Overleg Bondsdirecteuren

Transcriptie

1 Datum overleg 26 augustus 2009 Overleg Bondsdirecteuren Aanwezig Bondsdirecteuren, NOC*NSF, Olympisch Vuur Afwezig -- C.c. -- Bijdrage vanuit Olympisch Vuur Olympisch Vuur is te gast tijdens het reguliere overleg van NOC*NSF met alle bondsdirecteuren met als thema de evenementenambitie van het Olympisch Plan Het doel van dit overleg is om de bondsdirecteuren te informeren over de laatste stand van zaken en het voorstel voor de Evenementenpilot , dat bij het ministerie van VWS is neergelegd. Tevens willen we van de bonden een eerste reactie op: de criteria voor deelname van evenementen aan de Evenementenpilot; de gewenste ondersteuning bij het binnenhalen, organiseren, promoten en evalueren van (meer) grote evenementen; de huidige en toekomstige (additionele) subsidieregeling van VWS. Ter vergadering presenteert Gerben Eggink de stand van zaken met betrekking tot het Olympisch Plan 2028 en de evenementenambitie. Vervolgens geeft Jan Vlasblom een toelichting op de ambities van de sport met betrekking tot evenementen, afkomstig uit de strategische scans die in 2008 en 2009 zijn uitgevoerd door NOC*NSF. Vervolgens geeft Roelie Schuring een toelichting op de Evenementenpilot Groepssessies Na de presentatie zijn de bondsdirecteuren in drie groepen uit elkaar gegaan. Elke groep ging met één onderwerp aan de slag, te weten: 1. De door bonden gewenste ondersteuning (o.l.v. Eric Luijpers en Gerben Eggink); 2. Criteria voor de te selecteren evenementen (o.l.v. Huibert Brands en Roelie Schuring); 3. De aanbevelingen voor (additionele) subsidieregeling in het kader van OP2028 (o.l.v. Yvette Ross en Jan Vlasblom). Terugkoppeling groepssessie 1 Aan de hand van een topiclijst welke tot stand is gekomen n.a.v. interviews met eventmanagers van een vijftal sportbonden, wordt door de bonden in deze groepssessie een aantal behoeften genoemd, die hier aanvullend op zijn en/of waar prioriteit aan wordt gegeven. Pagina 1 van 5

2 Waar ligt de behoefte van de sportbonden wat betreft de ondersteuning bij het verwerven van een evenement? Geld om een evenement te kunnen inkopen/afkopen en zo een bidfase te voorkomen. Het programma van eisen voor het verwerven is vaak onduidelijk. Er is behoefte aan expertise. Behoefte aan een checklist voor deze fase, op basis van evaluatie. Op voorhand rekening houden bij geen contractnaleving door: reserveren van potje onvoorzien en beschikbaar zijn en ondersteuning van een advocaat. Waar ligt de behoefte van de sportbonden wat betreft de ondersteuning bij het organiseren van een evenement? Verzekering. Behoefte aan expertise m.b.t. wat er allemaal verzekerd dient te worden. Het organiseren van een collectief contract voor alle sportevenementen in de toekomst. Behoefte aan één evenementenorganisatie c.q. bureau. Voornamelijk coördineren en verwijzen. Moet flexibel zijn qua inzet. Gekoppeld aan mensen die het zelf vaak uitvoeren. Bijvoorbeeld een vorm van detachering van goede mensen uit bijv. het hockey bij andere sportevenementen. Certificering. Wie en/of wat is goed. Coördinatie en ondersteuning. Bijvoorbeeld bij het begeleiden van de VIP s. Verbinden en tevreden houden van de internationale federatie. Werken vanuit de begroting van de organisator van een evenement indien het evenement plaats vindt in meerdere speelsteden. En dus werken vanuit één helder format. Waar en hoe genereer je middelen? Het vermarkten van een evenement. Werken vanuit een helder sponsorhuis. Gezamenlijk beleid en ondersteuning gericht op de media. Inzet van nieuwe media (streaming) en de consequentie t.a.v. exclusief verkopen van live uitzending. Kennis over de rechten van uitzending. Ondersteuning bij internationale bestuurders. Bijvoorbeeld ten aanzien van kennis en strategie, maar ook wat betreft geld. Huisvesting tijdens het evenement. Sluit gedifferentieerde contracten af, met onderscheid in highen low-budget landen. Extra geld voor sport genereren. Conclusie: Op alle punten wat betreft het verwerven en organiseren van evenementen geldt dat het voor veel bonden interessant is om kennis en expertise van buiten naar binnen te halen. Er blijkt vooral behoefte te zijn aan ondersteuning ten aanzien van operationele zaken. Ook is de wens geuit om onderling meer informatie uit te wisselen in de vorm van collegiale advisering. Eén centraal punt om de uitwisseling van informatie te coördineren en bonden te verwijzen zou hierbij uitkomst kunnen bieden. Terugkoppeling groepssessie 2 De bonden in deze sessie hebben een aantal suggesties gedaan met betrekking tot de criteria die gehanteerd kunnen worden voor de selectie van evenementen voor deelname aan een pilot. Hieronder worden die suggesties weergegeven. Er is onderscheid gemaakt in input ten aanzien van algemene criteria en criteria die specifiek voor een groep van pilots zouden kunnen gelden. Pagina 2 van 5

3 Input algemene criteria De nationale en internationale impact van een evenement is van belang. Je zou kunnen kijken in welke delen van de wereld de tak van sport populair is. Binnen een pilot zou de wijze van organiseren innovatief moeten zijn, zodat andere evenementen daar weer van kunnen leren. Input criteria pilots verwerven Bij het verwerven van evenementen gaat het om de beslissers en niet altijd om de kwaliteit van organiseren. Sommige internationale federaties (IF) vinden het bij wijze van spreken belangrijker te weten in welk hotel de VIP s worden ondergebracht, dan dat je als land uitblinkt in de organisatie van het wedstrijdgebeuren. Een IF moet je het evenement ook gunnen. De lobby is heel IF specifiek, daar is bijna geen draaiboek voor te maken. Een overzicht met best practices en tips ten aanzien van een lobbytraject is wel voor elke bond nuttig om te hebben. Input criteria pilots organiseren De bonden geven aan dat ze onderling meer kennis en informatie willen uitwisselen. Nu vinden we toch steeds weer opnieuw het wiel uit. Alles wat niet met de organisatie van de wedstrijden zelf te maken heeft, kan daaronder vallen, zoals transport, hotelaccommodatie, accreditatie, veiligheid en side events, kun je kosten besparen als je gezamenlijk optrekt. Via een pilot zou je kunnen achterhalen welke onderdelen je in de toekomst zou kunnen uitbesteden aan een team van externe deskundigen. Het is ook interessant om via een pilot te kijken hoe de organisatie van een evenement verloopt op het moment dat de internationale federatie professioneel georganiseerd is in vergelijking tot een internationale federatie die niet professioneel georganiseerd is. Bij het organiseren van evenementen kan bijvoorbeeld ook een pilot worden uitgevoerd gericht op de integratie van gehandicaptensport. Eén multisportevenement zou deel uit moeten maken van de pilots. De aanpak van de hockey- en de zwembond gericht op het creëren van draagvlak en betrokkenheid bij de eigen verenigingen wordt meegenomen bij het beschrijven van de modelaanpak voor het organiseren van evenementen. Input criteria pilots inzetten publiciteit Vanuit de bonden wordt de suggestie gedaan om te kijken naar sporten die minder succesvol zijn. Of naar evenementen in takken van sport, die internationaal zeer aansprekend zijn, maar waarbij Nederland zo goed als kansloos is om een medaille te winnen. Via een pilot zou je kunnen achterhalen op welke manier je die sporten dan toch onder de aandacht van het Nederlandse publiek kunt brengen. Hoe krijg je de media geïnteresseerd? Hoe trek je bezoekers naar het evenement? Een pilot in het kader van inzetten van publiciteit kan ook gericht worden op het vergroten van het draagvlak voor sportevenementen onder een breed Nederlandse publiek. Ook is het interessant om een pilot in te richten, waarbij je een mediagenieke sport als zwemmen vergelijkt met een niet mediagenieke sport als zeilen. Pagina 3 van 5

4 Een belangrijk verschil in de mediamogelijkheden is het gegeven of de rechten in handen van de organiserende bond of van de IF liggen. Veel IF s houden de rechten in eigen beheer, wat beperkte exposuremogelijkheden biedt. Een pilot richten op een evenement, waar de rechten in eigen beheer liggen, zou veel op kunnen leveren. Indien de bond de media in eigen hand heeft, wordt het een instrument waarmee je kosten zou kunnen besparen, want je kunt zelf bepalen hoeveel minuten de sponsors in beeld zijn en je kunt de TV beelden per minuut verkopen (aan bijvoorbeeld NOS). De laatste suggestie t.a.v. publiciteit is om de exposure van het evenement via nieuwe media te maximaliseren, niet alleen nationaal, maar ook internationaal. Tot slot luidt de suggestie van de bonden om de beschikbare 1 miljoen te besteden aan een paar cruciale evenementen in het kader van het Olympisch Plan De volgende vraag wordt gesteld: Wat moeten wij in Nederland georganiseerd hebben om in 2028 klaar te zijn voor de Olympische en Paralympische Spelen? Als je het antwoord op deze vraag geformuleerd hebt, kun je terug gaan rekenen in de tijd wat je moet organiseren. Conclusie: Ook in deze groepssessie is de wens geuit om ondersteuning te krijgen bij met name de operationele zaken van de organisatie van een evenement. Er zijn in deze groepssessie geen harde criteria geformuleerd om evenementen voor deelname aan een pilot te selecteren, maar de bonden hebben wel relevante input geleverd voor de inrichting van pilots. Alle geleverde input pas onder de gekozen indeling verwerven, organiseren en inzetten publiciteit. Olympisch Vuur werkt in het najaar van 2009 een voorstel uit betreffende de pilots die in 2010 en 2011 worden uitgevoerd. Terugkoppeling groepssessie 3 In deze groepssessie zijn drie onderwerpen besproken, namelijk: 1. uitgangspunten; 2. ervaringen met huidige subsidieregeling van VWS; 3. aanbevelingen voor de strategische evenementenkalender en een nieuwe subsidieregeling. Uitgangspunten Het kabinet heeft voor deze kabinetsperiode (t/m 2011) alleen extra geld gereserveerd voor pilots. De huidige subsidieregeling VWS voor evenementen blijft voor deze periode van kracht. Voor de periode vanaf 2012 wordt gedacht aan een additionele subsidieregeling gekoppeld aan de strategische en meerjarige evenementenkalender. Ervaringen met huidige subsidieregeling Knelpunten: De huidige regeling en de procedures worden als star en bureaucratisch ervaren. Dit staat haaks op de flexibiliteit, die in de praktijk van een organisator wordt verwacht. De contactpersonen van VWS hebben hier onvoldoende begrip voor c.q. zijn hier onvoldoende deskundig in. Twee loketten en veel formulieren. De huidige regeling met jaarkassen gebaseerd op beleid in één kabinetsperiode staat op gespannen voet met de vereiste garantstellingen voor evenementen, die pas jaren later plaatsvinden. Pagina 4 van 5

5 De huidige regeling kent aparte subsidies met maximumbedragen voor haalbaarheidsonderzoek, bid, organisatie en tijdelijke accommodatieaanpassingen. Per evenement kan echter meer van het ene en minder van het andere nodig zijn. Een mogelijkheid tot overloop kan een rechtvaardiger situatie geven (bijv. voorkom keuze voor een tijdelijke accommodatie, omdat daar een subsidiepot voor is, terwijl er een geschikte bestaande accommodatie is, die echter minder gesteund wordt vanuit de pot organisatiekosten). Je hebt te maken met concurrentie van andere landen, die wél flexibel en daadkrachtig handelen. In de huidige regeling wordt een subsidiemogelijkheid gemist voor lobbyactiviteiten, fees (soms wordt voor een evenement een koopsom gevraagd) en inzet van internationale bestuurders. Aanbevelingen voor de korte termijn: Maak de huidige regeling flexibeler. Doe, wat nu al kan! Ga over tot één loket voor plaatsing op evenementenkalender, subsidieaanvraag en -verlening. Zet er mensen bij die kennis van zaken hebben. Aanbevelingen meerjarige en strategische evenementenkalender en nieuwe subsidieregeling De spanning die er bestaat tussen het doel Nederland Sportland (breed) en het binnenhalen van OS/PS 2028 (smal) oplossen door: 1. de huidige subsidieregeling te handhaven voor de totale (top)sport (wel flexibeler!). Belangrijk voor het draagvlak in Nederland! 2. de extra gelden i.v.m. OS/PS 2028 te focussen op de strategisch belangrijke major events. Bepaal deze major events door vanuit 2028 terug te redeneren en vast te stellen welke evenementen écht nodig zijn om kansrijk te zijn voor het binnenhalen en succesvol organiseren van OS/PS Bepaal waar het IOC waarde aan hecht. Maak op basis hiervan een strategische evenementenkalender en stuur daarop (ook richting sportbonden). Dit kunnen ook sporten zijn waarin Nederland minder goed presteert. Kijk bij de strategische kalender niet louter naar EK s en WK s maar ook naar andere grote evenementen (Grand Prix, World Cup, etc.) en naar de jeugd EK s en WK s. Zij kunnen belangrijk zijn voor het verkrijgen van de major events. De concurrentiestrijd tussen gemeenten is gezond, maar enige afstemming kan wel nuttig zijn. Gemeenten hebben veel geld over voor evenementen. Ga daarom relaties aan met gemeenten en versterk deze om de kalender af te stemmen en strategische evenementen binnen te halen en te financieren. Verder dienen gemeenten mee te gaan in de realisatie van de Olympische hoofdstructuur (juiste investeringen op de juiste plaatsen). Conclusie : De door de bonden gesignaleerde knelpunten t.a.v. de huidige subsidieregeling worden door Olympisch Vuur in september besproken met VWS. Ook de aanbevelingen voor de (additionele) subsidieregeling in het kader van het OP2028 worden in dat gesprek meegenomen. Tot slot zijn er nog aanbevelingen gedaan die in het najaar van 2009 worden meegenomen bij de totstandkoming van de meerjarige en strategische evenementenkalender. Zo wordt bijvoorbeeld gekeken welke evenementen echt nodig zijn om als Nederland kansrijk te zijn voor het binnenhalen en succesvol organiseren van OS/PS Pagina 5 van 5