NIEUWE FUNCTIONALITEIT King 5.51

Transcriptie

1 NIEUWE FUNCTIONALITEIT King 5.51 Versie , augustus 2014 Quadrant Software B.V. Alle rechten voorbehouden

2 Inleiding Dit document geeft u inzicht in de nieuwe functionaliteit van King 5.51 ten opzichte van release Gedetailleerde programmabeschrijvingen kunt u vinden in het helpsysteem van King bij de betreffende programmafuncties. Naast de in dit document genoemde functionaliteit zijn er in King 5.51 nog meer aanpassingen en uitbreidingen doorgevoerd. Bekijk hiervoor de release notes King Deze kunt u vinden op onze website onder Support > Download King releases > Release notes. Wij wensen u veel succes met King 5.51! Inleiding Pagina 2 van 34

3 Inhoud 1 NIEUWE STIJL AFSLUITEN BOEKJAAR VOORLOPIGE BOEKJAARAFSLUITING VERNIEUWEN VAN DE VOORLOPIGE BEGINBALANS DEFINITIEVE BOEKJAAR AFSLUITING AANSLUITING MET VORIG BOEKJAAR FIATTEREN OPENSTAANDE POSTEN INSTELLEN IN KING Betalingscondities Vaste gegevens openstaande posten Rechten per gebruiker (optie) FIATTEREN FACTUURREGISTER AANMAKEN BETALINGSVOORSTEL UITBREIDING OPTIE AUTOMATISCHE INCASSO INCASSOREGELS VERZAMELEN DEBITEURNUMMER OVER TE NEMEN VIA FUNCTIETOETS UITBREIDINGEN OPTIE UREN-/PROJECTENREGISTRATIE INFO PROJECTTOTALEN: Laatst gebruikte indeling onthouden Selectie op teamleider is mogelijk Gegevens kunnen ook per projectonderdeel worden getoond uitgebreid met Gerealiseerde kosten/opbrengsten/resultaat WEEKSTAAT Nul-uren worden niet meer getoond Zoekvenster activiteiten ACCEPTEREN PROJECTMUTATIES / GOEDKEUREN ACTIVITEITEN Selectie op projectleider Mogelijkheid om alleen goedgekeurde uren accepteren WINSTNEMING PROJECTEN Alleen projecten waarvan een winstneming gedaan moet worden tonen Voor meerdere projecten tegelijk een winstneming doen PROJECTEN DIVERSEN Betalingsconditie en leveringsconditie instelbaar per project en/of factuurvoorstel Termijnen uit te splitsen naar BTW-code Gebruik van inkoopcombinatie mogelijk Melding bij invoer onbekende categorie Selectie op artikel, activiteit of overige kosten mogelijk bij afdrukken projectmutaties Meer posities voor de projectomschrijving (80 in plaats van 40) Afdrukken projectvoortgang: Invoeren projectmutaties Afdrukken projectresultaten: is af te drukken per boekjaar DIVERSEN INFO VOORRAADMUTATIES: OMSCHRIJVING VAN VOORRAADCORRECTIE OOK ZICHTBAAR AFDRUKKEN PRIJSLIJST: EAN-CODE KAN WORDEN AFGEDRUKT OPENSTAANDE POSTEN: CUMULATIEVE TELLING OOK BIJGEHOUDEN WIJZIGEN STATUS MEERDERE ORDERS OOK MOGELIJK IN OPENSTAANDE ORDERS PER DEBITEUR ONDERSTEUNING AUTOMATISCHE INCASSO IN POS OVERNEMEN BUDGETTEN : KEUZE VOORLOPIG, DEFINITIEF OF BEIDE FILTEREN OP ADRES IN VENSTER ZOEKEN DEBITEUREN/CREDITEUREN APART RECHT VOOR WIJZIGEN VRIJE RUBRIEKEN DEBITEUREN/CREDITEUREN/RELATIES AFDRUKKEN PRIJSWIJZIGINGEN: SELECTIE OP ARTIKELOMSCHRIJVING AFDRUKKEN TAKEN: SORTEREN OP TAAKSOORT Nieuwe stijl Pagina 3 van 34

4 INFO OMZETGEGEVENS: LAATST GEBRUIKTE INDELING GEBRUIKEN STAMGEGEVENS ARTIKEL: DEFAULT TABKAART INSTELBAAR ORDERS: NAAST DATUM WORDT NU OOK DE TIJD VAN AFDRUKKEN VAN DOCUMENTEN BIJGEHOUDEN PRIJSAFSPRAKEN: LAATST ARTIKEL EN FILTER ONTHOUDEN IN ZOEKVENSTER ARTIKELEN AFSTEMMINGSOVERZICHT: PROJECTCODE EN OMSCHRIJVING AF TE DRUKKEN OP AFSTEMMINGSOVERZICHT LAYOUT-EDITOR: ZOOMPERCENTAGE WORDT ONTHOUDEN VERWERKINGSVERSLAGEN VERPLAATST EN LEEG TE MAKEN T/M IN TE GEVEN DATUM ORDERS: VOLUME VAN COLLI TE BEREKENEN O.B.V. AFMETINGEN HISTORISCH VOORRAADOVERZICHT: VRIJE RUBRIEKEN ARTIKELEN AF TE DRUKKEN CONTROLE OP GELDIGHEID BIC AANGIFTE OMZETBELASTING: BETALINGSKENMERK IS TE BEREKENEN MELDING BIJ ORDERINVOER ALS ER OPENSTAANDE OFFERTES ZIJN AFDRUKKEN KREDIETOVERSCHRIJDINGEN: LAYOUT INSTELBAAR (MET OPTIE) ZOEKEN OP ARTIKELNUMMER IN FACTUURHISTORIE/UITLEVERHISTORIE: HISTORISCHE PRIJSWIJZIGINGEN OP TE VRAGEN VANUIT ARTIKELVENSTER APART RECHT VOOR VERWIJDEREN PRIJSAFSPRAKEN VASTE GEGEVENS PARTIJEN IN TE STELLEN ZONDER DEFAULT SELECTIE OP ALLEEN DEBITEUREN MET OPENSTAANDE ORDERS OVERNEMEN STAMGEGEVENS UITGEBREID ORDERS: INZIEN HISTORISCHE ORDER Nieuwe stijl Pagina 4 van 34

5 1 Nieuwe stijl De afgelopen jaren is er veel ontwikkeld aan King zodat alle programmatuur voldoet aan de moderne eisen. King zelf heeft echter zijn vertrouwde uiterlijk gehouden. Met de komst van King 5.51a is de kleurstelling aangepast waardoor het King programma nu ook een moderne uitstraling heeft. Bij een nieuwe installatie van King zal deze nieuwe weergave gelijk gebruikt worden. U kunt als gebruiker wel altijd kiezen of u gebruik wilt maken van deze weergave. Zo kunt u onder menupunt ALGEMEEN > VISUELE STIJL instellen of u gebruik wilt maken van deze King stijl of dat u gebruik wilt maken van de standaard Windows weergave. Het aanpassen van de stijl is gebonden aan de Windows gebruiker op de pc. De verschillende gebruikers in een Multi User installatie van King kunnen dus gebruik maken van een stijl naar keuze. Nieuwe stijl Pagina 5 van 34

6 2 Afsluiten boekjaar Afsluiten boekjaar is gewijzigd; er is de mogelijkheid bijgekomen om het boekjaar voorlopig af te sluiten. In de voorlopige boekjaarafsluiting gaan naast de definitieve boekingsgangen ook alle voorlopige boekingsgangen mee in de boekjaarafsluiting. In het nieuwe boekjaar zal in een voorlopige boekingsgang de voorlopige beginbalans worden aangemaakt, deze boekingsgang is niet definitief te maken, te wijzigen of te verwijderen. 2.1 Voorlopige boekjaarafsluiting Ga via het hoofdmenu punt DIVERSEN naar AFSLUITEN BOEKJAAR, u krijgt dan een uitleg dat het boekjaar definitief of voorlopig afgesloten kan worden. Klik op Doorgaan, indien er voorlopige boekingsgangen voorkomen in het af te sluiten boekjaar. De volgende melding zal dan verschijnen. Indien u toch een definitieve boekjaarafsluiting wilt maken, klikt u op Afbreken en verwerkt u alle voorlopige boekingsgangen in het af te sluiten boekjaar. Om door te gaan met de voorlopige boekjaarafsluiting klikt u op Doorgaan. De vraag Hebt u een backup gemaakt? Kunt u met Ja antwoorden indien u een backup hebt gemaakt! U krijgt nu het venster Afsluiten boekjaar. Afsluiten boekjaar Pagina 6 van 34

7 Hier geeft u aan in welk dagboek de beginbalans gemaakt wordt, op welke rekening het resultaat geboekt moet worden, de omschrijving voor de boekingen van de beginbalans en het nieuwe boekjaar. Nieuw is de keuze Voorlopige boekingsgangen, met deze keuze geeft u aan of u het boekjaar voorlopig of definitief afsluit. Niet meenemen in beginbalans; alleen de definitieve boekingsgangen gaan mee naar de beginbalans van het nieuwe boekjaar (Definitieve boekjaarafsluiting). Meenemen in beginbalans; alle boekingsgangen, definitief en voorlopig, gaan mee in de beginbalans (Voorlopige boekjaarafsluiting). Klik op Doorgaan om het boekjaar af te sluiten. Bij de voorlopige boekjaarafsluiting krijgt u de volgende melding. Als u op Doorgaan klikt, komt u in het venster met de voorlopige boekingsgang van de beginbalans. Deze voorlopige boekingsgang is alleen in te zien. Als u de boekingsgang wilt wijzigen of verwijderen krijgt u de volgende melding. Afsluiten boekjaar Pagina 7 van 34

8 2.2 Vernieuwen van de voorlopige beginbalans. Als u in het voorlopig afgesloten boekjaar wijzigingen aanbrengt in de voorlopige boekingsgangen of nieuwe (voorlopige) boekingsgangen toevoegt klopt de eindbalans van het voorlopig afgesloten boekjaar niet meer met de voorlopige beginbalans in het nieuwe boekjaar. Om de beginbalans te vernieuwen kunt u het voorlopig afsluiten van het boekjaar herhalen. Een voorlopig afgesloten boekjaar kunt u opnieuw afsluiten via de stappen hierboven beschreven in hoofdstuk 2.1. Als u het boekjaar opnieuw Voorlopig afsluit zal de beginbalans in het nieuwe boekjaar worden vervangen door de nieuwe beginbalans. U kunt via afsluiten boekjaar de beginbalans blijven vernieuwen tot u gereed bent om het boekjaar definitief af te sluiten. 2.3 Definitieve boekjaar afsluiting. Het boekjaar definitief afsluiten kunt u maar eenmalig doen. Maak voordat u het boekjaar definitief afsluit alle boekingsgangen definitief. U doet dit via menupunt FINANCIEEL > VERWERKEN MEERDERE BOEKINGSGANGEN, selecteer alle boekingsgangen en verwerk deze. Sluit vervolgens zoals beschreven in hoofdstuk 2.1 het boekjaar af maar kies bij de keuze Voorlopige boekingsgangen voor Niet meenemen in beginbalans. Afsluiten boekjaar Pagina 8 van 34

9 Klik op Doorgaan om het boekjaar af te sluiten. Bij de definitieve boekjaarafsluiting krijgt u de volgende melding. U krijgt in het nieuwe boekjaar een beginbalans in een boekingsgang die u wel kunt wijzigen en verwerken. 2.4 Aansluiting met vorig boekjaar Als u in het definitief afgesloten boekjaar nieuwe boekingsgangen toevoegt, klopt de eindbalans van het afgesloten boekjaar niet meer met de beginbalans in het nieuwe boekjaar. Om de beginbalans van het nieuwe boekjaar aan te laten sluiten op de eindbalans van het afgesloten boekjaar, gaat u naar menupunt DIVERSEN > AANSLUITING MET VORIG BOEKJAAR. Volg het menu en sluit alle nieuwe regels aan. In een nieuwe boekingsgang in de beginbalans zullen alle journaalregels worden opgenomen die na de afsluiting of laatste aansluiting nog toegevoegd zijn in het afgesloten boekjaar. Afsluiten boekjaar Pagina 9 van 34

10 Zowel bij de definitieve boekjaarafsluiting als bij aansluiting met vorig boekjaar zal King alleen de definitieve boekingsgangen meenemen in de boekjaarafsluiting. Afsluiten boekjaar Pagina 10 van 34

11 3 Fiatteren openstaande posten Veel King gebruikers hebben de wens geuit om inkoop- en verkoopfacturen goed te kunnen keuren voordat deze opgenomen worden in een betalingsvoorstel of incassovoorstel. Deze wens is in King 5.51a ingebouwd. Het is nu mogelijk openstaande posten van debiteuren en crediteuren te fiatteren. 3.1 Instellen in King Na de update van uw administratie naar King 5.51a staan alle instellingen standaard zo ingesteld dat er automatisch gefiatteerd wordt. U hoeft dan dus niets te doen. Als u een nieuwe administratie aanmaakt of u de instellingen van het fiatteren wilt wijzigen, dan moet u de volgende stappen doorlopen, Betalingscondities Per betalingsconditie dient u aan te geven of posten die hiermee geboekt worden default gefiatteerd zijn of niet. Wilt u bijvoorbeeld alle verkoop factureren automatisch laten fiatteren en alle inkoop factureren handmatig fiatteren, dan dient u uw debiteuren te voorzien van een betalingsconditie waarbij het selectievakje aan staat. Vervolgens dient u uw crediteuren te voorzien van een betalingsconditie waarbij dit selectievakje uit staat Vaste gegevens openstaande posten Bij de Vaste gegevens openstaande posten debiteuren/crediteuren hebt u de instelling Standaard gefiatteerd erbij gekregen. Dit selectievakje bepaalt de default-instelling voor alle posten van debiteuren of crediteuren waarbij geen betalingsconditie is opgeven. Als er bij een debiteur of crediteur wel een betalingsconditie is opgeven is deze bepalend en wordt de instelling in de Vaste gegevens genegeerd. Fiatteren openstaande posten Pagina 11 van 34

12 3.1.3 Rechten per gebruiker (optie) Als u gebruik wilt maken van het fiatteren, dan kunt u als uw King product de rechtenmodule heeft, hier ook nog een apart recht aan koppelen. Per gebruiker kunt u dan instellen of deze het recht heeft om openstaande posten van debiteuren of crediteuren te fiatteren. Een gebruiker met dit recht kan een openstaande post van een verkoop- of inkoopfactuur fiatteren en mag tevens de betalingsconditie in de stamgegevens van de debiteuren/crediteuren wijzigen in een betalingsconditie met een andere fiatteerinstelling. U hebt het recht Fiatteren inkoop- of verkoopfacturen nodig om de betalingsconditie te wijzigen in een betalingsconditie met een andere fiatteerinstelling. Denk ook aan: - de rechten van King-gebruikers die werken met de optie Offertes en de betalingsconditie van de debiteur(en) moeten kunnen wijzigen en - (het wijzigen van) de betalingsconditie in tabkaart Vaste gegevens van openstaande orders. 3.2 Fiatteren Openstaande posten van debiteuren/crediteuren die niet automatisch worden gefiatteerd zult u handmatig moeten fiatteren, Dit doet u als volgt: Ga naar menupunt DEBITEUREN/CREDITEUREN > INFO OPENSTAANDE POSTEN DEBITEUREN/CREDITEUREN. In dit venster ziet u alle openstaande posten van uw debiteuren/crediteuren. Selecteer aan de rechter zijde onder Tonen de rubriek Te fiatteren. In het venster krijgt u nu alleen nog de posten te zien die nog gefiatteerd moeten worden. Fiatteren openstaande posten Pagina 12 van 34

13 Selecteer nu een post en klik op Wijzigen U komt dan in het mutatievenster van de openstaande post, waar u de post kunt fiatteren door in de Specificatie het vakje Gefiatteerd te selecteren; U kunt nu naar de volgende post. Dit kan door in het venster met de openstaande post te kiezen voor volgende (Ctrl + F7), Wanneer u nu een betalings- of incassovoorstel aanmaakt, worden alle gefiatteerde openstaande posten daarin opgenomen. 3.3 Factuurregister Dit factuurregister toont alle facturen die geboekt zijn vanaf de beginbalans tot en met de laatste factuurboeking in het lopende boekjaar. Dit in tegenstelling tot het venster met openstaande posten, waarin uitsluitend de openstaande posten worden getoond. Het factuurregister kunt u opvragen voor zowel debiteuren als crediteuren vanuit het venster Openstaande posten debiteur/crediteur met behulp van de knop Factuurregister (onderin het venster). U komt dan in het volgende venster: Fiatteren openstaande posten Pagina 13 van 34

14 U ziet in het factuurregister een kolom Verwerkt staan. Als in deze kolom een vinkje staat, dan geeft dit aan dat de factuur geheel betaald/afgeletterd is, m.a.w. het openstaande saldo van de betreffende factuur is nul. 3.4 Aanmaken betalingsvoorstel Ook het venster waarmee u een betalingsvoorstel kunt aanmaken is uitgebreid. Zo is het nu mogelijk om alle creditnota s van debiteuren standaard mee te nemen. Let op! Bij het aanmaken van een betalingsvoorstel worden alleen de gefiatteerde posten van de opgegeven selectie opgenomen. Niet-gefiatteerde posten kunnen wel handmatig worden toegevoegd met behulp van de knop Toevoegen: U komt dan in het onderstaande venster: Omdat niet gefiatteerde posten standaard niet worden opgenomen in een betalingsvoorstel, kunt u er hiermee ook voor zorgen dat crediteuren die facturen bij u incasseren buiten de betalingsopdracht blijven. Hebt u bij deze crediteur enkele posten die geïncasseerd worden dan fiatteert u alleen de posten die u zelf wilt betalen via een betalingsopdracht in King. Fiatteren openstaande posten Pagina 14 van 34

15 4 Uitbreiding optie Automatische incasso In King 5.51a is ook een aantal uitbreidingen verwerkt in de incassomodule van King. Zo zullen standaard alleen gefiatteerde (zie voorgaande hoofdstuk) openstaande posten in aanmerking komen voor automatische incasso. Ook is het in King 5.51a mogelijk meerdere openstaande posten te verzamelen in een incasso-opdracht. 4.1 Incassoregels verzamelen In King 5.51a is het mogelijk om meerdere openstaande posten van een debiteur in een incasso-opdracht te verzamelen. Deze nieuwe functionaliteit komt u tegen bij het aanmaken van een incassovoorstel: Als u het vakje Incasso s verzamelen hebt geselecteerd, worden incasso-betalingen met dezelfde debiteur, bankrekening en machtiging verzameld tot één betaling. Hebt u bij Opdrachtdatum gekozen voor Incasso-/vervaldatum, dan worden posten alleen verzameld als ze bovendien dezelfde incassodatum hebben. Als u daar gekozen hebt voor Andere datum, dan blijft bij het verzamelen de incassodatum buiten beschouwing. Als u posten kunt verzamelen in een incasso-opdracht, is het ook mogelijk om creditnota s en teveelbetalingen te verrekenen. Vooruitbetalingen worden niet verrekend met andere posten in het voorstel. Nadat het voorstel is aangemaakt, kunt u ook nog betalingen verzamelen of uitsplitsen. Uitbreiding optie Automatische incasso Pagina 15 van 34

16 Als er sprake is van een verzamelregel in het incassovoorstel, dan is deze regel gespecificeerd in het onderste deel van het venster. Hier kunt u eventueel nog bedragen aanpassen of regels toevoegen aan of verwijderen uit de verzamelregel. 4.2 Debiteurnummer over te nemen via functietoets Bij de incassomachtiging is het nu mogelijk om via de functietoets F7 of via de rechtermuisknop het debiteurnummer in te laten vullen als referentienummer. Vaak wordt door King-gebruikers bij het veld Referentie gekozen voor het debiteurnummer in combinatie met een volgnummer of datum. Als u de machtigingen handmatig aanmaakt kunt u nu dus beginnen met de toets F9 gevolgd door een zelf op te geven code. Uitbreiding optie Automatische incasso Pagina 16 van 34

17 5 Uitbreidingen optie Uren-/Projectenregistratie De optie Uren-/Projectenregistratie bevat vanaf King 5.51a een aantal uitbreidingen en verbeteringen. Daarnaast is er gewerkt aan de vormgeving, zodat velden duidelijker en overzichtelijker zijn weergegeven. Verder is een aantal rapporten aangepast. 5.1 Info projecttotalen: De module Info projecttotalen wordt gebruikt om de projecttotalen op het scherm weer te geven. Met de komst van King 5.51a zijn hier de volgende functies bij gekomen: Laatst gebruikte indeling onthouden De laatst gebruikte indeling wordt nu onthouden. Dat betekent dat als u het venster opent en direct een keus wilt maken u geen melding meer krijgt over het invullen van de te gebruiken indeling Selectie op teamleider is mogelijk Vanaf King 5.51a is het ook mogelijk om een selectie te maken op basis van teamleider Gegevens kunnen ook per projectonderdeel worden getoond De onderdelen die u bij een project vastlegt in de structuur zijn nu ook te gebruiken in info projecttotalen. Daarmee is het bijvoorbeeld mogelijk om de resultaten per onderdeel te tonen (bij regieprojecten). Uitbreidingen optie Uren-/Projectenregistratie Pagina 17 van 34

18 In onderstaande afbeelding willen we per project zien welke onderdelen daaronder vallen. Als we dit onderdeel dan tonen in info projecttotalen zou het scherm er als volgt uit kunnen zien: Als u gebruik maakt van sjablonen bij projecten en deze steeds toepast bij uw projecten, zullen de meeste projecten eenzelfde structuur hebben. In die situatie is het mogelijk om projectonderdelen met de zelfde omschrijving bij elkaar te tellen uitgebreid met Gerealiseerde kosten/opbrengsten/resultaat Vanaf King 5.51a zijn de kolommen gerealiseerde kosten, gerealiseerde opbrengsten en gerealiseerd resultaat er bij gekomen. Hiermee kunt u in de project totalen zien van welke termijnprojecten of onderdelen er winstnemingen zijn verwerkt. Uitbreidingen optie Uren-/Projectenregistratie Pagina 18 van 34

19 5.2 Weekstaat Nul-uren worden niet meer getoond In de weekstaat worden de nul-uren niet meer getoond. Hierdoor oogt het scherm overzichtelijker Zoekvenster activiteiten Het zoekvenster van de activiteiten dat u kunt oproepen bij het invoeren van een regel in de weekstaat is op een tweetal punten aangepast. Zo wordt de sortering van het zoekvenster onthouden en als u in de weekstaat een activiteit wilt selecteren kan het zoekvenster rekening houden met de gebruikerstoestemming of het projectonderdeel. In het zoekvenster vindt u deze instellingen onder het menupunt WEERGEVEN. Standaard zal het selectievakje alleen aanstaan bij Alleen activiteiten waarvoor gebruikerstoestemming is. Als u gebruik maakt van voorcalculatieregels kan het handig zijn om te kiezen voor Alleen activiteiten van projectonderdeel. Als u daar voor kiest worden dan namelijk alleen de activiteiten getoond die in de projectstructuur als voorcalculatieregel zijn opgenomen onder het betreffende projectonderdeel. 5.3 Accepteren projectmutaties / goedkeuren activiteiten Selectie op projectleider Vanaf King 5.51a is het mogelijk om ook alleen uren te selecteren bij het accepteren of goedkeuren van projectmutaties op projectleider. Zo kunt u dus in een keer alle mutaties die onder een projectleider vallen accepteren. Uitbreidingen optie Uren-/Projectenregistratie Pagina 19 van 34

20 5.3.2 Mogelijkheid om alleen goedgekeurde uren accepteren Het is nu ook mogelijk om bij het accepteren van projectmutaties te selecteren op goedgekeurde of nog niet goedgekeurde mutaties. Als u gebruik maakt van goedkeuren dan zult u wellicht ook alleen de goedgekeurde uren willen accepteren. U vindt deze nieuwe instellingen onder het menupunt WEERGEVEN in het venster van accepteren projectmutaties. 5.4 Winstneming projecten Alleen projecten waarvan een winstneming gedaan moet worden tonen Bij het verwerken van winstnemingen kunt het zoekvenster zo instellen dat u alleen de projecten ziet met een ongerealiseerd resultaat. Zo kunt u snel zien van welke termijnprojecten u een winstneming moet uitvoeren. U vindt deze instelling onder het menupunt WEERGEVEN in het zoekvenster van de winstnemingen Voor meerdere projecten tegelijk een winstneming doen Bij het boeken van winstnemingen is het vanaf King 5.51a mogelijk om voor meerdere projecten in een keer een winstneming uit te voeren. Dit is erg handig als u bijvoorbeeld elke periode alle tot dan toe gemaakte kosten of opbrengsten naar het resultaat wilt doorzetten. Om van meerdere projecten tegelijk de winst te nemen kiest u in het venster Selecteer project voor winstneming voor de knop Selectie Boeken. U komt dan in een nieuw venster waar u de projecten ziet staan waarvan u de winstneming kunt boeken. Als u de projecten wilt selecteren op basis van een filter is dat ook mogelijk. Voordat u op de knop Selectie boeken klikt, maakt u dan een filter van de projecten waar u de winst van wilt nemen. Uitbreidingen optie Uren-/Projectenregistratie Pagina 20 van 34

21 In dit venster zet u bij de projecten waar u de winst van wilt nemen het selectievakje aan in de kolom Boeken. Vervolgens zal King de kolom Te nemen Kosten en Te nemen opbrengsten overnemen met het te nemen saldo. De bedragen in de kolom kunt u desgewenst nog aanpassen. Zo hebben we in bovenstaande afbeelding het bedrag van de te nemen opbrengsten bij project 0008 aangepast. Ook is het mogelijk om een percentage op te nemen. Zo betreft het saldo van project 0006 en 0009 in ons voorbeeld een aanbetaling waar we 30% van nemen. Als u alle projecten hebt ingesteld klikt u op de knop Boeken. 5.5 Projecten diversen Betalingsconditie en leveringsconditie instelbaar per project en/of factuurvoorstel Vanaf King 5.51a is het mogelijk om een afwijkende betalingsconditie of leveringsconditie in te voeren voor het project. Dat doet u op de tabkaart Facturering of in het factuurvoorstel op de tabkaart Vaste gegevens. Als u geen keuze maakt wordt de betalingsconditie of leveringsconditie van de debiteur gekozen. De gebruikte de betalingsconditie of leveringsconditie wordt overgenomen naar het factuurvoorstel. Zolang het factuurvoorstel de status concept heeft kunt u dit nog wijzigen onder de tabkaart Vaste gegevens Termijnen uit te splitsen naar BTW-code Als u de projecttermijnen aanmaakt via het venster Aanmaken termijnen is het nu ook mogelijk om de termijnen uit te splitsen naar BTW-code. Op basis van de voorcalculatieregels wordt dan per BTW-code een termijn aangemaakt. U kunt dit instellen in de groupbox Termijnen in het veld Uitsplitsen naar BTWcode Uitbreidingen optie Uren-/Projectenregistratie Pagina 21 van 34

22 Als u deze rubriek selecteert zullen de termijnen verdeeld worden op basis van de BTW-code die gebruikt is bij de voorcalculatieregels. Laat u het vakje leeg, dan wordt voor alle termijnen de default BTW-code gebruikt van het project en als die niet is ingevuld, dan de BTW-code uit de Vaste gegevens projecten. In het zoekvenster met de projecttermijnen zijn nu ook de BTW-code en het percentage beschikbaar Gebruik van inkoopcombinatie mogelijk Als u gebruik maakt van de inkoopcombinatie dan kunt u die vanaf King 5.51a ook gebruiken binnen de projectenmodule. Met de optie Inkoopcombinatie kunt u voor debiteur A een project uitvoeren terwijl debiteur B (de inkoopcombinatie) de factuur krijgt. Bij een inkoopcombinatie kunnen bij drie rubrieken een ander debiteurnummerinvoeren: Factuurdebiteur, selecteer hier de factuurdebiteur (dat is de debiteur die de factuur moet ontvangen), meestal is dat de inkoopcombinatie. Debiteurnr. omzet, geef hier aan op welke debiteur de omzet moet worden geboekt. Dat kan de inkoopcombinatie zijn maar ook de debiteur die de order plaatst. Debiteurnr. prijzen, geef hier aan welke prijsafspraken moeten worden gebruikt bij het invoeren van het project. Meestal zullen de prijsafspraken van de inkoopcombinatie worden gebruikt; in dat geval vult u hier het debiteurnummer van de inkoopcombinatie in. Onderstaand project is voor debiteur Gedoflex Rotterdam. De facturen van dit project gaan voor dit project naar een andere debiteur, namelijk Gedoflex Holding : De gegevens van de inkoopcombinatie worden overgenomen naar het factuurvoorstel. Zolang het factuurvoorstel de status concept heeft kunt u dit nog wijzigen onder de tabkaart Vaste gegevens Melding bij invoer onbekende categorie Om te voorkomen dat er een wildgroei ontstaat aan projectcategorieën is het vanaf King 5.51a instelbaar om een melding te laten weergeven als u een categorie wilt gebruiken die nog niet bestaat. Deze melding kunt u instellen onder het menupunt WEERGEVEN > MELDINGEN in het betreffende venster: Uitbreidingen optie Uren-/Projectenregistratie Pagina 22 van 34

23 5.5.5 Selectie op artikel, activiteit of overige kosten mogelijk bij afdrukken projectmutaties Bij het afdrukken van projectmutaties is het nu ook mogelijk een selectie te maken op Artikelen, Activiteiten of Overige kosten Meer posities voor de projectomschrijving (80 in plaats van 40) De projectomschrijving is uitgebreid van 40 naar 80 posities. Aandachtspunt bij het gebruik van langere omschrijvingen is dat deze wellicht niet meer geheel getoond kunnen worden op de afdruk. Als u dus gebruik gaat maken van langere omschrijvingen moet u deze layouts eventueel aanpassen Afdrukken projectvoortgang: Het veld prijsopgave is vanaf King 5.51a beschikbaar in de layout van de projectvoortgang. Daarnaast kunt u bij het afdrukken van de projectvoortgang nu ook een datumrange op geven en is het mogelijk om de afdruk te starten vanuit het project zelf door in de projectkaart te kiezen voor menupunt AFDRUKKEN > PROJECTVOORTGANG Invoeren projectmutaties Bij projectmutaties is het vanaf King 5.51a mogelijk om de mutatiesoort te wijzigen als de status van de mutatieregel concept is. Daarnaast kunt u het zoekvenster van de activiteiten bij het invoeren van projectmutaties zo instellen dat alleen de activiteiten getoond worden waar een gebruikerstoestemming voor is Afdrukken projectresultaten: is af te drukken per boekjaar Bij het afdrukken van projectresultaten kon u t/m King 5.50a alleen maar kiezen voor een t/m mutatie datum. Vanaf King 5.51a is het mogelijk om hier ook een Van mutatie datum op te geven, zodat het dus mogelijk is om een resultaat per boekjaar of periode op te vragen. Uitbreidingen optie Uren-/Projectenregistratie Pagina 23 van 34

24 6 Diversen 6.1 Info voorraadmutaties: Omschrijving van voorraadcorrectie ook zichtbaar. In het venster Voorraadmutaties en Voorraadmutaties per artikel is een tweede kolom omschrijving toegevoegd. Deze kolom toont de omschrijving van de voorraadmutatie die aangemaakt is via voorraadcorrecties. 6.2 Afdrukken prijslijst: EAN-code kan worden afgedrukt Op prijslijsten is het nu mogelijk om de Default EAN code van een artikel af te drukken. 6.3 Openstaande posten: cumulatieve telling ook bijgehouden In het venster van openstaande posten per debiteur en crediteur is de kolom Cum. Tegenwaarde toegevoegd. Deze kolom toont de cumulatieve waarde van de getoonde openstaande posten. Diversen Pagina 24 van 34

25 6.4 Wijzigen status meerdere orders ook mogelijk in Openstaande orders per debiteur. In het venster met de openstaande orders van de debiteur is het nu mogelijk om via menupunt MUTEREN > WIJZIGEN STATUS VAN ALLE GESELECTEERDE ORDERS in een keer de status van de geselecteerde orders te wijzigen. 6.5 Ondersteuning automatische incasso in POS Het is mogelijk om via Point of Sale een verkoop op rekening te registreren die een openstaande post aanmaakt met de betalingsconditie Automatische incasso. Dat kan alleen met optie Automatische incasso en als de debiteur waarvoor u de POS-afrekening registreert de betalingsconditie Automatische incasso heeft. Diversen Pagina 25 van 34

26 Alle bonnen van die betreffende debiteur die op rekening afgerekend worden, zullen een openstaande post voor incasso opleveren. Diversen Pagina 26 van 34

27 6.6 Overnemen budgetten : Keuze voorlopig, definitief of beide Als u via menupunt FINANCIEEL > BUDGETTEN > OVERNEMEN BUDGETTEN een budget overneemt van een ander boekjaar, en daarin vervolgens het budget laat baseren op het werkelijk saldo, dan hebt u nu de keuze om dit te doen op basis van de Definitieve, Voorlopige of Definitieve en voorlopige gegevens. 6.7 Filteren op adres in venster zoeken debiteuren/crediteuren In het menupunt DEBITEUREN/CREDITEUREN/RELATIES ZOEKEN hebt u een aantal filtermogelijkheden. Deze zijn uitgebreid met een filter op Apart recht voor wijzigen vrije rubrieken debiteuren/crediteuren/relaties Het muteren van vrije rubrieken van debiteuren, crediteuren en relaties is ondergebracht in een apart recht in de rechtenstructuur van King. Dit recht is te vinden in de rechtenstructuur onder DEBITEUREN/CREDITEUREN/RELATIES, STAMGEGEVENS, TOEVOEGEN EN WIJZIGEN DEBITEUREN/CREDITEUREN/RELATIES. Diversen Pagina 27 van 34

28 6.9 Afdrukken prijswijzigingen: Selectie op artikelomschrijving Bij het afdrukken van prijswijzigingen is de mogelijkheid toegevoegd om artikelen te selecteren worden op Artikelomschrijving Afdrukken taken: Sorteren op taaksoort Met de optie Contactregistratie en Taken kun u taken aanmaken. Bij het afdrukken van taken via menu punt ORGANISATIE > AFDRUKKEN TAKEN PER kunt u de af te drukken taken nu ook sorteren op Taaksoort-code of Taaksoort-omschrijving Info omzetgegevens: Laatst gebruikte indeling gebruiken Bij het openen van het venster info omzetgegevens via VERKOPEN > OMZETTEN > INFO OMZETGEGEVENS zal standaard de laatst gebruikte indeling worden geselecteerd Stamgegevens artikel: Default tabkaart instelbaar. In het venster Artikelgegeven is het nu mogelijk om via menupunt WEERGEVEN de Default tabkaart te selecteren waarmee het venster wordt geopend. Diversen Pagina 28 van 34

29 6.13 Orders: Naast datum wordt nu ook de tijd van afdrukken van documenten bijgehouden. In de orders werd al bijgehouden welke gebruiker op welke datum een document heeft afgedrukt, dit is nu uitgebreid met de tijd van de afdruk Prijsafspraken: laatst artikel en filter onthouden in zoekvenster artikelen. Bij het vastleggen van prijsafspraken per debiteur per artikel of per opbrengstgroep per artikel kunt u bij het selecteren van het artikel het zoekvenster artikelen opvragen. Het zoekvenster artikelen zal tijdens het aanmaken van prijsafspraken het laatst geselecteerde artikel en het aangemaakte filter onthouden. Dit maakt het eenvoudiger om snel een reeks prijsafspraken vast te leggen. Diversen Pagina 29 van 34

30 6.15 Afstemmingsoverzicht: Projectcode en omschrijving af te drukken op afstemmingsoverzicht. Op het afstemmingsoverzicht is het nu mogelijk om de projectcode en projectomschrijving van projectfacturen af te drukken. Hiervoor zult u wel de layout moeten aanpassen Layout-editor: Zoompercentage wordt onthouden. In de layout editor van King kunt u rechts onderaan op het venster een Zoom percentage instellen. De zoominstelling wordt per Windows gebruiker onthouden. Bij het opnieuw openen van de layout-editor zal het laatst gebruikte Zoompercentage ingesteld staan Verwerkingsverslagen verplaatst en leeg te maken t/m in te geven datum. Van iedere import in King (behalve bij Importeren ASCII-bestand met journaalposten of voorlopige boekingsgangen) wordt een verwerkingsverslag aangemaakt. Dat kunt u nu vinden via menu punt DIVERSEN > VERWERKINGSVERSLAGEN. Deze lijst met verwerkingsverslagen is via het menu punt MUTEREN > LEEGMAKEN leeg te maken tot en met een zelf te bepalen verwerkingsdatum Orders: volume van colli te berekenen o.b.v. afmetingen In een order hebt u de mogelijkheid om verzendgegevens bij te houden. Vervoerders en colli gegevens kunt u bijhouden in het programma Vaste gegevens orders facturering. Per collo kunt u o.a. Lengte, Diversen Pagina 30 van 34

31 breedte, hoogte en volume bijhouden. Het volume van de colli kunt u via functietoets F9 of via het rechtermuismenu laten berekenen. Dit gebeurt op basis van de opgegeven Lengte, breedte en hoogte van het collo-type. Als het toegestaan is de afmeting van het collo-type te wijzigen in de order, dan kunt u ook daar op basis van de opgegeven afmetingen het volume uit laten rekenen Historisch voorraadoverzicht: Vrije rubrieken artikelen af te drukken Op een historisch voorraadoverzicht is het nu ook mogelijk om de vrije rubrieken van artikelen af te drukken (alleen met de optie Instelbare layouts logistiek) Controle op geldigheid BIC. Bij het invoeren van de BIC bij een bankrekening wordt een controle uitgevoerd op de geldigheid van de BIC. King controleert alleen de geldigheid van het formaat, dus niet of de BIC daadwerkelijk bestaat. Diversen Pagina 31 van 34

32 6.21 Aangifte Omzetbelasting: betalingskenmerk is te berekenen Als u via King een aangifte verzendt naar de Belastingdienst dan kunt u in het tabblad Statusoverzicht de ontvangstbevestiging ophalen van de Belastingdienst. In het overzicht van de verzending zal in de laatste regel een betalingskenmerk getoond worden Communicatie gestart Verzenden aangifte via digipoort :53:45 Verzenden aangifte met checksum d2bbf971da123456d7890d987b065ef :53:46 Verzenden gelukt, bericht ontvangen door digipoort op :53:46 Bericht heeft van digipoort kenmerk 0e0e0e bb-90f1-2bb34dfe56d7 gekregen. Controleer op de tabkaart Statusoverzicht d.m.v. de knop 'Ontvangstbevestiging' of de verzending is geaccepteerd! Het betalingskenmerk dat u moet gebruiken voor het betalen van de aangifte is Melding bij orderinvoer als er openstaande offertes zijn Bij orderinvoer kunnen diverse meldingen naar voren komen. De melding bij nieuwe order indien debiteur openstaande offertes heeft is daar bij gekomen. Deze melding is aan of uit te zetten via het menupunt WEERGEVEN > MELDINGEN Afdrukken kredietoverschrijdingen: layout instelbaar (met optie) De layout van Afdrukken kredietoverschrijdingen in het menu Debiteuren is met de optie Instelbare layouts financieel te wijzigen Zoeken op artikelnummer in Factuurhistorie/Uitleverhistorie: In de factuur- en uitleverhistorie is het nu mogelijk om te zoeken op artikelnummer. Alle facturen of leveringen waarin het artikel voorkomt zullen als resultaat getoond worden Historische prijswijzigingen op te vragen vanuit artikelvenster Van uit het venster Artikelgegevens kunt u via de knop Ga naar naar de Historische prijswijzigingen van het artikel Apart recht voor verwijderen prijsafspraken In de rechtenstructuur is een apart recht gemaakt voor het verwijderen van prijsafspraken. U vindt dit recht onder Artikelen/Prijsafspraken/Verwijderen prijsafspraken Vaste gegevens partijen in te stellen zonder default. In het menupunt ARTIKELEN > VASTE GEGEVENS ARTIKELEN, tabblad Partijen, zijn de default-instellingen voor partijen in te stellen ook als het vakje Partijen registreren niet geselecteerd is. Diversen Pagina 32 van 34

33 Nieuwe artikelen zijn op deze manier niet automatisch partij registrerend. In het geval dat bij een nieuw artikel het vakje Partijen registreren geselecteerd wordt zullen de vaste gegevens partijen wel worden overgenomen Selectie op alleen debiteuren met openstaande orders In het venster Selecteer debiteur voor openstaande orders kunt u een debiteur selecteren voor het tonen van de openstaande orders van die betreffende debiteur. Voorheen werden alle debiteuren getoond ongeacht of deze openstaande orders hadden. Nieuw in dit venster is dat onder menupunt Weergeven gekozen kan worden of alle debiteuren getoond worden of alleen debiteuren met openstaande orders Overnemen stamgegevens uitgebreid Via overnemen stamgegevens onder menupunt DIVERSEN > OVERNEMEN STAMGEGEVENS kunt u nu ook alle beschikbare import- en export-layouts en Jobs overnemen. Diversen Pagina 33 van 34

34 Denk er wel aan dat als u import- of export-layouts overneemt, u vaak wel nog de bestandslocaties moet aanpassen. Anders zullen bestanden mogelijk in een verkeerde administratie ingelezen worden of wordt bij export het bestand steeds overschreven. Om dit te voorkomen kunt u bij het opgeven van de bestandslocatie bij de import- of exportinstellingen gebruik maken van variabelen. De beschikbare variabelen vindt u onder de rechtermuisknop bij de bestandslocatie. Het gebruik van variabelen bij het instellen van een import- of export-layout kan ook in uw voordeel werken als u King gaat gebruiken op een andere server. De nieuwe bestandspaden zullen dan in King gebruikt worden. Uiteraard moet de software die bestanden aanlevert of uitleest wel rekening houden met de nieuwe server Orders: Inzien historische order. Als u vanuit de factuurhistorie een order of creditorder hebt aangemaakt, dan kunt u vanuit die order via de knop Historie, Inzien de oorspronkelijke order in de factuurhistorie inzien. Diversen Pagina 34 van 34