Brussel, COMMISSIE VOOR DE BESCHERMING VAN DE PERSOONLIJKE LEVENSSFEER BERAADSLAGING RR Nr 04 / 2006 van 1 maart 2006

Transcriptie

1 KONINKRIJK BELGIE Brussel, Adres : Hoogstraat, 139, B-1000 Brussel Tel.: +32(0)2/ commission@privacycommission.be Fax.: +32(0)2/ COMMISSIE VOOR DE BESCHERMING VAN DE PERSOONLIJKE LEVENSSFEER BERAADSLAGING RR Nr 04 / 2006 van 1 maart 2006 O. Ref. : SA2 / RN / 2005 / 048 BETREFT : aanvraag van de Vlaamse Vervoermaatschappij De Lijn om het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken met het oog op o.a. verkoop via internet, administratieve vereenvoudiging, aflevering van gratis abonnementen. De Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer; Gelet op de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen; Gelet op de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens, inzonderheid artikel 31bis; Gelet op de wet van 25 maart 2003 tot wijziging van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen en van de wet van 19 juli 1991 betreffende de bevolkingsregisters en de identiteitskaarten en tot wijziging van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen, inzonderheid artikel 19, 3; Gelet op het koninklijk besluit van 17 december 2003 tot vaststelling van de nadere regels met betrekking tot de samenstelling en de werking van bepaalde sectorale comités opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, inzonderheid artikel 18; Gelet op de aanvraag van de Vlaamse Vervoermaatschappij De Lijn ontvangen op 5 december 2005 en het bijkomend document ontvangen op 5 januari 2006; Gelet op de aanvraag van het juridisch en technisch advies op 16 januari 2006; Gelet op het technisch en juridisch advies van de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken, Directie Instellingen en Bevolking, ontvangen op 8 februari ; Gelet op het verslag van de voorzitter; Beslist op 1 maart 2006, na beraadslaging, als volgt: Ber RR 04 / / 8

2 I. VOORWERP VAN DE AANVRAAG De aanvraag heeft tot doel om de Vlaamse Vervoermaatschappij De Lijn, hierna de aanvrager genoemd, te machtigen om het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken (art. 8 WRR) met het oog op o.a. - de verkoop van abonnementen via internet; - het realiseren van een administratieve vereenvoudiging; - de aflevering van gratis abonnementen; - de controle op voertuigen; - het beheer van abonnementsbestanden. II. ONDERZOEK VAN DE AANVRAAG De aanvrager werd bij artikel 1 van het koninklijk besluit van 5 september 1994 tot regeling van de toegang tot de informatiegegevens van het Rijksregister van de natuurlijke personen in hoofde van de Vlaamse Vervoermaatschappij, gemachtigd om toegang te hebben tot de informatiegegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 1 tot 9, en tweede lid, WRR voor:. het vervullen van taken in verband met het gemeenschappelijk stads- en streekvervoer in uitvoering van : 1 het decreet van 31 juli 1990 tot oprichting van de Vlaamse Vervoermaatschappij; 2 de beheersovereenkomst afgesloten tussen de Vlaamse Executieve en de Vlaamse Vervoermaatschappij, inzonderheid voor studie- of onderzoeksdoeleinden; 3 het koninklijk besluit van 1 december 1975 houdende algemeen reglement op de politie van het wegverkeer; 4 het koninklijk besluit van 15 september 1976 houdende reglement op de politie van personenvervoer per tram, pré-metro, metro, autobus en autocar. Indien de toegang tot het Rijksregister gevraagd wordt voor studie of onderzoek zal hij echter beperkt zijn tot een mededeling van informatiegegevens nodig voor de ondernomen studie of onderzoek.. Concreet betekent dit dat het onderzoek van de Commissie zich kan beperkten tot: - het vaststellen of de doeleinden waarvoor het gebruik gevraagd wordt, welbepaald, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd/ wettig zijn in de zin van de artikelen 4, 1, 2, WVP en 5, tweede lid, WRR; - het nagaan of het gebruik van het identificatienummer proportioneel is rekening houdend met de doeleinden waarvoor het gebruik gevraagd wordt. A. FINALITEITEN A.1. Verkoop van abonnementen via internet De aanvrager heeft een systeem van netabonnementen voor jongeren tussen de 6 en 25 jaar, de Buzzy Pazz. Wanneer in eenzelfde gezin een tweede Buzzy Pazz wordt aangevraagd met dezelfde aanvangsdatum en looptijd als de eerste, dan wordt op de tweede Buzzy Pass een korting van 20% toegekend. Vanaf de derde Buzzy Pass moet niets meer betaald worden. Om de Ber RR 04 / / 8

3 korting te krijgen, moet een attest met betrekking tot de samenstelling van het gezin bij de aanvraag gevoegd worden. De aanvrager wenst deze Buzzy Pazzen nu via haar website, dus via internet, te koop aan te bieden. Dergelijke werkwijze is niet compatibel met de overhandiging door de aanvrager van een attest betreffende de samenstelling van het gezin. Deze aanpak vereist bijgevolg dat de aanvrager over een instrument beschikt om zelf zowel de leeftijd als de samenstelling van het gezin te controleren. A.2. Administratieve vereenvoudiging Zoals hiervoor reeds werd opgemerkt, vereist de toepassing van de regeling die voorziet in een korting op of in de niet-betaling van een Buzzy Pass het voorleggen van een attest houdende de samenstelling van het gezin. Bij elke verlenging van deze abonnementen moet een nieuw recent attest worden bezorgd. Teneinde mensen kennis te laten maken met het openbaar vervoer en bij te dragen tot een duurzame mobiliteit, wordt voorzien dat wanneer er een voertuig uit het verkeer gehaald wordt (impliceert het inleveren van de nummerplaat bij de Dienst voor inschrijving van de voertuigen, het aantal wagens binnen het gezin daalt met 1) de betrokken gezinsleden een gratis netabonnement kunnen krijgen. De toepassing van deze regeling vereist de overhandiging van een attest houdende de samenstelling van het gezin. Een controle van de gezinssamenstelling door de aanvrager vereenvoudigt de formaliteiten voor de klant aanzienlijk. Daarenboven is het aangewezen dat de klanten die hun aanvraag via de traditionele weg doen, van dezelfde faciliteiten kunnen genieten als diegenen die gebruik maken van de elektronische weg. A.3. Afleveren van gratis netabonnementen aan 65-plussers (omnipas 65+) Artikel 75, tweede lid, 8, van het besluit van de Vlaamse regering van 14 mei 2004 betreffende de exploitatie en de tarieven van de VVM, bepaalt dat personen die de leeftijd van vijfenzestig jaar hebben bereikt, als ze inwoner zijn van de Europese Unie of de Belgische nationaliteit hebben recht hebben op gratis vervoer. Bijgevolg is de aanvrager verplicht om de personen op te sporen die aan deze voorwaarden voldoen, zodat hij hen een document (abonnement) kan bezorgen dat hen toelaat zich gratis op het net te verplaatsen. A.4. Afleveren van gratis netabonnementen aan personen met een handicap Artikel 75, tweede lid, van het besluit van de Vlaamse regering van 14 mei 2004 bepaalt dat ook de volgende categorieën personen recht hebben op gratis vervoer: 10 blinden en hun begeleider; 11 personen met een handicap, erkend door het Vlaams Fonds voor de Sociale Integratie van Personen met een Handicap; 12 personen met een handicap die een uitkering krijgen van de Federale Overheidsdienst voor Sociale Zekerheid, als ze inwoner zijn van het Vlaamse Gewest; De eenvoudigste manier om te achterhalen welke personen op basis van deze bepaling recht hebben op gratis vervoer is door een beroep te doen op de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid. Aldus wordt vermeden dat minder mobiele personen stavingstukken moeten verzamelen en bezorgen aan de aanvrager. Ber RR 04 / / 8

4 A.5. Afleveren van gratis netabonnementen in het kader van het derdebetalersysteem Artikel 80 van het besluit van de Vlaamse regering van 14 mei 2004 voorziet in de mogelijkheid van de aanvrager om met een overheid of privé-instantie derdebetalersovereenkomsten te sluiten op basis waarvan bepaalde reizigers gratis vervoer of vervoer tegen een verminderd tarief genieten. Ingevolge artikel 29 3, van de beheersovereenkomst voor tussen de Vlaamse regering en de Vlaamse Vervoermaatschappij De Lijn, is de aanvrager ertoe verplicht verschillende derdebetalersystemen te hanteren. Een van die systemen bestaat erin dat een gemeente gratis netabonnementen aanbiedt aan inwoners van een bepaalde leeftijdscategorie. Momenteel verstrekt de betrokken gemeente de gegevens van de personen die in aanmerking komen aan de aanvrager. Het zou veel efficiënter zijn indien de aanvrager deze personen zelf zou kunnen opsporen in het Rijksregister. A.6. Controle op voertuigen Naar aanleiding van controles gebeurt het regelmatig dat een reiziger zonder geldig vervoerbewijs wordt betrapt die daarenboven geen identiteitsbewijs bij zich heeft. Met het oog op de opvolging van deze inbreuk (o.a. inning van de boete) is het belangrijk om die reiziger te kunnen identificeren. De aanvrager stelt voor om de betrokkene te identificeren aan de hand van het identificatienummer van de sociale zekerheid dat op de SIS-kaart voorkomt. A.7. Beheer van abonnementsbestanden Alle personen aan dewelke de aanvrager een abonnement afleverde, zijn opgenomen in een gegevensbank. Met het oog op een persoonlijke dienstverlening (nakend verval van abonnement signaleren, vlotte verlenging van een abonnement, informeren over speciale tarieven/ acties..) is het belangrijk dat deze gegevens regelmatig geactualiseerd worden. De Commissie stelt vast dat de doeleinden, zoals die hierboven werden toegelicht, welbepaald, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd zijn in de zin van artikel 4, 1, 2, WVP en artikel 5, tweede lid, WRR. B. PROPORTIONALITEIT B.1. Gebruik van het identificatienummer De doeleinden waarvoor de aanvrager het identificatienummer van het Rijksregister wenst te gebruiken, zijn welomschreven. Er zal geval per geval moeten getoetst worden of het gebruik van dit nummer al dan niet overmatig is. B.1.1. Als de aanvrager zelf de samenstelling van het gezin kan controleren, worden de klanten ontslagen van de verplichting om in bepaalde gevallen een attest voor te leggen (administratieve vereenvoudiging, maakt de verkoop van bepaalde abonnementen via de website mogelijk). De aanvrager beschikt ingevolge het koninklijk besluit van 5 september 1994, over een toegang tot het informatiegegeven samenstelling van het gezin evenals tot de opeenvolgende wijzigingen ervan. De samenstelling van het gezin is gekoppeld aan het gezinshoofd. Vermits de persoon die een abonnement aanvraagt niet noodzakelijk het gezinshoofd is, moet de aanvrager kunnen terugkoppelen naar de persoon die als gezinshoofd in het Rijksregister is opgenomen om de controle te kunnen uitvoeren. De Commissie stelt vast dat indien de aanvrager, naar aanleiding van het verzoek om een abonnement te bekomen, de mededeling van de naam en het adres van het gezinshoofd vraagt, hij normaal - aan de hand van de toegang waarover hij beschikt - de gezinssamenstelling kan Ber RR 04 / / 8

5 controleren. Om echter zeker te zijn dat er geen enkele vergissing wordt gemaakt - wat naar de klant toe toch essentieel is garandeert alleen het identificatienummer dat hij zich op het juiste gezinshoofd steunt. B.1.2. De aanvrager wenst het identificatienummer tevens te gebruiken met het oog op het beheer van haar abonnementbestanden. Volgens de aanvrager zijn er zo n Buzzy Passen in omloop. Daarnaast is er nog een massa gratis abonnementen voor personen ouder dan 65 jaar, voor personen met een handicap en voor personen die onder de toepassing van de derdebetalerssysteem vallen. Voor het beheer van deze bestanden en de opvolging van de abonnementen is het essentieel dat de personen die erin zijn opgenomen correct geïdentificeerd worden teneinde persoonsverwisseling of vergissing ingevolge homonymie te voorkomen. Dergelijke vergissingen kunnen er immers toe leiden dat iemand een bepaalde voordeelregeling ontzegd wordt. Daarenboven is het van belang dat de gegevens van de abonnee up-to date worden gehouden om naar aanleiding van het verstrijken van de geldigheidsduur van een abonnement te kunnen controleren of de betrokkene nog in de voorwaarden verkeert om van een bepaald regime te kunnen genieten. Door het gebruik van het identificatienummer van het Rijksregister, dat een uniek nummer is, worden vergissingen met betrekking tot de persoon uitgesloten en kunnen zijn gegevens efficiënt gecontroleerd en geactualiseerd worden. B.1.3. Het identificatienummer van het Rijksregister vergemakkelijkt volgens de aanvrager de opsporing van de personen ouder dan 65 jaar die recht hebben op een gratis netabonnement en van de personen behorend tot een bepaalde leeftijdscategorie in een bepaalde gemeente met dewelke de aanvrager een derdebetalersovereenkomst afsloot. De Commissie stelt vast dat de aanvrager toegang heeft zowel tot het informatiegegeven geboortedatum als tot het gegeven hoofdverblijfplaats. Dit betekent dat de aanvrager: - aan de hand van een opzoeking op geboortedatum normaal alle personen boven de 65 uit het Rijksregister kan halen; - aan de hand van een opzoeking op geboortedatum gecombineerd met de gemeente (onderdeel van de hoofdverblijfplaats) alle personen op wie een bepaalde derdebetalersovereenkomst van toepassing is, kan opsporen. Het gebruik van het identificatienummer laat echter toe om elk van deze personen correct te identificeren, wat met het oog op de correcte toepassing (en afrekening) van deze voordeelregelingen noodzakelijk is (zie ook punt B.2.). B.1.4. De aanvrager wenst het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken om gegevens te verkrijgen via de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid met het oog op het afleveren van gratis netabonnementen aan personen met een handicap. De Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid gebruikt het inschrijvingsnummer van de sociale zekerheid, dat overeenstemt met het identificatienummer van het Rijksregister, als sleutel om informatie met betrekking tot een persoon mee te delen. Momenteel krijgt de aanvrager de informatie reeds zonder dat hij over het Rijksregisternummer beschikt en zonder dat dit hem wordt meegedeeld door de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid. De Commissie stelt vast dat de uitwisseling van deze informatie en de follow-up ervan efficiënter zou verlopen indien de aanvrager daartoe gebruik zou kunnen maken van het identificatienummer van het Rijksregister. Ber RR 04 / / 8

6 Samenvattend stelt de Commissie vast dat het gebruik van het identificatienummer van het Rijksregister voor de doeleinden vermeld onder de punten A.1., A.2., A.3., A.4., A.5. en A.7 in overeenstemming is met artikel 4, 1, 3, WVP. B.1.5. De aanvrager wenst de mogelijkheid te hebben om een niet in regel zijnde reiziger die geen identiteitskaart kan voorleggen, vooralsnog te identificeren aan de hand van het INSZ-nummer. De Commissie is van oordeel dat indien iemand zogezegd zijn identiteitskaart niet bij heeft, de kans groot is dat hij evenmin zijn SIS-kaart zal bij hebben (beide kaarten worden gewoonlijk samen bewaard). Zelfs indien de betrokkene een SIS-kaart zou bij hebben, heeft men geen enkele zekerheid dat de getoonde kaart wel degelijk de kaart van de betrokkene is (er staat geen foto op). Bijgevolg moet het gebruik van het identificatienummer van het Rijksregister voor het doeleinde vermeld onder punt A.6. als overmatig bestempeld worden enhet wordt dan ook geweigerd wegens niet in overeenstemming met artikel 4, 1, 3, WVP. B.2. Betreffende de duur van het gebruik Het gebruik wordt gevraagd voor onbepaalde duur. De Commissie stelt vast dat de werkzaamheden met het oog op dewelke de aanvrager het nummer wenst te gebruiken, niet in de tijd beperkt zijn. Op basis hiervan is de Commissie van oordeel dat het gebruik voor onbepaalde duur in het licht van de WVP verantwoord is. B.3. Ten opzichte van de bewaartermijn In de bijkomende informatie verstrekt door de aanvrager, wordt een bewaartermijn van 2 jaar voorgesteld die wordt ingegeven door de volgende overwegingen: - De aanvrager is verplicht om fiscale attesten te verstrekken aan de houders van een abonnement om bij de belastingaangifte te voegen. Deze attesten worden in de loop van de eerste helft van het jaar afgeleverd en ze hebben betrekking op het jaar dat eraan voorafgaat. - Ingeval van betwisting, o.a. naar aanleiding van het opleggen van een administratieve boete, is het van belang te kunnen aantonen of de betrokkene in het verleden al dan niet in het bezit was van een abonnement. - In het kader van het beheer van de abonnementen wordt vastgesteld dat een aantal personen niet voortdurend klant zijn, maar wel regelmatig een abonnement kopen waarvan de looptijden niet op elkaar aansluiten. Zolang deze personen in de gegevensbank zitten kunnen zij eenvoudig zonder formaliteiten een nieuw abonnement vragen. Indien deze onmiddellijk gewist worden, zouden deze personen telkens opnieuw dezelfde stukken moeten voorleggen aan de aanvrager. Een persoon die gedurende 2 jaar geen abonnement meer aanschafte, wordt niet langer als klant beschouwd waarna zijn gegevens worden verwijderd. Rekening houdend met deze argumenten is de Commissie van oordeel dat een bewaartermijn van 2 jaar, te rekenen vanaf de laatste abonnementsverstrekking, conform is aan artikel 4, 1, 5, WVP. Ber RR 04 / / 8

7 B.4. Intern gebruik en/ of mededeling aan derden De aanvrager stelt dat hij het identificatienummer en in het algemeen de gegevens van zijn klanten uitsluitend intern zal gebruiken. De Commissie neemt hiervan akte. De Commissie stelt echter vast dat: het op termijn niet uitgesloten is dat de aanvrager het identificatienummer zal gebruiken in zijn relatie met de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid; bepaalde gegevens van klanten worden doorgegeven aan derden, namelijk de firma waarop de aanvrager beroep doet voor o.a. de personalisering van netabonnementen. Dit is in het licht van de voormelde doeleinden aanvaardbaar. B.5. Netwerkverbindingen De aanvrager maakt melding van een netwerk tussen zijn centrale dienst en zijn regionale diensten. Uit de door de aanvrager verstrekte uitleg blijkt echter dat het geen netwerkverbindingen in de zin van de WRR betreft. Er worden geen bestanden gekoppeld aan de hand van het identificatienummer van het Rijksregister. De Commissie vestigt er de aandacht op dat indien er later netwerkverbindingen mochten tot stand komen: de aanvrager de Commissie daarvan onmiddellijk op de hoogte moet brengen; het identificatienummer van het Rijksregister slechts gebruikt kan worden in relaties met derden voor zover deze laatste eveneens gemachtigd zijn om dit nummer te gebruiken. C. BEVEILIGING C.1. Consulent inzake informatieveiligheid De identiteit van de consulent inzake informatieveiligheid werd meegedeeld. Op basis van de informatie die aan de Commissie werd verstrekt, kan deze persoon aanvaard worden. C.2. Informatieveiligheidsplan De aanvrager legde een document houdende het tactisch informatieveiligheidsbeleid, opgesteld door de consulent inzake informatieveiligheid voor. De Commissie heeft er akte van genomen. C.3. Personen die toegang hebben tot de informatiegegevens en lijst van deze personen De personen die het identificatienummer van het Rijksregister zullen gebruiken, zijn - volgens de aanvrager - dezelfde personen die ingevolge artikel 1 van het koninklijk besluit van 5 september 1994 toegang hebben tot de informatiegegevens van het Rijksregister en dit overeenkomstig de modaliteiten van dat besluit. Ber RR 04 / / 8

8 Krachtens de bewoordingen van het besluit is de toegang voorbehouden aan ambtenaren van niveau 1. Dit weerspiegelt de toenmalige administratieve werkwijze die thans achterhaald is. Het standpunt van de Commissie terzake is dat de toegang en het gebruik concreet verleend worden aan de personeelsleden die er voor het uitvoeren van hun werkzaamheden over moeten kunnen beschikken. Dit sluit aan bij de actuele administratieve werkwijze. De Commissie is dan ook van oordeel dat de ratio legis van het koninklijk besluit niet geschonden wordt wanneer de aanvrager andere dan personeelsleden van niveau 1 aanwijst om toegang te hebben en het nummer te gebruiken. De aanvrager moet evenwel, zoals voorgeschreven door artikel 12 WRR, een lijst opstellen die ter beschikking wordt gehouden van de Commissie, met de personen die toegang hebben tot het Rijksregister en die het identificatienummer van het Rijksregister gebruiken. Deze lijst zal voortdurend geactualiseerd worden. De personen die op deze lijst worden opgenomen zullen daarenboven een verklaring ondertekenen waarin zij zich ertoe verbinden de veiligheid en het vertrouwelijk karakter van de informatiegegevens waartoe zij toegang krijgen, te bewaren. OM DEZE REDENEN, De Commissie 1 machtigt de Vlaamse Vervoermaatschappij De Lijn om voor onbepaalde duur voor de doeleinden vermeld onder de punten A.1., A.2., A.3., A.4., A.5. en A.7 en onder de voorwaarden vermeld in deze beraadslaging, het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken. 2 bepaalt dat wanneer zij aan de Vlaamse Vervoermaatschappij De Lijn een vragenlijst met betrekking tot de informatieveiligheidstatus toestuurt, deze laatste deze lijst waarheidsgetrouw moet invullen en terugbezorgen aan de Commissie. De Commissie zal de ontvangst bevestigen en behoudt zich het recht voor om, indien daartoe aanleiding bestaat, te reageren; 3 weigert de Vlaamse Vervoermaatschappij De Lijn om het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken voor de finaliteit vermeld onder punt A.6. De administrateur, De voorzitter, (get.) Jo BARET (get.) Michel PARISSE Ber RR 04 / / 8