Verslag (archief-)informatiebeheer 2013/2014

Transcriptie

1 Verslag (archief-)informatiebeheer 2013/2014 Uitvoering artikel 8, Archiefverordening gemeente Nederweert 2011 & Verantwoording interbestuurlijk toezicht archiefbeheer 2014 (KPI verslag 2014) Gemeente Nederweert, 27 mei 2015 Cluster DIV, team Informatievoorziening Verslag Informatiebeheer 2013/2014 gemeente Nederweert 1

2 Inhoudsopgave INLEIDING... 3 VERSLAG ARCHIEFBEHEER Verschuiving cluster DIV Digitalisering: project Sterk/Digitaal Decos Digitalisering inkomende post (scanvoorziening) Personeel en scholing Onderzoek archiefbewaarplaats Backlogscannen, vervanging en Opruimactie Opruimactie Archief Opvragingen van dossiers door collega s Bezoeken en schriftelijke opvragingen openbare archief voor derden Restauratiestukken Overdracht dossiers t.b.v. VTH-taken Harmonisatie zaaktypencatalogus RUD Limburg-Noord Vernieuwd Interbestuurlijk toezicht op archieven (archief KPI s) KPI verslaglegging: een verplichting en de mogelijkheden KPI verslagen Nederweert Conclusies KPI verslagen Correctie KPI verslag Toekomst Begrippenlijst Verslag Informatiebeheer 2013/2014 gemeente Nederweert 2

3 Inleiding Conform artikel 8 van de Archiefverordening gemeente Nederweert 2011 dient het college van Burgemeester en wethouders tenminste éénmaal per twee jaar aan de Raad verslag te doen over hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de Archiefwet. Dit gebeurd middels het verslag (archief-) informatiebeheer. Het laatste verslag, over de jaren 2008 t/m 2012, is in juni 2013 opgemaakt, ter kennisname van de Raad gebracht en toegezonden aan de Provincie. Dit verslag doet verslag over de belangrijkste punten die van belang zijn geweest voor het beheer en de zorg van zowel de analoge als de digitale informatie (archiefbescheiden) van de gemeente Nederweert in de jaren 2013 en Archiefbeheer en informatiebeheer zijn twee begrippen die vaak door elkaar worden gebruikt. Bij de term archiefbeheer wordt veelal nog gedacht aan het analoge (papieren) archief en het beheren van archieven door DIV aan het einde van het proces: de medewerker is klaar met het dossier (de informatie) en draagt het dossier over aan het archief voor beheer (bewaren en vernietigen). Hedendaags is de situatie van archiefbeheer veranderd. Niet langer heeft het archief uitsluitend betrekking op het beheren van archiefdepots en analoge informatie (archieven) achteraf. Het beheer van digitale informatie vooraf, vanaf de start van het proces, is eveneens belangrijk en een steeds groter wordend onderdeel van archiefbeheer door de digitalisering van overheidsinformatie. Er wordt dan ook steeds minder gesproken over archieven en steeds meer over informatie; het delen van informatie, het ontsluiten en openbaar maken van informatie en het beheren van informatie. Daarom is ervoor gekozen om dit verslag het verslag over het (archief- )informatiebeheer te noemen en in plaats van de term archiefbeheer de term informatiebeheer te gebruiken in het verslag. KPI verslag 2014 Een belangrijke ontwikkeling is het vernieuwde interbestuurlijk toezicht op archieven door provincie i.h.k.v. wet Revitalisering Generiek Toezicht (RGT). In dit verslag (archief-)informatiebeheer wordt ingegaan op het vernieuwde toezicht en de invulling van het vernieuwde toezicht middels de KPI verslagen over de jaren 2013 en Verder worden de algemene conclusies van de KPI verslagen kort beschreven. Begrippenlijst In dit verslag worden naast informatiebeheer diverse begrippen gebruikt zoals; overgebracht en niet overgebrachte archieven; taakverwaarlozing, vervanging, etc. Om de leesbaarheid van het verslag te bevorderen zijn de gebruikte begrippen niet in de tekst maar in de begrippenlijst toegelicht. Verslag Informatiebeheer 2013/2014 gemeente Nederweert 3

4 Verslag archiefbeheer 1. Verschuiving cluster DIV In 2013 en 2014 behoort cluster DIV tot het team Facilitaire Dienstverlening/Documentaire Informatievoorziening. Vanaf 2015 zal het Cluster DIV onderdeel gaan uitmaken van het team Informatievoorziening (IV). De verschuiving van het Cluster DIV is onderdeel van de kanteling van afdeling Bedrijfsvoering, welke onderdeel is van het project Sterk in Dienstverlening. 2. Digitalisering: project Sterk/Digitaal In een samenwerkingsverband met de gemeenten Leudal en Weert zijn in 2012 de voorbereidingen voor het uitrollen van digitaal zaakgericht werken in onze organisatie begonnen. De implementatie van digitaal zaakgericht werken in onze organisatie, via het deelproject Sterk/Digitaal, is in 2013 gestart. Namens het cluster DIV heeft een van de DIV-consulenten deelgenomen aan de projectgroep. In het KPI verslag 2013 zijn diverse noodzakelijke verbeteringen in het (digitale) informatiebeleid en beheer geconstateerd. De implementatie van digitaal zaakgericht werken zou bijdragen aan het realiseren van verbeteringen zoals; Opzetten van een ordeningsplan/documentstructuurplan (DSP) waaruit alle gegevens, ongeacht de vorm, eenduidig naar een bewaarlocatie zijn te herleiden. Opstellen van het digitaal informatiebeleid en inrichten van het digitale (archief-)informatiebeheer. Het verbeteren van het digitale informatiebeheer was beoogd middels diverse onderdelen van project Sterk/Digitaal. Echter, in maart van 2014 is de samenwerking met de gemeenten Leudal en Weert ontbonden en heeft het project Sterk/Digitaal haar ambitie moeten bijstellen. Het project heeft niet geleid tot de beoogde verbeteringen ten aanzien van (archief-)informatiebeleid en beheer. Wel heeft het project geleid tot het voorbereiden en invoeren van de basisvoorzieningen om digitaal en zaakgericht te kunnen werken: de inkomende post is gedigitaliseerd (scanvoorziening), er is een koppeling gerealiseerd tussen DDS en BRP/GBA-V, er is een werkende zaaktypenomgeving opgeleverd (in de test) en de eerste voorbereidingen zijn getroffen ten behoeve van backlogscannen en vervanging. Om te komen tot digitaal (zaakgericht) werken, het verbeteren van het (digitale) informatiebeleid en -beheer waarbij ook het analoge archief af neemt moeten echter de nodige stappen nog worden gezet Decos Een van de uitgangspunten van digitaal zaakgericht werken was: Decos inrichten als zaaksysteem. Decos zou de centrale applicatie worden voor het verwerken van alle processen en om inzicht te hebben (statussen) in alle processen. Dit betekent dat er gekoppeld wordt met backoffice-applicaties. In 2014 is deze doelstelling gewijzigd. Binnen het MT is vastgesteld om de processen die al in backoffice-applicaties verlopen daarin te blijven verwerken. In Decos komen de overige processen zoals e-formulieren Digitalisering inkomende post (scanvoorziening) Begin maart 2014 is gestart met het centraal digitaliseren van alle inkomende poststukken. De inkomende post wordt door de Risse Groep ontvangen, geopend en gescand. De registratie van de inkomende post vindt in onze eigen organisatie plaats. Voor digitaal zaakgericht werken is het noodzakelijk dat alle poststukken worden gescand en geregistreerd. Het aantal dagelijks te registeren poststukken is met de komst van de scanvoorziening dusdanig toegenomen dat er extra ondersteuning voor postregistratie noodzakelijk is. Dit komt doordat voorheen niet alle inkomende poststukken gescand en geregistreerd werden. Met uitzondering van enkele poststukken, zoals boekwerken en niet te scannen formaten (A0- tekeningen), worden per maart 2014 alle inkomende poststukken gescand en geregistreerd in Decos. Aantal inkomende poststukken (gescand en geregistreerd in Decos) Jaar Een groot deel van de geregistreerde post wordt uitsluitend digitaal aan de organisatie beschikbaar gesteld. Uitzonderingen zijn de volgende stukken: facturen die in Key2financiën worden verwerkt, bankafschriften, tekeningen die buitenhuis (bijvoorbeeld voor toezicht en handhaving) geraadpleegd worden, brondocumenten en documenten waarop een natte handtekening wordt geplaatst of fysiek ter inzage worden gelegd. Deze nieuwe manier van werken vraagt een verandering in het gedrag van medewerkers en Verslag Informatiebeheer 2013/2014 gemeente Nederweert 4

5 zal daarom voor veel medewerkers wennen zijn. Daarom is, enerzijds, het stimuleren van het digitaal lezen van documenten en ontmoedigen van het print van digitale poststukken een aandachtspunt. Anderzijds ontbreken nog faciliteiten om volledig digitaal te kunnen werken zoals, een device om digitaal (intern en extern) documenten te kunnen raadplegen tijdens vergaderingen. De looptijd van het contract voor de scanvoorziening bij de Risse is 2 jaar. In 2014 zijn diverse gesprekken met de Risse gevoerd om het scanproces te optimaliseren. In 2015 zal de invulling van een scanvoorziening voor de langere termijn moeten worden bepaald. Tot slot, is eind augustus 2014 is door het cluster DIV, met succes, een actie gestart om het aantal reclamestukken dat fysiek wordt ontvangen af te laten nemen. 3. Personeel en scholing Het digitaal zaakgericht werken leidt tot een andere manier van werken waarbij processen, verantwoordelijkheden en rollen gaan veranderen. In juni 2013 is door het MT ingestemd met de notitie DIV nieuwe stijl. De notitie schetst het formatieplaatje voor het toekomstige takenpakket DIV als toekomstige beheerder van de digitale informatievoorziening, maar ook nog van de (bestaande) analoge archieven. DIV nieuwe stijl gaat uit van een groei van de formatie naar 4,6 fte en bestaat uit de functies DIV Expert, DIV Specialist, DIV Consulent en Applicatiebeheerder. De overgang van analoge naar de digitale situatie leidt tot een verzwaring van de werklast voor het cluster DIV. Enerzijds door de hybride situatie die ontstaat, waarbij voor een deel dubbel werk moet worden gedaan, anderzijds door de extra werkzaamheden die het implementeren van digitaal zaakgericht werken met zich meebrengt. De formatie van DIV is krap bemeten om naast de reguliere werkzaamheden ook de extra werkzaamheden op te kunnen vangen. Dit wordt ook geconstateerd door de archiefinspecteur in het KPI verslag 2013 Daarom zijn de onderstaande acties ondernomen: In 2014 zijn twee groeitrajecten gestart om de vaste formatie mee te laten groeien naar de toekomstige digitale situatie. De twee trajecten zijn: de groei van DIV Consulent naar DIV Specialist en de groei van administratief medewerker DIV naar DIV Consulent. De administratief medewerker DIV heeft als onderdeel van haar groeitraject de opleiding Digitale informatiebeheerder in 2014 afgerond. De DIV Consulent zal in 2015 starten met opleiding Leergang Records Management. Het borgen van de voortgang en kwaliteit van de dagelijkse werkzaamheden door de inhuur van ondersteuning voor de postregistratie en de inhuur van kwalitatief goede DIV-medewerkers. Sinds september 2013 wordt de functie van DIV-medewerker vervuld door een medewerker van Xerix en een medewerker van IgoPI. Gebleken is dat deze medewerkers beschikken over de juiste kennis en ervaring waardoor zij kwalitatief goed werk leveren en ook de kwantiteit uitstekend is. Door inzet van deze medewerkers is het vertrouwen van collega s in het archief en de bereidheid om afgehandelde stukken over te dragen aan het archief toegenomen. Het opvangen van de extra werkzaamheden die de overgang naar de digitale situatie met zich mee brengt worden opgevangen door het tijdelijk inhuren van een DIV-consulent (2013 en 2014) en een applicatiebeheerder (eind 2014). Eind 2014 is de ingehuurde DIV-consulent aangetrokken in de functie van DIV Expert waarmee de inhuur is beëindigd. Ten behoeve van de verdere digitalisering wordt de inhuur van de applicatiebeheerder in 2015 voortgezet. De gemeente heeft geen archivaris in dienst maar huurt, wanneer nodig, expertise in. Bijvoorbeeld: t.b.v. de KPI verslaglegging over 2013 en 2014 (in het kader van het vernieuwde interbestuurlijk toezicht op (archief-) informatiebeheer) is de archiefinspecteur van Weert ingehuurd. Verder is de parttime ondersteuning door de 1 e Bode voor het vormen van bouw- en omgevingsdossiers, opbergen van uitgeleende dossiers en bij houden van de uitleenadministratie uitgebreid van 0,2 naar 0,38 fte. De teamcoördinator Facilitaire Dienstverlening/Documentaire Informatievoorziening bewerkt de vervallen milieuvergunningen alvorens deze naar het semi-statisch archief worden overgebracht. De teamcoördinator was daarnaast, onder andere, verantwoordelijk voor de coördinatie van het cluster DIV. De taken van de teamcoördinator zullen na overgang van het cluster DIV naar team IV bij diverse medewerkers van cluster DIV komen te liggen. 4. Onderzoek archiefbewaarplaats In het kader van de archiefwet is het college als zorgdrager verplicht om haar archieven op een verantwoorde wijze te beheren. Onze archiefbewaarplaats voldoet niet meer aan de wettelijke eisen (diverse keren opgemerkt in de inspectierapporten van de provinciale archiefinspectie en KPI verslag 2013) en is nagenoeg vol. Het opzetten van een regionale archiefbewaarplaats is al diverse keren niet gelukt. Om toch te voldoen aan te wettelijke eisen zouden per 2015 strekkende meters gehuurd worden voor de opslag van openbare archieven bij een nieuw te bouw archiefbewaarplaats te Weert. Aangezien de besluitvorming betreffende deze archiefbewaarplaats op zich liet wachten c.q. er nog geen nieuwe archiefbewaarplaats te Weert is en de huidige archiefbewaarplaats te Weert ook niet voldoet aan de wettelijke eisen én gezien de Verslag Informatiebeheer 2013/2014 gemeente Nederweert 5

6 toekomstige ontwikkelingen betreffende digitaal werken is in 2013 een onderzoek gestart naar welke optie het meest efficiënt en goedkoopste is voor onze gemeente. Onderdeel van het onderzoek is het aanpassen van de klimaatmonitoring om inzicht te krijgen in het klimaat in onze archiefbewaarplaats en de benodigde aanpassingen om het klimaat te laten voldoen aan de wettelijke eisen. Onze eigen meetapparatuur kan hier onvoldoende inzicht in geven. Tot op heden geven de klimaatmeetgegevens geen aanleiding om op korte termijn risico s voor onze archieven te verwachten. Daarom heeft het college eind 2014 besloten om het onderzoek uit te breiden met een klimaatonderzoek. Het klimaatonderzoek duurt een heel kalanderjaar en zal in 2015 starten. Verder heeft de gemeente Weert ons eind 2014 geïnformeerd over besluitvorming over de nieuw te bouwen archiefbewaarplaats: de plannen voor een nieuw te bouwen archiefbewaarplaats (erfgoedhuis) zijn stop gezet. De gemeente Weert zal in plaats van te geïnvesteerd in het huidige archief een structurele oplossing, met mogelijkheid voor opslag archieven van derden, bewerkstelligen. De gemeente Weert heeft toegezegd ons op de hoogte te houden van de ontwikkelingen. Naar verwachting zullen de resultaten van het klimaatonderzoek en het onderzoek naar de opslagmogelijkheden medio 2016 aan het college en de raad kunnen worden voorgelegd. De mogelijkheden om opslagruimte voor onze archieven te huren in een archiefbewaarplaats te Weert zullen daarbij worden meegenomen. Tot slot, naar aanleiding van de geconstateerde verbeterpunten in het KPI verslag 2013 zijn in 2014 diverse verbeteringen in de archiefbewaarplaats doorgevoerd. De stellingen zijn op juiste afstand van de wanden geplaatst en de topborden zijn leeggemaakt. 5. Backlogscannen, vervanging en Opruimactie Backlogscannen Backlogscannen is het scannen van afgehandelde documenten en deze digitaal aan de organisatie en/of de burgers beschikbaar stellen. Voor de werkbaarheid en in het kader van Eigentijds werken (plaats en tijd afhankelijk werken) is het van groot belang dat afgehandelde documenten die nog vaak geraadpleegd worden - denk hierbij o.a. aan bouw-, milieu- en omgevingsvergunningen, grondtransacties, verkeersmaatregelen en die nu alleen in papieren vorm beschikbaar zijn ook digitaal beschikbaar worden gesteld zodat op elk gewenst tijdstip en plaats hiermee gewerkt kan worden. Indien ook de openbare gegevens van de burgerlijke stand (gebruikt voor stamboomonderzoek) gedigitaliseerd worden dan zou de toegankelijkheid van deze gegevens worden vergroot waardoor burgers deze gegevens via de website zouden kunnen raadplegen op elk gewenst tijdstip en op elke gewenste locatie. Vervanging Vervanging is het conform de wettelijke voorschriften vervaardigen van (digitale) reproducties van archiefdocumenten zodat deze de plaats innemen van de oorspronkelijke (papieren) documenten, die worden vernietigd. Bepaalde analoge documenten zouden na digitalisering, die voldoen aan de vervangingseis, ook vernietigd kunnen worden waardoor er meer ruimte beschikbaar komt in de archiefbewaarplaats. Om te voorkomen dat dossiers dubbel gescand moeten worden is het wenselijk om eerst vervanging voor de te scannen dossiers te realiseren alvorens te starten met het backlogscannen van dossiers. In 2014 is een eerste verkenning van de werkzaamheden die bij vervanging komen kijken uitgevoerd Opruimactie In 2013 is een inventarisatie van de meters aan afgehandelde archieven die op de werkplekken ligt en de beschikbare kastruimte per medewerker uitgevoerd. Uit de inventarisatie is en de daarna uitgevoerde pilot van de opruimactie is gebleken dat er een achterstand in de analoge archivering van afgehandelde documenten (circa 181 meter) is ontstaan. De documenten die op werkplekken liggen behoren mogelijk tot de dossiers die voor backlogscannen in aanmerking komen. Voor backlogscannen is het noodzakelijk om eerst de achterstanden weg te werken om te voorkomen dat incomplete dossiers worden gescand. Dit is een van de redenen waarom in eind 2014 de Opruimactie gemeentebreed is gestart. De Opruimactie houdt in: het overdragen van (analoge) afgehandelde documenten aan het archief voor archivering en het zo veel mogelijk terugbrengen van de beschikbare kastruimte per medewerker. Naar verwachting zal de Opruimactie tot circa juni 2015 duren. Verslag Informatiebeheer 2013/2014 gemeente Nederweert 6

7 6. Archief 6.1. Opvragingen van dossiers door collega s Het aantal opgevraagd dossiers door collega s ligt in 2014 iets lager dan in De precieze oorzaak is niet te bepalen. Het vermoeden is dat collega s langzaam de omslag maken naar het zelf digitaal raadplegen van documenten (zoals inkomende en uitgaande poststukken) waardoor er minder dossiers bij het archief worden opgevraagd. Jaartal Aantal opvragingen Bezoeken en schriftelijke opvragingen openbare archief voor derden Het aantal aan schriftelijke opvragingen ten opzichte van 2012 (39 opvragingen) is flink gestegen. Dit komt doordat tot 2013 de schriftelijk verzoeken van milieuadviesbureau s en makelaars (kopieën milieuvergunningen, tekeningen) niet zijn meegeteld in de schriftelijke verzoeken. Echter, omdat de DIVmedewerker deze stukken moet opzoeken in het archief waarna de bode de kopieën maakt worden deze verzoeken vanaf 2013 wel meegeteld. Het aantal schriftelijke opvragingen uit het historisch archief bedraagt jaarlijks circa 10 à 20 stuks. Jaartal Aantal archiefbezoekers Aantal schriftelijke verzoeken van burger voor het opzoeken van gegevens Om de dienstverlening aan onze archiefbezoekers (burgers) te verbeteren zijn in 2014 de volgende acties uitgevoerd: de inventarissen van de openbare archieven op de website van onze gemeente geplaatst en de vindbaarheid van het gemeentearchief op de website van Nederweert verbeterd Restauratiestukken l.v.m. de bezetting van cluster DIV ontbreekt de tijd om pro-actief c.q. steekproefsgewijs de te bewaren archieven te controleren op beschadigingen zoals vocht of schimmel. Alleen als stukken opgevraagd worden, worden ze hierop gecontroleerd en indien nodig ter restauratie aangeboden aan een gecertificeerd restauratieatelier. Zowel in 2013 als in 2014 zijn twee documenten gerestaureerd Overdracht dossiers t.b.v. VTH-taken Per 1 januari 2014 is de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (Wabo) gedecentraliseerd naar de gemeenten. Met de decentralisatie worden provinciale bevoegdheden op het gebied van vergunningverlening, toezicht en handhaving (VTH) bij bedrijven overgedragen naar gemeenten. Ten behoeve van het uitvoeren van VTH-taken wordt de zorg voor de dossiers van desbetreffende bedrijven voor 5 jaar overgedragen aan de gemeenten. Provincies blijven verantwoordelijk voor de VTH bij bedrijven die grootschalig met gevaarlijke stoffen werken en/of met hoge emissies (BRZO- en IPPC-bedrijven). In overleg met de Provincie zijn de dossiers van de bedrijven die in onze gemeenten liggen digitaal ontvangen. De originelen fysieke dossiers worden door de Provincie zelf bewaard. 7. Harmonisatie zaaktypencatalogus RUD Limburg-Noord In 2014 heeft de RUD Limburg-Noord samen met RUD-medewerkers uit de verschillende betrokken domeinen (o.a. vergunningverlening, toezicht en handhaving, advisering en DIV) een Zaaktypencatalogus (ZTC) voor de processen van de RUD opgesteld. Bij het opstellen van de ZTC was namens onze gemeente een van de DIV-consulenten betrokken. ZTC heeft als belangrijkste doel het harmoniseren van informatiesystemen en gelieerde werkprocessen. Harmonisatie is belangrijk voor het toegroeien naar een gemeenschappelijke informatievoorziening, het verbinden van systemen, het communiceren met partners en het overdraagbaar maken van werk tussen medewerkers. In de ZTC is onderscheid gemaakt tussen RUD zaaktype en bevoegd gezag zaaktypen. Wegens de sterke verbondenheid tussen de processen die bevoegde gezagen uitvoeren en de ondersteunende processen van de RUD is het verstandig de ZTC integraal te implementeren. Gezien diverse ontwikkelingen is ervoor gekozen om vooralsnog de integrale ZTC niet te implementeren en te kiezen om enkel het RUD zaaktype Advies verstrekken in te richten in het GISVG. De ontwikkelingen zijn: Verslag Informatiebeheer 2013/2014 gemeente Nederweert 7

8 Complexiteit van het implementeren van de integrale ZTC. De haalbaarheid van de implementatie is afhankelijk van o.a. de koppelmogelijkheden van onze DMS (Decos) en VTH systeem (GISVG). Het koppelen van Decos en GISVG is momenteel niet mogelijk. De invloed van de ZTC op de werkprocessen, de dienstverlening en de bedrijfsvoering. De samenloop met het inrichten van gemeentelijke zaaktypes die niet onder de RUD zullen vallen en de ontwikkelingen rondom archivering (project Digitaal). Ontwikkelingen RUD Limburg-Noord zoals: krijgt de RUD netwerkvariant uiteindelijk groen licht, besluitvorming over de wens van de RUD dat alle partners op termijn een gemeenschappelijk informatiesysteem aanschaffen moet nog plaatsvinden en het voornemen van onze gemeente om ook niet basistaken in de RUD onder te brengen. 8. Vernieuwd Interbestuurlijk toezicht op archieven (archief KPI s) Met de invoering van de wet Revitalisering Generiek Toezicht (RGT) per oktober 2012 is het toezicht op archieven door de provincie veranderd. De provinciale archiefinspectie vervalt en in plaats daarvan is het interbestuurlijk toezicht in de plaats gekomen. In de praktijk betekent dit dat de zorgdrager (B&W), actief zowel de gemeenteraad als provincie informeert middels een, schriftelijke systematische rapportage over de archiefwettelijke verplichtingen. De KPI verslaglegging is een verplichting die ook mogelijkheden biedt. In de onderstaande paragraaf wordt hier nader op ingegaan KPI verslaglegging: een verplichting en de mogelijkheden. De verplichting In de eerste plaats is de KPI verslaglegging een verplichting in het kader van wet Revitalisering Generiek Toezicht (RGT) en het interbestuurlijk toezicht op het (archief-)informatiebeheer. Middels de nota Interbestuurlijk Toezicht in Limburg en de verordening systematische toezichtinformatie regelt de Provincie Limburg wat de gemeente als ondertoezichtgestelde beschikbaar moet stellen. Voor het opstellen van het KPI verslag heeft de VNG heeft een tool beschikbaar gesteld, de zogenaamde KPI s, 10 aspecten waaraan goed informatiebeheer zou moeten voldoen. Wanneer de KPI's jaarlijks worden ingevuld en aan de Raad en Provincie word toegezonden, wordt tevens voldaan aan de informatiebehoefte van de Provincie. De informatie kan ook, aldan niet aanvullend, in een andere vorm aan de Provincie worden toegezonden. Bijvoorbeeld in het verslag van de gemeentearchivaris dat op grond van de gemeentelijke Archiefverordening (twee)jaarlijks wordt opgemaakt. Daarnaast geldt: eenmalig aanbieden, meervoudig gebruik. Dit betekent dat, indien de gemeente de informatie die i.h.k.v. horizontale verantwoording aan de Raad ook toevoegt op de website Waarstaatjegemeente.nl, dan hoeft de informatie niet apart aan de Provincie te worden toegezonden. Het gebruik van de website Waarstaatjegemeente.nl staat de gemeente vrij. De invulling van het vernieuwde toezicht op informatiebeheer en het publiceren van toezichtinformatie over het (archief-)informatiebeheer op waarstaatjegemeente.nl zijn nog in ontwikkeling. Nog maar weinig gemeenten hebben de toezichtinformatie op de waarstaatjegemeente.nl ingevuld. De Provincie beschouwt 2015 als een proefjaar en beoogt in 2016 en 2017 de effectiviteit en efficiency van het vernieuwde toezicht te vergroten. De mogelijkheden De KPI verslaglegging biedt de mogelijkheid om zich te ontwikkelen tot een eerste tool in een reeks van tools/maatregelen die nodig zijn om te kunnen voldoen aan het wettelijke verplichte kwaliteitssysteem (Artikel 16 van de Archiefregeling). Een kenmerk van een kwaliteitssysteem is het cyclische karakter: plando-act-check. Door de KPI verslagleggingen en de aanpak van de geconstateerde verbeteringen cyclisch op te maken wordt de eerste basis voor het kwaliteitssysteem gelegd. Een eerste aanzet is gemaakt door het opmaken van het KPI verslagen over 2013 en 2014, de bijbehorende verbeterplannen en het plannen van concrete verbeteracties via de taken/jaarplanning DIV. 9. KPI verslagen Nederweert In 2014 is het eerste KPI verslag over 2013 en het bijbehorende verbeterplan opgemaakt welke na behandeling door de Raad aan de Provincie is toegezonden. In het KPI verslag 2013 waren naast de conclusies van het onderzoek ook adviezen en aanbevelingen opgenomen. Voor het KPI verslag 2014 is er gekozen om het verslag te beperken tot een uitwerking van de conclusies van het onderzoek. Het onderzoek is in maart 2015 uitgevoerd. Daarbij is gekeken naar verschillen ten opzichte van het situatie bij de opname van het KPI verslag 2013 en naar de stand van zaken op dat moment. Het KPI verslag 2014, de samenvatting van de conclusies en verbeteringen en het bijbehorende verbeterplan zijn opgemaakt. Nadat Raad hier kennis van heeft genomen worden de documenten aan de Provincie toegezonden. Voor het Verslag Informatiebeheer 2013/2014 gemeente Nederweert 8

9 uitvoeren van het onderzoek en het opstellen van de KPI verslagen 2013 en 2014 is de archiefinspecteur van de gemeente Weert ingehuurd. Voor het uitvoeren van het onderzoek is er gebruik gemaakt van de door de VNG opgestelde 10 KPI s. Hiermee wordt voldaan aan de verplichtingen die de Provincie stelt aan het interbestuurlijk toezicht op het (archief-)informatiebeheer. Daarbij dient het volgende te worden opgemerkt: voor de toezending van de toezichtsinformatie aan de Provincie wij zijn uitgegaan van datum 15 juli zoals genoemd in de Uitgangspunten en randvoorwaarden Interbestuurlijk toezicht Provincie Limburg. Wij hebben de Provincie middels een brief, d.d. 22 mei 2015, voorgesteld om documenten na behandeling door de Raad (op 14 juli 2015) toe te sturen. Op dit moment vindt er nog geen publicatie van de toezichtsinformatie over (archief-)informatiebeheer van onze gemeente op waarstaatjegemeente.nl plaats. Dit zal samen met de verdere invulling van het KPI verslaglegging worden vormgegeven Conclusies KPI verslagen De algemene conclusie van het KPI verslag 2014 stelt dat sinds het KPI verslag van 2013 er veel stappen zijn waardoor het informatiebeheer op diverse gebieden is verbeterd zoals het proces van vernietiging en vervreemding; de kwaliteit van de archiefbewaarplaats; het beschikbaar stellen van overgebrachte archieven aan burgers en de beschikbaarheid van middelen en mensen. Het kwaliteitssysteem en digitale archiefbeheer blijven belangrijke verbeterpunten. Vooral op het gebied van ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid van archiefbescheiden zijn verbeteringen nodig. De verbeteringen zijn nodig om de betrouwbaarheid, rechtsgeldigheid, raadpleegbaarheid en/of beschikbaarheid van de informatie op korte en lange termijn te kunnen garanderen. Het verbeteren van het digitale informatiebeheer was beoogd middels diverse onderdelen van project Sterk/Digitaal. Echter, het project Sterk/Digitaal heeft haar ambitie moeten bijstellen en het project is opgeleverd. Enkele basisvoorzieningen zijn gerealiseerd maar de beoogde verbeteringen op het gebied van informatiebeheer zijn niet behaald. De nodige stappen om het (digitale) informatiebeleid en -beheer te verbeteren moeten nog worden gezet. De benoemde aandachtspunten uit het KPI verslag 2014 zijn vertaald naar een verbeterplan. De belangrijkste verbeterpunten waarop (meest risicovolle) taakverwaarlozing zijn hieronder opgesomd: Verbeterpunt KPI 1. Kwaliteitssysteem KPI 2 Interne kwaliteit & toezicht 2. Digitaal informatiebeheer: beleid en beheer KPI 3 Ordening authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaam archiefbescheiden KPI 4 Digitale archiefbescheiden 3. Archiefbewaarplaats KPI 7 Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depots 4. Calamiteitenplan KPI 9 Rampen, calamiteiten en veiligheid De belangrijkste verbeteractie is het vaststellen van een visie DIV: om het (archief-)informatiebeheer over de gehele breedte te kunnen verbeteren en zo een goede basis te leggen voor digitaal (archief- )informatiebeheer is een integrale visie nodig. De visie wordt in 2015 opgesteld. Het bijbehorende uitvoeringsplan biedt een plan van aanpak om de komende jaren, op de maat van Nederweert, het digitaal (archief-)informatiebeleid en beheer te verbeteren Correctie KPI verslag 2013 Voor het onderzoek van het KPI verslag 2013 is gebruik gemaakt van de VNG-tool. Deze VNG-tool is nog in ontwikkeling. Bij het opstellen van het KPI verslag 2014 is een fout in deze tool geconstateerd waardoor de resultaten van KPI 10 (middelen en mensen) in de grafische weergave van KPI verslag 2013 te positief zijn weergegeven. De resultaten zijn opnieuw bekeken en zijn als volgt: KPI verslag 2013 Niet overgebracht archief Overgebracht archief Voldoet niet Voldoet Voldoet niet Voldoet Score voor correctie 50% 50% 80% 20% Score na correctie 16,7% 83,3% 40% 60% De aangepaste resultaten komen overeen met de geconstateerde aandachtspunten in het KPI verslag 2013 en sluiten aan op de acties die ten aanzien van KPI 10 in 2014 zijn genomen. In het KPI verslag 2014 laat de score op KPI 10 een flink verbetering zien. Verslag Informatiebeheer 2013/2014 gemeente Nederweert 9

10 10. Toekomst De toekomst voor DIV wordt steeds duidelijker. De eerste veranderingen in de werkzaamheden die de digitalisering met zich meebrengt zijn binnen het cluster merkbaar. De verdere omslag naar digitaal (zaakgericht) werken en archiveren zal nog veel inzet van het cluster DIV vragen. Om de omslag in de komende jaren te kunnen realiseren zijn duidelijk kaders en uitgangspunten, vastgelegd in een visiedocument als grondslag voor de verdere digitalisering, nodig. Voor de realisatie van de verdere digitalisering kan er gebruik worden gemaakt van (landelijke) tools en handreikingen/leiddraden die door de VNG en project AIDO beschikbaar worden gesteld. Voorbeelden zijn: de 10 KPI s en de KPI verslaglegging, de handreikingen voor vervanging en voor het kwaliteitssysteem (de laatst genoemde handreiking komt naar verwachting eind 2015 beschikbaar). Daarnaast vragen de ontwikkelingen en het groeiende aantal samenwerkingen, zoals op het gebied van VTH-taken en het sociaal domein, om een andere DIV. De focus zal niet langer alleen gericht zijn op onze eigen interne organisatie maar ook de zorg onze gemeentearchieven die zich buiten ons gemeentehuis (binnen samenwerkingen) bevinden behoeve aandacht. Het cluster zal steeds meer toe gaan groeien naar een adviesrol waar DIV op processen een verbindende rol heeft. De toekomstige werkzaamheden zullen zowel een regiefunctie als een uitvoerende functie (bijvoorbeeld voor postregistratie) omvatten. Het effectueren van het formatieplaatje DIV nieuwe stijl en het invullen van de groeitrajecten van de vaste medewerkers spelen daarbij een belangrijke rol. Verslag Informatiebeheer 2013/2014 gemeente Nederweert 10

11 Begrippenlijst Archiefbescheiden Archiefbewaarplaats (Archief-)Informatiebeheer Bescheiden die door een overheidsorgaan zijn ontvangen of opgemaakt. Archiefbescheiden zijn uniek van karakter en hebben een directe relatie met de taak van het overheidsorgaan. Ruimte bedoeld voor de blijvende bewaring van de archiefbescheiden na overbrenging. De eisen aan deze bewaarplaats zijn beduidend hoger dan de eisen voor een archiefruimte. In Nederweert zijn archiefbewaarplaats en archiefruimte gecombineerd. Archiefbeheer en informatiebeheer zijn twee begrippen die vaak door elkaar worden gebruikt. Archiefbeheer: het geheel van normen, plannen, procedures en activiteiten gericht op de archiefvorming, de archiefbewerking, het beheer van de archiefdepots, de daarin berustende archiefbescheiden en het beschikbaar stellen daarvan. Brondocumenten Hybride situatie Kwaliteitssysteem Niet overgebracht archief/ Overgebracht archief Project Archiefinnovatie decentrale overheden (AIDO) Taakverwaarlozing Informatiebeheer: een containerbegrip dat het geheel van informatievoorziening en het feitelijk beheer van archiefbescheiden omvat. Informatiebeheer is het waarborgen dat informatie die ontstaat in (werk)processen van voldoende kwaliteit is, om diezelfde processen te kunnen ondersteunen en achteraf te kunnen reconstrueren voor verantwoording, bewijs en beleidsevaluatie. Een brondocument is een document dat ten grondslag ligt aan een opneming, wijzing of niet langer geldig zijn van gegevens in een registratie. Een brondocument bevat informatie over personen of objecten (gebouwen/adressen) en zijn nodig als verantwoording van de registraties in bijvoorbeeld BRP of BAG. Voorbeelden van documenten zijn: verklaring van burgerlijke staat of een verklaring van nationaliteit, paspoorten, rijbewijzen, bouw- en sloopvergunningen, straatnaamgeving. De periode waarin de overgang van analoog (archief- )informatiebeheer naar volledige digitaal (archief- )informatiebeheer plaats vindt. Een kenmerk van een hybride situatie is: werkzaamheden vinden dubbel, zowel analoog als digitaal, plaats. Het geheel van organisatorische structuur, verantwoordelijkheden, procedures, processen en voorzieningen die nodig zijn voor het ten uitvoer brengen van de kwaliteitszorg (ISO 8402). Archiefbescheiden die voor bewaring in aanmerking komen en ouder zijn dan 20 jaar, dienen te worden overgebracht. Analoge archiefbescheiden worden naar een archiefbewaarplaats overgebracht en digitale archiefbescheiden worden overgebracht in een e-depot. In principe worden archiefstukken door overbrenging volledig openbaar. Het Interprovinciaal Overleg (IPO), de Unie van Waterschappen (UvW) en de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) werken samen aan de vergroting van het bestuurlijke draagvlak en ondersteuning van het veld in het kader van het project Archiefinnovatie Decentrale Overheden (AIDO). Het project is bij de VNG in beheer ondergebracht. Het verzaken van in medebewind uit te voeren wetgeving. Bij taakverwaarlozing kan de Provincie een besluit tot indeplaatsstelling nemen. Alvorens de Provincie overgaat tot indeplaatstelling krijgt de zorgdrager de kans om de taakverwaarlozing te herstellen Verslag Informatiebeheer 2013/2014 gemeente Nederweert 11

12 Vervanging VTH Wabo Het vervangen van archiefbescheiden door reproducties, waarna de vervangen bescheiden vernietigd worden. In de meeste gevallen het vervangen van papier door een digitale gegevensdrager. Ook wel substitutie genoemd. Vergunningverlening, toezicht en handhaving Wet algemene bepalingen omgevingsrecht Verslag Informatiebeheer 2013/2014 gemeente Nederweert 12