WORD Module 3 ECDL

Transcriptie

1 WORD 2003 Module 3 ECDL

2 Word 2003 Inhoud Inhoud 1 Inleiding 1 2 Typen en Wijzigen 7 3 Cursorbesturing 43 4 Tekenopmaak 49 5 Selecteren 75 6 Alinea-opmaak 85 7 Accenten / symbolen Spellingcontrole Printen Kopiëren / Knippen / Plakken Sjablonen / opmaakprofielen Tabellen Kolommen Zoeken en vervangen Tabinstellingen Pagina-instellingen Objecten invoegen Samenvoegen / mailing Standaardinstellingen 319 Case 327 Index 332

3 Word 2003 Inleiding 1 1 Inleiding Een tekstverwerker is een programma waarmee teksten kunnen worden vastgelegd, veranderd, bewaard en afgedrukt. De rol van het tekstverwerkingsprogramma is in de loop van de jaren behoorlijk veranderd. Behalve voor het verwerken van teksten kunnen we Word nu ook gebruiken als tekenprogramma, als Desktop Publishing Pakket (ontwerpen) en zelfs als programma om Internet pagina's te maken. De teksten worden m.b.v. het toetsenbord ingevoerd en verschijnen direct op het scherm. Voordat de tekst uitgeprint wordt is er de mogelijkheid om de tekst op te maken (vormgeven), te controleren en te corrigeren. Tevens kunnen we teksten vastleggen op bijvoorbeeld een floppy disk om zodoende te tekst nadien nog eens te gebruiken of aan te passen. Word 2003 werkt met de sneltoetsen en met de muis. De sneltoetsen, zijn combinaties van [Ctrl], [Alt] en [Shift] in combinatie met letters. Hiermee kunnen we Word enorm veel opdrachten laten uitvoeren zonder gebruik te maken van de muis en de menu s of iconen. Voor iemand die dagelijks gebruik maakt van het programma leveren de toetsencombinaties behoorlijk wat snelheidswinst op. Dit lesmateriaal gaat uit van de beginner. We zullen daarom zoveel mogelijk gebruik maken van keuzes uit de menu s of iconen. Systeemeisen voor het programma Word 2003 een Pentium processor 233 MHz minimaal 64 Mb intern geheugen, liefst 128 Mb of meer Windows XP of 2000 Service Pack 3 een vaste schijf met minimaal 115 Mb vrije schijfruimte een minimale beeldschermresolutie van 800x600 beeldpunten Cd-rom-station In dit lesmateriaal maken we gebruik van een aantal teksten, die op de bijgeleverde schijf zijn geplaatst of van internet zijn te downloaden. Hierdoor wordt gezorgd dat we niet al te veel tijd kwijt zijn met het inbrengen van teksten maar meer tijd bezig zijn met de functionaliteit van het programma Word. De eerste stap is natuurlijk het starten van Word Bij een standaard installatie kan dit door op de Startknop te klikken, daarna te kiezen voor het menu-onderdeel Programma s en dan te klikken op het programma Microsoft Word Start Microsoft Word

4 1 Inleiding Word 2003 Voor ons staat nu een leeg document. We gaan alle onderdelen van dit scherm aan de orde laten komen. Titelbalk Word afsluiten In de titelbalk staat de naam van het document dat we op dit moment op het beeldscherm hebben staan. Wanneer we een document opslaan en zelf een naam kiezen, komt deze naam te staan in plaats van de tekst Document 1. Het eerste document dat we beginnen noemt Word altijd: Document 1. De volgende nieuwe documenten die we starten krijgen de naam Document 2, Document 3, Document 4, enz. Pas als we Word afsluiten en weer opnieuw opstarten begint de nummering weer bij Document 1. Menubalk Actief document afsluiten De menubalk bevat de menuonderdelen: Bestand, Bewerken, Beeld, Invoegen, Opmaak, Extra, Tabel, Venster en Help. Elk van deze menuonderdelen bevat weer diverse andere mogelijkheden. Echt alle mogelijkheden van het tekstverwerkingsprogramma Word zijn via deze menubalk toegankelijk. 2

5 Word 2003 Cursorbesturing 3 3 Cursorbesturing We gaan een tekst opvragen om dan te bekijken op welke manieren we de cursor kunnen verplaatsen door een tekst. 1 Klik op de knop Openen Het vorige hoofdstuk beschrijft een aantal malen hoe we de map Word kunnen activeren. Wanneer de map Uitwerkingen of Oefeningen actief is moeten we klikken op de knop Eén niveau naar boven. Wanneer Word net is opgestart moeten we eerst de juiste schijf activeren en daarna op de map Word dubbelklikken. 2 Dubbelklik in de map Word op het bestand cursor De eerste pagina van de zes pagina s staat nu op het scherm 43

6 3 Cursorbesturing Word 2003 Het verplaatsen van de cursor binnen een document kan op verschillende manieren. Zowel de mogelijkheden met het toetsenbord als de muis zullen in dit hoofdstuk aan de orde komen. We gaan eerst de mogelijkheden bekijken die het toetsenbord ons biedt. Toetscombinaties voor verplaatsing van de cursor: [ ] [ ] [ ] [ ] [Ctrl]+[ ] [Ctrl]+[ ] [Ctrl]+[ ] [Ctrl]+[ ] [Home] [End] [Ctrl]+[Home] [Ctrl]+[End] [Page Up] [Page Down] [Ctrl]+[Page Up] [Ctrl]+[Page Down] [Ctrl]+[Alt]+[Page Up] een positie naar rechts. Wanneer het einde van de regel is bereikt springt de cursor naar het begin van de volgende regel een positie naar links. Wanneer het begin van de regel is bereikt springt de cursor naar het einde van de vorige regel een regel naar boven een regel naar beneden een woord naar links een woord naar rechts een alinea naar boven een alinea naar beneden naar begin regel naar einde regel begin document einde document een scherm omhoog een scherm omlaag precies één pagina omhoog precies één pagina omlaag Naar de bovenkant van het scherm [Ctrl]+[Alt]+[Page Down] Naar de onderkant van het scherm [Shift]+[F5] Springen naar de positie waar de cursor zich het laatst bevond 44

7 Word 2003 Tekenopmaak 4 4 Tekenopmaak Om teksten meer te laten spreken maken we gebruik van verschillende tekenopmaakkenmerken zoals de keuze van het lettertype, vet, onderstrepen, cursief en de lettergrootte. Om tekst qua lay-out te veranderen moeten we eerst deze tekst selecteren. Geselecteerde tekst wordt in het programma Word weergegeven via inverse tekst (witte tekst op een zwarte achtergrond). Is er geen tekst geselecteerd en de cursor staat in een woord, dan heeft kiezen van bijvoorbeeld een ander lettertype betrekking op dat woord. Als we tussen twee woorden in staan gebeurt er niets. Let op! Typ altijd eerst de tekst. Selecteer daarna de tekst waarvan we de lay-out willen aanpassen en stel de opmaak in. 1 Klik op de knop Openen 2 Dubbelklik in de map Word op het bestand tekenopmaak We gaan eerst oefenen in het wijzigen van de opmaakkenmerken van steeds één woord. De handelingen gaan we allemaal uitvoeren. 3 Klik in het woord Muziek van de titel (bijv. tussen de u en de z) 4 Klik op de knop Vet om het woord vet weer te geven Omdat de cursor in het woord Muziek staat maakt Word dit woord vetgedrukt. Dat het woord vetgedrukt is kan bij sommige beeldscherminstellingen misschien wel moeilijk te zien zijn. Let dan op de knop Vet. Deze is oranje gekleurd als het vetdrukken aan staat. 49

8 4 Tekenopmaak Word 2003 De knop Vet (Bold) is oranje gekleurd. Het vetdrukken staat zodoende aan. Zoals we het vetdrukken hebben aangezet, kunnen we de knop nogmaals aanklikken om het weer uit te zetten. 5 Klik op de knop Vet om het vetdrukken weer uit te schakelen We kunnen ook meerdere opmaakkenmerken gelijktijdig gebruiken. We gaan dit proberen met Vet, Cursief en Onderstrepen. 6 Klik op de knop Vet (Bold) 7 Klik op de knop Cursief (Italic) 8 Klik op de knop Onderstrepen (Underline) Alle drie de knoppen zijn nu oranje. We gaan zodadelijk zelfstandig een aantal andere woorden voorzien van de tekenopmaakkenmerken Vet, Cursief en Onderstrepen. 9 Klik steeds in een woord en klik dan op Vet, Cursief en/of Onderstrepen zodat het volgende resultaat wordt verkregen 50

9 Word 2003 Selecteren 5 5 Selecteren Wanneer we een document gaan maken kunnen we het beste de tekst eerst typen en dan pas alle opmaakkenmerken toevoegen. Dit betekent dat we achteraf delen tekst selecteren en dan instellen hoe deze tekst moet worden weergegeven. Er zijn veel verschillende mogelijkheden om tekst te selecteren. Selecteren van tekst met het toetsenbord Houd [Shift] ingedrukt en gebruik de pijltjestoetsen om één of meerdere tekens te selecteren. Ook [Shift] in combinatie met [End], [Home], [PageUp], [PageDown] is bruikbaar. [Shift]+[ ] [Shift]+[ ] [Shift]+[ ] [Shift]+[End] [Shift]+[Ctrl]+[ ] [Shift]+[Ctrl]+[End] Een letter links van de cursor selecteren Een letter rechts van de cursor selecteren Een regel naar beneden selecteren Tot het einde van de regel selecteren Vanaf de cursor tot het begin van de volgende alinea Vanaf de cursor tot het einde van het document Al deze toetsencombinaties om de cursor te verplaatsen zijn we in hoofdstuk 2 al tegengekomen. Het enige wat de Shift-toets daaraan toevoegt is dat er geselecteerd wordt. Een echt afwijkende toetsencombinatie is die om de gehele tekst te selecteren. Toch is deze erg handig. [Ctrl]+[A] Selecteren van het gehele document. (De letter A staat voor All of Alles) Met het toetsenbord selecties uitvoeren kan zeker handig zijn. Dit vergt enige oefening maar levert snelheidswinst op en verkleint de kans op RSI (muisarm). Wanneer we niet dagelijks met de computer werken zullen toetsencombinatie lastig blijven. In het lesmateriaal zullen we ons dan ook hoofdzakelijk bezig houden met het selecteren via de muis. 75

10 5 Selecteren Word 2003 Selecteren van tekst met de muis Selectie Een woord Enkele woorden Een tekstregel Meerdere tekstregels Een alinea Een zin Hele document Een verticaal tekstblok Handeling Dubbelklikken in een woord Sleep vanaf het ene woord t/m het andere woord Klik links voor de tekst in de kantlijn Sleep links in de klantlijn een aantal regels omlaag Dubbelklik links voor de alinea in de kantlijn Houd [Ctrl] ingedrukt en klik in een zin Klik driemaal links in de kantlijn voor de tekst Houd [Alt] ingedrukt en sleep een rechthoek 1 Klik op de knop Openen 2 Dubbelklik in de map Word op het bestand selecteren In dit document gaan we een aantal selectiemogelijkheden uitproberen. 3 Klik links in de kantlijn voor de eerste regel (Amsterdam heeft.) Één keer klikken betekent: een regel selecteren. Bij dubbelklikken voor de kantlijn zullen we zien dat de hele alinea wordt geselecteerd. 76

11 Word 2003 Alinea-opmaak 6 6 Alinea-opmaak In hoofdstuk 4 hebben we de tekenopmaak bestudeerd. In dit hoofdstuk gaan we ons verdiepen in de alineaopmaak. Voor de duidelijkheid zetten we de soorten opmaakkenmerken nog eens op een rijtje. Drie soorten opmaakkenmerken: Teken: Alinea: Sectie: Lettertype, Lettergrootte Opmaakkenmerken: Vet, Cursief, Onderstrepen,... Onderstreeptype, Tekstkleur, Superscript, Subscript,... Tekenafstand, Positie Tekstuitlijning: Links, Centreren, Rechts, Uitvullen Tabstops: Links, Gecentreerd, Rechts, Decimaal Inspringing: Eerste regel, Hangend Inspringing: Nummering, Opsommingsteken Regel afstand: Enkel, Anderhalf, Dubbel, Exact,... Randen en arcering: Kader, Binnenrand, Lijntype Initiaal: In tekst, In marge Papierformaat, Pagina-afdrukstand, Marges Aantal tekstkolommen Koptekst, Voettekst, Paginanummering Regelnummering Voet, Eindnoten Verticaal uitlijning Paginarand Waar worden opmaakkenmerken opgeslagen? Tekenkenmerken worden in de getypte letter opgeslagen Alinea-kenmerken worden in de Harde Return aan het eind van de alinea vastgelegd Sectiekenmerken staan in het sectie-einde Wanneer we de alineakenmerken van een alinea willen veranderen, hoeven we de alinea niet te selecteren. Het is al voldoende als de cursor in deze alinea knippert. 85

12 6 Alinea-opmaak Word Klik op de knop Openen 2 Activeer de map Word 3 Dubbelklik op het bestand regelopmaak Alle alinea s zijn links uitgelijnd. Wat uitlijnen is, gaan we uitproberen. Omdat de cursor in de eerste alinea staat gelden de volgende opdrachten alleen voor de eerste alinea. 4 Klik op de knop Centeren om de alinea te centreren 5 Klik op de knop Rechts uitlijnen om de alinea rechts uit te lijnen 6 Klik op de knop Uitvullen om de alinea uit te vullen 7 Klik op de knop Links uitlijnen om de alinea links uit te lijnen 86

13 Word 2003 Accenten / symbolen 7 7 Accenten / symbolen Tekens en accenten kunnen we op verschillende manieren verkrijgen. Via toetsencombinaties, een dialoogvenster Symbool of via autocorrectie. We gaan alle drie de mogelijkheden bekijken. Allereerst gaan we in een leeg document letters met accenten intypen via een gestructureerde (en logische) vorm van toetsencombinaties. We gaan er hierbij vanuit dat het toetsenbord is ingesteld op Verenigde Staten en dat de taal op Nederlands staat. We gaan een nieuw leeg document openen. 1 Klik op de knop Nieuw om een nieuw document te openen Een teken met een accent: Bewerking Samen met Naam Plaats van de accenttoets Kan worden gebruikt op [Ctrl]+['] a e i o u y apostrof Langs de Enter toets á é í ó ú ý Á É Í Ó Ú Ý [Ctrl]+[`] a e i o u accent grave Linksboven onder ESC à è ì ò ù À È Ì Ò Ù [Ctrl]+[Shift]+[:] a e i o u y dubbele punt Links de letter L ä ë ï ö ü ÿ Ä Ë Ï Ö Ü Ÿ [Ctrl]+[Shift]+[^] a e i o u caret (hoedje) Boven cijfer 6 â ê î ô û Â Ê Î Ô Û [Ctrl]+[Shift]+[~] a n o tilde Linksboven onder ESC ã ñ õ Ã Ñ Õ [Ctrl]+[,] c komma Langs de letter M ç Ç [Ctrl]+[Shift]+[&] s a o "en"-teken Boven cijfer 7 ß æ Æ œ Œ [Ctrl]+[/] o deelstreep Onder het vraagteken ø Ø [Ctrl]+[@] a Apestaartje Boven cijfer 2 å Å Leer de toetsencombinaties niet uit het hoofd! Er zit een eenvoudige logica achter: eerst Ctrl-toets inhouden en druk op het accent van onze keuze alle toetsen loslaten druk daarna op de klinker die dan met het accent wordt samengevoegd Wanneer het accent boven op een toets staat moeten we ook de Shift-toets samen met de Ctrl-toets ingedrukt houden tijdens de eerste stap. 111

14 7 Accenten / symbolen Word 2003 [Ctrl] + [Shift] + [~] ãñõ [Ctrl] + [Shift] + [^] êâûôî [Ctrl] + [Shift] +[:] ëäüöï [Ctrl] + [`] èàùòì [Ctrl] + ['] éáúóí [Ctrl] + [,] çç Om de accenten beter te kunnen zien gaan we de weergave van het beeldscherm vergroten tot 200%. 2 Klik op het keuzelijstsymbool van de knop In- en uitzoomen om de weergave op het scherm aan te passen 3 Klik op 200% 4 Houd [Ctrl] ingedrukt en druk op ['] (links van de Enter-toets) 5 Laat alle toetsen los 6 Typ in: e Het volgende teken moet verschijnen: é 112

15 Word 2003 Spellingcontrole 8 8 Spellingcontrole Wanneer we teksten ingeven kunnen we vijf soorten taal/typefouten maken: Typfout: Spelfout: Wanneer we ROOM hadden willen typen en per ongeluk wordt het EOOM. Omdat dit woord EOOM niet bestaat zal Word direct zien dat we ons vertypt hebben. Wanneer we ROOM hadden willen typen en per ongeluk wordt het TOOM dan hebben we pech. Het woord TOOM is namelijk een correct woord. We typen een woord in dat we verkeerd spellen. Wanneer we FUNKTIE typen zal Word aangeven dat dit woord niet bestaat (het moet namelijk FUNCTIE zijn). Grammaticale fout: We typen bijvoorbeeld in IK LOOPT OVER STRAAT. Vanaf versie 97 van Word is er een grammaticacontrole en worden foute zinsconstructies en dt-fouten opgemerkt. Dubbel woord: We typen twee keer hetzelfde woord achter elkaar. Het blijkt dat mensen die typen en gelijktijdig nadenken over de inhoud van de tekst vaak woorden dubbel typen. Meestal gaat het hierbij om de woorden EN of DE. Word markeert zo n tweede woord als we twee gelijke woorden achter elkaar hebben getypt. Typografische fout: Als we een woord bijvoorbeeld per ongeluk met twee hoofdletters laten beginnen. Word staat standaard zo ingesteld dat hij dit automatisch corrigeert. Dus GEachte klant wordt automatisch Geachte klant. Soms hebben we misschien per ongeluk de [CapsLock] toets ingedrukt. We typen dan geachte en Word corrigeert dit naar Geachte en zet automatisch ook nog de [CapsLock] uit. We gaan oefenen met het verbeteren van de door Word opgemerkte spellingsfouten. Dit kan woord voor woord maar ook via een speciaal dialoogscherm. 1 Klik op de knop Openen 2 Dubbelklik in de map Word op het bestand spelling 131

16 8 Spellingcontrole Word 2003 Dit document bevat verschillende woorden die ROOD ONDERKRONKELD zijn. Deze gemarkeerde woorden heeft Word niet herkend of zijn niet correct. In het document zijn enkele opzettelijke fouten gemaakt. In de eerste regel bevindt zich het woord enkelle. De rode golvende lijn geeft aan dat dit woord niet in de woordenlijst van Word voorkomt. We kunnen nu de spellingcontrole starten en alle woorden die van een rode golvende lijn zijn voorzien achter elkaar verbeteren. De tweede helft van dit hoofdstuk gaat daar op in. Steeds vaker worden de spellingsfouten namelijk met de rechter muisknop verbeterd. Dit laatste gaan wij als eerste uitproberen. 3 Klik met de rechter muisknop op het woord enkelle dat in de eerste regel staat 132

17 Word 2003 Printen 9 9 Printen Niet alleen voor het verspreiden van een document zullen we afdrukken moeten gebruiken. Ook om een tekst goed te kunnen lezen is papier een veel beter medium dan het computerbeeldscherm. In Word wordt de tekst afgedrukt zoals die ook op het beeldscherm is te zien (onafhankelijk van het weergavepercentage!). Bij het afdrukken van een document maakt Windows gebruik van een printerdriver. Dit is een bestand waarin alle printergegevens zijn opgeslagen en dat beschrijft hoe de gegevens naar de printer moeten worden verstuurd. Wanneer we een document op twee verschillende printers (van een verschillend merk) afdrukken, zullen er altijd (kleine) verschillen tussen de afdrukken zijn. Het afdrukken kan op twee manieren: 1 Met behulp van de knop Afdrukken. Het document wordt dan in zijn geheel direct afgedrukt. Wanneer we een document van 100 pagina s hebben worden er dus ook echt direct 100 pagina s afgedrukt. 2 Met de menukeuze Bestand en dan Afdrukken (of de toetscombinatie [Ctrl]+[P]). Er verschijnt dan een dialoogvenster waarin we onder andere kunnen aangeven welke pagina s we willen afdrukken en hoe vaak. We gaan beide mogelijkheden bekijken. 1 Klik op de knop Openen 2 Dubbelklik in de map Word op het bestand print1 151

18 9 Printen Word 2003 Onderaan in de statusbalk kunnen we zien dat het document maar uit één pagina bestaat. Deze gaan we afdrukken op de snelste manier. 3 Klik nog niet maar zet de muis stil op de knop Afdrukken Achter Afdrukken staat ook nog aangegeven welke printer geselecteerd is. Wanneer we in een netwerk zitten hebben we vaak de mogelijkheid om bij meerdere printers af te drukken en kan dit een goede waarschuwing zijn. Als we namelijk 50 pagina s met de laserprinter willen afdrukken en de kleureninkjetprinter is actief dan worden we nu vooraf al gewaarschuwd. 152

19 Word 2003 Kopiëren / knippen / plakken Kopiëren / Knippen / Plakken We kunnen stukken tekst van de ene plaats in een document kopiëren of verplaatsen naar een andere plaats. We kunnen echter ook tussen twee documenten tekst uitwisselen. Dit laatste gaan we dit hoofdstuk bekijken. 1 Klik op de knop Openen 2 Dubbelklik in de map Word op het bestand verplaats We gaan de alinea Omstandigheden proberen te verplaatsen. 3 Dubbelklik in de kantlijn vóór de alinea Omstandigheden om deze te selecteren 159

20 10 Kopiëren / knippen / plakken Word 2003 Wanneer we deze alinea met de huidige selectie verplaatsen blijven er twee Enters (witregels) over tussen de alinea Elites en Kapitalisme. Wanneer we deze alinea willen verplaatsen kunnen we beter ook nog de lege regel voor of na de alinea meeselecteren. We gaan daarom opnieuw selecteren en daarbij nemen we de regel boven de alinea mee! 4 Selecteer de witregel plus de alinea Omstandigheden door met ingedrukte muisknop links in de kantlijn omlaag te slepen Klembord (kopiëren, knippen, plakken) Het klembord is een tijdelijke opslagplaats die door alle Windows programma s wordt gebruikt. Zo kunnen we van het ene programma iets op het klembord kopiëren en het eraf halen (plakken) vanuit een ander programma. Knippen De tekst wordt op het klembord gezet en het origineel verdwijnt. [Ctrl] + [X] Kopiëren De tekst wordt op het klembord gezet en het origineel blijft staan. [Ctrl] + [C] Plakken De inhoud van het klembord wordt op de plaats van de cursor geplakt (het klembord verliest hierbij de tekst niet). [Ctrl] + [V] We willen de geselecteerde tekst hier nu weghalen en tussen Bevolkingsgroei en Kolonialisme plaatsen. Daartoe gaan we gebruik maken van het klembord. 5 Klik op de knop knippen 160

21 Word 2003 Sjablonen / opmaakprofielen Sjablonen / opmaakprofielen Wanneer we in Word regelmatig documenten gebruiken die qua lay-out overeen moeten komen, kunnen we hiervoor een sjabloon maken. Veelgebruikte sjablonen zijn: Standaardbrief Faxbericht Memo Voorbeelden voor dergelijke sjablonen worden met Word meegeleverd. Bedrijven en instellingen kiezen er natuurlijk voor om deze zelf te ontwikkelen zodat hun huisstijl gewaarborgd is. In dit hoofdstuk gaan wij van de standaardsjablonen die bij de installatie van Word worden geïnstalleerd gebruik maken. 1 Klik in de menubalk op Bestand om het rolmenu te openen 2 Klik in het rolmenu op Nieuw Het taakvenster Nieuw document wordt geopend met een aantal mogelijkheden. We kiezen voor Sjablonen die Op mijn computer zijn geïnstalleerd. 3 Klik in het taakvenster Nieuw document op Op mijn computer 169

22 11 Sjablonen / opmaakprofielen Word 2003 Dit dialoogvenster heeft 8 tabbladen. Afhankelijk van de wijze van installeren kan dit afwijken. Wanneer we eerst Office 97 op de computer hebben geïnstalleerd en daarna Office 2003 er overheen zetten, zal er bijvoorbeeld nog een tabblad aanwezig zijn waarin zich de oude sjablonen van Office 97 bevinden. 4 Klik op het tabblad Brieven en faxen 5 Klik op het document Elegante fax Rechts in het venster wordt een voorbeeld weergegeven van dit document. 170

23 Word 2003 Tabellen Tabellen Wanneer we gestructureerde gegevens willen weergeven, kan dit meestal het best in een Tabel. We gaan zelf een tabel maken. 1 Klik op de knop Nieuw om een nieuw document te openen 2 Klik op de knop Tabel invoegen 3 Beweeg de muis zodat er 2 x 4 cellen worden geselecteerd zoals hiervoor is te zien 4 Klik met de muis om de tabel daadwerkelijk in te voegen Een tabel wordt standaard ingevoegd met een breedte van de linker kantlijn tot de rechter kantlijn. De kolommen worden gelijkmatig verdeeld en zijn dus even breed. We gaan nu tekst in de tabel intypen. Wanneer we naar de volgende cel willen gaan moeten we daarvoor de Tab-toets gebruiken. De eerste cel is actief. 5 Typ in: Naam 6 Druk op [Tab] om naar de tweede cel te springen 7 Typ in: Adres 8 Druk weer de [Tab] toets om naar de volgende cel te springen 9 Maak de tabel af zoals hierna te zien is. Druk na het typen van de tekst Woonplaats nog 1 keer [Tab] 191

24 12 Tabellen Word 2003 De cursor staat nu in de tweede rij. 10 Vul de tweede rij met de volgende persoonsgegevens 11 Druk na het intypen van Amstel nog 1 keer op [Tab] Wanneer we in de laatste cel de Tab-toets indrukken, wordt er automatisch een regel aan de tabel toegevoegd. 12 Druk nog 4 keer op [Tab] Er is nu zelfs een vierde regel aan de tabel toegevoegd. Via de knop Ongedaan maken kunnen we het bijmaken van deze vierde regel weer ongedaan maken. Dit gaan we uitproberen. 13 Klik op de knop Ongedaan maken om de laatste handeling terug te nemen Wanneer we een adressenbestand op deze manier maken, kunnen we op een eenvoudige wijze de computer één brief laten versturen naar al deze adressen. Dit wordt later in de cursus besproken. We hebben al gezien dat als we een tabel hebben gemaakt en in de laatste rij (laatste cel) op de tab-toets drukken er automatisch een rij aan de tabel wordt toegevoegd. 192

25 Word 2003 Kolommen Kolommen Lange regels in een klein lettertype zijn moeilijk leesbaar. We zouden ons dan ook echt geen krant kunnen voorstellen die niet met kolommen werkt. 1 Klik op de knop Openen 2 Dubbelklik in de map Word op het bestand Kolommen 3 Dubbelklik in de kantlijn voor de eerste alinea om deze te selecteren 4 Klik op de knop Kolommen 217

26 13 Kolommen Word Verplaats de muisaanwijzer naar de tweede kolom 6 Klik op de tweede kolom Omdat we de eerste alinea hadden geselecteerd is deze nu netjes over twee kolommen verdeeld. Zolang zo n selectie niet geheel aan het einde van het document staat, worden er kolommen gemaakt met gelijke lengte. Als we een alinea aan het einde van het document in kolommen van gelijke lengte willen verdelen, moeten we eerst een extra [Enter] geven achter de laatste alinea en daarna pas de kolommen instellen (en zorgen dat deze laatste Enter niet wordt geselecteerd). 7 Klik op de knop Uitvullen om de uitlijning te veranderen 8 Dubbelklik in de kantlijn voor de tweede alinea om deze te selecteren 218

27 Word 2003 Zoeken en vervangen Zoeken en vervangen Wanneer een document uit veel pagina s bestaat is het vaak onmisbaar om te kunnen zoeken naar een woord of een stuk tekst. Word vindt in een fractie van een seconde waar de ingevoerde zoektekst staat. We gaan dit uitproberen. Later in het hoofdstuk gaan we een woord dat vaak voorkomt in een tekst door een ander woord vervangen. 1 Klik op de knop Openen 2 Dubbelklik in de map Word op het bestand zoeken en vervangen In de statusbalk is te zien dat het document uit drie pagina s bestaat. 3 Klik op het keuzelijstsymbool van de knop In- en uitzoomen om de weergavegrootte op het scherm aan te passen 4 Klik op 25% 227

28 14 Zoeken en vervangen Word 2003 We hebben nu een precieze indruk van de grootte van het document. We kunnen het nu echter niet meer lezen en gaan daarom de weergave weer op 100% instellen. 5 Klik op het keuzelijstsymbool van de knop In- en uitzoomen om de weergavegrootte op het scherm aan te passen 6 Klik op 100% De tekst bevat heel vaak de merknaam Microsoft. Omdat dit een beschermde handelsnaam is gebruikt dit bedrijf het symbool achter de naam. We gaan de computer nu laten zoeken waar het woord Microsoft staat om bijvoorbeeld te controleren of overal dit symbool is gebruikt achter de naam. 228

29 Word 2003 Tabinstellingen Tabinstellingen We kunnen gebruik maken van de standaard ingestelde tabs of via tabs die we zelf instellen. In dit hoofdstuk gaan we beide mogelijkheden bekijken. De standaard ingestelde tabs: Deze tabs zijn zichtbaar op de liniaal via heel kleine streepjes. Standaard zijn deze te vinden om de 1,25 cm. De standaardtabs staan dus op 1,25cm; 2,5cm; 3,75cm; 5cm; 6,25cm; 7,5cm; enz. We gaan nu een document opbouwen via deze standaard ingestelde tabs. 1 Typ in: Naam 2 Druk twee maal op [Tab] 3 Typ in: Adres 4 Druk twee maal op [Tab] 5 Typ in: Telefoon 6 Druk op [Enter] Wanneer we erg lange namen gaan intypen moeten we 3 tabs gebruiken tussen de Naam en het Adres. 7 Typ in: Janssen [Tab] Bosweg 12 [Tab] (099) [Enter] 8 Typ in: Pietersen [Tab] Broek 230 [Tab] (0888) [Enter] 239

30 15 Tabinstellingen Word 2003 Als laatste voegen we ook mijnheer Bos toe. Omdat zijn naam en adres nogal kort zijn moeten we bij beide twee maal op [Tab] drukken om naar de volgende kolom te gaan. 9 Typ in: Bos [Tab] [Tab] Erf 1 [Tab] [Tab] [Enter] Standaard tabs gebruiken is in de praktijk de snelste mogelijkheid om te zorgen dat een aantal gegevens netjes uitgelijnd onder elkaar komen te staan. Het is echter niet bruikbaar om getallen onder elkaar te zetten omdat die rechts uitgelijnd moeten worden. Onbruikbaar Getallen rechts uitlijnen Ook wanneer we nog met het lettertype willen gaan spelen kan het zijn dat het gebruik van de standaard tabs ons nog zal verrassen. Dit zullen we nu eens uitproberen. 10 Druk op [Ctrl] + [A] om de gehele tekst te selecteren 240

31 Word 2003 Pagina-instellingen Pagina-instellingen In dit hoofdstuk gaan we kijken naar de pagina-instellingen. Hierbij zullen we naar de afmetingen van de marges kijken en gaan we gebruik maken van kop- en voetteksten. 1 Klik op de knop Openen 2 Dubbelklik in de map Word op paginaopmaak om het document te openen Het document bestaat uit 4 pagina s. Er is een kop en voettekst ingesteld die iedere pagina bovenin en onderin de pagina is terug te vinden. Om te kijken hoe de vier pagina s zijn ingedeeld gaan we de weergave aanpassen. Om een idee te krijgen van het document gaan we het afdrukvoorbeeld bekijken. 3 Klik op de knop Afdrukvoorbeeld 251

32 16 Pagina-instellingen Word Klik op de knop Eén pagina wanneer het afdrukvoorbeeld niet precies één pagina toont Er is precies één pagina in zijn geheel in beeld. Het handige van het afdrukvoorbeeld is dat we snel even kunnen inzoomen. 5 Klik met het vergrootglas net onder de koptekst 252

33 Word 2003 Objecten invoegen Objecten invoegen In dit hoofdstuk gaan we bestanden, afbeeldingen, tekenobjecten en spreadsheets invoegen. Dit doen we via het menuonderdeel Invoegen. We beginnen met het typen van een stuk tekst om daarna enkele van deze objecten in te voegen. 1 Klik op de knop Nieuw om een nieuw document te openen 2 Typ de tekst in zoals hierna is weergegeven 3 Druk twee keer [Enter] zodat de cursor op de hiervoor aangegeven positie staat 4 Klik in de menubalk op Invoegen om het rolmenu te openen 5 Klik in het rolmenu op Bestand 6 Dubbelklik op de map Extra om de map Extra te activeren 7 Klik op het keuzelijstsymbool van het tekstvak Bestandstype (helemaal onderin) 8 Klik in de keuzelijst op Alle bestanden 277

34 17 Objecten invoegen Word 2003 Aan de icoontjes voor de bestanden is te zien dat er afwijkende bestanden bij zijn. Zo is het bestand overzicht een tekstbestand. Afhankelijk van de Windowsinstellingen kan er in de lijst ook overzicht.txt staan. Het bestand uitslagen is een Excel document. Ook hier geldt weer: afhankelijk van de Windowsinstellingen kan in de lijst uitslagen.xls staan. We gaan het tekstbestand overzicht invoegen in ons huidige document. 9 Dubbelklik op het bestand overzicht Een tekstdocument bevat geen opmaakeigenschappen en wordt in het lettertype Courier New weergegeven. We gaan nu ook nog het Excelbestand uitslagen invoegen in ons huidige document. 278

35 Word 2003 Objecten invoegen Klik in de menubalk op Invoegen om het rolmenu te openen 11 Klik in het rolmenu op Bestand 12 Dubbelklik op het bestand uitslagen Word geeft een waarschuwing dat het bestand eventueel beschadigd kan zijn. We kunnen echter het bestand vertrouwen en gaan door met invoegen. 13 Klik op de knop Ja om het bestand te openen Het document is een rekenblad. Rekenbladen zijn verdeeld in werkbladen. Een gebruiker die bekend is met Excel kan nu aangeven welk gebied van het bestand moet worden ingevoegd. Wij gaan kiezen voor de Gehele werkmap. 14 Klik op de knop OK Het bestand uitslagen bevat de cijfers van cursisten. Deze uitslagen worden nu in het Worddocument ingevoegd en omgezet naar een Word-tabel. De Exceleigenschappen gaan hierbij verloren. 279

36 Word 2003 Samenvoegen / Mailing Samenvoegen / Mailing Wanneer we een reeks gelijke brieven aan een aantal klanten willen sturen waarin we de klantgegevens willen opnemen (bijvoorbeeld voor een vensterenvelop) dan kunnen we gebruik maken van samenvoegen (mailing, mailmerge). We hebben voor zo n mailing een adressenbestand en een brief nodig. Het adressenbestand (gewoon een tabel) staat al op de schijf. 1 Klik op de knop Openen 2 Dubbelklik in de map Word op het bestand zakelijke adressen Het bestand bevat 13 records (personen) en 6 velden (gegevens). Het maken van zo n adressenbestand is eenvoudig. Daartoe maken we een tabel en typen de gegevens in. In de eerste rij plaatsen we de omschrijving van de velden en in alle overige rijen de daarbij behorende gegevens. We hebben het bestand alleen opgeroepen om het te bekijken. We gaan het nu weer afsluiten. 3 Klik in de menubalk op Bestand om het rolmenu te openen 4 Klik op Sluiten We moeten nu een brief sturen naar deze 13 personen. Daartoe kunnen we eerst een brief typen. Ook de getypte brief hebben we al op schijf gezet. 5 Klik op de knop Openen 6 Dubbelklik in de map Word op het bestand samenvoegbrief 291

37 18 Samenvoegen / Mailing Word 2003 Het adressenbestand hebben we al klaar (zakelijke adressen) en de brief is ingetypt. Het enige wat nog moet gebeuren is dat we deze brief koppelen aan het gegevensbestand zakelijke adressen en daarbij aangeven waar de gegevens moeten worden ingevuld. Via een druk op de knop kunnen we dan de tekstverwerker de brieven laten genereren. 7 Klik in de menubalk op Extra om het rolmenu te openen 8 Wijs in het rolmenu de keuze Brieven en verzendlijsten aan 9 Klik in het rolmenu op Afdruk samenvoegen 292

38 Word 2003 Standaardinstellingen Standaardinstellingen In dit laatste hoofdstuk gaan we bekijken hoe we standaardinstellingen kunnen aanpassen, zodat we de werking van Word nog meer kunnen beïnvloeden naar onze eigen ideeën. 1 Klik op de knop Nieuw om een nieuw document te openen 2 Klik in de menubalk op Extra om het rolmenu te openen 3 Klik in het rolmenu op Opties om het dialoogvenster te openen Met behulp van dit dialoogvenster kunnen we heel veel eigenschappen van Word instellen. Een paar van deze instellingen bespreken we. Als we meer informatie willen over een bepaalde keuze kunnen we gebruik maken van de knop Help 4 Klik op de knop Help om extra informatie 319

39 19 Standaardinstellingen Word 2003 Per Tabblad kunnen we extra informatie opvragen. 5 Klik op de hyperlink Tabblad Weergave Elk item van het tabblad wordt toegelicht waardoor we de impact van de mogelijkheid goed kunnen beoordelen. Dit overzicht geeft erg veel extra informatieover de verschillende mogelijkheden. 6 Klik in de knop Sluiten om het helpvenster te sluiten 320 Met behulp van het onderdeel Weergeven kunnen we bijvoorbeeld zorgen dat bij het openen van een document de Statusbalk en de Horizontale schuifbalk en de Verticale schuifbalk zichtbaar zijn. Bij het starten van Word kan het Taakvenster weergegeven worden.

40 Word 2003 Case Case 1 Voor de opening van het nieuwe bedrijfspand wil de firma Severijnen Logistics een flyer maken. Kies alle instellingen zodat het document zo veel mogelijk lijkt op de volgende uitwerking (de flyer moet op A4 formaat worden gemaakt), het logo staat op de schijf onder Extra\Logo Severijnen.jpg. Bewaar het document als Extra\Case1 Opening vestiging Eindhoven Op 12 april 2004 zal Severijen Logistics de deuren openen. Tijdens de openingsweek zullen dagelijks activiteiten worden georganiseerd. Alle activiteiten worden in samenwerking met onze partners gerealiseerd. Datum Tijd Activiteit Partner(s) :00-10:00 Opening door voorzitter van de KVK KVK 10:00-12:30 Rondleidingen in het nieuwe complex Arkos B.V. 12:30-13:30 Lunch Elzen Techno 13:30-17:00 Logistiek met nieuwe inzichten Logis Partners :00-14:00 Sponsorochtend Div. 14:00-16:00 Gold-members Div. 16:00-17:00 Informele borrel Div :00-12:00 Personeelsprogramma Severijnen 13:00-17:00 Open middag Div. Wanneer u wilt deelnemen aan een van de bovenstaande activiteiten, vul dan a.u.b. het onderstaande formulier in Naam:... Datum:... Adres:... Activiteit:... Plaats:... Aantal personen:

41 Index Word 2003 A accent grave accenten adressenbestand afbreekstreepje...33, 220 afbreken van woorden afbreken woorden afdrukbereik...154, 157 afdrukdialoogscherm afdrukken afdrukken van secties afdrukken, verkleinen afdrukmogelijkheden afdrukstand afdruktaak afdrukvoorbeeld afdrukweergave...6 alinea...28 alinea dialoogvenster alinea naar beneden...44 alinea naar boven...44 alinea selecteren...76 alinea-kenmerken...85 alineamarkering...33 alinea-opmaak...85 alles negeren alles selecteren...65 alt-combinaties alt-toets ansi-codes apostrof arceringskleur...213, 346 arial...60 ascii-codes autocorrectie automatisch herstel autotekst-fragment invoegen B backspace...8 begin document...44 begin regel...44 bestand invoegen bestandslocatie buitenste rand...97, 98, 100 C capslock...7 caret cellen samenvoegen cellen selecteren celscheidingen verwijderen centeren courier new ctrl... 8 cursief... 50, 337, 338, 349 cursor... 8 cursorbesturing D decimale tab delete... 8 details dialoogvenster Openen dialoogvenster symbool document selecteren documentscherm... 3 documentsjablonen documentstructuur , 343 dubbel woord E einde document einde regel end enter... 8 enter-toets etiketten excelbestand invoegen F faxbericht figuur invoegen G gecentreerde tab gehele tekst selecteren grammatica grammaticacontrole H handelingen ongedaan maken hard koppelteken harde return harde spatie help home hoofdletterfout hoofdlettergebruik I in- en uitzoomen... 87, 88, 348 inhoudsopgave ,

42 Word 2003 Index inspringen...92 inspringing...93 instellingen invoegen bestand K kader...212, 340, 349 kantlijnen keuzelijstsymbool...12 kleur lijn kleur opvulling knippen...159, 160 kolombreedte kolombreedtes kolomeinde...33 kolommen kolommen gelijkmatig verdelen...204, 206 kolommen invoegen kolommen van gelijke lengte kolommen verwijderen kolomscheiding kopiëren...159, 160 koppelteken koppeltekens koptekst en voettekst koptekst en voettekst werkbalk koptekst nogmaals activeren L lay-out...49 lettergrootte...58, 61, 62 letterhoogte...58 lettertype...52, 58 lettertypes...59, 66 lettertypes, laatst gebruikt...66 liggend lijnkleur lijnstijl...211, 212, 284, 288, 345, 346 lijntab liniaal...6 links uitlijnen...86 linkslijnende tab locatie bestanden M mailing mailmerge marges...257, 259, 260 memo menubalk...2 monotype sorts muis...47 N negeren nieuwe pagina...29 nieuwe regel, zelfde alinea...33 numerieke deel numlock nummering O object selecteren omschakelen tussen documenten onderstrepen...50, 53 onderstrepingskleur...53 ongedaan maken...82, 83 opmaak alinea opmaak kopiëren/plakken...69 opmaak lettertype...52, 68 opmaak van een pagina opmaakprofiel toepassen opmaakprofielen opslaan als...12 opslaan als rtf-bestand...25 opslaan als webpagina...25 opslaan als Wordperfect-bestand...25 opsommingsteken wijzigen opsommingstekens opvulkleur ovaal overschakelen tussen documenten overschrijven van tekst...81 P pagina omhoog...47 pagina omlaag...47 pagina-einde...8, 28, 33 pagina-instelling dialoogvenster pagina-instellingen...251, 277, 319 paginanummering paginanummering aanpassen paginaopmaak paginaweergave...4 papierformaat plakken...159, 160 platte tekst...57 printen printereigenschappen printerkeuze printerlettertypes...59 proportioneel...58 pt letterhoogte

43 Index Word 2003 R randen...102, 212 rechthoek rechts uitlijnen...86 rechtslijnende tab regelafstand...97, 107 rijen invoegen rijen verwijderen rood gekronkelde woorden S samenvoegen schaal...54 schaduw schreef...58 schuifbalk...46 schuifknop...46 scroll-wieltje...47 sectie-einde...33 sectiekenmerken...85 sectie-opmaak...85 selecteren...75, 76 selectiemogelijkheden...76 shift...7 sjablonen...169, 177 sneltoets sneltoetsen...1, 118, 121 sorteervolgorde...18 sorteren van bestanden...18 sortering bij afdrukken spatie...33 spatiebalk...8 spellingcontrole...131, 136, 341, 342, 343 spellingcontrole mogelijkheden standaard werkbalk...3 standaardbrief standaardinstellingen standaardlettertype standaardtabs standaardtekst statusbalk...4, 5 subscript superscript symbol symbolen...114, 122 systeemeisen...1 T taakvenster...4 tab...33, 191 tab verwijderen tabel invoegen...191, 196, 344, 345, 350, 351 tabel tekenen tabellen tabellen en randen , 202, 344, 345, 346 tabellen maken, stappenplan tabinstellingen , 243 tab-mogelijkheden tabselectie-knop tab-toets tekenafstand tekenen tekenen van tabellen tekenkenmerken tekenobject verplaatsen tekenobject, afmetingen wijzigen tekenopmaak... 49, 52, 85 tekst draaien tekstbestand invoegen teksteffecten tekstkleur... 67, 69, 338 tekstregels selecteren tekstverwerker... 1 times new roman titelbalk... 2 toetsenbord... 7, 111 toetsencombinatie toevoegen toewijzen sneltoetsen trema truetype typefouten typen en wijzigen... 7 U uitlijnen uitlijning binnen een tabel uitlijnmogelijkheden uitvullen V verplaatsen verplaatsen van de cursor verplaatsing van de cursor verschillende documenten verticaal tekstblok selecteren vervangen vervangopties verwijderen pagina-einde verwijderen van een tab verwijderen van tekst vet... 49, 338 vlakgom , 345 voettekst ,

44 Word 2003 Index volgende zoeken voorbeeld...19 vreemde tekens...111, 118, 125 vs-internationaal W webpagina...25 weergave volgens weblay-out...26 weergavemogelijkheden...17 weergaven...18 weergeven/verbergen...30, 33 werkbalk opmaak...3 werkbalk standaard...3 werkbalk tekenen werkbalken...5 wisselen tussen documenten wissen van een bestand...18 witregel...27 woord naar links...44 woord naar rechts...44 woord selecteren...76 woordafbreking...220, 222 Z zin selecteren...76 zoeken en vervangen...227,