STAPPENPLAN OPZETTEN. SPREEKUUR astma / COPD. (Voor deelname aan astma en zorgprogramma COPD)

Transcriptie

1 STAPPENPLAN OPZETTEN SPREEKUUR astma / COPD (Voor deelname aan astma en zorgprogramma COPD) Publicatiedatum: augustus 2018

2 Inhoudsopgave pagina Inleiding 2 Stap 1 Registreren op ICPC en in astma / COPD OH startprotocol 2 Stap 2 Organiseren 3 Stap 3 Informeren 4 Stap 4 Uitvoeren 4 Stap 5 Registreren in protocollen OH en meetwaardenscherm HIS 4 Stap 6 - Follow up en bewaking van de follow up 5 Bijlage 1 Checklist inrichting onderzoeksruimte 6 Bijlage 2 Voorbeeldbrief oproep informatie astma/copd spreekuur 7 Bijlage 3 Oproep en bewakingssysteem voor het astma/copd-spreekuur 8 Bijlage 4 handleiding rapport inkaarten astma (COPD) patiëntlijst in VIP 9 Publicatiedatum: augustus

3 Inleiding Met behulp van het inkaartrapport van VIPLive/Calculus van astma- en COPD- patiënten 1 kunt u de patiënten in beeld brengen. In dit document wordt de werkwijze beschreven en worden een aantal suggesties gedaan voor de spreekuurorganisatie. In 6 stappen naar een gestructureerd spreekuur voor astma/copd patiënten Stap 1 Stap 2 Stap 3 Stap 4 Stap 5 Stap 6 Registreren op ICPC en in astma/copd OH startprotocol Organiseren Informeren Uitvoeren Registreren in risicoprofielen en meetwaardenscherm Follow up en bewaking van de follow up Stap 1 Registreren op ICPC en in astma of COPD OH-startprotocol Via het dashboard van VIPLive/Calculus 2 kunt u een inkaartrapport astma of COPD aanvragen en inzien. Via dit rapport krijgt u een overzicht van de geïncludeerde patiënten met R95 of R96, die aan de inclusiecriteria voldoen. En er is ook een werkblad met geëxcludeerde patiënten, van wie u kunt zien welke registraties ontbreken om te kunnen includeren of aan te vullen in uw HIS met hoofdbehandelaar huisarts/ geen deelname ketenzorg of hoofdbehandelaar specialist. De inclusiecriteria 3 zijn: Voor astma: Actieve R96 Hoofdbehandelaar huisarts 16 jaar of ouder zijn EN Geen zorgweigeraar (hieronder valt registratie Deelname ketenzorg: nee ) EN Minimaal 1 voorschrift ICS 4 in de afgelopen 12 maanden Registratie Deelname ketenzorgprogramma astma: ja vanaf het eerste consult waarbij deelname aan het zorgprogramma astma door de patiënt is geaccepteerd en eerste consultdatum Voor COPD: Actieve R95 Hoofdbehandelaar huisarts Geen zorgweigeraar (hieronder valt registratie geen deelname ketenzorg ) Patiënten met een obstructieve longfunctiestoornis door longfunctiemeting in de afgelopen 36 maanden: FEV1/FVC post-bd in Z-score (NHG-code: 3651) kleiner dan (<) OF FEV1/FVC post-bd in Z-score eigen medicatie (NHG-code: 3693) < OF FEV1/FVC ratio post BD (NHG-code: 1866) kleiner dan (<) 70% OF FEV1/FVC met eigen medicatie (NHG code 3692) kleiner dan (<) 70% 1 Zie bijlage of zg@calculus.nl. 3 Het is niet mogelijk om patiënten met ICPC R 95 én R96 te coderen. U maakt een keuze op grond van de anamnese voor R95 met astmacomponent in de episodetitel, of R96 met COPD component in de episodetitel. Zie ook de informatie over astma of COPD 4 ATC codes voor ICS: R03BA, R03AK06, R03AK07, R03AK08, R03AK09, R03AK10, R03AK11, R03AK12 Publicatiedatum: augustus

4 Patiënten met COPD met een lichte ziektelast of matige ziektelast (met huisarts als hoofdbehandelaar) Acties met behulp van VIPLive/Calculus-exclusielijst: De volgende acties moeten ondernomen worden bij de patiënten, die op de exclusielijst staan en bij wie de diagnose astma of COPD 5 is vastgesteld: 1. ICPC codering R96 voor astma, R95 voor COPD. Omzetten in een alternatieve ICPC als er geen sprake is van astma, bv R01, R02, R03 of R05 of R29.02 (=prikkelbare luchtwegen) 2. R96.01 is komen te vervallen. Hiervoor kunt u besluiten tot R96 of R29.02 of ICPC op basis van klachten 3. Gegevens invoeren, bijvoorbeeld in astma OH startprotocol of COPD OH startprotocol Er zijn 3 categorieën astma/copd-patiënten te registreren: a. Hoofdbehandelaar = specialist, Vul in het startprotocol deze uitslag als meetwaarde in. Registratie is gereed en protocol kan worden opgeslagen. Pas de episodetitel aan naar astma of COPD spec. b. Hoofdbehandelaar = huisarts, de patiënt neemt geen deel aan de ketenzorg: registreer hoofdbehandelaar huisarts en geen deelname ketenzorg. Registratie is gereed en kan worden opgeslagen Pas de episodetitel aan naar astma of COPD HA geen DBC c. Hoofdbehandelaar = huisarts, en patiënt krijgt ketenzorg volgens de afgesproken DBC. Alle items vullen met meetwaarden minder dan 36 maanden oud. Let op: Als u het ONL of OH-startprotocol astma of COPD 2014, 2015 of 2016 gebruikt hoeft u het item over roken niet in te vullen. Stap 2 Organiseren Het aanwezig zijn van een praktijkondersteuner gespecialiseerd in astma/copd is voorwaarde voor deelname. Om te komen tot een spreekuur astma en COPD moet een schatting gemaakt worden hoe vaak het spreekuur gehouden kan worden. Met het controle advies van NHG standaard als uitgangspunt en ervan uitgaande dat de ernstige patiënten door de longarts worden gecontroleerd, zijn er per astma of COPD patiënt gemiddeld 1-2 consulten per jaar. Zie formatieberekening Onderstaande tabel 6 geeft een indruk van de tijdsinvestering per onderdeel. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen patiëntgerichte en niet-patiëntgerichte tijd in intensieve en minder intensieve fase. Patiëntengericht Controle huisarts Consult praktijkondersteuner zonder spirometrie Consult praktijkondersteuner inclusief spirometrie: 10 min 30 min 45 min Spirometrie: instrueren, proefblazen, blazen, uitleg resultaten 15 min Reversibiliteittest: Instrueren, inhaleren, blazen, uitleg resultaten 15 min Inhalatie-instructies 10 min 5 Het is niet mogelijk om patiënten en ICPC R 95 én R96 te coderen. U maakt een keuze op grond van de anamnese voor R95 met astmacomponent, of R96 met COPD component. Zie ook informatiemap dubbeldiagnose 6 Bron: Protocollaire astma/copd-zorg editie De genoemde tijd is overeengekomen met de zorgverzekeraar tot Publicatiedatum: augustus

5 Zelfmanagement intensieve fase Zelfmanagement minder intensieve fase Huisbezoek 70 min 10 min 45 min Niet-patiëntgericht Nabespreking spreekuur per patiënt intensieve fase Nabespreking spreekuur per patiënt minder intensieve fase Overleg huisarts- longarts over individuele patiënt intensieve fase Overleg huisarts- longarts over individuele patiënt minder intensieve fase Werkoverleg op organisatorisch niveau 1x.per jaar Onderhoud spirometer: kalibreren, proefblazen, registreren hiervan, schoonmaken Bestellen materialen spreekuur (folders, placebo s) --x per jaar 10 min 5 min 10 min 5 min 60 min 30 min 45 min In de praktijk is er een spreekkamer nodig voor het uitvoeren van het spreekuur. De benodigde materialen zullen moeten worden aangeschaft (zie checklist benodigdheden in bijlage 1). Ook moet worden nagegaan of iedereen voldoende geschoold is op het gebied van astma/copd, op het uitvoeren van een spirometrie (als het niet wordt uitbesteed), het interpreteren van de curves en het geven van inhalatie-instructie. Stap 3 Informeren (voorbeeldbrief informatie astma/copd spreekuur bijlage 2) Het is van belang de patiënten goed te informeren over de nieuwe gang van zaken. U kunt dit schriftelijk doen, maar ook mondeling tijdens controleconsulten of door middel van nieuwsbrieven in de praktijk of op uw website. Doel is uw patiënten te laten weten dat de medewerkers in de praktijk bevoegd en kundig zijn om de controles uit te voeren en dat regelmatig met de huisarts wordt overlegd. De patiënt kan kiezen deel te nemen aan het zorgprogramma of reguliere zorg te ontvangen. Stap 4 Uitvoeren Nu alles georganiseerd is, kunt u aan de slag gaan. Met het versturen van de informatiebrief kunt u patiënten tegelijkertijd uitnodigen voor een afspraak op het astma- en COPDspreekuur. Voor een efficiënte praktijkvoering is het van belang dat u de controles goed over het jaar verdeelt. U kunt dit bereiken door de informatiebrieven niet in één keer, maar gespreid over het jaar te versturen op basis van bijvoorbeeld de geboortemaand. Nonresponders zullen moeten worden nagebeld. U kunt non-responders ook benaderen bij het aanvragen van hun herhaalreceptuur. Stap 5 Registreren in protocollen en meetwaardenscherm Om gestructureerd te werken en een goed overzicht te hebben van de actuele situatie, kunt u de verzamelde gegevens geordend registreren in het daarvoor bestemde OH-protocol. Alle gemeten waarden die in het protocol zijn ingevuld komen automatisch in het meetwaardenscherm (diagnostisch dossier). Overige meetwaarden, zoals bijvoorbeeld longfunctiewaarden kunnen ook in de meetwaardenmodule in het HIS ingevuld worden. Publicatiedatum: augustus

6 Let op: meetwaarden die in de journaalregels worden geschreven zijn niet terug te vinden in het diagnostisch dossier. Bedenk dat er meerdere hulpverleners betrokken zijn bij het begeleidingsproces. Uit de registratie moet duidelijk zijn wie de betrokken hulpverlener is geweest. De vastgelegde gegevens worden ook gebruikt voor de evaluatie van de zorg door de zorggroep. Stap 6 - Follow up en bewaking van de follow up met bijlage voorbeelden oproep- en bewakingssysteem Het aantal controles zijn ingedeeld conform NHG standaard. Om de patiënt goed onder controle te houden is een afsprakensysteem aan te bevelen (zie bijlage 3). Publicatiedatum: augustus

7 Bijlage 1 Checklist inrichting onderzoeksruimte COPD-spreekuur Meubilair Bureau/werktafel Stoelen voor POH, patiënt en begeleider Opbergkastje Sanitair Wastafel Zeepdispenser Wegwerphanddoeken Instrumentarium/apparatuur Spirometer Hulpmateriaal: IJkspuit Mondstukken Voorzetkamers Desinfectans Weegschaal Meetlat Computer met Huisartseninformatiesysteem Telefoon Instructiemateriaal Placebo-inhalatoren van formularium en die gebruikt worden Voorzetkamers Documentatie/formulieren Protocol spirometrie Berekening reversibiliteit spirometrie Interpretatie spirometrie Beoordelingsformulier Protocollaire astma/copd-zorg Voldoende aantallen checklists ACQ en CCQ Zorgatlas Inhaleren (aanbevolen) Gebruiksmaterialen Afsprakenkaartje Luchtwegmodellen Bèta-2-sympaticomimeticum (aerosol met voorzetkamer) Ipratropiumbromide (aerosol met voorzetkamer) Desinfectans Tissues Oproep- en bewakingssysteem (zie bijlage 8) Voorlichtingsmateriaal Thuisarts.nl Longfonds Stoppen met roken zorgmodule Publicatiedatum: augustus

8 Bijlage 2 Voorbeeldbrief oproep informatie astma/copd spreekuur NAW gegevens Plaats: Datum: Geachte mevrouw/heer. Tot nu toe bent u gewend voor de controle van uw astma/copd 7 op het gewone spreekuur te komen. Er is nu echter een speciaal astma/copd 2 spreekuur ingesteld. Op dit spreekuur wordt u volgens een vast schema gecontroleerd. De praktijkverpleegkundige/praktijkondersteuner 2, de praktijkassistente en de huisarts werken hierbij nauw samen. De praktijkverpleegkundige/praktijkondersteuner 2 heeft voor deze taak een speciale opleiding genoten de praktijkassistent is speciaal getraind voor het uitvoeren van bepaalde taken tijdens dit spreekuur. Deze gerichte aanpak zal uw gezondheid zeker ten goede komen. Natuurlijk is het niet de bedoeling dat u tot het volgende speciale spreekuur wacht wanneer u tussentijds een toename van uw klachten heeft. U kunt dan altijd een afspraak maken voor het gewone spreekuur. Hiermee nodigen wij u uit om op... dag... op het spreekuur te komen. Mocht u op die dag niet kunnen, dan kunt u dit telefonisch doorgeven aan de assistent. Houdt u er rekening mee dat het hele onderzoek ongeveer driekwartier duurt. Voor de longfunctie is het nodig dat u tijdelijk stopt met uw longmedicijnen: 8 uur van te voren stoppen met: atrovent, berotec, bricanyl, combivent, salbutamol, ventolin, ipratropium, fenoterol en terbutaline. 24 uur van te voren stoppen met: foradil, oxis, serevent, seretide, symbicort, formoterol, foster. 24 uur van te voren stoppen met: spiriva, tiotropium, aclidinum Met vriendelijke groet, 7 Maak keuze Publicatiedatum: augustus

9 Bijlage 3 Oproep- en bewakingssysteem voor het astma/copd-spreekuur Een belangrijk aspect van de zorg voor mensen met astma of COPD is, dat deze groep regelmatig gezien wordt. Het blijkt dat veel patiënten, zeker als ze niet medicamenteus behandeld worden, na verloop van tijd uit het zicht verdwijnen. Het langdurig onder controle houden van patiënten is niet eenvoudig. Consulten worden vaak op langere termijn afgesproken en deze afspraken kunnen gemakkelijk vergeten worden. Het nakomen van vervolgafspraken vraagt daarom aandacht. Dit hoofdstuk geeft aanwijzing hoe dit mogelijk aangepakt kan worden. Leg in de werkafspraken vast wat er gedaan wordt en door wie met het niet-verschijnen op een consult of het niet maken van een vervolgafspraak. Volg hiervoor het no show-beleid van Onze Huisartsen. De taken met betrekking tot het oproep- en bewakingssysteem kunnen als volgt verdeeld worden: De huisarts/praktijkondersteuner: 1. Maak direct een nieuwe afspraak of vraag de patiënt om direct na het consult een afspraak voor het volgende consult te maken. (In de intensieve behandelfase worden de afspraken voor de eerste 2 consulten bij de praktijkondersteuner gemaakt) De praktijkassistent: 2. Maakt direct een afspraak voor de volgende consulten in de intensieve behandelfase; 3. Noteert de afspra(a)ken op een afsprakenkaartje met daarop datum en tijd én bijvoorbeeld bij wie en/of waarvoor. Als er een longfunctietest moet worden gedaan wordt verteld of men inhalatiemedicatie vooraf kan inhaleren of juist niet; 4. Vermeldt zo nodig in de agenda achter de afspraak waarvoor de patiënt komt; 5. Kan hierdoor signaleren als de patiënt de afspraak niet nagekomen is. De huisarts of praktijkondersteuner/assistente: 6. Besluit aan de hand van de patiëntgegevens of er contact met iemand wordt opgenomen. Aan de hand van de oproepagenda kan worden gecontroleerd of iemand niet is geweest. Het no show-beleid kan een handvat zijn voor vervolg. Het bevorderen van de terugkomtrouw Veelal wordt een patiënt die niet verschijnt op een afspraak telefonisch benaderd om naar de reden te vragen of een nieuwe afspraak te maken. Registreer duidelijk de afspraak met de patiënt over het niet nakomen van de afspraak in het huisartseninformatiesysteem zodat iedere betrokken hulpverlener hiervan op de hoogte is en de patiënt hierop kan aanspreken. Volg hiervoor het astma/copd no show protocol van Onze Huisartsen. Tevens is het belangrijk om vast te leggen welke afspraken er gelden voor patiënten die niet verschijnen op hun afspraak of geen vervolgafspraak maken. Hoe en hoe vaak wordt er contact opgenomen? Door wie? En waar en hoe wordt vastgelegd welke patiënten niet wíllen komen. Op elk moment dat een patiënt zich meldt met luchtwegklachten of bij het aanvragen van herhaalrecepten kan opnieuw het belang van deelname aan gestructureerde zorg worden uitgelegd. Publicatiedatum: augustus

10 Bijlage 4 Hoe vindt u de inkaartlijsten astma en COPD in VIP Stap 1: Inloggen in VIP Live Log in met uw gebruikersnaam en wachtwoord in VIPLive, via Mocht u toegang hebben tot meerdere praktijken, kies dan na inloggen de praktijk waarvoor u de rapporten wilt opvragen. Stap 2: Start de beveiligde sessie Om in de rapporten de patiëntgegevens in te kunnen zien, dient u een beveiligde sessie op te starten. Dit doet u door rechts bovenaan op het "slotje" te klikken en uw wachtwoord op te geven. Dit is hetzelfde wachtwoord als waarmee u inlogt. Hierna zal de tekst 'geen beveiligde sessie' veranderen naar 'start beveiligde sessie'. NB. Indien u geen toegang heeft tot patiëntgegevens, dan zult u geen "slotje" zien. Deze stap kunt u dan overslaan. Stap 3: Naar de rapporten Ga in het menu naar 'Inzicht' - 'Rapporten'. Onder de optie categorie kunt u de inkaartlijsten Arnhem vinden als u dit aanklikt vindt u in de zoeklijst: inkaarten astma (of COPD) patiëntenlijst Afhankelijk van welke rapportages u afneemt, zult u meer of minder opties zien in het menu onder Inzicht. Stap 4: Een rapport aanvragen Vraag het rapport Inkaarten astma patiëntenlijst aan door links ervan het vierkantje aan te klikken, daarna te klikken op 1 rapport genereren en dan krijgt u het bericht bezig met aanvragen..de stappen die beschreven staan, gelden echter ook voor alle andere rapporten, zoals bijvoorbeeld Inkaarten COPD patiëntenlijst en de Oproepagenda. Stap 5: Het rapport downloaden Wanneer een rapport aangevraagd is, krijgt u een knop Download rapport te zien. U kunt het rapport inzien door op deze knop te klikken. Daarna kunt u het excel bewerken. Het rapport wordt niet opgeslagen op uw PC. Zo blijven patiëntgegevens in een veilige omgeving. Stap 6: Uitloggen of beveiligde sessie stoppen Wanneer u klaar bent in VIP Live, kunt u uitloggen. De beveiligde sessie wordt dan automatisch gestopt. Dit doet u door op de knop 'afmelden' (rechts bovenaan) te klikken. Wanneer u nog wel in VIP Live wilt werken, maar geen toegang meer nodig heeft tot patiëntgegevens, dan kunt u de beveiligde sessie stoppen. Dit doet u door op het "slotje" rechts bovenaan te klikken. Publicatiedatum: augustus