Succesvolle samenwerking in de zorg

Transcriptie

1 Succesvolle samenwerking in de zorg Een beproefde fasegewijze aanpak voor succes

2 Succesvolle samenwerking in de zorg Een beproefde fasegewijze aanpak Samenwerking: het klinkt zo eenvoudig. Vele bestuurders hebben echter ervaren dat samenwerking ingewikkeld kan zijn en (verborgen) risico s met zich meebrengt. Overweegt u duurzaam samen te werken of te fuseren met een of meerdere zorgaanbieders of ketenpartners? Mogelijk helpt schaalvergroting uw organisatie bij het bereiken van uw doelstellingen. Een duurzame samenwerking of fusie is echter een complex traject en vergt een zorgvuldig afgewogen proces ter voorbereiding. Onze ervaring is dat een systematische afweging en een gestructureerde realisatie essentieel zijn voor een geslaagde samenwerking of fusie. Samenwerken of fuseren Samenwerking in de keten kan voor uw cliënten veel voordelen opleveren. Een integraal beeld van het gehele zorgproces levert een goed fundament op om uw cliënten betere zorg te bieden. Dat vergt goede afspraken met andere zorgaanbieders om daadwerkelijk betere zorg te realiseren. Soms is samenwerking echter niet voldoende en biedt integratie van zorgprocessen en/of bundeling van expertise meer voordelen. In een dergelijke situatie kan fusie tot de juiste uitkomst leiden. Zowel bij samenwerking als bij fusie is het raadzaam om tijd en aandacht te investeren in de voorbereiding. Zo komt u tot een gedragen besluitvormingsproces, waarin de voordelen zichtbaar worden en als anker kunnen dienen voor het samenwerkings- of fusieproces. Bovendien geeft het uw Raad van Toezicht de houvast van een robuust initiatief. Een succesvolle en duurzame samenwerking of fusie is het resultaat van een zorgvuldig proces, zoals in onderstaande figuur is weergegeven: Fase 1: Oriëntatie Fase 2: Haalbaarheid Fase 3: Detaillering Fase 4: Implementatie 2

3 Fase 1: Oriëntatie De oriëntatiefase biedt zicht op uw huidige positie In de oriëntatiefase is het belangrijk om te bepalen wat voor organisatie u wilt zijn en welke positie u in het zorglandschap ambieert; kortom uw missie en visie. Welke kansen en bedreigingen ziet u daarbij? Om te bepalen waar u als organisatie nu staat, moet er een objectief beeld zijn. Begin met het beantwoorden van kernvragen over uw missie en doelstellingen, uw huidige positie en de sterktes en zwaktes van het huidige productenportfolio (externe en interne analyse). Betrek daarbij de concurrentie en de marktpotentie. Dit zal uw inzicht vergroten in de mogelijkheden, die fusie of samenwerking u en uw cliënten kan bieden. Bepaal vervolgens de opties die voor liggen en maak daarin een evenwichtige keuze. Zoekt u een samenwerkingspartner of is fusie geschikter om uw organisatiedoelen te bereiken? Ga ten slotte na wat een verandering door een fusie of samenwerking voor de organisatie betekent. Zal de impact naar verwachting groot zijn of kan de verandering op beheerste wijze door (beide) organisatie(s) worden opgevangen? Aandachtspunten Oriëntatiefase 3

4 Fase 2: Haalbaarheid Fase 3: Detaillering Toetsingskader in de haalbaarheidsfase toont meerwaarde aan De haalbaarheid van de voorgenomen fusie of samenwerking is sterk afhankelijk van de verwachte meerwaarde daarvan. U kunt deze meerwaarde samen met uw partners aantonen met behulp van een toetsingskader. Dit toetsingskader omvat de criteria voor succes vanuit de strategie én de randvoorwaarden die ingevuld moeten zijn. Denk bij de criteria bijvoorbeeld aan: marktpositieversterking; professionalisering; spreiding van risico s; verbetering van kwaliteit; investeringen in vastgoed; aantrekkelijkheid als werkgever en vergroting innovatievermogen. Naast het formuleren van de meerwaarde, is ook het onderzoeken van de haalbaarheid essentieel: Vullen de organisaties elkaar aan? Waar worden knelpunten verwacht? Zijn er cultuurverschillen die overbrugd moeten worden? Dit zijn enkele voorbeelden van de vragen die beantwoord moeten worden, alvorens de volgende stap in het proces kan worden genomen. Gedetailleerd plan van aanpak biedt een heldere routekaart In de derde fase wordt het fusie- of samenwerkingsplan gedetailleerd uitgewerkt. Het is van belang uw medewerkers hierbij goed te betrekken. Er vindt een doorrekening plaats van de gezamenlijke fusie businesscase in de vorm van een meerjarenprojectie. Ook de (fiscaal)juridische aspecten, de organisatievorm en de gevolgen voor personeel moeten in detail worden beschreven in het plan van aanpak. Een effectieve communicatie is daarbij essentieel. Het is van belang om medewerkers van alle betrokken organisaties gezamenlijk aan de inrichting van de nieuwe organisatie te laten werken. Daarbij hoort ook een integratieplan van de ondersteunende diensten en mogelijk een sociaal plan. Daarnaast zullen de consequenties voor eventuele mededinging in kaart gebracht moeten worden. Ten slotte is de inrichting van de topstructuur (RvB/RvT en MT s) een punt van aandacht. Ons advies is dit punt vroegtijdig in het proces al aan de orde te stellen om eventuele showstoppers op dit vlak vroegtijdig te identificeren. 4

5 Fase 4: Implementatie Gedragen implementatie fase Nadat het plan uit de voorgaande fase door alle betrokken gremia is goedgekeurd, is het tijd om tot daadwerkelijke implementatie over te gaan. Bij de implementatiefase is het van belang om het interne management zoveel mogelijk in haar kracht te zetten in het implementatieproces. Stappen die bijvoorbeeld in deze fase genomen moeten worden zijn: Opstellen en uitvoeren communicatieplan. Herijken en herinrichten van de planning & controlcyclus. Bepalen nieuwe financiële spelregels (kaderbrief) Integratie van processen, bijvoorbeeld in de backoffice, maar ook in de werkprocessen. Opnieuw inregelen van de communicatie- en overlegstructuur. Bij samenwerking: bepalen uit te wisselen (cliënt)gegevens tussen de partners. Ten slotte is het raadzaam om periodiek vast te stellen of de implementatie nog steeds in de lijn ligt van de oorspronkelijke bedoeling. Met andere woorden: wordt de beoogde meerwaarde ook daadwerkelijk in de praktijk bereikt? Zorg ervoor dat u als bestuur hierover tijdig wordt geïnformeerd en dat u de belanghebbenden meeneemt in het succes van de nieuwe organisatie. Checklist samenwerking in de zorg Advisory Healthcare heeft een handige checklist ontwikkeld voor succesvolle samenwerking in de zorg. Als u de ruim 40 kernvragen doorloopt, kunt u zelf nagaan of u de vele facetten rond fusie of samenwerking scherp voor ogen heeft. De checklist is niet uitputtend, maar kan in alle fases nuttig zijn om als leidraad te hanteren. De vragen hebben betrekking op de volgende gebieden: organisatorische aandachtspunten; juridische aandachtspunten; aandachtspunten voor verantwoording; fiscale aandachtspunten; arbeidsrechtelijke aandachtspunten en IT-gerelateerde aandachtspunten. U vindt de checklist op: bakertilly.nl/checklist-samenwerking 5

6 Team van ervaren en betrokken deskundigen Voor een integrale blik op succesvolle samenwerking Advisory Healthcare De veranderingen in de zorg blijven elkaar opvolgen. Voor u als zorgaanbieder is het een uitdaging om telkens weer adequate en effectieve antwoorden te vinden op deze uitdagingen teneinde de continuïteit van zorg voor uw cliënten te borgen en waar mogelijk te verbeteren. De specialisten van Advisory Healthcare kunnen u met hun kennis en ervaring ondersteunen bij het identificeren, ontwikkelen én implementeren van deze antwoorden. Bouwend op hun gedegen expertise en integrale aanpak, gecombineerd met jarenlange veranderkundige ervaring binnen de zorg. Elke uitdaging opnieuw. Samen met u en uw medewerkers. Indien uw zorgorganisatie vragen heeft met betrekking tot samenwerking of fusie, dan kunt u ons altijd benaderen voor een vrijblijvend gesprek. Graag bespreken wij met u welke toegevoegde waarde kan bieden bij uw specifieke fusie- of samenwerkingsvraagstuk. Multidisciplinair team heeft naast Advisory Healthcare ook vergaande aanvullende expertise in huis. Speciaal voor zorgorganisaties hebben wij een multidisciplinair team van specialisten mét ervaring in de zorg gevormd om te ondersteunen bij fusie- en samenwerkingsvraagstukken. Wij weten uit ervaring dat deze vraagstukken vaak onderling samenhangen. Daarom plaatsen wij specifieke vragen inzake arbeidsrecht, bedrijfsrecht, belastingen, verantwoording en IT altijd in een breder perspectief, zodat u gerichte oplossingen krijgt waar uw organisatie echt mee geholpen is. Edwin Schippers T Partner Advisory Healthcare met 20 jaar ervaring in de zorg Edwin is eindverantwoordelijk partner voor Advisory Healthcare. Hij begeleidt zorgorganisaties bij fusies en samenwerkingen en bij vraagstukken op het gebied van besturingsen organisatieontwikkeling in de zorg. Gertjan Postma T Senior manager Advisory Healthcare met 22 jaar ervaring in de zorg Gertjan adviseert zorgorganisaties dagelijks vanuit zijn rol als Senior Manager voor Advisory Healthcare inzake bedrijfsvoerings-, efficiency- en inrichtingsvraagstukken o.a. bij fusies en samenwerkingen in de zorg. 6

7 Zowel bij samenwerking als bij fusie is het raadzaam om tijd en aandacht te investeren in de voorbereidingsfase. 7

8 Contactgegevens: E. (Edwin) Schippers Partner Healthcare Advisory T: E: e.schippers@bakertilly.nl G. (Gertjan) Postma Senior Manager Healthcare Advisory T: E: g.postma@bakertilly.nl (Netherlands) N.V. trading as is a member of the global network of International Ltd., the members of which are separate and independent legal entities. Alle diensten worden verricht op basis van een overeenkomst van opdracht, gesloten met (Netherlands) N.V., waarop van toepassing zijn de algemene voorwaarden, gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nr In deze voorwaarden is een beperking van aansprakelijkheid opgenomen. Papendorpseweg BJ Utrecht The Netherlands T +31 (0)