Agenda Algemene Vergadering 11 april 2019

Transcriptie

1 Agenda Algemene Vergadering 11 april 2019 Hierbij nodigen wij u uit om de 58 ste Algemene Vergadering bij te wonen. De vergadering wordt gehouden op donderdag 11 april 2019 in Sportcentrum Triade. We starten ergens tussen en uur in de sporthal zelf! Agenda. 1. Opening 2. Mededelingen 3. Notulen AV 22 februari Ingekomen stukken 5. Jaarverslag secretarissen a.i. 6. a. Financieel jaarverslag (wordt uitgereikt tijdens de vergadering) b. Begroting Verslag kascommissie 8. Verkiezing kascommissie 9. Vaststellen bedragen: Contributie, Donatie, Inschrijfgeld, en Diverse vergoedingen 10. Verslagen: Jeugdcommissie Technische zaken 11. Activiteiten Verkiezing bestuursleden 13. Rondvraag 14. Sluiting 1

2 Notulen van de 57 ste Algemene Vergadering dd. 22 februari 2018 Aanwezig: Gert Jan, Hans, Joop, Michel, Hille, André, Arnold, Christiaan, Bas, Peter, Tim, Tim, Dennis, Sijt, Teuny. Afmelding van Arjan, Peter W. en Gerard de L. 1. Opening Met een kleine vertraging opent de voorzitter de vergadering. 2. Mededelingen We hebben een jubilaris, Peter Wetser met een 25-jarig lidmaatschap, die helaas niet aanwezig is. Hij zal later in het zonnetje worden gezet. 3. Notulen AV 2 maart 2017 Bij punt 6 moet worden toegevoegd, dat het bestuur decharge heeft gekregen. 4. Ingekomen stukken Bondsmail, verslag kascommissie en diverse geboortekaartjes. 5. Jaarverslag secretarissen a.i. Wordt goedgekeurd. Er wordt door de voorzitter uitgebreid stilgestaan bij het in gevaar komen van het voortbestaan van de vereniging wanneer bestuursleden gaan stoppen en er geen opvolgers zijn. GJ en Joop hebber er inmiddels 3 termijnen van 3 jaar opzitten en verlengen hun termijn met slechts 1 jaar. Hans zit inmiddels ook al in zijn 3e termijn. Hij is het drukst van de 3 bestuurleden; wie gaat hem ondersteunen? 6. a. Financieel jaarverslag 2017 en 6. b. Begroting 2018 Er is het afgelopen jaar 400 euro overgehouden. Dit door delen van de zaal af te stoten dan wel door anderen te laten gebruiken en door de beperkte kosten voor trainers omdat we met Putten mee kunnen trainen. 7. Verslag kascommissie De kascommissie bestaande uit Peter Wetser en Vincent de Grijff, heeft alles in orde bevonden. De AV verleent het bestuur decharge. 8. Verkiezing kascommissie Peter wordt bedankt voor zijn inzet. Vincent de Grijff en André Bodt vormen de nieuwe kascommissie, Bas Koele is reserve. 9. Vaststellen bedragen: Contributie, Donatie, Inschrijfgeld, en Diverse vergoedingen Geen wijzigingen. Opgemerkt wordt dat met het herenteam is afgesproken dat de helft van de veren shuttles wordt vergoed. 10. Verslagen: Jeugdcommissie Geen mededelingen. Wel wordt gesproken over een brainstorm sessie om te gaan kijken wat we met de jeugdafdeling gaan doen. Er is nu wel een heel klein clubje jeugd over. Er wordt geopperd posters op diverse plaatsen/scholen op te hangen. Dat idee nemen we mee. 2

3 Technische zaken Er zijn goede prestaties geleverd door de diverse teams, met als meest opvallende prestatie de 1e plaats door het herenteam in de reguliere competitie. Zij promoveren naar de hoogste klasse. 11. Activiteiten 2018, als iemand deze organiseert tenminste Aandacht voor het einde van de competities. Brainstormsessie / masterplan jeugd organiseren. Ermeloos kampioenschap voor de jeugd (ism buurtcoaches)? Clubkampioenschappen, ism BV Putten Vrijwilligersbarbeque Jeugd activiteit, bowlen of iets anders Bedrijven badminton toernooi op 2e donderdag van november. 12. Verkiezing bestuursleden GJ en Joop gaan 1 jaar door. Hans zit in zijn 3e termijn en gaat ook nog door. 13. Rondvraag Geen vragen 14. Sluiting 3

4 Jaarverslag secretariaat 2018 (bijlage bij punt 5, AV dd ) Voorwoord. Het jaar 2018 is een jaar geweest waarin we een collegiaal driemanschap als bestuur hebben. Joop en Gert Jan hebben een jaar bijgetekend en Hans maakt zijn 3 e termijn vol. Alle taken konden daardoor uiteraard niet worden opgepakt. Het feit dat er geen echte secretaris is en dat dit per toerbeurt wordt gedaan door de huidige bestuursleden is te doen, maar niet echt praktisch. Eén van de zorgen van het bestuur is de snelle terugloop van het aantal leden. Wie heeft het antwoord hierop? Niet onvermeld mag blijven dat het bedrijven-badminton-toernooi voor de 17 e keer werd georganiseerd! In vergelijking met de vorige jaren was er een grote opkomst aan bedrijven. Totaal toch zo n 24 teams die mee deden. Dit jaar waren de winnaars het team van hoveniersbedrijf: Natuurtalent die de winnaars van vorig jaar in de finale hebben verslagen. Daar prijkt voor een jaar de wisseltrofee! Goede sfeer, grote opkomst en gezelligheid achteraf. Al met al een mooi spektakel op de laatste donderdag van oktober het afgelopen jaar! Deze vervroeging kwam door de nieuwe samenwerking met BC Harderwijk. Van 1 november 2018 tot 1 april 2019 maken zij gebruik van Triade, zodat er in elk geval een volle zaal met badmintonners te zien is. De regionale jeugdtraining begint om uur tot uur. Vanaf uur komen dan nog een aantal competitieteams van BCH trainen. De Seniorencommissie en de Jeugdcommissie bestaan niet meer. Te weinig animo en te weinig leden is helaas de conclusie. Mocht iemand een activiteit willen organiseren dan bekijken we dat per activiteit. Bestuur Het huidige bestuur bestaat uit de volgende personen met de volgende functies: Penningmeester Hans Bom (2017, 3 e termijn tot 2020) Voorzitter vacant 1 (sinds 2018) Technische zaken vacant 2 (sinds 2018) Jeugdzaken vacant (sinds 2015) Secretaris vacant (sinds 2011) Algemene zaken vacant (sinds ) Gert Jan Koele neemt nog 1 jaar waar totdat er een opvolger is. 2 ) Joop Vruggink neemt nog 1 jaar waar totdat er een opvolger is. De onderstaande CURSIEF gedrukte tekst wordt al jaren gebruikt in het jaarverslag, misschien vervangen? Hierbij wordt wel aangetekend dat het verstandig is om nu al uit te kijken naar andere mensen voor de verschillende functies, anders is het risico te groot dat over 2 of 1 jaar nagenoeg het complete bestuur weg is en de vereniging op termijn dus een groot probleem heeft. Er zouden dan tussentijdse wisselingen per jaar doorgevoerd kunnen worden, zodat de continuïteit van het bestuur en dus de vereniging niet in gevaar komt!! Eén keer per kwartaal komt het bestuur in principe bij elkaar om de lopende zaken te behartigen. Er zijn zo nu en dan van externe partijen zoals de gemeente en de Nederlandse Badmintonbond regelmatig verzoeken om mee te werken aan maatschappelijke activiteiten of om deel te nemen aan onderzoeken of vergaderingen. Als het voor onze vereniging een toegevoegde waarde heeft werken wij mee, als het echter teveel vrije tijd kost wordt er een afweging gemaakt over de meerwaarde daarvan. 4

5 Onderwerpen die besproken zijn waren o a: NIEUWE LEDEN, NIEUWE JEUGDLEDEN NIEUWE BESTUURSLEDEN De financiële situatie van de vereniging Trainers / trainingen De jaarplanning Breedtesport Vrijwilligersbijeenkomst Competitie Continuïteit van het bestuur PR en Promotie (o.a. website) Trainingen De jeugdtrainingen zijn verzorgd door: Marcel Ho-Sam-Sooi De seniorentrainingen worden op maandagavond verzorgd door de trainster van BV Putten: Ilse van de Burgwal Hierover zal nog worden geëvalueerd. Competitie Er wordt helaas geen competitie meer gespeeld door onze jeugd. Bij de senioren is rond de zomer het 1 ste herenteam om hen moverende redenen overgestapt naar BC Harderwijk. Gelukkig hebben wij nog een heel enthousiast 2 de herenteam dat daardoor spontaan tot het vlaggenschip,1 ste herenteam van de vereniging is gepromoveerd! Zij spelen in de reguliere recreatieve voorjaars- en najaarscompetitie, georganiseerd vanuit de Nederlandse Badminton Bond. Er wordt gespeeld op de speelavonden, de maandag- of de donderdagavond in Triade. De geruchten gaan zelfs dat zij een toernooi in 2019 gaan organiseren met bij hen bekende herenteams. Een prima en mooie activiteit waar het bestuur blij van wordt! Het probleem bij onze Jeugd blijft bestaan. Leeftijdsverschillen, niveauverschillen en te weinig jeugdleden wijzen nog niet op een goed vervolg richting een bloeiende jeugd-badminton-afdeling. Ledenbestand. Het ledenbestand van onze vereniging ; Ledengroep Aantal leden per Aantal leden per Aantal leden per Toename/afname t.o.v. vorig jaar Jeugd Senioren Totaal Zowel bij de seniorleden als bij de jeugd zullen we alle zeilen bij moeten zetten om ons ledenbestand zodanig op peil te houden dat wij de maandag- en donderdagavond kunnen blijven spelen. Op zowel de maandag- als de donderdagavond hebben wij als vereniging 1/3 van de zaal in geleverd! De samenwerking met BV Putten op vooral de maandagavond heeft in elk geval qua sfeer en qua financiën een positieve uitstraling binnen de vereniging en niet onbelangrijk. de begroting! Daarnaast is met ingang van 1 november 2018 een samenwerking met BC Harderwijk tot stand gekomen. Daardoor is de gehele hal beschikbaar vanaf uur tot uur. Dit duurt tot 1 april (geen grap) Ook voor het aankomende seizoen ( ) gaan wij weer deze samenwerking aan. Daarnaast hebben wij een eerste kennismakingsgesprek gehad met de andere Badmintonvereniging binnen Ermelo, de Backhands. Ledenadministratie. De ledenadministratie is in handen van Hans Bom. Financiële ledenadministratie. 5

6 De financiële ledenadministratie wordt verzorgd door Hans Bom. Website Vale-Ouwe ( De website van de vereniging is helder en duidelijk. Onze webmasters zijn onze leden, Christiaan Spelmink en Arnold Polinder. PR en Promotie Het ligt in de bedoeling om met enkele specialisten een soort van promotiefilmpje te (laten) maken voor de social media. Om op die manier onze doelgroep jeugd te bereiken. Afgelopen seizoen zijn we hier nog niet aan toegekomen. Breedtesport Hamvraag: Hoe krijgen we de kinderen zo enthousiast dat ze gaan badmintonnen? Een idee dat nog uitgevoerd kan worden is om een Ermeloos Kampioenschap Badminton voor de Basisscholen te ontwikkelen in samenwerking met de scholen en de buurtsportcoaches en /of een masterplan ontwikkelen. Hier zijn we niet aan toegekomen. Vrijwilligers Ook alle vrijwilligers wederom bedankt! Rond de Kerst krijgt elke vrijwilliger een kleine attentie namens de vereniging! Hans Bom/Gert Jan Koele Secretarissen Vale-Ouwe a.i. 6

7 (bijlage bij punt 9, AV dd ) Vaststellen diverse bedragen 2019/2020 ONTVANGEN IN 2018 VOORSTEL VOOR 2019 ( vanaf 2 e kwartaal ) Contributie Jeugd 38,50 per kwartaal 38,50 per kwartaal Senioren 47,50 per kwartaal 47,50 per kwartaal Bij afgifte automatische incasso 2,00 korting per kwartaal 2,00 korting per kwartaal Inschrijfgeld 5,00 5,00 Aanmaankosten 1 e aanmaning 2,50 2,50 2 e aanmaning 5,00 5,00 Knipkaart 25,00 25,00 Donatie minimaal 12,00 per jaar. minimaal 12,00 per jaar Bondscontributie Jeugd 19,00 per jaar 19,00 per jaar Senioren 26,00 per jaar 26,00 per jaar ( de bondscontributie is geïnd via incasso in het 1 e kwartaal van 2019 ) Overige vergoedingen Vergadervergoeding Bestuursvergoeding Reiskosten vergoeding 0,15 per km. 0,15 per km. (Mits gemaakt op verzoek van de vereniging) 7

8 (bijlage bij punt 11, AV dd ) Activiteiten 2019 Einde competitie: aandacht voor de laatste speeldag Masterplan maken met betrekking tot breedtesport activiteiten met de jeugd - in samenwerking met ouders en met basisscholen (maart) - Ermeloos Kampioenschap Jeugdbadminton i.s.m. buurtcoaches? Clubkampioenschappen jeugd en senioren ( maart/april ) i.s.m. BV Putten Herenteam toernooi, 13 april 2019 vanaf uur\ Bowlen met de jeugd Grote Clubactie (september)? Activiteit voor de senioren in samenwerking met bijv. De Backhands? Activiteit voor de jeugd bijv. een Vriend en vriendinnentoernooi (oktober)? keertje bowlen met de jeugdleden? Bedrijven badminton toernooi (laatste donderdag in oktober = 31 oktober 2019).. 8

9 (bijlage bij punt 12, AV dd ) Verkiezing bestuursleden - overzicht Overzicht: Het huidige bestuur bestaat uit de volgende personen met de volgende functies: Penningmeester Hans Bom (2017, 3 e termijn tot 2020) Voorzitter vacant 1) (sinds 2018) Technische zaken vacant 2) (sinds 2018) Jeugdzaken vacant (sinds 2015) Secretaris vacant (sinds 2011) Algemene zaken vacant (sinds ) Gert Jan Koele neemt nog 1 jaar waar totdat er een opvolger is. 2 ) Joop Vruggink neemt nog 1 jaar waar totdat er een opvolger is. Vacature: Voorzitter Vacature: Technische zaken Vacature: Secretaris Vacature: Jeugdzaken Vacature: Algemene Zaken (o.a. website, PR, Promotie) Cruciale vraag/vragen is/zijn op dit moment - Wat willen we met z n allen? Gaan we door zoals het nu gaat? Willen we fuseren met een andere club? Willen we de vereniging opheffen? Heeft iemand andere ideeën? - Bestuursverkiezing als zodanig (Uit de Statuten: Artikel 8, lid 1: Vergadering. Artikel 9, lid 2: herkiesbaar( )) Het bestuur bestaat uit tenminste 5 leden. Het aantal bestuursleden wordt vastgesteld door de Algemene Elk bestuurslid treedt uiterlijk drie (3) jaren na zijn benoeming af; aftredende bestuursleden zijn terstond Leden of ouders van jeugdleden die willen toetreden tot het bestuur kunnen zich tot een half uur voor aanvang van de Algemene Vergadering aanmelden bij het bestuur. 9