Gedeputeerde Staten. Provinciale Staten van Zuid-Holland. Reactie op Rapportage Archiefinspectie Geachte Statenleden,

Transcriptie

1 Gedeputeerde Staten Contact A.M. van Vonderen T am.van.vonderen@pzh.nl Postadres Provinciehuis Postbus LP Den Haag T Provinciale Staten van Zuid-Holland Datum Zie verzenddatum linksonder PZH Uw kenmerk Bijlagen 3 Onderwerp Reactie op Rapportage Archiefinspectie 2015 Geachte Statenleden, In februari 2016 hebben wij de Rapportage Archiefinspectie 2015 ontvangen. Deze rapportage werd aangeboden door de provinciearchivaris en betreft de inspectie die hij heeft uitgevoerd in de periode maart tot en met september Willen wij als provincie voldoen aan de wet, transparanter zijn en data delen met anderen moet onze archiefhuishouding op orde zijn. Dat is nu niet voldoende het geval. Tot onze zorg blijkt uit de rapportage dat het archief- en informatiebeheer van de provincie niet voldoende op orde is en er onvoldoende borging is om de provinciale archieven volledig, van goede kwaliteit en toegankelijk te houden gedurende de wettelijk voorgeschreven bewaartermijnen. Bezoekadres Zuid-Hollandplein AW Den Haag Tram 9 en de buslijnen 90, 385 en 386 stoppen dichtbij het provinciehuis. Vanaf station Den Haag CS is het tien minuten lopen. De parkeerruimte voor auto s is beperkt. Na inspectie 2012 Sinds de laatste inspectierapportage uit 2012 heeft de provincie veel geïnvesteerd in het doorvoeren van technische verbeteringen aan het documentmanagementsysteem idms, het wegwerken van achterstanden in de archivering en het ondersteunen van de behandelend ambtenaren bij de archivering. Desondanks moeten wij concluderen dat er op diverse onderdelen onvoldoende structurele resultaten zijn bereikt. Ontwikkelingen die hierbij een rol hebben gespeeld zijn onder meer de inkrimping bij bureau Documentaire Informatie (DI) en als gevolg hiervan personele wisselingen (inclusief de verantwoordelijk leidinggevende) en de keuze om verantwoordelijkheden aangaande dossiervorming bij de behandelend ambtenaren neer te leggen. Terugkijkend op dit laatste lijkt de implementatieperiode te kort en de begeleiding van behandelend ambtenaren niet voldoende te zijn geweest. De inspectierapportage constateert ook dat er beter gestuurd kan worden op juiste dossiervorming en dat versterking van discipline en verantwoordelijkheidsgevoel ten aanzien van de archivering nodig is bij de behandelend ambtenaren.

2 Vervolg Ons college heeft naar aanleiding van de rapportage de provinciesecretaris verzocht om de conclusies en aanbevelingen uit de rapportage met alle directeuren te bespreken en op basis hiervan vóór het zomerreces van 2016 te komen met een concreet plan van aanpak met maatregelen en acties ter verbetering van de situatie van het archief- en informatiebeheer. Het belangrijkste doel voor ons college hierbij is dat we voor de volgende inspectie, over twee jaar, voldoen aan wet- en regelgeving en de gehele organisatie op professionele wijze met informatie omgaat. Kernpunten plan van aanpak Het plan van aanpak dat wij van de provinciesecretaris verwachten is geënt op de hoofdonderwerpen uit de inspectierapportage, te weten: 1. Visie, informatiebeleid en regelgeving 2. Organisatie 3. Digitaal archief- en informatiebeheer 4. Analoog archiefbeheer 5. ICT-beheer en -beveiliging Voor de onderwerpen Visie, informatiebeleid en regelgeving en ICT-beheer en beveiliging is geen directe actie noodzakelijk. Voor de overige onderdelen hebben de provinciesecretaris / Directieteam - vooruitlopend op het plan van aanpak en in samenspraak met de afdeling I&A en de provinciearchivaris al diverse maatregelen en acties voorgesteld en deels in gang gezet. In bijlagen 1 en 2 bij deze brief vindt u de inhoudsopgave van het plan van aanpak gerelateerd aan de hieronder beschreven kernpunten én een overzicht van de conclusies en aanbevelingen van de provinciearchivaris. De kernpunten voor verbetering zijn: 1. Versterken professionaliteit Een van de belangrijkste conclusies uit de inspectie is dat de digitale archivering idms in vergelijking met vier jaar geleden nog niet op orde is. De behandelend ambtenaren zijn op grond van provinciale regelgeving verplicht hun dossiers te vormen en te beheren. Bij hen lijkt sprake van onvoldoende bewustzijn en discipline om documenten op de juiste wijze op te slaan en er vindt nog onvoldoende sturing van de leiding op dit gedrag plaats. De behandelend ambtenaar dient een professionele houding te hebben aangaande dossiervorming en archivering aangezien deze onlosmakelijk zijn verbonden met de uit te voeren taken en dus integraal onderdeel zijn van zijn werk. Het spreekt voor zich dat de verantwoordelijkheid voor een juiste dossiervorming niet onevenredig veel tijd van de behandelend ambtenaar mag vragen. Maar het past bij de professionele werkhouding in onze organisatie om ook zorg te dragen voor juiste en tijdige dossiervorming en archivering. Om dit binnen de organisatie te bewerkstellingen is meer sturing nodig op bewustwording, opleiding en verdere professionalisering inzake archivering en het aanspreken van behandelend ambtenaren en management op hun verantwoordelijkheden in deze. 2/10

3 Eén van de speerpunten in het plan van aanpak zal zijn het versterken van het bewustzijn van de behandelend ambtenaar ten aanzien van de omgang met dossiers. Uit aanvullend intern onderzoek is gebleken dat hier grote behoefte aan is. De afdeling I&A ondersteunt de behandelend ambtenaar hierin en neemt het voortouw in het starten en uitvoeren van de benodigde acties. Zo ontwikkelt I&A momenteel met de provinciearchivaris een opleidingsprogramma waarin de behandelend ambtenaren in 2016 en 2017 (verder) worden opgeleid met als doel kennis en competenties te ontwikkelen voor een goed dossierbeheer en archivering. Wij verwachten van het management dat zij sturen op de archiefverantwoordelijkheden van de behandelend ambtenaren en van de afdeling I&A dat zij actief en dichtbij ondersteunen, de benodigde trainingen en advies geven en zorgen voor efficiënte technische oplossingen en gebruiksvriendelijke systemen. Wij realiseren ons dat deze gedragsverandering extra inzet vergt, een grote uitdaging is en mogelijk niet binnen twee jaar geheel gerealiseerd zal zijn. 2. Verhoging en borging kwaliteit van de e-dossiers Uit de rapportage blijkt dat de kwaliteit van de e-dossiers nog onvoldoende is, wat om redenen van verantwoording, bewijslast en wettelijke eisen ongewenst is. Daarnaast streeft de provincie naar transparantie en het openbaar aanbieden van data aan derden en om deze te kunnen bieden moet de informatie ook kwalitatief in orde te zijn. In het eerste jaar worden de meest urgente actiepunten hiertoe uitgevoerd en in het plan van aanpak voor 2016/2017 opgenomen. Dat zijn: Vereenvoudigen en automatiseren van de dossierkenniskaart waardoor zelfsturing door de behandelend ambtenaar mogelijk wordt. Vereenvoudigen en geautomatiseerd toevoegen van metadata aan het e-dossier en onderliggende documenten waardoor de behandelend ambtenaar minder of geen metadata zelf hoeft toe te voegen. Vereenvoudigen en verduidelijken van de toetsingscriteria van e-dossiers waardoor gerichter gestuurd kan worden op de kwaliteit ervan. Realiseren van een hogere mate van zichtbaarheid en bereikbaarheid van de medewerkers van bureau DI door meer aanwezig te zijn bij de bureaus in plaats van een dossiercontrole op afstand. Verscherpen van de sturing door halfjaarlijkse rapportages van bureau DI aan de bureauhoofden met een afschrift aan de afdelingshoofden. En een halfjaarlijks gesprek door de directie over de naleving van deze afspraken. 3. Bewust beheer archiefbescheiden in andere applicaties In de rapportage wordt niet alleen gesignaleerd dat de archivering van de e-dossiers in idms nog steeds een flinke achterstand kent ondanks de resultaten van de opschoning van de laatste jaren, maar het ook een controle ontbreekt op een juiste vastlegging en beheer van informatie in andere applicaties dan idms. 3/10

4 Archiefinformatie wordt niet alleen opgeslagen in e-dossiers maar ook in andere systemen zoals het financieel en personeelssysteem die daarmee ook onder de werking van de Archiefwet vallen. Om een beeld te krijgen van de inhoud, vorm, omvang en toegankelijkheid van deze informatie en de systemen waarin ze is opgeslagen komt in het tweede kwartaal 2016 een informatie structuurplan (ISP) conform de Archiefregeling gereed. Vervolgens maken wij binnen twee jaar afspraken binnen de organisatie over het archiefbeheer binnen deze applicaties gebaseerd op de informatiewaarde en de risico s voor de organisatie. Tevens zal de afdeling I&A al in het aanschafproces van nieuwe applicaties een check uitvoeren op de borging van de informatie die in het systeem wordt opgeslagen. Indien het archiefbescheiden betreft zal het systeem een archiveringsfunctionaliteit moeten hebben of de mogelijkheid moeten bieden deze informatie op eenvoudige en volledige wijze in een e- dossier te archiveren. 4. Actualiseren kwaliteitssysteem Op het terrein van de archivering in idms vindt een regelmatige toetsing plaats van de dossiervorming, -ordening en vernietiging. Bureau DI heeft daartoe een kwaliteitssysteem ingericht, waarbij digitale dossiers systematisch worden gecontroleerd op kwaliteit en volledigheid, tijdens en na afloop van een proces of zaak. Bij de inspectie is geconstateerd dat dit systeem niet meer voldoet aan de huidige eisen en wensen van de organisatie noch aan de vigerende wetgeving. In het plan van aanpak komen concrete acties ter verbetering van het kwaliteitssysteem waaronder het sturen op kwaliteit op basis van een risicobenadering en een efficiëntere inrichting. Ook zullen er geautomatiseerde oplossingen geboden worden voor de uitvoering van kwaliteitscontroles. Hierdoor worden de behandelend ambtenaren in staat gesteld om in 2017 aan zelfsturing te doen en kan bureau DI efficiënter en effectiever gaan monitoren en sturen op de kwaliteit van informatie. Dit leidt weer tot een beter en actueler inzicht in de overall kwaliteit van de informatie in e-dossiers. 5. Aanpak archiefachterstanden In de rapportage wordt geconstateerd dat de schoning en inventarisatie van de afgesloten archieven te traag verloopt, de bewerking onvoldoende wordt begeleid en niet geheel volgens de regels uitgevoerd. De afdeling I&A zal extra inzet regelen om de analoge en digitale archieven met voorrang te selecteren, te inventariseren en op basis van de archiefwettelijke eisen over te brengen naar de provinciale archiefbewaarplaats (in casu het Nationaal Archief). Op dit onderdeel wordt nagedacht over de mogelijkheden om met een versnelde aanpak deze achterstand op een zo kort mogelijke termijn te realiseren. 6. Verbetering archiefruimten Uit het onderzoek naar de staat en het beheer van alle provinciale archiefruimten blijkt dat deze niet voldoen noch qua inrichting noch qua beheer. De verbetering van de archiefruimten nemen wij mee in de verbouwing van het C-gebouw. Dit is reeds geagendeerd en wordt verder afgestemd met de projectleider van het programma 4/10

5 Strategische Huisvestingsvisie. Na de verbouwing van de archiefruimten in 2017 voldoen deze weer aan de betreffende wet- en regelgeving. Tot dat moment worden al concrete technische en bouwkundige maatregelen genomen om calamiteiten te voorkomen. Tot slot Bovenstaande acties bevatten de kern van het, voor het zomerreces op te leveren, plan van aanpak. Dit plan zal alle maatregelen en acties bevatten die noodzakelijk zijn om in een periode van twee jaar het provinciale archief- en informatiebeheer te verbeteren en de aanbevelingen uit de Rapportage Archiefinspectie te realiseren. Ook zal het inzicht bieden in de kosten die de uitvoering zal vergen. In de voorjaarsnota leggen wij u een voorstel voor extra financiering ter besluitvorming voor. Deze financiering is bedoeld voor de bewerking van de archieven. Uitvoering van het plan van aanpak is niet enkel gericht op herstel van de geconstateerde onvolkomenheden, maar juist ook op voorkoming ervan in de toekomst. De maatregelen hebben derhalve een structureel karakter. Wij zullen de uitvoering van het plan van aanpak halfjaarlijks evalueren en zo nodig bijstellen met behulp van een stoplichtenrapportage. De provinciearchivaris zal ons daarnaast halfjaarlijks informeren over de voortgang van de aanpak van zijn aanbevelingen en waar nodig ook tussentijds. Over de stand van zaken zullen wij ook u vervolgens informeren. Hoogachtend, Gedeputeerde Staten van Zuid-Holland, secretaris, voorzitter, drs. J.H. de Baas drs. J. Smit 5/10

6 Bijlage 1 Opzet plan van aanpak Archief op Koers Voor het zomerreces leveren we een plan van aanpak op waarin concrete acties, fasering en planning zijn opgenomen. Alle aanbevelingen uit de rapportage (zie bijlage 2) zullen we hierin systematisch aan de orde stellen. De inhoudsopgave van het plan van aanpak volgt de indeling van de rapportage van de archiefinspectie. In onderstaand overzicht is de relatie zichtbaar tussen de inhoudsopgave van het op te stellen plan van aanpak en de kernpunten uit deze brief. Inhoudsopgave plan van aanpak en kernpunten brief 1. Visie, informatiebeleid en regelgeving Geen directe noodzaak tot actie, volgt in plan van aanpak. 2. Organisatie Versterken professionaliteit o Ontwikkelen opleidingsprogramma door I&A en provinciearchivaris waarin de behandelend ambtenaren in 2016 en 2017 (verder) worden opgeleid met als doel kennis en competenties te ontwikkelen voor goed dossierbeheer en archivering. 3. Digitaal archief- en informatiebeheer Verhoging en borging kwaliteit e-dossiers o Vereenvoudigen en automatiseren van de dossierkenniskaart waardoor zelfsturing door de behandelend ambtenaar mogelijk wordt. o Vereenvoudigen en geautomatiseerd toevoegen van metadata aan het e- dossier en onderliggende documenten waardoor de behandelend ambtenaar minder of geen metadata zelf hoeft toe te voegen. o Vereenvoudigen en verduidelijken van de toetsingscriteria van e-dossiers waardoor gerichter gestuurd kan worden op de kwaliteit ervan. o Realiseren van een hogere mate van zichtbaarheid en bereikbaarheid van de medewerkers van bureau DI door meer aanwezig te zijn bij de bureaus in plaats van een dossiercontrole op afstand. o Verscherpen van de sturing door halfjaarlijkse rapportages van bureau DI aan de bureauhoofden met een afschrift aan de afdelingshoofden. En een jaarlijkse controle door de directie op de naleving van deze afspraken. Bewust beheer archiefbescheiden in andere applicaties o Om een beeld te krijgen van de inhoud, vorm, omvang en toegankelijkheid van deze informatie en de systemen waarin ze is opgeslagen komt in het tweede kwartaal 2016 een informatie structuurplan (ISP) conform de Archiefregeling gereed. o Binnen twee jaar afspraken gereed binnen de organisatie over het archiefbeheer binnen de applicaties gebaseerd op de informatiewaarde en de risico s voor de organisatie. Op basis van het ISP. o In het aanschafproces van nieuwe applicaties wordt een check uitgevoerd op de borging van de informatie die in het systeem wordt opgeslagen. Als 6/10

7 het archiefbescheiden betreft zal het systeem een archiveringsfunctionaliteit moeten hebben of de mogelijkheid moeten bieden deze informatie op eenvoudige en volledige wijze in een e-dossier te archiveren. Actualiseren kwaliteitssysteem o In het plan van aanpak komen concrete acties ter verbetering van het kwaliteitssysteem waaronder het sturen op kwaliteit op basis van een risicobenadering en een efficiëntere inrichting. o Ook zullen er geautomatiseerde oplossingen geboden worden voor de uitvoering van kwaliteitscontroles. 4. Analoog archiefbeheer Aanpak archiefachterstanden o Op korte termijn extra inzet regelen om de analoge en digitale archieven met voorrang te selecteren, te inventariseren en op basis van de archiefwettelijke eisen over te brengen naar de provinciale archiefbewaarplaats (in casu het Nationaal Archief). Verbetering archiefruimte o Verbetering van de archiefruimten meenemen in de verbouwing van het C- gebouw in o Tot dat moment worden al concrete technische en bouwkundige maatregelen genomen om calamiteiten te voorkomen. 5. ICT-beheer en -beveiliging Geen directe noodzaak tot actie, volgt in plan van aanpak 7/10

8 Bijlage 2 bij brief GS inzake Rapportage Archiefinspectie 2015 Overzicht conclusies en aanbevelingen Rapportage Archiefinspectie Deze bijlage geeft de conclusies en aanbevelingen van de provinciearchivaris uit de Rapportage Archiefinspectie op-1 weer. 1. Visie, informatiebeleid en regelgeving Bij de provincie ontbreekt een organisatiebrede visie op het informatie- en archiefbeheer. Weliswaar heeft de organisatie in meerdere plannen en programma s verwoord wat haar visie, beleid en doelstellingen zijn op onderdelen van het informatieterrein, maar dit wordt niet breed gedeeld of gecommuniceerd. Voor de organisatie als geheel is niet goed duidelijk wat de vastgestelde beleidskaders zijn waarnaar gehandeld moet worden. Daarbij speelt ook het gegeven dat veel van de interne regelgeving niet centraal wordt bijgehouden, slecht te vinden is en niet consequent is vastgesteld. Dit maakt de status van veel beleidskaders onduidelijk en verhoogt het risico op het niet naleven ervan. Ten slotte vormt het documentaire informatie- en archiefbeheer nog teveel een los onderdeel van het informatiebeleid en zien de provinciemedewerkers dit beheer nog teveel als (eind)verantwoordelijkheid van bureau DI. Aanbevelingen ten aanzien van visie, informatiebeleid en regelgeving: Stel in 2016 een organisatiebrede visie op voor het informatie- en archiefbeheer. Zorg dat de directie in 2016 de beleidskaders voor het informatiebeheer en de daaruit voortkomende programma s en plannen vaststelt. Zorg voor een goed beheer en voldoende zichtbaarheid van deze beleidskaders en daaraan ten grondslag liggende documentatie. Wijs binnen de afdeling I&A een verantwoordelijke aan die er in opdracht van het directieteam op toeziet dat plannen, projecten en alle daarbij behorende documentatie logisch zijn verbonden, actueel, eenvoudig terug te vinden en centraal beheerd. Zorg dat de bepalingen uit de nieuwe Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer breed gecommuniceerd worden binnen alle directies. 2. Organisatie De provinciearchivaris concludeert dat een integrale sturing door het hoogste management op alle aspecten van het informatiemanagement ontbreekt. Een ander knelpunt vormt de afgeslankte formatie van het bureau DI, waardoor de aanpak van diverse archiefachterstanden, het ondersteunen en adviseren van de behandelend ambtenaar bij het documentair informatiebeheer en het monitoren van alle applicaties die archiefwaardige data bevatten, in de knel komen. Bureau DI bezit de kennis en ervaring in voldoende mate om deze taken uit te voeren maar de tijd ontbreekt om deze voldoende tot uiting te laten komen in de rol van adviseur en begeleider van de ambtenaren binnen de bureaus. Aanbevelingen ten aanzien van organisatie Zorg voor voldoende sturing op alle aspecten van het informatiemanagement. Stel hiertoe een Stuurgroep Digitale Provincie in met de verantwoordelijke gedeputeerde en de provinciesecretaris als bestuurlijk respectievelijk ambtelijk opdrachtgever en de 8/10

9 programmamanager Dossiervorming: Innovatief en Transparant (DIT) als ambtelijk opdrachtnemer. Neem de in de rapportage gedane aanbevelingen op in het programma DIT en reserveer voldoende financiële middelen voor de aanpak van de geconstateerde knelpunten c.q. tekortkomingen. 3. Digitaal archief- en informatiebeheer Een van de belangrijkste conclusies uit de inspectie is dat de digitale archivering in het daartoe ingerichte documentmanagementsysteem (idms) in vergelijking met vier jaar geleden nog steeds niet op orde is. De behandelend ambtenaren zijn op grond van provinciale regelgeving verplicht zelf hun dossiers te vormen en te beheren. Er is veel energie gestoken in het opschonen van de dossiers en het overbrengen van kennis op ambtenaren in de zogenaamde week van het e- dossier. De archivaris stelt echter vast dat de behandelend ambtenaren nog steeds onvoldoende kennis van digitaal archiveren bezitten. Veel medewerkers ervaren idms daarnaast als gebruiksonvriendelijk, maken er geen gebruik van en archiveren in andere systemen. Ook ontbreekt bij hen de discipline om documenten op de juiste wijze op te slaan en vindt er onvoldoende sturing van de leiding op dit gedrag plaats. Zodoende kent de archivering van de digitale dossiers in idms nog steeds een grote achterstand ondanks de resultaten van de opschoning. Tegelijkertijd vindt is er geen controle op een juiste vastlegging en beheer van archiefwaardige informatie in andere applicaties dan idms. Ten slotte ontbreekt het sinds 2011 voor de organisatie wettelijk verplichte kwaliteitssysteem voor archivering en dossiervorming. Aanbevelingen ten aanzien van digitaal archief- en informatiebeheer Voer organisatiebreed een kwaliteitssysteem in waarbij procedures en maatregelen rond het digitaal archiveren worden beschreven en geaudit, alle rollen worden belegd en ingevuld door voldoende informatiemedewerkers en alle digitale dossiers systematisch worden gecontroleerd op volledigheid en kwaliteit. Zorg bij de archivering in idms voor een verbeterde ondersteuning van de behandelend ambtenaren door de DI-specialisten en/of zogenaamde key-users of secretariaten. Biedt tevens extra introductie- en verdiepingstrainingen voor archiefbeheer en idms aan en verplicht bureauhoofden hun medewerkers deze te laten volgen. Zorg voor een verhoging van de kwaliteit van de e-dossiers. Richt de komende jaren meer aandacht op het beheer van archiefwaardige bescheiden in andere applicaties mede in kader van het streven van de provincie om in te zetten op een Open en Transparante Overheid. Neem maatregelen voor het beheer van (archiefwaardige) informatie in de belangrijkste bedrijfsapplicaties, stel hiertoe een Informatiestructuurplan op en voorzie het van een provinciebreed plan van aanpak voor de invoering. Zorg voor een vastgestelde vernietigingsprocedure. Zorg voor het wegwerken van de achterstanden in de vernietiging zelf. Voer de pilot rond het e-depot in 2016 uit, waarbij de opgedane ervaringen meegenomen worden voor het opstellen van een concreet plan van aanpak voor de invoering ervan. 4. Analoog archiefbeheer Ten aanzien van het analoge archief is geconstateerd dat het beheer van het papieren archief binnen de provinciale organisatie niet voldoet. Zo verloopt de schoning en inventarisatie van de 9/10

10 afgesloten archieven te traag, wordt de bewerking onvoldoende begeleid en niet geheel volgens de regels uitgevoerd. Uit het onderzoek naar de staat en het beheer van alle provinciale archiefruimten blijkt dat deze niet voldoen noch qua inrichting noch qua beheer. Aanbevelingen ten aanzien van analoog archiefbeheer Investeer meer menskracht in de uitvoering en begeleiding van de bewerking van de semistatische archieven en stel een meerjarenplan op voor de inventarisatie van alle onbeheerde archieven zoals geplaatst in de archiefruimten. Zorg voor de aanpassing van de archiefruimten, neem maatregelen voor de verbetering van het beheer ervan en koppel de noodzakelijke verbouwingsactiviteiten van de ruimten aan de geplande aanpassing van het C-gebouw van het provinciehuis. Onderzoek de mogelijkheid om bepaalde delen van de aanwezige, permanent te bewaren analoge archieven te scannen en na vervanging te vernietigen. 5. ICT-beheer en beveiliging Op dit onderdeel heeft de provincie haar zaken voor het grootste deel op orde; de afdeling I&A laat systematische risicoanalyses uitvoeren en zorgt voor een veilige back-up van informatie. De provinciearchivaris beveelt de organisatie aan ervoor te zorgen dat de infrastructuur, het beheer en de beveiliging van de ICT erop gericht zijn digitaal archief ook op langere termijn integraal en authentiek te bewaren, zonder gegevensverlies. Zo kunnen de kansen op calamiteiten en inzage door onbevoegden worden uitgesloten. Doe dit door middel van een vernieuwde risicoanalyse op het digitale archiefsysteem idms en laat op directieniveau een beveiligingsplan en een back-up-, calamiteiten- en herstelplan voor het archief- en informatiebeheer vaststellen. 10/10