Succesvolle implementatie ECD bij Mosae Zorggroep

Transcriptie

1 Succesvolle implementatie ECD bij Mosae Zorggroep Pilot speelt een prominente rol bij implementatie van nieuw ECD Overgaan van papieren cliëntendossier naar de digitale vorm moet absoluut projectmatig aangepakt worden, zegt Hans van Zwam, consultant van Innervate en projectleider van de projectgroep ECD bij de Mosae Zorggroep. Hans gebruikt liever niet het woordje moet maar in dit geval wel. Er komt namelijk veel kijken bij de implementatie van een nieuw ECD. De impact van het ECD op alle facetten van een organisatie is groot. Het is niet alleen een hulpmiddel dat de werkprocessen van de organisatie ondersteunt, maar het legt ook een relatie tussen de behandeldoelen én de uitvoering van de zorg. Daarbij maakt het ECD het mogelijk informatie over, en wensen van, de cliënt in de werkwijze te verankeren. In het Dossier komen onderwerpen zoals agenda cliënt, specifieke wensen, capaciteitsplanning, zorgzwaarte/functiegerichte financiering, basis gegevens aan de orde. Bovendien ondersteunt het ECD de interne en externe rapportages. Het belang van een goed functionerend ECD moet dus niet onderschat worden bij zorginstellingen. Onder het motto van de Mosae Zorggroep mensen helpen mensen is het project gestart. Om de kans van slagen zo groot mogelijk te maken zijn alle gebruikersgroepen betrokken in het project. Dit omdat elke gebruikersgroep zijn eigen inzicht én wensen en eisen heeft. Daarbij creëert betrokkenheid ook draagvlak en dat is een absolute voorwaarde voor een succesvol project, want mensen helpen mensen! Bij aanvang van het project hebben we allereerst de belangrijkste uitgangspunten geformuleerd zoals: het ECD moet primair ondersteuning bieden aan de zorg (en niet andersom), zegt Hans. Dit lijkt een open deur maar mijn ervaring is dat zorginstellingen er niet altijd zo tegenaan kijken. Een ander belangrijk uitgangspunt is dat de zorgdoelen van de organisatie duidelijk zijn. De ECD s genereren rapportages en dus Management Informatie. Dit is stuurinformatie en heeft als functie om koers te houden naar de zorgdoelen. Mocht de organisatie van koers afwijken dan kunnen tijdig de juiste managementbeslissingen genomen worden. Daarbij hebben we goed gekeken naar knelpunten in bedrijfsprocessen. Belangrijk was om deze eerst te verbeteren voordat we tot automatiseren overgaan. Bepaalde formulieren die standaard gebruikt werden zijn uit het proces verwijderd of is bijvoorbeeld de procedure van het invoeren van contactgegevens vereenvoudigd (maar éénmaal ipv telkens weer). De afdeling Kwaliteit heeft vooraf de tevredenheid over de zorgprocessen en de formulieren uitgevraagd bij de zorgmedewerkers. Dat heeft geleid tot een aantal verbeterpunten, die we meteen in het project hebben meegenomen. Daarnaast ziet de afdeling Kwaliteit toe op de naleving van de gemaakte afspraken in het zorgproces. Het is belangrijk om deze mensen in je projectteam te hebben. Uiteindelijk leidt het verbeteren van de bedrijfsprocessen tot meer efficiency én meer tevredenheid bij de gebruikers. Waar op gehamerd werd binnen de projectgroep is dat het huidige fysieke dossier niet weg gegooid zou mogen worden en in geminimaliseerde vorm beschikbaar zou blijven. Daarbij moest de Privacy van cliënten gewaarborgd blijven. Dit heeft ertoe geleid dat afhankelijk van de functie die iemand heeft rechten en bevoegdheden worden toegekend. Zo heeft de Eerst Verantwoordelijke Verpleegkundige (EVV) de meeste bevoegdheden. Het ECD is geen open boek, niet alle informatie is voor iedereen zichtbaar!

2 Mosae over het ECD... Een goed ECD brengt je organisatie echt een stap verder, zegt Paul Zonneveld, Manager Zorg van Mosae Zorggroep. Hij is erg enthousiast over hoe het ECD bij de Mosae Zorggroep is geïmplementeerd. Als ik er nu op terugkijk dan hadden we het project nooit alleen kunnen doen. Dan was de papieren versie gewoon in een elektronische versie gezet en dat was het! Gelukkig werden we gedurende het hele project ondersteund door Hans van Zwam van Innervate. Er waren zoveel koppelingen die we niet hadden voorzien en zoveel andere aspecten die nog boven water kwamen dat we blij waren met de kennis en ervaring van Hans. Als je kennis van zaken hebt dan durf je los te laten en dat kon hij heel goed. Hans wist het project goed te leiden, was daadkrachtig en wist de juiste vragen te stellen en kon op alle niveau s de materie op een empathische manier uit leggen. Daarbij liep en loopt nog steeds de samenwerking tussen Mosae, Unit4 en Hans goed. Hans weet het management goed te informeren en is een prettige gesprekspartner voor Unit4. Van beide organisaties spreekt hij de taal en kan één en ander met elkaar verbinden. Ik raad andere zorginstellingen aan om een goed projectplan te maken, een goede projectleider aan te stellen en een klankbordgroep aan te stellen. Door het instellen van een klankbordgroep worden beslissingen gedragen en haal je veel onrust uit de lucht omdat medewerkers al hebben meegekeken. Je moet ook nauwkeurig kijken of het dossier dat je wilt implementeren goed past bij je organisatie. De leverancier heeft als het ware de grove bouwstenen en jij moet als organisatie het pakket invullen en de puntjes op de i zetten. Neem hier de ruimte en tijd voor, maar overigens niet te lang. Wat er op je af komt kan je van te voren niet allemaal bedenken, dus zet slimme mensen in je projectgroep. Een aantal functies zijn essentieel en je hebt ook daadkrachtige mensen nodig. Maar zorg wel dat de mensen bij hun expertise blijven anders wordt het een langdradig verhaal. Elke projectgroep moet bij zijn leest blijven! Een kritische planning helpt om dit te borgen. Hier ziet de projectleider op toe natuurlijk. Belangrijk aspect was ook dat Hans een rol heeft gespeeld in het informeren van onze centrale cliëntenraad. Door een goede overdracht van informatie waren ook zij enthousiast over hetgeen de projectgroep had voorbereid. De projectgroep heeft het goed gedaan want momenteel zijn onze mensen content. Ze gebruiken het ECD intensief en zijn blij dat de klappers voorgoed de kast in mogen. Het bespaart de mensen veel tijd, ze kunnen direct bij aanvang van hun dienst alle dossiers lezen bijvoorbeeld. Ook zijn de teams die tijdens de pilot met tablets en laptops werken enthousiast. Groot voordeel vinden ze dat deze meegenomen kunnen worden naar de cliënt en gegevens direct in het zorgleefplan ingevoerd kunnen worden. Uiteindelijk mag het pilot-team zelf aangeven welk device het best werkt. Het project is gestart om het ECD de intramurale zorg te implementeren. We hebben gekeken of het ECD ook extramuraal toegepast kan worden. Dit hebben we natuurlijk samen met de desbetreffende medewerkers gedaan zodat ze ook gehoord en gezien zijn. Ook hier is het enthousiasme groot. Al met al kan ik zeggen dat ik trots ben op ons ECD en ik ben blij dat we deze stappen hebben gezet, aldus Paul.

3 Mosae heeft gekozen om het ZLP (Zorgleefplan en papieren cliëntendossier) te automatiseren naar Cura ECD van Unit4. Inmiddels is Cura compleet geïntegreerd binnen de Mosae omgeving. Dat betekent dat Cura ECD geen separaat werkend systeem is. Een positief effect van deze integratie is dat als er veranderingen optreden, dan verandert het ECD mee, zonder dat we hier extra integratie testen voor hoeven uit te voeren. Dat het ECD niet een op zich zelf staand dossier is, was echt een eye opener voor alle betrokkenen in het project, vervolgt Hans. Het is niet alleen een zorgleefplan, maar betreft ook: Overdracht en verantwoording Zorgovereenkomst Norm verantwoorde zorg Voorbehouden handelingen Document Management Capaciteitsplanning Agenda van de cliënt Basisgegevens cliënt AZR Zorgzwaarte financiering Overdracht & verantwoording En niet te vergeten de management informatie die uit alle ECD s kan komen.

4 Zorgleefplan Ieder cliënt is verschillend en heeft zorg op maat nodig en heeft dus zijn eigen persoonlijke zorgleefplan. Het zorgleefplan in het ECD is opgebouwd uit een basisplan en een ontwikkelplan. In het basisplan staan de dagelijkse reguliere zorgbehoeften. Hier hoeft alleen gerapporteerd te worden als er iets verandert (afwijkingen). In het ontwikkelplan wordt de voortgang gevolgd en gecommuniceerd en is de rapportage hierover erg belangrijk. Het splitsen van het zorgleefplan in twee plannen is een grote verandering geweest binnen de organisatie, zegt Hans. We merkten dat deze tweedeling goed werd geadopteerd door de medewerkers, maar we hebben ook gemerkt dat we nog extra aandacht moeten besteden aan de manier van rapporteren. Momenteel loopt de pilot en we zien al dat een aantal zorgverleners rapporteren in de vrije rapportage. Dat geeft een indicatie over het gebruik van het ECD. Blijkbaar kunnen ze de informatie niet kwijt in het basisplan of in het ontwikkelplan. Dit vereist van ons weer een reactie en we zullen hier een stuk training aan gaan wijden om gebruikers te ondersteunen. De implementatie van de zorgprocessen en formulieren in het ECD, is door de eigen applicatiebeheerder opgepakt. Zij werd hierin ondersteund door de implementatieconsultant van de leverancier (Unit 4). Hierdoor is tevens gewerkt aan de borging van ECD-kennis binnen de eigen organisatie. Inzet ICT middelen De werkgroep Applicatiebeheer & ICT, heeft onderzocht welke ICT voorzieningen nodig zijn voor de pilot. Zo is er een nieuw draadloos datanetwerk (wifi) aangelegd op de pilot-afdeling. Tevens is onderzocht welke ICT middelen ingezet kunnen worden om het draadloos werken te vereenvoudigen. Momenteel zijn er verschillende werkstations (thin cliënt) beschikbaar, Die staan op vaste plekken. Om het mobiele werken te vereenvoudigen, zijn zes mobiele apparaten aangeschaft: 2 x tablet, 2 laptop, 1 notebook en 1 mobile thin client. De middelen zijn vooraf ingericht en getest. Ook is er per apparaat een korte handleiding (één A4) gemaakt. Wat en hoe met de pilot? De Pilot speelt een prominente rol om de implementatie van nieuw ECD te laten slagen. In een pilot komen snel de pijnpunten boven water en geeft mogelijkheid om aanpassingen te maken zoals net beschreven. Het creëert ook draagvlak omdat mensen betrokken worden en invloed kunnen uitoefenen.

5 We zijn gestart met 30 zorgmedewerkers en 35 cliënten en hebben de pilot opgezet volgens de aanpak Plan, Do, Check en Act zegt Hans. Allereerst hebben we werkgroepen geformeerd met onderwerpen als: inrichting ECD, Behandeling, Zorgleefplan, Rapportages, Applicatie Beheer & ICT, Opleiding, Communicatie. Zo zorgden we ervoor dat geen enkel aspect binnen de organisatie buiten de boot kon vallen. Daarnaast hebben we een klankbordgroep geformeerd. Hierin zitten uitvoerenden. Telkens als er iets ontworpen werd in een werkgroep dan werd de klankbordgroep gevraagd voor feedback. Daarbij werden de gebruikers ondersteund met vijf workshops, ook met de leverancier van Cura Unit4. Men kreeg als richtlijn om de werkprocessen zo eenvoudig mogelijk te houden, keep it simple. Het pilotplan is gecommuniceerd met de OR en doorgesproken met de CCR (centrale cliëntenraad) om te kijken of er commitment was binnen de organisatie. Zij stelden als absolute voorwaarde dat de zorgvisie niet verlaten mocht worden en dat de privacy van cliënten gewaarborgd moest zijn. Het is ons gelukt om alle uitgangspunten in acht te houden. De pilot was heel leerzaam! We kunnen concluderen dat de kwaliteit van het dossier verbeterd is omdat medewerkers makkelijk mutaties kunnen doorvoeren naar de backoffice. Hierdoor heb je een constant up tot date ECD. Maar de pilot leerde ook dat de eis ICT voorzieningen zijn beschikbaar niet eenvoudig was. Het betekende bijvoorbeeld dat wifi geïnstalleerd moest worden en dat er een back-up procedure moet zijn in geval van calamiteit en dat de software en data gebackuped moet worden. Inmiddels is besloten dat als echt niets meer werkt er terug gegrepen wordt op papier. In het protocol is opgenomen dat de EVV elke twee weken een pdf uitprint van het ECD zodat ten allen tijden naslagwerk beschikbaar is. Het draait uiteindelijk om mensen, aldus Hans van Zwam. Tijdens de pilot wordt gestuurd op de volgende belangrijkste onderdelen: Goede ondersteuning van het Zorgleefplan (proces en workflow) Formulieren (waar mogelijk) voor ingevuld met basisinformatie Cliëntinformatie is eenvoudig afdrukbaar De privacy van cliënten blijft gewaarborgd conform juridische kaders De historie van cliënten is toegankelijk voor geautoriseerde medewerkers. Dit betekent dat niet iedereen toegang heeft tot het hele cliëntdossier. Afhankelijk van je persoonsaccount krijg je toegang en rechten om informatie in te zien of te wijzigen. Contactverzorgende/EVV heeft en houdt verantwoordelijkheid over cliëntdossier. Kortom: een goed projectplan moet ten grondslag liggen aan de implementatie van het ECD waarin een pilot moet worden opgenomen. De samenstelling van de projectgroep is erg belangrijk en een voorwaarde voor succes. Zorg dat alle spilfuncties in het projectteam vertegenwoordigd zijn, alleen dan kun je alle uitdagingen die komen ook daadwerkelijk aanpakken. Ik ben trots op ons team en de wijze waarop we samenwerken. Een pilot zorgt voor draagvlak, verbetering van de zorgprocessen en een grotere adoptie bij de zorgmedewerkers. Een absolute must dus! aldus Hans.