JAARVERSLAG 2007/2008 (periode november 2007 t/m december 2008)

Transcriptie

1 1 JAARVERSLAG 2007/2008 (periode november 2007 t/m december 2008) Inleiding Artikel 11, lid 3 van de statuten schrijft voor dat elk jaar aan uw vergadering een jaarverslag wordt voorgelegd. Commissievoorzitters hebben een schriftelijk verslag ingeleverd, aan de hand waarvan onderstaand verslag is samengesteld. Samenstelling bestuur Ron Mazer, voorzitter, Wim Dercksen, secretaris Richard Hol, penningmeester Rob van Loon, facilitaire zaken/vice voorz. Marloes Alberts, jeugdzaken Robert Weinberg, communicatieve zaken Erwin Vasseur, technische zaken BESTUUR. Het is een uitermate druk en bewogen jaar geweest. Een bewogen jaar omdat we in dat jaar geconfronteerd werden met het plotselinge overlijden van ons lid Hannie van Leeuwen. De begrafenisplechtigheid werd door een groot aantal leden van onze vereniging bijgewoond. Maar daarnaast vooral ook een memorabel jaar omdat het project aanleg nieuwe banen afgerond werd met de feestelijke opening van de nieuwe Smashcourtbanen door wethouder mevr. Jannie Bakker, Ron Mazer en Leo van Sunder. Leo heeft als projectleider een zeer belangrijke inbreng gehad in de totstandkoming van het hele project en is daarom als dank en uit waardering benoemd tot Erelid (Gouden speld). Er is ook dank verschuldigd aan de vele enthousiaste vrijwilligers die daarna allerlei (nieuwe) taken op zich hebben genomen en eraan hebben meegewerkt om van 2008 een zeer succesvol jaar te maken. Door alle commissies is erg veel (extra)werk verzet, noodzakelijk gezien de nieuwe status van de Vereniging. We hebben afscheid genomen van de groundsman Hans van de Hoek; zijn taken zijn voor een groot aandeel overgenomen door de parkcommissie die behoorlijk uitgebreid is met nieuwe leden. De schoonmaak van het clubhuis is op een uitstekende manier verzorgd door Onno de Graaf. Het ledenaantal heeft zich zeer positief ontwikkeld (zie hieronder), hetgeen ook veel extra werk heeft opgeleverd voor de ledenadministrateur dankzij alle nieuwe lidmaatschapsvormen die van kracht werden. De ledenadministratie zal overgenomen gaan worden door Sophie van de Groep, nadat dat vele jaren uitstekend gedaan is door George Dofferhof. Voor het tennis in de winter hebben zich erg veel eigen leden, maar ook veel leden van andere verenigingen, die geen winterbanen hebben, opgegeven als lid. Om het ledenaantal op peil te houden c.q. nog verder toe te laten nemen krijgt de Ledenwerfcommissie vanaf 2009 een officiële status binnen de vereniging. Een zeer negatieve gebeurtenis was de grote inbraak in Juni waarbij erg veel geld gestolen is door o.a. het kraken van de brandkast. Dit heeft ons veel geld gekost. Uiteraard heeft het Bestuur inmiddels de nodige maatregelen genomen om de kans op herhaling te voorkomen. Het Jaarverslag gaat in het vervolg gelijk lopen met de periode van het kalenderjaar. Bestuurssamenstelling. Richard Hol s functie als ad interim- penningmeester is in de ALV 2008 omgezet in penningmeester. Francis Bout, Leo van Sunder en Fabian Brons hebben hun bestuurslidmaatschap beëindigd en zijn opgevolgd door Rob van Loon, Robert Weinberg en Marloes Alberts.

2 2 Vergaderingen. Het bestuur kwam 11 keer bijeen in een bestuursvergadering; Ereleden, Leden van verdienste, Zilveren speld Ereleden zijn: Helen en Gerard Knoop, Jan Hartog en Leo van Sunder. Leden van verdienste zijn: Adrie Baar, Gerard van Dijk, Gerard de Jong en Tim Seure. Onderscheiden met de zilveren speld zijn: Jan van de Aakster, Ans Blomberg, Hans Bouwmeester, Greet Sapasuru Jan Blomberg, Peter Grootveld, Francis Bout, Leo van Sunder, Alma Meinsma, Mieke Bos en Cor Heemskerk. Algemene vergadering d.d. 23 januari leden woonden deze vergadering bij. Zie voor nadere informatie over deze vergadering het separate verslag van die vergadering. Ledenbestand per 31 december Categorie Aantal aangemeld opgezegd Senioren Junioren Mini s Stille uren/onderst. en Slapende leden Externe Leden Totaal Samenstelling commissies Zie hiervoor de bijlage van de agenda van de algemene vergadering d.d. 18 februari Coördinator Interne Toernooien. De taak van de coördinator is het oplossen van eventuele problemen bij de diverse toernooi organisaties. Steeds als er (nieuwe) toernooien plaats vonden werd dat keurig gemeld en meegedeeld via TENNIeuwS. Problemen zijn niet gemeld, de diverse commissies/organisatoren hebben prima werk afgeleverd. Er zal geïnventariseerd worden of een gezamenlijke evaluatie nodig is. Clubhuiscommissie Er is in 2008 met een nieuwe vaste groep gewerkt en er is maandelijks vergaderd. In de maand Maart is zelfs 3x vergaderd. Taken binnen de commissie: Inkoop en bewaking van voorraad en hygiëne: (Rob, Rob, Onno) Invulling, verwerking en controle bardiensten: (Cor, Hans) Notulist: Sacha Prijsaanpassing/assortiment: Er zijn nieuwe prijslijsten gemaakt en de voorraad is zoveel mogelijk aangepast aan de behoefte. Er is kritiek geweest op de kwaliteit van de wijn, waarna gekeken zal worden. Kassa: Er moet een nieuwe kassa komen die duidelijkheid geeft aan de gebruiker en de financiële controle beter mogelijk maakt.

3 3 Schoonmaak: In Maart vond de jaarlijkse schoonmaak plaats. De dagelijkse schoonmaak is in goede handen bij Onno en wordt hopelijk gecontinueerd. De schoonmaak van de keuken (frequenter), fustruimte en bar zal nader ingedeeld en geregeld worden. Er is door een groep dames actie genomen om de ramen regelmatig schoon te maken (met dank) waarbij is toegezegd dat de ramen niet meer met allerlei papier beplakt mogen worden. Bardiensten: Bardienstrooster verschijnt maandelijks in TENNieuws en op de Site Het Zomer- rooster is met de hulp van de Fam. Van Dijk op vertrouwde en duidelijke wijze via internet samengesteld, hoewel er ook nog leden waren die dat vergaten en op het clubhuis invulden. Helaas stopt de fam. van Dijk met deze activiteit (als dank ontvingen zij een Ibson), maar geeft het JIBA-bord (via Mieke/Martijn?) nieuwe mogelijkheden. Het Winterrooster is d.m.v. 3 zittingen weer ouderwets met de hand samengesteld, hetgeen een zeer tijdrovende klus was. Het aantal bardiensten zal heroverwogen moeten worden met als optie: Jaarleden: 3 bardiensten; Zomerleden: 2 diensten; Winterleden: 2 diensten, met als voorkeur elk dagdeel een bardienst waardoor voorkomen wordt dat tussentijds geopend en afgesloten moet worden. Er moet alsnog duidelijkheid komen over de verplichte bardienst voor 70+ers. De meeste leden van de vaste zomer -bardienstgroep hebben dat voortgezet in de winter (met een enkele wijziging) Er zijn ook extra afsluiters gevonden. Het bardienstboek is steeds actueel bijgehouden Voor het consumptiegebruik van commissieleden zullen nieuwe regels vastgesteld worden. Het open houden van het clubhuis op momenten dat er geen bardienst is heeft geen problemen opgeleverd, hoewel dit geen ideale situatie is. Er moeten betere afspraken komen om de wisselwerking tussen parkopeners en clubhuiscie. te verbeteren. De clubhuiscie. zal een schema van aftreding maken om de continuïteit en het werkplezier te waarborgen. Jeugdcommissie Geen verslag ontvangen. Festiviteitencommissie De feestavond bij het Open Toernooi was een succes en de opkomst was goed. Die avond speelde er een band gesponsord door Arthur Toepoel en de toernooicommissie. Ook de loterij is goed verlopen en de sponsors hadden aardig wat prijzen beschikbaar gesteld. Voor 2009 worden enkele nieuwe activiteiten voorbereid. Sponsorcommissie De cie. heeft 8x vergaderd en bestond uit 4 leden (W de Wit voorz,; R Weinberg, namens bestuur; R Boske, A v d Velde) Hoofdsponsor: Op 25/3 is contract 2008 getekend met Helen Knoop, medeoprichtster van de Vereniging en lid van het eerste uur. Zij heeft het Open (Helen Knoop) Toernooi financieel ondersteund. Jeugdsponsor: Formsbroker heeft als onze belangrijkste sub-sponsor het Open Jeugdtoernooi financieel ondersteund. Mutaties sponsoren: In 2008 zijn een 5-tal sponsors gestopt met sponsoring. Sommigen na jarenlang trouw sponsorschap. Per 2009 wordt de sponsoring beëindigd door -De Kaaspecialist -Globe Reisbureau -Ricoh Center Huizen -Stebo Kwaliteitsonderwijs -Formsbroker: Leo van Sunder heeft na jaren van financiële alsook persoonlijke ondersteuning besloten om die ondersteuning te beëindigen. Wij betreuren deze stap maar hebber er begrip voor en danken Leo voor zijn bijdragen. We moeten dus op zoek naar een andere sponsor voor het Open Jeugdtoernooi.

4 4 In 2008 hebben we ook een aantal nieuwe sponsoren mogen begroeten: -Fa.Agterberg, leverancier van de nieuwe banen, sponsort met een windscherm -Croes & Co Mazda Dealer is een nieuwe reclamebord- sponsor -Frantzen Sport is advertentie-sponsor en was aanwezig op het Open Toernooi met enkele interessante aanbiedingen. -Tennis Planet was sponsor middels aanbiedingen aan onze leden en waardebonnen ter verloting tijdens het Open Toernooi. -Opticon, sponsorde in natura d.m.v. levering en plaatsing van de geluidsinstallatie, buitenspeakers en draadloze microfoons. Uitbreiding sponsorschap:er zijn nieuwe windschermen bijgekomen, gesponsord door Rob Boske Bouw (baan 6), Helen Knoop (baan 5), Fa. Agterberg (baan 3) en het welkomst- scherm bij de entree van Tennis Planet. Het vorig jaar beloofde plasmascherm is uitgesteld tot komend voorjaar vanwege de overname van firma Max TT door derden. Op dit scherm kunnen reclameboodschappen, uitslagen, standen en aankondigen geplaatst worden. Sponsoravond: Op 2 juli heeft de avond plaats gevonden Aanwezige sponsors konden kennis maken met de nieuwe banen. Er waren zowel vertrouwde gezichten alsook nieuwe sponsors aanwezig. Ter afsluiting werd een uitstekend (dankzij de eigen keukenbrigade) Indisch Buffet namens het Bestuur en de Commissie aangeboden als dank en waardering voor onze sponsors. Bijdragen Sponsors tijdens het Open Toernooi. Helen Knoop verzorgde op Vrijdagavond een Happy Hour en een loterij waarbij men de verkoopprijs van door haar verkochte panden kon raden. Een groot aantal andere sponsors heeft in natuta bijgedragen voor de verloting op de feestavond. Door Westland Kaas zijn weer pakjes kaas beschikbaar gesteld voor de toernooideelnemers. De Band op de feestavond werd gesponsord door Total Supplies. Mede door al deze sponsor-bijdragen kon het toernooi meer dan kostendekkend worden afgesloten. Sponsorbijdragen: Ondanks dat het steeds moeilijker wordt sponsors te vinden is er een aanzienlijk bedrag in geld en natura bijeengebracht. Bijdragen In Natura waren o.a. ook de diverse extra gratis werkzaamheden door Fa. Agterberg; drukkosten jaarkalender door Formsbroker; onderhoud aan de koffiemachine door Fortune; levering van windschermen en reclameborden etc etc. Opticon van Gerard Jungerling heeft samen met de parkcie. gezorgd voor plaatsing van een nieuwe geluidsinstallatie op het park, en heeft loopmicrofoons beschikbaar gesteld t.b.v. vergaderingen/bijeenkomsten. Sponsorwand: Deze is vlak voor de Sponsoravond aangebracht met vermelding van onze sponsors d.m.v. een logo -bordje. Het resultaat is meer aandacht voor de sponsors. Q40 heeft belangeloos meegewerkt aan de totstandkoming van het bord. Reclamezuil:Bij de ingang van het park is een nieuwe, door Helen Knoop aangeboden reclamezuil geplaatst met o.a. naamsvermelding van Helen Knoop en aankondiging van activiteiten. Aan toernooicommissies het verzoek om tekst t.b.v. te organiseren toernooien tijdig aan te melden. Herman Tobé is de ontwerper en mede sponsor van dit bord. Overigens loopt er nog een discussie met de Gemeente over de juiste plaatsing (en tekst) van het bord. Kerstattentie: De sponsors hebben weer persoonlijk een kerstattentie ontvangen als dank voor hun bijdrage. Openstaande Posten: Op 31 dec. waren 3 sponsortoezeggingen ad. 550,- totaal, nog niet ontvangen. We doen ons best om dat geld alsnog binnen te krijgen. Sponsorbijdragen 2009:Er zal geprobeerd worden meer sponsors te krijgen,. Ook voor sponsors is het interessanter geworden om te sponsoren nu er dankzij het wintertennis meer leden en activiteiten (Open wintertoernooi!) zijn. Door de huidige kredietcrisis en het feit dat men vaak onvoldoende reciprociteit denkt te ondervinden zal er alles aan gedaan moeten worden om duidelijk te maken dat sponsoring van onze vereniging zinvol is. Versterking van het sponsorteam is noodzakelijk en welkom. Laat iedereen die ideeën heeft over mogelijke toekomstige sponsors dat aan ons melden!

5 5 Parkcommissie Door de aanleg van smashcourtbanen i.p.v. gravelbanen is voor de parkcie. een nieuw tijdperk aangebroken. Het onderhoud van de banen vergt minder tijd waardoor de groundsman niet meer nodig was. Gelukkig vond Hans v d Hoek snel een nieuwe baan waardoor dit probleem voor beide partijen zo goed mogelijk opgelost kon worden. Voor de parkcie kwamen er daardoor wel een aantal taken bij zoals tuin- en baanonderhoud en het beheer van het park en het clubhuis. Gelukkig ontstond er een grotere groep vrijwilligers die het park en de banen wekelijks onderhielden. De inbraak in Juni heeft ook veel werk opgeleverd waarna de beveiliging verbeterd is dmv een nieuw alarmsysteem, nieuwe sleutels/sloten en betere controle op uitgifte van sleutels. Er is ook een aanzet gemaakt tot vernieuwing van het dak dat mede beschadigd is door de inbraak. De commissie is zeer tevreden over de kwaliteit van de banen. Mede dankzij de extra winterleden zijn de avonduren in de winter ook druk bezet Daardoor extra inkomsten, hoewel ook rekening moet worden gehouden met extra kosten voor Electra. gebruik (baanverlichting) en verwarmingskosten. Technische commissie Het jaar 2008 is succesvol geweest. De voorjaar- en de najaarscompetitie verliepen beiden prima. De teamindelingen voor 2009 zijn gemaakt. Er is een nieuwe freelance trainer aangetrokken die naast René een aantal trainingen op de maandag zal verzorgen tijdens de winter m.i.v. febr Paul van Stokkrum is een nieuwe VCL. Open Helen Knoop Toernooi Dit toernooi was een groot succes in de enige week van deze zomer met mooi weer. Er waren 378 inschrijvingen met 221 gespeelde wedstrijden waarvan 10 walk-overs. Naast de geweldige feestavond met optreden van Request Music was er ook een Salsa dansavond + loterij. Onder genot van aardbeien met slagroom en ijs is er tot in de late avond gekeken naar spannende wedstrijden. Er is door Mieke tijdens het toernooi een blog bijgehouden, zodat iedereen de sfeer kon proeven. Hartelijk dank aan alle leden van de commissie, de barcommissie met kookteam, de sponsorcommissie, de feestcommissie en alle overige leden die aan dit succesvolle toernooi hebben bijgedragen Open jeugdtoernooi. In 2008 is het Open Forms Broker Jeugdtoernooi georganiseerd. Het plan is om in 2009 (week 24 KNLTB toernooi) weer een Open Jeugdtoernooi te organiseren. Daarnaast liggen er plannen om in Augustus 09 een Internationaal Open Jeugdtoernooi te houden. Er zijn reeds contacten gelegd en de Zweden en Engelsen hebben al toegezegd deel te willen nemen. Er is getracht om in December j.l. een Open Jeugdtoernooi te organiseren, maar door te weinig belangstelling is dit niet doorgegaan. Clubkampioenschappen (Senioren) Het aantal deelnemers is in 2008 toegenomen en de financiën waren goed onder controle. Het batig saldo is ten goede gekomen aan de clubkas Iedereen (organisatie en spelers) was zeer lovend over de kwaliteit van de nieuwe banen. Hopelijk wordt de stijging van het aantal deelnemers in 2009 voortgezet. Na jarenlange inzet heeft Jasper Kos de commissie verlaten. We danken hem voor zijn grote inzet in al die jaren. Er zijn twee nieuwe kandidaten voor de commissie t.w. Kristel Heemskerk en Maaike Heinsman. Uiteraard worden nieuwe aanmeldingen zeer op prijs gesteld. Huizen, Februari 2009 Het Bestuur.