PR PLAN. Kenmerk: TW

Transcriptie

1 PR PLAN SBOG Samenwerkende Bonden van Ouderen in Gelderland Deken dr. Mulderstraat 6d 6681 AB Bemmel Kenmerk: TW 1

2 1. INLEIDING Aanleiding en relevantie Het laatste PR-plan van de SBOG dateert uit De afgelopen jaren is een aantal nieuwe digitale communicatiemiddelen tot onze beschikking gekomen. Naast de communicatie via de website en heeft de SBOG sinds kort ook een digitale nieuwsbrief én is de SBOG actief op Sociale Media. Dit vraagt om nieuwe richtlijnen rondom (digitale) communicatie. Richtlijnen die bij iedereen die betrokken is bij de organisatie bekend moeten zijn, zodat de organisatie eenvormig naar buiten treedt. Vandaar de verschijning van een aangepast, voorliggend PR-plan in Leeswijzer In het volgende hoofdstuk zal worden ingegaan op de doelstellingen en de activiteiten van de SBOG, en welke doelgroepen hiervan op de hoogte moeten zijn. In het derde hoofdstuk wordt het gewenste imago van de SBOG en de huisstijl behandeld. Het vierde hoofdstuk gaat in op de communicatiemiddelen en manieren die door de SBOG gebruikt worden. In de daarop volgende hoofdstukken zal steeds de communicatie van of binnen één doelgroep centraal staan, en de manier waarop met die doelgroep gecommuniceerd wordt. 2

3 2. DOELSTELLINGEN VAN DE SBOG Visie en doelstellingen De SBOG wil het welzijn van alle senioren in Gelderland bevorderen. Welzijn voor senioren betekent voor de SBOG, dat senioren zelf de regie over hun leven hebben en houden, in een inspirerende omgeving, in relatie met anderen en in een vertrouwde woonomgeving. Deze visie resulteert in de volgende doelstellingen: - Stimuleren van een integraal, toegankelijk en voldoende aanbod van voorzieningen voor senioren op het gebied van wonen, welzijn, zorg en mobiliteit. - Behoud en bevorderen van stuurkracht van de senioren om zelf de regie over hun leven te voeren - Stimuleren dat senioren volledig participeren in de maatschappij Uitdragen van visie en doelstellingen De visie en daaruit volgende doelstellingen vormen de kern van de werkzaamheden van de SBOG. Dit komt naar buiten middels de activiteiten die de SBOG organiseert en de werkzaamheden die de vrijwilligers verrichten. Daarnaast wordt deze visie uitgedragen in de (schriftelijke) uitingen van de SBOG. Het is daarom van groot belang dat de interne doelgroep van de SBOG zeer goed bekend is met de doelstellingen, aangezien zij het instrument is dat de doelstellingen naar buiten communiceert. Onder de interne doelgroep van de SBOG vallen alle vrijwilligers die werkzaamheden verrichten voor de SBOG, bestuursleden en de medewerkers van de SBOG. Onder externe doelgroepen van de SBOG vallen alle groepen waarvan de SBOG het van belang vindt dat zij bekend zijn met de doelstellingen. De externe doelgroepen zijn praktisch eindeloos, maar er kunnen vijf hoofdgroepen worden geformuleerd: - (Afdelings)besturen van ouderenbonden in Gelderland - Alle senioren in Gelderland, al dan niet georganiseerd binnen een ouderenbond - Provincie Gelderland (bestuursorgaan) - Organisaties met wie de SBOG samenwerkt, zoals bijvoorbeeld Zorgbelang, Spectrum partner met Elan, Veilig Verkeer Nederland, regiogemeenten et cetera. - Pers Vanaf hoofdstuk 5 zal verder worden ingegaan op de verschillende doelgroepen. 3

4 3. IMAGO EN HUISSTIJL Imago Het imago is het beeld dat verschillende publieksgroepen hebben van een organisatie. Het gaat om alle opvattingen, meningen en gevoelens, die buiten een organisatie over de organisatie bestaan. Het imago wordt dus niet alleen bepaald door de doelgroep van een organisatie. Het imago van een (belangen)organisatie is van groot belang voor de naamsbekendheid en indirect zelfs voor de invloed die een belangenorganisatie kan uitoefenen. Wat wil de SBOG uitstralen? Welk beeld wil de SBOG naar buiten brengen? De belangrijkste kenmerken zijn: Belangenbehartiging voor 50-plussers; Kennis en expertise van: Beleidsontwikkeling Behoeften van senioren Het welzijn en voorzieningen van en voor senioren Een groot netwerk: bijvoorbeeld provincie en gemeenten, politiek en persoonlijke netwerken; Samenwerking; Betrokkenheid. Huisstijl De huisstijl is de totaalpresentatie van een organisatie, de manier waarop de organisatie naar buiten treedt. Deze uiterlijke verschijningsvorm draagt bij tot de beeldvorming (en dus het imago). De huisstijl moet daarom een afspiegeling zijn van de (gewenste) identiteit van de organisatie. De huisstijl kan op verschillende manieren naar buiten gebracht worden maar van groot belang is dat de logo s, gebruikte lettertypes en kleuren altijd hetzelfde zijn. De SBOG laat door middel van de volgende producten haar huisstijl zien: Enveloppen; Briefpapier; Nieuwsbrief Contact; Overige publicaties; Website; berichten Advertenties/artikelen in de pers; Relatiegeschenken; Presentatiematerialen Beamer De SBOG heeft gekozen voor de huiskleuren oranje en donkerpaars (in schriftelijke publicaties met een blauwe achtergrond). Verder wordt iedere mail, brief of notitie geschreven in hetzelfde lettertype: calibri (11 of 12) 4

5 Het logo van de SBOG ziet er als volgt uit: 5

6 4. HUIDIGE COMMUNICATIEMIDDELEN Persoonlijke communicatie: Via vergaderingen en werkoverleg communiceren medewerkers en vrijwilligers bij de SBOG met elkaar. Daarnaast wordt er voor interne communicatie gebruik gemaakt van de telefoon (en in zeer grote mate van de mail zie digitale informatievoorziening ). Bijeenkomsten/activiteiten: Bijeenkomsten worden door de SBOG gebruikt voor informatieoverdracht en kennisuitwisseling zowel met de interne doelgroep als met de externe doelgroep. Schriftelijk informatiemateriaal De SBOG beschikt over een grote hoeveelheid schriftelijk informatiemateriaal. Folders en brochures bevatten visie en doelstellingen van de SBOG, alsmede praktische informatie over de verschillende thema s. Daarnaast verspreid de SBOG specifieke informatie per thema wanneer dat noodzakelijk wordt geacht, buiten het bestaande foldermateriaal om. De SBOG heeft met ingang van 2013 haar schriftelijke uitingen beperkt ten gunste van digitale communicatie. Dit betekent dat uitnodigingen, verslagen, vergaderagenda s et cetera voornamelijk per mail worden verspreid. Uiteraard worden hierin uitzonderingen gemaakt. Digitale informatievoorziening Het overgrote deel aan communicatie zowel binnen de SBOG als met externen verloopt via de mail. Ook uitnodigingen, verslagen, notities et cetera worden zo veel mogelijk via de mail verspreid. Website De SBOG heeft een website, Op deze website is, naast de visie en doelstellingen van de SBOG, algemene informatie over de werkzaamheden van de SBOG te vinden per thema. Ook actuele informatie wordt via de website verspreid. Er is een agenda te vinden met aangekondigde bijeenkomsten, en er is een menu-item actueel waarop afzonderlijke bijeenkomsten worden aangekondigd. Per thema zijn actuele verslagen en foto s opgenomen, evenals recente contactgegevens. De website van de SBOG bevat uitsluitend informatie over werkzaamheden van en ontwikkelingen binnen de SBOG. Naar relevantie informatie van derden (geen commerciële partijen) wordt gelinkt, deze informatie bevindt zich dus niet letterlijk op de site. Sociale Media De SBOG beschikt over een Facebook en een Twitter-account. Volgers van deze accounts zijn vrijwilligers die een binding hebben met de SBOG en medewerkers van collega instellingen die op één of andere wijze betrokken zijn bij het werk van de SBOG. Via deze kanalen wordt een samenvatting van de actuele informatie van de website verspreid. Daarnaast wordt via Facebook en Twitter ook informatie van derden (collega instellingen bijvoorbeeld) gedeeld wanneer dit naar verwachting interessant kan zijn voor vrijwilligers van de SBOG. Het betreft dan bijvoorbeeld nieuwsitems over beleidsontwikkelingen die betrekking hebben op ouderen. Informatie van commerciële partijen wordt niet verspreid/gedeeld. 6

7 5. COMMUNICATIE MET MEDEWERKERS EN VRIJWILLIGERS Het doel van de communicatie met medewerkers en vrijwilligers is dat er een duidelijk beeld is van de organisatie en de doelstellingen van de SBOG. Een goed beeld hebben van de gehele organisatie is belangrijk voor het zelf goed kunnen functioneren (functioneren binnen de context van de organisatie), en om goed kennis over te kunnen dragen naar externen. Medewerkers Medewerkers bij de SBOG zijn: Directeur (verantwoordelijk voor de leiding van de SBOG en voert tevens beleidswerk uit) Beleidsmedewerkers Administratieve medewerkers Projectmedewerker Medewerkers onderling De medewerkers kennen een functiebeschrijving volgens de CAO Welzijn en Maatschappelijke Dienstverlening. Hieruit blijken hun taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden. De medewerkers kennen elkaars functiebeschrijving. Aansturing van de medewerkers De medewerkers worden aangestuurd door de directeur. De directeur legt verantwoording af aan het bestuur van de SBOG. In het directiestatuut staan de taken en verantwoordelijkheden van de directeur beschreven. Aanspreekpersonen namens het bestuur in het kader van personeelsbeleid voor de directeur zijn de voorzitter en de penningmeester. Medewerkers hebben maandelijks werkoverleg. Daarnaast vindt maandelijks beleidsoverleg plaats. Verder overleggen de medewerkers regelmatig op ad hoc basis. Vrijwilligers Ondersteuning vrijwilligers van de SBOG Het bestuur wordt inhoudelijk ondersteund door de directeur en administratief door de administratieve medewerkers. De project- en themagroepen en RSBO s worden inhoudelijk en administratief ondersteund door de beleidsmedewerkers en de directeur. De beleidsmedewerkers en de directeur zijn, samen met de vrijwilligers van thema- en projectgroepen, verantwoordelijk voor de uitvoering van projecten uit het activiteitenplan. Aangezien de SBOG een kleine organisatie is wat betreft het aantal medewerkers zijn de lijnen van en naar de medewerkers kort. Medewerkers informeren vrijwilligers op persoonlijke basis, soms middels mail of brief. Vrijwilligersbeleid In de zomer van 2013 is het vrijwilligersbeleid van de SBOG herschreven. In dit vrijwilligersbeleid is opgenomen hoe de SBOG omgaat met haar vrijwilligers en wat vrijwilligers en medewerkers van elkaar mogen verwachten. Daarnaast is aangegeven welke regelingen en randvoorwaarden de SBOG heeft getroffen om haar vrijwilligers zo goed mogelijk en naar ieders tevredenheid te laten functioneren. 7

8 6. COMMUNICATIE MET DE ACHTERBAN Achterban De SBOG is een achterbanorganisatie: het contact met de achterban is het fundament van de SBOG. Dat betekent dat dit contact goed gefaciliteerd moet zijn. Om te bepalen hoe een goede relatie met de achterban tot stand komt en onderhouden wordt, is het belangrijk om eerst vast te stellen wie de achterban van een organisatie nu precies is. Aan de hand hiervan kan een organisatie bepalen op welke manier de achterban benaderd wordt. De achterban van de SBOG bestaat uit twee te onderscheiden groepen: - (afdelings)besturen van ouderenbonden in Gelderland - alle senioren in Gelderland. De SBOG spreekt námens de leden van de seniorenbonden ANBO, KBO en PCOB. In de doelstelling van de SBOG wordt echter benadrukt dat de SBOG handelt vóór álle senioren in Gelderland. Afdelingsbesturen De SBOG onderhoudt haar contacten met de achterban via de thema- en projectgroepen en de RSBO s. Zij hebben contact met de lokale besturen van afdelingen. De besturen van de lokale afdelingen communiceren informatie en knelpunten door naar de leden van RSBO s. Ook zijn afdelingsbesturen lokaal actief op het gebied van belangenbehartiging (bijvoorbeeld door deelname aan de WMO-raad of senioprenraad), en dienen zo direct het belang van alle ouderen in Gelderland. Het personeel van de SBOG onderhoudt ook zelf rechtstreeks contact met de afdelingsbesturen middels schriftelijke uitwisseling (met name via ) en scholingsochtenden voor afdelingsbesturen. De thema- en projectgroepen van de SBOG communiceren dus onafhankelijk van elkaar met de besturen van afdelingen. Dit gebeurt schriftelijk en digitaal middels briefwisseling, informatiebrieven, de digitale nieuwsbrief et cetera. De RSBO s communiceren onafhankelijk van elkaar en de projectgroepen met de achterban, onder andere door middel van de notulen van vergaderingen en bovenstaande vormen van informatie-uitwisseling. De SBOG organiseert vier maal per jaar als regel een scholingsochtend voor afdelingsbesturen over een voor hen relevant onderwerp. Niet alleen is dit een belangrijke gelegenheid voor informatieoverdracht, het is tevens een goede gelegenheid voor de SBOG om in contact te komen met de afdelingsbesturen. Er vindt belangrijke kennisuitwisseling plaats die afdelingsbesturen helpt in hun lokale belangenbehartiging en de SBOG voedt met informatie uit de provincie (en op deze wijze richting geeft aan het gevoerde beleid). Ouderen in Gelderland Omdat de SBOG een achterbanorganisatie is, heeft zij als regel geen rechtstreeks contact met de individuele leden van de ouderenbonden in Gelderland, of met ouderen die niet lid zijn van een ouderenbond. De SBOG zet zich wel in voor het belang van alle ouderen, en communiceert, via de afdelingsbesturen en vrijwilligers van de SBOG, met alle ouderen uit de provincie. 8

9 De website en Sociale Media waar de SBOG gebruik van maakt, dient ook informatief en begrijpelijk te zijn voor ouderen die niet verbonden zijn aan de SBOG. Dit zijn immers kanalen waar ook de ongeorganiseerde oudere toegang toe heeft. Daarnaast neemt de SBOG af en toe deel aan informatiemarkten. Dit is een gelegenheid om persoonlijk met ouderen in contact te komen. Daarom is het van belang dat vrijwilligers en medewerkers van de SBOG op een dergelijke informatiemarkt de visie en doelstellingen van de SBOG goed naar buiten weten te brengen, middels schriftelijke en mondelinge informatie. Daarnaast kan specifieke informatie per thema op deze bijeenkomsten verspreid worden onder ouderen, en het voor de SBOG een gelegenheid om signalen uit het veld te ontvangen. Ook zonder lijfelijke aanwezigheid van vrijwilligers of medewerkers van de SBOG kan informatie (schriftelijke) informatie door derden verspreid worden op informatiemarkten 9

10 7. COMMUNICATIE MET DE OVERHEID Provincie Gelderland Het is belangrijk voor een belangenorganisatie om goede contacten te hebben en onderhouden met organisaties die invloed hebben op de belangen van de achterban. Bij de relatie met de overheden zijn drie aspecten te onderscheiden: Bekendmaken met de organisatie en het werk van de SBOG (zie hoofdstuk 2) Bekend maken met de (toekomstige) wensen van de senioren in Gelderland Invloed uitoefenen op het beleid op basis van onderzoeken en resultaten van themaen projectgroepen Invloed uitoefenen op het overheidsbeleid gebeurt via contacten met leden van de Provinciale Staten, de diverse fracties, met name statenleden van de Commissies AFW (Algemeen bestuur, Financiën en Welzijn), MIE (Mobiliteit, Innovatie en Economie en de commissie ROW (Ruimtelijke Ordening, Water en Wonen).Tevens dient contact onderhouden te worden met de Gedeputeerde Zorg en Welzijn van Provincie Gelderland, de gedeputeerde Mobiliteit en economie en de betreffende ambtenaren. De directeur heeft regelmatig overleg met de verantwoordelijk ambtenaar Zorg en Welzijn. In het voorjaar legt de SBOG verantwoording af over de uitvoering van projecten en de jaarcijfers. In het najaar presenteert SBOG haar toekomstige activiteiten met begroting. Initiatief voor nader overleg ligt in handen van de verantwoordelijke ambtenaar en bij de directeur. Ongeveer eens per twee jaar heeft de voorzitter van de SBOG overleg met de Gedeputeerde. Desgewenst is er daarnaast overleg met de politieke partijen (PS leden). Naar dit gesprek gaat de voorzitter en/of een bestuursdelegatie ondersteund door de directeur. Naast de afdeling Zorg en Welzijn heeft SBOG ook contact met de afdeling Wonen van de Provincie. De beleidsmedewerker van de themagroep Wonen van de SBOG heeft regelmatig contact met de ambtenaar van deze afdeling. Zij werken op projectbasis samen. Via mailings en schriftelijke berichtgeving houdt de SBOG de Provincie op de hoogte van bijeenkomsten en ontwikkelingen binnen organisatie. Gemeenten in Gelderland De contacten met gemeenten lopen onder andere via de RSBO s. De RSBO s stimuleren lokale afdelingen om met hun gemeente in gesprek te gaan en op de hoogte te blijven van het gemeentelijk ouderenbeleid. Wanneer er door de SBOG op regionaal niveau een project wordt uitgevoerd, worden de betreffende gemeenten ingelicht en indien nodig gevraagd om assistentie. Een voorbeeld daarvan is het regionale stationsonderzoek, dat om het jaar in een andere regio wordt uitgevoerd en waarbij de vorderingen en resultaten aan betreffende gemeenten worden gecommuniceerd (zowel schriftelijk als digitaal, alsook via presentaties en bijeenkomsten). Wanneer de SBOG een maatschappelijk ontwikkeling constateert die voor alle gemeenten in Gelderland van belang is, zal de SBOG rechtstreeks naar de gemeenten communiceren, middels een uitgaande brief of notitie. 10

11 8. COMMUNICATIE MET MAATSCHAPPELIJKE ORGANISATIES Om op de hoogte te blijven van actuele ontwikkelingen in het beleidsveld van de Provincie Gelderland en binnen de afzonderlijke regio s is het voor de SBOG belangrijk om goede contacten te onderhouden met diverse organisaties. Deze contacten hebben tot doel het uitwisselen van ervaringen en aandachtspunten elkaar ondersteunen bij activiteiten samen activiteiten uitvoeren. Voorbeelden hiervan zijn contacten met: de landelijke bonden van ouderen Zorgbelang Gelderland Spectrum partner met Elan de gemeentelijke samenwerkingsorganen van de seniorenbonden, gemeentelijke seniorenraden / Wmo-raden. Van alle genoemde organisaties heeft de SBOG het meest contact met Zorgbelang Gelderland. Beleidsmedewerkers van beide organisaties werken samen op projectmatige basis en komen elkaar regelmatig tegen op provinciale en regionale bijeenkomsten. Deze samenwerking voltrekt zich op met name op het raakvlak van beide organisaties: de WMO. In verschillende regio s worden gezamenlijk met Zorgbelang bijeenkomsten georganiseerd rond dit thema. Communicatie vindt met name plaats tussen beleidsmedewerkers, middels persoonlijk contact (netwerkoverleg, mail, telefoon). Dit geldt ook voor contacten met andere zusterorganisaties: deze lopen vrijwel volledig via de beleidsmedewerkers, soms op ad hocbasis. Via mailings en schriftelijke berichtgeving houdt de SBOG haar zusterorganisaties op de hoogte van bijeenkomsten en ontwikkelingen binnen de organisaties. 11

12 9. COMMUNICATIE MET DE MEDIA Het doel van de relatie met de pers is het verkrijgen van publiciteit wat betreft: het bestaan, doel en activiteiten van de SBOG (zie hoofdstuk 2) de belangen van senioren in Gelderland positieve ondersteuning bij de beïnvloeding van overheidsorganen, ofwel het inschakelen van de publieke opinie. De pers bestaat uit de journalisten van Radio en TV Gelderland en de journalisten van landelijke, regionale en plaatselijke bladen. Middels digitale berichtgeving stelt de SBOG pers op de hoogte van haar bijeenkomsten. Een enkele maal komen hier contacten met journalisten uit voort. De SBOG wordt ook zelf door de pers benaderd om commentaar te leveren op actuele aangelegenheden, of om toegang te krijgen tot ouderen die iets willen en kunnen zeggen over een bepaald onderwerp. Het onderhouden van contacten met de pers, alsmede het woordvoerderschap, valt onder de verantwoordelijkheid van de directeur. De directeur kan deze verantwoordelijkheid delegeren. 12

13 10. RAADPLEGING PR-PLAN Het PR-plan wordt verspreid onder bestuur en medewerkers van de SBOG. Verder wordt het op de website geplaatst en worden alle vrijwilligers van de SBOG hierop attent gemaakt, of naar verwezen indien specifieke situaties zich voordoen. 13