Draaiboek uitvaart met korpseer

Transcriptie

1 Draaiboek uitvaart met korpseer Bij overlijden van geüniformeerde brandweerfunctionarissen die in actieve dienst waren op het moment van overlijden en zijn overleden bij de uitvoering van brandweertaken is ondersteuning van het Begrafenis Bijstands Team mogelijk. Bel hiertoe de meldkamer brandweer van de Meldkamer Oost Nederland (tel ) en verzoek om ondersteuning van het Begrafenis Bijstands Team. U wordt door de voorzitter van het Begrafenis Bijstands Team teruggebeld NVBR 1

2 1. Inleiding Als een brandweerfunctionaris als gevolg van een inzet het leven verliest heeft dat grote invloed op zowel de familie als de brandweerorganisatie. Te verwachten is dat er grote media-aandacht zal zijn. Het speculeren over of het beantwoorden van vragen naar het hoe en waarom kan korpsleden het gevoel geven in de beklaagdenbank te zitten. Verschillende onderzoeksinstanties beginnen ieder op hun eigen terrein en met eigen verantwoordelijkheden hun werkzaamheden. Daarnaast is er sprake van groot medeleven van de gemeenschap en de eigen beroepsgroep. Als iemand overlijdt tijdens het uitoefenen van het brandweervak, kan door de familie gevraagd worden om een uitvaartceremonie met korpseer. Bij de organisatie en uitvoering van de daarbij horende werkzaamheden komen vele, niet tot de dagelijkse routine behorende, zaken aan de orde. Het Begrafenis Bijstands Team (kortweg BBT) van de Nederlandse Vereniging voor Brandweer en Rampenbestrijding (NVBR) wil desgevraagd hieraan een bijdrage leveren. Het team organiseert de plechtigheden in eerste aanleg voor de directe familie van betrokkene(n). Voor zover het in dit draaiboek vastgestelde protocol het toelaat zal met specifieke wensen van de nabestaanden en/of bestuur getracht worden rekening te houden. Daarnaast probeert het team het getroffen korps waar mogelijk te ondersteunen om zo geleidelijk aan de paraatheid en inzetbaarheid weer te kunnen garanderen. Dit door allerlei zaken in de eerste rouwweek op te pakken, te initiëren en uit te (laten) voeren. En door plannen voor de langere termijn op te stellen. Het team heeft in de loop der jaren veel ervaring opgebouwd en beschikt over goed ingevoerde leden die de nodige expertise en ondersteuning kunnen bieden. Het team is op afroep beschikbaar. De inzet kan worden aangevraagd door of namens: een voorzitter van een Veiligheidsregio, een burgemeester of een korpscommandant. Desgevraagd kunnen ook andere hulpverleningsdiensten een beroep op het team doen. In dit draaiboek is vastgelegd: - hoe het BBT is georganiseerd; - welke expertise en diensten worden aangeboden; - het protocol bij een uitvaart met korpseer. Uitgangspunten Dit draaiboek gaat met name over de organisatie van een crematie of begrafenis met korpseer. In principe is sprake van een uitvaart met korpseer als de brandweercollega is overleden tijdens en door het uitoefenen van het brandweervak. Kernwoorden voor een dergelijke plechtigheid, en daarmee voor het Begrafenis Bijstands Team essentiële uitgangspunten, zijn respectvol, sober en perfect. Bij het opstellen van dit draaiboek is vastgehouden aan de volgende zaken: - Er is een landelijk Begrafenis Bijstands Team. Dit team kan direct, 24 per dag, worden gealarmeerd zodra overlijden van een brandweercollega tijdens uitoefening van brandweerwerk komt vast te staan of wordt vermoed. - Het team kent een formele status; het maakt als landelijke faciliteit onderdeel uit van de NVBR. - Het team werkt in opdracht van een formele opdrachtgever. Dit zal veelal de burgemeester, de commandant, de gemeentesecretaris of de voorzitter van de veiligheidsregio zijn. Periodiek wordt het verloop van de voorbereidingen van de plechtigheden aan de opdrachtgever teruggekoppeld en wordt de opdracht zo nodig bijgesteld. - Het team organiseert de plechtigheden in eerste plaats voor de directe nabestaanden. - Wensen van nabestaanden en collega s worden waar mogelijk gehonoreerd voor zover het protocol dit toelaat. NVBR 2

3 2. Uitvaart met korpseer Zoals gezegd kan een begrafenis of crematie met korpseer worden georganiseerd bij overlijden van geüniformeerde brandweerfunctionarissen die in actieve dienst waren op het moment van overlijden en zijn overleden bij de uitvoering van brandweertaken. In geval brandweermensen of oudbrandweermensen op andere wijze en in andere omstandigheden overlijden kan door de korpsleiding aan nabestaanden worden aangeboden een uitvaart met beperkt ceremonieel te organiseren. Ten behoeve van begrafenissen met beperkt ceremonieel is een afzonderlijk draaiboek beschikbaar. Leden van het Begrafenis Bijstands Team zijn beschikbaar voor advies bij de uitvoering hiervan. In principe is het team echter niet beschikbaar voor daadwerkelijke ondersteuning ter plaatse. Om waardig en respectvol afscheid te kunnen nemen van de overleden collega wordt bij een uitvaart met korpseer een strak protocol aangehouden. Hiertoe worden een aantal functionarissen ingedeeld in het protocol. - De begrafenisofficier, zijnde een lid van het Begrafenis Bijstands Team; - De officier protocollair, zijnde een lid van het Begrafenis Bijstands Team; - De draagploeg, bestaande uit een commandant draagploeg, acht dragers en een opsluiter. Deze laatste functionaris ondersteunt waar nodig de overige leden van de draagploeg, loopt achter de kist en draagt eventueel de versierselen van de overledene. - De bloemendragers. - Eventueel een dodenwacht, bestaande uit de commandant dodenwacht en ten minste 8 geüniformeerden - De coordinator binnen, zijnde een lid van het Begrafenis Bijstands Team; - De coordinator buiten, zijnde een lid van het Begrafenis Bijstands Team; - Het politie-escorte In het protocol ingedeelde brandweerlieden dragen het ceremonieel tenue met armkoord en witte handschoenen. Naast de in het protocol ingedeelde functionarissen kunnen andere geüniformeerden worden gevraagd een erehaag te vormen. Naast deze functionarissen zullen nog talrijke geüniformeerde collega s uit het gehele land aanwezig zijn bij de plechtigheden. Al deze geüniformeerden zijn zo mogelijk gekleed in het ceremonieel tenue met armkoord. Zij dienen de aanwijzingen te volgen van de begrafenisofficier, officier protocollair of de overige leden van het Begrafenis Bijstands Team. De afscheidsceremonie Bij aanvang: De ceremonie begint op het moment dat de begrafenisofficier van het Begrafenis Bijstands Team het stoffelijke overschot ophaalt van de plaats, waar de overledene is opgebaard. De begrafenisofficier zorgt ervoor dat de kist juist is aangekleed. De kist wordt afgedekt met een brandweervlag. Op de kist liggen - Het hoofddeksel van de overledene (hoofdeind) - Een donker kussen met de toegekende versierselen (middengedeelte) - Een bloemstuk van de directe familie (voeteneind) Bij de kerk of de locatie waar de uitvaartplechtigheid plaatsvindt staan de draagploeg en de bloemendragers opgesteld. De draagploeg en de bloemendragers zijn blootshoofds en dragen het ceremonieel tenue met armkoord en witte handschoenen. Genodigden en belangstellenden nemen plaats in de zaal. In de kerk of locatie waar de uitvaartplechtigheid plaatsvindt wordt een erehaag gevormd door geüniformeerden van het eigen korps. De korpsleden staan op de hoeken van de banken aan het middenpad opgesteld. Bij het binnendragen van de kist wordt front naar het middenpad gemaakt, waarna de houding wordt aangenomen. Zo nodig vullen geüniformeerden de erehaag aan tot buiten de kerk of zaal nabij de stopplaats van de lijkwagen. Overige geüniformeerden nemen hun plaatsen in in de zaal. Bij het in zicht zijn van de lijkwagen gaan alle NVBR 3

4 aanwezigen staan en nemen alle geüniformeerden de houding aan. Dit op aangeven van de coordinator buiten. Binnendragen van de kist De bloemenwagens stoppen iets voorbij de erehaag. De bloemen worden door de bloemendragers door de erehaag heen de (kerk-)zaal ingedragen en aldaar geschikt. De bloemenwagens rijden vervolgens door waarna de volgauto s oprijden. De familieleden stappen uit en lopen door of langs de erehaag naar hun plaatsen in de zaal. De volgauto s rijden vervolgens door, waarna de lijkwagen oprijdt. De draagploeg neemt de kist uit de lijkwagen en schoudert de kist. Daarna draagt zij de kist de kerk of herdenkingsruimte in. Alle aanwezige geüniformeerden buiten de kerk beëindigen de houding nadat de kist de kerk is binnengedragen. Dit op aangeven van de coordinator buiten. De kist wordt met het voeteneinde in de looprichting meegedragen. Plaatsen van de kist De draagploeg draagt de kist geschouderd tot nabij de baar of katafalk. Op aangeven van de commandant draagploeg wordt ontschouderd en wordt de kist op heuphoogte op de baar geplaatst. Hierbij geldt de richting zoals gebruikelijk is bij de geloofsovertuiging van de overledene. Over het algemeen geldt de volgende richting van de kist: - Opstellen in een RK-kerk voeteneinde in richting van altaar/kruis - Opstellen in een protestantse kerk: voeteneinde in richting van aanwezigen - Opstellen in crematoriumof herdenkingsruimte voeteneinde in richting van aanwezigen Na het plaatsen van de kist op de baar of katafalk nemen de leden van de draagploeg hun zitplaatsen in achter de coulisse of achter een scherm. Uitdragen van de kist Na beëindigen van de herdenkingsdienst of plechtigheid vormen de geüniformeerden, gezeten op de hoeken van de banken weer een erehaag. Dit op aangeven van de coordinator binnen. Zij maken front naar het middenpad en nemen de houding aan. Op teken van de officier protocollair dragen de bloemendragers de bloemen de kerk of zaal uit. Daarna neemt de draagploeg de positie in, schoudert de kist opnieuw en draagt deze de ruimte uit (wederom met het voeteneinde in de looprichting). De familie sluit direct achter de kist en de opsluiter aan. Hierna volgen de autoriteiten. Vlak voor het moment dat de kist naar buiten wordt uitgedragen, nemen de buiten de zaal aanwezige geüniformeerden de houding aan. Deze houding wordt beëindigd na het vertrek van de volgwagens van familie en genodigden. De verplaatsing van de stoet begint op aanwijzing van de officier protocollair. Plechtigheden op de begraafplaats of bij crematorium Bij de begraafplaats of crematorium aangekomen houdt de stoet halt en worden opnieuw geformeerd. Hierbij doen zich twee mogelijkheden voor: - de kist blijft in de lijkwagen en wordt lopend begeleid; - de kist wordt gedragen naar het graf of het crematorium. In beide gevallen zal de volgorde van de stoet zijn: - politie-escorte (alleen bij begeleiding van de lijkwagen) - bloemendragers - commandant draagploeg - begrafenisauto, geflankeerd door de draagploeg, dan wel draagploeg met kist - opsluiter - familieleden (eventueel nog steeds in de volgauto s) - de burgemeester en/of de voorzitter van de Veiligheidsregio - de commandant - autoriteiten - overigen - politie-escorte (alleen bij begeleiding van de lijkwagen) Als de kist naar het graf of crematorium wordt gedragen, wordt deze op een daartoe geëigende plek geschouderd door de draagploeg. Alle voertuigen worden uit de stoet verwijderd. NVBR 4

5 Op het kerkhof verplaatst de stoet zich naar een door de officier protocollair aangegeven punt, waar iedereen halt houdt. Op aanwijzing van de officier protocollair worden de bloemen rondom het graf geschikt, waarna de draagploeg de kist boven het graf plaatst. De kist wordt achterwaarts op het graf gebracht met het voeteneinde in de richting van de familie. De dragers nemen de positie in aan beide zijden van het graf. Zij worden op dat moment voorzien van hun pet. De commandant staat bij het hoofdeinde van de kist of als dat niet mogelijk is aan de rechterzijde van het graf. Nadat het graf in gereedheid is gebracht, nodigt de officier protocollair de familieleden en overige aanwezigen uit, zich te verzamelen bij het graf. Nadat de eventuele kerkelijke plechtigheden bij het graf hebben plaatsgevonden, kan door of namens de familie een dankwoord worden uitgesproken. Vervolgens wordt door de aanwezigen afscheid genomen. Geüniformeerden doen dat door halt en front te maken voor het graf, de houding aan te nemen en de groet te brengen. Daarna treedt men weg. Men behoort alleen aan de overledene een groet te brengen, niet aan de familie. Bij grote drukte is het gewenst dat geüniformeerden in tweetallen of drietallen afscheid nemen. De hoogste in rang geeft in dat geval op fluistertoon de commando s geeft acht, brengt groet en plaats rust. Tijdens het afscheid nemen wordt de grafwacht met enige regelmaat gewisseld. Op dat moment wordt het persoonlijk afscheid nemen tijdelijk stopgezet. Grafwacht en afscheidsnemers volgen hierbij de aanwijzingen van de begrafenisofficier en officier protocollair. Familie en genodigden nemen als laatste afscheid, tenzij zij hiertoe anders besluiten. Nadat zij de begraafplaats hebben verlaten, wordt onder leiding van de officier protocollair het graf gesloten. Daartoe worden de op de kist aanwezige pet, versierselen en eventuele bloemen van de vlag genomen. De vlag wordt opgevouwen. Indien de familie nog aanwezig is wordt de vlag door de commandant draagploeg aan de nabestaanden overhandigd. Vervolgens wordt de kist neergelaten, waarbij de wacht de laatste groet brengt en de draagploeg weg treedt. Aanvulling voor plechtigheden in het crematorium Voor aanvang van de plechtigheid in het crematorium wordt de kist in het crematorium geplaatst en de dodenwacht betrokken. Daarna nodigt de officier protocollair de familie en overige genodigden uit plaats te nemen op de voor hen bestemde plaatsen. Nadat de (kerkelijke) plechtigheden hebben plaatsgevonden, kan door of namens de familie een dankwoord worden uitgesproken. Als de kist aan het oog onttrokken wordt, nog voor de familie en overigen de zaal hebben verlaten, nemen de geüniformeerden na de toespraken de houding aan tot het moment dat de kist volledig aan het oog is onttrokken. Dodenwacht Aanvullend aan de plechtigheden die behoren bij een uitvaart met korpseer kan door nabestaanden worden verzocht om een wake, waarbij een dodenwacht namens de brandweer aanwezig is. De dodenwacht wordt gevormd door een commandant dodenwacht en vier brandweermensen. Voor aflossing zijn tenminste vier personen beschikbaar. Deelnemers aan de dodenwacht dragen het ceremonieel uniform met witte handschoenen. Zij betrekken de wacht blootshoofds. De dodenwacht wordt betrokken rechts en links van het hoofdeinde en rechts en links van het voeteneinde met het front naar het voeteneinde. De wachten hebben hun posities ingenomen voordat de ruimte geopend wordt voor afscheidnemers. Nadat de posities zijn ingenomen wordt door de commandant het commando op de plaats rust gegeven. De commandant kiest een zodanige positie dat een goed zicht op de dodenwacht verzekerd is. Hij draagt zorg voor een tijdige aflossing. Bij het aflossen van de dodenwacht verzoekt de commandant dodenwacht afscheidnemers tijdelijk op enige afstand te wachten. NVBR 5

6 De aflossing geschiedt, op aanwijzing van de commandant, als volgt: - de dodenwacht neemt de houding aan; - de nieuwe wacht neemt de positie in achter de af te lossen wacht - de nieuwe wacht neemt de houding aan; - de af te lossen wacht treedt weg van de ingenomen positie - de nieuwe wacht neemt de positie in van de afgeloste wacht - de nieuwe wacht gaat in de rusthouding staan Het geven van commando s blijft hierbij achterwege Voordat het stoffelijk overschot uit de ruimte wordt gedragen stellen alle bij de dodenwacht ingedeelde functionarissen zich bij de uitgang van dat vertrek op in twee tegenover elkaar staande linies met het front naar elkaar. Op het commando geeft acht van de commandant wordt de houding aangenomen. Nadat het stoffelijk overschot is uitgedragen wordt de dodenwacht ontbonden. Alle commando s worden op gedempte toon gegeven Tenue De geüniformeerden die geen onderdeel uitmaken van het protocol dragen het ceremonieel tenue met pet en met armkoord, echter zonder handschoenen. Binnen wordt géén pet gedragen. De pet wordt in dat geval onder de linker arm met de klep naar voren gedragen. Buiten dient te allen tijde een pet gedragen te worden. Voor het juiste tenue en het draagvoorschrift wordt verwezen naar de meest recente versie van Draagvoorschrift Brandweeruniform Nederlandse Brandweer van de NVBR. Het afvlaggen van de lijkkist De lijkkist wordt bedekt met de brandweervlag. Op de kist worden verder geplaatst: - de pet van het uitgaanstenue van overledene. Deze wordt aan het hoofdeinde van de kist neergelegd; - de op een zwart of paars kussen gespelde versierselen van onderscheidingen, welke de overledene gerechtigd was te dragen; - bloemen van directe nabestaanden. Vlaggenprotocol Nadat het overlijden van een brandweerfunctionaris formeel is vastgesteld en de zekerheid bestaat dat de familie daarvan op de hoogte is gesteld kan halfstok gevlagd worden. Halfstok gevlagd wordt vanaf het moment dat het overlijden formeel bekend is gemaakt tot en met de dag waarop de uitvaart heeft plaats gevonden. Bij gebruik van meerdere vlaggen behoren deze van gelijke afmetingen te zijn en zo mogelijk op gelijke hoogte te worden gehesen. Het gebruik van een vlag in één vlaggenmast. De Nederlandse vlag: - De vlag wordt langzaam vol gehesen waarna zij langzaam wordt neergelaten tot halfmast. - Tussen een half uur voor zonsondergang en een half uur na zonsopgang wordt niet gevlagd tenzij de vlag zodanig kan worden aangelicht dat de kleuren daarvan duidelijk herkenbaar. zijn. De brandweervlag: - De vlag wordt langzaam vol gehesen waarna zij langzaam wordt neergelaten tot halfmast. - De vlag kan de gehele periode blijven hangen. Het gebruik van vlaggen bij twee vlaggenmasten: Staande met het gezicht in de richting van de masten wordt de Nederlandse vlag in de linker mast gehesen. Rechts daarvan komt een vlag van lagere orde bijvoorbeeld de gemeente- of brandweervlag. Vlaggen van lagere orde dan de Nederlandse kunnen de gehele periode blijven hangen. Het gebruik van vlaggen bij drie masten. NVBR 6

7 Staande met het gezicht in de richting van de masten wordt in de middenmast de Nederlandse vlag gehesen. In de linker mast de vlag van een lagere orde ( de gemeentevlag) in de rechter mast wordt in dit geval de brandweervlag gehesen. Vlaggen van lagere orde dan de Nederlandse kunnen de gehele periode blijven hangen. De rangorde van de vlaggen: - de Nederlandse vlag - de provinciale vlag - de gemeentevlag - de brandweervlag Als het om een gemeentelijke aangelegenheid gaat, gaat de gemeentevlag boven de provinciale. Indien halfstok wordt gevlagd bij een horizontaal uitgestoken vlaggenstok, bijvoorbeeld uit een dakkapel, raam of mastgat wordt gebruik gemaakt van een zwarte wimpel of zwarte strik. Zij wordt direct onder de knop en boven de vlag aangebracht. De vlag wordt niet halfstok bevestigd. Bij gebruik van een schuin geplaatste vlaggenstok wordt de vlag 30 centimeter beneden de knop bevestigd. Voor het gebruik van alle vlaggen geldt dat zij in ontplooide toestand vrij moeten zijn van obstakels, de grond niet raken of het verkeer hinderen. NVBR 7

8 3. Samenstelling Begrafenis Bijstands Team Het Begrafenis Bijstands Team maakt, zoals al eerder gezegd, als landelijke faciliteit onderdeel uit van de NVBR. Op basis van eerdere ervaringen met uitvaarten met korpseer kan het team voorzien in één of meer van de volgende processen: - Proces Uitvaartleiding - Proces Protocol - Proces Onderzoeksbegeleiding - Proces Opvang en nazorg Ter ondersteuning van deze taakvelden zal het Begrafenis Bijstands Team zich ook richten op de processen - Proces Communicatie - Proces Logistiek - Secretariële ondersteuning Het Begrafenis Bijstands Team is samengesteld uit verschillende experts uit het land. Voor uitvoering van de taken wordt het team aangevuld met medewerkers van het brandweerkorps dat of de brandweerregio die is getroffen door het ongeval. Daarnaast is aanvulling nodig van functionarissen vanuit de gemeentelijke organisatie en van de overige hulpdiensten. Organisatievorm tijdens de voorbereidingen Tijdens de voorbereidingen op de plechtigheden wordt gewerkt volgens onderstaande structuur. Het organogram geeft de situatie weer, waarbij het team met alle kernfunctionarissen bezet is. Afhankelijk van de grootte en de complexiteit van het incident wordt bekeken hoeveel ondersteunende functionarissen noodzakelijk zijn om de werkzaamheden te kunnen regelen. In geval van het overlijden van meerdere brandweermensen zal per plechtigheid een begrafenisofficier worden aangewezen. voorzitter Secretariaat Korpscoördinator Begrafenisofficier(en) Familiecontactpersonen Protocollair Secretariële ondersteuning Communicatie Huishoudelijke Dienst Logistiek Opvang & Nazorg Onderzoeksbegeleiding Liaison Politie NVBR 8

9 Taken leden Begrafenis Bijstands Team Voorzitter BBT De voorzitter BBT is de leider van het Begrafenis Bijstands Team en de eindverantwoordelijke voor het resultaat. De voorzitter is de contactpersoon voor de opdrachtgever, de korpscommandant, de burgemeester, de gemeentesecretaris en anderen. De leden van het Begrafenis Bijstands Team werken onder zijn of haar verantwoordelijkheid en in zijn of haar opdracht. Globale taakomschrijving: De voorzitter legt het eerste contact met de commandant en bijvoorbeeld de burgemeester of voorzitter veiligheidsregio. Nadat de ondersteuning door het Begrafenis Bijstands Team formeel is bevestigd, wordt de rest van het team 'ingevlogen'. De voorzitter legt, nadat de leiding van het korps zelf heeft zorg gedragen voor het aanzeggen van overlijden, vanuit het Begrafenis Bijstands Team het eerste contact met de familie. Hij informeert de familie omtrent de mogelijkheden van een uitvaart met korpseer en inventariseert of de familie hier prijs op stelt. Zodra de wensen van de familie en de mogelijkheden van tijdstip en locatie van uitvaart bekend zijn, worden de taken binnen het team verdeeld. De voorzitter is verantwoordelijk voor het coördineren en het continueren van de werkzaamheden van de teamleden en de samenwerking tussen het Begrafenis Bijstands Team en het korps. Op initiatief van de voorzitter kunnen taken naar diens plaatsvervanger gedelegeerd worden. De voorzitter houdt toezicht op de juiste uitvoering van het protocol en de gemaakte afspraken met de familie. Secretariaat Het secretariaat draagt, in nauwe samenwerking met secretariële ondersteuning vanuit het korps of de gemeente, zorg voor de ondersteuning van het team op secretarieel gebied. Globale taakomschrijving: Het secretariaat draagt zorg voor de verslaglegging en het distribueren van notulen. Het coördineert de inhoud van een gezamenlijk logboek, draagt zorg voor centrale registratie van NAW-gegevens en bereikbaarheidsgegevens, maakt afspraken en bewaakt voortgang van actiepunten. Sectie begrafenisofficieren De begrafenisofficieren zijn ieder verantwoordelijk voor de integrale voorbereiding op en de uitvoering van de aan hen toebedeelde begrafenis of crematie. Globale taakomschrijving: In de voorbereidingsfase draagt een begrafenisofficier zorg voor afstemming tussen de wensen van de familie en de mogelijkheden die het protocol en de omstandigheden bieden. Daarnaast is de begrafenisofficier verantwoordelijk voor het opstellen van een integraal draaiboek voor zijn of haar plechtigheid en pleegt hierover afstemming met de voorzitter en de afzonderlijke secties. Hierbij is hij of zij onder andere verantwoordelijk voor invulling van de functies die op het moment van de plechtigheid moeten worden bekleed. Tijdens de aan de begrafenisofficier toebedeelde plechtigheid is deze integraal verantwoordelijk voor een goed verloop van alle processen. Sectie protocollair De sectie protocollair draagt er zorg voor dat de plechtigheden op de juiste protocollaire wijze worden uitgevoerd en de geüniformeerden tijdens de plechtigheden de protocollaire handeling op juiste wijze verrichten. Globale taakomschrijving: De sectie protocol traint onder andere de geüniformeerden van de draagploeg, de grafwachten en de dodenwake. De sectie begeleidt deze geüniformeerden uit het eigen korps bij de uitvoering van deze NVBR 9

10 taken. Tevens onderhoudt de sectie contacten met de uitvaartondernemer en beheerders van begraafplaatsen en/of crematoria over de wijze waarop de plechtigheden gaan verlopen. Sectie communicatie De sectie communicatie regelt de informatievoorziening over de plechtigheid en over de ondersteuning door het Begrafenis Bijstands Team aan de media, de korpsen in het land, het getroffen korps en het eigen team. Dit door het onderhouden van contacten met alle betrokkenen en ondersteunen van deze contacten, zowel intern als extern. Globale taakomschrijving: De sectie communicatie treedt in nauw overleg met de afdeling communicatie van de getroffen organisatie. Hierbij wordt vanuit de sectie communicatie een duidelijke scheiding bewaakt tussen ieders communicatieprocessen waarbij de sectie communicatie zich beperkt tot de informatievoorziening over de plechtigheid en over de ondersteuning door het Begrafenis Bijstands Team. De communicatie van en over het team verloopt via nieuwsbrieven, (landelijke) internetsites en overige mediadragers. De sectie regelt daarnaast contacten tussen de pers en de getroffen organisatie. Sectie logistiek De sectie logistiek treft regelingen en voorzieningen op logistiek en vervoerstechnisch gebied rondom de uitvaart(en) en gedurende de periode van voorbereiding. Globale taakomschrijving: De sectie logistiek regelt vervoer, verzorging en ondersteunende middelen in de ruimste zin. De sectie zet een parkeer- en vervoersplan op voor de plechtigheid. Tevens bereidt de sectie logistiek de locaties voor en onderhoudt contact met locatiebeheerders, stelt samen met de begrafenisofficier een draaiboek op voor de plechtigheden, ondersteunt bij de invulling van de bemensing van de talrijke functies tijdens de plechtigheden en onderhoudt contacten met de politie en andere ondersteunende diensten en instanties. Sectie onderzoek en begeleiding De sectie onderzoek en begeleiding begeleidt het korps bij interne en externe onderzoeken. Globale taakomschrijving: De sectie onderzoek en begeleiding adviseert over de wijze waarop onderzoeken worden opgestart en uitgevoerd. Tevens adviseert de sectie over de wijze waarop met de onderzoeksinstanties kan worden omgegaan. De sectie zet een systeem op ter ondersteuning van de onderzoeken zoals het toegankelijk maken en houden van gegevens. Sectie opvang en nazorg De sectie opvang en nazorg coördineert alle activiteiten op het terrein van opvang en nazorg en adviseert het Begrafenis Bijstands Team en de getroffen organisatie met betrekking tot opvang en nazorg, ook op langere termijn. Globale taakomschrijving: De sectie opvang en nazorg geeft voorlichting, informatie en begeleiding ten aanzien van nazorg. De sectie organiseert bijeenkomsten ter verwerking voor alle betrokken medewerkers. Zij heeft hierbij ook aandacht voor medewerkers van andere hulpdiensten en instanties. De sectie regelt of geeft psychologische ondersteuning voor BOT-medewerkers en medewerkers, die opvang van getroffen familie verzorgen. Tevens volgt de sectie of het verlenen van nazorg goed verloopt en effectief is. De sectie doet voorstellen hoe de nazorg op langere termijn kan worden georganiseerd en ondersteunt bij de opzet en eventuele uitvoering van dit traject. Liaison Politie De liaison Politie verzorgt de contacten met de regionale politieorganisatie, en eventueel ook de landelijke politiediensten, en ondersteunt in het contact met het Openbaar Ministerie. Globale taakomschrijving: NVBR 10

11 De liaison Politie legt contacten binnen de regionale politieorganisatie op gebied van recherche, openbare orde, verkeer en overige disciplines. Hij onderhoudt (indirect) contacten met het Openbaar Ministerie over vrijgave van het stoffelijk overschot, strafrechtelijk onderzoek en andere relevante aspecten. Samenwerking tussen korps en Begrafenis Bijstands Team Het Begrafenis Bijstands Team bestaat uit experts vanuit het gehele land. Het team zal in grote mate zelfstandig kunnen opereren en op deze wijze het korps zo veel als mogelijk kunnen ontlasten. Toch zal de daadwerkelijke uitvoering van het protocol door (naaste) collega s van de overledene worden uitgevoerd. Verder zal op diverse andere fronten ondersteuning vanuit het plaatselijk korps of vanuit de regionale organisatie nodig zijn. Commandant In de situatie dat één of meerdere medewerkers van een korps overlijden tijdens een inzet is het van belang de korpscommandant vrij te stellen van de reguliere werkzaamheden. Op deze wijze kan hij of zij ondersteuning bieden aan en contact houden met familie, korpsleden en bestuur. Daarnaast is het belangrijk dat de commandant de ruimte krijgt om als boegbeeld te kunnen functioneren. Korpscoördinator De commandant moet om bovengenoemde redenen (tijdelijk) interne bevoegdheden overgedragen aan een korpscoördinator. Deze coördinator vervult de functie van linking pin tussen het Begrafenis Bijstands Team en het korps. Hij of zij draagt zorg voor de continuïteit in de gevraagde ondersteuning, tijdige aflossing, het regelen van ondersteunend personeel en, in nauwe samenwerking met de sectie communicatie, voor de interne communicatie. De korpscoördinator wordt geacht bij iedere teambespreking van het Begrafenis Bijstands Team aanwezig te zijn. Familiecontactpersoon en familiebegeleider Het korps dient per getroffen familie een familiecontactpersoon te organiseren. Het streven is om hiervoor bij voorkeur iemand aan te stellen, die de familie reeds kent, maar die daarnaast voldoende stevig in de schoenen staat om de te verwachten emotionele situaties aan te kunnen. De taken van de familiecontactpersoon zijn het onderhouden van de contacten tussen familie en het Begrafenis Bijstands Team, het (laten) beantwoorden van vragen, die vanuit het Begrafenis Bijstands Team aan de familie zijn gesteld, en het afstemmen van vragen en verzoeken van de familie met het Begrafenis Bijstands Team. De familiecontactpersoon neemt hierbij geen zelfstandige beslissingen maar stemt alles af met het team. Verder zal de familiecontactpersoon de familie begeleiden in de aanloop naar en tijdens de uitvaart. Hierbij zal hij of zij een signaalfunctie hebben waar het gaat om de inzet van professionele (psychische) hulp. De familiecontactpersoon draagt in het kader van nazorg relevante informatie over aan de functionaris die de verdere nazorg zal verzorgen. De familiecontactpersoon zal wel regelmatig, maar niet continu aanwezig zijn bij de getroffen familie. Desondanks moet er rekening mee worden gehouden dat het een intensieve en zware taak betreft. In geval sprake is van meerdere overledenen worden de familiecontactpersonen organisatorisch ondergebracht bij een coördinator vanuit het betrokken korps. In plaats van de familiecontactpersoon wordt deze coördinator familiecontactpersonen geacht bij iedere teambespreking van het Begrafenis Bijstands Team aanwezig te zijn en te handelen namens de familiecontactpersonen. De duur van de inzet van de familiecontactpersoon is tot en met de dag van uitvaart van de overledene. In overleg met de sectie opvang en nazorg wordt daarna de overdracht van taken georganiseerd. In afstemming met de familiecontactpersoon kan er ook voor worden gekozen om tijdens de uitvaart een (extra) familiebegeleider in te zetten om de familie op deze dag te ondersteunen. Draagploeg Direct nadat bekend is dat een plechtigheid met korpseer zal worden georganiseerd wordt het korps gevraagd vrijwilligers voor een draagploeg aan te leveren. Uiteindelijk wordt een draagploeg geformeerd NVBR 11

12 die bestaat uit een commandant draagploeg, 8 dragers en een opsluiter. Deze vrijwilligers zullen in een vroeg stadium door de sectie protocollair worden geïnformeerd over de wijze waarop de ploeg gaat oefenen en functioneren. De sectie zal aandacht besteden aan de fysieke en emotionele belasting en de benodigde oefentijd. Men moet zich ook realiseren dat de draagploeg tijdens de plechtigheden gescheiden van hun partners en van de overige korpsleden zullen worden, dit zowel tijdens de plechtigheden als tijdens de verplaatsingen. Bloemendragers Bij aankomst van de rouwstoet op een locatie zullen de bloemstukken vanuit de bloemenwagen(s) worden binnengedragen. Dit gebeurt door daartoe aangewezen bloemendragers. Naast korpsleden kunnen ook vertegenwoordigers van andere hulpdiensten en bekenden van de overledene worden gevraagd als bloemendrager op te treden. De bloemendragers namens het korps reizen met de overige korpsleden naar de locaties en melden zich aldaar bij de opstelplaats. Na het binnendragen van alle bloemstukken nemen de bloemendragers plaats op de voor hun gereserveerde plaatsen. Na beëindigen van de plechtigheid worden in sommige gevallen de bloemen door de bloemendragers naar buiten gedragen. De bloemendragers wachten vervolgens buiten en sluiten aan bij de korpsdelegatie. Dodenwacht Naast het verzorgen van een uitvaart met korpseer kan ook worden besloten tot het betrekken van een dodenwacht. De dodenwacht wordt betrokken gedurende de periode die aangekondigd is dat afscheid genomen kan worden in een rouwcentrum of een andere locatie die daarvoor is aangewezen. De dodenwacht wordt gevormd door een commandant dodenwacht en vier brandweermensen bij de baar. Daarnaast wordt voorzien in vier aflossers. NVBR 12

13 4. Werkwijze Begrafenis Bijstands Team Op basis van ervaringen bij eerdere uitvaarten heeft het Begrafenis Bijstands Team een vaste werkwijze ontwikkeld. Gelukkig is hierbij geen sprake van routinematig handelen. Maar de incidenten waarbij in de afgelopen decennia brandweermensen zijn omgekomen hebben wel geleid tot een goed beeld van de wijze waarop een uitvaart met korpseer moet worden georganiseerd. Het Begrafenis Bijstands Team maakt onderdeel uit van de NVBR. De kosten van dit team en daarmee van de collega s die vanuit het gehele land beschikbaar zijn om te ondersteunen worden niet doorbelast aan de opdrachtgever. Alarmering Een commandant, maar bijvoorbeeld ook een burgemeester, een gemeentesecretaris of een regionaal commandant, die gebruik wil maken van de ondersteuning van het Begrafenis Bijstands Team neemt contact op met de meldkamer brandweer van de Veiligheidsregio IJsselland te Zwolle en doet een verzoek om bijstand. Ter verificatie geeft de commandant zijn of haar naam door en het telefoonnummer waar hij of zij bereikbaar is. De centralist alarmeert, na de verificatie, de voorzitter van het Begrafenis Bijstands Team of diens plaatsvervanger en geeft de verkregen informatie door. De centralist van de meldkamer brandweer belt de betreffende commandant terug en geeft aan dat de voorzitter van het Begrafenis Bijstands Team op zeer korte termijn contact opneemt. Vervolgens zoekt de voorzitter telefonisch contact met de commandant en spreekt een ontmoetingsplek en -tijdstip af. De mogelijkheid bestaat ook dat de voorzitter, nadat hij op andere wijze van het ongeval kennis heeft genomen, zelf contact opneemt met de (regionaal) commandant. Hij zal in dat geval de diensten van het Begrafenis Bijstands Team vrijblijvend aanbieden. Zowel in het geval van een verzoek om bijstand als bij het aanbieden van bijstand door de voorzitter zal de meldkamer brandweer van de Veiligheidsregio IJsselland op voorhand de overige kernteamleden van het Begrafenis Bijstands Team waarschuwen. Dit met de vraag of zij in de gelegenheid zijn om op te komen en zo ja, met het verzoek zich beschikbaar te houden. Daarna geeft de centralist aan de voorzitter door welke teamleden beschikbaar zijn voor directe opkomst. Voorbereiding plechtigheden Zodra definitief bekend is dat ondersteuning door het Begrafenis Bijstands Team gewenst wordt, geeft de voorzitter via de meldkamer brandweer van de Veiligheidsregio IJsselland door dat kernteamleden zich naar een nader te bepalen ontmoetingsplaats moeten begeven. Aldaar worden zij gebrieft over het incident en de lokale situatie. Zo spoedig mogelijk wordt vastgesteld op welke locatie binnen de gemeente het Begrafenis Bijstands Team zich zal gaan installeren en wordt gestart met het inrichten van de werkplekken, het organiseren van ICT-ondersteuning en het verzamelen van persoonsgegevens van de slachtoffers en contactpersonen. Iedere sectie gaat in ieder geval van start met 1 à 2 kernteamleden. Afhankelijk van de werkdruk die gedurende de voorbereidingsdagen zal groeien wordt ondersteuning vanuit het land opgeroepen. De ervaring leert dat uiteindelijk wordt opgeschaald tot een team van tenminste twintig tot soms wel veertig medewerkers. Dit los van de ondersteuning die vanuit het korps en de gemeente zal worden geleverd. De secties voeren hun taken en werkzaamheden uit binnen een duidelijke organisatiestructuur. Aangezien in heel korte tijd veel werk moet worden verzet is de werkwijze strak en komt dit soms als hiërarchisch en kortaf over. Maar alleen zó is het team in staat om binnen de gegeven omstandigheden en gestelde tijd de plechtigheid goed te kunnen organiseren en uitvoeren. Voor onderlinge afstemming en uitwisseling van nieuwe informatie tussen de diverse secties en korps wordt circa driemaal per dag een teambespreking georganiseerd. Van deze bijeenkomst, voorgezeten door de voorzitter of diens plaatsvervanger, worden notulen respectievelijk actielijsten bijgehouden. De NVBR 13

14 kernteamleden, functionarissen vanuit het korps en door de voorzitter daartoe uitgenodigde personen worden geacht bij elk van deze teambesprekingen aanwezig te zijn. Uitvoering plechtigheden Op de dag van de uitvaart wordt gewerkt volgens een organisatiestructuur met een meer operationeel karakter. In deze organisatievorm, gebaseerd op het matrixprincipe zullen sleutelfunctionarissen op diverse werkterreinen en op diverse locaties werkzaam zijn onder leiding van de begrafenisofficier. In geval van overlijden van meerdere collega s zullen meerdere begrafenisofficieren worden aangesteld en daarmee ook meerdere sleutelfunctionarissen worden aangewezen. Ook is het mogelijk dat ten tijde van de eerste plechtigheden de voorbereidingen van volgende plechtigheden gewoon doorgang moeten vinden. Hiertoe zal in overleg met de desbetreffende begrafenisofficier worden voorzien in voldoende bemensing van de afzonderlijke secties. Over het verloop van de dag van de uitvaart en het programma dat voor de korpsleden en partners geldt, wordt het korps vooraf uitvoerig geïnformeerd. De ervaring leert dat voor het korps in de dagen, voorafgaand aan de uitvaart, korpsbijeenkomsten worden georganiseerd. Tijdens deze bijeenkomst zal naast gelegenheid tot samenzijn ook wordt voorzien in informatie vanuit en over het Begrafenis Bijstands Team. Begrafenisofficier Begrafenisofficier Begrafenisofficier Coördinator binnen Coördinator buiten Coördinator verplaatsingen Coördinator kazerne Coördinator communicatie Coördinator nazorg / opvang familiebegeleiding Afronding en overdracht Afschaling BBT Na de uitvaart rondt het Begrafenis Bijstands Team de opdracht af. Werkzaamheden zijn nu gericht zijn op herstel en terugkeer naar het normale. De inzet van het team wordt afgerond met de volgende acties: - overdragen van activiteiten en bescheiden, zoals logboek, financiële verplichtingen, gestarte onderzoeksbegeleiding, enzovoorts. In overleg met het korps wordt gezocht naar geschikte ondersteuning bij de vervolgacties, bij voorkeur vanuit de regio. NVBR 14

15 - afscheid nemen van het korps. Hierbij worden met het korps afspraken gemaakt over de communicatie naar het team en de afzonderlijke teamleden. In principe lopen verdere contacten met het team via de voorzitter van het Begrafenis Bijstands Team. - intern afscheid van de teamleden onderling en debriefing door middel van een aparte bijeenkomst van het Begrafenis Bijstands Team. De voorzitter draagt door middel van een overdrachtsdocument de taken over aan de opdrachtgever. Hierin zijn aanbevelingen opgenomen van organisatorische en managementtechnische aard. Dit voor zover deze aanbevelingen een relatie hebben met de gebeurtenissen. Al tijdens de dagen voorafgaand aan de uitvaart zal de voorzitter in overleg met de commandant van het getroffen korps extra ondersteuning gaan regelen voor de periode, direct na de plechtigheden. De ervaring leert dat het korps dan een terugval ervaart in de ondersteuning. Zaken moeten op eigen kracht weer worden opgepakt, de dagelijkse gang van zaken moet weer worden opgestart. In sommige gevallen is een korps niet in staat gebleken dit op eigen kracht te doen en is hulp vanuit bijvoorbeeld de regionale organisatie of naburige korpsen van grote waarde gebleken. Nazorg aan het korps De nazorg aan het korps kent verschillende elementen. Op basis van ervaring tot nog toe blijkt dat op de volgende onderdelen inzet en initiatief van het Begrafenis Bijstands Team van toegevoegde waarde kan zijn voor het korps en de gemeentelijke organisatie, ook na afloop van de uitvaartplechtigheden - begeleiding van de organisatie en betrokken medewerkers bij de uitvoering van de nazorgactiviteiten voor het brandweerpersoneel; - begeleiding en advisering ten aanzien van het verwerkingsproces van de nabestaanden; - begeleiding bij de overgang vanuit de incidentsituatie naar een reguliere situatie; - advisering van de leiding van de organisatie met betrekking tot onderzoek, nazorg, communicatie en informatie. Het Begrafenis Bijstands Team regelt in overleg met de commandant capaciteit om dit alles uit te kunnen voeren. Evaluatie en professionalisering van het Begrafenis Bijstands Team Het Begrafenis Bijstands Team komt kort na het afrondings- en overdrachtsmoment bij elkaar. Tijdens deze bijeenkomst staan evaluatie en nazorg met betrekking tot het eigen verwerkingsproces van de teamleden centraal. Het team evalueert de inzet, gevolgd door mogelijke bijstelling van het draaiboek, de checklisten, protocollen, werkmethoden en samenwerking. Hierover vindt zonodig een rapportage plaats richting het korps en/of de NVBR. De ingezette teamleden zijn voor korpsleden en nabestaanden altijd benaderbaar voor vragen en nadere toelichting tijdens herstelfase van korps. Primair verloopt dit contact via de voorzitter van het het Begrafenis Bijstands Team. De teamleden onthouden zich van contacten met media over de inzet zonder voorafgaande instemming van de voorzitter. Het team komt minimaal één keer per jaar bij elkaar voor bijscholing, instructie nieuwe leden, bijpraten, teambuilding etc. NVBR 15

16 5. Gedragsregels Uit eerbetoon aan de overledene en nabestaanden dient een uitvaart met korpseer stijlvol en respectvol te verlopen. De plechtigheden worden daarom uitgevoerd volgens vaste procedures en afspraken. Duidelijk mag zijn dat op die momenten op brandweermensen wordt gelet. Nabestaanden halen veel steun uit de aanwezigheid van zoveel collega s van de overledene. De in grote getalen aanwezige media zien de brandweermensen als het gezicht van Brandweer Nederland. Voor de geüniformeerden die aanwezig zijn bij de plechtigheden een reden te meer om oog te hebben voor gedrag en uitstraling van henzelf en hun collega s. Mogelijk ten overvloede volgen hierbij enkele aanwijzingen. - De plechtigheden hebben een serieus karakter. Wees je daarvan bewust op het moment dat je met elkaar spreekt. Gedraag je zo dat je respect toont voor de overledene(n) en nabestaanden. Praat gedempt, schreeuw niet en besef dat als je lacht op het verkeerde moment dit verkeerd kan overkomen en pijnlijk kan zijn. Loop met gepaste snelheid. - Draag het ceremonieel tenue overeenkomstig de laatste versie van het Draagvoorschrift Brandweeruniform Nederlandse Brandweer van de NVBR. Draag het ook zoals het hoort (knopen dicht, geen versierselen, geen combinaties met burgerkleding et cetera) - Buiten heb je altijd een pet op, ook als (de lijkwagen met) het stoffelijk overschot de erehaag of brandweermensen passeert. - Binnen in een kerk, aula of crematorium dien je altijd je pet af te zetten. Je draagt hem dan met de klep naar voren onder je linkerarm. - Als het regent draagt een geüniformeerde geen paraplu ter bescherming tegen de regen. - Maak plaats voor burgers en geüniformeerden uit het korps van de overledene. Sta waar nodig je zitplaats af en laat anderen voorgaan op de momenten waarop afscheid kan worden genomen van de overledene. Volg voor het overige de aanwijzingen van de leden van het Begrafenis Bijstands Team altijd op; zij hebben de leiding en je staat onder hun gezag. Soms moet er geïmproviseerd worden of is een correctie op zijn plaats. Doe dan wat van je gevraagd wordt. Het brengen van de groet Tijdens de plechtigheden wordt van de geüniformeerde brandweermensen op sommige momenten verwacht dat zij de houding aannemen en een groet brengen. Hierbij wordt, voorafgaande aan het innemen van de houding, een rusthouding aangenomen. In deze houding heeft men de voeten in een lichte spreidstand en de handen ineengeslagen op de rug (linkerhand in rechterhand). Houding Wanneer de houding wordt aangenomen worden de voeten bij elkaar geschoven en wordt het lichaam gestrekt. De hakken van de schoenen staan hierbij tegen elkaar, de voeten worden iets uit elkaar geplaatst. De armen zijn gestrekt langs het lichaam waarbij de duimen van de gebalde vuist zijn geplaatst op de naad van de broek of de rok. Indien de houding door een groep brandweermensen gelijktijdig wordt aangenomen wordt deze houding zo nodig aangenomen op het zacht uitgesproken commando geeft acht. De groet Indien men een hoofddeksel draagt, brengt men de groet door de rechter gebalde hand via de kortste weg naar de rand van de klep van de pet of de rand van de hoed te brengen. Daarna de hand te strekken. De bovenarm wordt horizontaal gehouden, de onderarm en de hand gestrekt in een rechte lijn. De vingers en de duim zijn daarbij gesloten. Wanneer de groet wordt opgeheven herhaalt men de bewegingen in omgekeerde volgorde. Tijdens het brengen van de groet blijft de linker arm met gebalde vuist met de duim gestrekt langs de naad van de broek of de rok. Indien de groet door een groep brandweermensen gelijktijdig wordt aangenomen wordt deze groet aangenomen op het zacht uitgesproken commando brengt groet. NVBR 16

17 Indien men geen hoofddeksel draagt, brengt men de groet door alleen de houding aan te nemen, zoals hierboven is beschreven. Men kijkt daarbij diegene die wordt gegroet aan. De groet wordt hoofdzakelijk gebracht bij bezoek van leden van het Koninklijk Huis of buitenlands staatshoofd. Maar ook bij bepaalde ceremoniële gelegenheden zoals bij het in het graf neerlaten van een stoffelijk overschot, het zelf voorbijgaan aan een stoffelijk overschot of wanneer een stoffelijk overschot passeert. Echter wanneer men deel uitmaakt van een erehaag wordt het brengen van de groet achterwege gelaten maar neemt men wel de houding aan. Voor overige gelegenheden waarbij de groet wordt gebracht wordt verwezen naar de meest recente versie van het draagvoorschrift brandweeruniform van de NVBR. NVBR 17

18 Bijlage : De eerste 24 uur na een incident Nog nader uit te werken Verzamelen vanuit alle checklisten secties: de zaken die in de eerste 24 uur 48 uur door het korps moeten worden opgepakt/georganiseerd. Deze lijst zou als bijlage bij Deel A moeten worden toegevoegd om de algemene lezer te informeren over wat op hem/haar afkomt in geval van Specifieke en gedetailleerde checklisten voor de korpscoördinator worden uitgereikt bij het eerste contact - Bel de meldkamer brandweer van de Veiligheidsregio IJsselland te Zwolle (tel ) en verzoek om ondersteuning van het Begrafenis Bijstands Team. U wordt door de voorzitter van het Begrafenis Bijstands Team teruggebeld. - De boodschap aan de direct nabestaande(n) dient gebracht te worden door indien mogelijk- de (in)direct leidinggevende en/of een officier/leidinggevende vergezeld door iemand van het management of anderszins. Bij meerdere slachtoffers de mededeling gelijktijdig verrichten, dus meerdere personen inschakelen. - Stel het korps buiten dienst en zorg voor vervanging en waarneming door naburige korpsen - Waarschuw alle leden van het Managementteam (ook degene die ziek, op vakantie en dergelijke zijn, desnoods via /sms). - Zorg dat pers wordt opgevangen en in een aparte ruimte wordt ondergebracht op afstand van ruimten waar activiteiten plaats vinden en de ruimte die men mogelijk vrijhoudt voor familie van slachtoffers. Zorg voor voldoende communicatiemedewerkers ten behoeve van opvang van de pers, zo nodig van buiten de organisatie (Veiligheidsregio, gemeente) - Scherm de kazerne af voor ongenode bezoekers (pers en belangstellenden), informeer de medewerkers over deze maatregelen en de wijze waarop zij door de media en belangstellenden kunnen worden benaderd. - Richt een ruimte in waar medewerkers samen kunnen komen en met elkaar in contact kunnen treden. Zorg voor catering, beslotenheid en verwijder storende aankleding (feestslingers, aankondigingen van feesten etc) - Zorg voor voldoende BOT-ondersteuning, organiseer zo nodig BOT-ondersteuning van buiten de organisatie (laat gelijk een gespreksoverzicht bijhouden, wie met wie, hoeveel contacten) - Denk aan opvang en informeren van medewerkers die voor het eerst (weer) op het werk komen en wellicht nog niet op de hoogte zijn. Denk daarbij ook aan het administratief/ondersteunend personeel, personeel van de Gemeenschappelijke Meldkamer en personeel van andere onderdelen van de Veiligheidsregio, zoals GHOR en GGD - Organiseer spoedig (bijvoorbeeld de volgende werkdag s morgens om uur) een briefing van het managementteam over zaken die gedaan en afgestemd moeten worden - Laat onmiddellijk een activiteiten- en besluitenoverzicht bijhouden. - Wijs een korpscoördinator aan die als vast contactpersoon voor het Begrafenis Bijstands Team gaat optreden en die voldoende mandaat heeft om de ondersteuning vanuit het korps te NVBR 18

19 organiseren. Communiceer binnen het korps dat alle activiteiten met betrekking tot de uitvaartplechtigheden dienen te worden afgestemd met deze korpscoördinator. - Organiseer werkruimten, ICT-voorzieningen en accounts voor het Begrafenis Bijstands Team. - Houd er rekening mee dat de komende dagen geheel in het teken zullen staan van de (voorbereiding van) de plechtigheden. Gelast overige activiteiten af, schoon agenda s en trek zo nodig verloven in. - Laat namens de commandant aan medewerkers van de organisatie een kort bericht uitgaan waarin wordt aangegeven wat er is gebeurd en wie het slachtoffers. Vermeld of eventueel gebruik zal worden gemaakt van de diensten van het Begrafenis Bijstands. - Verspreid dit draaiboek binnen de organisatie zodat iedereen indien gewenst kennis kan nemen van de activiteiten die in de komende dagen zullen gaan plaatsvinden. - Richt een herdenkingsplek in waar de mogelijkheid bestaat om een condoleanceregister te tekenen en waar men in stilte de overledene kan herdenken. Plaats hier zo mogelijk een foto van de overledene. - Start met het verzamelen van alle berichten die relatie hebben met het overlijden van de collega(s). Leg condoleanceberichten via internetsites, twitter, hyves etc vast, verzamel krantenberichten en registreer telefonische condoleances, binnenkomende post en . NVBR 19