1. Voorzitter CT (per pand)

Transcriptie

1 BCM Voorbeeld Bijlage 15 : Functietaken/profielen 1. Voorzitter Coordinatieteam (CT, per pand) 2. Hoofd (centrale) CalamiteitenOrganisatie (HCO in het CT ) 3. Voorzitter Crisis Management Team (CMT op CvB-nivo) 1. Voorzitter CT (per pand) Wie: Voorzitter CT Decaan/directeur (grootste) betrokken beheerseenheid (BE). Vervanging door decaan/directeur andere BE. Wat: Het accent van deze functie ligt op het leidinggeven aan de vergadering van het CT en het inhoud geven aan de coördinerende functie van het team. Het CT heeft de volgende hoofdfuncties: leiding UM ter plaatse van gebeurtenis; coördinatie acties van in- en externe hulpdiensten; bewaking directe zorg voor personen en middelen; herstel van de bedrijfsvoering; Waar: Na alarmering neemt het CT plaats in de crisisruimte (kamer ), de vaste vergaderlocatie van het CT (uitwijk naar kamer. In pand..). Wanneer: De calamiteitenorganisatie UM roept het CT bijeen zodra voldaan wordt aan de afgesproken criteria. Zie opschalingsschema. Het CT wordt geformeerd in de directe omgeving van de gebeurtenis en neemt plaats in een ruimte in het gebouw van de getroffen faculteit tenzij dat niet mogelijk is op dat moment. Er wordt dan uitgeweken naar een alternatieve locatie nabij de getroffen faculteit. Het CT heeft een aantal eigen taken en is verder verantwoordelijk voor het uitvoeren van de door het Crisis Management Team (CMT) genomen beslissingen. De decaan 6 van de grootste betrokken faculteit (indien meerdere faculteiten betrokken zijn), is voorzitter van het CT. Indien de voorzitter zitting neemt in het CMT is de directeur van de daaropvolgende grootste beheerseenheid voorzitter van het CT. Indien het een crisis betreft die één beheerseenheid raakt en de decaan zitting neemt in het CMT, neemt de directeur voor de betrokken eenheid het voorzitterschap over in het CT. Er is een alarmeringsregeling voor het CT die door de zorg van het HCO in gang wordt gezet. Er is een protocol crisismanagement UM met daarin de afspraken en regels voor de wijze waarop de UM met crisismanagement omgaat. Zie verder dit protocol waarin ook voorbeelden zijn genoemd wanneer het van toepassing zal zijn en waarvoor het CT bijeengeroepen zal kunnen worden. De voorzitter van het CT ziet toe op: de juiste en volledige samenstelling van het CT en, indien noodzakelijk, het uitnodigen van extra adviseurs; het vaststellen van de te bespreken onderwerpen en het stellen daarbij van prioriteiten. (hoofdzaken scheiden van bijzaken) Zie verder de checklist en basisagenda van het CT; het aanwijzen van probleem- of activiteiteneigenaren; het uitwisselen van informatie met de voorzitter van het CMT (vice-voorzitter van het College van Bestuur) waarvoor een vertegenwoordiging van het CT naar het CMT wordt afgevaardigd;

2 het aandragen van relevante informatie voor de in- en externe voorlichting over de gebeurtenissen en de gevolgen daarvan. De voorlichting wordt verzorgd door of in opdracht van de voorzitter van het CMT; de informatie van familie van slachtoffers en overleden medewerkers geschiedt door de zorg van het CT; alle activiteiten die noodzakelijk zijn om te kunnen spreken van een goede nazorg voor de slachtoffers, nabestaanden en hun families of relaties. Het opstarten en verder coördineren van de nazorg is een taak van het CMT of als deze niet (meer) in functie is, het CvB; het herstel van de reguliere bedrijfsvoering. Een en ander in overleg met het CvB; verantwoordelijke voor nazorg. Het CT is zo snel mogelijk na de alarmering in functie en blijft die uitoefenen zolang dit door de voorzitter van het CT noodzakelijk wordt gevonden. De voorzitter CT mag, indien hij daartoe aanleiding ziet of op voorstel van de leden van het CT, de coördinatie verder opschalen naar het niveau van het CMT. Het moment waarop het CT de activiteiten kan staken is niet exact te omschrijven. De leiding van de getroffen faculteit(en) moet zelf beoordelen (en daarover overleg plegen met de voorzitter van het CMT) of de resterende activiteiten van het CT overgedragen kunnen worden aan de decaan/decanen en/of directeur(en). 2. Hoofd Calamiteitenorganisatie Wie: Hoofd calamiteitenorganisatie in het CT Wat: Het accent van deze functie ligt op het informeren van de voorzitter en de individuele leden van het CT. Tevens wordt de voorzitter ondersteund in de procesgang (advies en ondersteuning hoe te handelen) van het CT ten tijde van een calamiteit. Er is een alarmeringsregeling voor het CT die door de zorg van het HCO in gang wordt gezet. Er is een protocol crisismanagement <instelling> met daarin de afspraken en regels voor de wijze waarop de <instelling> met crisismanagement omgaat. Zie verder dit protocol waarin ook voorbeelden zijn genoemd wanneer het van toepassing zal zijn en waarvoor het CT bijeengeroepen zal kunnen worden. Het HCO is de schakel tussen de hulpdiensten van de overheid die ter plaatse van de calamiteit zijn ingezet en de calamiteitenorganisatie en de voorzitter CT. Het HCO kent de taken van deze diensten en weet met welke functionarissen contacten moeten worden onderhouden opdat de op de hoofdfuncties van het CT gerichte informatie dit team bereikt. Het HCO kent de procedures en afspraken op het gebied van de calamiteitenbestrijding UM en ondersteunt met zijn expertise de voorzitter van het CT Het HCO heeft het mandaat om de coördinatie op te schalen naar het niveau van het CMT als de voorzitter van het CT nog niet bereikt kan worden. Is deze aanwezig dan wordt de voorzitter geadviseerd om op te schalen en het CMT te laten oproepen. 3. Voorzitter Crisismanagementteam (hierna CMT): Vice-voorzitter CvB Wie: Voorzitter Crisismanagementteam (hierna CMT): Vice-voorzitter CvB. Vervanging door voorzitter CvB of Rector Magnificus. Wat: Het accent van deze functie is gebaseerd op de eindverantwoordelijkheid voor de totale hulpverlening ten tijde van en na een calamiteit. Tijdens een calamiteit wordt beoordeeld of een CMT moet worden geformeerd. Is daartoe een besluit genomen dan wordt de voorzitter CMT geïnfor-meerd/geadviseerd door de leden van het CMT. Is een CMT niet nodig, dan laat de (vice-) voorzitter van het CvB zich op een andere wijze informeren/adviseren over de gebeurtenissen. De voorzitter van het CMT geeft leiding aan het CMT en legt daarbij het accent op zijn eindverantwoordelijkheid en de coördinerende taken van het CMT. Het CMT heeft de volgende hoofdfuncties: houdt toezicht op de aanpak van de crisis, calamiteit, enz.; stuurt het coördinatieteam aan; fungeert als boegbeeld/gezicht van het UM naar buiten toe, o.a. via communicatie; informeert en adviseert de voorzitter, eindverantwoordelijk voor de hulpverlening; draagt zorg voor het in gang zetten van nazorgactiviteiten.

3 Waar: Na alarmering neemt het CMT plaats in de crisisruimte (kamer.., pand.., de vaste vergaderlocatie van het CMT. ( met uitwijk naar kamer., pand ) Wanneer: Het CMT wordt geformeerd zodra de calamiteitenorganisatie UM daartoe een oproep doet uitgaan. De alarmering vindt plaats: op basis van inzicht van het hoofd calamiteitenorganisatie in de gebeurtenissen; in opdracht van de voorzitter van het calamiteitenteam; in opdracht van de voorzitter van het CMT Het CvB is belast met het bestuur en het beheer van de <instelling> in haar geheel en draagt de eindverantwoordelijkheid voor het beleid van de <instelling>. Daarvan is afgeleid de taak van de (vice- )voorzitter van het CvB, die als voorzitter van het CMT ten tijde van een calamiteit of crisis namens het CvB toezicht houdt op de hulpverlening (-sorganisatie) in de meest brede zin. Nazorg waar daar ook toe gerekend. Deze toezichthoudende rol is ook aan de (vice-)voorzitter van het CvB voorbehouden wanneer zich een gebeurtenis voordoet en er geen noodzaak bestaat om op te schalen naar niveau 2 (rood). De alarmering en opschaling van de coördinatie van de calamiteitenorganisatie UM is schematisch weergegeven in de toolboxchart. De voorzitter van het CMT bepaalt de agenda van de CMT-vergaderingen en daarmee de prioritering van de onderwerpen. Zodra er een calamiteit is in een van de accommodaties van de <instelling> zal in noodzakelijke gevallen een coördinatieteam (CT) worden geformeerd (niveau ORANJE) in de directe omgeving van de gebeurtenissen. Het CT heeft een aantal eigen taken en is verder verantwoordelijk voor het uitvoeren van de door het (CMT) genomen beslissingen. De directeur van de grootste betrokken faculteit (indien meerdere faculteiten betrokken zijn), is voorzitter van het CT. Er wordt door het CT een vertegenwoordiger in het CMT afgevaardigd. Deze zorgt voor een adequate informatiestroom van het CT naar de voorzitter van het CMT om voortdurend op de hoogte te blijven van de vorderingen en de kwaliteit van de hulpverlenings-acties ter plaatse van de calamiteit. Naast deze voornaamste informatiebron zullen de overige leden van het CMT in samenwerking met hun resp. achterban tijdens de vergaderingen van het CMT rapporteren. Op basis van de verschillende rapportages neemt de voorzitter CMT besluiten voor zover daartoe redenen zijn. Voorbeelden zijn: accordering van de in gang gezette activiteiten onder leiding van het CT ter plaatse; bijstellingen van besluiten of wijze van uitvoering van activiteiten elders (bijvoorbeeld het CT) in de calamiteitenorganisatie; wijze waarop (feitelijk inhoudelijk) er over de gebeurtenissen zowel in- als extern wordt gecommuniceerd;. accordering van de voorstellen en wijze van uitvoering van nazorgactiviteiten. Samengevat ziet de voorzitter van het CMT toe op: de juiste en volledige samenstelling van het CMT en, indien noodzakelijk, het uitnodigen van extra adviseurs; het vaststellen van de te bespreken onderwerpen en het stellen daarbij van prioriteiten. Zie de checklist en basisagenda van het CT; het, voor zover nog noodzakelijk, aanwijzen van probleem- of activiteiteneigenaren; het uitwisselen van informatie met de voorzitter van het CT, rechtstreeks of met zijn vertegenwoordiger in het CMT; het zorgdragen voor de in- en externe voorlichting over de gebeurtenissen en de gevolgen daarvan. De voorlichting wordt in praktische zin uitgevoerd door of onder l;eiding van de communicatieadviseur in het CMT. De voorzitter van het CMT spreekt namens het CvB met de slachtoffers, gedupeerden en

4 media. Voor die laatste categorie kan hij de communicatieadviseur van het CMT opdragen om als zijn woordvoerder op te treden. de informatie van familie van slachtoffers en overleden medewerkers. Dit geschiedt door de zorg van het CT c.q. faculteitsleiding(en). alle activiteiten die noodzakelijk zijn om te kunnen spreken van een goede nazorg voor de slachtoffers, nabestaanden en hun families of relaties. Het opstarten en verder coördineren van de nazorg is een taak van het CMT of als deze niet (meer) in functie is, het CvB; het herstel van de reguliere bedrijfsvoering. Een en ander in overleg met het CvB. Er is een protocol crisismanagement UM met daarin de afspraken en regels voor de wijze waarop de UM met crisismanagement omgaat. Note: Het CT is zo snel mogelijk na de alarmering in functie en blijft deze uitoefenen. Zie het protocol nazorg <instelling>

5 OPSCHALINGSSCHEMA