Handleiding EndNote X6 met Word2010

Transcriptie

1 WALAEUS BIIBLIIOTHEEK Handleiding EndNote X6 met Word Een library aanmaken Start het programma. Kies File > New > New Reference library. Geef in het scherm New Reference Library in de linkerkolom de opslagplaats aan en vul de naam onderaan in bij File Name. Klik op Save. De nieuwe, lege library verschijnt. Hieronder ziet u de libary genaamd MijnOnderwerp, gevuld met 43 referenties. groepenpaneel referentiepaneel specifieke referentie NB: Bij het aanmaken van een library worden automatisch 2 bestanden gegenereerd die in combinatie noodzakelijk zijn voor het functioneren van het programma. Het betreft.enl-bestand (EndNote Library) en een.data-folder. 2. PubMed-resultaten importeren Verwerk de opbrengst van een PubMed zoekactie als volgt: Klik op het pijltje bij > Choose destination > Citation Manager. Pas eventueel het Number to Send aan. Let op: het maximum aantal voor exporteren in één keer is 200 referenties. Klik op Create File > Choose Destination > Endnote. De referenties worden in de openstaande EndNote library geïmporteerd. In EndNote zijn de ingelezen referenties links ondergebracht bij de groepen All References, Imported References en Unfiled. Grotere PubMed sets toch als één batch importeren kan middels de tussenstap met een tekstfile. Klik in PubMed op het pijltje bij > File > Format : MEDLINE > Create File > Save. Geef het bestand een naam en opslagplaats. Kies in Endnote: File > Import > File. Vul het volgende scherm in. Bij Import File: zoek het tekstbestand met Choose. Bij Import Option: Scroll naar Other Filters > Pubmed (NLM). Bij Duplicates: maak uw keuze. Voor meer informatie over duplicaten, zie hieronder 4. Bij Text Translation: default No Translation. Klik op import. De referenties zijn in het Groepenpaneel zichtbaar als groep Imported References. Ze zijn tevens opgenomen in de groepen All References en Unfiled.

2 3. Web of Science resultaten importeren Ook de resultaten van een WebofScience zoekactie kunnen rechtstreeks naar EndNote geëxporteerd worden. Scroll naar beneden in de resultatenlijst. Vul bij Step 1 de gewenste gegevens in. Kies bij Step 2 voor Full Record. Klik bij Step 3 op Save to EndNote. Er verschijnt een keuzescherm Choose Destination > Export to: selecteer EndNote en de gewenste library. Het importeren start. In EndNote staat de nieuwe set apart bij Imported References en ze zijn tevens toegevoegd aan het totale aantal in All References en Unfiled. 4. Controleren van een library op dubbele referenties Controle op duplicaatreferenties kan plaatsvinden tijdens of na het importeren. - Ontdubbelen tijdens het importeren wordt ingesteld met Edit > Preferences > Duplicates > Online search results. Plaats een vinkje bij Automatically discard duplicates. Bij grote sets is dit aan te bevelen, hoewel dit het importeerproces vertraagt. Selecteer de criteria waarop gecontroleerd moet worden door aanvinken in hetzelfde scherm Edit > Preferences > Duplicates > Compare references based on the following Fields Tip: Om te voorkomen dat duplicaten niet gesignaleerd worden vanwege uiteenlopende weergave van de tijdschrifttitel en/of auteursnaam, is het aan te bevelen Secondary Title (Journal) en Author uit te schakelen bij de vergelijking van referenties. Plaats bijvoorbeeld een vinkje bij Title, Year en Volume. 2

3 - Duplicaten opsporen in een bestaande library: Selecteer de criteria waarop gecontroleerd moet worden met Edit > Preferences > Duplicates > Compare references based on the following Fields Voer de zoekactie uit met References > Find Duplicates. Een tabje Duplicate References verschijnt links. De bijeenhorende duplicaten worden stuk voor stuk getoond met de optie voor behouden van een variant. Beslis welke variant u wilt verwijderen. De ongewenste dubbele referenties worden verwijderd uit de Duplicates group en uit de All references group. Ze zijn overgebracht naar de Trash group. Een grote set duplicaten in één keer ontdubbelen geschiedt door klikken op Duplicate References group. Van elke set wordt één variant gehighlight. Met Groups > Delete group worden de gehighlighte referenties verwijderd en in de Trash group geplaatst. 5. Zoeken binnen de EndNote Library Binnen de EndNote Library kan een zoekactie verricht worden om records met specifieke kenmerken te selecteren. De Quick Search knop dient voor wild card zoeken. Voor specifieker zoeken dient Show Search Panel rechts bovenaan of klik op Tools > Search Library. Vul de gewenste criteria in, eventueel gecombineerd met de connector OR of AND. Klik op Search. De subset wordt getoond in het referentiepaneel en het aantal wordt genoemd in de aparte groep Search Results. Deze tijdelijke groep wijzigt steeds bij een nieuwe zoekactie en verdwijnt bij sluiten van de library. De zoekstrategie bewaren geschiedt met Options > Save Search. Geef de strategie een naam en opslagplaats en klik op Save. Een volgende keer kan dezelfde strategie geactiveerd worden door in het Search scherm te klikken op Options > Load search > Open Search. Traceer de zoekstrategie, klik op Open > Search. De zoekstrategie kan ook worden opgeslagen als een Smart Group. Dan worden referenties die later aan de library worden toegevoegd en die aan de zoekcriteria voldoen automatisch (in kopie) aan die groep toegevoegd. Klik in het Search scherm op Options > Convert to Smart Group. In het Groepenpaneel links verschijnt onder het kopje My Groups : Converted Search. Geef deze groep een eigen naam. De resultaatset is hierin meteen opgenomen. Een Smart Group aan maken kan ook rechtstreeks. Klik Groups > Create Smart Group. In het zoekscherm kan de zoekstrategie worden ingevoerd. Sla de strategie op met Options > Save Search 6. Een literatuurlijst maken De opmaak van de literatuurlijst wordt bepaald door een zogenaamde Style. Op de met EndNote meegeleverde Styles-lijst zijn algemene formats te vinden zoals Vancouver, APA, numbered, maar ook die van specifieke tijdschriften. Selecteer een aantal referenties met de Ctrl-toets ingedrukt. Wanneer geen referenties geselecteerd worden, neemt EndNote automatisch alle referenties mee. Onder Select Another Style. kan een van de algemene styles aangeklikt worden. Bij Select Another Style > Choose a Style kan een specifiek tijdschrift geselecteerd worden. Met File > Print Preview verschijnt een referentielijst die qua opmaak voldoet aan het gewenste format. 3

4 7. PDF of tekstfile toevoegen aan een referentie In de library kan een PDF of tekstfile aan een referentie toegevoegd worden. Markeer de gewenste referentie door highlighting. Plaats het toe te voegen file op een handige plaats. Ga naar References > File Attachments > Attach File. Het is ook mogelijk om in het rechterpaneel te klikken op het tabje met de paperclip (Attach File). Een dialoogscherm Select a file to link... verschijnt. Zorg dat onderaan een vinkje staat voor Copy this file to the default file attachment folder and create a relative link. Daarmee wordt het file een "portable link" die deel uitmaakt van de.data folder van de library en verdwijnt het risico op een doodlopende link. Traceer het bestand met Look in... en klik Open. Klik Yes in het scherm Do you want to save the changes you made to the reference. In het referentiepaneel staat nu een paperclip voor de referentie ten teken dat er een bestand aangehecht is. Een PDF wordt klein afgebeeld in het rechterpaneel. Scroll in het rechterpaneel bij Refence naar het kopje File Attachments om het bestand te openen. 8. Invoegen van citaties in Word (Cite While You Write, CWYW) Tijdens het schrijven van een tekst in Word2010 kunnen citaties ingevoegd worden vanuit een EndNote Library, zonder Word te verlaten. Deze functie heet "Cite While You Write" (CWYW) en hiervoor is de tab van EndNote nodig. Wanneer deze in Word is geactiveerd middels File > Options > Add-Ins, is het tabje EndNote X6 zichtbaar. Onder dit tabje zijn de volgende opties beschikbaar: Het is aan te bevelen om bij Preferences > Cite While You Write Preferences > General de optie Enable instant formatting uit te schakelen door weghalen van het vinkje. Instant Formatting kan de koppeling tussen EndNote en Word verstoren. Plaats de cursor in de tekst op de plaats waar een referentie moet komen en klik op het icoontje Insert Citation > Find Citation. Typ in het vakje EndNote X6 Find & Insert my References een onderscheidend kenmerk van de gewenste referentie, zoals auteursnaam of titelwoord en klik op Search. Een of meerdere referenties die aan het criterium voldoen worden getoond. Selecteer de gewenste en klik op Insert. 4

5 In de tekst verschijnt de citatie in voorlopige opmaak, zoals bijvoorbeeld {Chandie Shaw, 2004 #9;McKinley, 2004 #52}. Het is ook mogelijk om vooraf referenties in EndNote te selecteren door highlighten en die dan in de tekst op te nemen. Gebruik hiervoor Insert Citation > Insert selected citations. Voor de eindopmaak dient de optie Bibliography. Hiermee worden de ongeformatteerde referenties omgezet naar formatted citations en wordt de bijbehorende literatuurlijst gegenereerd. Klik op het schuine pijltje. Op het scherm Format Bibliography > tabblad Format Bibliography kunnen naast de gewenste Style nog andere instellingen gekozen worden. Op het tabblad Layout kunnen extra s gekozen worden voor weergave in de bibliography. Bevestig de keuzes met OK om het document in de gewenste opmaak weer te geven. Een andere Output Style is toe te passen op het document door weer om Bibliography te vragen en het Format scherm aan te passen. Om iets te wijzigen in de referenties, zoals een citatie verplaatsen of verwijderen, is het noodzakelijk om de formatted citations terug te brengen naar de ongeformatteerde weergave. Plaats daarvoor de cursor boven in het tekstdocument en klap de keuzes open bij Convert Citations and Bibliography > Convert to unformatted citations In het tekstdocument zijn nu alle referenties teruggezet naar "unformatted" en de referentielijst is verdwenen. Verwijder de gegevens van de ongewenste referentie (inclusief de ;) en klik op het pijltje bij Bibliography om een nieuwe referentielijst te genereren. In het tekstdocument en in de referentielijst zijn de citaties hernummerd. Referenties verwijderen is ook mogelijk via de optie Edit & Manage Citation(s) Tip: om de citaties visueel in de tekst te laten opvallen kunnen ze grijs getint worden Dit is een instelling in Word onder File > Options > Advanced > Show document content > Field shading > Always NB: Bij het uitwisselen van een document waarbij een ander wijzigingen aanbrengt, kunnen de connecties tussen Word en EndNote worden verminkt. Gebruik daarvoor het document in platte tekst met Convert Citations > Convert to Plain Text. In het eigen document met actieve links kunnen dan de voorgestelde wijzigingen in de referenties worden doorgevoerd. NB: Bij het aanmaken van een library worden automatisch 2 bestanden gegenereerd die in combinatie noodzakelijk zijn voor het functioneren van het programma. Het betreft.enl-bestand (EndNote Library) en een.data-folder. Kopieer dus beide bestanden bij het maken van een backup of kopie. 5