EndNote 8. Met Word 2003

Transcriptie

1 EndNote 8 Met Word 2003

2 LIBRARY AND IT SERVICES UNIVERSITEIT VAN TILBURG Warandelaan 2 PO Box LE Tilburg Internet Voor hulp bij EndNote Research Support Handleiding gebruik van Endnote 8 met Word 2003, versie 2.3 1

3 Gebruik van EndNote 8 met Word 2003 Inhoudsopgave 1 Algemene informatie Wat is EndNote? Wat is een EndNote Library? Het sorteren van referenties in een Library Sorteervoorkeuren aangeven Het doorzoeken van de Library Referenties zelf wijzigen en invoeren in EndNote Bestaande referentie wijzigen Nieuwe referentie invoeren Speciale tekens invoeren Het gebruik van Microsoft Word en EndNote De betekenis van de belangrijkste commando s Bibliografieën maken Referenties aan een Worddocument toevoegen Een referentie handmatig wijzigen Instant Formatting uitzetten Een standaard (Output) Style Bibliografie Gewijzigde referenties in EndNote Document klaarmaken voor publicatie De Style manager Manuscript templates Zoeken via het zoeksysteem van de bibliotheek Referenties zoeken Referenties zoeken via het zoeksysteem van de bibliotheek Eén of meerde titels bewaren Referenties zoeken in andere bestanden Referenties importeren in EndNote Gegevens importeren Referenties Importeren Uit Een Eigen Bestand Wat is een importfilter? Wat is een connection file? Writenote Handige Links Handleiding gebruik van Endnote 8 met Word 2003, versie 2.3 2

4 1 ALGEMENE INFORMATIE De informatie in deze handleiding is grotendeels afkomstig van de bibliotheek van de Universiteit van Amsterdam, Deze handleiding is aangepast aan de situatie bij de Universiteit van Tilburg en gaat voornamelijk in op het gebruik van EndNote met Word en met het zoeksysteem van de bibliotheek. Hoe EndNote te verkrijgen en installeren? Medewerkers bij de Universiteit van Tilburg kunnen EndNote installeren op een GIW2000 werkplek via menu Start, Settings, Control Panel Add/Remove programs. Om naadloos te kunnen werken met EndNote en Word is het noodzakelijk dat eerst Microsoft Word en pas daarna EndNote wordt geïnstalleerd. In Word wordt de keuze EndNote automatisch in het Toolsmenu opgenomen. De informatie in deze handleiding geldt voor EndNote 8. Aangezien de Universiteit van Tilburg standaard een Windows omgeving met Microsoft Office 2003 ondersteunt is deze EndNote handleiding daarop gebaseerd. Opmerking: Wanneer u werkt met Word 2000 dan is de functionaliteit dezelfde, alleen de schermweergave kan soms iets anders zijn. Wanneer u andere versies dan EndNote 8 en Word 2003 gebruikt kunt u op de site van EndNote praktische aanwijzingen vinden. Handleiding gebruik van Endnote 8 met Word 2003, versie 2.3 3

5 2 WAT IS ENDNOTE? EndNote is een softwarepakket dat u helpt bij het opbouwen, beheren en gebruiken van een persoonlijke database van bibliografische referenties, en het maken van een bibliografie. Een EndNote database wordt een Library genoemd. U kunt natuurlijk zelf literatuurverwijzingen in EndNote invoeren via het toetsenbord of via knippen en plakken. Zo fungeert EndNote als databasemanager: u kunt uw persoonlijke referentiedatabase snel doorzoeken, sorteren en de referenties steeds opnieuw in documenten gebruiken in de stijl die u kiest. EndNote kan ook referenties importeren die vanuit online beschikbare databases zijn opgeslagen. EndNote heeft grote voordelen: EndNote is naadloos geïntegreerd met Microsoft Word. U kunt in uw eigen teksten bronvermeldingen invoeren vanuit EndNote en deze automatisch laten opmaken volgens bibliografische stijlen. Uit deze bronvermeldingen wordt automatisch een bibliografie samen gesteld. EndNote fungeert dan als bibliografieënmaker. Bij de Bibliotheek van de Universiteit van Tilburg kunt u via Catalogi en informatiebestanden gevonden referenties uit bestanden naar EndNote formaat exporteren: kies voor Catalogi en informatiebestanden. Voor vragen over het zoeken en vergaren van referenties via internet neemt u contact op met de informatiespecialisten van de Bibliotheek. U kunt via Importfilters literatuurverwijzingen in EndNote importeren vanuit online toegankelijke bestanden, zoals bibliografieën en catalogi. 2.1 WAT IS EEN ENDNOTE LIBRARY? Een EndNote Library is een database (bestand met de extensie.enl) dat bestaat uit referenties of bronvermeldingen (auteur, jaar, titel), die gebruikt kunnen worden als noten, literatuurverwijzingen of om een bibliografie samen te stellen. Aanvullende informatie zoals trefwoorden en abstracts kunnen ook in deze referenties opgeslagen worden. De referenties worden eenmaal ingevoerd (of geïmporteerd), en zijn daarna steeds opnieuw te gebruiken. Elke Library is een apart bestand dat verplaatst, gekopieerd, hernoemd of verwijderd kan worden. De omvang van elke EndNote Library is onbegrensd, voor de snelheid wordt een Library met maximaal referenties geadviseerd. Er kan een standaard Library ingesteld worden die automatisch opent als EndNote opstart. Er is geen limiet aan het aantal Libraries dat u kunt aanmaken en er kunnen meerdere Libraries tegelijkertijd open staan. Libraries gecreëerd in andere versies van EndNote kunnen worden gebruikt in EndNote 8. Bij het openen van de Library wordt de Library geconverteerd naar Endnote 8. In deze handleiding gaan we in op het gebruik van EndNote met Word 2003 aan de hand van een voorbeeld database, Paleo.enl. Deze wordt meegeleverd met het programma en bevindt zich in de EndNote folder, in de folder C:\Program Files\Endnote8\Examples. Om een Library te openen in EndNote doet u het volgende: Start EndNote, bijvoorbeeld door in Word te kiezen voor Tools, EndNote, Go to EndNote. Het onderstaande venster verschijnt: Handleiding gebruik van Endnote 8 met Word 2003, versie 2.3 4

6 Selecteer via Browse de juiste folder. Om de voorbeeld Library te openen selecteert u de folder C:\Program Files\Endnote8\Examples Selecteer de juiste Library, in dit geval Paleo.enl Klik op Open, de Library wordt geopend. Een EndNote Library toont de eerste auteur, het jaar, de titel en URL van elke referentie, gesorteerd in alfabetische volgorde op eerste auteur. Het voorbeeldvenster kan aan- en uitgezet worden via de knop Show Preview, rechtsonder in het scherm. Het Libraryvenster kan vergroot of verkleind worden en het aantal referenties is altijd zichtbaar. Via de menukeuze Tools kunt u de Toolbar Main activeren: Kies Tools, Show Toolbar. Selecteer de Toolbar Main. Via Edit, Preferences kan tevens een aantal andere voorkeuren worden opgegeven, waaronder bijvoorbeeld de Library die standaard geopend wordt bij het starten van EndNote. U kunt een nieuwe Library maken door te kiezen voor File, New; het New reference library dialoogkader verschijnt. U geeft de bestandslokatie en een naam aan de Library. De nieuwe, nog lege, Library verschijnt en u kunt deze vullen. Er is geen limiet aan het aantal te gebruiken libraries, maar voor de snelheid wordt u geadviseerd om in één document één Library te gebruiken. 2.2 HET SORTEREN VAN REFERENTIES IN EEN LIBRARY EndNote Libraries kunt u sorteren op verschillende rubrieken, zoals auteur, jaar, titel, uitgever en reference type. Snel sorteren kan met een klik op de veldnaam (auteur, titel, et cetera). Met een volgende klik op dezelfde veldnaam, verandert de volgorde van oplopend naar aflopend. Het complete overzicht van sorteermogelijkheden is te vinden bij het References menu door te kiezen voor Sort Library. Handleiding gebruik van Endnote 8 met Word 2003, versie 2.3 5

7 Gebruik de rolvensters om te selecteren hoe de Library gesorteerd moet worden, en geef via de icoontjes aan de rechterkant aan of de volgorde oplopend of aflopend moet zijn. Klik daarna op OK SORTEERVOORKEUREN AANGEVEN Via Edit, Preferences, Sorting kunt u bij de velden Author en Title aangeven welke woorden bij het sorteren genegeerd moeten worden. Denk dan aan voorzetsels in namen zoals De Vries, etc. Deze namen worden daardoor bij het sorteren geplaatst onder de eerste letter van de achternaam en niet onder de D. Zie onderstaande afbeelding. Handleiding gebruik van Endnote 8 met Word 2003, versie 2.3 6

8 2.3 HET DOORZOEKEN VAN DE LIBRARY Om in een gevulde Library bepaalde referenties snel terug te vinden, gaat u naar het References menu, en kiest Search. Via het rolvenster kiest u de veldnaam, en tikt de zoekterm in. Eventueel wordt nog met behulp van zogenaamde Boleaanse operatoren (and, or, not) een tweede zoekterm ingevuld. De knoppen onderaan geven additionele zoekmogelijkheden weer. De zoekopdracht kan bewaard worden (knop Save Search), oude zoekopdrachten kunnen weer opgehaald worden (knop Load Search). Met de knoppen Add Field, Insert Field en Delete Field kan het aantal zoekvelden, dat standaard op twee staat, worden uitgebreid (aan het eind Add Field, na het veld waarin de cursor zich bevindt Insert Field) of ingekort (Delete Field). De knoppen Set Default en Restore Default hebben betrekking op het aantal zoekvelden. Met de knoppen Less en More kunt u deze mogelijkheid uit- en aanzetten. 2.4 REFERENTIES ZELF WIJZIGEN EN INVOEREN IN ENDNOTE U kunt referenties zelf wijzigen of invoeren in de persoonlijke EndNote database. Daarnaast is het mogelijk een EndNote Library te vullen met referenties via het zoeksysteem van de bibliotheek. EndNote slaat informatie over de referenties op in verschillende Reference Types. Voorbeelden van Reference Types zijn: journal article, book, book section, thesis, report, conference proceeding, map, et cetera. In totaal zijn er 23 verschillende types meegeleverd. De verschillende Reference Types kennen verschillende velden. Het is mogelijk om zelf nieuwe Reference Types te maken of bestaande aan te passen. Dit kan via Edit, Preferences, Reference Types, kies Modify Reference Type. U kunt nu een bestaand type aanpassen met nieuwe velden of een nieuwe creëren. Hiervoor gebruikt u een van de zeven Custom types. Zie de uitgebreide PDF-handleiding op de website van UvT voor alle details: kies bij Specifiek voor studenten voor Engelstalig Handboek EndNote BESTAANDE REFERENTIE WIJZIGEN Dubbelklik op een bestaande referentie om deze te wijzigen. De referentie wordt getoond met de velden die horen bij het gekozen Reference Type. Breng de wijzigingen aan en sluit de referentie. EndNote slaat automatisch de veranderingen op. Als u in Word de Bibliografie opnieuw laat generen worden de wijzigingen in de referenties ook aangepast. Let op: Indien u de velden Author name of Year in een referentie, waarnaar in Worddocumenten verwezen wordt, wijzigt dan wordt deze referentie niet automatisch bijgewerkt. Handleiding gebruik van Endnote 8 met Word 2003, versie 2.3 7

9 2.4.2 NIEUWE REFERENTIE INVOEREN Open de Library waar de referenties in moeten komen (of open een nieuwe Library). Kies New Reference uit het References menu (of Ctrl+N). Nieuwe referenties krijgen standaard als Reference Type het Journal Article type. Dit kan u veranderden naar een ander Reference Type via het rolvenster bij Reference Type. Kies het juiste Reference Type waardoor de velden in het venster aangepast worden aan dit type. Tik de referentie in de verschillende velden (klik op het veld of gebruik de tab). Nieuwe referenties kunnen ook gekopieerd en geplakt worden uit andere bestanden. Als de handmatige invoer voltooid is, worden de gegevens bij het sluiten van de referentie automatisch opgeslagen. Als er meerdere auteurs binnen een referentie voorkomen, is het belangrijk om deze van elkaar te scheiden door middel van Enter na elke auteursnaam. De namen die in bovenstaand voorbeeld nieuw zijn ingetikt, worden in het EndNote venster in rood weergegeven. Dat heeft te maken met de Term List. Elke EndNote Library heeft standaard drie Term Lists die ermee geassocieerd zijn: auteurs, tijdschrifttitels, en trefwoorden. Deze lijsten worden automatisch bijgewerkt als de referenties in de Library worden ingebracht. De termen in de lijst helpen bij het suggereren van de juiste Handleiding gebruik van Endnote 8 met Word 2003, versie 2.3 8

10 termen tijdens het typen. Als de (stam van de) naam nog niet in de lijst voorkomt, verschijnt deze in rood om aan te geven dat de term nieuw is, hetgeen in voorkomende gevallen kan duiden op tikfouten of afwijkende spelling. Deze termlijst functionaliteit kan worden uitgeschakeld: Kies via Edit voor Preferences. Verwijder de vinkjes voor de instellingen van de Term List. Voer auteursnamen met voorvoegsels in als "De Boer, A.B." Op deze manier wordt de referentie goed weergegeven in citaties. Om de naam toch op de B te sorteren, dient de sorteervolgorde te worden aangepast, zoals in uitgelegd. Opmerking: Wanneer u in EndNote het Author veld invult, bijvoorbeeld als auteursnaam Corno Vromans dan maakt EndNote hiervan: Vromans, C. Bij voor- en achternamen is dit goed, maar het is vervelend wanneer je een lange naam als Author hebt zoals Universiteit van Tilburg - College van Bestuur. EndNote maakt hiervan: Bestuur, U. v. T.-C. v." De oplossing in zo n geval is om EndNote te vertellen dat er geen automatische opmaak moet plaatsvinden. Dit kan door er een komma achter te zetten, type dan dus: Universiteit van Tilburg - College van Bestuur, NB - Bij sommige referentie types kunt u een Url of plaatjes toevoegen. Indien dit mogelijk is staan deze velden vermeld bij de referentie. Via References, Insert Picture kunt u een image selecteren, een URL voegt u toe door het juiste adres te typen. - De Link to PDF werkt nog niet naar behoren, een link naar een PDF-file moet u in het URL veld plaatsen SPECIALE TEKENS INVOEREN Wanneer u in EndNote speciale tekens wilt gebruiken, kunt u dit op verschillende manieren doen: - Voer het teken in door gebruik te maken van de ascii-waarde. Gebruik alt+waarde om het teken in te voeren. Alt-130 is bijvoorbeeld é. - Kopieer het teken vanuit een ander programma. Als u de referentie in Word hebt, of als u de referentie op een webpagina ziet, kopieer dan het speciale teken en plak het in EndNote; - Gebruik de character map van Windows. Ga via Start, Programs, Accessories, System tools naar Character map. Kies hier het teken en kopieer het naar EndNote. - Voeg de tekens toe vanuit een Term List. Binnen EndNote kunt u Term Lists aanmaken: Ga in EndNote via Tools, Define term lists, naar Create list en geef een naam op. Vervolgens kunt u hier met new term termen (tekens) toevoegen. Elke keer dat u een speciaal teken nodig hebt, kunt u het vanuit de term list invoegen in de referentie. U moet dan wel eenmalig een term list met speciale tekens aanmaken. Handleiding gebruik van Endnote 8 met Word 2003, versie 2.3 9

11 3 HET GEBRUIK VAN MICROSOFT WORD EN ENDNOTE Indien eerst Word 2003 is geïnstalleerd en daarna EndNote, ziet u na het opstarten van Word een werkbalk EndNote. De opties daarin bieden tijdens het schrijven van een publicatie (artikel, proefschrift, etc.) in Word, rechtstreeks toegang tot de referenties in EndNote. Ook staat in de menubalk onder Tools de keuze EndNote. Als een EndNote commando via Word gekozen wordt zal EndNote worden gestart. Mocht de werkbalk EndNote niet zichtbaar zijn, kunt u deze activeren via View, Toolbars, selecteer Endnote DE BETEKENIS VAN DE BELANGRIJKSTE COMMANDO S Go to EndNote: dit commando start EndNote en/of maakt het actief. Insert Selected Citation(s): als een of meer referenties zijn geselecteerd in de EndNote Library, worden deze ingevoegd op de plaats van de cursor in het Worddocument. Edit Citations: opent automatisch EndNote referentievensters om de geselecteerde referenties in het actieve document te bewerken. Format Bibliography: dit commando maakt het Worddocument op volgens de regels van de geselecteerde stijl. Standaard wordt een document opgemaakt in de Annotated stijl. Het opmaken houdt in dat de referenties en de bibliografie aan het eind van het document, in de gekozen stijl worden omgezet. Unformat Citation(s): dit wordt gebruikt om referenties van opmaak te ontdoen zodat ze handmatig bewerkt kunnen worden. Cite While You Write Preferences: hiermee kunnen voorkeuren standaard ingesteld worden, zoals het opstarten van EndNote telkens als Word wordt gestart, e.d. Opmerkingen: EndNote creëert automatisch de bibliografie binnen een bestaand Worddocument, direct onder de tekst, en genereert geen apart document. Bibliografieën in een Worddocument kunnen gegenereerd worden uit referenties van verschillende Libraries, er wordt vanwege de snelheid geadviseerd dit niet te doen. Referenties kunnen worden opgenomen in lopende tekst of in voetnoten en eindnoten. Tot het moment van publiceren blijft het document dynamisch; dat wil zeggen dat wijzigingen in de referentie database, in de Output Style e.d. steeds mogelijk zijn. Wijzigingen in de referentie database kunnen echter wel problemen opleveren, zie In EndNote kunt u alle bibliografische (opmaak)bezigheden uitvoeren in het document dat op dat moment actief is in de tekstverwerker. Een Cite While You Write menu verschijnt in de menubalk van EndNote, met enige vergelijkbare commando s als in de EndNote werkbalk in Word. Als EndNote is gestart maar Word 2003 is niet actief als programma, is de Cite While You Write menu-optie niet zichtbaar in de menubak van EndNote. Pas wanneer u vanuit Word 2003 kiest voor Go to EndNote zal deze menukeuze verschijnen. 3.2 BIBLIOGRAFIEËN MAKEN Een bibliografie wordt gemaakt op basis van referenties die uit EndNote in Word worden geplaatst. Standaard wordt deze referentie onmiddellijk opgemaakt en wordt tevens de opgemaakte bibliografie direct onder de tekst geplaatst, dit wordt Instant Formatting genoemd. Handleiding gebruik van Endnote 8 met Word 2003, versie

12 3.2.1 REFERENTIES AAN EEN WORDDOCUMENT TOEVOEGEN Om in het Worddocument een referentie uit EndNote in te voegen moeten de volgende handelingen worden verricht: Zet de cursor op de plaats in het Worddocument waar de referentie ingevoegd moet worden. Klik in de EndNote toolbar op de knop Go to EndNote of selecteer Tools, Go to EndNote. EndNote wordt gestart. Het dialoogkader Select a Reference library verschijnt indien er nog geen Library was geopend. Open de juiste Library. Selecteer de referentie(s) die geciteerd moet(en) worden, gebruik bij meerdere selecties de ctrl-toets. Selecteer uit het EndNote menu Cite While You Write de mogelijkheid Insert Citation(s). De referentie wordt ingevoegd in het Word document. Standaard gebeurt dit als opgemaakte referentie in de stijl Annotated. Een voorbeeld van een referentie met bibliografie in de Annotated stijl: (Stemmerik, Rouse et al. 2000) Stemmerik, L., J. E. Rouse, et al. (2000). "S-isotope studies of shallow water, laminated gypsum and associated evaporites, Upper Permian, east Greenland." Sedimentary Geology 58(1): EEN REFERENTIE HANDMATIG WIJZIGEN In een zin als: Zoals Belknap beschreef of In 2000 publiceerde is het niet noodzakelijk om de naam van de auteur of het jaartal nogmaals in de referentie te vermelden. In voorkomende gevallen kunt u referenties handmatig aanpassen. De eenvoudigste en veiligste manier om dit te doen is door te kiezen voor de optie Edit Citation in de EndNote toolbar. Dit kan alleen met opgemaakte referenties. U selecteert de referentie die u wilt aanpassen en kiest Edit Citation. Het venster hiernaast verschijnt. Vink het vakje Exclude author aan om de auteursnaam niet te tonen, doe hetzelfde met Exclude year voor het jaartal. Handleiding gebruik van Endnote 8 met Word 2003, versie

13 Bij Prefix kunt u een voorvoegsel invoegen zoals : Zie. Vergeet niet om de spatie achter het woord Zie op te nemen. Bij Suffix kunt u bijvoorbeeld een paginaverwijzing opnemen. Typ ook de leestekens en spaties, zoals, p. 4. Bij Pages kunt u de betreffende pagina s aangeven. De stijl die wordt gekozen bepaalt of deze al dan niet worden getoond in de opgemaakte referentie; de stijl dient dan de code hiervoor te bevatten. Klik op OK om te bevestigen. De referentie verschijnt in het document INSTANT FORMATTING UITZETTEN Het is mogelijk om Instant Formatting tijdelijk of standaard uit te zetten. Dit kan vooral handig zijn als u veel referenties handmatig aan wilt passen. U kunt in bestaande documenten Instant Formatting uit zetten via Format Bibliography. Op het tabblad Instant Formatting klikt u op de knop Disable, die daardoor verandert naar Enable. Op dezelfde manier kunt u Instant Formatting weer aanzetten. Voor een uitgebreid overzicht van álle mogelijkheden kunt u het Engelstalige handboek EndNote 8 op de website van UvT raadplegen via Kies bij Specifiek voor studenten voor Engelstalige Handboek EndNote 8 Om standaard voor nieuwe documenten Instant Formatting uit te zetten verandert u de standaard instellingen. Kies in EndNote Tools, Cite While You Write, CWYW Preferences. Het onderstaand dialoogkader verschijnt: U kunt nu Enable Instant Formatting on new Word documents uitzetten. De referenties worden voortaan als onopgemaakte tekst in het document geplaatst EEN STANDAARD (OUTPUT) STYLE Als Instant Formatting aanstaat wordt het document automatisch opgemaakt in de Output Style Annotated. De Output Style, of gewoon Style, beschrijft volgens welke methode een document wordt opgemaakt wanneer u het commando Format Bibliography gebruikt. Elke Style kan gezien worden als een template die EndNote vertelt hoe de informatie in de referenties gerangschikt moet worden om te voldoen aan de eisen van een bepaalde uitgever of tijdschrift. Handleiding gebruik van Endnote 8 met Word 2003, versie

14 EndNote kent vier standaard bibliografische stijlen die geïnstalleerd zijn in de Output Styles Box in het menu. 1. Annotated: genereert een bibliografie in de Author-Date Style met abstracts. Dit is de standaard instelling. 2. Author-Date: genereert een bibliografie op alfabet van auteursnaam, en binnen de tekst referenties bestaande uit auteursnaam en jaar. 3. Numbered: genereert een bibliografie met getallen die overeenkomen met de cijfers die bij de referenties in de tekst vermeld staan. 4. Show all: genereert een lijst van de referenties zoals ze zijn ingevoerd, inclusief alle velden en de veldnamen. In de Output Styles Box ziet u ook de mogelijkheid Select Another Style, die het venster Choose A Style opent. Hier staan de meer dan 1000 verschillende stijlen die EndNote meelevert, waarover meer in paragraaf Zodra u hier een andere stijl kiest, verschijnt deze voortaan ook in het rolvenster. Hieronder ziet u twee stijl voorbeelden: Wordt in de MLA stijl weergegeven als: (Shergold) Shergold, J.H. "Review of Trilobite Biofacies Distributions at the Cambrian-Ordovician Boundary." Geological Magazine (2000): 363. In de stijl van Nature zou dezelfde referentie als volgt opgemaakt zijn: 1 1. Shergold, J. H. Review of trilobite biofacies distributions at the cambrian-ordovician boundary. Geological Magazine 125, 363 (2000). Handleiding gebruik van Endnote 8 met Word 2003, versie

15 3.2.5 BIBLIOGRAFIE De bibliografie bestaande uit de EndNote referenties wordt, wanneer Instant Formatting aanstaat, direct onder de tekst, aan het eind van het document geplaatst. Om de bibliografie te genereren in een andere stijl, dienen de volgende stappen gezet te worden: Open het document in Word. Selecteer Format Bibliography via de EndNote werkbalk (of uit Tools, EndNote). Het nevenstaande dialoogkader verschijnt. Kies bij With output Style: de gewenste stijl en klik op OK. Het Word document en de bibliografie aan het einde van het document worden opnieuw opgemaakt. Als na het genereren van de bibliografie nog referenties aan de tekst worden toegevoegd, kunnen deze en de bibliografie worden bijgewerkt door opnieuw het commando Format Bibliography te gebruiken. Hetzelfde geldt indien het document opgemaakt moet worden in een andere stijl: selecteer de gewenste bibliografische stijl uit het Styles menu in het EndNote programma. Wanneer u het commando Format Bibliography weer gebruikt, worden de referenties en de bibliografie automatisch geconverteerd naar de nieuw gekozen stijl. Zo kunt u steeds opnieuw het document in een bepaalde stijl opmaken, naar gelang de eisen van dat moment. Let op: Het is niet altijd nodig de referenties eerst te ontdoen van opmaak om ze opnieuw te kunnen laten opmaken, tenzij een referentie waarnaar al verwezen wordt in Word, is gewijzigd in EndNote. Zie hieronder voor de uitleg GEWIJZIGDE REFERENTIES IN ENDNOTE In een Worddocument staan referenties die verwijzen naar records in EndNote. Nadat u deze referenties hebt geplaatst in Word, kan het zijn dat u deze records nog wijzigt. Dit is over het algemeen geen probleem; behalve wanneer de velden Author en Year gewijzigd zijn. Deze velden dienen namelijk als identificatie voor een referentie, evenals het record nummer. Wanneer u een van deze velden hebt gewijzigd, zult u bij het opnieuw opmaken van het document de veranderingen die u in EndNote hebt gemaakt niet zien. Dat betekent dat u hier dus heel alert op moet zijn. U gaat als volgt te werk: In het Word-document kiest u eerst voor de knop Unformat Citations. Hierdoor verdwijnt de opmaak van de referenties in het document. Nu gaat u het document opnieuw opmaken. Klik op Format Bibliography en selecteer een stijl. Het document wordt opgemaakt en de gewijzigde referenties verschijnen één voor éen in een zoekvenster: Achter Find haalt u alle informatie behalve het recordnummer weg en klik op Search, de gevonden referentie verschijnt. Onderin het scherm ziet u meer informatie. Indien dit de juiste referentie is klikt u op Insert, de referentie wordt in Word opnieuw geplaatst. Indien er meer gewijzigde referenties zijn, worden deze successievelijk getoond en verdwijnt het venster Search. Handleiding gebruik van Endnote 8 met Word 2003, versie

16 3.2.7 DOCUMENT KLAARMAKEN VOOR PUBLICATIE Wanneer het Worddocument gereed is voor publicatie, laat u het omzetten naar een nieuw document waaruit alle EndNote codes zijn verwijderd, maar dat wel alle referenties e.d. bevat. Het is noodzakelijk om de EndNote Library geopend te hebben. Kies in Word uit de EndNote werkbalk voor Remove Field Codes. Er komt een melding dat er een nieuw document zonder de veldcodes wordt aangemaakt en dat het originele document blijft bestaan. Klik op OK om het nieuwe document te laten maken en bewaar dit document DE STYLE MANAGER Buiten de vier Default Styles die EndNote standaard heeft ingesteld, kunt u kiezen uit ruim 1000 verschillende opmaakmodellen. De bibliografische stijl die u selecteert via het Styles menu in de menubalk bepaalt hoe EndNote de referenties in het document en de bibliografie opmaakt. De gekozen stijl zorgt voor de juiste opmaak van tekst, interpunctie, het sorteren van de referenties en de bibliografie en welke velden in de bibliografie dienen te worden opgenomen. Open de stylemanager via Edit, Output Styles, Open Style Manager: U kunt de Style Preview en de Style Info bekijken van een geselecteerde stijl. U kunt in het bovenste deel de gewenste stijl zoeken en selecteren. Met de keuze Edit kunt u de Style bewerken. Er verschijnt een uitgebreid dialoogkader, waarin u de stijl naar eigen wens kunt aanpassen. Een aantal opties spreekt voor zich; voor meer uitleg hierover kunt u het beste de handleiding van de Universiteit van Queensland raadplegen, dit is wel een handleiding voor Endnote 5, maar is goed toepasbaar voor Endnote 8 (zie paragraaf 6 van deze handleiding). Opmerking: Door de combinatie in EndNote van de mogelijkheid om Reference Types aan te passen, Output Styles te wijzigen en door in Word de referenties te bewerken, is het mogelijk om te voldoen aan de eisen van een uitgever voor de opmaak van het document. Handleiding gebruik van Endnote 8 met Word 2003, versie

17 3.3 MANUSCRIPT TEMPLATES Endnote 8 kent ook verschillende Word Templates voor de opmaak van een heel manuscript. Hierin zijn allerlei eisen voor het manuscript al gedefinieerd, zoals: opmaak, lengte abstract en ruimte voor stellingen. Een document gebaseerd op een Manuscript template creëert u als volgt:: Start Endnote. Selecteer in Tools, Manuscript Templates. Selecteer de juiste template. In Word wordt een nieuw document en een wizard geopend. Vul alle informatie in die de wizard van u vraagt, en sluit de wizard met af met een klik op Finish. U kunt nu beginnen met het schrijven van uw manuscript. Handleiding gebruik van Endnote 8 met Word 2003, versie

18 4 ZOEKEN VIA HET ZOEKSYSTEEM VAN DE BIBLIOTHEEK 4.1 REFERENTIES ZOEKEN Bij de Bibliotheek van de Universiteit van Tilburg is het zoeksysteem van de bibliotheek de toegang tot literatuurbestanden die de UvT on line aanbiedt. Een deel van de bestanden is raadpleegbaar via de eigen interface van de bibliotheek, de zogenaamde UvT-interface. Andere bestanden zijn te raadplegen met ieder hun specifieke, externe, interface. Van een aantal bestanden is zowel een versie met UvT- als externe interface beschikbaar. Door gebruik te maken van de UvT-interface, kunnen meerdere bestanden gelijktijdig worden doorzocht met één zoekopdracht. Dit werkt efficiënter dan in elk bestand afzonderlijk zoeken. De UvT-interface heeft een groot voordeel wanneer u met EndNote wilt werken: referenties die u vindt via het zoeksysteem van de bibliotheek kunt u in RIS formaat exporteren naar een bestand. Dit bestand kunt u importeren in EndNote, in een bestaande of in een nieuwe Library. Na importeren ziet u een overzicht van de geïmporteerde referenties. U kunt zo nog eenvoudig wijzigingen aanbrengen in deze referenties. Met de menu-optie Show All References krijgt u alle referenties weer te zien REFERENTIES ZOEKEN VIA HET ZOEKSYSTEEM VAN DE BIBLIOTHEEK U start het zoeksysteem van de bibliotheek via de website van de Bibliotheek: Klik in de rechter kolom onder het kopje Literatuur zoeken op het blokje Catalogi en informatiebestanden. Klik vervolgens Alle bestanden van A tot Z. Selecteer een database om in te zoeken. Bijvoorbeeld de database Online Contents UvT. Indien u nog niet was ingelogd in het systeem wordt er nu gevraagd om uw UVT username en UvT wachtwoord om alsnog in te loggen. U typt de zoekterm(en) in en start de zoekactie. Vervolgens worden de resultaten in het scherm getoond. U kunt nu de resultaten exporteren (en daarna importeren in EndNote). Kies aan de bovenkant van het scherm onder de noemer Records de keuze Exporteer (max. 100). Opmerking: indien er meer dan 100 gevonden records zijn is de keuze Exporteer niet actief. Pas de zoekactie aan door uw criteria te verfijnen. Handleiding gebruik van Endnote 8 met Word 2003, versie

19 Het onderstaande scherm verschijnt: (NB: het onderdeel "Kies de wijze waarop u de titels wilt ontvangen" verschijnt alleen indien u bent ingelogd. Bent u niet ingelogd, dan worden de titels automatisch als bestand bewaard, versturen naar is dan niet mogelijk.) Kies bij Uitvoerformaat voor RIS Formaat (for Reference Manager, EndNote) en bij Levering voor bewaar als bestand. Klik op Exporteren. Kies in het venster File Download voor Save o Standaard wordt hier de folder getoond die u het laatst gebruikt hebt. Kies eventueel een andere folder achter Save in:. Typ de juiste File Name (of accepteer de voorgestelde naam). o let erop dat de extensie.txt is. Klik op Save om het bestand te bewaren. o Na het bewaren verschijnt er eventueel nog het venster Download Complete dat u kunt sluiten EÉN OF MEERDE TITELS BEWAREN. In bovenstaande uitleg worden alle titels bewaard. Het kan natuurlijk ook gebeuren dat u slechts enkele titels wilt opslaan. In dat geval heeft u twee mogelijkheden: afzonderlijke titels bewaren of meerdere titels tegelijk bewaren door de tijdelijke boekenplank te gebruiken. 1. Bewaar elke titel afzonderlijk Nadat u een zoekvraag heeft uitgevoerd, klikt u op de titel van een publicatie. U ziet nu een scherm met de volledige titelpresentatie. Selecteer Record - Exporteer om deze titel te bewaren. Handleiding gebruik van Endnote 8 met Word 2003, versie

20 2. Gebruik de boekenplank om een aantal geselecteerde titels ineens te bewaren U kunt op eenvoudige wijze meerdere titels tegelijk bewaren met behulp van de tijdelijke boekenplank. Na uw zoekvraag klikt u op de titel die u wilt bewaren. U ziet nu een scherm met de volledige titelpresentatie. Selecteer onder Record 'Zet op boekenplank', de titel wordt op de boekenplank gezet. De tekst "Deze titel is aan de tijdelijke boekenplank toegevoegd." verschijnt. Herhaal dit voor alle titels die u wilt bewaren. Als alle titels op de boekenplank staan exporteert u de geselecteerde titels Via Boekenplank (in het linkermenu) gaat u naar het overzicht van titels op uw tijdelijke boekenplank. Gebruik Record - Exporteer om alle titels van de tijdelijke boekenplank te bewaren. Let op: met deze methode plaatst u de titels op de tijdelijke boekenplank. Deze boekenplank wordt gewist zodra u het bibliotheeksysteem verlaat of uw browser afsluit. Meer informatie over de boekenplank, inclusief het gebruik van permanente boekenplanken, vindt u op REFERENTIES ZOEKEN IN ANDERE BESTANDEN Bestanden die niet met de UvT-interface toegankelijk zijn, bieden elk een eigen mogelijkheid om gegevens op te slaan. In een aantal gevallen kunt u ervoor kiezen om gegevens op te slaan in een bepaald bestandsformaat. Kies, waar mogelijk, het RIS (Reference Manager) formaat, EndNote kan dit altijd correct importeren. Is opslag in RIS formaat niet mogelijk, kies dan de opmaak van het bestand zelf (indien van toepassing) of opslag als (delimited) txt bestand. Gebruik vervolgens een EndNote importfilter (zie paragraaf 4.2) om de informatie juist te importeren. Zie ook paragraaf REFERENTIES IMPORTEREN IN ENDNOTE GEGEVENS IMPORTEREN Om de gevonden referenties te importeren in een Library in EndNote doet u het volgende: Start EndNote. Het venster Select a reference Library verschijnt, open de juiste Library. Kies nu File, Import, het onderstaande venster verschijnt: Kies bij Choose File de juiste folder en het juiste bestand. Selecteer bij Import Option de mogelijkheid Reference Manager (RIS). NB: indien de gegevens zijn opgeslagen in een ander formaat dan RIS dient u een ander importfilter (zie onder) te kiezen. Klik daarna op Import om het importeren daadwerkelijk te starten. Handleiding gebruik van Endnote 8 met Word 2003, versie

21 De gevonden referenties worden geïmporteerd in de geopende Library. EndNote toont alleen de geïmporteerde referenties zodat u nu nog selecties kunt maken en bepaalde referenties kunt verwijderen. Kies References, Show All References om alle referenties in de Library te zien. Uiteraard is het ook mogelijk om gevonden referenties in een nieuwe Library te importeren REFERENTIES IMPORTEREN UIT EEN EIGEN BESTAND Het kan zijn dat u al een hele verzameling referenties hebt opgeslagen in een ander bestand dan EndNote. Als u deze referenties wilt gebruiken in EndNote zijn er verschillende opties. - Gebruik de export- en importopties. Als uw huidige bestand de optie heeft om referenties te exporteren in een formaat waarvoor EndNote een importfilter (zie onder) heeft, bewaar de referenties dan in dat formaat. Dit geldt bijvoorbeeld voor Reference Manager en ProCite. - Rangschik de gegevens op zo'n manier dat EndNote ze kan importeren. EndNote kan gegevens importeren in een tab delimited formaat. De meeste databases en spreadsheets kunnen data in dit formaat opslaan. Om deze importmethode te laten slagen is het wel van belang enkele aanwijzingen te volgen die u vindt op pagina 157 van de handleiding. Hebt u het bestand opgeslagen, dan kunt u via File, Import, Import options: tab delimited, Choose file, Import de referenties importeren. - Handmatig invoeren. Als beide voorgaande methoden niet werken, dan kunt u nog elke referentie opnieuw invoeren. Hierbij kunt u gebruik maken van de standaard knip- en plakmogelijkheden die Windows biedt WAT IS EEN IMPORTFILTER? Een Importfilter is een bestand (met de extensie enf) dat er voor zorgt dat de data uit de verschillende velden van een record in een bibliografisch bestand, op de juiste plaats in de EndNote Library terechtkomen. Het filter herkent bijvoorbeeld een auteursnaam als zodanig en zorgt dat de informatie die in het record van het bibliografisch bestand in het auteursveld staat, in de EndNote Library onder Author wordt geplaatst. Aangezien elke bibliografische database zijn eigen manier van veldindeling heeft, zijn er aparte filters nodig voor elke database. Standaard worden veel filters meegeleverd in EndNote, ze zijn te vinden in de filterfolder en op te roepen via Edit, Import Filters, Open Filter Manager. Er bestaan veel meer reference databases dan EndNote filters. In die gevallen waar opslag in RIS formaat niet mogelijk is en waar EndNote geen passend filter heeft, kan het nodig zijn een nieuw filter te maken of een bestaand filter aan te passen. Handleiding gebruik van Endnote 8 met Word 2003, versie

22 Tip: Tip: Tip: Op de website van de bibliotheek, staat per bibliotheekbestand aangegeven welk importfilter u kunt gebruiken. Op de website van Endnote, wordt regelmatig de lijst met importfilters aangepast: Deze filters kunt u downloaden en ze dienen te worden geplaatst in de folder:c:\programfiles\endnote\filters. Ook de Radboud Universiteit Nijmegen heeft een lijst met import filters: via Voorzieningen, Bibliotheek, Diensten, EndNote, Aangepaste filters krijgt u een lijst met importfilters. Zorg dat de filters in de juiste folder komen: c:\programfiles\endnote\filters. 4.3 WAT IS EEN CONNECTION FILE? Een Connection File is een bestand (met de extensie.enz) dat regelt dat EndNote via het commando Connect in het File-menu een verbinding maakt met een externe online database of bibliotheekcatalogus. Zo kunnen zoekopdrachten gegeven worden vanuit het programma EndNote en de gevonden referenties rechtstreeks in EndNote binnengehaald worden. Een Connection File bevat de informatie die nodig is om verbinding te maken met een externe database en die vervolgens te kunnen doorzoeken. Die informatie maakt duidelijk om welke database het gaat, wat het adres is van die database en welke zoektermen valide zijn. Voor Connection Files geldt hetzelfde als voor de importfilters: er worden er tientallen meegeleverd met EndNote, maar voor bepaalde bestanden ontbreken ze en bestaande files werken lang niet altijd naar tevredenheid. Bovendien werkt een connection file alleen wanneer u toegang hebt tot het bijbehorende bestand, wanneer het bestand dus gratis is of wanneer u een abonnement hebt. Slechts een zeer beperkt deel van de filters zult u werkelijk kunnen gebruiken. Tip: Op de website van EndNote, wordt regelmatig de lijst met connectionfiles aangepast:. Deze files kunt u downloaden en ze dienen te worden geplaatst in de folder:c:\programfiles\endnote 8\connections. Tip: De Universiteit van Nijmegen heeft ook een lijst Connection Files: Ook deze files dient u te plaatsen in c:\programfiles\endnote 8\connections. Opmerking: EndNotes primaire functie is hulp te bieden bij het beheer en de organisatie van uw literatuurreferenties. Het gebruik van Connection Files in EndNote wordt binnen de UvT niet ondersteund. U wordt geadviseerd literatuur altijd te zoeken via de bestanden zelf en niet m.b.v. connection files. Handleiding gebruik van Endnote 8 met Word 2003, versie

23 5 ENDNOTE WEB Naast EndNote is er ook EndNote Web, een webapplicatie waarmee u online referenties kunt beheren. EndNote Web is goed te gebruiken om tijdens het bezoeken van websites (databases) referenties op te slaan. Deze referenties kunt u dan later exporteren en importeren in EndNote. Meer informatie over EndNote Web vindt u op de website van de bibliotheek: Om referenties van WriteNote in EndNote te gebruiken gaat u als volgt te werk: Selecteer Export References in de Format tab Selecteer de folder waarin de referenties staan die u wilt exporteren en kies EndNote Export als de style Met Save kunt u de referenties bewaren in en tekstbestand Volg de instructies uit hoofdstuk om het bestand te importeren; let op: kies bij Import Option voor EndNote Import Wanneer u in plaats van een hele folder slechts enkele referenties wilt exporteren gaat u als volgt te werk: Bekijk de folder met referenties Markeer elke referenties die u wilt exporteren en gebruik Copy to Quick List Herhaal deze stappen totdat alle referenties op de Quick List staan Volg de instructies uit het begin van dit hoofdstuk en exporteer de Quick List folder Handleiding gebruik van Endnote 8 met Word 2003, versie

24 6 HANDIGE LINKS Op de website van IT Services vindt u de officiële, uitgebreide Engelstalige handleiding in PDF formaat: Op de website van de Bibliotheek vindt u een pagina met daarop compacte informatie en tevens diverse links: Op de website van de biblioheek vindt u de handleiding Writenote De website van EndNote, Support and Services sectie, bevat informatie en files die u kunt downloaden. De universiteit van Queensland heeft een goede Engelstalige handleidingen voor het gebruik van EndNote Handleiding gebruik van Endnote 8 met Word 2003, versie