Voorjaarsnota 2016 A.B. 16/38. SVHW Rijksstraatweg 3b Postbus ZH Klaaswaal (0186)

Transcriptie

1 A.B. 16/38 SVHW Rijksstraatweg 3b Postbus ZH Klaaswaal (0186) juni 2016 Pagina 1 van 12

2 Versie historie Versie Datum Status Auteur Controle Paraaf Concept J. Melissant R.S. Heij Definitief J. Melissant R.S. Heij 7 juni 2016 Pagina 2 van 12

3 Inhoudsopgave Inhoudsopgave... 3 Inleiding Financiële samenvatting Ontwikkelingen... 5 Toelichting per programma Algemeen Beheer Personele kosten Personeel derden Onderhoud gebouw Nutsvoorzieningen Porti en telefoon Kosten interne faciliteiten Kapitaalslasten Verzekeringen Kantoorartikelen/abonnementen Salarisadministratie, Belastingen en Diensten van derden Onvoorzien Vastgoedinformatie Kosten Automatisering Kosten kadaster, digitale kaarten, Kamer van Koophandel en GBA Cyclomedia WOZ-administratie Taxatiekosten en kosten gedingen en adviezen Heffingen WOZ-kosten derden Vervaardigen aanslagen Kosten bijsluiters Accountantskosten Overige diensten derden Invordering Kosten dwanginvordering Proceskostenvergoeding Bankkosten juni 2016 Pagina 3 van 12

4 2.6 Opbrengsten Opbrengst invorderingskosten Bijdragen deelnemers Overige opbrengsten Financieel overzicht Kosten gerelateerd aan boekjaar juni 2016 Pagina 4 van 12

5 Inleiding 1.1 Financiële samenvatting Deze Voorjaarsnota is opgesteld vanuit de werkelijke financiële mutaties tot en met 15 mei 2016 en aangevuld met geprognosticeerde lasten en baten voor het resterende boekjaar De totale kosten in de bedragen De totale baten bedragen Dit resulteert in een positief resultaat van ten opzichte van de Begroting 2016, die een nulresultaat heeft. In dit resultaat zijn de kosten opgenomen, die gerelateerd kunnen worden aan activiteiten die oorsprong hebben in het kalenderjaar Ontwikkelingen De periode van de stond voornamelijk in het teken van de aanslagoplegging. In totaliteit zijn er ca aanslagen WOZ, ca. 1,9 miljoen aanslagen Waterschapslasten en ca aanslagen overige belastingen opgelegd. Er zijn in totaliteit 2518 WOZ-bezwaarschriften ontvangen. In 2015 bedroeg dit nog 3163, waarmee de sinds 2014 dalende tendens zich voortzet. De impact van het Woningwaarderingsstelsel op het aantal WOZ-bezwaren is zeer beperkt. Er zijn vooralsnog slechts 55 bezwaren van huurders ontvangen. In de periode na de aanslagoplegging heeft SVHW de telefonische openingstijden verruimd en in overleg met de deelnemers drie inloopavonden georganiseerd, waarvan er één zeer goed bezocht was en twee slecht. Er zal voor 2017 dus nog scherper geanalyseerd moeten worden of een inloopavond wenselijk is. Naast de aanslagoplegging is SVHW gestart met invulling te geven aan de belangrijkste doelstellingen, die in Begroting 2016 zijn genoemd: Handhaven van schaalgrootte; Basis op orde (compleetheid en juistheid) van administraties en registraties; Verdere optimalisatie en rationalisatie van de (keten)dienstverlening- en interne bedrijfsvoeringprocessen; Verdere ontwikkeling van het digitale kanaal voor burgers en deelnemers; Digitalisering van de interne SVHW processen; Online ontsluiten van data en managementinformatie voor deelnemers; Afronden van de aansluiting op de LV-WOZ; Inrichten en optimaliseren van de BOR/BGT/BAG/WOZ-keten, waaronder het bereiken van efficiency voordelen op het gebied van geo-data. SVHW ontvangt inmiddels van de waterleidingmaatschappijen structureel de gebruiksgegevens, die worden toegepast voor de leegstandcontroles. Daarnaast is de BAG/WOZ relatering opgepakt en wordt er naar toegewerkt om minimaal 95% van de objecten te relateren (90% is vereist voor de aansluiting op de LV-WOZ). Het programma BAGSmart is inmiddels volledig in gebruik genomen en verder verfijnd. Dit programma vergelijkt verschillende luchtfoto s en signaleert wijzigingen. Hierdoor kan SVHW gericht controles uitvoeren en muteren. Naast de kwaliteitsimpuls levert dit ook efficiencywinst op. De vernieuwde SVHW website en het Loket (Mijn SVHW) zijn in januari in gebruik genomen. Dit biedt 7 juni 2016 Pagina 5 van 12

6 meer mogelijkheden geboden voor interactieve zelfservice. Een eerstvolgende stap is het beschikbaar stellen van het originele aanslagformulier in het Loket. Sinds 14 november 2015 is SVHW aangesloten op MijnOverheid. Inmiddels wordt circa 30% van de aanslagen via MijnOverheid verstuurt. SVHW beziet nu de mogelijkheid om meer informatiestromen toe te voegen. De invorderingsinformatie lijkt zich hier goed voor te lenen. SVHW blijft hierbij aandacht houden voor de groep, die geen gebruik maakt van het Internet. De samenwerking met de deelnemers in zogenaamde reflectiegroepen voor de ontwikkeling van de dienstverlening heeft resultaat opgeleverd. In februari zijn aanvullende functionaliteiten en rapportages beschikbaar gekomen in GeoWeb 4.1 en het managementinformatieportaal is in januari beschikbaar gesteld. Het promoten van het daadwerkelijk gebruik van het portaal door de deelnemers is een aandachtspunt, omdat circa de helft van de deelnemers het portaal niet of nauwelijks gebruikt. De concept Dienstverleningsovereenkomst (DVO) wordt in mei verspreid onder de gemeentelijke deelnemers voor een ambtelijke commentaarronde. Voor het Waterschap en de RAD worden gedurende de zomermaanden afzonderlijke versies opgesteld op basis van de gemeentelijke versie. Het bezwarenproces is intern gedigitaliseerd en voor de verdere optimalisatie van de interne processen heeft SVHW de volgende activiteiten ontplooid: De sleutelfunctionarissen van SVHW hebben een 3-daagse Lean Masterclass gevolgd. Ook de medewerkers krijgen uitleg over de Lean-methodiek. Het verkregen inzicht zal aan de basis staan van de verdere procesoptimalisatie; Het Bureau Berendschot heeft bij SVHW een QuickScan uitgevoerd met betrekking tot de implementatie van de Baseline Informatie Gemeenten (BIG) bij SVHW; De voorbereidingen zijn getroffen voor de uitvoering van een IT-Audit door Deloitte. Het is de bedoeling dat de uitkomsten van de QuickScan en de IT-Audit als een nulmeting gebruikt worden om gericht verder te werken aan de informatiebeveiliging binnen SVHW. Het in het kader van de Wet beveilig persoonsgegevens formaliseren van de werkafspraken over de informatieuitwisseling tussen de deelnemers en SVHW heeft hierbij prioriteit. De aansluiting op de landelijke voorziening WOZ (LV-WOZ) en de Basisregistratie Kadaster (BRK) is vanwege softwareproblemen bij de leverancier een moeizaam traject, dat diverse malen vertraagd is. De aansluiting op de LV-WOZ van de eerste gemeente is nu voorzien per medio juli (proefaansluiting per 15 juni) en de aansluiting op het BRK zal volgens de huidige planning in week 25 gerealiseerd worden. Vooral de vertraging met de BRK aansluiting leidt tot operationele issues. Het verwerken van de kadastrale gegevens, het vervolgens het uitvoeren van de marktanalyse en de herwaardering 2017 komen in gevaar. Als mitigerende maatregel wordt inmiddels externe capaciteit gereserveerd om zo snel mogelijk na het gereed komen van de aansluiting de achterstanden in te halen. Het probleem is niet uniek voor SVHW. SVHW werkt samen met andere belastingkantoren om in de richting van de leverancier druk te zetten en mogelijk verhaal te halen. Verder wordt de Waarderingskamer geïnformeerd over de situatie. Het werken met de basisregistraties lijkt landelijk te leiden tot meer handelingen en hogere eisen te stellen aan de keten (met name de GBA invoer door de gemeenten). SVHW monitort de situatie en zal indien nodig de deelnemers informeren over de consequenties. De gemeente Goeree-Overflakkee heeft in januari de BAG uitvoering ondergebracht bij SVHW. Voor het bereiken van efficiency voordelen op het gebied van de BAG geo-data heeft SVHW zo veel mogelijk afspraken gemaakt met de BGT geo-data inwinnende partijen van deelnemers. 7 juni 2016 Pagina 6 van 12

7 Toelichting per programma 2.1 Algemeen Beheer Personele kosten De personele kosten zijn in de begroting 2016 geraamd op basis van de salariskosten van de aanwezige formatie. Dit zijn personeelsleden met een vaste aanstelling of een jaarcontract. De salariskosten in deze Voorjaarsnota zijn berekend op basis van de werkelijke salariskosten tot en met april In april 2016 hebben alle medewerkers van SVHW een eenmalige prestatiebonus ontvangen van 250 netto. Deze eenmalige uitkering is niet in de begroting 2016 opgenomen en leidt derhalve tot een incidenteel nadelig resultaat ten opzichte van de begroting 2016 van Ten opzichte van het begrootte formatieniveau van 2016 (78,2 FTE) heeft er met ingang van 1 januari 2016 een stijging met 1 FTE plaatsgevonden, waardoor afbouw van structurele inhuur plaatsvindt. De formatie komt hiermee op 79,2 FTE. De structurele kosten bedragen Hiertegenover staan besparingen op inhuur van (para ) resp (para 2.4.5). Daarnaast is 1 FTE natuurlijk verloop tijdelijk ingevuld hangende de ontwikkelingen op het gebied van de interne digitalisering Personeel derden Op de inhuur van personeel derden wordt in de vooralsnog geen over- of onderschrijding verwacht Onderhoud gebouw Op het onderhoud van het bedrijfsgebouw wordt in de vooralsnog geen over- of onderschrijding verwacht. Het onderhoud in het kalenderjaar 2016 wordt uitgevoerd conform het MeerJaren OnderhoudsPlan Gebouwen Nutsvoorzieningen Door het vervangen van de verwarmingsinstallatie en door energiebesparende maatregelen wordt een positief resultaat op nutsvoorzieningen verwacht van Introductie van Ledverlichting en het gebruik vanco2 gecompenseerd (groen) gas zijn voorbeelden van het milieubewust handelen van SVHW Porti en telefoon Door het doorvoeren van een leverancierswijziging bij de postbezorging en door de resultaten van Mijnoverheid wordt een positief resultaat op porti en telefoon verwacht van Kosten interne faciliteiten Door minder kosten voor interne faciliteiten wordt er een positief resultaat verwacht van ten opzichte van de begroting Kapitaalslasten Op kapitaalslasten wordt in de geen over- of onderschrijding verwacht. 7 juni 2016 Pagina 7 van 12

8 2.1.8 Verzekeringen Door actualisering van de verzekeringsportefeuille en een eindafrekening over 2015 worden de kosten van verzekeringen in de hoger geraamd dan opgenomen in de begroting Kantoorartikelen/abonnementen Door het aanpassen van het contract voor de huur en het onderhoud van printers, het goedkoper inkopen van drukwerk en overige kantoorartikelen, ontstaat een verwacht positief resultaat van ten opzichte van de begroting Salarisadministratie, Belastingen en Diensten van derden Op deze kostensoorten wordt in de geen over- of onderschrijding verwacht Onvoorzien De post onvoorzien is in de nog niet vrijgevallen. 2.2 Vastgoedinformatie Kosten Automatisering Door de (niet begrote) voorbereidingen op de verplichte aansluiting LV-WOZ, de vernieuwing van de website/loket van SVHW, de aanschaf/vervanging van hard- en software, ontstaat een nadelig resultaat op automatiseringskosten van De vervanging van de overige hard- en software wordt conform het MeerJaren OnderhoudsPlan Automatisering uitgevoerd Kosten kadaster, digitale kaarten, Kamer van Koophandel en GBA Door een andere vorm van financiering kan SVHW gegevens raadplegen uit het stelsel van basisregistraties zonder daarvoor aanvullende variabele kosten doorbelast te krijgen vanuit het Kadaster, het GBA en de Kamer van Koophandel. Deze financiering geldt alleen voor standaardproducten. Maatwerk-producten, papieren producten en kopieën van akten zijn hiervan uitgesloten. Voor het GBA, de Kamer van Koophandel en het Kadaster leidt dit tot een voordeel van Cyclomedia Door contractonderhandelingen met Cyclomedia over de hoogte van licentiekosten voor de afname van luchtfoto s ontstaat een verwacht positief resultaat ten opzichte van de begroting 2016 van WOZ-administratie Taxatiekosten en kosten gedingen en adviezen Op de kosten die verband houden met de inhuur van personeel als gevolg van de taxatie van WOZobjecten en het afhandelen van gedingen en adviezen wordt in de een positief resultaat verwacht van Dit resultaat houdt verband met het afbouwen van structurele inhuur in relatie tot de uitbreiding van de vaste formatie. 7 juni 2016 Pagina 8 van 12

9 2.4 Heffingen WOZ-kosten derden Door het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties worden jaarlijks de WOZ en LV-WOZ kosten in rekening gebracht. In de begroting worden deze kosten opgenomen op basis van het aantal objecten binnen het gebied van het waterschap Hollandse Delta. De WOZ-kosten van niet deelnemende gemeenten binnen het gebied van het waterschap Hollandse Delta worden voor 100% doorbelast aan het waterschap Hollandse Delta. Bij deelnemende gemeenten binnen het gebied worden deze kosten voor 70% doorbelast aan de betreffende gemeente en voor 30% aan het waterschap Hollandse Delta. De dekking van de WOZ-kosten derden wordt gerealiseerd door een in de begroting 2016 opgenomen tariefopslag in de programma s Vastgoedinformatie en WOZ-administratie. De verwachte doorbelasting vanuit het ministerie bedraagt meer, waardoor een nadelig resultaat wordt verwacht van ten opzichte van de begroting Dit nadelige resultaat wordt bij de eindafrekening van het boekjaar 2016 in rekening worden gebracht bij de betreffende deelnemers (zie paragraaf 2.6.2). De overschrijding heeft derhalve geen effect in de Voorjaarsnota Vervaardigen aanslagen Door het verwerven van gebruiksgegevens van de waterleidingmaatschappijen, het uitvoeren van een integrale controle van de Toeristenbelasting en het uitbesteden van meer aanslagen aan DataB worden de kosten voor het vervaardigen van aanslagen hoger geraamd dan de begroting De begroting is ten opzichte van 2015 neerwaarts bijgesteld Kosten bijsluiters Door meer standaardisatie in de opmaak en het meer uitvoeren van correctiewerkzaamheden in eigen beheer wordt er een positief resultaat verwacht van Accountantskosten Door het uitvoeren van een IT-audit in 2016 wordt een nadelig resultaat verwacht op accountantskosten van Het uitvoeren van deze IT-audit was niet opgenomen in de begroting Overige diensten derden Op de kosten, die verband houden overige diensten van derden (inhuur), wordt in de Voorjaarsnota 2016 een positief resultaat verwacht van Dit resultaat houdt verband met het afbouwen van structurele inhuur in relatie tot de uitbreiding van de vaste formatie. 2.5 Invordering Kosten dwanginvordering Door een afname van de invorderingsactiviteiten en het meer in eigen beheer uitvoeren van invorderingsmaatregelen wordt in de een besparing geraamd van ten opzichte van de begroting 2016 (zie ook paragraf 2.6.1) Proceskostenvergoeding Voor de afhandeling van bezwaren en beroepen is in de begroting 2016 een bedrag opgenomen van 7 juni 2016 Pagina 9 van 12

10 Door de afname van het aantal bezwaren in 2016 worden de te verwachten kosten vooralsnog geraamd op het begrote bedrag van Bankkosten Op Bankkosten wordt in de geen over- of onderschrijding verwacht. 2.6 Opbrengsten Opbrengst invorderingskosten Door minder invorderingsactiviteiten gerelateerd aan aanmaningen en dwangbevelen wordt de prognose in de van de opbrengst invorderingskosten naar beneden bijgesteld tot De daling van de opbrengst invorderingskosten heeft een structureel karakter Bijdragen deelnemers Door het doorbelasten van de hogere WOZ-kosten derden (zie paragraaf 2.4.1) ontstaat in de een positief resultaat van ten opzichte van de begroting De hogere opbrengst van valt weg tegen de hogere WOZ-kosten derden van In de is dit effect derhalve kostenneutraal. Daarnaast zorgt de doorbelasting van extra activiteiten voor de aanslagoplegging van deelnemers voor een toename van het aantal aanslagregels en biljetten, hierdoor ontstaat een positief resultaat op de bijdragen van deelnemers van Beide ontwikkelingen resulteren in een positief resultaat in de van ten opzichte van de begroting Overige opbrengsten Op de overige opbrengsten wordt in de vooralsnog geen over- of onderschrijding verwacht. 7 juni 2016 Pagina 10 van 12

11 Financieel overzicht ( X 1.000,--) Algemeen beheer Begroting Prognose Afwijking prognose Prognose Prognose Jaarrekening 2016 Voorjaar 2016 t.o.v. begroting structureel incidenteel 2015 Personele kosten Personeel derden Onderhoud gebouw Nutsvoorzieningen Porti en telefoon Kosten interne faciliteiten Kapitaallasten Verzekeringen Kantoorartikelen/abonnementen Salarisadministratie Belastingen Diensten van derden Onvoorzien Totaal Vastgoedinformatie Kosten automatisering Kosten kadaster Digitale kaarten Kamer van Koophandel GBA Cyclomedia Totaal WOZ administratie Taxatiekosten Kosten gedingen en adviezen Totaal Heffingen WOZ kosten derden Vervaardigen aanslagen Kosten bijsluiters Accountantskosten Overige diensten derden Totaal Invordering Kosten dwanginvordering Bankkosten Proceskostenvergoeding Voorziening oninbare invorderingkst Totaal Totaal generaal uitgaven Opbrengst invorderingskosten Ontvangen rente Sub-totaal (A) Bijdragen deelnemers Overige opbrengsten Sub-totaal (B) Totaal generaal inkomsten (A+B) Totaal resultaat boekjaar juni 2016 Pagina 11 van 12

12 Kosten gerelateerd aan boekjaar 2015 In het boekjaar 2016 zijn kosten verwerkt die gerelateerd kunnen worden aan activiteiten die hun oorsprong hebben in het boekjaar Een voorbeeld hiervan is de uitbetaling van proceskostenvergoeding en de afwikkeling van bezwaren uit In onderstaande specificatie zijn de kosten opgenomen die verwerkt zijn in het boekjaar 2016 en gerelateerd zijn aan activiteiten in Prognose 2015 WOZ administratie Taxatiekosten Sub-totaal Heffingen Overige diensten derden Sub-totaal Invordering Kosten dwanginvordering Proceskostenvergoeding Sub-totaal Bijdrage deelnemers Correctie deelnemersbijdrage Totaal kosten gerelateerd aan voorgaand boekjaar juni 2016 Pagina 12 van 12