Conceptverslag Derde bijeenkomst LCRDM Adviesgroep, maandag 1 oktober 2018, uur, kamer 3.1, SURF, Utrecht

Transcriptie

1 Conceptverslag Derde bijeenkomst LCRDM Adviesgroep, maandag 1 oktober 2018, uur, kamer 3.1, SURF, Utrecht Aanwezig: Maurice Bouwhuis (voorzitter; SURFsara), Laurents Sesink (LEI), Ton Smeele (UU), Mariëtte van Selm (UvA/HvA), Susan Branchett (TUD), Boudewijn van den Berg (verslag; LCRDM), Bolinda Hoeksema (HU), Annemie Mordant (UM/MUMC+), Ingeborg Verheul (coördinator; LCRDM) Afwezig met: Hans Gankema (RUG), Henk van den Hoogen (UM), Jacquelijn Ringersma (WUR), Jan- Willem Boiten (D4LS), Magchiel Bijsterbosch (SURFsara) Afwezig zonder: Alastair Dunning (TUD), Hans de Jonge (NWO) Agenda 1. Welkom en vaststellen agenda 2. Vaststellen verslag vorige vergadering Adviesgroep 3. Korte update openstaande actiepunten: a. Pool van Experts; b. Pitches en Taakgroepen; c. Bijeenkomsten 27/9 en 28/11 d. Omgevingsschets en Advies bestuurlijke inbedding 4. Vaststellen praktische procedures: a. Taakgroepleden niet via de Pool van Experts b. Beoordelingsquotum pitches 5. Brainstorm prioritering RDM vanuit eigen activiteiten 6. Mogelijke pitchvoorstellen op basis van brainstorm 7. Planning activiteiten LCRDM adviesgroep oktober december 8. Wat verder ter tafel komt 9. Afsluiting a. Volgende bijeenkomsten Adviesgroep: Dinsdag 20 november 2018, uur, DOMSTAD, Utrecht, kamer 1.46 b. Overige LCRDM bijeenkomsten 2018: Data Stewardship verdiepingsdag, i.c.m. uitreiking RDNL dataprijs, woensdag 28 november 2018, gehele dag, NWO, Den Haag. Programma volgt nog. 1. Welkom en agenda De voorzitter heet iedereen welkom. De afwezigheid van de afwezigen wordt genoteerd. 2. Verslag tweede bijeenkomst adviesgroep LCRDM -23/8/2018 Mariëtte van Selm was aanwezig in plaats van afwezig. Met deze aanvulling wordt het verslag vastgesteld. 3. Updates a. Pool van experts: voor de netwerkdag van afgelopen donderdag waren 109 aanmeldingen binnengekomen. Mondelinge reacties tot nu toe positief. Met name de speeddate sprong eruit. De vragen bij de speeddate bleken nauwelijks nodig, men had sowieso veel te uit te wisselen. Er was op gelet dat de presentaties niet te technisch zouden worden en dat is uit de reacties op makend goed gelukt. De uiteenlopende oplossingen maakten een en ander los. Wel zou er een volgende keer ruimte gemaakt moeten worden voor een follow-up in de hoedanigheid van een paneldiscussie bijvoorbeeld. De discussie was er wel, bij de borrel, maar niet plenair.mensen laten weten een en ander mee de eigen instelling genomen te hebben. Uiteraard komen de volgende keer (april 2019) de taakgroep-resultaten aan de orde. 1

2 b. De taakgroep Data stewardship kent inmiddels 11 leden. De taakgroep komt aansluitend aan deze bijeenkomst opnieuw bijeen. Dit gebeurt steeds volgens het principe dat de bijeenkomst doorgang vindt bij aanwezigheid van de helft plus één. Er ligt een pitch aanvraag vanuit de RU, over data curatie. Erik Flikkenschild (LUMC) en Taco Horsley (UvA/HvA) denken over een pitch naar aanleiding van samenwerking in een virtuele werkomgeving(27/9). In het eerste prioriteringsoverzicht van het LCRDM scoort gevoelige data hoog. Wat dat betreft is het mooi dat Flikkenschild tevens betrokken is bij de SIG werkgroep Veilige datakoppeling en Parelsnoer. Een andere mogelijke pitch betreft de RDM-oplossing van Saxion, die mogelijk voor andere HBO s beschikbaar wordt gesteld. De scope van de pitch wordt nog nader vastgesteld. Een nog onbesproken kwestie is het quotum voor aanvaarding door de adviesgroep van een pitchvoorstel: is unanimiteit gewenst of moet een quotum worden vastgesteld? De adviesgroep kent 16 leden. Het voorstel is een eenvoudige meerderheid, enigszins een consensus, en wie niet reageert stemt in. Stemming kan per tenzij de adviesgroep maandelijks bijeenkomt, dan ter vergadering. Daarbij wordt opgemerkt dat het van belang is de procesgang te beoordelen en niet de inhoud van het voorstel. De centrale vraag is: zijn er sterke argumenten om iets níet te doen? De adviesgroep wordt geacht transparant te zijn over de besluiten, het is duidelijk dat afwegingen vanuit de eigen organisatie ( de organisatie is er nog niet aan toe ) geen rol kunnen spelen. Besloten wordt ervaring op te doen, niet te veel te ontmoedigen en open te communiceren. Bij twijfel vooral eerst vragen stellen aan de pitch-indieners. Bespreking pitch 2 (data curation network): enerzijds lijkt het onderwerp te breed, anderzijds is het de eerste spontane pitch-aanvraag. Toch kan ook gesteld worden dat het NCDD als curatienetwerk gezien kan worden, weliswaar recent opgeheven maar opgegaan in het werkpakket Houdbaar van het Netwerk Digitaal Erfgoed. Anderzijds vormen hogescholen en universiteiten weer niet de hoofdmoot in dit werkpakket. Juist meer aandacht voor RDM tijdens lopend onderzoek is wat vaak naar voren kwam tijdens prioriteitenpeilingen. GoFAIR stimuleert ook de vorming van implementatie-netwerken. De pitch-indieners zullen worden gevraagd scherp te stellen wat specifiek de rol zou zijn van een nieuwe organisatie. Maak een charter, geef goed de omgeving weer, geef aan waar de aanvulling uit bestaat. Een interessant punt is dat datacuratie kan worden voorgesteld als iets tíjdens lopend onderzoek, niet als iets dat achteraf komt, zoals het meestal wordt opgevat. Achteraf is tegenwoordig ook steeds minder doenlijk. De formuleringen in het voorstel zijn nog niet echt helder hierover. De pitchers zullen gevraagd worden om verheldering op dit punt. Anderzijds kan gesteld worden dat het LCRDM al een netwerk is, zeker als het gaat om zaken rond het DMP, waarin datacuratie aan de orde zou moeten komen. Duwt de adviesgroep de aanvraag niet te zeer in een bepaalde richting, wordt ter vergadering opgeworpen. Is er een probleem als de pitch buiten het LCRDM om wordt opgepakt? Een door de adviesgroep goedgekeurde pitch krijgt enige faciliteiten maar belangrijker is het binden van de experts, dat wordt algemeen (binnen en buiten de adviesgroep) als wenselijk gezien. De adviesgroep kan als gate keeper gezien worden, wellicht, die experts behoedt voor zaken. Ook al lijkt er een overlap te zijn met de taakgroep Data stewardship waar het gaat om taak- en rolverdelingen van datastewards en curatiemedewerkers, het is niet wenselijk de ene pitch op de 2

3 andere te laten wachten. Bovendien zal het eindresultaat van de eerste taakgroep nog zeker niet volledige duidelijkheid kunnen geven. Een curatie-taakgroep zou wel de scope van datacuratie moeten kunnen aangeven, een positionering, die dan te zijner tijd een rol kan spelen in een toekomstig UFO data -profiel. De algemene gedachte is dat een taakgroep moet gaan inventariseren wat er bestaat aan kennis en praktijk en vervolgens behoeftes peilt, alvorens iets groots als een nieuwe organisatie wordt opgezet. Het advies luidt: beperk de scope, stel behoeftes vast, formuleer zo concreet mogelijk, geef aan wat er al bestaat. Ook moet de business case helder gemaakt worden en wat de intrinsieke behoefte bij de universiteiten is wat betreft datacuratie. Wordt beter en efficiënter onderzoek mogelijk? Tot hoever mogen de kosten gaan, wanneer valt het belang weg? Het onderscheid curatie versus bewerking moet scherp gehouden worden. Hoe motiveer je de onderzoeker, kan hem of haar duidelijk gemaakt worden dat het geen extra werk is? De taakgroep zal verder vrij kunnen zijn in het bepalen welke richting een en ander uitgaat. Er wordt geen stemming nodig geacht. De indieners wordt gevraagd de pitch aan te scherpen op basis van het bovenstaande. De uitkomsten van de eerste taakgroep en van de herschreven pitch worden afgewacht alvorens de discussie weer op te pakken. Alastair Dunning en Jan-Willem Boiten zullen worden gepolst over begeleiding van de nieuwe taakgroep namens de adviesgroep. Dit gezien hun relevante werkzaamheden en ervaringen. c. De netwerkdag van 27 september is reeds besproken onder a. Bijeenkomst 28 november 2018: het gaat hierbij om een LCRDM-dag in samenwerking met de RDNL Dataprijs, bij NWO, met tevens deelname van NFU, UKB Research data en NPOS (dat wil zeggen, het logo mag gevoerd worden). Voor het LCRDM gaat het om een verdiepingsdag ten behoeve van data stewards en belangstellenden, dit na twee eerdere bijeenkomsten in 2017 met een verkennend karakter. Aan de keynote - gevolgd door de prijsuitreiking - gaan vier parallelsessies vooraf, elk tweemaal gehouden. Volgende week komt de voorbereidingsgroep met een voorlopig programma. Er wordt geen input van de adviesgroep gevraagd of verwacht. Voor de voorbereiding van deze dag is een beroep gedaan op data stewards uit het netwerk en organisatoren van de netwerkdagen in Rob Gommans (RU); Wouter Kool (LU); Annemiek van der Kuil (UU) en Mareike Boom (LU) hebben zich aangemeld. Susan Branchett vertegenwoordigt de LCRDM adviesgroep in deze. d. Omgevingsschets en bestuurlijke inbedding, Ingeborg Verheul en Maurice Bouwhuis maken een ronde langs de stakeholders (beleidsmedewerkers VSNU, KNAW, NFU, VH). Bolinda Hoeksema zal aansluiten bij de gesprekken met hogescholen. Interessante invalshoek van de KNAW: Als we morgen stoppen met het LCRDM, wie huilt er dan? Of: voor wie los je een gevaar op, voor wie ben je een probleem? De discussie ter vergadering komt uit bij de zorgplicht van de instellingen zoals genoemd in de nieuwe Gedragscode Integriteit. Besturen zullen vragen wanneer hun organisatie daaraan zal kunnen voldoen en daar ligt een aandachtspunt voor het LCRDM. Elk punt in de gedragscode is feitelijk een pitch waard. Ook de hogescholen hebben zich gecommitteerd aan implementatie van de Gedragscode te realiseren binnen anderhalf jaar. Vanuit de funders is er nog geen nader nieuws gekomen wat betreft de recent herziene Gedragscode. De discussie wordt op de volgende adviesgroep-bijeenkomst voortgezet. 3

4 4. Vaststellen praktische procedures a. Er zijn inmiddels taakgroepleden die zich niet via de Pool van Experts hebben aangemeld, maar via de LCRDM website of de RDM-mailinglist. De procedure is in het vervolg zo dat deze leden worden gevraagd zich alsnog voor de pool van experts aan te melden. Een en ander was al voorzien. Men kon immers als pool-lid ook collega s aandragen voor een taakgroep. Het wordt anders als deelnemers van buiten de onderzoeksinstellingen komen, dan moet er wellicht iets meer geregeld. b. Beoordelingsquotum pitches. Reeds besproken onder 3b. 5. Brainstorm prioritering RDM vanuit eigen activiteiten Vóór eind dit jaar moet het prioriteringsplan voor landelijke aanpak van RDM ( ) beschikbaar zijn. Een strategisch kader voor dit plan wordt zichtbaar in de NPOS werkgroep Data waarin drie hoofdlijnen worden gehanteerd op basis van het EU FAIR Data Action Plan (Hodson et al). Het is een optie om aan te sluiten bij het NPOS en de onderwerpen die zijn aangedragen uit het veld als bijlage mee te geven. Vanuit de adviesgroep kunnen ook andere prioriteiten toegevoegd worden, zoals worden geformuleerd in de jaarprogramma s van de UKB Werkgroep Research Data en in de focus-enquête van de RDNL Essentials training. Een van de prioriteiten is hulp bij datamanagement-support tijdens lopend onderzoek. Dit kan worden vertaald door aan te geven welke voorzieningen er aanwezig zijn per faculteit, per instelling en wat de preferred voorzieningen zijn. De te kiezen infrastructuur is verder vrij, maar het voornoemde moet wel vastgesteld zijn. De LCRDM-dienstencatalogus leent zich daar precies voor. De Universiteit Leiden werkt aan een eigen catalogus, met links naar de LCRDM-catalogus waarin de beschrijvingen van de diensten centraal toegankelijk staan. Zo kan elke instelling te werk gaan. Elke instelling kan waar nodig de data in de LCRDM-catalogus aanvullen. In de LCRDM-catalogus kan (in principe) opgeroepen worden welke de preferred diensten zijn per instelling. Er lopen in den lande al diverse projecten die een ecolandschap voor data lopende het onderzoek proberen weer te geven. Bijvoorbeeld ook een verkenning om data op een gestandaardiseerde manier te delen. Is de dienstencatalogus een centrale plaats voor resultaten van dit soort verkenningen op te zetten? Het accent verschuift van zorg voor een opslagplaats naar zorg voor beschrijving van data op dataniveau en van de workflow, ongeacht waar de data staat opgeslagen. Niet het delen sec maar het proces om het delen heen krijgt en vraagt steeds meer aandacht. Aspecten komen aan de orde in de architectuur, maar wat vanuit de onderzoeker in de driver seat komt, is aanvullend, komt van onderaf en kent daardoor ook draagvlak. Of moet de architectuur deze praktijkvoorbeelden in zich opnemen? Kan het LCRDM de best practices naar boven halen? Een tweede prioriteit is meer duidelijkheid rond zeggenschap, een onderwerp waar de juridische werkgroep niet meer aan toe gekomen is. Het resultaat van een taakgroep zou hier een flyer kunnen zijn over zeggenschap en eigenaarschap. Marlon Dominus had hiervoor namens de Trekkersgroep destijds al een en ander voorbereid. Over het tijdpad van de herziening van de VSNU Gedragscode Privacy (sterke samenhang met zeggenschap) is nog geen nader nieuws. De adviesgroep denkt 4

5 anderzijds dat dit onderwerp mogelijk te veel lokale aspecten kent om er iets landelijks van te kunnen maken. 6. Mogelijke pitchvoorstellen Vervalt. 7. Planning activiteiten De volgende - en tevens laatste bijeenkomst van deze adviesgroep vindt plaats op 20 november en zal deels de vorm krijgen van een werksessie om de puntjes op de i te zetten m.b.t. het prioriteringsplan. De subgroep Prioriteringsplan bestaat uit: Jacquelijn Ringersma, Mariëtte van Selm, Ton Smeele. Deze zal een conceptrapport voorbereiden. Nadruk valt op tijdens het onderzoek. Strategische uitgangspunten zullen zijn het NPOS-document in wording + de herziene Gedragscode Wetenschappelijke integriteit. 8. Wat verder ter tafel komt Ingeborg Verheul heeft inmiddels Ingrid Dillo (DANS) gesproken over participatie aan de Adviesgroep (link internationaal). Ingrid kan door haar agenda niet aanwezig zijn bij de bijeenkomsten maar is beschikbaar input te leveren op het prioriteringsplan. 9. Sluiting 5