van haar klanten. Haar medewerkers biedt zij een uitdagende, professionele en aantrekkelijke werkomgeving. De medewerkers communiceren open en eerlijk, zijn proactief en komen hun afspraken na. De rijksoverheid hevelt steeds meer taken en bevoegdheden over naar de gemeenten, die daardoor steeds vaker de functie van eerste overheid vervullen. Bestaande én nieuwe taken en verantwoordelijkheden vragen direct en indirect ook veel van de ondersteunende bedrijfsvoering. De deelnemende gemeenten realiseren door samenwerking de navolgende zes doelstellingen: bieden van continuïteit door beperking van organisatorische kwetsbaarheid; verhogen van de kwaliteit van processen; verhogen van de professionaliteit en deskundigheid van medewerkers; efficiënter inzetten van de beschikbare arbeidskracht; realiseren van besparingen door schaalvoordelen; bijdragen aan betere dienstverlening aan burgers, bedrijven en instellingen. De missie van Syntrophos ondersteunt deze doelstellingen. In 2016 zullen de activiteiten van Syntrophos verder gericht zijn op het realiseren van genoemde doelstellingen. Samen vraagt elkaar kennen, goed samenspel en juiste rolinvulling Syntrophos functioneert in een netwerk van partners, bestaande uit klanten en belanghebbenden. Iedere partner is een schakel in het totaalplaatje. Om te komen tot een goed functionerende keten en het kunnen voldoen aan de verwachtingen, is het van belang om het shared service center ook in 2016 verder gezamenlijk uit te bouwen en vorm te geven. Uitgangspunt daarbij is en blijft dat Syntrophos gericht is op samenwerking met de deelnemende gemeenten. Syntrophos betekent immers metgezel. 5

6 Programma 1 ICT Inleiding Informatievoorziening, en meer specifiek de technische component (ICT) van de informatievoorziening, is voornamelijk gericht op de interne organisatie. Het programma ICT omvat dan ook de benodigde organisatie en basisvoorzieningen om de interne organisatie van haar deelnemers op het juiste nivo te kunnen ondersteunen. Onder invloed van o.a. hogere overheden, de VNG en de maatschappelijke ontwikkelingen is ICT ook steeds meer een randvoorwaarde bij de verbetering van de dienstverlening en een andere wijze van communiceren met burgers en bedrijven. Het programma Digitaal 2017, de opvolger van het NUP (Nationaal Uitvoerings Programma Dienstverlening en E Overheid), is de rijksbrede ambitie van een betere digitale dienstverlening voor burgers en bedrijven. Zo moet er uiterlijk eind 2017 één digitaal loket zijn voor zowel burgers als bedrijven, van waaruit digitale zaken (al dan niet via toeleiding) afgehandeld kunnen worden. De regie hierop is neergelegd bij de Digicommissaris (de Nationaal Commissaris Digitale Overheid). Naast het voeren van regie moet de Digicommissaris er ook voor zorgen dat meer overheidsorganisaties aansluiten op de landelijke infrastructuur en er meer gebruik van wordt gemaakt. Dit vraagt een samenhangende, meerjarige aanpak die ook in het programma ICT van Syntrophos zijn uitwerking heeft. De adviesdiensten zijn ondersteunend aan de deelnemende gemeenten bij informatievoorzieningsvraagstukken en het realiseren van de doelstellingen van Syntrophos waaronder harmonisatie in het ICT landschap en kostenefficiënt faciliteren van de ICT. Deze diensten vormen een belangrijke rol bij vormgeven van de meerjarige aanpak en het uitwerken van de consequenties van onder andere het programma Digitaal Wat willen we bereiken? In 2016 wordt ingezet op het aanscherpen van de beschikbaarheid van de ICT omgeving, het uniform opbouwen van Wifi dienstverlening en het verder inrichten van een professionele test- en productieomgeving. Daarnaast wordt de aansluiting van Brielle op de Syntrophos infrastructuur afgerond. Het plaats en tijd onafhankelijk kunnen werken met welke apparatuur dan ook staat voor het nieuwe werken. Syntrophos heeft bij de aanschaf en implementatie van nieuwe infrastructuur hier op ingespeeld. De nieuwe onderliggende architectuur is hiervoor geschikt. Extra functionaliteiten op dit terrein worden toegevoegd c.q. ingepast in de infrastructuur. De beschreven ontwikkelingen in het kader van het programma Digitaal 2017 vragen de hiervoor noodzakelijke (verdere) inrichting en doorontwikkeling van het Klanten Contact Centrum (KCC) of Stadwinkel met de noodzakelijke technische voorzieningen. Ook de verdere doorontwikkeling van het stelsel van basisregistraties leidt tot investeringen op het gebied van generieke infrastructurele voorzieningen (ICT en beveiliging) en functionele oplossingen (software), die nog niet in deze begroting zijn opgenomen. Om aan te kunnen sluiten bij landelijke ontwikkelingen en stappen te kunnen zetten in de harmonisatie van het ICT landschap is het van belang dat de deelnemers een gedeelde visie op de informatievoorziening hebben. Deze in 2015 opgestelde visie op de informatievoorziening geeft samen met een set aan vastgestelde principes en uitgangspunten een toetsingskader waaraan nieuwe projecten getoetst kunnen worden. Gecombineerd met de in 2015 opgestelde harmonisatiekalender, levert dit een 6

7 projecten roadmap op waar in 2016 vanuit de techniek maar ook vanuit de adviesfunctie uitvoering aan wordt gegeven. De lokale ontwikkelingen en het progamma Digitaal 2017 krijgen in deze roadmap een plaats. Wat gaan we daarvoor doen? ICT-Infrastructuur De ICT-infrastructuur welke in de voorgaande jaren op hoofdlijnen is gerealiseerd, wordt dit jaar verder geoptimaliseerd. De omgeving van Brielle wordt in 2016 ook volledig onderdeel van de ICT-infrastructuur van Syntrophos. Het beheer van deze omgevingen wordt hiermee steeds efficiënter. Dit resulteert in het harmoniseren van inrichtingen binnen de technische omgevingen, waarvoor beleid rond adressen, boxen en de toegankelijkheid van externe websites nodig is. Op basis van de levensduur van apparatuur worden de werkplekapparatuur, centrale voorzieningen en netwerkcomponenten vervangen. Voorafgaand hieraan wordt het bestaande digitale werkplekbeleid en de dienstencatalogus bijgesteld. ICT-Support & Beheer Het verhogen van de beschikbaarheid van de Syntrophos ICT omgeving, het verkorten van hersteltijden en het verder virtualiseren van server en applicatieomgevingen zijn continu in ontwikkeling. De afhandeling van incidenten en storingen en het doorvoeren van wijzigingen binnen de technische informatievoorziening worden middels vastgestelde procedures doorlopen en uitgevoerd. In 2016 moet het ICT support en beheer een volgende stap zetten naar volwassenheid. Procedures moeten niet meer tot vragen leiden zowel binnen Syntrophos als binnen de klanten. ITIL procedures zullen vanuit het programma Serviceverlenend Syntrophos geïmplementeerd worden. Ook zal in 2016 verder ingezet worden op opbouw van kennis van de nieuwe technieken en werkprocessen. Gezien de veranderende ICT-beheer organisatie zal ook gekeken worden op welke wijze dit organisatorisch efficiënt kan worden ingericht en hoe hier aan de deelnemers het beste verantwoording over kan worden afgelegd. Ontwikkeling Regionale UitvoeringsDiensten Voorne Putten De samenwerking op Voorne Putten krijgt steeds meer vorm. Dit is zichtbaar in de vorming van diverse Regionale UitvoeringsDiensten (AOB & RUD). Syntrophos kan inspelen op uitbreiding van de diensten die hiervoor gevraagd zullen worden. Harmonisatie De harmonisatie van het ICT landschap krijgt in 2016 daadwerkelijk zijn beslag. Doordat de drie deelnemers van Syntrophos gebruik maken van een en dezelfde technische infrastructuur gaat dit ook leiden tot meer gemeenschappelijk gebruik van andere ICT basisvoorzieningen, zoals bijvoorbeeld kantoorautomatiseringssoftware. Uitgebreid onderzoek naar de mogelijkheden tot harmonisatie in het ICT applicatielandschap moet dit traject een extra impuls geven. Dit resulteert in een 100% geharmoniseerde hardware omgeving in Ook op software gebied zal de harmonisatie in samenwerking met de deelnemers opgepakt worden. In 2018 moet leiden tot een 70% geharmoniseerd applicatielandschap. Doorontwikkeling Visie en het Werken onder architectuur Begrippen als: flexibiliteit, ontzorgen, schaalbaarheid, veilig en gemakkelijk, (keten) samenwerking en gegevensuitwisseling passen bij de ontwikkeling van een visie op de informatievoorziening. Hoewel in 2015 hier al resultaten behaald zijn, wordt in 2016 verder gewerkt aan de I-visie, principes en uitgangspunten en het opstellen van de projectenroadmap voor de komende jaren. Daarnaast worden er noodzakelijke processen ingericht die er voor zorgen dat de vastgestelde architectuur en principes worden gehanteerd zowel bij de deelnemende gemeenten als binnen Syntrophos. 7

8 De in 2015 opgestelde harmonisatiekalender wordt getoetst aan de architectuur en de vastgestelde uitgangspunten en waarnodig bijgesteld. Nadere invulling ITIL processen (Serviceverlenend Syntrophos) De in 2015 opgepakte ITIL-processen worden verder en meer in detail uitgewerkt en ingevoerd voor de adviesdiensten. Binnen de adviestak (service level management), betekent dit onder andere dat er een verdere uitwerking van de prestatie-indicatoren en de bijbehorende rapportages wordt gerealiseerd. Telefonie In 2015 is Brielle ook aangesloten op de telefooncentrale van Syntrophos en is gestart met de verdere implementatie van de functionaliteiten van de nieuwe VOIP-centrale. In 2016 wordt dit vervolgd. Onderzocht wordt om de overstap te maken naar bellen via internet. Syntrophos gaat zich verder oriënteren op Unified Communications (UC), wat staat voor de technische integratie van allerlei vormen van communicatie. UC integreert agenda-functionaliteit, , webvergaderen en instant messaging met verschillende communicatiemiddelen, zoals (mobiele) telefonie en tablets. In 2015 wordt aangehaakt bij de Europese aanbesteding van de VNG/KING. De uitrol zal eind 2015, begin 2016 plaatsvinden. Daarmee zijn alle mobiele contracten bij Syntrophos in beheer. Wat mag het kosten? ICT & Advies Programma ICT (excl. Telefonie) Afschrijving Rente Investeringsschema Onderhoud/licenties Kosten bedrijfsvoering Totaal lasten Totaal baten deelnemersbijdragen Overige inkomsten Saldo programma ICT (ex. Telefonie)

9 Telefonie Programma ICT (Telefonie) Lasten Afschrijving Rente Onderhoud Gesprekskosten Totaal baten deelnemersbijdragen Saldo programma ICT Telefonie De investering in de vaste telefonie-oplossing voor de deelnemende gemeenten leidt tot bovenstaande bijdrage aan het ICT programma. De gesprekskosten zijn gebaseerd op bedragen zoals die door Brielle en Westvoorne zelf worden betaald. Afgesproken is dat de werkelijke gesprekskosten per gemeente doorbelast zullen worden. In de begroting is gerekend met de huidige gesprekskosten voor vaste telefonie. De verwachting is dat deze lager zullen uitpakken, waarna teruggave zal plaatsvinden. Voor de gemeente Nissewaard zijn daarnaast de cijfers voor mobiele telefonie meegenomen. In de loop van 2015 wordt in een voortgangsrapportage de begroting aangepast voor mobiele telefonie in verband met een landelijke aanbesteding via de VNG waaraan wordt deelgenomen. 9

10 Programma 2 GEO-informatie Inleiding GEO-informatie verzorgt diensten voor de deelnemende gemeenten op het gebied van landmeten, gegevensbeheer (BAG\BGT\Datadistributie), CAD\GIS producten en functioneel applicatiebeheer. Verder zijn er diensten rond advisering en projecten, analyses en het ontwikkelen van nieuwe Geo-informatie producten. De afname van deze diensten is per gemeente verschillend en vastgelegd in de DVO bijlage 3 Dienst Geo-informatie en Basisregistraties. Wat willen we bereiken? 2016 staat in het teken van consolideren van in 2015 gerealiseerde projecten en diensten, nadere invulling geven aan ITIL processen en projectmatig werken conform Prince2, continuering van het beheer van de BGT voor geheel Voorne Putten en naar verwachting ook geheel Goeree-Overflakkee voor de gemeenten, het waterschap Hollandse Delta en het ministerie van EZ. Tevens de doorontwikkeling van de gerealiseerde GIS-omgeving en het gegevensmanagement in het kader van het stelsel van basisregistraties en functioneel applicatiebeheer van de generieke stelselvoorzieningen Digikoppeling, Digilevering en Digimelding. Wat gaan we daarvoor doen? Consolideren projecten en diensten 2015 De in 2015 geharmoniseerde GIS, en BOR applicaties, en realisatie van de BGT zorgen voor een eenduidiger beheerproces en continuïteit van de diensten. Ook wordt hiermee een vervolg gegeven aan het steeds generieker kunnen aanbieden van het Geo-producten en -dienstenpakket aan de verschillende deelnemers en overige klanten. Nadere invulling ITIL processen De in 2015 opgepakte ITIL-processen worden verder en meer in detail uitgewerkt en ingevoerd voor de specifieke producten en diensten van Geo-informatie. Beheer BGT en meer De feitelijke uitvoering van het beheer van de BGT voor alle deelnemers en de klanten, gemeente Hellevoetsluis en het waterschap Hollandse Delta, wordt verder ingevuld. De hiervoor in 2015 met hen en naar verwachting ook gemeente Goeree-Overflakkee contractuele gemaakte (meerjarige) afspraken voor de periode 2016 en verder worden gerealiseerd. Hierbij wordt ook gekeken naar de innovatieve kansen van nieuwe inwinningsmethodes via stereofotografie, 3D-scanning en mogelijk inzet van drones. Het team zal hier op worden aangepast. Een voorstel hiervoor wordt nog in 2015 voorgelegd aan het bestuur van Syntrophos. Om de BGT en andere basis- en kernregistratie organisatiebreed te ontsluiten wordt de GIS-omgeving doorontwikkeld en wordt gegevensmanagement voor het stelsel van basisregistraties nader ingevuld. 10

11 Ontwikkeling RUD Voorne Putten De vorming van een Regionale UitvoeringsDienst (RUD) op Voorne Putten hangt af van ambities, organisatievorm en wettelijke kaders (Omgevingswet). Syntrophos kan inspelen op uitbreiding van de diensten die hiervoor mogelijk gevraagd worden. Wat mag het kosten? Programma GEO Lasten Afschrijving Rente Overige exploitatiekosten Kosten bedrijfsvoering Totaal lasten Totaal baten deelnemersbijdragen Overige inkomsten Saldo programma Geo In afstemming met de gemeente Nissewaard worden de groot formaat plotters vervangen. In de begroting 2016 wordt de landelijke bijdrage uit de GBKN die gemeenten ontvangen, vervangen door een bijdrage voor de BGT. Meerjarig zijn in de begroting de kosten verwerkt voor de uitvoering van de BGT door Syntrophos. 11

12 Algemene dekkingsmiddelen Conform het Besluit Begroting en Verantwoording is het verplicht een onderdeel Algemene Dekkingsmiddelen op te nemen. Het overzicht algemene dekkingsmiddelen dient tenminste te bevatten: a. lokale heffingen, waarvan de besteding niet gebonden is; b. algemene uitkeringen; c. dividend; d. saldo van de financieringsfunctie; e. saldo tussen de compensabele BTW en de uitkering uit het BTW-compensatiefonds; f. overige algemene dekkingsmiddelen In het geval van Syntrophos zijn de in het besluit opgenomen onderdelen m.u.v. de financieringsfunctie niet aan de orde. Naast de bijdragen van de deelnemende gemeenten, worden er inkomsten gegenereerd door diensten te leveren aan klanten die buiten de deelnemerskring liggen. Voor de verdeling van deelnemersbijdrage 2016 wordt uitgegaan van de accountverhouding per Aantal standaard accounts Werkelijk Brielle Nissewaard Westvoorne Totaal (per ) Bijdragen deelnemende gemeenten (zie de tabel op bladzijde 13 voor opbouw deelnemersbijdragen): - Brielle Nissewaard Westvoorne Overige inkomsten Totaal Het saldo van de financieringsfunctie bestaat uit het verschil tussen de werkelijk betaalde rente en de rente die toegerekend wordt aan de investeringen. Syntrophos hanteert bij het vaststellen van de kapitaallasten een intern rentepercentage van 2,2%. Bij het bepalen van de basis deelnemersbijdrage voor de eerste 5 jaar van Syntrophos was al rekening gehouden met indexering, dus de bijdrage wordt in deze begroting niet geïndexeerd. Op basis van een verschuiving in de accounts tussen de deelnemers (zie bovenstaande tabel) heeft wel herberekening van de deelnemersbijdrage plaatsgevonden. 12

13 Inkomsten deelnemers Syntrophos 2016 Brielle Nissewaard Westvoorne Deelnemersbijdrage Uitbreiding basisabonnement (hardware vervangingen/uitbreidingen werkplek en mobiele apparatuur) Uitbreiding applicaties Brielle (Corsa bestuur, RAET module) Uitbreiding applicaties Nissewaard (SEPA belastingen, Netwerken theater) Telefonie kapitaallasten Telefonie gesprekskosten GEO doorbelasting BGT (voormalig GBKN) Indexatie P-lasten & exploitatie Toename onderhoud (E+K, Readspeaker, SDU Abo mod D), Kraan BCR, Intermax) Toename onderhoud (Notubox, Topdesk, Dataweb, Kred it) Toename onderhoud (Notubox, Circle, Remote release management, Eurobins, E+K Centric upgrade protection ) Kapitaallasten vervanging werkplekken Verlaging onderhoud Totaal

14 Paragraaf bedrijfsvoering Inleiding De paragraaf bedrijfsvoering geeft inzicht in de stand van zaken en de beleidsvoornemens ten aanzien van de bedrijfsvoering. De ondersteunende diensten Personeel, Financiën, Juridische Zaken, Communicatie en Facilitair worden afgenomen van de gemeente Nissewaard. Hiervoor is een dienstverleningsovereenkomst afgesloten die loopt tot Bedrijfsvoering Lasten: Personeelskosten Diverse kantoorkosten Kosten ondersteuning Kapitaallasten Rente Huisvestingskosten Totaal bedrijfsvoeringlasten De daling in de diverse kantoorkosten wordt gecompenseerd door een stijging in de personeelskosten, door het verschuiven van enkele posten. Kapitaallasten voor de verbouwing en GEO-apparatuur is in begroting 2016 opgenomen. Daarnaast rente voor de geldleningen zijn binnen het programma toegevoegd. Voor werkzaamheden buiten DVO gelden in 2016 de volgende (geïndexeerde) uurtarieven: -medewerker team ICT: 52 -medewerker team GEO: 57,50 -medewerker team Advies: 63 14

15 Personeels- en organisatiebeleid Net als in de eerste 3 bedrijfsjaren van Syntrophos, zal ook in 2016 de aandacht gericht zijn op het personeel als een van de belangrijkste productiemiddelen. Niet alleen vormen de medewerkers het fundament van de organisatie, de personele lasten drukken ook een stevig stempel op de begroting. In 2015 heeft de gemeente Goeree-Overflakkee een verzoek ingediend om een aanbieding te mogen ontvangen voor het uitvoeren van de Basisregistratie Grootschalige Topografie door Syntrophos. Daarnaast is de gemeente Hellevoetsluis een onderzoek gestart naar de mogelijkheden om aan te sluiten bij Syntrophos. Beide ontwikkelingen zullen aanzienlijke gevolgen hebben voor de organisatie van Syntrophos en de personele bezetting. In deze paragraaf worden achtereenvolgens de competenties, cultuuraspecten en de formatie en structuur toegelicht. Competenties Om succesvol te kunnen opereren moeten de medewerkers van Syntrophos over een aantal basiscompetenties beschikken. Als basiscompetenties voor de medewerkers van Syntrophos zijn in het Bedrijfsplan de volgende competenties genoemd en beschreven: klantgericht, kostenbewust, proactief, transparant, zorgvuldig, resultaatgericht, professioneel en betrouwbaar. Om de deskundigheid en professionaliteit van de medewerkers op een hoger plan te brengen is de post opleiding verhoogd tot 1,6 % van de bruto loonsom, conform het landelijk gemiddelde voor een gemeentegrootte die aansluit bij het aantal inwoners waarvoor Syntrophos indirect werkt. Cultuur Om tot een goed functionerende organisatie te komen is een veranderingsproces in volle gang. Dit zijn enerzijds veranderingen van technische en organisatorische aard. Anderzijds veranderingen van cultuuraspecten, zowel bij medewerkers van het SSC als bij de deelnemende gemeenten. Het gaat hierbij om het verder invulling geven aan het samenwerken. Syntrophos investeert in haar medewerkers en voert een zorgvuldig personeelsbeleid. In 2014 is een start gemaakt met het interne project Serviceverlenend Syntrophos. Dit project heeft tot doel de werkprocessen van Syntrophos te optimaliseren en te standaardiseren en tegelijkertijd naar een eenduidige cultuur te werken. Dit project is door de grote projecten herindeling Nissewaard en de implementatie van een volledige vernieuwde infrastructuur niet van de grond gekomen. In 2015 wordt dit opnieuw opgestart met een uitloop naar Formatie en Structuur Bij de start van het SSC is uitgegaan van de formatie zoals die bij de vier gemeenten bestond. De komende jaren zal de formatie en de functieopbouw regelmatig herzien worden en zo nodig aangepast worden, zoals ook al gebeurd is in Het anders organiseren van de bedrijfsvoering zal namelijk zeker effect hebben op zowel de inhoud van de functies als op de totale formatieopbouw en -omvang. Ook de uitbreiding van taken en/of deelnemers heeft zeker effect op de formatieomvang en de structuur van de organisatie. Door middel van de jaarlijkse begroting en het jaarverslag kan deze ontwikkeling gevolgd worden. 15

16 Paragraaf weerstandsvermogen Inleiding Deze paragraaf handelt over de hoogte van de algemene reserve en andere weerstandscapaciteit waarover Syntrophos beschikt om calamiteiten en andere tegenvallers op te kunnen vangen. Dit (weerstands-)vermogen is van belang voor het bepalen van de financiële gezondheid. Door de beschikking over voldoende weerstandsvermogen kan worden voorkomen dat elke financiële tegenvaller dwingt tot een extra bijdrage van de deelnemende gemeenten. Conform artikel 11 van het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) worden in deze paragraaf de volgende onderwerpen behandeld: - Een inventarisatie van de risico's; - Een inventarisatie van de weerstandscapaciteit; - Het beleid omtrent de weerstandscapaciteit en de risico's. Weerstandscapaciteit De definitie van weerstandscapaciteit volgens het BBV is: De middelen en mogelijkheden waarover men beschikt of kan beschikken om niet begrote kosten te dekken. In deze begroting wordt het geprognosticeerde positieve saldo jaarlijks toegevoegd aan de algemene reserve. De maximale omvang van de Algemene Reserve is 5% van het totaal der lasten. Teruggave of bijstelling van de deelnemersbijdrage zal volgen na het bereiken van het maximum. De prognose voor het saldo van de algemene reserve per 1 januari 2014 is (zie begroting 2014). Het verloop van de reserve ziet er als volgt uit: Mutatie Algemene Reserve Saldo per

17 Risico`s Risico Gevolgen Kans Maatregelen Gemeenten gaan op zoek naar mogelijke besparingen op hun begrotingen en ontzien daarbij Syntrophos niet. Financieel - Er zijn onvoldoende financiële middelen om het harmonisatieproces vorm te geven; Imago - Doelstellingen van Syntrophos worden niet behaald, waardoor ambtelijke organisatie en politiek ontevreden zijn en dit in commissie en gemeenteraad kenbaar maken. 70% Langdurige uitval in de gehele organisatie van het ICT systeem > 1 dag Stelsel van Basisregistraties is organisatorisch niet geborgd. Financieel - Geen productie, geen dienstverlening, achterstand werk wat ingehaald moet worden; Imago - Dalende klanttevredenheid Financieel - Gevolgschades door niet voldoen aan wettelijke kaders. Onjuiste uitkering gemeentefonds door onjuiste gegevens in basis- en kernregistraties. Kans op fraude door onjuiste gegevens, en status van de gegevens, in kern- en basisregistraties; Imago - Hogere kans op onjuist gebruik van (persoons)gegevens met als gevolg onjuiste aanschrijvingen; Vertraging / stagnatie - Complexiteit wordt te groot en kan niet worden ingevuld door medewerkers. Hierdoor stagnatie en inefficiëntie in werkprocessen en kan de dienstverlening niet op niveau worden geleverd. Financieel - Hogere softwareprijzen Monopoliepositie van de softwareleverancier Uitval (sleutel) medewerkers. Financieel - Stagnatie werkzaamheden. Verlies kennis en kunde; Imago - Ontevreden klanten Onvoldoende functioneel applicatiebeheer. Financieel - Applicatie is niet ingericht op bedrijfsproces, inefficiëntie, niet voldoen aan regelgeving; Imago - Gebruikers ontevreden 10% Actief - Syntrophos heeft in 2014 en 2015 fors geïnvesteerd in de infrastructuur (Infra 1.0). Hierdoor is de kans op langdurige uitval van het gehele centrale systeem door technische falen sterk verminderd. 90% In voorbereiding - Syntrophos heeft aan Demandmanagers voorstel gedaan die invulling geeft aan de rollen van gegevensmakelaar en stelselregisseur. Besluitvorming hierover zal naar verwachting begin 2015 plaatsvinden. 50% 50% Actief - Syntrophos streeft er naar voor alle taken minimaal 2 medewerkers beschikbaar te hebben die elkaar kunnen waarnemen. 100% 17

18 Risico Gevolgen Kans Maatregelen Uitbreiding van het aantal deelnemers en/of klanten en/of toename van het aantal producten of diensten komt te snel Beperkte of geen toegankelijkheid tot informatie. Prioriteitstelling ICTprojecten wordt niet geaccepteerd. Toegankelijkheid tot informatie neemt toe. Niet overeenkomen van gewenste en huidige functionaliteit van ICTsystemen Onvoldoende controle op autorisatie Onvolledige inrichting en/of niet beschikbaar hebben van ontwikkelomgeving van systemen Minder regulier beheer ICTvoorzieningen door prioriteitstelling bij (wettelijke) opgelegde innovaties of wijzigingen. Financieel - Syntrophos is nog niet in staat de schaal vergroting op te pakken zonder verstoring bestaand bedrijfsproces waardoor er extra kosten zijn Niet alle medewerkers van Syntrophos kunnen op dezelfde locatie worden geplaatst Extra (verhuis)kosten; Vertraging / stagnatie - Verstoring van het bedrijfsvoeringproces. Financieel - Onjuiste besluitvorming, inefficiënt werken, dubbeling in werkzaamheden; Imago - Pijnlijke foutieve besluiten cq verkeerde informatieverstrekking Financieel - Ad-hoc werken, extra inhuur, minder gemotiveerde medewerkers, desinvesteringen op ICT en implementatie; Imago - Syntrophos lijkt niet te kunnen voldoen aan behoefte klant; Vertraging / stagnatie - Inefficiënt werken door uitblijven cq uitstellen ICT investeringen. Financieel - Claims in geval misbruik; Imago - Hogere kans op mogelijk oneigenlijk gebruik van privacy gevoelige gegevens Financieel - Daling van effectiviteit bij invoer en verwerking van gegevens; Imago - ICT-systeem is oorzaak van probleem en daarmee Syntrophos Financieel - Fraude op diverse beleidsterreinen; Imago - Misbruik van gegevens Financieel - Onproductieve uren betrokkenen (waaronder gemeente); Vertraging / stagnatie - Stagnatie werkprocessen Financieel - Groter risico storingen ICT-voorzieningen gehele organisatie, ad-hoc werken; Imago - Irritatie en ergernis medewerkers en klanten 90% In overweging - Syntrophos verlaat het uitgangspunt om alle medewerkers op een locatie te plaatsen of Syntrophos zoekt een nieuwe locatie. 90% 90% 90% 90% 90% 90% 90% 18

19 Risico Gevolgen Kans Maatregelen Niet halen van de gestelde termijnen inzake de digitale beschikbaarheid van gegevens (Wet BAG) in de landelijke voorziening BAG. Financieel - Claims bij fouten; Imago - Imagoschade 70% Actief - Integrale inrichting BAGproces in werkproces van vergunningen. ; In voorbereiding - Toezien op berichtenstroom en consistentie van en naar de BAG in samenhang met de andere basisregistraties Onvoldoende capaciteit centrale ICT systeem ruimte(s) koeling, elektrisch vermogen. Niet voldoen aan wettelijke termijn voor het weer operationeel zijn systemen die deze wettelijke taken ondersteunen Virussen en/of hacking Afhankelijkheid van externe applicatie leveranciers in geval van onderhoud en/of storingen Niet in de WKR meenemen van de werkgeversbijdrage parkeerkosten De nieuwe werkverdeling en/of taakinhoud leidt tot ontevredenheid van medewerkers Samenwerkcultuur komt niet van de grond Financieel - Productie verlies doordat informatiesystemen niet beschikbaar zijn en mogelijk verlies van gegevens; Imago - Mogelijk verlies van gegevens 30% Actief - In 2014 zijn zowel in de MER op locatie van het stadhuis Spijkenisse als in de geheel nieuw opgebouwde MER in het stadhuis van Westvoorne verbetermaatregelen doorgevoerd die uitval moet voorkomen. De kans op dit risico is daarmee fors verlaagd. Financieel - Boetes; 50% Actief - Syntrophos heeft in 2014 Imago - Ontevreden burgers die dienst niet kunnen afnemen; Vertraging / stagnatie - Stagnatie werkproces bij betreffende afdelingen en 2015 fors geïnvesteerd in de infrastructuur (Infra 1.0). Hierdoor is de kans op langdurige uitval van het gehele centrale systeem door technische falen sterk verminderd. Financieel - Stagnatie 50% werkzaamheden, performances verlies ICT voorzieningen, beschadiging of verlies gegevens; Imago - Uitlekken van vertrouwelijke gegevens Financieel - Extra kosten 50% voor de inzet van extra manuren, stagnatie werkzaamheden; Imago - Ontevreden gebruikers. Financieel - Naheffing 70% belastingdienst en eventuele boete Financieel - De nieuwe 10% Actief - Er wordt nadrukkelijk werkverdeling is onvoldoende met de medewerkers afgestemd met de beoogd gecommuniceerd en het (nieuwe) medewerkers; management wordt daarbij Imago - Kwaliteit van ondersteund. dienstverlening valt terug; Vertraging / stagnatie - Kwaliteit van dienstverlening valt terug Financieel - ; Vertraging / stagnatie - Veel en langdurige discussies zonder duidelijk rendement. Geen win-win cultuur 90% 19

20 Risico Gevolgen Kans Maatregelen Demand management komt niet uit de verf Financieel - ; Vertraging / stagnatie - Het Demand management is nog veel bezig met operationele zaken. Harmonisatie en gezamenlijke visieontwikkeling komen nog niet echt van de grond. 50% Onvoldoende zicht op wagenpark Syntrophos Kostentoename dienstverlening (met name ICT) Onvoldoende personele bezetting of onvoldoende kwaliteit Financieel - Betreft risico op belastingtechnisch gebied. 10% Actief - Installeren van C-track (elektronische registratieapparatuur) in alle dienstauto's van Syntrophos. Middels deze apparatuur kan Syntrophos aantonen dat de dienstauto's niet gebruikt worden voor privé gebruik. Financieel - ; 50% In voorbereiding - Syntrophos Imago - Deelnemers hebben beeld dat Syntrophos duur is. communiceert steeds helder over de relatie tussen het leveren van een product en de daarmee samenhangende kosten. Syntrophos maakt gebruik van de inkoopadviseurs van Spijkenisse Financieel - ; Vertraging / stagnatie - De klantvraag kan onvoldoende (kwantitatief of kwalitatief) worden beantwoord Afname klanttevredenheid Financieel - ; Imago - Het bestaansrecht van Syntrophos wordt in twijfel getrokken De standaardisering is te rigide voor sommige klanten Financieel - ; Vertraging / stagnatie - Een of meerdere klanten wil afwijken van de standaard. Geen van de deelnemers krijgt wat hij echt wil. De fysieke en zakelijke Financieel - ; 90% afstand in de klant- Imago - Syntrophos leveranciersrelatie is te groot beschikt over onvoldoende informatie. Klantorganisaties accepteren de werkzaamheden van Syntrophos onvoldoende.; Vertraging / stagnatie - Syntrophos beschikt over onvoldoende informatie. Klantorganisaties accepteren de werkzaamheden van Syntrophos onvoldoende. 50% Geïmplementeerd - Inzet van een specifiek wervings- en selectiebureau. De functies herwaarderen 50% Geïmplementeerd - Onderhouden van periodieke klantcontacten(tijdelijk) inrichten van een lokale servicedesk. Syntrophos verzorgt periodiek transparante verantwoordingsinformatie. Er wordt een nulmeting uitgevoerd voorafgaand aan de start van Syntrophos. 50% Geïmplementeerd - Het demand managersoverleg moet zo zijn ingericht dat het goed functioneert. 20

21 In 2014 heeft dagelijks bestuur van Syntrophos besloten, dat voor het afdichten van de risico s uit de bovenstaande risico analyse waarbij snel handelen vereist is om meer schade te voorkomen, bijvoorbeeld uitval van (sleutel) medewerkers, Syntrophos een reserve opbouwt met een omvang van uit positieve jaarresultaten. In de nota Beleidsregels Reserves en Voorzieningen Syntrophos is de maximale omvang van de algemene reserve bepaald op 5% van het totaal der lasten. Weerstandcapaciteit zal opgebouwd worden door positieve jaarsaldo s toe te voegen aan de algemene reserve dit conform artikel 4 uit de Beleidsregels Reserves en Voorzieningen van Syntrophos. Zolang de algemene reserve nog geen positief saldo heeft of wanneer het saldo ontoereikend is, zullen extra kosten opgevangen worden door de deelnemende gemeenten. 21

22 Paragraaf financiering Inleiding Syntrophos conformeert zich aan de kaders van de treasuryfunctie die zijn vastgelegd in het treasurystatuut en de regeling treasury van de gemeente Spijkenisse. Hierbij is de Wet Financiering Decentrale Overheden (Wet Fido) van toepassing. Deze wet schept een bindend kader voor een verantwoorde en professionele inrichting van de treasuryfunctie. Wet Fido De wet Fido heeft als belangrijkste uitgangspunten het bevorderen van een solide financieringswijze met als doel het voorkomen van grote fluctuaties in de rentelasten, het bevorderen van transparantie, het bevorderen van de kredietwaardigheid en het beheersen van renterisico s. Syntrophos zal zonodig een eigen treasurystatuut opstellen, jaarlijks wordt een paragraaf financiering opgenomen in zowel de begroting als in de jaarrekening. Tijdelijke overtollige gelden van een aangetrokken lening voor projectfinanciering mogen uitsluitend worden uitgezet bij de financiële onderneming waar de middelen zijn aangetrokken. Externe ontwikkelingen Renteontwikkeling Nog steeds zijn de kortlopende als ook de langlopende rentetarieven historisch laag te noemen. Deskundigen verwachten op termijn een stijging van de rente, maar tot op heden is deze stijgende lijn nog niet zichtbaar. 22

23 De financiering van Syntrophos Algemeen In de behoefte aan geldmiddelen voor de financiering van investeringsuitgaven wordt door Syntrophos gebruikt gemaakt van de expertise bij de gemeente Nissewaard. In het geval van financiering worden de volgende criteria gehanteerd: - De financiering is flexibel. - De financiering moet tegen de laagste kosten geschieden. - De risico s verbonden aan de financiering moeten beheersbaar zijn en passen binnen de wet Fido. - Er wordt rekening gehouden met de renterisiconorm. Kasgeldbeheer De werkzaamheden met betrekking tot het kasgeldbeheer worden door de gemeente Nissewaard uitgevoerd. De financieringsfunctie heeft niet ten doel als 'profit center' te fungeren daarom worden inkomende en uitgaande geldstromen zo efficiënt mogelijk beheerd. Syntrophos voldoet daarbij aan de eisen die gesteld worden aan geïntegreerd middelenbeheer (schatkistbankieren). Twee keer per jaar wordt de liquiditeitsplanning herzien. Risicobeheer Renterisico s De wet Fido heeft aan het voorkomen van renterisico s een wettelijk kader toegevoegd in de vorm van een kasgeldlimiet en een renterisiconorm. De kasgeldlimiet geeft het renterisico op de korte termijn weer. Hieronder vallen alle kortlopende financieringen met rentetypische looptijd korter dan één jaar. De belangrijkste vormen zijn daggeld- en kasgeldleningen en rekeningcourantkrediet. 23

24 Financiële begroting Financiële cijfers Nu Syntrophos een aantal jaren bestaat wordt de begroting realistischer en zijn waar nodig in overleg met deelnemers en bestuur aanpassingen aangebracht. De jaarlijkse kosten voor onderhoud/licenties en het totaal aan investeringen is in de begroting 2015 aangepast op basis van voortschrijdend inzicht, de begroting 2016 is hier op gebaseerd. De vierde begroting geeft het volgende beeld Saldo programma ICT (inclusief Telefonie) Saldo programma Geo Voordelig resultaat voor bestemming Mutatie Algemene Reserve Saldo na bestemming Op de volgende bladzijden zijn de investeringsoverzichten met investeringen in de infrastructuur en herinvesteringen opgenomen. 24

25 Investeringen Investeringen infrastructuur MER NAS Continuïteit Unified Computing System UTM Radius Virt.aware AV & malware security Token Authentication MAN LAN DNS & DHCP NAS Capaciteit Back-up & Restore en agenda Local Desktop/ Laptop Virtual OS provisioning/4.2.2 Physical OS provisioning Server Based Computing en VDI Applicatie Virtualisatie Packaging Helpdesktooling BP Totaal investeringen

26 (Vervangings-)investeringen 2016 Herinvesteringen op bestaande activa 2016 NADER IN TE DELEN INVESTERING NETWERK WERKPLEK BACKUP & STORAGE DIGITAAL WATERPAS Totaal vervangingsinvesteringen

27 (Vervangings-)investeringen Herinvesteringen op bestaande activa NADER IN TE DELEN INVESTERING NETWERK WERKPLEK SOFTWARE GIS tooling BGT GPS APPARATUUR SERVER HARDWARE NADER IN TE DELEN INVESTERING WERKPLEK NETWERK BACKUP & STORAGE TABLETS LAPTOPS SERVERS NADER IN TE DELEN INVESTERING WERKPLEK NETWERK BACKUP & STORAGE TABLETS LAPTOPS SERVERS Totaal