Basislastenboek Syndicus

Transcriptie

1 Basislastenboek Syndicus Voorstelling voor het mandaat van syndicus Deze wetgeving regelt op een grondige wijze het appartementsrecht en is van kracht sinds 1 augustus 2005 en werd grondig gewijzigd dit jaar (wet van 02/06/2010 uitvoering per 1 september 2010). Een professionele syndicus is aangewezen gezien de complexiteit van de wettelijke bepalingen, de bevoegdheid- en taakuitbreiding en het dwingende karakter van deze wetgeving. Reeds vele jaren zijn de voornaamste beroepsbezigheden van ons kantoor geassocieerd met bouwen, verbouwen, verkopen, verhuren en beheren van gebouwen, kortom alles wat met onroerende goederen en bouwaangelegenheden te maken heeft. Op deze stevige basis van persoonlijke ondervinding kan ons bureau voor uw residentie heel wat deskundige service bieden. Onze opdracht bestaat uit: 1) het administratieve beheer 2) het financiële beheer 3) het technische beheer 1 erkend BIV lid Unie Vlaamse Syndici erkend lid Alg eigenaars syndicaat

2 1. Administratief beheer Jaarlijkse statutaire algemene vergadering: - het opstellen van de te behandelen dagorde; - het verzenden van de uitnodigingsbrieven: - het aanleggen van de aanwezigheidslijsten; - het secretariaat van de vergadering waarnemen; - het notuleren van de besprekingen/beraadslagingen en van de stemresultaten, het bijhouden van het register van de verslagen, en het overmaken van één exemplaar ervan aan elke mede-eigenaar - het (doen) uitvoeren van de beslissingen in het kader van het gewone beheer Bestuursvergaderingen (zo deze bestaat): - het bijwonen van maximaal drie bestuursvergaderingen per jaar; - het (eventueel) notuleren van deze vergaderingen, en het verdelen van de verslagen ervan aan de betrokken partijen Contractuele relaties: Volgens contract komt de syndicus tussen in alle contractuele relaties ten opzichte van derden, en dit namens en voor rekening van de vereniging van mede-eigenaars. Overeenkomstig het reglement van mede-eigendom is de syndicus eveneens de handtekeninggerechtigde inzake alle andere duurzame en/of toevallige contracten, meer in het bijzonder wat betreft: - verzekeringspolissen; - personeel; - toeleveringsbedrijven; - onderhoudsfirma s; - controleorganismen; - toevallige opdrachten. Secretariaat: - De syndicus voert alle briefwisseling nodig inzake de mede-eigendom ten opzichte van de individuele mede-eigenaars, bewoners en derden. Er wordt hier wel benadrukt dat het enkel om briefwisseling gaat waarbij de medeeigendom als partij betrokken is, en niet namens een individuele medeeigenaar. - Algemeen wordt gesteld dat enkel de syndicus namens de vereniging van mede-eigenaars briefwisseling kan voeren, dit evenwel in het kader van de hem toegewezen opdracht, tenzij het zou gaan om de relatie tussen de vereniging van mede-eigenaars en de syndicus zelf. - De datum van de jaarlijkse algemene vergadering is een vaste datum; bijv. ieder jaar de laatste dinsdag van juni. Op die manier kan iedere medeeigenaar deze datum terugkerend in zijn agenda schrijven. 2 erkend BIV lid Unie Vlaamse Syndici erkend lid Alg eigenaars syndicaat

3 - In de loop van het jaar worden verschillende agendapunten door de medeeigenaars aan de syndicus medegedeeld. Twee weken voor de algemene vergadering worden de uitnodigingen met de dagorde verstuurd, samen met de afrekening van de algemene onkosten van het voorbij boekjaar, het financiële verslag van het voorbije boekjaar, de begroting van het budget voor het nieuwe boekjaar. - Het verslag wordt de dag van de algemene vergadering ondertekend door de raad van mede-eigendom en de nog aanwezige eigenaars. De toezending ervan wordt gedaan enkele dagen na de vergadering. De beslissingen van de vergadering worden hierop volgend correct uitgevoerd. - Voor iedere vereniging van mede-eigenaars wordt een archief aangelegd. Alle stukken worden 10 jaar bewaard. De verslagen van de algemene vergaderingen en andere belangrijke documenten worden bewaard zolang de vereniging van mede-eigenaars bestaat, zoals voorzien in de wet zullen alle documenten beschikbaar zijn via de site van de syndicus. Voor de buitenwereld is de syndicus het aanspreekpunt van de vereniging van medeeigenaars, en zal ook deze vereniging van mede-eigenaars vertegenwoordigen. 3 erkend BIV lid Unie Vlaamse Syndici erkend lid Alg eigenaars syndicaat

4 2. Financieel beheer Residentie-boekhouding: Er wordt hier uitdrukkelijk bepaald dat de syndicus geen boekhouder is in de gebruikelijke betekenis van het woord, maar dat het reglement van mede-eigendom hem inzake het financieel beheer slechts duidelijk omschreven taken oplegt: Deze beperkt zich tot: - het samenstellen van het werkkapitaal; - het samenstellen van voorschotten op basis van een budget; - het betalen van de gemeenschappelijke rekeningen; - het omslaan van de kosten over de mede-eigenaars; - het invorderen van de verschuldigde bedragen - het creëren van het reservekapitaal Werkwijze: Het is voor de syndicus een noodzaak om, binnen zijn kantoorgebouwen, bij het beheer van meerdere gebouwen, een éénvormig systeem te kunnen aanhouden. De efficiëntie van de dienstverlening is daarvan afhankelijk. Residentierekening: De syndicus kan, bij overname van een gebouw, de vroegere rekening niet voortzetten of overnemen. De vorige syndicus moet de boekhouding afsluiten en, overeenkomstig de goedgekeurde balans, het beschikbaar gedeelte van het werkingsfonds op de nieuwe rekening overschrijven. Dit vermijdt verwarring inzake de verantwoordelijkheid van de elkaar opvolgende syndici. De nieuwe syndicus kan wel eventueel instaan voor het innen van de verschuldigde bedragen naar aanleiding van de laatste kostenafrekening, overeenkomstig de goedgekeurde balans die wordt overgedragen. De plichtleer bepaalt dat de syndicus de enige handtekeningdrager is en dat alle financiële verrichtingen van de residentie via die rekening dienen te geschieden. De syndicus zal de residentierekening openen als een rubriekrekening met de vermelding van de residentienaam, per adres van de syndicus. Verwarring met het eigen vermogen van de syndicus of met dat van zijn vennootschap of ander gebouwen, zal strikt vermeden worden. Werkkapitaal: Om aan de financiële verplichtingen van de gemeenschap te kunnen voldoen, moet de syndicus over een werkingskapitaal beschikken. 4 erkend BIV lid Unie Vlaamse Syndici erkend lid Alg eigenaars syndicaat

5 Het werkkapitaal is een systeem dat in werking wordt geroepen om de fricties (de overbruggingsperiode tussen het opmaken van de afrekening en het opvragen en ontvangen van de bedragen van de afrekening) in betalingen tussen inkomsten en uitgaven te gaan opvangen. Dit is een éénmalige bijdrage en die van aard is om de fricties tussen in en uitgaven op te vangen. Bij een jaarafrekening zal het werkkapitaal gelijk zijn aan de kosten van de vijf elkaar opvolgende duurste maanden, en zal het werkingskapitaal periodisch aangevuld worden met voorschotten. Het globale bedrag van het werkkapitaal kan door de syndicus aangepast worden volgens de evolutie van de kosten. Dit bedrag wordt teruggestort bij verkoop van het privatief, of die wordt gebruikt wanneer de bijdrage niet werd betaald. Voorschotten/provisies: Bij een jaarafrekening wordt het werkkapitaal in stand gehouden of aangevuld met bijkomende voorschotten/provisies. De voorschotten vormen het budget voor de dagelijkse werking, waarin de kosten zoals de globale verzekering, elektriciteit, kuisen van de traphallen, in opgenomen zijn. In de jaarlijkse afrekening worden de exacte kostensoorten van de dagelijkse werking volgens kostenplaatsen opgedeeld. Om te weten in welke kostenplaats je allemaal moet deelnemen, dien je in de statuten van de Residentie te kijken. De voorschotten worden van de jaarafrekening in mindering gebracht. Wat te veel werd betaald wordt teruggestort en wat te weinig werd betaald wordt bijgevraagd. Reservekapitaal: Het reservefonds komt meestal voor, maar is niet verplicht. Opdat de vereniging van mede-eigenaars na verloop van tijd het hoofd zou kunnen bieden aan de financiële gevolgen van verfraaiing-, renovatie- en grote herstellingswerken bijv. de lift, binnenen buitenschilderwerken, een roofingdak, kan de algemene vergadering beslissen tot de vorming van een reservekapitaal. Het reservekapitaal maakt geen deel uit van het werkkapitaal en de voorschotten, maar zal door de syndicus geplaatst worden op een spaarrekening. Het reservekapitaal kan enkel worden aangewend voor werken die voorafgaandelijk door de algemene vergadering van mede-eigenaars werden goedgekeurd. Belangrijk om weten is dat het reservefonds eigendom is van de VME. Bij verkoop van je appartement wordt u uw bijdrage in het reservekapitaal niet terugbetaald. Het aanleggen van een reservekapitaal wordt ter goedkeuring aan de algemene vergadering voorgelegd. 5 erkend BIV lid Unie Vlaamse Syndici erkend lid Alg eigenaars syndicaat

6 Betalingen ten laste van de vereniging: Van elke betaling die door de syndicus ten laste van de vereniging van medeeigenaars, via de residentierekening wordt gedaan, moet of afdoende wijze aangetoond worden dat deze terecht is. Daarom zal: - geen enkele betaling gebeuren, tenzij deze gestaafd wordt door een bewijskrachtig stuk; - de syndicus al deze stukken (facturen, rekeningen, kostennota s) chronologisch nummeren en klasseren per gebouw; - door de syndicus geen enkele betaling worden uitgevoerd voor leveringen/werken waarvoor hij niet de opdrachtgever was; - elke bestelling/opdracht vanwege een individuele mede-eigenaar, die bij hoogdringendheid noodzakelijk zou zijn geweest (bij het niet bereikbaar zijn van de syndicus), zodra als mogelijk aan de syndicus worden meegedeeld en door hem worden bevestigd. - De syndicus uiteraard ook de betaling verrichten die hem door een rechterlijk beslissing wordt bevolen. Afrekening van de uitbatings-, verbruiks- en investeringskosten: Elke kostenafrekening zal uit volgende onderdelen bestaan: 1. De kostenopgave die uiteraard de basis is van elke afrekening zal volgende gegevens bevatten: - de naam van de Residentie - de betreffende afrekeningperiode - alle te verdelen kosten, zowel de uitbatings-, verbruiks- als investeringskosten en dit per verdeelsleutel, kostensoort en bewijskrachtig stuk: - het volgnummer van de bewijskrachtige stukken: - het totaal te verdelen bedrag per verdeelsleutel: - het totaal te verdelen bedrag van de gehele afrekening 2. De kosten, zoals vermeld in de kostenopgave, van zowel kwartaal- als jaarrekeningen, zullen per pand en per verdeelsleutel omgeslagen worden via een verdelingstabel. 3. Na de algemene vergadering zal de syndicus per individuele mede-eigenaar telkens een rekeninguittreksel toevoegen. Dit rekeningsuittreksel zal bovendien gebruikt worden om: - eventuele private kosten die buiten de gemeenschappelijke boekhouding vallen, aan te rekenen; - het in herinnering brengen van achterstallige betalingen en het aanrekenen van nalatigheidsintresten en/of schadevergoeding overeenkomstig het reglement van mede-eigendom of de conventionele overeenkomst via de algemene vergadering. 6 erkend BIV lid Unie Vlaamse Syndici erkend lid Alg eigenaars syndicaat

7 Déchargemodaliteiten: Jaarlijks zal de residentieboekhouding gecontroleerd worden door de Raad van Mede-eigendom en zal ter gelegenheid van de statutaire algemene vergadering van de mede-eigenaars, de décharge omtrent het financieel beheer van het gebouw gegeven worden. Voor de afrekening van de algemene onkosten wordt verstuurd naar alle medeeigenaars, controleert de Raad van Mede-eigendom de facturen, die hiervan verslag uitbrengt op de algemene vergadering. Het financiële verslag is samengesteld uit de afrekening van de algemene onkosten over het voorbije boekjaar per kostensoort en kostenplaats, het financiële verslag, het budget voor het komende jaar en eventueel afrekening van verbruik water en verwarming. Jaarlijks worden de uitgaven vergeleken met het vooropgestelde budget en wat te veel werd betaald wordt teruggestort en wat te weinig werd betaald wordt bijgevraagd. Met deze werkwijze vertrekt en eindigt ieder boekjaar met een nulbasis. Het budget wordt u jaarlijks voorgesteld, samen met een verdeling per kostensoort. De algemene vergadering kan in de samenstelling van het budget wijzigingen aanbrengen. In de meeste residenties worden vier voorschotten per jaar opgevraagd. Na de algemene vergadering krijgt iedere mede-eigenaar zijn persoonlijke afrekening van het voorbije boekjaar, de opvraging van het eerste kwartaalvoorschot/provisie voor het nieuwe boekjaar, en eventueel de opvraging voor het reservekapitaal. 7 erkend BIV lid Unie Vlaamse Syndici erkend lid Alg eigenaars syndicaat

8 3. Het technische beheer Doelstellingen: Als doelstelling van het technische beheer gelden: - het in stand houden van het gemeenschappelijke patrimonium; - het op elk ogenblik bedrijfsklaar houden van de technische installaties; - het herstellen van occasionele defecten; - het uitbaten van de technische installaties (hoofdzakelijk voor gemeenschappelijk gebruik); - in de tijd: verbeteren van het gebouw en of de installaties; - en uiteindelijk na verloop van tijd het renoveren, aanpassen aan nieuwe technieken en het terug in goede staat van werking en gebruik brengen, opdat zowel de investrings- als de huurwaarde wordt behouden. De gebouwen worden hiervoor regelmatig nagezien, offertes worden aangevraagd, de beslissingen van de algemene vergadering worden uitgevoerd, de werken worden opgevolgd. De syndicus mag steeds de hulp van experten inroepen. Taakverdeling: De syndicus, de raad van Mede-eigendom, de mede-eigenaars en in het bijzonder de algemene vergadering en de bewoners van de Residentie, hebben elk hun taak die zij ten volle moeten opnemen om het technische beheer succesvol te laten verlopen: - de raad van Mede-eigendom moet besluitvaardig meewerken in zake waar de bevoegdheden van de syndicus begrensd zijn. - De algemene vergadering moet haar raad van Mede-eigendom en syndicus, afhankelijk van de omstandigheden en specifieke problemen, voldoende volmachten en middelen geven om de opdrachten aan te kunnen. - De bewoners moeten bij allerlei werkzaamheden hun medewerking verlenen oa. door toegang te verlenen tot hun private ruimten of door het dagelijkse toezicht op de installaties waaromtrent alle anomalieën moeten gemeld worden aan de beheersinstanties. - Het is duidelijk dat de syndicus binnen dit proces de centrale rol moet spelen. De syndicus heeft ter zake een aantal permanente opdrachten: de bevoorrading, het onderhoud van de gemeenschappelijke delen, de opdrachtgeving aan leveranciers en onderhoudsfirma gebeurt via hem het verzamelen van alle informatie via de rapporteringen van leveranciers en aannemers, via mededelingen van mede-eigenaars en bewoners en via zijn eigen periodieke controles. Door de informatie moet de syndicus in staat zijn ten aanzien van de raad van Mede-eigendom en de algemene vergadering initiatieven te nemen, voorstellen uit te werken en tijdig maatregelen te nemen om het in stand en bedrijfsklaar houden van het gebouw, in optimale omstandigheden waar te maken. 8 erkend BIV lid Unie Vlaamse Syndici erkend lid Alg eigenaars syndicaat

9 - de syndicus is echter, in alle gevallen en in om het even welke omstandigheden, slechts bevoegd leveringen en werken te bestellen, zonder voorafgaandelijke toelating van de raad van Mede-eigendom of de algemene vergadering, indien deze én dringend én noodzakelijk zijn. De syndicus zal steeds alle wettelijke bepalingen naleven. Bij tegenstrijdige opdracht van de algemene vergadering, primeren de wettelijke bepalingen en zal de syndicus zich desgevallend onthouden. Middelen: Deze kunnen onderverdeeld worden in volgende groepen: 1) personeel in dienst van de residentie 2) onderhouds- en maintenancecontracten 3) aannemingen 4) verbruiksproducten 5) studiebureaus 6) controleorganismen ea die, voor zover als nodig, hierna verder worden gespecificeerd in hun toepassingsmodaliteiten, onder de overeenstemmende nummering. 1) De vereniging van de medeëigenaars treedt via de syndicus op als werkgever. De syndicus benoemt de conciërge, het poetspersoneel en/of vuilbakkenman, houdt toezicht en stelt hun salaris vast, evenals de eventuele voordelen in natura. De syndicus moet hierbij rekening houdend met het Algemeen Reglement op de Arbeidsbescherming en toezien op de toepassing van de sociale wetgeving. 2) Inzake het afsluiten van contracten, namens en voor rekening van de vereniging wordt verwezen naar de volmachten die terzake aan de syndicus worden verleend. 3) De syndicus zal slechts aannemingen toevertrouwen tegen forfaitaire prijs, tenzij hiervan uitdrukkelijk moeten worden afgeweken wegens de aard van de werken. Werken in régie gelden enkel voor dépannages. Dit zijn werken waarbij minstens voorlopig- de installatie opnieuw in werking wordt gesteld. Een dépannage kan gebeuren met een voorlopig resultaat en aan uitvoeringsvoorwaarden buiten de regels van het vak. Kostprijs en kwaliteit zijn geen determinerende factoren. De dépannage moet gevolgd worden door een definitieve herstelling. 4) De aankoop van de verbruiksproducten voor de gemeenschappelijke installatie is een taak van de syndicus, onder het eerder occasioneel toezicht van de raad van Mede-eigendom. Gelet op de regelmaat en omvang van de meeste leveringen, worden er voor dergelijke verbruiksproducten, door de syndicus leveringscontracten afgesloten. 5) Elke opdrachtgever, ook een professioneel syndicus, is beperkt in zijn technische kennis. Voor de opdrachtgeving van werken, of de controle op de uitvoering of werking, kan hij de hulp van experts inroepen (zie deontologische regel 3.1) dit namens en voor rekening van de medeëigenaars. Het beroep op 9 erkend BIV lid Unie Vlaamse Syndici erkend lid Alg eigenaars syndicaat

10 zulke professionele tussenkomst is soms een wettelijke verplichting die de syndicus dient na te komen. 6) Daar waar de veiligheid van gebruikers, bedienend personeel of van het onderhoudspersoneel in het gedrang kan komen, heeft de wetgever reglementen opgezet die in een aantal gevallen de regelmatige of occasionele controle van de installaties door een onafhankelijk organisme opleggen (zie reglementeringen) Reglementeringen: Er wordt verwezen naar volgende wettelijke beschikking die de gemeenschap aanbelangen en die zijn verplicht is in acht te nemen: - liften en het A.R.A.B. - elektrische installaties en het A.R.E.I. - verwarmingsinstallaties met vloeibare brandstoffen - het decreet in verband met de vuilnisstortkokers - de KB s in verband met de ijking van W en K-watermeters De werkzaamheden van syndicus worden waargenomen door zeer bekwaam en opgeleid personeel met ervaring en die iedere bijscholing over de syndicusmaterie regelmatig volgt. De syndicus beschikt over een technisch interventieteam welke gespecialiseerd is in elektriciteit, sanitair, verwarming, ventilatie en aanverwante technieken; deze dienst is 24/24 uur telefonisch beschikbaar. Deze dienst wordt vergoed door de vereniging van medeeigenaars per interventie ter plaatse; telefonische bijstand is gratis. Deze dienst kan ook tussen komen voor privatieve problemen, de hieraan verbonden kosten worden rechtstreeks tussen mede-eigenaar en aannemer vergoed. Interventies door de syndicus inzake gemeenschappelijke delen tijdens de kantooruren zijn inbegrepen in het ereloon; buiten de kantooruren interventie werkdagen na 19-08h & zonen feestdagen pro rata 30 euro per uur). 10 erkend BIV lid Unie Vlaamse Syndici erkend lid Alg eigenaars syndicaat

11 Hieronder vindt u een enkele referenties uit onze referentielijst van ons beheer: Residentie Langhemeere Veemarkt 39/53 & Langemeersstraat 8/12 Kortrijk Residentie Lekkerbeet II Lekkerbeetstraat 1 & 3 Kortrijk Residentie Dampark Dam 10/12 Kortrijk Residentie Botaniek Dam 31 Kortrijk Residentie Marinalys Min. Liebaertlaan 53A-C Kortrijk Residentie Mulle De Terschueren Ieperstraat 56/68 Tielt Residentie Columba Hoogstraat 87/89 & Kerkplein 19 Deerlijk Residentie Renier Kerkplein 21 Deerlijk Residentie t Brouwershof Gen. Deprezstraat 145/149 Stasegem Residentie Leopold I Leopoldstraat 46/52A Zwevegem Residentie Leopold II Leopoldstraat 54 Zwevegem Residentie Leopold III Leopoldstraat 40-44a Zwevegem Residentie Den Hazelt Kwadestraat 2/4 Rumbeke Residentie De Wagenmakerij Bellegemsestraat 61/65 Bellegem Residentie De Globe Veemarkt 70 Kortrijk Residentie L Union Plaats 1 Rekkem Residentie Den Hert Lauwsestraat Aalbeke Residentie Notting Hill Mr De Haernelaan 74 Kortrijk Residentie Sint-Janstoren Veemarkt 1 Kortrijk Residentie Den Braembergh Wijngaardstraat 50 Kortrijk Residentie Gildenhof Markstraat Harelbeke Residentie Mimosa Otegemstraat Zwevegem Residentie Garagekomplex Mimosa Otegemstraat Zwevegem Residentie Vanhoutte Beheerstraat 7 Kortrijk Residentie t Park Blok A Gentsesteenweg Kortrijk Residentie t Park Blok B Loodwitstraat 1-1A Kortrijk Residentie t Park Blok C Schuttersstraat 36 Kortrijk Residentie Lugano F. Ingelramstraat 24 Harelbeke Residentie Gaverpark Damweg 7-9 Waregem Residentie Zonnebloem P. Deconinckstraat 19 Harelbeke 11 erkend BIV lid Unie Vlaamse Syndici erkend lid Alg eigenaars syndicaat