Intranet: introductie

Transcriptie

1 Intranet: introductie afgesloten gedeelte van het internet maakt gebruik van de gewone internet-infrastructuur erg geschikt voor communicatie op afstand functionaliteit een medium voor informatievoorziening en -uitwisseling informatie kan simultaan aan alle medewerkers worden gestuurd kennis kan worden gedeeld kan top-down (management medewerkers) werken en omgekeerd intranet kan aan het bestuursbeleid van een bedrijf of instelling worden toegepast tegelijkertijd een platform voor ICT-voorzieningen (tekstverwerking, databases,... ) 36

2 Intranet: ontwikkeling 1 intranet zit op het snijvlak van communicatie- en ICT-afdeling communicatiemedewerkers moeten hier nauw met ICT ers samenwerken intranet begon als een ICT-taak maar eigenlijk moet het een communicatie-taak zijn een reden voor de historische animositeit tussen deze afdelingen? communicatiemedewerker als spin in het web om overtuigende gesprekspartners van ICT ers te zijn moeten communicatiemedewerkers de technische mogelijkheden voor een intranet kennen zij hoeven niet te weten hoe zoiets geïmplementeerd wordt 37

3 Intranet: ontwikkeling 2 de inhoud kan direct op het intranet geplaatst worden met hulp van ondersteundende software, bijv. Content Management Systems (demo op XML-editoren zoals Xopus (wordt op de RuG gebruikt) eerst planning: wat wil men bereiken met een intranet? informatievoorziening, kennisdeling, discussie,... hoe past een intranet bij het bestuursbeleid van een bedrijf of instelling? wat zal worden vervangen, hoe verschuift de rol van andere media (prikbord, nieuwsbrieven, personeelsblad,... )? 38

4 Intranet: ontwikkeling 3 wat zijn de behoeften van de beoogde gebruikers? intranet is een pull-medium interviews/enquêtes (soms ook scriptie-onderwerp) door een mix van open en gesloten vragen moet er achterhaald worden wat echt noodzakelijk is de keuze van de te bevragen mensen is belangrijk maar weten gebruikers altijd wat goed voor ze is? duidelijke inbreng van communicatie-experts gevraagd omzetten van wensen en behoeften naar concrete structuren testgebruikers begeleiden en hun ervaringen meenemen 39

5 Intranet: beheer duidelijke afbakening van verantwoordelijkheden heldere richtlijnen voor content-leveranciers actualiteit bewaken (bijdragen altijd van datum voorzien) kwaliteit bewaken controleren of inbreng van content-leveranciers bij het beleid van het bedrijf of de instelling voldoet zonodig inkorten of herschrijven huisstijl navolgen trainingssessies of -cursussen voor intranetgebruik organiseren aantrekkelijke onderdelen op het web plaatsen (telefoonlijst, menukaart van de kantine,... ) 40

6 Intranet: de RuG-pagina intranetten zijn afgeschermde onderdelen van het internet, dus wordt er meestal geen toegang aan externen gegeven de bedoeling is om er ook over gevoelige thema s en gegevens te kunnen informeren zelfs als scriptie- of stagebegeleider krijg je meestal geen toegang gemakkelijk te bekijken voorbeeld: de RuG-pagina de RuG-pagina is tegelijkertijd intranet én extranet daardoor is de pagina toegankelijker dan het gemiddelde intranet er zijn niet alleen medewerkers en externen, studenten vormen een intermediaire groep maar desondanks toont de RuG-site duidelijke intranet-kenmerken 41

7 Intranet RuG: beheer er is een hele groep van webredacteuren de meesten ervan zijn maar voor een klein onderdeel van de RuG-site verantwoordelijk en mogen er pagina s wijzigen er zijn richtlijnen voor de opmaak en de structuur van pagina s voor de bovenste RuG-pagina s is de communicatie-afdeling van de RuG verantwoordelijk alleen zij mogen deze pagina s bewerken bewerking gebeurd meestal met Xopus (broncode bewerken is maar gedeeltelijk mogelijk) dit voorkomt grove fouten in de code 42

8 Intranet RuG: bescherming 1 probleem: afscherming van het interne gedeelte (medewerkergegevens, bibliotheek) moet op verschillende plekken gebeuren bibliotheek: wie heeft toegang tot electronische tijdschriftenabonnementen? interne documenten: aanstellingsbeleid, inschaling medewerkers,... salarisspecificatie bescherming voorkomt verlies van gegevens of uitval van systemen (bijv. ProgressWWW) veiligheid van auteursrechten wordt ook bewakt in het algemeen wordt bescherming binnen een universiteit-intranet als minder groot probleem beschouwd 43

9 Intranet RuG: bescherming 2 bescherming voorkomt misbruik van de ICT-voorzieningen hacken identity theft: achterhalen van informatie over een persoon die het mogelijk maakt om zich als hem voor te doen (voor kwade doelen) phishing: poging om door vervalste interface-pagina s (bijv. voor banken) passwoorden en inloggegevens eruit te lokken spamming: een computer wordt tot een spamversturer gemaakt bij spamming dreigt blokkade van de RUG- verkeer actueel geval: afluistersoftware op ca. 150 RuG-PC s waarmee activiteiten op toetsenborden gelogd worden 44

10 Intranet RuG: opbouw 1 opbouw niet altijd helder, bepaalde delen zijn van de ingangspagina niet verlinkt (bijv. de webplatform of de nieuwe medewerkerspagina s) voorbeeld 1: probeer eens de Engelse vertaling van de informatie voor toekomstige medewerkers op te zoeken voorbeeld 2: onderwijscatalogus ( andere verschijnselen zijn duidelijk en helpen bij de navigatie: kruimelmethode, (soms felle) kleuren van faculteiten nooduitgang naar de hoofdpagina: RuG-balk, die (bijna) op elke pagina op dezelfde plek zit maar je moet zelf eruitvinden dat deze balk deze functie heeft 45

11 Intranet RuG: opbouw 2 er zijn verschillende manieren om de subpagina s te structureren inhoudelijk (faculteiten, leerstoelgroepen,... ) formeel (onderwijs in tegenstelling tot onderzoek, Ba- tegenover Ma-vakken,... ) dit vergt ingewikkeldere vormen van structurering (net- in plaats van boomstructuur) probleem: interne structuren zijn vaak ook voor collega s vanuit andere afdelingen niet bekend erg belangrijk dus: zoekfunctie zoekt strings, wat soms te veel resultaten oplevert soms wordt de domein waar gezocht wordt per default beperkt 46

12 Intranet RuG: huisstijl 1 voor elk bedrijf of instelling is een duidelijk herkenbare en nauw gevolgde huisstijl van belang demonstreert de identiteit van de bedrijf of instelling (slaat terug op huisstijl in andere media) maakt het intranetvoorspelbarer en dus aantrekkelijker (bijv. dezelfde knopjes op RuG- and faculteitspagina s) voor webredacteuren is er een uitgebreide handleiding op het intranet ( redactieformule) de huisstijl verbindt het intra- en het extranetgedeelte van de RuG-pagina 47

13 Intranet RuG: huisstijl 2 bewaking van de huisstijl moeilijk omdat er heel veel redacteuren (met beperkte rechten) zijn oplossing pagina s zijn onderdeeld in een kader, waarin de huisstijl-elementen zitten, en een kern de opmaak van het kader is niet te beïnvloeden omdat voor de meeste redacteuren alleen de kern toegankelijk is (ook voor XML-coders!) nieuw huisstijl wordt ontwikkeld (bijv. wordt gesteld dat RuG in het buitenland onbegrijpelijk is) 48

14 Intranet RuG: medewerkersgedeelte informatie over arbeidsvoorwaarden (salaris, verlof, enz.), voorzieningen (postdienst, telefoontoestel), gezondheid,... hoort bij killer content: is bedoeld om medewerkers tot gebruik van het intranet te lokken hier speelt de HR-afdeeling een enthousiasmerende rol: interessante informatie wordt toegankelijk gemaakt tweede doel: zoveel mogelijk navragen te voorkomen door potentiëel belangrijke informatie van tevoren ter beschikking te stellen probleem: hoeveel mensen zijn er überhaupt van op de hoogte dat deze informatie op deze plek beschikbaar is? het kopje informatie voor medewerkers is niet helemaal eenduidig 49

15 Intranet RuG: medewerkerspagina s nu heeft iedereen zijn persoonlijke pagina ergens op het web geen gestandaardiseerde opbouw maakt opzoeken en uitwisselen van informatie over medewerkers moeilijk maar zulke informatie ( smoelenboek) is een must voor een intranet nieuwe medewerkerspagina s met gestandaardiseerde opbouw pilotfase ( contactgegevens functie en groepslidmaatschap optioneel verdere (ook gestandaardiseerde) pagina s over onderzoek voorbeeld: Gerry Wakkers pagina 50